JASA PEMERINTAH. Disampaikan oleh : Dr. H. FAHRURRAZI, M.Si

BIMBINGAN TEKNIS SWAKELOLA PENGADAAN BARANG / JASA PEMERINTAH Disampaikan oleh :

Dr. H. FAHRURRAZI, M.Si.

Nama Lahir Alamat Pendidikan Jabatan

Tugas lainnya

Email HP

: Dr. H. FAHRURRAZI, M.Si. : Pontianak, 21 April 1980 : Puri Cibeureum Permai II : Jl. Flamboyan No. 7 Sukabumi : S-3 Doktor Administrasi Pendidikan - UPI : 1. Instruktur PBJ - LKPP 2. Saksi Ahli PBJ - LKPP 3. Asesor Kompetensi Ahli PBJ - LKPP 4. Sekretaris Dinas Perhubungan Kota Sukabumi 5. Pembina ULP Kota Sukabumi : 1. Rektor Institut Manajemen Wiyata Indonesia 2. Pendiri dan Pengurus P3I 3. Ketua & Dosen WII

: [email protected] : 0856-24222715

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan Barang/Jasa Unit Kompetensi 04

BAB I PENDAHULUAN

Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ

UK 04

PENYUSUNAN KEBUTUHAN BARANG DAN JASA


UK 04

Spend Analysis


UK 04

Definisi dan Manfaat •

Definisi: Proses pemanfaatan data histori pengeluaran dengan cara pengumpulan, klasifikasi, dan analisa histori pengeluaran

•

Manfaat: No 1

Area Pengembangan Biaya barang/jasa

Pengaruh Terhadap Kinerja Pengurangan biaya melalui strategi pengadaan dengan informasi yang tepat

2

Manajemen pemasok

Menghilangkan duplikasi pemasok

3

Kepatuhan terhadap kontrak

Meningkatkan kepatuhan terhadap kontrak, dapat tercapai melalui penetapan harga dalam kontrak

4

Kepatuhan terhadap peraturan

Memenuhi ketentuan-ketentuan peraturan pelaporan

5

Manajemen inventaris

Mengurangi stok yang berlebihan, mengurangi biaya inventaris.

6

Manajemen produk barang/jasa

Meningkatkan penggunaan part yang bisa masih bisa dipakai, menyelaraskan desain dan strategi pengadaan.

7

Process cycle

Mengurangi siklus spend analysis sehingga dapat lebih fokus pada pengembangan pekerjaan yang strategis


UK 04

Input (Sumber Data)

ERP GL T&E Inventory Material Master Vendor List

Bill of Material

E-Procurement Purchase Orders Product Catalog Contracts

Proses (Visibilitas pembelian, identifikasi kesempatan, analisa)

Ekstrak data pengeluaran dari sumber internal dan eksternal Validasi data untuk memastikan akurasi dan kelengkapan Membersihkan data untuk mengeliminasi eror dan perbedaan Klasifikasi data dengan skema standard Meningkatkan/ memperkaya data dengan informasi bisnis terkait

Output

Pengadaan yang strategis Pengumpulan jumlah volume belanja

Supplier rationalization Manajemen kepatuhan Optimisasi Inventaris

Standar isasi barang and penggunaan ulang

Cara Penggunaan • • •

Tahap 1 - Input Tahap 2 – Proses Tahap 3 - Output

Menganalisa data dengan advanced analysis


UK 04

Penerapan Spend Analysis

Tujuan dan Rencana Organisasi

Kebutuhan Barang/jasa

Strategi dan pemaketan pengadaan

Spend Analysis


UK 04

Tujuan dan Rencana Organisasi


UK 04

Hubungan Tujuan dan Rencana Organisasi

• Aspek kualitatif dalam identifikasi kebutuhan • Korelasi - Rencana operasional dan Rencana strategis mendukung pencapaian tujuan


UK 04

Tujuan Organisasi • Guna Tujuan Organisasi:  Pedoman organisasi  Acuan arah seluruh kegiatan-kegiatan di dalam organisasi  Tolok ukur obyektif untuk mengukur pelaksanaan program • Jenis tujuan berdasarkan jangka waktu:  Jangka pendek (< 1 tahun)  Jangka menengah (3-5 tahun)  Jangka panjang (> 5 tahun) • Penyusunan paket dan strategi pengadaan  Dasar identifikasi kebutuhan  Meminimalisir pengeluaran yang tidak selaras dengan Tujuan Organisasi


