Inlichtingenbureau Jaarverslag 2004 Den Haag 15 maart 2005
Opdrachtgever Jan van de Beek Status Definitief
Datum
11 maart 2005
Jaarverslag 2004
Inhoudsopgave Voorwoord ................................................................................................................................................... 5 1
Inleiding................................................................................................................................................ 6 1.1 Wettelijk kader........................................................................................................................... 6 1.2 Missie ........................................................................................................................................ 6 1.3 Leeswijzer ................................................................................................................................. 6
2
Omgeving............................................................................................................................................. 7 2.1 Inleiding ..................................................................................................................................... 7 2.2 Bestuurlijk perspectief............................................................................................................... 7 2.3 Juridisch perspectief ................................................................................................................. 7 2.4 Informatie perspectief................................................................................................................ 7 2.5 Klant perspectief (dienstverlening) ........................................................................................... 7
3
Veranderagenda .................................................................................................................................. 8 3.1 Meerjarenplan en Streefbeelddiscussie ................................................................................... 8 3.2 Activiteitenplan Nieuwe Diensten (AND) .................................................................................. 8 3.3 Verbeterplan Samenloopsignalen ............................................................................................ 8 3.4 Herbouw samenloopapplicatie (deelproject 2 Sectorloket Gemeenten) ................................. 8 3.4.1 Planning en voortgang project Sectorloket Gemeenten...................................................... 8
4
Elektronische rechtmatigheidscontrole.............................................................................................. 10 4.1 Inleiding ................................................................................................................................... 10 4.2 Verbeteringen aan de Huidige Samenloopapplicatie............................................................. 10 4.2.1 Release 2.0 Samenloopapplicatie ..................................................................................... 10 4.2.2 Vermogenssignalen ........................................................................................................... 10 4.2.3 Zorgverzekeraars ............................................................................................................... 11 4.2.4 Dienst Justitiële Inrichtingen............................................................................................... 11 4.3 Informatiebeveiliging ............................................................................................................... 11
5
Elektronische ketenberichten ............................................................................................................ 12 5.1 Project Sectorloket Gemeenten (deelproject 1) ..................................................................... 12 5.2 Ketenprojecten........................................................................................................................ 12
6
Overige dienstverlening ..................................................................................................................... 13 6.1 Beheer en dienstverlening rond Suwinet................................................................................ 13 6.2 Informatiebeveiliging gemeenten............................................................................................ 13
7
Relatiemanagement en communicatie.............................................................................................. 14 7.1 Relatiemanagement................................................................................................................ 14 7.1.1 Soorten contacten met gemeenten.................................................................................... 14 7.1.2 Dienstverlening via de Servicedesk................................................................................... 15 7.1.3 Regiobijeenkomsten........................................................................................................... 16 7.1.4 Gebruikerstrainingen.......................................................................................................... 16 7.1.5 Monitoring reïntegratie op grond van artikel 62 Wet SUWI............................................... 16 7.1.6 Klanttevredenheidsonderzoek ........................................................................................... 16 7.2 Communicatie ......................................................................................................................... 17 7.2.1 Samenwerking.................................................................................................................... 17 7.2.2 Externe publicaties ............................................................................................................. 17 7.2.3 Website............................................................................................................................... 17 7.2.4 Werkdag Sofi krijgt steun ................................................................................................... 18 7.2.5 Verbeterplan Samenloopsignalen...................................................................................... 18
2
Jaarverslag 2004
8
Organisatie Inlichtingenbureau.......................................................................................................... 19 8.1 Inleiding ................................................................................................................................... 19 8.2 Bestuur.................................................................................................................................... 19 8.3 Interne sturing ......................................................................................................................... 20 8.4 Externe verantwoording.......................................................................................................... 20 8.5 Personeelsmanagement......................................................................................................... 21
9
Jaarrekening 2004 ............................................................................................................................. 23 9.1 Balans per 31 december 2004 ............................................................................................... 24 9.2 Resultatenrekening 2004........................................................................................................ 25 9.3 Toelichting............................................................................................................................... 26 9.3.1 Algemeen ........................................................................................................................... 26 9.3.2 Grondslagen voor de waardering van de activa en passiva ............................................. 26 9.3.3 Toelichting op de Balans.................................................................................................... 27 9.3.4 Toelichting op de Resultatenrekening................................................................................ 31 9.4 Vergelijking werkelijke kosten versus budget......................................................................... 32
10
Accountantsverklaring.................................................................................................................... 33
Bijlage A Mededeling omtrent de bedrijfsvoering...................................................................................... 34 Bijlage B Verantwoordings- en beleidsinformatie ..................................................................................... 36 Bijlage C Privacy Jaarverslag.................................................................................................................... 40
3
Jaarverslag 2004
4
Jaarverslag 2004
Voorwoord Toen ik in november 2004 aantrad als voorzitter van het bestuur dacht ik een goed beeld te hebben van het Inlichtingenbureau. De eerste maanden leerden me vooral dat de materie, de projecten en de activiteiten veel complexer zijn dan ze aan de buitenkant lijken. Het koppelen van bestanden klinkt zo simpel. In de praktijk zijn het huzarenstukjes. Historisch gegroeide verschillen in systemen, in opslagwijze, en vooral ook in optiek moeten worden overbrugd. Al snel lijkt zo’n brug op een labyrint. Wat voor partij A een cruciaal gegeven is, is voor partij B niet erg relevant en is dan ook op zijn best als een restgegeven opgeslagen. Er zijn partijen die in eurocenten noteren, zonder komma, waar andere afgeronde guldens hanteren. Accenten of tekens op of onder letters, de zogenaamde diakritische tekens, worden overal anders aangepakt, of juist genegeerd. Dat dit veelvuldig tot naamsverwarring leidt moge duidelijk zijn. Wij hanteren dan ook het sofinummer als centraal gegeven, maar niet iedereen doet dat. Ik wil u niet vermoeien met details van de problematiek. Het gaat hier om de grote lijnen. Voor het Inlichtingenbureau stond 2004 voor het begin van de bouw van het sectorloket en de eerste Elektronische Keten Berichten tussen CWI en sociale diensten. Tegelijkertijd lukte het om de oude Samenloopapplicatie perfect aan de praat te houden, met als resultaat dat zo’n 95 % van de sofinummers van bijstandscliënten wordt bevraagd voor samenloop met gegevens van UWV, IB-Groep, en/of Belastingdienst. Deze laatste levert sinds 2004 gegevens over vermogen van bijstandscliënten op Nederlandse rekeningen. In 2004 is bovendien een brede pilot gestart met de Dienst Justitiële Inrichtingen, zodat een detentieaanvang van bijstandscliënten nu wordt doorgegeven. Voor het Inlichtingenbureau was 2004 ook een jaar van onzekerheid. De streefbeelddiscussie is niet afgerond, waardoor geen duidelijke koers te bepalen viel. Deze onzekerheid werd in alle lagen van de organisatie gevoeld en leidde ook tot onrust. Er zijn in de loop van het jaar, conform de analyses, diverse functies versterkt. Om de continuïteit te borgen, de kwaliteit te verbeteren en de risico’s beter te beheersen. Overigens, en dit tot slot, het Inlichtingenbureau scoort een 7,2 in het Klanttevredenheidsonderzoek 2004. Hetzelfde onderzoek leverde in 2003 een 6,9 op. Graag wil ik mijn voorganger, de heer Schutte, bedanken voor zijn inzet om het Inlichtingenbureau goed op de kaart te zetten. Dat is gelukt. Het Inlichtingenbureau is een alom bekende speler in het veld. Het is de uitdaging om hier nu een nieuwe dimensie aan toe te voegen. Udo Groen
5
Jaarverslag 2004
1
Inleiding
In dit Jaarverslag rapporteert het Inlichtingenbureau over de uitvoering van haar wettelijke taken. Ook aan de orde komen onderwerpen die genoemd zijn in de Meibrief, het Jaarplan 2004, rapporten van de Inspectie Werk en Inkomen (IWI) en de EDP Audit 2003.
1.1
Wettelijk kader
Stichting Inlichtingenbureau voert een aantal wettelijke taken uit. Haar kerntaken zijn: • Elektronische rechtmatigheidscontrole conform artikel 64 tweede lid WWB jo. BIG/Bijlage XVI; • Fungeren als sectorloket voor gemeenten ten behoeve van elektronisch gegevensverkeer met andere Suwi-partijen (elektronische ketenberichten) en overige organisaties (overige dienstverlening); • Ondersteuning van Suwinet-Inkijk door ontsluiting van gemeentelijke gegevens ten behoeve van andere Suwi-partijen die gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun wettelijke taak. Daarnaast is er een wettelijke taak terzake van de coördinatie van ICT-activiteiten van gemeenten in relatie tot de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Suwi). Deze wordt uitgevoerd door het Coördinatiepunt ICT Gemeenten (CP-ICT).
1.2
Missie
De missie die in 2004 is geformuleerd, is erop gericht invulling te geven aan het wettelijk kader. De missie luidt kort en krachtig: “Het ondersteunen van werkprocessen van gemeentelijke sociale diensten (GSD-en) door middel van ketenautomatisering via het Sectorloket, inclusief het verder ontwikkelen van taken binnen bestaande kaders.”
1.3
Leeswijzer
De opzet van dit verslag sluit aan bij de modelverantwoording en is als volgt: In hoofdstuk 2 is een omgevingsanalyse opgenomen aan de hand van een aantal perspectieven. Naast het bestuurlijk perspectief wordt ingegaan op het informatie perspectief en het klantperspectief. Hoofdstuk 3 bevat de Veranderagenda. De hoofdlijnen van het beleid komen daar aan de orde aan de hand van een bespreking van de stand van zaken met betrekking tot het Jaarplan 2004, Meerjarenplan (Toekomstvisie 2006), Activiteitenplan Nieuwe Diensten en Verbeterplan. In de hoofdstukken 4, 6 en 7 staat de dienstverlening centraal. Hoofdstuk 4 behandelt de elektronische rechtmatigheidscontrole met behulp van de huidige Samenloopapplicatie. Beschreven worden de in 2004 gerealiseerde uitbreidingen en verbeteringen. Aanvullend staat in Bijlage B een overzicht van de kwaliteit van de dienstverlening aan de hand van prestatie-indicatoren die met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) zijn overeengekomen. De overige dienstverlening, onder andere het beheer van een database met GSD-gegevens ten behoeve van Suwinet-Inkijk en ondersteunende dienstverlening ten behoeve van Suwinet op verzoek van BKWI, wordt besproken in hoofdstuk 6. De relatie met onze belangrijkste klanten, de gemeentelijke sociale diensten, staat centraal in hoofdstuk 7. Hoofdstuk 4 paragraaf 4 en hoofdstuk 5 samen gaan over het nieuwe Sectorloket Gemeenten. In hoofdstuk 5 komen de (voorbereidingen op het versturen van) elektronische ketenberichten aan de orde. Hoofdstuk 8 gaat in op de organisatie. Hoofdstuk 9 ten slotte bevat een overzicht van de financiën over 2004.
6
Jaarverslag 2004
2 Omgeving 2.1
Inleiding
De omgeving van het Inlichtingenbureau kan vanuit verschillend perspectief worden bezien. Hieronder wordt in paragraaf 2.2 eerst het bestuurlijk perspectief geschetst en vervolgens in paragraaf 2.3 het juridisch perspectief. Minstens zo belangrijk zijn het informatie perspectief, zie paragraaf 2.4, en het klantperspectief dat in paragraaf 2.5 aan bod komt. Daarnaast is het Inlichtingenbureau ook partner in het Suwi-domein, zie paragraaf 2.6.
