INTERNATIONAAL ZAKENDOEN 3TIPS

EEN COMMERCIËLE UITGAVE VAN MEDIAPLANET, GEDISTRIBUEERD DOOR HET FINANCIEELE DAGBLAD.

Nr.1/mei 2010

Planning, advies en organisatie

INTERNATIONAAL ZAKENDOEN

3 TIPS

VOOR EEN OPTIMAAL ZAKENREISBELEID

Aanpassen De uitdagingen en eigenaardigheden van zakendoen in het buitenland Luchthavens Wat vindt de zakenman van Rotterdam Airport en Schiphol? Outsourcing Alles geregeld, van deur tot deur en nog kostenbesparend ook

Het bedrijfsleven buiten de kantoormuren: Effectief werken en toch uitgerust op de bestemming.

Zakenreizen: zelf doen of uitbesteden? Vind de juiste balans. Start de TravelScan op vcktravel.nl/scan Member of the VCKGROUP

FOTO: LUFTHANSA

Olcay Gulsen “Ik vind het heerlijk om steeds ergens anders te zijn en steeds iets anders te doen”

DE MODERNE ZAKENMAN REIST ONTSPANNEN

2 · mei 2010

Challenges de uitdaging Als lid van de RvB bij een grote internationale holding werken, brengt een druk reisschema met zich mee. Frank Rövekamp, tot begin dit jaar werkzaam bij Vodafone, spreekt over aandachtspunten bij zakenreizen.

Geen tijd verloren tijdens zakenvlucht

A

ls Group Chief Marketing Officer van Vodafone reisde ik veel naar de landen waar onze vestigingen zitten. Daarnaast vloog ik ook naar vele landen om contacten te onderhouden met telefoonfabrikanten. Die zitten flink uit elkaar, onder andere in Finland, Korea, China en Amerika. Daarnaast heb je nog de conferenties en andere bijeenkomsten die je bezoekt. Al met al levert dat een flink druk reisschema op.

Administratieve zaken

Ik maak verschil tussen reizen binnen Europa en intercontinentale reizen. In Europa reis ik graag zo snel mogelijk naar de vlieghaven. Luxe is daar niet het belangrijkste bij. Soms ben je gewoon sneller als je een metro neemt. Tenzij ik nog een conference call in moet of iets dergelijks. In dat geval biedt een auto met chauffeur of een taxi uitkomst. Voor de vlucht vertrekt, werk ik alle telefoontjes af die ik wil doen. In de lucht behandel ik e-mail en doe ik andere ‘administratieve’ zaken.Denk

Brinio Veldhuijzen van Zanten Algemeen directeur KLM Health Services

Pagina 12

“Er staat nu een ziekenhuisbed klaar als dat nodig is, reizigers krijgen de juiste voorlichting en vaccinaties, we sturen pillen na als die vergeten zijn en er is altijd advies te krijgen per telefoon of e-mail, met specialistische hulp als dat nodig is.”

Strategische projecten

aan het voorbereiden van een vergadering of het doornemen van rapporten. Om goed te kunnen werken heb ik een smartphone en een laptop. Die gebruik ik beide intensief. Vooral die laatste werkt aan boord van een vliegtuig makkelijk. In een taxi of een limousine werkt een smartphone weer prettiger. Voor het vliegen synchroniseer ik ze, zodat ze helemaal up to date zijn. Dan beschik je op beide apparaten over de juiste informatie.

Afspraken

Iedereen heeft zijn eigen routine. Voorkeuren verschillen per persoon. Een goede secretaresse of een ander die je reis plant, is onmisbaar. Laat mensen duidelijk weten wat je wilt en maak daar afspraken over. Niet alleen aan het moment waarop je vliegt, maar ook aan de vlucht zelf kun je eisen stellen. Mijn ervaring leert bijvoorbeeld dat een stoel die 180 graden kan kantelen toch het beste slaapcomfort biedt.Wat dat betreft zijn comfort en gemak erg belangrijk.Je wilt zo uitgerust mogelijk op je bestemming aankomen. Daar heb je een goed plan voor nodig.Wees je daar van bewust.

Wij raden aan

Frank Rövekamp Reisde tot voor kort veel met het vliegtuig om zaken te doen in het buitenland

“Je wilt zo uitgerust mogelijk op je bestemming aankomen. Daar heb je een goed plan voor nodig.”

Als uw incentive een belevenis moet zijn Ook complete arrangementen naar het WK in Zuid-Afrika boekt u bij KRAS.NL voor de allerlaagste prijs!

Bij intercontinentale vluchten, vluchten boven de acht uur, pas ik mijn horloge meteen aan, aan de lokale tijd van de bestemming en ga daar naar leven. Je past je aan het ritme van werken en slapen aan. Dan hoef je na aankomst minder te wennen. Op zulke reizen hou ik me ook niet bezig met e-mails, maar denk ik na over strategische projecten. Ik gebruik de vlucht dan om in alle rust de grote lijnen van een bepaald project uit te zetten. Het is ook erg belangrijk om goed te slapen. Je wilt zo fris en uitgerust mogelijk op de plek van bestemming aankomen. Uiteraard zonder tijd te verspillen. Vandaar dat nachtvluchten de voorkeur hebben. Hoe uitgerust je aankomt,heeft ook te maken met wat je eet en drinkt.Zelf eet ik bij voorkeur niet aan boord, wel vooraf. Geen alcohol en veel water drinken draagt er wel aan bij dat je fris overkomt. Lounges en andere luxe ruimtes, daar heb ik niet zoveel mee. Het liefst ga ik zo snel mogelijk naar de gate. Het is wel prettig om voor sommige vlieghavens een speciaal pasje te hebben,waarmee je snel door de paspoortcontrole en security komt.

We make our readers succeed! internationaal zakendoen eerste editie, mei 2010 Country Manager: Kristiina Kansen Editorial Manager: Birte van Ouwerkerk Business Development Manager: Marc Reineman Sub-editors: Amber van Delft Colin Wilson Project Manager: Stéphanie Haarsma Telefoon: 020-7077010 E-mail: [email protected] Gedistribueerd met : FD, mei 2010 Drukkerij: Wegener NieuwsDruk Mediaplanet contact informatie: Telefoon: 020-7077000 Fax: 020-7077099 E-mail: [email protected] Dit is een bijlage bij het FD. De inhoud van deze bijlage valt niet onder de hoofdredactionele verantwoordelijkheid.

Mediaplanet ontwikkelt hoogwaardige bijlagen die zich richten op een specifiek thema en de daarbij behorende doelgroep. Zo brengen wij lezer en adverteerder dichter bij elkaar.

Uw eerste partner op de Turkse en Marokkaanse markt Trade & Investment Center (TIC) Turkey en Handels-en InvesteringsCentrum (HIC) Marokko zijn de intermediairs voor Nederlandse bedrijven en instanties die de Turkse of Marokkaanse markt willen betreden. TIC Turkey en HIC Marokko adviseren, informeren en begeleiden uw bedrijf tijdens de voorbereiding en bij de uitvoering van uw internationale plannen. www.ticturkey.com / www.hic-marokko.nl

B e l : 0 7 3 - 5 9 9 9 8 8 8 o f m a i l n a a r : k r a s re i z e n o p m a a t @ k r a s . n l

Beursplein 37 Kamer 339-340 Rotterdam World Trade Centre T. +31 (0)10 205 32 50 | F. +31 (0)10 205 32 51 [email protected] / [email protected]

Vodafone Favourite Country Internationaal bellen tegen lokaal tarief

De manier waarop we zakendoen is de laatste jaren sterk veranderd. Zo zijn werk en privé meer met elkaar verweven. Centraal staat dat we steeds sterker plaats- en tijdonafhankelijk werken. We werken overal, op elk moment. Ook in het buitenland. Vodafone biedt onder haar motto ‘Business in motion’ al jaren producten en services die passen bij ons veranderende leef- en werkritme. Haar nieuwste troef is Vodafone Favourite Country, een voordelige, flexibele en beheersbare manier van internationaal bellen. Om kosten voor internationaal bellen in Europa te beperken, introduceerde Vodafone vorig jaar al Vodafone Europe. Een succesvolle dienst waarmee het bestaande abonnement wordt uitgebreid. Voor een vast additioneel maandbedrag kunt u binnen veertien Europese landen bellen tegen uw eigen thuistarief. Het succes van deze propositie deed Vodafone besluiten Favourite Country te ontwikkelen, een uitbreiding van uw telefoonabonnement, waarmee u in uw favoriete land buiten Nederland voor hetzelfde tarief belt als in Nederland. “Het is een ‘tailor-made’ oplossing, waarbij je zelf besluit voor welk land of welke landen je het wilt gebruiken”, stelt Reinier Hendriks, head of Commercial Management EBU van Vodafone.

Vaste prijs Voor Vodafone Favourite Country betaalt u een vast bedrag per maand, zodat u vooraf exact weet wat u kwijt bent. Het extra, vaste bedrag is nieuw, voor de rest heeft u te maken met dezelfde kosten als gewoonlijk. Favourite Country sluit u dan ook aanvullend aan op uw bestaande Vodafone Voice abonnement. Bijvoorbeeld de OndernemersBundel, inBusiness, WirelessOffice, Corporate Net en OneVoice. Zoals gezegd maakt het vaste bedrag per maand de kosten overzichtelijk. Kostenbeheersing is ook één van de speerpunten van Vodafone. Vandaar de keuze om het product op deze wijze aan te bieden. Hendriks: “Uit de testen die we in de markt hebben gedaan, blijkt dat onze klanten enorm veel waarde hechten aan budgetbeheersing. Je wilt vooraf weten hoeveel je kwijt bent.” Concreet betekent het, dat u bij betaling van het vaste bedrag in één of meerdere geactiveerde landen kunt bellen en gebeld worden tegen een starttarief van €0,07 (excl. BTW) en een vervolgtarief van €0,12 (excl. BTW) per minuut. Ook de sms-kosten zijn laag, namelijk €0,11 (excl. BTW). Het financiële voordeel dat dit oplevert, houdt volgens Hendriks ook niet op bij

alleen de telefoonkosten. “Als de kosten transparant zijn, is het makkelijker en aantrekkelijker om van diensten gebruik te maken. Je hoeft dan niet meer bang te zijn om te veel kosten te maken. Daardoor ben je flexibeler in het doen van je werk. Wat je ziet is dat werkgevers die internationaal zakendoen, niet iedere werknemer de mogelijkheid geven om vrij te bellen. Dat gaat ten koste van de productiviteit. Favourite Country heft deze belemmering op.”

