Resultaten onderzoek Gemeentesecretaris
Inleiding Op dinsdag 24 februari 2015 werd door een journalist van RTV Oost aangekondigd dat hij informatie had verkregen over mogelijke misstanden bij de gemeente Staphorst. Hij gaf aan dat hij benaderd was door een bron die tegenover hem heeft verklaard dat er sprake zou zijn van fraude, plichtsverzuim en misleiding door ambtenaren werkzaam bij de gemeente Staphorst. De voorbeelden waarop de journalist zijn onderzoek baseerde, betroffen - zo bleek later autoherstelbedrijf Geers voor wat betreft een wijziging van de bestemmingsplankaart, de door hem verlangde handhaving jegens de directe buren en de door hen ingediende verzoeken op basis van de Wet openbaarheid van bestuur (Casus A). Ter ondersteuning van voornoemde casus werd het handhavingsverzoek van de omwonenden van ‘t Wiede Gat jegens de AMBC aangevoerd (Casus B). Op 19 maart 2015 volgt in het programma ‘Overijssel vandaag’, een actualiteitenprogramma van de provinciale zender RTV Oost, een korte uitzending met daarin verwerkt de reactie van de burgemeester. De burgemeester geeft daarbij aan erg geschrokken te zijn van de beweringen. Hij verzoekt de gemeentesecretaris zich te verdiepen in de twee casussen en hem daarover te informeren. Op 3 april 2015 volgt tenslotte een uitzending waarin de casuïstiek van de Oude Rijksweg 305 e.o. (Casus C) en Gemeenteweg 236 (Casus D) aan de orde komen. In beide gevallen schetst de journalist aan de hand van twee interviews dat er sprake is van het vervalsen van bestemmingsplankaarten. Het bovenstaande maakt dat er door de gemeentesecretaris een feitenonderzoek is ingesteld naar de vier casussen. Opgemerkt wordt dat dit een complexe en omvangrijke opdracht is. Drie van de casussen zijn aangevangen in of omstreeks 2006. Verder is het van belang te vermelden dat alle vier de casussen - naast de lange looptijd, veelvuldige uitwisseling van brieven, emails en gesprekken, en complexiteit - met elkaar gemeen hebben dat zij gedomineerd lijken te worden door conflicten en tegengestelde belangen tussen betrokken partijen. In twee casussen is zelfs sprake geweest van een mishandeling. Gesprek met RTV Oost Op 22 april 2015 heeft er op verzoek van burgemeester en gemeentesecretaris, in het bijzijn van de communicatieadviseur, een gesprek plaatsgevonden met de journalist van RTV Oost. Het doel van dit gesprek was het verschaffen van meer inzicht bij de journalist over procedures en werkwijzen, zoals deze gangbaar zijn binnen onze gemeente. Tijdens dit gesprek is stilgestaan bij de totstandkoming van algemene bestemmingsplanprocedures, de bezwaarprocedure, de klachtenregeling, de memo aangaande het handhavingstraject met de motorclub (raadsmemo) en is de journalist alle medewerking toegezegd in het geval waarheidsvinding daarbij gebaat is. Van dit gesprek is verslag opgemaakt. Casus A, feitenrelaas Inleiding Bij deze casus spelen met name drie zaken; een vermeend conflict tussen gemeente en betrokkene in verband met een onterecht verleende bouwvergunning (hieraan verbonden vermeende fraude dan wel valsheid in geschrifte met bestemmingsplankaarten), vooringenomenheid bij verzoeken tot handhaving en het niet juist naleven van procedures en termijnen bij verzoeken. Puntsgewijs wordt hieronder nader ingegaan op deze onderwerpen. Vermeend conflict woning RTV Oost vertelt in de reportage dat er sprake is van een conflict met de gemeente over de onterecht verleende vergunning voor de bouw van de bedrijfswoning. Tijdens het onderzoek is duidelijk geworden dat het proces van de vergunningverlening voortvarend en qua bejegening keurig is verlopen. De vergunde woning was echter niet in overeenstemming met het vigerende 1
bestemmingsplan en had feitelijk zonder wijziging van het bestemmingsplan niet vergund mogen worden. Destijds is, na constatering van dit feit, in het belang van de aanvrager besloten bij de hernieuwing van de bestemmingsplannen de bedrijfswoning ‘positief te bestemmen’ en op deze wijze de fout van de zijde van de gemeente te corrigeren. Tijdens het onderzoek is gebleken dat de bewoners van voornoemde woning graag een serre zouden willen bouwen aan de achterzijde van de woning. Dit is de zijde die grenst en zicht heeft op het achtergelegen natuurgebied. Deze serre kan niet vergund worden. Zowel het huidige als het vorige bestemmingsplan verzetten zich tegen de bouw van een serre in de tuin. Handhaving jegens buren RTV Oost verwijt de gemeente dat zij vooringenomen is bij de verzoeken tot handhaving aan het adres van de buren. Immers, zo stelt de journalist, de gemeente heeft degene tegen wie het verzoek tot handhaving was gericht op de hoogte gesteld. Hierdoor is hij in staat geweest de vermeende overtreding of strijdigheid te beëindigen. De journalist is van mening dat de gemeente aan de zijde van de klager dient te staan en heeft de indruk dat de gemeente, door haar aanpak, ten onrechte aan de zijde van de burger staat die zich niet gedraagt. Integriteit betekent dat ‘een gemeente een bevoegdheid alleen gebruikt voor het doel waarvoor deze is gegeven. Burgers mogen verwachten dat een overheid haar taken op gewetensvolle wijze uitoefent.’ Bovenstaand citaat van de ombudsman geeft op heldere wijze aan hoe hij denkt dat een gemeente dient te handhaven. Juist in situaties waar handhavingskwesties spelen tussen private partijen, waar ook sprake is van gebrouilleerde verhoudingen is het van groot belang vaker beslissingen te wegen en te laten toetsen. Handhaving zet immers de verhoudingen eerder nog meer op scherp dan dat het een bijdrage levert aan herstel. Verzoeken Wet openbaarheid van bestuur (Wob) In deze casus zijn (tot 1 mei 2015) een viertal omvangrijke verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur ingediend. Het betreft vragen die te maken hebben met het handelen van en door de gemeente, informatie over de buren en de vermeende handel in roerende goederen, informatie over constateringen door toezichthouders, informatie over handhaving bij schadeherstelbedrijven in de gemeente, de politie en informatie over de handelsactiviteiten van de buren bij de Belastingdienst. Klacht bij de Overijsselse ombudsman RTV Oost stipt een aantal malen kritische uitspraken aan, van bijvoorbeeld de Overijsselse ombudsman en koppelt deze aan de vermeende vervalsing van plankaarten. Hiermee wekt de journalist in de media de indruk dat de ombudsman een oordeel heeft over de vermeende vervalste plankaarten. De ombudsman oordeelt echter over de klacht, daar waar de integriteit in het geding zou zijn, met het oordeel: ongegrond. Opgemerkt wordt dat de Overijsselse ombudsman zich wel kritisch heeft uitgesproken over de professionaliteit, bejegening en communicatie door de gemeente. De gemeente heeft ook zelf aangegeven dat dit beter kan en dat zij hier haar lessen uit trekt. Vermeende vervalsing van bestemmingsplankaarten RTV Oost publiceerde op 19 maart 2015 het bericht dat het Openbaar Ministerie een onderzoek is aangevangen naar de herkomst en het gebruik van een niet originele bestemmingsplankaart. Deze kaart zou door de gemeente tijdens een zitting van de Overijsselse ombudsman en tijdens een rechtszaak zijn gebruikt. Gelet op het feit dat er aangifte is gedaan bij de politie, wordt het onderzoek van het Openbaar Ministerie afgewacht en wordt niet zelf onderzoek ingesteld. Zodra de uitkomst bekend is, wordt dit onverwijld onder de aandacht van het college van B&W gebracht. Werken aan vertrouwen Naar aanleiding van een gesprek tussen de heer G., mevrouw F., de gemeentesecretaris en de burgemeester is afgesproken dat namens de gemeente de gemeentesecretaris samen met een casemanager zou werken aan het herstel van wederzijds vertrouwen.
