IT - információ áramlás tanulmány. Csenger Város Polgármesteri Hivatala számára január

IT - információ áramlás tanulmány Csenger Város Polgármesteri Hivatala számára

2010. január

1

Tartalomjegyzék 1.

Bevezető ............................................................................................................................................. 3 1.1. 1.2.

2.

A dokumentum célja ............................................................................................................................... 3 Pályázat 2. számú mellékletének való megfeleltetés.............................................................................. 3

Intézményi eszközrendszer, kapcsolatok ........................................................................................ 4 2.1. A hazai intézmény fenntartási modellek ................................................................................................. 4 Intézményi gazdálkodási modellek a magyar önkormányzati gyakorlatban: ...................................... 9 IT-üzemletetés ................................................................................................................................... 11 Beszerzés, kötelezettségvállalás ........................................................................................................ 12 Intézményi infrastruktúra üzemeltetési modellek a magyar önkormányzati gyakorlatban ............. 14 Intézményi pályázatírási modellek a magyar önkormányzati gyakorlatban ..................................... 16 2.2. Csenger Önkormányzatának intézmény fenntartási folyamatainak összefoglalása ............................. 19 2.3. Javaslatok az intézményi kapcsolattartás fejlesztése kapcsán ............................................................ 28 Javaslat I: a nem-gazdálkodással összefüggő feladatallokáció (intézmény-feladat mátrix) átalakítás kapcsán .............................................................................................................................................. 28 IT üzemeltetés ................................................................................................................................... 29 Javaslat II: kapcsolattartás egyutassá tétele ..................................................................................... 31 Javaslat III: rendszeresített, formalizált információáramlás .............................................................. 31 2.4. 2.5.

3.

Intézményi jelentés (első változat) ........................................................................................................ 32 Intézményi jelentés (második változat) ................................................................................................. 37

Informatikai háttér............................................................................................................................ 38 3.1. A hivatal és az intézmények közötti intranetes hálózat kiépítése. ........................................................ 38 3.2. Integrált pénzügyi rendszer bevezetése az önkormányzati intézményekben. ...................................... 38 3.3. Elektronikus közbeszerzés ................................................................................................................... 39 3.4. A szakmacsoport-képző portál bemutatása .......................................................................................... 39 A szakmacsoport-képző portál megvalósításának szervezeti felépítése ........................................... 41 A szakmacsoport-képző portál alapvető célkitűzései ........................................................................ 41 A szakmacsoport-képző portál konkrét céljai.................................................................................... 42 A szakmacsoport-képző portál célcsoportjai (példák) ....................................................................... 42 A szakmacsoport-képző portál részprojekt alprojektjei .................................................................... 43 A szakmacsoport-képző portál megvalósításának várható hatásai ................................................... 44 A szakmacsoport-képző portál megvalósításának tevékenységei ..................................................... 45 A pályázat szakmacsoport-képző portál megvalósulásának eredmény- és hatásindikátorai ............ 45 A szakmacsoport-képző portál megvalósulásának kockázati tényezői ............................................. 46 A várható kockázati tényezők elhárítása ........................................................................................... 46 A pályázati program fenntarthatósága .............................................................................................. 46

2

1. BEVEZETŐ 1.1.

A dokumentum célja

Jelen dokumentum a GKIeNET Kft. terméke, és a Csenger Város Önkormányzatánál végrehajtásra kerülő ”Szervezetfejlesztés a csengeri Polgármesteri Hivatalban” c. projekt keretében készült. A dokumentum célja, feltérképezni a polgármesteri hivatal és az fenntartott intézmények közötti információs kapcsolatokat, és javaslatokat megfogalmazni a javítására, különösen az alábbi területeken:

a kommunikáció korszerűsítésére formai, tartalmi és ütemezési szempontból;

az adott intézménytípusokra vonatkozó beszámolórendszer kialakítására;

az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe;

és az ehhez szükséges informatikai háttérről.

A projekt céljai közé tartozik, hogy Csenger Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatalának az intézményekkel való kommunikációjában egyre nagyobb súllyal szerepeljenek az elektronikus eszközök, mind kommunikáció, mind a csoportmunka területén, ami napjainkban elengedhetetlen a gyorsan változó belső és külső környezeti kihívásoknak való megfelelésben. A dokumentum első részében, tanulmányban bemutatjuk mai intézmény fenntartási modelleket, majd ebben a modellben elhelyezzük Csenger Város intézményeit. Javaslatokat teszünk, hogy milyen irányban érdemes elindulni a település mérete, az ingatlanok száma és felépítése szerint. Végül néhány, a formalizált kapcsolattartáshoz elengedhetetlen formanyomtatvány sablon mutatunk be. A második részben felsoroljuk azokat a javaslatokat, amikkel az önkormányzat kihasználhatja az információs technológia által nyújtott előnyöket az intézményeivel való kapcsolattartásban. Ezek közül a Szakmacsoport-képző portálra térünk ki bővebben, ami egyes szakterületek kooperációjának támogatását tudja ellátni, felhasználóbarát webes felületen.

1.2.

Pályázat 2. számú mellékletének való megfeleltetés Szakértői díjak

Adatbázis, tanulmány

Pályázati prioritás 1. A döntési mechanizmus korszerűsítése

Eredmény

Hivatkozás

Eredmény

Hivatkozás

h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe;

A fenntartott intézmény megalapozott eszközrendszer definiálása, WEB-es csoport munka megalapozása

[2. Intézményi eszközrendszer, kapcsolatok]

A szükséges informatikai háttérről készített tanulmány.

[3. Informatikai háttér]

3

2. INTÉZMÉNYI ESZKÖZRENDSZER, KAPCSOLATOK 2.1.

A hazai intézmény fenntartási modellek

Jelen részben a hazai önkormányzati szférában megtalálható intézmény-fenntartó relációban előforduló feladat megosztási struktúrákat mutatjuk be. A magyarországi önkormányzati rendszerben az intézményirányítással / intézményfenntartással összefüggő legfontosabb önkormányzati feladatokat az alábbi sorokban részletezzük. A lenti fenntartói feladatok szinte valamennyi olyan önkormányzat esetében szükségszerűen megtalálhatóak, amelyek legalább egy intézményt tartanak fenn. Intézményi költségvetés meghatározása (a fenntartó és az intézmény viszonyát meghatározó legneuralgikusabb pont); Térítési díjak szabályozása; Szociális alapon adható kedvezmények elveinek meghatározása; Szakmai program jóváhagyása; Intézmények megszüntetésével, átszervezésével, nevének, feladatának meghatározásával összefüggő feladatok (alapító okirat kezelése); Vezetői megbízások, munkaügyi feladatok kezelése (fenntartói elvárás ↔ intézményi érdek); Belső ellenőrzéssel kapcsolatos interakció (pl. FEUVE rendszer működtetése). Önkormányzati döntés-előkészítés. A fenntartói feladatok ellenpontjaként vannak olyan (leginkább az adott intézmény feladatellátásához kapcsolódó szakmai jellegű) feladatok, amelyek ellátása a hazai önkormányzati gyakorlatban jellemzően az intézmények felelősségi körébe tartoznak. Ezek felsorolása azért nehézkes, mert intézménytípusonként nagy szórást mutatnak. Ugyanakkor vannak további feladatok, amelyek allokációja már jóval nagyobb szórást mutat az önkormányzati gyakorlatban. Ezen feladatokat az alábbi általános intézmény-feladat mátrix foglalja össze. A mátrix soraiban a központosítottság mértéke szerint kerültek elosztásra az egyes fellelhető megoldások. Az oszlopok azokat a területeket jelölik, ahol az önkormányzati gyakorlat szerint többféle megoldás létezik.