Flexibiliteit Er zijn vele toepassingen denkbaar. Een personeelslid die veel in het buitenland werkt, is een voor de hand liggend voorbeeld. Ook is het ideaal voor personeel dat tijdelijk op een buitenlandse vestiging werkt. De beslisser binnen een organisatie, bijvoorbeeld een facilitair manager of it-manager die zelf niet de eindgebruiker is, maar wel beslist over de aanschaf, wil de kosten beheersbaar houden. Deze kan de service voor meerdere mensen aanvragen en zelf bepalen wie er wel en niet gebruik van kunnen maken in een bepaalde periode. Hendriks: “Er zijn veel klanten die zakendoen met één bepaald land. Denk aan iemand die wijn importeert uit Spanje. Of een bedrijf dat tuinstoelen laat maken in China. Ideaal is, dat je dan alleen dat specifieke land kunt toevoegen. Voor Spanje bijvoorbeeld kost dat €10 en voor China €40 per maand. Dat is zeer transparant en voordelig.”

Zakenlanden Favourite Country is niet alleen beschikbaar voor omliggende Europese landen als Duitsland, België en Luxemburg, maar ook voor landen als Polen, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Spanje, Italië en Turkije. Ook in de rest van de wereld ontbreken grote zakenlanden niet, zoals de Verenigde Staten en Canada, Brazilië, Rusland en zelfs China. Doet u regelmatig zaken met meer dan één land in Europa, dan kan Vodafone

Europe uitkomst bieden. “Om erachter te komen welk product het beste bij het belgedrag van een bedrijf past, is er een online adviestool beschikbaar waar dat eenvoudig mee berekend kan worden”, vertelt Hendriks. Favourite Country kan ook juist gelden als aanvulling op een Vodafone Europe abonnement. Naast Vodafone Europe met de 15 Europese landen kunt u bijvoorbeeld additioneel China toevoegen. “Je kiest zelf het land of de landen die je wilt toevoegen. Een bedrijf dat zakendoet in verschillende Europese landen en zijn business uitbreidt naar bijvoorbeeld Brazilië, verruimt de service met alleen dat land.”

Roaming Wanneer u reist door verschillende landen, belt u via verschillende netwerken. De vakterm hiervoor is ‘roaming’. We zijn gewend dat we overal kunnen bellen, maar vanzelfsprekend is dat niet. Zo bepalen afspraken tussen operators of u wel of niet van een netwerk gebruik mag maken en is niet elke telefoon geschikt voor elk netwerk. Hendriks: “De quality of service van ons globale netwerk is zeer hoog. Elk telefoonmodel dat wij aanbieden, is op ons gehele netwerk getest. Wij verzekeren dat je er vrijwel overal ter wereld mee kunt bellen.” De grootte van het gebied waar je kunt bellen heet de ‘roaming footprint’. Anders gezegd: dit is het gebied waar je op dezelfde service kunt rekenen als in Nederland. Om te zorgen dat dit steeds verder wordt uitgebreid, werkt Vodafone vanuit Luxemburg constant samen met partijen over de hele wereld. De services die beschikbaar zijn, bestaan uit verschillende onderdelen. Behalve de zekerheid dat u kunt bellen, biedt Vodafone ook andere garanties. Hendriks: “Het gaat ons erom dat je als ondernemer niet in je communicatie belemmerd wordt. Vandaar dat wij onze services aan onze klanten aanpassen en hen in staat stellen om zo flexibel en productief mogelijk te kunnen werken, ook internationaal.”

4 · MEI 2010

TIP

1

NIEUWS

VIRTUEEL OVERLEG ALTERNATIEF VOOR ‘VERMOEIENDE’ ZAKENREIZEN Vergaderen met collega’s en zakenrelaties in Rome of Londen, terwijl je zelf in een Nederlands kantoor bent. Videoconferencing is een steeds beter alternatief voor lange zakenreizen. Soms ontkom je er als manager niet aan: zakentrips. Soms zijn ze leuk, soms minder amusant tot ronduit stressvol. Hoe dan ook, of je het nu ziet als noodzakelijk kwaad of als de krenten in de pap, het is een onontkoombaar onderdeel van het internationale zakenleven. Toch bewijzen cijfers dat het niet altijd even efficiënt is. Uit onderzoek onder Europese managers blijkt dat slechts 55 procent van de tijd tijdens een zakentrip effectieve werktijd is. De overige 45 procent besteden ze bijvoorbeeld aan het wachten op een aansluitende vlucht of in een hotelkamer tussen vergaderingen in. Onder hun werkgevers geeft 79 procent van de bedrijven aan dat de kosten voor zakelijke reizen vaak hoog oplopen.

Stress

Niet alleen zijn de reizen duur, ook zegt 47 procent van de Europese managers dat het zorgt voor meer stress. Overigens zijn Nederlandse en Belgische professionals daarin aanmerkelijke relaxter dan hun Engelse, Italiaanse, Spaanse en Duitse collega’s. Enkele van de grootste oorzaken van reisstress is het lange wachten op vliegvelden, vertragingen en verve-

KIES VOOR DE MODERNE TECHNIEK

len die zakenreizen met zich meebrengen. Sterker nog, een combinatie van werkelijke en virtuele vergaderingen zou voor tweederde van de managers een ideale situatie zijn.

Vaak nog niet overwogen

lende medereizigers. Toch is het niet alleen maar klagen: bijna allemaal geven ze aan dat veel reizen een geaccepteerd onderdeel is van de werkroutine. Maar aan de andere kant: managers die minder reizen vinden het gemakkelijker om hun werk- en privéactiviteiten in goede banen te leiden. Ook vinden ze dat de reizen duur zijn en het milieu schaden. Duur, inefficiënt, stressvol en schadelijk voor het milieu: gezien al deze klachten zou je toch gaan denken dat bedrijven de technologie voor videoconferencing meer zouden omarmen. Immers, de belangrijkste reden die managers opgeven voor zakenreizen is het onderhouden van persoonlijke relaties. Nu gaat er niets boven een écht persoonlijk contact, maar een vergadering aan een conferentietafel waar de vergaderpartner bijna lijfelijk aanwezig is (in elk geval zichtbaar en hoorbaar) is op z’n minst een goed alternatief gezien de nade-

Ook bedrijven zien voordelen.Maar hoewel 87 procent van de Europese bedrijven mogelijke kostenbesparingen vermoedt, blijkt bijna één op de drie bedrijven deze vergadertechniek nog serieus overwogen te hebben. Een kwart heeft zelfs nog nooit gebruik gemaakt van videoconferencing, zo blijkt uit een onderzoek naar het gebruik van videoconferencing bij 716 Europese bedrijven. Hiervoor zijn verschillende redenen.Men vindt de techniek te onpersoonlijk, het management werkt tegen of denkt dat de methode te duur is. Toch kan videoconferencing de manier waarop we werken serieus veranderen. Bedrijven die momenteel videoconferencing wél inzetten of dit overwegen, blijken goed bekend met de voordelen. Kostenbesparingen, directere reacties, snellere besluitvorming en het ontzien van het milieu zijn de meestgenoemde voordelen. Ruim 60 procent van de Europese bedrijven noemt besparingen op hun reisbudget als belangrijkste reden om videoconferencing te gaan gebruiken. KOOS PLEGT [email protected]

Vrijblijvend videoconferencing testen? Videoconferencing is er vanaf � 1.999,(excl. BTW en installatiekosten)

WALK IN AND MEET

    

Full peace of mind with the service of your choice Quality – Secure – Reliable meeting experience From basic need to premium suite One-button 24h/7d multilingual support Meeting time management

TEL 0031 207989898 Bel nu: +31 (0)36 767 02 90

videoforconference.nl

GLOBAL MANAGED NETWORKS, HOSTING AND TELEPRESENCE www.easynet.com

mei 2010 · 5

Fikse rekening voor bellen naar het buitenland Bellen van en naar het buitenland zou goedkoper moeten, vinden veel Nederlanders. Maar ook expats die hier werkzaam zijn voelen de hoge telefoniekosten. Sinds zeven maanden woont en werkt hij in Nederland. Bala Sanou is een adviseur voor het Koninklijk Instituut voor de Tropen (KIT),een multidisciplinair kennisinstituut voor internationale samenwerking tussen overheden, bedrijven en multilaterale organisaties als de VN,EU en de Wereldbank.Dagelijks belt hij vanuit Amsterdam met zijn familie in het West-Afrikaanse land Burkina Faso (landcode: +226). Ook zijn werktaken houden in dat hij veel contact heeft met collega’s, instellingen en bedrijven in het buitenland. Hij werkt in het Departement Sustainable Economic Development, waar zijn expertise met name ligt op de terreinen van rural decentralisation en local governance. Sanou: “Ik werk veel met ontwikkelingslanden en heb daarbij te maken met de politiek en projecten in het veld. Ik moet veel reizen voor meetings, maar maak natuurlijk veel gebruik van andere middelen als email, Skype en de telefoon. Het aantal telefoongesprekken verschilt van tijd tot tijd, maar kan bij mijn werk soms behoorlijk hoog oplopen.”

Melkkoe

Videoconferencing Eén op de drie Europese bedrijven is nog niet bekend met videoconferencing. De bedrijven die hier wel mee werken noemen o.a. kostenbesparing en snelle besluitvorming als grote voordelen. foto: polycom

Het KIT faciliteert uiteraard Sanou’s professionele telefoongesprekken, maar voor de dagelijkse privégesprekken met het thuisfront in Burkina Faso is hij zelf verantwoordelijk. Internationaal bellen is vaak prijzig en dat merkt hij. “Het is heel belangrijk voor mij, dus het is geen optie om

Begin here We make it easier for highly skilled migrants to live and work in Amsterdam. Qualifying companies can start the paperwork before arrival, and a single visit to the Expatcenter will complete the process. What’s more, our website has loads of valuable information on a wide range of topics including housing, education, taxes and healthcare. The cities of Amsterdam, Amstelveen, Almere and Haarlemmermeer, are working together with the Immigration and Naturalisation Services (IND) to bring you the Expatcenter services free of charge. To learn more please contact us or visit our website. +31 (0)20 254 7999 [email protected] www.iamsterdam.com/expatcenter

het niet te doen. Ik hou het ook kort, niet meer dan een paar minuten per keer, maar ik betaal wel honderd euro per maand aan telefoonkosten.Ter vergelijking: een minimumloon in Burkina Faso is omgerekend vijfenveertig euro. Familieleden sturen me dan ook vaak een sms’je of ik hen kan bellen.” De mobiele telefoniekosten naar het land liggen binnen abonnementen van de grote providers tussen 1,30 en 1,60 euro per minuut. Ook omgekeerd, vanuit het buitenland naar Nederland, liggen de kosten hoog. Zo merkte CDA-Europarlementariër Lambert van Nistelrooij onlangs op: “Al sinds jaar en dag is het internationaal mobiel belverkeer de melkkoe van de grote telecommaatschappijen. Dat merkt iedere Nederlander bij zijn eerste telefoonrekening na terugkeer van vakantie.”

