1
Jaarverslag 2012-2013
2
1. Voorwoord
3 4
Met dit jaarverslag legt het bestuur 2012-2013 verantwoording af over de uitvoering van het ASCI Beleidsplan 2012-2013.
5 6 7 8
Voorts bevat dit verslag bijdragen van de voorzitters van de commissies. Corné van Willigen vertelt iets over de activiteitencommissie, Maurice Kleine over de ASCI &TW!ST Liftwedstrijd die door de liftcommissie (samen met TW!ST) werd georganiseerd en er is een bijdrage van Lennart Kloppenburg over zijn rol in de galacommissie.
9 10
Mark Doggen (commissaris extern) licht de uitvoering van het sponsorplan toe en u treft als bijlage een financieel jaarverslag aan, verzorgt door Pieter Nauta (penningmeester).
11 12
Tot slot bevat dit verslag een korte vooruitblik op de overdracht van de bestuurstaken op het volgende bestuur.
13 14 15
Namens het bestuur 2012-2013, Hylke Postma – voorzitter 9 september 2013
16
2. Terugblik
17 18 19 20 21 22
2.1. Algemene ledenvergadering Het bestuur kijkt met tevredenheid terug op de algemene ledenvergadering (ALV) van augustus en februari. De sfeer was prettig en zowel de input als de feedback vanuit de leden is waardevol gebleken. De opkomst van de augustus ALV kon beter, de opkomst bij de februari ALV was goed. Het bestuur heeft er voor gekozen om de ALV van augustus 2013 te verplaatsen naar 23 september zodat ook de nieuwe eerstejaars studenten deze kunnen bijwonen.
2.2. Facultaire Introductiedag / ASCI Introductiedag
23 24 25 26
De introductiedag 2012-2013 is goed verlopen. Bijna alle eerstejaars hebben de rondleiding gevolgd. Een overgrote meerderheid van de eerstejaars is mee gaan bowlen en barbecueën. Van de introductiedag is een draaiboek opgesteld.
27 28 29 30 31
De introductiecommissie is met dat draaiboek in de hand aan de slag gegaan voor de introductiedag 2013-2014. Op vrijdag 30 augustus 2013 begonnen er maar liefst 48 nieuwe studenten aan de opleiding Informatiekunde. De introductiecommissie verzorgde voor hen de ASCI introductiedag aansluitend op de facultaire introductiedag. De eerstejaars moesten onder meer in teams een fototocht door Groningen afleggen, daarmee konden punten worden verdiend. Na een barbecue in 1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
het Noorderplantsoen konden dezelfde teams hun puntenaantal nog verhogen tijdens een pubquiz. De winnaars van de introductiedag werden op de maandelijkse borrel (de maandag volgend op de introductiedag) bekend gemaakt. Het bestuur is van mening dat de introductiedag geslaagd was en dat we, afgezet tegen de vorige editie, weer een stap in de goede richting hebben gezet.
2.3. Boekenverkoop De boeken zijn bij de leden thuis bezorgd. ASCI heeft geen inkomsten gegenereerd met de boekenverkoop omdat het bestuur bewust heeft gekozen voor een zo hoog mogelijke korting op de boekenprijs. Het bestuur heeft geen op- of aanmerkingen gekregen op de boekenverkoop 20122013. Tijdens de boekenverkoop 2013-2014 zijn er wat meldingen binnengekomen over verkeerd geleverde boeken. Het bestuur zoekt op het moment van schrijven, in overleg met studieboeken.com, naar een oplossing.
2.4. Ledenstand Op een uitzondering na zijn alle (ongeveer 20) eerstejaars Informatiekundestudenten van de lichting 2012-2013 lid geworden van ASCI. Van de lichting 2013-2014 zijn 38 van de 48 studenten inmiddels ingeschreven als lid. De meeste eerstejaars hebben zich via de boekenverkoop of tijdens de introductiedag ingeschreven. Een enkeling is daarna nog succesvol benaderd. ASCI heeft afgelopen studiejaar 7 leden uitgeschreven. De meeste van deze leden waren klaar met hun studie of waren enkel lid om de vereniging in den beginne te ondersteunen. De vereniging heeft op het moment van schrijven 96 leden. Vorig jaar rond deze tijd waren dat er 61.
2.5. Borrels
20 21 22 23 24
Om voor een constante hoge opkomst te zorgen bij de borrels is er sinds september 2012 een borrel op een vast moment en vaste locatie. Iedere eerste maandag van de maand organiseert het bestuur de eerste-maandag-van-de-maand-borrel in café De Toeter. De opkomst is gemiddeld genomen hoger dan vorig jaar en daarmee is een stap in de goede richting gezet.
