Inzage of kopie van uw patiëntendossier Afdeling Patiënteninformatie
0
1
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat uw arts en andere professionals die zijn betrokken bij uw behandeling, een dossier bijhouden. In SJG Weert worden uw gegevens digitaal (in de computer) vastgelegd en bewaard. U heeft recht op inzage van uw patiëntendossier. Ook heeft u, tegen een redelijke vergoeding, recht op een kopie van uw dossier of een gedeelte hiervan (zie: kosten). Het dossier is eigendom van het ziekenhuis. Dat wil zeggen dat de dossiers, of originele stukken daaruit, het ziekenhuis niet mogen verlaten. Het ziekenhuis moet uw dossier minimaal 15 jaar bewaren. Na die tijd wordt uw dossier vernietigd tenzij er redenen zijn het langer te bewaren. In deze folder kunt u lezen hoe een verzoek om inzage of een kopie van uw dossier in het ziekenhuis is geregeld. In de 'Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst' (WGBO) is o.a. het recht op inzage of kopie van uw dossier geregeld. Meer informatie over deze wet vindt u op de site van de Rijksoverheid: www.rijksoverheid.nl
2
Het dossier Uw persoonlijke en medische gegevens worden digitaal (via de computer) vastgelegd in uw persoonlijke dossier. Hiermee wordt zeer zorgvuldig omgegaan. Alleen medewerkers die hiervoor bevoegd zijn kunnen in uw gegevens. Artsen, verpleegkundigen maar ook andere medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Gegevens uit uw dossier worden alleen met uw toestemming aan anderen (niet bij de behandeling betrokken) verstrekt. Belangrijke onderdelen van uw dossier zijn onder andere: Poliklinisch patiëntendossier In dit dossier staan uw medische gegevens van bezoeken aan de poli van de behandelend specialist. Ook worden brieven van en naar de huisarts in het dossier bewaard. Klinisch patiëntendossier In dit dossier staan de gegevens over de opname van een patiënt zoals medisch handelen, voorlichting, uitslagen van onderzoeken of operatieverslagen. Naast het klinisch medisch dossier wordt door de verpleegkundige tijdens een opname ook een verpleegkundig dossier bijgehouden. Hierin wordt het verloop van de verpleging en de verzorging bijgehouden.
Inzagerecht U heeft het recht op inzage van uw patiëntendossier, met uitzondering van de gegevens die niet over uzelf gaan. Ook persoonlijke werkaantekeningen van de hulpverlener mag u niet inzien. Dit zijn losse, tijdelijke, aantekeningen bijvoorbeeld over zaken die de hulpverlener wil onthouden. Inzage in uw poliklinisch patiëntendossier Wanneer u nog onder behandeling bent en u wilt uw eigen poliklinisch patiëntendossier inzien, dan kunt u om inzage vragen aan uw behandelend arts. Hij/zij is verantwoordelijk voor inzage. Wanneer uw behandeling al is afgesloten en u wilt achteraf uw poliklinisch patiëntendossier inzien dan geldt de volgende werkwijze: Vul het aanvraagformulier 'Inzage, kopie of correctie van uw patiëntendossier' in en stuur dit samen met een kopie van een legitimatiebewijs (paspoort, iden-
3
tificatiebewijs of rijbewijs) naar de afdeling Codering & Digitalisering (Dossieradministratie). Het adres en het formulier vindt u verderop in deze folder. Inzage kost niets. U krijgt een afspraak wanneer u het dossier kunt komen inzien. Bij de inzage is altijd een medewerker van de Dossier-administratie aanwezig. Er mag namelijk niets worden toegevoegd of verwijderd uit het dossier. Inzage van uw dossier tijdens een opname Wanneer u inzage in uw patiëntendossier (medisch en/of verpleegkundig) wilt tijdens een opname dan kunt u dat bespreken met een verpleegkundige van de afdeling. Deze inzage gebeurt zo snel als mogelijk. Hierbij is altijd een teamleider en/of verpleegkundige aanwezig. Verzoek om kopie patiëntendossier Als u een kopie (of gedeelte) van het patiëntendossier wilt ontvangen kunt u het aanvraagformulier 'Inzage, kopie of correctie van uw patiëntendossier' invullen. U kunt dit formulier afgeven bij (of opsturen naar) de afdeling Codering & Digitalisering. U moet een kopie van een geldig legitimatiebewijs zoals paspoort, identificatiebewijs of rijbewijs erbij doen. Adresgegevens en het formulier vindt u verderop in deze folder. Als uw aanvraag ontvangen is, krijgt u een bevestiging of aan uw verzoek kan worden voldaan en hoeveel het kost (zie: kosten). Hierbij ontvangt u een eenmalige machtiging om de kosten van uw rekening af te boeken. Deze machtiging stuurt u getekend terug. Als de machtiging binnen is worden de kopieën gemaakt. U kunt de kopieën zelf op komen halen. Als iemand anders in uw plaats de kopieën afhaalt, dan moet deze persoon een door u ondertekend bewijs (machtiging) kunnen laten zien. Bij het afhalen van de kopieën is een geldige legitimatie verplicht. Kunt u zelf niet (of iemand anders) de kopieën van uw medische gegevens afhalen, dan kan dit ook naar u worden opgestuurd. Om er zeker van te zijn dat deze persoonlijke gegevens alleen bij u terecht komen, gebeurt het opsturen altijd aangetekend. De kosten van het aangetekend versturen moet u betalen.
