Jaarverslag 2011 27 maart 2012 Versie 1.0
Inhoudsopgave Inleiding
3
1. Maatschappelijk verslag
4
2. Profiel van de organisatie
4
3. Bestuur, toezicht en medezeggenschap
7
4. Beleid, inspanningen en prestaties
11
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
2
Inleiding 2011 was een moeilijk jaar voor TriviumLindenhof omdat kosten de opbrengsten sterk overschreden. Bezuinigingen kwamen hard aan, terwijl de zorg voor kinderen en jongeren gewoon door ging en onze professionele ambities hoog bleven. Naast bezuinigingen werden ook hervormingen doorgevoerd ten aanzien van het managementconcept en tegelijk diende zich in de externe omgeving de stelselherziening aan. Afgelopen maanden is gebleken dat de bezuinigingen en managementhervorming aanslaan. Naar het zich nu laat aanzien wordt 2012 weer een positief jaar en versterken we onze interne organisatie opdat continuïteit en kwaliteit van zorg gewaarborgd blijven. Daarnaast maken we ons op voor de stelselherziening en participeren we samen met ketenpartners en gemeenten in ‘proeftuinen’ en ‘pilots’. 2011 begon met de implementatie van TICK, ons zelf ontwikkelde ICT programma voor ondersteuning van de primaire processen. De implementatie is in de zomer succesvol afgerond en TICK is met name erg gebruikersvriendelijk gebleken. Na de zomer is onze nieuwe locatie in Oud-Beijerland in gebruik genomen. Vele maanden van afstemming met de gemeente leidden tot alom tevredenheid over het eindresultaat. Het tijdvak na de zomer stond echter vooral in het teken van bezuinigen en hervormen. We hebben er veel met elkaar over gesproken. Openheid en transparantie stonden centraal en financieel was en is het uitgangspunt om de beschikbare middelen eerlijk te verdelen over afdelingen, budgethouders en te leveren prestaties. Met de OR ontstond een dispuut over wel of niet reorganiseren. We kozen er voor om de bezuinigingen en hervormingen door te voeren zonder formele reorganisatie. Toen leek het even alsof de RvB en OR recht tegenover elkaar stonden. De werkelijkheid was echter dat we het op veel punten eens waren en in ieder geval de continuïteit, kwaliteit en werkgelegenheid, zo veel en zo goed mogelijk wilden veilig stellen. Tegelijk is daarmee tussen RvB en OR een sterke ambitie ontstaan om de kwaliteit van medezeggenschap in 2012 te verbeteren. TriviumLindenhof biedt specialistische hulp aan kinderen en jongeren en hun ouders wanneer de opvoeding stagneert. Onze hulp leidt tot verbetering van hun perspectief en dat is buitengewoon belangrijk. Voor hen en voor de samenleving als geheel. Zowel vanuit sociaal maatschappelijke invalshoek als ook vanuit economische. Al onze medewerkers zijn daarvan doordrongen en zijn sterk gemotiveerd voor hun werk. En juist deze medewerkers hebben in 2011 veel last gehad van bezuinigingen en hervormingen. Ze verdienen een buitengewoon compliment voor hun inzet, loyaliteit en niet aflatend streven naar kwaliteit.
Raad van Bestuur Josje Bootsma & Arno Lelieveld
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
3
Maatschappelijk verslag 1. Doel van het maatschappelijk verslag Het jaarverslag 2011 is voor de eerste keer voor een belangrijk deel opgesteld conform het Jaardocument Jeugdzorg, zoals dat vanaf 2013 van toepassing zal zijn voor de gehele Jeugdzorg. In dit maatschappelijk verslag en de bijbehorende jaarrekening leggen wij verantwoording af over de wijze waarop wij, zowel financieel en wat betreft zorgverlening, hebben gewerkt om onze doelstellingen te verwezenlijken. 2. Profiel van de organisatie TriviumLindenhof is een organisatie voor Jeugd en Opvoedhulp, werkzaam in Zuid-Holland-Zuid en in de Stadsregio Rotterdam.
De missie van onze organisatie is: Het bieden van specialistische hulp aan kinderen, jongeren en hun ouders als opgroeien en opvoeden niet (meer) vanzelf gaan. De hulp is erop gericht dat cliënten zelfstandig vorm kunnen geven aan het gewone leven in het eigen netwerk. Onze hulp is gebaseerd op 3 principes: -Het kind maakt onlosmakelijk deel uit van het gezin -Wij gaan uit van mogelijkheden en krachten van cliënten -Wij bieden hulp die helpt 2.1. Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Adres Postcode Plaats Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel E-mailadres Internetpagina
Jaarverslag 2011
TriviumLindenhof Van Speykstraat 149 3014 VJ Rotterdam 010-8928800 24450316
[email protected] www.triviumlindenhof.nl
27 maart 2012
Versie 1.0
4
2.2. Structuur van de organisatie
2.3. Kerngegevens TriviumLindenhof biedt specialistische hulp aan kinderen en jongeren van 0-18 jaar. Deze hulp wordt geboden door middel van de volgende zorgprogramma’s: Overzicht Zorgprogramma’s Jeugdhulp 1. Jeugdhulp thuis: individuele ambulante jeugdhulp - Ambulante Pedagogische Gezinsbegeleiding (0-18 jaar) - Opvoeden NU (2-12 jaar) - Tripio (0-16 jaar) - Triple P (0-12 jaar) - Video Home Training/ Video Interactie Begeleiding (0-18 jaar) - Diabolo (0-18 jaar) - Vertrektraining (15-18 jaar) - Foyer de Jeunesse (16-18+) - Individuele begeleiding (12-18 jaar) - Individuele begeleiding Diabolo (0-18 jaar) 2. Jeugdhulp thuis: individuele ambulante jeugdhulp crisis - Families First (0-18 jaar) - Ambulante Spoedhulp (0-18 jaar) 3. Jeugdhulp op locatie bij TriviumLindenhof - Assist (11-18 jaar) - Speltherapie (4-12 jaar) - Omgangsbegeleiding (0-12 jaar) 4. Groepsjeugdhulp - Diverse vaardigheidstrainingen voor kinderen en jongeren (4-18 jaar) - Diverse opvoedcursussen voor ouders (0-18 jaar) Overzicht Zorgprogramma’s Verblijf deeltijd 1. Observatiediagnostiek met verblijf deeltijd 2. Dagbehandeling 0 tot 7 jaar - Reguliere dagbehandeling - Dagbehandeling voor kinderen met een Autistisch Spectrum Stoornis - Observatie en kortdurende behandeling Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
5
- Ouder-Kind-Groep (0-2 jaar; 0-5 jaar) 3. Dagbehandeling 5 tot 12 jaar - Dagbehandeling 4. Dagbehandeling 12 jaar en ouder - Dagbehandeling 12-18 jaar niet-schoolgaande jeugd - Dagbehandeling 12-18 jaar schoolgaande jeugd Overzicht Zorgprogramma’s Verblijf 24 uurs 1. Observatiediagnostiek met 24-uurs verblijf 2. Behandelgroep - Behandelgroep 4-12 jaar (Samen met Thuis en Systeemgroep) - Behandelgroep 4-14 jaar (Perspectiefgroep) - Behandelgroep 6-14 jaar - Behandelgroep 12-18 jaar - Behandelgroep 12-20 jaar 3. Behandelgroep zwaar - Behandelgroep zwaar (12-17 jaar) 4. Crisisopvang - Crisisopvang jongere jeugd (4-12 jaar) - Crisisopvang-plus jongere jeugd (4-12 jaar) - Crisisopvang oudere jeugd (12-18 jaar) 5. Fasehuis - Fasehuis met in/of naastwonend mentor (16-20 jaar) - Fasehuis individuele begeleiding (16-20 jaar) 6. Kamertraining - Kamertraining (16-20 jaar) - Begeleid Wonen (16-20 jaar) 7. Gezinshuis
2.4. Samenwerkingsrelaties TriviumLindenhof werkt samen met een groot aantal samenwerkingspartners en stakeholders. Met de beide provinciale financiers, provincie Zuid-Holland en de Stadsregio Rotterdam, vindt intensief overleg plaats. Verantwoording over productie en financiën wordt afgelegd in kwartaalgesprekken. Daarnaast vindt regelmatig overleg plaats met de collega zorgaanbieders en Bureau Jeugdzorg en beide overheden. Tevens worden verschillende producten aangeboden aan diverse gemeentes, waarover regelmatig overleg en verantwoording plaatsvindt. TriviumLindenhof is lid van de Brancheorganisatie Jeugdzorg Nederland. Er wordt nauw samengewerkt met: -Beide Bureaus Jeugdzorg in de 2 werkgebieden -Ketenpartners binnen de Jeugdzorg -Ketenpartners binnen de Jeugd-GGZ en LVB -Onderwijs -Kinderopvang -Woningbouw corporaties -Opleidingsinstituten De inhoud van deze samenwerking komt aan de orde in hoofdstuk 4.
