Jaarverslag SPW 2011 Voor u ligt het jaarverslag van het eerste volle jaar van de Stichting Promotie Waterland, kortweg SPW. Terugkijkend op 2011 kunnen we maar één conclusie trekken: de SPW heeft een succesvolle start gemaakt.
Organisatie De eerste maanden van 2011 is door het bestuur en de per 1 januari aangestelde directeur aan de organisatie van de SPW verder gestalte gegeven. Bestuur en adviseurs hebben in aanvang vaak en voltallig vergaderd om de vele en diverse activiteiten uit te zetten en uit te voeren. In de hectische periode vóór de opening van het Informatiepunt was de werklast enorm en was het lastig om de koers te bepalen en de juiste prioriteiten te stellen. De aansturing van de werkgroepen vertoonde overlap en de verschillende activiteiten hadden hun eigen tempo en dynamiek. Desalniettemin kon het Informatiepunt op de afgesproken datum, namelijk 2 april, worden geopend. In het tweede kwartaal is gewerkt aan een stevige organisatiestructuur, die gaandeweg het jaar is aangescherpt en verbeterd. Het beleid wordt nu bepaald door het bestuur en de directeur. Een groep adviseurs uit de verschillende kernen en uit diverse ondernemersbranches ondersteunen het bestuur. Er zijn 4 werkgroepen ingesteld: -
PR en Websites
-
Werving en Bedrijfscontacten
-
Evenementen (in het 4e kwartaal gestart)
-
Dienstverlening en pand (in het 4e kwartaal gestart)
Het organogram op pagina 2 geeft de organisatiestructuur van de SPW weer. In elke werkgroep zit ten minste één bestuurslid als linking pin naar het bestuur. De directeur heeft zitting in alle werkgroepen. De adviseurs in de werkgroepen brengen hun expertise in bij de desbetreffende activiteiten. Met voorstellen vanuit de werkgroepen wordt het bestuur ondersteund bij de aansturing van de stichtingsactiviteiten. Later in het jaar zijn ook vrijwilligers betrokken bij de werkgroepen. Het bestuur heeft t/m mei 2-wekelijks vergaderd en daarna maandelijks. De adviseursbijeenkomsten zijn - na de hoge frequentie in het begin van het jaar - teruggebracht naar een tweemaandelijkse overleg. De verschillende werkgroepen kennen verschillende vergaderfrequenties. In oktober is er een seizoensevaluatie geweest met bestuur, adviseurs en vrijwilligers. Daar is een groot aantal waardevolle ideeën voor de organisatieverbetering uit gegenereerd, maar ook voor de werving, dienstverlening, PR en evenementen.
Jaarverslag 2011
1
De directeur van de stichting heeft zich in het 1e kwartaal vooral gericht op de werving van de vrijwilligers die het Informatiepunt zijn gaan bemensen. Voor de geworven mensen zijn bijeenkomsten belegd voor de introductie en opleiding. De vrijwilligers hebben voor de officiële opening enkele weken proefgedraaid. Gedurende het jaar zijn er meerdere bedrijfs- en locatiebezoeken geweest; naar Jachthaven Waterland, de theetuin in Overleek, met een gids door Marken en naar de Simonehoeve in Katwoude.
Organogram SPW Adviseurs
Beleid Bestuur
Werkgroep Informatiepunt & dienstverlening
Directeur/coördinator
Werkgroep PR & Websites
Medew. website Thematrekker X
Werkgroep Werving & Bedrijfscontacten
Thematrekker Y Vrijwilligers Informatiepunt
Werkgroep Evenementen Beleidsvoorstellen + ondersteuning
Sluiswachters Uitvoering
Organogram en besturing SPW
Werving en bedrijfscontacten In januari is er een voorlopig dienstverleningsconcept met een richtlijn voor tarieven ontworpen en er is een plan gemaakt voor fondsenwerving bij de diverse ondernemersverenigingen die Waterland rijk is. Er zijn presentaties over de stichtingsplannen en –doelen gegeven tijdens de ledenvergaderingen van de Bedrijvengroep Waterland, de ondernemersvereniging Binnenstad Monnickendam, de Ondernemersvereniging Broek in Waterland en de ondernemers van winkelcentrum ‘t Spil. Deze bezoeken en presentaties hebben geresulteerd in financiële ondersteuning van deze vier
Jaarverslag 2011
2
