IT - információ áramlás tanulmány. Izsák Város Polgármesteri Hivatala számára

IT - információ áramlás tanulmány Izsák Város Polgármesteri Hivatala számára

1

1.

BEVEZETŐ ------------------------------------------------------------------------------------ 4

1.1.

A dokumentum célja -------------------------------------------------------------------- 4

1.2.

Pályázat 2. számú mellékletének való megfeleltetés --------------------------------- 4

2.

INTÉZMÉNYI ESZKÖZRENDSZER, KAPCSOLATOK ------------------------ 5

2.1.

A hazai intézmény fenntartási modellek ----------------------------------------------- 5

Intézményi gazdálkodási modellek a magyar önkormányzati gyakorlatban: ------------- 10 IT-üzemeltetés ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 12 Beszerzés, kötelezettségvállalás ---------------------------------------------------------------------------- 13 Intézményi infrastruktúra üzemeltetési modellek a magyar önkormányzati gyakorlatban ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15 Intézményi pályázatírási modellek a magyar önkormányzati gyakorlatban---------------- 17 2.2.

Izsák Önkormányzatának intézmény fenntartási folyamatainak összefoglalása --20

Táncsics Mihály Általános Iskola Művészetoktatási Intézmény és Diákotthon -------------- 23 Napköziotthonos Óvoda -------------------------------------------------------------------------------------- 24 Szily Kálmán Városi Könyvtár--------------------------------------------------------------------------------- 25 Tájékoztató és Kulturális Szolgáltató Központ ---------------------------------------------------------- 26 Gondozási Központ --------------------------------------------------------------------------------------------- 27 Gyermekjóléti és Családsegítő Szolgálat ---------------------------------------------------------------- 28 2.3.

Szervezeti javaslatok az intézményi kapcsolattartás fejlesztése kapcsán ---------29

Javaslat I: a nem-gazdálkodással összefüggő feladatallokáció (intézmény-feladat mátrix) --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 29 Javaslat II: kapcsolattartás egyutassá tétele ---------------------------------------------------------- 31 Javaslat III: rendszeresített, formalizált információáramlás ---------------------------------------- 31 2.4.

3.

Intézményi jelentés sablonok ----------------------------------------------------------32

INFORMATIKAI HÁTTÉR -------------------------------------------------------------38

3.1.

Elektronikus közbeszerzés --------------------------------------------------------------38

3.2.

A hivatal és az intézmények közötti intranetes hálózat kiépítése. ------------------38

3.3.

Integrált pénzügyi rendszer bevezetése az önkormányzati intézményekben.-----39

2

3.4.

Szakmacsoport képző portál ------------------------------ Hiba! A könyvjelző nem létezik.

A szakmacsoport-képző portál megvalósításának szervezeti felépítése -------------- Hiba! A könyvjelző nem létezik. A szakmacsoport-képző portál alapvető célkitűzései ---- Hiba! A könyvjelző nem létezik. A szakmacsoport-képző portál konkrét céljai---------------- Hiba! A könyvjelző nem létezik. A szakmacsoport-képző portál célcsoportjai ---------------- Hiba! A könyvjelző nem létezik. A szakmacsoport-képző portál részprojekt alprojektjei --- Hiba! A könyvjelző nem létezik. A szakmacsoport-képző portál megvalósításának várható hatásai----Hiba! A könyvjelző nem létezik. A szakmacsoport-képző portál megvalósításának tevékenységei------Hiba! A könyvjelző nem létezik. A pályázat szakmacsoport-képző portál megvalósulásának eredmény- és hatásindikátorai -------------------------------------------------------------- Hiba! A könyvjelző nem létezik. A szakmacsoport-képző portál megvalósulásának kockázati tényezői --------------- Hiba! A könyvjelző nem létezik. A várható kockázati tényezők elhárítása --------------------- Hiba! A könyvjelző nem létezik. A pályázati program fenntarthatósága ----------------------- Hiba! A könyvjelző nem létezik.

3

1. BEVEZETŐ 1.1.

A dokumentum célja

Jelen dokumentum a GKIeNET Kft. terméke, és Izsák Város Önkormányzatánál végrehajtásra kerülő ” Izsák Önkormányzatának Szervezetfejlesztési pályázata” c. projekt keretében készült. A dokumentum célja feltérképezni az önkormányzat intézményi kapcsolatait és javaslatokat megfogalmazni a hatékonyság növelésének érdekében. A javaslatok nagy része informatikai megoldásokon alapul: 

a kommunikáció korszerűsítése formai, tartalmi és ütemezési szempontból;



az adott intézménytípusokra vonatkozó beszámolórendszer kialakítására;



az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe;



és az ehhez szükséges informatikai háttérről.

A projekt céljai közé tartozik, hogy Izsák Város Önkormányzatának az intézményekkel való kommunikációjában nagyobb súllyal szerepeljenek az elektronikus eszközök, a kommunikáció, és a csoportmunka területén, ami napjainkban elengedhetetlen a gyorsan változó belső és külső környezeti kihívásoknak való megfelelésben. A dokumentum első felében, egy tanulmányban összefoglalva mutatjuk be napjaink intézmény fenntartási modelljeit, majd ebben a rendszerben helyezzük el Izsák önkormányzati fenntartású intézményeit. Javaslatokat teszünk, hogy milyen irányban érdemes továbbfejleszteni a jelenleg alkalmazott folyamatokat a település mérete, az ingatlanok száma és felépítése szerint, végül néhány, a formalizált kapcsolattartáshoz elengedhetetlen formanyomtatvány sablon is bemutatunk. A második részben felsoroljuk azokat a javaslatokat, amikkel az önkormányzat kihasználhatja az információs technológia által nyújtott előnyöket az intézményeivel való kapcsolattartásban. Ezek közül a Szakmacsoport-képző portálra térünk ki bővebben, amely az egyes szakterületek közötti együttműködés támogatását tudja ellátni, felhasználóbarát webes felületen.

1.2.

Pályázat 2. számú mellékletének való megfeleltetés Adatbázis, tanulmány Pályázati prioritás 1. A döntési mechanizmus korszerűsítése

Eredmény

Hivatkozás

h) az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe

A szükséges informatikai háttérről készített tanulmány.

[3. Informatikai háttér]

4

2. INTÉZMÉNYI ESZKÖZRENDSZER, KAPCSOLATOK 2.1.

A hazai intézmény fenntartási modellek

Jelen részben a hazai önkormányzati szférában megtalálható intézmény-fenntartó relációban előforduló feladat megosztási struktúrákat mutatjuk be. A magyarországi önkormányzati rendszerben az intézményirányítással / intézményfenntartással összefüggő legfontosabb önkormányzati feladatokat az alábbi sorokban részletezzük. A lenti fenntartói feladatok szinte valamennyi olyan önkormányzat esetében szükségszerűen megtalálhatóak, amelyek legalább egy intézményt tartanak fenn. 

Intézményi költségvetés meghatározása (a fenntartó és az intézmény viszonyát meghatározó legneuralgikusabb pont);



Térítési díjak szabályozása;



Szociális alapon adható kedvezmények elveinek meghatározása;



Szakmai program jóváhagyása;



Intézmények megszüntetésével, átszervezésével, nevének, meghatározásával összefüggő feladatok (alapító okirat kezelése);



Vezetői megbízások, munkaügyi feladatok kezelése (fenntartói elvárás ↔ intézményi érdek);



Belső ellenőrzéssel kapcsolatos interakció (pl. FEUVE rendszer működtetése).



Önkormányzati döntés-előkészítés.

feladatának

A fenntartói feladatok ellenpontjaként vannak olyan (leginkább az adott intézmény feladatellátásához kapcsolódó szakmai jellegű) feladatok, amelyek ellátása a hazai önkormányzati gyakorlatban jellemzően az intézmények felelősségi körébe tartoznak. Ezek felsorolása azért nehézkes, mert intézménytípusonként nagy szórást mutatnak. Ugyanakkor vannak további feladatok, amelyek allokációja már jóval nagyobb szórást mutat az önkormányzati gyakorlatban. Ezen feladatokat az alábbi általános intézmény-feladat mátrix foglalja össze. A mátrix soraiban a központosítottság mértéke szerint kerültek elosztásra az egyes fellelhető megoldások. Az oszlopok azokat a területeket jelölik, ahol az önkormányzati gyakorlat szerint többféle megoldás létezik.

