Jaarverslag 2012 GGZ Friesland

1

Jaarverslag 2012 GGZ Friesland Leeswijzer en uitgangspunten verslaglegging Het jaardocument 2012 begint met een voorwoord van de Raad van Bestuur waarin hij beknopt zijn reactie geeft op de gebeurtenissen en resultaten in het verslagjaar. Hoewel door het Ministerie van VWS (althans voor een groot deel) geen jaarverslag verplicht is, heeft GGZ Friesland er wel voor gekozen een jaarverslag over het jaar 2012 uit te brengen. Enerzijds omdat de wetgeving en de Governance Code Zorg bepaalde eisen stellen, maar vooral omdat GGZ Friesland transparantie hoog in het vaandel heeft staan en eraan hecht om verantwoording over zijn prestaties in 2012 af te leggen. De verslagperiode betreft het boekjaar 2012. De reikwijdte betreft de rechtspersoon Stichting GGZ Friesland. Het jaardocument is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1: algemeen profiel, structuur en kerngegevens van de organisatie; Hoofdstuk 2: van missie, naar visie naar doelstellingen voor 2012; Hoofdstuk 3: gerealiseerde doelen van het jaarplan 2012; Hoofdstuk 4: onderwerpen betreffende de bedrijfsvoering; Hoofdstuk 5: klantgerichtheid; Hoofdstuk 6: onderwerpen betreffende corporate governance; de wijze van besturing van GGZ Friesland en de wijze waarop de medezeggenschap is geregeld. Bijlage één geeft het organogram weer. De gebruikte afkortingen staan vermeld in bijlage twee. Een onlosmakelijk onderdeel van het jaardocument is de DigiMV. Deze bevat digitale vragenlijsten waarin de kern- en productiegegevens van GGZ Friesland worden uitgevraagd. De digitale bijlagen bij dit verslag zijn aangeleverd via de webenquête DigiMV. Deze vragenlijst is openbaar via www.jaarverslagenzorg.nl. Het Jaardocument en de Jaarrekening 2012 zijn op 16 mei 2013 goedgekeurd door de Raad van Toezicht van GGZ Friesland.

2

Voorwoord Raad van Bestuur De huidige Raad van Bestuur heeft de verantwoordelijkheid over het jaar 2012 verantwoording af te leggen. In dat jaar heeft tot 15 april 2012 de heer Kedzierski als voorzitter Raad van Bestuur de bestuurlijk verantwoordelijkheid gedragen en deze, i.v.m. aanvaarding van een andere functie, overgedragen aan een Raad van Bestuur a.i., bestaande uit de heren Van Schilfgaarde en Schuhmacher. Op 1 oktober 2012 heeft de huidige voorzitter Raad van Bestuur zijn functie aanvaard. GGZ Friesland heeft dan een moeilijke periode achter de rug met verschillende ingrijpende reorganisaties en een financieel niet rooskleurige situatie. Alleen al door de diverse wisselingen in de Raad van Bestuur is 2012 een bijzonder jaar voor GGZ Friesland geweest. Maar ook is 2012 een bijzonder jaar doordat de politieke ontwikkelingen meer dan eens duidelijk hebben gemaakt dat de wereld van vandaag die van morgen niet is. Het gaat dan niet alleen over bezuinigingen, maar ook op onderdelen over een fundamenteel andere inrichting van de zorg. Binnen de ggz moet er een basis-ggz ontwikkeld worden, de financiering van de jeugdzorg en van een groot deel van de AWBZ-zorg moeten gemeenten op zich nemen via de WMO. Veel is nog onduidelijk. In deze onzekere ontwikkelingen en in de financiële situatie zijn de belangrijkste risico’s voor de continuïteit van de zorg voor onze patiënten en voor GGZ Friesland als organisatie en als werkgever gelegen. Maar duidelijk is wel dat er veel gaat veranderen en dat we daar als zorgorganisatie zo goed als mogelijk op voorbereid moeten zijn, om ervoor te zorgen dat onze patiënten de zorg kunnen blijven krijgen die zij nodig hebben en ook als werkgever, om zoveel mogelijk werkgelegenheid voor onze medewerkers te behouden. Begin 2012 is de organisatie gestart in een nieuwe organisatiestructuur. Deze heeft veel teweeg gebracht voor onze medewerkers, patiënten en hun naasten, waarbij in bepaalde onderdelen nieuwe teams op nieuwe locaties voor onze patiëntenzorg zijn samengesteld. Verder is in 2012 de implementatie van de zorgprogrammering doorgegaan. Dat heeft GGZ Friesland zich landelijk van de achterhoede naar voorhoede in zorgprogrammering gebracht. Nog niet alle zorg is in zorgprogramma’s vastgelegd, maar we zijn een eind op streek. Er is zeer voortvarend geambulantiseerd. De ambitie was in 2012 94 bedden af te bouwen. Dit is al in de eerste maanden van 2012 gerealiseerd. Ondertussen is structurerende dagbehandeling opgebouwd. Dit hield niet helemaal gelijke tred met de ambulantisering, waardoor de beschikbare resterende beddencapaciteit soms onder druk kwam te staan. Door de snelle ambulantisering ontstond er een gat in de inkomsten. Dit was voorzien en voor de transitie waren afspraken gemaakt met de zorgverzekeraar. Ondanks voornoemde ontwikkelingen is de productiviteit fors toegenomen in 2012 en is het ziekteverzuim tot onder het landelijk gemiddelde gedaald. Ook financieel zijn flinke stappen voorwaarts gezet, met een resultaat van 1,5 miljoen euro positief (t.o.v. 1,1 miljoen in 2011) en een solvabiliteit van 14% kan gesproken worden van een robuust resultaat. Onze vermogenspositie is verder verbeterd (is gestegen van 10% naar 11%) maar blijft nog achter bij het sectorgemiddelde en zal de komende jaren dus nog extra aandacht krijgen. Niet op alle fronten zijn de voornemens gerealiseerd. In het nieuw opgezette anderhalfde lijn onderdeel Denk is de productie tegengevallen. Wel zijn de innovatiedoelstellingen in dit onderdeel bereikt. Er is een portal ontwikkeld dat in Kinnik als pilot in productie is genomen. Hiermee kunnen kinderen een aantal activiteiten kunnen ontwikkelen. Verder is de verwachting dat de investeringen die hier zijn gedaan in het digitale patiëntendossier in 2013 ten goede zullen komen van de gehele organisatie. In 2012 is wederom het HKZ-certificaat behaald en is het patiëntveiligheidsprogramma conform planning uitgevoerd en in de lijn verankerd. De medezeggenschapsorganen zijn bij alle ontwikkelingen steeds betrokken geweest en hebben hun medezeggenschapsrechten uitgevoerd. Mede door de wisselingen in bestuur en de grote omvang van alle veranderingen en activiteiten hebben de raden veel en goed werk

3

verricht. Door hun advisering hebben voorstellen de steun van medewerkers, van patiënten en van hun naasten gekregen en zijn dikwijls daardoor ook verbeterd. De relatie tussen de Raden van Bestuur en medezeggenschapsraden is zeer constructief en open geweest. Voor de komende periode heeft de huidige Raad van Bestuur zijn visie neergelegd in een document genaamd: In Balans. Hierin worden de hoofdlijnen geschetst van de reactie van GGZ Friesland op de huidige externe ontwikkelingen zoals de verplichting tot een basis-ggz en de decentralisering van de financiering. Hierover zijn eind 2012 gesprekken gestart met de medezeggenschapsorganen, met de directies en medewerkers en met de zorgverzekeraar. Dit zal opnieuw tot veranderingen leiden. Veranderingen in de zorg, veranderingen in de organisatiestructuur, veranderingen in de samenwerkingsrelaties die we aangaan en er zijn ook veranderingen nodig in de opstelling en competenties van ons personeel. GGZ Friesland kan trots zijn op de resultaten die tot nu toe zijn bereikt, op de beweging die op gang is gekomen en trots op de medewerkers die dit gerealiseerd hebben. GGZ Friesland heeft een belangrijke stap gezet in de richting waarin GGZ Friesland zich zal moeten ontwikkelen om de bezuinigingen, waar de ggz ongetwijfeld in de komende jaren nog mee te maken zal krijgen, het hoofd te kunnen bieden. Met de visie en de kaders die “In Balans” zijn vastgelegd voor 2013 en verdere jaren wordt een aantal onevenwichtigheden hersteld. Zoals tussen professionals en organisatiebelangen, tussen de interne en de externe stakeholders, tussen de belangen van de verschillende patiëntengroepen, etc. In de loop van 2013 en daarna zal duidelijk worden of GGZ Friesland de juiste keuzes heeft gemaakt. Hoe dan ook zal ook in 2013 stilzitten geen optie zijn. Er zal wederom hard gewerkt moeten worden en er zullen opnieuw keuzes gemaakt moeten worden. Maar, als wij terugkijken naar wat in 2012 is bereikt, dan zien wij dit met vertrouwen tegemoet.

De Raad van Bestuur

4

Verslag Raad van Toezicht GGZ Friesland Het jaar 2012 kenmerkt zich voor de organisatie en de Raad van Toezicht als een jaar met bijzondere gebeurtenissen: twee bestuurswisselingen, een wijziging in de organisatiestructuur, nieuwe directieleden, bezuinigingen, nieuwe zorgprogramma’s, veranderingen voor onze patiënten en hun naasten die soms te maken kregen met nieuwe huisvesting en/of met nieuwe behandelaren. Er kan met tevredenheid worden teruggekeken op de wijze waarop het management met de medewerkers hier vorm en inhoud aan hebben gegeven en op de resultaten die zijn bereikt. Hier zal de Raad later in dit verslag op ingaan, na eerst een weergave te hebben gegeven van de ontwikkelingen binnen de Raad van Toezicht en in de topstructuur van de organisatie. Na het vertrek van het inhoudelijk lid van de Raad van Bestuur eind 2009 heeft de Raad van Toezicht besloten een nieuw bestuurslid te werven. Dit besluit is niet in uitvoering genomen omdat de wens vanuit de organisatie kwam de Geneesheer-directeur en de A-opleider tijdelijk als inhoudelijk adviseurs van de Raad van Bestuur op te laten treden. Deze wens is door de Raad van Toezicht gehonoreerd. In 2011 is de wervingsprocedure weer opgestart, die in 2012 nog niet tot het gewenste resultaat heeft geleid. De adviseurs-constructie is derhalve nog in geheel 2012 voortgezet. In 2011 liep de ambtstermijn van de heer Haffmans (lid Raad van Toezicht en voorzitter van de auditcommissie) af. Hij is op 18 januari 2012 afgetreden. Ook de termijn van de heer Nauta, voorzitter van de Raad van Toezicht, liep af. Op verzoek van de voltallige Raad van Toezicht heeft de heer Nauta, vanuit het belang van de continuïteit, zijn zittingstermijn verlengd tot 28 juni 2012. Beiden hebben zich met grote inzet verdienstelijk gemaakt voor GGZ Friesland en voor de zorg voor onze patiënten. De heer Baas heeft op 28 juni 2012 de voorzittershamer van de heer Nauta overgenomen. Een andere wisseling in de Raad van Toezicht houdt verband met het vertrek van de heer Kedzierski als voorzitter van de Raad van Bestuur. Hij gaf in februari 2012 te kennen i.v.m. het aanvaarden van een nieuwe uitdagende functie in het buitenland per 15 april 2012 te vertrekken. De Raad van Toezicht heeft na ampele overwegingen besloten een interim bestuur aan te stellen ‘van binnenuit’. Gelet op de belangrijke beleidslijnen die waren uitgezet hechtte de Raad aan continuïteit in de uitvoering van dit beleid. Hij heeft daartoe de heer Schuhmacher bereid gevonden voor de bedrijfsmatige kant. Hij had reeds gedurende een aantal jaren binnen GGZ Friesland a.i. diverse directiefuncties vervuld in meerdere onderdelen van de organisatie, zodat hij de organisatie in veel facetten van binnenuit kende. Bovendien had hij een belangrijke rol gespeeld bij het opstellen van het beleid dat in uitvoering was. Verder heeft de Raad zijn lid en toenmalige vice-voorzitter, prof. Van Schilfgaarde aangesteld vanwege zijn kennis van het ontwikkelde beleid van GGZ Friesland en vanwege zijn kennis en ervaring vanuit andere functies in de gezondheidszorg, voor de medisch inhoudelijke kant. De Raad van Toezicht realiseerde zich terdege dat de Zorgbrede Governance Code 2010 bij deze benoeming een belangrijke rol speelde. Deze bepaalt immers dat een voormalig lid van de Raad van Toezicht gedurende een periode van drie jaar na het einde van zijn toezichthoudende functie niet benoembaar is tot lid van de Raad van Bestuur. Voor de Code geldt echter het principe: pas toe of leg uit, waarbij het afwijken gelet op de omstandigheden van het geval leiden tot een “evident beter resultaat”. De Raad van Toezicht is van mening dat onder de gegeven omstandigheden afwijken door benoeming van de heer Van Schilfgaarde aan dat vereiste voldoet.