25 26 27 28 29
De mixborrels met studievereniging TW!ST (taalwetenschap) zijn het bestuur vorig jaar goed bevallen. Het bestuur heeft daaraan een vervolg gegeven door in november 2012, februari 2013 en juni 2013 weer mixborrels met TW!ST te organiseren. De mixborrels zijn ook op de vertrouwde eerste maandag van de maand. Voor de locatie is om contractuele redenen (aan TW!ST zijde) uitgeweken naar Het Catshuys.
30 31 32 33
Samen met studieverenigingen EPU (American Studies) en Commotie (CIW) organiseerde het bestuur een borrel ter viering van de nationale feestdag van Ierland: St. Patrick’s Day. In januari was er in samenwerking met Commotie en de opleidingen Informatiekunde en CIW een nieuwjaarsborrel. De opkomst qua ASCI-leden viel tijdens deze borrels een beetje tegen.
2
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
In april was de student-docent-borrel, een borrel waar het bestuur met veel plezier op terug kijkt. Vooral de opkomst onder de docenten was hoog. Het bestuur hoopt met deze borrel een jaarlijks terugkerende activiteit te hebben geïntroduceerd.
2.6. Externe contacten Het bestuur heeft geprofiteerd van de goede contacten die ze onderhield met besturen van andere studieverenigingen. Deze contacten waren inspirerend en het voorkwam dat het bestuur steeds zelf het wiel moest uitvinden. Er is intensief contact geweest met de overkoepelende organisatie voor studieverenigingen (FVOG), de studentenfractie van de SOG, de afdeling Informatiekunde, de faculteit Letteren en de studieadviseurs van Informatiekunde. Er is bovendien contact gezocht met Alpha (studentgeleding van de Faculteitsraad Letteren) en de aanspreekpersoon van Next, zodat het bestuur ook via die kanalen van informatie over ontwikkelingen binnen de universiteit en de faculteit op de hoogte bleef. Het bestuur is door drukte te weinig toegekomen aan contacten met andere Informatiekundeverenigingen in Nederland.
2.7. Commissies Het bestuur was voornemens om drie commissies in het leven te roepen. De activiteitencommissie was snel rond met twee eerstejaars (Bo Blankers en Jantine Doornbos) en de ervaren Corné van Willigen. Voor de liftcommissie hebben we twee sollicitaties ontvangen, van Maurice Kleine en Mets Visser. Het bestuur heeft hun aangewezen om samen met de afgevaardigden van TW!ST de liftwedstrijd te organiseren. De introductiecommissie is later in het jaar geformeerd en bestond uit Durk Bosgraaf, Tim Kreutz en Tom Bouwhuis. ASCI deed ook mee aan het interfacultair gala en was op zoek naar een lid om ASCI in de galacommissie te vertegenwoordigen. Het bestuur heeft Lennart Kloppenburg benaderd en hij reageerde positief. Voor verslagen van de commissies zie verderop (§4). Het bestuur heeft de sollicitatieprocedure voor de commissies van 2013-2014 inmiddels in gang gezet.
2.8. Voorlichtingsdag / open dag op locatie / een dag student ASCI heeft een rol gespeeld bij de voorlichtingsbijeenkomsten van de RUG. Op de voorlichtingsdag was er een informatiestand die werd bemand door de bestuursleden. De bestuursleden hebben bovendien op beide dagen voorlichtingspraatjes verzorgd tijdens de voorlichtingsronden. Verder heeft het bestuur op verschillende momenten individueel met studiekiezers gesproken zodat zij zich een beeld konden vormen van de studie. De stijging van het aantal inschrijvingen voor 2013-2014 (van 20 naar 48) stemt het bestuur dan ook tevreden.
2.9. FVOG Besturenweekend en FVOG besturendag Het bestuur heeft deelgenomen aan diverse door de FVOG (FaculteitsVerenigingen Overlegorgaan Groningen) georganiseerde activiteiten. Tijdens het besturenweekend heeft het bestuur haar netwerk bestaande uit andere besturen in Groningen uitgebreid. Verder heeft het bestuur op de besturendag deelgenomen aan workshops en een lezing. Daar heeft het bestuur onder andere iets geleerd over communicatie en acquisitie. 3
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
2.10.