4

Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás

Részben megoldás

Infrastruktúra üzemeltetés

II. Számvitel, könyvelés

Központi beszerzés

Központi, önkormányzati Intézményi beszerzési számvitel döntés az önkormányzatnál (ritkán követett gyakorlat)

III. IT üzemeltetés

IV. Épület infrastruktúra üzemeltetés

Központi, önkormányzati IT üzemeltetés

Központi, önkormányzati infrastruktúra üzemeltetés követett IT döntések az (ritkán önkormányzatnál gyakorlat) Döntések az önkormányzatnál

beszerzési Számvitel a Intézményi decentralizált Intézményi döntési jogkör gazdasági vezető üzemeltetés

Decentralizált megoldás

V. Pályázatírás

Központi, önkormányzati pályázatírás Pályázatfigyelés és pályázati előterjesztési döntés az önkormányzatnál

meghatározott intézményeknél értékhatárig az intézményvezetőknél, az intézményt érintő beszerzési döntéseket az intézmények egyeztetve hozzák

IT Intézményi infrastruktúra üzemeltetés IT jellegű ügyek előterjesztésével Infrastruktúra kapcsolatos jellegű ügyek döntések az előterjesztésével intézménynél kapcsolatos döntések az intézménynél

Önálló intézményi Önálló beszerzési döntési intézményi jogkör az számvitel intézményvezetőknél

Külön intézményi és önkormányzati IT üzemeltetés

Külön intézményi és önkormányzati infrastruktúra üzemeltetés

Külön intézményi és önkormányzati pályázatírás

IT jellegű ügyek előterjesztésével kapcsolatos döntések az intézménynél

Infrastruktúra jellegű ügyek előterjesztésével kapcsolatos döntések az intézménynél

Pályázatfigyelés és pályázati előterjesztési döntés az intézménynél

5

Intézményi pályázatírás Pályázatfigyelés és pályázati előterjesztési döntés az intézménynél, de a pályázatírás központilag történik

A fenti feladatallokációs térképen való elhelyezkedés az Önkormányzatok döntése, belső ügye, a gyakorlat azt mutatja, hogy a térképen található feladatok tekintetében a gazdálkodás (I. és II. oszlop) törvényi szabályozottsága számít a leginkább definiált területnek, amelyet az alábbi törvényi előírások szabályoznak. A 2008. évi CV. törvény 18. § (1) bekezdése kimondja: „Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv saját költségvetéssel rendelkezik, önálló gazdálkodási jogköre és felelőssége van. Alaptevékenységét önállóan látja el azzal, hogy ezen belül kormányrendeletben foglaltak szerint gondoskodik fizikai (technikai) segítő feladatai ellátásáról, illetve rendelkezhet pénzügyi és számviteli szervezeti egységgel.” Ugyanezen törvény (2) bekezdése: „Az önállóan működő költségvetési szerv elsősorban szakmai célú költségvetési keretekkel rendelkezik, amelyek felett kötelezettségvállalási, teljesítésigazolási joggal és felelősséggel bír. A szakmai alapfeladata ellátásához szükséges szakmai szervezeti egységgel (egységekkel) rendelkezik; ezenkívül egyes adminisztratív, szellemi támogató feladatokat is - e célt szolgáló külön szervezeti egység nélkül - elláthat.”

A fenti törvény 4. § (1) bekezdése meghatározza a költségvetési szerv alapító okiratának tartalmi elemeit. Ebben többek között meghatározásra kerül az is, hogy önállóan működő és gazdálkodó vagy önállóan működő szervet hozunk létre. Minden költségvetési szerv alapító okiratát be kell küldeni a Kincstárba, ahol azt nyilvántartásba veszik. A költségvetési szervek csoportosítása: (1) A költségvetési szerv - jogi személyiségét és szakmai önállóságát nem érintve - a feladatellátáshoz gyakorolt funkciók szerint lehet a) önállóan működő és gazdálkodó, vagy b) önállóan működő költségvetési szerv.

Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (továbbiakban Ámr), amelyet módosított a 337/2008. (XII.30.) Korm. rendelet, annak 14. §-ának az alábbiakban felsorolt bekezdései határozzák meg az intézmények gazdálkodását. (4) Önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervnek az a költségvetési szerv minősíthető különösen, amelynél a) az ellátandó feladatkör, a szakmai tevékenység összetett, b) jelentős terjedelmű és összetett gazdálkodási feladatokat lát el, c) a foglalkoztatottak száma és a munkamegosztás szervezeti egységekre való tagozódást igényel, 6

d) a feladatellátásban országos, megyei, regionális vagy egyéb területi jellegű illetékességgel jár el, vagy e) a szolgáltatás terjedelme, az ellátottak száma, az ügyfélforgalom volumene, az alaptevékenység ellátását támogató tevékenységet végző szervezeti egység(ek) működtetése e besorolást indokolja. (5) Önállóan működő költségvetési szervnek az a költségvetési szerv sorolható be különösen, amely a) kizárólag szakmai szervezeti egységekre tagozódik, b) szellemi, fizikai (technikai) támogató funkciókat ellátók száma külön szervezeti egység létrehozását nem igényli, e funkciók szolgáltatásvásárlással vagy más költségvetési szerv által hatékonyan, gazdaságosan elláthatók, vagy c) szakmai alaptevékenysége nem eszközigényes. (6) Önállóan működő költségvetési szerv besorolásával egyidejűleg az irányító (felügyeleti) szerv a) kijelöli azt az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervet, amely az önállóan működő költségvetési szerv meghatározott szellemi és fizikai (technikai) támogató tevékenységeit (ezen belül különösen: pénzügyi-gazdasági feladatait) ellátja; b) jóváhagyja az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő költségvetési szerv közötti megállapodást vagy az azt helyettesítő okiratot (a továbbiakban: megállapodás), amely a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét rögzíti; c) dönt az előirányzatok feletti jogosultság szerinti besorolásról, és jóváhagyja a jogosultság gyakorlásának rendjét. Az Ámr. 15. § (1) A költségvetési szervek, azok szervezeti egységei az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság szempontjából lehetnek a) teljes jogkörrel, vagy b) részjogkörrel rendelkező költségvetési szervek, illetve c) az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv részjogkörű költségvetési egységei jogszabály, illetve az irányító szerv döntése alapján. (2) (3) Teljes jogkörrel rendelkezik a) az az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, amely a saját előirányzatai, valamint a hozzá rendelt, részjogkörrel rendelkező, részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv - irányító szerv által meghatározott előirányzatai felett rendelkezni jogosult, b) az a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, amely valamennyi előirányzata felett rendelkezési jogosultsággal bír. (4) Részjogkörrel rendelkezik az a költségvetési szerv, amelynek egyes - irányító szerv által megállapított - működési kiadásai és bevételei a) előirányzatát más önállóan gazdálkodó költségvetési szerv költségvetése tartalmazza, vagy b) előirányzatai felett más önállóan gazdálkodó költségvetési szerv rendelkezik.

7

Ez a besorolás a költségvetési szerv jogi személyiségét és szakmai önállóságát nem érinti. (5) Az irányító szerv - az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv kezdeményezésére - az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv azon szervezeti egységét minősítheti részjogkörű költségvetési egységnek, amelynél a tevékenység, a források jellege, a területi elhelyezkedés elkülönültsége indokolja egyes előirányzatok feletti rendelkezési jog átengedését. (6) A részjogkörű költségvetési egység egyes előirányzatai feletti rendelkezési jogosultsággal az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, míg meghatározott más előirányzatok felett a költségvetési egység rendelkezik. (7) A részjogkörrel rendelkező költségvetési szerv, illetve a részjogkörű költségvetési egység a számára a költségvetésében meghatározott előirányzatokon kívül is felelős az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv költségvetésében részére rendelkezésre tartott működési, felhalmozási célú előirányzatok felhasználásának szükségességéért, az igénybe vett szolgáltatás mennyiségéért, mértékéért az elvárható takarékosság betartása mellett. (8) A (7) bekezdésben foglaltak be nem tartása esetén az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv kezdeményezésére az irányító szerv az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultságot visszavonhatja, illetve korlátozhatja. 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz) rendelkezik

az

államháztartás

szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól. 10. §-ának (1) bekezdése értelmében az önkormányzati önállóan működő gazdálkodó intézménynek nem kell elemi költségvetést és beszámolót készítenie, mivel költségvetési előirányzatait és beszámoló adatait az önállóan működő és gazdálkodó szerv költségvetése illetve beszámolója tartalmazza. Ebből következően az önkormányzati költségvetési körbe tartozó részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv valamennyi gazdasági eseményének csak az önállóan gazdálkodó intézmény könyveiben kell megjelennie. Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv megállapodást köt az önállóan működő költségvetési szervvel a feladatok pontosan követhető végrehajtására, amelyet általában az Állami Számvevőszék ellenőriz az átfogó ellenőrzések alkalmával. Ámr. 29. § (4) A jegyző a költségvetési rendelettervezetet a költségvetési szervek vezetőivel egyezteti, írásban rögzíti és a szervezeti és működési szabályzatban foglaltak szerint a polgármester a képviselő testület bizottságai elé terjeszti.

8

A hazai önkormányzati gyakorlat szerint az alábbi három modell különböztethető meg egy adott, helyi önkormányzati (ide értve a társulások által fenntartott intézményeket is) intézmény, illetve fenntartójuk gazdálkodással kapcsolatos relációjában:

Intézményi gazdálkodási modellek a magyar önkormányzati gyakorlatban: 1. modell – Önálló intézményi könyvelés, amely során a költségvetés elfogadását követően az intézmény teljes önállóságot élvez gazdálkodási ügyekben (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Olyan települések esetén jellemző valamennyi intézmény gazdasági önállósága, ahol a fenntartott intézmények száma alacsony, így nincs méretgazdaságossági hajtóerő a központosítás mögött; b. Előnye – A feladatok jól lehatároltak, az intézmények önállóan tervezhetnek, önálló döntési jogkörökkel rendelkeznek kötelezettségvállalás, előirányzat-kezelés kapcsán; c. Hátránya – Az intézmények gazdálkodása nem nyomonkövetett, nem tervezhető, nem kontrollálható egységesen az önkormányzati költségvetés-végrehajtás.