UK 04

Rencana Organisasi

• Definisi “Pemetaan langkah-langkah yang digunakan guna pencapaian tujuan organisasi” • Guna Rencana Organisasi: Memastikan langkah kegiatan-kegiatan terarah untuk pencapaian tujuan organisasi Pedoman kegiatan sehari-hari setiap perusahaan


UK 04

Rencana Organisasi

Jenis Rencana Organisasi: Rencana Strategis Sifat: umum, terukur, target jangka panjang Dirumuskan pada level manajemen Contoh: Peningkatan keuntungan perusahaan sebesar 20%

Rencana Operasional (Turunan dari rencana strategis) Sifat: Detail, spesifik terhadap operasional harian, target jangka pendek Dirumuskan pada level menengah manajemen, selaras denganrencana strategis Contoh: Memenuhi kebutuhan organisasi, menyusun strategi pengadaan sehingga cost saving dapat terpenuhi


UK 04

Identifikasi Rincian Kebutuhan Barang/Jasa (1/3)

• Dilaksanakan oleh Pengguna dan Pengelola Pengadaan • Data-data dari hasil Spend Analysis • Jenis Kebutuhan:

1. Kebutuhan Operasional Sifat: Rutin, pemenuhan jangka pendek organisasi Contoh: Pemeliharaan AC

2. Kebutuhan Investasi Sifat: Tidak rutin, pekerjaan proyek satu kali panggil, jangka waktu bervariasi Sumber : Salesforce

Contoh: Pemasangan UPS pada komputer


UK 04


Kualitas

• Jenis Barang/Jasa: 1. Barang – Bahan baku, barang setengah jadi, makhluk hidup, barang jadi/peralatan 2. Jasa Konstruksi – pelaksanaan konstruksi

Risiko

Kuantitas

5 Elemen

bangunan/wujud fisik lainnya 3. Jasa Konsultansi – layanan profesional, mengutamakan olah pikir 4. Jasa Lainnya – Mengutamakan keterampilan,

penyediaan jasa selain tersebut diatas

Lokasi

Waktu

5 Elemen dasar dalam identifikasi barang/jasa: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ

UK 04


• Kesalahan yang biasa terjadi dalam penentuan kebutuhan barang/jasa:  Spesifikasi barang/jasa yang mengarah kepada produk tertentu.  Barang yang dibutuhkan sudah tidak ada lagi di pasar.  Jumlah perencanaan yang tidak akurat sehingga ditengah pelaksanaan kontrak diperlukan jumlah barang lebih, sehingga perubahan lingkup kerja terhadap kontrak diperlukan.  Penentuan spesifikasi yang berlebihan.


UK 04

PENYUSUNAN PAKET DAN STRATEGI PENGADAAN


UK 04

Menentukan Prioritas Kebutuhan

• Definisi Prioritas: Barang/jasa yang karena sifat kebutuhannya perlu didahulukan proses pengadaannya, sehingga barang/jasa yang dibutuhkan tersedia tepat waktu • Aspek prioritas:  Waktu barang/jasa dibutuhkan (e.g. waktu pengiriman)  Waktu pengadaan  Kebutuhan yang mendesak


UK 04

Menentukan Prioritas Kebutuhan • Keuntungan pemaketan yang strategis: – Pengadaan menjadi lebih kompetitif - nilai pengadaan yang besar = daya tarik bagi calon pemasok = penawan bersaing – Pengurangan biaya karena dengan kuantitas yang lebih besar para pemasok akan juga dapat mengurangi biaya produksinya, – termasuk: biaya produksi langsung, biaya overhead, biaya pengitiman dan biaya administrasi – Manajemen kontrak yang lebih efisien


UK 04

Menentukan Prioritas Kebutuhan • Hal-hal yang perlu diperhatikan ketika survey pasar: 1. Pemasok-pemasok yang dapat menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan 2. Jenis komoditas yang dapat disediakan oleh pemasok tersebut 3. Kapasitas dan kualitas dari pemasok 4. Lokasi pabrik/kantor/gudang dari pemasok 5. Pengalaman dan reputasi pemasok (e.g. kemampuan finansial)

