inzicht
EEN INITIATIEF VAN ERNST & YOUNG IN SAMENWERKING MET DE TIJD EN L’ECHO l
INTERVIEW
2-3
Jo Sanders, Lena Plas en Yves tiberghien
EACCOUNTING
NOVEMBER 2007
4
Focus op internetboekhouden
EFINANCIALS
5
Rapportering onder controle
EPERFORMANCE
6
Inzicht in de prestaties van uw onderneming
15 juni 2007 Internationale trends in fiscaliteit
21 september 2007 IFRS: evaluatie 1 jaar na datum 30 november 2007 eBusiness voor groeibedrijven
ILLUSTRATIE: IEF CLAESSEN
INZICHT VIER DOSSIERS
22 februari 2008 Change: het omzetten van creativiteit in businessprocessen
Vragen over deze problematiek ? Wil u dit dossier ook online raadplegen ? www.tijd.be/ebusiness
eBusiness voor groeibedrijven Om te kunnen groeien in de snel veranderende en hoogcompetitieve omgeving van nu, moet de hedendaagse bedrijfsleider beide handen vrij hebben om te kunnen focussen op zijn kernactiviteit. Dankzij ontwikelingen op technologisch- en op managementgebied staan nu de tools en services ter beschikking om de ondernemer bij te staan bij de verschillende fases van de groei. Tijdens de opstartfase verlost eAccouning de bedrijfsleider van de administratieve rompslomp. Bij de uitbouwfase helpt eFinancials de financiële rapportering onder controle te houden. En tijdens de verdere groei biedt ePerformance de mogelijkheid om met een compleet dashboardsysteem het reilen en zeilen van de hele onderneming in de gaten te houden. In deze bijlage laten de specialisten van Ernst & Young hun licht schijnen op de mogelijkheden die ebusiness biedt aan groeibedrijven.
2
EBUSINESS VOOR GROEIBEDRIJVEN
EDITORIAAL
Yves TIBERGHIEN
Verantwoordelijke Accountants/Fiduciaire
Technologische ontwikkelingen die elkaar steeds sneller STEUNING KAN EEN opvolgen en de grotere beschikbaarheid en capaciteit van breedONDERNEMING EVOLUEREN band transformeren onze econoNAAR EEN KOSTENBESPAmie en onze ondernemingen in een nooit eerder gezien tempo. REND EBEDRIJFSMODEL Die veranderingen bieden stuk voor stuk strategisch belangrijke uitdagingen en mogelijkheden om het groeipotentieel en het differentiërend, concurrerend vermogen van ondernemingen te herevalueren en te versterken. Ondernemers en bedrijven streven er steeds naar tijd en middelen zo efficiënt mogelijk aan te wenden. De focus op de kernactiviteit(en) is de hoogste prioriteit. Belangrijke randvoorwaarden voor een goede bedrijfsvoering zijn ondersteunende processen zoals een correcte en een up-to-date financiële administratie, het tijdig kunnen beschikken over managementrapportages en een geavanceerd relatiemanagementsysteem. Met de gepaste technologische en managementondersteuning kan een onderneming evolueren naar een kostenbesparend ebedrijfsmodel met maximale efficiëntie en flexibiliteit, zonder concessies te doen op het gebied van betrouwbaarheid, continuïteit en kwaliteit. Het natuurlijke gevolg van die extended ebusiness approach is dat ondernemingen in verhoogd tempo hun business process management willen zien evolueren en het pro-actief aanwenden als een strategische hefboom in hun ontwikkeling en groei. Vanzelfsprekend gaat dit in een bedrijf gepaard met heel wat diepgaande veranderingen van zowel organisatorische, operationele als procesmatige aard. De uitdaging is echter veel groter dan die eerste dimensie alleen. Innovatieve ondersteunende processen, zoals eAccounting, eFinancials of ePerformance, vereisen eveneens een mentaliteitswijziging en hebben qua impact op (korte) termijn zelfs invloed op de evolutie van de bedrijfscultuur. De ultieme toegevoegde waarde van de implementatie van een extended ebusinessbedrijfsmodel wordt dan ook steeds gerealiseerd in omgevingen waar de onderneming erin slaagt om een hoge mate van synergie te creëren tussen beide dimensies. Op die manier realiseert de onderneming een innovatieve, toekomstgerichte verhouding tussen haar processen en technologie enerzijds en haar menselijk kapitaal anderzijds, wat tot een natuurlijk hefboomeffect in de organisatie leidt. De ondernemingen die deze uitdagingen als een kans zien om hun bedrijfsperformantie en bijgevolg hun competitief vermogen te verhogen, zullen ongetwijfeld behoren tot het keurkorps van de sterkste groeiers van de nabije toekomst. Snelheid en connectiviteit in een geïntegreerd business process management in combinatie met de juiste aandacht voor en investeringen in het menselijk kapitaal zijn nu al de drijvende krachten achter het groeimodel van de toekomst. We mogen gerust stellen dat het proportioneel belang van die beweging in de globale context van duurzame en winstgevende groei enkel nog zal toenemen. Is uw onderneming daar klaar voor? MET DE GEPASTE ONDER-
COLOFON Ernst & Young Accountants/Fiduciaire: Yves tiberghien, Partner Lena Plas, Partner Philippe Verhoeven, Director Johan Verheyen, Senior Manager Ernst & Young Business Advisory Services: Jo Sanders, Partner Datamotive: Nick Wuyts www.eaccounting.be www.efinancials.be www.ey.com/be 02/774.91.13
Een realisatie van Mediafin Publishing: Uitgever: Dieter Haerens Coördinatie: David Hendrickx Lay-out: De Tijd Fotograaf: Jerry De Brie
ebusiness in de
praktijk
INTERVIEW MET JO SANDERS, LENA PLAS EN YVES TIBERGHIEN De bedrijfsvoerder van vandaag staat voor een revolutionaire verandering in het managen dankzij een aantal technologische ontwikkelingen. Het internet is vandaag volwassen geworden, en ebusiness is niet meer een droom maar werkelijkheid. Jo Sanders, Lena Plas en Yves tiberghien van Ernst & Young leggen uit hoe eAccounting, eFinancials en ePerformance de manager ontlasten en hem de vrijheid geven zich toe te leggen op zijn kernactiviteit.
