Jaarverslag 2014 ZANOB ALGEMEEN Leiderschap In 2014 bestond ZANOB uit een Coöperatie ZANOB U.A. en de besloten vennootschap ZANOB BV. Voor zowel de omzetbelasting als de vennootschapsbelasting beschouwt de belastingdienst beiden als een fiscale eenheid. ZANOB exploiteert 4 apotheken, te weten ZANOB Apotheek Jeroen Bosch Ziekenhuis; ZANOB Apotheek Bernhoven; ZANOB Apotheek Zorgpark Vught en de Jeroen Bosch Apotheek (poliklinische apotheek in het JBZ). In 2014 kende de coöperatie de volgende leden: • Jeroen Bosch Ziekenhuis te ’s-Hertogenbosch • Ziekenhuis Bernhoven te Uden • Reinier van Arkel Groep te Vught • Zorggroep Elde te Boxtel • Cello te Rosmalen De Algemene Vergadering van Leden, kortweg ALV, van de coöperatie is onder andere belast met het goedkeuren van de jaarrekening en begroting van zowel de coöperatie als de BV. De volgende personen vertegenwoordigden, in wisselende samenstelling, in 2014 hun instelling in de ALV: Dhr. M Rutgers, onafhankelijk voorzitter van Coöperatie ZANOB U.A. Dhr. P.M. Langenbach, Jeroen Bosch Ziekenhuis, voorzitter Dhr. P. Bennemeer, Ziekenhuis Bernhoven Dhr. W. de Boer, Ziekenhuis Bernhoven Dhr. M. de Keijzer, Zorggroep Elde Mw. J. Joppe, Zorggroep Elde Mw. M.L. van der Kruis, Reinier van Arkelgroep Dhr. G. Heyne, Reinier van Arkelgroep Dhr. J.B.H.G. Willems, Cello De ALV benoemt de bestuursleden van de Coöperatie. Deze bestuursleden oefenen tevens het aandeelhouderschap van de Coöperatie in ZANOB B.V. uit, en vormen in die hoedanigheid de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, kortweg AVA. In het bestuur van de Coöperatie en daarmee in de AVA van ZANOB B.V. hadden in 2014 de volgende personen zitting: Dhr. M Rutgers, onafhankelijk voorzitter van Coöperatie ZANOB U.A. Dhr. P.M. Langenbach, Jeroen Bosch Ziekenhuis, voorzitter Dhr. P. Bennemeer, Ziekenhuis Bernhoven Dhr. W. de Boer, Ziekenhuis Bernhoven Mw. M.L. van der Kruis, Reinier van Arkelgroep Het bestuur van ZANOB BV werd in 2014 ingevuld door mevrouw P.A.W. van Hessen. Zij werd ondersteund door het management team, de farmaceutische staf en de OR van ZANOB. 1
De ALV vergaderde in 2014 1 keer. Onderwerpen van de vergadering waren met name de jaarrekening 2013, begroting 2014 en 2015. De AVA vergaderde in 2013 vijf maal. Onderwerpen van de vergaderingen waren o.a. vrijwaring risico’s Alert, begroting, lening Rabobank, samenwerking met ZAMB, jaarrekening 2013, begroting 2014 en 2015, liquiditeit, managementletter 2013, juridische ondersteuning in traject Alert, stand van zaken Cofacit/Salus Capere. Sinds 1 januari 2012 functioneert de nieuwe organisatiestructuur van ZANOB. Er zijn 4 apotheken, namelijk ZANOB Apotheek Jeroen Bosch Ziekenhuis, ZANOB Apotheek Ziekenhuis Bernhoven, ZANOB Apotheek Zorgpark Vught en ZANOB Apotheek Jeroen Bosch Apotheek. Aan het hoofd van iedere Apotheek staat een gevestigd apotheker die tevens manager is. De gevestigd apothekers hebben ieder één of twee teamhoofden onder zich voor de operationele aansturing van de medewerkers van hun afdeling(en). Daarnaast zijn er een afdeling Kwaliteitszorg, en een afdeling Ondersteunende Dienst met daarbinnen 4 teams, namelijk secretariaat, applicatiebeheer, P&O en financiële administratie. De 4 gevestigd apothekers, het hoofd kwaliteit en de controller / manager Ondersteunende Dienst vormen het MT, dat samen met de directeur vergadert, en zorg draagt voor de aansturing van de organisatie. Het MT vergaderde in 2014 maandelijks. Binnen deze organisatiestructuur werkt ZANOB BV met domeinen en procesverantwoordelijkheid naast lijnverantwoordelijkheid. Er zijn 10 gedefinieerde domeinen, waarvoor het beleid ZANOB-breed wordt ontwikkeld en bewaakt door een apotheker, die hiervoor als procesverantwoordelijke ca. 2 dagdelen per week is vrijgesteld. Een domein omvat één of meer samenhangende processen met eenzelfde procesverantwoordelijke. De domeinen zijn: logistiek, medische gassen, water voor dialyse, VTGM, farmaceutische ICT, opleiding, onderzoek, kwaliteit, laboratorium, farmaceutische patiëntenzorg en radiofarmacie. Ieder domein kent één of meer processen; ieder proces heeft een kernteam van betrokken medewerkers die het proces mee ontwikkelen en bewaken Op de afdeling farmaceutische bereidingen is in 2014 gestart met een herstructurering en het aanstellen van een tweetal coördinatoren. Dezen hebben echter na een korte periode het vertouwen opgezegd in de leiding, waarna de oude situatie werd hersteld. Eind 2013 was de 1e fase van de reorganisatie van de coöperatie en de BV’s afgerond. Er trad een onafhankelijk voorzitter van het bestuur aan, maar de discussie over de gewenste topstructuur bleef de gemoederen bezig houden. Medio 2014 is dhr. van Oorschot gevraagd een onderzoek te doen naar mogelijke alternatieve modellen. Er waren 4 opties: 1. In stand houden van de huidige situatie 2. Opheffen van de coöperatie en de leden worden eigenaar van de BV 3. Opheffen van de coöperatie en 1 lid en/of een derde wordt eigenaar van de BV 4. Opheffen van de coöperatie en van de BV en ZANOB wordt afdeling/RVE van het JBZ Eind september bleek voor optie 1 geen draagvlak; In een 2e rapportage adviseerde dhr. Van Oorschot de (financiële) consequenties van de overblijvende opties te onderzoeken. Dat onderzoek is eind 2014 gestart. 2
