DOMBÓVÁR VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA

Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala

ME 03

DOMBÓVÁR VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA ME-03 A SZOLGÁLTATÁSI FOLYAMATOK SZABÁLYOZÁSA

...................................................................

Átdolgozta és aktualizálta:

Jóváhagyta és a bevezetést elrendelte:

Tigerné Schuller Piroska minőségirányítási vezető ......................................................... Dr. Gábor Ferenc Jegyző

A szabályozás Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalának dokumentuma. Továbbadása, sokszorosítása írásos engedély nélkül nem megengedett, a benne szereplő információkat csak a minőségirányítási rendszer működéséhez lehet felhasználni! A szabályozás kinyomtatott formátumú változata csak akkor használható, ha annak hatálybalépési dátuma megegyezik az elektronikus dokumentumtárban tárolt törzspéldányéval!

A szolgáltatási folyamatok szabályozása/3

1/18


ME 03

VÁLTOZTATÁSOK Sorsz. 1. 2. 3.

Kiadás száma és dátuma 2004. 09. 01. 2006.05.01. 2010. 05. 17.


Változtatás rövid, címszavas meghatározása 2010. májusig érvényes változat Teljes szervezeti struktúra változás Felsővezetői változások. MK és Eljárások új formai kiadása. Tartalmi változás: 5.1.1 A kisebbségi önkormányzatokhoz kapcsolódó tevékenységet a Képviselőtestületi csoport végzi 6.1 Az informatikai feladatok a Polgármesteri Kabinetből átkerültek a Jegyzői Irodába 6.2 A kereskedelmi és ipaigazgatás feladat az Okmányirodából a Jogi, Hatósági és Vagyongazdálkodási Irodába került

2/18


ME 03

TARTALOMJEGYZÉK

1. 2. 3. 4. 5. 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 6. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 7.

TARTALOMJEGYZÉK AZ ELJÁRÁS CÉLJA AZ ELJÁRÁS ÉRVÉNYESSÉGI TERÜLETE A FELELŐSSÉGEK MEGHATÁROZÁSA FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA A POLGÁRMESTERI HIVATAL MŰKÖDÉSÉNEK FELÉPÍTÉSE A képviselő-testület működéséhez kapcsolódó feladatok A helyi közszolgáltatások körében végzendő feladatok Államigazgatási hatósági feladatok Gazdálkodási feladatok AZ IRODÁK MŰKÖDÉSE Jegyzői Iroda Polgármesteri Kabinet Jogi, Hatósági és Vagyongazdálkodási Iroda Pénzügyi és Költségvetési Iroda Okmányiroda és Anyakönyvi Igazgatás Városüzemeltetési Iroda A PH szolgáltatási folyamataihoz kapcsolódó egyéb rendelkezések Kapcsolódó eljárás, hivatkozások


3 4 4 4 4 4 6 6 8 9 10 12 12 13 14 15 16 17 17 18

3/18


1.

ME 03

AZ ELJÁRÁS CÉLJA

Az eljárás célja szabályozni Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban PH) az önkormányzati testületi szervekhez, az államigazgatási feladatokhoz, valamint a közszolgáltatási és önkormányzati hatósági feladatokhoz kapcsolódó szolgáltatási folyamatait. 2.

AZ ELJÁRÁS ÉRVÉNYESSÉGI TERÜLETE

Az eljárás a PH valamennyi dolgozójára vonatkozik. 3.

A FELELŐSSÉGEK MEGHATÁROZÁSA

Az eljárás dokumentációjával kapcsolatban a felelősségek megoszlása a következő:

4.

Ø az eljárás készítéséért:

minőségirányítási vezető

Ø az eljárás ellenőrzéséért és jóváhagyásáért:

jegyző.

FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA

A minőségirányítás tárgykörébe tartozó kifejezések, meghatározások megfelelnek az ISO 9001:2008 szabványban foglaltaknak és értelmezésük is azonos ezekkel. 5.

AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA

A helyi önkormányzatokról szóló, többször módosított 1990. évi LXV. törvény (a továbbiakban Ötv.) 38. paragrafusának megfelelően az önkormányzat képviselő-testülete egységes hivatalt hozott létre az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. A PH alapvető teendői a következők: Ø az önkormányzati testületi szervekhez kapcsolódó adminisztrációs feladatok ellátása, az önkormányzati képviselők munkájának segítése, belső munkaszervezési és igazgatási teendők ellátása, Ø a testületi szervek önkormányzati döntéseinek előkészítése és végrehajtása, Ø az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítése, a döntések végrehajtásának megszervezése, Ø gazdálkodási feladatok. A PH feladatainak részletes felsorolását a Szervezeti és működési szabályzat (a továbbiakban SzMSz) tartalmazza. A szolgáltatási folyamatok koordinálása és végrehajtása az érintettek elégedettségének és igényeinek figyelembe vételével, a törvényi előírásoknak megfelelően, a munkaköri leírásokban meghatározottan történik.


