jaarverslag 2014 algemeen

jaarverslag 2014

1

Hoofdstuk algemeen 1.1 Voorwoord 1.2 Profiel Vitens 1.3 Bestuursverklaring 1.4 Strategie 1.5 In gesprek met onze stakeholders 1.6 Middenin de maatschappij: trends en ontwikkelingen 1.7 Vooruitblik 2015 1.8 Corporate Governance 1.9 Risicobeheersing en controle­systemen 1.10 Bericht Raad van Commissarissen 1.11 Bericht Ondernemingsraad 1.12 Geïntegreerd jaarverslag 1.13 Begrippen en Rapportagedefinities 1.14 GRI-index 1.15 Assurance-rapportage

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.1 Voorwoord

Een oogstjaar en een nieuwe droom Vitens heeft in 2014 veel te vieren gehad. Het was voor ons een waar oogstjaar, waarin we de vruchten plukten van nauwgezet werken aan strategische doelen. Een jaar waarin we bovendien onze strategie hebben vernieuwd. ‘Vitens is er als eerste waterbedrijf ter wereld in geslaagd om gas te winnen uit opgepompt grondwater.’ Dat schreef het Algemeen Dagblad daags na de opening van onze vacuümontgasser bij productiebedrijf ­Spannenburg op 14 februari 2014. Dit was een mooi hoogtepunt. Onze nieuwe installatie vangt het broeikas­ gas methaan op en zet dit om in elektriciteit die we zelf gebruiken. Een groen visitekaartje. Waarvan we de duurzame winst nu, na jaren van noest werken, daad­ werkelijk ‘boeken’. Het is niet het enige punt waarop we in 2014 kunnen oogsten van jarenlang werk. Dit zien we ook bij onze omgang met reststoffen. Deze zijn voor het overgrote deel niet langer ‘afval’ en een kostenpost, maar een

v­ erkoopbare grondstof. Hetzelfde geldt voor onze inspanningen om de waardering voor kraanwater te laten groeien. Ons verhaal over de waarde van water in de pers, op school en tijdens open dagen lijkt bij te ­dragen aan een positief imago van ons product. Uit reputatie­onderzoek blijkt dat kraanwater steeds popu­ lairder wordt onder Nederlanders. En die waardering is van groot belang om een van onze belangrijkste taken te kunnen uitoefenen: bescherming van onze bronnen en daarmee de zorg voor de kwaliteit van ons kraan­ water op lange termijn. Op dit vlak hebben we ons in 2014 laten gelden in het maatschappelijk debat: wie ­activiteiten wil ontplooien in de buurt van onze bron­ nen kan kritische vragen van Vitens verwachten.

p4

jaarverslag 2014

Het is mooi om de vruchten te mogen plukken van onze inspanningen. Temeer omdat we dit doen in een jaar waarin we verder ook goed presteren. Klanten konden opnieuw rekenen op een zekere levering van water van topkwaliteit. De scores voor leveringszekerheid en waterkwaliteit waren prima. Ook onze klanten waren in 2014 tevreden over onze dienstverlening. Ze gaven een 7,9 voor onze service. De eerlijkheid gebiedt daarbij wel te zeggen dat de telefonische bereikbaarheid in het begin van het jaar te wensen overliet. Dat hebben we opgelost door extra capaciteit in te zetten. Ook over de watertarieven kunnen we tevreden zijn. We zijn er opnieuw in geslaagd om deze zo laag moge­ lijk te houden. Een gevolg van kostenbeheersing. Dat doen we goed in vergelijking met andere waterbedrijven, zo bleek onlangs uit de jaarlijkse benchmark van de drinkwatersector. Kostenbeheersing vormt de basis voor onze degelijke financiële prestaties, die in 2014 opnieuw uitstekend waren. Een punt waar we niet op hebben ‘geoogst’ is het te hoge aantal arbeidsongevallen. Om dit tij te keren, hebben we veel tijd geïnvesteerd in veiligheidsbewustzijn en verandering van gedrag. Denk aan trainingen, risico­ analyses, een app voor monteurs die alleen werken en andere instrumenten. Helaas leidde dit nog niet tot een vermindering van arbeidsongevallen met verzuim (LTIF 5,39 tegen 4,52 in 2013). Soms moet je geduld oefenen. Een kernpunt van onze vijf jaar geleden geformuleerde strategische ambities was het fusiebedrijf meer tot een geheel te smeden. Dit is in 2014 voor een belangrijk deel verwezenlijkt en is zichtbaar in ons vernieuwde hoofdkantoor in Zwolle, waar ontmoeten maximaal wordt gefaciliteerd. ‘Procesgericht werken en continu verbeteren’ was een van onze belangrijkste strategische programma’s in 2013 en 2014. Met recht kunnen we zeggen dat we hier grote stappen voorwaarts in hebben gemaakt. Een mooi voorbeeld hiervan is het aansluiten van nieuwe klanten. Na het wegwerken van ruim 70 knelpunten sluiten we nu aan volgens een verbeterd en uniform proces. Ook de processen rond het waarborgen van de waterkwaliteit, het oplossen van verstoringen en het afhandelen van schades zijn eenduidig. Regionale verschillen zijn ­grotendeels voltooid verleden tijd. Helaas hebben we nog wel wat stappen te zetten in ons programma Proces Automatisering. Hoewel het onderdeel informatie­ beveiliging met succes is gerealiseerd, bleek de gekozen aanpak om versneld te komen tot uniformering niet de juiste. Het programma is stopgezet en wordt in 2015 op een andere wijze vormgegeven. Onze uitstekende resultaten zijn overigens geen reden om op onze lauweren te rusten. Sterker nog: we bouwen met nieuwe energie verder aan onze nieuwe strategie.

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

We blijven daarbij luisteren naar de wereld om ons heen. We zien dat klanten meer snelheid en alertheid van ons vragen, onder meer door de razendsnelle ont­ wikkeling van smartphone en apps. Verder zien we het toenemende maatschappelijke belang van een duur­ zame visie voor de lange termijn. Reden om van ­‘customer excellence’ en ‘duurzame inzet van bronnen en middelen’ de twee nieuwe strategische doelen te maken voor de komende jaren. Hoewel onze dienstverlening een 7,9 krijgt van onze klanten, zullen we ons blijven richten op verbeteringen die voor hen van belang zijn. Bijvoorbeeld op het ver­ beteren van onze dienstverlening via de website. Een ander voorbeeld is het besluit in 2014 om het water ­eerder te gaan ontharden op plekken waar klanten last hebben van kalkafzetting. We gaan hierin verder dan wij worden geacht te doen. Dit betekent dat we extra kosten maken, maar we doen het toch omdat het ­maatschappelijk gezien meerwaarde oplevert, zowel financieel als milieutechnisch. En natuurlijk omdat klanten deze maatregel waarderen en dit de duur­ zamere weg is. We blijven focussen op de samenstelling van ons perso­ neelsbestand en de gezondheid en ontwikkeling van onze medewerkers. Vanwege de vergrijzing en andere maatschappelijke veranderingen moeten we hier extra aandacht aan besteden. Met programma’s om mede­ werkers gezond en inzetbaar te houden en strategische personeelsplanning is hiervoor een goede basis gelegd. We willen dat onze medewerkers klaar zijn voor een ­veranderende toekomst. We durven in onze nieuwe strategie hardop te dromen van een bedrijf dat lekkages eerder constateert dan klanten, dat de waterkwaliteit ‘live’ meet en dat de staat van onderhoud digitaal volledig in kaart heeft. We ­bouwen aan het waterbedrijf van de toekomst en zaaien daarvoor nu al de zaadjes. Zodat we straks opnieuw ­k unnen oogsten. De goede resultaten van 2014 hadden we niet kunnen behalen zonder onze medewerkers. Hun inzet, betrok­ kenheid en passie voor water verdienen een groot ­compliment. Het is prachtig om te zien dat zoveel ­bevlogen mensen elke dag weer hard werken aan het waterbedrijf van de toekomst.

Lieve Declercq en Wolter Odding

p5

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.2 Profiel Vitens

1.3 Bestuursverklaring

Vitens is het grootste drinkwaterbedrijf van Nederland en voorziet 5,6 miljoen zakelijke en particuliere klanten elke dag opnieuw van schoon en veilig water uit de kraan. Drinkwater dat wordt gewonnen uit grondwater. Met ruim 1.400 medewerkers, 96 productiebedrijven en een distributienetwerk van circa 49.000 kilometer garandeert Vitens de levering van jaarlijks 326 miljoen m3 drinkwater in de provincies Flevoland, Friesland, Gelderland, Utrecht en Overijssel en enkele gemeenten in Drenthe en Noord-Holland. Vitens wil de kosten van de drinkwaterwinning, -zuivering en -levering zo laag mogelijk houden en investeert in procesoptimalisatie en innovatie. Daarnaast staat de verduurzaming van het totale drinkwaterproces hoog op de agenda.

De Directie van Vitens verklaart naar beste weten:

Aandeelhouders De provincies en de meeste gemeenten in het ver­ zorgingsgebied van Vitens zijn onze aandeelhouders. Zij hebben geen directe rol in de dagelijkse gang van zaken binnen het bedrijf. Vitens kent 110 aandeel­ houders, die gezamenlijk 5.777.247 aandelen bezitten. Historie Vitens geeft al meer dan honderd jaar betekenis aan water. Bij onze oprichting eind 19e eeuw lag de betekenis vooral in het bestrijden van cholera en andere besmette­ lijke ziekten. Schoon drinkwater was en is van levens­ belang. In de decennia daarna verschoof onze focus meer en meer naar het verbeteren van het winnen, ­zuiveren en distribueren van water, tegen de laagst mogelijke maatschappelijke kosten. Ook neemt het belang van klantgerichte dienstverlening en een actieve rol in het beschermen van onze bronnen steeds meer toe. Daarnaast is het onze ambitie om ook bij te dragen aan de bewustwording over de betekenis van water bij onze klanten en bij de maatschappij. De brede basis van Vitens is en blijft – nu en in de toekomst – om 24 uur per dag, 7 dagen per week betrouwbaar drinkwater te ­leveren aan iedereen in ons verzorgingsgebied. Dat is onze primaire taak.

1. dat de jaarrekening 2014 een getrouw beeld geeft van de activa, de passiva, de financiële positie per 31 december 2014 en het resultaat over 2014 van Vitens en de gezamenlijk in de consolidatie opgenomen ondernemingen; 2. dat het jaarverslag een getrouw beeld geeft over de toestand op de balansdatum per 31 december 2014, de gang van zaken gedurende het boekjaar bij Vitens; 3. dat in het jaarverslag de wezenlijke risico’s zijn beschreven waarmee Vitens wordt geconfronteerd. Utrecht, 30 maart 2015 Lieve Declercq, voorzitter Wolter Odding

p6

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.4. Strategie De wereld om ons heen verandert. Mensen worden ­k ritischer en autoriteit is niet meer vanzelfsprekend. Kijk maar in de krant. Daarom is het belangrijker dan ooit dat we proactief zijn en vooruitdenken. Uitgangs­ punt daarbij is en blijft dat we bij Vitens topprestaties willen leveren. Daarom hebben we onze strategie in 2014 kritisch onder de loep genomen en herijkt. In 2014 stonden we dus met één been in de realisatie van de strategie 2010-2014 en met het andere in de her­ ijkte strategie die we de komende jaren gaan volgen. Dit is terug te zien in dit jaarverslag: enerzijds leggen we verantwoording af over de behaalde resultaten in 2014 en anderzijds belichten we onze activiteiten aan de hand van de vernieuwde strategie en onze toekomstvisie.

1.4.1 Strategie 2010-2014 De afgelopen jaren heeft Vitens gewerkt aan vijf ­strategische doelen om de ambitie ‘samen halen we meer uit water’ te realiseren. Deze doelen zijn: 1. D  ichtbij de klant 2. Eigen verantwoordelijkheid nemen 3. M  aatschappelijke kosten verlagen 4. Duurzaamheid vergroten 5. Internationale activiteiten professionaliseren In het Nieuw Vitens Peil staat met welke inspanningen we die strategische doelen in 2014 hebben beoogd te behalen. Om daar focus in aan te brengen, werkt Vitens volgens de A3-managementplanning. Die maakt helder naar welke concrete resultaten we toewerken. Een verslag daarvan is te vinden in het hoofdstuk ‘De oogst van 2014’ (hoofdstuk 2). Het subhoofdstuk ‘Relevant voor de klant’ beschrijft projecten en resultaten die te maken hebben met onze dienstverlening naar onze klanten, oftewel hoe we dichter bij de klant proberen te komen. Het doel ‘Eigen verantwoordelijkheid nemen’ is terug te vinden onder ‘Onze mensen’, waar staat hoe we onze medewerkers versterken en werken aan een toekomst­ gerichte bedrijfscultuur. Het verlagen van de maatschappelijke kosten behoort tot onze primaire taak en is daarom terug te vinden in het hoofdstuk ‘Betrouwbaar en lekker water tegen de laagste kosten’. Duurzaamheid komt in het jaarverslag 2014 niet langer terug als apart hoofdstuk maar vormt logischerwijs de ‘groene draad’ door het verslag. Duurzaamheid zit ­tenslotte in de genen van ons product en ons bedrijf.

Onze internationale activiteiten die we via Vitens Evides International (VEI) en Water for Life uitvoeren komen in breder perspectief kort aan de orde in het hoofdstuk ‘De waarde van water uitdragen’. VEI en Water for Life brengen overigens een eigen jaarverslag uit.