D
e technologische evolutie heeft de vorige decennia en vooral de laatste jaren geleid tot heel wat veranderingen in het bedrijfsleven. Hoe uit zich dat? Jo Sanders: ‘Bij elke fase van de groei van een bedrijf, wijzigt ook de rol van de ondernemer fundamenteel. In de eerste fase staat hij aan het front, in de tweede fase heeft hij verscheidene rechterhanden die meer structuur brengen in het ondernemen, terwijl hij in de derde fase nog meer manager is en zich laat omringen door andere managers, zodat een complementariteit ontstaat. De groeionderneming van vandaag richt zich veel meer op haar kerntaak en besteedt veel minder aandacht aan haar andere activiteiten. In elk van de drie fases kan de ondernemer zich daartoe laten bijstaan door de geschikte toepassingen.’ Yves tiberghien: ‘Bij de eerste fase of opstartfase van een bedrijf raden wij aan geen energie te steken in het zelf organiseren en opvolgen van de boekhouding maar die volledig uit te besteden door gebruik te maken van eAccounting.’ ‘Als het bedrijf dan verder groeit, zal de manager op een bepaald ogenblik inzien dat hij meer en meer moet gaan delegeren. Bij die stap naar de uit-
FOTO: CORBIS
E
BIJLAGE i.s.m. ERNST & YOUNG
De papieren rompslomp kan afleiden van de kerntaken.
bouwfase worden rapportering en opvolging cruciaal. Daarvoor staat er eFinancials ter beschikking.’ ‘In de derde fase is de bedrijfsleider zo goed omringd dat hij enkel nog een soort dashboard nodig heeft waarop hij zijn performantie in één oogopslag kan aflezen. ePerformance helpt hem daarbij, en laat hem toe zich bijgevolg volledig te concentreren op zijn business.’ Door de evolutie van vandaag volgen de veranderingen elkaar ook sneller op. Kan een ondernemer dat nog wel bolwerken?
Lena Plas: ‘De tijden zijn veranderd, maar de tools ook. De bedrijfsleider van vandaag moet inderdaad veel meer informatie verwerken, maar hij heeft nu de middelen in handen om dat op een overzichtelijke manier te doen door eAccounting, eFinancials en ePerformance. Bovendien heeft hij daar geen gespecialiseerde boekhoudkundige of IT-kennis voor nodig. Eigenlijk staat in eAccounting, eFinancials en eReporting de ‘e’ niet centraal, maar wel de accounting, finance en performance. Met andere woorden: het internet is volwassen geworden en speelt zijn ondersteunende rol op de achtergrond.’ De behoefte aan managementinformatie is alleen maar toegenomen. Hoe komt dat? Jo Sanders: ‘Traditioneel werden bijna louter financiële zaken gemeten en dat is nog altijd de basis. Maar vandaag wil men ook de kwaliteit van klantenrelaties meten, hoe men op operationeel vlak presteert en of men wel innovatief genoeg bezig is. Die metingen worden in een tabel of scorecard omgezet waarop men kan zien dat die elementen gerelateerd zijn en dat het financiële vaak het resultaat is van de andere elementen. Dankzij de meting van nietfinanciële indicatoren krijgt de ondernemer dus een veel vollediger overzicht van de situatie
3
EBUSINESS VOOR GROEIBEDRIJVEN
BIJLAGE i.s.m. ERNST & YOUNG
DANKZIJ DE METING VAN NIET-FINANCIËLE INDICATOREN KRIJGT DE ONDERNEMER EEN VEEL VOLLEDIGER OVERZICHT VAN DE SITUATIE IN ZIJN BEDRIJF. JO SANDERS
DE TIJDEN ZIJN VERANDERD, MAAR DE TOOLS OOK. LENA PLAS
Yves tiberghien (rechts): ‘Accountants genereren te vaak cijfers na de feiten, terwijl er meer pro-actief gewerkt moet worden.’