2
De gemeentesecretaris en de casemanager hebben de heer G. en mevrouw F. een bezoek gebracht op 27 juni 2014 en de kwestie besproken. Van de kant van de gemeente is gezegd dat er intern onderzocht zal worden waar zaken nu mis zijn gegaan en er is gezegd te bezien welke stappen het best gezet kunnen worden om te voorkomen dat er meer teleurstellingen ontstaan. Er is daarnaast afgesproken dat de gemeente de gelegenheid krijgt de lopende zaken (Wob en handhaving) af te handelen en dat zij, bij vragen en opmerkingen, zich uitsluitend wenden tot de casemanager. Casus A, constateringen en conclusies Vermeend conflict woning Uit onderzoek is niet gebleken dat de gemeente gesprekken heeft gevoerd of anderszins stappen heeft ondernomen om de bouw van de woning, vergund in 2010, te voorkomen. Het is mij niet gebleken dat er sprake is geweest van een conflict tussen de gemeente en de betrokkenen in deze casus aangaande dit onderwerp. Bij bestudering van relevante stukken (inclusief rechtbankverslagen) geeft de gemeente de fout toe en geeft ook aan dit door ‘positief bestemmen’ op te lossen. Geconcludeerd wordt dat er inderdaad een fout is gemaakt door de gemeente. Deze is onderkend. De gemeente heeft zich tegen de realisatie van de woning nimmer verzet en herkent de bewering dat er sprake is van een conflict niet. Verzoeken handhaving jegens buren De gemeente handelt volgens het handhavingsbeleid (Handhaving- en Gedoogstrategie Fysieke Leefomgeving Overijssel). Dit beleid is een tussen de handhavingspartners in Overijssel afgestemd beleidskader voor de bestuursrechtelijke- en strafrechtelijke handhaving en voor gedogen. Het is dus een provinciebrede strategie. Het beleid van de gemeente is er niet op gericht om de naleving van regels af te dwingen door geconstateerde overtredingen direct te beboeten, zoals bijvoorbeeld wel het geval is bij de trajectcontroles door de politie. Bij de onderzochte handhavingsverzoeken in de onderhavige casus blijkt dat de verwachtingen van de indieners niet aansluit bij de aanpak door de gemeente. Tevens ontstaat de indruk dat dit ertoe leidt dat er voortdurend aanvullende verzoeken tot handhaving worden ingediend. In voorkomende gevallen als een volledig verzoek tot handhaving, in een aantal gevallen echter ook als bijzin in een mailbericht over een andere kwestie. Geconcludeerd wordt dat handhaving conform het beleid van de gemeente wordt uitgevoerd, dat termijnen niet in alle gevallen zijn nageleefd en dat verwachtingen van indieners met regelmaat op gespannen voet staan met het doel van handhaving door de gemeente. Het naleven van termijnen dient vanzelfsprekend te geschieden binnen de kaders die hiervoor zijn gesteld. Daarnaast doet zich de vraag voor of het niet verstandig is verzoeken tot handhaving nader de formaliseren. Dat voorkomt dat er ‘verdwaalde’ of ‘verstopte’ verzoeken tot handhaving in correspondentie met een ander doel verloren gaan. Tijdens het onderzoek is niet vastgesteld dat er sprake is van niet integer gedrag door ambtenaren van de gemeente. Verzoeken Wet openbaarheid van bestuur Uit onderzoek blijkt dat de behandeling van Wob-verzoeken in zijn algemeenheid, de omvang, de complexiteit van de verzoeken en het feit dat de systemen (Decos, Squit en GWS4all) zich nog niet voldoende lenen voor het beantwoorden van deze vragen hier in hoofdzaak debet aan zijn. Beantwoorden van een veelheid aan vragen leidt tot een buitensporige belasting van de organieke capaciteit. Van de gemeente mag verlangd worden dat zij binnen de gestelde kaders handelt. Hieraan wordt de komende tijd meer aandacht besteed. Rechtsbescherming is niet in het geding geweest. Klacht bij de Overijsselse ombudsman Geconcludeerd kan worden dat de Overijsselse ombudsman zich kritisch heeft uitgesproken over de professionaliteit, bejegening en communicatie door de gemeente. De gemeente heeft aangegeven dat dit beter kan en dat zij hier haar lessen uit trekt. Vastgesteld wordt dat de ombudsman in deze casus eenmaal betrokken is geweest bij de behandeling van een klacht tegen 3
de gemeente. De ombudsman heeft geoordeeld dat de klacht, daar waar de integriteit in het geding zou zijn, ongegrond is. Vermeende vervalsing van bestemmingsplankaarten Ten tijde van het schrijven van dit onderzoeksrapport is van de zijde van het Openbaar Ministerie nog geen reactie vernomen. Werken aan vertrouwen Geconcludeerd wordt dat dit traject verstoord wordt door de wijze waarop G. en F. zich opstellen. Zij nemen heimelijk gesprekken op en bezigen uitlatingen die niet passen binnen normale, fatsoenlijke omgang. Nadat hen dringend is verzocht hiermee te staken en nadat is geconstateerd dat er geen verbeteringen plaats hebben gevonden is het ‘werken aan vertrouwen’ sinds 19 januari 2015 tot nader order gestaakt. Casus B, feitenrelaas Procedures Raad van State AMBC RTV Oost stelt in verschillende publicaties dat de Raad van State de vergunning van de vereniging heeft vernietigd. Het blijkt dat de Raad van State nimmer een uitspraak heeft gedaan, dan wel een zitting heeft gehouden met als onderwerp de vergunning van de vereniging. De gemeente heeft hierover reeds contact gehad met RTV Oost. Deze informatie is dus inmiddels bij RTV Oost bekend. Illegaliteit ‘t Wiede Gat RTV Oost stelt in haar reportage dat de gemeente de vereniging illegaal laat crossen en dit al jaren laat gebeuren. RTV Oost is ervan op de hoogte dat de vereniging beschikt over een geldige vergunning, afgegeven in 2002. Daarnaast stelt RTV Oost dat de vereniging een verbod heeft gekregen om te crossen. Deze constatering is eveneens onjuist. Er is sprake van een last onder dwangsom. Dit neemt niet weg dat de vereniging wel van haar baan gebruik kan maken, maar met het risico dat bij overschrijding van de vergunde voorschriften men direct een dwangsom verbeurt. Gemeente doet niets met verzoeken tot handhaving RTV Oost stelt in haar uitzending en publicaties dat de gemeente jarenlang niets heeft gedaan met verzoeken tot handhaving. Uit onderzoek blijkt dat er sinds 1992 regelmatig klachten zijn vernomen over vormen van overlast door omwonenden van de baan. Tevens blijkt dat er door de gemeente veel is geïnvesteerd in gesprekken tussen de omwonenden en het bestuur van de vereniging. In april en mei 2008 heeft de gemeente twee klachten ontvangen