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
6
3. Bestuur, toezicht en medezeggenschap 3.1. Bestuursstructuur De Zorgbrede Governance Code wordt onderschreven en toegepast. Dit betekent dat een Raad van Toezicht toezicht houdt op de tweehoofdige, collegiale, Raad van Bestuur. In reglementen van de RvT en de RvB is beschreven hoe beide organen zich tot elkaar verhouden. 3.2. Samenstelling, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkwijze RvB Er is een bestuursreglement opgesteld voor de RvB. Hierin wordt de samenstelling, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de werkwijze van de RvB beschreven. De taakverdeling van de RvB is in een portefeuilleverdeling vastgelegd. De RvB vergadert tweewekelijks. Tweewekelijks vergadert de RvB met regiomanagers en stafhoofden in het MT. De bezoldiging van de bestuurders is conform de Beloningscode Bestuurders in de zorg, zoals opgesteld door de NVZD. 3.3. Raad van Toezicht De samenstelling van de RvT is ten opzichte van 2010 niet gewijzigd, en bestaat per 31 december 2011 uit: Mevrouw K. Houweling, voorzitter De heer M. Houtman, vice voorzitter De heer M. Buitendijk De heer H. van der Linden Mevrouw G. Kok De heer W. Theunissen De heer W. van de Vrie Allen na de fusie per 1 januari 2009 benoemd voor een periode van 4 jaar. In de loop van 2011 is besloten de volgende commissies in te stellen: -Financiële Audit commissie: de heren Van de Vrie en Buitendijk -Remuneratie/benoemingscommissie: de voorzitter mevrouw Houweling en voor 2012 de heer Van de Vrie, daarna per 2 jaar een wisselend lid. -Kwaliteit en veiligheid: de heren Van der Linden en Theunissen. De Raad van Toezicht voert haar taken uit conform de Governance Code. De leden krijgen op jaarbasis een vergoeding van € 900,-. Naast de 5 reguliere vergaderingen zijn er in 2011 7 extra vergaderingen van de RvT geweest. Dat geeft aan dat het een bijzonder jaar was. We hopen dat 2012 in andere zin bijzonder wordt, niet met minder inspanning, maar een jaar waarin weer positieve resultaten worden behaald. Zodat de focus weer primair op de zorg kan worden gericht, ondanks de beperkte middelen. Om een indruk te geven hoe de RvT haar taak in 2011 heeft vervuld volgt hieronder een samenvatting van haar vergaderingen. Hiernaast heeft zij nog eenmaal vergaderd zonder de RvB en heeft zij een evaluatiegesprek met de accountant gevoerd. Vergaderingen RvT: 26 januari 2011: taakverdeling RvB, per 1 oktober 2010 tweehoofdige collegiale RvB; Financiën: 1. 2010 realisatie versus begroting versus 2009; 2. 2011 begroting/planning, bezuinigingen en productiecijfers; 3. Langere termijn bezuinigingen. Pre–goedkeuring! In maart vergadering ter goedkeuring. De managementletter 2010 wordt besproken. Twee investeringsprojecten (Schiekade en Strienemonde). Er wordt een zelfevaluatie van de RvT voorbereid. Voortgang TICK cliëntregistratie systeem. Een van de belangrijke punten is de risicobeheersing, besluit is om dit als vast agendapunt op te nemen. Prestatiefinanciering betekent financiële onzekerheid, maar dat hoort bij het Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
7
ondernemersrisico. Belangrijk zijn een flexibele organisatie, benoemde risico’s zijn hoge vaste personeelskosten met te weinig opbrengst en hoge vastgoedlasten zonder flexibel gebruik. Jaarplan 2011 wordt besproken: de lat ligt hoog. 17 maart 2011: is de zelfevaluatie RvT: voor het functioneren van de RvT zijn drie elementen van belang: 1. De rolopvatting over de kerntaken van de Raad: toezicht houden, adviseren en als werkgever van de bestuurder(s) optreden. 2. De voorwaarden om de kerntaken goed uit te kunnen voeren: helderheid over de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden, informatie om de vinger aan de pols te houden, adequate werkwijze en passende samenstelling. 3. Periodieke evaluatie van de RvT en externe verantwoording over het eigen functioneren. Aan de hand vragen als “is er een goede balans tussen afstand en betrokkenheid?” en “hebben we voldoende grip op de situatie?” en “beschikken we over de juiste informatie en op tijd?” voeren we eerst als leden van de Raad een discussie en bespreken na met de RvB. Omdat er veel tijd en energie wordt besteed aan allerlei (financiële) problemen, is het van belang ook tijd in te ruimen voor inhoudelijke vraagstukken, zoals pedagogisch beleid, kwaliteit en veiligheid, plaats in de keten en samenwerking met partijen in de jeugdhulpverlening, politieke en maatschappelijke ontwikkelingen. In de jaarplanning voor de vergaderingen van 2012 zullen deze onderwerpen thematisch worden verdeeld over het jaar. 23 maart 2011: actuele ontwikkelingen waarbij de gemeente als partij belangrijker wordt. De concept jaarrekening wordt in aanwezigheid van de accountant besproken, maar is nog niet gereed voor vaststelling en goedkeuring. Er wordt een extra vergadering afgesproken voor 21 april en een overleg van een afvaardiging van de RvT met de accountant en de bestuurder voor 30 maart. TICK kent een hernieuwd projectplan, meer draagvlak binnen de organisatie en streeft naar GO live op 6 juni 2011. 21 april 2011: extra vergadering om de definitieve jaarrekening 2010 te bespreken en goed te keuren. Gezien de acute financiële problemen vindt in mei een gesprek plaats tussen RvB en RvT: 2011 was oorspronkelijk gedacht als jaar om orde op zaken te stellen, bezuinigingen samen met het MT. Dit blijkt niet effectief genoeg, er is meer nodig. In juni volgt er een reorganisatieplan op hoofdlijnen. Na periode van advies, volgt er een eindversie die in oktober zou moeten worden uitgevoerd, zodat per 1 jan 2012 de zaak op orde is. De reden is duidelijk genoeg: we produceren veel meer dan in 2008, maar de opbrengst is weer terug op het niveau van 2008 (niet geïndexeerd). De salariskosten (onze grootste post) zijn te hoog en zullen omlaag moeten, voor onze inkomsten hebben we teveel fte’s aan het werk. Afspraak is wel dat we het primaire proces daarbij zoveel mogelijk ontzien. 22 juni 2011: de RvT pleit ervoor om naast de reorganisatie ook maatregelen te nemen met onmiddellijk effect op kostenreductie. Tevens acht de RvT het in deze moeilijke financiële omstandigheden van groot belang om intensief betrokken te worden bij verdere uitwerking van de reorganisatieplannen en goed en tijdig geïnformeerd te worden over alle ontwikkelingen. 27 juli 2011: extra vergadering over voortgang reorganisatieplan en kosten en financiering reorganisatie. Op grond van de tussentijdse financiële rapportages blijkt dat 2011 zich zeer slecht ontwikkelt. Er zijn maatregelen genomen om het ziekteverzuim terug te dringen, vacatures zullen uitsluitend intern worden opgevuld. 1 september 2011: extra vergadering om het reorganisatieplan te bespreken: RvT geeft haar instemming aan het plan en vraagt met name nog te kijken naar de risico’s. 21 september 2011: instelling van focusgroepen; 26 september moet uitvoeringsplan worden vastgesteld. Provincie en Stadsregio zijn geïnformeerd over het reorganisatieplan. RvT wil liquiditeitsplanning voor de komende maanden. Productiecijfers niet in overzicht, maar RvB geeft aan dat productie in lijn is met de subsidie, TL zit wat dat betreft op koers. Investering Schiekade gaat zeer waarschijnlijk niet door (i.v.m. uitblijven gebruikerstoestemming van brandweer/politie).
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
8
11 oktober 2011: extra vergadering over de reorganisatie. De RvT stemt in met het uitvoeringsplan, wel vraagt zij weer aandacht voor de kritieke factoren. 9 november 2011: overleg RvT met RvB over voortgang advies OR en besluitvorming rond de reorganisatie. 23 november 2011: naast de geagendeerde onderwerpen als financiën (liquiditeitsplanning en risicoanalyse reorganisatie) en voortgang reorganisatieplan is een belangrijk punt van discussie de ontstane patstelling tussen OR en RvB over de reorganisatie. De RvT stelt zich op het standpunt dat extra kosten voor een sociaal plan niet acceptabel zijn en een convenant volgens de WOR ook niet. Conceptjaarplan 2012 wordt beperkt besproken, in maart 2012 zullen we hier met het jaarwerkplan verder op in gaan. 30 november 2011: overleg OR, RvB en RvT (delegatie van drie leden, incl. voorzitter).