Verenigingsruimte
Het bestuur wil graag een verenigingsruimte om in te kunnen vergaderen en om in af te spreken met andere besturen, commissies, leden en externe contacten. Er is meerdere malen contact geweest met het secretariaat Facilitaire Zaken van het Harmoniegebouw. ASCI staat inmiddels op de wachtlijst, maar het kan nog jaren duren voordat er een ruimte beschikbaar is. Het is wel gelukt om een in de fietsenkelder van het Harmoniegebouw een archiefkast te regelen. Daarin kunnen verenigingseigendommen worden opgeborgen. Op dit moment bewaart het bestuur daar onder andere relatiegeschenken en de ASCI-banner.
2.11.
Beroependag
Op 18 april organiseerde het bestuur de ASCI Beroependag. Het bestuur heeft alumni die werkzaam zijn bij verschillende bedrijven benaderd. Daarbij is geprobeerd om alumni die in zo verschillend mogelijke richtingen werkzaam zijn uit te nodigen. Uiteindelijk hebben Robert Bouma (Webdeveloper bij Tweakers.net), Hinko Frouws (Senior Advisor Consulting bij PwC Nederland), Robert de Blok (Creative Consultant bij Mirabeau) en Noortje Venhuizen iets verteld over hun studieen loopbaankeuzes.
2.12.
Bedrijvendag
Na de interessante verhalen van de alumni was het donderdag 16 mei tijd voor de ASCI Bedrijvendag. ITNEXT en KPN Consulting hebben beide een lezing gehouden. KPN Consulting is tevens op intensieve wijze met de studenten aan de slag gegaan in de vorm van een workshop. Tussendoor was er een gezamenlijke lunch voor studenten en sprekers waarbij op informele wijze kon worden kennisgemaakt. Het bestuur heeft beide dagen grondig geëvalueerd en de bevindingen daarvan neergelegd in een draaiboek.
2.13.
Lezingen
23 24 25 26
ASCI-leden konden afgelopen jaar bij een tweetal lezingen terecht. Op 11 februari organiseerde Commotie een lezing met Jordi van de Bovenkamp over Creative Content op Facebook. Door een samenwerking tussen Commotie en ASCI waren ook ASCI-leden van harte uitgenodigd.
27 28 29
Op 26 maart heeft het bestuur een lezing georganiseerd met Raymond Klompsma. Hij is oprichter en mede-eigenaar van internetbureau Concept7. Tijdens de lezing vertelde hij iets over Concept7, hun werkwijze van human centered design en de ware kracht van een bedrijf: de bedrijfscultuur.
30 31 32 33 34 35
2.14.
ALA
Om alle actieve leden van ASCI te bedanken voor hun inzet organiseerde het bestuur een actieve leden activiteit (ALA). Alle actieve leden waren uitgenodigd om op 3 juni op kosten van de vereniging een middag te gaan paintballen. Aansluitend is er met de hele groep gegeten om vervolgens met goed gevulde maag neer te strijken bij de maandelijkse borrel. De vereniging kan niet zonder actieve leden en het bestuur hoopt dat met het organiseren van deze ALA te hebben onderstreept.
4
2.15.
Communicatie
1 2 3 4 5 6 7
Het bestuur heeft Facebook ingezet als belangrijkste communicatiemiddel. Daar werden nieuws en activiteiten onder de aandacht gebracht. Afhankelijk van de strekking van het bericht werd het op de Facebookpagina (zichtbaar voor iedereen) of in de Facebookgroep (enkel zichtbaar voor ASCI leden) geplaatst. Soms ook op beide. Het bestuur heeft in het ledenbestand bijgehouden welke leden wel en niet bereikbaar zijn via Facebook. Alle belangrijke nieuwsberichten en alle activiteiten werden ook via de e-mail verspreid.
8 9
Na de voorlichtingsdag zijn een aantal potentiële Informatiekundestudenten benaderd die op Twitter hadden aangegeven geïnteresseerd te zijn.
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
In oktober 2012 is de ASCI-website vernieuwd. De website dient vooral als uithangbord van de vereniging. Ook op de website waren de belangrijke nieuwsberichten en de komende activiteiten te vinden. Bovendien is de website uitgebreid met een carrièregedeelte. Daar worden een vacaturebank en een pagina met bedrijfsprofielen bijgehouden.
2.16.
Draaiboeken
De voorzitter en secretaris hebben afgelopen jaar puntsgewijs een bestuursdraaiboek bijgehouden. Aan het einde van het jaar hebben zij dat verder uitgewerkt. Er zijn ook draaiboeken gemaakt voor de beroependag, bedrijvendag, introductiedag, liftwedstrijd, de verschillende activiteiten en er is een draaiboek voor de functie commissaris extern.