1.4.2 Strategie 2015-2017 Bij de start van de herijking hebben we vastgesteld dat onze primaire taak de basis blijft. Onze belangrijkste opdracht is en blijft het continu leveren van betrouw­ baar drinkwater tegen zo laag mogelijke kosten, ­daaraan verandert helemaal niets. Wel hebben we geconcludeerd dat onze organisatie klantgerichter moet worden. Daarom transformeert onze focus van Opera­ tional Excellence naar Customer Excellence: we willen excellente dienstverlening voor onze klanten. Dit is een van de twee strategische doelen. Het andere doel richt zich op een duurzame inzet van onze bronnen en mid­ delen, zodat we ook op de lange termijn kunnen zorgen voor betrouwbaar en goed drinkwater. Om deze doelen te behalen hebben we negen ­strategische programma’s geformuleerd. Voor ‘Customer Excellence’ zijn dit: 1. P  roactieve klantcommunicatie 2. W  erken aan echte klantgerichtheid 3. W  erken aan ons DNA 4. Vergroten aantrekkingskracht Vitens En voor ‘Duurzame inzet van onze bronnen en ­middelen’ zijn dit: 5. Realiseren programma procesautomatisering 6. Effectief assetmanagement 7. Infrastructuur van de toekomst: van ambacht- naar datagestuurd 8. V  ergroten zichtbaarheid als waterautoriteit 9. Controle over onze natuurlijke bronnen In het subhoofdstuk ‘Relevant voor de klant’ gaan we in op proactieve klantcommunicatie en echte klantgericht­ heid, de eerste twee strategische programma’s. ‘Werken aan ons DNA’ is een intern programma dat past binnen het onderdeel ‘Onze mensen’. Het realiseren van ons programma Proces Automati­ sering en effectief assetmanagement zijn essentieel voor het uitvoeren van onze primaire taak, zoals beschreven in het hoofdstuk ‘Betrouwbaar en lekker water tegen de laagste kosten’. Hoe we onze aantrekkingskracht vergroten en onze autoriteitspositie versterken (programma 4 en 8) valt te lezen in de hoofdstukken ‘De waarde van water uit­ dragen’ en ‘Zuinig op onze bronnen en de wereld om

p7

jaarverslag 2014

ons heen’. In dat laatste hoofdstuk past ook strategisch programma 9 ‘Controle over onze natuurlijke bronnen’. En tot slot komt de infrastructuur van de toekomst aan de orde in het subhoofdstuk ‘Investeren in innovatie’. De strategische richting op het gebied van duurzaam­ heid en maatschappelijk verantwoord ondernemen is onverminderd belangrijk en deel van de bedrijfsvoering. De strategische programma’s gerelateerd aan het doel ‘Duurzame inzet van bronnen en middelen’ zullen de activiteiten en resultaten verder ondersteunen. Om te kunnen sturen op de gestelde doelstellingen op het gebied van duurzaamheid wordt elk kwartaal gerappor­ teerd over de voortgang op duurzaamheid doelstellin­ gen aan de ‘Stuurgroep Duurzaamheid’. Hierin zijn de voltallige Directie en afdelingen Asset Management, Winning & Zuivering, Communicatie en Business ­Development vertegenwoordigd. De strategie en rappor­ tage worden gecoördineerd door de Manager Duurzaam­ heid, in samenwerking met de collega’s die binnen elke afdeling en per werkgebied of aspect verantwoordelijk zijn voor verkenning, uitvoering, interne communicatie en periodieke rapportage. Natuurlijk is niet alleen onze strategie bepalend voor hoe we verantwoording afleggen over onze inspanningen. We toetsen bij in- en externe stakeholders of we op de goede weg zijn. Hieruit blijkt dat de thema’s die voort­ vloeien uit de stakeholdersdialoog in lijn liggen met onze strategie. Interne toetsing vindt plaats door in gesprek te gaan met de Raad van Commissarissen, de Ondernemingsraad en ook met medewerkers die een belangrijke rol hadden bij de invulling van de strate­ gische programma’s. Daarnaast vinden we de dialoog met externe stakeholders van groot belang (zie hoofd­ stuk 1.5). Zo kunnen we de voor Vitens belangrijkste ­risico’s mitigeren en kansen benutten.

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

p8

algemeen

jaarverslag 2014

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

diagram strategische doelen ambitie en primaire taak

strategische doelen

-

onze primaire taak

Primaire taak Primaire taak

Het produceren, distri­ bueren en leveren van drinkwater aan onze klanten en de daarbij horende dienstverlening.

bedrijfsdoelstellingen 0. Continuïteitsdoelstelling; zorg dragen dat Vitens nu en de komende jaren haar primaire taak kan blijven vervullen. Met de huidige kwaliteitsniveaus (voor product, levering, dienstverlening, assets en medewerkers) als basis (hygiënefactoren).

1. Werken aan een hogere klanttevredenheid.

2. Versterken merk als waterautoriteit door werken aan innovatie en bewustwording bij de klant (door product en services).

Dichtbij de klant Dichtbij de klant 3. Vergroten van het gevoel ‘Trots op Vitens’ bij onze medewerkers. 4. Groei in Organisatie Ontwikkeling bij management en medewerkers.

Neem verantwoordelijkheid verantwoordelijkheid Neem

missie en visie

5. Het niet verhogen van de drinkwater­ tarieven, waarbij geen concessie wordt gedaan aan de hygiënefactoren (zie continuïteitsdoelstelling).

Maatschappelijke Maatschappelijke kosten verlagen kosten verlagen

7. Verder verduurzamen van de totale bedrijfsvoering en vergroting van het ­bewustzijn van de relatie tussen wateren energiebesparing bij huishoudens.

onze ambitie Samen halen we meer uit water.

6. Verbeteren discipline in de bedrijfs­ voering, gericht op kwaliteit van de (administratieve) organisatie, (infomatie)beveiliging, arbo/veiligheid en milieu.

Duurzaamheid vergroten Duurzaamheid vergroten

8. Het professionaliseren van onze inter­ nationale activiteiten, met een sterke binding en inzet van medewerkers vanuit Vitens.

Internationale activiteiten Professionaliseren internationale activiteiten uitbouwen

p9

algemeen

jaarverslag 2014

de oogst van 2014

impactanalyse

p10

financiële resultaten

1.5 In gesprek met onze stakeholders Onze stakeholderdialoog is een belangrijke maatregel om materiële onderwerpen te bepalen. Prioriteiten in ons beleid worden bepaald op basis van materialiteit (materiële thema’s). Materialiteit is een afweging van belangen van interne en externe stakeholders en de daadwerkelijke impact die Vitens kan hebben op het onderwerp.

thema’s. Door klimaatverandering zien we bijvoorbeeld extremere weersomstandigheden met mogelijke effec­ ten van vernatting en verdroging. Er is een toenemende aandacht voor drukte in de ondergrond, die wij vooral willen beschermen. We zien ook dat klanten verwachten dat wij duurzaam ondernemen. Ons maatschappelijk beleid sluit aan op deze trends en ontwikkelingen.

Onze materiële thema’s bepalen wij op diverse ­manieren. Allereerst bepalen we met een brede ver­ tegenwoordiging binnen Vitens welke thema’s we het meest relevant achten. Deze thema’s hebben we ver­ volgens besproken met onze stakeholders. Uit de tabel met stakeholderdialogen blijkt aan welke materiële ­t hema’s onze belangrijkste stakeholders het meest belang hechten en welke prioriteit zij daaraan geven. Deze score wordt bevestigd door een aantal extra checks zoals een media- en internettracking en een interne en externe risico­analyse. Interne experts hebben sector­ kennis, ontwikkelingen in de keten en de onderwerpen zoals die gehanteerd worden in het Global Reporting Initiative ingebracht.

In september 2014 zijn we in gesprek gegaan met een brede vertegenwoordiging van onze stakeholders, ­variërend van belangengroeperingen, waterschappen, leveranciers en partners. Onze Directievoorzitter Lieve Declercq was hier persoonlijk bij aanwezig en heeft de herijkte strategie toegelicht. Onderwerpen als duur­ zaamheid, transparantie, klantrelaties, innovatie en bronbescherming stonden centraal in de dialoogsessie, die werd begeleid door twee gespreksleiders van MVO Nederland. De sessie had als doel om te horen hoe onze stakeholders Vitens en haar activiteiten zien. Op welke thema’s herkennen zij ons? En op welke zijn we (nog) onzichtbaar maar zouden we ons als waterautoriteit meer mogen profileren? En waar liggen onbenutte ­kansen voor samenwerking?

Daarnaast heeft de analyse van ons proces van waarde­ creatie (zie de impactanalyse) alsmede ons bedrijfsmodel invloed gehad op de materialiteit van thema’s. Ook is er een aantal risico’s, trends en ontwikkelingen (zie para­ graaf 1.6 en 1.9) dat invloed heeft op onze materiële

De uitkomsten van de dialoog hebben we gebruikt om de onderwerpen in onze materialiteitsmatrix opnieuw te prioriteren. Hiermee borgen we de kwaliteit en relevantie van onze strategie en verslaglegging.

Wat van belang voor onze stakeholders is

hoog

Materialiteitsmatrix Vitens

Actief monitoren

• Lokale verankering/maatschappelijke bijdrage

Prioriteit

• Klanttevredenheid en klant­gerichte processen

• Waterkwaliteit •C  ontinuïteit van organisatie/ assets

• Ruimtelijke ordening • Interprovinciale leveringen

• Samenwerking met andere partners

•F  requentie en duur van ­storingen of calamiteiten

• Duurzame bronnen en ­bescherming ondergrond

• Internationale activiteiten

• Drinkwatertarieven •T  ransparantie van strategie en prestaties

•V  oldoen aan wet- en regelgeving •F  inanciële solvabiliteit •V  eiligheid medewerkers

• Bewustzijn water en energiebesparing huishoudens

• Inzet en kennis als water­ autoriteit

•C  onditie van het leidingnet •B  etrouwbaarheid en beschik­ baarheid data- en IT-systemen

•R  ol in maatschappelijk debat

• Informatie- en assetbeveiliging

laag

• Duurzaam inkopen

•E  nergie en CO2-reductie • Kringloop van reststromen en afvalstoffen sluiten

Lagere prioriteit laag

•D  uurzame innovaties •L  erend vermogen en organisatie­ontwikkeling

Actief managen Wat van belang voor Vitens is

hoog

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

toelichting Materialiteitsmatrix Vitens Geïdentificeerd materieel onderwerp

Trend, kans of bedreiging (zie 1.6)

Toelichting in dit verslag

Afdeling verantwoordelijk voor doelstelling en sturing

Klanttevredenheid en klantgerichte processen

De klant eist 24/7 service

Risicobeheersing: 1.9.7 Verantwoording 2014: 2.3 Uitdagingen: 1.6.1 en 1.6.2

Klant & Facturatie

Waterkwaliteit

Verwachting van kwaliteit van drinkwater is zeer hoog

Risicobeheersing: 1.9.3 Verantwoording 2014: 2.1 en 2.4

Winning & Zuivering, Asset Management en Laboratorium

Continuïteit van organisatie en assets

Ontwikkelingen zoals sensor­ technologie voor de infrastructuur

Risicobeheersing: 1.9.4 en 1.9.6 Verantwoording 2014: 2.2 en 2.6 Uitdagingen: 1.6.2

Asset Management en Human Resources

Duurzame bronnen en bescherming ondergrond

Toenemende drukte in de ondergrond

Risicobeheersing: 1.9.4 en 1.9.6 Verantwoording 2014: 2.6 Uitdagingen: 1.6.2

Asset Management en Winning & Zuivering

Voldoen aan wet- en regelgeving

Burgers en overheden vragen transparantie

Risicobeheersing: 1.9.2 en 1.9.3 Verantwoording 2014: 2.1

Asset Management en Finance & Control

Financiële solvabiliteit

Burgers en overheden vragen transparantie

Risicobeheersing: 1.9 Verantwoording: 4 (Financiële resultaten)

Finance & Control

Veiligheid medewerkers

De werknemer verwacht een veilige en motiverende werkomgeving

Risicobeheersing: 1.9.5 Verantwoording: 2.2.5

Human Resources

Lokale verankering en maatschappelijke bijdrage

Burgers en overheden vragen transparantie

Risicobeheersing: 1.9.7 Verantwoording: 2.1, 2.5 en 2.6

Asset Management

Frequentie en duur van storingen of calamiteiten

Verwachting van kwaliteit van drinkwater is zeer hoog

Risicobeheersing: 1.9.3 Verantwoording: 2.1 en 2.3.2

Asset Management en Netbeheer & Levering

Drinkwatertarieven

Burgers en overheden vragen transparantie

Risicobeheersing: 1.9.7 Verantwoording: 2.1, 2.3 en 4

Finance & Control

Transparantie van strategie en prestaties

Burgers en overheden vragen transparantie

Risicobeheersing: 1.9.1 Verantwoording: 1.4, 1.14, 2.1 en 4

Finance & Control en Communicatie

p11

algemeen

jaarverslag 2014

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

p12

Waardeketen Vitens

Gezaaid

Geoogst

Financieel De aandeelhouders van Vitens zijn 105 gemeenten en 5 provincies. Vermogenspositie, opbrengsten, investeringen en kapitaal/leen­ verplichting staan beschreven in de jaarrekening

Missie & visie

Productie Met onze 96 productiebedrijven hebben we in 2014 340 miljoen m3 kraanwater ­geproduceerd.

Intellectueel Vitens heeft in 2014 geïnvesteerd in haar werknemers en in innovatie.