Probleem

Het is een bekend probleem voor veel expats, met name degenen afkomstig uit landen zonder een alomtegenwoordigheid van snelle internetverbindingen. Vrijwel iedereen in Burkina Faso belt met mobiele telefoons, want ook vaste lijnen zijn er een zeldzaamheid. Sanou vindt het dan ook een goede zaak dat er binnen de Europese Unie steeds meer stemmen opgaan om de kosten van bellen naar het buitenland naar beneden te brengen. “Ik vind dat echt een goed idee. Maar daarbij moet ik ook zeggen dat het belangrijk is dat deze politici verder gaan dan alleen het uiten van een wens en dat ze ook echt handelen.” koos plegt

kort bericht travel management

Beter overzicht op het kostenplaatje Waarom zou je als bedrijf je travel management outsourcen? Het mes snijdt aan meerdere kanten: flexibiliteit, controle en lagere kosten. ■■Steeds meer bedrijven, van de grootste multinationals tot organisaties waarin maar enkele tientallen personeelsleden regelmatig reizen, kiezen voor het outsourcen van het travel management. Vooral het besparen van kosten en de wens voor meer transparantie zijn goede redenen om dit te doen. Het verwerken van bonnetjes en het in de hand houden van uitgaven is iets wat je graag uitbesteedt, juist omdat het vaak geen activiteit is die meerwaarde toevoegt binnen de eigen organisatie. Meer compliancy en betere service bij (onder meer) luchtvaartmaatschappijen zijn tevens veelgehoorde argumenten.

Klant wil controle

■■Aanbieders van travel management zetten het bedrijf op hun beurt achter het stuurwiel via web-based programma’s, die inzicht geven in kosten en uitgaven en waarin reizen snel zijn te regelen en om te boeken. De gedachte daarachter is dat de klant controle wenst, zeker na ervaringen met de naïeve manier waarop veel organisaties eind jaren 90 en na het jaar 2000 hun IT uitbesteedden. Zeker in tijden waarin grote veranderingen binnen bedrijven snel plaatsvinden,is het belangrijk flexibel te zijn en snel inzage in de cijfers te hebben.Afhankelijk van hoeveel er al geautomatiseerd is binnen het bedrijf kan de besparing op reisgerelateerde kosten bovendien tussen de 10 en 15 procent zijn.

[email protected]

Wilt u zien hoe de beste bedrijven hun beheerprocessen m.b.t. de reis- en representatiekosten beheren? Met één muisklik op www.concur.nl kunt u een GRATIS analyserapport van Aberdeen Research Group downloaden. Dit rapport verschaft u een volledig beeld van de beste praktijken en geeft u aanbevelingen m.b.t. het automatiseren van uw reis- en representatiekosten management.

Concur® is de wereldmarktleider op het gebied van ondemand services m.b.t. het reis- en representatiekosten management en geniet vertrouwen van duizenden bedrijven. Concur helpt bedrijven van verschillende omvang hun efficiëntie te verbeteren, werknemersuitgaven te managen en operationele kosten onder controle te houden. Concur biedt bedrijven actiegerichte business intelligence en een snelle ROI door hen op het gebied van reis- en representatiekosten management te ondersteunen.

www.concur.nl

Internationaal Zakendoen Tax Planning voor het MKB Vermogensbescherming Buitenlands Bankieren Belastingsstructuur Anonimiteit Estate Planning

Uw nieuwe onderneming via een Limited in landen als Cyprus of Hong Kong Vanaf €995

Incotrust ; Uw Corporate & Trust partner bij Internationaal Zakendoen Bij IncoTrust krijgt u professioneel advies over allerlei aspecten waar u mee te maken krijgt bij Internationaal zakendoen, zoals het starten van een nieuwe onderneming in het buitenland of het openen van een buitenlandse bankrekening. Wij creëren solide ondernemingsstructuren, waarbij u ook nog eens de nodige belastingen bespaart, door gebruik te maken van legitieme constructies in bijvoorbeeld Cyprus, Mauritius en Hong Kong. Onze vernieuwende en pragmatische werkwijze, en onze aanwezigheid in de belangrijkste financiële centra helpt vooral ondernemers uit het MKB, maar ook grotere ondernemingen, bij het oplossen van juridische en fiscale uitdagingen. IncoTrust stelt uw belang voorop: producten als ondernemingsvormen en bankrekeningen worden gezocht bij uw. bedrijfsformule Legitiem en goed onderbouwd kunt u gebruik maken van fiscale voordelen die vaak alleen voor multinationals lijken te zijn weggelegd. Onze formule is resultaatgericht en gaat uit van de combinatie van uw talent en onze gezamenlijke kennis. Wij vermijden onnodige franje, ongewenste tussenschakels en daarmee samenhangende

kosten en zorgen ervoor dat uw ondernemerschap niet geremd wordt door onnodige lacunes. Over IncoTrust IncoTrust Group, opgericht in 2007, levert onder meer zogenaamde Corporate & Trust services, fiscale ondersteuning, vermogensbescherming en ander diensten met toegevoegde waarde voor ondernemers. IncoTrust Group richt zich primair op ondernemingen met een omzet to €5 miljoen en op getalenteerde starters/vernieuwers. IncoTrust is een relatief nieuwe, maar snelgroeiende en innovatieve speler in de markt voor trust en offshore-services. Wij onderscheiden ons door sterk inhoudelijke ondersteuning (indien gewenst) te bieden aan ondernemers die in nieuwe markten of met nieuwe formules succesvol aan de slag willen. In gesprek met u bepalen we wat u nodig heeft. U kunt rekenen op innovatieve mogelijkheden én klassieke degelijkheid die u van een bedrijf uit de trustbranche mag verwachten: precies wat uw onderneming voor haar succes nodig heeft.

Open een bankrekening in Zwitserland. Binnen 48 uur actief. Vanaf €395 Bescherm uw vermogen via een trust of Foundation. Vanaf €995 Graag maken wij het u leuker én gemakkelijker. Neem nu contact met ons op:

www.incotrust.nl Inco Business Group Gustav Mahlerplein 109 1082 MS Amsterdam Tel: + 31 (0) 20 811 130

Vrijblijvend consult omtrent internationaal zakendoen Wij maken internationaal zakendoen eenvoudig door solide ondernemingsstructuren te creëren waarbij u ook nog eens de nodige belastingen bespaard, door gebruik te maken van landen als Cyprus, Mauritius en Hong Kong. Bel voor een afspraak met één van onze consultants van ons representative office in Amsterdam, om de mogelijkheden te bespreken. Wij zijn ook beschikbaar voor een second opinion over uw huidige c.q. alternatieve ondernemingsstructuur. Samen kunnen we zorgen dat uw ondernemerszin tot een flinke omzet leidt, uitgedrukt in een gezonde winst en slechts verminderd door een betaalbare belasting.

Meer weten? Kijk op www.incotrust.nl of bel 020-8111130

MEI 2010 · 7

NIEUWS

2 TIP

CREËER ZEKERHEID

VRAAG & ANTWOORD Carel Storm General Manager International SOS NL

Walter Stefels Managing Director Control Risks Benelux

■ Wat is het belangrijkste voor bedrijven met internationaal reizend personeel? Storm: “Wat wil ik? Wat moet ik volgens de wet? En wat gebeurt er als ik het niet goed regel? Die vragen moet je je als bedrijf telkens weer stellen.” Stefels: “Weet waar je personeel is en hoe het met ze is. En ga verder dan alleen de zorg voor een ticket en een vlucht. Zeker in minder ontwikkelde landen.”

GEDULD Volgens Frank Tillmann, Managing Director bij Nijhuis Water Technology, brengt internationaal zakendoen extra uitdagingen met zich mee. “In sommige landen moet je echt een lange adem hebben.”

Het land van de klant ■ Vraag: Hoe bied je als bedrijf weerstand aan de eigenaardigheden in het buitenland? ■ Antwoord: Bij internationaal zakendoen is het belangrijk te werken met lokale mensen en partijen die weten hoe het betreffende land functioneert. Of het nu gaat om de petrochemische industrie, de staalindustrie of koppen- en varkensslachterijen: allemaal hebben ze met afvalwater te maken. Eén van de bedrijven die is gespecialiseerd in het zuiveren van dit water is Nijhuis Water Technology. Dankzij hoog technologische oplossingen voor allerhande afvalwaterproblematiek is Nijhuis Water Technology een internationale speler op dit gebied geworden. Behalve met eigen mensen werkt Nijhuis ook veel met lokale agenten. De buitenlandse projecten van Nijhuis worden gestuurd door zeven area managers. In principe vanuit Nederland, maar zij zijn voortdu-

rend op reis. “Zij verdiepen zich in de landsaard en de landseigenaardigheden”, vertelt Frank Tillmann, Managing Director bij Nijhuis Water Technology. “Samen met de lokale mensen bezoeken zij ook de eindklant.”

Wetgeving en cultuur

Nijhuis Water Technology werkt in het buitenland veelal met lokale mensen. “Dat is een bewuste keuze”, licht Tillmann toe. “Internationaal zakendoen brengt extra uitdagingen met zich mee.” Ieder land heeft bijvoorbeeld zijn eigen wet- en regelgeving. “Regelmatig worden wij en onze klanten getriggerd om uit afvalwater energie op te wekken. In Polen is het op dit moment bijvoorbeeld erg aantrekkelijk om dit te doen, dankzij subsidieregelingen. In een aantal andere landen mogen bedrijven nog relatief eenvoudig afvalwater lozen en spelen hele andere zaken.” Als het gaat om investeringen of kapitaalgoederen is het handig als je met mensen werkt die van de hoed

en de rand weten, maar bijvoorbeeld ook op het gebied van subsidieaanvraag en wetgeving. De cultuur is in veel landen bovendien bepalend voor de manier waarop je zaken doet. “Onderhandelingen nemen veel tijd in beslag. In sommige landen moet je echt een lange adem hebben.”

FEITEN ■ Nijhuis Water Technology is een middelgroot bedrijf, dat 95 procent van zijn omzet genereert in het buitenland; ■ Het bedrijf opereert in maar liefst vijftig landen. Zo werken er tien mensen in Polen, drie mensen in Rusland en drie in Indonesië. Maar ook in Noord- en ZuidAmerika is het bedrijf actief; ■ In totaal gaat het om circa twintig medewerkers die in het buitenland werken, terwijl in Nederland nog eens honderd mensen ook met name voor de buitenlandse projecten aan de slag zijn.

Financiering

Ook als het gaat om financiering betreft het langdurige trajecten. “Onze stelregel is dat wij absolute bedrijfszekerheid willen hebben. Het gaat om grote projecten en grote bedragen. Vaak werken we met voorfinanciering en termijnbetaling. Het betalingsdocument moet kloppen. Dat loopt vaak via lokale banken en dat maakt het er niet gemakkelijker op. Die geven toch vaak een ander gevoel dan de grote Triple-A banken zoals wij die kennen.” Daarom werkt Nijhuis Water Technology veelal samen met een van de grote Nederlandse banken om zich in het buitenland te laten assisteren. “Veel buitenlandse bedrijven vinden de zekerheid die wij eisen overdreven. Dan helpt het als er een bank opstaat en de partijen aan elkaar verbindt.”

