Jaarverslag RvT 2013

Jaarverslag RvT 2013


Pagina 0 van 8

2.

Jaarverslag over 2013

Raad van Toezicht

Vooraf Voor u ligt het jaarverslag over 2013 van de Raad van Toezicht (RvT) van de Stichting Invitare. Met dit verslag legt de raad verantwoording af over de wijze waarop het toezicht in 2013 is uitgeoefend en de resultaten die het toezicht heeft opgeleverd. De Raad wil aan de direct belanghebbenden (personeel, ouders, medezeggenschapsraden) van de stichting een beeld geven van haar werkzaamheden. Tevens heeft het jaarverslag de functie om aan de rijksoverheid en de onderwijsinspectie verantwoording af te leggen over het gevoerde toezicht.

2.1

Visie op het toezicht

De Raad beschouwt als haar kerntaak: het houden van integraal toezicht op het College van Bestuur (CvB) en op de algemene gang van zaken binnen de organisatie. De Raad respecteert daarbij de eigen verantwoordelijkheid van het College van Bestuur. Specifiek ziet de Raad toe op de borging van de publieke belangen zoals de kwaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid van het onderwijs op de onder haar bevoegd gezag ressorterende scholen. Bij het toezicht besteedt de Raad, naast toezicht op de kwaliteit en continuïteit, ook aandacht aan de financiële stabiliteit van de organisatie. Het toezichthouden krijgt vorm en inhoud door middel van het verzamelen van informatie, oordeelsvorming en interventie. Het College van Bestuur heeft de opdracht alle relevante informatie te verstrekken die de Raad nodig heeft.

2.2

Uitgangspunten in het toezicht

De Raad hanteert als uitgangspunten voor haar toezicht:  De organisatie moet financieel gezond zijn en financiële risico’s moeten worden vermeden.  De uitvoering van publieke taken, inclusief de kwaliteit van de uitvoering, moet te allen tijde worden gewaarborgd.  Het totaal van activiteiten en projecten moet, vooral ook in organisatorische zin, beheersbaar zijn.  Er dient voortdurend naar verbetering van de efficiency te worden gestreefd.  In alle geledingen moet er sprake zijn van een goed, professioneel en sociaal klimaat.  Voor het personeel is het van groot belang dat er sprake is van goed werkgeverschap.  Het overleg en de samenwerking met ouders staan hoog in het vaandel van Invitare.  Omgevingsfactoren als een krimpende populatie, gemeentelijk onderwijsbeleid, rijksbeleid en de marktpositie van Invitare dienen in het beleid, de voorgenomen maatregelen en beschouwingen een belangrijke rol te spelen.