over geluidsoverlast en overschrijden van de vergunde openingstijden. Op 15 mei 2008 heeft de gemeente het bestuur van de vereniging aangeschreven en het bestuur gesommeerd de voorschriften behorende bij de vergunning te respecteren en het bestuur gewezen op haar verantwoordelijkheid toe te zien op naleving van parkeervoorschriften buiten het terrein. In reactie op de klachten van de omwonenden reageert het bestuur van de vereniging in 2009 door tweemaal een verruiming van de openingstijden aan te vragen. De gemeente wijst de verzoeken af. Medio juli 2009 besluit het college een voornemen last onder dwangsom op te leggen aan de vereniging wegens geconstateerde overschrijdingen van de openingstijden. In 2010 voert de gemeente een niet aangekondigde milieucontrole uit en stelt vast dat de voorschriften worden nageleefd. In 2012 (17-4-2012) dient de vereniging een aanvraag in voor het veranderen en uitbreiden van de inrichting. Drie dagen later (20-4-2012) ontvangt de gemeente een brief, ondertekend door diverse omwonenden, met het verzoek handhavend op te treden in verband met geluidsoverlast. Parallel aan dit verzoek is door de omwonenden ook een klacht ingediend bij het team Handhaving van de provincie Overijssel. Op 25 april 2012 wijst de gemeente het bestuur van de vereniging op het verzoek tot handhaving en geeft aan welke acties zij van de vereniging verlangt. De gemeente stelt ook een onderzoek in om vast te kunnen stellen in welke klasses en hoeveel manches gereden kunnen worden binnen 4
de, in 2002, vergunde voorschriften. Tevens deelt de gemeente de omwonenden en het bestuur van de vereniging mee dat er, in afwachting van de resultaten, niet handhavend wordt opgetreden. In juli 2012 stelt de gemeente vast, aan de hand van een geluidmeting, dat de vergunde voorschriften zijn overschreden. Het college besluit tot het sturen van een brief. Daarin wordt de vereniging gewezen op de voorschriften in de vigerende vergunning en wordt de vereniging verplicht tot het treffen van maatregelen om te komen tot een aanvaardbaar geluidniveau binnen de vergunde voorschriften. Het college besluit de omwonenden eveneens schriftelijk te informeren. Eind augustus 2012 geeft het bestuur van de vereniging aan dat zij er niet in slaagt afdoende maatregelen te treffen en verzoekt het college tot 16 september 2012 (laatste wedstrijd van het seizoen) af te zien van handhaving. Het college besluit tegemoet te komen aan het verzoek en stelt hiervan ook de omwonenden op de hoogte. Door het bestuur van de vereniging wordt aangegeven dat zij zich realiseert dat de zwaarste klasse niet meer kan rijden na 16 september 2012. Op 13 september 2012 vindt in het bijzijn van de verantwoordelijk wethouder en de burgemeester een gesprek plaats met de omwonenden. Hierbij heeft de gemeente aangegeven dat er niet in strijd met de vergunning gereden mag worden. Dit houdt in dat de zwaarste klasse niet meer mag rijden, totdat aan de voorschriften wordt voldaan of tot er een nieuwe vergunning is verleend. Ambtshalve wijziging Op 12 februari 2013 besluit het college, met het oog op het wedstrijdseizoen van 2013, de procedure voor een ambtshalve wijziging te starten. Op 19 februari 2013 geeft de gemeenteraad een verklaring van geen bedenkingen af voor de aanvraag van de vereniging uit 2012, voor het wijzigen en uitbreiden van de huidige inrichting. Vastgesteld wordt dat de aanvraag van de vereniging en het initiatief tot de ambtshalve wijziging parallel aan elkaar lopen. Op 16 april 2013 besluit het college, hoewel de ambtshalve wijziging nog niet van kracht is, dat de AMBC van de baangebruik mag maken, inclusief de zwaarste klasse. Op 1 mei 2013 ontvangt de gemeente twee zienswijzen tegen de ontwerpbeschikking, ook tegen de ambtshalve wijziging worden door omwonenden zienswijzen ingediend. Op 29 mei 2013 vindt er, op initiatief van de gemeente, een bijeenkomst tussen gemeente, bestuur van de AMBC en omwonenden plaats. Op 30 mei 2013 stuurt het college het bestuur van de vereniging een brief, waarin zij aangeeft welke maatregelen zij dient te treffen om overlast verder te beperken. Tevens besluit het college dat er niet aangekondigde geluidmetingen plaats zullen vinden bij trainingen en wedstrijden. Op 19 juni 2013 ontvangen de omwonenden en de vereniging de rapportage van de geluidmeting, uit de rapportage blijkt dat de vereniging er niet in slaagt binnen de voorschriften van de vergunning te blijven. Dit leidt op 25 juni 2013 tot een nieuw verzoek tot handhaving van de omwonenden. Op 9 juli 2013 vindt er een gesprek plaats tussen vertegenwoordigers van de omwonenden en de gemeentesecretaris. Zij geven in dit gesprek een toelichting op hun grieven en het verzoek om handhaving. Zij geven aan dat de club niet ‘weg hoeft’ maar wel binnen de voorschriften van de vergunning dient te blijven. Op 26 juli 2013 stuurt de gemeente, conform collegebesluit, aan de vereniging een ‘preventieve last onder dwangsom voor wedstrijden met motoren met een cilinderinhoud van meer dan 85cc’. De gemeente stelt ook de omwonenden, in reactie op het verzoek tot handhaving, hiervan op de hoogte. 5
Op 26 september 2013 vindt een gesprek plaats tussen het bestuur van de vereniging en het college. De strekking van het gesprek zijn de zorgen van het bestuur van de vereniging nu de preventieve last is opgelegd. Met klem wordt er beroep gedaan op het college om de wedstrijden voor de zwaardere klassen toe te staan. Het college volhardt in haar besluit en stelt hiervan de club op de hoogte. Op 6 december 2013 wordt de vereniging dringend verzocht de ontbrekende gegevens voor de vergunningsaanvraag aan te leveren. De omwonenden worden omstreeks die dag op de hoogte gesteld van dit verzoek, met het oog op de beantwoording van de zienswijzen. Op 17 december 2013 ontvangt de vereniging conform collegebesluit een ‘voornemen tot last onder dwangsom’. Door de gemeente is geconstateerd dat de vereniging zich niet aan de vergunde trainingstijden houdt. Op 24 december 2013 ontvangt de vereniging de verlenging van de preventieve last onder dwangsom. Deze wordt in 2014 van kracht. Op 11 maart 2014 besluit het college opnieuw over de gewijzigde aanvraag van de vereniging en stuurt het bestuur van de vereniging op 27 maart 2014 een brief met het verzoek om ontbrekende zaken