Jaarstukken AV Trias Heiloo 2014
Datum: 1 april 2015 Plaats: Heiloo
Inhoudsopgave 1. Notulen Algemene Ledenvergadering 2014 ................................................................................. 3 2. Jaarverslag bestuur 2014 ........................................................................................................... 6 3. Verslag jeugdcommisie en wedstrijdgroepen ............................................................................... 8 4. Verslag verenigingscoördinator ..................................................................................................10 5. Verslag PR-commissie ...............................................................................................................12 6. Verslag kantinecommissie .........................................................................................................12 7. Verslag accommodatiecommissie ...............................................................................................12 8. Verslag Technische Commissie ..................................................................................................13 9. Verslag penningmeester ............................................................................................................14 10. Verslag ledenadministratie ......................................................................................................19 11. Agenda Algemene Ledenvergadering .......................................................................................20
1. Notulen Algemene Ledenvergadering 2014 Opgemaakt door secretaris Nancy Karels Aanwezig: Namens het bestuur: Theo Bakker (voorzitter), Nancy Karels (secretaris), Herke Oudeboon (penningmeester), Dick ten Bruggencate en Anja van Sluis. Namens de leden: Ton Apeldoorn, Nico Spijker, Richard Brouwer, Aad-Jan Peterse, Henk Stienstra, Alette Tervoort, Laura de Witte, Edward Appelman, Lars Groot, David Bastiaansen, Ingrid Vel, Nicole Weijling, Michiel Singer, Dennis Barnhoorn, Jasper van Baar, Mariska Bouwer, Job Beintema, Jacobiene Wesselink, Hans Schouten, Lenneke Stam, Rick Verver, Sijmen Liefting en Sven Ootjers 1. Opening - Om 20.30 uur opent Theo Bakker de algemene ledenvergadering. - We willen de vergadering graag beginnen met een minuut stilte voor de heer Nick van Baar. Hij is afgelopen jaar overleden. Hij heeft veel voor de club betekend. - De baan is gerenoveerd. Het heeft veel voeten in aarde gehad, maar is goed gelukt. Het ziet er naar uit dat hij ISA gekeurd is. Er is ook een nieuwe hoogspringinstallatie, dankzij de € 4000,- via het fonds van de Rabobank en €1000,- van de Vrienden van Trias. - De ledenadministratie is geautomatiseerd. Dit vroeg voorheen veel aandacht. Herke Oudeboon heeft het in een geautomiseerd systeem gegoten. Dit zal veel miscommunicatie voorkomen. - Het is een goed jaar geweest. Het was een genoegen om de trias atleten bezig te zien. - Er zijn veel mensen die zich enorm veel inzetten. Bijvoorbeeld de nu aanwezige Aad-Jan en veel anderen waar we het als club van moeten hebben. - We kijken vooruit. Wij moeten als vereniging meer dingen zelf doen. We zijn in gevecht om de huur omlaag te brengen. Dat is een heftige strijd met de gemeente. - Er zijn punten die jaarlijks terugkomen. Hoe zit het met de 18+? Dat is iets waar we al jaren mee bezig zijn. Ook in 2014 is dit een speerpunt. Recreatief/prestatief, hoe is de verhouding? We moeten daarnaast investeren in betrokkenheid. 2. Mededelingen - Nee 3. Uitreiking clubprijzen De clubprijzen voor de pupillen worden uitgereikt door Mariska Bouwer. Jocelyne Tophoff draagt de bekers over aan de junioren A & B, senioren en masters. Clubprijzen 2013 - Pupillen C: Laura Croux - Pupillen B: Bente Madderom - Pupillen A: Jens Oosterink - Junioren D: Stan Nijhuis - Junioren C: Dave Wesselink - Junioren B: Max Rijs - Junioren A: Laura de Witte - Senioren: Lisanne de Witte - Masters: Nicole Weijling 4. Goedkeuring notulen van de ALV van 16 april 2013 Er zijn geen opmerkingen op de notulen en dus worden ze goedgekeurd.
5. Bestuursverkiezing Dick ten Bruggencate is aftredend en niet herkiesbaar. Dick wordt benoemd tot lid van verdienste. Hij zal zich nog wel inzetten bij wedstrijden samen met Stef. Jocelyne Tophoff neemt plaats in het bestuur in plaats van Emiel Admiraal. Voorstel is om haar te benoemen in het bestuur en dat wordt goedgekeurd. Een aantal andere zaken. Theo Bakker is ad-interim voorzitter. Hij heeft aangegeven per 1 januari 2015 stoppen. We zijn dan ook bezig met het zoeken van een nieuwe voorzitter. We beraden ons erover hoe we dit verder gaan invullen. Ook Herke zal begin 2015 stoppen als penningmeester. Dus ook voor deze functie zoeken we een vervanger. 6. Jaarverslagen van bestuur en commissies Voor wat betreft de financiën zijn we bezig geweest met de scheiding van de vereniging en de stichting. Het was puzzelen hoe het zat. Er waren begin van het jaar zorgen. We hebben alles uit de kast gehaald. De financiële administratie is opnieuw neergezet. We hebben een goed jaar achter de rug. 7. Kascommissie Henk Stienstra en Jocelyne Tophoff hebben samen naar de financiën gekeken namens de kascommissie. Henk: “We zijn goed ontvangen bij de penningmeester. Een paar belangrijke dingen. Scheiding Trias en 3As, waarbij de kascontrole zich toespitste op trias. We hebben gekeken naar de cijfers en risico’s. We zijn tot de conclusie dat het er goed uitziet. We keuren de balans en exploitatie goed.”