4/18


ME 03

A PH dolgozóinak helyettesítése funkcióhoz rendelt feladatok szerint megoldott, a végzettség, illetve a közigazgatásban eltöltött gyakorlat alapján. A helyettesítésre vonatkozó előírásokat a munkaköri leírások tartalmazzák. A teljeskörű helyettesítés csak abban az esetben értelmezhető, ha a munkakör feladatai teljesen azonosak, egyéb esetekben helyettesítés esetén a sürgős, illetve a határidőhöz kötött intézkedések megtétele az elsődleges. A tervezett tartós, illetve a nem tervezett, de tartóssá váló helyettesítés esetén az irodavezető koordinálásával történik a feladatok ellátása, esetlegesen a munkaköri feladatok tételes átadása. A PH-ban az ügyintézők közötti napi kapcsolattartás az alábbiak szerint valósul meg: Ø információátadás, Ø ügyviteli közreműködés, Ø adatszolgáltatás. A szervezeti egységek ügyintézői feladatkörükben közvetlenül tartják egymással a kapcsolatot. Az ügyintéző közvetlenül kapcsolatba léphet a polgármesterrel és a jegyzővel, amennyiben a kiadmányozás jogát maguknak tartották fenn. A szervezeti egységet érintő feladatok esetén a szervezeti egység vezetői lépnek kapcsolatba egymással. A szervezeti egység vezetője a szervezeti egységén túlmenő feladat ellátása során az illetékes irodavezető tájékoztatása után közvetlenül fordulhat az érintett ügyintézőhöz. A munkakapcsolat vázlatosan:

JEGYZŐ, POLGÁRMESTER

IRODAVEZETŐ

ÜGYINTÉZŐ

kapcsolatfelvétel Irodán belüli munkatárs

Irodán kívüli munkatárs

tájékoztatás kapcsolatfelvételről

TÁRSIRODA VEZETŐJE

A köztisztviselő jogosult és köteles a munkaköréhez közvetlenül kapcsolódó teljes körű információ megismerésére, ugyanakkor nem jogosult munkaköréhez nem tartozó információ megszerzésére, megismerésére. Az ilyen kérést az információ birtokosának meg kell tagadni. Az információ arra jogosulatlan harmadik személynek nem adható át. Az előkészítés alatt álló előterjesztésekről, munkarészekről, pályázatokról és más egyéb önkormányzati és hivatali anyagokról azok nyilvánosságra hozatalukig információ a megbízón és az előkészítésbe bevont személyeken kívül senkinek sem adható. Ez a rendelkezés nem vonatkozik a hivatal tisztségviselőire. A mindenki számára nem nyilvános anyagokat állandóan jól zárható helyen, illetéktelen személy hozzáférésének kizárásával kell tárolni. Az információ birtokosai fegyelmi, kártérítési, büntetőjogi felelőséggel tartoznak az illetéktelen személy részére átadott, vagy mulasztása folytán illetéktelen személy által megszerzett információért. A polgármester és jegyző a feladatkörükbe és hatáskörükbe tarozó ügyek intézésére, vagy olyan, a munkavégzést érintő kérdések szabályozására, amelyek máshol nem kerültek A szolgáltatási folyamatok szabályozása/3

5/18


ME 03

szabályozásra együttesen vagy külön-külön normatív utasítást adnak ki. Az utasítás hatálya alá tartozók kötelesek az utasításban foglaltak betartására. Az utasítás megismerése érdekében az utasítást el kell látni a megismerés és az utasításban foglaltak betartására vonatkozó nyilatkozat rögzítésével. 5.1

A POLGÁRMESTERI HIVATAL MŰKÖDÉSÉNEK FELÉPÍTÉSE

5.1.1 A képviselő-testület működéséhez kapcsolódó feladatok A PH munkatársai a következő, a képviselő-testület munkáját segítő tevékenységeket végzik: Ø A képviselő-testületi munkaprogram és munkaterv előkészítése és figyelemmel kísérése. Ø A jegyző készíti elő a képviselő-testületi előterjesztést, rendelet- és határozat-tervezetet, pályázati kiírást. Ø Előzmények feltárása, jogszabályi háttér feltérképezése, alternatívák vázolása. Ø A testületi ülések anyagainak postázásra való előkészítése (gépelés, szerkesztés napirend szerint, sokszorosítás, meghívottak egyeztetése). Ø A testületi ülések anyagának előkészítése, összegyűjtése, postázása, a hivatal honlapjára való feltétele, meghívók elkészítése és kiküldése. Ø A képviselő-testületi üléseken az irodavezetők, illetve az ügyben érintett ügyintézők vannak jelen, akik a képviselők által feltett kérdésre, interpellációra azonnali választ adnak, az előterjesztéshez szóbeli kiegészítést tesznek, illetve segítik a testület munkáját. Ø A képviselő-testület zárt ülésén az SZMSZ-ben megjelölt személyek vesznek részt. Ø Szükség esetén a törvényes határidőt betartva, írásban ad választ a képviselő-testületi ülésen feltett kérdésre az érintett iroda. Ø Jegyzőkönyv vezetése és elkészítése az üléseket követő 15 napon belül. Ø Jegyzőkönyvi kivonatok elkészítése, nyilvántartása, ügyintézőkhöz továbbítása. Ø A keletkezett iratanyagok iktatása, iratkezelése (az Ügyiratkezelési szabályzatnak megfelelően). Ø A képviselő-testületi rendeletek és határozatok nyilvántartása, a határozat-kivonatok nyilvántartásba vétele, illetve érdekeltek részére történő eljuttatása. Ø A jegyző az önkormányzati rendeleteket kihirdeti - az ügyfélszolgálati faliújságon és az Internetes honlapon keresztül, valamint az önkormányzat lapjában. Ø A képviselő-testületi rendeletek, határozatok végrehajtása, a végrehajtás ellenőrzése, a testületi anyagok archiválása (hanganyag, jegyzőkönyvek, stb.). Ø A PH belső ellenőröket, valamint szerződés alapján könyvvizsgálót foglalkoztat, akik az előírásoknak megfelelően hajtják végre az ellenőrzést.

