JAARVERSLAGEN BBM 2012 COMMISSIE VAN ADVIES VOOR BEZWAARSCHRIFTEN EN KLACHTEN COMMISSIE VOOR ADMINISTRATIEVE GESCHILLEN MEDIATIONLOKET

JAARVERSLAGEN BBM 2012

COMMISSIE VAN ADVIES VOOR BEZWAARSCHRIFTEN EN KLACHTEN

COMMISSIE VOOR ADMINISTRATIEVE GESCHILLEN

MEDIATIONLOKET

VERTROUWENSPERSOON MELDING MISSTANDEN

Provincie Gelderland Afdeling Juridische Zaken & Inkoop, Team Bezwaar, Beroep en Mediation maart 2013

Inhoud Jaarverslag 2012 Commissie van Advies voor Bezwaarschriften en Klachten

5

1

Inleiding

7

2

Samenstelling Commissie en secretariaat

8

3

Samenvatting

9

4

Bezwaarschriften: aantallen en onderwerp

11

5

Klachten: aantallen

14

6

Adviezen: aantallen en dicta

15

7

Beslissingen op bezwaar en op klachten

17

8

Termijn van afhandeling

19

9

Overige bevindingen en aanbevelingen

21

10

Rechterlijke uitspraken 2012

23

11

Vooruitblik 2013

28

Jaarverslag 2012 Commissie voor Administratieve Geschillen

31

1

Inleiding

33

2


34

3

Samenvatting

34

4

Beroepen en behandeling ter zitting en beslissingen

35

5

Duur van de behandeling

36

6

Vervolgprocedures

36

Jaarverslag 2012 Mediationloket

37

1

Inleiding

39

2

Samenstelling Mediationloket

39

3

Bemiddelingen en Mediations

39

4

Trainingen

40

5

Externe contacten

40

6

Cijfers totaal

41

Jaarverslag 2012 Vertrouwenspersoon melding misstanden

43

1

Inleiding

45

2

Vertrouwenspersonen melding misstanden

45

3

Meldingen

45

4

Ontwikkelingen

46

3

4

JAARVERSLAG 2012 COMMISSIE VAN ADVIES VOOR BEZWAARSCHRIFTEN EN KLACHTEN

Vastgesteld d.d. 15 maart 2013 5

6

Commissie van Advies voor Bezwaarschriften en Klachten

1

Inleiding

Op grond van artikel 20 van de Verordening bezwaar- en klachtbehandeling Gelderland 2009, brengt de Commissie van Advies voor Bezwaarschriften en Klachten hierbij verslag uit van haar werkzaamheden in het jaar 2012. Het betreft de werkzaamheden van Kamers 1 tot en met 4, belast met de behandeling van externe bezwaarschriften en schriftelijke klachten, en van de Kamer voor personeelsaangelegenheden, belast met de behandeling van personeelsbezwaarschriften en schriftelijke klachten van personeelsleden. Deze laatste categorie klachten enkel voor zover deze niet moeten worden behandeld met toepassing van de Klachtenregeling intimidatie provincie Gelderland dan wel de Procedureregeling melding misstand provincies. De Commissie is een onafhankelijke, externe commissie die bezwaarden of klagers en andere belanghebbenden hoort en de provinciale bestuursorganen adviseert over bezwaarschriften tegen door hen genomen besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en over schriftelijke klachten tegen gedragingen van (ambtenaren van) provinciale bestuursorganen. De provincie wil bevorderen dat ingediende bezwaren zo veel mogelijk op alternatieve, informele, wijze worden opgelost. In eerste instantie heeft dit plaatsgevonden via het project Mediation. Na succesvolle afronding van dit project heeft deze werkwijze definitief gestalte gekregen en is het Mediationloket toegevoegd aan het team, belast met de behandeling van bezwaar, klachten en administratief beroep. Voor wat betreft klachten, is het uitgangspunt van de Awb dat klachten snel en informeel worden opgelost. Het doel is om waar mogelijk in overleg met de klager een oplossing te vinden. In de overgrote meerderheid van de gevallen kan de klacht snel en informeel worden opgelost. Pas als dat niet mogelijk is, komt de Commissie van Advies voor Bezwaarschriften en Klachten in beeld.

7


2


In het jaar 2012 is de samenstelling van de Commissie gewijzigd. Tot nieuwe leden van de Commissie zijn per 1 januari 2012 benoemd mevrouw Van der Haar en de heer De Jong. Zij voorzien in de vacatures die zijn ontstaan door het aftreden van mevrouw Sellmeijer-Groen en de heer Boesveld per diezelfde datum. In de loop van het jaar 2012 is de heer Strop (voorzitter Kamer voor personeelsaangelegenheden) afgetreden. De Commissie is op 31 december 2012 als volgt samengesteld: Kamers 1 t/m 4: voorzitter plv. voorzitters:

mr. W.E.M. Klostermann (Kamer 1) mw. mr. drs. M.M.H.J. Vroemen (Kamer 2) mw. mr. drs. A.M.C.C. Grapperhaus-Vos (Kamer 3) mr. G.A.A.M. Boot (Kamer 4) leden (Kamers 1 t/m 4) mr. G.A.A.M. Boot mr. H.M.P. Cappelle mw. mr. M.C. van der Haar dhr. R.J.H.M. Huisman mr. E.T. de Jong mr. F.P.J.M. Otten mr. drs. J.J.J. Sillen Kamer voor personeelsaangelegenheden: 1 voorzitter vacature (inmiddels opgevuld) plv. voorzitter: mw. mr. drs. M.M.H.J. Vroemen leden dhr. Th. van Koningsbruggen (werknemerslid) mr. A.A.J. Schuurmans (werkgeverslid) plv. leden dhr. J. Grobben (werknemerslid) mw. mr. drs. A.M.C.C. Grapperhaus-Vos (werkgeverslid) Het secretariaat, ondergebracht bij het team Bezwaar, Beroep en Mediation (BBM) van de afdeling Juridische zaken en Inkoop, is op 31 december 2012 als volgt samengesteld: teamleider: mw. mr. E.T. Bosman secretarissen: mr. A.J. van der Beek mw. mr. drs. H.H.Jongepier-Petersen mr. R.J. Rigterink mw. mr. D.V. Visser-van Rooij procesbewaking: mw. C.P. van der Heijden-Hendriks mw. S. Muhumed Hussein (stagiaire) mw. S. Ozcelik

1 De eerste helft van 2012 is de heer Strop nog voorzitter geweest. Pas met ingang van 1 januari 2013 is de ontstane vacature opgevuld door de heer Abbing. De 2e helft van 2012 heeft mevrouw Vroemen als plv. voorzitter het voorzitterschap vervuld.

8


3

Samenvatting

1.

De werkvoorraad (gecorrigeerd) per 1 januari 2012 bestond uit 72 bezwaarschriften (52 externe en 20 personeelsbezwaarschriften) en 3 klachten.

2.

In 2012 zijn 213 bezwaarschriften ontvangen. Het betrof 190 externe bezwaarschriften en 23 personeelsbezwaarschriften. In 2012 zijn 23 schriftelijke klachten ontvangen. Het betroffen externe klachten. Er zijn geen personeelsklachten ontvangen

3.

In 2012 zijn 76 externe bezwaarschriften en 24 personeelsbezwaarschriften ingetrokken. Bijna alle intrekkingen zijn het directe resultaat van enige vorm van bemiddeling of Mediation. In totaal zijn 100 bezwaarschriften ingetrokken en zijn er 213 bezwaarschriften ontvangen. Het intrekkingspercentage voor 2012 komt hiermee op 47%. Het streefpercentage van intrekkingen, gekoppeld aan bemiddeling/Mediation is 45%. Omdat bijna alle intrekkingen het gevolg zijn van bemiddeling/Mediation, kan worden geconcludeerd dat het streefpercentage gehaald is. Van de intrekkingen zijn er 25 het gevolg van een tussentijdse herziening/herroeping van het bestreden besluit. Het betreft 19 externe en 6 personeelsbezwaarschriften. In het jaar 2012 zijn 7 klachten op informele wijze afgehandeld.

4.

In 2012 zijn er geen bezwaarschriften doorgezonden. Er zijn 2 klachten doorgezonden. In het verslagjaar heeft niemand een verzoek ingediend als bedoeld in artikel 7:1a Algemene wet bestuursrecht om de bezwarenprocedure over te slaan.

5.

In 2012 heeft de Commissie 74 adviezen uitgebracht, die betrekking hadden op 128 bezwaarschriften. Het betrof 123 externe bezwaarschriften en 5 personeels-bezwaarschriften. De Commissie heeft 14 rapporten van bevindingen (advies betreffende een klacht) uitgebracht.

6.

In 2012 zijn in totaal 127 bezwaarschriften afgedaan door middel van een beslissing op bezwaar. Het betreft 116 externe bezwaarschriften en 11 personeelsbezwaarschriften. In 2012 zijn 14 beslissingen op klacht genomen na advies van de Commissie.

7.

Gedeputeerde Staten hebben naar aanleiding van 11 externe bezwaarschriften en 1 personeelsbezwaarschrift het bestreden besluit herroepen, allen conform het advies van de Commissie.

8.

Bij personeelsbezwaarschriften zijn Gedeputeerde Staten in 2012 niet afgeweken van het advies van de Kamer voor personeelsaangelegenheden. In externe zaken zijn Gedeputeerde Staten in 1 geval afgeweken van het advies van de Commissie. Bij klachten zijn Gedeputeerde Staten in 1 geval afgeweken van het advies van de Commissie.