Pagina 1 van 8

2.3

Samenstelling CvB en RvT

College van Bestuur Sinds 2009 vervult de heer Drs. J.T.J. Bouwhuis de functie van voorzitter van het CvB van de Stichting Invitare. Persoonlijke gegevens CvB Hans Bouwhuis Leeftijd: 63 jaar Datum benoeming Algemeen directeur van de stichting: 01.01.2004 Datum aanvang functie als College van Bestuur: 01.01.2009 De Raad heeft kennis van de volgende nevenfuncties van de heer Bouwhuis:  Lid van het managementteam van het samenwerkingsverband WSNS Land van Cuijk.  Voorzitter van de stichting Doe Je Mee, waarin met andere schoolbesturen dagarrangementen en naschoolse activiteiten worden gecoördineerd.  Vicevoorzitter van de Stichting Jeelo en ondersteunen van de verdere uitrol en implementatie van Jeelo bij andere onderwijsstichtingen.  Voorzitter van de Raad van Commissarissen van de stichting Schoolnetwerk.  Advieswerk voor derden na goedkeuring door de Raad van Toezicht. Vertegenwoordiging namens het directieberaad Tijdens de vergaderingen van de RvT is één van de directeuren als vaste vertegenwoordiger van het directieberaad aanwezig bij de vergadering. Hij fungeert in voorkomende gevallen als plaatsvervanger van het CvB. Gedurende het verslagjaar was de heer Gérard Zeegers vertegenwoordiger namens het directieberaad van Invitare. In verband met de fusie tussen de Stichting en SBO de Wingerd heeft de heer Marten de Graaf, directeur van de school, de vergaderingen van de RvT bijgewoond. Raad van Toezicht Op 7 februari 2013 overleed voorzitter Frans Stoots geheel onverwachts. Persoonlijke gegevens leden Raad van Toezicht Frans Stoots Leeftijd: 64 jaar Functie: Voorzitter Datum benoeming: 01.08.2012 Zittend in 1e termijn Frans Stoots overleed op 7 februari 2013. Els van Paasen Leeftijd: 65 jaar Functie: vicevoorzitter sinds juli 2011, plaatsvervangend voorzitter van 25.02.2013 tot 30.09.2013, Voorzitter vanaf 30.09.2013 Datum benoeming als lid: 15.12.2010 Zittend in 1e termijn Datum aftreden: 31.12.2014 Paul Schalks Leeftijd: 49 jaar Functie: lid, vanaf 30.09.2013 tevens vicevoorzitter Datum benoeming: 01.01.2013 Zittend in 1e termijn Datum aftreden: 31.12.2016


Pagina 2 van 8

Thérèse Hoen Leeftijd: 67 jaar Functie: lid Datum benoeming: 15.12.2010 Zittend in 1e termijn Datum aftreden: 31.12.2014 Erik Jansen Leeftijd: 49 jaar Functie: lid Datum benoeming: 01.01.2007 Datum herbenoeming: 15.12.2010 Zittend in 2e termijn Datum definitief aftreden: 31.12.2014 Wim Valks Leeftijd: 61 jaar Functie: lid Datum benoeming: 25.02.2013 Zittend in 1e termijn Datum aftreden: 31.12.2016 Vacatures Raad van Toezicht Tijdens de vergadering van 25.02.2013 werd n.a.v. het wegvallen van Frans Stoots besloten de leden van de BAC, die in het najaar van 2012 betrokken waren bij de voordracht van een te benoemen RvT-lid, te vragen of zij akkoord konden zijn met het voorstel hiertoe diegene te benaderen, die bij de door hen uitgevoerde selectie als tweede was geëindigd. Dit bleek het geval, waarna deze kandidaat tot lid van de RvT werd benoemd. Conform eerder besluit zal voormalig RvT-lid Lia Roefs (mede namens de RvT van Invitare) tot 1 augustus 2014 aanblijven als voorzitter, c.q. lid van de Algemene Ledenvergadering van WSNS- LvC. 2.4

Nevenfuncties en vergoedingen

Nevenfuncties van de leden van de RvT zijn niet van toepassing, het lidmaatschap van de RvT is een nevenfunctie. Voor het vaststellen van de vergoedingen heeft de Raad zich laten leiden door het “Advies honorering van raden van toezicht van onderwijsinstellingen 2010“ van de Vereniging van Toezichthouders in Onderwijsinstellingen (VTOI). Voor onderwijsstichtingen met een vergelijkbare omzet ligt de bandbreedte volgens voornoemd advies voor leden tussen 1725 en 2875 euro en voor de voorzitter tussen 3450 en 5750 euro. In het verslagjaar 2013 werden aan de voorzitter en aan de leden van de van de Raad van Toezicht van de Stichting Invitare op grond van deelname aan de vergaderingen de volgende vergoedingen overeengekomen: Voor de voorzitter een bruto vergoeding van € 3500 en voor de leden van € 1500. De leden van de raad ontvangen voor eventueel gemaakte reiskosten een vergoeding van € 0,28 per km of vergoeding openbaar vervoer. Verder beschikt de Raad over een budget van € 2000 per jaar voor deskundigheidsbevordering. Op grond van de nota Goed onderwijs – Goed Bestuur - is voorzien in een budget voor een lidmaatschap van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders evenals in een bestuursaansprakelijkheidsverzekering.


