IT FUNDAMENTEN Een balans na 2 jaar ABC DigiBouw
EEN INITIATIEF VAN :
[1]
Inhoudstabel Woord vooraf
........................................................................................................... 3
1. Aannemers begeleiden en coachen - ABC DigiBouw......................................................... 4
1.1. Advies en ondersteuning voor de bouwsector inzake IT............................................. 4
1.2. De aanpak
........................................................................................................... 4
2. Een stand van zaken: het gebruik van IT in de bouwsector................................................ 6
2.1. Begeleiding en coaching: de domeinen en de bedrijven............................................. 6
2.1.1. Indeling opdrachten naar sector en domein ....................................................... 6 2.1.2. Indeling opdrachten naar bedrijfsgrootte en domein........................................... 7
2.2. Maturiteitsmodel voor de bouwsector........................................................................ 8
2.3. Overzicht van de ABC DigiBouw acties per domein ................................................... 9
2.3.1. Planning ......................................................................................................... 10 2.3.2. Kostprijs ......................................................................................................... 13
2.3.3. ERP
......................................................................................................... 15
2.3.4. Document management .................................................................................. 18 2.3.5. Hardware ........................................................................................................ 21 2.3.6. Track & Trace................................................................................................... 22 2.3.7. Tekenpakket..................................................................................................... 24 2.3.8. Cloud computing ............................................................................................. 26 3. Een evaluatie van ABC DigiBouw..................................................................................... 28
3.1. Resultaten van de interventies.................................................................................. 28
3.1.1. Een overzicht per domein................................................................................. 28 3.1.2. De IT-scan in de praktijk: mogelijke verbeteringen ............................................ 30 3.1.3. Meest gestelde vragen..................................................................................... 30
3.2. De moeilijke stap naar procesverbetering: een voorbeeld......................................... 32
3.3. De typische valkuilen op de weg naar procesverbetering ......................................... 33
3.4. De specifieke IT-vereisten van de bouwsector.......................................................... 34
4. De contouren van ABC DigiBouw 2.0............................................................................... 35
4.1. Afstemmen van de ABC DigiBouw diensten op de behoeften.................................. 35
4.2. Vraag en aanbod: raamwerk voor de dienstencatalogus ......................................... 35
4.2.1. Informeren: concrete vragen en antwoorden ................................................... 37 4.2.2. Adviseren: een klankbord voor technologische innovatie.................................. 37 4.2.3. Begeleiden: stap voor stap naar een hogere IT maturiteit................................. 38
4.3. ABC DigiBouw diensten in de markt zetten.............................................................. 38
4.4. Een lange termijn relatie opbouwen ......................................................................... 39
4.4.1. Een coherente visie: IT-strategie....................................................................... 39
4.4.2. Van “As Is” naar “To Be”................................................................................... 40
5. Woordenlijst
........................................................................................................ 42 [2]
Woord vooraf In de loop van 2010 en 2011 zijn meer dan 430 ABC DigiBouw-scans uitgevoerd bij bouwbedrijven. Deze scans laten toe een juist en actueel beeld te schetsen van de informatisering van de onderneming en van de mogelijke verbeterpunten. Het beeld dat hieruit naar voor komt is heel divers, net zoals de bouwsector zelf. De vragen en behoeften van een onderneming kunnen sterk verschillen naargelang de bedrijfsgrootte, de sector, het aandeelhouderschap en de managementcultuur.
In het vierde hoofdstuk wordt vervolgens getracht de contouren van dit “ABC DigiBouw 2.0” te schetsen. Dankzij de honderden scans heeft ABC DigiBouw een beter beeld van de vraag naar diensten en ondersteuning inzake IT in de bouwsector. ABC DigiBouw 2.0 kan hierop een antwoord bieden dat voldoende concreet is en tegelijk complementair met diensten die op de markt verkrijgbaar zijn. Deze dienstenportefeuille is gesegmenteerd rond 3 assen: bouwspecifieke competenties, de maturiteitsgraad van de onderneming en de bedrijfsgrootte.
Uit de analyse van de resultaten van de ABC DigiBouw interventies blijkt dat er zowel plaats is voor concrete ad hoc ondersteuning en adviezen, als voor een meer strategische benadering van de informatisering van de bedrijfsprocessen. Het ligt in de lijn van de verwachtingen dat ad hoc ondersteuning meestal directe, maar kleine verbeteringen oplevert, terwijl de meer strategische adviezen minder aanleiding geven tot concrete acties. De toegevoegde waarde van IT wordt nochtans pas gerealiseerd in het kader van een coherente lange termijn visie, maar de stap naar meer diepgaande verbeteringen is niet altijd eenvoudig te zetten. Om verbeteringstrajecten op een samenhangende en realistische manier te kunnen plannen en uitvoeren, is het belangrijk de “startpositie” van een onderneming te kennen. Hiervoor werd er een maturiteitsmodel ontwikkeld dat rekening houdt met de informatiseringsgraad van de onderneming en dat een leidraad vormt voor een stapsgewijze verbeteringsaanpak.
Om deze diensten in de markt te zetten, zal ABC DigiBouw de inhoud en de vorm van de communicatie aanpassen in functie van de doelgroep. Een kleine familiezaak bereik je niet op dezelfde manier als een multinationaal bouwbedrijf. ABC DigiBouw 2.0 zal een lange termijn relatie opbouwen met het bedrijf om werkelijk impact te kunnen hebben op de broodnodige verbeteringstrajecten. De kloof tussen de intentie om te veranderen en de werkelijke realisatie van de verandering kan enkel verkleinen als de aanbevelingen en acties aangepast zijn aan de bedrijfsstrategie en aan de maturiteitsgraad. De ABC DigiBouw medewerker speelt hier de rol van een adviseur, die de contouren van de oplossing vastlegt, die een stap-voor-stap aanpak uittekent, en die het bedrijf bijstaat bij de uitvoering. De fasering spreidt de risico’s. De resultaten van de eerste fases kunnen de organisatie motiveren en dus mobiliseren voor de volgende fases. Op die manier blijft de adviseur op langere termijn betrokken bij het veranderingsproces.
Als ABC DigiBouw in de toekomst nog beter gerichte diensten wil aanbieden, dan moeten de sterke punten behouden blijven, zoals de knowhow die opgebouwd is inzake planning, kostprijs en bedrijfsbrede informatiesystemen. Tegelijk moet de impact van het advies verhoogd worden, zodat de daad effectief bij het woord gevoegd wordt.
[3]
1. Aannemers Begeleiden en Coachen - ABC DigiBouw 1.1. Advies en ondersteuning voor de bouwsector inzake IT In de eerste helft van 2009 werd door EFRO de oproep “Kenniseconomie en innovatie” gelanceerd met als operationele doelstellingen “IT stimulering bij kmo’s”. De studie “ICT stimulering bij K(M)O’s”-aanzet tot een Vlaams raamprogramma - uitgevoerd in opdracht van het Agentschap Economie bevatte heel wat elementen die op de bouwsector van toepassing waren. Uit het EFROproject “Virtueel Bouwen” (ViBo), uitgevoerd in de periode 2007-2009 door het WTCB, was duidelijk naar voor gekomen dat aannemers niet alleen nood hadden aan sensibilisering in verband met
de informatisering van hun bouwbedrijf maar ook aan begeleiding. De EFRO-oproep voorzag ook in projecten met als klemtoon de begeleiding van ondernemingen. Dé uitgelezen kans om aan de noden van de aannemers te voldoen. Met de oprichting van het samenwerkingsplatform ABC DigiBouw tussen het WTCB, de Vlaamse Confederatie Bouw, de Bouwunie en het OCW werden alle prominente spelers in de bouwsector samengebracht om het begeleidingsproject te realiseren.
1.2 . De aanpak
›› ››
Bij de opstart van begeleiding wordt door het eerste-lijnscontact een IT-scan uitgevoerd. Deze heeft tot doelstelling via een gestructureerde en uitgebreide vragenlijst verbeterpunten te identificeren met betrekking tot een (mogelijke) informatisering van de bedrijfsprocessen.
›› ››
Voorafgaand aan de IT-scan werd eerst naar de graad van informatisering gepeild door een vijftal gerichte vragen te stellen.
››
Wat zijn de toekomstplannen van het bedrijf? Wat zijn de activiteiten en zijn er uitbreidingen van activiteiten gepland? Welke evolutie heeft uw bedrijf de laatste 3 jaar doorgemaakt? Zijn de individuele processen zoals aangegeven in het WTCB procesmodel voor de bouw sector (figuur 1) aan verschillende personen toegewezen? Hoe zijn de huidige processen geïnformatiseerd?
Figuur 1: het WTCB procesmodel voor de bouwsector
[4]
De doorlichting op zich had concreet betrekking op 3 grote groepen van processen:
Na de doorlichting worden in samenspraak met de bedrijfsleiding de verbeterpunten in een stappenplan gegoten. Het resultaat is een duidelijk plan met inzet van experten op hun specifiek domein zowel op korte en middellange termijn.
››
De bedrijfsprocessen of basisactiviteiten bij de behandeling van een project. Voor de bouwsector gaat het om activiteiten die verband houden met de offerte, de bestelling door de klant, de werfvoorbereiding, de aankoop, de uitvoering en het einde van de werken. ›› De ondersteunende processen of het ter be-schikking stellen van de hulpmiddelen, nodig voor de uitvoering van de operationele processen (bv. atelier, stockage, arbeid, administratie, financiën en informatica) ›› De managementprocessen (het nemen van beslissingen en de bedrijfsstrategie)
[5]
2. Stand van zaken: het gebruik van IT in de bouwsector 2.1. Begeleiding en coaching: de domeinen en de bedrijven In totaal zijn meer dan 430 opdrachten uitgevoerd.
Planning
Kostprijs
ERP/CRM
Documentmanagement
Hardware
Track & Trace
Tekenpakket
Cloud computing
Andere
Totaal
2.1.1 Indeling opdrachten naar sector en domein
Residentieel
47
39
23
10
8
1
5
3
5
141
33%
Afwerking: schrijnwerk
21
14
19
5
3
6
6
4
6
84
19%
Voltooiing
17
20
9
2
3
2
0
2
3
58
13%
Afwerking: overige
12
11
11
4
2
1
0
3
3
47
11%
Wegenbouw
6
6
6
1
6
2
2
1
2
32
7%
Burgerlijk & Utiliteit
6
2
2
1
0
0
1
0
1
13
3%
Andere
8
20
16
3
1
5
1
0
2
56
13%
Totaal
117
112
86
26
23
17
15
13
22
431
27%
26%
20%
6%
5%
4%
3%
3%
5%
Tabel 1: Overzicht cases sector/domein
››
››
››
Het grote aandeel van vragen over planning van de residentiele bouwbedrijven is waarschijnlijk te verklaren doordat deze bedrijven ook een groter aandeel vertegenwoordigen binnen de bouwsector. Het aantal interventies van planning bij de schrijnwerkerijsector is verhoudingsgewijs groot omdat in deze sector typisch sprake is van een combinatie van productie- en ploegenplanning.
››
[6]
Het grotere aantal begeleidingen voor Track & Trace in de schrijnwerkerij is te wijten aan de noodzaak om niet alleen de gewerkte tijd maar ook het type van activiteit te willen registeren. De interesse voor bedrijfsbrede informatiesystemen zoals CRM en ERP is groot. Opmerkelijk is de geringere interesse vanuit de sector ‘Residentieel’. Wegenbouw en Burgerlijk & Utiliteit zijn in aantal de kleinste groep met interesse voor ERP. Voor de wegenbouw kan dat verklaard worden door het beperkt aandeel van deze sector in gans de bouwsector.