ondernemersverenigingen. Daarnaast is contact gelegd met de toeristische ondernemers in Marken, de schippers die zijn verenigd in de Zeilvloot Monnickendam en de Rotaryclub Monnickendam. Ook dat heeft telkens geleid tot financiële ondersteuning. Daarmee is een goede financiële basis gevormd om verder in 2011 de plannen voor een structurele dienstverlening aan bezoekers, ondernemers en inwoners van Waterland vorm te geven. Met diverse stakeholders van de stichting is kennis gemaakt en zijn structurele contacten gelegd: de Gemeente Waterland, Bureau Toerisme Laag Holland (BTLH), het Amsterdams Toerisme- en Congresbureau (ATCB), Ver. Water, Land & Dijken, etc. Met het Gemeentelijk Vervoer Bedrijf in Amsterdam zijn afspraken gemaakt over de facilitering van bezoekers wat betreft het openbaar vervoer naar en in Amsterdam. De Vereniging Oud Monnickendam, de Speeltuinvereniging, Middeleeuws Genootschap Monnickendam, buurtvereniging Dammers & Dijckers en Gymnastiekvereniging Sparta uit Broek in Waterland zijn inmiddels lid van de SPW geworden. Deze instanties maken vaak en dankbaar gebruik van de vergaderruimte in het Informatiepunt. De werkgroep Werving en Bedrijfscontacten is in augustus gestart met een wervingsactie ‘Vrienden van Waterland’ waarmee bijdragen van particulieren worden geworven. Eind 2012 zijn waren er ca. 200 Vrienden van Waterland geregistreerd. Daarnaast heeft de werkgroep in het 4e kwartaal op basis van ervaringen en gesprekken met ondernemers de richtlijn tarieven voor 2012 bijgesteld en verbijzonderd. Er is een plan opgesteld voor benadering van ondernemers om de afname van aanvullende dienstverleningspakketten te stimuleren. Daarnaast is een lijst samengesteld van te benaderen ondernemers, die niet zijn aangesloten bij enige ondernemersvereniging.
Informatiepunt Waterland en Dienstverlening Het eerste kwartaal hebben de activiteiten van de stichting voor een belangrijk deel in het teken gestaan van de inrichting van het Informatiepunt Waterland in de voormalige sluiswachterswoning aan het Zuideinde. Vele ondernemers hebben met materiaal en mensen ondersteuning verleend. Vrijwilligers, schilders, timmerlieden, stratenmakers en andere professionals hebben in hun vrije tijd geholpen om het pand een prachtige, monumentale uitstraling te geven. Met man en macht is gewerkt om het pand op tijd klaar te krijgen voor de officiële en feestelijke opening van het Informatiepunt Waterland op 2 april. Dat kan letterlijk en figuurlijk een stralende dag voor Waterland worden genoemd. Door de authentieke inrichting met o.a. de bedstee en de waterput mag het een minimuseum geworden genoemd. De vergaderruimte is multifunctioneel en een aanwinst in de binnenstad. Daarnaast zijn brochures opgevraagd, fiets- en wandel- en vaarkaarten verzameld en ingekocht. Ook is een gevelstenenroute in het leven geroepen. Die is zo succesvol, dat die inmiddels in het Engels, Frans, Duits, Italiaans, Spaans en Russisch (!) is vertaald. Met BTLH is contact gelegd om een i-Tours in Waterland te introduceren. Dat is in 2011 niet meer gelukt, maar zal begin 2012 de aftrap hebben. Overige toeristische artikelen zijn ingekocht of met leveranciers zijn afspraken Jaarverslag 2011
3
gemaakt over de verkoop in consignatie. In het zomerseizoen is de voorraad souvenirs overgenomen van één van de Monnickendamse ondernemers. De bezoekersaantallen van Informatiepunt Waterland zijn boven verwachting gebleken. Vanaf maart1 t/m december zijn 9.906 bezoekers van het Informatiepunt geteld. Op drukke dagen en momenten schiet het tellen er wel eens bij in; de aanname is dat er in werkelijkheid meer dan 10.000 bezoekers zijn geweest. De bezoekers kunnen als volgt worden verdeeld: 40% was internationaal, 45% was Nederlander en 15% was inwoner van Waterland. Een evaluatie onder vrijwilligers heeft onderstaande verdeling van informatieverzoeken opgeleverd: - een of meer overnachtingen (21%, waarvan 9% B&B, 3% hotel en 9% kamperen) - wandelen (22%) - fietsen (21%) - varen (12%) - eten (7%) - overig (16%). Het Informatiepunt Waterland is langzaam uitgroeiend tot een centraal punt in de Waterlandse gemeenschap. Het is een vraagbaak voor lokalen, vormt de vergaderlocatie voor diverse verenigingen, is het verkooppunt van VVV-, bioscoop- en dinerbonnen. Aan diverse organisaties is ondersteuning verleend door kaartverkoop, bijvoorbeeld voor de Vlootdag, Korendag, Waterland Kerkenland, de Operanacht, de Wijnroute. Informatiepunt Waterland - Aantal bezoekers in 2011: 9.906 2500
2000
1500
Internationaal Nederlands Lokaal
1000
500
D ec em be r
er
be r N ov em
O kt ob
Se pt em be r
i Au gu st us
Ju l
i Ju n
M ei
ril Ap
M aa rt
0
Door bezoekers is het Informatiepunt o.a. betiteld als “de gezelligste VVV van Nederland”. Tot slot: in 2011 is 111 maal de sluis bediend. 1
De maand maart betrof ´proefdraaien´ voor vrijwilligers.