Polgármesteri Hivatal

Hivatali könyvelés

Intézmény 1

Intézmény 2

Intézményi könyvelés


2. modell – Részben központosított könyvelés, amely során egy vagy több gazdasági vezető intézmény végzi a saját számviteli feladatokon túl az alá besorolt egy vagy több intézmény könyvelését (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Több formája létezik. Jellemzően az intézményszám függvényében kerül meghatározásra a vezető intézmények száma, de létezik funkcionális struktúra is; b. Előnye – Méretgazdaságosság a könyvelési területen, nagyobb átláthatóság; c. Hátránya – Kisebb intézményi mozgástér, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök, a teljesítések igazolása igen, de sem a kötelezettségvállalás, sem az utalványozás nem történhet teljes mértékig intézményi hatáskörben.

9


Hivatali könyvelés Intézmény 1

Intézményi könyvelés Intézmény 3

Intézmény 2

3. modell – Központi könyvelés, amely során a költségvetés elfogadását követően a teljes számvitel a Polgármesteri hivatalban történik az intézményekből kiszervezetten (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Csak kisebb településeken valósítható meg ilyen fokú centralizáció; b. Előnye – Nagyfokú átláthatóság, illetve költségkontroll; c. Hátránya – Kisebb intézményi mozgástér, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök, a teljesítések igazolása igen, de sem a kötelezettségvállalás, sem az utalványozás nem történhet teljes mértékig intézményi hatáskörben.

Polgármesteri Hivatal Városi könyvelés Hivatali könyvelés


Intézmény 1

Intézmény 2

Természetesen léteznek vegyes modellek, a gazdálkodási modell lehet minden intézmény esetén eltérő.

10

IT-üzemletetés

1. modell – Önálló intézményi IT-üzemeltetés, amelynek során az intézmény teljes önállóságot élvez az informatikai feladatellátás ügyeiben (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Olyan települések esetén jellemző valamennyi intézmény karbantartási önállósága, ahol a fenntartott intézmények száma alacsony, így nincs méretgazdaságossági hajtóerő a központosítás mögött; b. Előnye – Az intézmény önállóan gazdálkodik informatikusaival, a végrehajtandó feladatok könnyebben tervezhetőek; c. Hátránya – Nem gazdaságos megoldás.

Az IT-üzemeltetés decentralizált modellje


Hivatali IT-üzemeltetés

Intézmény 1

Intézmény 2

Intézményi ITüzemeltetés


2. modell – Részben központosított intézményi IT-üzemeltetés, amely során egy gazdasági vezető intézmény vagy külső szolgáltató látja el a településen található, intézményekhez kapcsolódó üzemeltetői feladatokat (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Azon településeknél jellemző, ahol intézmény-összevonás történt, esetleg létrehoztak egy külön önkormányzati intézményt az ellátási, beszerzési, felújítási, karbantartási stb. feladatok elvégzésére; vagy nincs megfelelő belső kompetencia településen, vagy nem gazdaságos, és a kiszervezéssel hatékonyabb működtetés valósítható meg; b. Előnye – Méretgazdaságosság, költséghatékonyság; c. Hátránya – Kisebb intézményi mozgástér, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök, lassabb intézkedés.

11

Az IT-üzemeltetés részben decentralizált modellje


Hivatali ITüzemeltetés

Külső szolgáltató

Intézmény 1



vagy

Intézmény 3

Intézmény 2

3. modell – Központilag történő IT-üzemeltetés, amely során a teljes informatikai feladatokat a polgármesteri hivatalból látják el, ami nem túl gyakori megoldás (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Jellemzően kisebb településeken, ahol nem történt még meg a tevékenység kiszervezése; b. Előnye –Költséghatékonyság; c. Hátránya – Intézmények számára nehezebb tervezés, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök, lassú intézkedés. Az IT-üzemeltetés centralizált modellje

Polgármesteri Hivatal Városi IT-üzemeltetés Hivatali ITüzemeltetés

Intézményi IT üzemeltetés

Intézmény 1

Intézmény 2

A modellek keveredése a pályázatírásnál is megfigyelhető, a pályázatírási jogkörök általános sablonjait mutattuk be a fenntartó és az intézmények kapcsolatában. Beszerzés, kötelezettségvállalás 1. modell – Önálló intézményi beszerzés, amelynek során a beszerzései döntéseit a költségvetés elfogadását követően az intézmény teljes önállóságot élvezően gyakorolja (a struktúrát az 12

alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Olyan települések esetén jellemző az intézmények beszerzési önállósága, ahol kevés a fenntartott intézmény, méretgazdaságossági előny nem mutatkozik a részleges vagy teljes centralizáció segítségével; b. Előnye – Az intézmények önállóan tervezhetnek, költségvetésüket úgy használják fel, ahogy akarják, önálló döntési jogkörökkel rendelkeznek a kötelezettségvállalással kapcsolatban; c. Hátránya – Az intézmények működése nem ellenőrizhető, a fenntartó nem tud tervezni, mivel nem ismeri az intézményeinek a pénzügyi helyzetét, nem tudja betölteni a kontroller funkcióját. A beszerzés decentralizált modellje


Hivatali beszerzés

Intézmény 1

Intézmény 2

Intézményi beszerzés


2. modell – Részben központosított beszerzés, amely során egy vagy több vezető intézmény végzi az alá besorolt intézmények beszerzését (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – A fenntartott intézményszámtól függően kerül meghatározásra, hogy hány vezető intézmény töltse be a feladatot, sok vezető intézmény nem jellemző; b. Előnye – Méretgazdaságosság a beszerzéseket figyelembe véve, transzparens működés; c. Hátránya – Korlátozottabb intézményi mozgástér, csökkentett döntési jogkörök, a kötelezettségvállalás nem történik teljes mértékig intézményi hatáskörben.

A beszerzés részben decentralizált modellje

13


Hivatali beszerzés Intézmény 1

Intézményi beszerzés Intézmény 3

Intézmény 2

3. modell – Központi beszerzés, amely során a beszerzés a Polgármesteri hivatalban történik az intézményekből kiszervezetten (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Alapvetően kisebb településeken valósul meg; b. Előnye – Hivatali kézi vezérlés, teljes ellenőrizhetőség; c. Hátránya – Korlátozott intézményi mozgástér, csökkentett gazdasági döntési jogkörök, a kötelezettségvállalás nem történik teljes mértékig intézményi hatáskörben. A beszerzés centralizált modellje

Polgármesteri Hivatal Városi beszerzés Hivatali beszerzés


Intézmény 1

Intézmény 2

Vegyes modellekről itt is beszélhetünk, a beszerzések modellezésének tipikus modelleit mutattuk be az intézményi viszonylatban.

Intézményi infrastruktúra üzemeltetési modellek a magyar önkormányzati gyakorlatban

14

Épület infrastruktúra üzemeltetés

1. modell – Önálló intézményi infrastruktúra üzemeltetés, amelynek során a költségvetés elfogadását követően az intézmény teljes önállóságot élvez a karbantartási, felújítási ügyekben (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Olyan települések esetén jellemző valamennyi intézmény gazdasági önállósága, ahol a fenntartott intézmények száma alacsony, így nincs méretgazdaságossági hajtóerő a központosítás mögött, egyébként egyre ritkábban alkalmazott megoldás; b. Előnye – Az intézmény önállóan diszponál az erőforrások felett, a végrehajtandó feladatok könnyebben tervezhetőek; c. Hátránya – Nem gazdaságos megoldás. Az infrastruktúra üzemeltetés decentralizált modellje


Hivatali infrastruktúra üzemeltetés

Intézmény 1

Intézmény 2

Intézményi infrastruktúra üzemeltetés


2. modell – Részben központosított intézményi infrastruktúra üzemeltetés, amely során egy gazdasági vezető intézmény látja el a településen található, nem feltétlenül alá besorolt intézményekhez kapcsolódó üzemeltetői feladatokat (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Azon településeknél jellemző, ahol létrehoztak egy külön önkormányzati intézményt az ellátási, beszerzési, felújítási, karbantartási stb. feladatok elvégzésére; b. Előnye – Méretgazdaságosság, alacsonyabb üzemeltetési költségek, átláthatóság; c. Hátránya – Kisebb intézményi mozgástér, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök.