te regelen en aan te leveren. Op 10 juni 2014 vindt er een overleg plaats tussen het nieuwe college en het bestuur van de vereniging. Hiervan wordt verslag gemaakt en vastgesteld. Op 17 juni 2014 wordt vastgesteld dat ook bij de wedstrijdtraining voor de jeugdklasse de geluidvoorschriften overschreden worden en blijkt dat de baan niet op orde is. Van de vereniging wordt verlangd dat zij de baan op orde brengt, alvorens de jeugdwedstrijd te laten plaatsvinden. Op 2 juli 2014 vindt een gesprek plaats tussen de omwonenden en de portefeuillehouder met ambtelijke ondersteuning. Hiervan wordt een verslag opgemaakt en vastgesteld. Op 8 augustus 2014 ontvangt het college een verzoek tot handhaving van een aantal omwonenden, verzocht wordt om handhaving op de geluidvoorschriften. Op 13 oktober 2014 wordt een concept ‘last onder dwangsom’ opgesteld. Om recht te doen aan de complexiteit en gevoeligheid worden de verzoekers (omwonenden) en het bestuur van de vereniging in de gelegenheid gesteld te reageren op dit concept, alvorens het college een definitief besluit neemt. Op 14 november 2014 legt de gemeente de last onder dwangsom op voor zowel trainingen als wedstrijden. Het locatieonderzoek is niet relevant voor het feitenonderzoek en om die reden buiten beschouwing gelaten. Casus B, constateringen en conclusies Procedures Raad van State De bewering dat de Raad van State betrokken is geweest of zich heeft uitgesproken over de vergunning van de vereniging op ’t Wiede Gat is onjuist. Er is nimmer een rechtbank of soortgelijk orgaan bij betrokken geweest. Er heeft recent wel een behandeling van een bezwaarschrift van de AMBC plaatsgevonden door de commissie bezwaarschriften. De commissie heeft het college geadviseerd het bezwaarschrift ongegrond te verklaren. Het college heeft op 7 april 2015 het bezwaarschrift ongegrond verklaard. De redactie van RTV Oost is tweemaal door de afdeling communicatie van de gemeente verzocht de berichtgeving aan te passen. In beide gevallen heeft de redactie het aanbod ontvangen om stukken en dossiers in te mogen zien in het kader van journalistieke waarheidsvinding. Illegaliteit ‘t Wiede Gat De constatering dat de vereniging gebruikt maakt van de baan zonder vergunning is onjuist. De vergunning 2002 is van kracht. Er is sprake van een ‘last onder dwangsom’. Er kan gereden worden, maar met het risico dat bij overschrijding van de vergunde voorschriften men direct een dwangsom verbeurt. 6
Gemeente doet niets met verzoeken tot handhaving Geconcludeerd wordtdat de gemeente door de jaren heen veel klachten heeft ontvangen en dat zij het bestuur van de vereniging een behoorlijk aantal malen heeft gewezen op de vergunde voorschriften en haar verantwoordelijkheid. De gemeente heeft veel geïnvesteerd in de verhoudingen tussen de vereniging en de omwonenden. Ook kan worden geconcludeerd dat de gemeente daarbij haar handhavingsactiviteiten heeft benut. De trend is zichtbaar dat, wanneer klachten van omwonenden aan blijven houden en de gemeente ook zelf constateert dat de vereniging de vergunde voorschriften onvoldoende naleeft, de handhaving aan stevigheid toeneemt. Derhalve wordtgesteld dat de stelling van RTV Oost, dat de gemeente niets doet met verzoeken tot handhaving, onjuist is. Bestuurlijke handhaving is, zoals reeds geconcludeerd, complex en leidt slechts zelden tot het verbeteren van de verhoudingen tussen betrokkenen met tegenstrijdige belangen. Vastgesteld kan worden dat de gemeente door de jaren heen veel heeft geïnvesteerd in de verbinding en verhouding tussen sportvereniging en omwonenden, door gesprekken te organiseren en ‘mediation 1’ toe te passen, maar zonder goede resultaten. Geconcludeerd kan ook worden dat het college transparant heeft gehandeld jegens alle betrokkenen. Immers van gesprekken zijn verslagen gemaakt en gedeeld, geluidrapportages zijn uit eigener beweging gedeeld met omwonenden en het bestuur van de vereniging. Ambtshalve wijziging Geconcludeerd kan worden dat er een tweetal knelpunten aan de orde zijn die ervoor gezorgd hebben dat de gemeente minder daadkracht heeft betracht dan verwacht zou mogen worden. In de eerste plaats is ervoor gekozen parallel aan de vergunningsaanvraag van de vereniging met een traject van ‘ambtshalve wijziging’ aan te vangen, dat uiteindelijk geen perspectief bood. Dit traject heeft het bestuur van de vereniging, zoals het zich nu aan laat zien, in een afwachtende en afhankelijke positie gebracht. De club is gaan ‘leunen’ op de gemeente in plaats van zelf het stuur te nemen. Derhalve heeft zij onvoldoende de noodzaak ingezien tot het treffen van maatregelen om binnen de huidige vergunning te blijven en ontbrekende stukken aan te leveren voor de nieuwe aanvraag. Daarnaast is hiermee het beeld bij de omwonenden ontstaan dat de vereniging een preferente positie heeft bij de gemeente. Hierdoor is de relatie tussen omwonenden en de gemeente onnodig aangetast. Uit onderzoek blijkt voorts dat met de start van het trajectvan de ambtshalve wijziging onnodig spanning is ontstaan tussen het vakmanschap van ambtenaren en het optreden van de portefeuillehouder. Er is rolonzuiverheid ontstaan. Dit is een leerpunt. Casus C, feitenrelaas Medio 2007, nadat de eerste versie van het ‘open plekkenbeleid’ van de gemeente is vastgesteld, tonen meerdere partijen belangstelling voor de mogelijkheden bij de voormalige molenaarswoning en de molenstomp, respectievelijk Oude Rijksweg 305 en 307. Begin 2008 heeft de gemeente Notariaat Ritsma per brief ingelicht over de bestemmingen. Ook is in deze brief belangrijke informatie verstrekt, met name over milieuaspecten. Eind 2008 wordt Tr. eigenaar van de geveilde woning en molenstomp. Er is op dat moment nog geen sprake van een principeverzoek of andere uitspraak over de open plek bij deze percelen. Medio 2009 geeft Tr. aan welke plannen hij heeft. Hij wenst een woning te realiseren op de open plek achter perceel Oude Rijksweg 305. Tevens geeft Tr. aan dat hij de boerderij/molenaarswoning wenst te splitsen. Op 1 september 2009 bespreekt het college het eerste principeverzoek (nieuwbouw woning) en stelt een aantal aanvullende vragen. Zij acht het verzoek nog niet rijp voor besluitvorming. Op 20 oktober 2009 is het verzoek volledig en besluit het college positief ten aanzien van het principeverzoek.