DENNIS MENSINK [email protected]

De bank als belangrijke zakenpartner Wat wil een Nederlandse ondernemer in het buitenland? In de eerste plaats geld verdienen, anders gaat ‘ie er niet eens naartoe. Maar dit moet wel veilig en verantwoord gebeuren. Internationaal zakendoen is uitdagend.Zo is het lastig om als Nederlandse onderneming in het buitenland zelf je bankzaken te regelen. “Er zijn barrières die je moet slechten.Taalbarrières,

maar soms zeer lokale en ingewikkelde regelgeving en cultuurverschillen. Die kunnen ervoor zorgen dat je nauwelijks aan ondernemen toekomt”, zegt Ruud van Dusschoten, Directeur Business Banking bij ING Nederland.

Veilig zakendoen

Ondernemers willen veilig internationaal zakendoen, stelt Van Dusschoten. “Zonder dat zij onnodig geld en tijd kwijtraken aan voor hen onbekende lokale procedures. Bovendien

Ruud van Dusschoten Directeur Business Banking ING Nederland

willen ze het verdiende geld weer snel op de rekening hebben staan en betalingen eenvoudig realiseren.” Dat verklaart de vele activiteiten van een bank als ING over de grens. De bank draagt volgens Van Dusschoten

bij aan de activiteiten van internationaal opererende ondernemingen vanwege haar uitgebreide netwerk, met lokale mensen die alle regels en gebruiken kennen. “Maar die ook de markt in de gaten houden en ondernemers wijzen op mogelijkheden. Ondernemers regelen hun internationale bankzaken met hun vaste relatiemanager in Nederland.” DENNIS MENSINK [email protected]

■ Welke middelen zijn er om bedrijven bij te staan? Storm: “Er zijn digitale instrumenten als ‘travel tracking’ waarmee je altijd weet waar een bepaald personeelslid zich bevindt. Want dat is niet altijd bij elk bedrijf bekend, hoe gek dat ook mag klinken. Daarnaast bestaan er ook goede e-learningmogelijkheden om mensen vooraf te informeren. Bewustzijn bij personeel is erg belangrijk. Welke risico’s zijn er? Welke dokter kunnen ze raadplegen?” Stefels: “Ter voorbereiding op een reis doen wij ook achtergrondonderzoek in de landen van bestemming. Wil je als bedrijf bijvoorbeeld wel geassocieerd worden met een bepaalde organisatie? Of is er een politiek risico?” ■ Hoe ziet volgens jullie het ideale plaatje eruit? Storm: “Het bedrijfsbeleid moet voor vertrek bekend zijn. De werknemer die gaat reizen, dient dit ook doorgenomen te hebben. Als aanvulling daarop krijgt deze digitaal een specifieke lijst voor zijn bestemming. Het is mogelijk om de daadwerkelijke boeking in het computersysteem pas vrij te geven als een werknemer de informatie heeft doorgenomen.” Stefels: “Ook op de aankomstlocatie moeten mensen weten dat een reiziger er aankomt. Als dit wijzigt, dan geeft een werkgever dit door, zodat het spoor van een werknemer is te volgen. Het gaat erom dat je te allen tijde op de hoogte bent van de situatie.” ■ Hoe verloopt de communicatie hierbij? Storm: “De communicatie verloopt altijd via één officieel kanaal. Laatst toen een Turkse vliegmaatschappij crashte, was dat bij ons om de hoek. Er zaten vier Amerikaanse medewerkers van klanten aan boord. Alle hulpverlening werd gecoördineerd vanuit onze alarmcentrale in London. Een centraal communicatiepunt is dan enorm belangrijk.”

8 · MEI 2010

INSPIRATIE

ZAKENLIEDEN OP SCHIPHOL EN ROTTERDAM AIRPORT Vraag: Wat vindt de reizende zakenman van de luchthaven? Antwoord: “Schiphol is iedere keer weer anders, er zit altijd beweging in.” KRISTEL HURENKAMP FOTO’S: VALENTIJN BRANDT

ROTTERDAM AIRPORT

Kees-Jan van der Velden, Air Agencies Benelux

■ “Mijn bedrijf is gevestigd in Amsterdam, maar omdat ik dicht bij Rotterdam Airport woon, vlieg ik vrijwel altijd via deze luchthaven. Een groot voordeel is dat ik gewoon thuis incheck via internet en dat het voldoende is wanneer ik een uurtje van tevoren op het vliegveld ben. Daardoor hoef ik nooit lang te wachten. Een nadeel vind ik dat de verbinding met het openbaar vervoer slecht is. Ik kom daarom altijd met de auto, de parkeergelegenheid is prima. Wat mij betreft mogen er wel meer verbindingen komen met Rotterdam Airport, maar ja, de milieuwetgeving zit de luchthaven in de weg om te groeien. Dat is jammer. Vooral voor zakenreizigers zou het ideaal zijn wanneer het regionale vliegverkeer groeit.”

fiancnieel? Heeft u internationale plannen? Wij spreken uw taal. En wijzen u de weg naar buitenlandse markten, subsidies en zakenpartners. Ook voor informatie over financiering van uw internationale plannen kunt u bij ons terecht. Kijk voor tips en een overzicht van de belangrijkste financieringsmogelijkheden op: www.internationaalondernemen.nl/pubdossiermkb Duidelijke taal over internationale financiering Bent u bezig met de voorbereiding van een kredietaanvraag? Dan is de financieringsscan met een advies op maat iets voor u. Kijk op: www.internationaalondernemen.nl/pubfinpag

Een initiatief van het ministerie van Economische Zaken en handelsbevorderende organisaties

MEI 2010 · 9

SCHIPHOL

Cees Korstanje, Astellas Pharma Europe

Can Yilmaz, Can Polat

Abdellatyf Dhrayif, HP Computerscience Canada

Carl Gydell, Ikea Zweden

■ “Ik ben heel positief over Nederlands grootste luchthaven. Ten eerste is de verbinding met de omliggende steden prima. Ik kom daarom altijd met de bus naar het vliegveld. Dit is goedkoop en ik vind het onzin om mijn auto hier neer te zetten terwijl dat niet nodig is. Schiphol is iedere keer weer anders, er zit altijd beweging in. Er is aandacht voor details, het is schoon en door de efficiënte inrichting hoef ik nooit te zoeken waar ik wezen moet. Van alle vliegvelden waar ik ben geweest, vind ik Schiphol de meest ideale.”

■ “Dit is de eerste keer dat ik op Schiphol ben. Normaal reis ik voor mijn werk voornamelijk binnen Canada en de Verenigde Staten. Ik ben onder de indruk van deze luchthaven. Het is groot, luxe en erg druk. Het inchecken verliep ook razendsnel. Dat ben ik niet gewend. In de VS duurt het allemaal veel langer. Het enige nadeel vind ik dat alles onduidelijk aangegeven staat voor mij als buitenlander. Het zou fijn zijn wanneer de bewegwijzering op de luchthaven meer in het Engels en Frans staat aangegeven. Zo ben ik bijvoorbeeld al een tijdje op zoek naar de VIP Lounge, maar tot op heden heb ik deze niet gevonden.”

■ “Ik reis gemiddeld één keer per maand, voornamelijk binnen de EU. Ik vind het niet erg om op Schiphol te moeten wachten. Schiphol straalt luxe uit, er is genoeg entertainment, dus het is er prima vertoeven. Ik heb wel altijd het idee dat ik anders behandeld wordt door de medewerkers omdat ik er buitenlands uitzie. Bij het inchecken word ik, naar mijn idee, strenger gecontroleerd of net iets langer aangekeken. Dat geeft mij een vervelend gevoel. Daar moet verandering in komen.”

■ “Wat mij betreft is Schiphol de op twee na beste luchthaven, Kopenhagen is nog beter. Waarom? Kopenhagen is qua omvang net zo groot, maar de service is beter en alles verloopt sneller. Ik woon momenteel in Amsterdam. Ik kom met de bus naar het vliegveld, dat is veel sneller dan met de auto. Dat is een groot pluspunt. Als ik lang moet wachten op het vliegveld, is het heerlijk rustig zitten in een van de wachtruimtes. Bovendien vind ik de medewerkers heel vriendelijk. Iedereen wil je helpen en kan je iets vertellen als je vragen hebt.”

10 · mei 2010

nieuws Aiko Hamane Stewardess

tijdzones

Anticiperen op een jetlag Een jetlag kan je zakenreis aardig verpesten. Je kunt namelijk niet met een jetlag op je zakelijke afspraak verschijnen. Hoe voorkom je dat? Wat is een jetlag nu eigenlijk? “Het is een natuurlijke reactie van het lichaam. Als je in een bepaalde tijdszone zit die je niet eigen is, krijg je last van een verstoring van je bioritme”, vertelt stewardess Aiko Hamane. Door haar werk heeft zij wekelijks last van een jetlag. “Ik heb vaak last van een ‘wattenhoofd’. Ik kan niet meekomen met het ritme waarin ik hoor te zitten. Ik ben ook nooit topfit, mijn bioritme is volledig weg na zoveel jaren fulltime werken als stewardess. Maar ik heb mijn draai erin gevonden.” Bij het oostwaarts reizen treedt een jetlag sneller op dan bij reizen naar het westen.Vliegen naar het noorden of zuiden heeft meestal geen effect op de biologische klok, dan passeer je namelijk geen of weinig tijdzones.

Participeren

Hamane heeft een aantal tips om de verschijnselen van een jetlag te minimaliseren. “Een jetlag kun je voorkomen door te anticiperen. Oftewel,door je een paar dagen van tevoren kunstmatig voor te bereiden op het tijdsverschil.Ga bijvoorbeeld iets eerder of later naar bed. Ook sporten helpt.” Bij aankomst is het verstandig je direct aan te passen aan de plaatselijke tijd.Kun je toch je ogen niet openhouden? “Dan kun je het beste even gaan slapen. Maar doe dat dan in setjes van 45 minuten en zet de wekker. Hoe moeilijk dat ook is.”

interieur In modern ingerichte ruimtes kunnen zakenreizigers optimaal tijd doorbrengen alvorens in het vliegtuig te stappen. foto’s: lufthansa

Geniet van luxe en rust in een business lounge De tijd voor vertrek van de vlucht wil een zakenreiziger zo nuttig mogelijk besteden. Helemaal als de vlucht vertraagd is. De business lounges op de luchthavens spelen hier steeds meer op in. Alle grote luchtvaartmaatschappijen op internationale luchthavens beschikken over eigen business lounges. Naast standaardfaciliteiten als een goed restaurant en internet, bieden deze zakelijk ingerichte ruimten tegenwoordig ook de mogelijkheid om je als zakenman even af te zonderen in één van de afgezonderde kantoren. Op deze manier kun je ongestoord door met je werkzaamheden. Business lounges zijn vandaag de dag helemaal afgestemd op de wensen van

de moderne zakelijke klant. Met alles in de inrichting,sfeer en faciliteiten is rekening gehouden met de aspecten van privacy, comfort en de mogelijkheid om de tijd nuttig te besteden.