4
Verzoek tot kopie van röntgenopname Wilt u een kopie van een röntgenopname, scan of echobeelden dan kunt u contact opnemen met de administratie van de afdeling Medische Beeldvorming. U moet een geldige legitimatie kunnen laten zien. U krijgt de kopie(en) op een Cd-rom. De kosten hiervan betaalt u via een eenmalige machtiging die u inlevert tegelijk met de aanvraag. De administratie van de Medische Beeldvorming zorgt uiterlijk binnen één week voor de gevraagde gegevens. Als een ander in uw plaats de kopie(ën) afhaalt, dan moet deze persoon een door u ondertekend bewijs (machtiging) kunnen laten zien. Bij het afhalen van de kopieën moet men verplicht een geldige legitimatie laten zien. Kosten Voor het maken van kopieën worden kosten in rekening gebracht: (genoemde prijzen zijn inclusief 21% BTW) • 1 tot 20 pagina's: € 0,23 per pagina • 20 tot 100 pagina's: € 5,00 • 100 pagina's of meer: € 22,50 • Röntgenopname, scan of echobeelden: € 6,00 • Aangetekend versturen van gegevens volgens tarief TNT post. Inzage door nabestaanden Nabestaanden hebben niet automatisch recht op inzage in het dossier van een overleden familielid. Toch kunt u na het overlijden van een familielid met twijfels blijven zitten en graag een en ander uitzoeken. Bespreek dit met de hulpverlener. Wanneer deze van mening is dat de overledene hiertegen geen bezwaar zou hebben gehad of als een wet dit vereist, geeft hij u inzage. Inzage door anderen Om anderen dan u zelf uw gegevens te geven, is uw toestemming nodig. Zonder uw toestemming mogen van uw gegevens geen kopieën aan anderen (familie of derden) worden gegeven. Een curator of mentor (wettelijke vertegenwoordiger) die de belangen behartigt van een persoon die niet voor zichzelf kan opkomen, kan inzage krijgen in het dossier van deze persoon. Ouders (of wettelijke vertegenwoordigers) van kinderen tot 12 jaar hebben recht op inzage in het dossier van het kind. Als kinderen 12 – 16 jaar oud zijn,
5
is ook de toestemming van henzelf nodig. Kinderen ouder dan 16 jaar beslissen zelf over toestemming en inzage.
Recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens Komt u bij inzage in uw dossier onjuiste of onvolledige informatie tegen, dan kunt u de hulpverlener schriftelijk vragen deze te wijzigen of te schrappen. Als uw hulpverlener het niet eens is met de correctie zal hij/zij dit uitleggen. In het dossier kan dan een verklaring met een aanvullende of afwijkende mening van de patiënt of van een andere hulpverlener (second opinion) worden vermeld. De hulpverlener is verplicht de verklaring in het dossier op te nemen. Recht op vernietiging van gegevens Het ziekenhuis moet uw dossier minimaal 15 jaar bewaren. Na die tijd vernietigt de Dossieradministratie uw gegevens, tenzij er redenen zijn ze langer te bewaren. U kunt om eerdere vernietiging van gegevens vragen. Het ziekenhuis moet binnen 3 maanden aan dit verzoek voldoen, tenzij een ander dan de patiënt van de vernietiging ernstig nadeel ondervindt of als er wettelijke regels zijn die vernietiging verbieden.
6
Heeft u nog vragen? Voor vragen of problemen bij het krijgen van inzage of kopieën van uw dossier kunt u contact opnemen met de afdeling Patiënteninformatie Telefoon: 0495 - 57 22 05 E-mail:
[email protected] Afdeling Codering & Digitalisering (Dossieradministratie). (route 86) Telefoon: 0495 – 57 25 85 E-mail:
[email protected] Afdeling Medische Beeldvorming Telefoon: 0495 – 57 21 40
7
Aanvraagformulier Inzage, kopie of correctie van uw patiëntendossier Gegevens patiënt:
Naam:
Meisjesnaam :
Geboortedatum:
BSN nummer:
Adres: Postcode en woonplaats: Telefonisch bereikbaar via: E-mail adres: Betreft gegevens van de periode:
Aanvraag voor zoon / dochter (0 - 16 jaar) Naam zoon / dochter: Geboortedatum:
BSN nummer:
Handtekening:* * Heeft uw kind de leeftijd tussen 12 - 16 jaar, dan dienen ouder en kind het formulier beiden te ondertekenen. Tevens dienen beiden een kopie van het legitimatiebewijs toe te voegen.
z.o.z.
8
Gegevens behandelend specialist(en) Naam:
Specialisme:
Naam:
Specialisme:
Voor welk gedeelte van het dossier geldt uw verzoek? (zie: folder) □ Poliklinisch medisch dossier □ Klinisch medisch dossier □ Verpleegkundig dossier Ik wil: □ Inzage Binnen 3 weken na ontvangst van uw aanvraag, krijgt u een bevestiging. Er wordt een afspraak voor inzage gemaakt.
□ Kopie Binnen 3 weken krijgt u bericht of aan uw verzoek wordt voldaan. U ontvangt een eenmalige machtiging met het bedrag van de kosten. U stuurt deze machtiging getekend retour. De kopieën ontvangt u nadat de getekende machtiging ontvangen is. □ U komt de kopieën zelf ophalen. □ De kopieën worden aangetekend naar u toegestuurd. De verzendkosten worden in rekening gebracht.
□ Correctie U wilt dat uw gegevens zoals die in uw dossier vermeld staan gecorrigeerd, aangevuld, verwijderd en/of afgeschermd worden. Voeg een brief aan deze aanvraag toe met daarin een specificatie van de te wijzigen gegevens met eventuele motivatie of bewijsmateriaal. Datum verzoek: Handtekening aanvrager:
✂
Stuur het aanvraagformulier samen met een kopie van uw legitimatiebewijs op naar: SJG Weert afdeling Codering & Digitalisering (Dossieradministratie) Vogelsbleek 5 6001 BE Weert
9
10
R331.76
2015-02
1119248
11