Tevens besloot de coöperatie tot het niet verlengen van het contract van de directeur/ bestuurder van de BV en is in verband met de onzekerheid over de toekomstige structuur een interim directeur aangezocht die aanvang 2015 zijn werkzaamheden is gestart. Strategie en Beleid In de loop van 2014 is definitief een einde gekomen aan de samenwerking van ZANOB met Cofacit/Salus Capere. Ook is besloten niet op grote schaal op voorraad VTGM te gaan bereiden. Eventueel zou samenwerking worden aangegaan met ziekenhuizen in de regio. Het is niet gelukt dat verder te concretiseren, met name omdat de belangen van de instellingen te ver uit elkaar lagen. De juridische procedure tegen Alert is gedurende het jaar voortgezet. ZANOB heeft besloten de gekozen advocaat aan te houden; een uitspraak wordt in 2015 verwacht. Binnen de coöperatie is gediscussieerd over de verrekening van de kosten van de juridische procedure alsmede over het risico van een toegewezen schadeclaim. Daarin zijn de standpunten niet nader tot elkaar gekomen. In 2014 is een meerjarenbeleidsplan opgesteld voor de periode 2015-2017. Management van medewerkers Ook is verder invulling gegeven aan het actieplan naar aanleiding van de resultaten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek van september 2012 . Dat heeft geleid tot begeleiding van de leiding en de medewerkers van het laboratorium. In 2015 wordt dit voortgezet voor de afdeling bereidingen. Ook op andere locaties is aandacht geschonken aan de missie en visie, de kernwaarden en de betrokkenheid van de medewerkers. De regeling jaargesprekken is gewijzigd en er wordt vanaf aanvang 2015 gewerkt met zogenaamde competenties. De uitkomsten van de gesprekken moeten leiden tot op de werknemer toegespitste opleidingsplannen waarvoor in 2015 ook expliciet financiële ruimte is vrijgemaakt Management van middelen De jaarrekening 2013 is eind 2014 definitief vastgesteld. Belangrijk discussiepunt was de omvang van de afwaarderingen van de investeringen in ruimte en apparatuur. Voor het eerst sinds jaren werd de exploitatie positief afgesloten. Management van processen Er zijn belangrijke besluiten genomen inzake de geneesmiddelendistributie, die gevolgen hebben voor met name de geneesmiddelenvoorziening in de ziekenhuizen.
3
ZANOB Apotheek Bernhoven Leiderschap Verificatie van medicatiegegevens wordt door de assistentes van de ziekenhuisapotheek uitgevoerd bij niet geplande opnames. Verificatie van medicatiegegevens bij ontslag vindt plaats, maar vraagt om verbetering. Verificatie door apothekersassistenten bij geplande opnames via de PPO is langdurig met Bernhoven besproken maar is in 2014 niet gerealiseerd door gebrek aan formatie. Strategie en Beleid De strategie van de ziekenhuisapotheek is om medebehandelaar te zijn in en voor Bernhoven. Alsmede deskundige en betrouwbare partner voor geneesmiddelenvoorziening en dienstverlening. Professioneel participerend binnen belangrijke Bernhoven projecten, audits, inspecties, diagnostiek en behandelingen De ziekenhuisapotheek participeerde in 2014 in alle VMS Veiligheidsprojecten die met geneesmiddelen te maken hebben, zoals omgaan met Parenteralia (VMS thema high risk medicatie), medicatieverificatie bij opname en ontslag. Arts-assistenten werden periodiek getraind in de basics van de ziekenhuisfarmacie alsmede elektronisch voorschrijven. De strategie was ook om goed samen te blijven werken met de eerste lijn en de Regioapotheek. De gevestigd apotheker heeft in 2013 het initiatief genomen voor de Werkgroep Regionale Farmacie waar Brabantfarma, de Regioapotheek, ZANOB Ziekenhuisapotheek Bernhoven en Mediq V&V aan tafel zitten. We bespraken in 2014 elke 2 maanden de actuele regionale ontwikkelingen in het verzorgingsgebied van Bernhoven en Brabantfarma, wat leidde tot wederzijds begrip en respect en verbetering van de kwaliteit van de regionale farmacie. De ziekenhuisapotheek is gevisiteerd in juli 2014 door het Directiecomité en de afdeling Kwaliteit en Veiligheid in het kader van de zogenaamde veiligheidsrondes. Dit leidde tot toegenomen begrip en waardering voor elkaars taken en verantwoordelijkheden. Management van medewerkers en personeelszaken In 2014 is gebleken dat het project om de geneesmiddelendistributie centraal door een robot uit te laten voeren definitief gestopt moest worden. Bij de bouw van het nieuwe ziekenhuis Bernhoven was echter volledig rekening gehouden met een centrale geneesmiddeldistributie werkwijze. Het noodgedwongen herorganiseren van werkwijzen en werkplekken in een ziekenhuis dat voor andere processen was gebouwd en ingericht heeft heel veel tijd en aandacht gekost. De centraal gelegen satellietapotheek is te klein om weer handmatig geneesmiddelen in medicijndistributiekarren uit te zetten; ook de medicijnruimten op de afdelingen bieden geen oplossing door hun beperkte ruimten. ZANOB is nu genoodzaakt een groot deel van de karren dagelijks te verplaatsen naar de backoffice in het verafgelegen F-gebouw om daar deze taak uit te voeren. Het andere deel wordt in de satellietapotheek verwerkt. De activiteiten kosten extra inzet van de medewerkers. Naar een structurele oplossing wordt nog gezocht. 4
