1890-1912
Johan Zaalberg, gemeentesecretaris in Zaandam
“Immers onder den indruk, dat zijn ambtsvoorganger (Mr.F.H.de Veije) toch wel wat heel weinig te doen had, had men v66r zijn aankomst O.’s taak danig verzwaard, door hem het bijhouden van den indicateur van ingekomen en uitgegane stukken op te dragen. Ook de inboeking en afgifte van alle bevelschriften van betaling werd hem persoonlijk opgedragen. Hot eigenlijke secretarie-personeel werd door een en ander aanmerkelijk ontheven. Ook de notulen van gemeenteraad en B&W moest 0. persoonlijk inschrijven. Het gevolg was, dat hij destijds met werk overladen was, dat hij verscheidene nachten moest voortwerken ten einde op tijd met het werk gereed te zijn.”
1895-1900
Zaalberg ‘organiseert’ de administra>e van Zaandam
“Het was tòch wel eigenaardig, dat ons Nederland alleen zoo achterlijk was. Overal elders maakte men gebruik van het z.g. dossierstelsel.”
Contact met prof. Otlet in Brussel: ‘Code Décimal’
Administra>e Zaandam ingericht, daarna Het Bildt, Zandvoort en Utrecht (Openbare Werken)
1909
Vereniging Nederlands Registratuurbureau
1922
overgenomen door de VNG
1900-
1931
Studieclub voor Gemeentelijke Documenta>e 5 Nederlandse ambtenaren die zich ‘registrator’ noemen.
1936-1940
Uitgeven eigen blad Instellen van een opleiding
1946
De studieclub wordt Studiekring voor Overheidsdocumenta>e (SOD) – Onderdeel van het Ins>tuut voor Bestuurswetenschappen van de VNG
1947-1956
Districten, congressen, studiedagen, Het Kb K425, en een nieuw blad: Overheidsdocumenta>e (nu: Od)
1957-1974
Verdere ontwikkeling van Studiekring naar Vereniging
1975
Vereniging voor Documentaire Informa>evoorziening en Administra>eve Organisa>e SOD – 1975
2011
Ontvlech>ng Vereniging SOD en Opleidingen S.O.D.
En de laatste 2 jaar…. Op zoek naar een nieuwe iden>teit: ‘Waar zijn wij eigenlijk van?’ En: Waar waren wij ook al weer van? Waar komen we vandaan? Waar zijn we van nature goed in?
De SOD heec al>jd gestaan voor een betrouwbare documentaire informa>evoorziening binnen overheidsorganisa>es. Onze democra>sche rechtsstaat verlangt: - Dat overheidsorganisa>es zich transparant kunnen verantwoorden voor hun handelen; - Dat hun rechten en die van de burgers kenbaar geborgd zijn; - Dat historisch onderzoek in en secundair gebruik van overheidsinforma>e kan plaatsvinden. Die belangen staan nog steeds volop actueel!
Wij waren vanouds goed in… - Documentregistra>e - Bewaken procesvoortgang - Klasseren / ontsluiten van documenten en dossierverzamelingen m.b.v. classifica>es, archiefcodes en trefwoordensystemen - Toepassen archiefselec>elijsten voor scheiden te bewaren/vernie>gen informa>e - Dossiervorming - Dossierordening - Inventariseren van archieven ‘Registratuur’
- Ondersteuning primaire proces / bedrijfsvoering - Voorportaal van de archivis>ek Voorheen ook de ‘interne zaken’, facilitaire aangelegenheden
Wij kunnen…. - - - - - - - - - -
Werkprocessen analyseren en herinrichten De verbinding leggen tussen het primaire process, ICT-oplossingen en de archivis>ek Document- en recordsmanagement organiseren en inrichten Zaaksystemen, DMS- en RMA-applica>es inrichten, werkstromen digitaliseren Moderne zoek- en vindtechnologie inzejen Keteninforma>e helpen organiseren en beheren Informa>e in context waarderen en selecteren Authen>eke en betrouwbare informa>e beheren en beschikbaar stellen Informa>e in de >jd gezien duurzaam toegankelijk maken en houden De SOD zet zich in voor kennisontwikkeling en –verspreiding en bevorderen innova>e in ons werkveld
Wij kennen…. - Onze organisa>es en hun werkprocessen uitstekend - Alle relevante wet- en regelgeving, kaders, (ISO-)normen en voorschricen (privacywetgeving, openbaarheid, recordsmanagement enz.)
Wij vertegenwoordigen…. - Onze werkers in het veld van het informa>e- en archiefmanagement - Onze branchevereniging op landelijk niveau (VNG, Na>onaal Archief, A2020, …) - Wij praten met …. - - - - - -
KNVI ☺ NVBA KVAN Brain VIAG Commerciële par>jen
(Mindmap)
Zomaar een aantal ontwikkelingen… • • • • • • • • • • • • • •
SMACT (Social, Mobile, Analy>cs, Cloud en Things) Smart ci>es, smart mobility, smart health, smart everything Data data data data data data data data data data Planorms — concentra>e aan de infra-kant: ‘winner takes all’ Niches — fragmenta>e op de gebruikerskant (apps!) Crypto Cash / Blockchain ‘The Great Divide’ — groot verlies aan arbeidsplaatsen in het middensegment: rou>nema>ge kantoorwerk verdwijnt War on Talent / VergrijzingDespecialisa>e aan de klantkant (generalisten) en extreme specialisa>e aan de systeemkant Privacy / Cyber security Agile / DevOps / Con>nuous Delivery Van ‘episodisch’ veranderen (Big Bang) naar con>nue veranderen (kleine stapjes) Van periodiek reorganiseren naar voortdurend doorontwikkelen Verschuiving van uitvoering naar regie (opdrachtgeverschap) Niet te reduceren complexiteit: van probleem ‘oplossen’ naar ‘beheersbaar houden’
Daarom: - Zien wij uit naar samenwerking en hebben we elkaar nodig! - En zoeken we de verbinding met de collega-besturen binnen de KNVI - Willen we met onze inbreng bijdragen aan een mul>disciplinaire aanpak van de vele uitdagingen!
- SOD staat voor betrouwbaar archief- en informa1emanagement
Interessant: - Generiek Overheidsmodel Archiefmanagement (GOMA) (ontwikkeld door Intervisiegroep DIV-Noord)