Financieel We hebben een positieve econo­ mische impact door onze investe­ ringen en salarissen. We hebben de laagste netto operationele kosten in de Nederlandse watersector. • Drinkwatertarieven Productie We hebben in 2014 326 miljoen m3 kraanwater geleverd aan ± 5,6 mil­joen klanten in ons voorzieningengebied. • Waterkwaliteit •O  ndermaatse Leveringsminuten (OLM)

Governance

Kansen & risico’s

Strategie en middelen

Kernactiviteiten en Proces Profiel Vitens Menselijk Met 1.403 medewerkers hebben we een diverse organisatie waarin flexibel en veilig werken onze prioriteit heeft. De oogst van 2014

Output Verbinding van ­materiële onderwerpen met onze strategie

Vooruitblik

Intellectueel Onze projecten gerelateerd aan duurzame inzetbaarheid hebben impact op het lerend vermogen van de organisatie. Onze innovatie­ projecten hebben samenwerking en nieuwe technologieën gerealiseerd. Menselijk Veiligheid is een belangrijk thema in onze bedrijfsvoering. Met pro­ jecten zoals Talent naar de Top en de Gezondheidscheck ondersteunen we onze medewerkers in hun ­ontwikkeling. • Ziekteverzuim • Veiligheid •M  edewerkers Onderzoek (MEO)

Sociaal en relaties We zijn maatschappelijk betrokken door middel van onze internatio­ nale activiteiten en educatie-­ programma’s. We werken samen en zoeken de dialoog met onze ­stakeholders.

Sociaal en relaties Door onze samenwerkingen hebben we in Nederland resultaat bereikt op het gebied van bewustwording van o.a. kraanwater, water en energie. Onze internationale activiteiten ­dragen bij aan de levenskwaliteit van mensen in ontwikkelingslanden.

Natuurlijk Voor onze bedrijfsvoering hebben we 156 GWh energieverbruik nodig. Deze komt van Nederlandse windmolens. We beheren ongeveer 3.300 ha aan wingebieden op een duurzame manier.

Natuurlijk Met 99,7% hergebruik van onze reststromen en gestegen hergebruik van afvalstromen dragen we bij aan de circulaire economie. Onze methaanafvanginstallatie heeft 18% reductie CO2 gerealiseerd.

algemeen

jaarverslag 2014

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

stakeholderdialoog Stakeholder

Verwachtingen

Dialoog 2014

Plannen Dialoog 2015-verder

Medewerkers

• Veilige werkomgeving • Aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden • Open communicatie • Ontwikkelingsmogelijkheden • Prettige werksfeer

• Continu overleg tussen management en medewerkers en jaarlijkse ­functionerings- en beoordelingsgesprekken • Communicatie over herijkte strategie • Bijeenkomsten en interne communicatie (intranet, medewerkersmagazine BRON, Yammer) • Trainingen en opleidingen • Veiligheid en persoonlijke ontwikkeling • Gezondheidscheck • Medezeggenschap en Centrale Ondernemingsraad • Medewerkers Onderzoek (MEO)

• Continuering huidige dialoog • Vergrote aandacht voor veiligheid en lerend vermogen van de organisatie • Voortzetten van dialoog over herijkte strategie • Interne consultatie over duurzaamheid­ strategie, materialiteit en doelstellingen

Klanten - Huishoudens - Zakelijke klanten - Klanten laboratorium - K wetsbare klanten zoals ziekenhuizen

• Lage maatschappelijke prijs (tarieven) • Leveringszekerheid • Hoge kwaliteit drinkwater • Diensten en kennisdeling • Communicatie bij onderhoud en storing • Klantvriendelijke en servicegerichte support • Snelle en adequate klachtenafhandeling

• Drinkwatertarieven zijn gelijk gebleven • Digitale facturatie • Communicatie via Facebook en Twitter • Verbeterde communicatie over storingen via waterstoring.nl • Klantenpanel – klanttevredenheid • Relatiegesprekken zakelijke klanten • Communicatie over Stichting Water for Life

• Continuering huidige dialoog • Handhaven drinkwatertarieven • Verbeterde online communicatie en nieuwsbrieven • Consultatie over mogelijke producten en diensten

Overheden - Aandeelhouders (provincies en gemeenten)

• Continuïteit en leveringszekerheid • Solvabiliteit • Lange en korte termijn return on investment (ROI) • Duurzaamheid • Transparante verslaggeving

• Bijeenkomsten met aandeelhouders en Raad van Commissarissen • Jaarlijkse rapportage • Dividenduitkering • Lage maatschappelijke kosten

• Continuering huidige dialoog

Overheden - R egulerende overheden (ministeries) - O verige overheden en veiligheidsregio’s - Toezichthoudende overheden - P artners in de water­keten (nutsbedrijven, waterschappen, infrastructurele partners)

• Continuïteit en leveringszekerheid • Ruimtelijke ordening • Voldoen aan wet- en regelgeving • Bodembescherming • Veiligheid (brandweer) • Samenwerking in realiseren van infrastructuur • Kennisuitwisseling en actief invulling geven aan duurzame initiatieven

• Regelmatig contact met bestuurders en volksvertegenwoordigers op Europees, • Continuering huidige dialoog nationaal, provinciaal en lokaal niveau. • Bedrijfsbezoeken, presentaties, lokale communicatie • Contact via brancheorganisaties zoals Vewin

Leveranciers

• Samenwerkingsmogelijkheden • Business- en productontwikkeling

• Open en continu overleg tussen inkoopverantwoordelijken en leveranciers • Toepassen van criteria Agentschap NL • Toepassen van CO2-prestatieladder

• Continuering huidige dialoog

Belangengroepen

• Voldoen aan wetgeving en milieueisen • Bescherming natuur, flora en fauna • Innovatie • Communicatie bij onderhoud infra­ structuur • Uitwisseling van kennis • Samenwerking

• Regelmatige afstemming en uitwisseling van ideeën voor onze projecten en dienstverlening

• Continuering huidige dialoog • Sterkere positie verkennen ter bescherming en/of ondernemen om positieve bijdrage te realiseren op biodiversiteit

Onderwijs- en kennis­ instituten -M  bo, hoge scholen en universiteiten - L agere en middelbare scholieren - KWR - Wetsus

• Samenwerking • Kennisoverdracht • Onderzoek binnen de watersector • Stage- en onderzoeksmogelijkheden • Training en opleiding • Onderzoek en ontwikkeling • Scholieren enthousiasmeren

• Stages en afstudeerprojecten • Traineeprogramma en Business Course • Samenwerking en onderzoek met andere waterbedrijven en KWR • Deelname aan seminars • Rondleidingen • Sustainability Challenge (voor hoger opgeleiden) • Educatieve programma’s via Waterkennis.nl • Dialoog met scholen die aangesloten zijn met WaterSpaarders

• Continuering huidige dialoog • Thematische structuur Bedrijfstakonderzoek (KWR) • Uitbreiding Waterkennis.nl • Actieve ondersteuning van ­Water­Spaarders

Bredere samenleving

• Kennisoverdracht • Beschermen/openstellen van natuurgebieden • Samenwerking • Betrokkenheid bij activiteiten die ­bijdragen aan bedrijfsdoelstellingen

• Dialoog met verschillende partijen en/of partners voor KraanwaterGraag • Samenwerking met Join the Pipe om kraanwater op publieke locaties aan te bieden • Samenwerking met Join the Pipe op festivals zoals De Parade, Nijmeegse 4DaagseFeesten en Welcome to the Village • Deelname aan activiteiten en presentaties bij gemeenten

• Continuering huidige dialoog

Media

• Up-to-date informatie over de ­activiteiten van de onderneming • Geven van interviews en reportages

• Nationale en internationale zakelijke media • Publicaties in vakbladen • Bijeenkomsten en rondleidingen op locaties

• Continuering huidige dialoog • Sterkere positie in debat rondom de ondergrond (schaliegas)

Gespreksonderwerpen zijn onder andere verdroging, biodiversiteit, duurzame gebiedsontwikkeling, waterkwaliteit, duurzaam inkopen en wetgeving

p13

jaarverslag 2014

1.6 Middenin de maatschappij: trends en ontwikkelingen Het is voor Vitens belangrijk om in te spelen op ­omgevingsfactoren die van invloed zijn op onze klanten en onze bedrijfsvoering. Ons speelveld kent een aantal ontwikkelingen en trends die Vitens voor uitdagingen stellen. We zien voor de toekomst zowel kansen als bedreigingen. De aangescherpte strategie vormt een basis om deze uitdagingen aan te gaan door ons te richten op onze klant en het beschermen van onze bronnen.

1.6.1 Welke (mega)trends en ontwikkelingen zijn van invloed op onze performance en toekomstvisie? • Zowel burgers als overheden eisen in toenemende mate transparantie en verantwoording. • Het vertrouwen in drinkwater blijft onverminderd groot en maakt ons daardoor ook kwetsbaar. • De klant heeft onbeperkt toegang tot informatie en leeft in een 24/7 on demand wereld. De klant zal in toenemende mate eisen dat een publiek bedrijf ­dezelfde hoge flexibiliteit en service levert als hij ­overal krijgt. • Generatie Y (1980-2000, 20% van Nederland) wil overal en altijd contact kunnen opnemen, bij voorkeur via elektronische weg (app, Twitter, e-mail, sms, chat, etc.) Generatie Y belt bij voorkeur niet en stuurt geen brief. • De werknemer van de toekomst hecht aan delen, ­zingeving, autonomie, flexibiliteit, goed rentmeester­ schap en mobiliteit. • Ontwikkelingen op het gebied van dataverwerking en internet bieden ons de mogelijkheid om het drink­ waterbedrijf van de toekomst in te richten (klant, asset management). • Ontwikkelingen als sensortechnologie en 3D-­printing leiden tot nieuwe manieren hoe we naar de bestaande problemen op het gebied van reparatie en aanleg van onze infrastructuur kijken. • Door fundamenteel te kiezen voor grondwater als grondstof, voorzien wij geen problemen met onze ­leveringsplicht. Dat Vitens optreedt als beschermer van dit grondwater is daarbij essentieel. We zijn ervan overtuigd dat, als Vitens goed anticipeert op bovengenoemde kansen en bedreigingen, de ­continuïteit van onze bedrijfsvoering verzekerd is.

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.6.2. Dilemma’s Vitens levert een actieve bijdrage aan de verduurzaming van de samenleving en aan de beschikbaarheid van schoon drinkwater op korte en lange termijn. Dit doen we in dialoog met onze stakeholders. Het maken van keuzes en afwegingen als bedrijf en maatschappelijke partner brengt soms dilemma’s met zich mee. Hierover voeren we een open gesprek. Welke dilemma’s houden ons bezig?

Datagestuurde infrastructuur In de afgelopen jaren heeft Vitens sterk geïnvesteerd in een betere ICT-infrastructuur om onze ondergrondse en bovengrondse infrastructuur te kunnen ondersteunen. Ons programma Proces Automatisering heeft ons in 2014 zeer intensief beziggehouden. Dit ging niet zonder complicaties, waardoor we gedurende het jaar hebben besloten om het programma opnieuw vorm te geven en een nieuwe start te maken in 2015. Data versus klantbeleving We zien het als een grote uitdaging om data in te zetten in waarde voor de klant en voor het bedrijf. Een klant is geen aansluiting of een nummer, maar een persoon of gezin met een klantbeleving. We doen ons best om onze data voldoende beschikbaar te maken en adequaat te valideren om er vervolgens ook op te kunnen sturen. Privacy van klantgegevens is hierin zeer belangrijk. Data zijn ook belangrijk in het voorkomen van storingen en daarmee het ontzorgen van onze klanten. Onze droom is om de klant realtime te kunnen waarschuwen als zich een incident voordoet. Deze droom wordt op dit moment getest in Friesland in de Vitens Innovation Playground. Bescherming van onze bronnen Hoe ver kan onze invloed reiken als we onze bronnen willen beschermen? We zijn voortdurend afhankelijk van onze stakeholders als we onze continuïteit willen waarborgen. Hierbij spelen verschillende belangen. ­Boeren willen hun land goed bemesten om hun inkomsten en het voortbestaan van hun bedrijf te kunnen garande­ ren. Wij stellen weer eisen aan het mestbeleid, dat door de overheid wordt bepaald. Ook kan het voorkomen dat we door onze winningen de grondwaterstand verlagen. Dit komt vooral voor als er weinig regenval is, waardoor de vraag naar water bij klanten en de agrarische sector juist weer heel hoog is. Boeren kunnen hier hinder van ondervinden. Tegelijkertijd hebben wij een plicht om de vraag naar water te beantwoorden.

p14

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.7 Vooruitblik 2015

1.8 Corporate Governance

In de komende jaren gaan we door op de ingeslagen weg naar het drinkwaterbedrijf van de toekomst. Bij dat bedrijf werken bevlogen en betrokken medewerkers die met hun passie voor water zorgen dat de klant nog meer centraal staat. Daar kunnen we lang voordat de klant iets merkt een lekkage oplossen en de waterkwaliteit online meten. We weten van elke meter waterleiding en elk onderdeel in welke staat het zich bevindt en wanneer het vervangen of onderhouden moet worden. Klanten associëren ons kraanwater met een topproduct dat ze overal en altijd willen en kunnen drinken. En we wor­ den gezien als autoriteit die vooroploopt in innovatie, duurzaamheid en opkomt voor drinkwaterbelangen.

Water is van iedereen. Als publiek bedrijf heeft Vitens de taak om van water schoon en veilig drinkwater te maken en is het onze plicht om openheid van zaken te geven over de manier waarop dat gebeurt.

Met dit toekomstbeeld in gedachten hebben we in 2014 onze strategie herijkt. Via negen strategische program­ ma’s (zie paragraaf 1.4.2) gaan we in de komende jaren onder meer zorgen voor verbeterde dienstverlening aan klanten, een grotere waardering voor ons product en een goede bescherming van onze drinkwaterbronnen. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat we in 2015 innovaties als sensortechnologie ook daadwerkelijk gaan implementeren. Onze klanten gaan dan de vruchten plukken van onze investeringen in innovaties. En met onze vernieuwde website kunnen wij ze nog beter bedienen. Ook nieuw is de samenwerking met de Bevrijdingsfestivals, die kraanwater beschikbaar gaan stellen op de festivalterreinen en ons product zo het podium geven dat het verdient. Tegelijkertijd helpen we consumenten om invloed uit te oefenen op de beschik­ baarheid van kraanwater buitenshuis. Ons programma Proces Automatisering krijgt een nieuwe start onder de naam Pallas. We openen onze meest duurzaam gebouw­ de productiebedrijf Vechterweerd, het eerste met een BREEAM-certificering. Belangrijke onderwerpen op de politieke agenda die we met aandacht volgen zijn de nieuwe Omgevingswet en STRONG (Structuur­v isie Ondergrond). We zaaien dus nu voor de oogst van 2015 en verder.