5

De Raad van Toezicht is zeer positief gestemd over de wijze waarop deze Raad van Bestuur a.i. de organisatie heeft bestuurd. Er was geenszins sprake van ‘ op de zaak passen’, er zijn wel degelijk belangrijke stappen voorwaarts gezet. De Raad is hen dan ook zeer erkentelijk. De Raad is, zodra bekend was dat de heer Kedzierski zou vertrekken, met een extern bureau op zoek gegaan naar een geschikte opvolger. Deze is gevonden in de persoon van de heer Jansen, de toenmalige voorzitter Raad van Bestuur van de ggz-instelling NoordHolland-Noord. Deze is op 1 oktober 2012 in functie getreden, zodat de interim-periode slechts vijf-en-een-halve maand heeft geduurd. Bij de benoeming van de heer Jansen heeft de Raad stilgestaan bij het feit dat diens partner bij GGZ Friesland werkt. De Raad zag hierin geen belemmering. Deze benoeming is niet strijdig met de WTZi of de Zorgbrede Governancecode. De Raad heeft hierbij gebruik gemaakt van zijn statutair toegevoegde discretionaire bevoegdheid om van de regel af te wijken die de benoeming in de weg zou staan en heeft afspraken gemaakt met de heer Jansen over hoe om te gaan met besluiten waarin eventueel sprake zou kunnen zijn van een schijn van belangenverstrengeling. De Raad van Toezicht beschouwde ook in 2012 “good governance” als de basis van zijn functioneren en heeft op basis daarvan zijn eigen functioneren, net als in voorgaande jaren geëvalueerd. Deze evaluaties gebeuren steeds in grote mate van openheid en zijn gericht op de verbetering van het eigen functioneren van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht is er zich daarbij van bewust dat ‘toezicht houden’ een vak is dat, naast integriteit, inzet en een hoge mate van deskundigheid vraagt. De Raad van Toezicht belegt daartoe steeds naast zijn reguliere vergaderingen meer informele bijeenkomsten die zijn gericht op het vergaren van meer kennis over de ggz en de ontwikkelingen die zich op dit terrein voordoen alsmede over de gang van zaken in GGZ Friesland. Deze ontwikkelingen binnen en buiten GGZ Friesland gaan immers snel en hebben grote impact op de strategische besluitvorming en op de bedrijfsvoering van de organisatie. Ter invulling van de vacatures die zijn ontstaan door het vertrek van de herrehn Nauta, Haffmans en Van Schilfgaarde is met een extern bureau een openbare werving en selectieprocedure gestart. Hierbij zijn de heer van Akkeren (per 15 februari 2012), de heer Wieling en, op voordracht van de Centrale Cliëntenraad, mevrouw Zwartsenburg (per 5 september 2012) benoemd. De voornoemde wisselingen en werving, alsmede de benoemingen in de Raad van Bestuur zijn reden geweest voor diverse extra vergaderingen van de Raad van Toezicht. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht 6 reguliere vergaderingen gehouden waarin ondermeer onderstaande onderwerpen zijn besproken:             

Inspectierapporten van IGZ; Het voorgenomen besluit van de Raad van Bestuur ter vaststelling van het jaarplan en de begroting 2012; Uitkomsten voorjaar- [en andere] conferenties; Patiëntveiligheid; Het voorgenomen besluit van de Raad van Bestuur ter vaststelling van het Jaarverslag 2011 en Jaarrekening 2011; Financieel- en Treasurybeleid; De resultaten van de zelfevaluatie Raad van Toezicht; Rooster van aftreden Raad van Toezicht; Kaderbrief 2013; Ervaringen in werkbezoeken; Toekomstige ontwikkelingen in de GGZ; Managementletter 2012; Kwartaalrapportages 2012;

6



Het conceptbeleidsdocument In Balans kaders voor 2013 - 2015.

Voor de uitvoering van zijn toezichtstaak heeft de Raad van Toezicht verder een Audit commissie financiën, dat gevormd wordt door twee leden van de Raad van Toezicht (mw Trompetter en de heer van Akkeren) .Het Auditcommissie Financiën is in 2012 driemaal bijeengeweest. Daarbij zijn o.a. de volgende zaken besproken in aanwezigheid van de Raad van Bestuur en de directeur Financiën en Bedrijfsvoering en waar opportuun van de externe accountant,:  de meerjaren financiering;  jaarrekening 2011;  het Accountantsverslag 2011;  de Managementletter 2012;  rapportage Interne Controle;  financiële rapportages. De Raad van Toezicht heeft in 2012 in verband met zijn behoefte beter inzicht te krijgen in de kwaliteit en veiligheid van de zorg, besloten een Commissie Kwaliteit en Veiligheid in te stellen, die de Raad van Toezicht over deze aspecten adviseert. Hierin hebben zitting: de dames Trompetter en Zwartsenburg en de heer Ketelaar. Deze Commissie is in 2012 eenmaal bijeen geweest om de werkwijze en de jaaragenda 2013 vast te stellen. Zij heeft besloten in 2013 vier maal te vergaderen in de aanwezigheid van de Raad van Bestuur, de Geneesheer-directeur en de secretaris RvB (als verantwoordelijke voor het kwaliteitsbeleid). Hoewel de Raad van Toezicht van mening is dat hij voldoende informatie van de Raad van Bestuur ontvangt om zijn toezichthoudende rol uit te voeren, heeft hij behoefte om de sfeer in het primaire proces zelf te ervaren en de medewerkers te spreken die aan alle ontwikkelingen handen en voeten geven. De in 2012 geplande bezoeken hebben in januari 2013 plaatsgevonden. Voorts heeft de Raad van Toezicht tweemaal overlegd met de medezeggenschapsraden. Doel is om deze raden vooral gelegenheid te geven om hun beeld op de ontwikkelingen en de gang van zaken in de organisatie te schetsen en te bespreken met de Raad van Toezicht. Verschillende leden van de Raad van Toezicht nemen op uitnodiging van de organisatie deel aan belangrijke bijeenkomsten in de organisatie zoals de specialistendag waarbij alle psychiaters, klinisch psychologen en verpleegkundig specialisten zich over belanghebbende onderwerpen buigen. Voorts houdt de Raad van Toezicht zich aan de adviesregeling van de Nederlandse Vereniging voor Toezichthouders in de Zorg (NVTZ) inzake de honorering van leden van de Raad van Toezicht. De bezoldiging van de bestuurders is conform de Beloningscode Bestuurders in de Zorg zoals deze is vastgelegd door de NVTZ en de NVZD (Nederlandse vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg). De Raad van Toezicht hecht eraan hier zijn waardering uit te spreken voor de verrichtingen van de bestuurders, die onder lastige omstandigheden er zorg voor hebben gedragen dat GGZ Friesland ondanks de opgelegde bezuinigingen voort kan gaan op de ingeslagen koers, met ondersteuning van de zorgverzekeraar en zonder gedwongen ontslagen van medewerkers. Bovendien is 2012 wederom met een positief financieel resultaat afgesloten waarmee het solvabiliteitsniveau op een acceptabeler niveau uitkomt. Ook voor het personeel dat zich in deze turbulente omstandigheden onverminderd heeft ingespannen de patiënten te bieden wat zij nodig hebben heeft de Raad van Toezicht grote waardering. De Raad van Toezicht kreeg in het verslagjaar meerdere signalen van verbetering van de kwaliteit van de zorg, zoals de verlenging van het HKZ-certificaat, de positieve resultaten van verschillende inspecties door de Inspectie voor de Gezondheidszorg en de versterkte

7

aandacht voor het programmeren van de zorg en de professionalisering. De Raad van Toezicht is er zich van bewust dat GGZ Friesland in beweging moet blijven om in de huidige concurrerende omgeving optimaal te presteren en het vertrouwen van patiënten en verwijzers te houden dan wel verwerven. Gelet op de dynamiek die de organisatie en het management nu toont, heeft hij er alle vertrouwen in dat GGZ Friesland daarin zal slagen. De samenstelling van de Raad van Toezicht in 2012 is in de bijlage bij dit verslag opgenomen.

T. Baas (Voorzitter Raad van Toezicht Stichting GGZ Friesland)

8

Bijlage Nevenfuncties Raad van Toezicht GGZ Friesland Voorzitter tot 28-06-2012 Dhr. Mr. W.J. Nauta Hoofd- en nevenfuncties:  voorzitter Interprovinciale Klachtencommissie (IPKC, klachtencommissie voor verstandelijk gehandicapte cliënten en hun belangenbehartigers in Groningen en Drenthe);  voorzitter klachtencommissie Stichting Interzorg (verzorgings- en verpleeghuizen in Drenthe);  voorzitter klachtencommissie Stichting Accare, instelling voor kind- en jeugdpsychiatrie in Drenthe Eerste benoeming: 2003 Herbenoemd: 2007 Einde termijn: juli 2012 Vice-voorzitter tot 01-03-2012 Dhr. Prof. Dr. R. van Schilfgaarde Hoofd- en nevenfuncties:  adviseur beleid en organisatie gezondheidszorg  voorzitter Nederlandse Diabetes Federatie (NDF)  voorzitter Long Alliantie Nederland (LAN)  voorzitter Coördinatieplatform Zorgstandaarden  voorzitter Stuurgroep Nationaal Actieprogramma Diabetes  voorzitter Kerngroep Zelfmanagement Eerste benoeming: 2005 Herbenoemd: 2009 Einde termijn: maart 2012 Dhr. drs. O.P.M. Haffmans, RA tot 18-01-2012 Hoofd- en nevenfuncties:  buitengewoon ambtenaar van de Burgerlijke Stand, Vught  bestuur Stichting Klankbordgroep Ondernemers 's-Gravenhage  onderzoeker/bestuurder t.b.v. Ondernemingskamer, Gerechtshof Amsterdam  fin. economisch adviseur Congregatie Zusters van de liefde van Jezus en Maria te Brussel  lid bestuur Hieronymus Stichting t.b.v. de bijzondere leerstoel met de opdracht Christendom Cultuur en media aan de Universiteit van Tilburg  Raad van Toezicht Sint Jozefoord, Wonen, Welzijn en Zorg, te Nuland;  Externe Accountant van de Stichting Klooster Sint Aegten,Erfgoedcentrum Nederlands Kloosterleven te St Agatha;  Voorzitter BZW Senior Management, Tilburg;  Ambassadeur van de Vrienden van het JBZ-ziekenhuis, 's Hertogenbosch

9

Eerste benoeming: 2003 Herbenoemd: 2007 Einde termijn: januari 2012

Huidige voorzitter [per 28-06-12] Dhr. T. Baas Hoofd- en nevenfuncties:  Burgemeester gemeente Boarnsterhim  Voorzitter Raad van Toezicht Thuiszorg het Friese Land  Voorzitter Raad van Commissarissen Omrop Fryslân  Lid Raad van Commissarissen Fryslân Miljeu  Vice-voorzitter Raad van Commissarissen Exploitatiemaatschappij haven Lauwersoog Eerste benoeming 14 april 2010 Termijn: 4 jaar Aftreden/herkiesbaar: augustus 2014 Huidige vice-voorzitter [per 01-03-12] Mevr. drs. M. Trompetter Hoofd- en nevenfuncties:  Organisatieadviseur, Corona Consultancy  Universitair docent, Vrije Universiteit Faculteit der Economische Wetenschappen en Bedrijfskunde  Lid Raad van Commissarissen Rabobank Noord Veluwe  Lid Raad van Toezicht Rode Kruis Ziekenhuis, Beverwijk (vanaf 1 juli 2012)  Bestuurslid Stichting Leger des Heils Welzijns- en Gezondheidszorg  Lid Raad van Toezicht Ziekenhuis Rijnstate, Arnhem (vanaf 1 oktober 2012) Eerste benoeming: september 2009 Termijn: 4 jaar Aftreden/herkiesbaar: augustus 2013 Mevr. T.L. Enninga MSc Hoofd- en nevenfuncties:  Organisatieadviseur, Red Queen  Docent en onderzoeker Hogeschool Utrecht  Lid Raad van Toezicht Humanitas DMH Eerste benoeming september 2009 Termijn: 4 jaar Aftreden/herkiesbaar: augustus 2013 Dhr. P.E.F. Ketelaar MSc Hoofd- en nevenfuncties:  Vice President Bioanalytical Laboratories  Ambassadeur Fondsenwerving Beatrix Kinderkliniek van het UMCG Eerste benoeming 18 mei 2011

10

Termijn: 4 jaar Aftreden/herkiesbaar: augustus 2015 Dhr. drs. M.M. van Akkeren RC Hoofd- en nevenfuncties:  Algemeen directeur Wetterskip Fryslân  Lid Raad van Commissarissen Aquario  Lid Raad van Commissarissen Lefier Eerste benoeming 15 februari 2012 Termijn: 4 jaar Aftreden/herkierbaar: augustus 2016

Mevr. drs. J. Zwartsenburg Hoofd- en nevenfuncties:  Huisarts te Rotsterhaule  Secretaris/bestuurslid Dokterscoop U.A.  Secretaris/bestuurslid Zorggroep Diabetes Dokterscoop  Secretaris/bestuurslid Zorggroep COPD Dokterscoop Eerste benoeming 1 september 2012 Termijn: 4 jaar Aftreden/herkiesbaar: september 2016 Dhr. drs. W. Wieling Hoofd- en nevenfuncties:  Voorzitter College van Bestuur openbare scholengemeenschap Piter Jelles in Fryslân  Voorzitter stuurgroep Academische School van de School of Education; voorzitter samenwerkingsverband Fryslân Noord  Voorzitter Raad van Commissarissen Rabobank Burgum-de Lauwers  Voorzitter Koninklijke vereniging "De Friese Elf Steden"  Lid "de Friesche Compagnie"  Lid Raad van Bezieling Millenniumnetwerk Fryslân  Ambassadeur Fryslân Ferbynt Eerste benoeming 1 september 2012 Termijn: 4 jaar Aftreden/herkiesbaar: september 2016