9


9.

In 2012 zijn van de in totaal 285 te behandelen externe en personeelsbezwaarschriften 227 bezwaarschriften (159 zaken) afgedaan door middel van intrekking of een beslissing op bezwaar. Van de in totaal 26 te behandelen klachten zijn 14 klachten afgedaan door middel van doorzending, informele afdoening of een beslissing op de klacht.

10. Van de 159 bezwarenzaken is 98% tijdig afgedaan (156 zaken; 222 bezwaarschriften) en 2% niet tijdig (3 zaken; 5 bezwaarschriften). De bestuurlijke afspraak van 80% tijdige afdoening van bezwaarschriften is hiermee ruimschoots gehaald. Van de 14 klachtenzaken zijn er 10 tijdig en 4 niet tijdig afgedaan. 11. De oorzaak voor overschrijding van de wettelijke termijn bij bezwarenzaken is gelegen in de fase nadat het advies is uitgebracht (bob-fase). De overschrijding van de wettelijke termijn bij klachtenzaken komt doordat de zittingen in de betreffende gevallen te kort op de wettelijke eindtermijn waren gepland ( 6 in plaats van 7 weken). 12. In 2012 zijn 16 definitieve rechterlijke uitspraken gedaan in beroepen, gericht tegen beslissingen op bezwaar. In 81% van deze zaken is de beslissing op bezwaar in stand gebleven. 13. De werkvoorraad per 1 januari 2013 is 58 bezwaarschriften (50 externe en 8 personeelsbezwaarschriften) en 3 (externe) klachten. 14. De Commissie is in het algemeen tevreden over de kwaliteit van het schriftelijk commentaar (verweerschrift), de stukken en de vertegenwoordiging van Gedeputeerde Staten ter zitting. Soms mist de Commissie in dossiers zaken als (duidelijk) foto- en/of kaartmateriaal, achtergrondstukken of een goede juridische uitdieping van de zaak in het schriftelijk commentaar. Verder verzoekt de Commissie in het schriftelijk commentaar in voorkomend geval beter uiteen te zetten waarom Gedeputeerde Staten kiezen voor het vasthouden aan het bestreden besluit. 15. Uit het Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) is onder meer gebleken dat er bij externe klanten behoefte bestaat aan een betere wachtruimte bij de zittingszaal (HdP). In 2013 zal de Commissie met een andere zittingszaal werken (niet in het HdP) om te kijken of die voldoet aan de behoefte aan een meer aantrekkelijke wachtruimte. Het KTO wordt in 2013 uitgebreid naar ingetrokken bezwaarschriften. 16. De Commissie verwacht in 2013 een toename van externe bezwaarschriften op het gebied van de Jeugdzorg in verband met de komende overheveling van taken van provincies naar gemeenten. Verder verwacht de Commissie een toename van personeelsbezwaarschriften in verband met de overheveling van taken (mandaat) naar de RUD’s. De Commissie voorziet in 2013 opstartproblemen en meer termijnoverschrijdingen bij de behandeling van bezwaarschriften, gericht tegen besluiten die de RUD’s namens Gedeputeerde Staten nemen.

10


4

Bezwaarschriften: aantallen en onderwerp

Ontvangen bezwaarschriften In het jaar 2012 zijn 213 bezwaarschriften ontvangen. Het betrof 190 externe bezwaarschriften en 23 personeelsbezwaarschriften. De verdeling per onderwerp van de in 2012 ontvangen bezwaarschriften is als volgt: ingekom en bezw aarschriften 2012

P-bezwaren (23) subsidies (50) Wabo (44) Nbw/Ffw (7) Wbb (14) Wob (14) wegen (50) overig (11)

Werkvoorraad uit voorgaande jaren De werkvoorraad (gecorrigeerd) per 1 januari 2012 betrof 52 externe bezwaarschriften en 20 personeelsbezwaarschriften, dus een totale werkvoorraad van 72 bezwaarschriften.

Vergelijking met voorgaande jaren

2012

2011

2010

2009

190

184

208

339

52

91

145

134

ingekomen

23

32

142

56

werkvoorraad

20

78

35

22

213

216

350

395

72

169

180

156

ingekomen bezwaarschriften en werkvoorraad externe bezwaarschriften ingekomen werkvoorraad personeelsbezwaarschriften

Totaal ingekomen werkvoorraad

11


Bemiddelingen en intrekkingen De regie voor de informele geschillenbeslechting ligt bij het team BBM. Voorafgaand aan de formele behandeling van de bezwaarschriften wordt in het grootste deel van de ingekomen bezwaarschriften gebeld met de bezwaarmaker(s) en de behandelende vakafdelingen. Dit contact leidt in veel gevallen tot een alternatieve, informele wijze van conflictoplossing. Hieronder wordt verstaan: bemiddeling in de breedste zin van het woord. Behalve bemiddelingsgesprekken en formele Mediations zijn er andere vormen van bemiddeling. Hierbij kan worden gedacht aan een (telefoon)gesprek ter uitleg van het genomen besluit of aan een tussentijdse aanpassing of intrekking van het bestreden besluit. Met betrekking tot arbeidsconflicten hebben Gedeputeerde Staten (hierna: GS) uitgesproken deze bij voorkeur via bemiddeling tot een oplossing te brengen. Indien een bezwaarschrift via bemiddeling naar tevredenheid van de bezwaarmaker is afgedaan, is de zaak op grond van de Awb pas afgedaan wanneer het bezwaarschrift formeel is ingetrokken. In het jaar 2012 zijn 76 externe bezwaarschriften en 24 personeelsbezwaarschriften ingetrokken. Bijna alle intrekkingen zijn het directe resultaat van bemiddeling. In totaal zijn 100 bezwaarschriften ingetrokken en zijn er 213 bezwaarschriften ontvangen. Het intrekkingspercentage voor 2012 komt hiermee op 47 %. Het streefpercentage van intrekkingen, gekoppeld aan bemiddeling is 45%. Omdat bijna alle intrekkingen het gevolg zijn van bemiddelingen, kan worden geconcludeerd dat het streefpercentage gehaald is. Overigens zijn 25 intrekkingen het gevolg van een tussentijdse herziening/herroeping van het bestreden besluit, omdat het besluit bij nader inzien niet (geheel) juist bleek te zijn. Het betreft 19 externe en 6 personeelsbezwaarschriften. De verdeling per onderwerp van de in 2012 ingetrokken bezwaarschriften is als volgt: ingetrokken bezw aarschriften 2012


12


Doorzendingen Er zijn in 2012 geen bezwaarschriften direct doorgezonden. In het verslagjaar heeft niemand een verzoek ingediend als bedoeld in artikel 7:1a Algemene wet bestuursrecht om de bezwarenprocedure over te slaan.



2012

2011

2010

2009

76

96

105

139

0

6

23

6

24

59

65

29

0

0

1

1

ingetrokken en doorgezonden bezwaarschriften externe bezwaarschriften ingetrokken doorgezonden (direct; zonder advies) personeelsbezwaarschriften ingetrokken doorgezonden (direct; zonder advies)

Verder te behandelen bezwaarschriften


2012

2011

2010

2009

Overzicht te behandelen bezwaarschriften externe en personeelszaken ingekomen bezwaarschriften werkvoorraad

213 72 +

216

350

395

169 +

180 +

156 +

totaal

285

385

530

551

ingetrokken

100

155

170

168

doorgezonden verder te behandelen

0 185

6 224

24 336

7 376

13


5

Klachten: aantallen

Ontvangen klachten In het jaar 2012 zijn 23 schriftelijke klachten ontvangen, alle van externe klagers. Er zijn geen (reguliere) personeelsklachten ontvangen.

Klachten naar onderwerp

2012

geen/inadequate reactie op brieven (incl. inspraak/zienswijze)

11

wegen (o.a. wegafsluiting/verkeersonveiligheid)

1

bejegening

4

overig

7+ 23

TOTAAL

Werkvoorraad De werkvoorraad per 1 januari 2012 betrof 3 klachten. Informele afdoening In tegenstelling tot bezwaarschriften kan een klacht geheel op informele wijze (dus buiten de Commissie om) worden afgedaan zonder dat nog een formele intrekking van de klacht plaats hoeft te vinden. In het jaar 2012 zijn 7 klachten op informele wijze afgehandeld. Doorzendingen In 2012 zijn 2 klachten doorgezonden. Verder te behandelen klachten


2012

2011

2010

Overzicht te behandelen klachten ingekomen schriftelijke klachten werkvoorraad totaal

23 3 +

12 4 +

14 0 +

26

16

14

informeel afgehandeld

7

7

7

doorgezonden

2 -

1 -

1 -

8

6

verder te behandelen

17

14


6

Adviezen: aantallen en dicta

A

BEZWAARSCHRIFTEN

De Commissie heeft in het verslagjaar 74 adviezen uitgebracht, die betrekking hadden op 128 bezwaarschriften. Het betrof 123 externe bezwaarschriften en 5 personeelsbezwaarschriften.