Code Transparantie is een belangrijk uitgangspunt van Vitens en daarom wordt de Nederlandse Corporate Governance Code (de Code) gehanteerd, die richtlijnen geeft over goed en verantwoord bestuur. Daarnaast geeft de Code een kader voor de relatie met belanghebbenden van de onderneming, zoals de aandeelhouders, werknemers, klanten en de samenleving als geheel. Vitens heeft alle best-practicebepalingen, voor zover deze toepasbaar zijn voor een drinkwaterbedrijf met publieke aandeel­ houders, uit de Code geïmplementeerd in haar bedrijfs­ besturing. Twee bepalingen zijn niet overgenomen. Het betreft de best-practicebepaling (II.1.1 van de code) dat een bestuurder wordt benoemd voor een periode van maximaal vier jaar en dat herbenoeming telkens voor een periode van maximaal vier jaar kan plaatsvinden. De huidige contracten van de bestuurders van Vitens zijn ‘voor onbepaalde tijd’ en worden gerespecteerd. De discussie zal pas opnieuw worden gevoerd op het moment dat een nieuwe bestuurder wordt aangetrokken. De tweede best-practicebepaling (II.1.5 van de code) die niet overgenomen is, betreft het ‘in control statement’. Vitens heeft de intentie uitgesproken een ‘in control statement’ in het jaarverslag op te nemen, maar heeft geconstateerd dat het onderliggende systeem nog niet de gewenste volwassenheid heeft om dit in 2014 al te kunnen doen. Op www.vitens.nl zijn de diverse reglementen en overige documentatie te vinden over Corporate Governance van Vitens.

WET BESTUUR EN TOEZICHT Vanaf 1 januari 2013 is de Wet Bestuur en Toezicht van kracht. Deze wet heeft onder meer als doel om een meer evenwichtige verdeling tussen mannen en vrouwen te bereiken in het bestuur en de Raad van Commissarissen. Met een evenwichtige verdeling wordt bedoeld dat mini­ maal 30% van de zetels wordt bezet door mannen en minimaal 30% door vrouwen. Op dit moment voldoet zowel de samenstelling van de Directie als die van de Raad van Commissarissen aan het doel van deze wetgeving. Directie Vitens N.V. (in dit verslag genoemd Vitens) is een naam­ loze vennootschap die dagelijks wordt bestuurd door de Directie. De Directie bestond in 2014 uit twee personen.

p15

jaarverslag 2014

Raad van Commissarissen Het toezicht op de Directie en op de algemene gang van zaken bij Vitens ligt bij de Raad van Commissarissen. De leden worden benoemd door de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. In het reglement van de Raad van Commissarissen is een bepaling opgenomen inzake de maximale zittingsduur van Commissarissen conform de best-practicebepaling III.3.5 van de Code. Commissies Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen kent twee vaste commis­ sies. De Auditcommissie buigt zich over de financiële kant van Vitens en de verantwoording daarvan. De Remuneratie- en Benoemingscommissie houdt zich onder meer bezig met het bezoldigingsbeleid en de benoemingen van bestuurders. De Algemene Vergadering van Aandeelhouders Het maatschappelijk kapitaal van de vennootschap bedraagt 18 miljoen aandelen met een nominale waarde van elk € 1. Houders van aandelen zijn uitsluitend geheel voor eigen rekening en risico handelende publiekrechtelijke rechtspersonen. Een overzicht van de aandeelhouders is opgenomen in dit jaarverslag en is ook te vinden op www.vitens.nl. Commissie van Aandeelhouders In 2008 is door en uit de aandeelhoudersvergadering een Commissie van Aandeelhouders benoemd. Deze commissie komt ten minste twee keer per jaar bijeen en heeft een adviesfunctie voor de aandeelhouders­ vergadering, de Directie en de Raad van Commissarissen. Het gaat hierbij om onderwerpen als benoeming en ­ontslag van bestuurders en toezichthouders van Vitens, het bezoldigingsbeleid van de Directie en beleidsmatige onderwerpen zoals het tarief- en dividendbeleid.

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.9 Risicobeheersing en controlesystemen Vitens voert tweejaarlijks een proces van integraal ­risicomanagement uit waarbij risico’s worden geïdentifi­ ceerd die de bedrijfsdoelstellingen mogelijk in gevaar kunnen brengen. In dit proces, dat voor het laatst in 2014 is doorlopen, worden de onderkende risico’s ­gewogen en geprioriteerd met als doel adequate beheers­ maatregelen te onderkennen en in te bedden in de ­organisatie om de risico’s te mitigeren. Het genoemde proces wordt vormgegeven door een inventarisatie van de strategische risico’s aan de hand van de strategische doelen zoals door Vitens geformu­ leerd. Dit vindt plaats middels workshops. Prioritering van de onderkende bedrijfsrisico’s per strategisch doel vindt plaats in een bijeenkomst met eerstelijns­ management en Directie, wat resulteert in een integrale afweging en brede betrokkenheid van het management. De uitkomst wordt vervolgens gebruikt voor de perio­dieke strategische heroriëntatie en in het jaarlijkse planproces. Om deze risico’s te beheersen zijn te treffen maatregelen geformuleerd en opgenomen in de A3-jaarplannen van de afdelingen. De voortgang wordt periodiek in de ­k wartaalrapportage vastgelegd en in het kwartaal­ overleg tussen de eerstelijnsmanager en de Directie besproken. Aanvullend wordt de effectiviteit van de beheersmaatregelen getoetst conform de methodiek van Risk Based Auditing door de afdeling Audit & Advies. Via het jaarverslag interne audit wordt hierover ­gerapporteerd aan de Auditcommissie en de Raad van Commissarissen. In de onderliggende paragrafen worden de 7 vastgestelde topbedrijfsrisico’s nader toegelicht inclusief de beheers­ maatregelen die in 2014 zijn doorgevoerd.

1.9.1 Risico: betrouwbaarheid data Betrouwbaarheid van data is cruciaal en blijft in de komende jaren een belangrijk onderwerp op de agenda. Data hebben een directe relatie met (financiële) informa­ tie en de informatiesystemen waarin deze informatie is opgeslagen. Het is dan ook in toenemende mate belang­ rijk dat Vitens erop kan vertrouwen dat (management)informatie die afkomstig is uit deze systemen, betrouw­ baar is (juist, tijdig en volledig). Hiertoe is zowel formele als informele beheersing belangrijk. De formele beheer­ sing is ingebed in het autorisatiebeleid dat in 2013 is geactualiseerd en vastgesteld. In 2014 is begonnen met een projectmatige implementatie van het beleid. Verder zijn er processen en procedures voor de vastlegging van gegevens in systemen. Eventuele fouten worden met behulp van rapportages gesignaleerd en gecorrigeerd. Ook hebben alle belangrijke systemen een systeem­ eigenaar. De informele beheersing is verankerd in de overtuiging en persoonlijkheid van mensen en de

p16

jaarverslag 2014

bedrijfscultuur. Dit is belangrijk omdat mensen inter­ acteren met processen en systemen. Het is vaak de mens die gegevens vastlegt in systemen. Vitens erkent het belang van deze vorm van beheersing door haar mede­ werkers positief te beïnvloeden, waardoor de betrouw­ baarheid van data en uiteindelijke (management)infor­ matie wordt verbeterd. Hierbij kan gedacht worden aan beheersmaatregelen die van invloed zijn op motivatie, accuratesse, normen en waarden. De uitdaging blijft om een goede balans te vinden tussen formele en informele beheersing.

1.9.2 Risico: infrastructuur Vitens heeft 96 productiebedrijven, 110 wingebieden en een distributienetwerk van circa 49.000 kilometer. Deze zijn cruciaal voor het voldoen aan onze primaire taak: 24/7 perfect drinkwater leveren. Het is zeer belangrijk om meer inzicht te krijgen in de toestand van de infra­ structuur en om effectief te renoveren en te saneren. Daarom is Vitens in 2013 gestart met het inventariseren en kwalificeren van het totale leidingnet. Hiertoe is ­kennis en kunde bijeengebracht over de kans op falen en de mogelijke effecten daarvan. Het verder mitigeren van dit bedrijfsrisico heeft voor Vitens hoge prioriteit. Met behulp van tooling (IMQS) en de daaruit afkomstige informatie zijn we vanaf 2013 in staat om een risico­ profiel van het leidingnet te maken dat ons in de basis ondersteunt bij onderhouds- en vervangingsactiviteiten (investeringskeuzes) en daarmee de risico’s verder te mitigeren. In 2014 is een pilot uitgevoerd om ook voor de bovengrondse infrastructuur tooling te gaan gebrui­ ken. Een verdere uitrol zal vervolgens in 2015 plaats gaan vinden.

1.9.3 Risico: calamiteiten Dit betreft het risico dat een (ernstige) calamiteit leidt tot situaties waarbij: • de kwaliteit en/of de kwantiteit van de drinkwater­ levering niet meer voldoet aan de wettelijke eisen; • een (be)dreiging ontstaat die de kwaliteit en/of de kwantiteit negatief kan beïnvloeden; • Vitens nodig is om andere calamiteiten helpen te bestrijden; • het vertrouwen in Vitens kan worden geschaad. Vitens streeft naar een hoge mate van betrouwbaarheid en continuïteit van de dienstverlening aan haar klanten. De normen hiervoor zijn vastgelegd in de wetgeving en interne grens- en streefwaarden. Een calamiteit kan ­bijvoorbeeld zijn: het uitvallen van de infrastructuur, transport, opslag of besmetting van het drinkwater. Voor Vitens en haar klanten is het van groot belang dat tijdig en adequaat wordt gereageerd op calamiteiten. Hiertoe beschikt Vitens over een calamiteitenplan en

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

wordt gerapporteerd over calamiteiten, incidenten en uitzonderingen. Ook worden periodiek intern calami­ teitenoefeningen gehouden en oefeningen bijgewoond vanuit gemeentelijke en regionale beleidsteams binnen de veiligheidsregio’s.

1.9.4 Risico: beschikbaarheid IT-systemen Om de bedrijfscontinuïteit van Vitens te waarborgen is het in toenemende mate belangrijk dat primaire IT-systemen beschikbaar zijn. De afhankelijkheid van IT-systemen wordt steeds groter, zowel op productie­ bedrijven als binnen de kantooromgeving. Getroffen beheersmaatregelen zijn onder meer actualisatie van het informatiebeveiligingsbeleid en versterking van ­continuïteitsmanagement. Recent is een aantal conti­ nuïteitselementen verbeterd, waaronder het opzetten en implementeren van een ICT-calamiteitenplan en een disaster- & recoveryplan. Op basis van een risicoanalyse is de gewenste beschikbaarheid van de primaire IT-systemen vastgesteld. Het gaat dan onder meer om het vastleggen van de gewenste serviceniveaus, waarbij rekening wordt gehouden met incidenten en uitval­ tijden. Vitens voert testen van buitenaf uit op de Vitens IT-systemen om de kwetsbaarheden inzichtelijk te maken. Continu worden verbeteringen doorgevoerd om de weerbaarheid van Vitens’ IT-omgeving te vergroten.

1.9.5 Risico: veiligheid op werkplek Dit risico kan worden veroorzaakt door een te laag ­veiligheidsbewustzijn of onvoldoende kennis van veilig­ heidsmaatregelen. De kans op ongevallen wordt hier­ door groter dan acceptabel is. Om dit risico helder te krijgen is een maandelijkse rapportage van de gemelde incidenten met bijbehorende verbetermaatregelen ont­ wikkeld. In deze rapportage is ook de ‘Lost Time Injury Frequency’ (LTIF) opgenomen om het veiligheidsniveau te concretiseren. Het aantal en type ongevallen dat plaatsvindt, is een graadmeter voor de mate van veilig­ heid. Om de kans op ongevallen te verminderen is in 2014 een voorlichting- en instructieschema ontwikkeld dat is gebaseerd op de veiligheidsrisico’s per functie. In dit schema is aan elk risico een voorlichting of instructie gekoppeld met een termijn waarbinnen deze moet wor­ den herhaald om de gewenste kennis op peil te houden. Daarnaast is in 2014 ter verbetering van de veiligheid op de werkplek een programma voor veiligheidsbewustzijn gestart. In dit programma besteedt het management in veiligheidssessies en in het werkoverleg op structurele basis aandacht aan veilig werken en een veilige werk­ omgeving. Verbeteringen worden met behulp van het Arbomanagementsysteem geborgd. Tevens is een handige app (Vitens Guard) voor alleen werkende collega’s ­geïntroduceerd. Bij een calamiteit kan de alleen werken­ de collega met behulp van de app zelf alarm slaan of de

p17

jaarverslag 2014

app zorgt zelf voor alarmering als de medewerker te lang niet beweegt. Helaas hebben deze beheersmaat­ regelen niet geleid tot een daling van het aantal arbeids­ ongevallen in 2014. Het risico blijft dus onverminderd bestaan.