15

Az épület infrastruktúra üzemeltetés részben decentralizált modellje

Polgármesteri Hivatal Hivatali infrastruktúra üzemeltetés Intézmény 1

Intézményi infrastruktúra üzemeltetés Intézmény 3

Intézmény 2

3. modell – Központilag történő infrastruktúra üzemeltetés, amely során a teljes karbantartási feladatokat Polgármesteri hivatalból látják el, pl. egy erre a célra létrehozott műszaki csoporton keresztül (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – jellemzően kisebb településeken, ahol nem történt még meg a tevékenység kiszervezése; b. Előnye – Központilag átláthatóság, illetve költségkontroll; c. Hátránya – Intézmények számára nehezebb tervezés, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök. Az épület infrastruktúra üzemeltetés centralizált modellje

Polgármesteri Hivatal Városi infrastruktúra üzemeltetés Hivatali infrastruktúra üzemeltetés


Intézmény 1

Intézmény 2

Intézményi pályázatírási modellek a magyar önkormányzati gyakorlatban

16

Pályázatírás

1. modell – Önálló intézményi pályázatírás, amelynek során az intézmény csak akkor fordul az önkormányzathoz, amennyiben önrészt igénylő pályázatról van szó, tehát a pályázatok figyelésétől kezdve a pályázat lebonyolításán keresztül a pályázat benyújtásáig intézményi döntési jogkörben történik (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). Ez nem zárja ki azt a lehetőséget, hogy pályázatíróval történő megállapodás keretei között valósuljanak meg az említett fázisok. a. Hol jellemző? – Nagyobb településeken, ahol az intézményvezetők nagyobb döntési jogkört birtokolnak; b. Előnye – Az intézmény önállóan tervez és rendelkezik az erőforrásai felett, a végrehajtandó feladatok könnyebben tervezhetőek; c. Hátránya – Nem gazdaságos megoldás a központi kontroll teljesen elveszik, nem feltétlenül felelnek meg a fejlesztések az önkormányzati elképzeléseknek. A pályázatírás decentralizált modellje


Hivatali pályázatírás

Intézmény 1

Intézmény 2

Intézményi pályázatírás


2. modell – Részben központosított pályázatírás, amely során az intézmény önállóan írja a pályázatokat, a pályázatfigyelés és –előterjesztés is az intézményhez kötődik, de a pályázatírásban szorosabb a kapcsolat a hivatallal, a pályázatírás központilag is történhet (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Azon településeknél jellemző, ahol felismerték a pályázatírás jelentőségét, és próbálják összekapcsolnia a városi és az intézményi fejlesztési elképzeléseket; b. Előnye – Méretgazdaságosság, magasabb fokú kontroll és átláthatóság az intézmény irányában; c. Hátránya – Kisebb intézményi mozgástér, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök.

17

A pályázatírás részben decentralizált modellje

Polgármesteri Hivatal Hivatali infrastruktúra üzemeltetés Intézményi infrastruktúra üzemeltetés

Intézmény 1

Intézmény 3

Intézmény 2

3. modell – Azon településeken jellemző, ahol a hivatalban külön projektcsoportot hoztak létre a pályázatkészítés egyes fázisainak végrehajtására, akik ellátják ezen tevékenységeket az intézmények szintjén is. Ez nem zárja ki az intézmények részvételét a pályázatfigyelésben, elkészítésben, benyújtásban, ugyanakkor emellett megjelenhetnek külső pályázatírók is ebben a rendszerben (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Mérettől függetlenül, ahol a pályázatírásra külön irodát létesítettek; b. Előnye – Központilag átláthatóság, nagyfokú központi tervezhetőség; c. Hátránya – Intézményi igények, elvárások esetleges elmaradása, megvalósítás során történő hiányosságok. A pályázatírás centralizált modellje

Polgármesteri Hivatal Városi pályázatírás Hivatali pályázatírás


Intézmény 1

Intézmény 2

18

2.2.

Csenger

Önkormányzatának

intézmény

fenntartási

folyamatainak

összefoglalása A Csengeri Polgármesteri Hivatal működését az alábbi folyamattérkép szemlélteti. Az interjús adatfelvétel alapján leszűrhető, hogy az intézmény és a polgármesteri hivatal kapcsolata az alábbi területek esetében a legintenzívebb (bekarikázva pirossal): Oktatás, kulturális és sport ügyek – törvényességi felügyelet, rendezvényszervezés Költségvetés tervezés és végrehajtás, Városüzemeltetés. Továbbá, időszakos kapcsolat áll fenn (bekarikázva zölddel) a pályázati ügyek tekintetében, illetve a jogszabálykövetésből fakadó kérdések tekintetében. 1. ÁBRA POLGÁRMESTERI HIVATALI FOLYAMATTÉRKÉP Menedzsment folyamatok Önkormányzati döntések implementálása

Vezetői ellenőrzés, teljesítmény értékelés

Alapfolyamatok Ügyfél bejelentések fogadása (Front Office)

Háttérműveletek (Back Office)

Építéshatósági ügyintézés

Városfejlesztés / Pályázatmenedzsment

Igazgatási és hatósági ügyintézés

Önkormányzati munka támogatás – rendelet előkészítés

Adóügyi ügyintézés

Intézmény fenntartás Szociális ügyintézés

Külső és belső (főként pénzügyi) jelentések (Kontrolling)

Oktatási, kulturális és sport ügyintézés

Költségvetés tervezés

Városüzemeltetési ügyintézés

Okmányiroda üzemeltetés

Kommunikációs folyamatok

Gyámhatósági iroda üzemeltetés

Bérszámfejtés Munkaügyi ügyintézés

Támogató folyamatok Számvitel, könyvelés

IT üzemeltetés

Iktatás

19

Infrastruktúra üzemeltetés Jogszabály követés

Csenger Város Önkormányzata az alábbi intézményeket tartja fenn intézménytípusok szerint: Oktatási és közművelődési intézmények o Petőfi Sándor Általános, Alapfokú Művészeti Iskola és Pedagógiai Szakszolgálat Általános Iskola o Csenger Város Önkormányzat Óvodája o Általános Művelődési Központ Szociális intézmény o Népjóléti Szociális és Alapszolgáltatási Intézmény Városüzemeltetés o GESZ (Gazdasági Ellátó Szervezet)

A gazdálkodási struktúrát illetően Csenger Város Önkormányzata a részben központosított modell szerint működik. Ennek megfelelően az intézmények gazdálkodási struktúrájában gazdasági vezető intézménynek az ÁMK számít, amely alá az általános iskola és az óvoda, a művelődési központ és könyvtár tartoznak, amelyek könyvelése központosítottan történik. Mindegyik tagintézménynek van intézmény egység vezetője. Szakmailag önállóak az intézmények, de minden intézmény gazdálkodását a GESZ végzi (fizikailag a GESZ és az ÁMK egy épületben található, a mi a kapcsolattartást is megkönnyíti). A tagintézmények számláit az ÁMK igazgatójának kell aláírnia, ő igazolja a teljesítést, a tagintézmény csak az aláírás után adja le a számlát a GESZ-nek. A számlák kifizetése és könyvelése a hivatal által létrehozott GESZ-ben történik, amelyről az intézményvezetők nem kapnak visszajelzést. A tagintézmények korábbi gazdasági önállósága az elmúlt években megszűnt, minden ügyintézéshez az ÁMK jóváhagyása szükséges keresztül történik. Az ÁMK most részben önálló intézmény, a GESZ létrejötte előtt teljesen önállónak számított, a GESZ-t azzal a céllal hozták létre, hogy az intézmények gazdálkodásának irányítását központosítottan lássa el. A kapcsolattartás egyelőre körülményesen működik a tagintézmények, az ÁMK és a GESZ között, még nem alakult ki szokásrend a működés zavartalansága érdekében, előfordul, hogy nem tudják az intézmények, hogy adott kéréssel kihez forduljanak. A hivatallal való kapcsolattartást az intézményi referens segíti, akinek feladatait az SZMSZ is rögzíti. Az SZMSZ értelmében az intézményi referens