Planning
Kostprijs
ERP/CRM
Doc Mgt
Hardware
Track & Trace
Teken pakket
Cloud computing
Andere
Totaal
2.1.2 Indeling opdrachten naar bedrijfsgrootte en domein
Middelgroot (5 < 50)
27%
23%
24%
5%
6%
5%
3%
2%
5%
217
50%
Klein (< 5 WN)
25%
37%
12%
6%
5%
3%
3%
6%
4%
139
32%
Groot (+ 50 WN)
35%
12%
20%
12%
5%
3%
7%
2%
5%
60
14%
Onbekend
13%
33%
33%
0%
7%
0%
0%
0%
13%
15
3%
Tabel 2: Overzicht cases grootte/domein
››
››
››
Planning blijkt bij de meeste bedrijven één van de verbeterpunten te zijn. In functie van de maturiteitsgraad hebben bedrijven verschillende behoeften. In eerste instantie hebben bedrijven nood aan begeleiding bij het selectietraject om gepaste planningssoftware te vinden en deze correct te gebruiken. Daarnaast hebben een aantal bedrijven nood aan advies om hun software beter te benutten, bijvoorbeeld in een multi-projectomgeving. Tenslotte is er een behoefte om planningssoftware te integreren met andere IT-toepassingen. Kleine bedrijven doen opvallend veel beroep op de experts van kostprijsberekening. Dit stemt overeen met de resultaten uit de scans. Daar blijkt ook dat het bedrijfsbeheer nog niet of onvoldoende is uitgebouwd. De middelgrote en de grote bedrijven hebben de bepaling van de kostprijselementen achter de rug en doen frequenter aan nacalculatie. Bij grote bedrijven is de vraag naar interventies over documentbeheer groter. Deze bedrijven willen niet alleen de productiviteit verhogen door ervoor te zorgen dat de medewerkers documenten beter bewaren en makkelijker terugvinden, maar hebben ook oog voor: • de stroomlijning van de bedrijfsprocessen waarin documenten centraal staan (notificaties, workflows, goedkeuringen, ...) • de kennisverspreiding en de interne en externe samenwerking
de verbetering van de beveiliging en toegang tot gevoelige informatie • de vermindering van het papierverbruik door documenten zoveel mogelijk digitaal te verspreiden De vraag naar Cloud Computing is vooral bij kleine bedrijven aanwezig doordat e-mail en back-up van bedrijfskritische informatie via deze technologie en de daaraan gekoppelde kleinschalige oplossingen meer bekendheid verkrijgen. De Track & Trace interventies zijn bij middelgrote bedrijven talrijker omdat deze de tijdsregistratiegegevens willen terugkoppelen naar de nacalculatiemodule van het ERP-pakket of de loonadministratie correcter willen laten verlopen. Bij kleine bedrijven is het volume aan voertuigen te klein. De grote vraag naar begeleiding van tekensoftware bij grote bedrijven heeft vaak te maken met het feit dat dit type van bedrijf over een eigen studiedienst beschikt. Het aantal uitgevoerde begeleidingen met betrekking tot geïntegreerde bedrijfstoepassingen is beperkt bij kleine bedrijven. De administratie wordt vaak door de zaakvoerder zelf gedaan. Hij is betrokken bij het ganse bouwproces en beschikt over alle informatie. Mits een goede organisatie is ERP er dan ook geen prioriteit. •
››
››
››
››
[7]
2.2. Maturiteitsmodel voor de bouwsector Niet alleen is de bouwsector zelf zeer divers, maar ook de graad van informatisering kan zeer sterk van bedrijf tot bedrijf verschillen, zelfs binnen dezelfde subsector en binnen dezelfde bedrijfsgrootte.
Bedrijven die zich in de eerste vier niveaus bevinden, gebruiken IT op een reactieve manier. IT wordt meestal ingevoerd omdat men geen andere optie heeft binnen de economische context van het bedrijf. Binnen deze niveaus implementeert men systemen om kritische knelpunten op te lossen. Deze knelpunten bedreigen ofwel het voortbestaan ofwel de verdere groei van het be-drijf. Daarom noemt men deze niveaus defensief.
Het is dus belangrijk om de “startpositie” van een onderneming te kennen zodat verbeteringstrajecten op een coherente en realistische manier gepland en uitgevoerd kunnen worden. Hiervoor werd een maturiteitsmodel ontwikkeld dat rekening houdt met de informatiseringgraad van de onderneming.
De laatste vier niveaus zijn proactief. Hier gebruiken bedrijven IT zo veel mogelijk om op de situaties te anticiperen en de lat hoger te leggen. IT wordt bijgevolg niet langer een noodzakelijk kwaad maar het wordt effectief een krachtig instrument binnen het bedrijf om het verschil te maken ten aanzien van de concurrenten.
De informatiseringgraad varieert volgens een schaal van 8 niveaus: een gradatie in kwaliteit gaande van defensief zonder veel toegevoegde waarde, tot een systeem dat bijdraagt tot een hoogkwalitatieve sturing van het bedrijf op basis van Key Performance Indicators (KPI). Het realiseren van continue verbetering door effectieve sturing van het bedrijf op basis van evoluerende KPI’s (inclusief kwaliteit) is een streefdoel voor het bedrijf en dus ook van de IT van het bedrijf.
1 2 3 4 5 6 7 8
Het bereiken van niveau 8 is geen doel op zich. Naarmate een bedrijf zich in een hoger maturiteitsniveau bevindt, zal het sneller en effectiever de strategische objectieven bereiken.
• Administratief werkbesparend • Voorbeeld: boekhoudpakket en facturatie • Technische software • Voorbeeld: calculatiepakketten
Defensief
• Budgetopvolging • Voorbeeld: Aankoopfacturen en tijdregistratie • Planning: activiteiten • Voorbeeld: projectplanning per project • Planning: activiteiten en resources op multi‐project • Voorbeeld: inzet personeel over verschillende opdrachten • Integratie planning – voorraad – operaties – aankoop – financieel • Voorbeeld: geïntegreerd systeem • Budgetopvolging met integratie nacalculatie • Dynamische link tussen nacalculatie en voorcalculatie
Proactief
• Decision support – Kwaliteitsprocedures • Analyse verborgen knelpunten en opportuniteiten
Figuur 2: IT maturiteitsmodel voor de bouwsector
[8]
2.3. Een overzicht van de ABC DigiBouw acties per domein Bij de bouwbedrijven die met ABC DigiBouw in contact gekomen zijn werd tijdens een bezoek aan de onderneming een IT-scan uitgevoerd. Deze IT-scan had tot doel een juist en actueel beeld te schetsen van de informatiseringsgraad van de onderneming.
In overleg met de onderneming werden één of meerdere acties opgezet. Deze acties waren verspreid over meer dan 15 domeinen. Hieronder worden de domeinen waarop de meeste begeleiding is gebeurd, besproken.
Verdeling acties per domein
3%
3%
Planning (28%)
5%
Kostprijs (26%)
4%
28%
ERP (20%)
5%
Documentmanagement (6%)
6%
Hardware (5%) Track & Trace (4%) Tekenpakket (3%)
20%
Figuur 2: Verdeling van de acties per domein
Cloud computing (3%)
26%
Andere (5%) Figuur 3: Verdeling acties per domein
[9]
2.3.1. Planning 2.3.1.1. Netwerkplanning en resourceplanning Er zijn twee primaire invalshoeken voor planning in bouwbedrijven: “resourceplanning” en “netwerkplanning” Wat is netwerkplanning? De netwerkbenadering is vaak van toepassing bij langdurige projecten die uit meerdere deeltaken bestaan. Het zijn de volgorderelaties tussen deze deeltaken die de essentie van de planning uit-
maken. Een klassiek voorbeeld is de planning van algemene aannemers. Hier gaat men voornamelijk de uitvoeringsdatums bepalen van elke deeltaak.
Figuur 4: Voorbeeld netwerkplanning
Wat is resourceplanning? De resourcebenadering is vaak van toepassing bij bedrijven waar hulpmiddelen, voornamelijk mensen en materieel, optimaal ingezet moeten worden in functie van de beschikbare capaciteit.
Een klassiek voorbeeld is de planning van tegelzetters. Hier gaat men voornamelijk bepalen wanneer welke resources op welk project ingezet worden.
Figuur 5: Voorbeeld resourceplanning
[ 10 ]
Spanningsveld
tussen netwerkplanning en resourceplanning
Het aantal situaties per type werd geanalyseerd. Hoewel in het verleden de aandacht en de tools vooral toegespitst waren op netwerkplanningen, blijkt dat ongeveer twee derde van de vragen een resourcebenadering eisen en één derde een netwerkbenadering.
Dit is een belangrijke vaststelling, omdat het klassieke beeld van “een bouwbedrijf” veelal geassocieerd wordt met een “algemene (ruwbouw-) aannemer”. Bij deze aannemers is de netwerkplanning van primair belang. De bedrijven in de bouwsector zijn echter ook van een heel ander type dan de algemene aannemer. Denk hierbij aan de vloerders, loodgieters, stukadoors… Bij deze ondernemingen is de resourceplanning vaak belangrijker.
Onderverdeling volgens type planning
Verdeling volgens type planning 0.4
38%
0.35
63%
0.7
27%
0.3
25%
0.6
0.25
0.5
37%
0.4
0.2 0.15
0.3 0.2
0.1
0.1
0.05
0
0
10%
Resource
resource netwerk
Resource met netwerk
Netwerk met resource
Netwerk
Figuur 6: Verdeling volgens type planning
Figuur 7: Onderverdeling volgens type planning
De twee planningstypes werden hierboven in een zwart-wit benadering weergegeven. In de praktijk zijn beide types nauw met elkaar verbonden: ›› zo zal men in een netwerkplanning, om de duurtijd van een taak in te schatten, ook rekening houden met het aantal resources dat de taak zal uitvoeren ›› zo zal men in een resourceplanning ook soms relaties leggen tussen enkele deeltaken die uitvoer-technisch aan elkaar gerelateerd zijn, zoals een “productie” die de “plaatsing” moet voorafgaan.
De praktijk leert dat de behoefte van de bedrijven zich erg vaak in het spanningsveld tussen deze twee types situeert. Dit was in ongeveer de helft van de bedrijfsbegeleidingen het geval. In eerste instantie is het belangrijk om de juiste basisbenadering te definiëren.
[ 11 ]
2.3.1.2. Doorlichting van de bestaande situatie
2.3.1.4. Conclusies
Aan de hand van een aantal typevragen werd vastgesteld op welke wijze de onderneming op dat ogenblik de planning aanpakte, en werd bekeken hoe het planningsproces optimaal diende te evolueren. Typevragen gingen over: ›› type planning: netwerk-, resource- of gecombineerde benadering? ›› hoe wordt de planning opgesteld? ›› over welke termijn loopt de planning? ›› hoe frequent wordt de planning gewijzigd? ›› worden er meerdere projecten per resource per dag gepland?
Er is een duidelijke nood aan advies op het gebied van planning. Bouwbedrijven gaan zelf niet of onvoldoende op zoek naar IT-oplossingen. Zij richten zich op hun core-business: uitvoeren van bouwprojecten. Ze weten vaak niet wààr ze moeten zoeken en weten onvoldoende naar wàt men kan zoeken. Zij vertrouwen er op dat de ABC DigiBouw-adviseurs een degelijk marktonderzoek doen en onze ervaringen kunnen delen met de bedrijven.
2.3.1.3. Resultaten
››
››
››
›› ››
Een aantal bedrijven is een niveau gestegen op de maturiteitsschaal (zie figuur 2). Voorbeeld: start met gestructureerd te plannen (x -> niv. 4); bedrijfsoverkoepelende projecten beheren en plannen (niv. 4 -> 5 of 4 -> 6). Een aantal ad hoc problemen werd snel en efficiënt opgelost, bv. bepaalde software-instellingen werden gewijzigd of sjablonen werden aangepast. Bouwbedrijven zijn zich na het eerste advies bewust dat er een aantal oplossingen bestaan, waar men anders nooit naar op zoek zou gaan: bijvoorbeeld specifieke software voor resourceplanning. Voorselectie van mogelijke alternatieven of van specifieke planningsprogramma’s. Een aantal bedrijven hebben effectief wijzigingen aangebracht in hun planningsproces, het oude proces bijgestuurd, aangepast of vervangen door een andere methode.
Ondernemingen waren zeer tevreden over de adviezen. Sommige interventies hadden weinig resultaat, omdat in het algemeen software uiterst gering in de onderneming toegepast werd, of omdat men zich onvoldoende bewust bleek te zijn van de inefficiëntie of van de blootgestelde risico’s van hun huidig systeem. Na advies en begeleiding van de bouwbedrijven is het duidelijk merkbaar dat men bereid is om te investeren in specifieke op-lossingen om de planning te verbeteren. Eens men de mogelijkheden van de gespecialiseerde toepassingen leert kennen, ziet men ook de voordelen voor het bedrijf, zowel op vlak van tijdwinst als op vlak van analysemogelijkheden. Om verdere acties op maat van de bouwsector te kunnen organiseren en om algemene ervaringen van de aannemers te delen, werd een “ervaringsgroep planning” opgericht. Deze groep is een aantal keer samengekomen rond specifieke thema’s waaronder “resourceplanning in MS Project” en “Planning in de Cloud”. De groep bestond uit aannemers die in vertrouwen over hun planningsproblemen en -oplossingen ervaringen uitwisselden.
[ 12 ]
2.3.2. Kostprijs
Welke zijn de algemene ondernemingskosten en hoeveel bedragen ze?
2.3.2.1. Overzicht van de vragen
Elke bouwonderneming maakt kosten die niet rechtstreeks aan de werven of uitvoeringsposten kunnen worden toegekend. Deze kosten zijn met andere woorden indirect maar hoe dan ook in-herent aan het bestaan van eender welke onderneming. Bouwbedrijven willen een inzicht krijgen in de grootte en omvang van deze kosten. Even belangrijk als het budgetteren van de algemene kosten is het opvolgen ervan. Ondernemingen die geen inzicht hebben in de omvang van de algemene kosten, kunnen onmogelijk achterhalen of de onderneming winstgevend dan wel verlieslatend is. Het is immers perfect denkbaar dat een bouwbedrijf winst maakt op projectniveau maar aan het einde van het jaar verlies maakt op bedrijfsniveau. Net omdat geen rekening werd gehouden met de omvang van de indirecte kosten.
›› ›› ›› ›› ››
Welk uurloon moet er gevraagd worden om uit de kosten te geraken? Welke zijn de algemene ondernemingskosten en hoeveel bedragen ze? Hoe moeten de algemene kosten worden verrekend in de offerte? Hoe kunnen we efficiënt arbeid tijdnormen bijhouden? Hoe een bibliotheek opstellen, gebruiken en up-to-date houden?