1.9.6 Risico: lerend vermogen De organisatie beschikt over onvoldoende zelflerend ­vermogen, onder andere doordat te weinig van fouten wordt geleerd, men elkaar te weinig aanspreekt en te weinig wordt gereflecteerd en geëvalueerd. Er wordt in dit geval te weinig eigen verantwoordelijkheid genomen. Aan de andere kant wordt ook soms te veel verantwoor­ delijkheid genomen, doordat men zich niet aan de ­afgesproken taken, verantwoordelijkheden en bevoegd­ heden houdt. Processen worden niet altijd gevolgd, vaak vanuit de bedoeling om de klant snel en goed te kunnen helpen. Daardoor zouden er gemakkelijk fouten kunnen worden gemaakt en wordt er minder efficiënt gewerkt. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in functiebeschrijvingen en processen. De naleving hiervan is onderdeel van de ‘Resultaatgericht Werken en Ontwikkelen’-cyclus (plan-, voortgangs- en beoordelingsgesprekken), en tijdens teammanagers­ dagen is aandacht besteed aan de coaching van het management. In 2015 wordt verder ingezet op het ver­ beteren van het lerend vermogen van onze mede­ werkers, onder andere door het DNA-programma.

1.9.7 Risico: klantgerichtheid Wanneer Vitens haar ambitie wil realiseren, speelt de mate van klantgerichtheid een cruciale rol. Het pro­ gramma ‘Procesgericht Werken & Continu Verbeteren’ is in 2012 gestart en was het grootste en belangrijkste programma voor 2013 en 2014. Klantgerichtheid heeft tevens een belangrijke positie gekregen in de strate­ gische heroriëntatie in het eerste halfjaar van 2014. Alles draait om optimaal tevreden klanten die 24/7 kun­ nen rekenen op hoogstaand kwalitatief drinkwater en dienstverlening tegen een zo laag mogelijk tarief. Dit betekent dat Vitens streeft naar onberispelijke proces­ sen (in één keer goed en op tijd) met het doel de klant ­centraal te stellen, én dat wij ook oog hebben voor de individuele klant. Dit hebben we Customer Excellence genoemd, Operational Excellence met de nadruk op de klant. Het programma ‘Procesgericht Werken & Continu ­Verbeteren’ richt zich mede op het werken aan een hogere klanttevredenheid. In 2014 heeft een optimalisatie van de Vitens-brede klachtenregistratie en -monitoring plaatsgevonden. Hierbij gaat het niet alleen om kwanti­ tatieve monitoring maar ook om een kwalitatieve inter­ pretatie, inclusief een vertaalslag naar de manier ­waarop wij met onze klanten in gesprek moeten gaan.

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

Het streven is om de beweging te maken van incident­ gestuurde communicatie naar proactief informerend. Dat we hiermee op de goede weg zijn, is gebleken uit de klanttevredenheidsonderzoeken.

p18

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.10 Bericht Raad van Commissarissen Voor Vitens was 2014 het jaar waarin met volle overgave is gewerkt aan het vervullen van de primaire taak en de realisatie van de ambitie ‘samen water betekenis geven’. De Raad van Commissarissen (RvC) heeft geconstateerd dat de drinkwaterkwaliteit, de leveringsbetrouwbaar­ heid en de dienstverlening op hoog niveau zijn gebleven, een prestatie waar we met recht trots op mogen zijn. Gedurende het jaar heeft de Directie ons betrokken bij de strategische herijking die uiteindelijk heeft geleid tot de twee strategische doelen voor de komende jaren: ‘Customer Excellence’ en ‘Duurzame inzet van onze bronnen en middelen’. In de Aandeelhoudersvergadering van 24 april 2014 heeft de Raad, na dertien jaar en het verlopen van zijn laatste zittingstermijn, afscheid moe­ ten nemen van Marie-Louise van Kleef. Al die jaren heeft zij de onderneming toegewijd en enthousiast met raad en daad terzijde gestaan. Daarnaast is per die datum Kees-Jan Rameau als commissaris benoemd.

Jaarrekening en dividendvoorstel Dit jaarverslag bevat naast het verslag van de Directie de jaarrekening van Vitens, die na controle van PwC is goedgekeurd door de RvC. De Raad stelt de Algemene Vergadering van Aandeelhouders voor om de jaarreke­ ning 2014 zoals voorgelegd vast te stellen en de leden van de Directie en de leden van de RvC kwijting te ver­ lenen voor het, blijkens de jaarrekening en het verslag, door de Directie gevoerde beleid en voor het door de RvC uitgeoefende toezicht. De winst over het boekjaar 2014 bedraagt € 42,1 miljoen. De RvC stelt met de Directie voor daarvan een bedrag van € 25,3 miljoen, met het oog op onze solvabiliteitsdoelstelling, toe te voegen aan de reserves. Het deel dat ter beschikking komt van de aandeelhouders bedraagt € 16,8 miljoen. We stellen voor dit bedrag als dividend over 2014 uit te keren, waarmee het dividend per aandeel uitkomt op € 2,91. Samenstelling Directie en Raad van Commissarissen In de aandeelhoudersvergadering van april 2014 heeft Marie-Louise van Kleef afscheid genomen als lid van de RvC. In dezelfde vergadering is Kees-Jan Rameau benoemd als commissaris voor de periode mei 2014 tot einde jaarvergadering 2018. De samenstelling van de Directie is in het verslagjaar niet gewijzigd. De samen­ stelling van de Directie en RvC en de personalia van alle leden zijn terug te vinden in paragraaf 1.10.3 en 1.10.1. Vergaderingen 2014 De RvC heeft in de verslagperiode zeven keer plenair vergaderd. Alle commissarissen zijn, op enkele uitzon­ deringen na, bij alle vergaderingen aanwezig geweest. Bij alle vergaderingen was tevens de Directie aanwezig. De kwartaalvergaderingen waren gewijd aan de ont­ wikkelingen binnen Vitens. Daarbij werden onder andere de jaarcijfers en de kwartaalcijfers, het investerings­ plan, het budget en de drinkwatertarieven voor 2015

behandeld. De vergadering waarin de jaarrekening, het accountantsrapport en het milieuverslag aan de orde kwamen, werd tevens bijgewoond door de accountant. In de laatste vergadering van 2014 heeft de Raad besloten Kees-Jan Rameau te benoemen als vicevoorzitter van de RvC. Ook dit jaar heeft een aantal dossiers onze bijzondere aandacht gekregen. De Raad heeft de Mekorot-casus behandeld; het intrekken van de intentieverklaring over een mogelijke samenwerking met dit Israëlische drink­ waterbedrijf. Het proces is geëvalueerd, waarbij Vitens zich bewust werd van het krachtenveld waarin het beland is geraakt en de politieke sensitiviteit die nodig is om met dergelijke casuïstiek om te gaan. Een ander dossier dat door de RvC met veel aandacht is gevolgd, gaat over de veiligheid op de werkvloer. Ondanks de ­consequente aandacht die de Directie en RvC hieraan besteed heeft in 2014 zijn de cijfers nog onvoldoende dalende. Bijna altijd heeft het met gedrag van werk­ nemers te maken, in plaats van materiaal, procedures en dergelijke. Het zal de komende jaren blijvend de ­aandacht behoeven. Verder heeft de RvC in het verslagjaar uitvoerig ­gesproken met de Directie over het stopzetten van het programma Proces Automatisering en de consequenties hiervan. In de vergadering van oktober is door de Directie het integraal bedrijfsplan 2015-2017 gepresenteerd en ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC. De RvC heeft ­ingestemd met dit bedrijfsplan en wenst de Directie en organisatie veel succes met de uitvoering ervan.

Commissies in 2014 De RvC heeft de volgende twee permanente commissies: de Remuneratie- en benoemingscommissie en de Audit­ commissie. De Remuneratie- en benoemingscommissie bestaat uit Maaike Poulussen (voorzitter) en Boele Staal en is twee keer bijeengekomen. Uiteraard is de werving van een nieuwe commissaris een belangrijk dossier geweest, waar­ bij het wervingsproces vanuit de commissie is b ­ egeleid in afstemming met de aandeelhouders. De commissie heeft zich in 2014 laten informeren over de systematiek en de resultaten van de vlootschouw en de beoordelingsen gesprekkencyclus (RW&O) bij Vitens. De commissie heeft de prestaties van de Directie over het voorgaande jaar (2013), op basis van input vanuit de organisatie en de RvC, geëvalueerd en besproken met de Directieleden. Er is geen sprake van prestatietoeslagen bij Vitens, maar er wordt uitsluitend gesproken over verbeterpunten. Ten slotte heeft de commissie een zelfevaluatie met betrek­ king tot het functioneren van de RvC georganiseerd en de verbeterpunten opgetekend.

p19

jaarverslag 2014

De Auditcommissie bestaat uit Thessa Menssen (voor­ zitter) en Tom de Man en is in 2014 drie keer bijeen­ gekomen, waarvan twee vergaderingen in aanwezigheid van de accountant. De Auditcommissie boog zich, ter voorbereiding op de vergadering van de voltallige Raad, over de jaarcijfers en besprak de accountantsrapporten en de managementletter. In deze managementletter heeft de accountant opgemerkt dat de volwassenheid van de Vitens-ICT-organisatie is toegenomen. Verder attendeerde de accountant erop dat op het gebied van autorisaties en functiescheiding nog verbeterpotentieel ligt bij Vitens. Op dit aandachtspunt heeft de Directie adequaat gereageerd. Daarnaast werden in de Audit­ commissie het integraal bedrijfsplan 2015-2017, het investeringsplan 2015-2019, het auditplan, het financieel beleid, de topbedrijfsrisico’s, de drinkwatertarieven 2015 en de ontwikkelingen van het programma Proces Automatisering besproken. Tevens werd aandacht aan de investeringsprojecten groter dan € 1 miljoen geschonken. De derde vergadering van de Auditcommissie stond in het teken van het treasury-jaarverslag, (her)financie­ ringsvraagstukken, de ICT Enterprise Architecture en de strategische bedrijfsrisico’s.

Aandeelhouders en Algemene Vergadering van Aandeelhouders Naast de Algemene Vergadering van Aandeelhouders is in 2008 door en uit de aandeelhoudersvergadering een Commissie van Aandeelhouders benoemd. Commissie van Aandeelhouders De Commissie van Aandeelhouders (CvA) heeft een adviesfunctie voor de Algemene Vergadering van ­Aandeelhouders, de Directie en de RvC. De CvA is in het verslagjaar tweemaal bijeen geweest. Aansluitend aan deze bijeenkomsten vond overleg plaats tussen de CvA, de voorzitter van de RvC en de voltallige Directie. In de vergaderingen is gesproken over de jaarstukken 2013, de problematiek rondom de precarioheffingen, politieke sensitiviteit, het toegenomen toezicht vanuit ILT voort­ vloeiend uit de Drinkwaterwet (WACC en transparantie tarieven) en het werving- en selectietraject voor een nieuwe commissaris voor de RvC. De CvA heeft over haar werkzaamheden gerapporteerd in de aandeel­ houdersvergaderingen van april en november 2014. Eind december ontving de CvA het trieste bericht dat de heer Luesink, burgemeester van Doesburg, was over­ leden. De heer Luesink was sinds 2010 een gerespecteerd en gewaardeerd lid van de CvA. De volledige samenstel­ ling van de Commissie van Aandeelhouders is te vinden in paragraaf 1.10.2. Algemene Vergadering van Aandeelhouders Er zijn twee Algemene Vergaderingen van Aandeel­ houders gehouden. In de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 24 april is gesproken over de jaar­ stukken 2013 en is de jaarrekening 2013 vastgesteld. In deze vergadering hebben de aandeelhouders ingestemd

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

met de benoeming van de Kees-Jan Rameau als commis­ saris van Vitens voor de periode tot de jaarvergadering 2018, en met de herbenoemingen van de commissarissen Thessa Menssen, Maaike Poulussen en Tom de Man voor de periode tot de jaarvergadering 2018. In dezelfde ver­ gadering heeft er een discussie plaatsgevonden over het door Vitens intrekken van de intentieverklaring tot samenwerking met Mekorot. In november 2014 heeft de Algemene Vergadering van Aandeelhouders het ­budget voor 2015 besproken en het tariefvoorstel 2015 geaccordeerd. In dezelfde vergadering is de statuten­ wijziging goedgekeurd die, naast een aantal technische wijzigingen, ging over de wijziging van statutaire ­vestigingsplaats van Utrecht in Zwolle.

Tegenstrijdige belangen Op grond van de Corporate Governance Code moet een commissaris of een bestuurder een (potentieel) tegen­ strijdig belang dat van materiële betekenis is voor de vennootschap en/of de betreffende commissaris of bestuurder direct aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen melden en daarover alle relevante informatie verschaffen. In dit verslagjaar zijn geen ­meldingen ontvangen. Tot slot De Raad spreekt waardering uit voor de inzet en toe­ wijding van het management en van alle medewerkers voor de bedrijfsvoering en de behaalde resultaten over 2014. We zien met grote interesse en vol vertrouwen de resultaten voor 2015 tegemoet. Ook een woord van dank aan de Ondernemingsraad, waarmee we dit jaar als ­voltallige RvC een middag gediscussieerd hebben over de veiligheid op de werkvloer.

