Inlichtingenbureau Jaarverslag Den Haag 12 maart 2004

Inlichtingenbureau Jaarverslag 2003 Den Haag 12 maart 2004

Inhoudsopgave 1

Inleiding ..............................................................................................................................5 1.1 Wettelijke taken ..........................................................................................................5 1.2 Missie ..........................................................................................................................5 1.3 Streefbeeld ..................................................................................................................6

2

Omgeving............................................................................................................................8 2.1 Inleiding ......................................................................................................................8 2.2 Toezicht .......................................................................................................................8 2.3 Elektronisch gegevens verkeer....................................................................................8 2.4 Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen........................................................9 2.5 Coördinatiepunt ICT gemeenten.................................................................................9

3

Veranderagenda ................................................................................................................10 3.1 Inleiding ....................................................................................................................10 3.2 Meerjarenplan ...........................................................................................................10 3.3 Activiteitenplan Nieuwe Diensten............................................................................10

4

Sectorloket ........................................................................................................................11 4.1 Inleiding ....................................................................................................................11 4.2 De ontwikkeling van Sectorloket ..............................................................................11

5

De Samenloopapplicatie ...................................................................................................13 5.1 Inleiding ....................................................................................................................13 5.2 Bronnen.....................................................................................................................13 5.3 Acceptatie Samenloopapplicatie ...............................................................................14 5.4 Uitrolactiviteiten .......................................................................................................15 5.5 Veiligheidsbeleid ......................................................................................................16 5.6 Verbeteringen aan de Samenloopapplicatie ..............................................................16 5.7 Geconstateerde problemen........................................................................................17 5.8 Beheer .......................................................................................................................17

6

Overige dienstverlening ....................................................................................................18 6.1 Servicedesk ...............................................................................................................18 6.2 Suwinet-Inkijk...........................................................................................................18

7

Klantgerichte dienstverlening ...........................................................................................20 7.1 De communicatie met de omgeving. .........................................................................20 7.2 Regiobijeenkomsten..................................................................................................20 7.3 Gebruikerstrainingen.................................................................................................21 7.4 Overige dienstverlening ............................................................................................21 7.5 Klanttevredenheidonderzoek ....................................................................................22

8

Organisatie Inlichtingenbureau.........................................................................................23 8.1 Inleiding ....................................................................................................................23 8.2 Bestuur ......................................................................................................................23 8.3 Planning en control cyclus ........................................................................................23 8.4 Personeelsmanagement .............................................................................................24

Jaarverslag Inlichtingenbureau 2003, 12 maart 2004

2

9

10

Jaarrekening 2003 .............................................................................................................26 9.1 Balans per 31 december 2003 ...................................................................................26 9.2 Rekening van baten en lasten....................................................................................27 9.3 Grondslagen voor de financiële verslaglegging........................................................27 9.4 Toelichting op de balans per 31 december 2003.......................................................28 9.5 Toelichting op de rekening van baten en lasten........................................................31 9.6 Toelichting vergelijking werkelijke kosten en begroting .........................................35 Accountantsverklaring ..................................................................................................36

Bijlage A Mededeling omtrent de bedrijfsvoering ...................................................................37 Bijlage B Verantwoordings- en beleidsinformatie ...................................................................39 Bijlage C Privacy jaarverslag....................................................................................................42 Bijlage D Deelname extern overleg Inlichtingenbureau...........................................................45


3

Voorwoord "De beste opvoedingsmethode voor een kind is om het een goede moeder te verschaffen." Christian Morgenstern

Voor u ligt het jaarverslag over 2003, zoals dat door het bestuur van het Inlichtingenbureau is vastgesteld, inclusief de goedgekeurde jaarrekening. Om meteen met de deur in huis te vallen, 2003 is voor het Inlichtingenbureau een succesvol jaar geweest. Alle gemeenten werden aangesloten op de Samenloopapplicatie, onze eerste taak. Ons Meerjarenplan is tot stand gekomen, de Europese aanbesteding voor het Sectorloket Gemeenten is voorspoedig verlopen en de eigen organisatie is gegroeid en versterkt. Last but not least, het Jaarplan 2003 is vrijwel integraal gerealiseerd. Het Inlichtingenbureau is letterlijk ‘in control’. Het zijn successen die het Inlichtingenbureau nodig heeft als opstart naar de volgende horde: de positionering als klantgerichte dienstverlener aan gemeenten. De beeldspraak uit het jaarverslag 2002 waarin het Inlichtingenbureau is vergeleken met een opgroeiende volwassene blijft actueel. Op 1 september 2001 ging het Inlichtingenbureau officieel van start. In 2002 werd de tijdelijke projectorganisatie stap voor stap omgevormd tot een vaste bemanning, die in de loop van 2003 op elkaar ingespeeld begon te raken. Eind 2003 ontstond tussen het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een streefbeelddiscussie over het Inlichtingenbureau. Medio 2004 wordt deze afgerond. Waar gaan we naar toe? Het Inlichtingenbureau wil in deze discussie participeren. Het Meerjarenplan, het Jaarplan 2004 en het op te stellen Activiteitenplan Nieuwe Diensten (AND) vormen hiertoe bijdragen. Het Inlichtingenbureau kijkt dus met gepaste trots en tevredenheid terug op het jaar 2003. Tegelijkertijd weten we dat gemeenten in de komende jaren meer van ons verwachten. Wij gaan ons best doen zoveel mogelijk aan deze verwachtingen tegemoet te komen.