Rusten en relaxen

Er is vaak wireless internet beschikbaar om met relaties te communiceren. Deze internetvoorzieningen zijn over het algemeen gratis, evenals de individueel bedienbare entertainmentfaciliteiten voor games, video en muziek. Voor de rokende passagier is er vaak een afgesloten rokersruimte, met televisie en een eigen koffiebar.Nu hoef je natuurlijk niet alleen te werken in een business lounge. Sterker nog, een business lounge is mede gemaakt voor de drukke zakenman die even wil rusten, relaxen met

een krantje of zich wil opfrissen in de daarvoor bestemde doucheruimte. Het interieur van de meeste business lounges op vluchthavens is zo ingedeeld dat de zakenman optimaal kan genieten van zijn privacy. Zitplaatsen zijn vaak in eilandjes opgesteld, waarbij door verspringen, geen rechtstreeks zicht is op medepassagiers. In een business lounge kan de zakenman even de stress en haast van het dagelijks leven ontvluchten. Persoonlijke assistenten zorgen in de meeste gevallen dat de zakenman op tijd incheckt en bij de gate verschijnt. Om het nog gemakkelijker te maken bestaat er tegenwoordig bij sommige maatschappijen ook een navigatie-applicatie, bestemd voor de iPhone, die je de weg vertelt op de luchthaven. Zo kom je als zakenman nooit meer te laat.

Tijdens de vlucht

Het comfort van de business lounge wordt in de meest gevallen doorgetrokken naar de vlucht zelf. Zo is het bij een aantal maatschappijen binnenkort mogelijk om aan boord te surfen op het internet met je laptop of PDA. Je kunt nu ook bij sommige maatschappijen een stoel boeken waarmee je eindelijk echt 180 graden plat kunt liggen. En nog mooier, het eten wordt ook steeds beter. Zo kun je bij sommige luchtmaatschappijen zelf kiezen wat je wilt eten vanaf een a la carte menu en kun je zelf aangeven wanneer je het opgediend wilt hebben. Hoezo luxe? kristel hurenkamp [email protected]

Twee sterke partijen, één expert voor Reizen en Gezondheid

De Travel Clinic Havenziekenhuis Rotterdam en KLM Health Services bundelen hun krachten. Samen vormen zij dé expert in Nederland waar het gaat om Reizen en Gezondheid. Beide hebben een uitgebreide expertise op het gebied van reizigersvaccinaties, expatkeuringen, advisering en zorg voor individuele zakenreizigers en bedrijven. Meer info: klmhealthservices.com of travelclinic.com

Gezond weer thuis!

mei 2010 · 11

nieuws

Slim op zakenreis ■■Vraag: Waarom zou je de organisatie van zakenreizen uitbesteden? ■■Antwoord: Alles wordt geregeld, van deur tot deur. Bovenal is het een mooie manier om kosten te besparen.

Veel bedrijven organiseren zelf hun zakenreizen. Dit kost in de meeste gevallen veel tijd en is niet altijd kostenefficiënt. Bovendien is het een dagtaak om op de hoogte te zijn van de beste deals. De rol van zakenreisbureaus is ten opzichte van tien jaar geleden veranderd. Door de vele aanbieders en prijsvechters bestaat hun taak allang niet meer alleen uit het boeken van het beste ticket. De bureaus bieden tegenwoordig veel meer service en kunnen de zakenreis van deur tot deur inplannen. Bovendien kan zo’n reisbureau sterk staan in onderhandelingen met luchtvaartallianties, autoverhuurders en hotels.

Totaalpakket

Dat het in de meeste gevallen voordeliger en handiger is om het zakelijke reisverkeer uit handen te geven aan een zakenreisbureau blijkt wel uit de vele voordelen die DHV aanhaalt.Het advies- en ingenieursbureau heeft al jaren ervaring met het outsourcen van zakenreizen. Toch was kostenbesparing daarvoor niet de belangrijkste reden. Volgens DHV had deze implementatie meer te maken met efficiëntie, meer service en een betere bereikbaarheid. Wat de grootste voordelen zijn? Een zakenreisbureau regelt werkelijk alles. Bedrijven als DHV kunnen 24 uur per dag bij het zakenreisbureau terecht voor vragen, de reisagenten hebben direct zicht op de beste deals en de professionals kunnen het hele pakket aanbieden. Dus niet alleen een ticket, maar ook een transfer, een huurauto, een verblijf of een vergaderruimte indien

komt, is het volgens DHV belangrijk een contract op te stellen waarin zij de afspraken vastleggen. Zo is een aantal jaren geleden een beleid opgesteld. Hierin staan de persoonlijke voorkeuren van de medewerkers, bijvoorbeeld iemand die twee meter lang is en graag voldoende beenruimte wil. Zo zijn er ook voorkeursmaatschappijen waar DHV graag mee vliegt en hebben zij vastgelegd altijd van de goedkoopst mogelijke vlucht gebruik te willen maken. DHV is zeer tevreden over de diensten van het zakenreisbureau. Klachten zijn er zelden tot nooit. Alles is geautomatiseerd en werkt prima. Het is bij DHV al zo gewoon geworden, de medewerkers weten niet beter. En de kosten van een agentschap? Die vallen in het niet bij de besparing die de zakenreisagent realiseert. alles uit handen. Het uitbesteden van het regelen van een zakenreis biedt vele voordelen. Advies- en ingenieursbureau DHV kan daar over meepraten. Met deze vorm foto: istockphoto van kostenbesparing, efficiëntie en gemak zijn zij al jaren bekend. 

nodig. Zij bieden een heel totaalpakket, de medewerkers van het bedrijf hebben nergens omkijken naar. Bovendien rapporteren ze ook de CO2-uitstoot van alle zakenreizen. Iets dat voor DHV heel belangrijk is

in het kader van bewustwording en klimaatneutraal opereren.

Persoonlijke voorkeuren

Voordat een samenwerking tussen zakenreisbureau en bedrijf tot stand

feiten ■■ Het gemiddeld aantal zakenreizen daalde van vijf in 2008 naar vier in 2009. De economische crisis heeft hier een duidelijk aandeel in gehad. Dit jaar zal het volume van het zakelijk reizen weer toenemen. De budgetten voor vliegtickets zullen met 7,6 procent stijgen in 2010; ■■ Teleconference en videoconference nemen de plaats in van reizen; ■■ Vertraging hebben is de grootste ergernis van de zakenreiziger. Daarna volgen onbeschoft personeel en het lang van huis zijn; ■■ Ruim de helft van de onder-

zochte zakenreizigers reist doorgaans met het vliegtuig. Ruim één op de drie gaat met de auto; ■■ In het vliegtuig wordt er weinig gewerkt. De zakenreiziger leest of slaapt het liefst; ■■ Een op de zes zakenreizigers vreest dat de zakenreis onsuccesvol zal zijn. Ook angst voor een gebeurtenis thuis of ziekte zijn van invloed op de gemoedstoestand van de zakenreiziger; ■■ Het gebruik van reisagenten zal stijgen om goedkopere tarieven te vinden voor zakenreizen.

De trein

Een zakenreisbureau kan niet alleen onderhandelen bij een zakenreis via vliegverkeer. Ook het boeken van de goedkoopste treinreis kan een dergelijk bureau regelen,dit gebeurt alleen in veel mindere mate.Nog geen 1 procent van de zakenreizen bij DHV verloopt bijvoorbeeld per trein. Maar als het gaat om een zakenreis per trein naar een buurland kan dit in sommige gevallen nog meer kosten besparen. Besparing is voor het bedrijf het belangrijkste, maar vanuit persoonlijk oogpunt vinden de medewerkers van het ingenieursbureau het vooral ideaal dat zij zelf niets meer hoeven te regelen. Dat geldt zelfs voor de travel manager binnen het bedrijf. DHV ziet overigens wel een daling van het aantal zakenreizen.Enerzijds veroorzaakt door de economische crisis en anderzijds door een sterkere sturing op het gebruik van videoconferencing.

Bron: Europeesche Verzekeringen

kristel hurenkamp

8

voordelen

Gemak Het boeken van een zakenreis en de afhandeling ervan is met behulp van een zakenreisbureau een stuk eenvoudiger.

1

Professionaliteit Zakenreisbureaus bieden professionele advisering en de voordelen van een grote inkoopkracht.

2

Prijsverschillen Reisagenten van zakenreisbureaus hebben direct zicht op de beste deals. Dit kan behoorlijke prijsverschillen opleveren. Een reisbureau kan dit in zijn systemen boeken.

3

Contactpersoon Een zakenreisbureau biedt een vast contactpersoon die snel handelt en reageert.

4

Van deur tot deur Zakenreisbureaus kunnen de reis van deur tot deur inplannen, inclusief het regelen van een transfer, huurauto, verblijf of vergaderruimte indien nodig.

5

Onderhandelen Een zakenreisbureau kan sterk staan als het gaat om onderhandelen met luchtvaartallianties, autoverhuurders en hotels.

6

Treinreizen Sommige zakenreisbureaus kunnen ook onderhandelen in zakelijke treinreizen. Wanneer het gaat om een zakenreis naar een buurland kan dit nog meer kosten besparen.

7

Transactiekosten De transactiekosten die een zakenreisbureau declareert vallen in de meeste gevallen in het niet bij de totaalprijs.

8

[email protected]

Schiphol Travel International Inspiratie nodig? MySwitzerland.com/meetings Zwitserland, een bron van inspiratie. Meer informatie: Switzerland Convention & Incentive Bureau Lisette van Dolderen tel. 020 620 92 29, e-mail [email protected] voor het organiseren van meetings, incentives, congressen en events.

Professionele Zakenreizen

• Exclusieve Dienstverlening • Beheersbaar Travel Management • Vaste ervaren Account Manager (minimaal 5 jaar ervaring) • Gegarandeerd, de laagste ticketprijzen • Professionele Management Informatie • Global Travel Management • Volledige creditcard kosten compensatie op KLM en partners

Voor meer informatie bel: 020 - 40 55 275 of ga naar www.Schipholtravel.com

S w i t z e r l a n d ranks top!

Environmental Performance Index, Yale & Columbia Universities

Member of the Schiphol Travel Group

12 · mei 2010

nieuws

Experts reizen en gezondheid intensiveren samenwerking Voor reizigers die zich in het (tropische) buitenland bevinden, is maar weinig geregeld als het gaat om zorg. Daarom bundelen KLM Health Services en het Havenziekenhuis Rotterdam hun krachten. Samen bieden zij – met name zakelijke reizigers – complete zorg. Zowel voor, tijdens als na de reis.

kaar duidelijk aan. Het Havenziekenhuis heeft namelijk specifieke deskundigheid op het gebied van infectieziekten en reizigersgeneeskunde. KLM Health Services heeft expertise op het gebied van luchtvaartgeneeskunde en arbodienstverlening voor internationale bedrijven.