Begin 2014 namen we afscheid van Wilma van Oorschot, gewaardeerd teamhoofd. Haar taken werden overgenomen door Carlo Frunt. Jolijn de Ruijter werd eind 2014 aangesteld als coördinerend assistente. Management van middelen De ziekenhuisapotheek heeft tot twee maal toe geparticipeerd in een nachtelijke noodstroomtest. De ziekenhuisapotheek plaatste daags tevoren coolpacks in alle koelapparatuur van apotheek en ziekenhuis. Gevestigd apotheker, teamhoofd en farmaceutisch medewerker waren s nachts ter plaatse om de continuïteit en kwaliteit van de medicijnkoelkasten, de medische gassen en het dialysewater te monitoren. Noodstroom op de medicijnkoelkasten en vriezers is opnieuw aangevraagd voor 2015. Management van processen In 2014 heeft de ziekenhuisapotheek de ziekenhuisverplaatste zorg voor Bernhoven geregeld en overgenomen van de JBA. Dit proces startte december 2013 en duurde tot en met 31 december 2014. Het ging om het afleveren van fertiliteitproducten en groeihormoon voor de kinderafdeling aan patiënten die poliklinisch behandeld werden met “dure geneesmiddelen.” De TNF alfa blokkers en overige ziekenhuisverplaatste zorg geneesmiddelen werden in 2014 nog steeds vanuit de JBA in Den Bosch bij de patiënten thuis bezorgd. Dit terhandstellen en de medicatiebewaking vonden plaats door de ZANOB Bernhoven assistentes in de Regioapotheek Bernhoven. Zodat het voor de patiënten zo makkelijk mogelijk gemaakt werd. Intussen had Bernhoven het besluit genomen de Regioapotheek de ziekenhuisverplaatste zorg blijvend te laten regelen. In 2014 zijn de oncolytica (oraal) toegevoegd aan het budget ziekenhuisverplaatste zorg. Het was in 2014 voor de Regio-apotheek in Bernhoven nog niet mogelijk om ook de antireumatica middelen in het kader van ziekenhuisverplaatste zorg te gaan leveren. Deze werden in het verslagjaar voor Bernhoven nog geleverd door ZANOB Apotheek Jeroen Bosch Apotheek. Aan realisatie van de verplichting om alle medicatie elektronisch voor te schrijven (per 1/1/15) werd hard gewerkt. In 2015 zou het poliklinisch EVS van start gaan. Begin 2014 is gestart met het proces Voor Toediening Gereed Maken door de apotheek (zie Waardering door klanten). Waardering door medewerkers Naar aanleiding van het MTO ZANOB werden enkele gesprekken gevoerd met het team Bernhoven van de ziekenhuisapotheek. Waardering door klanten Samen met Bernhoven werden de werkzaamheden van ZANOB voor Bernhoven vastgesteld en werd een SLA voorbereid. Deze SLA zal in 2015 getekend worden. Tussen directie ZANOB en raad van bestuur Bernhoven vond langdurig overleg plaats over de begroting 2014, die in de zomer van 2014 werd vastgesteld. 5
De waardering van de activiteiten van de ziekenhuisapotheek door Bernhoven of externen moet los gezien worden van de waardering voor de coöperatie en ZANOB BV. De activiteiten van de ziekenhuisapotheek werden beoordeeld op basis van prestatie indicatoren (ZIZO en NIAZ) en werden als goed beoordeeld. De inzet van kwaliteitsmedewerkers van de ziekenhuisapotheek en van ZANOB die binnen de z.g. Bernhoven expert audits werd gevraagd, werd gerealiseerd en door Bernhoven gewaardeerd. De gevestigd apotheker had wekelijks overleg met de aandachtshouder geneesmiddelen. In een goede sfeer werden vele afspraken gemaakt en werd aan projecten deelgenomen. Tevens was er elk kwartaal overleg met de managers van het beddenhuis en “Moeder- en kind”. Elke 6-8 weken was er overleg met de medisch directeur, lid van het directiecomité, de gevestigd ziekenhuisapotheker en de aandachtshouder geneesmiddelen. De ziekenhuisapotheek heeft geparticipeerd in de werkgroep die de logistiek van cytostatica recepten op de polikliniek oncologie heeft geanalyseerd en verbeterd. Regelmatige herijking van het geneesmiddelassortiment vindt plaats in de assortimentsresp. de geneesmiddelencommissie. De vergaderfrequentie van de laatstgenoemde werd eind 2014 opgevoerd naar 8x per jaar. In deze commissie is inmiddels ook het onderwerp doelmatig geneesmiddelgebruik belegd, andere onderwerpen volgen (op verzoek van Bernhoven), waarmee het in 2015 meer een breed opgezette Medicatiecommissie wordt. In februari 2014 is gestart met het Voor