2012

2011

2010

2009

69

71

98

95

123

118

138

183

adviezen

5

25

25

13

‘beadviseerde’ bezwaarschriften

5

25

26

13

adviezen

74

96

123

108

‘beadviseerde’ bezwaarschriften

128

143

164

196

uitgebrachte adviezen externe bezwaarschriften adviezen ‘beadviseerde’ bezwaarschriften personeelsbezwaarschriften

Totaal

De verdeling van het aantal uitgebrachte adviezen (74) per onderwerp is als volgt: uitgebrachte adviezen 2012


15

Commissie van Advies voor Bezwaarschriften en Klachten Per bezwaarschrift heeft de Commissie in 2012 als volgt geadviseerd:

Overzicht dicta adviezen per bezwaarschrift en vergelijking met voorgaande jaren

2012

2011

2010

2009

niet-ontvankelijk

20

36

20

78

ongegrond

69

54

50

38

gegrond (herstelbaar, zoals motiveringsgebrek)

17

17

23

25

gegrond (besluit herroepen)

16

10

45

23

geen dictum (bijv. alsnog doorzenden)

1 + 123

1 + 118

0 + 138

19 + 183

niet-ontvankelijk

1

0

1

2

ongegrond

3

3

2

7

gegrond (herstelbaar, zoals motiveringsgebrek)

0

16

16

2

gegrond (besluit herroepen)

1 +

TOTAAL

5

externe bezwaarschriften

TOTAAL personeelsbezwaarschriften

B

6 +

7 +

25

2 +

26

13

KLACHTEN

De Commissie heeft in het verslagjaar 14 rapporten van bevindingen (advies) uitgebracht.


2012

2011

2010

2009

uitgebrachte rapporten van bevindingen externe klachten

14

6

1

n.v.t.

reguliere personeelsklachten

0

0

0

n.v.t.

2

Per klacht heeft de Commissie in 2012 als volgt geadviseerd:

Overzicht dicta per klacht 2012 externe klachten niet in behandeling nemen

0

ongegrond

8

(deels) gegrond TOTAAL

2

6 14

+

Pas met ingang van 1 oktober 2009 is advisering over klachten deel uit gaan maken van het takenpakket van de Commissie.

16


7

Beslissingen op bezwaar en op klachten

A

BEZWAARSCHRIFTEN

In het jaar 2012 zijn in totaal 127 bezwaarschriften afgedaan door middel van een beslissing op bezwaar. Het betreft 116 externe bezwaarschriften en 11 personeelsbezwaarschriften.

beslissingen op bezwaarschriften (b.o.b.) Vergelijking met voorgaande jaren

2012

2011

2010

2009

116 11

123 31

143 23

164 12

aantal afgedane bezwaarschriften via b.o.b. externe bezwaarschriften personeelsbezwaarschriften

De verdeling van deze middels een b.o.b. afgedane bezwaarschriften (127) per onderwerp is als volgt:

beslissingen op bezw aar 2012


Herroepingen externe zaken (conform het advies van de Commissie) GS hebben naar aanleiding van 11 bezwaarschriften het bestreden besluiten herroepen. Het betrof 6 zaken. Al deze herroeppingen zijn conform het advies van de Commissie. Van deze zaken hadden er 3 betrekking op de Wabo (8 bezwaarschriften). 3 In 2 gevallen betrof het een omgevingsvergunning. In 1 van deze zaken (2 bezwaarschriften) trokken GS in de beslissing op bezwaar een verleende omgevingsvergunning beperkte milieutoets in. 4 In de andere zaak (5 bezwaarschriften) wijzigden GS bij de in de beslissing op bezwaar de aan de vergunning verbonden voorschriften en een inrichtingsschets. 3 4

2011-010083. 2011-009287.

17


De derde Wabo-zaak betrof een last onder dwangsom. GS trokken in de beslissing op bezwaar een deel van de opgelegde lasten in. 5

GS hebben in een Wbb-handhavingszaak in de beslissing op bezwaar de opgelegde last ingetrokken, omdat de Wbb bij nader inzien niet van toepassing bleek en GS daarom niet het bevoegde gezag bleken te zijn. Een andere zaak betrof een geweigerde ontheffing voor het plaatsen van borden (Wegenverordening). In de beslissing op bezwaar hebben GS het bestreden besluit herroepen, omdat geen sprake bleek van 6 een herhaalde aanvraag. Zij hebben de aanvraag alsnog inhoudelijk getoetst en afgewezen . De laatste herroeping betrof een verzoek om planschade. In de beslissing op bezwaar hebben GS het 7 besluit ingetrokken en de aanvraag doorgezonden aan het juiste bevoegde gezag (gemeente) . Herroepingen personeelszaken (conform advies) GS hebben naar aanleiding van 1 personeelsbezwaarschrift het bestreden besluiten herroepen. Het betrof een beoordeling en het daarop gebaseerde beloningsbesluit. Contraire beslissingen externe bezwaren 8 In 1 geval hebben GS in afwijking van het advies van de Commissie besloten . Het betrof een handhavingszaak (Wabo). De Commissie adviseerde het bezwaar gegrond te verklaren en een nieuw besluit te nemen op het gedoogverzoek van het bedrijf en het handhavingsverzoek van omwonenden. GS hebben in de beslissing op bezwaar de bezwaren conform advies gegrond verklaard, maar er voor gekozen om het bestreden besluit in gewijzigde vorm in stand te laten. De gewijzigde vorm betrof de motivering van het besluit, de duur van de werking van het besluit en de toevoeging van een extra gedoogvoorwaarde. De Commissie constateert dat de aanpassingen (behoudens de motivering) feitelijk een (gedeeltelijke) herroepping van het bestreden besluit inhouden. Contraire beslissingen personeelszaken GS zijn bij personeelszaken in geen enkel geval afgeweken van het advies van de Kamer voor personeelsaangelegenheden. B

KLACHTEN

In 2012 zijn 14 beslissingen op een klacht genomen waarbij de Commissie advies heeft uitgebracht. 9 In 1 geval is besloten in afwijking van het advies van de Commissie. De Commissie adviseerde de klacht gegrond te verklaren. GS besloten de klacht ongegrond te verklaren. Naar aanleiding van 2 beslissingen op een klacht hebben klagers de Nationale Ombudsman in 2012 10 verzocht een onderzoek in te stellen. In beide gevallen heeft de Nationale Ombudsman besloten geen onderzoek in te stellen, omdat GS kon worden gevolgd in hun standpunt.

5 6 7 8 9 10

2012-002449. 2012-008788. 2012-007846. 2011-006374. 2006-007471. 2011-019144/2011-020084 + 2012-001434.

18


8

Termijn van afhandeling

A

BEZWAARSCHRIFTEN

Inleiding Bestuurlijk is de afspraak gemaakt dat 80% van de bezwaarschriften in het jaar 2012 tijdig moet worden afgedaan (door beslissing op bezwaar, intrekking of doorzending). Soms is sprake van meerdere bezwaarschriften, gericht tegen 1 besluit. In dit soort gevallen is het vaak lastiger om de bezwaren af te doen binnen de wettelijke termijn. Om die reden wordt sinds een aantal jaren uitgegaan van afdoening per zaak en niet per bezwaarschrift voor de berekening van de afhandelingstermijn en de percentages. Zodoende drukken de zaken waarbij meer dan 1 bezwaarde betrokken is, niet onevenredig zwaar op de cijfers. Tijdigheid intrekkingen In totaal zijn er in het verslagjaar 100 bezwaarschriften ingetrokken. Het betreft 90 zaken. De intrekkingen hebben in 99% van de zaken binnen de wettelijke termijn plaats gevonden (89 zaken; 99 bezwaarschriften). Tijdigheid doorzendingen In 2012 hebben geen reguliere doorzendingen plaatsgevonden. Tijdigheid beslissingen op bezwaar In totaal zijn er in het verslagjaar 69 zaken (127 bezwaarschriften) afgedaan door middel van een beslissing op bezwaar. Van deze zaken zijn er in totaal 97% tijdig afgedaan (67 zaken; 123 bezwaarschriften) en 3% niet tijdig (2 zaken; 4 bezwaarschriften). Ter vergelijking: in 2011 werd 79% tijdig afgedaan middels een b.o.b. In 2010 was dit percentage 62% en in 2009 was dit 53%. In 2008 werd maar 27% van de zaken tijdig afgedaan door middel van een beslissing op bezwaar.

termijnen afdoening zaken middels b.o.b. Vergelijking met voorgaande jaren

2012

2011

2010

2009

percentage afgedane zaken binnen termijn buiten termijn

97% 3%

79% 21%

62% 38%

53% 47%

Tijdigheid TOTAAL In totaal zijn in het verslagjaar 159 zaken afgedaan door middel van doorzending, intrekking of beslissing op bezwaar (227 bezwaarschriften). Van deze zaken zijn er in totaal 98% tijdig (156 zaken; 222 bezwaarschriften) en 2% niet tijdig (3 zaken; 5 bezwaarschriften) afgedaan. Net zoals in 2011 is het percentage tijdigheid berekend per bezwaarschrift gelijk aan dat van tijdigheid per zaak. In de jaren daarvoor is hier nooit sprake van geweest.