Ze hebben de volgende aanbevelingen: -
Contributies, vormen 2/3 tot 3/4 van de inkomsten. Het is nuttig om daar meer inzicht in te krijgen door deze post uit te splitsen. De indeling waarbij twee indelingscriterium gelden, met verschillende contributies en verschillende trainingsgroepen. Daarnaast is het advies om de ledenadministratie door een andere persoon dan de penningsmeester te doen. De trainers moeten daarnaast goed in contact zijn met ledenadministratie, dat kan een belangrijk hulpmiddel zijn. Het boekhoudprogramma met de cijfers van kwartaal en half jaar op twee plaatsen bewaren. Een schaduw administratie voor het geval er iets mis gaat.
8. Benoeming kascommissie 2014 Jocelyne Treed af. Henk Stienstra blijft nog een jaar en Max Tholen zal nieuw lid zijn. 9. Vaststelling begroting 2014 Toelichting Herke Oudeboon: In lijn met het afgelopen jaar. Ledenadministratie op hetzelfde ingestoken. We zijn bezig met het zoeken van nieuwe sponsors voor de borden langs de baan. Er wordt uitgezocht hoe het zit met de (hoge) afdracht van de Atletiekunie. De huur is een juridisch dispuut. Dit is een betamelijke begroting met een exploitatie tekort van €1500,-. Maar ik zie mogelijkheden. Op de rekening zal er een plus zijn qua rente. Vraag Ingrid Vel: Hoe zit het met de huur die we betalen aan de gemeente? Antwoord: We hebben onderzocht dat wij meer betalen dan andere verenigingen. Gemeente heeft als uitgangspunt dat ze de buitensportverenigingen op gelijke wijze willen behandelen. Andere verenigingen gaan omhoog. Ons contract is voor 10 jaar, maar er zijn dingen veranderd. Het hangt er vanaf hoe we tot elkaar kunnen komen. Contract loopt tot 2017. Vijf buitensportverenigingen zijn samengebundeld, genaamd de B5. Onder andere Richard is in gesprek met de gemeente. Afspraken worden telkens verzet. Nu is er een nieuw college en er wordt gewacht op een nieuwe afspraak.
10. Vaststellen contributie 2015 Voorstel is een standaardoplossing, maximaal het percentage van de inflatie verhogen. We laten het afhangen van de financiële ontwikkelingen. Vraag Henk Stienstra: waarom is er een verschil van 2 euro tussen de pupillen en junioren. Kan dit niet gelijk getrokken worden? Maak we het onszelf nodeloos moeilijk? Daar gaan we naar kijken. 11. Voorstel Max Tholen ledenbeleid Bestuur heeft gevraagd om naar het ledenbeleid te kijken. Wat van belang is - nieuwe leden - leden tevredenheidsonderzoek - lidmaatschap Nieuwe leden: Wat biedt de club je, algemene informatie. Wat bieden wij, maar ook wat verwachten wij van je. Er is een proefperiode mogelijk. Je mag een maand gratis meetrainen. Er moet en klachtenprocedure komen, want er zijn veel verenigingen met akkefietjes. Waar kun je hier mee naartoe? Het is belangrijk om dit goed en duidelijk mee te geven aan de leden. Aanmeldformulier wordt ingeleverd bij de trainer. De trainer levert het bij de ledenadministratie. Er komt ook een mededing bij dat hardlopen een risico met zich meebrengt. Voor nieuwe leden is mogelijk of ze vrijwilliger willen zijn. Er wordt ook gevraagd voor een digitale foto. Mensen die al lid zijn: Het is belangrijk te weten wat er speelt binnen de vereniging. Het idee is om een ledentevredenheidsonderzoek te doen. Misschien lopen er mensen rond met goede ideeën. Met de output kan de service richting de leden verbeterd worden. Ook een mogelijkheid om goede contacten op te doen. Signaleren van problemen is het doel van het onderzoek. Lidmaatschap: Er is groot verloop. Maar wat is de reden? Ook daar willen we kijken. Waarom is deze persoon weggegaan? Daar moet netjes afscheid genomen worden met een bedankformulier. We kunnen hier van leren. Inzicht in de reden van het vertrek. Het beleid kan hierop aangepast worden. Dit ga ik de komende tijd verder uitwerken en daarna uitvoeren. 12. Rondvraag: Ben Brouwer: Waar is het AED apparaat? Antwoord: We zijn bezig met nieuwe accu’s. Het apparaat is bij Jocelyne en moet nog vervangen worden door een defect. Daar gaat ze achteraan. Ben Brouwer: Afgelopen zondag is er een calamiteit geweest met het invalide toilet. De toilet staat vol met etenswaren. Dit is geen wenselijke situatie. Ooit gesproken om een extra ruime, dit was destijds de beste oplossing. Antwoord: We gaan het punt bespreken. Nico Spijker: Kloppen de gegevens van de ledenadministratie wel? Is dit wel de jaarstand en is er een effect van start to run te zien? Antwoord Herke: Ik vertrouw de cijfers niet helemaal. Het heeft wellicht met het economische klimaat te maken. Het huidige pakket synchroniseert met de Atletiekunie. Ik heb goede hoop dat het dit jaar een beter beeld zal vormen. Sluiting!