MEN IS NOG ONVOLDOENDE GEËVOLUEERD VAN EEN ‘IT-ORIENTEND BUSINESS’ NAAR EEN ‘BUSINESS ORIENTED IT’. YVES TIBERGHIEN
in zijn bedrijf, en kan hij zijn strategie uitbouwen of waar nodig bijsturen. Het gaat dus om een pro-actief managementsysteem.’ De groei van de markt is enorm toegenomen. Hoe kan de bedrijfsleider meegroeien met die markt? Yves tiberghien: ‘Tien jaar geleden hield de manager zich, vaak ook uit noodzaak, bezig met de boekhouding en administratie, terwijl de hedendaagse ondernemer werkt met een financiële businesspartner. Die moet kunnen meedenken met het bedrijf en informatie aanreiken of metingen analyseren.’ Jullie voorzien het bedrijf van tools, maar jullie begeleiden ook met diensten. Lena Plas: ‘Bij eAccounting kunnen we de hele boekhoudkundige last uit handen nemen. Bij de overstap naar eFinancials en ePerformance gaan we helpen bij het interpreteren van de verzamelde informatie. We stimuleren de bedrijfsleider om het juiste accent te leggen en we polsen naar zijn wensen rond rapportering.’ Als je als onderneming je boekhouding uitbesteedt, geef je dan niet een stuk
kennis uit handen? Ligt dat niet gevoelig? Lena Plas: ‘Er is inderdaad koudwatervrees. De realiteit leert ons bijvoorbeeld dat veel bedrijven vasthouden aan de fysieke aanwezigheid van hun gegevens op hun eigen server. Maar die staat dan vermoedelijk ergens onbeheerd in een lokaal. De angst voor de stap naar ebusiness is dikwijls onterecht, want de informatie van het bedrijf is nu juist ondergebracht in een beveiligde omgeving.’ Hoe ingeburgerd is dit systeem dat eigenlijk een Angelsaksisch managementsysteem is? Yves tiberghien: ‘In België is het aan een opmars bezig, maar er is nog een lange weg af te leggen. Het vraagt een mentaliteitsverandering. Maar de vooruitgang van de techniek maakt het steeds meer aantrekkelijk.’ ‘Vijf jaar geleden hadden we dit systeem niet aan een groeionderneming kunnen aanbieden. Intussen zijn de tools veel intuïtiever en meer flexibel geworden. Er zijn echter veel bedrijven die nog steeds alleen maar rapporteren volgens de vertrouwde Belgische boekhoudwet. Accountants zijn vaak van nature eerder conservatieve mensen. Zij genereren te vaak cijfers na de feiten, terwijl er meer pro-actief gewerkt moet worden. De drempelvrees ligt voor een deel daar. Men is nog onvoldoende geëvolueerd van een ‘IT-orientend business’ naar een ‘Business oriented IT’. Daar ligt een gouden toekomst voor informatici.’
David Hendrickx
FOTO: JDB
Verandering en de levenscyclus van een onderneming De groei van een onderneming verloopt in vier fasen waarin telkens een periode van evolutie en revolutie elkaar afwisselen. Tijdens de periodes van evolutie wordt gestreefd naar groei, maar aan het einde van elke fase wordt de ondernemer geconfronteerd met een crisis. De vier fasen van groeiontwikkeling vragen elk een verschillende aanpak om veranderingen te initiëren. De rol van de ondernemer én van de managers zal veranderen in de loop van het proces. Fase 1: Opstart In de opstartfase van een bedrijf ligt de nadruk op het creëren van nieuwe producten en diensten. Ze wordt gekenmerkt door een informele organisatie met een centrale rol voor de ondernemer. De ondernemer is de motor achter de zoektocht naar nieuwe producten, markten en businessconcepten. De veranderingen worden geïnitieerd door de ondernemer die in het centrum staat van alle activiteiten. Exploratie, creativiteit en volharding zijn sleutelwoorden. Die fase eindigt met een leiderschapscrisis omdat de groeiende organisatie behoefte krijgt aan een echte leider/manager. Fase 2: Uitbouw In de uitbouwfase geeft de ondernemer meer sturing. De onderneming groeit en de ondernemer laat zich bijstaan door managers. De managementstijl wordt directiever en financiële en operationele opvolgingssystemen vinden hun ingang. Hier omringt de ondernemer zich met een aantal rechterhanden die
een specialiteit (product of markt) voor hun rekening nemen. Veranderingen worden geïnitieerd door de specialisten die goed luisteren naar hun klanten en de producten en processen zo goed mogelijk afstemmen op hun behoeften. De ondernemer speelt hier een coördinerende rol. De managers voelen zich na verloop van tijd beperkt in hun bewegingsvrijheid door een te strakke leiding van de ondernemer en er volgt een autonomiecrisis. Fase 3: Niche In de nichefase nestelt de onderneming zich comfortabel in een niche. Profitcentra en kostencentra worden de kern van de beleidsstructuur. De ondernemer en het topmanagement blijven op afstand en komen alleen maar in actie wanneer het mis dreigt te gaan. Ze concentreren zich op het ontwikkelen van nieuwe business. In die fase wordt de organisatie omgevormd tot een performante, goed gestuurde onderneming die binnen een specifieke niche haar plaats opeist. De veranderingen worden geïnitieerd door het managementteam. De ondernemer heeft een voorbeeldfunctie en de kunst bestaat erin om de oprichtersvisie zo correct mogelijk over te dragen op de verschillende managers die niet altijd uit de onderneming zelf komen. Door het delegeren krijgt de ondernemer na verloop van tijd het gevoel dat hij de onderneming niet meer echt in de hand heeft, met een beheerscrisis als gevolg.