11

1 De Organisatie 1.1

Structuur van het concern

GGZ Friesland biedt geestelijke gezondheidszorg aan mensen met psychiatrische stoornissen of ernstige psychische problemen in de gehele provincie Friesland. GGZ Friesland is sinds januari 2012 ingedeeld in 7 zorgonderdelen: - Urgente Psychiatrie waarin de spoedeisende zorg en de klinieken zijn ondergebracht en de zorg die vanuit het zorgprogramma Psychose wordt geleverd; - Psychiatrie met daaronder de zorgprogramma’s angst & stemming, specifieke stoornissen en de ouderen- en ziekenhuispsychiatrie; - MindUp met daaronder werk- en dagbesteding alsmede het wonen; - Kinnik met onze zorg voor kinderen en jeugd; - Forensische Psychiatrie; - De Swaai; waar in samenwerking met Alliade zorg wordt verleend aan verstandelijk gehandicapten met een psychiatrische stoornis.; - Denk waar mensen terecht kunnen met lichte psychologische en psychiatrische problematiek, die geen tweedelijnszorg nodig hebben. Deze onderdelen worden geleid door Algemene Directeuren. Hoewel er formeel (nog) geen sprake is van duaal management wordt van de programmadirecteuren die met hun zorgprogramma’s in deze onderdelen zijn ondergebracht, wel verwacht dat zij integraal verantwoordelijkheid voor hun onderdeel voelen en nemen. Groepsverhoudingen Stichting Hege Wier behoort tot het GGZ Friesland concern. Aan het hoofd van deze groep staat GGZ Friesland, Sixmastraat 2, 8932 PA te Leeuwarden. De jaarrekening van Stichting Hege Wier te Leeuwarden is opgenomen in de

geconsolideerde jaarrekening van het GGZ Friesland concern te Leeuwarden. Voorts is GGZ Friesland 100% eigenaar van de in 2008 opgerichte Mind-Up BV en heeft daarover volledige zeggenschap. Doel van deze rechtspersoon is te participeren in andere rechtspersonen en om bepaalde vormen van zorgverlening in onder te brengen. Er worden geen activiteiten in deze BV uitgevoerd. Stichting Vrienden van de GGZ beheert gelden (veelal giften of legaten) die door (verwanten van) patiënten aan GGZ Friesland worden geschonken. Het bestuur van deze stichting wordt door externe personen gevormd om te garanderen dat de gelden volledig ten goede komen aan (ex)patiënten – los van de gewone bedrijfsvoering van GGZ Friesland. Deze Stichting presenteert een eigen jaarrekening. Besturingsmodel GGZ Friesland hanteert het zogenoemde raad van bestuur/raad van toezichtmodel. Er is een tweehoofdige Raad van Bestuur, waarbij in 2012 alleen de voorzittersfunctie is ingevuld. Onder de Raad van Bestuur zijn er nog twee hiërarchische niveaus: de Algemene Directeuren en onder de Algemene Directeuren: teammanagers. De inhoud wordt gestuurd door Programmadirecteuren, die op verschillende locaties voor hun programma programmaspecialisten hebben aangewezen. De Raad van Bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Deze Raad bestaat uit zeven leden. Zie ook het verslag van de Raad van Toezicht. GGZ Friesland hanteert een gestructureerde besturingscyclus, waarbij de op het INK-model geënte A3-methodiek als toetsingskader voor de besturing wordt gehanteerd. Medezeggenschap De organisatie kent drie medezeggenschapsorganen: de Centrale CliëntenRaad (CCR), de OndernemingsRaad (OR) en een FamilieRaad (FR). De Raad van Bestuur heeft op vaste momenten overleg met de drie medezeggenschapsorganen. Het

onderwerp medezeggenschap wordt nader uitgewerkt in hoofdstuk zes. De Verpleegkundige AdviesRaad (VAR) en de vakgroep Specialisten vormen vanuit de professionals de adviesorganen van de Raad van Bestuur. De vakgroep Specialisten betreft specialisten ex artikel 14 van de Wet BIG. Deze vakgroep

bestaat uit een drietal subvakgroepen van specialisten in de GGZ te weten: psychiaters, klinisch psychologen en verpleegkundig specialisten. Deze vakgroep kan de Raad van Bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren over zorginhoudelijke aangelegenheden.

13

1.2.

Samenwerkingsrelaties

De concurrentie op de zorgmarkt biedt kansen, maar vormt ook een risico voor de continuïteit in de zorgverlening voor individuele patiënten als deze zorg door verschillende zorgaanbieders geleverd moet worden. GGZ Friesland investeert daarom in ketenrelaties om de zorgketen in stand te houden. Op het terrein van de ouderenpsychiatrie neemt GGZ Friesland deel aan TinZ, een samenwerkingsverband van organisaties die bij de zorg voor patiënten met dementie betrokken zijnen onderhoudt zij tal van samenwerkingsrelaties met verpleeg- en verzorgingshuizen. Met gemeenten liggen er tal van raakvlakken. In de eerste plaats op het terrein van Openbare Geestelijke GezondheidsZorg. Via centrumgemeente Leeuwarden doet GGZ Friesland een aanbod van bemoeizorg voor de gehele provincie. De WMO vormt een tweede belangrijk raakvlak. Gemeenten zoeken naar een invulling om sociaal kwetsbare groepen te ondersteunen. Ze tonen zich daarbij geïnteresseerd in de mogelijkheden van het aanbod van MindUp; de expertise en voorzieningen zijn in dit kader ook opengesteld voor nietGGZcliënten. Verder werkt GGZ Friesland met de gemeenten samen in de zogenoemde sociale teams. de decentralisatie van de financiering (AWBZ en jeugdzorg) wordt de rol van gemeenten belangrijker op het terrein van de zorg voor onze patiënten. In 2012 is GGZ Friesland gestart om in overleg met andere zorgaanbieders richting gemeenten te bezien hoe het belang van de continuïteit van de zorg kan worden geborgd. Sinds 2007 neemt GGZ Friesland deel aan het zogenoemde Veiligheidshuis, een samenwerkingsverband met o.a. justitie en politie. Ook een belangrijke partner vormt ZIENN, de Friese organisatie voor maatschappelijke opvang, met wie constructief wordt samengewerkt rond de gedeelde doelgroep van dak- en thuislozen met psychiatrische problemen. Een samenwerkingsrelatie die al lange tijd bestaat is die met Talant. Samen met deze organisatie wordt De Swaai beheerd, waar verstandelijk gehandicapten met een

psychiatrische stoornis worden behandeld. Hier wordt unieke zorg verleend die internationaal aanzien heeft. GGZ Friesland heeft van oudsher een bijzondere band met de algemene ziekenhuizen. Met het MCL wordt op het terrein van de ziekenhuispsychiatrie samengewerkt, waarin psychiaters van beide organisatie worden ingezet. Met het ziekenhuis Tjongerschans wordt verder samengewerkt op het terrein van de ouderenzorg. Bij NijSmellinghe werkt GGZ Friesland op het brede gebied van de ggz op het terrein van het ziekenhuis. Voor de kinder- en jeugdpsychiatrie betekent deze positionering dat nauw samengewerkt kan worden met de kinderartsen van het ziekenhuis. In 2012 is Kinnik een samenwerkingsverband aangegaan met Tjallingahiem om een gezamenlijke intake en diagnostiek te realiseren voor verstandelijk gehandicapte kinderen met een mogelijk psychiatrische stoornis. Verder zijn met diverse partijen voor de crisisopvang van kinderen afspraken gemaakt. Op de terreinen van huiselijk geweld en kindermishandeling werkt GGZ Friesland samen met Fier! Fryslân en met Jeugdzorg Friesland. In 2011 is door Fier in samenwerking met GGZ Friesland één van de twee landelijke pilots voor een Multidisciplinair Centrum Kindermishandeling gestart. Een samenwerking die in 2012 is voortgezet. Met Verslavingszorg Noord-Nederland werkt GGZ Friesland samen op het terrein van bemoeizorg en preventie. In 2013 zal worden bezien hoe deze samenwerking verder kan worden ingevuld. Periodiek wordt onder voorzitterschap van GGZ Friesland overleg gevoerd met alle bij de BOPZ betrokken partijen (het OM, de advocatuur, de rechtelijke macht, de politie, de Inspectie voor de Gezondheidszorg, GGD-Fryslân en Talant). Hier vindt afstemming plaats en wordt voor eventuele knelpunten in gezamenlijkheid een oplossing gezocht. Het aantal POH-ers bij de huisartsen is in 2012 wederom gegroeid. Voor de opleiding van de POH’ers wordt samengewerkt met de Noordelijke Hogeschool Leeuwarden.

14

Op het terrein van de geestelijke gezondheidszorg (ggz) verzorgt GGZ Friesland voor alle ggz-aanbieders een provinciale rol in de 24-uurs acute zorgverlening. Om de keten in de acute zorg te borgen overlegt GGZ Friesland met enige regelmaat met andere acute zorgaanbieders in het Regionale Overleg Acute Zorg.

15

2 Van strategie naar uitvoering 2.1

Meerjarenbeleid

In de meerjarenvisie zijn de mogelijkheden van de patiënt het uitgangspunt. De zorg is erop gericht de patiënt zoveel mogelijk in zijn eigen kracht te zetten en bij voorkeur zoveel mogelijk in zijn eigen omgeving. In het meerjarenbeleid zijn de doelstellingen voor de jaren 2010 - 2012 neergelegd. Het meerjarenbeleid is in een document gevat dat vijf hoofdstukken bevat waarin nader wordt aangegeven wat het beleid voor de komende jaren gaat inhouden:  De patiënt voelt zich welkom;  De patiënt weet wat hij van de zorg kan verwachten;  De patiënt kan bouwen op de professional;  De organisatie maakt beloftes mogelijk;  GGZ Friesland maakt beloftes waar.

2.2

Missie

Haal het beste uit uw leven! Dat motto verwoordt onze belangrijkste drijfveer. Wij zetten mensen met psychische problemen of een psychiatrische stoornis weer in hun eigen kracht. We behandelen met een duidelijk doel voor ogen. Altijd In samenspraak met de patiënt werken we aan herstel van de stoornis. Bij blijvende problematiek begeleiden we de patiënt bij het (her)vinden van eigen mogelijkheden en het benutten van maatschappelijke kansen. 2.2.1

GGZ Friesland: duurzaam, daadkrachtig en doelgericht

De doelstelling voor het beleid ‘Haal het beste uit uw leven! is helder. GGZ Friesland wil de patiënt meer regie geven. Door transparante informatie weet hij welke behandelingen er zijn en kan hij zelf

beter afwegen welke keuzes hij daarin kan en wil maken. Verder streeft GGZ Friesland er naar patiënten zo kort mogelijk binnen zijn muren te laten verblijven. Daarom wordt meer ambulante zorg ingezet en worden bedden gesloten. De ‘evidence based’ behandelingen maken onze zorg nog professioneler. Dit wordt tevens versterkt door de concentratie die in de zorg wordt aangebracht. De patiënt kan dan niet meer overal in de provincie voor iedere behandeling terecht, maar de kennis en ervaring van de behandelaren wordt hiermee gebundeld en versterkt. Hierdoor en door de protocollering is ook een fikse efficiëntieslag mogelijk. Gunstig voor zowel het financiële plaatje als de kwaliteit en de duur van behandelingen voor de patiënt. Daarin past het ook om snelle kortdurende interventies voor minder zware problematiek, die ook nu al in de tweede lijn worden ingezet, op een laagdrempelige wijze dicht bij de patiënt en de huisarts aan te bieden, waarbij gebruik gemaakt wordt van innovaties in de zorg. E-therapy is daar een voorbeeld van. Om de instroom in de tweede lijn te beperken, zet GGZ Friesland daarnaast in op preventie en lichte vormen van hulp waarin de patiënt meer de regie krijgt. Dit ‘anderhalfdelijns aanbod’ is gerealiseerd onder de naam Denk. Voornoemde plannen zijn in het plan van aanpak ‘GGZ Friesland: duurzaam, daadkrachtig en doelgericht’ (DDD-plan) opgenomen en in 2011 en 2012 uitgevoerd. In hoofdstuk 3 komt in de verschillende paragrafen de uitwerking van dit DDDplan. 2.3

Visie

GGZ Friesland voert haar missie uit door de patiënt een krachtige positie te geven tijdens het gehele behandelproces. Ons zorgaanbod is inzichtelijk en toegankelijk. Preventie en ambulante zorg hebben daarin een prominente plek. In zorgprogramma's is vastgelegd welke behandeling we wanneer bieden. We zijn klantgericht. Patiënten voelen zich bij ons

16

welkom en we spelen snel en flexibel in op veranderende wensen en omstandigheden. We spannen ons in voor veilige en fatsoenlijke zorg. We kennen de markt en werken resultaatgericht. Ketenpartners kunnen ons goed bereiken. Samen met hen werken we aan nog betere zorg. Door uitstraling, gedrag en deskundigheid is elke medewerker het visitekaartje van GGZ Friesland. Daarbij kunnen ze terugvallen op een sterke organisatie die haar processen op orde heeft.