5

Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás

Részben megoldás

Infrastruktúra üzemeltetés

II. Számvitel, könyvelés

Központi beszerzés

Központi, önkormányzati Intézményi beszerzési számvitel döntés az önkormányzatnál (ritkán követett gyakorlat)

III. IT üzemeltetés

IV. Épület infrastruktúra üzemeltetés

Központi, önkormányzati IT üzemeltetés

Központi, önkormányzati infrastruktúra üzemeltetés követett IT döntések az (ritkán önkormányzatnál gyakorlat) Döntések az önkormányzatnál

beszerzési Számvitel a Intézményi decentralizált Intézményi döntési jogkör gazdasági vezető üzemeltetés

Decentralizált megoldás

V. Pályázatírás

Központi, önkormányzati pályázatírás Pályázatfigyelés és pályázati előterjesztési döntés az önkormányzatnál

meghatározott intézményeknél értékhatárig az intézményvezetőknél, az intézményt érintő beszerzési döntéseket az intézmények egyeztetve hozzák

IT Intézményi infrastruktúra üzemeltetés IT jellegű ügyek előterjesztésével Infrastruktúra kapcsolatos jellegű ügyek döntések az előterjesztésével intézménynél kapcsolatos döntések az intézménynél

Intézményi pályázatírás

Önálló intézményi Önálló beszerzési döntési intézményi jogkör az számvitel intézményvezetőknél

Külön intézményi és önkormányzati IT üzemeltetés

Külön intézményi és önkormányzati infrastruktúra üzemeltetés

Külön intézményi és önkormányzati pályázatírás

IT jellegű ügyek előterjesztésével kapcsolatos döntések az intézménynél

Infrastruktúra jellegű ügyek előterjesztésével kapcsolatos döntések az intézménynél

Pályázatfigyelés és pályázati előterjesztési döntés az intézménynél

6

Pályázatfigyelés és pályázati előterjesztési döntés az intézménynél, de a pályázatírás központilag történik

A fenti feladatallokációs térképen való elhelyezkedés az Önkormányzatok döntése, belső ügye, a gyakorlat azt mutatja, hogy a térképen található feladatok tekintetében a gazdálkodás (I. és II. oszlop) törvényi szabályozottsága számít a leginkább definiált területnek, amelyet az alábbi törvényi előírások szabályoznak. A 2008. évi CV. törvény 18. § (1) bekezdése kimondja: „Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv saját költségvetéssel rendelkezik, önálló gazdálkodási jogköre és felelőssége van. Alaptevékenységét önállóan látja el azzal, hogy ezen belül kormányrendeletben foglaltak szerint gondoskodik fizikai (technikai) segítő feladatai ellátásáról, illetve rendelkezhet pénzügyi és számviteli szervezeti egységgel.” Ugyanezen törvény (2) bekezdése: „Az önállóan működő költségvetési szerv elsősorban szakmai célú költségvetési keretekkel rendelkezik, amelyek felett kötelezettségvállalási, teljesítésigazolási joggal és felelősséggel bír. A szakmai alapfeladata ellátásához szükséges szakmai szervezeti egységgel (egységekkel) rendelkezik; ezenkívül egyes adminisztratív, szellemi támogató feladatokat is - e célt szolgáló külön szervezeti egység nélkül - elláthat.”

A fenti törvény 4. § (1) bekezdése meghatározza a költségvetési szerv alapító okiratának tartalmi elemeit. Ebben többek között meghatározásra kerül az is, hogy önállóan működő és gazdálkodó vagy önállóan működő szervet hozunk létre. Minden költségvetési szerv alapító okiratát be kell küldeni a Kincstárba, ahol azt nyilvántartásba veszik. A költségvetési szervek csoportosítása: (1) A költségvetési szerv - jogi személyiségét és szakmai önállóságát nem érintve - a feladatellátáshoz gyakorolt funkciók szerint lehet a) önállóan működő és gazdálkodó, vagy b) önállóan működő költségvetési szerv.

Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (továbbiakban Ámr), amelyet módosított a 337/2008. (XII.30.) Korm. rendelet, annak 14. §-ának az alábbiakban felsorolt bekezdései határozzák meg az intézmények gazdálkodását. (4) Önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervnek az a költségvetési szerv minősíthető különösen, amelynél a) az ellátandó feladatkör, a szakmai tevékenység összetett, b) jelentős terjedelmű és összetett gazdálkodási feladatokat lát el, c) a foglalkoztatottak száma és a munkamegosztás szervezeti egységekre való tagozódást igényel, 7

d) a feladatellátásban országos, megyei, regionális vagy egyéb területi jellegű illetékességgel jár el, vagy e) a szolgáltatás terjedelme, az ellátottak száma, az ügyfélforgalom volumene, az alaptevékenység ellátását támogató tevékenységet végző szervezeti egység(ek) működtetése e besorolást indokolja. (5) Önállóan működő költségvetési szervnek az a költségvetési szerv sorolható be különösen, amely a) kizárólag szakmai szervezeti egységekre tagozódik, b) szellemi, fizikai (technikai) támogató funkciókat ellátók száma külön szervezeti egység létrehozását nem igényli, e funkciók szolgáltatásvásárlással vagy más költségvetési szerv által hatékonyan, gazdaságosan elláthatók, vagy c) szakmai alaptevékenysége nem eszközigényes. (6) Önállóan működő költségvetési szerv besorolásával egyidejűleg az irányító (felügyeleti) szerv a) kijelöli azt az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervet, amely az önállóan működő költségvetési szerv meghatározott szellemi és fizikai (technikai) támogató tevékenységeit (ezen belül különösen: pénzügyi-gazdasági feladatait) ellátja; b) jóváhagyja az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő költségvetési szerv közötti megállapodást vagy az azt helyettesítő okiratot (a továbbiakban: megállapodás), amely a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét rögzíti; c) dönt az előirányzatok feletti jogosultság szerinti besorolásról, és jóváhagyja a jogosultság gyakorlásának rendjét. Az Ámr. 15. § (1) A költségvetési szervek, azok szervezeti egységei az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság szempontjából lehetnek a) teljes jogkörrel, vagy b) részjogkörrel rendelkező költségvetési szervek, illetve c) az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv részjogkörű költségvetési egységei jogszabály, illetve az irányító szerv döntése alapján. (3) Teljes jogkörrel rendelkezik a) az az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, amely a saját előirányzatai, valamint a hozzá rendelt, részjogkörrel rendelkező, részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv - irányító szerv által meghatározott előirányzatai felett rendelkezni jogosult, b) az a részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, amely valamennyi előirányzata felett rendelkezési jogosultsággal bír. (4) Részjogkörrel rendelkezik az a költségvetési szerv, amelynek egyes - irányító szerv által megállapított - működési kiadásai és bevételei a) előirányzatát más önállóan gazdálkodó költségvetési szerv költségvetése tartalmazza, vagy b) előirányzatai felett más önállóan gazdálkodó költségvetési szerv rendelkezik. Ez a besorolás a költségvetési szerv jogi személyiségét és szakmai önállóságát nem érinti. 8