Zwolle, 30 maart 2015 De Raad van Commissarissen

p20

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.10.1 Samenstelling Raad van Commissarissen De heer mr. B. (Boele) Staal, voorzitter (1947) Nederlandse nationaliteit • Benoemd per 16-05-2013 tot 2017 • Voormalig: - Commissaris van de Koningin in Utrecht - Lid Eerste Kamer - Voorzitter van de Nederlandse Vereniging van Banken - Lid dagelijkse bestuur VNO - Lid van de SER en lid van de Bankraad • Nevenfuncties: - Lid Raad van Commissarissen ONVZ Zorgverzekeraar (tot 2016) - Voorzitter Raad van Toezicht St. Antonius Ziekenhuis Nieuwegein - Lid Raad van Toezicht AVRO-TROS - Voorzitter Nationaal Comité Nederlandse Veteranen­ dag - Voorzitter Raad van Toezicht Revalidatie Centrum Rijndam - Voorzitter branchevereniging Vebon De heer ir. C.J. (Kees-Jan) Rameau MBA, vicevoorzitter (1962) Nederlandse nationaliteit • Benoemd per 24-04-2014 tot 2018 • Lid Raad van Bestuur (COO) Eneco Holding N.V. • Nevenfuncties: - Bestuurslid De Groene Zaak - Bestuurslid KVGN (Koninklijke Vereniging van ­Gasfabrikanten in Nederland) Mevrouw ir. T. (Thessa) Menssen MBA (1967) Nederlandse nationaliteit • Benoemd per 17-06-2010 tot 2014, herbenoemd tot 2018 • Lid Raad van Bestuur Koninklijke BAM Groep NV • Nevenfuncties: - Lid Raad van Toezicht Stichting Rotterdams ­Philharmonisch Orkest - Lid Raad van Commissarissen PostNL Mevrouw drs. M.C.J. (Maaike) Poulussen MSM (1962) Nederlandse nationaliteit • Benoemd per 17-06-2010 tot 2014, herbenoemd tot 2018 • Executive Coach & Consultant • Nevenfunctie: - bestuurslid Nederlandse Foundation voor ­Management Development

De heer ir. Th.A. (Tom) de Man (1948) Nederlandse nationaliteit • Benoemd per 17-06-2010 tot 2014, herbenoemd tot 2018 • Member of the Supervisory Board of Nigerian ­Breweries Plc Heineken • Nevenfuncties: - Voorzitter van de VNO/NCW-Commissie Inter­ nationale Samenwerking - Voorzitter BIAC Development Task Force - Lid Raad van Toezicht Rutgers WPF stichting - Lid Raad van Toezicht NABC (Netherlands Africa ­Business Council) - A mbassador of Wageningen University

1.10.2 Samenstelling Commissie van Aandeelhouders Mevrouw C. Schokker-Strampel, voorzitter (namens de provincie Friesland) Mevrouw I.A. Bakker, vicevoorzitter (namens de ­provincie Overijssel) De heer J. Brink (namens overige aandeelhouders ­O verijssel) De heer J. Markink (namens de provincie Gelderland) De heer C.J.G. Luesink, tot 27 december 2014 (namens overige aandeelhouders Gelderland) De heer R.E. de Vries (namens de provincie Utrecht) De heer J. Kreijkamp (namens de gemeente Utrecht) De heer P. de Groene (namens overige aandeelhouders Utrecht) De heer M. Pol (namens de gemeente Almere)

p21

jaarverslag 2014

1.10.3 Samenstelling Directie Mevrouw L.C.A. (Lieve) Declercq MSc – voorzitter Nevenfuncties: • Lid Raad van Toezicht Catharina Ziekenhuis Eind­ hoven • Adviseur in de Economische Diplomatie van België • Lid Algemeen Bestuur VNO-NCW • Lid Auditcommissie en lid Raad van Toezicht Wetsus • Voorzitter Werkgeversvereniging Waterbedrijven (WWb) • Lid Green Deal Board (per 1 november 2014) • Lid Raad van Commissarissen van CED Holding B.V. (per 7 mei 2014) De heer drs. W.H.J. (Wolter) Odding – lid Nevenfuncties: • Lid RvC Aquario (tot 31-12-2014) • Penningmeester Stichting Sportaccommodaties Ermelo • Lid Raad van Toezicht St. Jansdal Harderwijk (per 1-1-2015)

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

p22

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.11 Bericht Ondernemingsraad Een ingewerkte OR en een open relatie met de Directie In het derde en laatste jaar van de zittingstermijn van deze ondernemingsraad is nog eens extra ingezet op de verdere professionalisering van de medezeggenschap, vooral door het verder uitbouwen van het netwerk via de contactpersonen en werkgroepen. Elke afdeling heeft één of twee contactpersonen in de ondernemingsraad, waardoor er voor iedereen binnen Vitens – zowel het management als de medewerkers – een directe lijn is met de ondernemingsraad. Een jaar dus waarin de ondernemingsraad vruchten kon plukken van het samenspel binnen zijn eigen geledingen. Mede daardoor is er een bredere participatie van medewerkers met de ondernemingsraad ontstaan. En natuurlijk de goede relatie die er met de Directie is ontstaan. Een relatie gebaseerd op wederzijds respect en vertrouwen. Een bedrijf als Vitens is volop in beweging. Met als gevolg natuurlijk ook veranderingen in de organisatie­ structuur, dit alles met als doel de bedrijfsvoering nog verder te optimaliseren. Met de intentie om samen­ werking van het Vitens-laboratorium met het water­ schapslaboratorium te bevorderen, startte in 2014 inten­ sieve afstemming en overleg die gedurende het jaar ook voor andere onderwerpen van start gingen. Soms wat (te) laat in de ogen van de ondernemingsraad, de andere keer met (te) veel belang voor de medewerkers in de ogen van de Directie, maar wel altijd luisterend naar elkaars argumenten. Door te kiezen voor de dialoog met het eerstelijnsmanagement en de Directie heeft dit in de meeste gevallen geleid tot een ongevraagd advies van de ondernemingsraad. In veel gevallen werd dit advies overgenomen. In 2014 is een aantal onderwerpen behandeld waarvoor instemming van de ondernemingsraad noodzakelijk was. Zo is onder andere instemming verleend over de bedrijfsregeling flexibele werktijden en het protocol flexwerken, het beoordelen en ontwikkelen van ­competenties van medewerkers en management en het preventief medisch onderzoek (PMO). Twee zaken die er uitsprongen waren de regeling flexibele mobiliteit ­(FlexMob) en natuurlijk het vaststellen van een nieuwe bedrijfsregeling voor de consignatiedienst. Deze laatste vergde de uiterste inzet van de ondernemingsraad om tot een aanvaardbaar compromis te komen. Ook tijdens deze onderhandelingen bleef het respect voor elkaars standpunten, maar zaten we in het begin zeker niet op één lijn.

Belangrijk voor de ondernemingsraad is een goede ­relatie met de Raad van Commissarissen (RvC). Eén keer per jaar wordt op initiatief van de ondernemingsraad een zogenaamde Radenbijeenkomst gehouden waarbij ondernemingsraad, RvC en Directie spreken over actuele thema’s. Op 20 maart 2014 is onder andere gesproken over de bewustwording over veiligheid, de implemen­ tatie van het nieuwe werken (Zo Werk !K) en een andere toezichthoudende rol. Ook was er natuurlijk regel­ matig overleg tussen het dagelijks bestuur van de ­ondernemingsraad en de op voordracht van de mede­ zeggenschap benoemde commissaris, mevrouw drs. M. Poulussen. Door zijn samenstelling vormt de ondernemingsraad een goede afvaardiging van alle medewerkers, die in staat is om binnen het spanningsveld van bedrijfsbelang en belangen van medewerkers te opereren. In 2015 ver­ wachten we de goede samenwerking te kunnen voort­ zetten en de ervaringen van 2014 mee te geven aan de nieuw te kiezen ondernemingsraad.

1.11.1 Samenstelling Ondernemingsraad Vitens J.M. Teunisse – voorzitter A. Hendrikse – vicevoorzitter (vanaf 1 september 2014) ing. A. Kok – vicevoorzitter (tot 1 september 2014) S. van Beusekom W. van den Born C. Heikoop (tot 1 april 2014) A. Bolder (vanaf 1 april 2014) I. Jansen C. Koopman H.J. Lammers BSc S.M. Meerdink R. Roelofsen J.P. Smiesing B. van Stavel E. Stelling A. van den Toren

p23

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.12 Geïntegreerd Jaarverslag 1.12.1 Verslaglegging en reikwijdte Dit geïntegreerde jaarverslag gaat in op onze visie, strategie en ons beleid met betrekking tot onze ­prestaties als bedrijf en onze duurzame ontwikkeling. Het r­ apporteert onze activiteiten daarover in 2014 (01/01/2014 – 31/12/2014). Dit jaarverslag is goedgekeurd door de Directie en Raad van Commissarissen. Sinds 2008 rapporteren wij in ons jaarverslag over onze financiële én strategische prestaties. Wij maken hierin een ontwikkeling door. Elk jaar trachten wij onszelf te verbeteren en brengen we onze data en systemen verder op orde. Vitens publiceert het jaarverslag sinds 2012 online op www.vitensjaarverslag.nl. U kunt hier het verslag ook als pdf downloaden. Voor de scope van de financiële prestaties wordt ver­ wezen naar de toelichting op de geconsolideerde jaar­ rekening. De duurzame prestaties van Vitens zijn inte­ graal onderdeel van de strategie en worden in dit verslag op hoofdlijnen behandeld. Voor de niet-financiële presta­ ties rapporteert Vitens over de entiteiten waarover zij het beslissende zeggenschap heeft. Enkele initiatieven die gerelateerd zijn aan de betrokkenheid van Vitens ­worden wel gerapporteerd en waar nodig wordt dit ­additioneel toegelicht. Vitens Evides International brengt een eigen jaarverslag uit en wordt niet gecon­ solideerd in deze jaarrekening. De definities en verslaggevingsgrondslagen zijn ongewij­ zigd ten opzichte van vorig jaar, tenzij anders toegelicht. Alle data zijn gemeten met behulp van onze eigen ­systemen, tenzij anders aangegeven. De CO2-data zijn gemeten met behulp van de GHG-protocollen. Kwantita­ tieve informatie vergelijken we waar mogelijk met ­vergelijkende cijfers van voorgaande jaren. De ontwik­ keling per kpi (key performance indicator) wordt per kwartaal besproken met de betrokken afdelingen en vervolgens gerapporteerd aan de Directie. De data hebben betrekking op de prestaties van Vitens zelf en niet op die van onze klanten en ketenpartners. We rapporteren over keteninformatie met betrekking tot inkoop of als ons proces van waardecreatie hier aan­ leiding toe geeft. Keuzes die we hierin hebben gemaakt staan vermeld in het waardecreatiemodel. In 2014 hebben geen significante acquisities of desinvesteringen plaatsgevonden. In dit geïntegreerde verslag hebben we, waar mogelijk, data uitgedrukt in financiële en niet-financiële gegevens.

1.12.2 Global Reporting Initiative en materialiteitsbepaling Vitens volgt bij het opstellen van het verslag de richt­ lijnen versie 3.1 van het Global Reporting Initiative (GRI): www.globalreporting.org. Net zoals het jaarverslag 2013 is in 2014 het niet-financiële deel van het jaar­ verslag beoordeeld door de accountant. Daarmee voldoet het Vitens-jaarverslag 2014 aan de GRI-B+-norm. In 2013 is een vernieuwde versie gepubliceerd van de GRI-richt­ lijnen, de GRI G4. Op basis van een analyse van de nieuwe richtlijnen wil Vitens een zorgvuldige overgang naar deze richtlijn laten plaatsvinden. Zodoende hebben wij gedurende 2014 een stakeholderdialoog laten plaats­ vinden en een materialiteitsanalyse uitgevoerd. Onze stakeholderdialoog is een belangrijke maatregel om de belangrijkste risico’s te mitigeren en kansen te benutten door het vergroten van de betrokkenheid van de stakeholders bij het beleid van Vitens. Prioriteiten in ons beleid worden bepaald op basis van materialiteit (materiële thema’s): een afweging van belangen van stakeholders en de daadwerkelijke impact die Vitens kan hebben op het onderwerp. In de materialiteits­ matrix in paragraaf 1.5 staat omschreven welke onder­ werpen materieel zijn voor Vitens. Als onderdeel van de materialiteitsanalyse hebben we in 2014 een set van 27 strategische kpi’s besproken die materieel is voor onze kernactiviteiten. Al deze 27 kpi’s zijn ook dit jaar onderdeel van ons verslag, dat nog over­ eenkomstig GRI 3.1 is opgesteld. Tegelijkertijd hebben wij geïnventariseerd welke risico’s er verbonden zijn aan onze strategie en met welke dilemma’s wij te maken hebben. Deze hebben we getoetst tijdens een stakeholderdialoog. De uitkomst van deze analyse is opgenomen in de materialiteitsindex zoals gerapporteerd in dit verslag (zie paragraaf 1.5).

p24

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.12.3 Controle en assurance Bij de informatieverzameling kan onderscheid gemaakt worden in kwantitatieve en kwalitatieve informatie. De kwantitatieve informatie is waar mogelijk ontleend aan systemen van Vitens waarop al interne controle­ maatregelen van kracht zijn, of die zijn gebaseerd op opgaves door derden (bijvoorbeeld afval). De verzame­ ling en onderbouwing van deze niet-financiële data zijn onder ­verantwoordelijkheid gebracht van de afdeling Finance & Control. Voor de kwalitatieve informatie is aangesloten bij de hoofdthema’s zoals geduid in de ­strategie van Vitens. De informatie over deze onder­ werpen is aan­geleverd en onderbouwd door de verant­ woordelijken in de organisatie. De gegevens voor indicatoren (kwantitatief) en initiatieven (kwalitatief) zijn opgevraagd bij de verantwoordelijke afdelingen, regio’s en stafafdelingen. Na een beoorde­ ling zijn deze intern gecontroleerd en gevalideerd voor het gehele bedrijf. Bij de verzameling van basisgegevens is zo veel mogelijk aangesloten bij reguliere periodieke rapportages. Indien hiervan is afgeweken, is dit aan­ gegeven in de tekst.

Onze accountant PwC heeft de data en informatie in dit jaarverslag geverifieerd. De controle van de jaarrekening 2014 door PwC resulteert in een controleverklaring bij de jaarrekening. De assurance-opdracht met een beperkte mate van zekerheid met betrekking tot de duurzame prestaties voor 2014 resulteert in een assurance-rapport bij de paragrafen 1.4 t/m 1.6, 1.12 t/m 1.14 en de hoofd­ stukken 2 en 3. We hebben ons jaarverslag en onze bedrijfsvoering ook extern laten toetsen. Zo hebben we op de Transparantie­ benchmark van het ministerie van Economische Zaken dit jaar de 43e plek verworven met ons jaarverslag over 2013.