Pagina 3 van 8

2.5

Professionalisering van de Raad

In het verslagjaar 2013 beschikten de leden over voldoende literatuur om een adequate voorbereiding op de rol van toezichthouder mogelijk te maken. De leden kunnen gebruik maken van een digitale leesportefeuille waarin achtergrondinformatie is opgenomen. Aangezien de leden lid zijn van vereniging van toezichthouders VTOI ontvangen zij tevens van die zijde relevante informatie 2.6

Informatievoorziening

Vergaderingen van de Raad van Toezicht zijn openbaar en vergaderstukken zijn toegankelijk voor de betrokkenen. De RvT heeft geconstateerd dat de Raad, de GMR en andere participanten relevante documenten tijdig ontvangen. De verslaglegging van vergaderingen van de Raad van Toezicht is van hoge kwaliteit en levert een belangrijke bijdrage aan een goede advisering en besluitvorming. Het is inmiddels een goede gewoonte om ter bevordering van de wederzijdse betrokkenheid en in het kader van transparant besturen meerdere vergaderingen van de RvT op de scholen van de Stichting te houden. Daarbij is de directeur van de ontvangende school aanwezig en wordt een toelichting verstrekt op de werkwijze en de resultaten van de school. Voor de leden van de RvT betekent dit een meerwaarde in de informatieverschaffing. In 2013 zijn de volgende scholen bezocht: Hartenaas te Grave, Harlekijn te Cuijk en Elckerlyc te Gennep. Ter bespreking, c.q. beoordeling van het gevoerde beleid heeft de Raad de volgende informatie verzameld en ontvangen: Algemene informatie:  Vergaderverslagen  Algemene informatie over toezichthouden  Bestuursverslag 2012  Bestuursformatieplan 2013-2014  Concept-fusie-effectrapportage Stichting Buo  Goedkeuring Rijk besturenfusie  Jaarverslag GIMD  Statuten SV PO 2507  Wijziging van de statuten van de Stichting Invitare  Evaluatie functioneren RvT  Halfjaarlijkse onderwijskundige resultaten scholen Invitare  Rooster van aftreden leden RvT  Vergaderschema en jaarprogramma RvT 2013-2014  Concepten strategisch beleidsplan Invitare 2013-2017  Informatie BTW-plicht leden RvT Financiële documenten:  Begroting Stichting BUO 2013  Accountantsverslag 2012 Beheersing en Krimp  Begroting 2014 en meerjarenbegroting Invitare met toelichting (o.a. leerlingenaantallen)  Jaarrekening 2012 Invitare  Marap’s  Offerte accountantscontrole PWC 2014  Overzicht aanbevelingen accountant 2012


Pagina 4 van 8

Voortschrijdend overzicht aanbevelingen accountant Tussentijdse resultaten stichting BUO Extra inkomsten vanuit Rijk 2013/2014

  

2.7            

De werkzaamheden van de Raad van Toezicht

Werkgeverschap van het college van bestuur Toezicht op het college van bestuur door: het voeren van maandelijks overleg met het CvB het volgen van het gevoerde personeelsbeleid binnen de Stichting het fungeren als klankbord voor het CvB het geven van gevraagd en ongevraagd advies op ter vergadering ingebrachte of tussentijds met de voorzitter besproken onderwerpen toezien op de naleving van wettelijke verplichtingen het volgen van de code Goed Bestuur het toezien op de rechtmatige verwerving van de middelen van de scholen het toezien op de rechtmatige en doelmatige bestemming en aanwending van middelen het aanwijzen van en het voeren van overleg met de accountant het kritisch volgen van de onderwijsresultaten van de scholen d.m.v. de presentatie van gegevens eindtoets en tussentoetsen en gegevens vanuit inspectiebezoeken.

