Jaarverslag VvKkNH 2014 Rapportage en urenverantwoording Activiteitenplan VvKkNH 2014 in het kader van projectsubsidie Provincie Noord-Holland.
In onderstaande overzicht legt de Vereniging van Kleine kernen in Noord-Holland (VvKkNH) verantwoording af voor de werkzaamheden en uitgaven in het kader van het Activiteitenplan 2014. Het betreffen hier de werkzaamheden van zowel de betaalde adviseur én de bestuursleden, waarbij opgemerkt moet worden dat de bestuursleden op vrijwillige basis hun werkzaamheden verrichten. Ze krijgen hiervoor slechts een reis- en onkostenvergoeding, maar hun werkzaamheden zijn substantieel. De bestuursleden zijn daarnaast op tal van momenten actief voor VvKkNH om de belangen van de inwoners van kleine kernen voor het voetlicht te brengen en te behartigen op verschillende niveaus en diverse gremia. Ze bezoeken (zowel in Noord-Holland als daarbuiten) themabijeenkomsten en netwerkbijeenkomsten, geven presentaties, wonen dorpsraadsvergaderingen bij, etcetera. Daarnaast kent VvKkNH een groeiend netwerk van vrijwilligers dat de vereniging op allerlei terreinen bijstaat (onder andere bij het begeleiden van dorpsvisies en het participeren in netwerken zoals ROCOV). Voor VvKkNH was 2014 een bewogen jaar. Een nieuwe adviseur (met soms een nieuwe werkwijze), een groot evenement (PlattelandsParlement), een toekomstverkenning en duidelijkheid over de wegvallende subsidiëring vanuit het programma Vitaal Platteland. We constateren een groeiende behoefte aan ondersteuning van dorpsinitiatieven en processen van dorpsvisies, waar gemeenten onvoldoende antwoord op hebben. We constateren tevens een groeiende druk op het zelf oplossend vermogen van kleine kernen in het kader van de participatiesamenleving, het centrale thema van ons PlattelandsParlement. Tijdens onze bijeenkomsten en activiteiten blijkt de voortdurende behoefte aan uitwisseling van kennis en ervaring tussen dorpsraden in de hele provincie, maar ook daarbuiten. Een behoefte die VvKkNH maar al te graag wil blijven voeden. VvKkNH blijft daarin de samenwerking zoeken; met overheden, maatschappelijke organisaties en fondsen. Want ook daar ligt een kracht van VvKkNH, in de rol van platform en kennismakelaar. De samenwerking met het Platform Dorpshuizen Noord-Holland is in 2014 erg intensief geweest. Zowel op activiteitenniveau (het PlattelandsParlement als duidelijkste voorbeeld), maar ook op het gebied van onderzoek naar de toekomst van beide organisaties, de samenwerking in het kader van de Regionale Sociale Agenda’s en de lobby voor continuering van ondersteuning van een vitaal platteland door Provincie Noord-Holland. De projecten en werkzaamheden uit het Activiteitenplan zijn grotendeels volgens planning uitgevoerd. Waar daarvan wordt afgeweken, wordt dit nader toegelicht. Op de volgende pagina’s vind u per activiteit de behaalde resultaten.
1
1. Kennisuitwisseling Geplande activiteiten/werkzaamheden 1 Thema/studiebijeenkomst als onderdeel Algemene Ledenvergadering 2 cursussen
Uren begroot 30
Uren besteed 54
24
Resultaat Met de nieuwe adviseur hebben we een nieuw tintje aan het programma kennisuitwisseling gegevens. We hebben meer nadruk gelegd op leren van elkaar. Iets wat voor de langere termijn voor VvKkNH een interessante werkvorm kan zijn (Dit is tevens een van de aanbevelingen in het onderzoek van Hiemstra en De Vries dat in 2014 is uitgevoerd). Het heeft geresulteerd in het volgende programma: -
Een stevig programma van kennisuitwisseling rondom dorpsvisies, als onderdeel van de Algemene Ledenvergadering op 14 april 2014. Vier workshops over de ervaringen met dorpsvisies uit de praktijk en interessante nieuwe invalshoeken zoals de inzet van social media en het betrekken van jongeren. In zeer praktische workshops zijn de dorpsraden geïnformeerd over de mogelijkheden en hebben ze hun vragen en ideeën kunnen delen met de workshopleiders en elkaar. Onder andere PlattelandsJongeren.nl heeft een actieve bijdrage geleverd aan het programma. In totaal namen 35 mensen deel aan de Algemene Ledenvergadering, waren 12 dorpsraden vertegenwoordigd en waren ook enkele vertegenwoordigers van Provinciale Staten aanwezig.