Fase 4: Maturiteit In de fase waarbij de onderneming groot geworden is, ontdekt de ondernemer dat een onderneming kan worden geleid via coördinatie. Het topmanagement neemt het initiatief en bewaakt de processen en procedures. Een succesvolle nicheonderneming die blijft groeien door het blijven aanboren van nieuwe product/marktcombinaties, door het op de markt brengen van nieuwe businessconcepten en door een geografische uitbouw, zal geconfronteerd worden met een managementcrisis. De klassieke organisatie rond de functies verkoop, productie, financiën… zal omgebouwd moeten worden tot een groep business units. In deze fase zullen de veranderingen geïnitieerd worden door het topmanagement samen met de business unit managers. Het is essentieel dat in deze meer bureaucratische onderneming voldoende intrapreneurship bestaat om veranderingen te stuwen. Het is de rol van de bedrijfsleider om in deze fase een positief-kritische houding aan te nemen, om alles voortdurend ter discussie te blijven stellen én om in een goede visvijver intrapreneurs te kweken. Bronnen: M. Van de Erve (2003); H. Crijns & H. Ooghe (1995); M. Beer & N. Nohria (2000); Churchill & Lewis (1983). Jo Sanders Partner
4
EBUSINESS VOOR GROEIBEDRIJVEN
BIJLAGE i.s.m. ERNST & YOUNG
Handen vrij voor ondernemen dankzij internetboekhouden EACCOUNTING: DE BOEKHOUDING VAN UW BEDRIJF IN GOEDE HANDEN Met eAccounting stelt Ernst & Young een eigen boekhoudkundige ASP-toepassing ter beschikking. Zo kunnen ondernemers hun boekhoudkundige
rompslomp uitbesteden zonder de controle te verliezen. En het maakt tijd vrij voor waar het in het ondernemen om draait: de kernactiviteiten.
Internet
Cliënt
Ernst & Young
@
Medewerkers
Medewerkers Boekhouddossier
S
teeds meer bedrijven zetten hun servers aan de deur en laten hun toepassingen draaien bij een externe dienstverlener, een zogenaamde Application Service Provider of ASP. Vooral de ontwikkeling van snelle, betrouwbare én betaalbare internettoegang voor bedrijven heeft hierbij voor een doorbraak gezorgd. Ook voor kmo’s is ASP vaak een voor de hand liggende keuze.
DANKZIJ EACCOUNTING KUNNEN STARTENDE BEDRIJVEN ZICH MEER CONCENTREREN OP HUN EIGEN BUSINESS EN HEBBEN ZE TOCH HUN BOEKHOUDING BINNEN HANDBEREIK.
Externe partner
Niet de cliënt, maar de dienstverlener investeert in computers en in de bedrijfssoftware die hij daarop installeert. De cliënt betaalt voor het gebruik van de softwaretoepassingen en als eindgebruiker heeft hij zelf dus geen gespecialiseerde bedrijfssoftware op zijn pc draaien, maar krijgt hij via het internet toegang tot de toepassingen die hij nodig heeft, wanneer en zo vaak hij wenst. Om toegang te krijgen tot de software van de ASP-leverancier heeft de cliënt enkel een standaard webbrowser nodig en bij voorkeur ook een breedbandverbinding zoals ADSL of kabel. De Application Service Provider staat ook in voor de back-up van de bedrijfsgegevens. Met eAccounting stelt Ernst & Young een eigen boekhoudkundige ASP-toepassing ter beschikking van zijn klanten. Ernst & Young was in 2000 één van de pioneers om het internetboekhouden via een eigen ASP-omgeving op de markt te brengen. Actueel is Ernst & Young één van de marktleiders in dit segment. In een beveiligde omgeving krijgt de gebruiker via een identificatiecode en een eigen wachtwoord toegang tot de boekhoudkundige software en gegevens van zijn onderneming. Het modulaire boekhoudpakket is zeer gebruiksvriendelijk, vraagt geen intensieve opleiding en biedt een
brede waaier aan mogelijkheden. Het is tegelijk multidossier en multi-user: verschillende dossiers kunnen toegankelijk gemaakt worden met één paswoord en verschillende mensen kunnen toegang krijgen tot hetzelfde dossier. Dankzij eAccounting kunnen startende bedrijven zich meer concentreren op hun eigen business en hebben ze toch hun boekhouding binnen handbereik. Ze weten dat hun boekhouding correct wordt opgestart, in overeenstemming met alle wettelijke fiscale en boekhoudkundige voorschriften (onder meer met het gestandaardiseerde boekhoudplan). Via een kritische analyse van bij de start van de onderneming kan snel de nood aan een analytische boekhouding met kostenplaatsen gedetecteerd worden. Ook de budgettering en het facturatiebeheer kunnen gekoppeld worden aan de boekhouding. Bij bestaande ondernemingen kunnen deze diverse mogelijkheden van dienstverlening ten allen tijde geïmplementeerd of aangepast worden.
DE VOORDELEN VAN EACCOUNTING VOOR DE ONDERNEMER Met eAccounting hoeft de ondernemer geen bijkomende investeringen te doen in specifieke hard- en software vermits de
TIJD Graphics - Bron: Ernst & Young
programma’s en gegevens op het beveiligde netwerk van de dienstverlener draaien. Afzonderlijke aankoop-, onderhoudsen upgradingkosten van de software kunnen worden geschrapt en de boekhoudsoftware is op elk ogenblik up-to-date met de snel evoluerende Belgische wetgeving rond de btw-aangifte, de intrastataangifte of de jaarrekeningen. De ondernemer moet zich ook niet meer bekommeren om extra beveiligings- en back-upvoorzieningen omdat er wordt gewerkt via een extern datacenter dat gespecialiseerd is in hoog beveiligd gegevensbeheer. De ASP-toepassing wordt voortdurend gemonitord en garandeert een perfecte beveiliging van de gegevens van de ondernemer.