G.J. Schutte Voorzitter Stichting Inlichtingenbureau


4

1 Inleiding Dit Jaarverslag rapporteert over de uitvoering van de wettelijke taken door het Inlichtingenbureau. In de opzet van het jaarverslag is zoveel mogelijk aangesloten bij het model verantwoording Inlichtingenbureau, verzoeken uit de Meibrief, het jaarplan 2003 en aanwijzingen van de Inspectie Werk en Inkomen (IWI). Afwijkingen ten aanzien van het modelverantwoording zit in het ontbreken van een apart hoofdstuk 7 verantwoordingsinformatie. De informatie hiervan is in dit jaarverslag onder de hoofdstukken 4 tot en met hoofdstuk 8 en Bijlage B Verantwoordings- en beleidsinformatie opgenomen. Het Inlichtingenbureau voert een aantal relevante projecten en activiteiten uit die deel uitmaken van het Programma Ketenresultaten 2003/2004. De informatie hierover vindt u in de hoofdstukken 4, 5, en 6. In de bedrijfsvoeringverklaring die als Bijlage A Mededeling omtrent de bedrijfsvoering is opgenomen geeft het bestuur aan, dat het management control systeem binnen de bedrijfshuishouding heeft gewerkt, en dat er een redelijke mate van zekerheid is dat de bedrijfsdoelstellingen zijn behaald.

1.1 Wettelijke taken De Stichting voert een aantal wettelijke taken uit die zijn vastgelegd in artikel 64 Wet Werk en Bijstand (WWB) en de artikelen 62 en 63 Wet SUWI. Deze taken zijn nader uitgewerkt in het Besluit Inlichtingenbureau Gemeenten (BIG) en in Bijlage XVI van de Rege ling SUWI. De kerntaken zijn: • Rechtmatigheidcontrole; Het Inlichtingenbureau ontvangt periodiek gegevens over bijstandscliënten van gemeenten. Deze worden vergeleken met gegevens uit bestanden van UWV, IB-Groep en vanaf 2004 ook de Belastingdienst. Indien een bijstandscliënt tegelijkertijd ook voorkomt in de administratie van deze instanties, wordt een bericht (signaal) gemaakt voor de betreffende gemeente. De gemeenten kunnen deze zogenoemde samenloopsignalen ophalen. Vervolgens kan de gemeente nader onderzoek doen. • Mogelijk maken van werkproceskoppelingen met sociale diensten conform Ketenprogramma 2003-2004. • Coördinatie en dienstverlening bij de gegevensuitwisseling tussen Suwi-partijen via Suwinet. Hieronder valt onder andere: • Ondersteuning van Suwinet-Inkijk door ontsluiting van gemeentelijke gegevens ten behoeve van andere Suwi-partijen die die gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun wettelijke taak;

1.2 Missie Het Inlichtingenbureau presenteert zich steeds meer als sectorloket op het gebied van werk en inkomen voor gemeenten. Het Sectorloket wordt gedefinieerd als een knooppunt van gegevensuitwisseling tussen gemeenten en de SUWI-partners. In de loop van 2004 zal het Sectorloket klaar zijn voor gebruik en krijgt deze taak verder vorm. Ministerie van SZW en VNG bepale n aan de hand van de streefbeelddiscussie welke taken in het Sectorloket ondergebracht worden. Daarnaast wil het Inlichtingenbureau een klantgerichte partner zijn voor alle SUWI-deelnemers.


