Beleidsplan Stichting Dutch-Lanka Friendship Foundation
Inhoud: 1. 2. 3. 4.
Werkzaamheden van de Goed Doel Stichting Wijze werving van gelden Beheer van het vermogen Besteding van het vermogen
Standaardbeleidsplan DLFF
2
1. Werkzaamheden van de Goed Doel Stichting Dutch-Lanka Friendship Foundation is statutair gevestigd te Amsterdam Doelstelling statutair gezien: Het doel van de Goed Doel Stichting is het bieden van onderdak, educatie, verzorging en ontwikkelingsmogelijkheden in de ruimste zin van het woord, ten behoeve van de bevolking op Sri Lanka, zulks in het kader van de armoedebestrijding en verbetering van de leefomstandigheden op Sri Lanka., en voorts al hetgeen met een en ander rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin des woords. Doelstellingen praktisch gezien: Stichting Dutch-Lanka Friendship Foundation (DLFF) ondersteunt besturen van projecten in Oost Sri Lanka die begeleiding bieden aan gehandicapten kinderen en volwassenen en bejaarden. Deze ondersteuning vindt plaats door praktische kennis met elkaar te delen en door financiële steun te bieden. DLFF gaat de samenwerking met de plaatselijke besturen aan met de gedachte dat zij op den duur weer zelfstandig hun werkzaamheden zullen verrichten en dat de stichting dan een monitorfunctie zal hebben. De werkzaamheden die DLFF in de tehuizen verricht richten zich op: 1. het ontwikkelen van een activeitenprogramma dat gegeven wordt door lokale medewerkers. Deze zullen door de stichting opgeleid worden. Het verschaffen van materialen ter ondersteuning van het activeitenprogramma en het bieden van een ruimte waar de activiteiten verricht kunnen worden. 2. Het concretiseren van regelmatige medische zorg en verbetering van de hygiënische omstandigheden en persoonlijke verzorging. 3. Het ontwikkelen en / of in stand houden van sociale en beroepsvaardigheden van bewoners. 4. Bouw en renovatiewerkzaamheden die de leefomstandigheden in de tehuizen op peil brengen ten aanzien van hygiëne, toegankelijkheid en leefbaarheid.
Standaardbeleidsplan DLFF
3
2. Wijze van werving van gelden Stichting Dutch-Lanka Friendship Foundation werkt vanuit de visie dat de donaties direct besteed dienen te worden aan de projecten. Het bestuur, de coördinatoren en vrijwilligers in Nederland werken dan ook belangeloos voor DLFF. Kosten gemaakt ten behoeve van fondsenwerving, reizen, kantoorbenodigdheden worden door de leden van bestuur en coördinatoren zelf betaald. In Sri Lanka bekostigen de vrijwilligers hun eigen verblijf. De Sri Lankaanse medewerkers van de stichting krijgen een salaris. In het 3-Year Program Plan worden de voortgang van de projecten en uitgaven vanaf 2005 samengevat en wordt de planning en begroting voor de komende periode vastgesteld. DLFF werkt met individuele donateurs die incidenteel of periodiek hun donatie storten. Daarnaast wordt er regelmatig contact gezocht met serviceclubs, kerken, scholen en bedrijven die als sponsor financieel de stichting kunnen steunen. Zij kunnen aangeven waar hun bijdrage voor aangewend kan worden. Wanneer zij dit niet doen, wordt de bijdrage als ‘general’ in geboekt. Dutch-Lanka Friendship Foundation laat haar boekhouding controleren door de accountant in Sri Lanka en door een administratiekantoor in Nederland. Het jaarbericht wordt op de website geplaatst. DLFF heeft in Sri Lanka een NGO registratie en in Nederland een ANBI toekenning.
Standaardbeleidsplan DLFF
4
3. Beheer van stichting Dutch-Lanka Friendship Foundation Dutch-Lanka Friendship Foundation werkt met een bestuur dat controlerend en adviserend haar bijdrage levert aan de stichting. Het bestuur bestaat uit: Voorzitter: dhr. P. van der Meulen, Heerhugowaard Penningmeester: dhr. G. de Jong, Veenendaal Secretaris: mevr. K. Giethoorn, Houten Bestuurslid: mevr. S. Van Emden, Beuningen Bestuurslid: dhr. C.J. Zachariasse, Veenendaal Het bestuur vergadert eens per kwartaal, in deze vergadering worden de rapportages van de coördinator en project manager besproken en wordt het lopende beleid getoetst aan de project plannen en daar waar noodzakelijk bijgesteld. Vergaderingen worden vastgelegd in notulen. De dagelijkse leiding in Nederland is in handen van de coördinator, mevr. K. Giethoorn. De dagelijkse leiding in Sri Lanka is in handen van Project Manager dhr. E.A.P. Ariyawansa. De coördinator zorgt voor fondsenwerving, publiciteit en werving van vrijwilligers, daarnaast geeft de coördinator leiding aan de project manager in Sri Lanka, zorgt zij er voor dat het uitgestippelde beleid wordt uitgevoerd en onderhoudt zij contacten met diverse Nederlandse instanties. De project manager zorgt voor de uitvoering van het beleid. De Nederlandse coordinator en Sri Lankaanse project manager stellen elk jaar in het program plan het beleid en financiële begroting vast. De project manager onderhoudt contacten met (inter)nationale organisaties en overheidsinstellingen. De stichting wordt geadviseerd door: Mevr. K.Kas, advocaat, Aerdenhout Mevr. C. Reijrink, leerkracht, voormalig project manager, Burkina Faso DLFF heeft in Sri Lanka een NGO-registratie. Aan deze registratie heeft de Sri Lankaanse overheid strenge eisen gesteld, zoals controle van de boekhouding door een Sri Lankaans accountantskantoor. 4. Besteding van de financiële middelen DLFF besteedt haar financiële middelen volledig aan de projecten die zij heeft lopen in Sri Lanka. Jaarlijks wordt voor de projecten een aangepast beleidsplan en begroting vastgesteld. Deze worden opgenomen in het 3 year program plan.
Standaardbeleidsplan DLFF
5
Projecten worden pas uitgevoerd wanneer de stichting de financiële middelen daartoe heeft. DLFF werkt met lokale uitvoerders en naar Sri Lankaanse financiële maatstaf. Sinds 2006 stelt DLFF een jaarverslag op waaruit de verrichte werkzaamheden blijken. Deze jaarverslagen zijn in te zien op onze website.
17 september 2013 Kirsten Giethoorn Secretaris DLFF
Standaardbeleidsplan DLFF
6
Bijlage: 3 Year Program Plan, update september 2007 Jaarverslag 2007 Statuten Inschrijving Kamer van Koophandel NGO registratie in Sri Lanka Financial statement 2006
Standaardbeleidsplan DLFF
7