Veiligheid

samenwerking. Vlnr: Brinio Veldhuijzen van Zanten, Johan Dorresteijn (directeur van het Havenziekenhuis Rotterdam) en David Overbosch.

“Reizigers krijgen aan het begin goede voorlichting en de nodige vaccinaties, bij terugkomst is de nazorg volledig verzorgd. Maar ook in het buitenland staat er 24 uur per dag een gespecialiseerde arts klaar om de reizigers bij te staan bij eventuele problemen”, zegt David Overbosch, directeur van het Travel Clinic Havenziekenhuis. Brinio Veldhuijzen van Zanten, directeur van KLM Health Services, vult aan: “KLM heeft een wereldwijd netwerk aan medisch specialisten, zodat we cliënten altijd de beste zorg kunnen bieden.”

Ketenzorg

Overbosch vindt het verwonderlijk dat deze ketenzorg voor reizigers er

nu pas is. “Al heel lang bieden zowel de Travel Clinic van het Havenziekenhuis en die van KLM Health Services vaccinaties. En ook zorg bij terugkomst is altijd wel geregeld.Patiënten met problemen kunnen terecht bij de Tropenpoli en als het nodig is opgenomen worden in het Havenziekenhuis. Maar de tijd die reizigers doorbrengen in het buitenland, worden zij in feite aan hun lot overgelaten.” Veldhuijzen van Zanten: “Er staat nu een ziekenhuisbed klaar als dat nodig is, reizigers krijgen de juiste voorlichting en vaccinaties, we sturen pillen na als die vergeten zijn en er is altijd advies te krijgen per telefoon of email, met specialistische hulp als dat nodig is.” De organisaties vullen el-

Ook voor expatriates hebben de Travel Clinics diverse producten en diensten beschikbaar. Veldhuijzen van Zanten: “We bieden expatkeuringen aan en adviseren bedrijven over gezondheidsbeleid voor expatriates.Mensen die in het buitenland gaan wonen zitten met veel vragen, bijvoorbeeld bij zwangerschap, of als er jonge kinderen mee gaan. Zij hebben een grote behoefte aan veiligheid en wij kunnen zekerheden bieden die mensen graag willen hebben.” Overbosch: “Vroeger haalden expatgezinnen hun informatie voor een deel uit eigen bronnen en verschillende medische diensten. Dat hoeft nu niet meer.”

Gestroomlijnd

Volgens Veldhuijzen van Zanten is er om die reden ook een keuring voor die gezinnen. “We hebben een gesprek met het gezin over de betreffende situatie. Hebben zij zelf al medische problemen? En hoe gaan ze daarmee om in een dergelijk land? Dat is ook belangrijk voor bedrijven om te weten. Want als blijkt dat

zo’n uitzending niet goed gaat, dan moet het gezin weer terug en dat is erg kostbaar.” Ook als een expatgezin verlof heeft,wordt er goed voor ze gezorgd. Overbosch: “Het is de bedoeling dat een verlof plezierig is voor zo’n gezin. Omdat ze dan veel dingen te doen hebben, is het belangrijk dat er direct een kinderarts klaar staat, zodat klinische hulp snel beschikbaar is. Dat is een typisch voordeel van de samenwerking, het werkt gestroomlijnder.” Ook kunnen zij reizigers altijd medicijnen sturen, waar ook ter wereld. “KLM Health Services heeft op Schiphol een apotheek, wij kunnen dus medicijnen van persoon tot persoon afleveren als dat nodig is”, legt Veldhuijzen van Zanten uit.

Thuisgevoel

De samenwerking levert volgens Overbosch een unieke combinatie van specialistische expertise op. “Ik denk dat dit een grote stap is op weg naar een verdere verbetering van onze dienstverlening. En dan vooral voor mensen die op plekken zitten waar ze grote hulp kunnen gebruiken, plekken waar je eigenlijk niet gevonden wilt worden. Zodat zij op die moeilijke plekken het gevoel hebben toch een beetje thuis te zijn.” Veldhuijzen van Zanten: “Dat gevoel proberen wij al te creëren zodra reizigers aan boord stappen.” marion van hooren [email protected]

David Overbosch Directeur Travel Clinic Havenziekenhuis

“Ik denk dat dit een grote stap is op weg naar een verdere verbetering van onze dienstverlening.”

Brinio Veldhuijzen van Zanten Algemeen directeur KLM Health Services

“Wij kunnen cliënten altijd de beste zorg bieden.”

Nederland populair congresland ■■Vraag: Hoe word je een populair congresland? ■■Antwoord: Zorg voor stabiliteit, goede bereikbaarheid en veel kennis. Nederland is populair als congresland. Door jarenlange investering hebben we een plekje in de internationale top tien weten te bemachtigen.“Onze populariteit danken we onder andere aan ons stabiele politieke klimaat over langere tijd gezien - en grote talenkennis”, zegt Eric Bakermans van het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen.Maar ook de bereikbaarheid speelt een grote rol bij de populariteit. “Voor ons is de afstand van Amsterdam naar Maastricht groot, maar een Amerikaan of Canadees vindt dat weer erg kort.Dat maakt ons land makkelijk te bereizen.Zeker aangezien ons openbaar vervoer internationaal gezien goed op tijd is en de stakingsbereidheid in ons land laag is. Dat maakt Nederland compact.”

Bijscholen

Maar hoe kom je als land aan congressen? “Het werkt vergelijkbaar met de Olympische Spelen”, legt Bakermans uit. “Wij begeleiden de kandidaten bij het binnenhalen van het congres.” Brancheverenigingen organiseren de meeste congressen.Veelal met internationale samenwerking, aangezien veel brancheverenigingen

kwaliteiten. Erik Bakermans van het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen is van mening dat je als congresland altijd de positieve punten van je eigen land naar voren moet schuiven. “Waak ervoor dat een derde er met de buit vandoor gaat.”

Tips

Professionaliteit Het is verstandig om voor het organiseren van een congres een professionele partij in de arm te nemen.Alleen de logistieke zorg is al groot. Gespecialiseerde partijen kennen het klappen van de zweep.

1

Aandacht Een congres moet als vanzelf lopen. Besteed er extra aandacht aan dat deelnemers vlot geholpen worden en het naar hun zin hebben. Belangrijk daarbij is ook het afscheid. Bij binnenkomst is vaak alles tot in de puntjes geregeld, maar aan het

2

einde schort er nog wel eens wat aan. Ook een taxi die netjes op tijd naar de vlieghaven gaat, hoort erbij.

Iconen Bij een groot congres kun je best de klassieke Hollandse iconen gebruiken. Zorg daarbij wel voor een spannende nieuwe invalshoek. Nederland staat bijvoorbeeld bekend om haar windmolens. Het is spannend als je die in de vorm van windturbines gebruikt. Klompen kunnen ook prima als Viktor en Rolf er een modern paar van hebben ontworpen.

3

deel uitmaken van een federatie. Met name op wetenschappelijk gebied. “In de wetenschap wil men zich constant bijscholen. Vandaar dat je ziet dat men vooral op dat vlak veel congressen organiseert.” Het bestuur en eventueel de leden van de betrokken federatie beslissen uiteindelijk naar welk land een bepaald congres gaat. Een andere tak van sport in de congreswereld zijn de productlanceringen. Congressen met een commerciële insteek, die je in een kortere tijd realiseert. “Het zijn corporate bijeenkomsten, waarbij een nieuw product centraal staat. Timing is daarbij van groot belang.”

Structuur

De klassieke organisatie van een congres bestaat uit een drietal takken: een ‘local organising committee’,een ‘scientific committee’ en een ‘social event committee’. Bakermans: “Lokaal zijn er enkele initiatiefnemers die het voortouw nemen. Zij worden inhoudelijk ondersteund door het ‘scientific committee’. Een laatste groep neemt de organisatie van sociale activiteiten rond een congres voor zijn rekening, zoals diners, uitstapjes en programma’s voor partners van zakenlieden.”

Bakermans je voordeel mee doen tijdens het ‘biedingsproces’ om een congres binnen te halen. “Door de speerpunten in het Nederlandse innovatieplatform, dat zich onder andere richt op watermanagement en bloemen, hebben wij veel kennis in huis over deze onderwerpen. Hierdoor is de kans groter dat we in aanmerking komen voor een congres op deze vlakken.” Dit voordeel biedt echter geen garanties. Er zijn wel punten waarop Bakermans extra let wanneer hij een bepaalde partij begeleidt bij het binnenhalen van een congres. “Een federatie stelt criteria op waar je aan moet voldoen. Het domste is deze links te laten liggen. Je leest het goed en baseert daar je voorstel op. Ook moet je je altijd beroepen op je eigen kwaliteiten en nooit anderen afvallen. Je kunt wel je positieve punten naar voren schuiven. Als wij bijvoorbeeld aangeven dat we een lage stakingsbereidheid hebben in ons land, dan geef je ook meteen aan dat anderen dat niet hebben. Dat zorgt er ook voor dat je ervoor waakt dat een derde er met de buit vandoor gaat. Onverwachte outsiders kunnen er altijd zijn.”

Criteria

Het gastland organiseert een congres inhoudelijk. Daar kun je volgens

niels achtereekte [email protected]

MEI 2010 · 13

INSPIRATIE

Wat is het reisgedrag van zakenvrouw Olcay Gulsen? ■ Vraag: Hoe benut je je tijd zo optimaal mogelijk tijdens een vlucht? ■ Antwoord: “Ik vraag me af wat al die zakenmannen op hun laptop doen tijdens de vlucht.” In korte tijd heeft de NederlandsKoerdische Olcay Gulsen (29) een imperium opgebouwd met haar fashionlabel SuperTrash. Haar modelabel heeft inmiddels 1600 verkooppunten verspreid over 24 landen in de wereld. Gulsen is daarmee een van de meest succesvolle zakenvrouwen in Nederland. Ze reist de hele wereld rond.

Drijfveer

“Ik heb altijd al een passie voor kleding gehad. Dus het was voor mij al snel duidelijk dat ik iets in de mode ging doen”, vertelt Gulsen enthousiast. “Ik heb keihard moeten knokken om te komen waar ik nu sta, mede door mijn achtergrond.Mijn afkomst is een grote drijfveer om succesvol te zijn.” Gulsen komt uit een vrij inge-

wikkeld gezin met veel problemen. Als klein meisje droomde ze al van een onafhankelijk bestaan. “Vanuit een achterstallige positie moet je meer stappen zetten om iets te bereiken. Maar de wil om te slagen is bij mij groter dan wat dan ook.”

zes keer per maand in het vliegtuig.” Gulsen is maximaal twee weken achter elkaar in Nederland. “Ik vind het heerlijk om steeds ergens anders te zijn en steeds iets anders te doen. Dat geeft me energie.”

