Jaarrapport visitaties 2009 Derde jaar in kader Kwaliteitsimpuls met als thema: Prestatie-indicatoren
Sietske Tjepkema, Marianne van de Rozenberg, Miep Münninghoff Frank Hopstaken, Thom Maas, Bas van Oosten, Walter de Koning
Onderwerpen jaarbijeenkomst
1. Beoordeling kwaliteitssysteem 2. Terugblik teamleiderschap 3. Resultaten prestatie-indicatoren en vooruitblik 4. Goede voorbeelden
1
5. Planning 2010-2011 6. Aandachtspunten en hulpmiddelen 7. Dagindeling 2010-2011
1
1. Deelnemers naar 39 2007
2008
2009
9
12
12
Gemeente/Milieudienst
19
25
27
Totaal
28
37
39
Provincie
2 visitaties bij provincies zijn geannuleerd in 2009
2
40 35 30 25 gemeente
20
provincie
15 10 5 0 2003
2005
2007
2008
2009
Overige activiteiten in 2009 (deels doorlopend in 2010)
•
1x training nieuwe deelnemers (12.06.09)
•
POKB: 3 bijeenkomsten •
2 gemeentegroepen, 1 provincie
•
Terugkoppeling visitaties
•
Discussie over actuele onderwerpen
•
3
Convenant, Bbk, BEUK, RUD’s (zie website)
•
Werkgroep klanttevredenheid (rapport 15.05.09)
•
Teamleidersbijeenkomst (04.03.10)
2
Beoordeling 2009 - systeem Oordeel
Toelichting
Goed
Documentatie en implementatie volledig, systeem in beheer
Voldoende
Documentatie volledig, systeem in beheer
Onvoldoende
Documentatie en / of implementatie onvoldoende gevorderd; systeem niet in beheer
Niet beoordeeld
door omstandigheden niet opgenomen in visitatieronde 2009
e
implementatie
in
ontwikkeling,
e
Bij 2 /3 visitatie is oordeel op implementatie gericht (audits, verbetercyclus, man.beoord.)
4
25
20
15 gemeente provincie
10
5
0 goed
voldoende
onvoldoende
niet beoordeeld
Ontwikkeling stabiel in 2009 37 organisaties met geïmplementeerd systeem • • • •
17 wijzigingen in score (10x pos, 7x neg, +2), 1x nieuw (goed) weinig verschil meer tussen provincie en gemeente annuleringen 2009 en afzegging 2010-2011 aandachtspunt 13 deelnemers behalen ten minste 2x achtereen goed
16 provincie 2007
14 provincie 2008
12
5
provincie 2009 gemeente 2007
10
gemeente 2008
8
gemeente 2009
6 4 2 0 goed
voldoende
onvoldoende
3
Maak systeem reorganisatieproof
Voorkom terugval of opnieuw beginnen: • draagvlak, structuur aanbrengen • systematisch, niet afhankelijk één persoon
6 Voorbeeld handshakes Gelderland • bodemtaken over meerdere afdelingen • geen probleem • afspraken vastleggen
2. Terugblik teamleider
7
Terugblik visitaties 2009 Sietske Tjepkema -TL visitaties-
gezamenlijke bijeenkomst POKB 18 maart 2010
4
Constateringen over visitaties 2009 • Hulpmiddelen gereed (draaiboek, formats voor agenda en verslag) • Er zijn 14 teamleiders voor 24 visitaties (in 2008: 12 teamleiders voor 17 visitaties) • Er zijn 2 visitaties van teamleiders gewijzigd naar Bodem+ • Van de 15 geplande visitaties voor de zomer zijn er 8 uitgevoerd en 7 doorgeschoven naar 2010 (van de 37) en 2 geannuleerd (in 2008: 11 visitaties voor de zomer uitgevoerd en 2 doorgeschoven naar 2009 (van de 38)
7a
Voordelen teamleiderschap • De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de visitaties ligt bij de bevoegde gezagen Wbb • Door het maken van de planning en het opvragen van de gewenste informatie ben je intensief betrokken bij de visitatie (zelf kennis opdoen) • Veel wisselende contacten (uitbreiding kennisnetwerk)
7b
5
Nadelen teamleiderschap • Visitatie voorbereiden kost tijd: – Planning maken: datum en onderwerpen bepalen – Informatie opvragen • Afstemmen met eigen organisatie, mede- visitor, visitee, begeleider kost veel tijd: – Vaststellen: datum, onderwerpen, rollen – Uitwisselen: documenten – Informeren: voortgang
7c
Visitatieplanning 2010
• Eerst planning 2009 afronden • Volgende visitatieplanning verdelen over 2010/2011 • Er zijn 3 nieuwe teamleiders: 16 TL’s voor 32 visitaties, 7 visitaties voor SIKB/B+ • Na afronden van de visitatie TL’s zo snel mogelijk beoordeling maken en brief voorbereiden • Meer ondersteuning door begeleiders bij follow-up en PI’s (toelichting en handreiking) • Deelnemers visitaties handelen volgens Draaiboek
7d
6
3. Thema: prestatie-indicatoren
• PI’s maken kwaliteit dienstverlening zichtbaar • Normblad 3.1a en 3.5.1: systematisch • Doel visitaties 2009: • in beeld brengen gebruik door deelnemers • mogelijkheid voor standaard set PI’s (brede meting)
8
• Aanpak door standaard vragenlijst en indicatieve beoordeling • SMART – doelen gesteld en gespecificeerd • Initiatieven genomen door deelnemer (visie op PI’s) • PI’s gebruikt voor structureren metingen • Resultaten metingen inzichtelijk • Analyses om prestaties te verbeteren • Is sprake van een systematische aanpak
SMART doelen 18 gemeente
16
provincie
14 12 10 8 6 4 2 0 ja
nee
niet beoordeeld
9
37 resultaten; niet opgenomen zijn 2 visitaties maart 2010 14
Wel opgenomen 2x niet beoordeeld, geeft ook 2x geen oordeel gemeente
12 provincie
10
8
• 70% ja • en dan 30% goed
6
• rest nog ?