19


Oorzaken voor de toename van de tijdigheid Oorzaken voor de toename van de tijdigheid zijn: de regie/termijnbewaking door BBM bij de beslissingen op bezwaar (sinds 1 juni 2008), in combinatie met de verruiming van de wettelijke termijn (per oktober 2009). Sinds oktober 2009 is de wettelijke termijn voor de afdoening van bezwaarschriften 18 weken (12 weken en 6 weken verdaging). termijnen afdoening zaken TOTAAL Vergelijking met voorgaande jaren

2012

2011

2010

2009

percentage afgedane zaken binnen termijn buiten termijn

98% 2%

88% 12%

82% 18%

73% 27%

Termijnoverschrijdingen Gelet op het ruimte percentage voor tijdige afdoening, wordt in dit jaarverslag geen uitgebreide analyse gemaakt van de oorzaken voor de termijnoverschrijding. Bij de analyse van de zaken die door middel van een beslissing op bezwaar zijn afgedaan, zijn 3 fasen te onderscheiden: de fase tot de hoorzitting, de fase tussen hoorzitting en advies en de fase vanaf advies tot de beslissing op bezwaar (de bob-fase). De termijnoverschrijding betrof slechts 3 zaken (5 bezwaarschriften). De te late afdoening vinden in al deze gevallen hun oorzaak in de bob-fase (inclusief de te late intrekking). B

KLACHTEN

Voor de afdoening van klachten geldt een wettelijke termijn van 14 weken (10 weken en 4 weken verdaging). In totaal zijn 14 zaken (14 klachten) afgedaan door middel van doorzending, informele afdoening of een beslissing op de klacht. Van deze zaken zijn er 10 tijdig en 4 niet tijdig afgedaan. De niet-tijdige zaken betroffen allemaal beslissingen op klachten. Termijnoverschrijdingen Bij de analyse van de zaken die door middel van een beslissing op klacht zijn afgedaan, zijn 3 fasen te onderscheiden: de fase tot de hoorzitting, de fase tussen hoorzitting en advies en de fase vanaf advies tot de beslissing op de klacht (de bok-fase). Volgens interne werkafspraken wordt het advies uiterlijk 3 weken na de zitting uitgebracht en wordt de beslissing genomen uiterlijk 4 weken na verzending van het advies. Na het houden van de hoorzitting dient dus minimaal 7 weken van de termijn over te blijven voor een tijdige afdoening van de zaak. In alle 4 gevallen, was de hoorzitting gepland op maar 6 weken voor het einde van de wettelijke termijn. Het advies is weliswaar in al deze zaken al 2 weken na de zitting uitgebracht, maar pas een paar dagen later verzonden aan de behandelende afdeling. Hierdoor was maar 3,5 week beschikbaar voor de bokfase en werden de klachten uiteindelijk een week te laat afgedaan.

20


9

Overige bevindingen en aanbevelingen

Inleiding Naar aanleiding van de evaluatiebijeenkomst van 2009 heeft de Commissie besloten dat na iedere hoorzitting de voorzitter, de leden en de secretaris een korte nabespreking hebben over de dossiers en de gang van zaken ter zitting. Het doel is om eventuele verbeterpunten voor de organisatie, de behandelend ambtenaar, de Commissie en/of haar secretariaat snel te kunnen terugkoppelen. Hieraan wordt voorts waar nodig aandacht besteed in de evaluatiebijeenkomsten. Voor een vollediger beeld peilt de Commissie vanaf eind april 2011 na afloop van de hoorzittingen door middel van een schriftelijk klantenonderzoek (enquête) ook op structurele wijze de mening van partijen (bezwaarde, vertegenwoordigers van het bestuursorgaan en genodigde belanghebbenden). Evaluaties na de zittingen Uit de evaluaties na de zittingen is gebleken dat de Commissie over het algemeen tevreden is over de kwaliteit van de verweerschriften, de stukken en de vertegenwoordiging ter zitting. Het komt voor dat de Commissie zaken mist bij het schriftelijk commentaar en de bijlagen. Het kan daarbij gaan om ontbrekend foto- en kaartmateriaal bij de stukken, ontbrekende (achtergrond)stukken of onvoldoende (juridische) uitdieping van de zaak in het schriftelijk commentaar. Verder vond de Commissie de opstelling van de vertegenwoordigers van GS ter zitting bij externe zaken soms wat stug en soms vrij onprofessioneel. Klanttevredenheidsonderzoek In 2012 heeft het commissiesecretariaat 104 enquêteformulieren uitgereikt aan externe klanten (bezwaarmakers en derden-belanghebbenden) en interne klanten (vertegenwoordigers van GS) die bij de hoorzitting aanwezig waren. In 2012 hebben 14 externe en 19 interne klanten gereageerd. Het percentage reacties binnen het kalenderjaar 2012 ligt hiermee op 34%. Een belangrijk onderdeel in de bezwarenfase is de hoorzitting, waar een luisterend oor wordt geboden aan bezwaarden (of klagers in een klachtenprocedure) en hun vertegenwoordigers en waar vertegenwoordigers van GS de gelegenheid krijgen het standpunt van GS toe te lichten en te reageren op de bezwaren. Uit de ontvangen reacties volgt dat dit onderdeel goed wordt beoordeeld. Externe klanten waarderen de uitleg van de voorzitter gemiddeld met een 7,9, de gelegenheid om de bezwaren toe te lichten met een 7,8 en de bejegening ter zitting met een 7,9. Interne klanten waarderen deze beide aspecten met respectievelijk een 9, een 9,4 en een 9,2. Het gemiddelde cijfer voor de hoorzitting in zijn totaliteit bedraagt een 7,2 voor de externe klanten en een 8,6 voor de interne klanten. De redenen voor het lagere gemiddelde van de externe klanten, zijn de wachtruimte (6,2) en de termijn waarop men de uitnodiging ontvangt (6,7). Externe klanten waarderen de klantvriendelijkheid van het secretariaat BBM met 7,7 gewaardeerd voor wat betreft de wijze waarop men te woord wordt gestaan. De telefonische bereikbaarheid scoort een 7,0. Dit is een verbetering ten opzichte van 2011 (een 6,4). Voor interne klanten is de waardering voor deze aspecten respectievelijk een 8,7 en een 9,3. De bereidheid om vragen te beantwoorden wordt door interne klanten gewaardeerd met een 8,6 en de informatie in de ontvangstbevestiging met een 7. Externe klanten waarderen de informatie op de website met een 7. Het eindoordeel van de externen over de gehele bezwarenprocedure komt uit op een 7. Dit oordeel komt lager uit dan in 2011, toen de gehele procedure met een 7,4 werd gewaardeerd. Verbeterpunten zijn vooral de wachtruimte en de termijn waarop uitnodiging en stukken worden toegezonden. In 2013 wordt een andere zittingszaal gebruikt met een meer aantrekkelijke wachtruimte. 21


Evaluatiebijeenkomst Op 2 oktober 2012 heeft de jaarlijkse evaluatiebijeenkomst plaatsgevonden met de voorzitter en plaatsvervangend voorzitters van Commissie, een aantal medewerkers van het team BBM en een aantal provinciale medewerkers die met de bezwaarschriftenbehandeling te maken hebben (als behandelend ambtenaar of als aanspreekpunt). Hierbij is het volgende afgesproken. 1) BBM zal in het KTO formulier om een toelichting vragen op de beoordeling van de wachtruimte. Verder breidt BBM het KTO per 2013 tevens uit naar ingetrokken bezwaarschriften (premediation). 2) Het is voor de Commissie niet altijd duidelijk wat de reden is voor een ‘stugge’ opstelling ter zitting van de vertegenwoordigers van GS. Soms is wellicht sprake van een politiek standpunt. De Commissie pleit er voor om in het schriftelijk commentaar meer naar voren te laten komen of en waarom men kiest voor het vasthouden aan het bestreden besluit en niet kiest voor een meer open opstelling/houding (verwachtingenmanagement richting de commissie). De hiervoor genoemde problematiek speelt voornamelijk bij VV/HH. Afspraak is dat de aanspreekpunten van VV/HH als tweede lezer van het concept-schriftelijk commentaar een check op deze aspecten verrichten. 3) VV/HH vreest dat het gehele proces in het RUD-tijdperk zeker in het begin minder goed zal gaan. Opdracht aan de RUD’s is dat zij zelf voor de “checks and balances” zorgen. Er komt geen sturing op de kwaliteit bij de RUD’s vanuit de provincie. Het zal daarom nodig zijn dat de commissie in de bezwarenfase een goede check doet op de juiste uitvoering van het provinciale gedoog- en handhavingsbeleid door de RUD’s. Afspraak is dat de secretarissen het handhavingsbeleid nadrukkelijk zullen betrekken in de voorbereiding van iedere handhavingszaak. 4) Ter voorkoming van onnodige verlengingen van aanhoudingen in de premediationfase, zal de behandelend ambtenaar steeds goed nadenken over de tijd die nodig is voor het afronden van de zaak buiten de zitting om. Bandopnamen zitting In 2012 heeft een bezwaarde verzocht om zelf bandopnamen te mogen maken van de hoorzitting. Het verzoek is aan alle voorzitters voorgelegd. De Commissie heeft het verzoek afgewezen. Het standpunt van de Commissie is dat het wettelijke verplichte schriftelijke verslag voldoende is en dat er geen aanleiding is om vanuit de Commissie bandopnamen te maken. Er kleven voorts bezwaren aan het maken van geluidsopnames door derden, omdat de Commissie op de verspreiding en interpretatie van opnames geen enkele grip heeft. De mogelijke negatieve gevolgen voor partijen wegen voor de Commissie dan ook zwaarder dan het belang van een bezwaarde om achteraf aan te kunnen tonen wat er al dan niet woordelijk is gezegd. Ter voorkoming van discussies over het verhandelde ter zitting kan een bezwaarde (of een andere partij) tijdens de zitting verzoeken iets expliciet in het verslag op te nemen, en/of een pleitnota gebruiken. Op deze wijze is naar het oordeel van de Commissie voldoende verzekerd dat het verslag een juiste weergave is van wat ter zitting is verhandeld. Brede rechtmatigheidstoets Begin februari 2012 heeft de Commissie een discussie gevoerd over de vraag of de Commissie alleen een rechtmatigheidsoordeel of ook een doelmatigheidsoordeel in haar advisering zou moeten geven. Conclusie was dat het verschil tussen rechtmatigheid en doelmatigheid niet erg groot is indien de Commissie een brede toets op de rechtmatigheid uitvoert, waarbij ook de beginselen van behoorlijk bestuur worden betrokken. De Commissie heeft besloten dan ook te volstaan met een brede rechtmatigheidstoets en extra aandacht te schenken aan de toetsing ex nunc. Teneinde adviezen en dicta helder te houden, voelt de commissie er niet voor om met overwegingen ten overvloede te gaan werken op het gebied van doelmatigheid (van bijvoorbeeld beleid). 22


