Jaarverslag 2012 Stichting Dutch American Police Department. Stichting Dutch American

Stichting Dutch American

Police Department Jaarverslag 2012

S

Jaarverslag 2012 Stichting Dutch American Police Department

Pagina 1

Voorwoord De Stichting Dutch American Police Department, hierna te noemen DAPD, is een initiatief van een groep vrijwilligers die zich vanuit hun affiniteit met kinderen en jeugdigen met een beperking, beperking in de vorm van een ernstige chronische en/of terminale en/of psychische ziekte, ziekt willen illen inzetten om op unieke wijze het leven van deze doelgroep waar mogelijk te veraangenamen. Daarmee willen wij, binnen onze bescheiden mogelijkheden, deze doelgroep positief bekrachtigen om de moeilijke strijd die zij dagelijks leveren vol te blijven blijven houden en hen zo goed mogelijk het gevoel te geven dat zij er niet alleen voor staan. Het is ons streven om op zoveel mogelijk voor de doelgroep bedoelde evenementen aanwezig te zijn en op die plaatsen zowel een aanvulling te kunnen zijn op het betreffende de evenement alsook invulling te kunnen geven aan onze doelen. Daarnaast zal ook het invulling geven aan individuele (laatste) wensen van kinderen uit onze doelgroep deel uitmaken van onze activiteiten. Dit jaarverslag beslaat het eerste jaar dat wij als stichting stichting bestaan, namelijk 2012. Wij streven hiermee invulling te geven aan een zo groot mogelijke transparantie van de stichting, haar opzet, haar werkzaamheden en haar voortgang. Dit jaar hebben wij, buiten het invulling geven aan onze primaire doelstellingen, ingen, veel tijd en aandacht besteed aan het vergroten van de naamsbekendheid en vindbaarheid. Wij zijn vooral trots en bijzonder dankbaar voor het feit dat nagenoeg alle activiteiten van de stichting in 2012 in natura zijn gefinancierd door onze toegewijde groep vrijwilligers. Zonder hun tomeloze enthousiaste inzet en bijdragen hadden wij niet veel kunnen bereiken.

Bestuur Stichting S Dutch American Police Department

S


Pagina 2

Inhoudsopgave : 1

Voorblad

2

Voorwoord

3

Inhoudsopgave

4

Activiteiten

6

Publiciteit

8

Externe contacten

9

Interne organisatie

11

Financiën

14

Conclusies en aanbevelingen

S


Pagina 3

Activiteiten Zoals in het voorwoord reeds benoemd was het jaar 2012 het eerste jaar van het bestaan van de stichting. Naast invulling geven aan de primaire doelstellingen lag de focus dit jaar op het verder structureren van de organisatie, het vergroten van de naamsbekendheid en de vindbaarheid van de stichting, het creëren van een duidelijke en informatieve website en het opzetten van een praktische informatiestroom aangaande de activiteiten van de stichting via social media. In 2012 hebben wij een mooie bijdrage kunnen leveren aan een flink aantal ritten en evenementen voor onze doelgroep. Zo hebben wij met een aantal voertuigen ondersteuning verleent aan elf Super Opkikkerdagen, hebben wij mede invulling gegeven aan diverse truckruns voor verstandelijk en fysiek gehandicapten, Hoogvliegersdagen en diverse evenementen voor onze doelgroep van verschillende organisaties, zoals de Turfrit en de Kiwanis Bonte Stoet. Tevens is er mede invulling gegeven aan een aantal laatste wensen. In totaal resulteerde dit in 32 ritten voor de doelgroep met meerdere DAPD-voertuigen. Aangezien er tijdens de invulling van de primaire doelstelling veel wordt samengewerkt met hulpverleningsinstanties zoals politie, brandweer en ambulance, hebben wij in 2012 onze medewerking verleent aan een viertal 112hulpverleningsevenementen, waarvan de hulpverleningsevenementen in Helmond en Beverwijk de grootste waren. Naast het verder verwerven van naamsbekendheid en het versterken van de onderlinge contacten met bovengenoemde diensten, willen wij ook graag een bijdrage leveren aan het versterken van een positieve beeldvorming over deze diensten.