2.2
Bestuurlijk perspectief
De Stichting Inlichtingenbureau is opgericht door de Staat der Nederlanden op 29 augustus 2001. Statutaire doelstelling is het voor gemeenten - ten behoeve van hun taken op het gebied van sociale zekerheid - verrichten van feitelijke werkzaamheden terzake van de coördinatie en dienstverlening op het gebied van gegevensuitwisseling tussen gemeenten en derden in het kader van werk en inkomen. Deze taken zijn gericht op onder meer bestrijding van fraude en bevordering van samenwerking tussen de verschillende uitvoeringsorganisaties op het terrein van de sociale zekerheid. Benoeming van de voorzitter vindt plaats door de minister van SZW. Bestuursleden worden (deels) benoemd op voordracht van Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) en Divosa. Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) financiert het Inlichtingenbureau volledig. Voor financiering langs andere weg of uitvoering van andere taken dan opgedragen door SZW is voorafgaand schriftelijke goedkeuring nodig van de minister van SZW.
2.3
Juridisch perspectief
De wettelijke kaders voor het Inlichtingenbureau zijn afkomstig van de rijksoverheid. De belangrijkste kaders komen uit de Wet Suwi, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet Werk en Bijstand (WWB), die per 1 januari 2004 de Algemene bijstandswet (Abw) heeft vervangen. Het toezicht op de activiteiten van het Inlichtingenbureau wordt uitgeoefend door de Inspectie Werk en Inkomen (IWI) en het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP).
2.4
Informatie perspectief
Het Inlichtingenbureau is Sectorloket voor Gemeenten in de elektronische gegevensuitwisseling met derden in het Suwi-domein. Naast gemeenten omvat dat domein ook nog het Uitvoeringsorgaan Werknemers Verzekeringen (UWV), de Centra voor Werk en Inkomen (CWI), de Sociale VerzekeringsBank (SVB) en het Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen (BKWI). Zij zijn klant van het Inlichtingenbureau en bron of afnemer van gegevens. De gegevensuitwisseling kan gericht zijn op elektronische rechtmatigheidscontrole, op ondersteuning van werkprocessen, of meer liggen in de sfeer van administratieve lastenverlichting. Het Inlichtingenbureau past als zodanig uitstekend binnen zowel de door de rijksoverheid ondersteunde uitgangspunten van het RINIS-concept als binnen de visie op gegevensuitwisseling zoals uitgewerkt in Suwi-verband. Doel op de langere termijn is zowel binnen als buiten Suwi-kader Sectorloket voor Gemeenten te zijn.
2.5
Klant perspectief (dienstverlening)
Het Inlichtingenbureau kiest er voor de gemeenten als klant te benaderen. Ondanks het feit dat discussie mogelijk is over de vraag of de gemeenten beter als afnemer kunnen worden beschouwd. Gemeenten kunnen immers niet (direct) zelf kiezen van welke diensten zij gebruik willen maken. Voor de verschillende soorten dienstverlening, zie hoofdstukken 4, 6 en 7 in dit jaarverslag.
7
Jaarverslag 2004
3 Veranderagenda Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de belangrijkste verandertrajecten.
3.1
Meerjarenplan en Streefbeelddiscussie
Het Meerjarenplan beschrijft hoe het Inlichtingenbureau door middel van een plateauplanning evolueert naar een innovatieve klantgerichte organisatie per 2006. In het Meerjarenplan is beschreven welke doelstellingen het Inlichtingenbureau in een termijn van 3 jaar wenst te realiseren. Het eerste plateau (‘doe je dingen goed’, looptijd: 1 sept. 2003 – 1 april 2004) is onderleiding van een programmamanager succesvol afgerond. Het resultaat is een zelfevaluatie INK. Plateau 1 vormt de fundering voor een klantgerichte organisatie. Het was de ambitie van het ministerie van SZW en VNG om in 2004 te komen tot een gezamenlijke formulering van de toekomstige rol en taak van het Inlichtingenbureau (de Streefbeelddiscussie). Echter, deze discussie is uitgesteld. Het Bestuur heeft besloten dat de meerjaren-visie nog steeds van toepassing is maar dat het realiseren daarvan uitgesteld wordt tot de Streefbeelddiscussie is gevoerd. Hierdoor is Plateau 2 in 2004 niet gestart.
3.2
Activiteitenplan Nieuwe Diensten (AND)
In het najaar van 2003 is het project AND gestart als concretisering van het Meerjarenplan. Begin 2004 is het AND rapport opgeleverd waaruit bleek dat gemeenten de volgende prioriteiten stelden: • Verbetering huidige dienstverlening; • Uitbreiding dienstverlening op basis van huidige bronnen; • Uitbreiding samenloop met nieuwe bronnen. Het Inlichtingenbureau onderschrijft de prioritering van de resultaten van het AND-rapport. Dit is ook overgenomen door het Bestuur. Voor de eerste twee genoemde punten is er een Verbeterplan opgesteld. Door uitstel van de Streefbeelddiscussie tussen ministerie SZW en VNG kan het derde genoemde punt (vooralsnog) geen vervolg hebben.
3.3
Verbeterplan Samenloopsignalen
Het CP-ICT heeft in september 2004 de resultaten van een onderzoek opgeleverd naar de wensen van gemeenten rond de dienstverlening van het Inlichtingenbureau. Het onderzoeksrapport geeft de volgende verbeterpunten aan: • Zorg voor (de mogelijkheid van) filtering van de bestaande samenloopsignalen. • Verbeter de voorlichting en opleiding ten aanzien van het gebruik van de samenloopsignalen. • Verbeter de kwaliteit van de gegevens. Deze aanbevelingen hebben mede geleid tot het opstellen van het Verbeterplan Samenloopsignalen in oktober 2004. Dit plan is gericht op concrete verbetering van de huidige dienstverlening (Zie paragrafen 4.2 en 7.2.4)
3.4
Herbouw samenloopapplicatie (deelproject 2 Sectorloket Gemeenten)
De herbouw van de huidige samenloopapplicatie levert straks een robuuster en beter uitbreidbaar systeem op. In eerste instantie gaat het niet om functionaliteitsverbetering. Aan de zijde van het Inlichtingenbureau zijn eind 2004 een tiental interne en externe medewerkers betrokken bij dit project. De gewenste verbeteringen aan het project zijn doorgevoerd.
3.4.1 Planning en voortgang project Sectorloket Gemeenten Medio 2004 heeft het project Sectorloket Gemeenten vertraging opgelopen vanwege interpretatieverschillen tussen het Inlichtingenbureau en de leverancier Hewlett-Packard (HP). Gezamenlijk hebben ze opdracht gegeven aan PricewaterhouseCoopers te bemiddelen. Daaruit is een bindend advies voortgekomen op basis waarvan de geschilpunten zijn beslecht. Daarnaast zijn 8
Jaarverslag 2004
organisatorische maatregelen genomen. Een voorbeeld hiervan is het instellen van een gezamenlijke stuurgroep Sectorloket Gemeenten met medewerkers van het Inlichtingenbureau èn van de leverancier. Sturing op kwaliteit van het Project Sectorloket Gemeenten Uit de audit van het IWI en de interne audit van het Inlichtingenbureau zijn belangrijke aanbevelingen voor het project naar voren gekomen. In de maanden september tot november zijn deze verbeterpunten opgepakt. Dat heeft geleidt tot aanpassingen op de inrichting en uitvoering van: Ad. a) Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden In september zijn de deelprojectplannen verder geconcretiseerd. De verantwoordelijkheden in relatie tot de stuurgroep zijn herijkt, zoals het voorzitterschap, verslaglegging en de vaststelling van mijlpaaldocumenten. Alle taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn opgenomen in een besluitvormingsmatrix.. Ad. b) Planning, control & financiën Er zijn inmiddels actuele en gedetailleerde projectplannen en planningen, gebaseerd op het projectplan en de planning van HP. De projectplannen zijn in september geactualiseerd op basis van de aangepaste planning van HP en de geplande uitrol van de elektronische ketenberichten. De vereiste capaciteit (intern en extern) is in kaart gebracht en er is een financiële analyse uitgevoerd. Daarnaast zijn afspraken gemaakt betreffende het financiële beheer. Ad. c) Kwaliteitsmanagement Er is een overzicht opgesteld van alle deliverables met de beoordeling of interne reviews en/of externe audits noodzakelijk zijn. Daardoor is duidelijk wie de kwaliteit van welke producten controleert en wat daarvoor de norm is. Binnen de stuurgroep is vastgesteld dat een overzicht van alle mijlpaaldocumenten inclusief kwaliteitsbeoordeling ter autorisatie aan de stuurgroep worden aangeboden. Dit geeft inzicht in de gevolgde procedure, de bevindingen en de genomen/vereiste maatregelen. Minstens zo belangrijk is een overzicht van de openstaande punten en risico’s ten aanzien van de kwaliteit. Ad. d) Risicomanagement Aan risicomanagement is initieel veel aandacht besteed (monitoren, rapporteren en vastleggen). Om te voorkomen dat de aandacht hiervoor verslapt, zijn de risico’s en maatregelen een vast agendapunt van alle rapportages en overleggen. Ze zijn geactualiseerd in de laatste projectplannen. Ad. e) Communicatieplan In oktober is een communicatieplan opgesteld, dat zowel de interne als externe communicatie betreft. In dit plan worden tevens de diverse rapportages qua vorm en inhoud en de momenten van aanlevering van stukken beschreven. Uiteraard past dit communicatieplan binnen de algemene kaders van het Inlichtingenbureau en sluit dit aan op de communicatie van Project Fase 4: Uitrol en communicatie. Ad. f) Interne audit De interne audit Sectorloket Gemeenten van 16-07-2004 heeft geleid tot aan aantal maatregelen die ondertussen zijn doorgevoerd. De ‘deliverables’ waren helder (wat er wanneer wordt opgeleverd en van welke kwaliteit), maar op 9 andere punten waren verbeteringen gewenst. De organisatie is hierop aangepast en opgeschaald. IWI heeft in november aangegeven dat het Inlichtingenbureau weer in control is met het project Sectorloket Gemeenten.
9
Jaarverslag 2004
4 Elektronische rechtmatigheidscontrole 4.1
Inleiding
De voornaamste taak van het Inlichtingenbureau is het uitvoeren van elektronische gegevensuitwisseling aan de hand van door sociale diensten aangeleverde sofi-nummers van WWBcliënten. Voor deze sofi-nummers wordt bij een aantal bronnen gecontroleerd op samenloop. Sociale diensten voeren met deze samenloopsignalen hun rechtmatigheidscontrole uit. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het functioneren van de huidige Samenloopapplicatie, de uitbreidingen, de resultaten van het Verbeterplan Samenloopsignalen in 2004 en de beveiliging van het systeem. Vervolgens wordt ingegaan op de vorderingen bij de herbouw van de samenloopapplicatie, onderdeel van de bouw van het Sectorloket.
4.2
Verbeteringen aan de Huidige Samenloopapplicatie
Gezien de praktijkervaringen met de kwetsbaarheid van de huidige Samenloopapplicatie en tevens de beperkingen in capaciteit is in 2003 gekozen voor herbouw en tegelijkertijd ‘bevriezing’ van de Samenloopapplicatie binnen een groter raamwerk, het Sectorloket. Vanwege dit besluit is niet gewerkt aan uitbouw van de huidige Samenloopapplicatie. Reeds aanwezige functionaliteiten zijn echter wel verder ingevuld en waar haalbaar zijn op zorgvuldige wijze verbeteringen aangebracht.
4.2.1 Release 2.0 Samenloopapplicatie Sinds februari 2004 is de release 2.0 van de Samenloopapplicatie beschikbaar. De verbeteringen in deze release richten zich op het omgaan met de signaalexport en het gebruik van IB-Inkijk. Het volgende is veranderd: •
De Signaalmanager: filteren van een signaalexport (SLSE) Met de Signaalmanager kan een gemeente naar eigen inzicht on-line selecties maken in de samenloopsignalen. Onder andere voor lopende signalen, vermogenssignalen, historische signalen, significant gewijzigde signalen enzovoort. Hierdoor kunnen ze werk gemakkelijker over medewerkers verdelen en is het eenvoudiger om prioriteiten in de afhandeling vast te stellen.