2.3.2.2. Hoe hebben we op deze vragen geantwoord? Bij het behandelen van de vragen werd steeds een zelfde structuur gevolgd. In een eerste fase werden de kostprijstechnische parameters berekend. Van zodra deze correct bepaald waren, werd overgegaan tot het gebruik ervan in een digitale omgeving. Al naargelang de behoeften en noden van de aannemers, betekende dit: ›› het hanteren ervan in een basiscalculatiepakket ontwikkeld door ABC DigiBouw (C PRO (40%) ›› het hanteren ervan in en door het bouwbedrijf zelf ontwikkelde calculatietoepassing (25%) ›› het hanteren ervan in een aangekochte software (35%)
Welk
uurloon moet er gevraagd worden om uit
de kosten te geraken?
Het verlonen van de arbeiders maakt een groot deel uit van de kosten van een onderneming. De vraag die zich opdrong bij de aannemers is welk uurtarief aan de klant moet aangerekend worden om deze loonkosten te dekken. Ondernemingen met meerdere arbeiders in dienst gaan een gemiddelde loonkost berekenen. De loonkost kan opgedeeld worden in een brutoloon enerzijds en de sociale lasten anderzijds. Het brutoloon is contractueel vastgelegd en gemakkelijk te achterhalen. De sociale lasten die de werkgever dient te betalen zijn ondernemingsafhankelijk.
Hoe
moeten de algemene kosten worden verre-
kend in de offerte?
Van zodra gebudgetteerd is hoeveel algemene kosten er zullen gemaakt worden is de logische vraag van de aannemer: hoe gaan we ze doorrekenen aan de klant? Het antwoord hierop is niet eenduidig en afhankelijk van de kostenstructuur van de bouw-onderneming. Zo kan men nagaan of er veel met onderaannemers wordt gewerkt dan wel met eigen mensen? Of de arbeidskosten al niet te hoog liggen om nog eens een toeslag voor het dekken van de algemene kosten te heffen? Of een toeslagpercentage op de materiaalkosten geen beter idee lijkt?
Hoe
kunnen we efficiënt arbeid tijdnormen
bijhouden?
De arbeidskosten van een project worden enerzijds bepaald door de uurkost van de arbeiders en anderzijds door de tijdsduur van de werken. Een vaak gestelde vraag is: hoe kan de duur van de werken worden geschat? En hoe krijgen we deze informatie gedigitaliseerd?
[ 13 ]
Hoe een bibliotheek up-to-date houden?
opstellen, gebruiken en
De arbeidskosten van een project worden enerzijds bepaald door de uurkost van de arbeiders en anderzijds door de tijdsduur van de werken. Een vaak gestelde vraag is: hoe kan de duur van de werken worden geschat? En hoe krijgen we deze informatie gedigitaliseerd? Belangrijk hierbij is dat men de geschatte tijdsnormen gaat toetsen aan de werkelijke tijdsnormen. Deze informatie moet noodzakelijkerwijs van de werf komen zodat discipline van het werfpersoneel vereist is. Een aandachtspunt hierbij zou kunnen zijn dat de bewerkingen waarvoor de tijdsnormen genoteerd worden, weloverwogen gekozen moeten worden (bv. steekproefsgewijs, bewerkingen die de hoogste omzet vertegenwoordigen). Op die manier gaat men de arbeiders niet belasten met te hoge administratieve eisen.
Hoe een bibliotheek up-to-date houden?
opstellen, gebruiken en
De tool bij uitstek om efficiënt een nauwkeurige offerte op te maken is een bibliotheek van kostenelementen (materiaalkosten, tijdnormen of rendementen, machinekosten en onderaannemerskosten). Het opstellen van dergelijke bibliotheken is echter geen gemakkelijke opdracht. Er moet rekening worden gehouden met coderingen, lastenboeken en de bijhorende meetstaten. Ook de mogelijkheid om prijsgegevens te kunnen inlezen afkomstig van productleveranciers speelt een belangrijke rol in het up-to-date houden van de bibliotheek. Buiten de kostenelementen bevat een bibliotheek ook calculatie-fiches waar veel voorkomende posten worden uitgerekend. Bovenstaande aandachtspunten in acht genomen, werd samen met de aannemer bekeken welke bijdrage informaticatoepassingen konden leveren in het opbouwen en onderhouden van bibliotheken.
2.3.2.3. Conclusies Algemeen kunnen we vaststellen dat de technieken voor het correct berekenen van een offerteprijs nog onvoldoende bekend zijn bij de aannemers. Op dit vlak hebben de persoonlijke begeleidingen veel bijgebracht. Temeer omdat deze technieken onmiddellijk getoond en toegepast konden worden in een calculatietoepassing (C PRO) geschreven voor de aannemers. Eén van de struikelblokken vormde de overheveling van kennis binnen de onderneming en daarbij aansluitend het zich afzetten tegen verandering. Vaak ging het hier om familiebedrijven waarbij de knowhow van de firma niet gedocumenteerd werd en zich quasi uitsluitend in het hoofd van de zaakvoerder bevond. Daar deze laatste nooit op een andere wijze gewerkt heeft, werden de voorgestelde calculatiemethoden vaak met begrippen als “tijdrovend” en “onbegonnen werk“ bestempeld. Hoewel het inzetten van informaticatoepassingen er net toe bij kan dragen dat de kennis opgeslagen en gedeeld wordt binnen de onderneming. Er dient opgemerkt te worden dat slechts een fractie (<5%) van de bezochte aannemers een gedegen budgetopvolging doet. De meest voor de hand liggende verklaring hiervoor is het ontbreken van een goede voorcalculatie. Ondernemingen die wel voldoende aandacht besteden aan het voorcalculeren ondervinden volgende moeilijkheden bij het nacalculeren: ›› Tijdrovend. ›› Tekort aan discipline op de werf (onvoldoende of onjuiste uurregistraties). ›› Moeilijkheden bij het definiëren van de bewerkingen.
[ 14 ]
2.3.3. ERP 2.3.3.1. Overzicht van de vragen De meest voorkomende problemen zijn gegroepeerd rond een aantal thema’s, die enerzijds rechtstreeks verband houden met de maturiteit van de organisatie of anderzijds met de betrokken informatiesystemen.
Vragen
met betrekking tot de maturiteit van de
organisatie
Groei zonder op administratief vlak mee te groeien De meeste bedrijven starten met de standaard kantoortoepassingen zoals een tekstverwerker en rekenbladen om processen te ondersteunen. Diezelfde gegevens worden in verschillende documenten meerdere keren geregistreerd. Door de groei van de organisatie komt men op een bepaald moment op of over een verzadigingspunt. Niet alle aanvragen worden beantwoord, de nacalculatie gebeurt niet of slechts steek-proefsgewijs, meerwerken worden misschien wel ergens geregistreerd maar niet gefactureerd. En men ziet door het bos van de documenten de bomen niet meer. Of anders gezegd, men doet maar en men weet niet of pas (te) laat dat men het (niet) goed doet. De kennis zit in het hoofd Bij een generatiewissel, binnen een snel groeiende onderneming, bij ziekte of vertrek van een collega krijgt er iemand nieuwe taken toegewezen. Het opleiden van deze persoon vraagt tijd die er niet altijd is. Deze leercurve wordt liefst zo kort mogelijk gehouden. Maar als de kennis samen met de persoon vertrokken is, moet men soms van nul herbeginnen. Centraal beheer Een ander voorbeeld. De ondersteunende diensten, zoals personeelsadministratie en financieel beheer, worden centraal beheerd terwijl de verschillende kernactiviteiten worden onderge-
bracht in aparte bedrijven of bedrijfseenheden. In veel gevallen werken deze verschillende be-drijven of bedrijfseenheden met en voor elkaar. Uiteindelijk wil men weten wat deze bedrijven of bedrijfseenheden hebben opgebracht door de kosten en de baten op een correcte manier in kaart te brengen.
Vragen
met betrekking tot het informatiesys-
teem
Verouderde systemen die in eigen beheer werden ontwikkeld of aangepast In het verleden werd software ontwikkeld voor eigen, beperkt gebruik. Maar ondertussen zijn verschillende technologieën (hardware en software) verder ontwikkeld zonder dat het eigen systeem deze ontwikkelingen heeft gevolgd. Hierbij ontstaan verschillende risico’s zoals onder andere beveiligingsrisico’s en continuïteit van het systeem. Als dit systeem informatie bevat die cruciaal is voor de organisatie wil men deze voor de toekomst veilig stellen. Daarnaast zijn de verwachtingen van de gebruikers van informatiesystemen danig gewijzigd. Daardoor voldoet het systeem niet meer aan de huidige noden. De gebruikers aanvaarden niet meer dat gegevens via commando’s worden ingegeven of dat men 3 seconden moet wachten op een resultaat. Het moet allemaal sneller, eenvoudiger en dus gebruiksvriendelijker. Mijn ERP pakket voldoet niet aan de verwachtingen Een probleem dat ook vaak opduikt is dat men wel een ERP systeem heeft maar dat dit niet voldoet aan de verwachtingen. De redenen voor het niet voldoen aan de verwachtingen zijn natuurlijk divers en niet noodzakelijk eigen aan ERP maar aan informatiesystemen in het algemeen. Maar de impact ervan is bij ERP groter dan bij systemen die beperkter zijn in omvang.
[ 15 ]
Bestaand informatiesysteem
15%
Excel 44%
Eigen ontwikkeling 33%
ERP voldoet niet 8%
Bestaand systeem is niet gekend Figuur 8: Overzicht gebruikte bedrijfsbrede informatiesystemen
Deze problemen hebben betrekking op de volgende 4 domeinen: ›› het menselijk aspect met de kennis, de competenties en de cultuur ›› het organisatorische aspect ›› het technische aspect met de software, de hardware en de integratie met andere systemen ›› het procesmatige met de sturing, ondersteuning, controle, diensten en producten Door de bedrijfsbrede ondersteuning die ERP biedt en de daaruit voorvloeiende complexiteit moet de problematiek globaal over de 4 domeinen worden bekeken. 2.3.3.2. Hoe hebben we op deze vragen geantwoord? In de eerste plaats kunnen op basis van de algemene scan, de IT-scan, de knelpunten geformuleerd worden. Hierin wordt ook al duidelijk waar de nadruk moet gelegd worden. Deze kan liggen op het informatiesysteem maar de oplossing kan ook gezocht worden in de andere drie domeinen (het menselijk aspect, het organi-
satorische of het procesmatige). Zo kan eerst de kennis bijgeschaafd worden voor de volgende stap wordt gezet. Een ERP traject binnen ABC DigiBouw is drieledig: ›› De vermelding van een aantal mogelijke leveranciers van software door de ABC DigiBouw medewerker ›› Een selectietraject van een ERP oplossing op basis van de expertise van een externe consultant. De keuze voor een begeleiding van de externe consultant was gebaseerd op de volgende criteria: • de complexiteit van de organisatie • een minimum aantal administratieve medewerkers • een groeipotentieel binnen het bestaande aanbod of door uitbreiding van het aanbod • de wens van de organisatie voor een begeleiding door een externe consultant. ›› Het toelichten van de verschillende stappen van een selectietraject door de medewerkers van ABC DigiBouw en in de stappen, die de bedrijven zelf ondernemen, verder adviseren en begeleiden.
[ 16 ]
2.3.3.3. Resultaten
2.3.3.4. Conclusies
Het resultaat van het advies of de begeleiding hangt sterk af van de stappen die het bedrijf al heeft ondernomen op de verschillende domeinen en het ERP traject dat gevolgd werd.
Waar
Dit kan gaan van advies en begeleidingen bij het opstellen van een projectplan, het structureren van hun eisen en wensen in een lastenboek, een aanvraag voor een offerte, het opstellen van een lijst van mogelijke oplossingen en/of leveranciers, het begeleiden van het bedrijf bij het opstellen van een scenario voor een demo tot het waarderen van de verschillende systemen op basis van de vooropgestelde wensen.
Resultaten
De vooruitgang is in de eerste plaats de bewustwording van de bedrijfsleiding dat het anders moet en kan. Ondanks het redelijk lange selectietraject, zijn er in de verschillende stappen successen geboekt. Een voorbeeld hiervan is de softwaredatabank die een eerste aanknopingspunt is voor het opstellen van een longlist van bouwgerichte ERP systemen en een aanleiding is voor het vragen van advies. Daarnaast zijn er verschillende be-drijven die reeds een voorstel gevraagd hebben bij een selectie van leveranciers. Enkele van deze bedrijven zijn de resultaten aan het evalueren of hebben de stap gezet naar een implementatie.
Waar
18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Projectplan
Lastenboek Short List RFP
Figuur 9: Resultaten van de ERP acties
heeft het bedrijf vooruitgang kunnen
boeken?
was de interventie minder efficiënt?