3.4. Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering stond in 2011 in het teken van bezuinigen en hervormen. Kern is dat er een rechtsgeldig besluit ontbrak voor een formele reorganisatie en dat we ons niet konden veroorloven om te blijven hangen in juridische disputen. Er is gekozen voor actie in de geest van de reorganisatie, maar met respect voor andere inzichten en gericht op behoud van zo veel mogelijk werkgelegenheid en uiteraard continuïteit en kwaliteit. Het betekende wel dat er geen maatregelen aan onze medewerkers opgelegd konden worden anders dan die welke passen binnen de kaders van bestaande arbeidsrelaties en wet- en regelgeving. In praktijk betekende dit zoeken naar compromissen, redelijkheid en vaak een beroep doen op de welwillendheid van mensen. En, dat blijkt ook te werken. Formeel was er sprake van een tegenstelling tussen RvB en OR, maar in praktijk was er respect voor de verschillen en een eenduidig gemeenschappelijk doel namelijk: continuïteit, kwaliteit van cliëntenzorg en werkgelegenheid. De bedrijfsvoering heeft zich vooral gekenmerkt door invoering van een nieuw management concept. Dat concept gaat uit van: Resultaatsturing op alle niveaus waarbij resultaat wordt gedefinieerd als het evenwicht tussen wat bereik je, of creëer je en voor wie, hoeveel, tegen welke kwaliteit en tegen welke financiële consequenties. Resultaten komen tot stand vanuit bedrijfseenheden waarin mensen samen werken. Elke medewerker heeft één leidinggevende die de rol van werkgever vertegenwoordigt, één arbeidsovereenkomst met één functie en één salaris (er was een onbeheersbare situatie ontstaan waarbij veel medewerkers meerdere functies hadden met meerdere salarisschalen en meerdere leidinggevenden). Budgetten worden eerlijk en transparant verdeeld over budgethouders op basis van (overwegend) beïnvloedbare kosten en baten. Een tactisch management informatie systeem volgt maandelijks de resultaten in evenwicht en maandelijks worden er tussen budgethouders en hun leidinggevenden evaluatie gesprekken gevoerd over de resultaten. Staffuncties ondersteunen het primair proces en de managementprocessen. Zij bewijzen keer op keer hun toegevoegde waarde net zoals we de primaire processen monitoren op toegevoegde waarde. We hebben afscheid moeten nemen van collega’s en werkwijzen moeten aanpassen. Ondertussen was het van groot belang om minimaal hetzelfde volume aan diensten te blijven leveren in minimaal dezelfde kwaliteit, terwijl het ondertussen ook niet te vermijden was dat verschuivingen in personele zin ten minste voor enige onrust onder cliënten zorgden. Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
9
3.5. Cliëntenraad In 2011 is een cliëntondersteuner aan getrokken voor 8 uur per week met als opdracht centrale cliëntenraden op te zetten voor ouders en jongeren. Zowel ouders als jongeren hebben zich bereid verklaard deel te willen nemen aan één van de raden. In de loop van het jaar hebben een aantal bijeenkomsten plaats gevonden met jongeren en de Raad van Bestuur. De continuïteit bleek nadig beïnvloed te worden door praktisch zaken als bv. reistijd. Er is inmiddels gekozen voor drie regioraden, aansluitend bij de nieuwe organisatie-indeling. Met jongeren wordt tevens overleg gevoerd over digitale vorm van raadpleging. 3.6. Ondernemingsraad De RvB heeft een formele overlegstructuur met de OR. Er vindt maandelijks een overlegvergadering plaats, die wordt voorbereid door een agendacommissie. Daarnaast heeft een vergadering plaatsgevonden met een vertegenwoordiging van de RvT. De vergaderingen met de Ondernemingsraad stonden voornamelijk in het teken van de noodzaak tot kostenreductie en het reorganisatieplan. De OR is nauw betrokken geweest bij de informatievoorziening en de stappen die in het kader van de reorganisatie zijn gezet. Intensief overleg heeft helaas niet geleid tot een advies van de OR over het reorganisatieplan. Dit heeft de RvB ertoe gebracht aan het eind van het jaar het besluit tot reorganisatie in te trekken.
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
10
4. Beleid, inspanningen en prestaties 4.1. Meerjarenbeleid De eerste doelstelling in het kader van het meerjarenbeleid 2012-2015 is erop gericht om van TriviumLindenhof weer een sterke en flexibele organisatie te maken, die goed is voorbereid op de transitie van de jeugdzorg. Er zal enerzijds worden bespaard op kosten, anderzijds zal de regionale- en locale aansturing worden versterkt. Het accent zal liggen op resultaatsturing: wat dient te worden bereikt, tegen welke kosten. Het ontwikkelen en aanbieden van een effectief en efficiënt hulpaanbod tegen een scherpe prijs, hoort daarbij. Door TriviumLindenhof worden de doelstellingen van de transitie onderschreven, waarbij een belangrijk uitgangspunt is dat de hulp wordt geboden, zo dicht mogelijk bij de gezinnen, in aansluiting op het netwerk van gezinnen en gebruik makend van de eigen kracht en verantwoordelijkheid. Onze indeling in regio’s sluit goed aan bij de toekomstige ontwikkelingen. Ook de ontwikkelingen betreffende perspectiefverheldering en traject zorg, die we als organisatie nastreven sluiten hierbij aan. Als organisatie zullen we het contact met de regiogemeenten versterken en aansluiten op het gemeentelijk aanbod. We zullen een actieve rol vervullen bij de pilots in de Provincie Zuid-Holland en de proeftuinen in de Stadsregio. De transitie Jeugdzorg zal gepaard gaan met bezuinigingen. Ook daarop zullen we anticiperen. Door het werken conform de Doorbraakmethode en het toepassen van leanmanagement zijn we in staat processen slimmer en beter te organiseren, hetgeen ten goede komt aan de hulpverlening, onder meer door het terugdringen van wachttijden en versnellen van de doorlooptijd. We streven na meer gezinnen te helpen tegen dezelfde kosten. Het werken met effectieve interventies is daarbij behulpzaam. 4.2. Algemeen beleid verslagjaar Vastgoedbeheer Door digitaal inzichtelijk maken van het vastgoed dat in bezit is, is de mogelijkheid gecreëerd om dit goed onder de loep te nemen. Dit resulteerde tot een betere invulling van de locaties. Oud-Beijerland heeft een nieuwe locatie Thielmonde, daar zijn de locaties welke gevestigd waren op IGGB Zoomwijcklaan en DOJ Steenenstraat in ondergebracht. De panden gelegen aan Papeterspad te Dordrecht en aan de Raadhuislaan te Spijkenisse zijn afgestoten. In 2011 zijn de regels voor gebruiksvergunningen herzien dit resulteerde in aanpassingen van brandmeldcentrales en bouwkundige aanpassingen op verschillende locaties. Met de legionella beheersplannen is een begin gemaakt om dit digitaal te verwerken en aan te passen aan de nieuwe regelgeving, hiervoor moeten ook aanpassingen aan het sanitair plaats vinden. ICT ontwikkeling Begin 2011 zijn alle medewerkers overgegaan op een mailsysteem (outlook) en heeft de uitrol plaatsgevonden om alle locaties en medewerkers met een standaard desktop te laten werken. Daarmee wordt een grotere flexibiliteit gekregen binnen een veilige omgeving. Medewerkers kunnen overal en ten alle tijden inloggen op de RDS (Remote Desktop System). Alle informatie wordt centraal opgeslagen. In de loop van 2011 is het printerpark geïnventariseerd. Naar aanleiding van de inventarisatie is er een voorstel gemaakt voor een herindeling van de huidige printers en de aankoop van nieuwe printers. Door standaardisatie worden kosten gereduceerd. Dit wordt in kwartaal 1 van 2012 uitgevoerd. Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
11
TICK Op 6 juni 2011 is het cliëntregistratiesysteem TICK in gebruik genomen. Aan de ingebruikname is een succesvol traject van vaststellen van functionele eisen, testen en het opleiden van medewerkers vooraf gegaan. Met de oplevering van TICK beschikt TriviumLindenhof over een gebruikersvriendelijk systeem, dat tijdswinst oplevert in de registratie en de hulpverlener ondersteunt in het werken vanuit het cliëntsysteem. 4.3. Innovatie en ontwikkeling Complexe jongeren In 2011 is TriviumLindenhof met behulp van het innovatiebudget gestart met een nieuw evidence based programma, Multi Dimensional Family Therapy. MDFT is een gezinstherapie voor jongeren tussen de 12-18 jaar met problematiek van verschillende aard en hun gezin. Uit wetenschappelijk onderzoek is gebleken dat MDFT daarnaast goed aansluit bij jongeren die problemen hebben met gebruik van alcohol of drugs, en/of crimineel gedrag vertonen. Maar ook bij (andere) symptomen van psychische en gedragsproblemen is MDFT effectief gebleken. Voorbeelden hiervan zijn spijbelen, weglopen, agressie, en zich isoleren. MDFT duurt 4 maanden tot 6 maanden. Er is een opleidingstraject van drie jaar gestart voor een supervisor en een team met vier therapeuten. Hiermee beoogt TriviumLindenhof een bredere doelgroep van complexe jongeren te kunnen helpen. De MDFT supervisor die 4 ambulant hulpverleners in 2012 gaat begeleiden in deze methodiek is gestart met de opleiding en de eerste MDFT casussen zijn in 2011 gestart. Door het "out-reachend" werken en flexibele, intensieve inzet sluit het goed aan om multiproblem gezinnen te helpen. Online hulpverlening TripiO, Opvoedingsondersteuning Online voor ouders, is een online-interventie, gebaseerd op het evidence-based programma TripleP waarmee gezinnen snel en doelgericht geholpen kunnen worden. TripiO kan ook als stand-alone programma worden ingezet, waarmee het gebruik van zwaardere vormen van hulp mogelijk kan worden voorkomen. TripiO wordt al langer aangeboden in de Stadsregio Rotterdam en kan nu ook door middel van toekenning van het innovatiebudget in de Provincie worden ingezet. Er zijn ambulant hulpverleners en behandelcoördinatoren getraind in online hulpverlening en het evidence based programma Triple P, waar TripiO op gebaseerd is, en het aanbod is actief ingezet conform het afgesproken aantal cliënten. In 2011 hebben in Zuid- Holland conform de afspraak vijf gezinnen met behulp van TripiO hulp ontvangen. TripiO is opgezet vanuit een samenwerking tussen Jarabee, Juzt (voorheen Tender) en TriviumLindenhof, en is in 2010 en 2011 landelijk verbreed naar andere organisaties uit de sector Jeugd & Opvoedhulp. De methodiek wordt verder ontwikkeld en beschreven met als doel om van TripiO een effectieve interventie te maken. De verantwoorde kosten bedragen € 68.801. Signs of Safety In 2011 is gestart met de uitvoering van de pilot Signs of Safety. In dit kader zijn, door trainers van bureau Van Montfoort volgens een training-on-the-jobmodel 12 ambulant hulpverleners en twee behandelcoördinatoren opgeleid. Dit opleidingstraject wordt in juni 2012 afgerond. Er zijn dan in minimaal 12 gezinnen veiligheidsplannen opgesteld. Bij de tussentijdse evaluatie werden positieve resultaten, zowel van medewerkers als cliënten gemeld. Daarnaast hebben in 2011 twee TriviumLindenhof medewerkers in de regio Gorinchem deel genomen aan een gezamenlijk opleidingstraject Signs of Safety met Bureau Jeugdzorg.