•
Verbeteringen in IB-Inkijk IB-Inkijk biedt de gebruikers bij gemeenten de mogelijkheid om op basis van het sofi-nummer te kijken naar de meest actuele samenloopgegevens die bij het Inlichtingenbureau bekend zijn. In release 2.0 zijn er wijzigingen aangebracht in de webinterface (IB-Inkijk). Daardoor kunnen gemeenten in IB-Inkijk makkelijker en sneller signalen administratief afmelden en afhandelen. De wijzigingen zien er als volgt uit: o Er is een ander schermverloop bij het toekennen van een conclusiecode (Cs); o De conclusiecode kan direct ingetypt worden; o Per sofi-nummer kunnen alle signalen inclusief details worden afgedrukt; o Na het afhandelen van een signaal (status ‘A’) kan de conclusiecode worden gewijzigd.
De wijzigingen zijn beschreven in een aanvulling op de gebruikershandleiding. Deze is aan de gebruikers toegezonden.
4.2.2 Vermogenssignalen Op 14 april 2004 is de landelijke uitrol van vermogensignalen begonnen. Alle gemeenten zijn in het tweede kwartaal aangesloten. Op enkele incidenten na zijn de vermogensignalen goed ontvangen. Eind november hebben alle Nederlandse gemeenten de vermogenssignalen over 2003 ontvangen. Per 1000 bijstandscliënten gaat het om zo'n 35 signalen.
10
Jaarverslag 2004
Een vermogenssignaal is geen bewijs van fraude, maar een advies voor toetsing. Bijstandgerechtigden mogen beschikken over een wettelijk vastgesteld eigen vermogen. Het vermogenssignaal 2003 betekent dat een cliënt op peildatum 31 december 2003 op zijn of haar Nederlandse bankrekeningen meer vermogen had staan dan wettelijk (voor een alleenstaande) is toegestaan (drempelwaarde). Daar kunnen vele (legale) redenen voor zijn. Samenwonenden mogen twee keer zo veel vermogen hebben; het vermogen kan een functie hebben (renovatiesubsidie voor de woning); de bijstand kan al beëindigd zijn; en er zijn mensen met bijstand die daarvan kunnen sparen. Een vermogenssignaal is dan ook een indicatie voor een gemeente dat men naar de informatie moet kijken. Gemeentelijke sociale diensten gebruiken deze zogenoemde 'vermogenstoets' voor hun rechtmatigheidsonderzoeken. De bestandsvergelijking tussen de sociale diensten en de Belastingdienst wordt jaarlijks herhaald. Het Inlichtingenbureau heeft in april onder alle gemeenten de Werkinstructie Vermogenssignalen verspreid. Deze was gebaseerd op de ervaringen in de pilot. Aan de hand van de ervaringen met de eerste uitlevering van vermogenssignalen is in november 2004 een tweede verbeterde versie verspreid.
4.2.3 Zorgverzekeraars Het ministerie van SZW heeft een onderzoek laten uitvoeren naar mogelijkheden van gegevensuitwisseling met zorgverzekeraars. De conclusie van dat onderzoek is dat deze uitwisseling in het kader van rechtmatigheidcontrole vooralsnog geen toegevoegde waarde heeft voor gemeenten bij de controle op de woon- en leefsituatie. Op grond daarvan heeft het ministerie van SZW besloten deze uitwisseling (vooralsnog) niet te laten realiseren.
4.2.4 Dienst Justitiële Inrichtingen De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is in 2004 aangesloten op de huidige Samenloopapplicatie voor het uitvoeren van een pilot. In juli heeft het ministerie van SZW de regeling gepubliceerd die deze uitwisseling mogelijk maakt. Deze gegevens worden verstrekt omdat gedurende de detentieperiode het recht op bijstand in principe vervalt (art 13 lid 1 sub a WWB). Sinds 9 november verstrekt het Inlichtingenbureau aan 11 gemeenten gegevens over detentie van bijstandscliënten. Deze gegevensverstrekking is een pilot. Hieruit blijkt dat voor 20% van de gedetineerden een signaal naar de pilot-gemeenten gaat. Nader onderzoek wijst uit dat de helft daarvan niet bij de pilot-gemeenten bekend was. De proef loopt door tot in 2005. Na evaluatie en eventuele aanpassingen krijgen alle gemeenten de beschikking over de detentiesignalen.
4.3
Informatiebeveiliging
Gezien de verwachte (beperkte) levensduur van de huidige samenloopapplicatie zijn er geen investeringen gedaan in het systeem zelf. Wel is aandacht besteed aan organisatorische maatregelen om binnen de beperkingen een aanvaardbaar niveau van beveiliging te bereiken. Concrete voorbeelden zijn de controle op de autorisaties van medewerkers en de afscherming van de gegevens, die afkomstig zijn van de Belastingdienst en DJI.
11
Jaarverslag 2004
5 Elektronische ketenberichten 5.1
Project Sectorloket Gemeenten (deelproject 1)
Eén van de taken van het Inlichtingenbureau is: ”faciliteren van het berichtenverkeer tussen gemeenten en andere Suwi-Partijen”. Binnen het Project Sectorloket Gemeenten is deelproject 1 gericht op deze functionaliteit, namelijk Transport en Ketenberichten. In april 2004 is deze functionaliteit opgeleverd door HP en in de zomer door het Inlichtingenbureau geaccepteerd. In december heeft een pilot plaatsgevonden in Harderwijk en Ermelo, die begin 2005 herhaald wordt. De resultaten van deze pilot waren positief; enkele kleine verbeteringen zijn inmiddels doorgevoerd. Begin 2005 is de omgeving opgeleverd die later in het jaar gebruikt zal worden als productieomgeving. Voor de uitrol van de Elektronische Ketenberichten is deelproject 1 eind 2004 los gemaakt van het project Sectorloket Gemeenten en als een apart project gepositioneerd.
5.2
Ketenprojecten
In het Ketenprogramma 2003-2004 dat door Suwi-partijen is opgesteld, is aan het Inlichtingenbureau gevraagd om in 2004 de ketenberichten tussen CWI-vestigingen en sociale diensten te ondersteunen. Het gaat om de volgende 12 elektronische ketenberichten: Elektronische Ketenberichten Aanvraag WWB Overdracht WWB Terugmelding overdracht kwaliteit Terugmelding overdracht besluit Aanvraag reïntegratieadvies Reïntegratieadvies CWI GSD Reïntegratieadvies verkorte analyse CWIGSD Terugmelding reïntegratieadvies GSD-CWI Kennisgeving verwijtbaar CWI-GSD Terugmelding kennisgeving verwijtbaar GSD-CWI Kennisgeving CWI-GSD Kennisgeving GSD-CWI
Richting overdracht CWI → GSD CWI → GSD GSD → CWI GSD → CWI GSD → CWI CWI → GSD CWI → GSD
Overdrachtsvorm Elektronisch en papier Elektronisch Elektronisch Elektronisch Elektronisch Elektronisch Elektronisch
GSD → CWI CWI → GSD GSD → CWI
Elektronisch Elektronisch Elektronisch
CWI → GSD GSD → CWI
Elektronisch Elektronisch
Deze berichten worden van de bedrijfsvoeringsapplicatie van de CWI, via het Inlichtingenbureau, verstuurd naar de bedrijfsvoeringsapplicaties van de GSD-en en omgekeerd. Binnen CWI wordt hierbij gebruik gemaakt van Sonar, het nieuwe systeem van CWI dat eind 2004 bij enkele vestigingen van het CWI in gebruik is genomen en in 2005 naar de overige vestigingen wordt uitgerold. Bij de GSD-en wordt er van een veelheid van systemen gebruik gemaakt. De belangrijkste daarvan zijn GWS4all (Centric), diverse pakketten van Pink Roccade en ‘zelfbouw’-pakketten in Amsterdam, Den Haag en Leiden. Dit betekent dat de voortgang van het totale ketenproject afhankelijk is van de voortgang bij al deze leveranciers en partijen. Vooral de afhankelijkheid van Sonar is daarbij cruciaal. Het Inlichtingenbureau moet zeker stellen dat zij klaar is om geen belemmerende partij te zijn in de voortgang van dit project. In 2004 is dat gelukt: het Inlichtingenbureau was telkens gereed als de voortgang van het project dat vereiste.
12
Jaarverslag 2004
6 Overige dienstverlening 6.1
Beheer en dienstverlening rond Suwinet
Suwinet Het Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen (BKWI) beheert Suwinet. Het Inlichtingenbureau verleent hiervoor met haar Servicedesk eerstelijns diensten aan gebruikers van Suwinet. Alle vragen van gebruikers van Suwinet komen eerst terecht bij de Servicedesk. Pas als die de problemen niet kan oplossen worden deze teruggekoppeld aan BKWI. In het afgelopen jaar zijn er problemen geweest met de beheer- en autorisatie functionaliteit. Het BKWI heeft hiervoor in de loop van 2004 een andere beheertool geïmplementeerd. Daarmee zijn deze problemen opgelost. Suwinet-Inkijk Voor GSD-Inkijk als onderdeel van Suwinet-Inkijk geldt dat de Suwi-partijen niet rechtstreeks inkijken op gegevens van GSD-en. Ze kijken in op een kopie van die gegevens op een server van het Inlichtingenbureau, om redenen van beveiliging en ontlasting van verbindingen. Suwinet-Mail Binnen Suwinet is een beveiligde mailuitwisseling (Suwinet-Mail) geïmplementeerd. Het is een beveiligd mailsysteem, dat alleen te gebruiken is door geautoriseerde gebruikers. Er zijn twee redenen voor gemeenten om gebruik te maken van Suwinet-Mail: • Controle op misbruik van Suwinet-Inkijk is alleen mogelijk via deze beveiligde mailuitwisseling. De beschikbare loggings van het gebruik van Suwinet-Inkijk kunnen uitsluitend via SuwinetMail worden verzonden; • Cliëntgegevens mogen om privacyredenen niet per gewone mail worden verstuurd. Deelname van de gemeenten aan Suwinet-Mail is laag. Tot nu toe zijn 37 gemeenten aangesloten.
6.2
Informatiebeveiliging gemeenten
Door BKWI, CP-ICT en het Inlichtingenbureau is samengewerkt aan een project gericht op bewustwording van beveiliging bij gemeenten, met name in het gebruik van Suwinet. Het resultaat van dat project is de Kluisdoos. Daarin zitten verschillende documenten rond informatiebeveiliging, het beveiligingspel en een kaart met de 10 gouden regels voor informatiebeveiliging. Vanaf eind 2004 kan deze kluisdoos via de website van CP-ICT gratis door gemeenten worden opgevraagd.
13
Jaarverslag 2004
7 Relatiemanagement en communicatie 7.1
Relatiemanagement
Het relatiemanagement van het Inlichtingenbureau maakt gebruik van verschillende methoden om contact te houden met de primaire doelgroep, het gemeentelijk veld. Hierbij wordt onderscheidt gemaakt naar gemeentegrootte en functies binnen gemeenten. Enerzijds zijn er een klein aantal gemeenten met duizenden bijstandsgerechtigden en dus honderden of zelfs duizenden samenloopsignalen per maand, anderzijds zijn er honderden gemeenten waar men de samenloopsignalen in een uurtje kan afhandelen. Hoofden sociale dienst, verantwoordelijk voor het proces, gebruikers, verantwoordelijk voor de opvolging van de signalen, en applicatiebeheerders verantwoordelijk voor de ICT aspecten zijn onze belangrijkste aanspreekpunten bij gemeenten. De nu volgende paragrafen geven een beeld van de verschillende methoden die we inzetten.