10 Rechterlijke uitspraken 2012 Inleiding Met ingang van 2010 besteedt de Commissie in haar jaarverslag aandacht aan rechterlijke uitspraken in zaken waarbij de Commissie in het kader van de bezwarenprocedure betrokken is geweest bij de totstandkoming van de bestreden beslissing. Aantallen uitspraken In 2012 heeft de Rechtbank Arnhem 15 uitspraken gedaan in externe zaken (12) en P-zaken (3) waarbij de Commissie advies heeft uitgebracht in de bezwarenprocedure. In 9 van de externe zaken is hoger beroep ingesteld of is de termijn voor instellen van hoger beroep nog niet verlopen. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van Staten (hierna: de Afdeling) heeft in 2012 11 uitspraken gedaan in (externe) zaken waarbij de Commissie betrokken is geweest in de bezwarenfase. Het betreft 5 zaken in hoger beroep en 7 zaken in eerste en enige aanleg. Definitieve uitspraken externe zaken De Commissie bespreekt in dit verslag enkel de 13 zaken waarbij de uitspraak onherroepelijk is. Het betreft 3 uitspraken van de Rechtbank en 10 uitspraken van de Afdeling. In 2 gevallen betrof het een uitspraak op hoger beroep, ingesteld door GS. In 1 geval is het beroep ongegrond verklaard. Het andere beroep is gegrond verklaard. In 3 gevallen is het door anderen ingestelde (hoger) beroep gegrond verklaard. Hieronder vallen ook definitieve uitspraken die tot een heroverweging van de beslissing op bezwaar leiden, waarvan in 1 geval sprake van was. In 7 gevallen is het (hoger) beroep ongegrond verklaard en in 1 geval nietontvankelijk. Verder worden hier besproken de onherroepelijke heroverwegingsbesluiten die in 2012 zijn genomen op rechterlijke uitspraken van 2012 of eerder. 1) Subsidie-zaken De Afdeling heeft in 2012 in één subsidiezaak uitspraak gedaan. Het betrof een Psan-subsidie (taxatie). GS hadden (conform advies) de hoogte van de taxatie gehandhaafd, onder verbetering van de motivering. De Rechtbank verklaarde het ingestelde beroep gegrond (2011) wegens een ondeugdelijke motivering. De Afdeling heeft het hier tegen door GS ingestelde beroep gegrond verklaard. De aan de waardebepaling ten grondslag liggende gedachtegang is volgens de Afdeling voldoende inzichtelijk en 11 controleerbaar. De taxatie biedt voldoende basis voor verdere besluitvorming . GS hebben in 2012 één heroverwegingsbesluit genomen met betrekking tot een subsidieaanvraag in het kader van het Provinciaal Meerjarenprogramma. GS hadden in eerste instantie de subsidieaanvraag afgewezen. De Commissie adviseerde het hier tegen ingestelde bezwaar gegrond te verklaren en de subsidie alsnog te verlenen. GS hebben dit advies niet gevolgd en de afwijzing op andere gronden gehandhaafd.

11 AbRS 11-01-12, zaaknummer 201102754 / zaaknummer DIS 2009-017731.

23


De Rechtbank heeft het hier tegen ingestelde beroep gegrond verklaard en de beslissing op bezwaar vernietigd, omdat GS in vergelijkbare gevallen wel subsidie hadden verleend en daarbij niet is gebleken 12 van een evidente fout . In heroverweging hebben GS de bezwaren alsnog gegrond verklaard en de subsidie verleend. 2) Wabo/Wm De Afdeling heeft in 2012 in 1 handhavingszaak uitspraak gedaan. De Afdeling heeft het beroep ongegrond verklaard. Het betrof een last onder dwangsom (Wm). De Commissie had geadviseerd om het besluit te herroepen, nu niet op voorhand vast stond dat er sprake was van een met het bestemmingsplan strijdige situatie en GS hadden aangegeven niet strikt te willen handhaven en niet over te gaan tot invordering van eventueel verbeurde dwangsommen. GS hebben in afwijking van het advies de bezwaren ongegrond verklaard, nadat zij zich er van hadden verzekerd dat sprake was gebruik in strijd met het bestemmingsplan. De Afdeling heeft het hiertegen ingestelde 13 beroep ongegrond verklaard . 3) Nbw/Ffw De Afdeling heeft in 2012 in 5 Nbw-zaken uitspraak gedaan. In 2 zaken is het beroep ongegrond verklaard. De overige 3 beroepen zijn gegrond verklaard. In 2 van deze gevallen diende de beslissing op bezwaar te worden heroverwogen. In de andere zaak heeft de Afdeling zelf in de zaak voorzien. GS hebben in 2012 in 7 Nbw-zaken een heroverwegingsbesluit genomen. Vergunningplicht artikel 19kd Nbw: In 6 zaken had de Afdeling in 2011 ( 4 stuks) en in 2012 (2 stuks) de beroepen gegrond verklaard en de bestreden besluiten vernietigd, omdat artikel 19kd Nbw geen uitzondering maakt op de vergunningplicht van artikel 19d Nbw. De tekst van artikel 19kd Nbw bepalend is in plaats van het in de wetsgeschiedenis beoogde rechtsgevolg. In deze zaken hadden GS in 2010, conform de adviezen van de Commissie, de bestreden besluiten herroepen in verband met de inwerkingtreding van de Crisis- en Herstelwet/artikel 19kd Nbw), omdat in deze zaken geen sprake zou zijn van een vergunningplicht. De Commissie en GS zijn al in 2011 naar aanleiding van rechterlijke uitspraken tot de conclusie gekomen dat in dit soort situaties wel sprake was van een vergunningplicht. 14

In heroverweging (2012) hebben GS in 4 gevallen de vergunning verleend . In 2 gevallen hebben GS 15 de vergunning alsnog geweigerd . Reden hiervoor was dat uit jurisprudentie inmiddels gebleken was dat de verkeerde referentiedatum voor de beoordeling van bestaand gebruik was gehanteerd en dat er – uitgaande van de juiste referentiedatum – geen sprake bleek van bestaand gebruik. De stikstofdepositie was in deze gevallen toegenomen en significant negatieve effecten konden niet worden uitgesloten. Een passende beoordeling ontbrak

12 Heroverweging GS d.d. 18-01-2012, n.a.v. Rb 01-12-11, nummer AWB 11/1497 / zaaknummer DIS 2009-020885. 13 AbRS 31-10-12, zaaknummer 201110796 / zaaknummer DIS 2008-009048. 14 AbRS 30-09-11, zaaknummer 201011130 / zaaknummmer DIS 2009-019864; AbRS 30-09-11, zaaknummer 201011841 / zaaknummmer DIS 2009-021778; AbRS 30-09-11, zaaknummer 201011799 / zaaknummmer DIS 2009-007947; AbRS 30-0512, zaaknummer 201009790 / zaaknummmer DIS 2009-021447. 15 AbRS 30-09-11, zaaknummer 201011899 / zaaknummmer DIS 2009-000755; AbRS 01-08-2012, zaaknummer 201100081 / zaaknummmer DIS 2009-009872.

24


Passende beoordeling Nbw: In 2 zaken heeft de Afdeling in 2012 de beroepen ongegrond verklaard omdat GS (conform advies Commissie) terecht hadden geoordeeld dat de vergunning geweigerd diende te worden wegens het 16 ontbreken van een passende beoordeling . In een andere zaak had de Commissie een motiveringsgebrek geconstateerd met betrekking tot de vraag of significante effecten waren uitgesloten. GS hebben in de beslissing op bezwaar de motivering aangepast en de vergunningverlening in stand gelaten. De Afdeling oordeelde dat ook met de aanvullende motivering onvoldoende was aangetoond dat significante effecten waren uitgesloten en dat daarom een passende beoordeling nodig was. De Afdeling vernietigde in 2010 het bestreden besluit 17 omdat de passende beoordeling ontbrak . In heroverweging (2012) hebben GS de vergunning alsnog geweigerd. In een derde zaak bleek tijdens de beroepsprocedure uit een door appellant nader overgelegd deskundigenrapport dat toch sprake bleek te zijn van een stikstofgevoelig habitattype waarbij de stikstofdepositie toenam. Tijdens de hoorzitting bij de Afdeling hebben GS vervolgens aangegeven inmiddels van mening te zijn dat significante effecten niet kunnen worden uitgesloten. De Afdeling 18 voorzag zelf in de zaak en weigerde de vergunning alsnog . Ffw-zaken De Afdeling respectievelijk de Rechtbank hebben in 2012 in 2 Ffw-zaken uitspraak gedaan. In beide 19 zaken is het (hoger) beroep ongegrond verklaard . In beide gevallen hadden GS de gevraagde ontheffing (artikel 68 Ffw) geweigerd en de daartegen ingediende bezwaren (conform advies Commissie) ongegrond verklaard. 4) Wob-zaken De Afdeling heeft in 2012 in één Wob-zaak uitspraak gedaan. Het betrof een verzoek om openbaarmaking van afschotgegevens met betrekking tot wilde zwijnen. GS hadden bepaalde gegevens niet verstrekt. Zij waren van dat deze gegevens (informatie op jachtveldniveau) niet bij hen zouden berusten, nu deze gegevens zich bevinden zich in een geautomatiseerd systeem van de betreffende Faunabeheereenheid. De Commissie adviseerde (2010) de motivering van het besluit aan te passen. De Commissie concludeerde dat de Faunabeheereenheid niet werkt onder de verantwoordelijkheid van GS. De Commissie constateerde echter dat de toezichthoudende ambtenaren wel toegang hebben tot het geautomatiseerde systeem van de Faunabeheereenheid. Hiermee hebben zij de beschikking of kunnen zij relatief eenvoudig de beschikking krijgen over de in elektronische vorm aanwezige registratiegegevens bij de Faunabeheereenheid, zodat de gevraagde gegevens geacht moeten worden in beginsel bij GS te berusten. Naar het oordeel van de Commissie moesten GS daarom nader onderzoeken of gevraagde gegevens toch (geanonimiseerd) kunnen worden verleend, er daarbij van uitgaande dat de gevraagde gegevens geacht moeten worden bij het college te berusten.

