Betreft aanbesteding: Nota van Inlichtingen:
Jeugdhulp Utrecht West 4e Nota van Inlichtingen d.d. 6 augustus 2014
De (geanonimiseerde) vragen en de daarop gegeven antwoorden moeten worden beschouwd als integraal onderdeel van het inkoopdocument en worden per e-mail aan alle aanbieders verstuurd. In geval van tegenstrijdigheden tussen deze Nota van Inlichtingen en eerder verstrekte documenten prevaleert het bepaalde in deze Nota van Inlichtingen. 54. Vraag
Antwoord 55. Vraag
Antwoord 56. Vraag Antwoord 57. Vraag
Antwoord
Betreft: Inkoopdocument - Overzicht zorgvormen Pagina: 4 Bij crisis 24-uur residentieel staan de sectoren J&O en GGZ genoemd. KmB wordt niet genoemd. Wij hebben ook een crisisopvang voor jongeren met een licht verstandelijke beperking (=KmB). Klopt het dat deze wel onder deze zorgvorm valt of hebben jullie een andere zorgvorm in gedachten? Ja, dit valt onder deze zorgvorm. Betreft: Inkoopdocument - Overzicht zorgvormen Pagina: 4 Wat is het verschil tussen de zorgvorm ‘open verblijf 24 uur residentieel (terreinvoorzieningen) en Verblijf (L)VB jongeren ZZP4 en 5 en samenloop? Wij behandelen LVB-jongeren met een ZZP 4 op open verblijf terreinvoorzieningen en weten niet onder welke zorgvorm deze jongeren vallen volgens dit overzicht. Ja, dit is ook residentieel. Betreft: Inkoopdocument - Overzicht zorgvormen Pagina: Wat is het verschil tussen Intensieve gezinsondersteuning thuis en ambulante jeugdhulp? Is de ene vorm generalistische hulp en de andere vorm specialistische hulp? Ambulante hulp kan specialistisch of generalistisch zijn. Intensieve gezinsondersteuning is een vorm van specialistische ambulante hulp. Betreft: Inkoopdocument - Overzicht zorgvormen Pagina: Sommige hulpvormen vallen onder één van de categorieën die bij het schaalniveau ‘Regionaal Utrecht-West’ vallen, terwijl we deze hulpvormen niet regionaal, maar bovenregionaal aanbieden (denk aan Naschoolse Dagbehandeling en Kamertrainingscentra). Hoe moeten we hier mee omgaan? Dit dient opdrachtnemer op te nemen in de aanbieding voor Utrecht-West. 1/6
58. Vraag Antwoord 59. Vraag
Antwoord 60. Vraag
Antwoord
61. Vraag
Antwoord 62. Vraag
Antwoord
63. Vraag Antwoord 64. Vraag Antwoord 65. Vraag
Antwoord 66.
Betreft: Inkoopdocument - Overzicht zorgvormen Pagina: 4 Bij de categorie Verblijf (L)VB/GGZ (ZZP1-3) staat de sector J&O genoemd. Dit moet waarschijnlijk KmB en GGZ zijn? Klopt. Betreft: Inkoopdocument - Overzicht zorgvormen Pagina: 4 Wat verstaat u onder ‘taken ondersteunend aan pleegzorg’ en ‘(therapeutische) pleegzorg’? We kunnen er van alles bij bedenken, maar horen graag van u wat eronder verstaat te meer omdat het apart van elkaar wordt benoemd en dit wat ons betreft niet los van elkaar gezien kan worden. Onder ondersteunende taken verstaat de opdrachtgever onder andere werving en matching. Betreft: Inkoopdocument - Overzicht zorgvormen Pagina: 4 In onze ogen lijkt te worden afgeweken van de regionale en bovenregionale vormen van zorg zoals benoemd in de transitiearrangementen. Zo staat in de transitiearrangementen gezinsvervangend(pleegzorg) onder bovenregionaal en in uitvraag pleegzorg bij regionaal ende taken ondersteunend aan pleegzorg bij bovenregionaal. Graag horen wij van u waarom hiervoor gekozen is. De indeling uit het transitiearrangement is uiteindelijk meer gedetailleerd weergegeven in het inkoopdocument. Van belang is om te beseffen dat opdrachtnemer op basis van het inkoopdocument een