Op zakenreis

Succesvol

Het vele reizen inspireert Gulsen. Aan werken tijdens de vlucht doet ze niet. Ze neemt geen laptop mee en haar PDA gaat uit. “Ik vraag me af wat al die zakenmannen doen op hun laptop. Ik neem in het vliegtuig juist altijd rustig de tijd om mijn reis voor te bereiden, ideeën op te doen en te ontspannen. Maar ook om even met een afstand te kijken naar alles waar ik mee bezig ben.” Ondanks het feit dat ze meer geld verdient dan ze kan uitgeven, staat Gulsen met beide voeten op de grond. Ze is vrij zuinig. “Ik vind het overdreven om altijd businessclass te vliegen. Bij vluchten korter dan zes uur kan ik prima economy class vliegen.” Ze maakt zich ook nooit druk. “Als ik vertraging heb, heeft het geen zin als ik me daar druk om maak. Dat zijn kleine details die niet te vermijden zijn.” Eén ding ziet ze als nadeel van het vele reizen. “Het eten in het vliegtuig. Dat kan wat mij betreft wel wat gezonder.” Verder is ze vrij ontspannen ondanks haar drukke leven. “Mijn privéleven is verweven met mijn zakelijke leven. Mijn werk is mijn passie. Als ik een zakelijk etentje heb, zie ik dat als een sociale bezigheid. Daardoor houd ik het vol.”

“SuperTrash is een merk voor vrouwen die blij met zichzelf zijn, die het leven leiden dat ze willen en hun eigen geld verdienen. Daar sta ik voor.” Daarnaast biedt het modemerk een designerlook voor een commerciële prijs. Dat is volgens Gulsen de reden waarom SuperTrash zo succesvol is. Werden er in 2007 nog 100.000 kledingstukken verkocht, in 2009 waren dat er al 600.000. “Of mijn leven verandert is? Dat kun je wel zeggen. Ik reis tegenwoordig de hele wereld over. Om te kijken naar trends, voor persgelegenheden, maar ook om stoffen in te kopen, de fabrieken en importeurs te bezoeken en de distributie te regelen. Ik zit ongeveer

FEITEN ■ In 2002 richtte de nu 29-jarige Olcay Gulsen haar eigen bedrijf op, 2Stepzahead. Hiermee importeerde ze een aantal modelabels naar Nederland; ■ Tijdens de New York Fashion Week ontmoette Gulsen SuperTrash-eigenaar Ava Riley. Ze besloten samen te werken. De samenwerking leidde begin 2009 tot een overname van SuperTrash door Gulsen; ■ Supertrash is een zeer vrouwelijk modemerk voor jonge, sterke en onafhankelijke vrouwen die blij met zichzelf zijn; ■ Het merk is in vijf jaar flink ge-

groeid. Werden er in 2007 nog 100.000 kledingstukken verkocht, in 2009 waren dat er 600.000. De reden zou de betaalbare designerlook zijn die het merk biedt; ■ Het modemerk SuperTrash heeft inmiddels 1600 verkooppunten verdeeld over 24 landen. In 2008 bedroeg de omzet enkele miljoenen euro’s; ■ In 2008 riep het tijdschrift Jackie Gulsen uit tot ‘Modeondernemer van het jaar’ en het blad Quote selecteerde haar als een van de dertig meest succesvolle vrouwen van 2009.

UW MENING IS BELANGRIJK

EEN CO MMERCIË LE UITGA VE VAN

Nr.1/mei 2010

Planning , advies

en organ isatie

MEDIA PLANE T, GEDIS TRIBUEER D DOOR HE

Regionale luchthavens spelen over de gehele wereld en nu ook in ons land een steeds belangrijkere rol in het zakelijk vervoer.Waarom? De vraag naar vervoer ligt in de regio, waar het bedrijfsleven ook zit.Het grootste voordeel van een regionale luchthaven is tijdswinst. Tijdswinst betekent namelijk lagere kosten.Regionale luchthavens zijn sneller te bereiken. De wachttijd vóór de vlucht is niet standaard, maar op maat. Dus niet één of anderhalf uur van tevoren op een lijnvlucht, maar zo’n tien minuten voor het vertrek van de eigen zakenvlucht met een vliegtuig op maat. Als de bespreking een uur eerder is afgelopen, vertrekt de eigen vlucht ook een uur eerder. Duurt een bespreking langer, dan hoeft de zakenman de lijnvlucht niet te missen. Je kunt veel dingen op één dag doen, waar anders twee dagen voor nodig zijn. Voor ieder segment biedt een regionale luchthaven een oplossing. De jetset haalt vaak de pers en roddelbladen, het zakelijke vervoer is een normaler onderdeel van de vervoersketen aan het worden. Op korte vluchten is vaak al tijdswinst te behalen, zelfs als je uit de Stedendriehoek naar Maastricht of Middelburg moet. Dat is over de weg een lange rit die door de lucht kort duurt.”

T FINAN CIEELE DAGBLAD .

3 TIPS

VOOR EEN ZAKENR OPTIMAA L EISBEL EID

Aanpas De uitda sen en eigen gingen heden aardigzakendvan het buiteoen in nland Luchth Wat vin avens zakenmdt de an Rotterda van en Schipm Airport hol? Outsou Alles ge rcing van deurregeld, tot deur en nog besparekostennd ook Olcay “Ik vind Gulsen he t heerlijk steeds om anders ergens en steedte zijn anders s iets Het be te doen drijfslev ” Eff

EFFICIENT REIZEN MET UW EIGEN VLIEGTUIG.

DE M ZAKENMODERNE ONTSPAAN REIST NNEN ectief w erken

 



Zakenr Vind deeizen: zelf doen juiste ba of uitbes teden?

lans. Start de TravelSc an op vck travel.n l/scan

ANSA


 

en bu en toch iten de kantoo uitgerus t op de be rmuren: stemmin g.

Commercial Manager Sven Noorlander van First Class Aviation: veel bedrijven kijken momenteel scherp naar het beperken van hoge kosten en tijdverlies tijdens hun reizen. Waarom zou men meerdere dagen onderweg zijn, wanneer dezelfde reis in 1 dag (of minder) gedaan kan worden met een van FCA gehuurd zakenvliegtuig? LUFTH

Mediaplanet Publishing House is de leidinggevende uitgever van themakranten en vormt actuele thema’s om tot informatieve bijlagen. Mediaplanet is sinds de oprichting in 2002 uitgegroeid tot een internationale uitgever van themakranten in de krant- in-krant industrie met kantoren in Europa en de Verenigde Staten. Sinds 2006 is Mediaplanet actief op de Nederlandse markt en distribueren wij onze bijlagen bij Het FD, De Telegraaf en het AD.

Regionale luchthavens

INTERN A ZAKENTIONA AL DOEN

 

GA NAAR:

Over Mediaplanet Publishing House B.V:

Coert Munk Directeur Teuge Airport

[email protected]

FOTO:

Ons doel is de lezers van het FD van themabijlagen te voorzien van een zeer hoge kwaliteit. Om ervoor te zorgen dat onze bijlagen inhoudelijker nog sterker worden en nog beter aansluiten bij uw interesses willen we daarom graag van u weten hoe we dit kunnen doen.

KRISTEL HURENKAMP

QUOTE

www.mediaplanet.com/fd Geef uw mening over de bijlage Internationaal Zakendoen. Laat uw gegevens achter en maak kans op een DINERCHEQUE T.W.V. €100,* u kunt de enquête invullen t/m 15 mei

De voordelen van een “eigen” vliegtuig: U vliegt rechtstreeks van de luchthaven bij u in de buurt naar meer dan 1800 grote en kleine luchthavens, vlakbij uw eindbestemming. U bepaalt uw eigen vertrektijden. Desgewenst combineert u meerdere afspraken op 1 dag bijv.: Rotterdam – Cannes – Zurich – Rotterdam. Een enorme besparing op uw kostbare tijd en agenda. De vaak dure overnachtings- en verblijfskosten zijn niet meer nodig. Geen gedoe met lange inchecktijden en gesjouw met bagage: FCA verzorgt uw vlucht via speciale Jet Centers. U parkeert uw auto pal voor de deur, u wordt ontvangen in een comfortabele privéruimte en uw crew brengt u naar uw toestel. Alle voordelen bij elkaar optellend is het vliegen met een chartervliegtuig van First Class Aviation dan ook relatief niet duur. Om echt overtuigd te raken van het efficiënt reizen met FCA nodigt Sven Noorlander en zijn team de lezer alvast graag uit voor een “rondvlucht’’ op de website;

www.firstclassaviation.nl

14 · MEI 2010

3 TIP

NIEUWS

INVESTEER IN ZAKENRELATIES

INCENTIVE REIZEN

Organisatie Met welke organisatie verzorg je de incentive reis? Ga met een partner in zee die flexibel is en snel feedback geeft. Hoe groot is de conferentiezaal? Wat voor soort beamer is er beschikbaar? Het is belangrijk een contactpersoon te hebben die de taal spreekt ter plaatse en die jouw organisatie kent.

Teamgevoel Breng een teamgevoel bij.Tijdens een busreis heb je de gelegenheid om mensen te kneden. Een welkomsborrel ter plaatse is een pré, juist ook voor mensen die met eigen vervoer zijn gekomen. Eventueel een welkomstgeschenk op de hotelkamer. Reserveer in een restaurant tafels voor de hele organisatie. Rouleer in de tafelschikking. Tot slot natuurlijk een goede afsluiting, bijvoorbeeld met champagne, groepsfoto en een aandenken voor thuis.

WELLNESS De incentive reis van Lookz gaat dit jaar naar Frankrijk. Op het programma? Lekker ontspannen en bewegen in de natuur.

Programma Zorg voor een goed programma. Een seminar moet één of twee zwaargewichten uit het vakgebied bevatten net een goed referaat. Begin op tijd met het regelen, in verband met agenda’s. Het programma moet relevant en uitdagend overkomen voor de (potentiele) deelnemers aan de incentive, het moet een toegevoegde waarde bevatten.

Voorbereiding Het opzetten van een incentive begint vaak al tien maanden voor aanvang. Wat wil je? Hoeveel is er te besteden? Wie moet er komen? Hoe ziet je programma eruit? Zo kun je de incentive vroeg aankondigen en is het effect maximaal.