20

közreműködik az önkormányzat által fenntartott oktatási, művelődési, sport, egészségügyi intézmények létesítésével, átszervezésével, irányításával, működésével kapcsolatos feladatok, az erre irányuló testületi előterjesztések előkészítésében, gondoskodik

az

óvodás,

a

tanköteles

korú

gyermekek

nyilvántartásáról,

a

tankötelezettséggel kapcsolatos feladatok ellátásáról, előkészíti Polgármester intézményirányítói jogosítványából eredő intézkedéseket, közreműködik az önkormányzati művelődéspolitikai célkitűzések érvényesítésében, figyelemmel kíséri az oktatási-nevelési, kulturális intézmények szakmai munkáját, szakmai ellenőrzést, téma – célvizsgálatot végez a polgármester, a jegyző által meghatározott ellenőrzési program szerint, előkészíti az intézményvezetők feletti munkáltatói jogok gyakorlásával kapcsolatos döntéseket, intézkedéseket, gondoskodik az intézmények vezetői személyzeti anyagainak kezeléséről, valamint ellátja a Közművelődési, Oktatási és Egyházügyi Bizottság működtetéséből eredő feladatokat. A hivatalhoz és más felügyeleti szervekhez benyújtandó jelentéseket, statisztikákat először az ÁMK-nál összesítik, ezután továbbítja az ÁMK az intézményi referenshez. Az ÁMK igazgatója és igazgatóhelyettese tartja a kapcsolatot az önkormányzatnál az intézményi referenssel, a jegyzővel, az aljegyzővel, a polgármesterrel és a pénzügyi osztállyal. Az intézményvezetői megbeszéléseken, amelyekre minden hónap utolsó péntekén kerül sor, az ÁMK igazgatója vesz részt. Az intézményegységek vezetői csak akkor mennek el az oktatási bizottság és a testület üléseire, ha ÁMK-t érintő kérdések merülnek fel az ülésen. A költségvetés-tervezés az intézmények esetében az előző évi bázis alapján történik. Az ÁMK alá tartozó intézmények leadják a személyi és tárgyi feltételekre vonatkozó igényeiket, valamint javaslatot tesznek a karbantartási tervre. A benyújtott igényeket az ÁMK igazgatója írja alá, ahol összesítik az ÁMK alá tartozó intézmények kívánságait, majd így juttatják el az önkormányzat pénzügyi osztálya felé. Az intézményvezetői interjúk alapján az alábbi ábra szemlélteti az intézmények, illetve az

21

önkormányzat kapcsolattartását, azaz a Hivatal - Intézmény közti információáramlás a lenti módon történik.

Kistérségi társulás Belső ellenőrzés

Önkormányzat

Pénzügy

Oktatás törvényességi felügyelet

Jegyzői gyámügy

Pályázatírás

Munkaügy

Munkaügy

Jogszabálykövetés, Költségvetés tervezés határozat végrehajtás követése Törvény által és végrehajtás meghatározott esetek FEUVE, ellenőrzési projektek

Pályázatírás

Intézményvezetői munkaügy

Intézményi előterjesztés készítés

Intézmény

Az Intézmény-feladat mátrixok státusza az alábbi módon néz ki az intézmények kapcsán. A mátrixokban pirossal jelölve látható a jelenleg működő modell, illetve a jelenlegi döntéshozatali metódus.

22

Általános Művelődési Központ, ÁMK Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás









beszerzési Számvitel a Intézményi Részben decentralizált Intézményi döntési jogkör gazdasági vezető üzemeltetés meghatározott intézményeknél megoldás értékhatárig az

IT Intézményi infrastruktúra üzemeltetés IT jellegű ügyek előterjesztésével Infrastruktúra kapcsolatos jellegű ügyek döntések az előterjesztésével intézménynél kapcsolatos döntések az intézménynél

intézményvezetőknél, az intézményt érintő beszerzési döntéseket az intézmények egyeztetve hozzák

intézményi Önálló Decentralizált megoldás Önálló beszerzési döntési intézményi jogkör az számvitel intézményvezetőknél

23

V. Pályázatírás

Központi, önkormányzati pályázatírás Pályázatfigyelés és pályázati előterjesztési döntés az önkormányzatnál Intézményi pályázatírás Pályázatfigyelés és pályázati előterjesztési döntés az intézménynél, de a pályázatírás központilag történik







Petőfi Sándor Általános, Alapfokú Művészeti Iskola és Pedagógiai Szakszolgálat Általános Iskola Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás

Részben decentralizált megoldás










V. Pályázatírás


Intézményi beszerzési Számvitel a Intézményi IT döntési jogkör gazdasági vezető üzemeltetés meghatározott intézményeknél értékhatárig az IT jellegű ügyek intézményvezetőknél, előterjesztésével az intézményt érintő kapcsolatos beszerzési döntéseket döntések az az intézmények intézménynél egyeztetve hozzák




Pályázatfigyelés és pályázati előterjesztési döntés az intézménynél, de a pályázatírás központilag történik








24

Csenger Város Önkormányzat Óvodája Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás











V. Pályázatírás














25

Népjóléti Szociális és Alapszolgáltatási Intézmény Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás











V. Pályázatírás














26

Gazdasági Ellátó Szervezet, GESZ Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás











V. Pályázatírás














27

2.3.

Javaslatok az intézményi kapcsolattartás fejlesztése kapcsán

Javaslat I: a nem-gazdálkodással összefüggő feladatallokáció (intézmény-feladat mátrix) átalakítás kapcsán

Jelenlegi működés leírása, fejlesztési lehetőség ismertetése - Beszerzés A beszerzés magasabb fokú központosítása annak érdekében, hogy a beszerzéseknél az Önkormányzat egységesen léphessen fel, ezáltal jobb alkupozíciót érhessen el. Ennek megvalósítása az intézményi kötelezettségvállalás magasabb fokú központosítását is feltételezi. Jelenleg a beszerzéseket az intézményvezetők saját maguk végzik. Példaként említve nem elhanyagolható különbség van egy olyan eset között, ha háromszor három egység árut hoznak Csengerbe a szállítók, vagy ha egy alkalommal kilencet. Újabb informatikához vagy karbantartáshoz kapcsolódó példával élve az intézmények számítógépeinek és különböző irodatechnikai berendezések tekintetében is olcsóbban lehetne megoldani a karbantartást-javítást, ha csak egy kiszállási költséget kellene kifizetni, esetleg ÁMK-szinten állítanának be egy rendszergazdát, aki ellátja az ÁMK alá tartozó intézmények informatikai karbantartását. Az intézmények összehangolhatnák, akár egy éves dátumhoz köthetnék a selejtezéseiket, így az intézmények egymás között cserélhetnék a másik számára értékes eszközöket és csak az kerülne értékesítésre, amely már nem kell egyik költségvetési szervnek sem. Fejlesztés módja, menete, erőforrás igénye A fejlesztés megvalósításához szükséges a kötelezettségvállalási szabályzat módosítása, az intézményi kötelezettségvállalás központosítása. Közös informatikus alkalmazása települési vagy ÁMK-szinten.

Jelenlegi működés leírása, fejlesztési lehetőség ismertetése - Pályázatírás A pályázatok írásába be kell vonni az intézmények vezetőit, mert ők tudják, hogy mire van szüksége az intézménynek. A közbeszerzések kiírását is véleményeznie kellene az intézmény vezetőjének, mert így nem fordulhatna elő olyan eset, hogy nem azt kapja, mint amire szüksége van. A kistérségi pályázatíró erőforrásának bevonása a csengeri intézményi pályázatírásba. A honlapon olyan felületet kellene kialakítani, amelyen az intézményvezetők megfelelő jogosultsággal, jelszó segítségével hozzáférnének a hivatal szerverén tárolt adatokhoz, amelyekre a

28

munkavégzéshez szükségük van. Ez a fórum továbbá alkalmas lenne arra, hogy üzenetet váltsanak egymással a levelező rendszeren keresztül. Fejlesztés módja, menete, erőforrás igénye Valamennyi pályázati projektben kell, hogy helyet kapjon intézményi képviselő. A felvetést először el kell indítani kistérségi szinten, majd be kell építeni a kistérségi döntéshozatalba.

IT üzemeltetés Jelenlegi működés leírása, fejlesztési lehetőség ismertetése – IT üzemeltetés A Csengeren működő intézmények jelenleg saját maguk végzik az informatikai rendszerek karbantartását, üzemeltetését. Javasoljuk, hogy az intézményvezetők heti jelentés formában adják le informatikai problémáikat, igényeiket az önkormányzat informatikusának. Abban az esetben ha a probléma azonnali orvoslásra szorul, akkor közvetlenül keressék meg az informatikus kollégát. Fejlesztés módja, menete, erőforrás igénye Főállású informatikus alkalmazása

Mivel az intézmény-feladat mátrix valamennyi önkormányzati fenntartású intézmény esetében megegyező Csenger esetében, a fentieknek megfelelően valamennyi intézmény esetében javasoljuk a lenti (fekete nyíllal illusztrált) elmozdulást az intézmény feladat mátrixban. Összefoglalva az intézmény-feladat mátrixban az alábbi elmozdulásokat javasoljuk:

29

Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás











V. Pályázatírás














30

Javaslat II: kapcsolattartás egyutassá tétele Jelenlegi működés leírása, fejlesztési lehetőség ismertetése A hivatalban helyet foglaló intézményi referens segíti a kapcsolattartást az intézményekkel. Ez a megoldás sok terhet levesz az intézményvezetők válláról, de az operatív, működési feladatok ellátását nem támogatja, mivel az nem tartozik az intézményi referens munkakörébe. A Gazdasági Ellátó Szervezetet azért hozta létre az önkormányzat, hogy az intézmények gazdálkodását támogassa. A karbantartási feladatok ellátása nem megoldott, mivel még nem alakult ki a rutinszerű kapcsolattartás és munkavégzés az ÁMK alá tartozó intézmények és a GESZ között, ami leginkább az óvodát érinti (a technikai személyzet irányítását az ÁMK és a GESZ közösen végzi). Javasoljuk, hogy az ÁMK alá tartozó intézmények fűzzék szorosabbra a kapcsolatukat az ÁMKval a gazdálkodásuk tekintetében és rendszeresen számoljanak be az ÁMK és a GESZ vezetőjének aktuális feladataikról, problémáikról. Fejlesztés módja, menete, erőforrás igénye Szokásrend kialakítása. A munkaköri leírások bővítése.