FLEXIBILITEIT IN DE RELATIE DIENSTVERLENER-CLIËNT eAccounting maakt optimaal gebruik van de mogelijkheden die het internet als communicatiemiddel biedt. De communicatie en interactie tussen de dienstverlener en de cliënt worden efficiënter en aanzienlijk vereenvoudigd. De cliënt is minder afhankelijk van zijn dienstverlener vermits de boekhoudkundige gegevens, net zoals bij internetbankieren, online en de klok rond beschikbaar zijn, zonder kosten- en tijdrovende ver-
plaatsingen naar het kantoor van de dienstverlener. Beide partijen beschikken tevens permanent over dezelfde informatie. Voor de uitvoering van de boekhoudkundige taken heeft de cliënt in overleg met de dienstverlener twee opties: ofwel worden die taken volledig uitgevoerd door de dienstverlener, ofwel worden ze gedeeltelijk uitbesteed. In het geval van volledige uitbesteding zal de dienstverlener alle boekhoudkundige werkzaamheden verrichten. De ondernemer gebruikt eAccounting om de boekhouding te raadplegen, resultaten en rapporten af te drukken of betalingen op te volgen. Via de bankingmodule kan de ondernemer zelf een bankbestand aanmaken om vervolgens elektronische betalingen uit te voeren. Die verrichtingen worden automatisch en online in de boekhouding verwerkt en de betaling van facturen dient niet meer manueel geboekt te worden. Bij gedeeltelijke uitbesteding bepaalt de cliënt zelf wie toegang heeft tot de boekhouding van zijn onderneming om de dagelijkse boekhoudkundige taken uit te voeren. De dienstverlener verzorgt dan de meer gespecialiseerde taken, zoals de boeking van de maandelijkse afsluitposten, het nazicht van de maandelijkse boekhoudkundige verrichtingen in functie van de btw-aangifte of de jaarafsluiting. Ten slotte kan de ondernemer er ook voor kiezen om de boekhoudkundige taken tijdelijk volledig uit te besteden, bij ziekte van een medewerker bijvoorbeeld, of wanneer een ander project prioriteit krijgt. Zolang de omstandigheden dat vragen, kan de dienstverlener via eAccounting op een eenvoudige manier de continuïteit van de boekhouding van zijn cliënt garanderen, terwijl deze zelf altijd en overal toegang tot en controle over zijn cijfers behoudt. www.eAccounting.be
Lena Plas Partner Johan Verheyen Senior Manager
5
EBUSINESS VOOR GROEIBEDRIJVEN
BIJLAGE i.s.m. ERNST & YOUNG
Ebusiness bespaart op de kosten In de relatie tussen accountant en klant speelt papier nog steeds een grote rol. Het gebruik van eAccounting, eFinancials en andere online-toepassingen brengt daar veranderingin. Dat bespaart op kosten en is bovendien milieuvriendelijk: ■
■
■
■
■
■
Onafhankelijk van het gebruikte boekhoudpakket geeft eFinancials gebruiksklare en begrijpbare financiële informatie.
FOTO: CORBIS
Financiële rapportering onder controle
se verstrekt daarbij uitgebreide toelichting aangaande het al dan niet slagen in het behalen van vooropgestelde doelstellingen zoals bijvoorbeeld omzetevolutie, kostenbeheersing en winsten. Deze gecombineerde gegevens laten toe bij te sturen of bevestigen de ingeslagen weg.
OVERZICHT
EFINANCIALS: ZICHT OP DE FINANCIËLE INFORMATIE VAN UW BEDRIJF
De succesvolle hedendaagse ondernemer moet niet alleen kaas gegeten hebben van productie, marketing en verkoop, maar ook een kei zijn op het gebied van strategie, human resources en financieel beheer. Bovendien moeten steeds
O
m tegemoet te komenaan de groeiende nood aan informatie van bestuurders, financiële instellingen, aandeelhouders, medewerkers, leveranciers en cliënten, moet een bedrijf steeds meer een beroep doen op een rapportering die afwijkt van de klassieke verslaggeving. De Belgische presentatie van de wettelijke balans- en resultaten- rekening voldoet meestal niet aan die informatiehonger. De informatie dient bovendien voor iedereen direct beschikbaar te zijn en de belanghebbenden willen zelf bepalen wanneer zij de informatie willen opvragen. Het samenstellen van dergelijke rapporteringen ten behoeve van relevante gebruikers is voor een organisatie zeer tijdsintensief, maar noodzakelijk.
INFORMATIE eFinancials slaagt erin om financiële data, ongeacht hun
oorsprong, om te toveren tot begrijpbare informatie en dynamische grafieken die de basis vormen voor snelle en adequate managementbeslissingen. Startende bedrijven of groeibedrijven consulteren op deze wijze online toegankelijke, relevante bedrijfsinformatie en boordtabellen. Volledig onafhankelijk van het gebruikte boekhoudpakket slaagt eFinancials erin om de bedrijfsleider te voorzien van gebruiksklare en begrijpbare financiële informatie.