A PH munkatársai a következő, a Kisebbségi Önkormányzatok működéséhez kapcsolódó tevékenységeket végzik: Ø A szükséges tájékoztatás és információk biztosítása, ügyviteli közreműködés a Képviselőtestületi csoport által. Ø Az üléseken jegyzőkönyv vezetése, majd aláírásra történő előkészítés. Ø Az üléseken hozott döntések végrehajtása, amennyiben a hivatal hatáskörébe tartozik. Ø Állandó hely biztosítása.


6/18


ME 03

A PH munkatársai a következő, a bizottságok működéséhez kapcsolódó tevékenységeket végzik: Ø A bizottságok működéséhez szükséges ügyviteli feltételek biztosítása. A bizottsági elnökök felkérésére a meghívók elkészítése; a meghívók és a szakmai anyagok kiküldése a bizottsági tagoknak - legalább 5 nappal az ülés előtt; a bizottsági ülések helyszínének biztosítása; jegyzőkönyvek vezetése; a bizottsági állásfoglalások továbbítása a képviselő-testülethez; a bizottsági munkához kapcsolódó nyilvántartások vezetése. Ø A beszámolók és egyéb szakmai anyagok előkészítése. Ø A bizottsági kezdeményezések szakmai előkészítése és támogatása. Ø Az előterjesztések szóbeli indoklása, jogi lehetőségekről, döntési alternatívákról való tájékoztatás, adatszolgáltatás (az adatvédelemre vonatkozó jogszabályok betartásával). Ø A bizottságok munkájához a jogszabályok biztosítása, tájékoztató anyagok készítése. Ø Részvétel a bizottsági ülésen, a téma alapján érintett munkatárs részéről. Ø A bizottsági döntések végrehajtása (végrehajtatása) és ellenőrzése. A jegyző megjelöli a felelősöket és ellenőrzi a határidők betartását. Ø A bizottsági döntések nyilvántartása. Jegyzőkönyvek és határozatok iktatása, nyilvántartása (az Ügyiratkezelési szabályzatnak megfelelően). A PH munkatársai a következő, a képviselő-testületi tagok munkáját segítő tevékenységeket végzik: Ø A szükséges tájékoztatás és információk biztosítása, ügyviteli közreműködés. A képviselő-testület engedélyével a szükséges dokumentumok rendelkezésre állásának biztosítása. Ø Közérdekű ügyekben kezdeményezett intézkedés esetén testületi és bizottsági ülésen azonnali, illetve jogszabályban meghatározott határidőn belül szóbeli válasz adása (érintett ügyintéző, illetve a jegyző által kijelölt ügyintéző). Ø Titkársági feladatok ellátása, koordinálás, szervezés. A PH munkatársai a következő, a tisztségviselők munkáját segítő tevékenységeket végzik: Ø A szükséges tájékoztatás és információk biztosítása, ügyviteli közreműködés, a szükséges dokumentumok rendelkezésre állásának biztosítása, a nyilvántartások kezelése. Ø Önkormányzati döntések szakmai előkészítése, eseti előterjesztése. Ø A képviselő-testület és bizottságai munkáival kapcsolatos tisztségviselői tevékenység segítése a jegyző ellenőrzése mellett. Ø Titkársági feladatok ellátása. Ø A tisztségviselők programjainak szervezése, nyilvántartása, koordinálása, programokon való részvétel. Ø Egy-egy szakterület irányításával kapcsolatos döntések előkészítésében, meghozatalában részvétel. A PH munkatársai a következő, a külső kapcsolatrendszerek működtetését biztosító feladatokat végzik: A Polgármesteri Kabinet munkatársai koordinálják a sajtóval való kapcsolatot. A polgármester és a jegyző, vagy az általuk megbízott személy adhat tájékoztatást a sajtó részére. A tájékoztatás nem sértheti a személyhez fűződő jogot vagy más egyéb jog sérelmét.


7/18


ME 03

További kapcsolatok: Ø Kapcsolatok és hagyományok ápolása a testvérvárosokkal: – delegációk kölcsönös látogatása, – oktatási intézmények csere-látogatás programjai, gyerekek üdültetése, – hagyományőrző és kulturális kapcsolatok. Ø Kapcsolattartás az önkormányzati intézmények vezetőivel és a civil szervezetekkel. Ø Kapcsolat a felettes és ellenőrző hatóságokkal (különösen: Állami Számvevőszék, Regionális Államigazgatási Hivatal, Megyei Gyámhivatal, MÁK, Munkaügyi Központ, Megyei Levéltár) - a törvényi előírásoknak megfelelő módon és gyakorisággal, Ø Kapcsolat a szakmai szervezetekkel, intézményekkel (különösen: Családsegítő és Gyermekjóléti Szolgálat, Polgárvédelmi Iroda, Katasztrófavédelmi Igazgatóság, tűzoltóság, rendőrség). Ø Egyéb kapcsolatok: – külső szakértők, – könyvvizsgáló, – közjegyzők, – kistérségi önkormányzatok. Ø A külső kapcsolatrendszerek működtetésével kapcsolatos iratanyagok iktatása, iratkezelése. Az irodák belső és külső kapcsolattartását részletesen az irodavezetők tartják nyilván az F-16 Az Irodák kapcsolattartásának nyilvántartása formátumú adatlapon. 5.1.2 A helyi közszolgáltatások körében végzendő feladatok Az önkormányzat feladatai a közszolgáltatások körében: Ø a településfejlesztés, településrendezés, Ø az épített és természeti környezet védelme, Ø lakás- és helyiséggazdálkodás, Ø a vízrendezés és csapadékvíz-elvezetés, a csatornázás, Ø a köztemetők fenntartása, Ø a helyi közutak és közterületek fenntartása, Ø a helyi tömegközlekedés, Ø köztisztaság és a településtisztaság biztosítása, Ø gondoskodás a helyi tűzvédelemről, a közbiztonság helyi feladatairól, Ø közreműködés a helyi energiaszolgáltatásban, Ø gondoskodás az óvodáról, az alapfokú nevelésről, oktatásról, az egészségügyi, a szociális ellátásról, valamint a gyermek és ifjúsági feladatokról, Ø a közösségi tér biztosítása, Ø a közművelődési, tudományos, művészeti tevékenység, a sport támogatása, Ø a nemzeti és etnikai kisebbségek jogai érvényesítésének biztosítása, Ø az egészséges életmód közösségi feltételeinek elősegítése. E feladatokat az önkormányzat - a lakosság igényei és anyagi lehetőségeitől függő mértékben és módon - látja el. Az önkormányzat kötelező feladatként gondoskodik az Ötv. szerint: Ø az egészséges ivóvízellátásról, a csapadékvíz elvezetésről, Ø az óvodai nevelésről, az általános iskolai oktatásról és nevelésről,