6. Jumlah pemasok di pasar yang dapat menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan


UK 04

Pemaketan Pengadaan • Resiko pemaketan pekerjaan terhadap kelangsungan operasional organisasi: Paket pekerjaan beresiko tinggi - Pemaketan pekerjaan/pemilihan pemasok dengan kriteria aspek teknis tinggi - Kontijensi memerlukan perencanaan dari awal

Paket pekerjaan beresiko sedang - Pemaketan pekerjaan dengan kriteria aspek teknis tinggi - Pemaketan pengadaan - Penyusunan paket pengadaan


Penyusunan rencana anggaran pengadaan barang/jasa

- Pemaketan pekerjaan dengan aspek kritis rendah - Sangat mudah untuk menggantikan pekerjaan dengan pemasok lain

UK 04

Pemaketan Pengadaan Supply Positioning Model (SPM) • Definisi: Keterkaitan antara pengeluaran organisasi atas pembelian barang/jasa dan pengaruhnya terhadap sifat kebutuhan barang/jasa tersebut • Manfaat SPM:  Membantu efisiensi biaya  Mengetahui profil kuadran jenis barang/jasa  Membantu strategi pemaketan pengadaan  Mempengaruhi penentuan anggaran  Mengetahui posisi negosiasi harga


UK 04

Pemaketan Pengadaan •

Rutin (Non critical items): Dampak ketergantungan operasional organisasi terhadap barang/jasa rendah, nilai pengeluaran organisasi terhadap barang/jasa rendah

•

Bottleneck: Dampak ketergantungan operasional organisasi terhadap barang/jasa tinggi, nilai pengeluaran organisasi terhadap barang/jasa rendah

•

Leverage: Dampak ketergantungan operasional organisasi terhadap barang/jasa rendah, akan tetapi nilai pengeluaran organisasi terhadap barang/jasa cukup tinggi

•

Strategic: Dampak ketergantungan operasional organisasi terhadap barang/jasa tinggi, dan juga pengeluaran organisasi terhadap barang/jasa tinggi


UK 04

Pemaketan Pengadaan • Langkah- langkah penerapan SPM:

1. Identifikasi pengeluaran barang/jasa tertentu

2. Mengenali sifat kebutuhan dan dampak terhadap keberlangsungan kegiatan organisasi


3. Memetakan hubungan antara pengeluaran dan sifat kebutuhan (routine/bottleneck/ leverage/critical)

4. Penentuan strategi pemaketan berdasarkan posisi barang/jasa pada kuadran SPM

UK 04

Pemaketan Pengadaan Teori Supply Demand • Definisi: keadaan kemampuan pemasok dalam memasok barang/jasa pada kuantitas tertentu dan kemampuan konsumen membeli barang/jasa tersebut dengan harga

tertentu

• Manfaat:  Mengetahui keadaan harga dan pemasok di pasar  Membantu penyusunan kebutuhan anggaran  Membantu penyusunan strategi pemaketan pengadaan


UK 04

Penyusunan Paket Pengadaan

• Prinsip dasar pemaketan pengadaan:  Efisien

•

Kriteria pemaketan pengadaan :  Komoditas  Rutinitas kebutuhan (Rutin/Tidak Rutin)

 Persaingan sehat

 Kebutuhan investasi dan operasional

 Kesatuan sistem

 Lokasi kebutuhan/lokasi pemasok

 Kualitas kemampuan teknis

 Pengembangan usaha kecil/usaha mikro/koperasi kecil  Kandungan lokal barang/jasa yang

dibutuhkan


UK 04

Penyusunan Paket Pengadaan

Mengarah/ketergantungan terhadap suatu pemasok tertentu

Laranganlarangan dalam penyusunan paket pengadaan:

Menghalangi pengusaha kecil untuk ikut serta Menghalangi penyedia jasa konsultansi badan usaha/penyedia perorangan yang berasal dari luar wilayah pekerjaan untuk ikut serta

Menghindari pelelangan/seleksi dengan cara memisah-misahkan pekerjaan yang nilai pekerjaannya dibawah batas pelelangan/seleksi Menghindari proses persetujuan oleh instansi yang lebih tinggi