Inhoud van de vergaderingen In 2013 vergaderde de Raad van Toezicht twaalf keer. datum

Status

Onderwerpen

Aanwezigheid

21-02-2013

Reguliere Vergadering RvT

-

Aanvulling bij begroting 2013 Fusie-effectrapportage Stichting BUO Begroting 2013 Stichting BUO Voorbereiding overleg GMR

21-01-2013

Jaarlijkse gezamenlijke vergadering met de GMR

-

Aansluitingsbrief en hoofdlijnen notie SV PO 2507 i.o. Evaluatieformulier directeurenberaad vragen van de GMR aan de RvT evaluatie resultaten en medezeggenschap bespreking voornemens nieuwe planperiode Concept jaarrekening 2012 Transitie administratie Stichting BUO door OSG na fusie naar interne administratie Invitare Evaluatie overleg met GMR 2e jubileum schoolbestuur Bespreking tijdelijke invulling voorzitterschap en invulling vacante plaats in RvT Invulling vacante plaats remuneratiecie. Voortgang voorbereiding MJBP 1e concept Jaarverslag RvT Stand van zaken IKC Padbroek en Mill BTW-plicht leden RvT Jaarverslag vertrouwenspersoon Concept-jaarrekening, bestuursverslag en jaarverslag RvT over 2012 Marap t/m maart 2013 Grensverkennend gedrag Overleg over uitvoering schoonmaakwerk Resultaten overleg remuniratiecommissie Procedure benoeming voorzitter Procedure voorbereiding strategisch overleg Concept-bestuursformatieplan 2013-2014

-

5 leden RvT CvB Vertegenw. directieberaad Notulist Directeur de Wingerd 5 leden RvT CvB Vertegenw. directieberaad notulist 13 leden GMR

-

4 leden RvT CvB vertegenw. directieberaad notulist intern controller

-

5 leden RvT CvB vertegenw. directieberaad extern accountant notulist intern controller directeur de Wingerd

25-02-2013

Reguliere vergadering RvT

-

22-04-2013


-


Pagina 5 van 8

27-05-2013


-

Samenwerking met stichting BUO Ontwikkelingen IKC’s/brede scholen SV Passend onderwijs

-

-

4 leden RvT CvB vertegenw. directieberaad notulist directeur de Wingerd directeur Hartenaas Directeur stafbureau

-

Presentatie resultaten onderzoek PO-actief Risicoverkenning Rechtspositionele kwesties Grensverkennend gedrag Besturenfusie met de Wingerd, toetsingsrapportage Ministerie m.b.t. de FER Goedkeuring jaarrekening, bestuursverslag en jaarverslag RvT 2012 Marap t/m 1 april 2013 Vergaderdata en –programma 2013-2014 Verbreding deelname adm. kantoor SSC Slimmer leren/Jeelo/ICT Stand van zaken SV PO 2507 en Noord-Limb. Reactie GMR m.b.t. jaarlijkse evaluatie Stand van zaken overleg schoonmaakbedr. Halfj. presentatie onderwijskundige resultaten Melding nevenactiviteiten CvB Voorbereiding format thema-vergadering 22/8 Rol RvT en CvB bij agendering RvT Statutenwijziging Invitare Accountantsverslag Beheersing & Krimp

-

3 leden RvT CvB vertegenw. directieberaad Notulist Directeur de Wingerd Directeur Harlekijn

-

5 leden RvT CvB vertegenw. directieberaad notulist extern adviseur VOS-ABB Directeur de Wingerd 5 leden RvT CvB vertegenw. directieberaad notulist intern controller directeur de Wingerd directeur Elckerlyc