Uit de reacties van de leveranciers van bouwgericht oplossingen lijkt het dat ze niet vertrouwd zijn met het werken via een lastenboek. Zeker voor de leveranciers van systemen van beperkt Total omvang is het geen evidentie om een uitgebreid lastenboek te beantwoorden. Hierdoor dreigen deze al snel uit de boot te vallen bij een selectie met behulp van een lastenboek. Dus de match van systemen van beperkte omvang met kleine onderneming zou op een andere manier moeten gemaakt kunnen worden. Daarnaast zijn er de terugkerende vragen, die verband houden met de wens om te verbeteren. Deze vragen zijn “Hoe doen andere bedrijven dat?”, “Wij zijn toch niet zo anders dan andere bedrijven”, “Wat doen gelijkaardig bedrijven?”, “Moeten we steeds het warm water opnieuw uitvinden?” Een kruisbestuiving tussen verschillende bedrijven heeft binnen het bestaande kader van ABC DigiBouw voor het domein ERP maar beperkt een antwoord geboden.
[ 17 ]
2.3.4. Document management
Het is interessant om het aantal vragen in verband te brengen met de bedrijfsgrootte en de bereidheid tot investeren.
2.3.4.1. Overzicht van de vragen 1) Indien nog geen degelijke netwerkinfrastructuur: vragen bij het delen van bestanden 2) Vragen bij het gestructureerd digitaal opslaan van documenten (ontwikkelen/verfijnen van een mappenstructuur of selectie van een DMS). 3) Vragen bij het omgaan met e-mailverkeer (bewaren, delen, …). 4) Vragen bij de mogelijkheden van documentbeheer binnen ERP pakketten. 5) Vragen bij het stroomlijnen van documentgedreven bedrijfsprocessen (verdeling inkomende post, goedkeuring inkomende facturen, …).
De 5 meest gestelde vragen rond documentbeheer worden weergegeven in onderstaande grafiek. ›› De grootte van de cirkels geeft het aantal keer dat een bepaalde vraag gesteld werd weer. (Hoe groter de cirkel, hoe vaker de vraag gesteld werd). ›› De horizontale positie van de cirkels geeft de grootte van de bedrijven die de vraag stelden weer. (Hoe meer naar rechts, hoe groter het bedrijf). ›› De verticale positie van de cirkels geeft de investeringsbereidheid van de bedrijven die de vraag stelden weer. (Hoe hoger, hoe groter de investeringsbereidheid).
Investeringsbereidheid (groot) 5
4
1
Grootte bedrijf (klein)
2
Grootte bedrijf (groot)
3
Investeringsbereidheid (klein)
Figuur 10: Vragen inzake document management in functie van bedrijfsgrootte en bereidheid tot investeren
[ 18 ]
2.3.4.2. Hoe hebben we op deze vragen geantwoord? In eerste instantie werd er steeds naar de bestaande toestand en de huidige manier van werken gekeken: ›› Is er een netwerkinfrastructuur? Zo ja, welke (enkel netwerk, NAS(1), bestandsserver, …)? ›› Welke software wordt er door het bedrijf gebruikt? • welk besturingssysteem? • welke e-mailomgeving? • ERP, CRM, …? ›› Welke hardware wordt er door het bedrijf gebruikt? Scanners, printers, …? ›› Hoe moeten documenten op dit moment bewaard worden (theorie)? Ieder voor zich, een gemeenschappelijke digitale mappenstructuur, een DMS, …? ›› Op welke manier is het bedrijf gestructureerd (verschillende profielen, afdelingen, …)? ›› Hoeveel medewerkers werken er vandaag met documenten? ›› Hoe gaan medewerkers in werkelijkheid met documenten om (praktijk)? ›› Hoeveel documenten worden er aangemaakt, bewaard, gedeeld, … (ruwe schatting)? Deze eerste analyse maakt het mogelijk de complexiteit in te schatten, en na te gaan of een bedrijf behoefte heeft aan: ›› een uitgebreide oplossing (advies in verband met de selectie van een geschikt DMS) ›› een eenvoudige oplossing (advies in verband met het uitbouwen van een overzichtelijke digitale mappenstructuur, methodes voor het bewaren en delen van e-mails, …).
In heel wat gevallen zouden bouwbedrijven wel baat kunnen hebben bij het gebruik van een DMS, maar kon er na een korte voorstelling vastgesteld worden dat er geen bereidheid bestond om hierin te investeren. In dat geval werd er teruggegrepen naar eenvoudigere (vaak kosteloze) oplossingen. Na het bepalen van de complexiteit en de investeringsbereidheid werd een advies op maat gegeven. Hiervoor werd gebruik gemaakt van binnen het project ontwikkelde standaard-adviezen (algemene aanbevelingen, uitgewerkte voorbeelden, …), en van de ABC DigiBouw softwaredatabank. 2.3.4.3. Resultaat Kleine/eenvoudige bouwbedrijven Aangezien het in de meeste gevallen om kleine/ eenvoudige bouwbedrijven ging, ging de voorkeur meestal uit naar een eenvoudige/kosteloze oplossing. In dit geval bleef het resultaat beperkt tot het overhandigen en overlopen van de standaardadviezen. Na de begeleiding lag de bal opnieuw in het kamp van het bouwbedrijf Het was aan hen om actie te ondernemen en gebruik te maken van de geleverde adviezen. Het is moeilijk in te schatten in hoeverre dit in de praktijk gebeurde. Grotere/complexere bouwbedrijven In de zeldzame gevallen waar grotere/complexere bouwbedrijven om advies vroegen, werd er samengewerkt met een extern adviesbureau. In dit geval bestond het resultaat uit een uitge-breid verslag waarin de huidige manier van werken (AS IS) en de ideale toekomstige manier van werken (TO BE) beschreven werden. Dit volstond echter niet om een geschikt DMS te kunnen selecteren. Bedrijven konden na afloop van de initiële begeleiding beslissen of ze verder wilden met het extern begeleidingstraject.
[ 19 ]
››
2.3.4.4. Conclusies
Kleine/eenvoudige
›› ›› ››
››
bouwbedrijven
Zeer veel bedrijven hebben problemen met het beheren van documenten en e-mails De markt biedt een aantal oplossingen die een goed antwoord op deze problemen bieden De bereidheid om te investeren in deze oplossingen is beperkt omwille van : • de hoge kostprijs van de meeste oplossingen • andere prioriteiten (ERP, …) In de meeste gevallen wordt er daarom teruggegrepen naar eenvoudige oplossingen, die geen nieuwe software vereisen • advies in verband met het uitbouwen van een overzichtelijke digitale mappenstructuur • methodes voor het bewaren en delen van e-mails
››
Het is moeilijk om in te schatten in hoeverre deze eenvoudige oplossingen na afloop van een begeleiding in de praktijk worden toegepast. Het gaat steeds om menselijke oplossingen, grotendeels afhankelijk van de discipline van de verschillende gebruikers
Grotere/complexere bouwbedrijven ›› Een aantal grotere/complexere bouwbedrijven
››
[ 20 ]
zien de mogelijke voordelen van een DMS in en willen hierin investeren. Zij zijn ook bereid om te investeren in de nodige begeleiding (consultants, …) die vereist is om tot een succesvolle selectie en implementatie te komen.
2.3.5. Hardware
lokale B2C(4) of B2B zelfstandige consultants/computerwinkels Het vergelijken van offertes aangeboden door een aantal B2B solution providers • professionele merkhardware • dienstverlening, SLA • kostprijs •
››
2.3.5.1. Overzicht van de vragen Uit de behandelde dossiers kwamen volgende vragen en bekommernissen van de bouwondernemingen naar voor. Deze worden herleid naar vier categorieën: ›› Ondersteuning bij de selectie van een betrouwbare partner voor netwerkinfrastructuur ›› Het beoordelen van oplossingen op hun technische configuratie, correctheid, prijs en marktconformiteit ›› Keuze van de juiste back-upconfiguratie en technologie ›› Integratie van productiematerieel met de ERPen/of tekenpakketten 2.3.5.2. Hoe hebben we op deze vragen geantwoord ABC DigiBouw heeft tijdens de adviesgesprekken bouwbedrijven geïnformeerd over hardware en infrastructuur als zijnde de fundering voor een stabiel en performant werkend informaticasysteem binnen het bedrijf. Het advies van ABC DigiBouw bestond, afhankelijk van het individuele dossier uit: ›› Het in kaart brengen van: • het aantal actieve werkstations binnen het bedrijf • het aantal servers met hun functies • het netwerk, de internetverbindingen en de aanwezige netwerkhardware • de huidige situatie en de ideale “TO BE” situatie op vlak van hardware en infrastructuur (H&I) ›› Het toelichten van de toegevoegde waarde van een optimaal werkende server en stabiel netwerk: • de verschillende mogelijkheden op vlak van interne en externe communicatie • De kostprijs, SLA(2)’s en contracten, B2B(3) dienstverlening model, H&I solutions providers • de spelers op de markt • gespecialiseerde B2B solutions providers
2.3.5.3. Resultaten van de interventies Concrete vooruitgang in de behandelde dossiers vertaalt zich in: ›› De keuze van de juiste leverancier op basis van de bedrijfsspecifieke criteria ›› De keuze van de juiste technische configuratie in functie van de bedrijfsbehoeften ›› Het opstellen van de offerteaanvraag en de evaluatie van de leveranciersoffertes ›› Het aanleveren van objectieve informatie voor de strategische uitwerking van de netwerkinfrastructuur ›› De optimalisatie van bestaande oplossingen zoals e-mail, remote access, ... 2.3.5.4. Conclusie In elk bouwbedrijf ongeacht grootte vinden we computers, een netwerk en telefonie terug. Indien deze infrastructuur performant en stabiel is geïmplementeerd, vormt het een stevige basis voor alle gebruikte bedrijfssoftware, de dagelijks gebruikte documenten, een betrouwbare back-up, de planning, het internetverkeer en eventueel telefonie via het netwerk of via het internet.
[ 21 ]
Figuur 11: Vragen inzake hardware
2.3.6. Track & Trace
2.3.6.2. Hoe hebben we op deze vragen geantwoord?
2.3.6.1. Overzicht van de vragen Uit de behandelde dossiers kwamen volgende vragen en bekommernissen van de bouwonderneming naar voren waarbij een onderscheid gemaakt wordt in:
Bedrijven
met een papieren tijdsregistratie met
vragen omtrent:
››
››
De relevante leveranciers voor Track & Trace oplossingen en de bedrijfsspecifieke selectiecriteria zoals de aangeboden oplossing, training, helpdesk, jaarlijkse kostprijs, … Het terugverdieneffect van de gekozen oplossing op een welbepaalde termijn op het vlak van de reistijd, gewerkte tijd en de administratieve verwerking en afhandeling.
Bedrijven
met een digitale tijdsregistratie met
vragen omtrent:
›› ››
Bij de behandeling van de dossiers werd eerst en vooral bekeken wat Track & Trace als oplossing inhoudt. De gebruikte termen rond deze oplossingen zorgen vaak voor verwarring. Het juiste vertrekpunt voor de behandeling van het dossier was hierdoor dan ook bepaald.
De integratie van de geregistreerde informatie naar de ERP en/of HRM-applicatie voor een efficiëntere nacalculatie en loonverwerking. De aanpassing en/of verbetering van rapporten om een efficiëntere mobiliteitsberekening te garanderen Methode
Leveranciers/ Selectiecriteria
Vervolgens werd het proces (gereisde en/of gewerkte tijd) in beeld gebracht en beschreven. Deze beschrijving geeft de nodige informatie voor de verdere behandeling van het dossier. Een belangrijk onderdeel in de begeleiding is de bepaling van de kosten/baten van de relevante oplossing. Het is immers noodzakelijk dat de organisatie kan bepalen wat het terugverdieneffect zal zijn over een welbepaalde termijn. Hier werd voornamelijk gekeken naar de besparingen die het grootste deel van het terugverdieneffect uitmaakten: ›› Besparing op de reële reistijd en de aangegeven reistijd. ›› Verschil tussen werkelijk gewerkte tijd en uitbetaalde tijd. ›› De administratieve verwerking van de urenstaten en de berekening van de reisuren. ›› De administratieve afhandeling van de medewerkers op de werkbonnen.
Integratie met ERP/HR Module
1
3
Papier
Digitaal
Kosten‐Baten Analyse 2
Rapportage 4
Economisch
Figuur 12: Vragen inzake Track & Trace
[ 22 ]
Afhankelijk van de graad van informatisering van hun tijdsregistratie werd een duidelijk stappenplan opgesteld. Dit moet zorgen dat de onderneming de relevante oplossing kan implementeren binnen de gestelde termijn. Er werd extra aandacht besteed aan het wettelijk kader bij een mogelijke implementatie: ›› Mobiliteitsvergoeding in het kader van de CAO binnen het PC 124. ›› CO2-taks geheven op bedrijfswagens die ook voor privédoeleinden worden gebruikt. ›› De richtlijnen voor een implementatie m.b.t. tot de privacywetgeving. 2.3.6.3. Resultaat van de interventies De efficiëntie van de interventies werd beïnvloed door diverse factoren: het gebrek of het inzicht in het proces, het (niet) respecteren van het vooropgestelde stappenplan, het (niet) vrijmaken van tijd voor de behandeling van het dossier en het (on) juiste gebruik van het lastenboek. Afhankelijk van de huidige graad van informatisering en de interne kennis in de onderneming kunnen de resultaten van de behandelde dossiers als volgt samengevat worden in: ›› Het berekenen van de kosten/baten van de bedrijfsspecifieke oplossing ›› Het bepalen van het juiste selectietraject vanuit een ABC DigiBouw stappenplan. ›› Het opmaken van het lastenboek om de oplossing en de relevante leveranciers te kunnen kiezen en evalueren. ›› Het zoeken en oplijsten van de relevante leveranciers ›› Het definiëren of verbeteren van de integratie van de Track & Trace-oplossing met de ERP-applicatie of de HRM-module van het sociaal secretariaat.