FOTO: SALUHA /ISTOCKPHOTO

Bedrijfsreis als motivatiemiddel Hoe bedank je personeel of zakenrelaties voor het succes van het afgelopen jaar? En hoe motiveer je mensen om er weer maximaal voor te gaan? Incentive reizen worden steeds populairder. Steeds meer bedrijven maken gebruik van de incentive reis als aansporing of prikkel. Het bedrijf Lookx doet het om een band op te bouwen tussen het merk en klantbedrijven. Lookx levert cosmeticaproducten aan schoonheidssalons en kapsa-

lons.Bij afname van een bepaald aantal artikelen stelt het bedrijf deze relaties een incentive reis in het vooruitzicht. Dit jaar gaat de reis naar het Noord-Franse Vittel. “Een uitstekende locatie. Voldoende outdoormogelijkheden voor bijvoorbeeld golf, fietstochten, wellness- en saunavoorzieningen en conferentieruimtes”, zegt Alexander de Vries van Lookx. De reis is altijd in de maand juni. “Dan is het iets rustiger in sales, de weergarantie hoog en mensen zijn al in de vakantiesfeer.” De voorbereidingen

zijn dan al maanden onderweg. De reis dient meerdere doelen. “Enerzijds om te bedanken, maar anderzijds ook om vier dagen lang deze mensen om je heen te hebben. Je kunt met ze praten over adviezen, over de firma, zaken waar ze tegenaan lopen. En niet alleen met ons, Alexander de Vries Lookx

KOOS PLEGT [email protected]

Grenzeloze incentives voor een vaste prijs zakenreizen op maat • Jarenlange ervaring • Vast contactpersoon • Persoonlijk advies • Flexibel Vliegtickets ook in combinatie met treintickets, hotels en autohuur.

ACO Travel bv Rijnstraat 186 1079 HS Amsterdam

Zo regelen wij de perfecte zakenreis

Voor U!

T. 020 6612557 F. 020 6612587 [email protected] www.acotravel.nl

Overnachten aan het Djema el Fna plein in Marrakech en culinair genieten onder de sterrenhemel? Op een elegante vijfmaster de Middellandse zee doorkruisen? Of toch liever naar de Provence om te vergaderen tussen de olijfbomen op een steenworp afstand van Cannes? Waar de voorkeur ook naar uitgaat, Club Med Business kent de wensen en overwegingen van zakelijke groepen. De drempel is in veel gevallen de ondoorzichtigheid van de kosten. Nergens voor nodig! Club Med Business biedt de mooiste locaties voor incentives en zakelijkebijeenkomsten tegen een all-inclusive prijs. De ideale balans tussen werk en ontspanning, het beste begin van een succesvol jaar, de mooiste beloning voor een jaar hard werken. Een zakenreis waar plezier en werk naadloos in

maar ook onderling. Er zijn onder onze klanten veel zzp’ers en kleine bedrijven, die zo de kans krijgen om ervaringen te delen.We krijgen over dit alles zeer veel positieve feedback.” Natuurlijk, belonen kan altijd met bonussen en kortingen, geeft De Vries grif toe. “Maar die steken ze in hun zak en dan ben je het kwijt. Nu bouw je een persoonlijke band op tussen de mensen onderling en met de organisatie. Dat is goud waard.”

elkaar overgaan. Bijkomend groot voordeel is dat alles wordt geregeld met één aanspreekpersoon in Nederland en dat alles plaats vindt op dezelfde locatie. De service is hoogwaardig, de begeleiding professioneel en het aanbod grenzeloos. Zo is voor groepen van elk formaat een uniek evenement haalbaar en betaalbaar.

Bel voor meer informatie 020-6070621 of kijk op www.clubmedbusiness.nl.

MEI 2010 · 15

DESKUNDIG ADVIES

7

Met 125 brouwerijen in meer dan zeventig landen, kent Heineken een complex reisschema met vele werknemers die voor korte of langere tijd in het buitenland verblijven. Global Manager Business Travel Annemarie Ammerlaan vertelt over de aanpak van deze organisatie.

WEBSITES NietOnlinemaarHotline.nl Handig initiatief van Globe Business Travel die heel duidelijk de voordelen van deze zakenreisspecialist weergeeft.

!

Grootschalig reisvraagstuk internationale bierbrouwer

I

nternationaal zakendoen gaat gepaard met veel reizen. Om dat vele reizen in goede banen te leiden is specialistische kennis en expertise nodig. Daarom hebben wij voor onze zakelijke reizen een reisagent in de arm genomen die hiertoe is uitgerust. De medewerkers van deze reisagent,VCK Travel,nemen wereldwijd de aanvragen in behandeling. Zij doen dat conform ons reisbeleid. In de praktijk betekent dat, dat zij al het zakenreisvervoer per vliegtuig, trein en boot boeken voor werknemers die voor zaken naar het buitenland moeten. Bovendien verzorgen zij ook groepsboekingen, vergaderarrangementen en evenementen. Bij de reisagent heb ik, als Global Manager Business Travel, één aanspreekpunt en dat is de Global Account Manager. Dat werkt prettig.

Risk management

In onze eigen organisatie werken een aantal afdelingen nauw samen om te zorgen dat op health en safety gebied onze werknemers over de hele wereld in goede handen zijn. Die afdelingen zijn travel management, expatriate services, health affairs en de security-afdeling. Bij grote evenementen,zoals bijvoorbeeld de Olympische Spelen (waar we het Holland Heineken House hebben) en het WK voetbal, zijn health affairs en de security-afdeling ook

nauw betrokken. Zij maken een ‘taylor made’ plan door vooraf vragen te stellen over risico’s. Je wilt bijvoorbeeld ook weten of je wel met een bepaalde partij waarmee je samenwerkt geassocieerd wilt worden. Ook zijn ze meestal ter plaatse: vanaf de voorbereidingen tot aan de afbouw. Door bovenstaande gecombineerd aan te pakken,kun je per land een analyse op maat maken. Daarin staat alle informatie waarvan reizigers op de hoogte moeten zijn. Bij langdurig verblijf in het buitenland wordt dit gecombineerd met een onderwijssituatie en introductiegesprekken. Bij uitzendingen is dit bijvoorbeeld het geval. Reizigers die voor korte duur naar het buitenland gaan, worden via een elektronisch reisaanvraag systeem door een aantal vragen heen geleid. Als een van de vragen met nee beantwoord wordt, wordt men verzocht zich in verbinding te stellen met de medische afdeling voor bijvoorbeeld vaccinaties en advies op gezondheidsgebied. Of ze nemen contact op met de security-afdeling voor informatie met betrekking tot de risico’s op de bestemming.

“Het is belangrijk om kennis over gezondheid en veiligheid te delen, ook met andere bedrijven.”

Crisis-manual

Wij werken op productieniveau in 125 brouwerijen in meer dan zeventig landen.De registratie van onze zakenreizigers loopt via onze reisagent. Voor acute situaties heeft Heineken

Besparen op zakenreizen?

Annemarie Ammerlaan Global Manager Business Travel bij Heineken foto: HENK DE GRAAF FOTOGRAFIE

een crisis-manual die per discipline de verantwoordelijkheden weergeeft. Met deze crisis-manual wordt regelmatig gesimuleerd Ook vinden op regelmatige basis audits en reviews ter plekke plaats door de security en medische afdeling. De kennis hiervan is geborgd binnen onze onderneming. De eerder genoemde afdelingen hebben regelmatig overleg over het handelen bij mogelijk onvoorziene situaties. Het is belangrijk om kennis over gezondheid en veiligheid te delen, ook met andere bedrijven. Als bedrijf zorg je dat je een regelmatige informatievoorziening biedt aan je werknemers. Daarnaast verwachten we dat ze informatie ook actief tot zich nemen. Dat kan al simpelweg door regelmatig de website te checken. Behalve dat is ook verantwoordelijk gedrag belangrijk. Zorg dat je vaccins op tijd krijgt, keuringen ondergaat en je laat informeren door deskundigen. Bij langdurig verblijf in het buitenland ondergaan onze medewerkers tijdens het jaarlijks verlof een medische keuring en hebben informatieve gesprekken met deskundigen. En, indien noodzakelijk, wordt ook een bezoek gebracht aan de security-afdeling voor een update. Zowel bedrijf als medewerkers hebben met elkaar de verantwoordelijkheid om op health en safety gebied zoveel mogelijk risico’s te vermijden.

De Ruwenberg

Magazine ‘Zaak & Reizen’ De site Businessbookers.nl biedt ook het gratis magazine ‘Zaak & Reizen’ aan. Dit kwartaalmagazine, speciaal voor de zakenreiziger, is gratis aan te vragen op www.zaakenreizen.nl/ magazine

!

ZaakenReizen.nl Handige weblog met dagelijks nieuws voor de zakenreiswereld.

!

BedrijfsIncentive.nl Overzicht met originele incentives in Europa en eigen land. Investeer in je bedrijf, investeer in je team en investeer in je relaties.

!

Zakelijk.nl Een online magazine vóór en dóór de ondernemer.

!

Feest.nl Leuke website met een groot aantal kant en klare bedrijfsfeesten.

!

Vergaderen.nl Anders vergaderen? Zoek en boek hier originele locaties waar het goed bijeenkomen is.

!

Zakenreizen: Zelf doen of uitbesteden? Vind de juiste balans.

Congreszaal | Meetingrooms | Boardrooms Break-Outs | Lounges | Hotelkamers | Executive suite Restaurant | Sport | Ontspanning | Wellness

Hallo! Ik ben i:Mo. Ik ben uw nieuwe online booking tool voor zakenreizen. Samen met mij boekt u uw zakenreizen een stuk makkelijker, overzichtelijker en goedkoper. Met i:Mo bespaart u gegarandeerd geld en tijd en alleen ú bent ‘Full in Control’.

i mo

De Ruwenberg | Conferentiehotel

powered by MunCKHoF KIjK voor een deMo op www.IMotravel.nl

OVERLEG

Businessbookers.nl Bouwen aan je team is nog nooit zo belangrijk geweest als nu. Businessbookers geeft je een overzicht van meer dan duizend originele en betaalbare bedrijfsarrangementen. Kijk online of bel voor gratis advies 0800-7807807

!

tel. 077 3204281 [email protected]

Ruwenbergstraat 7, 5271AG Sint Michielsgestel Telefoon 073-55 888 88 Fax 073-55 888 89, [email protected], www.ruwenberg.nl

Start de TravelScan op vcktravel.nl/scan of bel voor meer info met 020-68 00 802 Member of the VCKGROUP

De ING heeft veel kennis over internationale markten en financiële zaken. De relatie-managers uit ons internationale netwerk zijn goed op de hoogte van lokale ontwikkelingen, cultuur en regelgeving. Zij zijn tijdens de Internationale Weken aanwezig en delen hun kennis graag met u. ING klanten, maar ook niet ING klanten zijn uitgenodigd. U kunt persoonlijk kennismaken met ING relatiemanagers uit 20 Europese landen, China, Turkije

Dat is de kracht van de ING

en India. Al uw vragen over bijvoorbeeld internationaal cashmanagement, financiering of risicobeheer kunt u tijdens de Internationale Weken bespreken. Zo hoort u uit eerste hand wat lokaal mogelijk is. Daarnaast kunt u diverse workshops bijwonen. Meld u aan Kijk welke bijeenkomsten voor u interessant zijn en meld u aan voor deze unieke dagen via ING.nl/internationaal.