-

5 leden RvT CvB Notulist

-

5 leden RvT CvB Vertegenw. directieberaad notulist directeur de Wingerd

-

19-06-2013


22-08-2013

Extra themabijeenkomst RvT

-

Thema’s, brainstormen en toekomstperspectief

30-09-2013


10-10-2013

Extra reguliere vergadering RvT

18-11-2013


-

Marap t/m augustus Opdrachtverlening accountantscontrole 2013 Halfjaarlijkse presentatie onderwijsresultaten Benoeming voorzitter en vice-voorzitter MJBP 2013-2017 Actualiseren regelingen Resultaten jaarlijks overleg inspecteur Slimmer leren, Jeelo, ICT Stand van zaken overleg schoonmaakonderh. Marap t/m augustus en erratum Nieuwbouw Mill Voorbereiding overleg 3/12 Gewijzigd voorstel accountantscontrole 2013 Functioneringsgesprek CvB Regionale maatregelen n.a.v. krimp Viering 10-jarig bestaan Invitare Aankondiging verzoek n.a.v. nieuwbouw Mill Aanscherping procesbewaking bij afwikkeling kwesties van rechtspositionele aard Voorstel invulling jaarlijks overleg met GMR Aankondiging nieuwe werkwijze (gemene rekening) bij bepaalde diensten Marap t/m oktober en financiële situatie Voortgang begroting 2014 Passend onderwijs (en jeugdzorg) Resultaten inspectiebezoek Programma 10-jairg bestaan Eerste bijeenkomst tussen leerkrachten om onderling ervaring uit te wisselen Algemene inzichten Specifieke aanbevelingen

03-12-2013

Extra themaBijeenkomst RvT


-

5 leden RvT CvB Notulist

Pagina 6 van 8

12-12-2012

Reguliere vergadering RvC

-

-

Begroting 2014 Managementstatuut, klachtenregeling, statuut en reglementen medezeggenschap GMR en MR scholen Terugblik op vergadering 3 december Slimmer leren Voortgang cofinanciering nieuwbouw Mill Stand van zaken MJBP Afspraken t.b.v. overleg met GMR 20-01-14 Planning vergaderingen RvT Gewenste verbeteringen aansluitingen Diagora

-

Extern adviseur 5 leden RvT CvB Notulist Intern controller

2.8 Zelfevaluatie van de Raad van Toezicht In 2013 heeft de Raad van Toezicht haar functioneren en het samenspel met het CvB tegen het licht gehouden tijdens een bijeenkomst met een extern adviseur. De werkwijze was als volgt: de externe adviseur heeft de beschikking gekregen over verslagen van diverse vergaderingen van de RvT en bovendien werden enkele cases door leden van de RvT voorgelegd. De hoofdpunten uit deze evaluatie zijn:  De RvT stelt de juiste vragen aan het CvB en doet dat consciëntieus en scherp.  De RvT en CvB zijn glashelder naar elkaar; dat is te waarderen en besef dat ook hier de toon de muziek maakt.  Vooral de kwaliteit van de informatie van het CvB is sterk bepalend voor de mate waarin de Raad haar toeziende opdracht op de juiste wijze kan vervullen, zonder in details te verzanden en haar rol zuiver te houden.  Resultaten zijn vanzelfsprekend belangrijk; het proces is ook van belang omdat ‘de weg ernaartoe’ aangeeft hoe de organisatie zich ontwikkelt. Verbeterpunten:  De RvT bepaalt aan het begin van een beleidsperiode de informatiebehoefte (zowel de inhoud als de wijze waarop die informatie wordt verstrekt) zodat het CvB de verwachtingen daarover kent. Daarbij is het uitgangspunt om met een minimale hoeveelheid informatie maximale verantwoording af te leggen.  De RvT plaatst het ontwikkelingsperspectief van de Stichting regelmatig op de agenda van het overleg met het CvB.  De RvT evalueert periodiek de vergaderingen met het CvB en het functioneren van de RvT om de gewenste scherpte op inhoud hand-in-hand te laten voortbestaan met duidelijkheid ten aanzien van elkaars rol.