S


Pagina 4

Ter vergroting van de naamsbekendheid en vindbaarheid van de stichting DAPD hebben wij in 2012 onder andere onze medewerking verleent aan de Q-music kerstpakkettenactie in IJsselstein, het Bloemencorso in Leersum en een aantal Sinterklaas-intochten. Al met al kunnen wij terugkijken op een zeer succesvol jaar waarin wij onze doelstellingen op een positieve wijze hebben kunnen vormgeven. Door alle positieve reacties die wij hebben mogen ontvangen van organisatoren en aanwezigen in het algemeen en onze doelgroep in het bijzonder zijn wij gesterkt in onze motivatie om op deze wijze door te gaan. Wel zullen wij een aantal wijzigingen doorvoeren die wij gedurende dit eerste jaar als stichting hebben mogen leren. Zo zullen er op evenementen met kinderen geen nepwapens van plastic meer worden gedragen, daar is gebleken dat deze geen toegevoegde waarde bieden in de fantasiebeleving van de kinderen. Wanneer er nu door de kinderen uit de doelgroep gevraagd wordt waar de wapens zijn, wordt er geantwoord dat het vandaag een feestdag is en dat op feestdagen geen wapens horen. Dit is voor de kinderen een zeer bevredigend antwoord die tevens de positieve inslag van de activiteit extra benadrukt. Ook is ons duidelijk geworden dat we in de komende jaren een extra nadruk moeten gaan leggen op fondsenwerving en sponsorring, daar de invulling van de doelstellingen hoge kosten met zich meebrengen die nu een onevenredige druk leggen op de financiële middelen van bestuur en vrijwilligers, daar zij nu nagenoeg alles nog bekostigen. Op de langere termijn zal dit onhoudbaar worden. Dit mede omdat het aantal aanvragen toeneemt en wij door gebrek aan financiële mogelijkheden vaker nee moeten verkopen. Mede hiertoe heeft de stichting DAPD zich aangesloten bij het online crowdfunding platform ‘Geef Gratis’. In het komende jaar zullen wij dit verder vorm gaan geven en nagaan hoe wij dit zo effectief mogelijk in kunnen gaan zetten.

S


Pagina 5

Publiciteit De stichting DAPD heeft diverse malen de (regionale) media weten te halen, onder andere bij Truckruns, de Q-music kerstpakkettenactie en het Bloemencorso in Leersum. Hierbij ging het zowel om naamsvermelding met foto’s als om interviews aangaande de doelstellingen en werkwijze van de stichting. Daarnaast hebben wij veel aandacht gekregen op (internet)radio, onder andere bij Q-music en Unicy Radio. In 2012 is de stichting DAPD een Facebook pagina gestart met als doel geïnteresseerden te informeren over lopende activiteiten en een platform te bieden voor direct contact met de DAPD. Deze Facebook pagina is succesvol te noemen, zeker gezien in het licht dat 2012 het eerste jaar van de stichting betreft. Er komen veel positieve reacties, vragen en ideeën binnen via dit kanaal en het biedt een mooi platform om goede voeling te houden met de doelgroep en de achterban. Hoewel er ook een Twitter-account is aangemaakt om belangstellenden te blijven informeren, blijkt uit de praktijk dat dit (vooralsnog) een wat moeilijker medium is voor de stichting DAPD. Twitter is meer gericht op het zeer regelmatig versturen van korte berichten met nieuwswaarde, waarbij wij tot op heden het idee hebben dat wij hiertoe te weinig interessante tekst per week kunnen produceren aangaande onze doelstellingen om een effectieve aanvulling te vormen op onze communicatiemogelijkheden.

S


Pagina 6

De website van de stichting DAPD heeft verder vorm gekregen en vormt nu een goede en duidelijke informatiebron over de stichting, haar samenstelling, doelstelling en werkwijze. Zeer vermeldenswaard is het feit dat de website PoliceOne.com, het grootste internetforum van Politieagenten in de USA, onze website heeft verkozen tot ‘Best-of-the-Web’-site. Uiteraard zijn wij hier zeer trots op. Onze beste publiciteitsbron blijft echter onze aanwezigheid bij ritten en evenementen, waarbij de doelgroep en het publiek direct in contact met ons komen. Tijdens deze evenementen en ritten krijgen wij zeer veel positieve reacties en steunbetuigingen. Ter ondersteuning van de publicitaire activiteiten heeft de stichting inmiddels de beschikking over flyers op A5-formaat, waarop in het kort de doelstellingen worden uiteengezet en verwijzingen te vinden zijn naar de website voor de uitgebreide informatie over de stichting DAPD. Deze flyers zijn succesvol en worden vaak meegenomen door belangstellenden. In een volgende versie zal nog een verwijzing op moeten worden genomen naar onze Facebook site. Mede door de verkregen publiciteit is de doelstelling van het vergroten van de naamsbekendheid en de vindbaarheid zeer gediend. De doelstelling om via deze weg sponsorring en andere financiële ondersteuning te vinden heeft echter nog maar marginaal succes. Wel moet er hierbij rekening worden gehouden met de huidige economische omstandigheden, die het vinden van financiële ondersteuning erg moeilijk maakt.