aanbieding doet voor de bovenregionale en regionale zorgvormen. Betreft: Inkoopdocument - Overzicht zorgvormen Pagina: 4 In het algemeen willen wij graag bij de tabel inkoop zorgvormen lokaal, regionaal, bovenregionaal en landelijk opmerken dat wij de keuze voor de hulpvormen bij de indeling , bovenregionaal en landelijk niet herkennen zoals in de transitiearrangementen opgenomen. Graag horen wij van u hoe deze verdeling tot stand is gekomen. De in de vraag genoemde indeling staat niet in het inkoopdocument. Zie daarnaast het antwoord op vraag 60. Betreft: Inkoopdocument - algemeen Pagina: algemeen Wat wordt er beoogd met deze wijze (best value procurement) van inkopen? Wat is de impact op inhoud en financiën, welke ruimte is er? Er is een budgetgarantie van 80%. Dit lijkt niet alleen het minimale budget te zijn, maar ook meteen het maximale budget. Welke invloed heeft het prestatie-voorstel, de risico-inventarisatie en het kansendossier hierop? Het doel van best value procurement is de expertise van de aanbieders maximaal benutten. Prestatie-voorstel, risico-inventarisatie en kansendossier zijn onderdeel van de dialoog. De 80% is inderdaad het maximale beschikbare budget. Betreft: art. 1.1.2 inkoopdocument Pagina: 3 Als na de zomer (2015) gekeken wordt of er nog ruimte is in het budget, zou deze dan ook naar bestaande aanbieders kunnen (i.p.v. naar nieuwe)? Dat zou kunnen. Betreft: art. 1.2.1 inkoopdocument Pagina: 3 Hoe worden de prestaties gemeten? Na aanleiding van het aanbod en de dialooggesprekken wordt dit nader gespecificeerd en zie ook de in het inkoopdocument genoemde eisen 22 en 23. Betreft: art. 1.3 inkoopdocument Pagina: 4 De gemeenten gaan afzonderlijk contracteren. Zullen zij wel gezamenlijk tot dezelfde gunningbeslissing komen, en gezamenlijk uiterlijk op 1 oktober 2015 besluiten de contracten te verlengen? Met andere woorden: het kan niet zo zijn dat de ene gemeente linksaf gaat en de andere gemeente rechtsaf? De gunningsbeslissing voor het jaar 2015 wordt gezamenlijk genomen. Voor de contractverlenging is nog geen duidelijkheid of de regio dit gezamenlijk oppakt of niet. Betreft: art. 1.4 inkoopdocument Pagina: 4 2/6
Vraag Antwoord 67. Vraag Antwoord 68. Vraag Antwoord 69. Vraag Antwoord 70. Vraag Antwoord 71. Vraag
Antwoord 72. Vraag Antwoord 73. Vraag
Antwoord
74. Vraag
Antwoord 75. Vraag
Antwoord
Bovenregionaal: 5. Spoedeisende zorg. Welke normen worden gehanteerd voor spoedeisend? De veiligheid is in het geding, er is sprake van acute problematiek (onmiddellijke noodzaak voor opname). Het SAVE-team maakt een beoordeling van de crisissituatie. Betreft: art. 1.4 inkoopdocument Pagina: 4 Regionaal: 3. Semi residentiële zorg. Waarom is deze zorg dat niet bovenregionaal gepositioneerd? Zie het antwoord bij vraag 60. Betreft: art. 1.4 inkoopdocument Pagina: 4 Hoe en door wie wordt het vervoer georganiseerd (bij dagbesteding)? Door de opdrachtnemer zelf, dit dient onderdeel uit te maken van uw aanbieding. Betreft: art. 1.4 inkoopdocument Pagina: 4 Waar valt kortdurend verblijf onder? In de tabel op bladzijde vier van het inkoopdocument onder “7. verblijf (L)VB/GGZ (ZZP 1-3)”. Betreft: art. 1.4 inkoopdocument Pagina: 4 Bovenregionaal: 6. Verblijf (L)VB jongeren ZZP 4 en 5 en samenloop. Wat wordt bedoeld met samenloop? Samenloop van zorgvormen. Bijvoorbeeld overlap van jeugd (L)VB en JGGZ. Betreft: art. 2.1 en 2.2 inkoopdocument Pagina: 5 Opdrachtgever wil door