8/18


Ø Ø Ø Ø

ME 03

az egészségügyi és szociális alapellátásról, a közvilágításról, a helyi közutak és köztemetők fenntartásáról, a nemzeti és etnikai kisebbségek jogainak érvényesítéséről.

Az önkormányzat önként vállalt feladatait az SzMSz rögzíti, az önként vállalt feladatok tárgyában, az éves költségvetésben a fedezet biztosításával egyidejűleg foglal állást a képviselő-testület. A felsorolt feladatokkal kapcsolatban a PH a következő tevékenységeket végzi: Ø igényfelmérések, összehangolások, Ø előzetes egyeztetések lefolytatása, Ø rendeleti szabályozás, vagy/és szerződéskötések (határozathozatalt követő) előkészítése, Ø intézmények alapítása, társulások létrehozása, vagy ellátási szerződések előkészítése adott feladatra, a már meglévő egyéb szervezetek támogatása (pl.: sport), Ø a feladatellátás szervezése, ellenőrzése, módosítások, felelősségre vonások előkészítése, Ø pénzügyi fedezet biztosítása az éves költségvetés keretében. Ezekben az ügyekben az önkormányzat maga alakítja ki a megoldás módját az ágazati, szakmai szabályozás figyelembe vételével, de a helyi sajátosságok és igények érvényesülésének nagyobb lehetősége van. Az ügyfelekkel a PH munkatársai az alábbiak szerint kerülhetnek kapcsolatba: Ø az állampolgárok ügyeinek teljes körű intézése, Ø kérelem nyomtatványok biztosítása, átvétele, iktatás, a kérelem és mellékletei ellenőrzése, Ø döntés előkészítés, Ø döntésről értesítés, Ø nyilvántartás, Ø irattározás, Ø az ügyfelek részletes tájékoztatása: - személyes megjelenés esetén a hivatali ügyfélfogadási időben, - telefonon nyújtott felvilágosítással, - Internetes honlapon, - széles kört érintő kérdésekben - helyi sajtóban, közmeghallgatáson, fórumokon, Ø a PH bármely munkatársa elérhető postai úton és telefonon, Ø a PH elérhető elektronikus levél küldésével. 5.1.3 Államigazgatási hatósági feladatok A PH az államigazgatási hatósági feladatok ellátását az alábbiak szerint végzi: Ø A beadványok teljeskörű ügyintézése, nyilvántartása. Ø Az államigazgatási eljárás lefolytatása: - a tényállás tisztázása (tárgyalás, tanú-, szakértő meghallgatása, helyszíni szemle, kapcsolódó iratok-, jogszabályok tanulmányozása), - határozathozatal, az ügyfél értesítése, - végrehajtás (ha szükséges), - fellebbezés esetén a határozat módosítása, vagy visszavonása, illetve felterjesztés a felettes szervhez.


9/18


ME 03

Az államigazgatási hatósági eljárás szigorúan jogszabályok által behatárolt, mérlegelésre nincs mód. Az állampolgárokkal való kapcsolattartás módját ezen eljárás 5.1.2-es fejezete részletezi. A Ph a következő, az országgyűlési képviselők, az Európai Parlament tagjai, a helyi önkormányzati képviselők és a polgármesterek, valamint a helyi kisebbségi önkormányzatok tagjai választásához kapcsolódó feladatok ellátását végzi: A választási feladatokat a jegyző irányításával a Helyi Választási Iroda látja el az alábbiak szerint: Ø A választások előkészítése, együttműködés a Területi Választási Irodával. Ø A szavazókörök kialakítása, a választási névjegyzék karbantartása, a névváltoztatás figyelemmel kísérése, ellenőrzése, adategyeztetés, a választási szervek tagjainak felkészítése és a lakosság tájékoztatása. Ø A jelölések, az ajánlási szelvények ellenőrzése, az aláírások hitelességének ellenőrzése. Ø A választáshoz kapcsolódó adminisztratív ügyek kezelése, a Választási Bizottság munkájának előkészítése. Ø A tárgyi feltételek biztosítása, a választási helyszínek kialakítása. Ø Pénzügyi lebonyolítás, elszámolás a költségvetéssel. A PH a következő, az országos és a helyi népszavazáshoz, valamint az országos és a helyi népi kezdeményezéshez kapcsolódó tevékenységeket végzi: Ø A helyi népszavazást a polgármesternél kezdeményezheti: - a települési képviselők minimum egynegyede, - a képviselő-testület bizottsága, - a helyi társadalmi szervezet vezető testülete, - a településen állandó lakhellyel rendelkező legalább 2.000 választópolgár - településrészt érintő ügyekben – az érintett településrészen – állandó lakhellyel rendelkező választópolgárok legalább 10 %-a. Településrészenként legalább az alábbi számú választópolgár kezdeményezhet népszavazást: 1) Dombóvár város központi része (belváros) 900 választópolgár 2) Újdombóvár 500 választópolgár 3) Tüske 100 választópolgár 4) Kertváros 200 választópolgár 5) Szőlőhegy 100 választópolgár - Üdülőterületet érintő ügyben Gunaras-fürdő területén önálló ingatlantulajdonnal rendelkező legalább 150 választópolgár kezdeményezhet. Ø Népi kezdeményezést a választópolgárok 10%-a aláírásával kezdeményezheti a polgármesternél. Ø Az igények felmerülésének kezelése, továbbítása a képviselő-testület elé. Ø A helyi népszavazás, illetve népi kezdeményezés előkészítése, adminisztrálása. A jegyző az intézkedési tervet a képviselő-testület elé terjeszti. Ø Az anyagi feltételek biztosítása. Ø A feladatokat a jegyző irányításával a Helyi Választási Iroda látja el. 5.1.4 Gazdálkodási feladatok A PH a következő, gazdálkodással összefüggő feladatokat végzi: Ø helyi adók megállapítására, rendelet előkészítésére kivetés, végrehajtás, Ø alapítványok létrehozásának jogszabályi előkészítése,