2. Jaarverslag bestuur 2014 We zijn in 2014 vaak in de publiciteit geweest. Positief, maar ook iets minder. We beginnen met het positieve. Het Trias-hart gaat nog steeds harder kloppen bij het zien van de diverse topprestaties. De zusjes De Witte, Laura en Lisanne, vullen regelmatig de pagina’s van het Noordhollands Dagblad. Maar ook Job Beintema, Hennie Punt, Dennis Barnhoorn, Eileen Groenland zijn de uitschieters van onze club. Maar Trias is meer dan alleen topatletiek. Iedereen die de hardloopsport of atletiek wil beoefenen kan bij ons terecht en er wordt hier met veel plezier getraind en training gegeven. Het minder leuke nieuws is de procedure met de gemeente over de baanhuur. We betalen in vergelijking met andere buitensportverenigingen in Heiloo een veel hogere huur en onderhoudskosten. In het kader van gelijke behandeling van de clubs, zijn we al maanden in gesprek met de gemeente Heiloo en betaalt de stichting 3AS voorlopig niet de huursom. We hopen hier op korte termijn meer duidelijk over te krijgen. Hoogstwaarschijnlijk zal dit besloten worden door de rechter. Kijkend naar de financiën, kunnen we wel stellen dat iedere euro hard nodig is om AV Trias gezond te houden. Het financieel jaar 2014 is afgesloten met een verlies van ruim € 5.000,-. Dat vinden we wel zorgwekkend. Een verlaging van de huur zal ons meer ruimte geven. Een aantal tegenvallende inkomsten waren de inkomsten van de baanhuur en de hoge (eenmalige) afdracht aan de Atletiekunie. Er moest in 2014 contributie worden afgedragen voor tientallen leden die in 2013 opgezegd hadden bij AV Trias. Deze schade was meer dan € 3.000,- en helaas niet verzekerd onder de vrijwilligersverzekering van gemeente Heiloo. Een paar mooie plussen waren de inkomsten uit wedstrijden en de contributie, die een stuk hoger waren dan begroot. Daarnaast zijn de inkomsten van de Grote Club Actie, door de inzet van de vele vrijwilligers, een pluspunt. Wat heeft zich op bestuurlijk vlak het afgelopen jaar plaatsgevonden? Theo Bakker nam dit jaar voor het laatst de rol van voorzitter op zich en we zijn gaan denken wie hem zou kunnen opvolgen. Jocelyne Tophoff heeft zich in 2014 bij het bestuur gevoegd en Theo heeft in haar een waardige opvolger gevonden. Vanaf 2015 zal zij het stokje overnemen, na formele goedkeuring tijdens de Algemene Ledenvergadering. Gelukkig blijft Theo vanaf de zijlijn nog even toekijken en kunnen we zijn ervaring in het bestuur nog gebruiken. Theo, voor nu bedankt dat je de afgelopen jaren zo’n goede en menselijke voorzitter was! Ook Herke Oudeboon heeft zijn laatste jaar als penningmeester beleefd en geeft de taken over aan Tim Bras. We willen Herke hartelijk bedanken voor zijn inzet de afgelopen jaren en voor het op orde brengen van de administratie. We hebben daardoor grote stappen gemaakt, waardoor er efficiënter gewerkt kan worden. Gelukkig waren er nog meer opvolgers. Jasper van Baar en Michiel Singer hebben zich gemeld bij het bestuur en zullen tijdens de ledenvergadering voorgedragen worden. Dan zijn we weer op volle sterkte. We kunnen nog steeds trots zijn op onze accommodatie. Ook in 2014 zijn er verbeteringen doorgevoerd, zoals de netten op de verspringbakken, zodat het zand niet wegwaait. En ook is er een elektrapaal geplaatst voor de elektronische tijdwaarneming. Uiteraard kon dit alleen mogelijk gemaakt worden door de inzet van de vele vrijwilligers, want daar draait Trias op. Het trainerskorps waar we over beschikken, onder leiding van verenigingscoördinator Sven Ootjers, is nog steeds één van onze sterke punten. In 2014 heeft de Technische Commissie de
trainersvergoedingen in kaart gebracht, zodat iedereen weet waar hij aan toe is. We investeren nog steeds veel geld in trainers en dat blijven we doen om de kwaliteit van de trainingen te handhaven. Het ledenaantal is het afgelopen jaar stabiel gebleven. Wel zien we een flinke stijging bij de pupillen. Het doel is om dit jaar weer te groeien. We willen dit onder andere realiseren door meer recreanten aan te trekken, door een samenwerking met de Fitclub, waar een nieuwe doelgroep leden zich bij aan kan sluiten. We houden jullie daarvan op de hoogte. Wij gaan het jaar 2014 binnen het bestuur goed analyseren en waar nodig is, zullen we acties ondernemen. Heb je ideeën, dan kun je ons natuurlijk benaderen. Met de inzet van de vele betrokken vrijwilligers gaan we vol goede moed 2015 in. Bedankt voor u bezoek tijdens de Algemene ledenvergadering en ik wens u prettige avond. Nancy Karels, secretaris