ANALYSE Wat zijn de technische vereisten en is er nood aan opleiding inzake het gebruik van eFinancials? De enige voorwaarde om met eFinancials van start te kunnen gaan is dat de bedrijfsleider over een internetbrowser beschikt. Ernst & Young zorgt voor de interface tussen zijn boekhoudpakket (-module) en eFinancials. Via het gebruik van
meer betrokken partijen in detail op de hoogte gehouden worden van het reilen en zeilen van de onderneming. Om aan die noden tegemoet te komen, maar ook om de koudwatervrees weg te nemen, ontwikkelde Ernst & Young eFinancials. EFINANCIALS SLAAGT ERIN OM FINANCIËLE DATA OM TE TOVEREN TOT BEGRIJPBARE INFORMATIE EN DYNAMISCHE GRAFIEKEN DIE DE BASIS VORMEN VOOR SNELLE EN ADEQUATE MANAGEMENTBESLISSINGEN. de drill-down functie heeft de bedrijfsleider de mogelijkheid om alle cijfers tot in het kleinste detail te analyseren, op een gebruiksvriendelijke en begrijpbare manier. De bedrijfsleider, dé persoon waarvoor 24 uur in een dag te weinig zijn, heeft geen voorkennis nodig en hoeft geen specifieke opleiding van
minder papierverspilling want cijfers en documenten zijn online ter beschikking minder gebruik van printers en inkt omdat er minder nood is aan papieren documenten ruimtebesparing omdat de financiële verslaggeving elektronisch bewaard wordt minder fax- en portkosten omdat er minder uitwisseling is van cijfers op papier minder gebruik van de auto: klant en accountant moeten zich nauwelijks nog verplaatsen om cijfers te bespreken tijdswinst voor zowel de klant als de accountant
eFinancials te volgen. Alles spreekt voor zich. Bij het gebruik van eFinancials worden zeer strenge veiligheidsnormen gehanteerd om de confidentiële data te beveiligen. De gegevens zijn waar ook ter wereld de klok rond raadpleegbaar. De financiële data worden op maat aangeleverd en worden geëxporteerd in excel bestanden, pdf-formaat of XBRL, een speciaal bestandsformaat voor boekhouding.
TRANSPARANT Voorbeelden van financiële rapportering in eFinancials zijn onder andere de module budget- en projectbeheer. Door middel van een regelmatige evaluatie van het budget versus de gerealiseerde winst- en verliescijfers verwerft men inzicht omtrent de recente bedrijfsperformantie en de operationele resultaten. Een analyse van kosten en opbrengsten versus progno-
Daarnaast heeft men ook de module debiteurenbeheer . Cruciaal in een groeibedrijf is het beheersen en de analyse van het betalingsritme van de klantenportefeuille. eFinancials helpt hierbij door op een eenvoudige en snelle manier overzichten te genereren die inzichten verschaffen omtrent het betalingsgedrag per cliënt of categorie van cliënten. Deze stellen de bedrijfsleider in staat om zowel zijn commercieel als financieel team aan te sporen om de nodige acties te ondernemen of om marktbeslissingen te nemen. De volledige eFinancials rapportering informeert op een uniforme en transparante wijze. De beschikbare rapporten vormen dan ook een uitstekende basis bij het indienen en ondersteunen van een investeringsaanvraag. eFinancials vormt hét antwoord bij de begeleiding van bedrijven in expansie en hun ondernemers daar waar het gaat over managementrapportering vertrekkende van boekhoudgegevens aanwezig in de eigen omgeving. Het bereidt het groeibedrijf op een perfecte manier voor op zijn volgende stap: ePerformance.
Philippe Verhoeven Director Lena Plas Partner
6
EBUSINESS VOOR GROEIBEDRIJVEN
BIJLAGE i.s.m. ERNST & YOUNG
ePerformance laat toe de financiële en operationele prestaties van uw onderneming in één oogopslag af te lezen en te analyseren.
FOTO: CORBIS
Sneller & beter inzicht in de prestaties van uw onderneming EPERFORMANCE: HET DASHBOARD VAN UW BEDRIJF Informatie hebben bedrijven in overvloed, maar kennis is er nooit genoeg. Hoewel de tools voor analyse van financiële data het meest geëvolueerd zijn, is het net de kennis over de eigen financiële situatie die bij bedrijven vaak pijnlijk tekort schiet. eperformance biedt de mogelijkheid daar verandering in te brengen.