2.4

Kernactiviteiten en nadere typering

Voortvloeiend uit de missie en visie kent GGZ Friesland de volgende kerntaken:  Advisering, consultatie, diagnostiek en indicatiestelling;  Behandeling gericht op aantoonbare verbetering of herstel en op voorkomen van terugval;  Begeleiding gericht op het draaglijk maken van ernstig psychosociale en psychiatrische stoornissen en het stimuleren van zelfredzaamheid;  Ondersteuning bij wonen, welzijn, dagbesteding en werken;  Preventie en dienstverlening;  Openbare Geestelijke Gezondheidszorg waaronder crisishulpverlening en bemoeizorg;  Opleiding en wetenschappelijk onderzoek.

     

2.5

Persoonlijke verzorging; Verpleging; Ondersteunende begeleiding; Activerende begeleiding; Behandeling; Verblijf.

Succesbepalende factoren

Voor het jaarplan 2012 zijn min of meer dezelfde succesbepalende factoren (SBF’en) geformuleerd als in 2011. Niet zo verwonderlijk aangezien het plan van aanpak ‘GGZ Friesland: duurzaam, daadkrachtig en doelgericht’ (DDD-plan) een tweejarig plan betreft. De SBF’en luiden:  Patiënt in de driver seat  Duurzame, daadkrachtige en doelgerichte organisatie: ambulantisering en Denk  Duurzame, daadkrachtige en doelgerichte organisatie: zorgprogrammering  Financieel sterke, resultaatgerichte organisatie  Klantgerichte en samenwerkende medewerker  Fatsoenlijke en veilige zorg Voor elke succesbepalende factor zijn één of meerdere prestatie-indicatoren benoemd. De prestatie-indicatoren bevatten zoveel mogelijk norm- en of streefwaarden, waardoor kan worden bepaald of iets wordt behaald of niet.

Dit zijn alle publieke activiteiten. GGZ Friesland voerde in 2012 geen noemenswaardige private activiteiten uit. Naast ambulante en klinische basiszorg bieden we de volgende specialismen:  Hulp aan Korsakov-patiënten  Forensische psychiatrie  Eetstoornissen  Autisme  Psychiatrische hulp aan verstandelijk gehandicapten (in samenwerking met Talant). De stichting vervult de volgende AWBZfuncties:  Huishoudelijke verzorging; 17

3 Wat is gerealiseerd? 3.1 Patiënt in de driver seat Het onderwerp krachtige patiënt is in 2012 op diverse manieren vormgegeven. Een van de onderwerpen is dat patiënten en familie meer en beter betrokken worden bij de zorg en behandeling. Dit lijkt heel gewoon, maar hierin zijn nog zeker verbeteringen mogelijk en wenselijk. Om beter en meer contact met patiënten te maken is binnen GGZ Friesland besloten de verpleegposten af te breken. Afbreken kan betekenen, ruimtes een andere bestemming geven of een deur eruit halen. In dit kader is in 2011 en 2012 een project uitgevoerd op een drietal klinieken waarbij TNO heeft ondersteund. Hierbij is men met name gericht op het verbeteren van processen. Voorbeelden hiervan zijn het uitdelen van medicatie en verslaglegging. In kaart is gebracht welke randvoorwaarden hiervoor nodig zijn en hoe processen anders ingericht kunnen worden. Binnen deze klinieken heeft dit geleid tot het aanschaffen van laptops waardoor het gemakkelijker is verslag in het bijzijn van de patiënt te maken. Ook is er gekeken naar de medicatie-uitgifte en wordt er nu gewerkt met een medicatiekar. Dit maakt dat patiënten niet naar een kantoor moeten voor de medicatie maar dat de medicatie gebracht wordt. Het project is begin 2012 afgesloten met aanbevelingen om ook op andere afdelingen een soortgelijke aanpak te hanteren. Processen worden niet alleen gewijzigd. Ook is het van belang dat er een bewustwording bij medewerkers ontstaat. Het vergt als het ware een cultuuromslag. De resultaten zijn aansprekend. Zo is de verblijfduur van patiënten op de afdeling aanmerkelijk verminderd. Er is een handleiding uitgewerkt dat andere afdelingen gebruiken die ook hun zorg dichter op de patiënt zijn gaan organiseren. Deze cultuuromslag is ook van toepassing wanneer er wordt gesproken over de aanwezigheid van patiënt bij behandelplanbesprekingen. Patiënten

zitten tijdens de bespreking, wanneer het over hen gaat, aan tafel. Dit is voor sommige professionals wennen. Niet meer over patiënten praten maar met. Dit krijgt op steeds meer afdelingen vorm. De evaluatie van het behandelplan vindt ook vooraf samen met de patiënt plaats. Hierdoor wordt de stem van de patiënt steeds meer gehoord. In 2012 is wederom ervaren dat het betrekken van patiënten en hun naasten niet vanzelf gaat. Met alle veranderingen die hebben plaatsgevonden zijn zij niet altijd tijdig op de hoogte gesteld en betrokken. Dit geldt zowel op het niveau van de individuele patiënt als op het niveau van de medezeggenschap. De Raad van Bestuur zet daarom in 2013, in overleg met vertegenwoordigers van de medewerkers, van de patiënten en van de naasten, in op het vroegtijdig betrekken van deze groepen in plan- en beleidsvorming. Hiermee wordt beter geborgd dat hun inbreng bijdraagt aan goede zorg en goed personeelsbeleid, dan een formeel medezeggenschapstraject van het eind van de rit. In 2012 zijn diverse focusgroepen en spiegelgesprekken uitgevoerd en daarmee ervaring opgedaan. Met positieve ervaringen. Zij leveren waardevolle informatie en ervaringen van patiënten op die input bieden voor verbeteringen. Een voorbeeld is een focusgroep die in het kader van de evaluatie van het zorgprogramma angst & stemming is uitgevoerd. De resultaten hebben geleid tot de invoering van eendags diagnostiek. De resultaten worden steeds organisatiebreed gedeeld, zodat maximaal geprofiteerd kan worden van de ervaringen. 3.2 Ambulantisering en Denk Landelijk is de trend dat er steeds minder bedden komen. Om vorm te geven aan het afbouwen van bedden, ambulantisering en de 1e – 1,5e lijn is dit onderdeel van het DDD-plan: GGZ Friesland duurzaam, daadkrachtig en doelgericht. Dit plan hield in dat GGZ Friesland binnen 1,5 jaar 94 bedden wil

18

afbouwen. Hiermee is gestart in augustus 2011 en het traject moest afgerond zijn eind 2012. De afbouw is de eerste helft van 2012 gerealiseerd en paste binnen de hierover gemaakte afspraken met zorgverzekeraar De Friesland in het kader van de ambulantisering. Voor het afbouwen van bedden is het noodzakelijk geweest om op alle grote locaties een dagbehandeling te starten volgens een vaste, uniforme structuur. Dit liep echter iets achter bij de voortvarende afbouw van bedden waardoor de druk op de resterende beddencapaciteit soms wel erg hoog was. Bij de doorstroming zijn de zorgprogramma’s een hulpmiddel. De duur en inhoud van de zorg zijn helder. De implementatie van de zorgprogramma’s is door het DDD-plan versneld in gang gezet. Dit heeft het mogelijk gemaakt dat de zorg geboden kon worden in die setting waar de patient behoefte aan had. 3.3 Zorgprogrammering Zorgprogramma’s moeten patiënten helderheid geven over welke zorg geboden wordt, wat de duur is en wanneer er evaluatiemomenten zijn. Verwachtingen worden zo duidelijk en men weet waar men aan toe is. De zorgprogramma’s Angst en Stemming, Specifieke Stoornissen, Spoedeisende psychiatrische zorg, Psychose en de Kinder- en Jeugdzorgprogramma’s zijn beschreven en vastgesteld. Door het vertrek van de programmadirecteur rehabilitatie heeft dit programma even op zich laten wachten. Dit programma is begin 2013 vastgesteld.. Vervolgens wil GGZ Friesland de beschikking hebben over de juiste stuurinformatie. Vragen als hoeveel patiënten stromen in het juiste zorgprogramma in, hoeveel patiënten hebben voldoende aan het afgesproken aantal gesprekken en hoe lang moet er gewacht worden op een vervolgtraject, zijn van belang om de zorgprogramma’s te kunnen bijsturen. Een zorglogistiek dashboard is in 2012 beschikbaar gekomen.

Voor het plannen van afspraken is een pilot gestart met Ultragenda. Hiermee is in 2012 een pilot uitgevoerd. 3.4 Financieel sterke en resultaatgerichte organisatie Om een sterkere marktpositie te verkrijgen, heeft GGZ Friesland een aantal initiatieven ontplooid. Centraal hierin staan klantgerichtheid, betere kwaliteit en efficiënter werken. Een voorbeeld is het openen van avondpoli’s. Op diverse plaatsen is het mogelijk om ’s avonds een afspraak te hebben voor een polikliniek bezoek. Dit sluit goed aan bij de 24-uurs economie. Patiënten willen of kunnen overdag niet en hierdoor is er een mogelijkheid om op een avond een afspraak te hebben. Met Denk is vanaf 1 januari 2012 laagdrempelige eerste en anderhalfdelijns zorg neergezet. Zorg die dicht bij de patiënt en bij de huisarts te vinden is, die gemakkelijk toegankelijk is en weinig belastend voor de patiënt is. Een deel van de (enkelvoudige) zorg die in de tweede lijn werd gegeven, is naar de eerste/anderhalfde lijn gebracht in Denk. Door de laagdrempeligheid en door het accent te leggen op kortdurende zorg wordt hiermee een belangrijke bijdrage geleverd aan het voorkomen van escalatie van relatief lichte problematiek naar zwaardere psychische en psychiatrische stoornissen. Bovendien wordt het aanbod van Denk tegen betrekkelijk lage kosten aangeboden. De productie van Denk is evenwel achtergebleven bij de verwachtingen. Binnen Denk hebben wel innovatieve ontwikkelingen plaatsgevonden waar geheel GGZ Friesland van profiteert. Een voorbeeld van een dergelijk initiatief is het Personal Health Record (PHR). In eerste instantie is dit voor Kinnik beschikbaar gekomen. In 2011 is een pilot gestart en na succesvolle afronding definitief in gebruik genomen binnen Kinnik. Deze portal is, aangepast aan de wensen van de doelgroep, in 2012 in Denk in gebruik genomen. Met het PHR kunnen patiënten in hun eigen dossier

19

zien, afspraken bekijken en vragen stellen aan hun behandelaar. Ontwikkelingen op het terrein van E-health is een ander voorbeeld. De initiatieven binnen Denk om met innovatieve technologieën het EPD beter en sneller te laten werken, hebben in 2012 hun vruchten afgeworpen en zullen in de loop van 2013 voor de rest van de organisatie beschikbaar komen. De eerder genoemde zorgprogrammering en concentratie van de zorg geven de kwaliteit van onze zorg een flinke boost. De zorgprogramma’s die het eerst zijn geïmplementeerd zijn geëvalueerd en aangepast. De overige programma’s zullen in 2013 geëvalueerd worden evenals de zorgprogrammering in zijn geheel en als leidend beginsel voor de zorg die wij verlenen. De aanmeldingen vinden inmiddels op één centrale plek plaats als gebaar naar onze verwijzers. Hier worden, mede op basis van de ervaringen die onze verwijzers hiermee hebben, steeds verdere verbeteringen aangebracht. De inzet van het personeel vindt steeds efficiënter plaats. Op basis van de zorgprogramma’s is bezien welke formatie (qua omvang en qua samenstelling) nodig is om het zorgprogramma uit te voeren. Dat heeft geresulteerd in een plan voor de herplaatsing van personeel dat in het kader van de nieuwe organisatiestructuur in 2012 geëffectueerd is. Doordat met de zorgprogramma’s direct een reeks van afspraken ingepland worden neemt de efficiëncy nog verder toe. Met het ingevoerde centrale roosteren zijn nog verdergaande slagen gemaakt. Ondanks deze omvangrijke organisatiewijziging is de productiviteit gestegen en het ziekteverzuim fors gedaald! De in 2011 afgesproken drie-jarige reductie binnen de overhead is in 2012 verder geëffectueerd. In 2013 zal bovenop deze reductie nog een vergaande bezuiniging plaatsvinden. 3.5 Sterke, resultaatgerichte organisatie

Om een sterke resultaatgerichte organisatie te krijgen, zijn er diverse activiteiten uitgezet om dat te bewerkstelligen. Het plan Grip op productie heeft in 2011 geleid tot wekelijkse bijeenkomsten tussen Raad van Bestuur, directeur Financiën en bedrijfsvoering en de toenmalige regiomanagers om goed zicht te krijgen op alles wat de productie te maken had. Dit heeft geleid tot een hogere productiviteit en inzicht in risicovolle processen. Hierdoor konden snel acties worden uitgezet om processen te verbeteren en productiegerelateerde activiteiten te stroomlijnen. Dit is in het eerste kwartaal van 2012 nog voortgezet met de Algemene Directeuren om de aandacht op de bedrijfsvoering niet te laten verslappen in de periode dat de nieuwe organisatiestructuur zich nog moest inregelen. Inzicht in de kwantitatieve en kwalitatieve processen is sterk verbeterd doordat steeds meer en sneller gegevens beschikbaar zijn via het managementinformatiesysteem, het zogenoemde Zorgkompas. Dit systeem is in 2012 steeds verder gevuld waardoor steeds meer informatie snel en toegankelijk komt voor het management. GGZ Friesland streeft ernaar goed gemotiveerd en goed gekwalificeerd personeel aan te trekken en haar zittende en potentiële medewerkers mogelijkheden te bieden om zich optimaal te ontwikkelen als professional. Om hier verbetering in aan te brengen maar ook om GGZ Friesland als werkgever aantrekkelijker te maken, kiest GGZ Friesland er voor opleiden, onderzoek en scholing in een zogenaamd ‘Leerhuis’ (werktitel) onder te brengen. Hiertoe is begin 2012 door de Raad van Bestuur een projectopdracht afgegeven. Er is een projectleider benoemd en een projectgroep ingesteld. De contouren van ‘Het Leerhuis’ zijn inmiddels helder. Begin 2013 dienen keuzes gemaakt te worden zodat het Leerhuis in 2013 kan worden ingericht. Verder zijn in de eerste helft van 2012 met het UMCG afspraken gemaakt over het gezamenlijk uitvoeren van een vijfjarig onderzoeksprogramma. In de loop van 2012 zijn de contouren van dit programma