(5) Az irányító szerv - az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv kezdeményezésére - az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv azon szervezeti egységét minősítheti részjogkörű költségvetési egységnek, amelynél a tevékenység, a források jellege, a területi elhelyezkedés elkülönültsége indokolja egyes előirányzatok feletti rendelkezési jog átengedését. (6) A részjogkörű költségvetési egység egyes előirányzatai feletti rendelkezési jogosultsággal az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, míg meghatározott más előirányzatok felett a költségvetési egység rendelkezik. (7) A részjogkörrel rendelkező költségvetési szerv, illetve a részjogkörű költségvetési egység a számára a költségvetésében meghatározott előirányzatokon kívül is felelős az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv költségvetésében részére rendelkezésre tartott működési, felhalmozási célú előirányzatok felhasználásának szükségességéért, az igénybe vett szolgáltatás mennyiségéért, mértékéért az elvárható takarékosság betartása mellett. (8) A (7) bekezdésben foglaltak be nem tartása esetén az önállóan gazdálkodó költségvetési szerv kezdeményezésére az irányító szerv az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultságot visszavonhatja, illetve korlátozhatja. 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz) rendelkezik

az

államháztartás

szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól. 10. §-ának (1) bekezdése értelmében az önkormányzati önállóan működő gazdálkodó intézménynek nem kell elemi költségvetést és beszámolót készítenie, mivel költségvetési előirányzatait és beszámoló adatait az önállóan működő és gazdálkodó szerv költségvetése illetve beszámolója tartalmazza. Ebből következően az önkormányzati költségvetési körbe tartozó részben önállóan gazdálkodó költségvetési szerv valamennyi gazdasági eseményének csak az önállóan gazdálkodó intézmény könyveiben kell megjelennie. Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv megállapodást köt az önállóan működő költségvetési szervvel a feladatok pontosan követhető végrehajtására, amelyet általában az Állami Számvevőszék ellenőriz az átfogó ellenőrzések alkalmával. Ámr. 29. § (4) A jegyző a költségvetési rendelettervezetet a költségvetési szervek vezetőivel egyezteti, írásban rögzíti és a szervezeti és működési szabályzatban foglaltak szerint a polgármester a képviselő testület bizottságai elé terjeszti.

9

A hazai önkormányzati gyakorlat szerint az alábbi három modell különböztethető meg egy adott, helyi önkormányzati (ide értve a társulások által fenntartott intézményeket is) intézmény, illetve fenntartójuk gazdálkodással kapcsolatos relációjában:

Intézményi gazdálkodási modellek a magyar önkormányzati gyakorlatban: 1. modell – Önálló intézményi könyvelés, amely során a költségvetés elfogadását követően az intézmény teljes önállóságot élvez gazdálkodási ügyekben (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Olyan települések esetén jellemző valamennyi intézmény gazdasági önállósága, ahol a fenntartott intézmények száma alacsony, így nincs méretgazdaságossági hajtóerő a központosítás mögött; b. Előnye – A feladatok jól lehatároltak, az intézmények önállóan tervezhetnek, önálló döntési jogkörökkel rendelkeznek kötelezettségvállalás, előirányzat-kezelés kapcsán; c. Hátránya – Az intézmények gazdálkodása nem nyomonkövetett, nem tervezhető, nem kontrollálható egységesen az önkormányzati költségvetés-végrehajtás.

Polgármesteri Hivatal

Hivatali könyvelés

Intézmény 1

Intézmény 2

Intézményi könyvelés


2. modell – Részben központosított könyvelés, amely során egy vagy több gazdasági vezető intézmény végzi a saját számviteli feladatokon túl az alá besorolt egy vagy több intézmény könyvelését (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Több formája létezik. Jellemzően az intézményszám függvényében kerül meghatározásra a vezető intézmények száma, de létezik funkcionális struktúra is; b. Előnye – Méretgazdaságosság a könyvelési területen, nagyobb átláthatóság; c. Hátránya – Kisebb intézményi mozgástér, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök, a teljesítések igazolása igen, de sem a kötelezettségvállalás, sem az utalványozás nem történhet teljes mértékig intézményi hatáskörben.

10


Hivatali könyvelés Intézmény 1

Intézményi könyvelés Intézmény 3

Intézmény 2

3. modell – Központi könyvelés, amely során a költségvetés elfogadását követően a teljes számvitel a Polgármesteri hivatalban történik az intézményekből kiszervezetten (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Csak kisebb településeken valósítható meg ilyen fokú centralizáció; b. Előnye – Nagyfokú átláthatóság, illetve költségkontroll; c. Hátránya – Kisebb intézményi mozgástér, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök, a teljesítések igazolása igen, de sem a kötelezettségvállalás, sem az utalványozás nem történhet teljes mértékig intézményi hatáskörben.

Polgármesteri Hivatal Városi könyvelés Hivatali könyvelés


Intézmény 1

Intézmény 2

Természetesen léteznek vegyes modellek, a gazdálkodási modell lehet minden intézmény esetén eltérő.

11

IT-üzemeltetés 1. modell – Önálló intézményi IT-üzemeltetés, amelynek során az intézmény teljes önállóságot élvez az informatikai feladatellátás ügyeiben (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Olyan települések esetén jellemző valamennyi intézmény karbantartási önállósága, ahol a fenntartott intézmények száma alacsony, így nincs méretgazdaságossági hajtóerő a központosítás mögött; b. Előnye – Az intézmény önállóan gazdálkodik informatikusaival, a végrehajtandó feladatok könnyebben tervezhetőek; c. Hátránya – Nem gazdaságos megoldás.

Az IT-üzemeltetés decentralizált modellje


Hivatali IT-üzemeltetés

Intézmény 1

Intézmény 2

Intézményi ITüzemeltetés


2. modell – Részben központosított intézményi IT-üzemeltetés, amely során egy gazdasági vezető intézmény vagy külső szolgáltató látja el a településen található, intézményekhez kapcsolódó üzemeltetői feladatokat (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Azon településeknél jellemző, ahol intézmény-összevonás történt, esetleg létrehoztak egy külön önkormányzati intézményt az ellátási, beszerzési, felújítási, karbantartási stb. feladatok elvégzésére; vagy nincs megfelelő belső kompetencia településen, vagy nem gazdaságos, és a kiszervezéssel hatékonyabb működtetés valósítható meg; b. Előnye – Méretgazdaságosság, költséghatékonyság; c. Hátránya – Kisebb intézményi mozgástér, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök, lassabb intézkedés.

12

Az IT-üzemeltetés részben decentralizált modellje


Hivatali ITüzemeltetés

Külső szolgáltató

Intézmény 1



vagy

Intézmény 3

Intézmény 2

3. modell – Központilag történő IT-üzemeltetés, amely során a teljes informatikai feladatokat a polgármesteri hivatalból látják el, ami nem túl gyakori megoldás (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Jellemzően kisebb településeken, ahol nem történt még meg a tevékenység kiszervezése; b. Előnye –Költséghatékonyság; c. Hátránya – Intézmények számára nehezebb tervezés, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök, lassú intézkedés. Az IT-üzemeltetés centralizált modellje

Polgármesteri Hivatal Városi IT-üzemeltetés Hivatali ITüzemeltetés

Intézményi IT üzemeltetés

Intézmény 1

Intézmény 2

A modellek keveredése a pályázatírásnál is megfigyelhető, a pályázatírási jogkörök általános sablonjait mutattuk be a fenntartó és az intézmények kapcsolatában. Beszerzés, kötelezettségvállalás 1. modell – Önálló intézményi beszerzés, amelynek során a beszerzései döntéseit a költségvetés elfogadását követően az intézmény teljes önállóságot élvezően gyakorolja (a struktúrát az 13

alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Olyan települések esetén jellemző az intézmények beszerzési önállósága, ahol kevés a fenntartott intézmény, méretgazdaságossági előny nem mutatkozik a részleges vagy teljes centralizáció segítségével; b. Előnye – Az intézmények önállóan tervezhetnek, költségvetésüket úgy használják fel, ahogy akarják, önálló döntési jogkörökkel rendelkeznek a kötelezettségvállalással kapcsolatban; c. Hátránya – Az intézmények működése nem ellenőrizhető, a fenntartó nem tud tervezni, mivel nem ismeri az intézményeinek a pénzügyi helyzetét, nem tudja betölteni a kontroller funkcióját. A beszerzés decentralizált modellje


Hivatali beszerzés

Intézmény 1

Intézmény 2

Intézményi beszerzés


2. modell – Részben központosított beszerzés, amely során egy vagy több vezető intézmény végzi az alá besorolt intézmények beszerzését (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – A fenntartott intézményszámtól függően kerül meghatározásra, hogy hány vezető intézmény töltse be a feladatot, sok vezető intézmény nem jellemző; b. Előnye – Méretgazdaságosság a beszerzéseket figyelembe véve, transzparens működés; c. Hátránya – Korlátozottabb intézményi mozgástér, csökkentett döntési jogkörök, a kötelezettségvállalás nem történik teljes mértékig intézményi hatáskörben.

