Internationaal zakendoen:

Internationaal zakendoen: hoe veilig en productief bent u als u de grens over gaat? In 7 concrete stappen naar een Mobile Policy voor internationale bedrijven

Deze whitepaper wordt u aangeboden door

truphone.nl

Inhoud Maken smartphones uw medewerkers productiever? Ook als ze de grens over gaan?

3

Risico’s beheersen en productiviteit bevorderen met een mobile policy

4

1. Stel een multidisciplinair team op

4

2. Definieer welke kansen een mobile policy kan bieden

5

3. Definieer niveaus in uw mobile policy

6

4. Security

7

5. Productiviteit en beter kostenbeheer

8

6. Smartphone etiquette en een interne PR-campagne

9

7. Houd uw beleid up-to-date Conclusie

© 2015 Truphone. In 7 concrete stappen naar een Mobile Policy

10 11

2

Maken smartphones uw medewerkers productiever? Ook als ze de grens over gaan? De smartphone is niet meer weg te denken uit het

Waar het eigenlijk om draait: hoe vrij zijn uw medewer-

persoonlijke en zakelijke leven. Maar weet u ook hoe uw

kers om te doen waarvoor ze zijn aangenomen? Hebben

werknemers hun mobiele zakelijke telefoon gebruiken

ze de vrijheid om de klanten te bellen die opgevolgd

en welke gevolgen dat heeft voor de veiligheid van uw

moeten worden? Of sturen ze dan liever een e-mail

bedrijf of hun productiviteit? En welke uitdagingen komt

via het dichtstbijzijnde wifi-punt om kosten te bespa-

u tegen als u internationaal zakendoet?

ren? Kunt u een IT-omgeving creëren waarin veiligheid gewaarborgd is en uw medewerkers zich geen zorgen hoeven te maken over de eventuele gevolgen van het bekijken van actuele klantdata via hun smartphone?

Om smartphone- en tabletgebruik in Nederland en vooral over de grens in banen te leiden, veiligheid te garanderen en de voordelen te benutten, stellen de meeste bedrijven een mobile policy op.

Wat gebeurt er als werknemers de grens over gaan? Zetten ze hun 3G of 4G dan uit om kosten te besparen

In deze whitepaper leest u welke concrete stappen u

of zijn ze vrij om hun werk te doen zoals ze dat in

kunt zetten om een helder beleid op te stellen dat ook

Nederland ook doen? En hoe zit het met de beveiliging?

wordt gedragen door uw medewerkers. Waarin veiligheid

Gebruiken ze hun smartphone voor het ontvangen en

is geregeld en productiviteit wordt bevorderd. Ook als

delen van bedrijfskritische informatie? En: wat kost

uw medewerkers in China of de Verenigde Staten zijn.

het uw bedrijf als medewerkers niet bereikbaar zijn? Wat loopt u dan mis?


3

Risico’s beheersen en productiviteit bevorderen met een mobile policy Het lijkt overbodig, een mobile policy, want laten we

Hoe ziet een mobile policy eruit? Aan welke aspecten

eerlijk wezen: niets is zo triviaal als het gebruik van

moet u denken als u het gebruik van smartphones door

een mobiele telefoon zowel in uw privéleven als bij

uw medewerkers wilt veranderen? We presenteren zeven

uw bedrijf. Maar bedenkt u eens welke data u allemaal

concrete stappen voor een effectief en medewerkers-

bewaart op uw telefoon en welke zakelijke applicaties u

vriendelijk beleid:

kunt benaderen met uw apparaat. Wat zou er gebeuren als deze gegevens op straat komen te liggen of worden

1. Stel een multidisciplinair team op

gehackt? Laat staan dat dit over de grens gebeurt.

Om alle aspecten van het mobiliteitsbeleid af te vangen, is het cruciaal dat meerdere partijen uit uw organisatie

En wat gebeurt er met de productiviteit. Als u de grens

aan tafel zitten als het beleid wordt opgesteld. Denk

overgaat en u uw databundel moet uitzetten om kosten te

bijvoorbeeld aan:

besparen, hoe productief kunt u dan nog zijn? U moet altijd op zoek naar een wifi-punt, omdat u anders uw e-mail niet

Human resource managers

kunt lezen. U neemt alleen de meest dringende telefoon-

HR-managers hebben duidelijk in beeld welke medewer-

tjes aan, want anders schieten de kosten razendsnel om-

kers een mobiele telefoon van de zaak hebben en wie

hoog. Maar wat zijn de gevolgen van uw onbereikbaarheid?