2.3.6.4. Conclusie Informatisering van de tijdsregistratie binnen de bouwonderneming wordt nooit gezien als één van de prioriteiten. Het wordt vaak behandeld in het verlengde van andere verbeterpunten zoals calculatie en planning. Dit is zeker merkwaardig te noemen omdat informatie uit Track & Trace – oplossingen immers een grote bijdrage kan leveren voor een snellere en correctere nacalculatie, een juiste loonverwerking en een op-timalisering van de planning. Tevens kunnen de besparingen door de juiste automatisering van het tijdsregistratieproces aanzienlijk genoemd worden. De ondernemingen die beroep deden op de dienstverlening hebben dan ook concrete vooruitgang geboekt die men kan situeren op het gebied van: ›› De keuze van de juiste leverancier op basis van een aangepast selectietraject en lastenboek ›› De installatie van de mobiliteitsvergoedingsmodule en de daaraan verbonden tijdswinst in de administratieve afhandeling. ›› het berekenen van het terugverdieneffect van een bedrijfsspecifieke Track & Trace oplossing om de noodzakelijke budgetten op managementniveau vrij te maken. ›› Het in kaart brengen van de integratie tussen de Track & Trace-oplossing en ERP en het opstarten van de nodige acties door de leverancier. ›› Het bepalen van relevante leveranciers en het aangeven van aandachtspunten (ondersteuning, implementatie, training, …) bij de keuze van een leverancier.
[ 23 ]
2.3.7. Tekenpakket
2.3.7.3. Resultaat
2.3.7.1. Overzicht van de vragen
Rekening houdend met de toekomstplannen van het bedrijf, werd er een oriëntering gegeven naar de keuze van het type CAD pakket: 2D, 2D+, 3D, 4D of BIM.
De vragen van de aannemers over tekensoftware zijn sterk uiteenlopend. Het opdelen van de vragen in een aantal vraagtypes is voor dit thema niet echt relevant. In de vragenlijst van de IT-scan werden geen vragen over het tekenproces opgenomen.
Meest
›› ›› ›› ›› ››
gestelde vragen:
Vragen over de keuze van een tekenpakket door bedrijven die nog geen tekensoftware hebben. Vragen over het vervangen van tekensoftware door een goedkoper alternatief: viewer, open source tekenpakket. Vragen over het vervangen van een bestaand (2D)tekenpakket door een geavanceerder bouwgericht (3D) tekenpakket. Vragen over het beter laten aansluiten van tekensoftware op de productie. Vragen over visualisatiesoftware (rendering, 3D pdf).
Vragen
›› ›› ›› ›› ›› ››
Ontwerp Architect
die slechts
1
maal gesteld zijn:
Vragen over BIM (koppeling tekensoftware met rekensoftware). Vragen over rekensoftware. Vragen over afdrukken van plannen. Vragen over inscannen en archiveren van plannen. Vragen over het vectorizeren van plannen. Vragen over het maken van digitale meetstaten aan de hand van (digitale) plannen.
2.3.7.2. Hoe hebben we op deze vragen geantwoord?
Building Information Model
Bouwheer Opdrachtgever
Aannemer Uitvoering
Figuur 13: Informatie uitwisseling tussen opdrachtgever, architect, en aannemer
De belangrijkste problematiek bij aannemers is de uitwisseling van CAD gegevens tussen de verschillende bouwpartners. De voor en nadelen van de verschillende typeoplossingen werden besproken. De aannemer krijgt een shortlist met een aantal mogelijke softwareoplossingen en hun leveranciers. Er werd ook voorgesteld om productdemo’s van leveranciers bij te wonen. Er werden tips gegeven om het overschakelen naar een ander type CAD oplossing, een nieuwe werkmethode of een nieuw tekenpakket te laten slagen.
De huidige werkmethode werd samen met de tekenaars besproken. Bij de bedrijven waar de mogelijkheid werd gegeven om de tekenaar aan het werk te zien was het vinden van de pro-bleempunten en frustraties, en dus het vinden van een antwoord op deze vragen, een stuk eenvoudiger. [ 24 ]
Waar
2.3.7.4. Conclusies
Waar
heeft het bedrijf vooruitgang kunnen
boeken?
Een aantal bouwbedrijven wenst een ander tekenpakket aan te kopen omdat het huidige tekenpakket niet voldoet. Na de interventie van ABC DigiBouw blijkt dat het huidige tekenpakket niet goed gekend is, en dat er veel meer mogelijkheden zijn dan wat het bouwbedrijf nodig heeft. Het huidige tekenpakket voldoet zeker, maar er is een gebrek aan opleiding, er ontbreekt een module of er ontbreekt een programma dat communicatie toelaat tussen de tekening en de productie.
was de interventie minder efficiënt?
Voor elke sector in de bouw is er gespecialiseerde tekensoftware, met doorgedreven informatisering. De investering die gemaakt moet worden voor de aanschaf van licenties, opleidingstraject, en onderhoudskosten maakt dat bijna alle gecontacteerde bouwbedrijven deze technisch beste oplossingen niet kiezen.
Met een minimale investering kan het bedrijf vooruitgang boeken.
[ 25 ]
2.3.8. Cloud computing
Deze behoeftes zijn zo courant, en zo eenvoudig, dat er tal van typeoplossingen in de cloud bestaan, en dat het investeren in een eigen IT omge-ving weinig meerwaarde of strategisch voordeel biedt.
2.3.8.1. Overzicht van de vragen
››
Een IT firma heeft ons een offerte voor een mailserver aangeleverd omdat wij graag met Outlook willen werken, hebben wij dit nodig? • welke (andere) oplossingen bestaan er om? 1. Samen te werken binnen een bedrijf: documenten delen, agenda’s delen, grote bestanden uitwisselen, … 2. Informatie vanop de werf of een andere locatie te kunnen raadplegen? ›› Is het belangrijk om een back-up op dvd of harde schijf buiten het bedrijf te bewaren? ›› Wat is Cloud Computing? Kunnen wij er in de toekomst gebruik van maken? ›› Kritische vragen: • Waar staan mijn gegevens? Hoe zit het met beveiliging? • Wat als mijn internet verbinding uitvalt? ›› Hoe kan ik in de praktijk met een Cloud oplossing beginnen werken (kostprijs, implementatie, …)? Vraag Gewicht (in percentage van de bezoeken) Maturiteit (defensief – proactief).
Het advies van ABC DigiBouw bestond meestal uit: ›› Het verslag en de analyse van de IT-scan ›› Het toelichten van cloud computing: • Het ontstaan en het principe • De oplossingen die beschikbaar zijn in de cloud • Het prijzenmodel: maandelijks/jaarlijks abonnement + éénmalige implementatiekost • De spelers op de markt : • . (internationale) ontwikkelaars • . (lokale) dienstverleners ›› Het vergelijken van twee oplossingen: • IT in de cloud • IT in eigen beheer • (of een combinatie van deze twee). 2.3.8.3. Resultaat
›› ››
2.3.8.2. Hoe hebben we op deze vragen geantwoord? Vooral kleine bouwbedrijven deden een beroep op ABC DigiBouw voor advies in verband met cloud computing. Deze bedrijven zijn vaak nog niet vertrouwd met de term cloud computing. In eerste instantie denken ze dikwijls aan traditionele oplossingen: hardware in eigen beheer. Toch waren de behoeftes van deze bedrijven meestal zeer eenvoudig: het zoeken naar oplossingen om samen te kunnen werken: documenten delen, agenda’s delen, grote bestanden uitwisselen, …
››
Bewustwording: bouwbedrijven worden op de hoogte gebracht van het bestaan en de mogelijkheden van cloud computing Praktische informatie: bouwbedrijven krijgen inzicht in het prijzenmodel en de spelers op de cloud markt Keuzehulp: bouwbedrijven leren de pro’s en contra’s van cloud oplossingen en oplossingen in eigen beheer kennen
Hoewel de meeste bouwbedrijven aanvankelijk niet vertrouwd waren met cloud computing, reageerden ze zeer positief op dit nieuwe model: ›› Financieel – omwille van het interessante prijzenmodel waarbij grote investeringen vermeden worden, en vervangen worden door een maandelijks/jaarlijks abonnement en een éénmalige implementatiekost.
[ 26 ]
››
››
Zorgeloos - omwille van de voordelen om zich niet meer te moeten bekommeren over het eigen beheer, back-up, mogelijke risico’s, defecten, … Werken op locatie • Omdat er in de bouwsector typisch: • op verschillende locaties gewerkt wordt kantoor + werven • veel samenwerking tussen verschillende partijen bestaat: onderaannemers, tijdelijke verenigingen, … • Bouwbedrijven appreciëren het feit dat cloud oplossingen deze samenwerking mogelijk kunnen maken op een eenvoudige manier, zonder te investeren in een eigen server, VPN verbindingen, ...
2.3.8.4. Conclusies Cloud computing is in veel gevallen een zeer bruikbare oplossing voor kleinere bouwbedrijven. De term en de mogelijkheden zijn op dit moment echter nog niet voldoende gekend /ingeburgerd. In eerste instantie dient de bewustwording rond cloud computing in de bouwsector gestimuleerd te worden. In een eventueel vervolgproject op ABC DigiBouw is het interessanter grootschalige informatiesessies te organiseren, dan verschillende bouwbedrijven individueel te informeren. Na de eerste bewustwording is de bereidheid om te investeren in een cloud oplossing meestal groot en worden er vaak concrete acties ondernomen.
In heel wat gevallen werd er daadwerkelijk overgegaan tot de keuze van een cloud oplossing en tot de implementatie ervan.
Figuur 14: Vragen inzake Cloud Computing
[ 27 ]
3. Een evaluatie van ABC DigiBouw 3.1. Resultaten van de interventies Het ABC DigiBouw-project heeft over een periode van twee jaar een groot aantal bouwondernemingen bereikt. In vele gevallen zijn concrete resultaten geboekt of is op zijn minst de juiste diagnose gesteld. Wanneer de resultaten beperkt zijn tot het stellen van een diagnose constateren we dikwijls dat de bedrijven het daarbij laten en te weinig vervolgacties ondernemen.
3.1.1. Een overzicht per domein Domein
Resultaten
Aandachtspunten
Planning
Bewustwording
Sommige interventies hadden weinig resul-
Bouwbedrijven worden op de hoogte gebracht van het bestaan
taat omdat men zich onvoldoende bewust
en de mogelijkheden van planningsoftware. Zeker op vlak van
bleek te zijn van de inefficiëntie of van de
resourceplanning is er beperkte bekendheid van de mogelijkhe-
blootgestelde risico’s van de huidige werk-
den.
wijze.
Praktische informatie: Oplossing ad hoc problemen. Verbetering planningsproces. Keuzehulp: Bouwbedrijven worden geïnformeerd over de software-aanbieders. Bouwbedrijven worden begeleid om tot de keuze van een geschikte software te komen. Bereidheid tot investeren in specifieke oplossingen. Kostprijs
Bewustwording
De kennis in verband met het correct calcu-
Bouwbedrijven krijgen inzicht in het belang van kostprijsbere-
leren van offertes is onvoldoende.
kening en worden op de hoogte gebracht van het bestaan van calculatiesoftware.
De mogelijkheden van softwarepakketten
Praktische informatie
worden te vaak onvoldoende benut.
bedrijven worden begeleid bij het uitwerken van een grondige digitale offerte en budgetopvolging. Keuzehulp Bouwbedrijven worden begeleid bij de keuze van een geschikt softwarepakket. ERP/CRM
Bewustwording
Kleinere leveranciers van bouwgericht oplos-
De bedrijfsleiding wordt ingelicht dat het anders moet en kan.
singen zijn niet vertrouwd met het werken
Praktische informatie
met lastenboeken. De match van systemen
De bouwbedrijven krijgen inzicht welke stappen ze moeten
van beperkte omvang met kleine onderne-
ondernemen om een selectie te kunnen maken.
ming zou op een andere manier moeten
Keuze hulp
gemaakt kunnen worden.
Projectplan, lastenboek, Software databank ABC DigiBouw of het inrichten van demo sessies.
[ 28 ]
Domein
Resultaten
Aandachtspunten
Document
Bewustwording
Kleine bedrijven: het is moeilijk om in te
management
Toelichten van de voordelen van gespecialiseerde software voor
schatten in hoeverre de eenvoudige oplos-
documentbeheer
singen na afloop van een begeleiding in de
Praktische informatie
praktijk worden toegepast.