14

A beszerzés részben decentralizált modellje


Hivatali beszerzés Intézmény 1

Intézményi beszerzés Intézmény 3

Intézmény 2

3. modell – Központi beszerzés, amely során a beszerzés a Polgármesteri hivatalban történik az intézményekből kiszervezetten (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Alapvetően kisebb településeken valósul meg; b. Előnye – Hivatali kézi vezérlés, teljes ellenőrizhetőség; c. Hátránya – Korlátozott intézményi mozgástér, csökkentett gazdasági döntési jogkörök, a kötelezettségvállalás nem történik teljes mértékig intézményi hatáskörben. A beszerzés centralizált modellje

Polgármesteri Hivatal Városi beszerzés Hivatali beszerzés


Intézmény 1

Intézmény 2

Vegyes modellekről itt is beszélhetünk, a beszerzések modellezésének tipikus modelljeit mutattuk be az intézményi viszonylatban.

Intézményi infrastruktúra üzemeltetési modellek a magyar önkormányzati gyakorlatban Épület infrastruktúra üzemeltetés 15

1. modell – Önálló intézményi infrastruktúra üzemeltetés, amelynek során a költségvetés elfogadását követően az intézmény teljes önállóságot élvez a karbantartási, felújítási ügyekben (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Olyan települések esetén jellemző valamennyi intézmény gazdasági önállósága, ahol a fenntartott intézmények száma alacsony, így nincs méretgazdaságossági hajtóerő a központosítás mögött, egyébként egyre ritkábban alkalmazott megoldás; b. Előnye – Az intézmény önállóan diszponál az erőforrások felett, a végrehajtandó feladatok könnyebben tervezhetőek; c. Hátránya – Nem gazdaságos megoldás. Az infrastruktúra üzemeltetés decentralizált modellje


Hivatali infrastruktúra üzemeltetés

Intézmény 1

Intézmény 2

Intézményi infrastruktúra üzemeltetés


2. modell – Részben központosított intézményi infrastruktúra üzemeltetés, amely során egy gazdasági vezető intézmény látja el a településen található, nem feltétlenül alá besorolt intézményekhez kapcsolódó üzemeltetői feladatokat (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Azon településeknél jellemző, ahol létrehoztak egy külön önkormányzati intézményt az ellátási, beszerzési, felújítási, karbantartási stb. feladatok elvégzésére; b. Előnye – Méretgazdaságosság, alacsonyabb üzemeltetési költségek, átláthatóság; c. Hátránya – Kisebb intézményi mozgástér, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök.

Az épület infrastruktúra üzemeltetés részben decentralizált modellje

16

Polgármesteri Hivatal Hivatali infrastruktúra üzemeltetés Intézmény 1

Intézményi infrastruktúra üzemeltetés Intézmény 3

Intézmény 2

3. modell – Központilag történő infrastruktúra üzemeltetés, amely során a teljes karbantartási feladatokat Polgármesteri hivatalból látják el, pl. egy erre a célra létrehozott műszaki csoporton keresztül (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – jellemzően kisebb településeken, ahol nem történt még meg a tevékenység kiszervezése; b. Előnye – Központilag átláthatóság, illetve költségkontroll; c. Hátránya – Intézmények számára nehezebb tervezés, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök. Az épület infrastruktúra üzemeltetés centralizált modellje

Polgármesteri Hivatal Városi infrastruktúra üzemeltetés Hivatali infrastruktúra üzemeltetés


Intézmény 1

Intézmény 2

Intézményi pályázatírási modellek a magyar önkormányzati gyakorlatban Pályázatírás

1. modell – Önálló intézményi pályázatírás, amelynek során az intézmény csak akkor fordul az

17

önkormányzathoz, amennyiben önrészt igénylő pályázatról van szó, tehát a pályázatok figyelésétől kezdve a pályázat lebonyolításán keresztül a pályázat benyújtásáig intézményi döntési jogkörben történik (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). Ez nem zárja ki azt a lehetőséget, hogy pályázatíróval történő megállapodás keretei között valósuljanak meg az említett fázisok. a. Hol jellemző? – Nagyobb településeken, ahol az intézményvezetők nagyobb döntési jogkört birtokolnak; b. Előnye – Az intézmény önállóan tervez és rendelkezik az erőforrásai felett, a végrehajtandó feladatok könnyebben tervezhetőek; c. Hátránya – Nem gazdaságos megoldás a központi kontroll teljesen elveszik, nem feltétlenül felelnek meg a fejlesztések az önkormányzati elképzeléseknek. A pályázatírás decentralizált modellje


Hivatali pályázatírás

Intézmény 1

Intézmény 2



2. modell – Részben központosított pályázatírás, amely során az intézmény önállóan írja a pályázatokat, a pályázatfigyelés és –előterjesztés is az intézményhez kötődik, de a pályázatírásban szorosabb a kapcsolat a hivatallal, a pályázatírás központilag is történhet (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Azon településeknél jellemző, ahol felismerték a pályázatírás jelentőségét, és próbálják összekapcsolnia a települési és az intézményi fejlesztési elképzeléseket; b. Előnye – Méretgazdaságosság, magasabb fokú kontroll és átláthatóság az intézmény irányában; c. Hátránya – Kisebb intézményi mozgástér, korlátozottabb gazdasági döntési jogkörök.

A pályázatírás részben decentralizált modellje

18

Polgármesteri Hivatal Hivatali infrastruktúra üzemeltetés Intézményi infrastruktúra üzemeltetés

Intézmény 1

Intézmény 3

Intézmény 2

3. modell – Azon településeken jellemző, ahol a hivatalban külön projektcsoportot hoztak létre a pályázatkészítés egyes fázisainak végrehajtására, akik ellátják ezen tevékenységeket az intézmények szintjén is. Ez nem zárja ki az intézmények részvételét a pályázatfigyelésben, elkészítésben, benyújtásban, ugyanakkor emellett megjelenhetnek külső pályázatírók is ebben a rendszerben (a struktúrát az alábbi ábra szemlélteti). a. Hol jellemző? – Mérettől függetlenül, ahol a pályázatírásra külön irodát létesítettek; b. Előnye – Központilag átláthatóság, nagyfokú központi tervezhetőség; c. Hátránya – Intézményi igények, elvárások esetleges elmaradása, megvalósítás során történő hiányosságok. A pályázatírás centralizált modellje

Polgármesteri Hivatal Városi pályázatírás Hivatali pályázatírás


Intézmény 1

Intézmény 2

19

2.2.

Izsák

Önkormányzatának

intézmény

fenntartási

folyamatainak

összefoglalása Az Izsáki Polgármesteri Hivatal működését az alábbi folyamattérkép szemlélteti. Az interjús adatfelvétel alapján leszűrhető, hogy az intézmény és a polgármesteri hivatal kapcsolata az alábbi területek esetében a legintenzívebb (bekarikázva pirossal): 

Oktatás, kulturális és sport ügyek – törvényességi felügyelet, rendezvényszervezés



Költségvetés tervezés és végrehajtás,



Városüzemeltetés.