Javaslat III: rendszeresített, formalizált információáramlás Jelenlegi működés leírása, fejlesztési lehetőség ismertetése – Intézményi jelentés bevezetése A jelenlegi eljárásrend szerint a Hivatal és az intézmények között ad hoc módon valósul meg az információáramlás, ami az alábbi problémákat okozza: Likviditástervezési nehézségek információhiány miatt; A határozatok végrehajtásával kapcsolatos felelősök (jegyző, hivatali vezetők) információhiánnyal küszködnek (a státusz információ „nem jön házhoz”). Javasoljuk, hogy kerüljön kialakításra egy intézményi jelentési folyamat, amely keretében az intézmények legalább havi rendszerességgel jelentést adnak az alábbiakról: Pénzügyi adatok jelentése – bejövő-kimenő számlák a következő időszakban, segítve a likviditás tervezését; Intézményekre vonatkozó határozatok végrehajtásának státusza 31

o Státusz; o Hivatali szinten kezelendő kockázatok; Előterjesztés-készítési igényük témával, felelős osztállyal; Pályázatírási igény, pályázatok státusza; Panasszal élhetnek, hivatalosan információt kérhetnek. A jelentés alapvetően a jegyzőhöz érkezzen, de modulárisnak kell lennie, hogy ki lehessen szignálni osztályokra. Egy lehetséges havi jelentési sablont az 1. sz. melléklet tartalmaz. Jelenlegi működés leírása, fejlesztési lehetőség ismertetése – Kifizetésjelentés a hivatalból Az intézményi számlák Hivatalba történő benyújtását követően az intézmények nem értesülnek azok kifizetését illetően. Havi kifizetési összesítő az adott intézmény kapcsán megtörtént kifizetésekről. Egy lehetséges havi jelentési sablont a 2. sz. melléklet tartalmaz.

2.4.

Intézményi jelentés (első változat) Jelentési fejléc

Intézmény neve: Kitöltési felelős neve: Tárgy időszak:

Pénzügyi modul

32

A következő hónap tervezett bevételei Számla jogcíme

Számla összege

.

.

.

.

.

.

.

.

.

0.

33

Számla várható dátuma

A következő hónap tervezett kiadásai Számla jogcíme

Számla összege

.

.

.

.

.

.

.

.

.

0.

34

Számla várható dátuma

Határozat végrehajtási státusz követési modul Határozat I.

Határozat címe: Határozat azonosítója (száma): Végrehajtás határideje: Státusz leírása:

Kezelendő kockázatok:

35

Előterjesztési/határozatkészítési igény modul Intézményi igény I.

Előterjesztési, illetve pályázatkészítési igény leírása:

Határidő:

A következő jelentés időpontja Dátum:

Kelt:

Intézményvezető aláírása

36

2.5.

Intézményi jelentés (második változat) Jelentési fejléc

Intézmény neve: Tárgy időszak:

Teljesített kifizetések listája Számla jogcíme

Számla összege

Dátum (beérkezés, teljesítés)

.

.

.

.

.

.

.

.

.

0.

A következő jelentés időpontja Dátum:

Kelt

Pénzügyi osztályvezető aláírása

37

3. INFORMATIKAI HÁTTÉR 3.1.

A hivatal és az intézmények közötti intranetes hálózat kiépítése.

Több osztály is jelezte, hogy igen súlyos problémát jelent számukra az intézményekkel való hatékony és gyors kapcsolattartás, illetve az elektronikus adatcsere. E probléma orvosolható lenne egy intranetes hálózattal, amely az önkormányzat és intézményei között biztosítana elektronikus adatkommunikációs kapcsolatot. Ezen a felületen a következő előnyöket lehetne kihasználni: •

az információs igény egyszerűbb és gyorsabb elküldése,

•

egyszerűsödik az adatszolgáltatás menete,

•

csökken a hibás adatszolgáltatások száma,

•

egyszerűsödik az információ megosztása a hivatal és a közoktatási, közművelődési, egészségügyi intézmények között (pl.: mindenki számára elérhetők lennének a közlemények),

•

egységes adatbázis jön létre,

•

a jogosultsági szintek szerint a belső hálózaton létrejövő egységes adatbázisból adatokat lehetne lekérni,

•

egyszerűbbé válik az intézmények működésének ellenőrzése, az intézmények költségvetésének tervezése.

3.2.

Integrált

pénzügyi

rendszer

bevezetése

az

önkormányzati

intézményekben. Integrált pénzügyi rendszer bevezetése az önkormányzati intézményekben. Ennek alapfeltétele az informatikai infrastruktúra kiépítettsége (pl. IP alapú kommunikációs hálózat megléte), amely biztosítja a földrajzilag különböző helyen található végfelhasználói pontokon az egyező minőségű rendszerének elérését. Az integráltság egyértelmű előnye, hogy kevesebb erőforrással előállítható ugyanaz az egységes szolgáltatási minőség minden résztvevőnél, és az integrált rendszer lényegéből 38

fakadóan a résztvevők és a központ között megszűnik a többszöri adatrögzítés, amely egyszerre jelenti az erőforrás igény csökkenését és a redundáns rögzítések okozta hibák kiküszöbölését. Ez megvalósulhat úgy, hogy az alkalmazás szerver egy erre a célra felállított szolgáltató jellegű intézménynél üzemel (pl.: a polgármesteri hivatalban), és ez az intézmény az összes önkormányzati intézmény gazdasági eseményét könyveli. Az önkormányzati intézmények pedig rögzítik a bizonylatokat.

3.3.

Elektronikus közbeszerzés

Az önkormányzatokkal szembeni gazdasági, társadalmi igények, valamint az EUcsatlakozásból következő elvárások teljesítése szempontjából fontos az önkormányzatok közös beszerzésekre irányuló összefogása, illetve a beszerzési folyamatok elektronizálása. A jogi környezet megszilárdulását követően az önkormányzat az interneten keresztül bonyolíthatná a hivatal és intézményei közbeszerzéseit. E csatornán keresztül csökken a közbeszerzés ideje, leegyszerűsödik a közbeszerzés folyamata, továbbá nő a megtakarítás mértéke a hatékonyabb ártárgyalás eredményeként. Az elektronikus beszerzést támogató rendszerben a beszerzési tevékenység a következő lépésekből áll: a beszerzési (közbeszerzési) eljárásokkal kapcsolatos információk közzététele, tárolása (mind az ajánlatok kiírása, mind a tenderfigyelés területén; az ajánlatok elektronikus úton történő fogadása; illetve a beszerzés (közbeszerzés) teljes folyamatának az elektronizálása). Az infokommunikációs eszközök fejlettsége ma már lehetővé teszi, hogy az önkormányzat hivatalának és intézményeinek beszerzéseit egyetlen központosított rendszer szolgálja ki.

3.4.

A szakmacsoport-képző portál bemutatása

A fent vázolt szervezeti átalakítások és az „IT -szervezet és hálózati megoldások tanulmány” című dokumentumban leírt informatikai megoldások mellet véleményünk szerint

39

egy, az intézményekkel közös szakmacsoport-képző portál elindítása tudná jelenleg a legnagyobb hasznot hozni az önkormányzat – intézmények közötti kapcsolatban. A szakmacsoport-képző portál integrált módon valósítja meg egy településen belül (önkormányzati hivatal, intézmények) az államigazgatási és közszolgáltató intézményekben dolgozók kapacitásbővítésén, humánerőforrás-fejlesztésén keresztül az önkormányzati hivatal és az intézmények szervezetfejlesztését, az elsődleges célcsoport ismereteinek bővítésével, készségfejlesztésével.