Informatie over beschikbare oplossingen: leveranciers, richtprij-
Kleine bedrijven: het gaat steeds om mense-
zen, … van gespecialiseerde software voor documentbeheer
lijke oplossingen, grotendeels afhankelijk van
Keuzehulp
de discipline van de verschillende gebruikers.
Voor grotere bedrijven selectietraject Hardware
Bewustwording
Kleine bedrijven: groot risico op verouderde
Toelichten van het belang van moderne en stabiele hardware
hardware die niet meer onder de wettelijke
(pc’s, servers, netwerk) met zekerheid van snelle reparatie bij
garantie valt. Bewustmaking van het belang
mogelijke defecten
van tijdige hardware vervanging, vernieuwing
Praktische informatie
en afschrijving van de investeringen in de
Informatie over B2B dienstverlening in de IT sector als aanvulling
boekhouding op 3 of 5 jaar.
op de courant bezochte computer winkel om de hoek Keuzehulp Selectie verschillende B2B informatica dienstverleners Track & Trace
Bewustwording
Het gebrek aan inzicht in het proces.
Toelichten van componenten en voordelen van een Track &
Het niet respecteren van het vooropgestelde
Trace oplossing
stappenplan.
Praktische informatie
Het niet vrijmaken van tijd voor de behande-
Bedrijfsspecifieke prijsindicatie van een tijdsregistratie-oplossing.
ling van het dossier en het onjuiste gebruik
Berekenen van het terugverdieneffect.
van het lastenboek.
Het in kaart brengen van de integratie tussen de Track & Trace oplossing en de ERP-applicatie Analyse van de toegevoegde waarde van de installatie van de mobiliteitsvergoeding Praktische hulp De keuze van de leverancier op basis van een aangepast selectietraject en lastenboek Tekenpakket
Bewustwording
Voor elke sector in de bouw is er gespeci-
Sectorspecifieke oplossingen.
aliseerde tekensoftware, met doorgedreven
Praktische informatie
informatisering. De investering die gemaakt
in verband met het overschakelen naar een ander type CAD
moet worden voor de aanschaf van licen-
oplossing, een nieuwe werkmethode of een nieuw tekenpakket.
ties, opleidingstraject, en onderhoudskosten
Verbetering van de manier van werken met het bestaande pak-
maakt dat weinig bouwbedrijven deze tech-
ket.
nisch beste oplossingen kiezen.
Keuzehulp of Oriëntering Shortlist met een aantal mogelijke softwareoplossingen gegeven naar de keuze van het type CAD pakket, 2D, 2D+, 3D 4D of BIM. Cloud
Bewustwording
Het is interessanter grootschalige informa-
computing
Bouwbedrijven worden op de hoogte gebracht van het bestaan
tiesessies te organiseren, dan verschillende
en de mogelijkheden van cloud computing.
bouwbedrijven individueel te informeren.
Praktische informatie Bouwbedrijven krijgen inzicht in het prijzenmodel en de spelers op de markt. Keuzehulp Bouwbedrijven leren de pro’s en contra’s van cloud oplossingen en oplossingen in eigen beheer kennen.
[ 29 ]
Betrokkenheid
3.1.2. De IT-scan in de praktijk: mogelijke verbeteringen Optimale
werkwijze
In de toekomst kan de IT-scan op bepaalde onderdelen geautomatiseerd worden zodat er meer ruimte en tijd vrijkomt voor een diepgaandere analyse. Bovendien kan er daardoor beter ingespeeld worden op de behoeften van de onderneming in functie van de bedrijfsgrootte. Dergelijke informatisering zorgt tevens voor een snellere rapportering naar de betrokken partijen.
Relatie
tussen de scan en de bedrijfsgrootte
Op basis van de door ons gebruikte definitie van de bedrijfsgrootte en de uitgevoerde scans kan een belangrijke vaststelling worden gedaan: ›› Kleine bedrijven willen voornamelijk een doorlichting zonder een specifieke vraag. Dit betekent dat de adviseurs ook advies verlenen over de informatiestroom binnen de primaire en secundaire processen. Pas daarna kan gekeken worden naar een informatisering van het proces. ›› Bij middelgrote bedrijven is er geen eenduidige conclusie te trekken. Wel merken we op dat ondernemingen die al inspanningen hebben ggeleverd om inzicht te krijgen in de interne organisatie, meestal vragen hebben binnen een specifiek domein. Wanneer de bedrijfsprocessen nog niet formeel zijn vastgelegd, dan gebeurt er doorlichting zonder een specifieke vraag. ›› Grote bedrijven hebben vaak vragen binnen een specifiek domein waarbij afhankelijk van de complexiteit van het proces (primaire of ondersteunde processen) beroep gedaan wordt op de ABC-DigiBouw medewerkers of een doorverwijzing volgt naar een advies-bureau.
van het management
De betrokkenheid van het management is zowel voor de scan als voor bijkomende interventies van primordiaal belang. Aannemers die overtuigd zijn dat een optimale werking van de informatica het bouwbedrijf beter zal ondersteunen in een efficiëntere werking zullen grote betrokkenheid vertonen en (pro)actief meewerken om stapsgewijs tot concrete resultaten te komen. Het bezorgen van de organisatiestructuur, interne werkprocedures en een voorbeelddossier zijn hier praktische voorbeelden van. Een bouwbedrijf dat zich niet bewust is van het feit dat een goed werkende informaticaomgeving een toegevoegde waarde betekent, zal geen verdere acties ondernemen met het verleende advies en verder werken op de voor hun vertrouwde manier. Mogelijks met een impulsieve aankoop van software tot gevolg.
Meer
dan advies
Vaak realiseren de bedrijven zich te weinig dat het om een doorlichting gaat met een daaraan gekoppeld stappenplan en dat door de onderneming zelf nog een aanzienlijke hoeveelheid werk dient verricht te worden. Het aangeven van de juiste stappen en het daaraan gekoppelde “huiswerk” is essentieel voor een goed verloop van de begeleiding.
3.1.3. Meest gestelde vragen Het gebruik van IT kan in de eerste plaats de zogenoemde “endemische” problemen in de bouwsector verhelpen: ›› Onvoldoende planning. ›› Onvoldoende kostprijsberekening. ›› Onvoldoende beheersing van de informatiestromen en de communicatie met alle belanghebbenden.
[ 30 ]
Het direct contact met de ondernemingen levert uit de eerste hand informatie op over de ondersteuning van de bedrijfsprocessen door IT. De vragen die aan de adviseurs van ABC DigiBouw gesteld zijn, geven een goed beeld van de concrete problemen waarmee de ondernemers geconfronteerd worden.
Vragen/informatie tuur:
Vragen/informatie
››
in verband met efficiëntie
verbetering en risicobeheersing:
›› ›› ›› ›› ›› ›› ›› ››
“Onze onderneming groeit zonder op administratief vlak mee te groeien” “De kennis van de medewerkers (calculator, werfleider, …) zit in het hoofd” “Te weinig inzicht in de rendabiliteit van de business unit of van de verschillende bedrijven in de groep” “Ons systeem is verouderd en kan niet snel genoeg aan onze noden aangepast worden” “We hebben een ERP, maar het systeem voldoet niet aan de verwachtingen” “Beter laten aansluiten van tekensoftware op de productie” “Samenwerken binnen mijn bedrijf: documenten delen, agenda’s delen, grote bestanden uitwisselen, … “ “Hoe doen anderen dat?”, “Wij zijn toch niet zo anders als andere bedrijven”, “Wat doen gelijkaardige bedrijven?”, “Moeten we steeds het warm water opnieuw uitvinden?”
›› ››
in verband met infrastruc-
“Onze computers zijn verouderd, kan u advies geven over een betrouwbare leverancier met goede service?” “Een firma heeft ons een offerte voor een server aangeleverd, kan u ons hierover onafhankelijk advies verlenen, hebben wij dit nodig?” “Wat is cloud computing? Kunnen wij er in de toekomst gebruik van maken?”
Vragen/informatie in verband heden van IT toepassingen:
›› ›› ›› ›› ››
[ 31 ]
met de mogelijk-
Documentbeheer, delen van informatie, stroomlijnen van documentgedreven bedrijfsprocessen Tijdregistratie, mobiliteitsvergoeding, Track & Trace systemen Tekenpakketten, visualisatiesoftware Hoe kan ik in de praktijk met een cloud oplossing beginnen werken (kostprijs, implementatie, …)? Welk planningspakket voldoet het best aan de noden van ons bedrijf? Waarmee moeten we rekening houden om een degelijke planningop te stellen?
3.2 . De moeilijke stap naar procesverbetering: een voorbeeld De bouwbedrijven beseffen dat een betere organisatie van de bedrijfsprocessen en de interne en externe communicatie een noodzakelijke voorwaarde is om de kosten te beheersen, de klanttevredenheid te verhogen, en de groei van de activiteiten te ondersteunen. Het is elk bedrijf niet zo maar gegeven om continu via proces-engineering en procesverbetering het bedrijf verder te optimaliseren. Het verschil tussen de graad van adoptie van persoonlijke productivi-teitsmiddelen (zoals smartphones) en de graad van adoptie van procesverbeterende middelen (zoals het delen van informatie met verschillende personen of afdelingen) is daar een mooie illustratie van.
De bouwbedrijven zijn dus in staat om op korte tijd nieuwe technologie te introduceren. De technologie wordt hier gebruikt om klassieke papieren dragers te vervangen, zoals de papieren agenda. Het delen van de informatie die in al deze IT toepassingen is opgeslagen, is echter minder courant:
Vraag “Welke gedeeld”: • • • •
Bij de aanvragen voor mogelijke interventies aan ABC DigiBouw werd er een kleine online enquête gekoppeld. Hieruit blijkt bijvoorbeeld dat 53% van de aanvragers gebruik maakt van smartphones, veelal in combinatie met toepassingen zoals contactbeheer, e-mail, en Internet.
Vraag “Waarvoor gebruikt”: • • • • • •
worden
de
zaken worden binnen uw bedrijf
Contactbeheer 32% Kalender 39% Taken 23% E-mail 55%
Het delen van de informatie vooronderstelt een herziening van de processen en van de onderlinge communicatie tussen de geledingen van het bedrijf. We stellen vast dat de adoptiegraad hier een stuk lager ligt. Een aantal oorzaken voor dit fenomeen wordt hieronder uitgewerkt.
smartphones
Contactbeheer 71% Kalender en taken 86% E-mail 71% Internet 43% Applicaties 22% GPS 20%
[ 32 ]
3.3. De typische valkuilen op de weg naar procesverbetering Focus
op de korte termijn
Beslissingen blijven gestuurd door korte termijn behoeften van één of meerdere afdelingen zonder de tijd te nemen een globale toekomstige applicatiearchitectuur te ontwerpen waarbinnen de initiatieven en dringende behoeften via een opbouwend migratiepad kunnen worden gerealiseerd. ›› Snel resultaat willen halen op basis van een tool, zonder eerst de onderliggende processen en integratie van die processen aan te pakken. ›› Kostencriteria in plaats van toegevoegde waarde.
Uitstelgedrag Er is een spanningsveld tussen de behoeften van het bedrijf en de concrete acties die het bedrijf onderneemt. De ondernemer is zich bewust van de problemen, maar de prioriteit gaat naar de operationele taken waardoor er voor een fundamentele procesverbetering te weinig tijd en middelen
vrijkomen. De dagelijkse prioriteiten halen het van de lange termijn prioriteiten, terwijl de oplossing op lange termijn er juist in bestaat om het proces te stroomlijnen en zo de operaties efficiënter te maken.
Onvoldoende
change management
Procesverbetering vraagt de input van alle medewerkers op alle organisatieniveaus. De omvorming van de bestaande As Is situatie naar de gewenste To Be situatie is een complex proces, waarbij de ingezette software maar een deeltje van de oplossing biedt. Belangrijke risicofactoren zijn: ›› Onderschatting van de organisatorische en proces alignering vereisten van dergelijk veranderingstraject. ›› De weerstand tot verandering van sommige medewerkers. Bescherming van de “black box” van het proces waarvan de werking enkel gekend is door de medewerker.
Figuur 15: Urgent/Important activity matrix(5)
[ 33 ]
3.4. De specifieke IT-vereisten van de bouwsector De
››
markt voor bouwspecifieke software
Op de Belgische markt is specifieke bouwsoftware voorhanden voor kleine, middelgrote, en grote ondernemingen, al dan niet met een focus op een nichemarkt binnen de bouwsector. Het gaat hier om lokaal ontwikkelde software of om internationale standaard pakketten die aangepast zijn aan de behoeften van de bouwsector:
Architectuur
van de applicaties
Bouwbedrijven hebben vereisten die zelden allemaal in één software-applicatie terug te vinden zijn. Veelal zal een combinatie van ERP, CRM, elektronisch documentbeheer en mobiele applicaties nodig zijn. Ook voor de projectgedreven werking zijn niet alle applicatie even geschikt. De volgende functionele “spanningsvelden” zijn in de bouwsector legio: ›› Projectgedreven maar toch ontkoppeling naar stuk- of serieproductie (bv. staalconstructie en prefab). ›› Projectgedreven met grote focus op de resource knelpunten: kritisch materieel, kritische competenties (bv. kranen of lassen) i.p.v. gericht op tijdsplanning van de taken ›› Projectgedreven met extreme flexibiliteit (bv. weersomstandigheden)
Software aanbieder
Synchronisatie van “parallelle” ordercycli: offerte, order, uitvoering enerzijds en CAD (BIM), werkvoorbereiding, tekeningen en CNC koppelingen anderzijds.