10/18


ME 03

Ø hitelfelvételek lebonyolítása (adminisztrációja), Ø gazdasági program, költségvetés, beszámoló elkészítése, képviselő-testület elé terjesztése, módosítások kezdeményezése, Ø önkormányzati beruházások pénzügyi lebonyolítása (operatív végrehajtás), Ø önkormányzati intézmények pénzügyi ellenőrzése a belső ellenőrök által készített tervek szerint, Ø könyvvizsgáló és belső ellenőrök részére adatok szolgáltatása, Ø visszaigénylések lebonyolítása a központi költségvetésből (pl.: közlekedési támogatás, segélyek, stb.) Ø befizetési kötelezettségek előírása, behajtás, Ø kifizetési kötelezettségek teljesítése, Ø önkormányzati intézmények pénzellátása, Ø intézményi vagyonnyilvántartás. A szerződések, megállapodások előkészítése az alábbiak szerint történik: Ø A pályázati kiírás lehet a közbeszerzési eljárás alá tartozó, illetve eljárás alá nem tartozó. A nyilvános meghirdetés a közbeszerzési eljárás alá tartozó pályázatok esetében egy országos napilapban, egyéb esetekben pedig a helyi sajtóban, illetve az Interneten keresztül történhet. Ø Elvárás lehetőség szerint egynél több árajánlat beérkezése. Ø A legkedvezőbb ajánlat kiválasztása a mindenkori közbeszerzési pályázati feltételeknek megfelelően történik. Ø A képviselő-testület pályázati kiírása esetén az ajánlatok közül a szakbizottság, vagy a képviselő-testület választ a testület által meghatározott kritériumok alapján. Ø A szerződéstervezet ugyancsak a képviselő-testület elé kerül, amelyet a jóváhagyás után a polgármester ír alá, a szerződés ezzel lép életbe. Ø A szerződések felülvizsgálata a szerződésben meghatározott időközönként történik, de - a PH, - a képviselő-testület, vagy - állampolgári elégedetlenség esetén, soron kívüli beszámoltatásra kérheti fel a szerződés aláírója a szerződő felet, amelyet követően a szerződést meghosszabbíthatja, vagy javaslatot tehet a módosításra, illetve élhet a felmondás lehetőségével. (A szerződésben meghatározott felülvizsgálat kimenetei azonosak a soron kívüli felülvizsgálatéval). A szerződés aláírását jogi és pénzügyi felülvizsgálat előzi meg, amelyről a Kötelezettségvállalás és utalványozás rendjéről szóló szabályzat rendelkezik (Pénz- és értékkezelési szabályzat melléklete). A jegyzői titkárságon nyilvántartás készül az érvényben lévő szerződésekről. A szerződések eredeti példánya irattárban található, másolati példány a Jegyzői Irodában, valamint a Pénzügyi és Költségvetési Irodában rendelkezésre áll.


11/18


6.

ME 03

AZ IRODÁK MŰKÖDÉSE

Az ügyintézés helye: Dombóvár, Szent István tér 1., Dombóvár, Bezerédj u. 14. Dombóvár, Kinizsi u. 37. Kihelyezett ügyfélszolgálat: Újdombóvári Városrész, Fő u. 43. Gyámhivatal, Kinizsi u. 37. Az egyes területek részletes feladat-meghatározását a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata rögzíti. Az irodákon betöltött munkakörökről a személyügyi ügyintéző nyilvántartást vezet. Az irodák által használt dokumentumok felsorolását az F-16 Az Irodák kapcsolattartásának nyilvántartása formanyomtatványon az irodavezetők vezetik. Az alábbi területeken számítógép vezérelte ügyfélhívó rendszer működik: Ø Okmányiroda, Ø Anyakönyvvezető, Ø Általános ügyfélszolgálat, Ø Adóiroda. 6.1 Jegyzői Iroda - Belső ellenőrzési csoport - Képviselő-testületi csoport - Választással, népszavazással, népi kezdeményezéssel összefüggő feladatok - Minőségbiztosítás - Személyügyi és humánerőforrás-menedzsmenttel összefüggő feladatok - Iktatással, irattározással kapcsolatos feladatok - Tanügyi-művelődésügyi igazgatási feladatok - Közbeszerzések. - Közvilágítással kapcsolatos feladatok. - A portai információs eszközök felhasználásával támogatott lakossági tájékoztatás naprakészségét, az „ügymenet infó” folyamatosságát - (Informatikai feladatok (stratégia, fejlesztés, instrukció) - Jegyzői titkársági feladatok. Belső ellenőrzési csoport A belső ellenőrzési csoportot közvetlenül a jegyző irányítja a képviselő-testület által jóváhagyott szabályzat figyelembevételével. A belső ellenőrzési csoport: Ø az ellenőrzési tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be, Ø ellenőrzéseit kockázatelemzésre alapozva állítja össze, Ø a program végrehajtásában befolyásolástól mentesen önállóan jár el. A belső ellenőrzési csoport feladata: Ø vizsgálni és értékelni a folyamatba épített, előzetes, utólagos vezetői ellenőrzési rendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak való megfelelését, Ø vizsgálni és értékelni a pénzügyi irányítási rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát, eredményességét, Ø vizsgálni a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, vagyonmegóvást, beszámolók megbízhatóságát.