1
Onder ‘mediation’ wordt in deze notitie verstaan: de inzet van de interne mediator van de gemeente Staphorst als gespreksleider bij besprekingen tussen partijen met conflicterende belangen teneinde te bezien in hoeverre het mogelijk is de belangen te verenigen, waarbij partijen vooraf geen formele mediationovereenkomst aangaan.
7
Op 3 augustus 2010 blijkt dat de plannen voor de realisatie van een nieuw te bouwen woning meer tijd vergen en blijkt dat Tr. behoefte heeft aan een bijgebouw. Het bijgebouw wordt opgericht als extra bouwvolume bij het pand ORW 305. Op basis van de toegestane hoeveelheid aan bijgebouwen was hiervoor bij splitsing nog voldoende ruimte. In de toekomst zou het bijgebouw onderdeel gaan uitmaken van de bebouwing op de open plek. Hierbij is het van belang dat het gebouw nabij K. wordt gesitueerd, uit de zichtlijn van monument Oude Rijksweg 301. Op 8 september 2010 besluit het college positief ten aanzien van het verzoek tot splitsing van het pand aan de Oude Rijksweg 305. Wat echter wel een belemmerende factor kan zijn is de geluidsbelasting door het naastgelegen landbouwmechanisatiebedrijf van K. Om een definitieve aanvraag goed te kunnen beoordelen wordt van aanvrager Tr. verlangd dat hij dit goed onderbouwt aan de hand van een onderzoek. Op 10 november 2010 wordt het voorontwerp voor een grootschalige bestemmingsplanherziening ter inzage gelegd. Voornoemde percelen vallen ook binnen bestemmingsplan ‘De Streek’. De plannen van aanvrager Tr. worden gezien als een nieuwe ontwikkeling en werden, omdat de bestemmingsplanherziening feitelijk een actualisering betrof die erop gericht was recht te doen aan de bestaande situatie, op dat moment niet meegenomen. Op 15 maart 2011 ontvangt het college de formele aanvraag voor de omgevingsvergunning voor het bijgebouw en op 29 maart 2011 wordt de vergunning verleend. De aanvrager vangt nog binnen de termijn waarop bezwaar mogelijk is op eigen risico aan met de voorbereidingen voor de bouw. Hierop is hij door de gemeente geattendeerd. Vlak voor het verlopen van de bezwaartermijn ontvangt de gemeente twee bezwaren, één van T. en één van K. Tr. heeft de bouwwerkzaamheden gestaakt, de kelder was inmiddels gerealiseerd. Op 27 september 2011 besluit het college, conform het advies van de commissie bezwaarschriften de aangevraagde omgevingsvergunning te weigeren. Door aanvrager Tr. is geen beroep aangetekend, omdat door de bouw van de woning op de open plek het bijgebouw bij die woning gelegaliseerd zou kunnen worden (legalisatiebeginsel). Ook om die reden is door het college besloten niet handhavend op te treden tegen de reeds gerealiseerde kelder. De motivatie hiervoor was zicht op legalisatie en daardoor zou handhaven als buiten proportioneel worden beoordeeld. Op 25 januari 2012 ontvangt het college de formele aanvraag voor de bouw van een woning met bijgebouw op de open plek achter perceel Oude Rijksweg 305. Bijna tegelijkertijd ontvangt het college een handhavingsverzoek van de indieners (T. en K.)van eerder genoemde bezwaarschriften. Het college stelt zich op het standpunt dat er concreet zicht is op legalisatie en weigert handhavend op te treden. Hiervan worden de indieners (T. en K.) op de hoogte gesteld. De indieners van de bezwaarschriften (T. en K.) hebben na de beslissing op bezwaar door het college beroep ingesteld bij de rechtbank. De rechtbank verklaart beide partijen niet ontvankelijk bij besluit d.d. 27 maart 2013. Op 28 augustus 2012 besluit het college, op basis van klachten en een handhavingsverzoek gericht tegen het geluid van K., dat K. geen remmen van tractoren meer mag testen en dat K. binnen vijf jaar aan moet tonen hoe hij zal gaan voldoen aan de plafondwaarden uit het ‘Industrielawaaibeleid’ van ‘De Streek’. Het college geeft hierbij tevens aan dat het aspect geluid niet aan te merken is als beperkende voorwaarde voor het splitsingsverzoek van Tr. Op 30 november 2012 is het voorontwerp van bestemmingsplan ‘De Streek’ vertaald naar een ontwerp bestemmingsplan. Het ontwerp bestemmingsplan wordt op die datum ter inzage gelegd. Binnen dit traject, van voorontwerp naar ontwerp, worden een aanzienlijk aantal wijzigingen aangebracht. Het bestemmingsplan dient recht te doen aan het beleid en aan de bestaande situatie. Er zijn veel reacties van belanghebbenden ontvangen, er zijn veel gesprekken gevoerd en er zijn plannen concreet geworden door het verlenen van vergunningen. Ook in het onderhavige geval is er een wijziging aangebracht in het plan. Opmerking: wat in dit geval mis is gegaan, is dat deze wijziging abusievelijk niet in de nota ambtshalve wijzigingen is opgenomen. De wijziging is wel op de juiste juridische wijze 8
gepubliceerd en heeft juridisch de juiste procedure doorlopen. Door K. en T. is een zienswijze ingediend tegen de aanpassing. Zij zijn derhalve in staat geweest, en hebben dat ook gedaan, zich te verzetten tegen de aanpassing. RTV Oost stelt in haar interview ten onrechte dat de belangen van belanghebbenden door de gemeente geschaad zijn. In januari 2013 dient K. opnieuw een verzoek tot handhaving in tegen de kelder. Het college besluit in reactie hierop te blijven bij haar ingenomen standpunt. Tegen dit besluit dient K. bezwaar in. De behandeling van het bezwaar is in overleg met K. opgeschort om de ‘mediation’ tussen K. en Tr.niet te verstoren. Op 11 juni 2013 stelt de gemeenteraad bestemmingsplan ‘De Streek’ vast. Zij besluit een aanpassing aan te brengen en het toegevoegde deel ‘woonbestemming’ te schrappen. Aanvrager Tr. is hiervan op de hoogte, maar verzet zich niet. Op 9 juli 2013 volgt het college de visievan de gemeenteraad en weigert alsnog de invulling van de ‘open plek’. Immers, de gemeenteraad geeft nimmer de vereiste ‘verklaring van geen bedenking’ af, waardoor vergunningverlening niet mogelijk is. Op 23 juli 2013 is Tr. verzocht aan te geven hoe hij de illegale situatie, concreet zicht op legalisatie was immers niet meer aan de orde, gaat beëindigen. Door T. wordt bezwaar aangetekend. Op advies van de commissie bezwaarschriften heeft het college het bezwaarschrift bij besluit d.d. 4 maart 2014 niet ontvankelijk verklaard. Opmerking: het verwijderen van de kelder bleek al snel niet zonder risico te zijn. Er zijn deskundigen ingeschakeld door de gemeente. Verwijderen zou, met het oog op de structuur van de ondergrond, het risico met zich mee kunnen brengen