16-5-2013
INKOOPSAMENWERKINGEN Kansen voor verdere professionalisering 14 mei 2013 M.A.J. (Marcel) Stuijts MSc
Introductie Marcel Stuijts MSc. directeur Bizob Vice voorzitter ACIA-VNG commissie Ervaringen Senior advisor G2G procurement Croatia Directeur Inkoopbureau West-Brabant (SIW) Inkoopdirecteur gemeente Moerdijk Inkoopmanager gemeente Barendrecht en Dordrecht Project (Inkoop) manager Massive verlichtingen
2
2
Uitgaven van de publieke sector
30
Spend in euro
25 20 15 10
Provincie's Waterschappen Overige publieke org. Ministerie's Gemeenten
5 0 ATKearny, 2006
Public organization
3
www.bizob.nl
3
1
16-5-2013
Business case: verhouding grootte en professionaliteit Gemeentegrootte
Aantal
%
Aandeel inkoopvolume
Naleving
100.000 en groter
25
6%
47%
60-70%
50.000 tot 100.000
41
9%
23%
30-40%
20.000 tot 50.000
188
42%
22%
20-30%
10.000 tot 20.000
136
31%
7%
0-10% 0-10%
tot 10.000
53
12%
1%
Totalen
443
100%
100%
4
www.bizob.nl
4
Bizob • Opgericht door de deelnemende gemeenten 2004; • Bizob is van en voor de 18 gemeenten, daarnaast werken wij voor organisaties als de VRZOB, SRE, RHC en de gemeenten Schijndel, Veghel en Uden; • Combinatie van individuele en gezamenlijke inkoop; • Expertise centrum voor (publieke) inkoop in de regio • Bizob concern inkopers werken bij de gemeenten; • Meer concern inkopers voor en/of in één gemeente.
5
Deelnemers 2004
2005
2006
2008
Asten Bergeijk Bladel Deurne Eersel Oirschot Reusel - De Mierden Someren Son en Breugel Waalre
Cranendonck Gemert-Bakel Heeze-Leende Nuenen
Laarbeek
Best
2009 Veldhoven
2010 Geldrop-Mierlo
ruim 450.000 inwoners
6
2
16-5-2013
Niet deelnemers • SRE en MDRE
(Samenwerking Regio Eindhoven en de Milieudienst)
• VRBZO (Veiligheidsregio Brabant Zuidoost) • RHC • Veghel, Schijndel, Uden
7
(Structurele) inkoopsamenwerkingen
8
www.bizob.nl
8
KEOUGH - inkoopontwikkelingsmodel
cu m ulatiev e b esp aringen
fase 1: dien de fabriek
fase 2: laagste kosten per eenheid
50% mechanische componenten
fase 3: gecoördineerde inkoop chemicaliën
fase 4: crossfunctionele inkoop
kapitaalgoederen
automobielsector
fase 5: world-class supply management microcomputers
financiële dienstverlening
0%
farmaceutica
consumentenproducten
tijd
• Fase 1: • Startpunt voor doorontwikkeling inkoopfunctie • Lage cummulatieve besparing – groot groeipotentieel • Fase 3/4: • Professionaliteit doorontwikkelen en continueren • Partnerships, e-commerce, meer gezamenlijke inkooptrajecten
9
www.bizob.nl
9
3
16-5-2013
Beschikbare knoppen…
Vrij naar: Van Weele, dimensies van inkoopresultaat
www.bizob.nl
10
‘Big wins’ met Inkoop door:
-
Centraal geleide Inkoop - Business alignement (J. Hughes, M. Day, 2011)
-
Gezamenlijke inkoop - Het samen bundelen en/of delen van informatie en expertise, hulpmiddelen en/of volume op het gebied van inkoop, met als doel het behalen van voordeel voor alle deelnemende organisaties (Murray et al., 2008)
11
The really “Big Wins” (J. Hughes, M. Day, 2011)
Lange termijn
Mate van omvang verandering(en)
Korte termijn snelle besparingen
h
Prijs en Contract innovatie
Veranderingen leveranciersketen
Structuren van gedifferentieerde prijzen, prijs innovatie, prijzen op basis van waarde, prijzen op basis van resultaat, betalen bij resultaat
Total Cost of Ownership implementeren, grote belangrijke contracten ontkoppelen
Contract(en) heronderhandelen
Leveranciersmanagement op waarde
Nieuwe dienstverleningsconcepten AWBZ, jeugdzorg Uitbesteden
Systematisch bestaande contracten heronderhandelen, opgelegde prijs reducties, laten vervallen van extra of onbelangrijk werk, minimaliseren verplichtingen
Verbeter en kostenreductie projecten, saneren aantal leveranciers en/of contracten
Tactisch heronderhandelen
Het rationaliseren van specificaties
Exploitatie gebouwen en sportcentra, gemeentewerf
Aggregatie en gedeelde diensten
Prijzen vergelijken, prijzen naar beneden Het vereenvoudigen en reduceren bijstellen, concurrentie stellen, van specificaties, verminderen van prijsonderhandelingen, veilingen, tender prijzen over specificeren, standaardiseren analyseren van specificaties
Verkeersborden, Verzekeringen, Wegmarkeringen, Strooizout, Juridische dienstverlening
Prijzen structuren Her onderhandelen en structureren van leveranciersprijzen en contracten.