3. Verslag jeugdcommisie en wedstrijdgroepen Pupillen Het aantal pupillen blijft in 2014 constant zo rond de 100 pupillen. In de zomerperiode is dit wat drukker door de enorme aanwas in die periode en dat is ook wel te zien op woensdagtraining waar de trainersbezetting minder is dan de maandagavond. We zijn blij dat we veel jeugdtrainers hebben die weer prachtige trainingen hebben gegeven in 2014. De crossfinale mochten we met maar liefst 21 pupillen bezoeken en podiumplekken waren er voor Jasmien van der Kolk bij de meisjes mini (5e), Gijs Smolenaars (3e) bij de B jongens en Mike Wortel (5e) bij de A2 jongens. De A2 jongens werden bovendien nog derde als ploeg. Het pupillenuitje ging naar de Goudvis en was weer een groot succes evenals het kamp voor de A pupillen. Een kleiner aantal dan we gewend zijn plaatste zich voor de finale van de competitie op de baan maar de prestaties waren groot. De meisjes B mochten het hoogste podium betreden in de finale en hiernaast waren er individuele prijzen voor Laura Croux (3e) en Bente Madderom (1e). Helaas moesten we afscheid nemen van de trainsters Alette Tervoort en Astrid Kops Allemaal ontzettend bedankt voor jullie inzet in 2014! Anja van Sluis D junioren De D junioren werden in 2014 getraind door Lenneke/Tessa/Astrid/Micha/Sven en Monique. Via deze weg willen we Astrid nog ontzettend bedanken voor al haar inzet bij de D junioren. Deze D groep is erg groot. Bij de junioren begint het allemaal iets zelfstandiger. De club/cross competitie wedstrijden worden nog geregeld, maar de andere wedstrijden moeten zelf geregeld worden. Ook was er de Trias laat spelen en deden er vele mee aan de Evening games. Succes was er ook bij de D junioren. Stan Nijhuis werd indoor en outdoor 2e op de D spelen bij het hoogspringen en Nienke Madderom werd indoor 2e op de horde en 3e op de sprint. Outdoor won ze zilver op de horde. C junioren De C junioren werden in 2014 getraind door Sven en Micha. Ook zijn er weer een paar atleten overgestapt naar de RTA groep van Peter & Peter. De C junioren is een leeftijd waar veel jeugd de club verlaat. Dit is een landelijk probleem. Hoogstwaarschijnlijk heeft het te maken dat het speelse al minder wordt. Succes was er ook bij de C junioren Dave Wesselink won zilver tijdens C spelen 60 meter indoor en brons tijdens de 100 meter outdoor. De competitie ploegen deden het in het algemeen prima. B/A junioren De B/A junioren zijn in 2014 getraind door Hans, Piet, Peter & Peter en Sven. Voor de competitie wedstrijden liepen de meeste junioren niet warm. Wel werd er veel succes behaald. Laura de Witte, Job Beintema en Vincent Hazeleger werden Nederlands junioren kampioen. Job haalde de halve finale op de WK junioren. Vincent bleef steken in de serie’s. Senioren & Masters De competitie ploeg was in 2014 niet succesvol. Vooral door de late afmeldingen in 2 wedstrijden was het onmogelijk om Trias te handhaven in de 2e Divisie. De master dames hadden voor het eerst weer een team en behaalde de finale. De opvallendste Trias prestaties kwam van Lisanne de Witte, tijdens
WK Sopot behaalde Lisanne de finale, maar werd uiteindelijk onterecht gediskwalificeerd. Dennis Barnhoorn wierp over de 70 meter met de speer. Wedstrijdgroep junioren Frank Hilberts gaf ook in 2014 de extra training voor de wedstrijdgroep. De C/D junioren die voor 90 procent aanwezig zijn bij de trainingen en zich goed inzetten, komen in aanmerking voor de training. Ook is het verplicht om aan de C/D spelen deel te nemen en nog 5 ander losse wedstrijden. Wedstrijdgroep Sven Dagelijks trainde Sven met deze groep om uiteindelijk te presteren op NK’s en WK’s. Sven Ootjers
4. Verslag verenigingscoördinator •
Structuur in trainingen
Om te beginnen moeten er natuurlijk voor alle geledingen voldoende trainers zijn. Dit is een voortdurend punt van aandacht. Bij de jeugdatletiek zie je vaak een zeker verloop van trainers. Ook in 2014 zijn er weer oudere jeugdleden èn ouders ontdekt die tijdens de trainingen hun steentje willen bijdragen. Ik probeer de trainers zo goed als mogelijk te coachen, zodat ze het plezier en vertrouwen blijven behouden om hun functie voort te zetten. Daarbij is een luisterend oor het belangrijkst. De zomer van 2014 is goed verlopen. Door de drukke zomer agenda en de meerdere functies die de gouden krachten van Trias op zich nemen, zijn alle wedstrijden naar tevredenheid georganiseerd. Trias is er bij gebaat om het draagvlak binnen de vereniging breder te maken. Maar ook moet er naar de leden en ouders duidelijk gemaakt worden dat we meer hulp kunnen gebruiken bij de verschillende functies. Samen kunnen we de vereniging laten bloeien. Ik ben zoveel als mogelijk aanwezig bij alle trainingen en wedstrijden van Trias. Tevens ga ik met regelmaat mee naar centrale trainingen of regio trainingen. Tijdens de Trias trainingen ben ik ondersteunend, maar ik geef ook veel training. Ik geef aan elke categorie van pupil tot master training. De vraag is of dit mijn taak