16 AbRS 10-10-12, zaaknummer 201012844 / Zaaknummer DIS 2009-009425; AbRS 28-11-2012, zaaknummer 201111067 / zaaknummer DIS 2010-012757. 17 AbRS 17-03-2010, zaaknummer 200808402 / zaaknummer DIS 2007-006487. 18 AbRS 20-02-2012, zaaknummer 201100083 / zaaknummer DIS 2009-000639. 19 AbRS 17-10-12, zaaknummer 201111188 / zaaknummer DIS 2010-005306 (+2010-021265); Rb 12-01-12, nummer AWB 11/3747 / zaaknummer DIS 2011-000349.

25


In de beslissing op bezwaar concludeerde GS (2010) dat de betreffende gegevens niet bij GS berusten en dat de toezichthoudende ambtenaar de betreffende informatie niet hoeft te verstrekken. In 2011 oordeelde de Rechtbank dat de Faunabeheereenheid niet een onder de verantwoordelijkheid van GS werkzame instelling is. De toezichthouders hebben echter beperkte toegang tot de afschotgegevens bij de Faunabeheereenheid. Indien een toezichthouder hiervan gebruik heeft gemaakt, is wel sprake van documenten die onder GS berusten. Het eventuele feit dat de toezichthouders ook zelfstandige bestuursorganen zijn, ontneemt niet de bevoegdheid van GS, onder wiens bevoegdheid de toezichthouder werkzaam is, om zelf op het Wob-verzoek een besluit te nemen. De Rechtbank verklaarde het beroep gegrond en vernietigde de beslissing op bezwaar. GS zijn tegen deze uitspraak in hoger beroep gegaan en hebben tussentijds wel een nieuwe beslissing op bezwaar genomen. In de nieuwe beslissing op bezwaar hebben GS zich op het standpunt gesteld dat uit de Wob niet voortvloeit dat documenten die bij een ondergeschikt bestuursorgaan berusten vanwege deze ondergeschiktheid geacht moeten worden mede bij het bovengeschikte bestuursorgaan te berusten, zodat de toezichthouders m.b.t. de openbaarmaking van documenten die uit hoofde van deze functie zijn vergaard en bewaard een eigen en exclusieve beslissingsbevoegdheid hebben. De Afdeling heeft het beroep van GS ongegrond verklaard. De Afdeling heeft het besluit vervolgens vernietigd en zelf in de zaak voorzien. De Afdeling heeft daarbij de rechtsgevolgen van het vernietigde besluit in stand gelaten, omdat GS hebben betoogd dat de toezichthouders niet beschikken over de 20 betreffende gegevens en appellante niet aannemelijk heeft gemaakt dat dit wel zo zou zijn . 5) Wegen De Afdeling heeft in 2012 uitspraak gedaan op een hoger beroep tegen een verkeersbesluit (venstertijden landbouwverkeer). GS hadden (conform advies) het bezwaar ongegrond verklaard. De 21 Rechtbank (2011) en de Afdeling hebben het ingestelde (hoger) beroep ongegrond verklaard . 6) Ruimtelijke ordening De Rechtbank heeft in 2012 in 2 ruimtelijke ordeningszaken uitspraak gedaan. In één zaak was sprake van een verzoek om toepassing te geven aan artikel 124 Gemeentewet (taakverwaarlozing). GS hadden in eerste instantie het verzoek afgewezen. Bij de beslissing op bezwaar besloten GS, conform advies, het bezwaar ongegrond te verklaren, het besluit te herroepen en het verzoek door te zenden aan de Minister van Infrastructuur en Milieu. Reden was dat het in casu de naleving van bestemmingsplannen betrof en dat de Wro op dat moment voorzag in een bijzondere regeling voor taakverwaarlozing waarbij de Minister het bevoegde gezag is. De Rechtbank verklaarde 22 het hiertegen ingestelde beroep ongegrond . Het beroep was overigens ingesteld omdat de Minister had aangegeven het eigenlijk niet eens te zijn met het standpunt van GS.

20 AbRS 11-07-12, zaaknummer 201106291 / zaaknummer DIS 2009-022043. 21 AbRS 12-09-12, zaaknummer 201109103 / zaaknummer DIS 2009-014192. 22 Rb 16-02-12, nummer AWB 11/2106 / zaaknummer DIS 2010-013822.

26


In een andere zaak (streekplanuitwerking) hadden GS, conform advies, de bezwaren niet-ontvankelijk verklaard, omdat de vaststelling van de betreffende streekplanuitwerking geen rechtsgevolg heeft. De Rechtbank heeft het hier tegen ingestelde beroep niet-ontvankelijk verklaard, wegens het ontbreken van procesbelang. Reden was dat appellant het standpunt van GS niet betwistte maar enkel een rechterlijke uitspraak wenste ter bevestiging van dat standpunt. De Rechtbank verklaarde overigens ten 23 overvloede dat het bezwaar terecht niet-ontvankelijk was verklaard .

Definitieve uitspraken personeelszaken De Rechtbank Arnhem heeft in 2012 3 uitspraken gedaan in personeelsaangelegenheden. In alle 24 gevallen is het beroep ongegrond verklaard . In geen van deze zaken is hoger beroep ingesteld bij de Centrale Raad van Beroep. De uitspraken zijn onherroepelijk.

Vergelijking definitieve uitspraken met afgelopen jaren

definitieve uitspraken Vergelijking met voorgaande jaren aantallen definitieve uitspraken

2012 aantal

2011 %

aantal

2010 %

aantal

%

16

19

19

6

5

7

AbRS

10

14

12

--------------------------------

----------

----------

----------

beslissing op bezwaar in stand gebleven

13

11

12

Rb

81%

58%

Rb

6

2

5

AbRS

7

9

7

beslissing op bezwaar vernietigd

3

Rb AbRS

-3

19%

8

42%

7

3

2

5

5

63%

37%

23 Rb 17-04-12, nummer AWB 11/3749 / zaaknummer DIS 2011-005487. 24 Rb Arnhem 12-06-12 nummer AWB 11/5057; Rb Arnhem 12-06-12 nummer AWB 11/5056; Rb Arnhem 10-10-12 nummer AWB 12/957.

27


11 Vooruitblik 2013 Werkvoorraad bezwaarschriften op 1 januari 2013:

Overzicht externe bezwaarschriften 2012 werkvoorraad per 1 januari 2012 (gecorrigeerd)

52

ingekomen bezwaarschriften

190

totaal:

242

doorgezonden bezwaarschriften ingetrokken bezwaarschriften bezwaarschriften afgedaan middels beslissing op bezwaar werkvoorraad per 1 januari 2013

+

0 76 116

-

50

Overzicht personeelsbezwaarschriften 2012 werkvoorraad per 1 januari 2012

20

ingekomen bezwaarschriften

23

totaal:

43

doorgezonden bezwaarschriften

0

ingetrokken bezwaarschriften

24

bezwaarschriften afgedaan middels beslissing op bezwaar

11

werkvoorraad per 1 januari 2013

+

-

8

Van de in totaal 285 te behandelen externe en personeelsbezwaarschriften zijn er 227 bezwaarschriften door middel van doorzending, intrekking of beslissing op bezwaar geheel afgedaan. De werkvoorraad voor de provincie per 1 januari 2013 komt daarmee in totaal op 58 bezwaarschriften. Werkvoorraad klachten op 1 januari 2013:

Overzicht klachten 2012 werkvoorraad per 1 januari 2012

3

ingekomen klachten

23

totaal:

26

doorgezonden klachten

2

informeel afgedane klachten

7

klachten afgedaan middels beslissing op klacht werkvoorraad provincie per 1 januari 2013