Továbbá, időszakos kapcsolat áll fenn (bekarikázva zölddel) a pályázati ügyek tekintetében, illetve a jogszabálykövetésből fakadó kérdések tekintetében. 1. ÁBRA POLGÁRMESTERI HIVATALI FOLYAMATTÉRKÉP Menedzsment folyamatok Vezetői ellenőrzés, teljesítmény értékelés

Önkormányzati döntések implementálása

Alapfolyamatok Ügyfél bejelentések fogadása (Front Office)

Háttérműveletek (Back Office)

Építéshatósági ügyintézés

Városfejlesztés / Pályázatmenedzsment

Igazgatási és hatósági ügyintézés

Önkormányzati munka támogatás – rendelet előkészítés

Adóügyi ügyintézés

Intézmény fenntartás Szociális ügyintézés

Külső és belső (főként pénzügyi) jelentések (Kontrolling)

Oktatási, kulturális és sport ügyintézés

Költségvetés tervezés

Városüzemeltetési ügyintézés

Okmányiroda üzemeltetés

Kommunikációs folyamatok

Gyámhatósági iroda üzemeltetés

Bérszámfejtés Munkaügyi ügyintézés

Támogató folyamatok Számvitel, könyvelés

IT üzemeltetés

Iktatás

20

Infrastruktúra üzemeltetés Jogszabály követés

Izsák Város Önkormányzata az alábbi intézményeket tartja fenn intézménytípusok szerint: 

Oktatási és közművelődési intézmények - Napköziotthonos Óvoda - Táncsics Mihály Általános Iskola Művészetoktatási Intézmény és Diákotthon - Szily Kálmán Városi Könyvtár - Tájékoztató és Kulturális Szolgáltató Központ



Szociális intézmény - Gyermekjóléti és Családsegítő Szolgálat - Gondozási Központ

A gazdálkodási struktúrát illetően Izsák Város Önkormányzata a központosított modell szerint működik. Ennek megfelelően az intézmények gazdálkodási struktúrájában gazdasági vezető intézmények nincsenek, a könyvelés központosítottan, a polgármesteri hivatalban történik. Az intézmények a dologi kiadásokban nem döntenek szabadon. Az intézmények és a hivatali vezetés folyamatosan egyeztetnek, hogy az intézmények mit vehetnek meg, mi fér bele a költségvetésükbe; ami nagyban segíti a likviditás fenntartását. Az intézménytől bekerül a hivatalba az írásban megfogalmazott igény a jegyző felé. Ezután a Pénzügy felméri, hogy van-e fedezet az igény teljesítésére, és informálja a jegyzőt, aki dönt a beszerzéséről. Az Izsák Nonprofit Kht. végzi a beszerzéseket, a lebonyolítás után a számla a Pénzügyre kerül. A számlák kifizetése és könyvelési a hivatalban történik, amelyről az intézményvezetők nem kapnak visszajelzést. A polgármesteri hivatal jelentést tesz az intézmények felé negyedévente arról, hogy az intézmények a költségvetési előirányzathoz képest hol tartanak az adott időszakot tekintve. Az intézmény a zárszámadás alkalmával számol el a hivatallal szemben. Az önkormányzati intézmények és a polgármesteri hivatal közötti kapcsolattartás folyamatos, de ad hoc jellegű, ettől függetlenül viszonylag rendszeres intézményvezetői beszélgetéseket tartanak az intézményi és a hivatali vezetők az aktuális feladatokról, az elvégzett munkáról és a felmerülő problémákról. Az informatikai üzemeltetést hivatali szinten egy külsős cég látja el, ők végzik a számítástechnikai karbantartást. Intézményi szinten sincs rendszergazda, az intézmények saját maguk oldják meg az IT-üzemeltetést (általában külsős cég igénybevételével). A pályázati lehetőségek figyelése általánosan a jegyzői hatáskörbe tartozik. Minden területre kiterjedő pályázatfigyelést a jegyző (vagy akit a jegyző megbíz) végez, vagy megbízott külső szervezet. A működési célokat szolgáló pályázatfigyelést a hivatal és az intézményvezetők látják el. A pályázatok készítését a hivatal és az önkormányzati intézmények végzik a személyi

21

feltételek rendelkezésre állásának függvényében, a pályázatíráshoz külső szervezetek segítségét is igénybe veszik. Az intézményvezetői interjúk alapján az alábbi ábra szemlélteti az intézmények, illetve az önkormányzat kapcsolattartását, azaz a Hivatal - Intézmény közti információáramlás a lenti módon történik.

Kistérségi társulás Belső ellenőrzés

Önkormányzat

Pénzügy

Oktatás törvényességi felügyelet

Jegyzői gyámügy

Pályázatírás

Munkaügy

Munkaügy

Jogszabálykövetés, Költségvetés tervezés határozat végrehajtás követése Törvény által és végrehajtás meghatározott esetek FEUVE, ellenőrzési projektek

Pályázatírás

Intézményvezetői munkaügy

Intézményi előterjesztés készítés

Intézmény

Az Intézmény-feladat mátrixok státusza az alábbi módon néz ki az intézmények kapcsán. A mátrixokban pirossal jelölve látható a jelenleg működő modell, illetve a jelenlegi döntéshozatali metódus.

22

Táncsics Mihály Általános Iskola Művészetoktatási Intézmény és Diákotthon Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás









beszerzési Számvitel a Intézményi Részben decentralizált Intézményi döntési jogkör gazdasági vezető üzemeltetés meghatározott intézményeknél megoldás értékhatárig az intézményvezetőknél, az intézményt érintő beszerzési döntéseket az intézmények egyeztetve hozzák

intézményi Önálló Decentralizált megoldás Önálló beszerzési döntési intézményi jogkör az számvitel intézményvezetőknél

23

V. Pályázatírás


IT Intézményi infrastruktúra üzemeltetés IT jellegű ügyek előterjesztésével Infrastruktúra kapcsolatos jellegű ügyek döntések az előterjesztésével intézménynél kapcsolatos döntések az intézménynél









Napköziotthonos Óvoda Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás

Részben decentralizált megoldás










V. Pályázatírás


Intézményi beszerzési Számvitel a Intézményi IT döntési jogkör gazdasági vezető üzemeltetés meghatározott intézményeknél értékhatárig az IT jellegű ügyek intézményvezetőknél, előterjesztésével az intézményt érintő kapcsolatos beszerzési döntéseket döntések az az intézmények intézménynél egyeztetve hozzák

Intézményi infrastruktúra üzemeltetés Infrastruktúra jellegű ügyek előterjesztésével kapcsolatos döntések az intézménynél









24


Szily Kálmán Városi Könyvtár Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás











V. Pályázatírás












25


Tájékoztató és Kulturális Szolgáltató Központ Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás











V. Pályázatírás












26


Gondozási Központ Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás











V. Pályázatírás












27


Gyermekjóléti és Családsegítő Szolgálat Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás











V. Pályázatírás












28


2.3.

Szervezeti javaslatok az intézményi kapcsolattartás fejlesztése kapcsán

Javaslat I: a nem-gazdálkodással összefüggő feladatallokáció (intézmény-feladat mátrix) Jelenlegi működés leírása, fejlesztési lehetőség ismertetése - Pályázatírás A pályázatok írásába be kell vonni az intézmények vezetőit, mert ők tudják, hogy mire van szüksége az intézménynek. A közbeszerzések kiírását is véleményeznie kellene az intézmény vezetőjének, mert így nem fordulhatna elő olyan eset, hogy nem azt kapja, mint amire szüksége van. A kistérségi pályázatíró erőforrásának bevonása az izsáki intézményi pályázatírásba. A honlapon olyan felületet kellene kialakítani, amelyen az intézményvezetők megfelelő jogosultsággal, jelszó segítségével hozzáférnének a hivatal szerverén tárolt adatokhoz, amelyekre a munkavégzéshez szükségük van. Ez a fórum továbbá alkalmas lenne arra, hogy üzenetet váltsanak egymással a levelező rendszeren keresztül. Fejlesztés módja, menete, erőforrás igénye Valamennyi pályázati projektben kell, hogy helyet kapjon intézményi képviselő. A felvetést először el kell indítani kistérségi szinten, majd be kell építeni a kistérségi döntéshozatalba. Mivel az intézmény-feladat mátrix – a Gondozási Központ és a Gyermekjóléti és Családsegítő Szolgálat kivételével - valamennyi önkormányzati fenntartású intézmény esetében megegyező Izsák esetében, a fentieknek megfelelően valamennyi intézmény esetében javasoljuk a lenti, fekete nyíllal illusztrált elmozdulást az intézmény feladat mátrixban. Összefoglalva az intézmény-feladat mátrixban az alábbi elmozdulásokat javasoljuk:

29

Intézményi gazdálkodás I. Beszerzés, kötelezettségvállalás Központosított megoldás











V. Pályázatírás












30


Javaslat II: kapcsolattartás egyutassá tétele Jelenlegi működés leírása, fejlesztési lehetőség ismertetése Nevesített (jogi, pénzügyi és szakmai) kontakt ügyintéző személyek kinevezése, akiknek munkaköri leírásában szerepel az adott intézménnyel való kapcsolattartás, mint feladat. Továbbá javasoljuk, hogy egyik hónapban a pénzügyi bizottság ülésein az intézmények vezetői és a hivatal pénzügyi csoportvezetője vegyenek részt. Számoljanak be a költségvetésük alakulásáról. A másik hónapban az intézmények szakmai bizottságai hallgassák meg az intézmények vezetőit a szakmai feladatokról. A bizottságok elnökei pedig terjesszék a javaslataikat a képviselő testület elé. A képviselő testület döntsön és nevezzen meg a feladat végrehajtására felelős személyt. Legalább félévente a képviselő testület a polgármester által hívja meg az intézmények vezetőit a testület elé, ahol beszámolnak a félév munkájáról és a következő év tervéről. Fejlesztés módja, menete, erőforrás igénye A munkaköri leírásokat az intézményi kapcsolattartási feladatok leírásával kell bővíteni. Közös informatikus alkalmazása települési vagy kistérségi szinten.