is, maar naar mijn idee krijg ik op deze manier een goed inzicht wat er speelt binnen de vereniging en sta ik in contact met veel leden. Ook in 2014 heeft Frank Hilberts de C/D wedstrijdgroep training gegeven. Voor mij is dit een grote meerwaarde. Ik zie op de trainingen de grote verschillen van sportbeleving bij de junioren. Om een ieder aan hun eigen sportbeleving te laten komen, kan je dus bij Frank Hilberts trainen. De criteria hiervoor is naast 90 procent aanwezigheid o.a. meedoen aan de competitie en evening games, C/D spelen en 5 andere gezamenlijke wedstrijden. Tevens ben ik als vereniging coördinator aanwezig bij de bestuursvergaderingen en de T.C. vergaderingen. In 2014 ben ik met mijn eigen trainingsgroep op trainingsstage geweest naar Portugal en Tenerife. Tevens ben ik aanwezig geweest bij alle grote internationale kampioenschappen in 2014. WK indoor Sopot, WK junioren Eugene, EK Zurich. Deze activiteiten zijn op eigen kosten. Doordat het niveau van mijn atleten omhoog gaat, vergt dit ook meer tijd en energie. Er zijn atleten die zelfs 2x per dag trainen. •
Aanspreekpunt zijn voor leden, ouders van jeugdleden, trainers, atletiekunie, gemeente Heiloo en overige instanties
Dit is een punt waar veel tijd en energie in gaat zitten. Door mijn continue aanwezigheid is het voordeel dat ik beginnende problemen snel kan signaleren en daar dan op kan inspelen. Tevens probeer ik het contact met de trainers optimaal te houden. Mede doordat ik "bijna" naast Trias woon komt het met regelmaat voor dat er bij onverwachte momenten aangebeld wordt. De contacten met de atletiekunie zijn erg goed te noemen, mede doordat ik ook werkzaam ben voor de atletiekunie. •
Vertegenwoordiging van AV Trias bij voorkomende gelegenheden
Ik ben zoveel als mogelijk aanwezig geweest bij onze "eigen" wedstrijden en competitiewedstrijden, kampioenschappen, regiotrainingen en andere bijeenkomsten met onder andere de atletiekunie en gemeente Heiloo. Tevens maak ik met regelmaat wedstrijdverslagen en publiceer dat op de Trias website en geef het door aan de Uitkijkpost en/of het NHD.
•
Coördinatie van de interne en externe communicatie rondom AV Trias
Ik houd contact met de scholen en GGZ die met regelmaat gebruik maken van onze accommodatie. Ook bij andere huurders worden er afspraken gemaakt voor het gebruik. Bij de vele sportdagen bespreek ik de mogelijkheden van onze accommodatie met de scholen en de mogelijkheid van onze inbreng tijdens deze sportdagen. •
Verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse gang van zaken op de atletiek accommodatie
Door vaak aanwezig te zijn is het prettig geweest om contact te hebben met de mensen die betrokken zijn bij het onderhoud van onze accommodatie. Sven Ootjers
5. Verslag PR-commissie In 2014 heb ik geprobeerd hier een aanvulling aan te geven. Doordat ik betrokken ben bij alle wedstrijden waar Trias atleten aan meedoen, kan ik daar een bijdrage aan leveren. Ik probeer met regelmaat onze Facebook pagina en onze Trias site te voorzien van informatie. Elke week stuur ik een stukje naar de uitkijkpost. En met regelmaat naar het Noordhollands Dagblad. Ik maak filmpjes over onze vereniging, deze worden ook geplaatst op de website van Heiloo online en soms op de atletiekwebsite van Losse Veter. Sven Ootjers
6. Verslag kantinecommissie De kantine was in 2014 minder voor “het echte kantinewerk” in gebruik dan in 2013, toen het ook al weer minder was als het jaar daarvoor. Uiteraard had dat gevolgen voor de omzet. Een heel klein beetje compensatie kan worden gevonden in het feit dat een enkele middelbare school, die de accommodatie gebruikt voor een sportdag, ook graag wat te consumeren op prijs stelt. Onverminderd blijft het zeer ongewenst de kantinevoorraad te moeten opslaan in het invalidetoilet. Behalve het hygiënische aspect betekent het ook dat met een rolstoel (booster) dat toilet nauwelijks of niet toegankelijk is. In 2014 bleek dat enig maal een probleem. Ik wil dit verslagje niet als een klaagzang beschouwen, maar het moet mij nog wel van het hart dat een oproep voor meer assistentie tijdens de wedstrijddagen niet is beantwoord. Voor 2015 zie ik problemen als gevolg van het afhaken van zeker 3 van de 6 help(st)ers, waarnaast en daar-en-boven het wedstrijdprogramma weinig spreiding in data vertoont. (5 weekenden achter elkaar). Positief is en blijft dat het gezellig werk is. Cécile van den Hoven