Reacties welkom Wij zien reacties op dit verslag graag tegemoet. U kunt daarvoor een e-mail sturen naar communicatie@vitens. nl. Verder kunt u zich via www.vitens.nl aanmelden voor de nieuwsbrief van Vitens.

p25

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.13. Begrippen en Rapportagedefinities In dit overzicht wordt een vereenvoudigde toelichting gegeven bij (vak)termen die in dit jaarverslag worden gebruikt. BREEAM: Building Research Establishment Environmen­ tal Assessment Method. Een beoordelingsmethode om de duurzaamheidprestatie van gebouwen te bepalen. CO2: Koolstofdioxide. Dit komt voornamelijk vrij bij de verbranding van fossiele brandstoffen zoals aardgas en steenkool en draagt bij aan de versterking van het broei­ kaseffect. We rapporteren conform het GHG-protocol voor rapportage-emissies. Scope 3-emissies worden ­berekend met behulp van CO2-data van eigen mobiliteit, hulpstoffen en logistieke bewegingen van leveranciers. CO2 -equivalent: Omrekening van het effect van andere broeikasgassen dan CO2 naar CO2-waarden. Commissie van Aandeelhouders: De Commissie van Aandeelhouders heeft een adviesfunctie voor de Algemene Vergadering van Aandeelhouders, de Directie en de Raad van Commissarissen. Corporate Governance: De verhoudingen tussen de Directie, de Raad van Commissarissen en de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Uitgangspunten van Corporate Governance zijn goed ondernemerschap ­(integer en transparant handelen door het bestuur) en goed toezicht hierop (inclusief de verantwoording daarover). Fte (full time equivalent): Equivalent van het aantal medewerkers met een volledig dienstverband. GRI (Global Reporting Initiative): Mondiale organisatie voor richtlijnen duurzaamheidsverslaggeving.

Methaan (CH4): Gasvorm, hoofdbestanddeel van aardgas. Nettoschuld: De som van lang- en kortlopende rente­ dragende verplichtingen onder aftrek van de liquide middelen en beleggingen. Netto-investeringen: Bruto-investeringen verminderd met de ontvangen bijdragen hierop van derden. Lekverliezen: Lekverliezen bestaan uit twee componen­ ten: technisch lekverlies en administratief lekverlies. Technisch lekverlies ontstaat door het niet functioneren van leidingen en productiebedrijven. Administratief lek­ verlies wordt veroorzaakt door fouten in de registratie van het waterverbruik. Economische lekverliezen/NIRG (Niet in Rekening Gebracht): Water dat wel gedistribueerd is, maar niet is afgerekend met een eindgebruiker, bijvoorbeeld door een storing. OLM (Ondermaatse Leveringsminuten): Het aantal minuten dat een inwoner van ons voorzieningsgebied het afgelopen jaar gemiddeld zonder water heeft gezeten. Ontharding: Het tijdens de zuivering gedeeltelijk verwijderen van het kalk dat van nature in het water aanwezig is. Solvabiliteit: Onder solvabiliteit wordt verstaan het eigen vermogen inclusief het resultaat en betaald dividend in het boekjaar gedeeld door het totaal vermogen. Stakeholders: Stakeholders zijn individuen en groepen die op een of andere wijze een belang hebben bij Vitens, zoals medewerkers, aandeelhouders, klanten, financiers, leveranciers en overheid.

Intelligente watervoorziening: De uitrusting van een waterleidingnet met sensoren, zodat online kwalitatieve en kwantitatieve gegevens over de watervoorziening kunnen worden verzameld.

Werkkapitaal: Handelsvorderingen en overige vorderingen, minus kortlopende niet-rentedragende ­verplichtingen en overlopende passiva.

LTIF (Lost Time Injury Frequency): Aantal ongevallen met meer dan twee dagen verzuim maal een miljoen gedeeld door het aantal gewerkte uren.

WKI: Waterkwaliteitsindex, die index laat zien in welke mate water voldoet aan de wettelijke normen zoals bepaald in het Drinkwaterbesluit.

M3: Een kubieke meter (1.000 liter) water. Het gemiddeld waterverbruik per huishouden is circa 114 m3 per jaar. Energieverbruik (specifiek): Hoeveelheid energie die nodig is voor een geleverde m3 drinkwater (bron tot tap).

p26

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

p27

1.14. GRI-index Ref.

Omschrijving richtlijn

Sectie

Rapportage

Toelichting, verwijzing naar informatiebronnen

1

PROFIEL

1.1

CEO-statement

1.1

V

1.2

Belangrijke gevolgen, risico’s en mogelijkheden van bedrijfsvoering op Duurzaamheid/MVO

1.6 en 1.9

V

2

ORGANISATIEPROFIEL

2.1

Naam organisatie

1.8

V

2.2

Voornaamste producten en/of diensten

1.2

V

2.3

Organisatiestructuur

1.8

V

2.4

Locatie hoofdkantoor

1.2

V

2.5

Aantal landen waar actief

1.2 en 2.5.4

V

2.6

Eigendomsstructuur en rechtsvorm

1.8

V

2.7

Afzetmarkten

1.2

V

2.8

Omvang van de organisatie

1.2

2.9

Significante veranderingen tijdens verslagperiode

n.v.t

Er zijn geen veranderingen geweest

2.10

Toegekende onderscheidingen tijdens verslagperiode

n.v.t

Er zijn geen onderscheidingen toegekend

3

VERSLAGPARAMETERS

3.1

Verslagperiode

1.12.1

V

01-01-2014 tot 31-12-2014. Accountantsverklaring op 30 maart. Publicatiedatum 30 april

V

24-03-2013

1.12.1

V

Jaarlijks

V

[email protected]

3.2

Datum van het meest recente verslag

3.3

Verslaggevingscyclus

rapp.

Zwolle, Oude Veerweg 1

V

3.4

Contactinformatie voor vragen over het verslag of de inhoud ervan

3.5

Proces voor bepalen inhoud

1.5 en 1.12

V

3.6

Afbakening van het verslag

1.12.2

V

3.7

Vermelding beperkingen voor reikwijdte verslag

1.12.2

V

3.8

Basis voor verslaggeving

1.12.2

V

3.9

Technieken en berekeningsgrondslagen voor gegevensmetingen

1.12.1

V

3.10

Herformuleringen van eerder verstrekte informatie

V

Indien eerder verstrekte data zijn bijgesteld is dit vernoemd in de tekst onder de desbetreffende dataset.

3.11

Significante veranderingen t.o.v. vorige verslagperiode

V

Er zijn geen significante veranderingen t.o.v. voorgaande verslagperiodes Deze tabel

3.12

GRI-referentietabel

1.14

V

3.13

Verificatierapport

1.15

V

4

INDICATOREN BESTUURSSTRUCTUUR

4.1

De bestuursstructuur van de organisatie, met inbegrip van commissies die vallen onder het 1.8 hoogste bestuurslichaam

4.2

Voorzitter van het hoogste bestuurslichaam

4.3

Voor organisaties met een enkelvoudige bestuursstructuur: vermeld het aantal onafhankelijke en/of niet-leidinggevende leden van het hoogste bestuurslichaam

4.4

Mechanismen die aandeelhouders en medewerkers de gelegenheid geven om aanbevelingen te doen aan of medezeggenschap uit te oefenen op het hoogste bestuurslichaam

4.5

Een koppeling tussen vergoedingen voor leden van het hoogste bestuurslichaam, topmanagers en leidinggevenden (met inbegrip van vertrekregelingen) en de prestaties van de organisatie (met inbegrip van sociale en milieugerelateerde prestaties)

4.6

Processen waarmee het hoogste bestuurslichaam waarborgt dat strijdige belangen worden vermeden

4.7

1.10

V V n.v.t

Niet van toepassing. Vitens heeft een directie en een Raad van Commissarissen

V

Aandeelhoudersvergaderingen

n.v.t

Niet van toepassing. Vitens keert geen bonus uit op basis van prestaties.

1.8

V

Governance-reglement Directie en RvC

Proces voor het bepalen van de kwalificaties en expertise van de leden van het hoogste bestuurslichaam voor het sturen van de strategie van de organisatie aangaande economische, milieugerelateerde en sociale onderwerpen

1.10

G

Zie remuneratie- en benoemingscommissie. Een benoeming vindt plaats in overleg met de aandeelhouders.

4.8

Intern ontwikkelde missie- of beginselverklaringen, gedragscodes en uitgangspunten die van belang zijn voor de economische, milieugerelateerde en sociale prestaties, met vermelding van de mate van invoering ervan

1.4 en 2.2

G

Duurzaamheidstrategie. Gedragscodes worden ondertekend bij betrekken dienstverband.

4.9

Procedures van het hoogste bestuurslichaam voor het overzien van de inventarisatie en het beheer door de organisatie van economische, milieugerelateerde en sociale prestaties, met inbegrip van relevante risico’s en mogelijkheden en naleving van of conformiteit met internationaal overeengekomen standaarden, gedragscodes en principes

1.10

G

4.10

Processen voor het evalueren van de eigen prestaties van het hoogste bestuurslichaam, in het bijzonder betreffende economische, milieugerelateerde en sociale prestaties

1.10

G

1.1 en 1.10

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

p28

4.11

Toelichting over de toepassing van het voorzorgsprincipe door de verslaggevende organisatie

1.9

V

4.12

Extern ontwikkelde economische, milieugerelateerde en sociale handvesten, principes of andere initiatieven die de organisatie onderschrijft

2.2.7 en 2.2.9

V

Talent naar de Top, Sterk in je Werk

4.13

Lidmaatschap van verenigingen

G

Onder andere Vewin (brancheorganisatie), WWb (Werkgeversvereniging Waterbedrijven). Ook maken we deel uit van kennisinstellingen zoals KWR, MVO Nederland, TAG, Water Alliance, Stichting kiEMT, NextGenerationInfra

4.14

Lijst van groepen belanghebbenden die de organisatie heeft betrokken

1.5

V

4.15

Basis voor inventarisatie en selectie van belanghebbenden die moeten worden betrokken

1.5

V

4.16

Benadering van het betrekken van belanghebbenden, waaronder de frequentie ervan per type en groep belanghebbenden

1.5

G

4.17

De voornaamste onderwerpen en vraagstukken die naar voren zijn gekomen door de betrokkenheid van belanghebbenden en hoe de organisatie hierop heeft gereageerd, onder meer via haar verslaggeving

1.12.2 en 1.5

V

5.1

ECONOMISCHE PRESTATIE-INDICATOREN

Start

Managementbenadering economische prestaties

V

Zie tabel hieronder

EC1

Directe economische waarden

4.1

V

EC2

(Financiële) implicaties en mogelijkheden van klimaatverandering op de organisatie

1.5

G

EC3

Dekking van de verplichtingen in verband met vastgestelde uitkeringen

4.1

V

EC6

Inkopen geplaatst bij lokale leveranciers

2.6.7

V

Duurzaam-inkopenbeleid

EC9

Inzicht in en beschrijving van significante indirecte economische gevolgen, waaronder de omvang ervan (additionele indicator)

3.3

G

Economische impact

5.2

MILIEUPRESTATIE-INDICATOREN V

Zie tabel hieronder

EN1

Gebruikte materialen in gewicht of volume

3.1

G

EN3

Direct energieverbruik door primaire energiebronnen in joules of multipliers van joules (bijvoorbeeld gigajoules)

2.6.1 en 3.1

V

EN4

Indirect energieverbruik door primaire bron in joules of multipliers

2.6.8 en 3.1

G

EN5

Energie die bespaard is door besparingen en efficiëntieverbeteringen in joules of multipliers

2.6.8

G

EN6

Initiatieven ten behoeve van energie-efficiënte of op duurzame energie gebaseerde producten en diensten, evenals verlagingen van de energie-eisen als resultaat van deze initiatieven

2.6.8

G

Managementbenadering milieuprestatie-indicatoren

EnergieProgramma

EN7

Initiatieven ter verlaging van het indirecte energieverbruik en reeds gerealiseerde verlaging

2.6.8

G

EnergieProgramma, CO2-prestatieladder

EN8

Totale wateronttrekking per bron in m3 per jaar

3.3

G

Niet gerapporteerd per bron, dit is gereguleerd via vergunningen

EN9

Waterbronnen waarvoor wateronttrekking significante gevolgen heeft. Beschrijving in grootte (in m3 per jaar) van de waterbron, status (beschermd gebied) en waarde in biodiversiteit (bijv. aantal beschermde diersoorten)

2.6.1 en 2.6.5

G

EN11 Locatie en oppervlakte van land dat grenst aan beschermde gebieden en/of gebieden met een hoge biodiversiteitswaarde buiten beschermde gebieden

n.v.t

Alle gebieden van Vitens zijn beschermde gebieden Alle gebieden van Vitens zijn beschermde gebieden

EN12 Impact van de bedrijfsvoering op biodiversiteit in beschermde gebieden en in gebieden met een hoge biodiversiteitswaarde

2.6

G

EN14 Strategieën, huidige maatregelen en toekomstige plannen voor het beheersen van de gevolgen van de biodiversiteit (additionele indicator)

2.6

V

EN16 Totale directe en indirecte emissie van broeikasgassen naar gewicht (in tonnen CO2equivalent)

2.6.1 en 3.1

G

Alleen scope 1-emissies. Scope 2-emissies zijn vergroend met Nederlandse Windmolens

EN18 Initiatieven ter verlaging van de emissie van broeikasgassen en gerealiseerde verlagingen

3.1

V

EnergieProgramma

EN21 Totale waterafvoer naar kwaliteit en bestemming

4.1 en 1.5

V

Ons product is water van hoge kwaliteit, voor elke inwoner in ons voorzieningengebied

EN22 Totaalgewicht afval naar type en verwijderingsmethode

2.6.1 en 3.1

V

EN24 Gewicht van getransporteerd, geïmporteerd, geëxporteerd of verwerkt afval dat als gevaarlijk geldt op grond van bijlage I, II, III en VII van de Conventie van Bazel en het percentage afval dat internationaal is getransporteerd (additionele indicator)

2.6.1 en 3.1

G

EN25 Benaming, grootte, beschermingsstatus en biodiversiteitswaarde van wateren en gerelateerde habitats die significante gevolgen ondervinden van de waterafvoer en -afvloeiing van de verslaggevende organisatie (additionele indicator)

2.6.2 tot 2.6.6

V

Onze Langetermijnvisie win-infrastructuur 2010-2040 analyseert mogelijke knelpunten in onze water­win­nin­gen. Dit onderzoek is beschikbaar via www.vitens.nl. Via ons asset management werken wij aan de risicobeheersing in al onze gebieden. Activiteiten ondernomen in 2014 worden toegelicht in 2.6.