2.9

Oordeel van de RvT over het gevoerde beleid

Financieel beleid De RvT laat zich door middel van de begroting, jaarverslag en maandelijkse rapportages informeren over de financiële gang van zaken binnen de Stichting. In 2013 dreigde onverwacht een groter financieel tekort te ontstaan dan begroot, door met name een drietal oorzaken: a) De RvT heeft geconstateerd dat er verbetermogelijkheden zijn voor het financiëleadministratieve systeem. b) Niet alle financiële verplichtingen en uitgaven zijn door de budgethouders adequaat gecommuniceerd met de afdeling financiën. c) De verschillen in de systematiek van begroten en verantwoorden van de Stichting en SBO de Wingerd zorgden voor afwijkingen die niet voorzien konden worden.


Pagina 7 van 8

Er zijn maatregelen genomen om in de toekomst verschillen te voorkomen. Mede op advies van de RvT zijn de procedures om te komen tot realistische begrotingen aangescherpt en is de budgetbewaking verder versterkt. Bovendien mocht de Stichting een financiële meevaller inboeken vanwege de extra middelen van de regering a.g.v het Herfstakkoord, waardoor het jaar positief kan worden afgesloten. Onderwijskundig beleid Binnen de Stichting hanteert elke school hetzelfde systeem om prestaties van leerlingen te volgen zodat ook bovenschools een uniform inzicht in de resultaten aanwezig is. Het systeem is gekoppeld aan de landelijke prestatienormen, waardoor de Raad van Toezicht de resultaten goed kan beoordelen. De onderwijskundige resultaten worden halfjaarlijks aan de RvT gepresenteerd door de coördinator van het project ‘Opbrengstgericht Werken’ van Invitare. De Raad is van oordeel dat Invitare een goed systeem van monitoring heeft en dat op juiste wijze toepast. De Raad stelt bovendien vast dat de Stichting het volgsysteem aanwendt als één van de middelen om bij voortduring te werken aan de verbetering van de onderwijskwaliteit. De RvT constateert dat de onderwijsresultaten over 2013 voldoen aan de normen van de onderwijsinspectie en alle scholen een basisarrangement hebben. Personeelsbeleid De daling van het aantal leerlingen betekent ook dat de formatieomvang zal moeten krimpen. De vacaturestop, het niet herbezetten van natuurlijk verloop, het overplaatsingsbeleid en inzetten van mensen in de Vaste Invallerspool bleken vooralsnog voldoende om de krimp op te vangen en gedwongen ontslagen te voorkomen. Uit een medewerkersonderzoek blijkt dat medewerkers de Stichting als werkgever en hun werk hoog waarderen. De in 2012 genomen maatregelen om het ziekteverzuim te beperken hebben in 2013 hun vruchten afgeworpen. De RvT stelt met genoegen vast dat de Stichting met succes veel werk maakt van haar personeelsbeleid. Samenwerking Na jaren van verkenning, vooroverleg en samenwerking is de fusie met de Stichting BuO te Cuijk per 1 augustus 2013 een feit. De RvT beschouwt deze fusie als een welkome aanvulling op het brede onderwijsaanbod van de Stichting. 2.10

Tot slot

In de vergadering van mei 2013 heeft de RvT het jaarverslag en de jaarrekening 2012 goedgekeurd. De Raad kijkt terug op een bewogen jaar waarin afscheid genomen moest worden van de voorzitter van de Raad van Toezicht en twee nieuwe leden hun intrede maakten. Bovendien werd SBO De Wingerd van de Stichting BuO middels een fusie opgenomen in Stichting Invitare. Een jaar ook waarin de financiële situatie na een aanvankelijk zorgelijke situatie ten goede is gekeerd. De onderwijskundige resultaten zijn evenwel onverminderd op niveau en verdienen dan ook een pluim van de Raad. Het goede personeelsbeleid heeft daar zeker een bijdrage aan geleverd. De grote en voortdurende inspanning van ALLE medewerkers heeft ook in 2013 weer een belangrijke bijdrage geleverd aan kwalitatief hoogwaardig onderwijs voor de kinderen in onze regio. Met veel plezier dankt de Raad van Toezicht alle betrokkenen voor hun grote inzet en betrokkenheid.


Pagina 8 van 8

Jaarverslag RvT 2013

Recommend Documents