middel van een dialoog tot overeenstemming (een opdracht of subsidiebeschikking komen). De dialoog vindt echter plaats nadat wij onze aanbieding hebben gedaan. Moeten wij het zo zien dat wij in de dialoogronde nog aanpassingen in onze aanbieding kunnen doorvoeren? Mag opdrachtgever van ons nog wijzigingen in onze aanbieding verlangen? Nee, er worden geen wijzingen verlangd. In de dialoog gaat het om het verduidelijken van het aanbod. Betreft: art. 2.8 inkoopdocument Pagina: 7 3. De offerte en bijlagen via email indienen. Dient dit een PDF of MS Office format te zijn? MS Office, offertes in PDF worden niet geaccepteerd. Betreft: art. 2.10 inkoopdocument Pagina: 7 2. Wat verstaat u onder nadelige informatie? Met andere woorden: Wanneer moet geconcludeerd worden dat een zware sanctie van uitsluiting gerechtvaardigd is? Per saldo geeft alleen een gerechtelijke uitspraak waartegen geen rechtsmiddel meer openstaat zekerheid in deze. Hiermee worden de verplichte uitsluitingsgronden bedoeld zoals in artikel 2.86 van de aanbestedingswet zijn opgenomen. Hierbij kan dus gedacht worden aan gevallen waarbij sprake is van fraude, witwassen, omkoping, etc. Betreft: art. 2.10 inkoopdocument Pagina: 7 3. Opdrachtgever laat in geval van innerlijke tegenstrijdigheid de inhoud van de offerteaanvraag prevaleren boven de inhoud van de conceptovereenkomst. Hoe moeten wij dit zien op het moment dat we na/op basis van de dialoog met elkaar overeenstemming hebben bereikt? Prevaleert dan nog steeds de inhoud van de offerteaanvraag? De offerteaanvraag prevaleert boven de concept overeenkomst. De definitieve overeenkomst prevaleert boven de offerteaanvraag. Betreft: art. 2.10 inkoopdocument Pagina: 7 7. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor wijzigingen door te voeren in de budgetten n.a.v. de uitkomst van de begrotingsbehandeling 2015 in de gemeenteraden. Welke invloed kan/zal dit nog hebben op de overeenkomsten en subsidiebeschikkingen? Hoewel de kans niet groot wordt geacht, heeft de gemeenteraad de mogelijkheid om 3/6
76. Vraag
Antwoord 77. Vraag
Antwoord 78. Vraag Antwoord 79. Vraag
Antwoord
80. Vraag
Antwoord 81. Vraag
Antwoord 82. Vraag
wijzigingen in de budgetten door te voeren. Betreft: art. 3.3.1 inkoopdocument Pagina: 8 Wat bedoelt u precies met de eis dat de verzekering een einddatum dient te kennen die gelegen is na het tijdstip waarop de opdrachtnemer aan al zijn verplichtingen heeft voldaan? Wij zullen zorgen dat wij gedurende de looptijd van het contract en dus op het moment dat wij voor Opdrachtgever werkzaamheden verrichten, telkens/continu verzekerd zijn. Mogen wij aannemen dat dit voldoende is om 'JA' in te vullen in de Uniforme Eigen Verklaring? Klopt. Betreft: art. 3.3.1 inkoopdocument Pagina: 8 U spreekt van (beroeps)aansprakelijkheidsrisico's. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is voor zorginstellingen niet gebruikelijk (meer voor architecten en advocaten). Bedoelt u wellicht een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering? Ja. Betreft: art. 3.3.2 inkoopdocument Pagina: 9 Personeel: Geldt die VOG eis ook voor medewerkers en vrijwilligers die uitsluitend met WLZ cliënten werken? Dit inkooptraject gaat niet over WLZ cliënten. Betreft: art. 3.3.2 inkoopdocument Pagina: 9 Personeel: VOG voor ieder ander die namens ons betaald en onbetaald cliëntgebonden activiteiten uitvoert. In de Jeugdwet geldt dat alleen voor vrijwilligers die nietincidenteel