Marktgerichte structuren Groenonderhoud, Social return
Prijsstructuren
Kosten structuren Beïnvloeden van de kostendragers en het aanpassen van de leveranciersketens (gym samenvoegen met leerlingenvervoer en of eventueel cvv vervoer)
Kostenstructuren
Organisatiestructuren
12
4
16-5-2013
Spanning tussen de nieuwe aanbestedingswet
Spanning gerelateerd aan weerstand leidt (onderscheidend) vermogen!!???? Uiteindelijk tot innovatie!!! www.bizob.nl
13
Rekenkameronderzoek 2e kamer, 2012-2013 - Kosten reductie publieke sector door schaalvergroting (Europees Aanbesteden, Rekenkamer) - Toegang MKB vergroten door overheidsopdrachten op te delen in percelen (Europees Aanbesteden, Rekenkamer) - Inventarisatie onderzoek(case study Rijksoverheid): - MKB kon niet voldoen aan de MVO eisen, niet proportioneel?? (TD werkzaamheden) - Percelen waren nog steeds te groot voor het MKB, niet professioneel marktresearch?? (inhuur van tijdelijk personeel)
www.bizob.nl
14
Inkoopportfolio van Kraljic(1983) Hoog
Hefboomprodukten - alternatieve leveranciers beschikbaar - substitutie mogelijk
Strategische produkten - moeilijk om te wisselen van leverancier - kritische voor kostprijs en levering
Concurrentiestelling Invloed op het financieel resultaat
Samenwerking
Voorbeelden: bedrijfswagens, civieltechnisch, werkzaamheden, WMO-rollend materiaal, cviel
Voorbeelden: (uitbestede) exploitatie zwembaden, softwarepakketten, architecten
Routineprodukten - groot aanbod, bewerkelijk - grote diversiteit aan produkten
Knelpuntprodukten - monopolistische markt - hoge entreebarrières
System contracting Electronisch bestellen
Laag
Veiligstellen levering Ontwikkelen alternatieven
Voorbeelden: abonnementen, catering, kantoorartikelen, verkeersborden
Voorbeelden: software, onderhoud installaties
Hoog
Toeleveringsrisico
www.bizob.nl
15
5
16-5-2013
Inkoopportfolio van Kamann (1999): handig voor inkoopsamenwerkingen!
www.bizob.nl
16
Inkoopplan
www.bizob.nl
17
Aandachtsgebied Bizob
purchasing function ordering/ operational
tactical / initial Internal customer
Specification
Selecting Contracting
Ordering
Sourcing
Expediting Follow and up/ evaluation evaluation
Supplier
Supply Buying Procurement 18
www.bizob.nl
18
6
16-5-2013
Professioneel Aanbestedingsproces
19
www.bizob.nl
19
Inkoopstrategie (1) Doel: •
Op basis van inzicht in kansen en bedreigingen besluiten nemen over alle relevante aspecten om het meest optimale resultaat te behalen.