-
Op initiatief van VvKkNH konden een aantal dorpsraden op 9 april kosteloos deelnemen aan de studiedag “De kansen van het platteland”, georganiseerd door Universiteit van Amsterdam en Learn for Life. Vier dorpsraden hebben gebruik gemaakt van de vrijkaarten die Provincie Noord-Holland beschikbaar stelde. Met deze werkwijze heeft de VvKkNH invulling gegeven aan de ambitie om haar netwerk van kennispartners uit te breiden en hun kwaliteiten te benutten voor het werk van dorpsraden.
-
Op 24 november organiseerde VvKkNH een uitwisselingsbijeenkomst Dorpsvisies als vervolg op eerdere cursussen “Zo maak je een dorpsvisie”. De afgelopen jaren is door dorpen veel ervaring opgebouwd bij het maken van dorpsvisies. Idee achter de uitwisseling is om deze kennis nadrukkelijker in te zetten bij het inspireren en ondersteunen van dorpsraden. Dorpsraad Hauwert en Eilandraad Marken gingen uitgebreid in op hun ervaringen met het schrijven en uitvoeren van dorpsvisies. KNHM Noord-Holland ging in op de ondersteunende rol die ze kunnen vervullen bij het uitvoeren van dorpsvisies. In totaal 15 mensen van 8 dorpsraden leverden een actieve bijdrage aan het vervolggesprek. De werkwijze werd zeer gewaardeerd en de wens om een halfjaarlijkse uitwisseling werd uitgesproken.
Het onderling kennis uitwisselen krijgt in 2015 een vervolg in de regionale bijeenkomsten ‘Topdorpen’ (zie Activiteitenplan VvKkNH 2015). Hiervoor is in 2014 reeds een voorlopige opzet gemaakt en is er succesvol gezocht naar samenwerkingspartners en interessante casussen.
2
2. PlattelandsParlement Geplande activiteiten/werkzaamheden Inhoudelijke voorbereiding Noord-Hollands PlattelandsParlement 2014 (tweejaarlijkse activiteit)
Uren begroot 50
Uren besteed 50
Resultaat In het vroege voorjaar zijn de voorbereidingen voor het PlattelandsParlement op 7 november 2014 gestart. Een werkgroep bestaande uit enkele bestuursleden van PDNH en VvKkNH en beide adviseurs hebben een motto en thema’s voor het PlattelandsParlement vastgesteld. Het motto was “wie gaat het werk doen” als reactie op de toenemende druk op vrijwilligers in het kader van de Participatiemaatschappij. Dit werd vertaald in de volgende 7 thema’s: -
Toekomst van de zorg in ons dorp: zorg van ons allemaal Dorpshuizen, zet de deuren open! Dorpen nemen het initiatief: “We regelen het zelf wel” Dorpseconomie: ook vrijwilligerswerk levert geld op Anders organiseren: nieuwe impuls voor dorpsorganisaties Voorkom leegstand: geef oude panden een nieuwe toekomst Wel en wee van de dorpshuis- en dorpsraadbestuurder
Er zijn daarna afspraken gemaakt met KNHM en Gemeente Haarlemmermeer over een inhoudelijke en financiële bijdrage en het fungeren van gastheerschap. Per thema zijn goede voorbeeldprojecten geïnventariseerd en per thema zijn twee goede voorbeelden benaderd om te fungeren als casus. Ook zijn vier professionele gespreksleiders vastgelegd om de gekozen vorm van tafelgesprekken goed te kunnen leiden. Het heeft geleid tot een programma van twee rondes met vier tafelgesprekken. Tijdens de tafelgesprekken zorgden gespreksleider en casussen voor het aanjagen van het gesprek. Ze verzorgden geen presentatie of workshop omdat juist de gesprekken met aanwezigen centraal stond. Dit leidde in veel gevallen tot interessante gesprekken en beantwoording van vragen. Bij ieder tafelgesprek was ook een Statenlid aanwezig om de opgedane ervaring mee te nemen naar het slotdebat en natuurlijk ook Provinciale Staten. Voor en na de zomer zijn vooraankondigingen en uitnodigingen verstuurd naar ruim 600 leden en relaties van VvKkNH en PDNH. Er zijn contacten gelegd met statenleden. Tevens is de website geactualiseerd en is een sjabloon voor een nieuwsbrief ontwikkeld. Het resulteerde in circa 100 deelnemers, waarvan relatief veel dorpsraden en dorpshuizen. Ook waren vijf statenleden, twee commissieleden, verschillende wethouders, ambtenaren van gemeenten en provincie en vertegenwoordigers van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aanwezig op het PlattelandsParlement. De gekozen werkwijze met tafelgesprekken werd zeer gewaardeerd, bleek uit de circa 50 ingevulde evaluatieformulieren. Er werd nadrukkelijk gesproken over de interessante praktijkvoorbeelden en de ruimte om met elkaar in gesprek te gaan en zo kennis te delen.