Javaslat III: rendszeresített, formalizált információáramlás A jelenlegi eljárásrend szerint a Hivatal és az intézmények között ad hoc módon valósul meg az információáramlás, ami az alábbi problémákat okozza: 

Likviditástervezési nehézségek információhiány miatt;



A határozatok végrehajtásával kapcsolatos felelősök (jegyző, hivatali vezetők) információhiánnyal küszködnek (a státusz információ „nem jön házhoz”).

Javasoljuk, hogy kerüljön kialakításra egy intézményi jelentési folyamat, amely keretében az intézmények legalább havi rendszerességgel jelentést adnak az alábbiakról: 

Pénzügyi adatok jelentése – bejövő-kimenő számlák a következő időszakban, segítve a likviditás tervezését;



Intézményekre vonatkozó határozatok végrehajtásának státusza - Státusz; - Hivatali szinten kezelendő kockázatok;



Előterjesztés-készítési igényük témával, felelős osztállyal;

31



Pályázatírási igény, pályázatok státusza;



Panasszal élhetnek, hivatalosan információt kérhetnek.

A jelentés alapvetően a jegyzőhöz érkezzen, de modulárisnak kell lennie, hogy ki lehessen szignálni az irodákra, csoportokra. Egy lehetséges havi jelentési sablont az 1. sz. melléklet tartalmaz. Jelenlegi működés leírása, fejlesztési lehetőség ismertetése – Kifizetésjelentés a hivatalból Az intézményi számlák Hivatalba történő benyújtását követően az intézmények nem értesülnek azok kifizetését illetően. Havi kifizetési összesítő az adott intézmény kapcsán megtörtént kifizetésekről. Egy lehetséges havi jelentési sablont a 2. sz. melléklet tartalmaz.

2.4.

Intézményi jelentés sablonok Jelentési fejléc

Intézmény neve: Kitöltési felelős neve: Tárgy időszak:

32

Pénzügyi modul A következő hónap tervezett bevételei Számla jogcíme

Számla összege

.

.

.

.

.

.

.

.

.

0.

33

Számla várható dátuma

A következő hónap tervezett kiadásai Számla jogcíme

Számla összege

.

.

.

.

.

.

.

.

.

0.

34

Számla várható dátuma

Határozat végrehajtási státusz követési modul Határozat I.

Határozat címe: Határozat azonosítója (száma): Végrehajtás határideje: Státusz leírása:

Kezelendő kockázatok:

35

Előterjesztési/határozatkészítési igény modul Intézményi igény I.

Előterjesztési, illetve pályázatkészítési igény leírása:

Határidő:

A következő jelentés időpontja Dátum:

Kelt:

Intézményvezető aláírása

36

VAGY

Jelentési fejléc

Intézmény neve: Tárgy időszak:

Teljesített kifizetések listája Számla jogcíme

Számla összege

Dátum (beérkezés, teljesítés)

.

.

.

.

.

.

.

.

.

0.

A következő jelentés időpontja Dátum:

Kelt

Pénzügyi csoportvezető aláírása 37

3. INFORMATIKAI HÁTTÉR 3.1.

Elektronikus közbeszerzés

Az önkormányzatokkal szembeni gazdasági, társadalmi igények, valamint az EUcsatlakozásból következő elvárások teljesítése szempontjából fontos az önkormányzatok közös beszerzésekre irányuló összefogása, illetve a beszerzési folyamatok elektronizálása. A jogi környezet megszilárdulását követően az önkormányzat az interneten keresztül bonyolíthatná a hivatal és intézményei közbeszerzéseit. E csatornán keresztül csökken a közbeszerzés ideje, leegyszerűsödik a közbeszerzés folyamata, továbbá nő a megtakarítás mértéke a hatékonyabb ártárgyalás eredményeként. Az elektronikus beszerzést támogató rendszerben a beszerzési tevékenység a következő lépésekből áll: a beszerzési (közbeszerzési) eljárásokkal kapcsolatos információk közzététele, tárolása (mind az ajánlatok kiírása, mind a tenderfigyelés területén; az ajánlatok elektronikus úton történő fogadása; illetve a beszerzés (közbeszerzés) teljes folyamatának az elektronizálása). Az infokommunikációs eszközök fejlettsége ma már lehetővé teszi, hogy az önkormányzat hivatalának és intézményeinek beszerzéseit egyetlen központosított rendszer szolgálja ki.

3.2.

A hivatal és az intézmények közötti intranetes hálózat kiépítése.

Több csoport is jelezte, hogy súlyos problémát jelent számukra az intézményekkel való hatékony és gyors kapcsolattartás, illetve az elektronikus adatcsere. E probléma orvosolható lenne egy intranetes hálózattal, amely az önkormányzat és intézményei között biztosítana elektronikus adatkommunikációs kapcsolatot. Ezen a felületen a következő előnyöket lehetne kihasználni: 

az információs igény egyszerűbb és gyorsabb elküldése,



egyszerűsödik az adatszolgáltatás menete,



csökken a hibás adatszolgáltatások száma,



egyszerűsödik az információ megosztása a hivatal és a közoktatási, közművelődési, egészségügyi intézmények között (pl.: mindenki számára elérhetők lennének a közlemények),



egységes adatbázis jön létre, 38



a jogosultsági szintek szerint a belső hálózaton létrejövő egységes adatbázisból adatokat lehetne lekérni,



egyszerűbbé válik az intézmények működésének ellenőrzése, az intézmények költségvetésének tervezése.

3.3.

Integrált

pénzügyi

rendszer

bevezetése

az

önkormányzati

intézményekben. A fent vázolt szervezeti átalakítások és az „IT -szervezet és hálózati megoldások tanulmány” című dokumentumban leírt informatikai megoldások mellet véleményünk szerint egy, az intézményekkel közös szakmacsoport-képző portál elindítása tudná jelenleg a legnagyobb hasznot hozni az önkormányzat – intézmények közötti kapcsolatban. A szakmacsoport-képző portál integrált módon valósítja meg egy településen belül (önkormányzati hivatal, intézmények) az államigazgatási és közszolgáltató intézményekben dolgozók kapacitásbővítésén, humánerőforrás-fejlesztésén keresztül az önkormányzati hivatal és az intézmények szervezetfejlesztését, az elsődleges célcsoport ismereteinek bővítésével, készségfejlesztésével. A szakmacsoport-képző portál integratív jellege az infokommunikációs technika és technológiaépítő módon történő alkalmazását jelenti. A szakmacsoport-képző portál ilyen módon az alkalmazott informatikai eszközök felhasználásával (interaktív szakmai portál, webmódszertan, online adatbázisok építése, stb.) közvetlenül a csoportmunkát, illetve közvetetten a szakmai, szakterületi közösségépítését is támogatja. A szakmacsoport-képző portál továbbá ágazatközi szakmai együttműködésre is épül, és olyan ismereteket, készségeket is fejleszt, amelyek az alkalmazott informatika eszköztárával elősegítheti a további szakmaközi együttműködésekre épülő programok kidolgozását. A szakmacsoport-képző portál kialakítása két alprojektből áll: képzési alprojekt, infokommunikációs technológiafejlesztési alprojekt. A szakmacsoport-képző portál képzési alprojektje a városban (önkormányzati hivatal, intézmények, társadalmi szervezetek stb.) a közszolgáltatásban működő munkatársak, szakemberek továbbképzését tartalmazza a szükséges csoportmegosztásban 5 képzési modulban, kiegészítő alkalmazott informatikai készségfejlesztési modul illesztésével.