UK 04

RENCANA ANGGARAN PENGADAAN BARANG/JASA


UK 04

Penyusunan Anggaran PBJ 4.1.1 Sumber data pembuatan anggaran/sumber referensi harga

Sumber Internal

Sumber Eksternal

• Data yang berasal dari dalam organisasi. Contoh: jenis barang/jasa, harga, jumlah, waktu pemesanan, masa berlaku kontrak

• Data yang berasal dari luar organisasi. • Contoh: harga, aspek yang mempengaruhi perubahan harga (inflasi, peraturan pemerintah, pergerakan harga komoditas dunia, nilai tukar uang)


UK 04

Penyusunan Anggaran PBJ 4.1.2 Identifikasi komponen pekerjaan (Work Breakdown Structure) dan komponen harga

• Identifikasi komponen pekerjaan-pekerjaan yang mendukung pencapaian sebuah kegiatan di dalam rencana organisasi. • Work Breakdown Structure: memetakan dan merinci komponen-komponen kegiatan yang bersangkutan secara mendetail untuk mencapai hasil pekerjaan.

Contoh: Work Breakdown Structure sederhana untuk pekerjaan instalasi dan pemeliharaan Genset


UK 04

Penyusunan Anggaran PBJ • Penganggaran Berbasis Kinerja: Penganggaran harga/biaya pengadaan dilakukan setelah mengetahui komponen-komponen pekerjaan Pendekatan Top Down

• Pendekatan Top Down  Pembuatan Program Kerja sesuai tujuan organisasi  Penyusun: manajemen level atas sebagai pihak yang mengetahui garis besar dan kompleksitas organisasi  Kegiatan ditentukan berdasarkan Program Kerja untuk mendukung Tujuan Organisasi dan Spend Analysis

Outcome

Kegiatan

Output

Pendekatan Bottom Up

• Pendekatan Bottom Up  Penentuan komponen, sub-komponen dan detail belanja sebagai proses pencapaian output  Penyusun: manajemen level menengah dan operasional yang mengetahui detail kebutuhan pelaksanaan  Mengidentifikasi detail belanja untuk mencapai sub komponen, komponen dan pada akhirnya terbentuknya Output Menyusun Kebutuhan dan Anggaran PBJ

Program

Komponen Sub Komponen

Detail Belanja

UK 04

Proses pencapaian output

Penyusunan Anggaran PBJ • Komponen dalam rencana penganggaran pengadaan barang/jasa: a. Biaya barang/jasa itu sendiri b. Biaya pendukung, mencakup biaya pemasangan, biaya pengangkutan, biaya pelatihan, dan lain-lain c. Biaya administrasi yang diperlukan untuk proses pengadaan, mencakup biaya pengumuman pengadaan dan biaya survei lapangan/pasar d. Biaya lainnya yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa, antara lain, biaya pendapat ahli hukum kontrak, biaya uji coba pada saat proses evaluasi dilakukan dan/atau biaya uji coba sebelum dilakukan penerimaan hasil pekerjaan. e. Biaya administrasi untuk kegiatan/pekerjaan yang akan dilaksanakan pada tahun anggaran yang akan datang namun pengadaannya dilaksanakan pada tahun anggaran berjalan harus disediakan pada tahun anggaran berjalan. f. Biaya eksternal yang dapat mempengaruhi perubahan harga yaitu tingkat inflasi, harga komoditas dunia, tingkat perbandingan mata uang, indeks harga konsumen, dan lain-lain.


UK 04

Penyusunan Anggaran PBJ Penentuan harga satuan pekerjaan/kegiatan pengadaan barang/jasa

Definisi “Harga satuan adalah biaya yang harus dikeluarkan untuk memperoleh suatu item barang/jasa”

Prinsip dapat dipertanggungjawabkan, sah, wajar. Dokumen-dokumen pendukung sebagai bukti akuntabilitas perlu dilampirkan.

Dasar penentuan harga satuan: A. Harga pasar/Standard harga. Sumber dari eksternal – harga calon-calon pemasok di pasar yang sifatnya bersaing. Verifikasi harga antar pemasok diperlukan untuk mengetahui batas kewajaran harga di pasar. B. Batas pagu anggaran. Pagu anggaran didapatkan dari harga yang ditentukan ketika pembuatan anggaran


UK 04

Penyusunan Anggaran PBJ Penyusunan Rincian Anggaran Biaya (RAB) Definisi “Rincian dari kebutuhan anggaran untuk mencapai output pengadaan barang/jasa.“

Rincian alokasi anggaran yang dibutuhkan tiap komponen/tahapan yang berisi biaya-biaya dengan mengacu pada data-data pendukung yang dapat dipertanggungjawabkan.