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
12
4.4. Algemeen kwaliteitsbeleid Handhaving HKZ-certificaat Doel: TriviumLindenhof voert de vastgelegde kwaliteitsafspraken uit en maakt dit aantoonbaar met behulp van periodieke (1x per zes maanden) audits door Lloyd’s. Resultaat 2011: Conform de gemaakte planning heeft Lloyd’s in 2011 twee surveillancebezoeken aan TriviumLindenhof gebracht. Binnen TriviumLindenhof zijn interne audits uitgevoerd op de volgende onderwerpen: Cliëntdossiers en Implementatie nota seksualiteit. Op basis hiervan zijn verbeterplannen geformuleerd. De interne audit op het thema Helderheid van cliëntperspectief is uitgesteld naar februari 2012. Uitvoeren/implementatie nieuw normschema HKZ Doel: Er is een implementatieplan opgesteld voor de overgang van het oude HKZ schema uit 2005 naar het herziene HKZ schema Jeugdzorg 2010. Resultaat 2011: Het implementatieplan is in 2011 vastgesteld en zal in 2012 worden uitgevoerd. Het voorziet in het invoeren van de nieuwe normen en geeft richting aan het proces dat moet leiden tot hercertificering van de organisatie in 2012. Onderhoud en vernieuwen Kwaliteitsmanagementsysteem Resultaat 2011: Er is een programma van eisen opgesteld voor de verbetering van het digitale organisatiehandboek. Tevens is er een eerste oriëntatie uitgevoerd naar de invulling van de gewenste verbetering. De uitvoering van het programma van eisen ten aanzien van het handboek start in januari 2012. Er is een begin gemaakt met het gebruik maken van een in 2011 ontwikkelde functionaliteit ten behoeve van locatiehandboeken. Hierin worden per werklocatie alle werkafspraken vastgelegd. Er zijn herstelacties uitgevoerd met betrekking tot een aantal beschreven processen, zoals het proces voor het intern auditen van conformiteit cliëntendossiers. Veiligheid en risicomanagement -Doel 1: Binnen TriviumLindenhof heerst een cultuur van veilig melden. Hiervoor is de norm benoemd dat het totaal aantal gemelde incidenten tenminste 700 bedraagt. Resultaat 2011: In 2011 is in teams opnieuw aandacht gevraagd voor het belang van het signaleren, melden en nabespreken van incidenten. Dit heeft er toe geleid dat 655 cliëntgerelateerde incidenten in behandeling zijn genomen. De meeste meldingen worden toegeschreven aan een vorm van agressie(verbaal of fysiek, tussen jeugdigen onderling of gericht op medewerkers). Een uitgebreide rapportage wordt twee keer per jaar aangeboden aan de Inspectie Jeugdzorg. -Doel 2: TriviumLindenhof heeft zicht op basisoorzaken van gemelde incidenten en kan op basis daarvan passende verbetermaatregelen nemen. Resultaat 2011: Het voornemen voor 2011 was om dit met behulp van aanvullende software op het in gebruik zijnde programma voor het melden van incidenten systematisch te onderzoeken. Deze aankoop van de software heeft nog niet plaatsgevonden, waardoor er geen organisatiebrede doorontwikkeling op retrospectieve risicoanalyse heeft plaatsgevonden. Op het niveau van teams/locaties worden incidenten onderzocht, en indien nodig worden verbeteracties ingezet gericht op het voorkomen van herhaling van incidenten of gericht op ernstvermindering van incidenten. In januari 2012 is een inventarisatie gestart van alle in 2011benoemde oorzaken door de verschillende teams/locaties. In februari/maart 2012 worden alle teams/locaties geïnformeerd over de uitkomsten van deze inventarisatie, waardoor teams/locaties gebruik kunnen maken van door collega’s geformuleerde verbeteracties. Invoering van aanvullende software wordt voorzien voor de loop van 2012. -Doel 3: Alle kritische processen worden volgens planning onderzocht met behulp van de prospectieve risicoanalyse om zicht te krijgen op deze risico’s, waar nodig worden verbetermaatregelen geformuleerd. Resultaat 2011: In 2011 is gestart met een oriëntatie op de te onderzoeken processen. Feitelijke uitvoering van dit doel is voorzien voor 2012. Op pilot-basis zijn twee (deel-)processen met behulp van de SAFER-methodiek naar tevredenheid onderzocht. -Doel 4: TriviumLindenhof heeft zicht op de risico’s voor de cliënt en de organisatie. Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
13
Resultaat 2011: TriviumLindenhof heeft een eigen instrument ontwikkeld om zicht te krijgen op mogelijk onbeheerste risico’s tijdens de hulp aan onze cliënten, en het benoemen van maatregelen om dit zo mogelijk uit te sluiten. Deze risicotaxatiekaart is getest tijdens een pilot en vervolgens verbeterd op basis van de opgedane ervaring en kennis. Momenteel wordt deze risicotaxatiekaart ingebouwd in het eigen cliëntregistratieprogramma van TriviumLindenhof. Organisatiebreed gebruik van deze risicotaxatiekaart wordt voorzien in het voorjaar van 2012. In het kader van veiligheid van cliënten is in 2011 een Protocol Loverboyproblematiek opgesteld en neemt TriviumLindenhof deel aan een Stadsregionale Werkgroep Veiligheid. 4.5. Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten 4.5.1. Kwaliteit van zorg Effectieve programma’s Bij de ontwikkeling en innovatie van zorgprogramma’s wordt binnen TriviumLindenhof met name ingezet op effectieve programma’s. Resultaat 2011: In 2011 is het beleid erop gericht geweest niet zozeer te streven naar (kwantitatieve) uitbreiding van effectieve interventies, maar vooral in te zetten op (kwalitatief) doorontwikkelen van het bestaande aanbod. Redenen voor deze keuze waren enerzijds van financieel-technische aard (opleidingstrajecten en licenties), anderzijds van inhoudelijke aard (voorkomen van te grote versnippering van het hulpaanbod). Het (cliënt)trainingsaanbod is kritisch bekeken en er zijn een aantal trainingen geschrapt omdat die niet het gewenste effect opleverden (lage opkomst, niet aansluitend bij doelen van de complexe doelgroep cliënten). In 2011 is de aandacht verder gefocust geweest op ontwikkeling MDFT en doorontwikkeling TripiO en Triple P (zie 4.3). Het zorgprogramma Ouder-Kindgroep was reeds in het kader van het project ‘effectieve jeugdzorg Stadsregio Rotterdam’ beschreven en nu –uitgebreid met een handleiding- gereed om aan de Databank Effectieve Interventies aan te bieden. De verwachting is dat medio april /mei 2012 het zorgprogramma Opvoeden Nu eveneens aangeboden kan worden aan de Databank Effectieve Interventies. Informatie