•
Rekeninghoudend met politieke wensen
•
Conform ABBB en grondbeginselen
•
Motivatie keuze procedure
•
Accorderen conform mandaatbeleid / budgethoudersregeling
www.bizob.nl
20
Inkoopstrategie (2) Inhoud: sjabloon •
• • • • • •
Analyse van: - de inkoopsituatie (gewenste situatie); - het interne proces; - de kosten in de bedrijfskolom en prijsopbouw; - de marktsituatie; - de contractmogelijkheden, AB methoden; - portfolio analyse Duurzaamheid en sociale aspecten; SME/ regionale ondernemers; Inkoop- of aanbestedingsprocedure; Gunningscriterium; Planning; Inkoop- en aanbestedingsteam (verantwoordelijkheden)
www.bizob.nl
21
7
16-5-2013
Afwegingskader Samenvoegen (1) - Mate van samenhang opdracht - Logisch geheel; - In lijn met de inkoopdoelstelling - Toegang tot het MKB/SME (Europese definitie < 250 medewerkers) - Analyse van de relevante markt - Aandeel MKB - Marktsegmentatie - Voldoende concurrentie
www.bizob.nl
22
Afwegingskader Samenvoegen (2) - Gevolgen organisatie en risico’s samenvoegen voor aanbestedende dienst en ondernemer - Aanbestedende dienst: a) Prijseffecten b) Risico’s, beheersbaarheid c) Transactiekosten d) Uitvoering overeenkomst (faalkosten) e) Interne organisatie (beheersbaarheid) - Ondernemer a) Risico's opdracht, aansprakelijkheid b) Transactiekosten c) Kosten uitvoering overeenkomst (coördinatie kosten) d) Organisatorische impact en beheersbaarheid (intern) e) Afhankelijkheid van derden, referenties, beschikbaarheid f) Faalkosten
www.bizob.nl
23
Value chain analyse Traditioneel Algemeen
Kosten
Design en Build %
Aandeel aannemer
3.900.000
65%
Aandeel (installaties) (onderaanneming)
2.100.000
35%
Verbetering eindprijs door vraaginnovatie Projectinspanning opdrachtgever
Pr estatie-indicatoren
Kosten
%
3.900.000 65,0% 2.100.000 35,0% 1.266.133
12,7%
100% Cumm.
Euro's
%
67,0% Cumm.
Euro's
%
Bouwsom
Kostprijs incl. onderaannemers incl. opslagen
6.000.000
6.000.000
6.000.000
6.000.000
Optimalisatie kostprijs door beter engineeren
6.000.000
0
0,0%
5.760.000
-240.000
-4,0%
Ef fect onderhandelingsvrijheid/seriematigheid
6.000.000
0
0,0%
5.702.400
-57.600
-1,0%
Bouw plaatskosten/bouw plaatsmanagement
6.448.500
448.500 11,5%
6.072.900
370.500
9,5%
Coordinatie op de bouw plaats/onderaannemers
6.448.500
0
0,0%
6.072.900
0
0,0%
Algemene kosten fabriekshal
6.448.500
0
0,0%
6.072.900
0
0,0%
Algemene kosten (penvoerder/contractant)
6.899.895
451.395
7,0%
6.498.003
425.103
7,0%
Aanbiedingskosten, medeontwikkelingskosten
6.934.394
34.499
0,5%
6.627.963
129.960
2,0%
Ontw erpkosten aanbieder
6.934.394
0
0,0%
6.826.802
198.839
3,0%
Research & development
6.934.394
0
0,0%
6.826.802
0
0,0%
Winst(van penvoerder/contractant)
7.073.082
138.688
2,0%
6.895.070
68.268
1,0%
Risico (van penvoerder/contractant)
7.143.813
70.731
1,0%
7.032.971
137.901
2,0%
24
www.bizob.nl
24
8
16-5-2013
Gezamenlijke inkooptrajecten 2012-2013 •Opleidingen •Mediabureau •Openbare verlichting /Schilderen lichtmasten •Verkeersborden •Drukwerk •Bureaubehoeften en kopieer- en printpapier •Flexibel personeel •Wegenzout •Speeltoestellen •Riolering (w.o. pompen, reinigen, inspecties) •Aanschaf bomen en heesters •Huisvuilinzameling Peel •Huisvuilinzameling De Kempen •(Mobiele) Telefonie •Kunststof inzamelzakken •Milieustraten
25
www.bizob.nl
25
Bizob en het MKB
Bijeenkomsten organiseren voor de (regionale) ondernemers: - Algemene info over inkopen bij publieke organisaties - Hoe inschrijven met TenderNed - Inkoopplannen Bizob gemeenten - Bijeenkomsten(consultaties) over commodity's met ondernemers www.bizob.nl
26
Cijfers over … Sme’s
Percentage lokale leveranciers t.o.v. van het totaal aantal leveranciers:
Percentage