een eigen mobiel in gebruik hebben. Zij kunnen eveneens het beleid implementeren in de organisatie. Het moet

Al deze uitdagingen worden inzichtelijk en beheersbaar

natuurlijk niet bij een rapport blijven, maar het beleid

door het opstellen van een mobile policy. Idealiter stelt

moet gaan leven, zodat kosten daadwerkelijk beperkt

u een beleid op dat enerzijds risico’s vermindert en

worden en veiligheid wordt verhoogd.

anderzijds uw medewerkers in staat stelt om hun werk goed te doen. Hoewel het logisch lijkt dat uw medewer-

IT

kers een wifi-punt opzoeken als ze de grens overgaan,

Naast de rol die IT speelt bij de inkoop van mobiele

heeft het wellicht niet het meest gewenste effect op uw

telefonie hebben zij ook een belangrijke inhoudelijke rol

productiviteit. Tijd dus voor een evenwichtig beleid.

voor de mobile policy. Enerzijds hebben zij in beeld welke


4

applicaties worden gebruikt door welke afdeling en welke

Juridische afdeling

toepassingen via de smartphone benaderd (kunnen) wor-

De juristen hoeven niet bij elk bedrijf aan tafel te komen

den. Anderzijds kunnen zij een oplossing ontwikkelen voor

zitten, maar denk wel na over weten regelgeving om-

het verhogen van de beveiliging. Hoe passen smartphones

trent privacy, en welke gegevens te gevoelig zijn om bui-

bijvoorbeeld in de infrastructuur van het bedrijf en hoe

ten de veilige muren van het bedrijf geopend te worden.

wordt beveiliging geregeld als een medewerker buiten het

En hoe zit dat als uw medewerkers de grens over gaan?

kantoor werkt. Ook moet IT worden meegenomen in de

Neem als voorbeeld dat bedrijven het recht hebben om

vraag: wat doen we wanneer iemand een telefoon verliest

beleid te maken over hoe toegang wordt verkregen tot

of wanneer een telefoon is gestolen of gehackt?

hun data en hoe het gebruikt wordt. Maar wel gebonden zijn aan weten regelgevingen die in het land gelden.

Business-line managers Om de productiviteit van uw medewerkers te verhogen,

Beleidsmakers moeten ook nadenken over hoe persoon-

is het cruciaal dat uw business-line managers worden

lijke informatie van werknemers wordt gebruikt. Is de

meegenomen in de ontwikkeling van het beleid. Zij weten

data privé? Dan moeten de beleidsmakers nadenken

namelijk precies welke processen binnen een afdeling

over hoe oplossingen veilig gebruikt kunnen worden en

lopen en waar een mobiele telefoon voor nodig is. Zij heb-

hoe de risico’s tot het minimum kunnen worden beperkt.

ben ook inzicht in wie waarvoor naar het buitenland reist

Heel concreet betekent dat dat HR-systemen bijvoor-

en hoe belangrijk het is dat iemand altijd bereikbaar is.

beeld niet gebruikt mogen worden via een smartphone

Zo kunt u de juiste balans maken tussen veiligheid,

die op een publiek wifi-netwerk zit.

kosten en productiviteit.

2. Definieer welke kansen een mobile policy kan bieden In gesprek met de business-line managers bepaalt u in welke processen smartphones en tablets een rol kunnen spelen en waar de inzet van de mobiele apparaten een veiligheid

kosten

productiviteit


must is. In navolging daarvan kan bepaald worden welke

5

kansen nog niet gegrepen worden (bijvoorbeeld omdat

3. Definieer niveaus in uw mobile policy

bepaalde systemen nog niet toegankelijk zijn via mobiele

Niet iedereen heeft dezelfde verantwoordelijkheden bin-

apparaten) en waar kansen wel benut kunnen worden,

nen uw bedrijf en niet elke medewerker heeft evenveel

maar waar het bedrijf momenteel risico’s loopt (de be-

rechten of bevoegdheden. Dat heeft ook een weerslag op

veiliging laat nog te wensen over).

uw mobiele beleid. U kunt uw CEO meer rechten geven, omdat het belangrijk is dat hij ook bereikbaar is als hij in

Maak het heel concreet, zodat duidelijk is wie wat moet

het buitenland op klantbezoek is. Daarentegen kan een

kunnen doen in welke omstandigheden. Bijvoorbeeld: als

callcentermedewerker die altijd in het callcenter werkt,

de CEO continu wilt kunnen bijsturen op actuele gege-

geen bevoegdheid krijgen om bij het systeem te kunnen

vens, dan biedt een nieuwe iPad hem die kans. Maar hoe

als hij op een andere pc of laptop inlogt dan degene die

zorgt u dat hij alle data veilig tot zijn beschikking heeft?

op zijn werk staat. U kunt aan de hand van de rollen en

Ongeacht of hij op kantoor werkt of de grens overgaat

functies van medewerkers bepalen wie welke rechten

voor afspraken met buitenlandse collega’s of klanten.

heeft en wie dus meer ruimte krijgt om te bellen of data te gebruiken.