7. Verslag accommodatiecommissie In 2013 hebben wij groot onderhoud gehad van onze baan. Dat is gebeurd in juli en augustus en in 2014 heb ik het stokje mogen overnemen van Dick ten Bruggencate. Na het groot onderhoud van 2013 na de zomervakantie, heb ik een mooie start kunnen maken. Een aantal verbeteringen die ik graag onder de aandacht wil brengen zijn de netten op de verspringbakken (tegen het wegwaaien van het zand). Deze zijn gemaakt door Aad-Jan Peterse en Jolande Brasser. De elektra paal voor de elektronische tijdwaarneming is mede mogelijk gemaakt door Peter de Jong. We zijn nu druk bezig met de voorbereiding van de nieuwe berging in de kantine, zodat het invalide toilet weer in gebruik genomen kan worden. Verder zijn er nog verbeteringen aan de accommodatie waar we samen met de gemeente mee bezig zijn. Graag ontvang ik tips voor verbetering van het complex, samen met de handige mannen kunnen we deze dan uitvoeren. Jasper van Baar
8. Verslag Technische Commissie Het is een bewogen jaar geweest voor de Technische Commissie. Allereerst kunnen wij terugkijken op een druk baan- en crossseizoen. AV Trias haalde wederom een aantal mooie competitiewedstrijden naar de baan en het veld. Daarnaast werden ook de vaste wedstrijden succesvol afgewerkt. Achter de schermen hebben enkele leden van de TC zich ingezet in de voorbereiding op en de uitvoering van een aantal van deze wedstrijden zoals de Hemelvaartwedstrijd en de Klimduinrun. Na afloop van het baanseizoen 2013 heeft Emiel Admiraal aangegeven om zijn functie als bestuurslid technische zaken neer te leggen. Emiel is de voortrekker geweest van de herstart van de TC in 2011 en vormde de afgelopen twee jaar de schakel tussen het bestuur en de TC. Mede vanwege zijn werk en studies was het voor hem niet mogelijk deze functie nog langer te bekleden. Ook Piet Singer, die al langere tijd verbonden was aan de TC, heeft aangegeven zijn plaats af te zullen staan. De overige TCleden bedanken Emiel en Piet voor hun inzet en de prettige samenwerking gedurende deze periode! De TC heeft inmiddels twee nieuwe leden mogen verwelkomen: Richard Brouwer en Sven Ootjers. Met de frisse blik van de nieuwe leden heeft de TC de taken en verantwoordelijkheden opnieuw in kaart gebracht. Centrale thema's zijn: - Het faciliteren van de trainingen voor alle categorieën, mede door het rond krijgen en het op pijl houden van het trainerskorps. - Nauwe samenwerking met de Wedstrijd Organisatie Commissie met betrekking tot het vaststellen van de wedstrijdkalender en het aantal juryleden. - Materiaalaanschaf en -beheer. - Het vaststellen van de winnaars van de jaarprijzen voor de Algemene Ledenvergadering. David Bastiaansen
9. Verslag penningmeester Financiën AV Trias over 2014 Algemeen Het jaar 2014 stond in het teken van de migratie van de ledenadministratie naar een - door de Atletiekunie goedgekeurd - verenigingspakket Sportlink Club. De penningmeester nam hierbij (tijdelijk) de ledenadministratie over, tot de komst van Alette Tervoort als nieuwe ledenadministrateur. De voordelen van dit pakket zijn: de vereniging is niet afhankelijk van één persoon voor de ledenadministratie; het is mogelijk tegelijk met meerdere personen in het pakket te werken. Trainers kunnen allen beschikken over de laatste informatie (bijvoorbeeld een actuele ledenlijst); de contributie(berekening) is gekoppeld aan de ledenadministratie; de penningmeester heeft zo goed zicht op de verwachte inkomsten uit contributies en nog te ontvangen ledeninkomsten; de vereniging was voorbereid op IBAN/SEPA; het risico van verlies aan data (bij een crash) is geminimaliseerd. Het jaar 2013 stond nog in het teken van veranderingen door het doorvoeren van de (functie)scheiding tussen AV Trias en Stichting 3AS (“3AS”). Een overzicht van deze geschiedenis is als bijlage I toegevoegd.
Financiële administratie Balans - Op de aan 3AS verstrekte lening van € 416k is door AV Trias in 2012 een voorziening getroffen van € 125k. Met een actuele WOZ-waarde van € 276k, is in 2014 een extra voorziening van € 15k getroffen. Hiermee blijft de vordering in lijn met de waarde van het clubgebouw. - De creditsaldi op de bankrekeningen zijn over 2014 afgenomen met € 3.070 naar € 14.416. - De vordering van € 3.866 betreft: o vordering van € 500 op Stichting 3AS op toegezegde bijdrage aan aanschaf AED; o vordering van € 2.690 op sponsoren: o.a. voor € 700 mondeling toegezegde sponsorbedragen voor de Klimduinrun 2014, voor € 1.290 aan vorderingen op verhuur van de baan, en voor € 508 vordering vanuit Start-to-Run op Atletiekunie; o overige vordering van € 676 voor € 535 resp. € 141 aan openstaande (en in 2015 betaalde) contributies en loten uit de grote club actie. Het resultaat boekjaar was slecht met een verlies van € 5.344 (versus begroot verlies van € 1.428) door tegenvallende inkomsten uit verhuur en hoge afdracht Atletiekunie, ondanks meevallers in de inkomsten uit contributies. Over de lening van € 416k aan 3AS wordt de afgesproken rente van 2% per jaar in rekening gebracht; € 8.320 is bijgeschreven op het kapitaal van AV Trias.