2.17.
Donateurs
Het bestuur heeft tijdens de ALV van februari een wijziging doorgevoerd in het huishoudelijk reglement. Door die wijziging is het nu mogelijk om donateur te worden van ASCI. Donateurs ondersteunen de vereniging in financieel opzicht. Donateurs mogen de ALV bijwonen maar hebben geen stemrecht (wel spreekrecht). Bovendien houdt het bestuur donateurs twee keer per jaar op de hoogte van het wel en wee van de vereniging. Er heeft nog niemand interesse getoond in het donateurschap.
26 27 28
3. Sponsorplan
29 30 31 32 33
Er zijn dit jaar samenwerkingen aangegaan met KPN Consulting, Paylogic, Circle Software, 24MarketWatch en OGD ict-diensten. Dit heeft in totaal €1825 opgeleverd. Voor deze sponsoring biedt ASCI het plaatsen van vacatures, logo's, bedrijfsprofielen en advertenties aan. Daarnaast is KPN Consulting in mei aanwezig geweest tijdens de bedrijvendag van ASCI. Hier hebben ze een lezing en een workshop verzorgd.
34 35
Er is dit jaar een bedrijfsoverzicht opgesteld met contactgegevens en notities per bedrijf. Dit is een welkome toevoeging voor de overdracht, aangezien het zo duidelijk is wat met wie van welk bedrijf is
Het jaar 2012-2013 was het eerste jaar waarbij voor ASCI actief op zoek werd gegaan naar sponsoren en hiervoor een functie in het leven geroepen werd. De sponsorinkomsten werden begroot op €500.
5
1 2
afgesproken, of wanneer bedrijven weer benaderd kunnen worden. Naast dit overzicht met bedrijven zijn alle bevindingen en tips van de commissaris extern vastgelegd in een draaiboek.
3 4
Mark Doggen – commissaris extern 26 augustus 2013
5
4. Commissies
6 7 8 9
4.1. Activiteitencommissie De activiteitencommissie heeft afgelopen studiejaar vier activiteiten georganiseerd, dit is in een relaxte en informele sfeer goed gelukt. Door regelmatig te vergaderen is het gelukt om vier opzichzelfstaande activiteiten te organiseren met elk zijn eigen succes.
10 11 12 13
Pubquiz Het eerste event van de activiteitencommissie was onze zeer geslaagde pubquiz in Café De Toeter. De quiz is door de commissie bedacht en ontworpen en uiteindelijk ook uitgevoerd. De reacties van de leden waren positief, een event wat ons betreft jaarlijks gegeven kan worden.
14 15 16 17 18
Pokerborrel Ondanks dat onze pokerborrel rond de tentamens viel was er een zeer goede opkomst, dit kwam mede door de unieke ASCI Pokerbokaal. Tijdens deze pokerborrel is er niet gespeeld om geld, maar om “virtueel” geld, diegene met de meeste punten heeft de unieke ASCI Pokerbokaal aan het eind van de avond gewonnen.
19 20 21 22 23 24
Lasergamen Begin 2013 hebben we een actieve activiteit georganiseerd, lasergamen met ASCI. Bij Target hebben we hun lasergame ruimte afgehuurd voor een avondje lasergamen. Daarin hebben we met 2 teams tegen elkaar gestreden, deze activiteit was erg geslaagd en was populair onder de leden. Doormiddel van een verenigingsbijdrage hebben we de kosten voor dit evenement erg laag gehouden voor de leden. Na het lasergamen was nog een kleine afterparty. Dit was een erg grappig feestje...
25 26 27 28 29
LAN-party Het laatste evenement van het studiejaar was de LAN-party. Bij onze commissiegenoot Jantine hebben we haar appartement omgebouwd tot een ware LAN-party met ruim voldoende plekken voor computers en consoles. Daarnaast hadden we ruim voldoende eten en drinken. Het was een geslaagde LAN-party.
30 31
Corné van Willigen – voorzitter activiteitencommissie 11 september 2013
32 33 34
4.2. Liftcommissie Dit jaar vond er voor het eerst de ASCI&TW!ST Liftwedstrijd plaats. Hiervoor waren er drie afgevaardigden van TW!ST en in eerste instantie drie, maar later twee afgevaardigden van ASCI 6
1 2 3
aanwezig in de commissie. Mets Visser, toentertijd voorzitter van de LiftCie, stapte halverwege het jaar uit de commissie wegens verwachtingen die niet overeen kwamen met wat de rest van de commissie voor ogen had. Daarom nam ik het stokje van Mets over.