3. Communicatie Geplande activiteiten/werkzaamheden 3 Nieuwsbrieven (mrt./sept./dec.) verzonden per e-mail en als hard copy die wordt uitgereikt aan diverse relaties en op
Uren begroot 30
Uren besteed 45
3
bijeenkomsten. Diverse mailingen met kort actueel nieuws dorpsraden Website Hosting, content op website zetten
10
Resultaat Wat betreft communicatie heeft VvKkNH ook een verandering doorgevoerd. We zijn actiever gebruik gaan maken van online communicatiemogelijkheden. De website is de basis voor alle communicatie gebleven, maar we zijn meer in gaan zetten op communicatie via Facebook (vanaf het najaar) en Twitter. Tevens is een voorstel voor een digitale nieuwsbrief gemaakt en uitgevoerd. Nadat de reguliere Kern&Info (als PDF en handcopy) in maart verscheen zijn de mogelijkheden van een maandelijkse digitale nieuwsbrief verkend. Via het gratis Mailchimp (ook in gebruik bij bijvoorbeeld het Kenniscentrum Wmo en Wonen) is vanaf september een maandelijkse digitale nieuwsbrief verschenen. Grote voordeel van deze volledig digitale nieuwsbrief is het kunnen inspelen op actualiteiten, het frequenter informeren via de nieuwsbrief (in plaats van via losse mailings), een potentieel groter bereik door het opbouwen van een groter adressenbestand (momenteel circa 600 adressen) en het koppelen aan website, Facebook en Twitter. In 2014 zijn nog regelmatig losse mailings aan leden gestuurd. Dit zullen we ook blijven doen in geval van actuele vragen die extra aandacht vragen. In 2014 waren dat bijvoorbeeld het informeren over de Algemene Ledenvergadering, het PlattelandsParlement of het onderzoek van WUR naar burgerinitiatieven in Noord-Holland. De website krijgt door de koppeling met Facebook en de nieuwsbrief (de nieuwsbrief bevat verkorte berichten die doorverwijzen naar de website) een potentieel groter aantal bezoekers. Deze stijgende lijn is in het najaar al zichtbaar. We zijn in december gestart met het verkennen van verdere mogelijkheden van gebruik van de website. Hiervoor is ook een vragenlijst naar alle aangesloten dorpsraden opgesteld. De website wordt verder actueel gehouden met nieuwsberichten van VvKkNH en recente publicaties of ontwikkelingen in Noord-Holland of daarbuiten. Ook de nieuw toegevoegde Twitterbalk zorgt voor actuele berichten over het werk van VvKkNH.
4. Relatiebeheer Geplande activiteiten/werkzaamheden Up-to-date houden van gegevens over leden/dorpsraden Up to date houden en uitbreiden van de verzendlijst met relaties (onder andere gemeentelijke en provinciale politici, landelijke en provinciale zusterorganisaties, wooncorporaties, jongerenwerkers, e.d.). De verzendlijst bevat 120 relaties en groeit nog steeds. Doel is adressen te hebben van alle organisaties en personen die van belang zijn voor VvKkNH en de dorpsraden in Noord-Holland.