in contact komen met jeugdigen. Derhalve: a. Deze bepaling is strenger dan die uit de Jeugdwet. Is dat ook de bedoeling? b. wat is in dit verband het verschil tussen "cliëntgebonden activiteiten" en "in contact komen". a. Voor alle vrijwilligers is een VOG nodig. Het aanvragen brengt geen kosten met zich mee. b. Dit is dus niet relevant. Betreft: art. 3.3.2 inkoopdocument Pagina: 9 U spreekt over 'milieubelasting voorkomen'. Dit is nogal absoluut en afhankelijk van hoe men milieubelasting definieert ook irreëel. Bedoelt u te zeggen dat maatregelen moeten worden genomen om milieubelasting te verminderen, waar (nog) mogelijk? Ja. Betreft: art. 4 inkoopdocument Pagina: 10 Samenvatting rapportage en overleg eisen: - E15: Maandelijks over de vulling van het omzetplafond - E15: per kwartaal gesprek over de voortgang - E15: incidenteel overleg bij (dreigende) overschrijding omzetplafond (ons initiatief) - E18: jaarlijks middels jaardocument jeugdzorg (uiterlijk 1 mei 2016) - E19: jaarlijks prestatierapportage (uiterlijk 1 mei 2016) - E22: maandelijks online rapportage over score op prestatie-indicatoren - E22: per kwartaal voortgangsgesprek (o.a. kwartaalrapportages, prestaties, capaciteit/bezetting). - E22: Incidenteel: eventueel verhogen van de frequentie voortgangsgesprek bij ondermaats presteren. Dit is een behoorlijk intensieve overleg- en rapportage frequentie. Zou opdrachtgever willen overwegen om dit te verminderen? Nee, zeker in het transitiejaar 2015 wil opdrachtgever goed zicht houden op de ontwikkelingen in de uitvoering. Betreft: art. 4.1 E3 inkoopdocument Pagina: 10 De gemeenten stellen de Verordeningen Jeugd uiterlijk per 1 november 2014 vast. Mogelijk hebben wij op dat moment al overeenstemming bereikt en gecontracteerd. 4/6
Antwoord 83. Vraag
Antwoord 84. Vraag
Antwoord
85. Vraag
Antwoord
86. Vraag
Antwoord 87. Vraag
Antwoord 88. Vraag
Mocht er iets in de Verordeningen komen te staan dat voor ons in de uitvoering een belemmering geeft of onaanvaardbaar is, kan een contract dan daarop nog worden aangepast of mogen wij het contract dan ontbinden? Is het de bedoeling dat de Verordeningen van de verschillende gemeenten gelijkluidend zijn? Hoe meer de Verordeningen verschillen, hoe groter het hierboven bedoelde risico wellicht wordt. De verordeningen worden regionaal afgestemd, maar kunnen toch verschillen. Zie het in een eerdere nota van inlichtingen opgenomen antwoord op vraag 5. Betreft: art. 4.2 E14 inkoopdocument Pagina: 11 U vraagt ons al onze huidige cliënten te behandelen binnen 80% van het budget dat wij ontvingen in 2012. Bovendien dienen wij binnen dit budget daarnaast in ieder geval 100% van de cliënten te behandelen als het gaat om crisisopvang en gezinsvervanging. Pas bij een productie van > 102% wordt de extra productie vergoed (tegen een lager tarief). Vind u dit reëel/proportioneel? U creëert volgens ons het gevaar dat een aantal aanbieders niet inschrijft of dat een aantal inschrijvers wel inschrijft maar het niet waar kan maken (met alle gevolgen van dien). Bent u bereid de korting te verminderen? Mag een opdrachtnemer gedurende de looptijd van het contract op een gegeven moment hulpaanvragen weigeren zodra dit financieel niet verantwoord is? Zie het antwoord dat in een eerdere nota van inlichtingen is gegeven op vraag 47. De opdrachtnemer dient te leveren conform contract. Betreft: art. 4.2 E14 inkoopdocument Pagina: 11 a. Met welke provinciale