Balans 31.12.2013
31.12.2014
Activa Activa Verstrekte lening aan 3AS ING betaalrekening ING spaarrekening Debiteuren
Totaal van activa
€
291.000 623 16.863 500
276.000 166 14.250 3.866
308.986 €
294.282
31.12.2013
31.12.2014
Verplichtingen en vermogen Crediteuren Totaal van huidige verplichtingen Vermogen Kapitaal Algemene reserves Resultaat boekjaar Totaal vermogen
Totaal van verplichtingen en vermogen
€
2.680 2.680
0 0
299.320 7.740 -754 306.306
292.640 6.986 -5.344 294.282
308.986 €
294.282
Exploitatie resultaat -
-
-
De belangrijkste inkomsten zijn de contributies van leden. De penningmeester is hierbij afhankelijk van de ledenadministratie, en een tijdige (en volledige) realisatie van deze inkomsten. De migratie naar het verenigingspakket Sportlink Club en de komst van Alette Tervoort voor de ledenadministratie, is positief uitgepakt voor de contributies met € 4.685 (+7%) boven begroting. Ook Hennie Punt en Astrid Busso dragen met Start-to-Run op zaterdag bij aan deze inkomsten. Sven Ootjers en Ben Brouwer hebben dit jaar veel minder inkomsten verkregen door verhuur van de baan onder meer aan GGZ, PCC, basisscholen, de Belastingdienst en een aantal sportverenigingen. De inkomsten zijn met € 3.836 maar liefst 43% lager dan begroot. Met name GGZ en de schaatsverenigingen hebben bezuinigd op de huur van de baan: de verhuur aan GGZ alleen al was € 1.580 minder dan verwacht. De wedstrijdcommissie heeft goed werk verricht en € 468 meer inkomsten uit wedstrijden binnengehaald dan begroot. De Klimduinrun 2014 is onder voorzitterschap van Richard Brouwer met inzet van een aantal zeer actieve leden, wederom voor rekening en risico van AV Trias georganiseerd. Dit pakte goed uit. De samenwerking met Dorssports is gestaakt. Andere nieuwe initiatieven binnen de vereniging hebben nog geen sportieve en financiële vruchten afgeworpen. Per saldo € 1.525 minder inkomsten.
Exploitatie
Exploitatie
2013
begroting 2014
2014
begroting 2015
Inkomsten Contributies
65.616
65.000
69.685
71.000
Verhuur
9.121
9.000
5.164
6.000
Wedstrijden
7.820
8.000
8.468
8.000
Klimduinrun, Dorssport
6.017
6.000
4.475
4.750
Sponsoring
3.320
3.320
3.007
3.000
Grote club actie
2.756
2.200
2.063
2.000
Overig: subsidies, oud papier, giften
1.537
1.500
1.327
1.250
96.187
95.020
94.189
96.000
Afdracht KNAU
14.656
13.000
16.666
14.000
Huisvestingskosten: huur, onderhoud
38.548
38.548
39.376
38.500
Vergoeding van verenigingsmanager en trainers
33.165
34.500
33.956
34.000
9.385
9.000
8.242
9.500
95.754
95.048
98.240
96.000
433
-28
-4.051
0
971
1.000
886
1.000
216
400
Totaal
Directe kosten
Directe kosten activiteiten Totaal
Brutoresultaat Overige uitgaven Bestuurskosten Ledenadministratie Totaal
Exploitatie resultaat
-
-
-
1.187 1.400 -754
-1.428
407
500
1.293
1.500
-5.344
-1.500
De sponsoring met plaatsing van reclameborden en webbanners zijn (nog) een stabiele bron. In 2014 hebben een drietal sponsors opgezegd; nieuwe sponsorcontracten moeten nog worden gesloten. Ook de Grote club actie is onder aanvoering van Astrid Kops prima gegaan, in lijn met verwachting. De matige kwaliteit van onze ledenadministratie in 2013 bij uittreders, heeft geleid tot een (eenmalige) hogere afdracht aan de KNAU. Er moest in 2014 contributie worden afgedragen voor tientallen leden die in 2013 opgezegd hadden bij AV Trias. Deze schade was meer dan € 3.000, en helaas niet verzekerd onder de vrijwilligersverzekering van gemeente Heiloo. De aan 3AS te betalen huur van is met het doorvoeren van de (functie)scheiding in 2013 tussen AV Trias en 3AS opgenomen onder de directe kosten. De huur bedraagt € 38.160; evenzo de kosten van schoonmaak / onderhoud en aanschaf AED (Automatische Externe Defibrillator) in totaal € 1.216. De stichting 3AS (en indirect ook AV Trias) heeft een dispuut met de gemeente Heiloo over de hoogte van de huur. Aanleiding is dat 3AS een deel van de huur achterhoudt uit protest tegen de hoogte van de huursom en onderhoudskosten die de vereniging moet betalen, in vergelijking met andere buitensportverenigingen in Heiloo.
-
-
De vergoeding van de verenigingsmanager en trainers is met € 544 iets lager dan begroot (2%). De Technische Commissie stelt de trainers aan (binnen kaders). Directe kosten activiteiten is een verzamelnaam voor kosten van wedstrijden, Klimduinrun, Startto-Run, jeugdbestuur en website. Met name de kosten van wedstrijden waren dit jaar € 1.592 hoger dan vorig jaar (bij € 648 hogere inkomsten). Door een vrijval van crediteuren uit 2013 van € 1.520, is het verschil in directe kosten € 758 onder begroting. Onder bestuurskosten worden de kosten verantwoord voor de prijzen clubkampioenschappen, bloemen voor grote prijswinnaars, lidmaatschap Sportraad en attenties voor onze vrijwilligers.
Begroting 2015 -
De voorgestelde begroting 2015 is opgesteld in lijn met realisatie 2014, met o verwachte inkomsten uit contributies via ledenaantal in Sportlink Club. o taakstellend budget voor inkomsten uit verhuur, sponsoring en nieuwe leden. o verwachte (genormaliseerde) kosten voor KNAU afdracht via ledenaantal in Sportlink Club.