Uren begroot 20
Uren besteed 18,5
Resultaat In het kader van het PlattelandsParlement en de nieuwe digitale nieuwsbrief heeft VvKkNH verschillende adressenbestanden geactualiseerd en samengevoegd. In het kader van het PlattelandsParlement zijn verschillende lijsten met bewonersinitiatieven (niet alleen dorpsraden) toegevoegd aan het bestand. In totaal kent de mailingslijst voor de nieuwsbrief 635 e-mailadressen. 4
5. Advies en ondersteuning dorpsraden Geplande activiteiten/werkzaamheden Dorpsraden bestaan uit vrijwilligers. Er komen vragen op hen af die te maken hebben met beleid, wetgeving en subsidies. Actueel veel gestelde vragen zijn: communicatie met de gemeente, bezuinigingen op- en het verdwijnen van voorzieningen en advies over de koers van de dorpsraad. Informatie en advisering op maat van 20 dorpsraden en dorpsraden in oprichting middels een adviesgesprek en 40 korte vragen van dorpsraden via e-mail en telefoon. Ondersteuning van een of meer keren bij het opzetten en uitwerken van dorpsvisies in minimaal 8 kleine kernen.
Uren begroot 110
Uren besteed 108,5
Resultaat In 2014 heeft VvKkNH veel vragen gekregen van dorpsraden maar ook van gemeenten over bezuinigingen, kleine kernenbeleid en de ontwikkelingen rondom Wmo en AWBZ. De meeste vragen zijn per mail of telefonisch beantwoord (32x). In een aantal gevallen is een bezoek gebracht aan gemeenten of gezamenlijk overleg van dorpsraden om te praten over kleine kernen beleid (12x). Het achterblijven van de vragen (en antwoorden) wordt verklaard door de noodzakelijke wisseling van adviseur en de bekendheid die de nieuwe adviseur heeft moeten opbouwen. Verder heeft VvKkNH geparticipeerd in een pilot van SPAR en het Ministier van BZK om de dorpssupermarkt een bredere rol te geven in de leefbaarheid van het dorp Petten (pilot loopt nog). Daarnaast zijn er veel vragen binnengekomen over het schrijven van dorpsvisies of gezamenlijke dorpenvisies. In totaal zijn 11 dorpsraden geadviseerd en/of ondersteunt bij het schrijven van dorpsvisies. De ondersteuning heeft in een aantal gevallen een intensievere vorm gekregen om te kijken of de methodiek toepasbaar is voor vrijwillige procesbegeleiders. Advisering en ondersteuning van dorpsvisies in Middelie, Andijk, Katwoude, Zuidoostbeemster, Jisp, Nieuwe Niedorp, ’t Zand, ’t Veld, Schagerbrug, Dirkshorn en De Weere. Vooral de Algemene Ledenvergadering, het PlattelandsParlement en de uitwisseling over dorpsvisies hebben veel nieuwe adviesvragen opgeleverd.
6. Bestuur Geplande activiteiten/werkzaamheden Algemene bestuursondersteuning (secretarieel, administratief, uitwerking actiepunten e.d.). Bestuurskosten, telefoon, internet, porti, reiskosten, deelname aan congressen e.d. Vrijwilligersvergoeding Verzekeringen
Uren begroot 120
Uren besteed 126
Resultaat In 2014 zijn er 6 reguliere bestuursvergaderingen gehouden. In april is de jaarlijkse Algemene ledenvergadering georganiseerd. Op deze vergadering is Maurice Veeken als nieuw bestuurslid 5
benoemd. Er zijn twee reguliere en een extra vergadering met de accounthouder van Provincie Noord-Holland geweest in het kader van de voortgang van het Activiteitenplan 2014 en de extra activiteiten (Onderzoek toekomst VvKkNH-PDNH, PlattelandsParlement en training vrijwillige procesbegeleiders) en het ontwikkelde Activiteitenplan 2015. De extra vergadering had als thema het ophouden van structurele subsidiëren van VvKkNH door Provincie Noord-Holland en de kansen voor de toekomst. Daarnaast is regelmatig telefonisch of per mail contact geweest tussen onze adviseur en de accounthouder over nieuwe ontwikkelingen, onderzoeken en projecten. Ondersteuning voor het bestuur door de adviseur betrof naast de reguliere taken zoals voorbereiden en bijwonen van de bestuursvergadering ook het schrijven van een notitie en brief aan Provinciale Staten in het kader van het beëindigen van de subsidie, het opstellen van het Activiteitenplan 2014, diverse voortgangsrapportages en verantwoordingen en het voorbereiden van de Algemene Ledenvergadering.