S


Pagina 7

Externe contacten In 2012 heeft de stichting DAPD zich in toenemende mate nader toegelegd op het aangaan en onderhouden van externe contacten. Enerzijds waren er de contacten met de organisaties die zich richten op het organiseren van ritten en evenementen voor onze doelgroep aangaande de bijdrage die wij hierin konden vormen. Deze contacten waren reeds in 2011 aangeknoopt en zijn in 2012 nader bestendigd en waar mogelijk uitgebreid. Daarnaast is de stichting zich toe gaan leggen op het aangaan en onderhouden van contacten met organisaties en instellingen die een belangrijke rol (kunnen) spelen in een adequate voortgang van de werkzaamheden van de stichting. Zo zijn er contacten gelegd met een aantal politiekorpsen, waarbij wij de stichting DAPD hebben kunnen introduceren en de doelstellingen en werkwijze nader hebben kunnen toelichten. Dit resulteert in een zeer prettige samenwerking tijdens diverse evenementen en ritten. Ook is er contact geweest met diverse Ministeries, die hebben geresulteerd in het verkrijgen van een aantal ontheffingen en vergunningen die de uitvoering van het werk van de stichting DAPD ondersteunen en faciliteren. In 2012 heeft de Stichting een drietal Ambassadeurs gekregen, te weten Janneke Tekstra, reumatoloog bij het UMC Utrecht; Asher Quinn, psycholoog en singer/songwriter; en Jozef Lenders, Filmproducer en Entrepeneur in de USA van Nederlandse afkomst. Deze Ambassadeurs promoten de stichting DAPD zowel voor als achter de schermen. Dit jaar heeft de stichting DAPD een samenwerking kunnen aangaan met zowel het ROC-MN Beveiligings- en defensiecollege als het ROC-MN Automotive college. Met beide samenwerkingsverbanden zijn wij bijzonder gelukkig, daar zij een grote bijdrage leveren in zowel kennis als praktische mogelijkheden. Via het ROC-MN Beveiligings- en defensiecollege worden wij in de gelegenheid gesteld een groter netwerk op te bouwen met de instanties die vaak mede betrokken zijn bij de invulling van onze werkzaamheden. Het ROC-MN Automotive college ondersteunt ons met kennis en apparatuur bij het onderhoud van het voertuigenpark. Daarbij zijn ‘onze’ voertuigen tevens interessante leerobjecten voor de studenten. Speciale vermelding verdient ook de tijdelijke samenwerking met Unicy Radio. Dit internetradio station heeft in samenwerking met de stichting DAPD een 24-uurs marathon gehouden met als doel financiële middelen te verkrijgen voor de aanschaf van een blijvende materiële herinnering voor de kinderen uit de doelgroep. Deze marathon heeft op 28-29 december 2012 plaatsgevonden en ons in de mogelijkheid gesteld om medio 2013 deze materiële herinneringen aan te schaffen. Daarnaast heeft het veel aandacht voor de stichting DAPD en haar doelstellingen opgeleverd.

S


Pagina 8

Interne organisatie De stichting DAPD is een 100% vrijwilligersorganisatie en kent dus geen beroepskrachten. Wij hebben gekozen voor een zeer platte organisatiestructuur met zo kort mogelijke lijnen. Dit werkt in de praktijk zeer prettig. De meeste ideeën en projecten worden in gezamenlijkheid door vrijwilligers en bestuur bedacht en uitgewerkt, waar nodig aangevuld met externe kennis en kunde. De bekrachtiging vindt waar nodig plaats door het bestuur tijdens een bestuursvergadering. De uitvoering van de werkzaamheden is een gezamenlijke inspanning van vrijwilligers en bestuursleden, waarbij alle vrijwilligers zich verantwoordelijk weten voor deze uitvoering, maar de eindverantwoording bij het bestuur blijft. Er is bewust gekozen voor deze werkwijze, niet alleen om de onderlinge binding en plezier in de uitvoering van de werkzaamheden zo optimaal mogelijk vorm te geven, maar ook omdat het opereren als ‘vriendengroep’ de positieve uit- en afstraling naar de doelgroep toe zeer ten goede komt. Op deze wijze komt, naar onze overtuiging, de inzet ‘vanuit het hart’ het beste tot haar recht. Gedurende het jaar 2012 zijn er een aantal vrijwilligers bijgekomen, er zijn geen vrijwilligers afgevallen. In de komende jaren hopen we het aantal vrijwilligers verder te kunnen laten groeien. Wel kiest de stichting DAPD er voor om hierbij zeer voorzichtig en zorgvuldig te werk te gaan. Het is voor ons van groot belang dat men primair vanuit de liefde voor de doelgroep vrijwilliger wordt, wij willen zo goed als mogelijk voorkomen dat mensen zich als vrijwilliger opwerpen vanuit een eigen belang om met bijzondere auto’s te kunnen rijden die voorzien zijn van optische- en geluidssignalen. Dergelijke ‘cowboys’ zouden de doelstellingen van de stichting DAPD slechts schaden.