Komponen biaya dibagi menjadi dua (2): 1. Komponen Utama merupakan komponen pembiayaan langsung yang kebutuhannya dipengaruhi oleh total volume output yang akan dicapai. Contoh: biaya bahan baku dan biaya tenaga kerja langsung. 2. Komponen Pendukung yang dimaksud adalah biaya yang tidak berpengaruh secara langsung terhadap output. Sebagai contoh adalah biaya administrasi kantor dan biaya overhead.


UK 04

Penyusunan Anggaran PBJ Format Sederhana RAB Output Pekerjaan: ________________________

Nama Pekerjaan/Output yang diperlukan


UK 04

Persetujuan Rencana Anggaran Alur Persetujuan Anggaran Secara Konseptual


UK 04

Dokumentasi Rencana Paket PBJ • Isi rencana paket pengadaan sekurang-kurangnya mencakup: a. Lingkup pekerjaan. Menjelaskan dasar kebutuhan pengadaan barang/jasa, mengapa kebutuhan tersebut ada dan ekspektasi hasil yang dicapai dari pelaksanaan pekerjaan. b. Waktu barang/jasa diperlukan. c. Jadwal pengadaan. Kurun waktu pelaksanaan pengadaan, dimulai dari perencanaan sampai waktu efektif kontrak. d. Informasi hasil penelitian pasar. Pengetahuan mengenai keadaan di pasar dalam hal harga, pemasok, persaingan, informasi detail barang/jasa, dsb. e. Metode dan sistem pengadaan. (Penunjukan Langsung/Pemilihan Langsung/Lelang Terbatas/Lelang Umum) f. Struktur kompensasi. Struktur penyusunan nilai kontrak seperti yang telah dibahas pada penyusunan komponen pekerjaan dan komponen harga. g. Nilai anggaran dan persetujuannya. Nilai anggaran yang sudah disetujui oleh pimpinan tertinggi organisasi.


UK 04

Dokumentasi Rencana Paket PBJ

Fungsi Pengguna Institusi lebih tinggi yang berwenang (apabila diperlukan)

Fungsi pengadaan

Persetujuan Rencana Paket Pengadaan oleh:

Pelaksanaan proses pengadaan kemudian dapat dimulai berdasarkan Rencana Paket Pengadaan Barang/Jasa yang sudah disetujui oleh fungsi-fungsi terkait.

Fungsi keuangan

Fungsi teknis

Fungsi hukum


UK 04

RINGKASAN PERENCANAAN PENGADAAN

Swakelola Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah

Procure as Worship

40

Step 1

Identifikasi Kebutuhan Barang/Jasa

Step 2

Step 3

Menyusun dan menetapkan rencana penganggaran

Menetapkan Kebijakan Umum Pengadaan : 1. Pemaketan; 2. Cara Pengadaan; 3. Pengorganisasian; 4. PPDN.

Step 4 Menyusun KAK, berisi : 1. Uraian Kegiatan; 2. Waktu pelaksanaan; 3. Spek teknis; 4. Total perkiraan biaya.

Kaji Ulang Swakelola Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah

Procure as Worship

41

CARA PENGADAAN KEGIATAN PENGADAAN

KEBUTUHAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH

MELALUI SWAKELOLA

DIPERLUKAN KEGIATAN PENGADAAN

BAGAIMANA CARA PENGADAANNYA (HOW)

PERATURAN PERUNDANGAN YANG TERKAIT

RENCANA UMUM PENGADAAN

MELALUI PENYEDIA BARANG / JASA


Procure as Worship

42

MELALUI SWAKELOLA

RUP


Swakelola

Procure as Worship

1. K/L/D/I Sebagai Penanggungjawab Anggaran 2. Instansi Pemerintah Lain 3. Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola Barang :

Pekerjaan Konstruksi :

1. 2. 3. 4. 5. 6.

1. 2. 3. 4. 5.