voor cliënten In 2011 zijn de folderlijn voor cliënten over het hulpaanbod, alsmede de algemene cliëntenbrochure geactualiseerd. Continue verbeteren van zorg Bij de doorontwikkeling van het bestaande hulpaanbod vormt de wat-werkt-kennis ten aanzien van jeugd- en opvoedhulp algemeen en specifiek een belangrijke toetssteen. In 2010 is een geïntegreerd praktijkmodel ten behoeve van de ontwikkeling en ijking van de programma’s die binnen TriviumLindenhof worden uitgevoerd in werking getreden (Model werkontwikkeling zorgprogramma’s). Het model biedt richtlijnen aan de hand waarvan de evaluatie van het zorgaanbod jaarlijks plaats kan vinden. De resultaten vanuit de metingen prestatie-indicatoren (doelrealisatie, cliënttevredenheid, wijze van beëindiging zorg en afname problematiek) maken hier deel van uit. Doel is om systematisch te werken aan verbetering van de effectiviteit van de zorgprogramma’s. Tevens wordt op deze wijze afstemming bereikt tussen de regio’s voor wat betreft de uitvoering. De evaluatie wordt ondergebracht in de jaarplanning van de P&C-cyclus. Jaarlijks vindt aan de hand van de evaluatie bijstelling van de beschrijvingen van de zorgprogramma’s plaats, zoals weergegeven in het (digitale) programmaboek. Het model wordt vanaf 2010 gefaseerd ingevoerd. Eerste fase – in het kader van een 0-meting - is de methodiekbeschrijving per zorgprogramma op te stellen, dan wel te actualiseren. Dit gebeurt in het kader van het beschrijven en onderbouwen van het hulpaanbod en vormt een belangrijke fase in het ontwikkelen van effectieve programma’s. Resultaat 2011: In 2011 zijn de volgende zorgprogramma’s beschreven door behandelcoördinatoren, met inbreng van uitvoerend hulpverleners: Crisis- en spoedhulp, waaronder crisisopvang oudere jeugd, crisisopvang jongere jeugd, Families First, Ambulante Spoedhulp; Ambulante Pedagogische Gezinsbehandeling, Dagbehandeling 0-7 jaar, OuderKindgroep 0-2 en 0-5 jaar, Dagbehandeling 5-13 jaar, en zelfstandigheidstraining 16+, waaronder kamertraining en fasehuis. Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
14
Er zijn per zorgprogramma ontwikkel- en verbeterpunten opgesteld voor 2012 en verder. Doel is om in 2012 het hele aanbod op deze wijze doorlopen te hebben. Effectmonitoring TriviumLindenhof is in 2010 lid geworden van het SEJN (Samenwerkingsverband Effectieve Jeugdzorg Nederland). Om een goede inschatting te kunnen maken van de actuele stand van zaken met betrekking tot effectiviteit binnen de organisatie, is in samenwerking met het SEJN een rijpheidsscan uitgevoerd. Op basis hiervan is een plan van aanpak opgesteld ‘Uitkomsten en nieuwe inzichten’ waarbij het beleid ten aanzien van effectmonitoring voor de komende jaren is uiteengezet. Algemeen doel is dat TriviumLindenhof in 2013 beschikt over een volledig basis-instrumentarium, waarmee vastgesteld kan worden of onze hulp helpt. In 2011 is ingezet op volledige implementatie van dit plan. De implementatie is vertraagd omdat de invoering van het nieuwe cliëntregistratiesysteem (TICK) later dan gepland heeft plaats gevonden en de aansluiting met BergOp nog niet is gerealiseerd. Pas als deze systemen volledig operationeel zijn kan de daadwerkelijke implementatie van de landelijke prestatie-indicatoren breed plaatsvinden. In 2011 hebben metingen handmatig plaats gevonden. In het kader van de effectiviteitsontwikkeling heeft TriviumLindenhof ook in 2011 deel genomen aan de provinciale werkgroep “Zicht op Effectiviteit” (ZOE) Zuid-Holland. De doelstelling was en is om de uitvoerende hulpverlening mee te nemen in het stelselmatig meten en duiden van gegevens rondom effectiviteit. Ook hier is niet het beoogde resultaat volledig behaald in verband met nog niet volledig operationeel zijn van het cliëntregistratiesysteem. Cliënttevredenheid De tevredenheid van cliënten werd in 2011 gemeten op twee momenten tijdens het hulpverleningsproces, na de eerste evaluatie middels de vragenlijst cliëntentevredenheid (eigen instrument) en bij afsluiting van de hulp middels de exitvragenlijst. Dit was een voortzetting van het reeds in 2010 ingezette beleid. TriviumLindenhof hanteert als norm voor de tevredenheid van cliënten een gemiddeld rapportcijfer van 7,5. De lijst tevredenheid ketenpartners is in 2011 ontwikkeld en wordt in 2012 onderdeel van het managementinformatiesysteem. Ontwikkelen residentiële aanbod Resultaat 2011: In 2011 is gestart met een project dat als doel heeft de residentiële hulp door te ontwikkelen, zoals beschreven in de notitie “Modernisering van de residentiële hulp” uit 2010. In dit kader is in 2011 het gehele residentiële aanbod doorgelicht. Teams van uitvoerend hulpverleners met behandelcoördinatoren en locatiemanagers hebben ‘een sterkte-zwakteanalyse’ uitgevoerd van de uitvoering van hun werk. Dit hebben ze gedaan aan de hand van kwaliteitscriteria, gebaseerd op de set van kwaliteitscriteria en de kwaliteitstoolkit die ontwikkeld zijn in de Stadsregio Rotterdam in samenwerking met het NJI. Tevens hebben behandelcoördinatoren met ondersteuning vanuit het NJI een doelgroepanalyse uitgevoerd met behulp van de CAP-J. Aan de hand van de resultaten vanuit deze instrumenten en de hierboven beschreven methodiekbeschrijvingen zijn verbeterpunten geformuleerd: In 2012 zal op een aantal locaties gestart worden met een pilot ter verbetering van de zorg op een aantal omschreven onderdelen: perspectief bij aanvang is bekend, familienetwerkberaad is ingevoerd, doorloopsnelheid is verhoogd. TriviumLindenhof heeft in 2011 tevens deelgenomen aan de landelijke kenniskring residentiële zorg, met als resultaat een (interactieve) website, waarin ‘good practices’ vanuit de deelnemende instellingen met elkaar gedeeld kunnen worden.
Uitstroomcoördinatie Eind 2011 heeft de provincie Zuid-Holland voor de duur van een jaar projectsubsidie toegekend aan de jeugdzorgaanbieders in de provincie met betrekking tot uitstroomcoördinatie. Doel is om de dooren uitstroom binnen de jeugdzorg beter te organiseren met daarbij een concrete focus op het perspectief van de jeugdige. TriviumLindenhof heeft een uitstroomcoördinator aangesteld, Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
15
die aan deze opdracht gestalte zal geven. Focus ligt op de doorstroom binnen de 24-uurszorg.