7. Netwerken Geplande activiteiten/werkzaamheden Contact onderhouden met gemeenten (bestuurders, medewerkers en raadsleden) van plattelandsgemeenten en maatschappelijke instanties over dorpsgericht werken en leefbaarheid. Projecten Vitaal Platteland van de provincie Noord-Holland volgen en er op beperkte schaal in participeren (RSA’ s, Kenniswerkplaats, diverse onderzoeken o.a. Wageningen Universiteit). Deelnemen aan diverse relevante overleggen, bijvoorbeeld: gemeentebesturen met dorpsraden, Rocov, regionale platforms RSA, VNHG.
Uren begroot 40
Uren besteed 42,5
Resultaat Zoals al eerder aangegeven heeft VvKkNH in 2014 met verschillende gemeenten contact gehad over kleine kernenbeleid, convenanten, dorpsvisies, bezuinigingen, Wmo en AWBZ en de rol van dorpsraden. Deze vragen hebben geleidt tot de constatering dat uitwisseling tussen gemeenten, en dan vooral de ambtenaren die betrokken zijn bij het werk van dorpsraden, wellicht zinvol is. Dit gebeurd nu nog nauwelijks. VvKkNH heeft voor 2015 het plan opgevat om deze ambtenaren (vooralsnog eenmalig) bijeen te brengen. Daarnaast heeft VvKkNH geparticipeerd in uitwisselingen in het kader van de regionale sociale agenda’s (conferentie Lokale Kracht op 23 mei, workshop op conferentie Wmo en Wonen op 23 oktober, uitwisseling ambtenaren RSA-project op 10 november), het ROCOV en het onderzoek ‘sociale vitaliteit in kleine kernen’. Verder zijn kennismakingsgesprekken gevoerd of samenwerkingsafspraken gemaakt met o.a. WonenPlus Welzijn, SportService West-Friesland, CPO Noord-Holland, KNHM Noord-Holland, Leader Kop van Noord-Holland, Kracht in Nederland, PlattelandsJongeren.nl en Omzien naar Elkaar. Ook heeft VvKkNH een bemiddelende rol gespeeld in een werkbezoek van een commissie in het kader van de Midterm Review programma Bevolkingsdaling van het Ministerie van BZK. 6
8. Landelijk overleg Geplande activiteiten/werkzaamheden Deelname door bestuursleden aan bestuurlijk overleg met de Landelijke Vereniging van Kleine Kernen (contributie). Deelnemen aan landelijk overleg provinciale coördinatoren van de LVKK. Themabijeenkomst voor kaderleden van de LVK
Uren begroot
Uren besteed
32
33,5
8
Resultaat Een vertegenwoordiger van het bestuur van VvKkNH en de adviseur hebben in 2014 de periodieke landelijke vergaderingen van de Landelijke Vereniging van Kleine Kernen (LVKK) en het daarbij horende coördinatorenoverleg (voor adviseurs) bijgewoond. Daarnaast zorgden adviseur en bestuur op verzoek voor input richting LVKK en de andere provinciale Verenigingen van Kleine Kernen; bijvoorbeeld rondom vragen naar goede voorbeelden en ervaringen, naar aanleiding van onderzoeken, rapporten of actuele ontwikkelingen (o.a. sluiting pinautomaten, dienstverlening PostNL, sluiting scholen en nieuwe bewonersinitiatieven in de zorg). De landelijke kaderdag is in 2014 niet georganiseerd.
9. Ledenwerving Geplande activiteiten/werkzaamheden Niet aangesloten dorpsraden systematisch benaderen met uitnodigingen voor activiteiten en eventueel telefonisch contact.
Uren begroot 10
Uren besteed 7
Resultaat In 2014 hebben zich 2 dorpsraden als aangemeld, waardoor het totaal aantal leden naar 54 is gestegen. Een aantal andere dorpsraden hebben het lidmaatschap nog in beraad. Opvallend is de interesse van Stadsdorp Elsrijk (een stadswijk van Amstelveen) in deelname in de vereniging. VvKkNH en PDNH onderzoeken momenteel de mogelijkheden van een gecombineerd abonnement vanuit het idee dat verschillende dorpsraden ook beheerder zijn van een dorpshuis.
Totaal uren Activiteitenplan 2014 Totaal
Uren begroot 484
Uren besteed 486
7