S


Pagina 9

Het bestuur wordt gevormd door een drietal personen in 2012, te weten : Voorzitter : De heer S. Krook. Secretaris : Mevrouw M. Lefers. Penningmeester : De heer K.J. Goudriaan. De stichting heeft er bewust voor gekozen om zowel bestuursleden als vrijwilligers geen enkele vorm van beloning te verstrekken voor de werkzaamheden. Ook worden er geen (onkosten)vergoedingen betaald voor beheerskosten. De stichting beschikt niet over een eigen kantoorpand, pc’s of kantoorapparatuur. De werkzaamheden vinden plaats in en vanuit de privépanden van de vrijwilligers en bestuursleden, gebruikmakend van pc’s, printers en andere kantoorapparatuur van de vrijwilligers en bestuursleden. De stichting beschikt niet over eigen voertuigen. Alle aan de stichting ter beschikking gestelde voertuigen zijn in privébezit en worden door de respectievelijke eigenaren onderhouden en voorzien van de benodigde verzekeringen en keuringsbewijzen. Hiertoe worden de eigenaren mede ondersteunt door de eerder genoemde samenwerking met het ROC-MN Automotive College. Vooralsnog is de stichting DAPD financieel niet in staat om enige vergoeding hiervoor te verstrekken in de vorm van brandstof- of kilometervergoeding. Ook deze kosten worden door de eigenaren (lees : bestuursleden en vrijwilligers) gedragen en in natura geschonken aan de stichting DAPD. In juni 2012 is de stichting DAPD per 14 oktober 2011 aangewezen als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI) door de Belastingdienst. Dit betekent dat giften en donaties aan de stichting DAPD, onder de voorwaarden van de Belastingdienst, kunnen worden afgetrokken. In 2012 heeft de stichting DAPD vier extra voertuigen ter gebruik voor de invulling van haar doelstellingen ter beschikking gekregen. Het betreft hier twee motoren, een Rolls Royce en een Chevrolet Malibu Policecar. Hiermee komt het aantal voertuigen wat wij in kunnen zetten op vijf auto’s en drie motoren. In 2013 wordt een verdere uitbreiding met drie á vier auto’s verwacht. In 2012 is nader vorm gegeven aan een Huishoudelijk Reglement, iedere vrijwilliger die opereert in of onder de naam van de DAPD conformeert zich automatisch aan het gestelde in de Statuten van de stichting DAPD en het Huishoudelijk Reglement.

S


Pagina 10

Financiën Zoals reeds in het voorwoord genoemd beschikt de stichting DAPD maar over zeer beperkte financiële middelen. De meeste kosten die voor de stichting worden gemaakt worden in natura geschonken door de vrijwilligers. Hierbij gaat het niet alleen om brandstof- en onderhoudskosten van de voertuigen, maar ook om het om niet beschikbaar stellen van pc en randapparatuur, drukwerken, certificaten voor de kinderen uit de doelgroep en e catering voor de vrijwilligers.

Jaarrekening De jaarrekening over 2012 ziet er als volgt uit :

Debet Donaties Eigen vermogen Totaal debet

Credit 880,33 0 880,33

Bankkosten Reservering aanschaf

15,21

tastbare herinneringen

865,12

Totaal credit

880,33

Donaties Het grootste deel van de ontvangen donaties vonden aan het eind van het jaar plaats als gevolg van de Unicy 24-uurs 24 marathon. Dit geld wordt gereserveerd voor de aanschaf van tastbare herinneringen voor de kinderen in 2013.

S


Pagina 11

Reservering aanschaf tastbare herinneringen: Dit bedrag staat gereserveerd voor de aanschaf medio 2013 van tastbare herinneringen voor de kinderen uit onze doelgroep. Dit bedrag is het in 2012 reeds ontvangen deel van de donaties van de Unicy 24-uurs marathon voor dit doel eind december 2012. Eigen Vermogen De stichting is nog niet in de positie om eigen vermogen op te bouwen. Om echter te waarborgen dat de werkzaamheden voortgang kunnen vinden, streven wij er naar om in maximaal 10 jaar een eigen vermogen op te bouwen ter hoogte van de jaarkosten van één jaar.