20

geschetst dat in 2013 verder zal worden uitgewerkt. Voor een deel zullen hier door beide partijen lopende onderzoeken in worden ondergebracht en voor het merendeel gaat het om nieuwe onderzoeken. Met de komst van de huidige Raad van Bestuur is eind 2012 een start gemaakt met het uitzetten van een visie en een stevige koers waarin keuzes worden gemaakt om in de huidige en komende ontwikkelingen de continuïteit van de zorg voor de patiënten en van de organisatie zo goed mogelijk te borgen. Over de contouren van dit beleid is eind 2012 gesproken met het management en met de adviesraden. Allen konden de hoofdlijnen onderschrijven. Dit beleid zal in 2013 worden vastgesteld. 3.6 Klantgerichte en samenwerkende medewerker Afspraak is dat elke medewerker een jaargesprek heeft waarbij de klant-, resultaat- en samenwerkingsgerichtheid worden besproken. In de (verantwoordings)managementgesprekken tussen Raad van Bestuur en de directies is dit onderwerp ook altijd besproken. Niet alle medewerkers hebben door omstandigheden een jaargesprek gehad maar het merendeel wel. Voor de specialisten zou de 360 graden feedback worden ingevoerd maar dit is nog niet gerealiseerd gezien de vele veranderingen in de organisatie en de daaruit voortvloeiende scholingen. In 2013 zal dit weer worden opgepakt. De scholing in het kader van de zorgprogrammering is in 2012 onverminderd verder gegaan; voor nieuw geïmplementeerde zorgprogramma’s en voor aangepaste zorgprogramma’s. De medewerkers binnen het primaire proces hebben de mogelijkheid om deel te nemen aan georganiseerde intervisie volgens een vaste frequentie. Daarnaast zijn sommigen ook nog verder geschoold. Ambulante medewerkers. hebben allemaal in 2011 een cursus

EHBS (Eerste Hulp bij het voorkomen van Suïcide) gevolgd. In 2012 hebben medewerkers uit de klinieken de cursus gevolgd. Deze cursus is onderdeel van het patiëntveiligheidsprogramma dat binnen GGZ Friesland wordt uitgevoerd. De landelijke richtlijn ‘diagnostiek en behandeling van suïcidaal gedrag’, vormt de basis van deze cursus. Er waren twaalf interne trainers (ervaren behandelaren) beschikbaar. Deze cursus geeft handvatten ter ondersteuning bij het inschatten van suïcide en de voorkoming daarvan. Daarnaast is aan 250 medewerkers (agogen en vaktherapeuten) een training van een halve dag in het signaleren en verwijzen gegeven. 3.7 Fatsoenlijke en veilige zorg Patiëntveiligheid bestaat uit diverse indicatoren aan de hand waarvan vastgesteld kan worden hoe GGZ Friesland ervoor staat. In 2010 is binnen GGZ Friesland het project patiëntveiligheid gestart onder leiding van de Geneesheerdirecteur. De onderdelen van dit project zijn inmiddels grotendeels ingezet beleid. Het blijft echter belangrijk om de voortgang en de gestelde doelen te monitoren. De belangrijkste onderwerpen worden hierna beschreven. In het kader van de uitvoering van het patiëntveiligheidsprogramma zijn op teamniveau diverse risicotaxaties uitgevoerd op onder andere medicatieveiligheid en suïcide. Deze risicotaxaties hebben geleid tot verbeterpunten en aanpassingen van diverse processen, die toepasbaar zijn binnen geheel GGZ Friesland. De in 2012 ingevoerde HIC-functie is een intensieve, een op een, begeleiding van patiënten die deze zorg nodig hebben. Op een drietal plaatsen is deze functie geïmplementeerd. Medewerkers zijn hierin geschoold. De functie werkt nog niet helemaal optimaal, omdat deze wacht op de voltooiing van hiervoor noodzakelijke bouwtechnische aanpassingen. Ook in 2012 is ingezet op een dalend aantal separaties en –uren van 10% ten

21

opzichte van 2011. Het streven is om separaties te voorkomen. Vooral de training van medewerkers in het omgaan met agressie is hierbij van groot belang en daar wordt zwaar op ingezet. Ook de HICfunctie speelt hierin een grote rol. De projectleider Dwang en drang heeft samen met de geneesheer-directeur elk team dat dwang- en drang maatregelen toepast periodiek bezocht. In de bespreking zijn de cijfers van Argus, de cultuur achter de cijfers en casuïstiek besproken. Het totaal aantal separaties moest eind 2012 uitkomen op 358 en het totaal aantal separatie-uren op 22.709. Het totaal aantal separaties in 2012 uit op: 393 en het totaal aantal uren op 17.490. Het aantal is daarmee hoger en het aantal uren veel lager uitgekomen dan de gestelde norm. Hierbij past de kanttekening dat het aantal uren een betere graadmeter is dan het aantal malen dat gesepareerd is, omdat deze laatste indicator sterk beïnvloed wordt door slechts enkele patiënten die heel regelmatig opnieuw gesepareerd moeten worden. Medicatieveiligheid is een belangrijk item van patiëntveiligheid. Met de apotheek van het MCL zijn afspraken gemaakt over een gezamenlijk 2-jarig project ter verbetering van de medicatieveiligheid in GGZ Friesland. Onderdeel hiervan is de verdere invoering van het EVS (elektronisch voorschrijfsysteem) door een koppeling met de systemen van de apotheek te realiseren. Dit levert nog steeds problemen op omdat iedere apotheker waar we mee samenwerken een ander systeem gebruikt. Onderdeel van dit project is ook het opheffen van depotheken (lokale medicijnkasten). De concrete projectresultaten kunnen verder worden onderverdeeld in onder andere geïmplementeerde ‘handreiking werkvoorraad’ & ‘richtlijn medicatieoverdracht’, een informatiestructuur betreffende farmaceutische zorg en een onderling overeengekomen auditsystematiek. Het project loopt keurig op schema en de samenwerking met de apotheek stemt tot tevredenheid.

Eind 2012 is voor meldingen van incidenten een nieuw systeem gebruikt, Triasweb, waarin alle door GGZ Nederland vastgestelde zorgincidenten kunnen worden ingevoerd. Naast zorgincidenten kunnen medewerkers meldingen doen van incidenten die henzelf direct schade berokkenen, zoals prikaccidenten, intimidatie of beschadigde apparatuur. Ook kunnen zij klachten en ongenoegens melden. Nieuw is de mogelijkheid om informatiebeveiligingsincidenten te melden, zoals rondslingerende patiëntgegevens. Tot slot zal de cultuurmeting die steeds meer vorm begint te krijgen binnen GGZ Friesland, opgenomen worden in Triasweb. Tevens is het systeem gebruikersvriendelijker en bevat het meer informatie. De verschillende organisatieonderdelen hebben inmiddels een patiëntveiligheidscommissie ingericht. Binnen een patiëntveiligheidscommissie worden diverse onderwerpen in samenhang besproken zoals de MIZmeldingen, suïcides en de preventie daarvan, dwang en drang en risicoanalyses. Elke patiënt die binnen GGZ Friesland wordt opgenomen, moet binnen een week na opname somatisch worden onderzocht door een arts en somatisch gescreend door verpleegkundigen. Door deze somatische onderzoeken komen lichamelijke klachten in beeld en worden risico’s in kaart gebracht. Op alle afdelingen worden inmiddels somatische screeningen verricht. Er is sprake van een stijgende lijn maar nog niet voldoende. Er is inmiddels binnen Mind Up een mobiel screenings team ingezet om een inhaalslag qua somatische screeningen te realiseren. Verder is in de loop van 2012 een project gestart met een toegewijde projectleider die het screenen ‘aanjaagt’. Schending van de privacy is dikwijls onderwerp van klachten en medisch tuchtrecht zaken. Bovendien neemt door het toenemende gebruik van digitale systemen en internet de uitwisseling van gegevens toe en daarmee het risico op

22

schending van het beroepsgeheim en de privacywetgeving. Het privacybeleid is er op gericht privacy risico’s in beeld te krijgen en waar gegevensuitwisseling en – gebruik noodzakelijk is de privacy risico’s zoveel mogelijk te beperken en privacy te borgen. Het uitwisselen van medische persoonsgegevens is belangrijk maar moet aan specifieke eisen voldoen. Er zijn inmiddels 3 richtlijnen vastgesteld: - richtlijn gebruik meldcode (vermoeden van) kindermishandeling - richtlijn gebruik meldcode (vermoeden van) volwassenengeweld - richtlijn conflict van plichten. Deze worden thans geïmplementeerd. Het informatiebeveiligingsbeleid is op strategisch niveau vastgesteld en wordt thans op tactisch niveau uitgewerkt.

23

4 Bedrijfsvoering 4.1

Organisatie inrichting en ontwikkeling

In 2012 was er sprake van een matrixstructuur. GGZ Friesland is per begin 2012 over gegaan van een indeling in regio’s, naar een indeling die meer doelgroepgericht en meer aansluit bij de aard van zorg die wordt geleverd. Zo is in het onderdeel Psychiatrie de planbare zorg ondergebracht en in het zorgonderdeel Urgente Psychiatrie de spoedeisende zorg, de klinieken en de FACT-teams. In hoofdstuk 1 is de nieuwe indeling al weergegeven. Door deze nieuwe indeling vallen de zorgprogramma’s nu onder één zorgonderdeel, waar deze eerst over verschillende regio’s verspreid waren. Dit komt de afstemming en de bedrijfsvoering duidelijk ten goede. De bedrijfsvoering in de zorgonderdelen is in handen van Algemene Directeuren. Deze leggen samen met de Programmadirecteuren verantwoording af aan de Raad van Bestuur. In de loop van 2012 is duidelijk geworden dat de gekozen indeling op een aantal punten aanpassing behoeft. Dit zal in 2013 opgepakt worden. Er is sprake van een tweehoofdige raad van bestuur waarbij sinds 2010 de functie van (inhoudelijk) lid Raad van bestuur vacant is (zie ook hoofdstuk 6) Zoals al in hoofdstuk twee en drie is beschreven heeft GGZ Friesland een meerjarenbeleidsplan 2010-2012. Doelstellingen voor 2012 zijn in het voorgaande hoofdstuk uitvoerig aan de orde geweest. 4.2.

Personeel

Op het gebied van de medewerkers is 2012 opnieuw een jaar geweest van de nodige veranderingen. Met name de uitvoering van het plan GGZ Friesland: duurzaam, daadkrachtig en doelgericht heeft geleid tot een reorganisatie met veranderingen voor de medewerkers, alsmede voor de patiënten en hun

omgeving. Deze heeft grotendeels in 2012 zijn beslag gekregen. Daarnaast hebben de ‘reguliere werkzaamheden’ doorgang gevonden. Onderstaand een korte terugblik op deze zaken. Afronding DDD Op 15 februari 2012 is de nieuwe organisatie van start gegaan. Als gevolg van de reorganisatie heeft ca. 100 fte de status van boventalligheid gekregen. Eindr 2012 waren dit er nog 34. Per medewerker is in de tweede helft van 2012 een plan gemaakt om voor het einde van het jaar de boventalligheid te hebben opgeheven. Eind 2012 zijn nog ca. 20 medewerkers boventallig. Zij zijn allen werkzaam maar niet op een passende functie. Met een deel is een outplacementtraject gestart.

Verzuim Conform verwachting is het verzuimcijfer van GGZ Friesland nog verder gedaald; 2012 sluit af met een percentage van 4,1. Hiermee staat GGZ Friesland op nummer drie van alle ggz-instellingen met het minste ziekteverzuim in Nederland! Dit heeft Vernet Health Ranking onlangs bekend gemaakt. In 2012 heeft GGZ Friesland een nieuwe visie op ziekteverzuim ingevoerd, waarbij centraal staat: Ziekte overkomt je, verzuim overleg je! Het target voor 2013 is aangescherpt naar 3,8% verzuim met een meldingsfrequentie van 1. Toetsing professionals (360 graden feedback) Binnen het zorgonderdeel Psychiatrie bij Ouderen, Specifiek en Angst & Stemming wordt het toetsingsinstrument ingezet. Ook bij de Forensische psychiatrie benut men de 360 graden feedbackmethode. Binnen het onderdeel Urgente Psychiatrie is een nieuw profiel opgesteld voor de verpleegkundigen die op de IC klinieken werkzaam zijn. Zij hebben allen een 360 ingevuld, deze wordt gebruikt als 0meting. Medio 2013 wordt opnieuw getoetst en bekeken of men voldoet aan de gewenste competenties.