Blijf echter wel kritisch: toegang tot gegevens is vaak

dus een afweging tussen welke concrete resultaten

Heel grof opgedeeld kunt u drie groepen definiëren:

de kansen opleveren en de extra kosten die gemaakt

[A] C-level en andere managers; voor hen geldt de

eenvoudiger geregeld dan waterdichte beveiliging. Maak

moeten worden om het te faciliteren. Misschien blijkt

hoogste vorm van beveiliging omdat zij dagelijks

dat het toegankelijk maken van systemen voor account-

bedrijfskritische en gevoelige informatie willen inzien

managers die op pad zijn meer oplevert dan het overal

en delen met anderen. Zij zullen ook meer naar het

beschikbaar maken van data buiten privé wifi-netwerken

buitenland reizen en u kunt op basis daarvan be-

voor de CEO. Denk daarbij overigens niet alleen aan wat

voegdheden toepassen.

kan, maar ook wat niet kan: als een accountmanager niet bereikbaar is omdat hij in het buitenland is, hoe groot is de kans dat hij een belangrijk gesprek misloopt?


6

[B] Managers en medewerkers die buiten het kantoor en

4. Security

in het buitenland geen directe toegang nodig hebben

Beveiliging is in de vorige stappen al meerdere malen aan

tot de databases. Ze kunnen bijvoorbeeld wel hun

bod geweest. Waarschijnlijk gaat hier de meeste tijd en

e-mail lezen en beantwoorden als ze thuis zijn, en

kosten in zitten en de IT-afdeling zal de meeste energie

ze kunnen meedoen met skypesessies als ze op een

moeten investeren om medewerkers de vrijheid te geven

wifi-netwerk in het buitenland zitten, maar ze kunnen

om buiten het kantoor en zelfs over de grens te kunnen

bijvoorbeeld niet in het crm-systeem. Overigens blijft

werken. Dat komt enerzijds omdat mobiele appara-

het belangrijk dat u als bedrijf inzicht heeft waar deze

ten via meerdere netwerken (zowel wifi als 3G of 4G)

mobiele apparaten worden gebruikt en wat de veilig-

verbonden worden en anderzijds omdat het ene mobiele

heidsstatus is van deze apparaten, aangezien ook in

apparaat het andere niet is, zeker nu sommige medewer-

e-mail gevoelige informatie kan staan.

kers hun persoonlijke apparaten gebruiken om hun werk te doen.

[C] Medewerkers die een eigen mobiele telefoon of tablet gebruiken: deze categorie bevindt zich in meerdere lagen van de organisatie. Het gaat om medewerkers die buiten kantooruren en over de grens

Welke stappen moet u nemen om uw beveiliging te optimaliseren:  Bedrijfsprocessen: de veiligheid wordt grotendeels

verbonden willen blijven met het werk, zoals marke-

bepaald door de eerder gedefinieerde processen.

teers en HR-medewerkers. Voor deze medewerkers

U weet daardoor welke netwerken en apparaten

is het cruciaal dat er een helder beleid wordt opge-

toegankelijk gemaakt moeten worden en welke

steld, want de beveiliging en de stabiliteit van deze

beveiliging u behoedt voor de grootste risico’s.

apparaten laat vaak te wensen over. Als u toegang tot

 Aanscherping: voor sommige processen en syste-

bedrijfssystemen wilt faciliteren, maak dan gebruik

men heeft u waarschijnlijk al de beveiliging op orde.

van een veilige omgeving via bijvoorbeeld de brow-

Bepaal waar de maatregelen aangescherpt moeten

ser, zodat gegevens niet op de tablet of smartphone

worden én breng daar een prioriteit in aan op basis

gezet worden.

van de belangrijkste functies en de grootste kansen.