EN26 Initiatieven ter compensatie van de milieugevolgen van producten en diensten

3.1

V

Verdroging en infiltratie Schalterberg

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

5.3

ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN EN INDICATOREN VOOR VOLWAARDIG WERK

LA1

Samenstelling medewerkersbestand

2.2.1

G

Geen onderverdeling naar etniciteit

LA2

Personeelsverloop

2.2.1

G

Gemiddelde contractduur

LA6

Percentage van het totale personeelsbestand dat is vertegenwoordigd in formele gezamenlijke arbo-commissies van werkgevers en werknemers die bijdragen aan de controle op en advies over arbo-programma’s (additionele indicator)

2.2.5

G

Afdeling Arbo en verschillende Arbo-overleggen en Toolbox-meetings

LA7

Lost Time Injury Frequency

Managementbenadering arbeidsomstandigheden

V

2.2.5

V

LA11 Programma’s voor competentiemanagement en levenslang leren die de blijvende inzetbaarheid van medewerkers garanderen

2.2.7

V

LA13 Samenstelling van bestuurslichamen en medewerkersbestand

1.11

V

p29

Zie tabel hieronder

Sterk in je Werk

5.4

PRESTATIE-INDICATOREN MENSENRECHTEN V

Zie tabel hieronder

HR2

Percentage van belangrijke leveranciers en aannemers dat getoetst is op naleving van mensenrechten

2.6.7

G

Duurzaam inkopen

HR5

Vrijheid van vereniging en CAO-onderhandelingen

1.11

G

5.5

MAATSCHAPPELIJKE PRESTATIE-INDICATOREN V

Zie tabel hieronder

SO1

Percentage van de bedrijfsvoering met impact op de lokale omgeving

1.2 en 3.2

V

100% van de bedrijfsvoering heeft impact op de lokale (maatschappelijke) omgeving door water te leveren. Als we niet leveren (OLM) is het negatieve impact.

SO5

Standpunten ten aanzien van publiek beleid en deelname aan de ontwikkeling ervan, evenals lobbyen

2.6

V

Ons publieke standpunt aangaande schaliegas

SO9

Bedrijfsactiviteiten met een significante (potentiële) negatieve impact op de lokale omgeving

2.6, 3.1 en V 3.2

Managementbenadering mensenrechten

Managementbenadering maatschappelijke prestatie-indicatoren

SO10 Maatregelen om de (potentiële) negatieve effecten op de lokale omgeving te verminderen 5.6

PRODUCTVERANTWOORDELIJKHEID

PR5

Beleid ten aanzien van klanttevredenheid, met inbegrip van resultaten van onderzoeken naar de klanttevredenheid (additionele indicator)

2.6.2 tot 2.6.6

V

2.3

V

Managementbenadering gezondheid en veiligheid consumenten

V

Zie tabel hieronder

V = Volledig G = Gedeeltelijk

Ref.

Managementaanpak

DMA EC

Economie Economische prestaties en markten

4

V

Directie, staf

DMA EN

Milieu

3.1

V

Asset Management

Emissies, energie, papierverbruik en afval

3.1

V

Asset Management

DMA LA

Arbeid, training en diversiteit

2.2

V

Human Resources

Werknemers, werk/managementrelaties

2.2

DMA HR

Mensenrechten, arbeidsrecht, diversiteit

DMA SO

Maatschappij

Inkoop en vermogensbeheer

DMA PR

Rapportage

2.6.7

Verantwoordelijkheid

V

Human Resources en Ondernemingsraad

V

Human Resources

V

Facilitair Management

V

Asset Management

Samenleving

2.3

V

Communicatie

Fraude en Compliance

4

V

Finance & Control

V

Klant & Facturatie

2.1

V

Winning & Zuivering

Productverantwoordelijkheid Productinformatie Marketing, Communicatie

2.3

V

Netbeheer & Levering

Compliance

2.1

V

Laboratorium

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

1.15. Assurance-rapportage Assurance-rapport van de onafhankelijke accountant betreffende het duurzaamheidsverslag Aan: de Directie van Vitens N.V. De Directie van Vitens N.V. heeft ons gevraagd een beperkte mate van zekerheid over het in het jaarverslag opgeno­ men duurzaamheidsverslag 2014 te verschaffen. Naar onze mening vervult deze opdracht een rationeel doel zoals door Vitens N.V. toegelicht op pagina 24 en 25.

Onze conclusie Op basis van onze beoordelingswerkzaamheden en de ontvangen informatie concluderen wij dat met betrekking tot de duurzaamheidsinformatie in het duurzaamheidsverslag 2014, zoals opgenomen in de paragrafen 1.4 t/m 1.6, 1.12 t/m 1.14 en de hoofdstukken 2 en 3, ons niets is gebleken op basis waarvan wij zouden moeten concluderen dat het duurzaamheidsverslag geen, in alle van materieel belang zijnde aspecten, betrouwbare en toereikende weergave geeft van het beleid van Vitens N.V. ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen en de bedrijfsvoering, de gebeurtenissen en de prestaties op dat gebied in het verslagjaar, in overeenstemming met de Vitens N.V. verslag­ gevingscriteria. Onze conclusie dient gelezen te worden in de context van de rest van dit rapport. De basis van onze conclusie Waar we assurance over verschaffen Wij hebben het in dit jaarverslag opgenomen duurzaamheidsverslag 2014, zoals opgenomen in de paragrafen 1.4 t/m 1.6, 1.12 t/m 1.14 en de hoofdstukken 2 en 3, (hierna: ‘het duurzaamheidsverslag’) van Vitens N.V. te Utrecht beoor­ deeld. In het duurzaamheidsverslag legt Vitens N.V. verantwoording af over de maatschappelijke prestaties in 2014. Het duurzaamheidsverslag omvat een weergave van het beleid van Vitens N.V. betreffende maatschappelijk verant­ woord ondernemen en de bedrijfsvoering, de gebeurtenissen en de prestaties op dat gebied gedurende 2014. De reik­ wijdte van het duurzaamheidsverslag is door de Directie toegelicht in paragraaf 1.12, ‘Geïntegreerd jaarverslag’, ­pagina 24 en 25, van het jaarverslag. Een beoordeling is gericht op het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid. De werkzaamheden die worden verricht bij het verkrijgen van een beperkte mate van zekerheid zijn gericht op het vaststellen van de plausibiliteit van informatie en zijn geringer in diepgang dan die bij een assurance-opdracht gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid. De in dit kader uitgevoerde werkzaamheden bestonden in hoofdzaak uit het inwinnen van inlichtingen bij functionarissen van Vitens N.V. en het uitvoeren van cijferanalyses met betrekking tot de infor­ matie opgenomen in het duurzaamheidsverslag. De mate van zekerheid die wordt verkregen bij beoordelingswerk­ zaamheden is daarom ook lager dan de zekerheid die wordt verkregen bij controlewerkzaamheden.

Beperkingen bij het onderzoek In het duurzaamheidsverslag is toekomstgerichte informatie opgenomen in de vorm van ambities, strategie, plannen, verwachtingen en ramingen. Inherent aan deze informatie is dat de werkelijke uitkomsten in de toekomst kunnen afwijken en daarom onzeker zijn. Wij geven geen zekerheid bij de veronderstellingen en de haalbaarheid van toe­ komstgerichte informatie in het duurzaamheidsverslag. Verslaggevingscriteria Vitens N.V. heeft haar verslaggevingscriteria ontwikkeld op basis van de G3.1 Guidelines van het Global Reporting Initiative (GRI). Deze zijn, samen met gedetailleerde informatie over de verslaggevingsreikwijdte, -processen en -methoden, toegelicht in paragraaf 1.12, ‘Geïntegreerd jaarverslag’, pagina 24 en 25, van het jaarverslag. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor onze conclusie te geven.

p30

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

Begrip van verslaggeving- en meetmethodes De informatie waarop deze opdracht betrekking heeft dient te worden gelezen in de context van de verslaggevings­ criteria. Vitens N.V. is verantwoordelijk voor de selectie en toepassing van deze criteria. Het ontbreken van gevestigde praktijken ter beoordeling en meting van niet-financiële informatie biedt de mogelijkheid verscheidene, acceptabele meettechnieken toe te passen. Hierdoor kan de vergelijkbaarheid tussen entiteiten en in de tijd beïnvloed worden. Onze assurance-aanpak Materialiteit Wij passen materialiteitsniveaus toe tijdens de planningsfase en hebben deze niveaus opnieuw beoordeeld tijdens onze opdracht. Deze helpen ons in het vaststellen van de aard, tijdigheid en omvang van onze werkzaamheden en bij het beoordelen van het effect van geconstateerde afwijkingen op de gepresenteerde informatie, zowel individueel als geaggregeerd. Op basis van ons professionele oordeel hebben wij specifieke materialiteitsniveaus bepaald voor elk onderdeel van de duurzaamheidsinformatie. Onze werkzaamheden Wij zijn vereist onze beoordeling zodanig te plannen en uit te voeren dat een beperkte mate van zekerheid wordt ­verkregen dat het duurzaamheidsverslag geen afwijkingen van materieel belang bevat. Onze belangrijkste werkzaamheden bestonden uit: • het uitvoeren van een omgevingsanalyse en het verkrijgen van inzicht in de branche, relevante maatschappelijke thema’s en kwesties, relevante wetten en regels en de kenmerken van Vitens N.V. ; • het evalueren van de aanvaardbaarheid van het verslaggevingsbeleid en de consistente toepassing hiervan, waar­ onder het evalueren van de uitkomsten van de dialoog met belanghebbenden en de redelijkheid van schattingen gemaakt door het management; • het evalueren van het toepassingsniveau volgens de G3.1 Richtlijnen van GRI; • het afnemen van interviews met relevante medewerkers verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie voor het duurzaamheidsverslag en het uitvoeren van interne controles op de gegevens in het duurzaamheidsverslag; • het beoordelen van de interne en externe documentatie, in aanvulling op interviews, om vast te stellen of de ­informatie in het duurzaamheidsverslag voldoende is onderbouwd; • het analytisch evalueren van data en trends. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen assurance-informatie voldoende en geschikt is als basis voor onze conclusie. Professionele en ethische standaarden Wij hebben onze beoordeling van het duurzaamheidsverslag verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 3810N ‘Assurance-opdrachten inzake maatschappelijke verslagen’ (hierna ‘Standaard 3810N’). Onze verantwoordelijkheden onder deze standaard zijn nader toegelicht in de ‘Onze verantwoordelijkheden’paragraaf van dit rapport. Wij zijn onafhankelijk van Vitens N.V., in overeenstemming met de ‘Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten’ (ViO) en overige relevante onafhankelijkheidsvereisten in Nederland. Daar­ naast hebben wij voldaan aan de ‘Verordening gedrags- en beroepsregels accountants’ (VGBA) en overige relevante vereisten.

p31

jaarverslag 2014

algemeen

de oogst van 2014

impactanalyse

financiële resultaten

Verantwoordelijkheden Verantwoordelijkheden van de Directie De Directie van Vitens N.V. is verantwoordelijk voor het opstellen van het duurzaamheidsverslag in overeenstemming met de Vitens N.V.-verslaggevingscriteria, inclusief het identificeren van stakeholders en het bepalen van materiële onderwerpen. De door de Directie gemaakte keuzes met betrekking tot de reikwijdte van het duurzaamheidsverslag en het verslaggevingsbeleid zijn uiteengezet in paragraaf 1.12, ‘Geïntegreerd jaarverslag’, pagina 24 en 25, van het jaarverslag. De Directie is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als zij noodzakelijk acht om het opstel­ len van het duurzaamheidsverslag mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude en fouten. Onze verantwoordelijkheid Op basis van onze werkzaamheden overeenkomstig Standaard 3810N is het onze verantwoordelijkheid een conclusie over het duurzaamheidsverslag 2014 te geven. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voor­ schriften en onze beoordeling zodanig plannen en uitvoeren dat een beperkte mate van zekerheid wordt verkregen dat het duurzaamheidsverslag geen afwijkingen van materieel belang bevat. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van het oordeel van de accountant, inclusief de analyse van risico’s op materiële afwijkingen in het duurzaamheidsverslag als gevolg van fraude of fouten. Tijdens deze risicoanalyses neemt de accountant de voor het opstellen van het duurzaamheidsverslag relevante interne beheersingsmaatregelen in overweging, om geschikte werkzaamheden te kunnen ontwikkelen. Deze hebben niet tot doel een oordeel over de effectiviteit van de interne beheersingsmaatregelen van Vitens N.V. te verstrekken. Een assurance-opdracht gericht op het verstrekken van een beperkte mate van zekerheid richt zich ook op het evalueren van de geschiktheid van het gehanteerde verslaggevingsraamwerk en de redelijkheid van schattingen gemaakt door management, evenals de beoordeling van de gehele presentatie van het duurzaamheidsverslag. Groningen, 30 maart 2015 PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Origineel getekend door: A.L. Koops-Aukes RA

p32