7.1.1 Soorten contacten met gemeenten In 2004 was er geen doelstelling, maar heeft Relatiemanagement met 47% van de Sociale Diensten een contactmoment gehad, dit was meer dan verwacht. Een contactmoment wil zeggen dat Relatiemanagement één of meerdere bezoeken heeft afgelegd, en/of de gemeente aanwezig was tijdens een Regiobijeenkomst, en/of uitgebreid telefonisch consult met de gemeente is geweest. Tabel 7.1 toont een onderverdeling naar het aantal WWB-cliënten. (G40 betekent de grootste 40 gemeenten qua aantal WWB-cliënten)
G40 G41-80 G80+
Contactmomenten 2004 100% 100% 40%
Aantallen 40 40 150
Tabel 7.1 Tabel 7.2 laat de absolute aantallen per soort contactmoment zien.
G40 G41-80 G80+
Regiobijeenkomst n.v.t. 19 105
1 of meer bezoeken 40 16 51
Telefonisch consult 5 19 22
Tabel 7.2 Tabel 7.3 geeft per groep gemeenten volgens welke methode het onderzoeken van samenloopsignalen wordt uitgevoerd. Van veel (kleinere) gemeenten is onbekend op welke wijze het onderzoek uitgevoerd wordt. (zie aantal onbekenden)
SLSO SLSO + IB-inkijk SLSE SLSE + IB-inkijk SLSE + Fris SLSE + Liaan SLSE + GWS4all SLSE + zelfbouw Onbekend
G40 4 20 4 1 2 11
G41-80 1 8 1 8 9 1 13
G80+ 9 23 6 11 350
Tabel 7.3
14
Jaarverslag 2004
Tabel 7.4 laat zien wat de stand van zaken is bij gemeenten. Relatiemanagement heeft deze bepaald naar aanleiding van één of meerdere contactmomenten met gemeenten in 2004. Gemeente gaat ok Gemeente heeft aandacht nodig Gemeente gaat opnieuw starten * Gemeente gaat starten ** Totaal
96 13 20 3 132
Tabel 7.4 * Door de vorming van een gemeenschappelijke sociale dienst of door een herindeling moet de gemeente opnieuw starten met het onderzoeken van signalen. ** Deze gemeenten hebben nog nooit gewerkt met het Inlichtingenbureau en gaan voor de eerste keer starten met het onderzoeken van signalen.
7.1.2 Dienstverlening via de Servicedesk Alle vragen van gemeenten komen binnen op de Servicedesk. Ter ondersteuning van de beheer-verantwoordelijkheden wordt door de Servicedesk gebruik gemaakt van een Service Management toepassing. In deze toepassing worden alle incidenten en vragen vastgelegd. De workflow, waarvan de basis is gelegd in 2001, is aangepast aan de huidige, verbeterde werkwijze. Daarnaast is een nieuwe versie van de Service Management toepassing in gebruik genomen, zonder de dienstverlening te verstoren. De Servicedesk wordt in haar dienstverlening ook ondersteund door een zogenaamde Voice Response Unit. Deze unit is begin 2003 verder verbeterd. Door deze unit worden binnenkomende gesprekken opgevangen en gerouteerd. De Servicedesk fungeert ook als achtervang voor het secretariaat van het Inlichtingenbureau. De Servicedesk heeft ruim 11.000 gesprekken (4.800 binnenkomende en 6.550 uitgaande) geregistreerd. Daarnaast zijn er meer dan 2.600 emailberichten ontvangen. De Servicedesk voldoet aan de normen die zijn vastgelegd in de Dienstbeschrijving (o.a. het opnemen van telefoongesprekken binnen 7 seconden). Tabel 7.5 geeft een overzicht van de incidenten die de Servicedesk afhandelt verdeeld over Samenloopapplicatie (zie hoofstuk 4), Suwinet (zie paragraaf 6.1) en algemene vragen. Samenloopapplicatie Suwinet(-Inkijk/-Mail) Algemene vragen Totaal aantal incidenten
1156 1193 200 2556
Tabel 7.5A De snelheid waarmee incidenten zijn opgelost voldoet gemiddeld aan de norm, die door onszelf hieraan is gesteld. Alleen de oplossing van Prio2 incidenten blijft hieronder. Het aantal Prio2 incidenten (9) is echter te laag om hier statistisch verantwoorde conclusies aan te verbinden. Het is geen reden geweest het incidentproces aan te passen. Prio1 incidenten opgelost binnen 6 uur (norm is > 70%) 71,8%
Prio2 incidenten opgelost binnen 16 uur (norm is > 70%) 52,6%
Prio3 incidenten opgelost binnen 40 uur (norm is > 70%) 78,9%
Tabel 7.5B
15
Jaarverslag 2004
De prioriteit wordt door de Service Desk van het Inlichtingenbureau vastgesteld op basis van de impact en urgentie. Urgentie
Impact
Hoog de functionaliteit/dienst kan in het geheel niet meer gebruikt worden Groot het incident raakt meer dan één gemeente Klein het incident raakt één gemeente
Normaal de functionaliteit of dienst kan gedeeltelijk niet meer gebruikt worden
Laag de functionaliteit of dienst kan nog wel gebruikt worden.
1
2
3
2
3
3
7.1.3 Regiobijeenkomsten Alle gemeenten, met uitzondering van de G40 gemeenten, zijn uitgenodigd voor Regiobijeenkomsten in november 2004. Ongeveer 30% daarvan heeft deelgenomen. In de maand november zijn er in totaal 13 bijeenkomsten gehouden voor deze gemeenten, verdeeld over 9 locaties in het land. Op deze bijeenkomsten kregen gemeenten de gelegenheid om ervaringen uit te wisselen over hun manier van omgaan met de signalen van het Inlichtingenbureau. Het programma omvatte vier thema's: 1. Werken met het Inlichtingenbureau: Op welke wijze kan een gemeente het beste omgaan met de samenloopsignalen (en die bij de organisatie past); 2. Stand van zaken Inlichtingenbureau: Wat heeft het Inlichtingenbureau gedaan in 2004 en wat zijn de plannen voor 2005; 3. De WWB een jaar later: De impact van de WWB op de dagelijkse uitvoering van het werk, ook in relatie tot het Inlichtingenbureau en zaken als Rechtmatigheidscontrole en Hoogwaardig Handhaven; 4. Suwinet-Inkijk (door het BKWI): Het BKWI heeft één en ander verteld over Suwinet-inkijk en de mogelijkheden die er zijn in aanvulling op het onderzoeken van samenloopsignalen.
7.1.4 Gebruikerstrainingen In 2004 zijn de gebruikerstrainingen niet actief gepromoot en zijn er geen centrale gebruikersbijeenkomsten georganiseerd. Op aanvraag werden er wel trainingen op locatie gegeven. Dat gebeurde 6 keer. Trainingen zijn op verzoek gegeven aan Sociale Dienst Eindhoven (2), gemeente Zaandam, gemeente Zeist, gemeente Wijk bij Duurstede en aan de gemeente Den Bosch.
7.1.5 Monitoring reïntegratie op grond van artikel 62 Wet SUWI Het Inlichtingenbureau kan ook dienstverlening uitvoeren met betrekking tot ex-bijstandsgerechtigden voor andere doelen dan rechtmatigheidcontrole. Deze dienstverlening valt binnen de reikwijdte van artikel 62 Wet Suwi. Hiervoor is geen schriftelijke toestemming nodig van de minister. Evenals in 2003 is voor de Sociale Dienst Amsterdam uitgezocht welke ex-uitkeringsgerechtigden zijn uitgestroomd naar een dienstbetrekking door middel van een vergelijking tussen beëindigde bijstandsuitkeringen en UWV-dienstverbanden. Op verzoek van het ministerie van SZW is onderzocht of deze dienstverlening ook voor andere gemeenten interessant is. Dat bleek slechts het geval voor de grotere gemeenten, waarmee in dit kader prestatie-afspraken zijn gemaakt.
7.1.6 Klanttevredenheidsonderzoek Het Inlichtingenbureau heeft in november 2004 opnieuw een Klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd onder alle sociale diensten in Nederland. De vragenlijst voor dit onderzoek is verspreid onder alle contactpersonen. Van de 412 verspreide vragenlijsten zijn 226 vragenlijsten ingevuld teruggezonden. De respons komt hiermee op 54,9%. Vorig jaar was deze respons 58,9%. 16
Jaarverslag 2004
Op een schaal van 1 tot 10 heeft het Inlichtingenbureau met betrekking tot de Algemene Tevredenheid het rapportcijfer 7,2 gekregen. Vorig jaar was dit rapportcijfer een 6,9. De gehanteerde schaal is deze: - Zeer tevreden = 10 - Tevreden = 7,5 - Neutraal = 5 - Ontevreden = 2,5 - Zeer ontevreden = 0 De onderstaande tabel geeft de scores weer van de 6 hoofdonderwerpen van het onderzoek. Het rapportcijfer voor Algemene Tevredenheid is overigens geen gemidddelde van deze rapportcijfers. Dienst Samenloopapplicatie Servicedesk Inlichtingenbureau Relatiemanagement Regiobijeenkomsten Informatievoorziening Website Inlichtingenbureau
Huidige meting 6,9 7,8 8,1 6,9 7,3 6,7
Vorige meting 6,6 7,7 6,6 n.b. 6,9 6,6
De norm die het Inlichtingenbureau dit jaar zou moeten halen, in overleg met SZW, was een 7. Deze norm is dus behaald.
7.2
Communicatie
7.2.1 Samenwerking In 2004 hebben Inlichtingenbureau en BKWI gezamenlijk overleg ingevoerd met als doel om, waar mogelijk, gezamenlijk op te treden naar het gemeentelijke veld. Ook het CP-ICT neemt deel aan dit overleg. In 2004 zijn er vier gezamenlijke overleggen geweest. Als gevolg van dit overleg hebben Inlichtingenbureau en BKWI onder andere gezamenlijk deelgenomen aan de gemeentedagen van SZW. Ook is een gezamenlijke folder “WWB…, Ondernemen met ICTondersteuning” ontwikkeld voor gemeenten en heeft BKWI deelgenomen aan onze regiobijeenkomsten.
7.2.2 Externe publicaties De doelstellingen voor de communicatie naar gemeenten en andere relaties zijn de volgende: 1. Frequentere en betere voorlichting aan eindgebruikers van de samenloopsignalen en systeembeheerders van Gemeentelijke Sociale Diensten; 2. In een breder kader en op beleidsniveau meer bekendheid te gegeven aan het Inlichtingenbureau en haar activiteiten. Voor het eerste doel is in 2004 de papieren IB Signaal vervangen door een elektronische nieuwsbrief met dezelfde naam. Het wordt daarmee gemakkelijker om sneller, relevante informatie te verstrekken aan de doelgroep van IB Signaal. Dit jaar zijn er 7 elektronische nieuwsbrieven verschenen. Voor het tweede doel is gekozen voor maandelijkse bijdragen aan WIZ-Viszie met twee pagina’s achtergronden over het Inlichtingenbureau. Hiermee bereiken we een laag binnen een gemeente die wel te maken heeft met rechtmatigheidscontrole, maar ons meestal niet kent. Er zijn 11 nummers verschenen van WIZ-Viszie. In al deze nummers hebben we gepubliceerd.