Peildatum 1.01.2015 Pupillen CD-junioren AB-junioren Senioren / masters Hoofdtrainers / juryleden - afdracht voor 21 Start to Run korting voor derde en volgend lid uit één gezin instroom van 25 nieuwe leden opbrengst inschrijfkosten KNAU facturen: mutaties, competitie, BUMA Stemra
leden 86 59 32 283 21
Inkomsten Directe kosten contributie afdracht KNAU 13.244 1.918 9.086 1.720 5.664 933 41.736 6.009 0 813 750 -1.820 1.938 411 450 2.370
481
Totaal -
-
€
71.048 €
14.173
Op basis van het ledenaantal per 1.01.2015 (per 1.01.2014) van 86 (76) pupillen, 59 (61) CDjunioren, 32 (42) AB-junioren, 283 (265) senioren/masters en 21 hoofdtrainers / juryleden, bedraagt de verwachte contributie inkomsten ca. € 71k. Wederom wordt de afgesproken rente van € 8.320 over de lening van € 416k bijgeschreven op (het kapitaal, en) de ING betaalrekening.
Financiën Stichting 3AS over 2014 -
Ter informatie zijn de financiën van 3AS als bijlage II opgenomen. Ton Apeldoorn is penningmeester van 3AS. De overige bestuursleden zijn Richard Brouwer (voorzitter) en Theo Bakker (secretaris).
Bijlage I: De (functie)scheiding tussen AV Trias en Stichting 3AS (“3AS”). Terug in de geschiedenis. -
-
-
-
AV Trias verkocht in 2007 aan 3AS het clubgebouw voor € 416k (ex BTW) onder het recht van terugkoop door AV Trias voor het bedrag van de (nog) verschuldigde geldlening aan 3As. Voor de betaling is door AV Trias een aflossingsvrije lening van € 416k (ex BTW) verstrekt aan 3AS. Gemeente Heiloo en 3AS hebben in 2007 een huurovereenkomst gesloten voor de atletiekaccommodatie (exclusief opstal en attributen) voor een periode van 10 jaar. De huurder, 3AS, zorgt voor klein onderhoud, waaronder ook wordt begrepen het totale onderhoud van de discuskooien en jurytrappen. De verhuurder, Gemeente Heiloo, zorgt voor groot onderhoud, waaronder ook wordt begrepen groot en klein onderhoud van de kunststofbaan, en alle werkzaamheden welke voortkomen uit het door ISA-Sport uit te brengen advies bij keuring van de baan. Gemeente Heiloo heeft als eigenaar van de atletiekaccommodatie aan 3AS in 2008 een afhankelijk tijdelijk recht van opstal verstrekt voor het clubgebouw voor een periode van 10 jaar. De grond en opstallen kunnen uitsluitend worden gebruikt als clubgebouw voor AV Trias. Tussen 3AS en AV Trias is een gebruikersovereenkomst gesloten.
Kort samengevat: -
Wat is de statutaire doelstelling van 3AS?
-
3AS is de verhuurder voor AV Trias, en is verantwoordelijk voor groot onderhoud van de atletiekaccommodatie (via Gemeente Heiloo) en het clubgebouw. 3AS betaalt onder meer gas, water, elektriciteit, en brand- en opstalverzekering. 3AS exploiteert de kantine in het clubgebouw (vanwege de BTW regeling). AV Trias is de atletiekvereniging, en heeft als doel atletiek te beoefenen als lid van de KNAU. De doelstellingen van 3AS en AV Trias liggen uiteraard in elkaars verlengde.
10. Verslag ledenadministratie Sinds 1 juli 2014 doe ik de ledenadministratie voor Trias. In het eerste half jaar van 2014 heeft Herke al leden overgezet naar een nieuw programma voor de ledenadministratie. Een hele klus maar het is gelukt. Voordeel is dat de ledenadministratie nu automatisch op een externe server staat en dat er ook een automatisch koppeling is voor het incasseren van de contributie. Het programma heeft nog veel meer mogelijkheden in zich waar we zeker gebruik van zullen gaan maken als we er iets langer mee werken. Onder de opzeggingen relatief veel jeugdleden. Reden meestal keuze voor een andere sport en niet meer te combineren met studie. Opzeggingen 2014 pupillen
Aanmeldingen in 2014
leden op 31/12/2014
17
49
93
junioren D
8
3
38
junioren C
5
2
20
junioren B
10
2
19
junioren A
7
0
12
Senioren
14
9
40
masters
47
38
244
108
103
466
Alette Tervoort
11. Agenda Algemene Ledenvergadering Uitnodiging voor de Algemene Ledenvergadering van AV Trias welke zal worden gehouden op dinsdag 14 april 2015 om 20.30 uur in de kantine aan de Maalwater 1 te Heiloo. Agenda: 1. 2. 3. 4. 5.
Opening door de voorzitter. Mededelingen. Uitreiking clubprijzen Goedkeuring notulen van de ALV van 15 mei 2014. Bestuursverkiezing.
Aftredend en niet herkiesbaar: Herke Oudeboon Voorstel bestuur: Jocelyne Tophoff wordt voorzitter en Tim Bras wordt penningmeester. Daarnaast worden Jasper van Baar en Michiel Singer toegevoegd aan het bestuur. Overige bestuursleden, Anja van Sluis en Nancy Karels blijven in functie. Kandidaten kunnen zich melden tot 15 minuten voor de vergadering. 6. Jaarverslagen van bestuur en commissies. 7. Jaarverslag penningmeester. 8. Verslag kascommissie (Henk Stienstra en Max Thoolen) Pauze. 9. Benoeming kascommissie 2015. 10. Vaststellen begroting 2015. 11. Vaststellen contributie 2016. 12. Rondvraag. 13. Sluiting.