7

 Technologie: als laatste bepaalt u welke technolo-

5. Productiviteit en beter kostenbeheer

gie het beste past bij uw bedrijf en uw infrastruc-

Het organiseren van de beveiliging is stap één. Het verbe-

tuur. Dat kan op basis van welke technologie het

teren van productiviteit is stap twee. U wilt natuurlijk dat

best past bij uw huidige systemen, maar ook op

uw medewerkers vrij zijn om het werk te doen waarvoor

basis van schaalbaarheid en budget. Dan kunt u

ze zijn aangenomen en niet worden beperkt in hun activi-

daarna overgaan tot implementatie.

teiten. Maak systemen toegankelijk buiten het kantoor als het gezien de beveiliging kan worden toegestaan. Merkt u

Wat als uw beveiliging toch wordt ondermijnd? Preventie is goed, maar wat moet er gebeuren als de be-

dat de kosten voor datagebruik buiten het kantoor of over de grens hoger oplopen dan u wilt? Dan kunt u nadenken over nieuwe telefonie- en data-abonnementen.

veiliging toch wordt ondermijnd. Hoe gaat u om met de apparaten die zijn gestolen of verloren? Het liefst bouwt u een ‘remote delete’ functionaliteit, waarmee een

33%

30%

29%

telefoon op afstand teruggebracht kan worden tot de fabrieksinstellingen. Als u alle data verwijdert, dan moet

Uit onderzoek1 dat Truphone in samenwerking met on-

u in het beleid aangeven wanneer voor welke acties

derzoeksbureau IDC deed, blijkt bijvoorbeeld dat vooral

wordt gekozen. Zeker als het gaat om het verwijderen

de kwaliteit van de dataverbinding impact heeft op de

van persoonlijke informatie, zoals foto’s of e-mails. Zo

productiviteit (33 procent). Ook zijn de respondenten

weten medewerkers ook waar ze aan toe zijn als ze hun

ontevreden over de kwaliteit van telefoongesprekken

smartphone in de trein laten liggen.

(30 procent) en de kosten (29 procent). Is internationaal zakendoen en altijd bereikbaar zijn cruciaal voor uw groei, dan moet u op zoek naar een abonnement dat uw werkzaamheden ondersteunt. Zo kunt u ook over de grens net zo productief en succesvol zijn als u op kantoor bent.

1

‘Unfettered Mobility: Driving the International Extended Enterprise’, IDC, sponsored by Truphone - September 2014


8

6. Smartphone etiquette en een interne PR-campagne

misschien overdreven, maar u kunt hier beter het zeker voor het onzekere nemen. Houd uw medewer-

U heeft bepaald welke rollen en welke bevoegdheden

kers voor dat even weglopen van een drukke ruimte

iedereen heeft. Dat betekent alleen niet dat iedereen de

of het bewaren van het gesprek voor een geschikter

smartphone gebruikt zoals u dat voor ogen heeft. Daarom

moment, de gang van zaken is die u prefereert binnen

is het niet verkeerd om na te denken over een smartphone

uw bedrijf.

etiquette voor uw bedrijf. Het gaat hier om acceptabel gebruik van de smartphone, maar ook om het stimuleren

Geef ook aan wat de eventuele consequenties zijn als

van de productiviteit en de vrijheid van uw medewerkers.

ze wel besluiten om openbare gesprekken te voeren over bedrijfskritische informatie. Dat betekent niet

Denk bijvoorbeeld aan:

dat u de medewerker straft voor zijn gedrag, maar geef aan wat de gevolgen zouden kunnen zijn. Werk-

[A] Niet streamen of video conferencing als de gebruiker

nemers hebben meestal geen kwade bedoelingen,

niet op een wifi-netwerk zit; u wilt voorkomen dat uw

maar zijn zich enkel niet bewust van hun gedrag en de

kosten hoog oplopen doordat uw collega vanuit de

eventuele gevolgen.

taxi in New York een salesmeeting bijwoont. Hoewel dat natuurlijk ook ligt aan de rol die uw collega

[C] Smartphones uit, op stil of laat ze achter op het

heeft binnen uw bedrijf en het soort telefonie- en

bureau als u in bespreking zit; het kan wat belerend

data-abonnement dat u afneemt.

overkomen, maar niets is zo vervelend als vergaderingen die onderbroken worden door telefoongesprek-

[B] Houd publieke gesprekken over zakelijke aangele-

ken of door mensen die hun e-mail aan het controle-

genheden tot het minimum; u wilt niet dat gevoe-

ren zijn. Hoewel het lijkt alsof de medewerker wordt

lige informatie wordt gedeeld op een druk terras in

beperkt in zijn vrijheid, gaat het hier om respect

Amsterdam. Er kan zomaar een concurrent aan de

tegenover de collega die de vergadering voorzit of

volgende tafel zitten die gretig meeluistert. Het klinkt

aan het woord is.