12/18


ME 03

A belső ellenőrzéssel kapcsolatos munkát a jegyző által megbízott csoportvezető hangolja össze. Képviselő-testületi csoport A testületi tevékenységgel összefüggésben a Testületi Csoport látja el többek között · az önkormányzati rendeletalkotás előkészítését, a rendeletek karbantartását (felülvizsgálat, módosítás, EU megfelelőség jogszerűsítésének biztosítása), nyilvántartását; · a képviselőtestületi, bizottsági ülések előkészítését, szervezését, működésének segítését; · az ülést követő adminisztratív feladatok ellátását (jegyzőkönyv elkészítése, határozat kivonatok ill. nyilvántartások vezetése, megküldése a Közigazgatási Hivatalnak, beköttetés, stb.) · képviselők munkájának segítését (kérdések, beadványok megválaszolása, kezdeményezések testületi döntésre való előkészítése, tájékoztatás, stb.) · szerkeszti Dombóvár város hivatalos közlönyét, és honlapját. A testülettel kapcsolatos munkát a jegyző által megbízott csoportvezető hangolja össze. Minőségbiztosítás Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala az ISO 9001:2008 szabvány követelményeinek megfelelően építette ki minőségirányítási rendszerét, amely szabályozza a szervezet működését. A minőségirányítási vezető a jegyző felügyeletével · gondoskodik a minőségirányítási rendszer számára szükséges folyamatok létrehozásáról, bevezetéséről és fenntartásáról a hivatkozott szabványokkal és egyéb előírásokkal, követelményekkel összhangban; · rendszeres belső felülvizsgálatokat szervez, és javaslatokat tesz helyesbítő intézkedések megtételére; · beszámol a minőségirányítási rendszer tevékenységéről, hatásáról és eredményeiről, valamint fejlesztési javaslatokat fogalmaz meg a hivatal működésének, jövőképének, minőségcéljainak meghatározására. Választással, népszavazással, népi kezdeményezéssel összefüggő feladatok A választással, népszavazással, népi kezdeményezéssel összefüggően a jegyző, illetőleg a Helyi Választási Iroda feladata többek között: · választások előkészítésével, szervezésével, lebonyolításával, a választópolgárok, a jelöltek és a jelölő szervezetek pártsemleges tájékoztatásával, választási adatkezeléssel, a technikai feltételek megteremtésével, a törvényes feltételek meglétének és a szakmai szabályok betartásának ellenőrzésével összefüggő feladatok ellátása; · a Helyi Választási Bizottság üléseinek megszervezése, jegyzőkönyvvezetés, határozatok elkészítése; · a választások napi feladatainak ellátása, · választási szervek (Helyi Választási Bizottság, Szavazatszámláló Bizottság) adminisztratív feladatainak ellátása, · beszámolók, jelentések készítése.


13/18


6.2

ME 03

Polgármesteri Kabinet

Az irodavezető irányításával alapvetően a következő feladatokat látja el: · Önkormányzati (más szervekkel megállapodásban nem rögzített) rendezvények előkészítése, szervezése · Protokolláris, sajtó-, valamint kommunikációs tevékenység · Civil szervezetek segítése, kapcsolattartás, állampolgári érdekképviseleti munka koordinálása · A képviselő-testület feladatvállalásának megfelelő tartalommal a bel-, és nemzetközi kapcsolatok ügyvitele · A képviselő-testület szervei, valamint a polgármesteri hivatal működését segítő technikai feltételek biztosítása · Az önkormányzati feladatvállalás szerint intézi és szervezi az ifjúsági ügyeket, rendezvényeket, kapcsolatot tart ifjúsági érdekképviseleti és társadalmi szervekkel · Előkészíti és szervezi a Vállalkozói Fórumokat, - vezetői instrukció szerint – a vállalkozókkal való kapcsolattartást · Ellátja a sportegyesületekkel, sporttevékenységgel kapcsolatos feladatokat. · Szervezi a Kábítószerügyi Egyeztető Fórum tevékenységét. · Koordinálja a Gyermek és Ifjúsági Önkormányzat működését. · Ellátja a polgármesteri titkársági feladatokat. 6.3 Jogi, Hatósági és Vagyongazdálkodási Iroda Közvetlenül az irodavezető irányításával a következő feladatcsoportokat látja el: · Képviseli az önkormányzatot és a hivatalt az azokat érintő peres ügyekben. · Jogi ügyek koordinatív előkészítése (testületek, intézmények vonatkozásában) · A gyámhivatal működésével összefüggésben szervező, koordinátori munkát lát el. · Ellátja a főépítészi feladatokat · Építési igazgatással kapcsolatos hatósági tevékenységeket végez. · Ellátja az önkormányzat vagyonával, és a vagyonnal való gazdálkodással kapcsolatos feladatokat. · Ingatlanhasznosítással, vagyonnyilvántartással kapcsolatos tevékenységeket végez. · Szabálysértési ügyek. · PTK-ból eredő ügyek, birtokháborítás. · Kereskedelmi és ipari igazgatás: üzlet működési engedélyének kiadása, üzletek működésének ellenőrzése. Kereskedelmi és vendéglátói tevékenységgel kapcsolatos panaszok vizsgálata. Ellátja a telepengedélyezéssel, és magánszálláshelyekkel kapcsolatos feladatokat. · A Szociális csoport közreműködésével: - ellátja a szociális igazgatással, illetve a polgármester hatáskörébe tartozó humán egészségügyi igazgatással kapcsolatos feladatokat, - ellátja a jegyzői gyámhatósági feladatokat, - ellátja az idősekkel való foglalkozással és rendezvényszervezéssel kapcsolatos feladatokat, - kapcsolatot tart a védőnői szakszolgálattal, - ellátja az ügyfélszolgálati feladatokat, így különösen: a) tájékoztatja és segíti az állampolgárokat hatósági ügyekben,