Schenkingen in natura Zoals aangegeven bestaat het grootste deel van de kostendekking van de stichting nog uit schenkingen in natura. De eigenaren van de voertuigen die door de DAPD gebruikt mogen worden, hebben deze voertuigen puur voor dit doel en niet voor eigen plezier of liefhebberij. De kosten die hiervoor gemaakt worden, kunnen dus ook rechtstreeks als schenking in natura worden beschouwd. Het grootste deel van deze schenkingen is door de vrijwilligers gedaan op de volgende gebieden : Promotiemiddelen Hieronder vallen de websitekosten, flyers, visitekaartjes, stickers, etc. de waarde hiervan bedroeg ongeveer € 450,Brandstofkosten De uitvoering van de directe activiteiten heeft een totaal aantal voertuigbewegingen opgeleverd van 118 met een gemiddelde van 360 kilometer per voertuigbeweging. Dit resulteert in een totaal van 42.480 kilometer in 2012. Afgezet tegen het verbruik van de voertuigen vertegenwoordigd deze schenking in natura een waarde van ongeveer € 15.000,Onderhoud Hiervoor houden wij gefixeerde gemiddelde jaarbedragen aan ter hoogte van € 750,- per auto en € 350,- per motor. In 2012 waren er 5 auto’s en 3 motoren die ter beschikking stonden. Dit betekent een schenking in natura ter hoogte van € 4.800,Wegenbelasting en Verzekeringen De gemiddelde verzekeringspremie bedraagt € 150,- per voertuig. Daarnaast is er een bedrag ter hoogte van € 2.300,- aan wegenbelasting afgedragen door de voertuigbezitters. In totaal vertegenwoordigd dit een schenking in natura ten bedrage van € 3.500,-

S


Pagina 12

Cadeaus kinderen In 2012 bestonden deze nog voornamelijk uit certificaten en kleinigheden voor de kinderen uit onze doelgroep. In 2013 hopen wij dit nader uit te breiden. De waarde van deze schenkingen in natura ligt rond de € 800,-

Conclusie Geconcludeerd kan worden dat de financiële donaties ter hoogte van € 880,33 welke in de jaarrekening worden opgenomen, ver achterblijven bij de daadwerkelijk gemaakte kosten ter hoogte van ongeveer € 24.550,-. Deze daadwerkelijke kosten worden nu opgevangen door schenkingen in natura door (voornamelijk) de vrijwilligers. De stichting streeft er naar om dit meer in verhouding te brengen door meer sponsors en donateurs te zoeken, zodat de vrijwilligers ontlast kunnen worden en waar mogelijk het aantal activiteiten kan worden opgevoerd .

S


Pagina 13

Conclusies en aanbevelingen Het bestuur en de vrijwilligers van de stichting DAPD kijken tevreden terug op een succesvol 2012. Wij hebben vele kinderen en jongeren uit de doelgroep een prachtig moment kunnen bezorgen. Inmiddels horen wij van de ouders van deelnemers steeds vaker terug dat onze inzet en activiteiten een zeer positieve uitwerking hebben op het welbevinden van de kinderen en jongeren en daarmee op het verloop van hun ziekteproces. In hoofdlijnen zullen wij dus de ingezette beleidslijn blijven volgen in 2013. Wel zullen er een aantal kleine aanpassingen worden doorgevoerd in de uitvoering om nog adequater vorm te geven aan de invulling van de doelstellingen. In 2013 zal, naast de invulling van de primaire activiteiten, de nadruk meer komen te liggen op het verwerven van donaties en sponsorring om de voortgang van de activiteiten van de stichting DAPD te consolideren en de vrijwilligers financieel te kunnen ontlasten. Tevens zullen wij trachten toe te groeien naar een voertuigenbestand van zes policecars en een aantal motoren, aangevuld met ander speciaal vervoer zoals de Rolls Royce, om de voortgang van activiteiten te waarborgen. Verder zullen er nog een aantal Ambassadeurs worden geworven en blijven wij voortgaan met het uitbreiden van het externe netwerk en samenwerkende partners om vanuit gezamenlijkheid een zo doelgericht mogelijk pakket van activiteiten voor de doelgroep te bewerkstelligen. Ook zal het komende jaar worden gekeken of er op projectmatige wijze aan de doelstelling gelieerde activiteiten kunnen worden opgestart die een toegevoegde waarde hebben voor de doelgroep.

S


Pagina 14

Jaarverslag 2012 Stichting Dutch American Police Department. Stichting Dutch American

Recommend Documents