14

+

-

3

28


Ontwikkelingen Regionale Uitvoeringsdiensten Voor 1 april 2013 zal de besluitvorming rondom de uitdienstplaatsing van medewerkers plaatsvinden in verband met de overheveling van taken aan de Regionale Uitvoeringsdiensten. De verwachting is dat dit zal leiden tot een toename van personeelsbezwaarschriften. De Commissie zal bezwaarschriften, gericht tegens besluiten van de RUD’s die namens GS zijn, genomen, blijven behandelen. Die Commissie verwacht mogelijke opstartproblemen in dit kader, omdat bij deze zaken de communicatie/aanlevering van stukken met/aan BBM vanuit de RUD’s zal moeten plaatsvinden. Mogelijk zal dit leiden tot vertraging in de afdoening van bezwaarschriften en dus tot een toename van overschrijding van de wettelijke termijn voor de afdoening van bezwaarschriften. Elektronische indiening bezwaarschriften Op dit moment is niet duidelijk of elektronische indiening van bezwaarschriften in 2013 weer mogelijk gaat worden. In IPO-verband is een werkgroep bezig met dit onderwerp. Uitbreiding KTO In 2013 wordt het klanttevredenheidsonderzoek (externe klanten) uitgebreid naar de informele geschillenbeslechting. Verder zal bij externe klanten steekproefsgewijs navraag worden gedaan naar de leesbaarheid van de adviezen en de beslissingen op bezwaar. Overheveling taken Jeugdzorg naar gemeenten Naar verwachting zullen in 2015 de jeugdzorgtaken door de gemeenten worden uitgevoerd en zal de opzet van het systeem heel anders worden. De verwachting is dat veel jeugdzorginstellingen in 2013 bezwaren zullen indienen tegen besluitvorming door de provincie, als protest tegen en uit vrees voor het nieuwe systeem en de onzekerheden die daaruit voortvloeien voor de instellingen.

29

30

JAARVERSLAG 2012

COMMISSIE VOOR ADMINISTRATIEVE GESCHILLEN


32

Commissie voor Administratieve Geschillen

1

Inleiding

Hierbij brengt de Commissie voor Administratieve Geschillen (hierna: CAG) op grond van artikel 17 van de Verordening administratieve geschillen 1994 verslag uit van haar werkzaamheden in het jaar 2012. De CAG is een besliscommissie, die hoort en beslist in zaken waarbij op grond van bijzondere wetgeving beroep op Gedeputeerde Staten (hierna: GS) is opengesteld tegen beslissingen van bestuursorganen van gemeenten en waterschappen. Het administratief beroep komt in deze gevallen in de plaats van de reguliere bezwarenprocedure. In de Verordening administratieve geschillen 1994 zijn de bevoegdheden van GS van Gelderland in het kader van dit soort geschillen opgedragen aan de CAG. Onder deze bevoegdheden vallen naast het horen en beslissen in de fase van administratief beroepen ook het optreden als verweerder bij de rechter indien tegen besluiten van de CAG (hoger) beroep wordt ingesteld. De CAG bestaat uit 2 externe leden, onder wie de voorzitter, en een lid uit het midden van het college van GS. Per april 2010 staat het team Bezwaar, Beroep en Mediation (afdeling Juridische Zaken & Inkoop) geheel centraal bij de afdoening van administratieve beroepen. In tegenstelling tot daarvoor, zijn de provinciale afdelingen in beginsel niet betrokken bij de afdoening van administratieve beroepen. Indien nodig kan de CAG de provinciale afdelingen om (intern) advies vragen. In dit jaarverslag zijn onder meer kwantitatieve gegevens opgenomen betreffende de behandelde beroepschriften, beslissingen op beroepschriften en de behandelingsduur ervan. Verder wordt in het jaarverslag aandacht geschonken aan de aanhangig gemaakte vervolgprocedures.

33


2


Op grond van de Verordening administratieve geschillen moet 1 lid van GS deel uitmaken van de CAG. In verband hiermee is in 2012 het lidmaatschap van de CAG vervuld door de heer Markink. De CAG was eind 2012 als volgt samengesteld: voorzitter: leden:

griffier:

mr. L.J.M. Timmermans mw. mr. drs. M.M.H.J Vroemen (tevens plv. voorzitter) de heer J. Markink mw. mr. drs. A.M.C.C. Grapperhaus-Vos (plv. lid) mw. mr. D.V. Visser-van Rooij

Sinds april 2010 is het secretariaat van de CAG geheel ondergebracht bij het team Bezwaar, Beroep en Mediation (BBM) van de afdeling Juridische Zaken en Inkoop. Team BBM is als volgt samengesteld: (peildatum 31 december 2012; inclusief tijdelijke krachten) teamleider: secretarissen:

procesbewaking:

3

mw. mr. E.T. Bosman mr. A.J. van der Beek mw. mr. drs. H.H.Jongepier-Petersen mr. R.J. Rigterink mw. mr. D.V. Visser-van Rooij mw. C.P. van der Heijden-Hendriks mw. S. Muhumed Hussein (stagiaire) mw. S. Ozcelik

Samenvatting

1.

De werkvoorraad per 1 januari 2012 betrof 1 administratief beroepschrift.

2.

In 2012 is 1 administratief beroep ontvangen.

3.

In 2012 is 1 administratief beroep ingetrokken. De zaak is binnen de wettelijke termijn afgehandeld.

4.

Aan het einde van het verslagjaar was er 1 lopend administratief beroep.

5.

In 2012 zijn geen rechterlijke uitspraken ontvangen.

34


4

Beroepen, behandeling ter zitting en beslissingen

Ontvangen administratieve beroepen In het jaar 2012 is 1 beroepschrift ontvangen. Werkvoorraad uit voorgaande jaren Er stond aan het begin van het verslagjaar 2012 1 lopend beroepschrift open. Bemiddelingen en intrekkingen In 2012 is 1 administratief beroep ingetrokken nadat de hoorzitting heeft plaatsgevonden. De Commissie had ter zitting aan het verwerend bestuursorgaan verzocht om nader te bezien of zij het bestreden besluit wensten te handhaven. Het bestuursorgaan heeft uiteindelijk besloten het besluit in te trekken, waarna het daartegen ingediende beroep is ingetrokken. Doorzendingen Er zijn geen beroepschriften doorgezonden. Behandeling door de CAG In 2012 heeft de CAG 2 beroepschriften ter zitting behandeld. Beslissingen De CAG heeft in 2012 geen besluiten op administratieve beroepen genomen. In 1 geval is het beroep na zitting ingetrokken. In het andere geval vond de zitting pas aan het einde van het jaar plaats. Vergelijking met voorgaande jaren


2012

2011

2010

2009

ingekomen

1

2

4

3

werkvoorraad begin betreffende verslagjaar

1

0

0

2

doorgezonden

0

0

2

0

ingetrokken

1

1

0

5

behandeld en besloten

0

0

2

0

In- en uitstroom administratieve beroepschriften

Werkvoorraad begin 2013 Aan het einde van het verslagjaar stond nog één administratief beroep open.

35


5

Duur van de behandeling

Voor de afhandeling van beroepschriften geldt een termijn van 16 weken na ontvangst van het beroepschrift (artikel 7:24 Algemene wet bestuursrecht). De beslissing kan eenmaal worden verdaagd met 10 weken. De termijn wordt opgeschort, gerekend vanaf de dag na die waarop de indiener is verzocht een verzuim te herstellen tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn is verstreken. De wet voorziet voorts in een aantal mogelijkheden van uitstel van de beslissing op beroep (artikel 7:24, zesde lid Awb). In 2012 is geen sprake geweest van overschrijding van de afdoeningstermijn.

6

Vervolgprocedures

In 2012 zijn geen rechterlijke uitspraken ontvangen.

36

JAARVERSLAG 2012

MEDIATIONLOKET

Vastgesteld d.d. 18 maart 2013

37

38

Mediationloket

1

Inleiding

Het Mediationloket is met ingang van 1 maart 2010 geopend, na afloop van het succesvolle project Mediation. In de jaarverslagen van de Commissie van Advies voor Bezwaarschriften en Klachten en van de Commissie voor Administratieve Geschillen wordt al aandacht besteed aan cijfermatige gegevens en bevinden met betrekking tot informele geschillenbeslechting in relatie tot bezwaarschriften, klachten en administratieve beroepen (in beide verslagen betreft het hoofdstuk 4, onder het kopje “Bemiddelingen en intrekkingen”, op pagina’s 12 respectievelijk 35). Dit verslag gaat enkel in op de bemiddelingsgesprekken en Mediations die binnen genoemde procedures plaats hebben gevonden en op (onderzoek naar de mogelijkheid van) bemiddelingen of Mediations buiten deze procedures om. Bij de laatste categorie kan gedacht worden aan bemiddeling voorafgaand aan of ter voorkoming van formele procedures. Het verslag gaat dus niet in op de overige vormen van informele geschillenbeslechting.

2

Samenstelling Mediationloket

Het Mediationloket wordt bemand door de mediators Betty Bosman en Bert van der Beek. Verder beschikte de provincie Gelderland in 2012 over 9 interne bemiddelaars/mediators voor het beslechten van geschillen, het begeleiden van gesprekken of lastige processen en/of voor het trainen van provinciale medewerkers in het herkennen en hanteren van conflicten. Van deze mediators zijn er 4 geregistreerd bij het NMI. Zij vallen hierdoor onder het klachten tuchtrecht van het NMI. Er is een platform interne mediators (PIM) dat regelmatig intervisiebijeenkomsten houdt en door het Loket Mediation georganiseerde trainingen volgt.