A

szakmacsoport-képző

portál

integratív

jellege

az

infokommunikációs technika és technológiaépítő módon történő alkalmazását jelenti. A szakmacsoport-képző portál ilyen módon az alkalmazott informatikai eszközök felhasználásával (interaktív szakmai portál, webmódszertan, online adatbázisok építése, stb.) közvetlenül a csoportmunkát, illetve közvetetten a szakmai, szakterületi közösségépítését is támogatja. A szakmacsoport-képző portál továbbá ágazatközi szakmai együttműködésre is épül, és olyan ismereteket, készségeket is fejleszt, amelyek az alkalmazott informatika eszköztárával elősegítheti a további szakmaközi együttműködésekre épülő programok kidolgozását. A szakmacsoport-képző portál kialakítása két alprojektből áll: képzési alprojekt, infokommunikációs technológiafejlesztési alprojekt. A szakmacsoport-képző portál képzési alprojektje egy településen (önkormányzati hivatal, intézmények, társadalmi szervezetek stb.) a közszolgáltatásban működő munkatársak, szakemberek továbbképzését tartalmazza a szükséges csoportmegosztásban 5 képzési modulban, kiegészítő alkalmazott informatikai készségfejlesztési modul illesztésével. A szakmacsoport-képző portál infokommunikációs technológia-fejlesztési alprojektje egy településen (önkormányzati hivatal, intézmények, társadalmi szervezetek stb.) működő célcsoport részprojekt során megvalósuló informatikai igényeit tartalmazza: infrastruktúra fejlesztés, portál fejlesztés, tartalomfejlesztés. Ilyen módon a teljes részprojekt a célcsoport humán erőforrás fejlesztésén és kapacitásbővítésén túl egy településen (önkormányzati hivatal, intézmények, társadalmi szervezetek stb.) működő közösségek, csoportok közti hálózat létrehozását, közös információs bázis kialakítását is megvalósítja a részprojekt során elkészült portál szakmai, illetve interaktív kommunikációs felületének kialakításával. 40

A szakmacsoport-képző portál megvalósításának szervezeti felépítése A szakmacsoport-képző portál projektvezetőjének munkakörét, sokéves szakmai tapasztalattal rendelkező szakmai vezető töltheti be, aki megfelelő felkészültséggel és ismeretekkel rendelkezik az alprojektek lebonyolításához, a részprojekt hatékony és minőségi kivitelezéséhez. A


működtetéséért

a

portál

minőségügyi

kivitelező-fővállalkozó

felelhet.

rendszerének

kialakításáért

A

alprojekt

képzési

és

során

projektmenedzsment, minőségirányítási ismeretek oktatására, minőségirányítási technikák, illetve alkalmazott informatikai ismeretek elsajátítására is sor kerül külső szakértők bevonásával. A


portál

technikai

feladatainak

megvalósításáért

a

részprojektvezető, a szakmai irányításért a szakmai vezető felel. A kivitelező-fővállalkozó szakmai támogatói segítik a szakmai vezetőt a képzési tematika kialakításában, a képzési alprojekt véglegesítésében. A projektvezetőt támogatják a tagok a toborzásban, a szervezési feladatokban, a nyilvánosság biztosításában, a részprojekt multiplikatív hatásának növelésében. A részprojektben a kivitelező-fővállalkozó szakemberein kívül a településen működő szakterületi intézményeinek, társadalmi szervezeteinek szakemberei is részt vehetnek és a velük való rendszeres kommunikáció (nyitó szakmai fórum, konferencia) a részprojektben biztosítja az közszolgáltatás szereplői, önkéntes kapcsolatának „életszerűvé” tételét. Az infokommunikációs technológia fejlesztési alprojekt megvalósítása szükség szerint közbeszerzési eljárás során kiválasztott beszállító(k) közreműködésével történik.

A szakmacsoport-képző portál alapvető célkitűzései Az igazgatási területen (önkormányzati hivatalban), valamint a közszolgáltatásban (intézményekben, társadalmi szervezetekben) dolgozó szakemberek kapacitásbővítése, humánerőforrás-fejlesztése, szakismereteinek bővítése, készségfejlesztése az önkormányzat hivatalának és intézményeinek korszerűbb működéséhez szükséges döntéstámogatás és szervezetfejlesztés javítása érdekében történik. Ezzel a célcsoport tagjai képessé válnak arra, hogy a kapcsoló részterületek megvalósításában, alkalmazásában alkotó módon részt vegyenek. 41

A szakmacsoport-képző portál integrált, komplex tevékenységekre épül, elősegíti az együttműködésre épülő olyan további programok kidolgozását, lefolytatását, amelyek még inkább hatékonyabbá teszi az önkormányzat hivatal és az intézmények (társadalmi szervezetek) döntéshozóinak, vezetőinek és munkatársainak alkalmazkodását a bevezetett újításokhoz. A részprojekt egységesen képezi az eltérő intézményekben dolgozó szakembereket,

egységes

szemléletmód,

portálkörnyezet

kialakítását

célozza

a

szaktudás, település

kommunikáció,

önkormányzati

(informatikai)

hivatalban,

és

az

intézményekben.

A szakmacsoport-képző portál konkrét céljai Olyan korszerű háttérismeretek nyújtása a célcsoportban megjelölt szakemberek részére, melyekkel a szakmai kompetencia tovább növelhető és megalapozzák a kapacitás folyamatos bővítését. Projektmenedzsment, valamint minőségirányítási ismeretek képzése, amellyel megalapozható, hogy a szakemberek saját munkaterületükön képesek legyenek további komplex szervezetfejlesztési és döntéstámogatási faladatok elvégzésére, önálló szervezésére, lebonyolítására, támogató segítség nyújtására, szakmai tervek elkészítésére. A szakemberek készségeinek fejlesztése révén a szakmai fejlődést szolgáló és a megelőző módszerek elsajátítása, melynek hatására a szakmai és személyes kompetencia egyaránt fejlődik, a másodlagos

célcsoport

hatékonyabb

kiszolgálását

teszi

hosszabb

távon

lehetővé.

Rendszerszemlélet kialakítása a település eltérő intézményeiben. Intézmények közötti kommunikációs fórum létrehozása, közös infokommunikációs technológiával, adatbázissal, portál fejlesztéssel.

A szakmacsoport-képző portál célcsoportjai (példák) Lehetséges közvetlen célcsoportok a településen (önkormányzati hivatal, intézmények vezetői, munkatársai): • • • • •

önkormányzati hivatal, intézmények vezetői, ügyintézéssel, ügyfelekkel foglalkozó munkatársak (front office), ügyvitellel foglalkozó munkatársak (back office), szakmai területeken dolgozók (költségvetés, stratégia tervezés stb.), kommunikációban, társadalmi kapcsolattartásban résztvevő munkatársak, 42

A szakmacsoport-képző portál lehetséges közvetett célcsoportjai a településen • • • •

társadalmi szervezetek, egyházak, nyomtatott és elektronikus média, vállalkozások,

A szakmacsoport-képző portál részprojekt alprojektjei 1. képzési alprojekt (2 modul) A szakmacsoport-képző portál részprojekt megvalósítása során szükség szerinti számú képzési csoport szervezhető. A képzési csoportok párhuzamosan végzik a képzéseket, a képzési időterv tartalmazza a képzésen résztvevők számára választható, számunkra megfelelő időpontot. Szükségszerinti létszám továbbképzését biztosítjuk. A képzési alprojekt 3 modulból áll, valamint 2 kiegészítő modulból. 1.1. A képzési alprojekt moduljai: 1. projektmenedzsment 2. minőségirányítás 1.2. Kiegészítő képzési modul: 1. alkalmazott informatika (portálüzemeltetés) 2. tartalomfejlesztés 2. informatikai fejlesztési alprojekt (2 modul) a szakterületi, csoportos szakmai interaktív információs portál az alábbi információkat tartalmazza (példák): a településen működő intézmények adatait (elérhetőség, profil, munkatársak stb.) a településen történő szakmai események időpontjait és tartalmát területi, országos és nemzetközi rendezvények időpontjait és tartalmát szakanyagok bibliográfiáját, szinopszisait területi, helyi szakmai programok bemutatását, értékelését a településen élő lakosság (társadalmi, iskolai, gazdasági stb.) megoszlásának adatait interaktív webes eszközrendszert az elektronikus kommunikációhoz: 1.1. chat 1.2. hírlevél 43

1.3. elektronikus faliújság (üzenőfal) 1.4. online folyóirat 1.5. egyéni, szervezeti naptár 1.6. hirdetések 1.7. e-mailhez user-név fejlesztése önálló szakmai tanulmányokat események, programok bemutatását (leírás, fotók, videó-felvételek) interaktív szakmai képzési anyagokat (e-learning) adatbázisokhoz történő hozzáférést, adatbázisok önálló építését A műszaki terv vázlatpontjai: Az infokommunikációs technika telepítése, és a technológia fejlesztése az állapot- és szükségletfelmérés alapján történik a konzorciumba csatlakozó intézményekben. 1. egy-egy szervergép (adatbázishoz, illetve portálhoz) 2. munkaállomások (meglévők, illetve újbeszerzésűek hálózatba kötve) 3. szükséges operációs rendszer, alkalmazás licence-ek 4. portál-motor, internetes felületű (web-módszertan alapú) alkalmazások 2.1. informatikai infrastruktúra fejlesztési modul 2.2. portál- és tartalomfejlesztés modul

A szakmacsoport-képző portál megvalósításának várható hatásai Az informatikai beruházásnál a teljes pályázati programhoz szigorúan köthető költséghányad vehető figyelembe.