Toediening Gereed Maken van steriele spuiten voor intraveneuze toediening voor de intensive care. De cleanroom werd begin 2014 vrijgegeven na een intensief validatietraject. Dit wordt uitgevoerd in de cleanroom van de ziekenhuisapotheek in het F-gebouw. In de loop van het jaar is het assortiment uitgebreid en worden er ook spuiten met antibiotica-oplossingen voor intraveneuze toediening diverse verpleegafdelingen bereid. Floxapen was als eerste gerealiseerd. Waardering door maatschappij De kwaliteitsvisitatie van de NVZA werd na de zomer 2014 voorbereid, omdat deze in Q4 van 2014 plaats zou vinden. Echter de NVZA verzocht uiteindelijk om uitstel naar maart 2015. De gevestigd apotheker bezocht de kwaliteitsvergaderingen van de medische staf Bernhoven en was staflid. De ziekenhuisapothekers Prins en Jagmont participeerden in 2014 in het 360 graden feedback systeem van Bernhoven (individuele feedback IFMS en eenmalige coaching). Zij participeerden ook in de Bernhoven leiderschapscursus SILK . De gevestigd apotheker participeerde bovendien binnen het Bernhoven project DROOM. Er werd in Q4 intensief samengewerkt met de klinisch chemicus van Bernhoven om het management, kwaliteitsborging en terhandstellen van een nieuw plasmaproduct over te dragen aan de afdeling klinische chemie van Bernhoven. Dit is eind 2014 gerealiseerd. De gevestigd apotheker hield in november 2014 samen met de geriater van Bernhoven een lezing als PAO Farmacie (nascholing voor de eerstelijns apothekers). Dit werd zeer gewaardeerd.
6
ZANOB Jeroen Bosch Apotheek De Jeroen Bosch Apotheek is uitgegroeid tot een grote poliklinische apotheek, dit bleek ook uit de benchmark die gedaan is met andere poliklinische apotheken in Nederland. In 2014 is er een tarief ingevoerd voor de recepten buiten kantoortijden, waardoor de inkomsten zodanig opliepen, dat we uit de rode cijfers kwamen. Daarnaast nam het aandeel ziekenhuisverplaatste zorg weer toe door de overheveling van IVF middelen. Deze farmaceutische zorg omvat verder nog TNF middelen, groeihormonen en orale oncolytica en wordt geleverd door de Jeroen Bosch Apotheek tegen een kostendekkend tarief voor het Jeroen Bosch Ziekenhuis en voor een deel voor Bernhoven. In 2014 was er een lichte groei met 4% in het aantal receptregels. Echter de omzet is licht gedaald met 4% voor de receptplichtige middelen en 12% voor de handverkoop middelen en verbandmiddelen. Dit komt onder andere door de overheveling van ziekenhuisverplaatste zorg en door het verlopen van patenten van dure geneesmiddelen. De daling in handverkoopmiddelen en verbandmiddelen kan veroorzaakt worden door de toenemende drukte (wachttijden) en doordat verbandmiddelen vaker niet vergoed worden. Er is nog veel groei te behalen als er meer ontslagrecepten via de JBA zouden gaan, dit is nu ca 20% en ligt erg laag t.o.v. het landelijk niveau. 2014 was verder het jaar van het LSP (Landelijke Schakelpunt), waardoor gegevens rondom medicatie kunnen worden uitgewisseld met andere apotheken en artsen. Hiervoor is een projectplan geschreven en uitgevoerd. Dit is voor een zeer belangrijk punt omdat in de dienst de informatie van de “vaste apotheek” nodig is om verantwoorde zorg te kunnen leveren. De tevredenheid van de klanten is gemeten in juni 2014 en een gemiddelde van 8,3 is gehaald. De wachttijden is onder andere een punt van klanttevredenheid en wordt voortdurend gemonitord. Er is een lichte stijging ontstaan van de gemiddelde wachttijd en maximale wachttijd gedurende het jaar, dit kan mede veroorzaakt worden door ziekteverzuim in het team. In het kwaliteitsmanagementsysteem wordt veel aandacht besteed aan de primaire en ondersteunende processen. Dit komt tot uiting in de externe HKZ audit die elk jaar wordt gehouden, en dit jaar ook weer met succes is doorlopen; en de vele interne audits, PRI’s, Monika-evaluaties die gedaan worden conform planning. Daarnaast wordt er elk jaar een jaarplan en jaarverslag opgesteld, ten behoeve van de Raad van Bestuur JBZ maar ook voor de grootste zorgverzekeraar in deze regio. Tot slot wordt de kwaliteit van arbeid bekeken middels een aantal onderwerpen: Welke cursussen / opleidingen zijn gevolgd en zijn de verzuimcijfers conform de markt. Het medewerkerstevredenheidsonderzoek is uitgesteld naar 2015 omdat de actiepunten uit het vorige onderzoek nog niet waren afgerond. De jaargesprekken met de medewerkers zijn uitgesteld naar begin 2015. 7