24

Toetsing voorbehouden handelingen Binnen GGZ Friesland worden diverse voorbehouden en risicovolle handelingen uitgevoerd. De wet BIG beschrijft precies welke beroepsgroepen bevoegd zijn om deze handelingen uit te voeren. Om er zeker van te zijn dat GGZ Friesland bekwame medewerkers heeft wordt er met ingang van dit jaar getoetst. Deze toetsingen richten zich eerst op het onderwerp ‘Injecteren'. De toetsingen worden afgenomen door medewerkers van GGZ Friesland die daar speciaal voor geselecteerd en opgeleid zijn. Gebleken is dat voor de toetsers extra scholing nodig is om hen echt boven de materie uit te laten stijgen. De toetsingen zijn derhalve opgeschoven naar begin 2013. Het Nieuwe Werken (HNW) Ook GGZ Friesland gaat mee met haar tijd en omarmt ‘Het nieuwe werken” (HNW). Uitgangspunt is dat de patiënt er beter van moet worden. HNW raakt vele facetten, de zogenaamde Bricks, Bites en Behaviour. Op dit moment zijn er bij GGZ Friesland verschillende afdelingen bezig met HNW, elk vanuit een verschillende invalshoek. Om draagvlak te creëren onder de medewerkers en hen ‘mee te nemen’ in de ontwikkelingen op het gebied van HNW wordt in ‘de week van HNW’ via intranet gepolst wat onze medewerkers van HNW verwachten. Voorts heeft GGZ Friesland zich aangesloten bij Leeuwarden Vrij Baan, een initiatief van de gemeente Leeuwarden met als doel het aantal files rondom Leeuwarden met 10% te verminderen. Om dit te kunnen realiseren worden veelal instrumenten ingezet die verband houden met HNW. Leerhuis GGZ Friesland streeft ernaar goed gemotiveerd en goed gekwalificeerd personeel aan te trekken en haar zittende en potentiële medewerkers mogelijkheden te bieden om zich optimaal te ontwikkelen als professional. Om hier verbetering in aan te brengen maar ook om GGZ

Friesland als werkgever aantrekkelijker te maken, kiest GGZ Friesland er voor opleiden, onderzoek en scholing in een zogenaamd ‘Leerhuis’ (werktitel) onder te brengen. Hiertoe is begin 2012 door de Raad van Bestuur een projectopdracht afgegeven. Er is een projectleider benoemd en een projectgroep ingesteld. De contouren van ‘Het Leerhuis’ zijn inmiddels helder. In 2012 zijn diverse voorbereidingen getroffen zodat het Leerhuis in 2013 kan worden ingericht. Project “Uren op de kaart” Als gevolg van reorganisaties en te weinig sturing had GGZ Friesland de urenregistratie van een deel van de medewerkers onvoldoende secuur in beeld. Dit was om begrijpelijke redenen niet wenselijk. Daarom is in 2012 het project “Uren op de kaart” uitgevoerd. Dit project beoogde uiterlijk eind 2012 van elke medewerker helder te hebben wat de stand van zaken was met betrekking tot het aantal te werken uren, cq verlofuren. Zoals verwacht was dit een zeer arbeidsintensief project. Medewerking van de lijn was maximaal. De focus lag op het ophalen van de handtekeningen van elke medewerker ter bevestiging dat hij/zij akkoord gingen met de huidige saldi. Daarnaast is gewerkt aan voorstellen waarin procesverbeteringen zijn opgenomen opdat volgend jaar niet opnieuw een dergelijke meting aan de orde zal zijn. Eind 2012 is afgesloten met nagenoeg van alle medewerkers een handtekening voor akkoord op hun urensaldo. Ten aanzien van de niet 24 - uurdiensten is een nieuwe procedure opgesteld evenals voor medewerkers met meerdere contracten.

Werkconferentie Teammanagers In november 2012 is wederom een werkconferentie voor alle leidinggevenden van GGZ Friesland georganiseerd. Deze dag stond deels in het teken van de ontwikkelingen die in de komende jaren op de geestelijke gezondheidszorg organisaties afkomen. In de middag werden een viertal workshops verzorgd met de thema’s: Lean in de zorg, Aanspreekcultuur, Oplossingsgericht

25

werken en Social Media. Traineeship Teammanagers De laatste jaren is gebleken dat het vinden van nieuwe teammanagers niet makkelijk is. Om als organisatie zicht te krijgen op potentiële teammanagers is besloten een traineeship voor teammanagers in het leven te roepen. GGZ Friesland biedt daarmee collega`s zonder management ervaring de kans om zich voor te bereiden op een leidinggevende functie. In het traject Traineeship Teammanager maakt men kennis met alle facetten van de functie van Teammanager. Het traject bestaat onder meer uit een deel theorie (strategie, missie en visie GGZ Friesland, beleidsontwikkelingen, managementstijlen, financiën, communicatie, HR) meeloopdagen met huidige teammanagers en het participeren in een project op regionaal niveau. Er zijn zes geschikte kandidaten gestart. 4.3.

Interne besturing

De besturingscyclus is in 2012 gebleken als een solide geraamte te functioneren in een jaar waarin de organisatiestructuur is gewijzigd en er twee bestuurswisselingen hebben plaatsgevonden. Zoals eerder aangegeven zijn de doelstellingen uit het jaarplan 2012 vrijwel geheel gerealiseerd. De jaarplannen, van GGZ Friesland en van de verschillende onderdelen, worden op één A3 gepresenteerd waarbij sprake is van korte en SMART geformuleerde resultaten. De SMART-geformuleerde resultaten zijn vastgelegd in het managementcontract. Het managementcontract bevat prestatieindicatoren waaraan het management zich aan verbindt. Om dit goed te kunnen monitoren worden er managementgesprekken gevoerd. Dit zijn gesprekken tussen de Raad van Bestuur en de eerstvolgende managementlaag. Dit houdt in dat alle directies van de verschillende onderdelen eens per kwartaal een managementgesprek hebben met de Raad van Bestuur waarin de verantwoordingsrapportage wordt besproken en afspraken worden gemaakt.

Deze zijn in 2012 door de wisselende besturen steeds gevoerd. Tevens wordt een verantwoordingsrapportage op concernniveau gemaakt waarin de Raad van Bestuur verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht. Het management maakt bij zijn sturing gebruik van Zorgkompas. Dit is een systeem waarbij managementinformatie op een overzichtelijke manier uit de bronsystemen wordt gepresenteerd. Hiermee is kwantitatieve en kwalitatieve informatie tot op medewerkersniveau beschikbaar. Het interim bestuur heeft in het voorjaar de kaderbrief voor 2013 opgesteld op het moment dat alleen nog de uitkomsten van het Lenteakkoord bekend waren. Vervolgens is in juni 2012 het Bestuurlijk Akkoord gesloten en in oktober 2012 het Regeerakkoord, die ingrijpende gevolgen voor de ggz hebben. Deze gevolgen overziende heeft de huidige bestuurder bij zijn komst (okt. 2012) een meerjarenbeleid geformuleerd, dat de kaders vormt voor de jaren 2013 – 2015.

4.4. Marketing & Communicatie profileert onderscheidend GGZ Friesland Het tonen van de innovatiekracht en het onderscheidende zorgaanbod van GGZ Friesland en haar verschillende organisatieonderdelen stonden voor de afdeling Marketing & communicatie dit jaar centraal. Ze zette daarnaast in op het zoeken van mogelijkheden om de organisatie meer onderdeel te laten zijn van het zorgnetwerk waarbinnen zij opereert. Begin 2012 is bijvoorbeeld geïnvesteerd in Denk, onderdeel voor anderhalfdelijnszorg. De corporate communicatiemiddelen zijn uitgewerkt (website, folderlijn etc.) en er is gewerkt vanuit een marketingcommunicatieplan om de eerste stappen in de markt te zetten, bijvoorbeeld door de inzet van Google Adwords. Ook heeft GGZ Friesland om de stappen die zijn gezet wat betreft zorgprogrammering extern te laten

26

zien een groot extern congres georganiseerd: Psychiatrie 2.0. Daarnaast ondersteunt de afdeling Marketing & Communicatie met een strategisch communicatieplan in de eerste helft van 2012 bij het nieuw te vormen organisatieonderdeel MindUp. Door toevoeging van verblijf en begeleiding bij zelfstandig wonen aan MindUp, was het onmisbaar de identiteit van dit onderdeel te bekijken en een nieuwe missie en visie te verwoorden. Er werd identiteitsonderzoek gedaan en, na vaststelling van missie en visie, werden uitingsvormen van dit onderdeel hierop aangepast en werden nieuwe middelen ontwikkeld. Voor GGZ Friesland en Kinnik kind en jeugd GGZ was vooral sprake van doorontwikkeling. De marketing van voorgaande jaren had deze onderdelen naar buiten toe een duidelijk gezicht gegeven. Bijvoorbeeld door het maken van een boek over Urgente Psychiatrie en het ondersteunen van de directie met middelen om het netwerk te laten zien waar we mee bezig zijn. Een goed voorbeeld hiervan was een campagnegericht op ketenpartners en verwijzers om de bipolaire stoornis eerder te diagnosticeren. Vanuit Kinnik nam de afdeling Marketing & Communicatie deel aan de projectgroep rond Spoed4Jeugd, een nieuw meldpunt waar kinderen, jongeren en ouders in een crisissituatie kunnen aanmelden en droeg ze haar steentje bij aan de communicatie van een nieuw FACT team en een marketingplan om de nieuwe locatie in Heerenveen onder de aandacht te brengen. Om het onderscheidende karakter van de organisatie verder te benadrukken ontwikkelde de afdeling eerder ontwikkelde apps (MedAlert en MedDossier) door aan de hand van gebruikerservaringen en ontwikkelde ze een SurfaceTable voor MindUp. Op deze SurfaceTable kunnen cliënten hun werken dagbestedingsprogramma samenstellen door met hun hand deze aan te tippen en in hun agenda te schuiven. Ook investeerde de afdeling in Social

Media, om klanten te woord te staan en belangrijke onderwerpen met de achterban te kunnen delen. Tijdens de jaarlijkse HKZ-audit droeg dit, samen met het werkproces, eraan bij dat de afdeling Marketing & Communicatie erg goed beoordeeld werd. Tot slot stonden dit jaar ketenrelaties bij de afdeling Marketing & Communicatie hoog op de agenda. Verwijzers kregen een factsheet om onze specialisten gemakkelijk te kunnen bereiken, Zorgdomein wordt vanuit de afdeling beheerd, er wordt elke drie weken een digitale nieuwsbrief gestuurd met daarin actuele wachttijden, er is een CRMsysteem in oprichting om relevante informatie rond ketenpartners en verwijzers op te slaan en de afdeling analyseert het verwijsgedrag van huisartsen en houdt de concurrentie in de gaten. Ook ontwikkelde de afdeling in het kader van decentralisatie een boekje met het voor gemeenten relevante aanbod binnen de Wmo. In 2013 blijven verwijzers en ketenpartners voor de afdeling een belangrijk aandachtspunt.

4.4.

Kwaliteit

Dossier op orde Het onderwerp dossier op orde is op vele manieren onderwerp van gesprek. In de verantwoordingsgesprekken met de directies zijn de items actueel behandelplan, informed consent en evaluatie behandeling prestatieindicatoren waar men zich op moet verantwoorden. Elke patiënt moet een actueel behandelplan in het dossier hebben en in het dossier moet vastgelegd zijn of de patiënt akkoord of een patiënt akkoord gaat met het behandelplan. Deze onderwerpen kunnen nog steeds worden verbeterd. Het percentage voor actueel behandelplan is gemiddeld 66% en voor informed consent 40%. Het is van belang dat alle patiënten hun behandelplan kennen. Patiënten ontvangen een afschrift van hun behandelplan. Als nader wordt bezien waarom het percentage informed consent steeds zo laag blijft blijkt ondermeer dat sommige patiënten de term

27

‘behandelplan’ niet herkennen als die vraag hen wordt voorgelegd. Behandelaren is daarop gewezen, maar dit vormt niet het belangrijkste verbeterpunt . Dat is wel dat daadwerkelijk het gesprek met de patiënt wordt gevoerd en dat er sprake is van shared decision. Dit is een gedragsaspect dat, waar het de kwaliteit van de zorg betreft, steeds meer aandacht krijgt en ook centraal zal staan in de interne audit in 2013. Effectmeting Ook in 2012 is aan alle nieuwe patiënten die aangemeld zijn, gevraagd ROM vragenlijsten in te vullen. Hierdoor kan het effect van behandeling in kaart worden gebracht. Het betreft dan patiënten die aangemeld zijn voor de zorgprogramma’s Angst, Stemming en Specifiek. Daarnaast wordt binnen Stemming gewerkt diagnose specifieke vragenlijsten. De eerste reacties van behandelaren zijn positief. In 2012 is GGZ Friesland begonnen met de aanlevering van ROM-gegevens aan SBGGZ (Stichting Benchmark ggz). HKZ audit Met het oog op het HKZ-certificaat voor het kwaliteitsmanagementsysteem dat loopt van 2010-2013,heeft een periodieke externe audit plaatsgevonden, alsmede een periodieke interne audit. Hierbij is niet alleen aandacht besteed aan het kwaliteitsmanagement maar ook aan het management van de patiëntveiligheid. GGZ Friesland wil graag volgens de nieuwste normen getoetst worden en daarin is veiligheid een prominent item. De audit was o.a. gericht op: - medicatieveiligheid: dit blijft belangrijkste grondslag van meldingen. Project met MCL, koppeling van EVS met apotheek en de aanstelling van een projectleider olv de geneesheer-directeur zullen een boost geven. - suïcidepreventie: alle medewerkers, die op enigerlei wijze bij primaire proces betrokken zijn, worden geschoold in EHBS (eerste hulp bij incidenten). Deze scholing ligt op schema zodat in 2012 al het personeel geschoold, In 2012 is voor het eerst gebruik gemaakt van cultuurscans bij de teams die geaudit

zijn. Dit is in deze teams positief ontvangen met als belangrijkste conclusie dat zij zich bewuster zijn geworden dat er nog slagen te maken zijn als het gaat om proactief handelen. Verder zijn patiënten en naasten als ervaringsgerichte auditoren ingeschakeld en zijn ook patiënten geaudit. GGZ Friesland heeft hier in 2012 positieve ervaringen mee opgedaan en zal deze inzet in 2013 zeker continueren. De auditoren constateerden dat er tekenen zijn van verschuiving naar een proactieve cultuur van aandacht voor veiligheid. Een verbeterpunt dat in 2013 wordt opgepakt is dat risicomanagement meer integraal dient te worden opgepakt. GGZ Friesland zal dat doen aan de hand van de handreiking die GGZ Nederland in 2013 zal uitbrengen. De uitkomsten van de interne audit laten zien dat er op terrein van veiligheid nog vorderingen te maken zijn. Positief is dat de aandacht en inzet bij management zeker aanwezig is. Het management pakt het voortvarend op en heeft verbeterplannen gemaakt. Er wordt ingezet op het verbeteren van het gedrag van professionals en op het systeem.