Az

oktatói

igénybevételeknél

a

leghatékonyabb

kihasználtságra, időbeosztásra kell hangsúlyt fektetni Az önkormányzat felvállalhatja a projekt vezetését, pénzügyi erejével, likviditásával segítheti a részprojekt megvalósítását, eredményeinek fenntartását, fejlesztését. A hallgatók utazási költségeit az intézmények, a hallgatók vállalhatják. A részprojekt eredményeinek költséghatása: • • •

az önkormányzati hivatalon belüli, az intézményi együttműködés és szakértelem a közvetlen célcsoport munkaszervezeti és -szervezési hatékonyságának növelésével jelentős költséget takarít meg. a szakemberek költséghatékonyabban képesek végezni munkájukat. egységnyi idő alatt több ügyfél ellátása valósulhat meg 44

Tágabb eredmények: •

• •

Olyan komplex képzési program kidolgozása és lebonyolítása, amely az igazgatási és a közszolgálati területeken dolgozó szakemberek, illetve a vezetők átképzését, továbbképzését, felkészítését tartalmazza. Ennek eredményeképpen a képzést elvégző szakemberek az döntéstámogatás és a szervezetfejlesztés eredményeinek átvétele érdekében sikeresen felkészíthetik az önkormányzati hivatal és az intézmények munkatársait, és szervezeti egységeit a munkaszervezeti (re) integrációra. A szakemberek szakmai fejlődését szolgáló és az egyéni (csoportos) motivációs formák, pl. kommunikáció, esetmegbeszélés, stb. szervezése; csoportos formában. Az infokommunikációs technológia bevonásával nemcsak a szaktudás megőrzése, hanem önálló fejlesztése (interaktivitás), és továbbítása (online hozzáférés) is megtörténik. Ennek eszközeként a szakterületi, szakmacsoportképző portált tekintjük, amelyet - létrehozása után – a felkészített szakemberek önállóan lesznek képesek kezelni a kívánt funkciók szerint.

A szakmacsoport-képző portál megvalósításának tevékenységei 1. a település önkormányzati hivatala, intézményei és a társadalmai szervezetek tevékenységének felmérése 2. a településen élő lakosság (társadalmi, iskolai, gazdasági stb.) megoszlásának adatainak felmérése, meglévő egységesítése, elemzések készítése 3. számítástechnikai fizikai infrastruktúra tervezése és telepítése 4. webes felület tervezése és kialakítása 5. IT infrastruktúra és a webes felület kezelésének betanítása 6. célcsoportok képzése (képzők képzése módszer alapján) 7. elektronikus tananyag fejlesztése 8. webes tartalomfejlesztés 9. kommunikáció és projektmenedzsment

A pályázat szakmacsoport-képző portál megvalósulásának eredmény- és hatásindikátorai 1. növekvő interaktivitással, változatos rovatszerkezettel és folyamatosan bővülő tartalommal rendelkező területi szakmai webportál készül 2. az IT infrastruktúrát, a webes tartalomfejlesztést önálló kezelő szakmai szereplők betanítása megtörténik 3. az önkormányzati hivatal, az intézmények és társadalmi szervezetek közötti kommunikáció IT alapokon nyugvó, interaktív webes hálózatra épül 4. pontos adatok, és állandó elemzések állnak rendelkezésre a szakterületeket érintő tervezéshez és monitoringhoz 5. a széles körben hozzáférhető szakmai tapasztalatok erősítik a szakmai felkészülést 6. a jó szakmai megoldások, követendő példák ismertetése támogatja a szakmai felkészülés egyenszilárdságát és minőségét 7. a visszacsatolás és interaktivitás lehetőségei segítik a szakmai együttműködést, új területi (kistérségi, regionális, országos vagy nemzetközi) partnerek bevonását

45

8. erőforrások jönnek létre az igazgatási és a közszolgáltatási területen dolgozó szakemberek szakmai identitásának és a nyilvánosság, társadalmi párbeszéd színvonalának növekedéséhez

A szakmacsoport-képző portál megvalósulásának kockázati tényezői • • • • • • •

a pályázat nem nyer, abban az esetben a szakmacsoport-képző portál részprojekt nem tud megvalósulni (magas kockázat), a szakmacsoport-képző portál részprojekt nem kellő előkészítettsége esetén nem érhető el igazi fejlődés a szakemberek tudás- és készségszintjében (közepes kockázat), az igazgatásban és a közszolgáltatásban dolgozó szakemberek részvételi akadályai, az intézmények a nagy lekötöttség és a hosszú képzési idő miatt nehezen engedik el munkatársaikat (magas kockázat), a képző szervezet, oktatók kiválasztása mindig jelentős kockázatot hordoz magában (alacsony kockázat), motiváló körülmények, infrastruktúra, atmoszféra megteremetése (alacsony kockázat), nem hatékony külső kommunikáció (toborzás, rendezvények, plakátok, szóróanyagok) (közepes kockázat), a kellő motiváció hiánya csökkenti a képzés hatékonyságát (alacsony kockázat).

A várható kockázati tényezők elhárítása • • • • •

A szakmailag legalkalmasabb oktató kiválasztása és szerződéskötés, Jól átgondolt munkaterv (feladatok, erőforrások, képzési időpontokkal), Intézményvezetőkkel történő előzetes egyeztetés és szándéknyilatkozatok bekérése, Sokszínű motiválás (munkaidőben távollét, a képzés beszámítása, kellemes, könnyen megközelíthető helyszín, stb.), Folyamatos kommunikáció a hallgatókkal, aktív bevonásuk a képzésekbe, valamint a külső partnerekkel, médiával.

A pályázati program fenntarthatósága A pályázati program fenntarthatóságát az ÚMFT kiszámítható humánerőforrás pályázatai nyújtják, amelyeken a folyamatos részvétel a jelen program sikeres zárása után lehetséges. •

•

A képzési anyag akkreditációjának megszerzésével lehetőség nyílik nyílt képzések szervezésére, mellyel a képzések önfenntartóvá válhatnak, az önkormányzat támogatásával szakmai civil szervezetek a területen (kistérségben, megyében, régióban) felvállalhatják az igazgatási és közszolgáltatási területen dolgozók szakmai megújító képzését. A képzések befejezése után az utókövetési időszakban a partnerekkel intenzív kapcsolat fenntartására érdemes törekedni, segítséget nyújtva a képzések eredményeinek gyakorlati felhasználásában. 46

• •

• • •

A képzéseken vélhetően résztvevő intézmények továbbképzési programjaikba beépíthetik az új ismereteket, multiplikálva a megszerzett tudást. A bizonyítványok alapján kialakítható egy települési (területi) szakember-nyilvántartási adatbázis, melynek segítségével a szakemberek nyomon követhetőek. Ez az adatbázis felkerül az önkormányzat honlapján kialakításra kerülő szakmai oldalra, amely egy interaktív együttműködést, folyamatos információcserét biztosít az érintett intézmények közt. Az internetes felületnek köszönhetően javul az önkormányzati hivatal szervezeti egységei közötti belső, illetve az intézményekkel és társadalmi szervezetekkel történő külső kapcsolattartása, naprakész informáltsága. A vezetői oldal kapcsolatrendszerbe való bevonásával eredményesebbé válik a dolgozók munkavégzése A szakmacsoport-képző portál részprojekt folytatása a képzési modulok speciális ismeretekkel történő folyamatos kiegészítésével valósítható meg. A képzési modulok évenkénti ismeretbővítéssel kiegészíthetők (törvények és szabályok, esettanulmányok, informatikai fejlesztések). Nagy hangsúlyt kell fektetni az intézményi együttműködésre, a szakmacsoport-képző portál megvalósítása során több alkalommal is szükséges tervezni szakmai fórumot (indításkor és projekt záráskor feltétlenül, pl. konferenciát) a tananyagfejlesztésbe be vonhatók lehetnek a támogató intézmények és szakemberek.

47

IT - információ áramlás tanulmány. Csenger Város Polgármesteri Hivatala számára január

Recommend Documents