9

In eerste instantie is maar een klein team verantwoorde-

gaat leven, bijvoorbeeld door een presentatie te houden

lijk voor het mobiele beleid, maar voor een succesvolle

om het beleid toe te lichten en medewerkers de kans te

uitrol wordt uiteindelijk iedereen in het bedrijf meege-

geven om vragen te stellen. Of maak er een gewoonte

nomen. Zet daarvoor een interne PR-campagne op. Dat

van om voor een vergadering de telefoons in een bakje

betekent dus niet dat u iedereen mailt met het PR-be-

op tafel te leggen, zodat iedereen aanwezig is en niet

leid, want de kans dat uw medewerkers de algemene

ondertussen zijn e-mail gaat controleren.

voorwaarden lezen, is klein. Zorg ervoor dat het beleid

7. Houd uw beleid up-to-date Niets zo veranderlijk als het mobiele landschap. Elke

Het liefst bekijkt u eens per kwartaal of het mobiele be-

dag nemen medewerkers nieuwe telefoons in gebruik en

leid nog relevant is. Het is natuurlijk niet handig om het

veranderen veiligheidsrisico’s. Dat betekent niet dat u

hele beleid te herzien, maar kijk of de onderdelen nog

elke dag met uw beleid moet bezig zijn, maar wel dat u

relevant zijn en waar verdere aanscherping het bedrijf

weet wat u moet doen als een nieuw apparaat in gebruik

ten goede kan komen.

wordt genomen. Wat gebeurt er met het oude toestel? Zorgt u ervoor dat alle data wordt verwijderd van deze apparaten of heeft de medewerker zelf daar de verantwoordelijkheid voor?


10

Conclusie Vrijheid voor u en uw collega’s om te werken zoals jullie

uw mailbox synchroniseren terwijl u al in het land van

dat willen, in Nederland én over de grens, staat centraal

bestemming bent aangekomen? Het maakt niet uit.

als u een mobile policy opstelt. U wilt medewerkers

Omdat ons netwerk internationaal is, betaalt u geen roa-

en managers ondersteunen om hun werk nog beter te

mingkosten. In plaats daarvan maakt u gebruik van één

doen, terwijl de veiligheid van bedrijfskritische gegevens

wereldabonnement, ongeacht in welk land u zich bevindt,

op hoog niveau blijft. Dat doet u door alle verantwoor-

en één simkaart, die u nooit hoeft te verwisselen. En waar

delijken voor data, systemen en processen bij elkaar te

u ook bent, u geniet van dezelfde kwaliteitsdekking als

brengen en in kaart te brengen waar de kansen en risico’s

thuis, met dezelfde klantenservice. Met Truphone hoeft u

voor uw bedrijf liggen.

zich geen zorgen meer te maken over roaming.

tie van het beleid en maakt u een mobiele etiquette om

Gebouwd met het oog op de toekomst

medewerkers op te leiden omtrent het gebruik van hun

Ons netwerk is ontwikkeld met het oog op de toekomst.

mobiele apparaten. Uiteindelijk komt dat uw bedrijf ten

Wij dagen de status quo uit op het gebied van de hoge

goede, maar ook de medewerkers zelf, omdat ze produc-

kosten en de slechte dekking in het buitenland. Terwijl

tiever en veiliger werken. Zo werken u en uw collega’s,

traditionele telecom aanbieders steeds opnieuw op de

ongeachte locatie, aan de groei van het bedrijf.

grenzen stuiten, hebben wij een netwerk gebouwd dat de

Idealiter neemt u het hele bedrijf mee in de implementa-

wereld als één geheel beschouwt. Op die manier stellen we een platform ter beschikking om te communiceren in

Over Truphone - een wereld zonder grenzen Stel dat u uzelf geen beperkingen hoeft op te leggen

deze wereld waar connecties steeds belangrijker worden. Wij hebben een wereldwijd netwerk dat u helpt om internationaal zaken te doen.

om uw telefoon in het buitenland te gebruiken. Blijft

Wilt u meer weten? Neem contact met ons op. +31 (0)30 7600 556 | [email protected] | truphone.nl Copyrights - 2015

Internationaal zakendoen:

Recommend Documents