Diversiteit In 2010 is binnen TriviumLindenhof gestart met een onderzoeksproject in het kader van ‘Diversiteit in de jeugdzorg’, met behulp van extra financiering van Provincie Zuid-Holland. Het resultaat van het project moet leiden tot evidence-based methodieken voor de allochtone doelgroep, volgens de werkwijze Erkenningscommissie NJI. In het onderzoek wordt samengewerkt met collegainstellingen, het NJI, Verwey-Jonker, Mikado en er wordt academisch advies ingewonnen. Het onderzoeksproject loopt tot augustus 2012. Aan de hand van literatuuronderzoek en interviews met cliënten en hulpverleners zijn in 2011 een praktijktheorie en een werkmethode ontwikkeld (Cultureel Venster Jeugdhulpverlening). Zestig hulpverleners zijn getraind in het afnemen van dit instrument en hebben dit in de praktijk toegepast. Na evaluatie van deze resultaten is het instrument bijgesteld en opnieuw getoetst in de praktijk. Eind maart 2012 zal de allerlaatste onderzoeksronde naar de werking van het Cultureel Venster Jeugdhulpverlening plaatsvinden. Op basis van de uitkomsten van de vragenlijsten zal het CVJ dan definitief vastgesteld worden en voorgedragen worden voor erkenning. Daarmee zal het project na twee jaar worden beëindigd. Mentoraatsproject Het doel van het Mentoraatsproject is jongeren vanaf 16 jaar na vertrek uit de residentiële setting een extra steuntje in de rug te geven door een speciaal voor hen geselecteerde vrijwillig mentor aan het te koppelen. Het project is op initiatief van TriviumLindenhof voortijdig stopgezet per 25 januari 2011. De verantwoorde kosten bedragen € 42.095. 4.5.2. Samenwerkingsrelaties Gemeenten Met het oog op de transitie van de jeugdzorg zijn in de loop van 2011 de contacten met gemeenten geïntensiveerd. Er zijn werkbezoeken en conferenties georganiseerd voor wethouders en ambtenaren in het werkgebied, met als doel de gemeenten goed te informeren over aard en inhoud van de geïndiceerde Jeugdzorg. Tevens heeft TriviumLindenhof een aantal pilots in het kader van de transitie ingediend. Een ontwikkeling die zich ook in 2012 en verder zal voortzetten. TriviumLindenhof heeft een toetredingsverklaring ondertekend ten behoeve van SISA, het Stadsregionaal Instrument Sluitende Aanpak. Daarmee wordt beoogd de Verwijsindex voor risicojongeren toegankelijk te maken voor het stadsregionale deel van onze organisatie. CJG en RAS-projecten De Centra voor Jeugd en Gezin zijn volop in ontwikkeling. Het tempo waarin dit gebeurt en de vorm waar men voor kiest, verschilt per gemeente. Op bestuurlijk niveau is er contact met CJG Rijnmond. Op regioniveau worden contacten gelegd en versterkt. TriviumLindenhof voert drie RAS-projecten uit, te weten Nazorg voor gezinnen en jongeren in de stadsregio, Schoolcoaching in regio Drechtsteden en Opvoedcursussen Tegendraadse jeugd in regio AlblasserwaardVijfheerenlanden. Helaas eindigt de RAS-subsidie ultimo 2012. Gezocht zal moeten worden naar alternatieve financiering. In de Hoekse Waard participeert TriviumLindenhof in het ZorgAdviesTeam (ZAT), waarbij zo mogelijk ook gericht kan worden doorverwezen in het kader van nazorg. In Goeree-Overflakkee neemt TriviumLindenhof deel aan een pilot. Nazorg In 2011 is het RAS-project Nazorg op dezelfde wijze gecontinueerd als in 2010. De opstartproblemen waren in 2010 weggewerkt en de inzet van de nazorg heeft steeds beter een vaste plek gekregen binnen de organisatie. Cliënten konden zodoende beter en veelal eerder uitstromen uit de geïndiceerde zorg en nog gedurende geruime tijd ondersteuning krijgen om de aangeleerde vaardigheden te bestendigen. Voor de cliënt was het prettig dat de hulpverlening door dezelfde organisatie/locatie plaats kon vinden en dat er sprake kon zijn van een 'warme' overdracht. Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
16
Hierdoor is het beschikbare budget (productie) nagenoeg volledig ingezet. Was er in de vorige jaren nog sprake van onderbenutting, in 2011 is daar geen sprake meer van en de verwachting is dat deze trend zich in 2012 zal voortzetten. Continuering van de RAS-middelen is vanaf 2013 onzeker. Gelet op de positieve ervaringen voor cliënt en medewerkers en het eerder kunnen beëindigen van de geïndiceerde zorg zal het verdwijnen van deze middelen als een gemis worden ervaren. Graag wil TriviumLindenhof, samen met de collega zorgaanbieders en de Stadsregio onderzoeken of de RAS-middelen voor 2013 gecontinueerd kunnen worden of dat er alternatieve mogelijkheden te vinden zijn. Onderwijs Vanuit diverse locaties vindt intensief overleg plaats met het onderwijs. Het is van belang goede aansluiting te realiseren, mede gericht op Passend Onderwijs. Steunpunt Onderwijs Al lange tijd voert TriviumLindenhof het Steunpunt Onderwijs uit op de Zuid-Hollandse Eilanden. Dit project wordt gefinancierd door de samenwerkende gemeenten in de regio. TriviumLindenhof voorziet onder meer in trajectbegeleiding en in de aanpak van vroegtijdig schoolverlaten. Vanuit het Steunpunt bestaat intensieve samenwerking met de scholen voor voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs. Schoolcoaching Het doel van Schoolcoaching is het voorkomen van verdere escalatie van de problemen van jeugdigen op school of thuis en het voorkomen van de inzet van geïndiceerde jeugdhulp. Definitieve uitval uit de school wordt voorkomen. Het effect op langere termijn is de verbeterde aanpak in de scholen, omdat ook de docenten (intensief) gecoacht (kunnen) worden. Zij krijgen hiervoor handvatten aangereikt, die bij volgende leerlingen weer kunnen worden ingezet, waardoor er minder frequent problemen ontstaan (preventieve werking). Gebleken is dat de instroom in de dagbehandeling Oudere Jeugd een afname liet zien en dat tevens de verblijfsduur in voorkomende gevallen in de dagbehandeling verkort werd. Bij voldoende beschikbare middelen vanuit de gemeenten zal het schoolcoachingsproject in 2012 worden voortgezet. T-Plataan In 2011 stond voor de T-Plataan het bieden van continuïteit van (crisis)nachtopvang aan jong volwassenen centraal. Samen met de ketenpartners wordt getracht een optimale benutting van de crisisopvang te realiseren. Hierbij is het essentieel dat de jongeren kunnen doorstromen naar de reguliere voorzieningen. Het pand waarin T-Plataan gehuisvest is, wordt in 2012 zodanig aangepast dat er meer flexibel gebruik van gemaakt kan worden. In 2011 zijn hiertoe de voorbereidende activiteiten ontplooid. GGZ Met Yulius en Lucertis zijn in 2011 samenwerkingsafspraken gemaakt, onder meer omtrent het verzorgen van (kinderpsychiatrische) diagnostiek. RIAGG RNW, Bureau Jeugdzorg en TriviumLindenhof hebben een gezamenlijke pilot ontwikkeld met betrekking tot geïntegreerde hulp in gezinnen met problematische jongeren. TriviumLindenhof verzorgt de ambulante hulp in gezinnen middels de interventie Opvoeden NU. Beter Beschermd+ In het voorjaar van 2011 is TriviumLindenhof gaan participeren in het Beter Beschermd+ traject (BB+). BB+ is een samenwerking tussen BJZ, de Raad van Kinderbescherming en de zorginstelling. Het gaat om gezinnen waar een Raadsmelding gedaan is en waar we vanaf dat moment in actie komen. Er wordt een actieplan gemaakt waarmee de casemanager en de BB+er naar het gezin gaat. Er wordt snel gestart en frequent naar de gezinnen gegaan. De eerste actie is aan de hand van een veiligheidsanalyse om de veiligheid in kaart te brengen. Sinds 2 jaar is deze vorm van samenwerking in de Stadsregio gaande bij STEK en gezien het goede resultaat is er gekozen voor uitbreiding van 2 fte bij Triviumlindenhof. Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
17
Doel van dit traject is om in de gezinnen waar veiligheid in het geding is snel en adequaat aan de slag te gaan, om te voorkomen dat er een ondertoezichtstelling wordt uigesproken. Het wordt gezien als een middel om gezinnen niet geheel vrijwillig nog een laatste kans te geven zelf verantwoordelijk te blijven voor de opvoeding van hun kinderen. Onze medewerkers worden op dit moment geschoold in de training SoS (Signs of Safety). De Raadsonderzoeker gaat tegelijkertijd aan de slag met onderzoek en na 28 dagen wordt er vanuit beide invalshoeken een verslag gemaakt dat naar de rechter gaat. Daarna is het wachten op de uitspraak. Afspraak is dat we dan wel in het gezin blijven om te zorgen dat er zicht blijft. Dit is voor een periode van maximaal 3 maanden. Tot nu toe hebben we 18 gezinnen in behandeling gehad. De BB+ trajecten zijn gestart voor het gebied Rotterdam-Zuid. In 2012 zal een uitrol plaatsvinden over de rest van de Stadsregio. Kinderopvang Vanuit het zorgaanbod voor jonge kinderen is de samenwerking met de kinderopvang geïntensiveerd. Initiatieven worden ondersteund door Alert4You. Op basis van deze samenwerking zijn pilots voorbereid in het kader van de transitie jeugdzorg. In Provincie Zuid-Holland is in 2010 een experiment voorbereid om te komen tot snellere doorplaatsing vanuit Bureau Jeugdzorg. Daarbij komt een verwijsbrief van Bureau Jeugdzorg in de plaats van de uitgebreide indicatiestelling. Het experiment richt zich met name op de verbinding onderwijs-jeugdzorg. Zorgtafeloverleg heeft structureel plaatsgevonden in 2011. Casuïstiek bespreking met verschillende externe partners (Horizon; Auriga; Yulius; BJZ en TL) met als doel plaatsing van moeilijk plaatsbare kinderen/jongeren. Voorzitterschap wordt gevoerd door BJZ. Doorbraakmethode / Tijd voor Jeugd TriviumLindenhof is een van de elf organisaties voor Jeugd & Opvoedhulp, die deelnemen aan de landelijke pilot Tijd voor Jeugd. De pilot wordt uitgevoerd om de ervaren regeldruk te verminderen en wacht- en doorlooptijden te verkorten. Gebruik wordt gemaakt van de Doorbraakmethode, een strategie om de invoering van kennis en goede voorbeelden in de praktijk te versnellen. Het project loopt tot juli 2012. Op 7 juni 2012 is er een slotconferentie, waar de deelnemende teams hun resultaten aan elkaar, aan collega’s van andere organisaties voor Jeugd & Opvoedhulp, de provincies en het Ministerie presenteren. De resultaten worden gebundeld in een boekje. Drie teams van TriviumLindenhof doen mee aan de pilot: - team De Opper (crisisopvang oudere jeugd, Dordrecht), - team Giraffengroep (daghulp jonge kind, Vlaardingen), - team APG-Zuid (Ambulante Pedagogische Gezinsbegeleiding, Rotterdam). De opgedane kennis en vaardigheden worden binnen TriviumLindenhof gedeeld en verspreid. AKJ Vanuit het AKJ zijn een aantal vertrouwenspersonen werkzaam binnen de organisatie. Zowel in Zuid-Holland-Zuid, als in de Stadsregio is een locatiemanager contactpersoon voor de vertrouwenspersoon. Jaarlijks wordt het werkplan/verslag van het AKJ besproken, worden verbeteracties doorgenomen en wordt de samenwerking geëvalueerd. Prestatie-indicatoren De prestatie-indicatoren zijn over dit verslagjaar niet opgenomen. Dankzij de doorontwikkeling van TICK maken ze vanaf 1 januari 2012 onderdeel uit van de maandelijkse management informatie.