MIZ De RvB heeft in 2012 beleid vast gesteld in verband met integrale veiligheid. Er is een coördinatiegroep Integrale Veiligheid. Deze groep zal met voorstellen komen voor veiligheidsonderwerpen voor de jaaragenda2013 i.v.m. integrale risicoanalyse-instrumenten en te analyseren processen. . De traditionele MIZ-commissies zijn verbreed tot Patiëntveiligheidscommissies. Zij hebben niet alleen tot taak om de spontane meldingen medewerkers van incidenten in de zorg te analyseren. Maar ook om samenhang te onderzoeken met de uitkomsten van het systeem Ongenoegens en Klachten, met de ARGUS-cijfers e.d. Verder is in november 2012 een nieuw digitaal meldsysteem geïmplementeerd (TriasWeb), zoals reeds in hoofdstuk 3 is vermeld.

28

Familiebeleid De aandacht die het familiebeleid in 2012 heeft gekregen verschilt per zorgonderdeel. Echter, over het geheel beschouwd moet de conclusie luiden dat het niet de aandacht heeft gekregen die het verdient. Het overleg tussen vertegenwoordigers van de Familieraad en de directies om de voortgang van de implementatie te bespreken en te adviseren over de ingeslagen koers verliep ook niet overal volgens planning en het vastgestelde familiebeleid begint zijn kracht te verliezen. In 2013 zal hier weer nieuwe energie in worden gebracht, waarbij gewerkt wordt met nieuwe indicatoren die ieder kwartaal in de verantwoording van de directies aan de orde zullen komen en het familiebeleid zal geactualiseerd worden, waarbij ondermeer bezien zal worden of GGZ Friesland in de FACT zal gaan werken met familieervaringsdeskundigen. Grote tevredenheid bestaat over het functioneren van de Familievertrouwenspersoon (FVP). Deze vervult inmiddels een onmisbare rol in de relatie van GGZ Friesland met naasten. Deze weten hem goed te vinden, zoals uit het jaarverslag blijkt. Veel van de klachten die bij de FVP komen blijken het gevolg te zijn van communicatie. Dit zal dan ook een prominente plek in het nieuwe familiebeleid krijgen. Grote tevredenheid bestaat er ook over het functioneren van de Familieraad. Ondanks de beperkte omvang van deze raad is deze toch duidelijk aanwezig in de organisatie. Patiëntveiligheidsprogramma Alle vorderingen op het gebied van patiëntveiligheid staan beschreven in paragraaf 3.7. 4.5.

Financiën

Financieel beleid 2012 Om de uitvoering van ons beleid te realiseren en hiermee de continuïteit van de zorgverlening te waarborgen is onder meer een gezonde financiële positie van belang wat tot uiting komt in het financieel beleid en ondermeer tot uiting komt in een

duurzaam positief exploitatieresultaat. Hierdoor wordt de eigen vermogenspositie versterkt. Dit is van belang om de continuïteit van de bedrijfsvoering zeker te stellen en er ruimte is om eventuele toekomstige tegenvallers op te kunnen vangen. Realiseren van een gezonde financiële positie Concreet betekent dit dat GGZ Friesland in 2012 heeft gestreefd naar een solvabiliteit van 16% (2011: 14%). Hiermee realiseren we een financiële buffer die voldoende is om eventuele financiële risico’s te dekken. In jaren 2013 – 2015 is het financieel beleid erop gericht om een solvabiliteit van tenminste 15% te bereiken. Door dit beleid blijft er toegang tot de vermogensmarkt wat noodzakelijk is om benodigde investeringen te kunnen financieren. Het uitgangspunt is dat langlopende leningen worden aangetrokken onder de garantie van het Waarborgfonds relatief wat ondermeer een rentevoordeel tot gevolg heeft. Het niveau van de financiële baten en lasten blijft zo op een aanvaardbaar niveau.

Financiële ontwikkelingen In 2012 heeft GGZ Friesland een geconsolideerd positief resultaat (toevoeging reserve aanvaardbare kosten en algemene reserve) behaald van € 1,6 miljoen. Het resultaat is daarmee met € 0,3 miljoen gestegen ten opzichte van het positieve resultaat van 2011dat € 1,3 miljoen bedroeg. De stijging van het resultaat wordt veroorzaakt door een beheerste groei in de omzet terwijl de personeelskosten licht zijn gedaald. In 2012 is sprake van een lichte daling in de personele van 44 fte. ten opzichte van 2011 (2012: 1.537 fte., 2011: 1.581 fte). De solvabiliteit (verhouding eigen vermogen/ totaal vermogen), neemt ultimo 2012 ten opzichte van 2011(14%) toe met 2% tot 16%. De toename van de solvabiliteit is het gevolg van het positieve resultaat 2012 gecombineerd met een daling van het balanstotaal ter hoogte van € 5 miljoen. De balans daling werd

29

veroorzaakt door een daling van de schulden aan banken (kortlopende schulden), een daling van de financial lease verplichting en aan de andere kant een toename van de vlottende activa als gevolg van een inhaalslag op het jaareinde van het proces van zorgverlening tot facturatie ervan. Waardoor er per saldo een daling ontstaat. Treasury De belangrijkste punten die aan de orde kwamen waren de mogelijkheden om de rente te herzien om hierbij de huidige en toekomstige rentelasten te kunnen verlagen. Op 1 september 2012 heeft een renteherziening plaatsgevonden op een lening met een restschuld van € 1,25 miljoen. De rente bedroeg 5,31% en is nu 2,25%. In 2014 zal de eerstvolgende renteherziening plaatvinden In 2012 is de netto kasstroom met 4,9 miljoen euro verbeterd van een negatief kassaldo van 8,7 miljoen euro ultimo 2011 naar een negatief saldo van 3,8 miljoen euro ultimo. De kasstroom uit operationele activiteiten is in 2012 voor het derde jaar op rij gestegen van € 9,1 miljoen in 2011 (7% van de baten) naar € 7,2 miljoen in 2012 (5% van de baten). In 2012 is er voor 6,8 miljoen euro geïnvesteerd (2011: 4,4 miljoen). De interne financieringscapaciteit van GGZ Friesland blijft beperkt. Ten eerste omdat de omvang van de rekeningcourant faciliteit door de BNG neerwaarts bijgesteld is van € 25 mln. naar € 20 mln. GGZ Friesland heeft als aanvullende zekerheid het recht van 1e hypotheek verstrekt op haar gebouwen aan de BNG en het WFZ . Ten tweede omdat de toegang tot de vermogensmarkt van GGZ Friesland beperkt is vanwege het relatief lage niveau van solvabiliteit ten opzichte van de eisen die de markt eraan stelt (solvabiliteit: 16%, vereist: 15%). Bij de uitvoering van het investeringsbeleid, in belangrijke mate ingekaderd door het strategisch vastgoedplan. Renterisico en kasstroomrisico

Het renterisico is beperkt tot eventuele veranderingen in de marktwaarde van opgenomen en uitgegeven leningen. Bij deze leningen is sprake van een vast rentepercentage over de gehele looptijd. De leningen worden aangehouden tot het einde van de looptijd. De instelling heeft derhalve als beleid om geen afgeleide financiële instrumenten te gebruiken om (tussentijdse) rentefluctuaties te beheersen. De in 2012 bereikte financiële resultaten zijn een uitkomst van verbeteringen in tal van bedrijfsprocessen, een lijn die in de komende jaren bestendigd zal worden. Informatie Technologie Op het gebied van informatie technologie zijn in 2012 belangrijke stappen gezet om de een bijdrage te kunnen leveren aan een eigentijds zorgaanbod van GGZ Friesland. Centraal hierin staat het bieden van IT oplossingen om de patiënt in de gelegenheid te stellen het beste uit het leven te halen. Dit komt tot uiting door het realiseren van de al eerder genoemde portals met behulp waarvan de patiënt in een gepersonaliseerde omgeving de voortgang in de eigen behandeling kan volgen gecombineerd met het doen van eenvoudige on line tests. Maar ook ‘onder de motorkap’ van IT is veel werk verzet door het geformuleerde IT beleid te realiseren. Dit uit zich in de opzet van informatiebeveiliging, het beschrijven en beheersen van het IT landschap en de optimalisatie van de IT beheersprocessen. Door een reeks van interventies is ook de doelmatigheid en doeltreffendheid vergroot. Het bellen tussen grotere vestigingen van GGZ Friesland onderling verloopt steeds vaker over het eigen netwerk (Voice over IP), maar ook door het toepassen van voor GGZ Friesland nieuwe communicatietechnologieën zoals videoconferencing. Deze technologieën worden verder ontwikkeld om nieuwe distributiekanalen te ontwikkelen voor het proces van zorgverlening, te denken valt aan screen tot screen zorg. In 2012 en verdere jaren is niet alleen een strategie en visie ontwikkeld maar wordt deze ook in de praktijk gebracht in de

30

vorm van een acht kwartalen activiteitenplanning die goed wordt gemanaged en bijdraagt aan de ambities van GGZ Friesland op het gebied van ehealth, ambulantisering en zorgprogrammering. Tot slot zijn investeringen gedaan in de IT infrastructuur en is de basis voor IT hiermee verder op orde gebracht. In 2012 zijn belangrijke stappen gezet in het realiseren van de wens om het systeem van vastlegging van behandeling en zorg verder te verbeteren om zo onze behandelaren en andere zorgverleners beter te ondersteunen is. De eerste ervaringen in Denk zijn zeer positief en naar verwachting zal een uitrol in de gehele organisatie in de loop van 2013 een feit kunnen zijn.

31

5. 5.1

Klantgerichtheid Klanttevredenheid

In bepaalde gevallen is er geen behoefte aan een klachtenprocedure, maar wil iemand wel iets kwijt aan GGZ Friesland. GGZ Friesland biedt sinds 2010 de mogelijkheid voor een ieder om zijn of haar mening bij ons kenbaar te maken. Waardoor zo nodig de zorg verbeterd kan worden. Via de website www.ggzfriesland.nl bestaat de mogelijkheid om de opmerkingenkaartjes in te vullen. De klanttevredenheid wordt ook gemeten door het instrument Cliëntenthermometer. Hier scoort GGZ Friesland nog niet volgens de landelijke norm. Het blijft lastig om voldoende respons te behalen en dat maakt het instrument en uitkomsten kwetsbaar. In 2012 is verder wederom een CQ-index uitgevoerd. GGZ Friesland is hierin in afwachting van de landelijke ontwikkelingen. Klanttevredenheid is niet alleen tevredenheid bij patiënten maar ook bij verwijzers. In 2010 is duidelijk geworden dat verwijzers de decentrale manier van aanmeldingen niet prettig vonden. Mede hierdoor is er in 2011 een centrale afdeling gestart waar alle aanmeldingen voor verwijzers binnenkomen en waar verwijzers hun vragen kunnen stellen. Ook is Zorgdomein, het systeem waarmee verwijzers verwijzen, aangepast conform de zorgprogramma’s. Hierdoor is beter inzichtelijk welke zorg waar wordt geboden. Bereikbaarheid is belangrijk voor huisartsen en hun POH’ers. Daarom is in 2012 dagelijks een vaste psychiater beschikbaar bij de aanmelding voor vragen en spoedconsulten. Huisartsen signaleren een duidelijke verbetering bij GGZ Friesland waar het de communicatie met hen betreft. Met name de terugkoppeling over hun patiënten is verbeterd. De tevredenheid van de huisartsen blijft evenwel een belangrijk aandachtspunt.