Andere typische knelpunten zijn: ›› Afstand tussen de dagelijkse operatie en het IT-systeem kan groot zijn: op de werf geen of moeilijk toegang tot het systeem, maar daar gebeurt het grootste deel van de activiteiten. Remote access behoeften in ruwe werfomstandigheden. ›› Facturatie afwikkeling is verschillend van de opbouw van de product-project structuur: vorderingstaten en afhoudingen kunnen losgekoppeld zijn van de operationele project voortgang. ›› Doorgedreven integratie behoeften met documenten, tekeningen enz. ›› Niet CRM maar xRM behoeften met allerhande soorten partners binnen een genetwerkte omgeving (ingenieursbureau, studiebureau, architecten enz.) Dit betekent dat in de meeste bedrijven een applicatie mix nodig is, waarbij de verschillende toepassingen met elkaar geïntegreerd zijn.
Marktstrategie
Software integrator
Lokaal
Niche
Standaard Integrator is dikwijls = aanbieStandaard met maatwerk der en ontwikkelaar Framework met maatwerk
Internationaal
Veelal meer dan één integrator Standaard oplossing per regio per software aanbieVerticale markten + eigen modules integrator (“add on”) der + maatwerk
[ 34 ]
Type oplossingen
4. De contouren van ABC DigiBouw 2.0. 4.1. Afstemmen van de ABC DigiBouw-diensten op de behoeften Uit de analyse van de resultaten van de ABC DigiBouw interventies blijkt dat er zowel plaats is voor concrete ad hoc ondersteuning en adviezen, als voor een meer strategische benadering van de informatisering van de bedrijfsprocessen. We hebben ook gezien dat in vele gevallen de ad hoc ondersteuning directe verbeteringen heeft opgeleverd, terwijl de meer strategische adviezen veel minder aanleiding geven tot concrete acties. ABC DigiBouw 2.0 moet dus de sterke punten behouden, zoals de knowhow die verder opgebouwd is inzake planning, kostprijs en bedrijfs-
brede informatiesystemen. Tegelijk moet de impact van de interventies verhoogd worden, zodat na het advies ook concrete verbeteringsstappen genomen en geïmplementeerd worden. Om de slagkracht te verhogen, moeten we ervoor zorgen dat we die ondernemers bereiken die het meest behoefte hebben aan één of andere vorm van ondersteuning. Met andere woorden: waaruit bestaat onze doelgroep? Vanzelfsprekend moeten we diensten leveren die een zo goed mogelijk antwoord op de vraag bieden. We moeten dus ook de aanbodzijde bekijken: welke diensten kunnen en willen we aanbieden?
4.2. Vraag en aanbod: een raamwerk voor de dienstencatalogus Het WTCB hanteert een generiek procesmodel voor de bouwsector:
Figuur 16: het WTCB procesmodel voor de bouwsector
[ 35 ]
Het concrete procesmodel verschilt vanzelfsprekend sterk van bedrijf tot bedrijf, afhankelijk van factoren zoals: ›› Sector, zoals: • residentiële bouw • afwerking: schrijnwerk • voltooiing • afwerking: overige • wegenbouw • burgerlijk & Utiliteit • andere. ›› Bedrijfsgrootte: van eenmanszaak tot multinational. ›› IT-maturiteit. De kritische bedrijfsprocessen zijn sterk verschillend van sector tot sector. Binnen een bepaalde sector zijn de bedrijfsprocessen echter in mindere of meerdere mate identiek. De variatie ontstaat door de strategie, de focus, de specialisering, en de mate van integratie van het bedrijf. Uit al deze verschillende kritische processen kunnen we de competenties afleiden die we vanuit ABC DigiBouw kunnen aanbieden. Een typisch voor-
beeld is hier de planning: in het ene bedrijf gaat het over netwerkplanning, in het andere over resource planning. De IT-maturiteit (als bedrijf of binnen een bepaald proces) is bepalend voor het type diensten waar-in de ondernemer geïnteresseerd is: informeren, adviseren, of begeleiden. De bedrijfsgrootte is bepalend voor de vorm waarin deze diensten aangeboden kunnen worden. In een kleine familiezaak moeten de veranderingen laagdrempelig en geleidelijk ingevoerd worden. In grotere bedrijven zal een meer formele projectaanpak gevolgd moeten worden, startend van een goed uitgewerkte business case. De gebruikte methodologie zal dus variëren van een eerder informele benadering tot een formele best practice projectaanpak. Door deze drie assen te combineren kunnen we een raamwerk voor een dienstencatalogus opzetten.
Groot bedrijf
Projectmatig begeleiden Lage maturiteit
Klankbord
Competentie domein
Permanent begeleiden
Hoge maturiteit
Directief advies
Klein bedrijf
Figuur 17: ABC DigiBouw diensten raamwerk
[ 36 ]
Als voorbeeld kunnen we elektronisch documentbeheer nemen: ›› Een groot bedrijf met een eigen IT-afdeling heeft wellicht al de markt verkend en een projectdefinitie opgesteld. ABC DigiBouw kan hier de rol van klankbord spelen om het project van het bedrijf op verschillende punten te valideren alvorens de onderneming een selectietraject opstart. ›› In een kleiner bedrijf zal van ABC DigiBouw wellicht verwacht worden om een overzicht te geven van de spelers die in hun kleine omgeving geschikt zijn (= directief advies), en zal het ongetwijfeld nuttig zijn om de onderneming te ondersteunen bij de invoering van het systeem (= permanent begeleiden).
4.2.1. Informeren: concrete vragen en antwoorden Het ABC DigiBouw team heeft heel wat kennis opgebouwd die van direct nut kan zijn voor de bouwondernemingen in verschillende domeinen, zoals: ›› Planning ›› Kostprijs ›› Niche tools zoals Track & Trace toepassingen ›› Bedrijfsbrede informatiesystemen, zoals ERP, CRM, elektronisch documentbeheer Deze kennis moet verder geborgd worden in het ABC DigiBouw project en toegankelijk gemaakt worden voor de ondernemers. Een specifiek kennisdomein is de software voor kleine ondernemingen. Deze markt is dikwijls “onder de radar” van de grotere commerciële adviesbureaus, maar is van essentieel belang voor de ondernemingen met minder van 5 werknemers. Om zo veel mogelijk KMO-bouwbedrijven te bereiken startte ABC-DigiBouw met een roadshow in elke Vlaamse provincie. De infoavonden draaiden rond thema’s die de aannemers zelf als
grootste pijnpunten naar voor schoven. Veel van de deelnemende bedrijven hebben nadien contact opgenomen met ABC-DigiBouw, voor verdere begeleiding en advies. Ook bedrijven die niet aanwezig konden zijn, namen contact op met een concrete vraag of vroegen om een bedrijfscan uit te voeren. De roadshow, de extra publiciteit en artikels in de publicaties van de projectpartners zorgden ervoor dat het project de nodige bekendheid in de bouwsector verwierf. Voortbouwend op het succes van de provinciale informatieavonden rond documentbeheer, kostprijsberekening en planning, zijn er uitgebreidere sessies met onafhankelijke, bouwgerichte informatie en nieuwe thema’s zoals ERP en cloud computing georganiseerd. Rond verschillende thema’s werden ervaringsgroepen samengesteld met als doel het uitwisselen van praktijkervaring onder de aannemers. Bovendien is werk gemaakt van een website en een bouwdatabank met specifieke bouwsoftware.
4.2.2. Adviseren: een klankbord voor technologische innovatie In het kader van ABC DigiBouw is het zeker nuttig om aandacht te hebben voor nieuwe technologieën die van specifiek belang kunnen zijn voor de bouwsector. De focus moet hier niet liggen op de individuele software tools, maar op de potentiële voordelen van de nieuwe technologie en op de manier waarop de technologie ingevoerd kan worden. Typische voorbeelden zijn hier BIM (Building Information Modeling), cloud computing voor informatiedeling en samenwerking, geavanceerde RF technologie voor het scannen van de inhoud van een vrachtwagen, enz. Voor dergelijke innovatieve toepassingen kan in de schoot van ABC DigiBouw een specifieke werkgroep of ervaringsgroep opgericht worden, zodat aan de bedrijven die met vragen zitten een beeld kan gegeven worden van de evoluties, tendensen en successen bij hun vakgenoten.
[ 37 ]
4.2.3. Begeleiden: stap voor stap naar een hogere IT-maturiteit De behoefte aan ondersteuning en begeleiding in kleinere bedrijven is groot. Meestal is er voldoende motivatie, maar ontbreken de visie en de middelen om de stap effectief te zetten. Door gebruik te maken van het maturiteitsmodel kan ABC DigiBouw een perspectief bieden en tegelijk de eerste concrete fases van het project
vorm geven. De ABC DigiBouw adviseur speelt hier de rol van een adviseur die het project uittekent en richting geeft. Door op regelmatige tijdstippen de voortgang op te volgen en bij te sturen, blijft de focus op het project. De adviseur kan ook helpen om de klassieke valkuilen bij IT projecten te vermijden (zie ook deel 3.3, “De typische valkuilen op de weg naar procesverbetering”). Een zelfde soort dienst kan opgezet worden voor deelprojecten in grotere bedrijven.
4.3. De ABC DigiBouw-diensten in de markt zetten De diensten in de ABC DigiBouw portefeuille moeten aan zoveel mogelijk potentiële afnemers bekend gemaakt worden. De boodschap die gecommuniceerd wordt, en de manier waarop die communicatie gebeurt, zal verschillen naargelang de doelgroep. Relevante vragen zijn onder meer: ›› Grotere bouwondernemingen hebben reeds de weg gevonden naar softwareleveranciers en externe adviseurs, wat kan ABC DigiBouw hier als toegevoegde waarde bieden? ›› Specifieke focus op bedrijven die innoverende diensten en producten aanbieden?
[ 38 ]
›› ››
Moeten start-ups extra aandacht krijgen, vooral in innoverende sectoren of in sectoren met een kans op tewerkstellingsgroei? Er zijn bepaalde categorieën bedrijven die we niet bereikt webben in het huidige project. Wat kunnen we doen om deze groep beter te benaderen?
4.4. Een lange termijn relatie opbouwen De weg van idee naar realisatie kan lang zijn en we zien dat de bedrijven er niet altijd in slagen om dit proces tot een goed einde te brengen, laat staan de eerste stap te zetten. Indien we erin slagen om op meer permanente basis met de onderneming samen te werken, verhoogt de kans dat een concreet project gestart en opgeleverd wordt. Er zijn twee hefbomen om op de lange termijn te werken. ›› Vanuit een eerste contact (bijvoorbeeld een antwoord op een informatieve vraag) kan een meer uitgebreide audit opgezet worden om de vraag in de juiste context te plaatsen. Het is dus belangrijk om de contactmogelijkheden zo breed mogelijk te houden met een zo laag mogelijke drempel voor de ondernemer. ›› Minstens even belangrijk is het kaderen van de opdrachten in een logisch en coherent traject, op basis van het maturiteitsmodel. ABC DigiBouw kan hier de fundamenten bieden voor een weldoordachte IT-strategie, gekoppeld aan het coachen en ondersteunen van het bedrijf bij het uitvoeren van die strategie. De combinatie van laagdrempelige toegang en lange termijn visie is essentieel en geldt zowel voor de informatie-, advies-, en begeleidingsdiensten.
4.4.1. Een coherente visie: IT strategie 4.4.1.1. Componenten van een bedrijfsstrategie Om informatietechnologie succesvol in te zetten, moet de IT strategie afgestemd zijn op de be-drijfsstrategie. De strategie van een bedrijf omvat meerdere aspecten:
Marktpositionering Door een unieke set van “Buyer Values” (doorslaggevende redenen om bij het bedrijf te kopen) aan te bieden kan een bedrijf ofwel “cost leader”, “differentiator” of “niche speler” worden. Een “cost leader” zal veel aandacht besteden aan kostenreductie. Een “differentiator” legt de nadruk op de creatie van producten of diensten en bijbehorende service die moeilijk door de concurrentie gekopieerd kunnen worden. Een “niche speler” kiest een specifiek marktsegment om daarin “cost leader” of “differentiator” te worden. Deze keuzes hebben ook een impact op de oriëntering van de IT oplossing en zijn proces alignering.
Bedrijfsactiviteiten Wijziging (uitbreiding of afstoten) van de activiteiten door het verbreden/verkleinen van het gamma aan diensten of producten (vb. verhuur materiaal of transport) of door verticale integratie (vb. betoncentrale of groothandel in materialen). De bedrijfsactiviteiten zijn gekaderd in de strategie en houden ook verband met een aantal andere bedrijfskenmerken: ›› Groeifase: start-up, gevestigd bedrijf, generatiewissel op komst. ›› Marktomstandigheden: krimpende markt of groeimarkt ›› Kapitaalvereisten ›› Mate van innovatie De evoluties van de te ondersteunen activiteiten spelen uiteraard een rol bij de keuzes van IT-oplossingen.