Jaarverslag 2011
4
Public Relations en Websites De stichting heeft met als slogan “Waterland laat je verrassen” met de regelmaat van de klok de externe publiciteit gezocht. Door middel van interviews in diverse lokale en regionale bladen, maar ook landelijke bladen, waaronder Campinglife en ZIN is Waterland onder de aandacht gebracht. Lokaal gebeurt dat ook door publiciteit via de SPW-fiets, het plaatsen van banners en vlaggen bij evenementen, publicatie van SPW-nieuws op Omroep Waterland, enzovoorts. M.i.v. 2011 heeft de SPW contractueel het onderhoud van de website www.vvv-waterland.nl en www.vvv-zeevang.nl overgenomen van ATCB2. In het 1e kwartaal is ook gestart met het ontwerp, de vormgeving en uitwerking van een nieuwe, eigen website voor de stichting: www.onswaterland.nl. Deze website is bedoeld als portal voor bezoekers, ondernemers en inwoners van waterland. De website heeft daarmee een breder bereik en is dan ook een aanvulling op de VVV-website, die zich voornamelijk richt op nationale en internationale bezoekers. Onswaterland had in 6 maanden ruim 7300 bezoekers; van het bezoek aan de VVVwebsite zijn geen cijfers bekend. Medio 2011 heeft de SPW de activiteiten van de Stichting Promotie Waterlandse Evenementen (SPWE) overgenomen. Die activiteiten bestaan uit 1. het beheer en onderhoud van de website www.waterlandseevenementen.nl 2. het uitgeven van de maandelijkse publicatie van evenementen in Prettig Weekend 3. het uitgeven van de Evenementen Jaarkalender Waterland en 4. de verspreiding van een wekelijkse evenementennieuwsbrief voor de Regio Waterland aan ca. 2300 mailadressen.
Evenementen De werkgroep evenementen is feitelijk pas in het 4e kwartaal van start gegaan. Voor dat moment heeft de stichting een bijdrage geleverd of is aanwezig geweest op de Ondernemersdag in de Koperen Vis en de avond van de Volksvergadering. In augustus is in samenwerking met de gemeente en de organisatie van Parckpop in Ilpendam op succesvolle wijze de Cultuurmarkt Waterland georganiseerd. Tot slot heeft de stichting in de najaarsvakantie een Herfst Gezinsactiviteit georganiseerd.
Bemensing De stichting kende bij aanvang van het jaar een vaste bestuursbezetting van 6 mensen, 8 adviseurs, een directeur (aangesteld voor 24 uur per week) en een stagiaire ter ondersteuning van de directeur. Wegens te gering resultaat is eind februari afscheid genomen van de stagiaire. In de loop van het jaar hebben zich 3 extra adviseurs aangesloten en is één bestuurlid teruggetreden. Na een enthousiaste en hectische start van de SPW begin dit jaar en de volle inzet van haar kant is de directeur eind april ziek geworden. Tijdens het herstel is duidelijk geworden 2
Het beheer blijft in handen van ATCB
Jaarverslag 2011
5
dat een terugkeer tot hernieuwde klachten zouden gaan leiden. In gezamenlijk overleg is een regeling getroffen en is per 1 september het contract ontbonden. Met een nieuwe sollicitatieronde is het gelukt om per medio oktober een nieuwe directeur aan te trekken. Naast bestuursleden en adviseurs hebben zo’n 10 tijdelijke vrijwillige klussers in februari en maart meegeholpen aan de inrichting van het Informatiepunt. In januari is een oproep geplaatst in Prettig Weekend voor de werving van vrijwilligers om het Informatiepunt tijdens de openstellingstijden te bemensen. Dat heeft geresulteerd in een vrijwilligersbestand van 25 mensen. In de loop van het jaar is dat aantal gegroeid naar 30. Omdat SPW de afspraak heeft gemaakt om de bediening van de sluis aan de Middendam over te nemen van de havenmeesters, is ook een 12-tal vrijwilligers geworven die op afroep de sluis kunnen bedienen. Ze zijn in maart geïnstrueerd door de havenmeester. Naast de genoemde vrijwilligers en sluiswachters bestond de SPW per 31 december 2011 uit: Directeur: Bestuur:
Janine Klein Nard Jansen, voorzitter Bas van Baarsen, vicevoorzitter Bertien van der Kolk, secretaris Simon Westerneng, penningmeester Tjerk Doornenbal Kees Gutter
Adviseurs:
Suzanne Rozema Pirka Balvers Trees Zetzema Adriana Stam Hans Dekker Foz Leloup Marjolein Holtkamp Greetje Gutter Dirk Jan van Geemen
Locatie:
Informatiepunt Waterland: Zuideinde 2, 1141 VJ Monnickendam,
[email protected]
Jaarverslag 2011
6