7.2.3 Website De website is in 2003 volledig vernieuwd en voldeed in 2004 aan de criteria. Daarom is het afgelopen jaar alleen klein onderhoud gepleegd namelijk: verbetering van enige functies, mededelingen update’s, FAQ (Frequently asked questions) is toegevoegd en interne links zijn aangebracht. Via het content management systeem is continu inhoudelijk informatie geactualiseerd, verbeterd, toegevoegd en vervangen. 17
Jaarverslag 2004
Totaal aantal bezoekers per maand Unieke IP-adressen Gemiddeld aantal bezoeken per bezoeker per maand
2004 2467 868 2,9
2003 1740 680 2,64
Tabel 7.6 Website statistieken, gemiddelde jaarcijfers
7.2.4 Werkdag Sofi krijgt steun Op 30 september heeft de werkdag ‘Sofi krijgt steun’ plaats gevonden in congrescentrum de Fabrique in Maarssen. Het doel van de dag was om op een actieve manier met onze klanten en partners van gedachten te wisselen en zo een bijdrage te leveren aan de samenwerking in de keten. De centrale boodschap was: “Wat kunnen wij in de keten van elkaar leren?” Totaal aantal aanmeldingen was 214. Hiervan hebben uiteindelijk 198 deelnemers de werkdag bezocht. De dag bestond uit twee plenaire bijeenkomsten en vier workshops, onder andere in de vorm van een sportwedstrijd, een Lagerhuisdebat of een spel. De werkdag is door de deelnemers als zeer positief gewaardeerd. Men roemde de sfeer en de vorm. De werkdag heeft op een positieve manier bijgedragen aan de positionering van het Inlichtingenbureau. Al met al een geslaagde dag voor de deelnemers en het Inlichtingenbureau. Tijdens de dag hebben we gemerkt dat in de sector erg veel ervaring is en ook de behoefte die ervaring met anderen te delen. Dit leeft vooral bij de doelgroep die we minder in groepsverband bereiken, namelijk medewerkers bij de G40 en hoofden Sociale Zaken.
7.2.5 Verbeterplan Samenloopsignalen Op verzoek van het ministerie van SZW heeft het Inlichtingenbureau een Verbeterplan samenloopsignalen opgesteld gericht op versterking van de huidige dienstverlening. (zie ook paragraaf 3.3). De doelstelling is verbeteren van het werken met samenloopsignalen door gemeenten. Op 1 oktober is het Verbeterplan Samenloopsignalen aan het ministerie van SZW aangeboden. De uitvoering van het verbeterplan zal uit de reguliere begrotingen van 2004 en 2005 worden gefinancierd. In het laatste kwartaal van 2004 is de projectorganisatie ingericht. De capaciteit voor de uitvoering van het plan is vrij gemaakt. Er zijn diverse deelplannen opgesteld, en de uitvoering van het verbeterplan is gestart. In het laatste kwartaal van 2004 zijn de volgende onderdelen opgeleverd: • De handreiking voor gemeenten “Slim omgang met Signalen” is in november naar alle gemeenten verstuurd. De handreiking is uitgereikt en besproken op de regiobijeenkomsten en wordt meegenomen tijdens bezoeken aan gemeenten. Het doel van deze korte handreiking is gemeenten te ondersteunen bij het effectief verwerken van de signalen; • Over de kwaliteit van de gegevens is een notitie ingediend bij het PPI met als doel deze problematiek te agenderen in het Ketenprogramma conform het verbeterplan. Het PPI heeft ingestemd met deze notitie en de problematiek betreffende de kwaliteit van gegevens is opgenomen in het Ketenprogramma 2005; • Er is begonnen met onderzoek naar het aanpassen van het Samenloop Signaal Overzicht (SLSO) in een klantvriendelijker vorm. In de oplevering van de herbouw Samenloopapplicatie zal een eerste aangepaste SLSO worden aangeboden. Na deze oplevering is het mogelijk om de definitieve aangepaste SLSO in een van de vervolgreleases te implementeren. • Via CP-ICT zijn er contacten gelegd met de gebruikersgroep van Centric met als doel om in 2005 een expertgroep te starten over het uitvoeren van een informatie/gegevensanalyse.
18
Jaarverslag 2004
8 Organisatie Inlichtingenbureau 8.1
Inleiding
Bestuur
Directeur
Stafbureau
Relatiebeheer & Communicatie
8.2
Bedrijfsbureau
Projectuitvoering
ICT beheer
Bestuur
Het bestuur van het Inlichtingenbureau bestaat uit vijf personen die op persoonlijke titel hun werkzaamheden uitvoeren. De Minister van SZW benoemt de voorzitter. De overige bestuurders worden benoemd door het bestuur. Voorwaarden daarbij zijn dat twee bestuurders zijn voorgedragen door de VNG, één door Divosa en één deskundig moet zijn op het gebied van informatica of de bescherming van persoonsgegevens. De zittingstermijn is twee jaar. De vergaderingen van het bestuur worden bijgewoond door een waarnemer van het ministerie van SZW. Het bestuur stelt het beleid van het Inlichtingenbureau vast, evenals het jaarplan en de begroting. Zij leggen onder andere via kwartaalverslagen en het jaarverslag met de jaarrekening verantwoording af aan de Minister. Tot het verrichten van rechtshandelingen beslist het bestuur, voor zover de bevoegdheid daartoe niet is gemandateerd. Met betrekking tot beheerstaken heeft het bestuur via een beschikkingsmandaat de organisatie opdracht geven om beheerstaken uit te voeren. De voorzitter van het Inlichtingenbureau, de heer G.J. Schutte, heeft op zijn verzoek, in overleg met de staatssecretaris van SZW, zijn functie per 17 november neergelegd. De heer Schutte heeft vanaf de oprichting van de stichting in september 2001 het bestuur geleid. Bij zijn herbenoeming in 2003 gaf hij reeds te kennen in de tweede helft van 2004 te willen terugtreden, mede in verband met het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Eveneens per 17 november is de heer U. Groen benoemd tot tijdelijk voorzitter van de Stichting Inlichtingbureau. Hem is gevraagd toe te zien op de nieuwbouw Sectorloket Gemeenten. Ook zal hij op verzoek van de staatssecretaris van SZW de organisatie van het Inlichtingenbureau doorlichten. Daarnaast is de nieuwe voorzitter gevraagd een bijdrage te leveren aan de besluitvorming over de
19
Jaarverslag 2004
toekomstige taken, positie en aansturing van het Inlichtingenbureau. De heer Groen is benoemd voor een periode van een jaar. Het bestuur heeft in 2004 acht keer vergaderd en was in 2004 als volgt samengesteld: Bestuurslid G.J. Schutte U. Groen O. Herder H. Hoogma M. Schrijver F. Trimp
8.3
Functie/portefeuille Voorzitter tot 17/11 Voorzitter a.i.vanaf 17/11 Secretaris Lid Lid Lid
Vertegenwoordiger Benoemd door minister Benoemd door minister Divosa VNG VNG Materie-deskundige
Interne sturing
Het Inlichtingenbureau heeft een besturingsmodel ontwikkeld aan de hand van het INKmanagementmodel, waarbij het principe van integraal management centraal staat. Besturing wordt in het INK-managementmodel gedefinieerd als een doelgerichte beïnvloeding van de activiteiten in een organisatie om beoogde resultaten te bereiken. De inrichting en de omvang van het besturingssysteem worden voor een belangrijk deel bepaald door het ontwikkelingsniveau waarin een organisatie verkeert. Bij het afronden van Plateau 1 van het Meerjarenplan was een van de doelstellingen op de organisatie te evolueren naar niveau 2. Uit een positiebepaling van 27 april 2004 is gebleken dat het Inlichtingenbureau goed op weg is. Op zes van de negen aandachtsgebieden scoort het Inlichtingenbureau op niveau 2. Er zijn drie gebieden waar dit jaar en volgend jaar op gestuurd wordt: Strategie & Beleid, Leiderschap en Waardering van Medewerkers. In 2004 is een plan opgesteld om in januari 2005 een medewerkerstevredenheidsonderzoek uit te voeren. Planning en control cyclus Voor de besturing wordt gebruik gemaakt van een planning & controlcyclus die aansluit op de cyclus van SZW. Sturing en rapportage vinden plaats op basis van prestatie-indicatoren, die zijn beschreven in het Model verantwoording. Er is in oktober een VBTB-gericht jaarplan opgeleverd volgens de vastgestelde protocol. De kwartaalverslagen zijn periodiek aangeboden (via SZW) aan de Tweede Kamer evenals dit jaarverslag. In 2004 is besloten dat het Planning en Control Handboek herijkt wordt om de aansluiting met SZW beter te laten stroomlijnen. Uitvoering daarvan gebeurt in 2005.
8.4
Externe verantwoording
IWI Het IWI heeft in haar jaarverslag 2003 overwegend positief gerapporteerd over de vorderingen van het Inlichtingenbureau in 2003. De aanbevelingen voor verdere verbeteringen van het IWI zijn belegd in de reguliere activiteiten van 2004. EDP AUDIT: Het Inlichtingenbureau heeft de wettelijk verplichte EDP-audit over 2003 laten uitvoeren, waarbij de auditor instemde met de verantwoording van het Inlichtingenbureau. In mei is gestart met een project om de informatiebeveiliging van het Inlichtingenbureau op een hoger plan te brengen en invulling te geven aan de resultaten van de EDP-audit over 2003. Dit project heeft vertraging opgelopen en loopt door tot in 2005. In november is het informatiebeveiligingsbeleid door het Inlichtingenbureau vastgesteld. De overige deliverables van dit project worden in 2005 opgeleverd. Dit jaar is in Suwi-verband meegewerkt aan een nieuwe verantwoordingsrichtlijn met bijbehorend normenkader, die inmiddels door het Algemeen Ketenoverleg (AKO) is vastgesteld. Dit normenkader wordt gebruikt voor de audit over 2004.
20
Jaarverslag 2004
8.5
Personeelsmanagement
Het personeelsmanagement is in 2004 verder vormgegeven. In 2001 tot en met 2003 heeft de invulling en uitvoering van het personeelswerk plaatsgevonden via de inhuur van externe medewerkers. Op 1 maart 2004 is een vaste medewerkster aangetrokken voor 25 uur per week. Hierdoor was het mogelijk meer structureel aandacht te besteden aan het personeelsmanagement. Werving en selectie In 2004 zijn 4 medewerkers in dienst getreden, is 1 medewerker uit dienst getreden en is 1 medewerker overleden. Het personeelsbestand per 31-12-2004 bedroeg 30 personen die 28,2 fte’s invullen. Dit is 3 personen meer ten opzichte van de beginstand van 2004 (exclusief 1 stagaire). De uitbreiding is het gevolg van het vervangen van externe medewerkers door personeel met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Per 31-12-2004 waren er 4 medewerkers (3,7 fte) in dienst met een arbeidscontract voor bepaalde tijd. De leeftijdsopbouw van het personeelsbestand zag er op 31 december 2004 als volgt uit : Leeftijdsopbouw < 30 jaar 30< 40 jaar 40< 50 jaar >50 jaar Totaal
2003 5 15 7 1 28 (26,9 fte)
2004 6 16 6 2 30 (28,2 fte)
HRM-beleid Er waren in 2004 drie medewerkers die gebruik maken van ouderschapsverlof en vijf mensen die een periodieke bijdrage ontvangen voor kinderopvang. In 2004 hebben wel de voorjaarsgesprekken plaatsgevonden, maar zijn eind 2004 geen beoordelingsgesprekken gevoerd. Dit laatste is niet gebeurd doordat er de nodige onduidelijkheden zijn rond de herschikking van taken en er discussies lopen over van het hiermee samenhangende functieclassificatiesysteem. Afgesproken is dat de beoordelingsgesprekken voor 1 februari 2005 gehouden worden. Er is bij de voorjaarsgesprekken veel aandacht besteed aan opleidingen. Veel medewerkers hebben in 2004 dan ook een of meerdere vakcursussen gevolgd of volgen een toekomstgerichte algemene opleiding. Arbo-beleid Er is een Arbo beleidsplan aanwezig met een bijbehorend Arbo actieplan. Verder is er invulling gegeven aan de Bedrijfshulpverlening (BHV) en hebben een aantal medewerkers een EHBO cursus gevolgd. Arbeidsvoorwaarden We zoeken voor onze arbeidsvoorwaarden aansluiting bij de CAO voor Rijkspersoneel. Voor 2004 betekende dit dat er slechts een aanpassing heeft plaatsgevonden in de bijdrage in de ziektekostenverzekering. Hiernaast heeft er een aanpassing plaatsgevonden van de reisvergoeding woon-werkverkeer en is er een fietsenregeling tot stand gekomen.