14/18


ME 03

b) átveszi az ügyfelektől érkező panaszokat, beadványokat és továbbítja az illetékes belső szervezeti egységekhez, illetve ügyintézőhöz. Gyámhivatal A gyámhatóság feladat és hatáskörét a település jegyzője, a városi és a megyei gyámhivatal látja el. A Kormány városi gyámhivatalként a PH önálló feladat- és hatáskörrel rendelkező gyermekvédelmi és gyámügyi ügyintézőjét jelöli ki. A Gyámhivatal szakmai irányítását és felügyeletét a megyei gyámhivatal látja el. A Gyámhivatal dolgozói felett a munkáltatói jogkört a jegyző gyakorolja. A gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatási ügyekben általános első fokú hatóságként jár el a települési önkormányzat jegyzője, illetve a városi gyámhivatal. A városi gyámhivatal ellátja mindazon feladatokat, amelyeket jogszabály az elsőfokú gyámhatóság hatáskörébe utal. 6.4 Pénzügyi és Költségvetési Iroda Közvetlenül az irodavezető irányításával a következő feladatcsoportokat látja el: Az iroda tevékenységét a következő feladatcsoportok alkotják: Ø éves költségvetés tervezése; Ø előirányzat módosítása; Ø üzemeltetési, fenntartási, működtetési, beruházási feladatok pénzügyi bonyolítása; Ø bér munkaügyi feladatok ellátása; Ø pénzkezelés, pénzellátás; Ø könyvvezetés; Ø beszámolási kötelezettség teljesítése; Ø adatszolgáltatás; Ø likviditás biztosítása; Ø kiskincstár működésével kapcsolatos feladatok ellátása; Ø társulások, kisebbségi önkormányzatok költségvetésével kapcsolatos feladatok; Ø segíti a Pénzügyi-ellenőrző Bizottság munkáját; Ø teljesíti a beruházásokkal kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettségeket (elszámolások, statisztikai jelentések); Ø biztosítja a hivatali gépkocsival kapcsolatos szervezési és ügyviteli munkát; Ø folyamatosan gondoskodik a szükséges üzemgazdasági elemzések, értékelések elkészítéséről; Ø irányítja a végrehajtással, behajtással kapcsolatos feladatokat; Ø irányítja a gondnoksági feladatok ellátását; Ø koordinálja az intézmények gazdasági-pénzügyi működését. Adóscsoport Ø adómegállapítás, - kivetés, - beszedés, ellenőrzés, adóvégrehajtás; Ø ellátja az önkormányzat által bevezetett helyi adóval, illetőleg a gépjárműadóval kapcsolatos adóhatósági és adóigazgatási feladatokat. Az iroda feladatellátásának jellegéből adódóan a hivatal valamennyi irodájával kapcsolatot tart. Banki aláírási joggal 6 fő rendelkezik, illetve az átutalások indításához elektronikus kóddal az érintett banknál bejelentett módon - a hivatal 4 dolgozója rendelkezik.


15/18


ME 03

6.5 Okmányiroda és Anyakönyvi Igazgatás Közvetlenül az irodavezető irányítja, tevékenységét az alábbi feladatcsoportok alkotják: · Okmányiroda - anyakönyvi ügyek; - hagyatéki eljárás; - népesség-nyilvántartás; - egyéni vállalkozói igazolvány kiadása; - útiokmány iránti kérelmek intézése; - személyi adatok nyilvántartása, kezelése, adatszolgáltatás; - hatósági igazolvány kiadása, bevonása; - személyazonosító igazolvány kiadása és nyilvántartása; - lakcímnyilvántartás; - járművezetői okmányok kezelése, nyilvántartása; - jármű tulajdonjogát igazoló hatósági okmány előállítása; - Jármű közúti fogalomba helyezése, forgalomból való kivonása; - egyéb gépjármű ügyintézéssel kapcsolatos hatósági és igazgatási eljárások. ·

Kereskedelmi igazgatás - üzlet működési engedélyének kiadása; - üzletek működésének ellenőrzése; - magánszálláshelyek nyilvántartásba vétele; - kereskedelmi és vendéglátói tevékenységgel kapcsolatos panaszok vizsgálata.