D
e financiële en verkoopsdepartementen zijn vaak de eerste die Business Intelligencesystemen (BI) introduceren bij een onderneming. En toch zijn de financiële data vandaag dikwijls de minst geïntegreerde databron, met als gevolg dat de financiële impact van bepaalde operaties soms moeilijk te meten valt. Dit is niet enkel het geval voor historische gegevens (management reporting), maar zeker ook voor geconsolideerde financiële gegevens en financiële gegevens met een toekomstperspectief zoals planning, budgetting & forecasting en key drivers. Conclusie vandaag is dat er nog veel financiële metingen op een spreekwoordelijk eiland gedaan worden, en dus niet geïntegreerd zijn in de andere bedrijfsinformatie. Geïntegreerde Business Intelligence voor kennis van zaken
Business Intelligence helpt u door gegevens uit fysiek verspreide systemen (financieële, human resources, operaties) te ontsluiten, logisch te combineren en die informatie naar kennis om te zetten. Zo kan u alle relevante informatie voor managementrapportering en
trendanalyses samenvoegen. Zowel ad hoc opvragingen als het uitproberen van diverse scenario’s zijn gelijk waar en wanneer ter beschikking. Op die manier kunt u nog beter de performantie van uw onderneming en projecten analyseren en neemt u nog beter gefundeerde beslissingen. Inzicht door overzicht
Analyse van de informatie op het juiste moment en op de juiste plaats is van strategisch belang. ePerformance brengt performantie indicatoren letterlijk in beeld of in kaart. Samen met een aantal standaardrapporten zorgen ze ervoor dat de juiste informatie gelijk waar en wanneer voor de juiste persoon beschikbaar is in een ‘Digital Dashboard’. Incrementele aanpak : 1 + 1 = 3
Het is aan te bevelen om de op- en uitbouw van zulke oplossingen incrementeel (bijvoorbeeld per afdeling) aan te pakken. Dat laat een flexibele manier van werken toe, die nodig is om snel op de veranderende informatienoden van uw onderneming te reageren. Een belangrijk element van die aanpak
is dat elk onderdeel op zich een belangrijke toegevoegde waarde levert voor het geheel. Streven naar een volledige en geïntegreerde performance management oplossing
ePerformance is erop gericht naadloos alle bedrijfstoepassingen te integreren, van rapportering over analyse, over planning en budgettering, tot dashboarding en forecasting. ePerformance laat toe de operationele en financiële performantie te verbeteren over alle departmenten heen en op alle niveaus van uw onderneming. De volledig geïntegreerde toepassing wordt gebruikt om het succes van uw bedrijf te monitoren en te analiseren, de bottlenecks te bepalen, of de toekomst van uw onderneming uit te stippelen. Performance management voor alle (business) gebruikers
Waar tal van oplossingen op de markt focussen op business analisten en BI experts, is ePerformance erop gericht iedereen in de onderneming te bereiken. ePerformance zorgt ervoor dat gegevens op een gebruiksvriendelijke manier bij de juiste personeelsleden terecht komen, zo-
dat iedereen in de onderneming betere, snellere en relevantere beslissingen kan nemen, zonder het IT-departement te overbelasten. Iedereen heeft toegang tot de meetgegevens, de key performance indicatoren, dashboards en rapportages en kan vaststellen hoe ze bijdragen tot het totale rendement van de onderneming en de algemene bedrijfsstrategie - wat leidt tot een verbeterd bedrijfsresultaat. Doorgedreven analyse en visualisatietechnieken
Analyse is een ultiem onderdeel in de performancemanagementcyclus. Een organisatie behaalt een competitief voordeel wanneer elke beslissingsnemer snel en efficiënt kan analiseren om gefundeerde beslissingen te nemen gericht op de bedrijfsdoelstellingen. ePerformance begeleidt de gebruikers zodat ze makkelijk kunnen monitoren wat er gebeurt en eenvoudiger conclusies kunnen trekken over wat de gegevens hen vertellen. De geavanceerde visualisatietechnieken laten toe tendensen en opportuniteiten te ontdekken en de business beter te plannen. Verantwoordelijkheidsgevoel, van het individu tot de volledige onderneming
ePerformance gebruikt een modelgebaseerde aanpak. Met een maximale flexibiliteit, laat het systeem toe unieke departementele businessmodelen te synchroniseren met de modellen erboven en eronder in de onderneming, over departementen
heen tot op corporate niveau. Op die manier heeft iedereen een consistent zicht op de data en een accuraat inzicht in de prestaties van de onderneming. Een zicht op de volledige onderneming
ePerformance levert een totaaloverzicht over alle functies van een onderneming heen: finance, operations, sales en human resources. ePerformance is gericht op de integratie van verschillende niet met elkaar verbonden informatiesystemen en business functies, om de gebruikers een meer strategisch en toekomstgericht beeld van de business te geven. Versterkt partnership tussen IT en gebruikers
Waar IT de infrastructuur en security beheert van kritische businessapplicaties, laten ePerformancetools de gebruikers toe om hun inzichten te gebruiken om rollen, workflows, business regels en informatie te beheren, zonder steevast op IT input te moeten steunen. Dat verhoogt de snelheid waarmee business modellen kunnen ontwikkeld, uitgerold en aangepast worden om aan de steeds wijzigende business noden te voldoen.
Yves tiberghien Partner Nick Wuyts Partner Datamotive
7
EBUSINESS VOOR GROEIBEDRIJVEN
BIJLAGE i.s.m. ERNST & YOUNG
Heil en onheil van de oprichtersvisie CREATIEVE CRISISSEN NODIG VOOR VERANDERING Al te dikwijls stellen we vast dat eertijds succesvolle ondernemingen uiteindelijk gedwongen worden tot fundamentele veranderingen omdat
D
e basis van de problemen ligt meestal in wat men een aangeleerde hulpeloosheid kan noemen die slechts zelden beschreven wordt in de managementliteratuur en
Krachtige ondernemingen zijn opgestart en uitgebouwd vanuit de basislogica van de stichter. Die domineerde en domineert alle beslissingen en bepaalt ook het verloop van de veranderingsprocessen. Die logica noemen we de oprichtersvisie die wordt gekenmerkt door axioma’s, veron-
de financiële resultaten te wensen overlaten. Hoe is het zover kunnen komen, zeker bij ondernemingen die continu alert zijn voor opportuniteiten? DE OPRICHTERSVISIE WORDT SOMS EEN MISLEIDENDE FILTER TUSSEN DE EXTERNE EN DE INTERNE REALITEIT.
tiële elementen van de visie om te zetten in de praktijk. Bewust, maar heel dikwijls onbewust worden daarmee de zienswijzen en handelswijzen van de werknemers gestructureerd. De oprichtersvisie zit ingebakken in de processen, procedures, regels en gewoonten. Ze leiden tot keuzen op alle niveaus van de organisatie en in alle disciplines: budgettering, prioriteiten, middelen toewijzen, werving en selectie, opleiding, strategieontwikkeling, productontwikkeling, verkoop, marketing, normen voor delegatie en bevoegdheden.