ZANOB Apotheek Jeroen Bosch Ziekenhuis Medicatieveiligheid in het JBZ In 2014 is gestart met het JCI-accreditatietraject. ZANOB en JBZ hebben dit traject multidisciplinair opgepakt. Het project wordt aangestuurd door het medicatieteam. Hieronder vallen een aantal multidisciplinaire werkgroepen die zich in 2014 voornamelijk hebben beziggehouden met het schrijven van beleid. In 2015 zal uitrol van dit beleid in het ziekenhuis plaatsvinden. De projectgroep medicatieveiligheid is het overkoepelende orgaan dat toeziet op de medicatieveiligheid in het ziekenhuis. Deze wordt geborgd middels het medicatie-VMS waarbij op 25 afdelingen 3 keer per jaar gesprekken worden gevoerd tussen afdeling en apotheek over de VIM-meldingen, de medicatieveiligheidsronde en de prospectieve risicoinventarisaties. De beheersmaatregelen op afdelingsniveau die hieruit volgen zijn door de desbetreffende afdelingen opgepakt en worden opgevolgd in volgende medicatie VMS gesprekken. De JBZ/ZANOB -brede beheersmaatregelen die hieruit volgen zijn besproken in de projectgroep medicatieveiligheid. De projectgroep heeft bepaald dat deze beheersmaatregelen in 2014 bij de betreffende JCI-medicatie werkgroep (MMU = Medication Management and Use normenkader) worden belegd. In 2014 is door de projectgroep medicatieveiligheid de eerste JBZ-brede medicatieveiligheidsreview opgeleverd. In 2014 heeft de derde DNV-audit plaatsgevonden. Alle "non-conformities" die in 2012 en 2013 geconstateerd zijn, zijn in 2014 opgelost. Dit heeft onder andere geleid tot heraccredicatie op het ziekenhuisbrede VMS. Daarnaast heeft in 2014 de kwaliteitsvisitatie (ZAS-visitatie) plaatsgevonden. Deze visitatie is goed verlopen waarbij de rol van de apotheek in de kliniek (mede dankzij het medicatieveiligheidsprogramma) duidelijk zichtbaar was. Klinische dienstverlening Speerpunt binnen het team klinische dienstverlening is de afronding van het project medicatieverificatie bij opname en ontslag geweest en de borging hiervan. In 2014 is op bijna iedere klinische afdeling de medicatieverificatie bij opname en ontslag gerealiseerd. Medicatieverificatie vindt door de apothekersassistente plaats bij alle klinisch opgenomen patiënten van 70 jaar en ouder en bij patiënten waarbij de arts hulp van de apotheek inroept (bijvoorbeeld patiënten met meer dan 5 geneesmiddelen). Daarnaast ondersteunt de apotheek bij de medicatieverificatie bij patiënten die met spoed worden opgenomen op de SEH. Medicatieverificatie bij patiënten die niet door de apothekersassistente worden gezien wordt uitgevoerd door de arts of verpleegkundige. In 2014 is daarnaast gestart om de medicatieverificatie vanuit de apotheek te ondersteunen bij patiënten op kort verblijf en eerste kuurpatiënten oncologie. In 2015 zal deze dienstverlening gerealiseerd worden. Daarnaast is in 2014 extra aandacht besteed aan de wijze van boeken van geneesmiddelen om meer grip te krijgen op de financiële geldstromen. Dit heeft geleid tot meer transparantie.
8
Logistiek Er is door MT, teamhoofden en staf een lange termijn visie geformuleerd op de distributiesystematiek voor de ziekenhuizen. Stip op de horizon betreft het doorgebruik van thuismedicatie tijdens ziekenhuisopname. In dit licht is onderzocht of het implementeren van een geautomatiseerd distributiesysteem (GDS) dat gebruik maakt van ATC-machines toegevoegde waarde heeft voor de korte tot middellange termijn, en of het past op weg naar het doorgebruik van thuismedicatie voor de lange termijn. Omdat de toegevoegde waarde onvoldoende is in relatie tot de kosten is besloten van een GDS af te zien, de ATC machine te verkopen en de ruimte een andere bestemming te geven. Er zijn voor team logistiek JBZ en Bernhoven geen belangrijke wijzigingen in haar takenpakket. Assortimentsbeheer / inkoop Assortimentsbeheer en eisen met betrekking tot opslag en voorraadbeheer van medicatie in de apotheek zijn vastgelegd in beleid. Voor JBZ en Bernhoven betekent dit dat de geneesmiddelencommissies van beide ziekenhuizen een closed loop op het beoordelen, toelaten (na akkoord RvB) en evalueren van nieuwe geneesmiddelen gaan vormen. Een deel van de taken ten aanzien van het assortimentsbeheer, het beoordelen en de review op veiligheid wordt bij de assortimentscommissie ZANOB neergelegd. Een en ander is in nauw overleg met de werkgroep doelmatig voorschrijven besloten. Inkoop: samenwerking op het gebied van geneesmiddeleninkoop binnen IAZ verband wordt verkend, er heeft nog geen besluitvorming plaatsgevonden of en voor welk segment geneesmiddelen dit meerwaarde kan hebben boven de bestaande procedure. Voor de ziekenhuisverplaatste zorg middelen is preferentiebeleid afgesproken in overleg met de betreffende specialismen. Voor het derde jaar op rij zijn de preferente afspraken gehaald. Farmaceutische bereidingen In 2014 is het opstarten van VTGM op voorraad het belangrijkste speerpunt geweest. Inmiddels zijn 4 voorraadproducten voor kliniek JBZ beschikbaar. Ook het assortiment voor VTGM op individueel niveau voor de IC's in JBZ als in Bernhoven is gegroeid en daarnaast nemen de aantallen spuiten toe op beide locaties. In 2014 is de procesverantwoordelijkheid VTGM overgegaan van Tamara Jagmont naar Martine de Vos. Tamara Jagmont blijft een belangrijke rol houden binnen het VTGM proces en is verantwoordelijk voor het protocollenbeheer en back-up van de procesverantwoordelijke VTGM. Laboratorium Belangrijke speerpunten binnen het laboratorium waren de implementatie van ISO 15189 en de validatie van de psychofarmacabepalingen 1, 2 en 3 op de LC-MS. Er is flinke voortgang geboekt op de implementatie van ISO 15189. De certificering zal in 2015 worden aangevraagd. De validatie van de psychofarmacabepalingen 1, 2 en 3 op de LC-MS is in 2014 voor 80% afgerond. Tot slot is op het laboratorium meer aandacht geweest voor het verdelen van taken en de kwalificatie van personeel als onderdeel van de ISO. 9