[ 39 ]
Bedrijfscultuur Een specifieke bedrijfscultuur en instelling ten aanzien van werkethiek, omgang met medewerkers, leveranciers en vooral klanten kan ook afhankelijk zijn van de IT-systemen. Vele groot geworden (familie)bedrijven hebben hun succes te danken aan een sterke bedrijfscultuur. De leiding van het bedrijf slaagt er dan in om via deze sterke bedrijfscultuur de mensen te doordringen van een bepaalde werkmentaliteit en die uiteindelijk uitmondt in zaken zoals kwaliteit, klantenbinding of bepaalde performantie. Het is belangrijk dat de IT oplossingen, inclusief hun implementatietraject met die bedrijfscultuur rekening houden en zelfs versterken.
4.4.1.3. Rekening houden met het maturiteitsniveau Bij het afstemmen van de toekomstige applicatiearchitectuur op de bedrijfsstrategie speelt het bestaand maturiteitsniveau van het bedrijf, de startsituatie, dus een belangrijke rol (zie deel 2.2, Maturiteitsmodel voor de bouwsector). De weg naar een hoger maturiteitsniveau kan op verschillende manieren en op een verschillend tempo • Administratief werkbesparend gevolgd worden. Indien bijvoorbeeld de bedrijfs• Voorbeeld: boekhoudpakket en facturatie strategie gericht is op sterke uitbreiding van de 1 • Technische software activiteiten, kunnen deze nieuwe activiteiten eerst • Voorbeeld: calculatiepakketten ondersteund worden in stap 4 om die later via stap 2 • Budgetopvolging 5, 6 en 7 volledig te integreren.
3
4.4.1.2. Impact op IT-strategie
4
Voor elk van deze types bedrijfsstrategieën is de afstemming van IT en zijn projecten (processen, systemen, werkprocedures en verantwoordelijkheden) bepalend voor het succes. ›› Marktpositionering: de unieke set van Buyer Values realiseert zich niet als een magisch gevolg van een managementbeslissing. Het bedrijf moet ernaar “gereengineered” worden en de resulterende processen moeten door de nieuwe systemen ondersteund te worden. ›› Wijziging van activiteiten: het is duidelijk dat de systemen in de komende jaren dienen opgewassen te zijn tegen deze wijzingen van activiteiten. Bepaalde functionele behoeften kunnen vervallen of nieuwe behoeftes kunnen ontstaan. ›› De waarden die onderliggend zijn aan de bedrijfscultuur moeten verwerkt worden in de prioriteiten van de toekomstige systemen. Is de toegang tot projectinformatie eerder uitgewerkt vanuit een technische vraagstelling of vanuit de vraag naar persoonlijke klantencontacten? Is de rapportering gericht op prestatie vanuit het oogpunt van de klant of vanuit winstgevendheid van elk departement?
5 6 7 8
• Voorbeeld: Aankoopfacturen en tijdregistratie • Planning: activiteiten • Voorbeeld: projectplanning per project
• Planning: activiteiten en resources op multi‐project • Voorbeeld: inzet personeel over verschillende opdrachten • Integratie planning – voorraad – operaties – aankoop – financieel • Voorbeeld: geïntegreerd systeem • Budgetopvolging met integratie nacalculatie • Dynamische link tussen nacalculatie en voorcalculatie • Decision support – Kwaliteitsprocedures • Analyse verborgen knelpunten en opportuniteiten
4.4.2. Van “As Is” naar “To Be” Indien geconstateerd wordt dat er een groot probleem is met de omzetting van de ideeën naar goede realisaties dan is het duidelijk dat er beter meer gefocust wordt op de probleemdefinitie, de procesverbetering, en het migratiepad en dan wel op de software tools zelf. De kloof tussen de intentie om te veranderen en de werkelijke realisatie van de verandering lijkt in veel gevallen breed te zijn. Het is niet eenvoudig om de visie van de organisatie te vertalen in concrete IT projecten die passen in een coherente strategie:
[ 40 ]
Het is een goed idee om op een gefaseerde manier systemen in te voeren. Het spreidt de risico’s en de resultaten van de eerste fases en kunnen de organisatie motiveren en dus mobili-seren voor de volgende fases. Er wordt geconstateerd dat deze fasering niet altijd even goed wordt aangepakt. De manier waarop deze fasering wordt gerealiseerd kan een groot verschil uitmaken op middellange en lange termijn. De diensten die ABC DigiBouw aanbiedt, moeten daarom gericht zijn op de lange termijn, een juiste fasering, en een realisatie van toegevoegde waarde per stap.
Verkeerde
fasering
Veel IT projecten ontstaan uit een algemene frustratie waaruit een dadingsdrang ontstaat. Men overtuigt het management om ten minste voor de belangrijkste pijnpunten een IT investering te realiseren. Welk domein uiteindelijk in die eerste fase terechtkomt is afhankelijk van vele subject-ieve factoren. De beslissing is veelal arbitrair. De manier waarop vervolgens een tweede fase ontstaat is meestal niet veel verschillend van de eerste fase. Dit gaat op deze manier iteratief verder van fase naar fase tot men op een bepaald ogenblik constateert dat: ›› de verschillende systemen van de verschillende fases niet op elkaar zijn afgestemd ›› men enkel verder kan door het geheel door een ander systeem te vervangen met een bredere scope: men zit dus vast ›› de synchronisatie tussen de verschillende eilanden het nieuw pijnpunt is geworden
Voorgestelde
fasering
Veel bedrijven zijn niet in staat om de vereisten voor de toekomst in kaart te brengen en die te vertalen in een toekomstige applicatie-architectuur. ABC DigiBouw kan er eerst voor zorgen dat de vooropgestelde To Be situatie gealigneerd is met de strategische objectieven van het bedrijf (groeipolen, nieuwe activiteiten, enz.). ABC DigiBouw zorgt er vervolgens voor dat deze To Be situatie beter uitgewerkt wordt in een meer gedetailleerde applicatie-architectuur en een Business Case. In functie van de grootte van het bedrijf en het maturiteitsniveau, kan de Business Case impliciet of expliciet, eerder algemeen of zeer gedetailleerd zijn. In elk geval moet het antwoord gegeven worden op de vraag: “wat brengt de investering op voor de onderneming?”. Eenmaal men een applicatie-architectuur en het migratie-pad (fasering) heeft gekozen kan men op deze manier toch alle voordelen van een gefaseerde aanpak realiseren door geleidelijk aan zijn projecten en investeringen in verschillende fases op te bouwen met de toekomstige applicatiearchitectuur toe voor ogen. Met deze aanpak zorgt ABC DigiBouw ervoor dat IT de bedrijfsstrategie op een kostefficiënte manier ondersteunt zonder de dubbele kosten van blokkerende tussenstadia die achteraf toch vervangen dienen te worden.
[ 41 ]
5. Woordenlijst B2B
Een internationale aanduiding voor Business-to-Business. Meestal betreft het hier bedrijven die specifiek zaken doen met andere bedrijven.
B2C
Een internationale aanduiding voor Business-to-Consumer. Meestal betreft het hier bedrijven die specifiek zaken doen met consumenten.
BIM
Een Building Information Model (BIM) is de oplossing die er voor zorgt dat alle relevante informatie gedurende het hele bouwproces wordt opgeslagen, gebruikt en beheerd in een digitaal (3D) gebouwmodel.
Business Case
Een projectmanagementterm waarin de zakelijke afweging om een project of taak te beginnen beschreven wordt. In de businesscase worden de kosten tegen de baten afgewogen. Vaak wordt aan de hand van de businesscase besloten om wel of niet te starten en/of verder te gaan met een project.
CAD
Computer Aided Design is de algemene term voor het tekenen en/of ontwerpen met behulp van de computer.
Cloud Computing
Een model dat het mogelijk maakt om door middel van een computernetwerk gedeelde configureerbare computermiddelen (zoals netwerken, servers, opslag, applicaties en diensten) op aanvraag beschikbaar te stellen op een snelle, gemakkelijke en alomtegenwoordige manier met minimale beheermoeite of tussenkomst van een serviceprovider.
CRM
Customer Relationship Management of klantrelatiebeheer is een systeem waarbij het optimaliseren van alle contacten met de klant centraal staat en er wordt getracht elke klant een individuele waardepropositie aan te bieden gebaseerd op zijn of haar wensen.
DMS
Een documentmanagementsysteem (DMS) of documentbeheersysteem is over het algemeen een database waarin beschrijvende kenmerken metadata van documenten worden opgeslagen en makkelijk zijn terug te vinden zijn aan de hand van de kenmerken (metadata). De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk) locatie, die via de database toegankelijk is.
ERP
Het begrip ERP staat voor Enterprise Resource Planning wordt voornamelijk binnen organisaties gebruikt ter ondersteuning van de meeste processen binnen het bedrijf. Waarbij voorheen veel bedrijven gebruikmaakten van verschillende programmas om hun bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, kunnen in een ERP-programma een heel groot aantal processen worden ondergebracht. Een gevolg van een dergelijk ERP-systeem is dat gegevens van bijvoorbeeld klanten en producten (denk aan adresgegevens van klanten) binnen de organisatie slechts eenmaal ingevoerd hoeven te worden, omdat een enkele database wordt gehanteerd. Naast dat de kans op inconsistente data wordt verkleind kan een ERP-systeem veel andere voordelen bieden zoals een efficiëntere manier van werken, betere communicatie en soms zelfs kostenreductie.
[ 42 ]
Hardware en infrastructuur
Met hardware (ook wel: apparatuur) worden in de computertechniek alle fysieke componenten aangeduid die in een computer een rol spelen. De term wordt gebruikt als tegenhanger van software. Voorbeelden zijn een computer, server, laptop, printer. De informatica infrastructuur wordt opgebouwd uit technische middelen die ook wel: “netwerk componenten” worden genoemd. De netwerk bekabeling, routers & switches (verdeling van de elektronische signalen over het netwerk) zijn praktische voorbeelden hiervan.
Kostprijsberekening
Bij de kostprijsberekening dient men voor elk project rekening te houden met de directe kosten zoals arbeidslonen, materiaal- en grondstofkosten, de materieelkosten en eventuele onderaannemingskosten. Daaraan moet men nog de indirecte kosten toevoegen die bestaan uit de algemene bedrijfskosten en de specifieke bouwplaatskosten. Om de uiteindelijke verkoopprijs te bekomen, dient men hierbij nog de winstmarges en de risicocoëfficiënt op te tellen.
KPI
Key performance indicators (kritieke prestatie-indicatoren) zijn variabelen om prestaties van ondernemingen te analyseren. Met deze informatie kan de ontwikkeling van de onderneming als geheel gevolgd worden, in vergelijking met het verleden en in vergelijking met de concurrentie.
NAS
Network-attached storage staat voor een opslagmedium dat op het netwerk aangesloten is.
Planning
Planning heeft zowel betrekking op het proces om tot een plan te komen, op het plan zelf als op de juiste en tijdige uitvoering van het plan. Veel vormen van planning combineren: • een doel en een idee over de wenselijkheid van het doel • de beoogde activiteiten • een gewenst tijdpad • een idee over de waarschijnlijkheid van het behalen van het doel en de uit • voering van de activiteiten
SLA
Een Service level agreement (SLA) is een contractuele overeenkomst waarin afspraken staan tussen aanbieder en afnemer van een dienst of product.
Track & Trace
Track & Trace staat voor een soft- en hardwarematige oplossing die de onderneming in staat stelt een volwaardige registratie van alle ritten van de voertuigen, bewegingen van de machines of gepresteerde uren van de werknemers te verzekeren.
Best Practice
Een best practice is een techniek, werkmethode, proces of activiteit die zich als effectiever heeft bewezen dan enige andere techniek, methode etc.
[ 43 ]
[ 44 ]
Colofon Dit witboek kwam tot stand dankzij de bijdrage van :
AUTEURS: ›› Mike Bogaerts, WTCB ›› Bart Coemans, WTCB ›› Renaldo Delabie, Trilogy ›› Tim Lemoine, WTCB ›› Rolan Linsen, Bouwunie ›› Michael Lippens, OCW ›› Stijn Mostmans, WTCB ›› Geert Ramaekers, Bouwunie ›› Olivier Sabbe, WTCB ›› Koen Scheiris,Trilogy ›› Peter Van Damme, VCB ›› Marc Van Herle, VCB ›› Johan Van Mol, WTCB ›› Tim Vissers, WTCB
ABC DigiBouw krijgt financiële steun van het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) met een maximum van 872.695,52€ gespreid over twee jaar. Daarnaast krijgt het project Vlaamse steun.
Een initiatief van
WTCB
ABC DigiBouw geniet de steun van
informeert - adviseert - stimuleert
WTCB
informeert - adviseert - stimuleert
WTCB WTCB
informeertinformeert - adviseert -- stimuleert adviseert - stimuleert
[ 45 ]