dat nabij gelegen bebouwing zou kunnen verzakken. Om die reden is onderzocht of het beëindigen van de illegale situatie niet beter opgelost zou kunnen worden door het volstorten en afdekken van de kelder. Op 6 december 2013 besluit het college een ‘voornemen last onder bestuursdwang’ op te leggen aan Tr. Dit voornemen zou, in verband met de ‘mediation’ tussen partijen, niet eerder geeffectueerd worden dan na 14 maart 2014. Op 4 januari 2014 dient het beroep van Tr. tegen het besluit van de gemeente (d.d. 9 juli 2013) bij de rechtbank Zwolle. Het beroep wordt op 28 januari 2014 ongegrond verklaard. Op 8 oktober2014 dient in navolging hiervan het hoger beroep bij de Raad van State. De Raad van State laat op 5 november 2014 de uitspraak van de rechtbank in stand. Op 16 december 2014 dient T. een verzoek tot handhaving in tegen de kelder. Op 13 februari 2015 heeft het college het standpunt ingenomen dat T. onvoldoende belanghebbende is. Immers, de kelder en het geplande bijgebouw staan niet in de zichtlijn. Tegen dit besluit is door T. bezwaar ingediend, dit is geagendeerd voor de vergadering van de commissie bezwaarschriften van 15 juni 2015. Visie Conrad De portefeuillehouder is voor de zomervakantie 2013 begonnen met een verkenning naar de mogelijkheden om landbouwmechanisatiebedrijf K. te verplaatsen naar een andere locatie in nabijheid van de huidige vestiging. De verkenning ter plaatse en uitwerking van een paar scenario’s is uitgevoerd door bureau Witpaard. Op 7 januari 2014 heeft het college hiervan kennis genomen. Casus C, constateringen en conclusies Conclusie Oude Rijksweg 305 RTV Oost stelt dat de gemeente met kwade bedoelingen met verschillende bestemmingsplankaarten (verschuiven en vergroten bouwvlak) heeft gewerkt en dat T. niet op de hoogte was van de wijziging op het naastgelegen perceel. Daarnaast stelt RTV Oost dat de gemeente niet handhavend optreedt. Geconcludeerd wordt dat deze twee beweringen niet juist zijn. Het is juist dat er verschillen zijn tussen het voorontwerp bestemmingsplan, het ontwerp bestemmingsplan en het definitieve 9
bestemmingsplan. Hiermee komt de gemeente tijdens het proces van de totstandkoming van een vastgesteld bestemmingsplan juist tegemoet aan de uitkomsten, zoals deze aan de orde komen tijdens de inspraak en tijdens de behandeling van de zienswijzen. Daarnaast probeert, en dat speelt in het onderhavige geval een rol, een bestemmingsplan overeenstemming te brengen met het beleid en de bestaande situatie. Tijdens het onderzoek is niet gebleken dat er met kwade opzet wijzigingen zijn aangebracht. De vergunning voor de bouw van het bijgebouw is volgens de geëigende procedure verleend. Ingediende bezwaren hebben er vervolgens in geresulteerd dat de vergunning, conform het advies van de commissie bezwaarschriften, alsnog door het college is geweigerd. De status van het bijgebouw is onduidelijk. In eerste instantie wordt het bijgebouw gezien, als behorend bij het (mogelijk te splitsen) pand Oude Rijksweg 305. Na de weigering komt het bijgebouw terug als onderdeel van de invulling van de open plek achter Oude Rijksweg 305. Deze werkwijze kan vragen oproepen. Leerpunt is in dit geval om consequent een keuze te maken en daarbij te blijven. Meedenken met een aanvrager houdt ook in dat er soms een helder ‘nee’ kan volgen op een vraag. ‘Mediation’ Geconcludeerd kan worden dat ‘mediation’ in dit geval gezorgd heeft voor betere verhoudingen en mogelijk tot het voorkomen van erger. Helaas kan ook worden vastgesteld dat ‘mediation’ niet heeft geleid tot het duurzaam verbeteren van de relaties tussen belanghebbenden. Daarnaast kan worden geconcludeerd dat niet alle partijen deelnamen aan dit traject, vanwege bedenkingen daartegen bij één van de partijen. Visie Conrad Geconstateerd kan worden dat door de verschillende, met elkaar strijdige belangen, partijen met elkaar in conflict zijn geraakt. Vastgesteld kan worden dat partijen, door een beroep te doen op handhaving door de gemeente, elkaar feitelijk in een houdgreep hebben gehouden. Door de portefeuillehouder (collegeperiode 2010-2014) is, met het doel uit de impasse te geraken, een omgevingsonderzoek verricht onder de naam ‘Visie Conrad’. Door een extern bureau zijn een paar scenario’s uitgewerkt voor verplaatsing van het landbouwmechanisatiebedrijf en zijn taxaties uitgevoerd. Geconcludeerd kan worden dat, hoe goed bedoeld ook, hierdoor belanghebbenden verwachtingsvol in een positie van afhankelijkheid op de gemeente wachten tot zij het probleem oplost, in plaats van zelf verantwoordelijkheid te nemen. Casus D, feitenrelaas Medio 2001 vinden de eerste verkennende gesprekken plaats tussen H. en de toenmalig portefeuillehouder ruimtelijke ordening over de mogelijkheidom op kleine schaal woningbouw te realiseren. In die tijd had het college een positieve grondhouding voor plannen om bedrijfsgebouwen te verruilen voor kleinschalige woningbouwprojecten. In augustus 2006 dient J. een bouwaanvraag in voor het oprichten van een machineberging. In oktober 2006 dient J. een aanvraag ingevolge de Wet milieubeheer in met het doel het oprichten van een schapenhouderij. Het betreft de aanvraag voor een nog niet bestaand bedrijf. In april 2007 blijkt dat J. niet kan voldoen aan de milieunormen (geurcirkels) en met die reden wordt de laatstgenoemde aanvraag geweigerd en belandt de eerstgenoemde aanvraag ‘op de plank’. In 2008 maakt H. zijn plannen voor de realisatie van een aantal woningen bekend. In eerste aanleg worden de plannen als voorontwerp bestemmingsplan ter inzage gelegd. De plannen komen echter niet verder, doordat H. de plannen onvoldoende concreet maakt. Tegen het voorontwerp is door J. bezwaar gemaakt. Op 10 november 2010 wordt het voorontwerp bestemmingsplan ‘De Streek’ ter inzage gelegd. Voornoemde locatie valt binnen dit bestemmingsplan. In totaal behelst dit voorontwerp bestemmingsplan ongeveer 1.100 adressen. Er worden door de gemeente vier inspraakavonden gehouden, waarvoor veel belangstelling is. Ook zorgt de gemeente voor een publicatie en herhaalt deze ook. In totaal zijn er ongeveer 140 inspraakreacties ontvangen, die in ongeveer de helft van de gevallen hebben geleid tot aanpassing. Met betrekking tot perceel Gemeenteweg 236, met bestemming wonen-1 (wijziging, dit was agrarisch), is geen reactie ontvangen. Dit traject heeft geduurd van 10 november 2010 tot 19 januari 2011. 10