Lelang Umum Lelang Terbatas Lelang Sederhana Penunjukan Langsung Pengadaan Langsung Kontes

Lelang Umum Lelang Terbatas Pemilihan Langsung Penunjukan Langsung Pengadaan Langsung

Jasa Lainnya :

Jasa Konsultansi:

1. 2. 3. 4. 5.

1. 2. 3. 4. 5.

Lelang Umum Lelang Sederhana Penunjukan Langsung Pengadaan Langsung Sayembara

43

Seleksi Umum Seleksi Sederhana Penunjukan Langsung Pengadaan Langsung Sayembara

SWAKELOLA Penyerahan

Pelaksanaan

Pelaporan dan Pertanggung jawaban

Pengawasan

Perencanaan Swakelola Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah

Procure as Worship

44

PERENCANAAN SWAKELOLA PENGADAAN


Procure as Worship

45

KETENTUAN UMUM Swakelola oleh K/L/D/I Penanggungjawab Anggaran: 1

a. Direncanakan, dikerjakan dan diawasi oleh K/L/D/I b. Menggunakan pegawai sendiri dan pegawai K/L/D/I lain c. Bila menggunakan tenaga ahli, tidak melebihi 50% dari keseluruhan pegawai K/L/D/I yang terlibat dalam pekerjaan Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain pelaksana swakelola:

2

a. Direncanakan dan diawasi oleh K/L/D/I

b. Pelaksanaan pekerjaan dilakukan oleh K/L/D/I lain Swakelola oleh Kelompok Masyarakat Pelaksana Swakelola: 3

a. Direncanakan, dikerjakan dan diawasi oleh kelompok masyarakat b. Sasaran ditentukan oleh K/L/D/I penanggungjawab anggaran c. Pekerjaan utama tidak boleh menggunakan subkontrak


Procure as Worship

46

KETENTUAN UMUM Swakelola oleh Instansi Penanggungjawab Anggaran MENTERI/ KEPALA DAERAH

ULP

PA/KPA

PPK

PP

PPHP

TIM SWAKELOLA

TIM PERENCANA

TIM PELAKSANA

TIM PENGAWAS


Procure as Worship

47

KETENTUAN UMUM Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain PA/KPA

PPHP

TIM PERENCANA

Nota kesepahaman

TIM PELAKSANA

PPK

TIM PENGAWAS


Procure as Worship

PIMPINAN

48

ULP/PP

KETENTUAN UMUM Swakelola oleh Kelompok Masyarakat PA/KPA

PPHP

PPK

TIM PERENCANA

PIMPINAN POKMAS

TIM PELAKSANA

TIM PENGADAAN

TIM PENGAWAS


Procure as Worship

49

49

KETENTUAN UMUM Swakelola oleh Kelompok Masyarakat 1. Pelaksanaan pengadaan barang/jasa hanya diserahkan kepada kelompok masyarakat pelaksana swakelola yang mampu melaksanakan pekerjaan; 2. Pengadaan pekerjaan konstruksi hanya dapat berbentuk rehabilitasi, renovasi dan konstruksi sederhana; 3. Konstruksi bangunan baru yang tidak sederhana, dibangun oleh Penanggung Jawab Anggaran untuk selanjutnya diserahkan kepada kelompok masyarakat


Procure as Worship

50

TAHAPAN PERENCANAAN Swakelola oleh Penanggungjawab Anggaran K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara swakelola

Pembentukan Tim Swakelola

Penyusunan Rincian KAK Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan Pembuatan Rincian Biaya Pekerjaan

Tim Perencana

Pembuatan Gambar Rencana Kerja dan Teknis (jika diperlukan)

Tim Pelaksana Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja/Bahan/Alat dll Mengusulkan pembentukan ULP/Pejabat Pengadaan kepada PA/KPA (jika belum dibentuk pada tahap penyusunan RUP)

Tim Pengawas


Procure as Worship

51

51

TAHAPAN PERENCANAAN Swakelola oleh Instansi Pemerintah Lain K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara swakelola

Penawaran tertulis dan Pembuatan MoU dengan Instansi Pemerintah Lain

Penyusunan Rincian KAK

Tim Perencana di K/L/D/I Penanggung jawab Anggaran

Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan Pembuatan Rincian Biaya Pekerjaan Pembuatan Gambar Rencana Kerja dan Teknis (jika diperlukan)