Personeelsvertegenwoordiging In 2004 is van start gegaan met een gekozen personeelsvertegenwoordiging (PVT). Met een frequentie van 6 weken is overleg gevoerd door de PVT met de ondernemer. Het overleg had betrekking op de interpretatie van bestaande en de invoering van nieuwe personeelsregelingen.
21
Jaarverslag 2004
Ziekteverzuim Het Inlichtingenbureau is een kleine organisatie. Uitval van 1 of 2 medewerkers door ziekte heeft relatief grote gevolgen voor het ziekteverzuim. Ziekteverzuim Beschikbare mandagen incl. Zw. Verlof Beschikbare mandagen excl. Zw. Verlof Ziekteverzuim in dagen incl. Zw. Verlof Ziekteverzuim in dagen excl. Zw. Verlof % ziekteverzuim incl. Zw. Verlof % ziekteverzuim excl. Zw. Verlof Meldingsfrequentie
2002 2657 2566 156 85 5,86% 3,31% 2
2003 6258 6106 437 314 6,90% 5,20% 2,6
2004 7522 7479 405 364 5,4 % 4,9% 3,2
22
Jaarverslag 2004
9 Jaarrekening 2004 Dit hoofdstuk bevat de volgende onderdelen:
9.1
Balans per 31 december 2004
9.2
Resultatenrekening 2004
9.3
Toelichting
9.3.1 Algemeen 9.3.2 Grondslagen voor de waardering van de activa en passiva 9.3.3 Toelichting op de Balans 9.3.4 Toelichting op de Resultatenrekening 9.4
Vergelijking werkelijke kosten versus budget
23
Jaarverslag 2004
9.1 Balans per 31 december 2004 2004 €
2003 €
Activa Vaste activa Materiële vaste Activa Totaal vaste activa
156.256 156.256
324.390 324.390
5.114 2.961.047 231.102 3.197.263
30.282 3.303.423 216.898 3.550.603
3.353.519
3.874.993
2.454.218 2.454.218
670.814 2.343.351 3.014.165
Egalisatierekening totaal Egalisatierekening
156.256 156.256
324.390 324.390
Kortlopende schulden Crediteuren Overlopende Passiva Totaal kortlopende schulden
619.886 123.159 743.045
433.750 102.688 536.438
Vlottende activa Vorderingen Liquide middelen Overige vlottende activa Totaal vlottende activa
Totaal Activa Passiva Eigen Vermogen Algemene Reserve Bestemmingsreserves Totaal Eigen Vermogen
Totaal Passiva
3.353.519
3.874.993
24
Jaarverslag 2004
9.2 Resultatenrekening 2004 2004 €
2003 €
Baten Rijksbijdrage
4.939.000
4.538.000
Bijdrage projecten Vrijval egalisatierekening Overige baten Investeringen Totaal baten
162.352 65.594 -60.955 5.105.991
2.723.307 200.543 143.804 -57.160 7.548.494
Lasten Loonkosten eigen personeel Inhuur derden Overige personeelskosten Totaal personeelskosten
1.809.628 300.320 216.049 2.325.997
1.440.815 1.245.622 155.510 2.841.947
Afschrijvingen Huisvestingskosten Automatiseringskosten Kantoorkosten Bestuurskosten Overige beheerskosten Totaal overige kosten
162.352 295.595 2.341.577 293.679 20.541 226.197 3.339.941
200.543 269.789 1.340.680 328.997 13.100 266.038 2.419.147
Totale lasten
5.665.938
5.261.094
-559.947
2.287.400
Saldo baten en lasten
25
Jaarverslag 2004
9.3 Toelichting 9.3.1 Algemeen Middels een wijziging van de Regeling SUWI hebben de Minister en de Staatssecretaris van Sociale zaken en Werkgelegenheid op 9 juli 2004 de wijze van verantwoording en informatievoorziening door de SUWI-organisaties over het verslagjaar 2004 vastgesteld. De cijfers in dit jaarverslag zijn overeenkomstig deze wijziging weergegeven. Dit heeft geleid tot enige verschuivingen in de vergelijkende cijfers ten opzichte van vorig jaarverslag. 9.3.2 Grondslagen voor de waardering van de activa en passiva Algemeen: De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva is de verkrijgingsprijs. Voor zover niet anders is vermeld zijn de activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Materiële vaste activa: De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingsprijs verminderd met daarover berekende lineaire afschrijvingen. Vlottende activa De vlottende activa zijn opgenomen tegen nominale waarden, voorzover nodig onder aftrek van voorzieningen voor mogelijke oninbaarheid. Egalisatierekening De ontvangen subsidie ten behoeve van investeringen zijn ten gunste van deze rekening verantwoord. De subsidie valt vrij ten gunste van de exploitatierekening in een periode die gelijk is aan de afschrijvingsperiode van de betreffende investering. Rijksbijdrage De rijksbijdrage wordt toegekend op basis van het jaarplan en de begroting. Grondslag voor de resultaatbepaling Het saldo van baten en lasten wordt bepaald als het verschil tussen de, aan het boekjaar toe te rekenen rijksbijdrage en overige baten en alle hiermede verbonden en aan het boekjaar toe te rekenen lasten. De lasten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen.
26
Jaarverslag 2004
9.3.3 Toelichting op de Balans Vaste activa Materiële vaste activa De afschrijvingen zijn berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs. De percentages zijn afhankelijk van de economische levensduur en bedragen: De gemaakte kosten voor de ontwikkeling van het sectorloket zijn niet geactiveerd. Meubilair Telefooncentrale Computer hard- en software Helpdesk tools
Verloop materiële vaste activa Boekwaarde 1 januari Investeringen Desinvesteringen Afschrijvingen Boekwaarde 31 december
20% 33,33% 33,33% 33,33%
Meubilair €
32.453
€ € €
23.3314.290 13.412
Servicedesk
per jaar per jaar per jaar per jaar
Telefoon centrale € € € € €
€ € € € €
255.256 31.370 1169.979116.646
Totaal 2004
€
324.390
€
464.517
€
61.606
€
60.730
Desinvesteringen
€
67.388- €
314-
12.319- € €
162.352- € 156.256 €
200.543324.390
Boekwaarde 31 december
€ €
12.319
2003
Investeringen Afschrijvingen
€
24.362 30.236 44.05615.656 26.198
Totaal
tools Boekwaarde 1 januari
Hard en software
27
Jaarverslag 2004
Vlottende activa
Liquide middelen Bank Nederlandse Gemeenten Kas Deposito Totaal per 31 december
€ € € €
2004 210.869 178 2.750.000 2.961.047
€ € € €
2003 803.215 207 2.500.000 3.303.422
Het banksaldo en kassaldo (samen € 211.047) staat vrij ter beschikking. Er is een deposito o/g van € 1.000.000 tot 3 januari 2005 en een deposito van € 1.750.000 tot 22 februari 2005. Overige vlottende activa Waarborgsom Vooruitbetaalde kosten Overige Vorderingen Totaal per 31 december
€ € € €
2004 66.800 119.663 44.639 231.102
€ € € €
2003 66.800 115.537 34.561 216.898
Waarborgsom Bij het aangaan van het huurcontract is een waarborgsom gestort. Vooruitbetaalde kosten Deze post bestaat uit al betaalde kosten die betrekking hebben op 2005 en verder. Overige vorderingen Dit betreft een aantal vorderingen waaronder een lening, pc-privé, fietsplan. Eigen Vermogen
Saldo Baten & Lasten Stand 1 januari Saldo boekjaar Naar Algemene Reserve Saldo 31 december
€ € € €
2004 -559.947 559.947 -
Algemene Reserve Stand 1 januari Saldo baten en lasten boekjaar Overboeking van bestemmingsreserve SLOG Overboeking naar bestemmingsreserve SLOG Overboeking naar bestemmingsreserve EKB Overboeking naar bestemmingsreserve P&O Saldo 31 december
€ € € € € € €
2004 670.814 -559.947 1.137.842 -711.679 -337.030 -200.000 -
€ € € €
2003 2.287.400 -2.287.400 -
2003 726.765 2.287.400
€ € € €
-2.343.351
€ €
670.814
De algemene reserve per 1-1-2004 is gevormd door de rentebaten en bijzondere baten over 2002 en 2003.
28
Jaarverslag 2004
Bestemmingsreserves: De Bestemmingsreserve van € 2.454.218 (2003:€ 2.343.351) bestaat uit 3 reserves conform onderstaand overzicht : Bestemmingsreserve SLOG Stand 1 januari Overboeking naar Algemene Reserve Overboeking vanuit Algemene Reserve Saldo 31 december
2004 € € € €
2003
2.343.351 € 1.137.842711.679 € 1.917.188 €
2.343.351 2.343.351
De bestemmingsreserve is gevormd door de ontvangen rijksbijdrage ten behoeve van de bouw van het sectorloket. In 2004 is er € 1.137.842 uitgegeven en vanuit de algemene reserve € 711.679 toegevoegd. Bestemmingsreserve E.K.B. Stand 1 januari 2004 Overboeking vanuit Algemene Reserve Saldo 31 december 2004
€ € €
2004 € 337.030 337.030
€ €
2003 -
Het project EKB is vanuit het project SLOG apart gedefinieerd en gaat als zelfstandig project verder. Bestemmingsreserve P&O Stand 1 januari 2004 Overboeking vanuit Algemene Reserve Saldo 31 december 2004
€ € €
2004 € 200.000 200.000
€ €
2003 -
Dit bedrag is opgebouwd uit verwachte kosten voor externe adviezen, juridische adviezen en organisatieverandering. Egalisatierekening Stand 1-1-2004 Investeringen
€ €
2004 324.390 € 61.606 €
2003 464.517 60.730
Desinvesteringen Afschrijving Totaal
€ € €
67.388- € 162.352- € 156.256 €
314200.543324.390
Kortlopende schulden Crediteuren Overlopende passiva Totaal
€ € €
2004 619.886 € 123.159 € 743.045 €
2003 433.750 102.688 536.438
Overlopende passiva bestaat uit af te dragen sociale premies, pensioenen, loonbelasting en reservering vakantiedagen.
29
Jaarverslag 2004
Niet uit de Balans blijkende verplichtingen * Het Inlichtingenbureau heeft een huurcontract afgesloten voor de huur van de 1e etage en 10 parkeerplaatsen aan de Bordewijklaan 18. De huurprijs bedraagt € 275.735 per jaar (inclusief servicekosten). De huur wordt jaarlijks per 1 juni aangepast met de wijziging van het prijsindexcijfer volgens de consumentenprijsindex. Het huurcontract loopt af op 31 juli 2006. * Ten behoeve van hosting en server management van de Samenloopapplicatie is een contract afgesloten met PinkRoccade voor € 30.500 per jaar. * Ten behoeve van de Samenloopapplicatie (€ 318.000 per jaar tot uiterlijk september 2006), de Servicedesktool (€13.000 per jaar), de telefooncentrale (1e jaar gratis en daarna 4 jaar € 4.000 per jaar) en de kantoorautomatisering (€ 12.500 per jaar) zijn diverse onderhoudscontracten afgesloten. Met de stichting Rinis (€ 35.700) en Gemnet (€ 74.500) zijn contracten afgesloten ten behoeve van berichtenverkeer. Indien niet anders vermeld zijn de contracten per jaar opzegbaar.