39

A szakmacsoport-képző portál infokommunikációs technológia-fejlesztési alprojektje egy településen működő célcsoport részprojekt során megvalósuló informatikai igényeit tartalmazza: infrastruktúrafejlesztés, portál fejlesztés, tartalomfejlesztés. Ilyen módon a teljes részprojekt a célcsoport humán erőforrás fejlesztésén és kapacitásbővítésén túl a településen működő közösségek, csoportok közti hálózat létrehozását, közös információs bázis kialakítását is megvalósítja a részprojekt során elkészült portál szakmai, illetve interaktív kommunikációs felületének kialakításával. A szakmacsoport-képző portál megvalósításának szervezeti felépítése A szakmacsoport-képző portál projektvezetőjének munkakörét, sokéves szakmai tapasztalattal rendelkező szakmai vezető töltheti be, aki megfelelő felkészültséggel és ismeretekkel rendelkezik az alprojektek lebonyolításához, a részprojekt hatékony és minőségi kivitelezéséhez. A szakmacsoport-képző portál minőségügyi rendszerének kialakításáért és működtetéséért a

kivitelező-fővállalkozó felelhet.

A

képzési alprojekt során projektmenedzsment,

minőségirányítási ismeretek oktatására, minőségirányítási technikák, illetve alkalmazott informatikai ismeretek elsajátítására is sor kerül külső szakértők bevonásával. A szakmacsoport-képző portál technikai feladatainak megvalósításáért a részprojektvezető, a szakmai irányításért a szakmai vezető felel. A kivitelező-fővállalkozó szakmai támogatói segítik a szakmai vezetőt a képzési tematika kialakításában, a képzési alprojekt véglegesítésében. A projektvezetőt támogatják a tagok a toborzásban, a szervezési feladatokban, a nyilvánosság biztosításában, a részprojekt szinergikus hatásának növelésében. A részprojektben a kivitelező-fővállalkozó szakemberein kívül a településen működő szakterületi intézményeinek, társadalmi szervezeteinek szakemberei is részt vehetnek és a velük való rendszeres kommunikáció (nyitó szakmai fórum, konferencia) a részprojektben biztosítja az közszolgáltatás szereplői, önkéntes kapcsolatának „életszerűvé” tételét. Az infokommunikációs technológia fejlesztési alprojekt megvalósítása szükség szerint közbeszerzési eljárás során kiválasztott beszállítók közreműködésével történik.

A szakmacsoport-képző portál alapvető célkitűzései Az igazgatási területen (önkormányzati hivatalban), valamint a közszolgáltatásban (intézményekben, társadalmi szervezetekben) dolgozó szakemberek kapacitásbővítése, humánerőforrás-fejlesztése, szakismereteinek bővítése, készségfejlesztése az önkormányzat hivatalának és intézményeinek korszerűbb működéséhez szükséges döntéstámogatás és 40

szervezetfejlesztés javítása érdekében történik. Ezzel a célcsoport tagjai képessé válnak arra, hogy a kapcsoló részterületek megvalósításában, alkalmazásában alkotó módon részt vegyenek. A szakmacsoport-képző portál integrált, komplex tevékenységekre épül, elősegíti az együttműködésre épülő olyan további programok kidolgozását, lefolytatását, amelyek még inkább hatékonyabbá teszi az önkormányzat hivatal és az intézmények (társadalmi szervezetek) döntéshozóinak, vezetőinek és munkatársainak alkalmazkodását a bevezetett újításokhoz. A részprojekt egységesen képezi az eltérő intézményekben dolgozó szakembereket,

egységes

szemléletmód,

portálkörnyezet

kialakítását

célozza

a

szaktudás, település

kommunikáció,

önkormányzati

(informatikai)

hivatalban,

és

az

intézményekben.

A szakmacsoport-képző portál konkrét céljai Olyan korszerű háttérismeretek nyújtása a célcsoportban megjelölt szakemberek részére, melyekkel a szakmai kompetencia tovább növelhető és megalapozzák a kapacitás folyamatos bővítését. Projektmenedzsment, valamint minőségirányítási ismeretek képzése, amellyel megalapozható, hogy a szakemberek saját munkaterületükön képesek legyenek további komplex szervezetfejlesztési és döntéstámogatási faladatok elvégzésére, önálló szervezésére, lebonyolítására, támogató segítség nyújtására, szakmai tervek elkészítésére. A szakemberek készségeinek fejlesztése révén a szakmai fejlődést szolgáló és a megelőző módszerek elsajátítása, melynek hatására a szakmai és személyes kompetencia egyaránt fejlődik, a másodlagos

célcsoport

hatékonyabb

kiszolgálását

teszi

hosszabb

távon

lehetővé.

Rendszerszemlélet kialakítása a település eltérő intézményeiben. Intézmények közötti kommunikációs fórum létrehozása, közös infokommunikációs technológiával, adatbázissal, portál fejlesztéssel.

A szakmacsoport-képző portál célcsoportjai Lehetséges közvetlen célcsoportok a településen (önkormányzati hivatal, intézmények vezetői, munkatársai): 

önkormányzati hivatal, intézmények vezetői,



ügyintézéssel, ügyfelekkel foglalkozó munkatársak,



ügyvitellel foglalkozó munkatársak,



szakmai területeken dolgozók (költségvetés, stratégiatervezés stb.), 41



kommunikációban, társadalmi kapcsolattartásban résztvevő munkatársak,

A szakmacsoport-képző portál lehetséges közvetett célcsoportjai a településen 

intézmények



társadalmi szervezetek,



egyházak,



nyomtatott és elektronikus média,



vállalkozások,

A szakmacsoport-képző portál részprojekt alprojektjei 1. Képzési alprojekt A szakmacsoport-képző portál részprojekt megvalósítása során szükség szerinti képzési csoport szervezhető. A képzési csoportok párhuzamosan végzik a képzéseket, a képzési időterv tartalmazza a képzésen résztvevők számára választható, számunkra megfelelő időpontot. Szükségszerinti létszám továbbképzését biztosítjuk. A képzési alprojekt 3 modulból áll, valamint 2 kiegészítő modulból. 

A képzési alprojekt moduljai: - projektmenedzsment - minőségirányítás



Kiegészítő képzési modul: - alkalmazott informatika (portálüzemeltetés)



Tartalomfejlesztés

2. Informatikai fejlesztési alprojekt a szakterületi, csoportos szakmai interaktív információs portál az alábbi információkat tartalmazza: 

a településen működő intézmények adatait (elérhetőség, profil, munkatársak stb.)



a településen történő szakmai események időpontjait és tartalmát



területi, országos és nemzetközi rendezvények időpontjait és tartalmát



szakanyagok bibliográfiáját, szinopszisait 42



területi, helyi szakmai programok bemutatását, értékelését



a településen élő lakosság (társadalmi, iskolai, gazdasági stb.) megoszlásának adatait



interaktív webes eszközrendszert az elektronikus kommunikációhoz: - chat - hírlevél - elektronikus faliújság - online folyóirat - egyéni, szervezeti naptár - hirdetések



önálló szakmai tanulmányokat



események, programok bemutatását (leírás, fotók, videó-felvételek)



interaktív szakmai képzési anyagokat



adatbázisokhoz történő hozzáférést, adatbázisok önálló építését

A műszaki terv vázlatpontjai: Az infokommunikációs technika telepítése, és a technológia fejlesztése az állapot- és szükségletfelmérés alapján történik a konzorciumba csatlakozó intézményekben. 

egy-egy szervergép (adatbázishoz, illetve portálhoz)



munkaállomások



szükséges operációs rendszer, alkalmazások



portál-motor, internetes felületű (web-módszertan alapú) alkalmazások



informatikai infrastruktúrafejlesztési modul



portál- és tartalomfejlesztés modul

A szakmacsoport-képző portál megvalósításának várható hatásai Az informatikai beruházásnál a teljes pályázati programhoz szigorúan köthető költséghányad

vehető figyelembe.