Tim Pelaksana Instansi Pemerintah Lain

Pembentukan Tim Swakelola

Kontrak dengan Tim Pelaksana

Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja/Bahan/Alat dll

Tim Pengawas di K/L/D/I Penanggung jawab Anggaran

Mengusulkan pembentukan ULP/Pejabat Pengadaan di instansi pemerintah lain (jika belum dibentuk pada tahap penyusunan RUP)


Procure as Worship

52

52

TAHAPAN PERENCANAAN Swakelola oleh Kelompok Masyarakat K/L/D/I menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara swakelola

Penetapan Kelompok Masyarakat sebagai Tim Pelaksana Swakelola

Penyusunan Rincian KAK Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan

Tim Perencana pada Pokmas

Pembuatan Rincian Biaya Pekerjaan

Tim Pelaksana pada Pokmas

Pembuatan Gambar Rencana Kerja dan Teknis (jika diperlukan)

Kontrak dengan Ketua Pokmas

Pembentukan Tim Swakelola oleh Pokmas

Rencana Pengadaan dan Kebutuhan Tenaga Kerja/Bahan/Alat dll

Tim Pengawas pada Pokmas

Pembentukan Tim Pengadaan


Procure as Worship

53

KONTRAK PADA SWAKELOLA  PPK mengadakan kontrak dengan pelaksana swakelola pada instansi pemerintah lain, atau dengan pelaksana swakelola dengan kelompok masyarakat  Kontrak swakelola paling kurang berisi: 1. Para pihak;

2. Pokok pekerjaan yang diswakelolakan 3. Nilai pekerjaan yang diswakelolakan 4. Jangka waktu pelaksanaan; dan 5. Hak dan kewajiban para pihak.


Procure as Worship

54

TAHAPAN PERENCANAAN Kegiatan perencanaan Swakelola meliputi: a. penetapan sasaran, rencana kegiatan dan jadwal pelaksanaan; b. penyusunan jadwal pelaksanaan dengan mempertimbangkan waktu yang cukup bagi pelaksanaan pekerjaan/kegiatan; c. perencanaan teknis dan penyiapan metode pelaksanaan yang tepat agar diperoleh rencana keperluan tenaga, bahan dan peralatan yang sesuai; d. penyusunan rencana keperluan tenaga, bahan dan peralatan secara rinci serta dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan dan/atau rencana kerja harian; dan e. penyusunan rencana total biaya secara rinci dalam rencana biaya bulanan dan/atau biaya mingguan yang tidak melampaui Pagu Anggaran yang telah ditetapkan dalam dokumen anggaran.


Procure as Worship

55

55

TAHAPAN PELAKSANAAN (1) 1. Pekerjaan dilaksanakan mengacu pada: • Rincian Kerangka Acuan Kerja (KAK)

• Kontrak/MoU untuk swakelola yang dilakukan oleh instansi pemerintah lain pelaksana swakelola dan kelompok masyarakat.

2. Pengadaan barang, peralatan, jasa lainnya, dan/atau tenaga ahli perseorangan dilakukan oleh: • ULP/Pejabat Pengadaan pada instansi Penanggungjawab Anggaran atau intansi pemerintah lain pelaksana swakelola • Tim Pengadaan untuk swakelola kelompok masyarakat (dengan memperhatikan prinsip dan etika pengadaan).

3. Pembayaran dilakukan secara berkala.


Procure as Worship

56

56

TAHAPAN PELAKSANAAN (2) 4. Pencairan dana swakelola oleh kelompok masyarakat

disalurkan langsung kepada kelompok masyarakat tersebut, dengan tahapan: • 40% total dana apabila kelompok masyarakat telah siap • 30% total dana apabila pekerjaan selesai 30% • 30% total dana apabila pekerjaan selesai 60%. 5. pembayaran upah tenaga kerja yang diperlukan dilakukan secara berkala berdasarkan daftar hadir pekerja atau dengan cara upah borongan. 6. pembayaran gaji tenaga ahli yang diperlukan dilakukan berdasarkan Kontrak. Swakelola Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah

Procure as Worship

57

57

TAHAPAN PELAKSANAAN (3) 7. Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang menggunakan Uang Persediaan (UP)/ Uang Muka kerja dipertanggungjawabkan secara berkala maksimal secara bulanan. 8. Kemajuan fisik dicatat setiap hari dan dievaluasi setiap minggu. 9. Kemajuan non fisik atau perangkat lunak dicatat dan dievaluasi setiap bulan. 10. Pengawasan pekerjaan fisik di lapangan dilakukan oleh pelaksana yang ditunjuk oleh PPK. 11. Membuat laporan kemajuan pekerjaan dan dokumentasi. 12. Membuat laporan realisasi pekerjaan. 13. Melaksanakan penyerahan hasil pekerjaan.