4 5 6
Al in een vroeg stadium was duidelijk dat we naar Berlijn wilden liften. Zodoende konden we veel tijd besteden aan het uitzoeken van een hostel en het vervoer, het in elkaar zetten van een dagprogramma en het bedenken van de legendarische rage ‘De Puntengames’.
7 8 9 10 11
Met de Puntengames konden de liftende koppels op originele wijze punten verdienen. Op deze manier was niet alleen de tijd van aankomst bepalend voor wie de liftwedstrijd zou winnen, maar moesten de koppels ook allerlei opdrachten uitvoeren. Dit leverde een aantal leuke foto’s en video’s op (een Harlem Shake in een auto bijvoorbeeld). Het weekend werd enorm gezellig en de ASCI&TW!ST Liftwedstrijd is absoluut voor herhaling vatbaar!
12 13
Maurice Kleine – voorzitter liftcommissie 1 september 2013
4.3. Galacommissie
14 15 16 17 18 19
Op 28 mei vond het Interfacultair Gala plaats. Het thema was Moulin Rouge en de locatie (Huize Maas) was zodanig aangekleed. De commissie heeft enorm goed werk afgeleverd door van te voren goed voor te bereiden en regelmatig te vergaderen. Er waren ontzettend veel positieve reacties en ook de opkomst zelf was veel groter dan vorig jaar. Het is over het algemeen een groot succes geworden en we hopen van harte dat het volgend jaar weer zo gezellig wordt!
20 21 22 23 24
We waren zowel trots als opgelucht als het aankomt op het succes. Aan de ene kant hebben we allemaal goed ons best gedaan en aan de andere kant wisten we absoluut niet wat we konden verwachten. Uiteindelijk heeft grondige promotie en een constant enthousiasme ervoor gezorgd dat het gala bekend werd bij zoveel meer mensen dan de vorige editie. Het thema viel goed in de smaak en de aankleding van de locatie zorgde voor een geweldige sfeer.
25 26
Lennart Kloppenburg – afvaardiging ASCI in galacommissie 6 september 2013
27 28 29 30 31
5. Vooruitblik
32 33 34
Het bestuur stelt voor om Maurice Kleine (voorzitter), Lennart Kloppenburg (secretaris) en Bo Blankers (penningmeester) aan te stellen als derde bestuur van ASCI. De afgelopen weken heeft het bestuur de kandidaten intensief voorbereid op hun functies.
Via een open sollicitatieprocedure is het bestuur begin april op zoek gegaan naar opvolgers. Het bestuur stelt voor om komend studiejaar de functie commissaris extern vanwege tegenvallend animo te laten vervallen. Het is wel gelukt om drie enthousiaste kandidaten te vinden voor de functies voorzitter, secretaris en penningmeester.
7
1 2 3 4 5
Het bestuur is van mening dat de Maurice, Lennart en Bo geschikt zijn om leiding te geven aan de vereniging. Zij hebben samenspraak met het bestuur een beleidsplan en bijpassende begroting opgesteld waarin ze hun plannen voor ASCI uiteenzetten. Bovendien hebben zij naarmate de overdrachtsperiode vorderde steeds meer capabel meegedraaid in de uitvoering van de taken van het bestuur.
6
6. Nawoord
7 8
We zijn als tweede bestuur van ASCI aan het einde gekomen van een bewogen bestuursjaar. Een leuk en leerzaam jaar dat ik heb ervaren als een verrijking van mijn studententijd.
9 10 11
Op deze plek wil ik namens het bestuur nogmaals mijn dank uitspreken aan alle actieve leden, voor hun betrokkenheid en voor hun inzet voor de vereniging. Zonder actieve leden zijn er geen activiteiten en zou de vereniging niet functioneren zoals die dat nu doet.
12 13 14 15
Een woord van dank ook aan mijn medebestuursleden, die met zoveel enthousiasme ASCI hebben vertegenwoordigd, die de belangen van de vereniging bewaakten en behartigden en die er met mij in geslaagd zijn om de vereniging organisatorisch en financieel verder uit te bouwen. Hopelijk heeft dit bestuur een solide fundament gelegd voor een lange ASCI toekomst.
16 17 18
Tot slot en vooruitlopend op de besluitvorming van de ledenvergadering wil ik namens het bestuur Maurice, Lennart en Bo veel succes en plezier wensen tijdens hun bestuursjaar bij Studievereniging ASCI.
19 20
Hylke Postma – voorzitter 9 september 2013
8