Trialbegeleiding Er zijn 49 geneesmiddelentrials (waarvan 21 nieuwe) in het JBZ en 11 geneesmiddelentrials (waarvan 1 nieuwe) in ziekenhuis Bernhoven begeleid. Er heeft een interne audit plaatsgevonden op de afdeling farmaceutische bereidingen op het proces " voor toediening gereedmaken van studiemedicatie" waarop verbeteracties zijn ingezet en opgevolgd. De afdeling is begonnen met meten van prestatie-indicatoren die in 2015 onderdeel zullen gaan worden van de PKKK-cyclus. Opleiding Op 19 november vond op ons verzoek een visitatie plaats met als doel een uitbreiding van de maximale opleidingscapaciteit. Inmiddels heeft dit geleid tot een uitbreiding van de opleidingscapaciteit naar drie opleidingsplaatsen AIOS ziekenhuisfarmacie tegelijkertijd. Dit geeft ruimte in de gezamenlijke opleiding met de apotheek UMC Radboud in Nijmegen en de uitvoering van ELOZ III. Op 25 november hield Rianda van der Stelt een succesvolle registratievoordracht in het kader van de afronding van haar opleiding tot ziekenhuisapotheker. Per 1 december is zij gestart met de opleiding klinische farmacologie. Per 1 jan 2014 is Naomi Jessurun, apotheker bij LAREB, gestart met de opleiding klinische farmacologie. Formeel is dit een opleiding conform CF3 (overige), maar in onderling overleg vindt deze opleiding plaats binnen het opleidingsprogramma CF2 (ziekenhuisfarmacie). Mede door inzet van Martine Vlugter, opleidingscoördinator, werd vorm gegeven aan een scholingsbeleid en competentiegericht opleiden, o.a. door een nieuwe vorm van de jaargesprekken voor te bereiden. Daarnaast werd de basis gelegd voor een opleidingskalender die in 2015 in gebruik is genomen. Wetenschappelijk onderzoek Het wetenschappelijk onderzoek dat binnen ZANOB wordt uitgevoerd gebeurt in een samenwerkingsverband tussen ZANOB en de afdeling geriatrie in het JBZ. In 2014 liepen er 7 wetenschappelijke onderzoeken (waarvan er 1 is opgestart) en hebben twee onderzoeken geresulteerd in een publicatie in een internationaal peer-reviewed tijdschrift. Daarnaast is er 1 onderzoek mondeling gepresenteerd op de wetenschapsmiddag van het JBZ en zijn tijdens het Europees Congres voor Geriatrie in Amsterdam twee onderzoeken met een poster gepresenteerd. Tot slot is er een subsidie-aanvraag gedaan voor een innovatief promotietraject in samenwerking met het UMC Radboud met als onderwerp: " Herkenning en preventie medicatiegerelateerde bijwerkingen tijdens ziekenhuisopname". De subsidie voor dit onderzoek is toegekend. Vakgroep Klinische Farmacologie Met de aanwezigheid van zeven klinisch farmacologen en één klinisch farmacoloog in opleiding in vaste dienst en twee erkende opleidingen tot klinisch farmacoloog neemt het JBZ binnen de Nederlandse ziekenhuizen een unieke positie in. De in het JBZ werkzame 10
klinisch farmacologen hebben samen de wens uitgesproken om niet slechts vanuit de afdeling waarbinnen zij zijn aangesteld (geriatrie en ZANOB) te opereren, maar om binnen het JBZ/ZANOB te gaan werken als een ‘professionele vakgroep’. Deze ambitie past bij de wens van het JBZ om patiëntveiligheid tot een centraal thema in patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs te maken. Hiertoe is een business case opgesteld die door de Raad van Bestuur JBZ is goedgekeurd. In 2015 zal verder vormgegeven worden aan dit plan. Personeel Binnen de teams klinische dienstverlening en logistiek heeft een wisseling van teamhoofd plaatsgevonden. Belangrijke aandachtspunten in 2014 waren: transparant communiceren, betrokkenheid proberen te verhogen door ze mee te laten denken bij knelpunten of andere zaken , de formatie van het team klinische dienstverlening op orde brengen en de samenwerking en sfeer in beide teams verhogen door middel van een betere communicatie. Binnen het team laboratorium is een cultuurtraject gestart met als doel om de onderlinge samenwerking (tussen leiding en groep) en de proactiviteit op groepsniveau te verbeteren. Dit traject loopt nog door tot in 2015. Binnen het team farmaceutische bereidingen is gestart met twee meewerkend coördinatoren. Het nieuwe model heeft niet tot het gewenste resultaat geleid waardoor is gestart met een roulerende coördinatoren binnen het team. In 2015 zal ook binnen de afdeling farmaceutische bereidingen worden gestart met een cultuurtraject.