Procure as Worship

58

58


Barang :

Pekerjaan Konstruksi :

1. 2. 3. 4. 5. 6.

1. 2. 3. 4. 5.

Lelang Umum Lelang Terbatas Lelang Sederhana Penunjukan Langsung Pengadaan Langsung Kontes

Lelang Umum Lelang Terbatas Pemilihan Langsung Penunjukan Langsung Pengadaan Langsung

Jasa Lainnya :

Jasa Konsultansi:

1. 2. 3. 4. 5.

1. 2. 3. 4. 5.

Lelang Umum Lelang Sederhana Penunjukan Langsung Pengadaan Langsung Sayembara

Seleksi Umum Seleksi Sederhana Penunjukan Langsung Pengadaan Langsung Sayembara


Procure as Worship

59

59

PELAKSANAAN PENGADAAN MELALUI E-PROCUREMENT

E-Procurement*

E-Tendering

E-Purchasing

Katalog Elektronik E-Lelang & ESeleksi

E-Lelang Cepat & E-Seleksi Cepat


Procure as Worship

60

60

PEMILIHAN PENYEDIA Pelelangan Umum E-Lelang Pelelangan Sederhana/PML E-Tendering Seleksi Umum Elektronik

E-Seleksi Seleksi Sederhana E-Purchasing

E-Calagoue

Pemilihan Penunjukan Langsung

Non Elektronik

Pengadaan Langsung Sayembara/ Kontes


Procure as Worship

61

TAHAPAN PENGAWASAN (1) Pengawasan dilakukan oleh Tim Pengawas untuk mengawasi pekerjaan mulai dari persiapan sampai akhir pelaksanaan pekerjaan swakelola, meliputi : 1) 2)

Pengawasan administrasi yang dilakukan terhadap dokumentasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan; Pengawasan teknis terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan untuk mengetahui realisasi fisik pekerjaan lapangan meliputi: a. Pengawasan terhadap bahan meliputi pengadaan, pemakaian dan sisa bahan; b. Pengawasan terhadap penggunaan peralatan/suku cadang untuk menghindari tumpang tindih pemakaian di lapangan; dan c. Pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja/ahli agar pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan yang direncanakan.


Procure as Worship

62

62

TAHAPAN PENGAWASAN (2) 3) Pengawasan Keuangan yang mencakup cara pembayaran serta efisiensi dan efektifitas penggunaan keuangan; dan 4) Apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK harus segera mengambil tindakan.


Procure as Worship

63

63

TAHAPAN EVALUASI 1) Tim Pengawas melakukan evaluasi setiap minggu terhadap pelaksanaan pekerjaan yang meliputi: a) Pengadaan dan penggunaan bahan; b) Pengadaan dan penggunaan tenaga kerja/ahli; c) Pengadaan dan penggunaan peralatan/suku cadang; d) Realisasi keuangan dan biaya yang diperlukan; e) Pelaksanaan fisik; dan/atau f) Hasil kerja setiap jenis pekerjaan. 2) Dari hasil evaluasi tersebut, Tim Pengawas memberikan masukan dan rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan Swakelola selanjutnya.


Procure as Worship

64

64

TAHAPAN PENGAWASAN & EVALUASI • Apabila dari hasil pengawasan ditemukan penyimpangan, PPK harus segera mengambil tindakan • Dari hasil evaluasi tersebut, Tim Pengawas memberikan masukan dan rekomendasi untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan pekerjaan swakelola selanjutnya


Procure as Worship

65

65


UK 04

JASA PEMERINTAH. Disampaikan oleh : Dr. H. FAHRURRAZI, M.Si

Recommend Documents