aanbieders worden gesprekken gevoerd over de inzet van FTE's in het lokale veld? b. Wat moeten we verstaan onder die inzet van FTE's in het lokale veld? c. Wordt er ook nog met AWBZ jeugdaanbieders gesproken over de generalistische ambulante zorg? a. Alle Utrechtse provinciale aanbieders zijn vertegenwoordigd. b. Ambulante generalistische medewerkers die aan kunnen sluiten bij de lokale toegang. c. Ja, in de regiotafel die nog georganiseerd wordt. Betreft: art. 4.2 E15 inkoopdocument Pagina: 12 Laatste zin: Bij een onderproductie <98% wordt plafond naar beneden bijgesteld a. Op welk moment wordt dat gemeten? b. Ben u niet bang dat dit tot een perverse prikkel leidt om onderproductie (dus kostenbesparing) te voorkomen? a. Maandelijks wordt er gemeten en uiteindelijk wordt aan het eind van het jaar afgerekend. b. Dit kan de opdrachtnemer opnemen in het risico-dossier. Betreft: art. 4.2 E18 inkoopdocument Pagina: 12 U vraagt hier om het jaardocument jeugdzorg te gebruiken voor de financiële verantwoording. Is het ook toegestaan om hier het jaardocument AWBZ zorg voor te gebruiken? Nee, alleen het jaardocument jeugdzorg is toegestaan. Betreft: art. 4.3 E22 inkoopdocument Pagina: 13 Eens per kwartaal voert u met ons een voortgangsgesprek: a. Welke kwartaalrapportage wordt daarin besproken? b. Is dit hetzelfde kwartaalgesprek als bij E15? a. Die van het voorgaande kwartaal. b. Ja, dit wordt gecombineerd in 1 gesprek. Betreft: art. 4.4 E26 inkoopdocument Pagina: 13 Het HBO en WO personeel dient geregistreerd te zijn als jeugdprofessional. Dit is een gebruikelijke eis in de provinciale jeugdzorg, maar in de AWBZ niet. Landelijk vindt hierover nog discussie plaats (m.b.t. de ‘norm van de verantwoorde werktoedeling’): De 5/6
Antwoord 89. Vraag
Antwoord 90. Vraag
Antwoord 91. Vraag
Antwoord
VGN heeft alleen, maar ook samen met ActiZ, GGZ Nederland en de MO-groep op het besluit jeugdwet gereageerd (naar zowel de Kamer, als VWS) en in die reactie gepleit voor tijd en ruimte en een gelijk speelveld (t.o.v. de jeugdzorg). Mogen wij aannemen dat u in dit verband de landelijke, nog te maken afspraken zal volgen? Ja. Betreft: art. 4.5 E33 inkoopdocument Pagina: 14 Ontvangt opdrachtnemer een kostenvergoeding zodra het conformeren aan (wellicht verschillende) gemeentelijke (digitale) systemen substantiële kosten met zich meebrengt? Nee. Betreft: art. 14.1 Algemene Inkoopvoorwaarden Pagina: U vraagt per saldo een ongelimiteerde aansprakelijkheid van aanbieders. Het accepteren van ongelimiteerde aansprakelijkheid is voor elke onderneming onverantwoord. Het verlangen van ongelimiteerde aansprakelijkheid is disproportioneel en wordt door de Gids Proportionaliteit verboden. De jurisprudentie die wordt genoemd in de toelichting bij artikel 14 dateert van vóór de Gids Proportionaliteit. Bent u bereid de aansprakelijkheid van opdrachtnemers te limiteren? Bijvoorbeeld conform de suggestie zoals de toelichting bij de Inkoopvoorwaarden die geeft, of bijvoorbeeld tot het bedrag waarvoor wij ingevolge uw inkoopdocument verzekerd moeten zijn? Op bladzijde 8 van het inkoopdocument onder “verzekering” is de aansprakelijkheid reeds gelimiteerd. Betreft: Concept overeenkomst Pagina: Deze zou nagestuurd worden, maar tot nu toe hebben wij niets ontvangen. Kan deze z.s.m. toegestuurd worden en krijgen we nog voldoende gelegenheid om daar eventuele vragen over te stellen? Opdrachtnemer krijgt hier nog gelegenheid voor.
6/6