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
18
4.5.3. Klachten Door de zorgaanbieders in de Stadsregio Rotterdam, Provincie Zuid-Holland en het Stadsgewest Haaglanden is gezamenlijk een externe klachtencommissie in het leven geroepen. Door deze klachtencommissie wordt zelf een jaarverslag gepubliceerd. Het interne beleid van TriviumLindenhof is dat klachten, of uitingen van ongenoegen, altijd worden besproken met degene die de klacht betreft, dan wel met zijn of haar leidinggevende. Ook regiomanagers en de Raad van Bestuur kunnen hierin een rol spelen. Het staat cliënten altijd vrij om zich rechtstreeks tot de externe klachtencommissie te wenden. Cliënten worden in de cliëntenbrochure geïnformeerd over de klachtenregeling en de klachtencommissie. Tevens wordt hierin vermeld dat hierbij ondersteuning kan worden gevraagd aan de vertrouwenspersoon. Er zijn in 2011 3 uitspraken gedaan door de klachtencommissie over ingediende klachten. Van de eerste klacht, die in 20120 werd ingediend, achtte de klachtencommissie, 1 onderdeel van de klacht gedeeltelijk gegrond, en twee andere onderdelen omgegrond. Van de tweede klacht achtte de Commissie 1 onderdeel gegrond, en de overige 10 onderdelen ongegrond. Van de laatste ingediende klacht achtte de Commissie alle onderdelen ongegrond. TriviumLindenhof heeft de uitspraken van de klachtencommissie overgenomen, en actie ondernomen op die onderdelen waar dat werd gevraagd.
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
19
4.6. Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsformatie Met name in de tweede helft van 2011 is gestart met het verminderen van het aantal ingezette medewerkers. Daarbij is in staf en overhead het aantal functies en functionarissen verminderd. Er is terughoudend omgegaan met Werving en Selectie, medewerkers met een tijdelijk contract hebben geen verlenging gekregen. TriviumLindenhof beschikt over een pool van invallers, die desgewenst ingezet kan worden bij locaties waar tekort aan personeel is. Deze invallers vormen de smeerolie van de organisatie. Tevens is dit een goede manier om wederzijds kennis te maken. TriviumLindenhof kan het functioneren beoordelen en de invalpoolmedewerker krijgt de kans om op meerdere locaties mee te draaien en zo een beter inzicht in de mogelijkheden van de organisatie te krijgen. 80% van de invalmedewerkers stroomt door, in een reguliere vacature. De inzet van medewerkers uit de invalpool is in de tweede helft van 2011 fors verminderd om kosten te besparen. Toch zal een zekere mate van flexibiliteit nodig zijn om in te kunnen spelen op alle aanpassingen die noodzakelijk zijn, waardoor de inzet vanuit invalpool belangrijk blijft. Aan alle nieuwe medewerkers, inclusief stagiaires en vrijwilligers wordt een VOG gevraagd. Voor 2012 is een fasegewijze vernieuwing van alle VOG gepland. Verzuim Het gezondheidsmanagement en de overstap naar een nieuwe arbodienst hebben een positief effect gehad. De leidinggevenden hebben een training "verzuimregisseur" aangeboden gekregen en de begeleiding van (langdurig of frequent) zieke medewerkers heeft geleid tot een scherpe daling in het verzuim, van 8,9% naar 7,6%. Voor 2012 staat een vervolg gepland, de beoogde 95% gezondheidsnorm is nog niet behaald. In maart 2011 heeft TriviumLindenhof meegewerkt aan het onderzoek van de arbeidsinspectie in de jeugdzorg. Op enkele kleine aanpassingen in een gebouw na, zijn er geen bevindingen gedaan. De veiligheid van medewerkers in ambulante functies heeft de aandacht van de arbeidsinspectie. Medewerkers Tevredenheid Onderzoek Van de 681 medewerkers die zijn benaderd met een uitnodiging voor deelname hebben er 321 (47,1%) de vragenlijsten afgerond en ingestuurd. De gemiddelde beoordeling is 6. De norm is een gemiddeld cijfer van 8 te behalen. Dit MTO geeft een beeld van de tevredenheid onder medewerkers en zal jaarlijks herhaald gaan worden met als doel het volgen van trends. Er zijn positieve scores op arbeidsomstandigheden en arbeidsverhoudingen. Vooral op locatie/teamniveau is men tevreden. Cultuur, communicatie en besluitvaardigheid scoren laag (binnen alle groepen, leeftijden en duur dienstverbanden). De meting van ervaren werkdruk tijdens het MTO lag op 5,2. Dit blijft een aandachtspunt. Met betrekking tot het item aansluiting werkzaamheden en capaciteiten is de score hoger. De inspanningen met betrekking tot scholing en supervisie, maar ook het steeds strenger selecteren op dit punt (meer HBO-ers en minder MBO-ers) dragen hieraan bij. De vertrouwenspersoon heeft in 2011 contact met één medewerker gehad. Opleiding en training Stichting TriviumLindenhof besteedt veel aandacht aan opleidingen training voor medewerkers. Naast al langer bestaand aanbod aan introductie, werkbegeleiding en coaching zijn er drie ontwikkelingen die in 2011 van belang waren. Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
20
Competentie gerichte hulpverlening en management als basistraining. In 2011is het implementatietraject van het CHM nagenoeg afgerond. De laatste teams zijn getraind binnen alle hulpverleningsvarianten van de dagbehandeling en de residentie, in 2012 worden de ambulant medewerkers in Zuid-Holland-Zuid getraind.
Rapportagetrainingen. In 2011 is er een pilot geweest met betrekking tot een rapportagetraining welke geleverd is door Collegio. Deze is positief geëvalueerd. Op grond hiervan zullen er in 2012 wederom dergelijke trainingen gegeven gaan worden. Naast de uitvoerend medewerkers, die rapporteren als één van de kerntaken in hun takenpakket hebben zitten, zullen ook behandelcoördinatoren naar verwachting een verkort traject volgen met betrekking tot de thematiek van rapporteren. Dit om hun coachende activiteiten te kunnen aanpassen op de behoefte van de medewerkers. Onderzoek In 2011 is er een onderzoek gestart naar het organisatieklimaat, de discretionaire ruimte van de professional en effecten hiervan op de hulpverlening Harry Rorije (promovendus aan de Open Universiteit) en de opleidingsfunctionaris, zijn in juli een onderzoek gestart binnen TriviumLindenhof. Het idee is om samen met medewerkers na te denken en te kijken hoe we het beste om kunnen gaan met het dilemma ruimte en verbondenheid. De keuze is gemaakt om het onderzoek uit te voeren op verschillende plekken en regelmatig met elkaar de dialoog aan te gaan over de bevindingen. Het doel hiervan is om met elkaar de beleving van ruimte, verbondenheid en organisatieklimaat te verbeteren. Samenwerkingsrelaties P&O De afdeling P&O beschikt over een uitgebreid netwerk. Voor stages en beroepenveldcommissies is er samenwerking met de Hogeschool Inholland en de Hogeschool Rotterdam. Zowel voor de social work studierichting als voor de HR/P&A studenten. Met de Hogeschool Rotterdam is een samenwerkingsconvenant afgesloten. In verband met de landelijke dag voor de jeugdzorg en het onderling uitwisselen van vacatures is er intensief contact met andere jeugdzorgaanbieders in het werkgebied. Deze contacten leiden tot een jaarlijks terugkerende inzet van ongeveer 60 stagiaires en afstudeerders in de organisatie. Het loopbaanperspectief voor medewerkers wordt door het netwerk breder. Vooral medewerkers waarvan contracten aflopen, medewerkers met een loopbaanperspectief of re-integratiekandidaten profiteren hiervan. Het detacheren van medewerkers bij andere organisaties wordt als loopbaan instrument ingezet. TriviumLindenhof heeft een drietal medewerkers gedetacheerd bij Bureau Jeugdzorg en twee bij het Blijven op School (BOS) project.