5.2

Klachten

Patiënten en naastbetrokkenen kunnen sinds in een algemene klachtenfolder “Ontevreden? Laat het ons weten!” en op de website, algemene informatie vinden over hoe om te gaan met klachten. De klachtenfunctionaris kan klagers helpen om de verschillende wegen die met een klacht bewandeld kunnen worden te verduidelijken en om, als betrokkene dat wenst, het eerste contact daarvoor te leggen. Bij de evaluatie van deze recent aangestelde functionaris is geconcludeerd dat deze rol voor klagers een toegevoegde waarde heeft en dan ook gehandhaafd zal worden. De klachten die bij directeuren en teammanagers binnenkomen worden sinds 2011 geregistreerd binnen de zorgonderdelen. Tevens wordt ook vastgelegd welke acties daarop zijn ondernomen. Op centraal niveau wordt driemaandelijks een overzicht gemaakt dat aan de managers wordt teruggelegd en dat aan de orde komt in de managementgesprekken. Besloten is de registratie in 2013 uit te breiden naar de behandelaren, nu TriasWeb een eenvoudige en toegankelijke mogelijkheid daartoe biedt. Officiële klachten Als een patiënt of naastbetrokkene een klacht indient bij de Klachtencommissie Wet Bopz en Wet KCZ (hierna te noemen Klachtencommissie), dan doet de Klachtencommissie hierover een uitspraak. De Raad van Bestuur is verplicht om binnen een maand na ontvangst van de uitspraak de klager en de Klachtencommissie schriftelijk mede te delen of hij naar aanleiding van dat oordeel algemene (provinciale) maatregelen zal nemen en zo ja welke. Daarnaast informeert de Raad van Bestuurde klager over hetgeen t.a.v. de individuele situatie al dan niet is ondernomen. Voordat de Raad van Bestuur deze brief verstuurt, wordt altijd een reactie gevraagd van de directie van het zorgonderdeel waar de klacht betrekking op heeft.

32

In 2012 zijn door de commissie nieuwe voorzitters aangetrokken. Uit hun midden zal nog een algemene voorzitter worden aangewezen.

33

6 Bestuur, toezicht en medezeggenschap 6.1.

Bedrijfsvoeringmededeling Raad van Bestuur

De Stichting GGZ Friesland wordt volgens de statuten bestuurd door een tweehoofdig, collegiaal en duaal bestuur. Deze Raad van Bestuur is integraal verantwoordelijk voor het besturen van de organisatie, waarbij sprake is van een verdeling van aandachtsgebieden. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Bestuur zijn statutair vastgelegd en in het Reglement van de Raad van Bestuur. Verder zijn zij gebonden aan een integriteitscode. De bezoldiging van de leden van de Raad van Bestuur is conform de landelijke normering zoals geadviseerd door NVZD (de Nederlandse Vereniging van Bestuurders in de gezondheidszorg). De Raad van Bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Na het vertrek van het inhoudelijk lid van de Raad van Bestuur eind 2009 heeft de Raad van Toezicht besloten een nieuw bestuurslid te werven. Dit besluit is niet in uitvoering genomen omdat de wens vanuit de organisatie kwam de Geneesheerdirecteur en de A-opleider tijdelijk als inhoudelijk adviseur van de Raad van Bestuur op te laten treden. Deze wens is door de Raad van Toezicht gehonoreerd. In 2011 heeft de Raad van Toezicht het besluit genomen dit, in 2009 genomen besluit om een nieuw inhoudelijk lid van de Raad van Bestuur te werven, in 2011 uit te gaan voeren. Daartoe is een profiel opgesteld dat ter advisering aan de medezeggenschapsorganen is voorgelegd. Na positieve advisering is voorts een extern werving- en selectiebureau ingeschakeld om de procedure te ondersteunen. Deze openbare procedure heeft in 2011 en 2012 niet tot een resultaat geleid. De adviseurs-constructie is derhalve nog in geheel 2012 voortgezet.

De Raad van Bestuur heeft met deze adviesconstructie goed kunnen functioneren en heeft zijn verantwoordelijkheid ook op inhoudelijk vlak goed en verantwoord in kunnen vullen. Gedurende het jaar zijn belanghebbenden zoveel mogelijk betrokken bij alle ontwikkelingen en bij de vaststelling van het beleid voor de organisatie. Daartoe werden, reguliere periodieke overleggen met de medezeggenschapsorganen gevoerd door de Raad van Bestuur en is over diverse voornemens instemming of advies gevraagd. Samenstelling Raad van Bestuur in 2012: J. Th. Kedzierski, voorzitter Raad van Bestuur vanaf 1 maart 2009 tot 15 april 2012 D. Schuhmacher, lid Raad van Bestuur a.i. van 15 april 2012 tot 1 oktober 2012 R. van Schilfgaarde, voorzitter Raad van Bestuur a.i. van 15 april 2012 tot 1 oktober 2012 A. Jansen, voorzitter Raad van Bestuur vanaf 1 oktober 2012. Voor een verantwoording van de nevenfuncties van de Raad van Bestuur verwijzen we naar DigiMV. 6.2.

Bericht van de Raad van Toezicht

Er is een afzonderlijk verslag van de Raad van Toezicht toegevoegd aan dit jaardocument. 6.3.

Medezeggenschap

GGZ Friesland kent drie medezeggenschapsorganen voor medewerkers, cliënten en familie/naastbetrokkenen. De eerste twee zijn gebaseerd op wetgeving (Wet op de Ondernemingsraden (WOR), resp. Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen WMCZ)). De laatste is gebaseerd op interne afspraken tussen de Raad van Bestuur en de Familieraad die op basis van deze afspraken gelijke adviesrechten heeft als de Cliëntenraad

34

met uitzondering van een adviesrecht bij benoemingen. Er is sprake van één (provinciale) Ondernemingsraad. De medezeggenschap voor patiënten is georganiseerd in decentrale Cliëntenraden met een Centrale Cliëntenraad waar de formele medezeggenschapsrechten liggen. De Familieraad is provinciaal georganiseerd. De raden maken hun eigen jaarverslagen. In de volgende paragrafen volgt derhalve een globale, en niet volledige, weergave van de activiteiten in het afgelopen jaar op het terrein van de medezeggenschap. Voor alle raden geldt dat zij het jaarverslag en de jaarrekening 2011 voorgelegd hebben gekregen, alsmede het jaarplan en begroting 2012. Verder is in 2012 met alle raden het eerste concept van het nieuwe meerjarenbeleidsplan ‘In Balans’ besproken. De raden hebben in 2012 tweemaal met de Raad van Toezicht overlegd waarbij de ontwikkelingen in de organisatie aan de orde zijn gesteld en zij de Raad van Toezicht hun visie op de ontwikkelingen hebben gegeven.

6.4.

Cliëntenraad

De basis voor de uitoefening van de medezeggenschapsrechten voor cliënten vormt naast de wetgeving de overeenkomst die door de Raad van Bestuur met de Centrale Cliëntenraad (CCR) is gesloten inzake ondermeer samenstelling van de raden, bevoegdheden en rechten en plichten over en weer en procedurele afspraken. De leden van de cliëntenraden zijn in 2010 benoemd en geschoold. In 2012 hebben zij veel adviesaanvragen voorgelegd gekregen. Omdat de medezeggenschap voor patiënten regionaal georganiseerd was, sloot dit per 2012 niet meer aan bij de nieuwe organisatiestructuur van GGZ Friesland. De CCR heeft daarom commissies in moeten stellen per zorgonderdeel. Dit leverde een lastige werksituatie op voor de CCR, met nog

regionaal georganiseerde raden, waarvan afgevaardigden in de commissies participeerden en een CCR. Dit leverde veel extra tijd, reizen en communicatiemomenten op voor de raadsleden. Daarnaast leverden de bestuurswisselingen ook extra werk op voor deze raad. Tot slot is de raad in 2012 geconfronteerd met een aantal lastige interne problemen. In overleg met de raad heeft de Raad van Bestuur het LOC opdracht gegeven een evaluatieonderzoek uit te voeren. Op basis van de resultaten van dit onderzoek zal een werkgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van de raad en van de organisatie en het LOC een voorstel doen voor een nieuwe structuur. Ondanks dit alles heeft de CCR zijn rol zorgvuldig en adequaat vervuld en heeft de vele adviesaanvragen van advies voorzien. Deze adviesaanvragen betroffen ondermeer - voorgenomen benoemingen van teammanagers voor onderdelen waar patiënten 24 uur per dag bij GGZ Friesland verblijven - nieuwe foldersen nieuwe websites - de portal bij Denk - de nieuwe werkwijze van de crisisdienst - de sluiting van het hersteloord Wilhelminaoord - het no-show beleid - verschillende verhuizingen van patiënten(zorg) - de openingstijden van inloophuizen 6.5.

Familieraad

De Familieraad heeft bij GGZ Friesland dezelfde adviesrechten als de CCR met uitzondering van benoemingen en de Familieraad kent geen verzwaard adviesrecht. Deze bevoegdheden zijn in een overeenkomst tussen de Familieraad en de Raad van Bestuur vastgelegd. Dit betekent dat de Familieraad over dezelfde onderwerpen heeft geadviseerd als de CCR, met uitzondering van de benoemingen. Voor de Familieraad is (uiteraard) de betrokkenheid van familie bij de zorg belangrijk. Zij zetten zich actief in bij de implementatie van het vastgestelde

35

familiebeleid in de organisatie. Mede op aandringen van de Familieraad is eind 2010 een familievertrouwenspersoon aangesteld. 6.6.

Ondernemingsraad

Ook de Ondernemingsraad heeft een intensief jaar achter de rug. Naast de eerder genoemde adviesaanvragen heeft de OR zich moeten buigen over adviesaanvragen inzake ondermeer het pauzebeleid en de inzet van een arbo-preventiemedewerker. En voorts over instemmingsverzoeken inzake nachtdiensten en de inrichting van de ICfunctie.

6.8.

Verantwoordingsproces en de code

De Zorgbrede Governance Code is volledig geïntegreerd binnen GGZ Friesland. Voorts is de Raad van Bestuur gebonden aan een daartoe opgestelde integriteitcode. De nieuwe Zorgbrede Governance Code is in 2010 gescreend of deze wel volledig binnen GGZ Friesland werd toegepast. Dit heeft geleid tot het opstellen van de klokkenluidersregeling. In de tweede helft van 2011 heeft dit voorts geleid tot een voorstel voor nieuwe statuten, een nieuw reglement Raad van Bestuur en een nieuw reglement Raad van Toezicht. Deze voorstellen zijn in 2012 door de Raad van Toezicht vastgesteld.

De Ondernemingsraad heeft zijn adviezen en instemming steeds zeer zorgvuldig en met betrokkenheid van de organisatie vastgesteld en heeft er vervolgens steeds blijk van gegeven voor zijn advies en instemming te staan. De Ondernemingsraad heeft eind 2012 voorbereidingen getroffen voor verkiezingen die in 2013 zullen plaatsvinden. 6.7.

Overige adviesorganen

Naast de medezeggenschapsraden kent GGZ Friesland twee andere adviesorganen: De Verpleegkundigen AdviesRaad en de Vakgroep Specialisten. Deze laatste adviesraad overlegt 2-maandelijks met de Raad van Bestuur. Periodiek worden bijeenkomst voor de specialisten (i.c. psychiater, klinisch psychologen en verpleegkundig specialisten) georganiseerd, waarbij de zorg regarderende zaken worden besproken. Verder worden tweemaal per jaar specialistendagen georganiseerd. Deze stonden in 2012 in het teken van samenwerken en van ‘job crafting’.

36

Bijlage 1

Bijlage 1 Organogram

37

Bijlage 2 Lijst met afkortingen AWBZ

Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten

BOPZ

Wet Bijzondere Opnemingen in Psychiatrische Ziekenhuizen

BNG

Bank Nederlandse Gemeenten

BV

Besloten Vennootschap

BW

Beschermd Wonen

CCR

Centrale CliëntenRaad

COR

Centrale OndernemingsRaad

DBC

DiagnoseBehandelingCombinatie

DDD-plan

Plan van aanpak ‘GGZ Friesland: duurzaam, daadkrachtig en doelgericht

EPD

ElektronischPatiëntenDossier

EVS

Elektronisch VoorschrijfSysteem

Fte

Fulltime equivalent

GGD

Gemeenschappelijke GezondheidsDienst

GGZ

Geestelijke GezondheidsZorg

HBO

Hoger BeroepsOnderwijs

HKZ

Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector

INK

Instituut Nederlandse Kwaliteit

IT

Informatietechnologie

KCZ

Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector

MIZ

Meldingen Incidenten Zorg

NVTZ

Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen

NVZD

de Nederlandse Vereniging van Bestuurders in de gezondheidszorg

NWB

Nederlandse Waterschaps Bank

OGGZ

Openbare Geestelijke Gezondheidszorg

OM

Openbaar Ministerie

OR

OndernemingsRaad

38

POH

PraktijkOndersteuner bij de Huisarts

ROAZ

RegionaalOverleg Acute Zorg

ROM

Routine Outcome Measurement

SBGGZ

Stichting Benchmark ggz

S.M.A.R.T.

Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden

VAR

Verpleegkundige AdviesRaad

VWS

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

WfZ

Waarborgfonds voor de Zorg

WMCZ

Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen

WMO

Wet Maatschappelijke Opvang

WOR

Wet op de Ondernemingsraden

ZVW

ZorgVerzekeringsWet

ZRA

Zorgregistratie AsielZoekers

39

40