ZANOB Apotheek Zorgpark Vught Inleiding In het jaarverslag ZANOB Apotheek Zorgpark Vught 2014 worden onderwerpen beschreven die ook staan in het algemene jaarplan ZANOB. Deze zijn voorzien van de nummering van het algemene jaarplan ZANOB. Het jaarverslag AZV 2014 is aangevuld met specifieke items voor Apotheek Zorgpark Vught. Samen vormen deze punten het gehele jaarverslag 2014, Apotheek Zorgpark Vught. Algemene kenmerken ZANOB Apotheek Zorgpark Vught verzorgde in 2014 de farmaceutische patiëntenzorg voor gemiddeld 2314 cliënten. Voor deze cliënten werden in totaal 54799 medicatieopdrachten verwerkt. Er waren 13,54 medewerkers in dienst om al deze medicatieopdrachten te verwerken. De onduidelijkheid over de toekomst van de coöperatie heeft ertoe geleid dat het zoeken naar nieuwe institutionele klanten on hold is gezet; ook is het zoeken naar nieuwe huisvesting tijdelijk gestaakt. Wel is een voorstel gemaakt ten behoeve van bestuur en directie inzake het gaan leveren van farmaceutische zorg aan extramurale cliënten van de lid-instellingen.
11
De afdelingsbezoeken zijn geüniformeerd en er wordt een checklist gebruikt. Ook wordt standaard gevraagd om een waardering door de klant op een schaal van 1-10. In 2014 is gestart met de certificering HKZ van AZV. December 2014 is er een proefaudit gehouden en hieruit bleek dat een aantal algemene procedures nog niet geheel in orde waren. Ook moest gewerkt worden aan kwaliteitshandboekdocumenten en een kruisverwijzingstabel. Certificering staat nu gepland voor juni 2015. ZANOB Afdeling Kwaliteitszorg Management van medewerkers In 2014 is de functie van Coördinator apotheektechniek ZANOB-breed belegd. De betreffende medewerker is van de afdeling apotheek JBZ Farmaceutische Bereidingen overgegaan naar de afdeling ZANOB Kwaliteitszorg. Management van middelen In 2014 heeft het JBZ de keuze gemaakt om het documentmanagementsysteem DKS te vervangen door iDocument (onderdeel van iProva). ZANOB was hierdoor ook genoodzaakt om al haar documenten uit het kwaliteitshandboek om te zetten naar deze nieuwe omgeving. Zowel in de nieuwe inrichting en de omzetting als in de training van de medewerkers heeft de afdeling Kwaliteitszorg een belangrijk aandeel in gehad. Management van processen In 2011 is er onder leiding van Wim Vonk een Herinrichtingsplan ZANOB opgeleverd. De vertaling van dit beleid , waarin processen en procesverantwoordelijken een grote rol spelen, is uiteindelijk in 2014 vastgelegd in het kwaliteitshandboek van ZANOB. Van alle geneesmiddelen uit het assortiment van ZANOB met een parenterale toedieningswijze is een monografie opgenomen in het Handboek Parenteralia. Dit handboek is raadpleegbaar via de elektronische documentsystemen van de ziekenhuizen (iPortal/DKS). In 2014 zijn alle monografieën geactualiseerd. Waardering door medewerkers De adviezen uit de Risico-Inventarisatie en Evaluatie Arbobeleid, veiligheid en gezondheid uit 2013 zijn geprioriteerd en gefaseerd gerealiseerd. Waardering door klanten In 2014 is door de afdeling Kwaliteitszorg een aanvang gemaakt om per trimester een PKKKrapportage per apotheek op te leveren. Voor de JBA was de oplevering van een dergelijke rapportage al routine. Waardering door maatschappij Samen met de betreffende afdelingen is door de afdeling Kwaliteitszorg veel werk verricht om de HKZ-certificering van de JBA in stand te houden en om de aanstaande ISO12
certificeringen voor het laboratorium van ZANOB-Apotheek JBZ en voor ZANOB-Apotheek Zorgpark Vught te realiseren. Ondersteunende Dienst De ondersteunende dienst (OD) bestaat uit afdelingen secretariaat, planning&control, financiële en farmaceutische administratie, personeel en organisatie, functioneel applicatiebeheer. De totale bezetting in Fte's is 14,6 Fte. Maandelijks vinden er met iedere afdeling werkoverleggen plaats waarbij de voortgang en stand van zaken wordt besproken. Met behulp van bila's met iedere gevestigd apotheker en directeur wordt operationeel belangrijke informatie gedeeld en zonodig in acties omgezet. In het jaar 2014 is veel energie gestopt in het verbeteren van de eigen prestaties op gebied van kwaliteit en kwantiteit van informatie en processen. Die verbetering is het resultaat van een goede samenwerking en goede onderlinge band ondanks de governance perikelen die een onzeker gevoel bij de medewerkers veroorzaakten. Afdeling secretariaat Deze afdeling (2,1 Fte) voorziet met name in agenda- en contractbeheer, notuleren en andere facilitaire ondersteuning. Met een efficiencystap (0,5 Fte reductie) in 2014 heeft de afdeling zich toch goed van haar taken gekweten. Veel tijd is ingezet in o.a. notuleren van MT en Farmaceutische Staf (maandelijks), OV/OR (2-wekelijks), vergaderingen