Los van het bestemmingsplan ‘De Streek’ stemt het college op 22 juni 2012 in met de herontwikkeling van de bedrijfslocaties bij Gemeenteweg 226-238. Deze ontwikkeling wordt los gezien van bestemmingsplan ‘De Streek’. H. ontvangt een brief waarin het college aangeeft dat zij in principe bereid is medewerking te verlenen aan de ontwikkeling. Op 30 november 2012 wordt het ontwerp bestemmingsplan ‘De Streek’ gedurende 6 weken ter inzage gelegd. De gemeente ontvangt op basis hiervan 67 zienswijzen. De gemeente komt bij ongeveer de helft van de zienswijzen de indieners tegemoet. Een van de zienswijzen is ingediend door J. Hij verzet zich in de zienswijze tegen de wijziging van zijn bestemming, die wijzigt van agrarisch naar wonen-1. Het college besluit dat de bestemming van Gemeenteweg 236 conform het ontwerp bestemmingsplan wonen-1 blijft. De indieners van de zienswijzen ontvangen van de gemeente de uitkomst van de ingediende zienswijze en uitleg over hun mogelijkheden en de procedure. Op 23 mei 2013 ontvangt de gemeente een zogeheten melding Activiteitenbesluit voor het houden van 52 stuks jongvee, jonger dan twee jaar. (Deze melding is in afwachting van verdere ontwikkelingen ter plaatse niet gepubliceerd. Op 28 mei 2013 vindt de opiniërende behandeling van het bestemmingsplan ‘De Streek’ plaats in de vergadering van de gemeenteraad. Door J. wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheid om in te spreken. Op 11 juni 2013 stelt de gemeenteraad het bestemmingsplan vast en past, middels amendement, de bestemming van Gemeenteweg 236 aan en wijzigt deze van wonen-1 in agrarisch. Belanghebbenden H. (2x), V. en L. verzetten zich tegen het besluit van de gemeenteraad en wenden zich tot de Raad van State. Op 8 november 2013 dient de voorlopige voorziening en op 18 november 2013 wijst de Raad van State de voorlopige voorziening toe. De aanduidingen ‘bouwvlak’ en ‘agrarisch-kleinschalig’ worden geschorst. Tijdens het traject blijkt dat verhoudingen tussen J. en H. erg snel verharden. Men verwijt elkaar over en weer veel. Beide partijen geven aan dat ze de overtuiging hebben dat de ander hen dwarsboomt en daardoor plannen niet gerealiseerd kunnen worden. De gemeente probeert met partijen tot een maatwerkoplossing te komen. Dit lijkt in eerste aanleg de goede kant op te gaan, maar slaagt niet. Op 14 mei 2014 stelt de Raad van State H. in het gelijk en draagt de gemeenteraad op een beter besluit te nemen. De raad wordt gevraagd meer rekening te houden met de bakkerij en de varkenshouderij. De verhoudingen tussen partijen verharden verder door de uitspraak. Op 20 juli 2014 en daarna vinden er gesprekken plaats tussen de wethouder en de betrokkenen. Het doel is de belangen helder te krijgen en te bezien of een maatwerkoplossing mogelijk is. Op 9 september 2014 besluit het college de gemeenteraad voor te stellen perceel Gemeenteweg 236 een woonbestemming toe te kennen (consistent met het eerste raadsvoorstel). Medio september vinden meerdere gesprekken plaats tussen de wethouder verantwoordelijk voor ruimtelijke ordening en betrokken partijen. Vastgesteld wordt dat de gesprekken niet leiden tot een oplossing. Tijdens de behandeling van het collegevoorstel in de raadsvergadering in januari 2015 spreekt de gemeenteraad de wens uit om opnieuw met behulp van ‘mediation’ te werken aan een oplossing. De gemeente besluit twee externe mediators in te huren en plant meerdere dagen in om de gesprekken te ondersteunen. De gesprekken leiden niet tot enig resultaat. Op 10 februari 2015 wordt het raadsvoorstel opiniërend besproken in de vergadering van de gemeenteraad en op 10 maart 2015 besluit de gemeenteraad tot vaststelling. Perceel Gemeenteweg 236 wordt bestemd als wonen. Casus D, constateringen en conclusies RTV Oost stelt dat de gemeente met valse bedoelingen met verschillende bestemmingsplankaarten heeft gewerkt en dat J. niet op de hoogte was van de wijziging van zijn bestemming van agrarisch naar wonen-1. 11
Geconcludeerd wordt dat deze beweringen onjuist zijn. Het is juist dat er verschillen zijn tussen het voorontwerp bestemmingsplan, het ontwerp bestemmingsplan en het definitieve bestemmingsplan. Hiermee komt de gemeente tijdens het proces van de totstandkoming van een vastgesteld bestemmingsplan juist tegemoet aan de uitkomsten, zoals deze aan de orde komen tijdens de inspraak en tijdens de behandeling van de zienswijzen. Daarnaast is het vaststellen en amenderen de bevoegdheid van de gemeenteraad. Tijdens dit onderzoek is niet gebleken dat er met kwade opzet wijzigingen zijn aangebracht. Ook de bewering dat J. overvallen was door de wijziging en niet zijn recht heeft kunnen halen snijdt geen hout. J. heeft immers een zienswijze ingediend en heeft gebruik gemaakt van het spreekrecht tijdens de vergadering van de gemeenteraad. Het blijkt dat de gemeente meer dan uitsluitend aan haar juridische verplichtingen (publiceren) heeft voldaan. De vraag die zich nu intern voordoet is of het niet verstandig is om in de toekomst eigenaren van percelen waarvan de bestemming wijzigt hiervan persoonlijk op de hoogte te stellen en op deze wijze eerder in het proces ruimte te geven om met elkaar te discussiëren over wederzijdse belangen. Geconcludeerd wordt dat de aanvraag van het oprichten van een machineberging niet formeel is afgedaan. Dit in afwachting van verdere ontwikkelingen ter plaatse. Aanbevelingen 1 Algemeen bestuurlijk 1.1 Toezicht houden, besturen en uitvoeren In de onderhavige casussen heeft bemoeienis plaatsgevonden door verschillende personen vanuit alle drie de echelons binnen de gemeentelijke organisatie. In de casussen hebben verschillende ambtenaren, bestuurders en leden van de gemeenteraad zich inhoudelijk met de zaken bemoeid en hiermee verwachtingen geschapen en interventies gepleegd. Interventies die, goed bedoeld, zorgen voor verwachtingen die niet waargemaakt worden en vervolgens leiden tot teleurstelling. Kenmerkend voor de gemeente Staphorst is dat haar toezichthoudend orgaan, de bestuurders en de ambtenaren veelvuldig in contact komen met inwoners en dicht bij haar bevolking staan. Hier is op zich niets mis mee, indien ieder zich bewust van zijn of haar rol gedraagt. Er vinden gesprekken over rolzuiverheid plaats. Tijdens de eerste bijeenkomst met de nieuwe gemeenteraad in april 2014 is rolzuiverheid het centrale thema geweest. Ook heeft het college van B&W bij de uitwerking van het collegeprogramma uitgebreid zelf en samen met het managementteam bij rolzuiverheid, bevoegdheden en risico’s stilgestaan. De afspraken die destijds gemaakt zijn, zijn vastgelegd en passeren tijdens collegevergaderingen met regelmaat de revue. Naar aanleiding van de raadsbehandeling op 10 februari 2015 heeft de burgemeester in zijn rol als voorzitter van de raad een brief gestuurd over dit onderwerp. Zonder hier uitputtend op in te gaan, luiden de aanbevelingen; • Ga met elkaar de open dialoog aan over rolopvatting, dilemma’s en context waarbinnen de verschillende gremia hun rol het best kunnen vervullen om onze gemeente te dienen. • Creëer een klimaat waarbij rolonzuiverheid geminimaliseerd wordt door elkaar hier actief op aan te spreken, te leren van fouten in het geval het toch voor is gekomen en hou het onderwerp op de agenda binnen de verschillende gremia. 