4
2
0 goed
voldoende
onvoldoende
geen oordeel
7
Initiatief genomen 25 gemeente
20
provincie
15
10
5
10
0 ja
nee
niet beoordeeld
14 gemeente
12 provincie
10
8
• 80% ja
6
• en dan 50% goed
4
• rest afwachtend 2
0 goed
voldoende
onvoldoende
geen oordeel
PI’s voor structuur metingen 14 gemeente
12 provincie
10
8
6
4
2
11
0 ja
nee
niet beoordeeld
14 gemeente
12 provincie
10
8
• 55% ja
6
• en dan 45% goed
4
• vaak onbekend
2
0 goed
voldoende
onvoldoende
geen oordeel
8
Resultaten metingen inzichtelijk 16 gemeente
14
provincie
12 10 8 6 4 2
12
0 ja
nee
niet beoordeeld
9 gemeente
8
provincie
7 6 5
• 65% ja
4
• en dan 55% goed
3
• het kan wel !
2 1 0 goed
voldoende
onvoldoende
geen oordeel
Analyse verbetering prestaties 16 gemeente
14 provincie
12 10 8 6 4 2 0 ja
nee
13
niet beoordeeld
14 gemeente
12 provincie
10
8
• 55% ja 6
• en dan 30% goed 4
• lage score 2
0 goed
voldoende
onvoldoende
geen oordeel
9
Systematische aanpak 18 gemeente
16 14
provincie
12 10 8 6 4 2 0 ja
nee
14
niet beoordeeld
12 gemeente
10 provincie
8
6
• 60% ja
4
• en dan 50% goed • hoopvol
2
0 goed
voldoende
onvoldoende
geen oordeel
2010-2011: verder met …. PI’s
• Discussie proberen stap verder te brengen • Grotere organisaties meer behoefte aan PI’s • Het gaat om ‘blijvend verbeteren en leren’
15 Voorstel: Verder uitwerken van PI’s als thema 2010-2011
10
PI’s bij Provincie Overijssel PI’s opgenomen in productbegroting en werkplan Voorbeeld: • Aantal gesaneerde locaties Kwaliteitsslag IGLO
16
• Personele bezetting ingevuld overeenkomstig formatie • 100% binnen gestelde termijn
4. Goede voorbeelden 2009
Twee voorbeelden van MDWH (van MZHZ en Tilburg) • MZHZ, 2008: NOTITIE OMGAAN MET AFWIJKINGEN SANERINGSPLAN 09 januari 2006 -> 16 februari 2009 (bij MDWH)
17
Procesbeschrijving 6.a Nieuwe medewerker bij team Bodem Pieter Jansen Gemeente Tilburg
• Tilburg, 2009:
23.10.2009 – in PROTOS
11
Hoe kijk je als deelnemer?
Hoe werken we voorbeelden 2007-2009 uit en kunnen we het beheer ervan vorm geven? • zip bestand mailen (2007), vertrouwelijkheid • lijsten in rapport 2007 en 2008 (80 voorbeelden)
18
• inventarisatie 2009 nog afronden • naar website SIKB? -> een indruk hoe website er dan uitziet
12
13
5. Planning visitaties 2010-2011
• periode september 2010 – maart 2011 • meer tijd voorbereiding en plannen • inlopen en geen verschuivingen • teamleider staat centraal in draaiboek
19
• follow up 2009 • datum, agenda, voorbereiding, beoordeling • afronden voor juni 2011 (rapportage Bbk) • geef wijzigingsvoorstellen door aan
[email protected]
14
6. Aandachtspunten, hulpmiddelen
• follow up eerder oppakken • uitwerken hoe beoordeling plaatsvindt • beoordelingskader als hulpmiddel voor TL • afhandeling (brief) structureren voor TL
20
• feedback en samen leren stimuleren • hulpmiddelen en voorbereiding voor juni 2010 gereed
7. Dagindeling 2010-2011
Ochtend: follow up en thema (PI’s, evt. KTO) Middag: 2 keuzeonderwerpen, met voorbereiding: • Workflow systemen • Digitaal beheer • Managementbeoordeling
21
• Toezicht (systematisch, in relatie RUD’s) • Aanpak spoedlocaties (en kwaliteitsborging) • Kwaliteitscriteria RUD’s
15