bestuur Coöperatie, ALV en Gebruikersraden Cure en Care. Voortdurende afstemming en flexibiliteit borgen een goede kwaliteit in dienstverlening. Afdeling Planning&Control Dit is een belangrijke rol (0,9 Fte) binnen ZANOB financieel, waarbij de focus ligt op analyse, controle en verslaglegging. Ondanks het gebrek aan een 'state of the art'-systeem is zijn we er in geslaagd een periodiek inzicht te verschaffen in de financiële prestaties. De accountant beoordeelt de vorderingen als uiterst constructief en positief. In 2014 is de periodieke verslaglegging veranderd van 4 keer per jaar (kwartaal) naar 3 keer per jaar (4 maanden). De administratieve organisatie is door een extern bureau op essentiële processen als goed beoordeeld. Het proces van verbetering is een continu onderwerp van aandacht. Afdeling financiële administratie Het afgelopen jaar heeft de afdeling (2,6 Fte) met veel veranderingen te maken gehad zoals de uitzak van JBA, meer tijdige verwerking t.b.v. periodieke goederenbeweging, minder manuele productie van facturen, periodieke debiteurencontrole, strakke controle op inkoop en strakkere deadlines. Het onverwachts overlijden van de administrateur in 2013 heeft door een goede vervanging niet tot een grote verstoring van de routine geleid. De afdeling was ook betrokken bij het manueel periodiek samenstellen van Excelsheets t.b.v. leden omtrent informatie over aantallen en bedragen van middelen. Ondanks de groeiende druk door het werken met deadlines is hard gewerkt aan de optimalisatie van de administratieve functie. In 2014 zijn er 10.145 (2013: 8.129) inkoopfacturen en 5.804 (2013: 4.981) verkoopfacturen verwerkt. Een vergaande geautomatiseerde verwerking (digital flow) wordt bekeken. 13
Afdeling farmaceutische administratie Deze afdeling (1,99 Fte) is verantwoordelijk voor de gehele maandelijkse facturering van ZANOB. Dat betreft facturen van leveringen geneesmiddelen en diensten aan zowel leden als derden. Het proces facturering werd hoofdzakelijk nog handmatig uitgevoerd, waarbij de grootste druk in de eerste 2 weken van iedere maand lag. Als gevolg van het aannemen van een applicatiebeheerder datawarehouse is geïnvesteerd in reporting met de Crystal Reports tool, waardoor de facturering fasegewijs is geautomatiseerd. Dat komt zowel de volledigheid, betrouwbaarheid, tijdigheid en juistheid van de facturering ten goede. De automatisering met behulp van deze tool leidt met ingang van 2015 tot een reductie in factureringstijd van ruim een werkweek. In totaal zijn in 2014 5.804 (2013: 4.981) verkoopfacturen gemaakt. Naast de facturering worden er ook periodiek overzichten en analyses gemaakt t.b.v. leden met informatie over geneesmiddelenverbruik. Afdeling P&O De afdeling kent 1,6 Fte en is verantwoordelijk voor de uitvoering van het personeelsbeleid en de salarisverwerking voor 202 ZANOB medewerkers. Het personeelsbeleid in 2014 is met name gericht op continuïteit van het staande beleid en het uitvoering geven aan de behoefte van meer en beter luisteren naar de medewerkers. Veel wettelijke regelingen zijn veranderd en moesten worden geïmplementeerd (o.a. werkkostenregeling), waarbij ook veel energie is gestopt in het optimaliseren van de informatievoorziening door de implementatie van een BI-tool. Het urenregistratiesysteem en roosterprogramma Harmony is gedateerd en wordt in 2015 geüpgrade naar de laatste versie. In de keuze van JBZ voor JCI heeft de afdeling met externe hulp een vernieuwde jaargesprekscyclus ingericht. Ziekteverzuim 2014 was 4,34% (2013: 3,62) inclusief zwangerschap waarbij de gemiddelde verzuimduur 9,49 dagen (2013: 10,69) was. In 2014 was de uitstroom als volgt verdeeld over 18 in dienst en 17 uit dienst. Afdeling functioneel applicatiebeheer Deze afdeling (3,61 Fte) heeft door de toegenomen druk met lopende en voorgenomen projecten bij de leden haar eigen capaciteitsgrenzen getest. De bezetting is te klein om aan grotere projecten deel te nemen, zonder applicatierisico's te accepteren. Met een herinrichting van taken is een betere focus van de afdeling bereikt, maar het zal in 2015 moeten leiden tot een duidelijk herkenbaar gezicht. Aan de bestaande, te kwetsbare positie van kennisspecialist Centrasys (0,6 fte) is met de uitbreiding (1 fte) per januari 2015 een kwaliteitsimpuls gegeven. Door een periodieke werkplanning en werkoverleg met afdeling en met de procesverantwoordelijke farmaceutische ICT wordt zo optimaal mogelijk de taakstelling ingevuld. Het eind 2013 aannemen van een applicatiebeheerder datawarehouse heeft geleid tot een aanzienlijke verbetering van de managementinformatievoorziening uit Centrays, waardoor de kennisspecialist de focus meer op de inhoud heeft kunnen leggen.
14