30
Jaarverslag 2004
9.3.4 Toelichting op de Resultatenrekening Rijksbijdrage Per beschikking van 29 november 2003 is voor de uitvoering van het jaarplan 2004 € 4.939.000 toegezegd. Personeelskosten Lonen en salarissen
€
2004 1.809.628 €
2003 1.440.815
In 2004 zijn er externe medewerkers vervangen door personeel met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Inhuur derden tbv reguliere activiteiten tbv projecten
Huisvestingskosten
€
2004 300.320 € - € 300.320 €
2003 874.236 371.386 1.245.622
€
2004 295.595 €
2003 269.789
€
In de huur en servicekosten is een bedag van € 15.000 opgenomen tbv kleine verbouwingen.
Automatiseringskosten
€
2004 2.341.577 €
2003 1.340.680
De hostingkosten van Suwinet-Inkijk en Inkijk op GSD gegevens zijn verlaagd. De telefoonkosten zijn vanaf 2004 onderdeel van de automatiseringskosten in plaats van de kantoorkosten. De automatiseringskosten bevatten € 1.137.842 aan kosten voor het project SLOG. Kantoorkosten Communicatie Overige kosten
€ € €
2004 228.957 € 64.722 € 293.679 €
2003 242.678 86.320 328.998
De telefoonkosten zijn geen onderdeel meer van de (overige) kantoorkosten, maar zijn opgenomen onder de automatiseringskosten. Overige beheerskosten
€
2004 226.197 €
2003 266.038
De overige beheerskosten bestaan uit kosten voor extern adviezen en representatie.
Overige baten
€
2004 65.594 €
2003 143.804
De overige baten bestaat onder andere uit de verkoopopbrengten van folders, ontvangen rente en de opbrengst van detachering van 1 van onze medewerkers aan de gemeente Den Bosch.
31
Jaarverslag 2004
9.4 Vergelijking werkelijke kosten versus budget
a b c d e f g h I
loonkosten eigen personeel loonkosten extern personeel overige personeelskosten bestuurskosten huisvestingskosten automatiseringskosten kantoorkosten overige beheerskosten afschrijvingen
€ € € € € € € € €
werkelijke kosten 1.809.628 300.320 216.049 20.541 295.595 1.203.735 293.679 226.197 162.352
Subtotaal Niet geallokeerd budget Subtotaal
€
4.528.096
€
4.528.096
automatiseringskosten SLOG Eindtotaal
€ €
1.137.842 5.665.938
€ € € € € € € € €
budget 2004 2.079.863 175.000 254.550 25.000 279.500 1.274.000 362.600 307.786 -
€ € € € € € € € €
verschil 270.235 125.32038.501 4.459 16.09570.265 68.921 81.589 -
€ € €
4.758.299 180.697 4.938.996
€
392.555
€
392.555
€
2.343.351
€
1.205.509
Toelichting a. b. c. d. e.
Doordat nieuwe personeelsleden later zijn ingestroomd dan voorzien is er een onderuitputting van het budget. De overschrijding loonkosten extern personeel wordt voornamelijk veroorzaakt door vervanging manager Projecten en door inhuur op de servicedesk wegens interne overplaatsing. Het merendeel van deze kosten bestaan uit opleidingskosten. Bestuurskosten worden deels achteraf betaald. Er hebben in het 1e kwartaal een aantal verbouwingen en interne verhuizingen plaatsgevonden.
32
Jaarverslag 2004
10 Accountantsverklaring Opdracht Wij hebben de in het jaarverslag 2004 opgenomen jaarrekening 2004 van Stichting Inlichtingenbureau te Den Haag gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van Stichting Inlichtingenbureau. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken.
Werkzaamheden Bij onze controle zijn wij nagegaan of de jaarrekening voldoet aan de volgende eisen:
•
Dat de jaarrekening is opgesteld overeenkomstig de inrichtingsvoorschriften die in de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen, de daarbij behorende uitvoeringsregelingen en de model verantwoording Inlichtingenbureau zijn vastgesteld;
•
Dat de jaarrekening getrouw weergeeft zowel de baten en lasten van het jaar 2004, als de activa en passiva aan het einde van het jaar;
•
Dat de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen en andere van toepassing zijnde wettelijke regelingen.
Onze controle is verricht overeenkomstig de bepalingen in het controleprotocol Suwi en algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichting in de financiële overzichten. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de financiële overzichten zijn toegepast en van belangrijke schattingen die het Inlichtingenbureau daarbij heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de financiële overzichten. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.
Oordeel Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening voldoet aan de hierboven omschreven eisen. Den Haag, 14 maart 2005
KPMG Accountants N.V.
33
Jaarverslag 2004
Bijlage A Mededeling omtrent de bedrijfsvoering Algemeen In het begrotingsjaar 2004 heeft het Inlichtingenbureau aandacht besteed aan haar bedrijfsvoering. Hiervoor zijn de volgende specifieke acties uitgevoerd: • •
Op basis van de uitkomsten van het Controlplan, zoals dit eind 2002 is opgesteld, is beoordeeld of alle in dit plan genoemde risico’s door beheersmaatregelen zijn ondervangen en/of zijn alsnog beheersmaatregelen ingevoerd; Er is een activiteitenplan 2004 opgesteld met hierin de doelen en activiteiten, waarbij alle activiteiten SMART zijn gemaakt en is er een proces van monitoren ingericht.
Rapportagestructuur De (maandelijkse) rapportagestructuur voorziet erin dat, door middel van een prestatieindicatorenoverzicht, de reguliere prestaties van het Inlichtingenbureau bedrijfsbreed snel zijn te beoordelen en tekortkomingen in het beheerssysteem tijdig worden gesignaleerd. In periodiek overleg met het Ministerie van SZW wordt de (financiële) kwartaalrapportage afgestemd op de eisen die door VBTB gesteld worden. Er is een maandelijks projectenoverzicht dat inzicht geeft in de voortgang van de projecten dat in het MT besproken wordt. Ieder kwartaal is door de verantwoordelijke manager gerapporteerd over de stand van zaken met betrekking tot de realisatie van de reguliere en projectmatige activiteiten zoals genoemd in het jaarplan 2004. Samengevoegd met de financiële rapportage vormt dit de kwartaalrapportage. Op basis van in het Verantwoordingsmodel vastgelegde (prestatie) indicatoren, vindt sturing en rapportage (maand- en kwartaalrapportages) plaats met betrekking tot de reguliere activiteiten. Voor de (kwartaal) rapportages wordt aangesloten bij de planning en controlcyclus van SZW. Het Bestuur van het Inlichtingenbureau stelt de kwartaalrapportages vast. De maandelijkse voortgangsrapportage Sectorloket Gemeenten gaat eveneens naar het Bestuur. Over de voortgang van het Verbeterplan wordt in de kwartaalverslagen gerapporteerd.
Besturingsmodel Het gebruikte besturingsmodel is ontwikkeld aan de hand van het INK–Model Overheidsorganisaties, waarbij het principe van integraal management centraal staat. In het 2e halfjaar heeft een INK-meting plaatsgevonden. Hieruit blijkt dat we voor de meeste onderdelen op niveau 2 (procesgericht) functioneren. Dit was ook de doelstelling voor 2004. Op de onderdelen “strategie en beleid“ en leiderschap is niveau 2 nog niet bereikt.
Jaarplan 2004 Alle activiteiten uit het jaarplan 2004 zijn uitgevoerd behalve onderstaande activiteiten: • • •
Meerjarenplan plateau 2; Transformatie Inlichtingenbureau, van beheersorganisatie naar een beheers- en ontwikkelorganisatie; Aansluiten zorgverzekeraars.
De eerste 2 activiteiten zijn vanwege het niet afronden van de streefbeelddiscussie niet afgerond. Het aansluiten van de zorgverzekeraars is niet doorgegaan daar het ministerie van SZW de opdracht heeft ingetrokken.
34
Jaarverslag 2004
Projecten Verbeterplan In opdracht van de staatssecretaris is in september 2004 een Verbeterplan opgesteld en door het Bestuur vastgesteld met concrete voorstellen voor het verbeteren van de huidige signalen. Over de voortgang wordt periodiek aan de Minister gerapporteerd in de periodieke kwartaalrapportages. Sectorloket Gemeenten Het eerste deel van het project Sectorloket Gemeenten de werkproceskoppelingen, is conform de planning 1 april opgeleverd. Deel 2, de samenloopapplicatie, zou oorspronkelijk in september worden opgeleverd. Door allerlei discussies over meer/minder werk en het functioneel ontwerp is er vertraging opgetreden. In november is een bindend advies uitgebracht door een onafhankelijke partij over de meerwerkdiscussie. Naar aanleiding hiervan is een bijgestelde planning en begroting vastgesteld. In het voorjaar van 2004 is er een interne audit uitgevoerd naar de risico’s en de beheersing van het project Sectorloket Gemeenten. Hierbij is een aantal aanbevelingen gedaan om de procesbeheersing te verbeteren zoals de versterking van het projectteam. Deze zijn gedurende 2004 ingevoerd. Klanttevredenheidsonderzoek In 2004 is er wederom een klanttevredenheidsonderzoek gehouden. De algemene tevredenheid heeft als rapportcijfer een 7,2 gekregen ten opzichte van een 6,9 vorig jaar. De norm was een 7 dus hebben we conform de verwachting gepresteerd.
35
Jaarverslag 2004
Bijlage B Verantwoordings- en beleidsinformatie Verantwoordingsinformatie Tabel 1 Beheer samenloopapplicatie gemeenten/UWV/IB-Groep Doelstelling: Een stabiele werking van de gegevensuitwisseling en de samenloopdetectie
Verantwoordingsinformatie Hoofddoelstelling / werkproces Doeltreffendheid Uitvoering A Samenloopapplicatie
Freq.
Productieomvang
Kwaliteit
Financieel
K, J
K, J
C Incident en Probleembeheer
K, J
Zie tabel 7.5A in paragraaf 7.1.2
D Beveiliging
K, J
Er zijn geen beveiligingsincidenten gemeld.
Het daarbij behoorde percentage bevraagde sofi-nummers (niet cumulatief): • 76,2% • 14,4% samen 90,6% van de sofinummers Beschikbaarheid vanuit applicatiemanagement staat stevig op 100% . Beschikbaarheid vanuit technisch beheer 98,95% gedurende werkuren en 99,3% daarbuiten. De normen zijn >98% resp. >95%. De snelheid waarmee incidenten zijn opgelost voldoet over de gehele lijn aan de norm. In een aantal incidentele gevallen echter heeft de oplossing van m.n. Prio1 incidenten te lang geduurd. Dit is reden geweest het proces op details punten aan te passen. Zie tabel 7.5B in paragraaf 7.1.2. EDP audit 2004. Hierin zijn verscheidene beveiligingsrisico’s aangegeven.
Uit budget
B Werking applicatie
Percentage gemeenten dat bestanden aanleverde in 2004: • 12 keer: 66% • 11 keer:14,4% samen 80,5% van de gemeenten Cijfers hiervoor niet te leveren
Klantgerichtheid E Tevredenheid
J
Respons was 54,9%, Algemene klantwaardering door gemeenten = 7.2 226 van 412 (zie paragraaf 7.1.5) gemeenten of/en samenwerkingsverband
€ 15.000
Doelmatigheid F Uitvoering
K, J
Bezetting afdeling Beheer
Uit budget
Voldoende aanwezig
Uit budget
Uit budget
Uit budget
36
Jaarverslag 2004
Tabel 2 Ontwikkeling Sectorloket Doelstelling: Voortgang projectmatige activiteiten (doorontwikkeling sectorloket en uitbreiding samenloopapplicatie)
Hoofddoelstelling / werkproces Doeltreffendheid Uitvoering A Project Sectorloket B Aansluiten DJI en zorgverzekeraars C Aansluiten overige bronnen D Ketenprojecten E Informatie beveiliging gemeenten F Meerjarenplan G Samenwerking Coördinatiepunt ICTgemeenten Klantgerichtheid E Tevredenheid F Outcome / Ketenindicatoren Doelmatigheid Uitvoering
Freq.