Az

oktatói

igénybevételeknél

a

leghatékonyabb

kihasználtságra, időbeosztásra kell hangsúlyt fektetni Az önkormányzat felvállalhatja a projekt vezetését, pénzügyi erejével, likviditásával segítheti a részprojekt megvalósítását, eredményeinek fenntartását, fejlesztését. A hallgatók utazási költségeit az intézmények, a hallgatók vállalhatják.

43

A részprojekt eredményeinek költséghatása: 

az önkormányzati hivatalon belüli, az intézményi együttműködés és szakértelem a közvetlen célcsoport munkaszervezeti és szervezési hatékonyságának növelésével jelentős költséget takarít meg.



a szakemberek költséghatékonyabban képesek végezni munkájukat.



egységnyi idő alatt több ügyfél ellátása valósulhat meg

Tágabb eredmények: 

Olyan komplex képzési program kidolgozása és lebonyolítása, amely az igazgatási és a közszolgálati területeken dolgozó szakemberek, illetve a vezetők átképzését, továbbképzését, felkészítését tartalmazza. Ennek eredményeképpen a képzést elvégző szakemberek az döntéstámogatás és a szervezetfejlesztés eredményeinek átvétele érdekében sikeresen felkészíthetik az önkormányzati hivatal és az intézmények munkatársait, és szervezeti egységeit a munkaszervezeti (re) integrációra.



A szakemberek szakmai fejlődését szolgáló és az egyéni (csoportos) motivációs formák, pl. kommunikáció, esetmegbeszélés, stb. szervezése; csoportos formában.



Az infokommunikációs technológia bevonásával nemcsak a szaktudás megőrzése, hanem önálló fejlesztése (interaktivitás), és továbbítása (online hozzáférés) is megtörténik. Ennek eszközeként a szakterületi, szakmacsoportképző portált tekintjük, amelyet - létrehozása után – a felkészített szakemberek önállóan lesznek képesek kezelni a kívánt funkciók szerint.

A szakmacsoport-képző portál megvalósításának tevékenységei 

a város önkormányzati hivatala, intézményei és a társadalmai szervezetek tevékenységének felmérése



a településen élő lakosság (társadalmi, iskolai, gazdasági stb.) megoszlásának adatainak felmérése, meglévő egységesítése, elemzések készítése



számítástechnikai fizikai infrastruktúra tervezése és telepítése



webes felület tervezése és kialakítása



IT infrastruktúra és a webes felület kezelésének betanítása



célcsoportok képzése (képzők képzése módszer alapján)



elektronikus tananyag fejlesztése



webes tartalomfejlesztés 44



kommunikáció és projektmenedzsment

A pályázat szakmacsoport-képző portál megvalósulásának eredmény- és hatásindikátorai 

növekvő interaktivitással, változatos rovatszerkezettel és folyamatosan bővülő tartalommal rendelkező területi szakmai portál készül



az IT infrastruktúrát, a webes tartalomfejlesztést önálló kezelő szakmai szereplők betanítása megtörténik



az önkormányzati hivatal, az intézmények és társadalmi szervezetek közötti kommunikáció IT alapokon nyugvó, interaktív webes hálózatra épül



pontos adatok, és állandó elemzések állnak rendelkezésre a szakterületeket érintő tervezéshez és monitoringhoz



a széles körben hozzáférhető szakmai tapasztalatok erősítik a szakmai felkészülést



a jó szakmai megoldások, követendő példák ismertetése támogatja a szakmai felkészülés egyenszilárdságát és minőségét



a visszacsatolás és interaktivitás lehetőségei segítik a szakmai együttműködést, új területi (kistérségi, regionális, országos vagy nemzetközi) partnerek bevonását



erőforrások jönnek létre az igazgatási és a közszolgáltatási területen dolgozó szakemberek szakmai identitásának és a nyilvánosság, társadalmi párbeszéd színvonalának növekedéséhez

A szakmacsoport-képző portál megvalósulásának kockázati tényezői 

a pályázat nem nyer, abban az esetben a szakmacsoport-képző portál részprojekt nem tud megvalósulni (magas kockázat),



a szakmacsoport-képző portál részprojekt nem kellő előkészítettsége esetén nem érhető el igazi fejlődés a szakemberek tudás- és készségszintjében (közepes kockázat),



az igazgatásban és a közszolgáltatásban dolgozó szakemberek részvételi akadályai, az intézmények a nagy lekötöttség és a hosszú képzési idő miatt nehezen engedik el munkatársaikat (magas kockázat),



a képző szervezet, oktatók kiválasztása mindig jelentős kockázatot hordoz magában (alacsony kockázat),



motiváló körülmények, infrastruktúra, atmoszféra megteremetése (alacsony kockázat), 45



nem

hatékony

külső

kommunikáció

(toborzás,

rendezvények,

plakátok,

szóróanyagok) (közepes kockázat), 

a kellő motiváció hiánya csökkenti a képzés hatékonyságát (alacsony kockázat).

A várható kockázati tényezők elhárítása 

A szakmailag legalkalmasabb oktató kiválasztása és szerződéskötés,



Jól átgondolt munkaterv (feladatok, erőforrások, képzési időpontokkal),



Intézményvezetőkkel történő előzetes egyeztetés és szándéknyilatkozatok bekérése,



Sokszínű motiválás (munkaidőben távollét, a képzés beszámítása, kellemes, könnyen megközelíthető helyszín, stb.),



Folyamatos kommunikáció a hallgatókkal, aktív bevonásuk a képzésekbe, valamint a külső partnerekkel, médiával.

A pályázati program fenntarthatósága A pályázati program fenntarthatóságát az ÚMFT kiszámítható humánerőforrás pályázatai nyújtják, amelyeken a folyamatos részvétel a jelen program sikeres zárása után lehetséges. 

A képzési anyag akkreditációjának megszerzésével lehetőség nyílik nyílt képzések szervezésére, mellyel a képzések önfenntartóvá válhatnak, az önkormányzat támogatásával szakmai civil szervezetek a területen (kistérségben, megyében, régióban) felvállalhatják az igazgatási és közszolgáltatási területen dolgozók szakmai megújító képzését.



A képzések befejezése után az utókövetési időszakban a partnerekkel intenzív kapcsolat fenntartására érdemes törekedni, segítséget nyújtva a képzések eredményeinek gyakorlati felhasználásában.



A képzéseken vélhetően résztvevő intézmények továbbképzési programjaikba beépíthetik az új ismereteket, multiplikálva a megszerzett tudást.



A bizonyítványok alapján kialakítható egy települési (területi) szakembernyilvántartási adatbázis, melynek segítségével a szakemberek nyomon követhetőek. Ez az adatbázis felkerül az önkormányzat honlapján kialakításra kerülő szakmai oldalra, amely egy interaktív együttműködést, folyamatos információcserét biztosít az érintett intézmények közt.

46



Az internetes felületnek köszönhetően javul az önkormányzati hivatal szervezeti egységei közötti belső, illetve az intézményekkel és társadalmi szervezetekkel történő külső kapcsolattartása, naprakész informáltsága.



A vezetői oldal kapcsolatrendszerbe való bevonásával eredményesebbé válik a dolgozók munkavégzése



A szakmacsoport-képző portál részprojekt folytatása a képzési modulok speciális ismeretekkel történő folyamatos kiegészítésével valósítható meg. A képzési modulok évenkénti ismeretbővítéssel kiegészíthetők (törvények és szabályok, esettanulmányok, informatikai fejlesztések).

Végül természetesen nagy hangsúlyt kell fektetni az intézményi együttműködésre, a szakmacsoport-képző portál megvalósítása során több alkalommal is szükséges tervezni szakmai fórumot (indításkor és projekt záráskor feltétlenül). A tananyagfejlesztésbe bevonhatók a támogató intézmények és szakemberek is.

47

IT - információ áramlás tanulmány. Izsák Város Polgármesteri Hivatala számára

Recommend Documents