VERANDERING
die het gevolg is van jarenlang opgebouwde organisatiepatronen. Die patronen waren vroeger wellicht efficiënt, maar zorgen in veranderende omstandigheden voor heel wat dysfunctioneel gedrag omdat ze moeilijk af te leren zijn. We treffen aangeleerde hulpeloosheid ook aan in de zogenaamde oprichtersvisie.
derstellingen en zekerheden die het gedrag en de beslissingen beïnvloeden. De oprichtersvisie ligt aan de basis van het wel en wee van de onderneming en bestaat uit twee elementen die met elkaar verbonden zijn: het businessconcept (product/marktcombinaties) en de wijze waarop het bedrijf georganiseerd is om de markt te veroveren. De oprichtersvisie helpt de ondernemer en zijn managers om de essen-
Maar meestal wordt na verloop van tijd de sterkte van de onderneming ook haar zwakte. De oprichtersvisie komt haaks te staan op de realiteit van de omgeving. En omdat ze zo sterk meegespeeld heeft bij de integratie van elk onderdeeltje van de onderneming wordt verandering heel moeilijk. Men zoekt nog wel verandering, maar die komt in botsing met de externe elementen (de markt, de klanten). Erger nog, de situatie wordt gevaarlijk wanneer de achterhaalde oprichtersvisie zo dominant is dat ze de signalen uit de markt corrumpeert en de oren van het management met ruis vult. De oprichtersvisie wordt een misleidende filter
tussen de externe en interne realiteit. Alle pogingen om fundamenteel te veranderen, zijn in deze omstandigheden gedoemd om te mislukken. Elke zogenaamde verandering is oude wijn in nieuwe zakken. Voor dergelijke onderneming is een crisis vaak het enige middel om veranderingen mogelijk te maken. Pas na verloop van tijd en na veel signalen, wanneer er verliezen worden geleden, het marktaandeel wegkwijnt, de beste medewerkers het bedrijf verlaten, producten mislukken en tenslotte de aandeelhouderswaarde zakt, komt de bedrijfsleiding tot de conclusie dat een fundamentele koerswijziging zich opdringt.
DISCUSSIE Zelfs wanneer iedereen overtuigd lijkt, is het nog een hele klus om de meerderheid van de medewerkers mee te krijgen omdat er verschillende defensieve reacties ontstaan. Het verleden wordt meer en meer geïdealiseerd vanuit een diepgewortelde loyauteit tegenover de oprichtersvisie die men niet wil verraden; men heeft de neiging om alle producten, diensten en activa (gebouwen, machines, investeringen…) te idealiseren en is niet bereid er afstand van te nemen; men voelt dat zijn eigen individuele competenties beter aansluiten bij de oude oprichtersvisie dan bij de nieuwe. Hoe moet de bedrijfsleiding die fundamentele visie van de onderneming veranderen? Het antwoord ligt in het aangaan van een strategische discussie die rekening houdt met de waardigheid, loyauteit en verdedigingsmechanismen van de medewerkers bij het maken van nieuwe, moeilijke, fundamentele strategische keuzes. Enkel een ernstige verandering kan baat brengen.
Jo Sanders Partner Bron: Herman Vandenbroecke en Jo Sanders Ondernemend veranderen, Lannoo, 2004.
ADVERTENTIE
Bent u een ambitieuze ondernemer die graag grenzen verlegt? Met een snelle groei van uw bedrijf is niets mis, zolang u die groei weloverwogen en beheerst aanpakt. Is uw groeistrategie afgestemd op de dynamiek in uw sector? Is uw onderneming op groei voorbereid?
Ondernemingengroeienvandaagdedaginhoogtempo. Als ondernemer krijgt u daarbij met veel lastige vragen te maken. Vragen die een snel antwoord vereisen, zodat uw groeiplannen niet in het gedrang komen. In welke groeifase uw bedrijf zich ook bevindt, Ernst & Young helpt u het hoofd koel te houden bij alle uitdagingen die op u afkomen. Wij toetsen en optimaliseren uw plannen op diverse kritische gebieden. Zo kunt u de
plannen,managenenversnellen!
Ernst & Young Accountants / Fiduciaire Kantoor Brussel Kantoren Antwerpen, Sint-Niklaas en Hasselt Kantoren Bergen, Charleroi en Luik Kantoren Doornik en Ronse Kantoren Brugge, Gent en Roeselare
www.ey.com/be
© 2007 ERNST & YOUNG. ALL RIGHTS RESERVED.
02/774 91 13 03/270 13 93 065/76 66 10 069/64 66 79 050/30 31 21
OFFICIAL PARTNER BELGIAN OLYMPIC TEAM