bestedingen bij lokale leveranciers t.o.v. het totaal volume van bestedingen:
Boekjaar:
Oirschot
Best
Eersel
Bergeijk
Boekjaar:
Oirschot
2008
19%
21%
20%
24%
16%
2008
13%
2009
21%
20%
20%
24%
18%
2009
9%
2010
23%
19%
20%
27%
18%
2010
6%
Veldhoven
Best
Eersel
Bergeijk
Veldhoven
10%
10%
11%
20%
8%
18%
12%
14%
6%
17%
15%
14%
27
9
16-5-2013
Opleiding en training • Inkooporganisatie en/of inkoopafdelingen • Materiedeskundige en juristen
www.bizob.nl
28
Uitrol en opleiding Nationale Aanbestedingswet 2012
www.bizob.nl
29
Financiele resultaten 2012 Project:
Bedrag begroting (looptijd):
Gemiddelde inschrijfsom:
Openbare verlichting Kempen gemeenten (onderhoud en beheer)
€
1.647.120,72 €
SRE Milieustraten beheer plus alle afvalstromen SRE inzameling Glas, OPK, milieustraat
€ €
2.530.596,00 € 5.925.000,00- €
Strooizout/wegenzout
€
704.587,00 €
WMO Hulp bij de huishouding (verlenging)
€
-
WMO Hulp bij de huishouding Kempen Regio Trapliften
€ 44.735.393,04 € € 1.236.216,12 €
Wegmarkeringen
€
Begrotings resultaat:
788.547,54 €
Contract waarde:
858.573,18 €
1.927.680,96 € 602.915,04 € 7.215.000,00- € 1.290.000,00 € 686.131,80 € -
€
45.280.726,40 € 544.366,67 €
Inkoop resultaat:
794.412,07 €
Financieel resultaat:
5.864,53- €
18.455,20 €
536.397,00 €
149.734,80 €
-
-
-
€
852.708,65
1.840.772,00 € 86.908,96 € 689.824,00 8.505.000,00- € 1.290.000,00 € 2.580.000,00 €
€
168.190,00 -
545.333,36- € 43.614.996,88 € 1.665.729,52 € 1.120.396,16 691.849,45 € 502.000,00 € 42.366,67 € 734.216,12
€
704.587,00 €
686.131,80 €
18.455,20 €
536.397,00 €
149.734,80 €
168.190,00
Inhuur flexibel personeel: Payroll
€
7.210.493,20 €
7.237.476,44 €
26.983,24- €
6.977.441,87 €
260.034,57 €
233.051,33
Medische (sociaal) advisering Peelgemeenten
€
785.406,50 €
455.728,34 €
329.678,16 €
WMO Hulp bij de huishouding Cranendonck/Heeze-Leende
€ 19.019.835,79 €
19.085.538,00 €
Gasleveranties
€
www.bizob.nl
53.629.400 €
50.391.790 €
439.626,80 €
16.101,54 €
345.779,70
65.702,21- € 18.433.063,04 €
652.474,96 €
586.772,75
3.237.610 €
3.654.746 €
6.892.356
46.737.044 €
30
10
16-5-2013
Financiële resultaten (in mln.)
31
www.bizob.nl
31
32
Referenties Bizob, (2010, 2011, 2012), Annual accounting report. Dimitir, Piga, Spagnolo, (2006): Handbook of Procurement, pp.347-360 and pp. 3-142, Cambridge University Press. Gelderman, C.J., Ghijsen P.W.Th, Brugman M.J, (2006), ‘Public procurement and EU tendering directive-explaining noncomplience. International Journal of Public Sector Management; Volume: 19 Hughes, J., Day, M., (2011), ‘Why Public Procurement is Central to the UK’s Economic Performance…’, Henly university. Kamann, D.J.F., (1999), ‘Extra dimensions to portfolio analysis’, paper presented at the IPSERA meeting London, Ontario, Canada. Kraljic, P.,(1983), ‘Purchasing must become supply management’, Harvard business Review , pp. 109-117. Lysons, K., (2006),’Purchasing and Supply Chain Management’. Prentice Hall,fifth ed. Monczka, R.M., Trent, R.J. ‘Global sourcing A Development approach’ , International Journal of Purchasing and Materials Management, (27:2), Spring 1991, pp. 2-8. Murray, G., Rentell, J., Peter G., David Geere, (2008), ‘Procurement as a shared service in English local government’, International Journal of Public Sector Management, Vol 21, No. 5, pp. 540 – 555. Schotanus, F., (2004), ‘Inkoopsamenwerking van theorie naar praktijk’, NPPP-publicatie, pp. 50. Weele, van, A.J.(2005b), ‘How purchasing and supply management develops over time’, pp.92-98, Purchasing & Supply Chain management, Thomsom. Algemene rekenkamer, (2012),’Europees aanbesteden’, aangeboden aan de Tweede Kamer.
www.bizob.nl
www.bizob.nl
33
33
11