3

Bemiddelingen en Mediations

Vanwege de beleefde “zware lading” van Mediation, wordt voor het oplossen van conflicten meestal gekozen voor bemiddeling. Bemiddelingsgesprekken zijn informeler van aard en worden vaak als meer laagdrempelig ervaren. Bemiddelingen vinden wel plaats met inachtneming van de belangrijkste vereisten die bij een formele Mediation zijn voorgeschreven. Te denken hierbij valt aan de vereisten van geheimhouding en commitment. Voordat daadwerkelijk bemiddeling of Mediation plaatsvindt, wordt eerst onderzocht of het betreffende conflict bemiddelbaar is. Dit onderzoek mondt uit in een advies, tenzij evident blijkt dat de betrokken partijen tot bemiddeling/Mediation willen overgaan. Voorfaseconflicten Het Mediationloket is in 2012 in een aantal zogenoemde voorfaseconflicten ingeschakeld. Het gaat om gevallen waarin nog geen officieel besluit is genomen door een bestuursorgaan van de provincie. Het betrof 3 personeelsconflicten en 4 externe conflicten.

39

Mediationloket

De 3 personeelsconflicten betroffen: voorgenomen besluitvorming met betrekking tot functiewijziging/inschaling (deze liep al in 2011), de verbetering van de samenwerking tussen een aantal leidinggevenden en een jaargesprek (functioneren). Alleen in de laatste zaak is een positief advies uitgebracht (bemiddeling werd geadviseerd). Het advies is opgevolgd. In de beide andere zaken is geen advies uitgebracht, maar wel bemiddeld. Alle zaken zijn opgelost. De 4 externe bemiddelingen betroffen de afwikkeling van een rondweg, een klacht, een gebiedsontwikkeling en een bodemsaneringsgeschil. De laatste 2 zaken lopen nog. In de andere 2 zaken is – zonder advies – bemiddeld. Deze beide zaken zijn opgelost. Formele conflicten Bij formele conflicten is sprake van een ingediend bezwaar of klacht. Indien een bezwaar of klacht is ingediend, wordt altijd onderzocht of de zaak op informele wijze (zonder hoorzitting, advies van de commissie, en een beslissing op bezwaar/klacht) kan worden afgedaan (premediation). In sommige van deze gevallen vindt vervolgens – via het Mediationloket – formele bemiddeling of Mediation plaats. Het Mediationloket is in 2012 in 4 formele conflicten ingeschakeld. Het betroffen personeelsconflicten met betrekking tot: een beoordeling, ouderschapsverlof en 2 zaken met betrekking tot een functiebeschrijving/functiewaardering. In al deze zaken is een positief advies uitgebracht. De adviezen zijn opgevolgd. In 1 zaak (Fube/Fuwa) heeft de bemiddeling niet tot een oplossing geleid en is de formele behandeling van het bezwaarschrift opgepakt. De andere 3 zaken zijn opgelost en de ingediende bezwaren zijn ingetrokken. Conclusie Geconcludeerd mag worden dat bemiddeling/Mediation voorziet in een duidelijk gevoelde behoefte, zowel intern als extern. Medewerkers weten steeds vaker het Mediationloket te vinden en maken gebruik van het aanbod van het Mediationloket. Er worden regelmatig vragen gesteld over de procedure en mogelijkheden tot Mediation, bemiddeling en gespreksbegeleiding.

4

Trainingen

Het Mediationloket faciliteert intervisie voor de interne mediators en het organiseren van workshops om te kunnen voldoen aan de verplichting van Permanente Educatie die door het NMI aan de mediators wordt gesteld.

5

Externe contacten

Een aantal interne mediators is als gespreksleider opgetreden bij een grote bijeenkomst met externen in het kader van de ontwikkeling van beleid betreffende de ondergrond bij omgevingsplannen.

40

Mediationloket

Verder is het Mediationloket door een gemeente benaderd om te bemiddelen in een meerpartijenconflict. Het betrof een handhavingszaak (voorfaseconflict). In deze zaak is een advies tot bemiddeling uitgebracht. De bemiddeling vanuit het Mediationloket is uiteindelijk beëindigd, omdat twee hoofdpartijen weigerden mee te bewegen. Wel hebben de bemiddelingsgesprekken in deze zaak geleid tot meer duidelijkheid in de verhoudingen en onderliggende belangen van de betrokken partijen. De handhaving wordt nu verder opgepakt door de gemeente.

6

Cijfers totaal

Hieronder volgt een schematische weergave van de aantallen conflicten waarbij het Mediationloket is ingeschakeld.

Overzicht Conflicten Mediationloket 2012

aantal personeelszaken

aantal externe zaken

werkvoorraad 2011

1

0

ingekomen 2012

2

4

advies

1 (positief)

0

advies opgevolgd

1

n.v.t.

opgelost

3

2

lopen nog (werkvoorraad start 2013)

0

2

werkvoorraad 2011

0

0

ingekomen 2012

4

0

advies

4 (positief)

n.v.t.

advies opgevolgd

4

n.v.t.

opgelost

3

n.v.t.

door naar formele procedure

1

n.v.t.


0

0

werkvoorraad 2011

0

0

ingekomen 2012

0

1 (voorfaseconflict)

advies

n.v.t.

1 (positief)

advies opgevolgd

n.v.t.

1

opgelost

n.v.t.

0


0

0

Voorfaseconflicten Personeel/Extern

Formele conflicten Personeel/Extern

Conflicten van buiten (derden)

41

42

JAARVERSLAG 2012

VERTROUWENSPERSOON MELDING MISSTANDEN


44

Vertrouwenspersoon melding misstanden

1

Inleiding

In augustus 2010 zijn de werkzaamheden van de Vertrouwenspersoon Integriteit en Klokkenluiderregeling belegd bij Mediationloket. Het betreft de behandeling van meldingen op grond van de Gedragscode Integriteit provinciale ambtenaren en de Regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand (de Klokkenluiderregeling). De Gedragscode Integriteit provinciale ambtenaren fungeert als richtsnoer voor het handelen van de provinciale ambtenaar (ook voor uitzendkrachten en gedetacheerden) met betrekking tot ambtelijke integriteit. Iedere ambtenaar behoort deze gedragscode bij indiensttreding te ontvangen. De code geeft informatie over het aannemen van geschenken en giften, het aannemen van uitnodigingen van dienstreisjes/excursie en etentjes of het verrichten van nevenwerkzaamheden. Dit alles wordt gemeten aan grenzen van redelijkheid. De Klokkenluiderregeling heeft betrekking op een (vermoeden van een) misstand, zoals een strafbaar feit begaan door een ambtenaar/afdeling van de Provincie, een schending door een provinciaal ambtenaar/afdeling van regelgeving, misleiding, veroorzaken van gevaar voor de volksgezondheid/veiligheid/milieu. Ook het bewust achterhouden van informatie over genoemde feiten behoort tot de zaken die gemeld kunnen worden. Het vermoeden van een misstand dient gebaseerd zijn op redelijke gronden. Een gerucht is meestal onvoldoende. De melder dient een redelijke mate van zekerheid te hebben dat diens (vermoeden van) misstand ook werkelijk een feit is. De Regeling procedure en bescherming bij melding van vermoedens van een misstand (de Klokkenluiderregeling) is op 14 januari 2011 in werking getreden en vervangt de Procedureregeling melding misstand provincies. In de nieuwe regeling worden meer instanties geduid waar meldingen kunnen worden ingediend en wordt een betere ondersteuning van klokkenluiders (aanbieden rechtsbijstand) geregeld. Ook is de bescherming van de klokkenluiders en vertrouwenspersonen beter geregeld en voorziet de nieuwe regeling in de mogelijkheid dat meldingen anoniem kunnen worden gedaan.

2

Vertrouwenspersonen melding misstanden

Vertrouwenspersonen Integriteit is Betty Bosman. Bert van der Beek is plaatsvervangend vertrouwenspersoon.

3

Meldingen

In het jaar 2012 heeft een aantal medewerkers een beroep gedaan op de vertrouwenspersoon. In 2 gevallen zijn de melders doorverwezen naar de externe Vertrouwenspersoon Intimidatie, omdat de geschetste situatie meer op het werkterrein van deze persoon lag.

45

Vertrouwenspersoon melding misstanden

Bij de overige meldingen was in 1 geval sprake van een integriteitskwestie (aanvaarding van geschenken) en in 1 geval sprake van een klokkenluiderskwestie. In de integriteitszaak is advies verstrekt. Daarbij is conform de Gedragscode Integriteit provinciale ambtenaren geadviseerd. Het advies is opgevolgd. In de klokkenluiderskwestie heeft een gesprek met de melder plaatsgevonden. De melder heeft vervolgens besloten geen officiële melding te doen. Geconcludeerd kan worden dat de regelingen en de instelling van de vertrouwenspersonen duidelijk in een behoefte voorzien De korte lijnen tussen de vertrouwenspersonen, de bedrijfsmaatschappelijk werker en de Algemeen Directeur werken efficiënt en oplossingsgericht.

4

Ontwikkelingen

Op 26 juni 2012 is de nieuwe AO/handreiking/stappenplan Klachtenregeling intimidatie Provincie Gelderland vastgesteld. Deze handleiding is te vinden op de provinciale intranetpagina (via: organisatie; bedrijfsvoering; team bezwaar, beroep, Mediation. Er staat een link in de rechterkolom).

46

JAARVERSLAGEN BBM 2012 COMMISSIE VAN ADVIES VOOR BEZWAARSCHRIFTEN EN KLACHTEN COMMISSIE VOOR ADMINISTRATIEVE GESCHILLEN MEDIATIONLOKET

Recommend Documents