1.2 Creëer geen afhankelijkheid Laat inwoners of ondernemers die een beroep op ons doen in hun kracht, dienstbaarheid en ‘ja mits’ is niet gediend bij een bestuurder of dienstverlener die zich ten onrecht probleemeigenaar maakt. De voorbeelden zijn sprekend, de aanbeveling in deze luidt; Leg gesprekken en afspraken vast, geef helder aan wie waarvoor verantwoordelijk is, stel je daarbij rolzuiver en dienstbaar op. 1.3 Formaliseren verzoeken tot handhaving en Wob Het komt nu voor dat inwoners, zoals in bovenstaande casus aan de orde is, verzoeken ‘verstoppen’ in lange mails met een volstrekt ander onderwerp. Het verdient de aanbeveling om verzoeken tot handhaving en Wob te formaliseren. Hierbij mag het niet zo zijn dat er nodeloos 12
drempels opgeworpen worden, maar dient bereikt te worden dat de gemeente deugdelijke, als zodanig herkenbare, verzoeken ontvangt. Aanbeveling: onderzoek en stroomlijn de processen en kom tot een goed en klantvriendelijk format. 1.4 Tijdig besluiten nemen Zoals reeds geconcludeerd is de gemeente niet altijd in staat binnen de kaders te reageren, dit moet beter. De aanbeveling is: onderzoek hoe het komt dat de gemeente hier niet in alle gevallen in slaagt en kom met een voorstel tot verbetering. (Deze opdracht is inmiddels in het managementteam uitgezet.) 2 Deugdelijke ruimtelijke ordening Zonder vooruit te lopen op de uitkomsten en bevindingen van het 213a onderzoek en de activiteiten - die in overeenstemming met het coalitieakkoord, worden uitgevoerd ter stroomlijning en vereenvoudiging van procedures bij de ruimtelijke ordening - kan geconcludeerd worden dat bij een casus onvoldoende consistent is gehandeld. De aanbeveling luidt; besteed in het kader van ‘deugdelijke ruimtelijke ordening’ bij het 213a beleidsonderzoek aandacht aan de conclusie uit dit onderzoek. 3 Communicatie 3.1 Warme communicatie Gemeenten en andere overheden kenmerken zich door moeilijke brieven, veelvuldige kille eenrichtingscommunicatie en communicatie die over meerdere schijven gaat. Daarnaast bestaat de behoefte bij ambtenaren achteraf ‘bewijs’ te hebben. De geschiedenis leert ons vaak dat dat ook nodig is. Het is aanbevelenswaardig om; te kiezen voor warme contacten en na afloop afspraken kort en zakelijk vast te leggen en te controleren. Het is zaak om begrijpelijke stukken en brieven te schrijven. 3.2 Onderhoud contact Uit het onderzoek blijkt dat het onderhouden van contact tijdens ontwikkelingen eveneens een punt van aandacht is. Ook wanneer een aanvraag of verzoek bijvoorbeeld wacht op antwoord van een externe partij of op besluitvorming is het van belang dit helder aan te geven. De aanbeveling luidt; zorg voor duurzaam contact met inwoners of ondernemers die een beroep op de gemeente doen, laat lopende de procedure weten waar de gemeente mee bezig is en wat de klant kan verwachten. 3.3 Een aanspreekpunt Zorg ervoor dat inwoners en ondernemers over hun dossier de juiste informatie krijgen van de behandelend ambtenaar, stel een ‘zaakambtenaar’ aan en zorg ervoor dat hij of zij contact onderhoudt met de betrokkenen. Het komt nu voor dat dezelfde vraag tot verschillende antwoorden leidt. Dit kan komen door onvoldoende kennis over de zaak of over het onderwerp. Hoe dan ook, een aanspreekpunt die deskundig is, het dossier kent en klantgericht antwoord geeft op vragen is de aanbeveling. 3.4 Manage verwachtingen Het is duidelijk dat inwoners verwachtingen hebben wanneer zij een verzoek tot handhaving indienen of anderszins een beroep op de gemeente doen. Niet alle inwoners en ondernemers begrijpen hoe procedures verlopen en welke tijdsinvestering dit soms van hen vraagt. Het is aan de gemeente om de verwachtingen beter te ‘managen’. Het verdient de aanbeveling om een verzoek goed te beoordelen en de dialoog aan te gaan om elkaars verwachtingen en mogelijkheden beter af te stemmen. 3.5 Investeer in ‘Mediation’ Zoals aangegeven is de maatschappij snel en voortdurend aan het veranderen. De stegen kennen een grotere ‘bevolkingsdichtheid’ van bewoners. Het komt meer en meer voor dat bewoners geen historische banden met elkaar hebben. Immers, woningen worden vaker gesplitst en vaker vervreemd aan mensen die van buiten de gemeente komen. Men gunt elkaar minder en laat bij onmin, sneller van zich horen. Inwoners wenden zich sneller tot de gemeente voor handhaving om (hun) problemen in de buurt op te lossen, terwijl het maar zeer de vraag is of handhaving daarvoor het geëigende instrument is. Aanbeveling: benut ‘mediation’ tijdig wanneer de indruk ontstaat dat een verzoek tot handhaving lijkt op het benutten van 13
mogelijkheden tot het oplossen van dieper liggende belangen/conflicten. De gemeente zet steeds vaker ‘mediation’ in. Het inzetten van ‘mediation’ en het nemen van het voortouw in een situatie waarbij buren in onmin raken wegens tegengestelde belangen kan succesvol zijn. Het leidt er echter ook toe dat de initiator als partij gezien wordt. Het ‘managen’ van verwachtingen is een succesfactor. De gemeente is met een gecertificeerde mediator goed op weg. Het verdient de aanbeveling om: goed te blijven investeren in ‘mediation’ en daarbij samen te blijven werken met de partnergemeenten. ‘Mediation’ valt of staat bij een juiste wijze van inzetten en omgaan met de informatie die verkregen wordt tijdens de ‘mediation’. Aanbeveling: zorg voor het opstellen van goede afspraken, besteed in de organisatie en samenleving aandacht aan dit instrumentarium, de mogelijkheden en onmogelijkheden.
14