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
21
Personeelsinformatie Personeel
Aantal
Aantal fte personeelsleden in loondienst gefinancierde
540,5
jeugdzorg per begin verslagjaar Aantal fte personeelsleden in loondienst gefinancierde jeugdzorg per einde verslagjaar
528,1
Werkgebieden Jeugdzorg Zuid-Holland Rotterdam
Personeel in loondienst
Salarissen
Aantal fte's
Aantal werkzame personen per einde verslagjaar 536
per einde verslagjaar 433
Personeel patiënt- en cliëntgebonden functies in 21.709.576 loondienst inclusief sociaal-(pad)agogisch personeel * Management en ondersteunend personeel in loondienst 3.028.389 139 Totaal personeel in loondienst 24.737.965 *Inclusief VT + EJU, exclusief werkgeverslasten Onbetaald personeel Stagiaires Vrijwilligers
103
40 5
Verloop personeel In dienst getreden personeel in loondienst Uit dienst getreden personeel in loondienst
Aantal personeelsleden 52 64
Verzuim Verzuim als gevolg van ziekte exclusief zwangerschap
Percentage: 7,6%
Ziekmeldingsfrequentie exclusief zwangerschap Gemiddelde duur ziekteverzuim exclusief zwangerschap
Aantal: 1,6 Aantal dagen: 34,5
Vacatures
Totaal aantal vacatures Aantal moeilijk vervulbare vacatures per einde per einde verslagjaar verslagjaar
Totaal personeel
0
Waarvan personeel met
0
Jaarverslag 2011
0 0 27 maart 2012
Versie 1.0
22
patiënt/-cliëntgebonden functies
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
23
4.7. Financieel beleid en continuïteit In het voorjaar van 2011 werd duidelijk dat de kosten veel sterker groeiden dan de opbrengst. Dit in tegenstelling tot de begroting voor 2011 en terwijl ook 2010 al moest worden afgesloten met een substantieel negatief resultaat. We konden vaststellen dat ingrijpende maatregelen nodig waren om de financiële beheersing te herstellen. Het bestuur realiseert zich dat de jaarrekening aanleiding geeft de continuïteit van de stichting ter discussie te stellen. Dat komt omdat er voor de tweede keer op rij een relatief groot exploitatieverlies is opgetreden en omdat de eigen vermogenspositie daarmee negatief is geworden. Wanneer trendlijnen worden doorgetrokken ontstaat al gauw een negatieve liquiditeitspositie. Gelukkig kunnen we rapporteren dat er dienaangaande een belangrijke trendbreuk is opgetreden als gevolg van genomen maatregelen. Door bezuinigingen, een strakke interne budgettering en herinrichting van het management informatiesysteem, kunnen we over januari en februari 2012 een positief resultaat rapporteren uit normale bedrijfsvoering. Er is in januari en februari bijna 10% minder arbeidsvolume ingezet in de normale bedrijfsvoering dan gemiddeld in 2011. 10% arbeidsvolume correspondeert met ca. € 3.000.000 op jaarbasis. We verwachten 2012 af te sluiten met een resultaat van ten minste € 500.000. We verwachten dat het eigen vermogen uiterlijk in 2014 weer positief zal zijn. Voor de kosten van lonen en outplacement van medewerkers buiten de normale bedrijfsvoering, zijn voorzieningen opgenomen. Cash flow ontwikkeling Als we de voorzieningen volgens plan aanwenden, volgens plan terughoudend zijn met investeren en verder de kosten binnen budget houden, zal de trend van een negatieve kasstroom in het voorjaar van 2012, bij een verwachte liquiditeitspositie van ca. nihil (€ 2.500.000 lager dan de stand per ultimo 2011), terugbuigen naar gestaag positief tot minimaal € 500.000 per ultimo 2012.
Om schommelingen in de liquiditeitsbehoefte te kunnen opvangen wordt met de Rabobank of de ABNAMRO bank een rekening courant voorziening overeengekomen. Offertes daartoe zijn momenteel in behandeling. Naast het zicht op een positieve kasstroom is het voor de bank van belang over harde zekerheden te kunnen beschikken. Hiertoe hebben we recent onze onroerend goed portefeuille laten doorlichten en daaruit blijkt dat we meer dan voldoende aanvullende zekerheden te bieden hebben. Maar het belangrijkste aspect van de continuïteitsborging is het interne managementsysteem van heldere budgetsturing en voortdurende monitoring van resultaatindicatoren zoals productie, feitelijke inzet arbeidsvolume, feitelijk arbeidskosten en overige kosten, verzuim, kwaliteit en tevredenheid van zowel cliënten, als ook subsidiënten en last but not least van de eigen medewerkers. Daarboven wordt het herstel van de financiële stabiliteit geborgd door flexibilisering en early warning instrumenten zoals een voortdurende strategische scan op maatschappelijke ontwikkelingen. Met andere woorden, we houden nauwlettend grip op inkomende middelen en vastgelegde uitgaande middelen zoals op grond van vaste arbeidscontracten.
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
24
4.8. Liquiditeit/Solvabiliteit Current ratio: In 2011 bedraagt de current ratio: 51,5% (2010: 85%). Dit houdt een verslechtering in de current ratio als gevolg van een afname van vlottende activa en daarbij een relatieve kleine daling in kortlopende daling van kortlopende schulden. (kortlopende vorderingen + liquide middelen) / kortlopende schulden * 100% Weerstandsvermogen: Het weerstandsvermogen is ultimo 2011: -3,7% (2010: 3,5%) (Eigen vermogen / totale bedrijfsopbrengsten * 100%) Solvabiliteit: De solvabiliteit is ultimo 2011: -8,3% (2010:6,4%) (Eigen vermogen / totale activa * 100%)
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
25
4.9. In- en uitstroom 2011
SRR Programma Ambulante Pedagogische gezinsbegeleiding Opvoeden Nu
Gestart voor 2011
Gestart in 2011
Beëindigd in 2011
Gem. duur
229
339
286
253
6
21
20
104
8
3
73
TripiO Video Home Training
1
Ambulante Spoedhulp
39
23
23
58
59
256
22
14
37
Assist
50
Opvoedcursus voor ouders Groepstraining voor kinderen en jongeren
1
44
28
57
Reguliere dagbehandeling 0-7 jaar
34
22
29
487
Dagbehandeling 0-7 jaar voor kinderen met een Autistisch Spectrum Stoornis Observatie en kortdurende behandeling 0-7 jaar (SRR)
6
3
4
636
10
15
16
283
Ouder-Kind-Groep
3
6
5
311
151
102
111
588
Behandelgroep 4-12 jaar (SRR: Samen met Thuis, Systeemgroep)
19
18
17
394
Behandelgroep 4-14 jaar (SRR: Perspectiefgroep)
11
10
11
298
Behandelgroep 12-18 jaar
18
9
13
475
Behandelgroep 12-20 jaar (SRR)
15
13
7
298
Crisisopvang jongere jeugd 4-12 jaar
18
67
73
88
Crisisopvang-plus jongere jeugd 4-12 jaar (SRR)
6
37
35
60
Crisisopvang oudere jeugd 12-18 jaar
11
75
78
40
Fasehuis met in- of naastwonend mentor (SRR)
39
26
30
545
Fasehuis met individuele begeleiding (SRR)
13
16
15
431
14 654
2 953
2 879
1288
Dagbehandeling 5 tot 12 jaar
Gezinshuis (SRR 4-18 jaar) Totaal
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
26
ZHZ Programma Ambulante Pedagogische gezinsbegeleiding
Gestart voor 2011
Gestart in 2011
Beëindigd in 2011
262
341
381
216
5
3
121
TripiO
Gem. duur
Video Home Training
24
62
47
183
Diabolo (Gezinsbehandeling)
13
14
20
220
Vertrektraining
2
Foyer de Jeunesse
8
5
81
14
8
146
Individuele begeleiding
12
16
17
243
Individuele begeleiding Diabolo
1
1
1
259
Families First
51
51
22
Ambulante Spoedhulp
25
25
24
Speltherapie
49
38
43
384
Omgangsbegeleiding
58
72
70
264
Opvoedcursus voor ouders
2
3
5
63
Groepstraining voor kinderen en jongeren
34
51
52
140
Observatiediagnostiek Deeltijd 0-18 jaar (ZHZ)
4
8
11
88
Reguliere dagbehandeling 0-7 jaar
26
25
32
271
Dagbehandeling 0-7 jaar voor kinderen met een Autistisch Spectrum Stoornis
17
17
17
290
Ouder-Kind-Groep
2
9
6
243
Dagbehandeling 5 tot 12 jaar
45
54
54
336
Dagbehandeling 12-18 jaar niet-schoolgaande jeugd
25
34
35
242
Dagbehandeling 12-18 jaar schoolgaande jeugd
21
29
34
215
9
5
82
11
15
517
Observatiediagnostiek met 24 uurs-verblijf Behandelgroep 6-14 jaar (ZHZ)
10
Behandelgroep 12-18 jaar
11
10
9
345
Behandelgroep 15-18 (Zelfstandigheid)
32
44
41
300
Behandelgroep zwaar 12-17 jaar (ZHZ)
8
16
15
160
Crisisopvang jongere jeugd 4-12 jaar
8
45
48
135
Crisisopvang oudere jeugd 12-18 jaar
14
97
98
48
2
2
73
Fasehuis met individuele begeleiding Kamertraining 16-20 jaar (ZHZ)
20
21
23
340
Begeleid Wonen 16-20 jaar (ZHZ)
13
9
12
359
16 729
12 1153
5 1190
979
Gezinshuis (ZHZ 6-14 jaar) Totaal
Jaarverslag 2011
27 maart 2012
Versie 1.0
27