Az Okmányiroda munkatársai, valamint az anyakönyvvezető az okmányirodai feladatokat a BM által kiépített számítástechnikai hálózaton és számítástechnikai eszközökön végzik, a jogszabályban rögzített biztonsági rendszabályok betartásával, az irodában kiépített biztonsági eszközök folyamatos alkalmazásával. A nem megadható, titkos jelszavakat a BM által szabályozott módon alkalmazzák az ügyintézők. A helyettesítő ügyintéző saját kódjával látja el a feladatot. A Központi Hivatal számítógépes hálózatára történő csatlakozás lehetőségét biztosító SMART kártyák zárt helyről történő kiadását állandó személy végzi. Az adatmentés, adattárolás, jelentési kötelezettség a BM által telepített gépeken a BM Központi Nyilvántartó és Választási Hivatalban Internetes kapcsolat útján valósul meg. Az informatikai karbantartást a HELP DESK programon keresztül a telepítő végzi, a helyi, speciális problémakezelést a PH informatikusai végzik. Az Okmányiroda és a Központi Hivatal között közvetlen közvetítő szerepet a Futár szolgálat tölt be. Az Okmányirodán belül az irodavezető által kiadott Biztonsági utasítás rendelkezik az alábbiakról: Ø a kulcs biztonságos elhelyezéséről; Ø az irodanyitás és zárás rendjéről; Ø a rendszámtáblák, a biankó okmányok kiadásának és visszavételének módjáról; Ø a betekintés és a SMART kártyák használatának módjáról.


16/18


ME 03

6.6 Városüzemeltetési Iroda Az irodát közvetlenül az irodavezető irányítja. Alapvetően a következő feladatcsoportokat látja el: · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Beruházások, felújítások Útkezelés (önkormányzati utak) Helyi tömegközlekedés Csapadékvíz-elvezetés Kommunális, köztisztasági feladatok Közterületek rendje Temetőfenntartás Mezőgazdasági ügyek Közterület felbontások Ár- és belvíz elleni védekezés, vízkár elhárítás Településrendezés Játszóterek felügyelete Környezetvédelem Természetvédelem Fakivágási engedélyek Tűz- és balesetvédelmi feladatok Állategészségügyi feladatok Pályázati források elérhetősége (pályázatfigyelés), pályázatok kidolgozása, benyújtása, az elnyert pályázatok végrehajtása, nyilvántartása Kapcsolattartás a területfejlesztés különböző szintű intézményeivel.

Közterület-felügyeleti csoport · A közterületek jogszerű használatának, a közterületen folytatott engedélyhez, illetve útkezelői hozzájáruláshoz kötött tevékenység szabályszerűségének ellenőrzése; · A közterület rendjére és tisztaságára vonatkozó jogszabály által tiltott tevékenység megelőzése, megakadályozása, megszakítása, megszüntetése, illetve szankcionálása; · Közreműködés a közterület, az épített és a természeti környezet védelmében; · Közreműködés a közrend, a közbiztonság védelmében; · Közreműködés az önkormányzati vagyon védelmében; · Közreműködés a köztisztaságra vonatkozó jogszabályok végrehajtásának ellenőrzésében; · Közreműködés állat-egészségügyi és ebrendészeti feladatok ellátásában; · Külön megállapodásban meghatározottak szerint együttműködik a Dombóvári Rendőrkapitánysággal és a Dombóvári Polgárőr Egyesülettel. 7.

A PH szolgáltatási folyamataihoz kapcsolódó egyéb rendelkezések

A PH működését meghatározó helyi rendeletek, határozatok nyilvántartását a Képviselőtestületi csoport végzi. Minden iroda a rá vonatkozó határozatot írásban megkapja. A hatályos rendeletek a hivatal hivatalos honlapján elérhetőek. A jegyző és a minőségirányítási vezető ellenőrzésével az irodavezetők által kiadott vezetői előírásokat Munkautasításként értelmezhetők. Az irodavezetői előírások kiadásának és kezelésének módja: A szolgáltatási folyamatok szabályozása/3

17/18


ME 03

Ø az irodavezető a szervezési, feladat-ellátási folyamatokra sorszámozott és címmel azonosított előírást adhat ki; Ø a vezetői előírások hatályosságáért az irodavezető a felelős; Ø a vezetői előírásokat a naptári év elején felül kell vizsgálni, erről az irodavezető írásban tájékoztatja a minőségirányítási vezetőt; Ø a munkahelyeken mindig érvényben lévő irodavezetői előírásoknak kell lenniük; Ø az irodavezetői előírások kiadásáról és visszavonásáról az irodavezetők átadás-átvételi nyilvántartást vezetnek; Ø a minőségirányítási vezető a hatályos irodavezetői előírásokról összesítő nyilvántartást vezet; Ø az irodavezetői előírásokban rögzítettek következetes alkalmazása azon munkatársak feladata, akik átvettek ilyen dokumentumot; Ø a megvalósítás rendszeres ellenőrzése az irodavezetők feladata. Kapcsolódó eljárás, hivatkozások ME 01 Kapcsolattartás a szolgáltatást igénybe vevőkkel és az igénybevevők elégedettsége Ø 1990. évi LXV. törvény: A helyi önkormányzatokról Ø Dombóvár Város Önkormányzatának Szervezeti és Működési Szabályzata Ø Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzat, Ø Képviselő-testületi munkaprogram és munkaterv, Ø Ügyiratkezelési szabályzat, Ø Adatvédelmi szabályzat, Ø Közszolgálati adatvédelmi szabályzat, Ø Okmányirodai biztonsági utasítás, Ø Belső ellenőrök ellenőrzési terve, Ø Kötelezettségvállalás és utalványozás rendje (Pénz- és értékkezelési szabályzat melléklete),


18/18

DOMBÓVÁR VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA

Recommend Documents