Verantwoordingsinformatie Productieomvang Kwaliteit
K K
In aanbouw DJI 2004 in pilot
K
Niet in 2004
K
Zie hoofdstuk 5.2
K
Project ism CP-ICT en BKWI, zie 6.2 Zie hoofdstuk 3 Zie hoofdstuk 3 en 7
J K
Nvt Nvt
7.2 Nvt
nvt nvt
K, J
Bezetting Stafafdeling en afdeling Projecten En een ingeleende programmanager
Benutting budget
Uitvoeringskosten
Financieel
XXXX nvt
37
Jaarverslag 2004
Beleidsinformatie per activiteit Inleiding De hieronder aangegeven beleidsinformatie sluit aan bij de tabellen 1 t/m 3 verantwoordingsinformatie. Verantwoordingsinformatie per activiteit valt buiten de verantwoording en de controle daarop. De VBTBgegevens zijn geleverd in de kwartaalrapportages, met name de vierde kwartaalrapportage.
Tabel 1 Werking samenloopapplicatie gemeenten/UWV/IB-Groep Hoofddoelstelling/ werkproces Beveiliging Aanlevering gegevens door gemeenten
Gebruik gemeenten
Beleidsinformatie Productieomvang Kwaliteit PM PM Zie tabel 1 De gemeente is verantwoordingsinformatie verantwoordelijk voor controle aanlevering dmv verwerkingsverslag, bij 3 maanden foute uploads neemt Servicedesk contact op Uit het klanttevredenheiddit cijfer is niet vast te stellen, gegevens kunnen onderzoek blijkt dat driekwart van de gemeenten dagelijks namelijk ook via met de gegevens werkt. webinterface worden opgehaald
Financieel Volgens regulier budget
38
Jaarverslag 2004
Tabel 2 Berichtenverkeer Samenloopapplicatie Opmerkingen bij deze tabel: * verschillen in ontvangen en verzonden sofinrs worden veroorzaakt doordat vragen gesteld zijn in 2003 waarin 2004 het antwoord op is ontvangen of dat vragen gesteld zijn in 2004 waarop het antwoord pas in 2005 wordt gegeven. ** de aanvragen zijn mislukt door het gelijktijdig uitvoeren van een sofi-nummerverificatie. De mislukking wordt veroorzaakt door verschillende schrijfwijze van namen door Belastingdienst en sociale dienst.
Hoofddoelstelling/ Werkproces Aantal StUF aanleveringen (uploads) Aantal geleverde slse’s en slso's (downloads) Sofinrs verzonden aan UWV* Sofinrs ontvangen van UWV* Sofinrs verzonden aan IBGroep* Sofinrs ontvangen van IBGroep* Sofinrs. aangeleverd bij Belastingdienst (vermogensonderzoek 2002) Sofinrs. met vermogen boven norm 2002 Sofinrs. aangeleverd bij Belastingdienst (vermogensonderzoek 2003) Sofinrs. met vermogen boven norm 2003
Beleidsinformatie Productieomvang Kwaliteit Zie tabel 1 beleidsinformatie Zie tabel 1 beleidsinformatie 6.162.749 6.169.376 12.556.981
Zie tabel 1 beleidsinformatie Zie tabel 1 beleidsinformatie Nvt Nvt
Financieel regulier budget regulier budget regulier budget regulier budget
12.224.715 470735
Aanvraag mislukt 31125**
11899 467205 10351
Aanvraag mislukt 19907**
regulier budget regulier budget regulier budget regulier budget
39
Jaarverslag 2004
Bijlage C Privacy Jaarverslag 1. Inleiding De Stichting Inlichtingenbureau heeft begin 2003 Jan Peter Bergfeld, directiesecretaris en juridisch adviseur van het Inlichtingenbureau, benoemd tot Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG). De FG ziet toe op de verwerking van de persoonsgegevens overeenkomstig het bij en krachtens de wet bepaalde. Hij is ingeschreven in het openbare register voor Functionarissen voor de gegevensbescherming van het College Bescherming Persoonsgegevens en lid van het Nederlands Genootschap van Functionarissen voor de Gegevensbescherming. Een FG dient jaarlijks verslag te doen van zijn werkzaamheden en bevindingen. Dit privacy jaarverslag geeft in paragraaf 2 een overzicht vanuit privacyperspectief van de dienstverlening van het Inlichtingenbureau. Paragraaf 3 gaat in op de adviesfunctie van de FG. Een vooruitblik op de belangrijkste doelstellingen voor 2005 is opgenomen in paragraaf 4. De bevindingen over 2004 zijn in paragraaf 5 opgenomen in de vorm van een verklaring.
2. Dienstverlening Inlichtingenbureau De primaire taak van de FG is de borging van privacy-aspecten bij de (uitbreiding van ) de dienstverlening van de Stichting Inlichtingenbureau. De reguliere dienstverlening bestond in 2004 uit ondersteuning van elektronische rechtmatigheidscontrole door sociale diensten, ondersteuning van elektronische ketenberichten tussen CWI en sociale diensten en het beheer van een database met gegevens van gemeentelijke sociale diensten ten behoeve van Suwinet-Inkijk. Daarnaast is in 2004 ook een aantal projectmatige activiteiten uitgevoerd.
Elektronische rechtmatigheidscontrole De elektronische rechtmatigheidscontrole van lopende bijstandsuitkeringen vindt plaats door te controleren op samenloop bij UWV (SV-uitkeringen en dienstverbanden), IB-Groep (studiefinanciering en inschrijving hoger onderwijs) en Belastingdienst (tav van vermogen op Nederlandse bankrekeningen) en door een interne controle op samenloop bij verschillende gemeenten. In 2004 is de dienstverlening uitgebreid met vermogenssignalen van de Belastingdienst. Gegevens over rente en saldo op bankrekeningen zijn aan sociale diensten verstrekt. Bij de selectie werden bepaalde drempelwaarden gehanteerd om het aantal signalen te reduceren. De verwerking is gericht op controle op de opgaven van cliënten over hun vermogenssituatie. De levering aan sociale diensten wordt ondersteund met een werkinstructie. In de loop van 2004 is ook een pilot gestart waarbij aan elf gemeenten zogenoemde detentiesignalen worden verstrekt. Via de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) ontvangt het Inlichtingenbureau gegevens omtrent personen die worden gedetineerd. Als deze personen een uitkering van een sociale dienst ontvangen wordt de betreffende sociale dienst hierover geïnformeerd. Met DJI zijn afspraken gemaakt over de gegevensverwerking die na beëindiging van de pilot in 2005 zullen worden geëvalueerd.
Elektronische ketenberichten Het Inlichtingenbureau ontwikkelt zich van samenloopapplicatie tot sectorloket. In dat kader zullen elektronische ketenberichten tussen sociale diensten en andere SUWI-partijen via het sectorloket worden uitgewisseld. Het Inlichtingenbureau heeft in 2004 deelgenomen aan een pilot waarbij via het Inlichtingenbureau tussen een CWI-vestiging en twee sociale diensten ketenberichten zijn uitgewisseld, overigens is daarbij nog geen gebruik gemaakt van bestaande sofi-nummers. De inhoud van de berichten is vastgelegd in het SUWI-gegevensregister en de beveiliging is geregeld in Bijlage XIV bij de Regeling SUWI.
Inkijk op GSD-gegevens via Inlichtingenbureau De door sociale diensten bij het Inlichtingenbureau aangeleverde gegevens over WWB-cliënten worden via het Inlichtingenbureau beschikbaar gesteld aan BKWI. Deze organisatie stelt de gegevens via Suwinet-Inkijk beschikbaar voor SUWI-uitvoeringsorganisaties. Het is aan deze organisaties zelf
40
Jaarverslag 2004
overgelaten om hun medewerkers te autoriseren door middel van verschillende door BKWI beschikbaar gestelde rollen. De borging van het wettelijk toegestane gebruik door de ontvangende partij valt onder de reikwijdte van de jaarlijkse EDP-audit die voor alle SUWI-partijen (behalve gemeenten) op grond van artikel 5.22 van de Regeling SUWI is voorgeschreven.
Projectmatige activiteiten Sofi-nummer en identiteitsfraude. Ten behoeve van een project op het gebied van sofi-nummer- en identiteitsfraude van het regionaal interventieteam Rotterdam en omgeving heeft het Inlichtingenbureau voor de regiogemeenten een extra bevraging uitgevoerd bij UWV, met name gericht op meerdere dienstverbanden per sofi-nummer. De sociale diensten hebben hiervoor door middel van een machtigingsformulier schriftelijk toestemming verleend aan het Inlichtingenbureau. Monitoring uitstroom. Voor de sociale diensten van de gemeente Amsterdam en Den Haag zijn naast gegevens van cliënten ook gegevens van ex-cliënten bevraagd bij UWV op dienstverband, om de effectiviteit van het uitstroombeleid te kunnen beoordelen.
3. Adviesfunctie Een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden van de FG vormt het gevraagd en ongevraagd adviseren over privacygerelateerde onderwerpen op een breed terrein. Zo adviseert de FG gevraagd en ongevraagd aan het bestuur en managementteam van het Inlichtingenbureau met betrekking tot het privacyperspectief op (uitbreiding van de) dienstverlening. Op veel punten kan het wettelijk kader worden aangepast zonder dat de privacybescherming in het gedrang komt. Bijvoorbeeld bij de aansluiting van nieuwe bronnen of uitbreiding van de gegevensset van bestaande bronnen. De FG bewaakt hierbij ook de randvoorwaarden. Na afronding van de streefbeelddiscussie over positie en taken van het Inlichtingenbureau in de toekomst zal SZW in overleg met het Inlichtingenbureau onder andere het juridisch kader van het Inlichtingenbureau evalueren. De FG heeft in 2004 namens het Inlichtingenbureau een aantal voorstellen gedaan om met behoud van adequate waarborgen een meer flexibel wettelijk kader te creëren. De FG heeft een bijdrage geleverd aan de gezamenlijk met BKWI en CP-ICT ontwikkelde kluisdoos, als onderdeel van de voorlichting aan gemeenten over de wijze waarop zij, met name bij het gebruik van Suwinet maar ook daarbuiten, invulling aan hun informatiebeveiligingsbeleid kunnen en moeten geven. Verder was hij als expert betrokken bij de voorbereiding en uitvoering van de deelsessie Privacy en ICT van de werkdag van het Inlichtingenbureau, najaar 2004. Via het secretariaat en de servicedesk ontvangt het Inlichtingenbureau jaarlijks tientallen vragen op het gebied van het wettelijk kader en de privacybescherming die niet in de eerste lijn kunnen worden afgehandeld. Deze vragen worden door de FG beantwoord.
4. Belangrijkste doelstellingen 2005 • • •
Bewaken privacy-aspecten bij uitbreiding dienstverlening Inlichtingenbureau Melding bij CBP concretiseren en actualiseren aan de hand van eigen register Onderhoud en uitbouw van het privacydeel van de website van het Inlichtingenbureau
5. Verklaring Naar de mening van de FG is de gegevensverwerking in het kader van de uitvoering van de wettelijke taken van de stichting Inlichtingenbureau in 2004 uitgevoerd in overeenstemming met de SUWIregelgeving, de WWB en de Wbp. Den Haag, 5 februari 2005 Mr. Jan Peter Bergfeld Functionaris voor de Gegevensbescherming
41