5

De uitgangspunten van de organisatie zijn: • Een betrouwbare samenloopapplicatie. • Een transparante organisatie. • Actieve en innovatieve participatie in de Suwi keten. • Kwalitatief hoogwaardige diensten. Dit alles met effectieve waarborgen voor de privacybescherming. 2003. was het jaar van de volledige uitrol van de Samenloopapplicatie. Vanaf het najaar 2002 kon de achterstand in het aansluiten van gemeenten in hoog tempo worden weggewerkt. In maart 2003 zijn de laatste gemeenten aangesloten en ontstond ruimte om vooruit te kijken. Dit heeft onder meer geleid tot het formuleren van een missie voor de periode tot 2006. Het Inlichtingenbureau is het professionele centrum voor gecoördineerde, kwalitatieve, procesondersteunende, elektronische informatievoorzieningen. Dit omvat het verkeer van informatie ten behoeve van gemeenten, startend bij werk en inkomen. Onderdeel hiervan is de regie van de informatievoorziening. Dit alles gebeurt tegen redelijke beloning. Het Inlichtingenbureau is twee jaar jong en op weg van een pioniersfase naar een stabiele, solide en betrouwbare organisatie. Het juiste moment om de woorden ‘professioneel centrum’ handen en voeten te geven. Werkprocessen worden beschreven, procedures en taken worden gedefinieerd en vastgelegd en een kwaliteitsmanagementsysteem wordt ingevoerd. De organisatie wordt omgebouwd van een projectorganisatie naar een volwaardig bedrijf, met aandacht voor en continuïteit en ontwikkeling. Zonder een helder doel is er geen weg te bedenken naar dat doel. Zonder doel kun je alle kanten op. Deze missie geeft het Inlichtingenbureau richting.

1.3 Streefbeeld Het voortschrijdende inzicht over taken en activiteiten heeft in 2003 geleid tot een verdere ontwikkeling van de organisatiestructuur. De oude afdeling Ontwikkeling is vervangen door twee nieuwe afdelingen. De afdeling Projecten die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling van het Sectorloket. En de afdeling Relatiemanagement en Communicatie die verantwoordelijk is voor de contacten met gemeenten. Met behulp van deze organisatiestructuur verwacht het inlichtingenbureau beter invulling te geven aan haar behoefte om de klant centraal te stellen.


6

Organogram – Inlichtingenbureau Augustus 2003 Bestuur

Directie

Stafbureau

Relatiemanagement & Communicatie

Bedrijfsbureau

Projecten

I C T-Beheer

Verder stond 2003 in het teken van een verdere transformatie van projectorganisatie naar een staande organisatie. In het meerjarenplan (zie 3.2) worden in vijf plateaus de toekomstige activiteiten beschreven. Het eerste plateau richt zich met name op de professionalisering. In april 2004 moet dit plateau zijn afgerond. In 2003 heeft het Inlichtingenbureau via een Europese aanbesteding de keuze gemaakt voor de ICT leverancier die het Sectorloket voor Gemeenten gaat realiseren. Dit is het tweede grote project na het realiseren en implementeren van de Samenloopapplicatie.


7

2 Omgeving 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt de omgeving van het Inlichtingenbureau benoemd en wordt kort ingegaan op belangrijke ontwikkelingen die in 2003 hebben gespeeld. De belangrijkste relaties met organisaties in de omgeving zijn in schema weergegeven.

2.2 Toezicht Inspectie Werk en Inkomen De Inspectie Werk en Inkomen (IWI) verzorgt namens de minister het toezicht op de SUWIpartijen en dus ook op het Inlichtingenbureau. Het IWI ontvangt de kwartaalrapportages. De organisatie werkt volgens afspraken die met he t IWI zijn gemaakt. College bescherming persoonsgegevens Het College bescherming persoonsgegevens (Cbp) oefent toezicht uit, waar het gaat om de bescherming van privacy en om informatiebeveiliging. Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens zijn organisaties die persoonsgegevens verwerken in beginsel verplicht hiervan melding te maken bij het Cbp. Bij het Inlichtingenbureau is een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld, die is geaccrediteerd door het College bescherming persoonsgege vens. Het jaarverslag van deze functionaris is als Bijlage C Privacy jaarverslagtoegevoegd.

2.3 Elektronisch gegevens verkeer Het Inlichtingenbureau verzorgt het beschikbaar stellen van informatie (Inkijk) of vergelijkt de gegevens (Samenloopapplicatie). Hieronder staat in grote lijnen aangegeven, welke informatiestromen via het Inlichtingenbureau verlopen. Afnemers De belangrijkste afnemers zijn de gemeentelijke sociale diensten (GSD). Op basis van de Sofi- nummers die een gemeente aanlevert genereert de Samenloopapplicatie samenloopsignalen. Aan het einde van het eerste kwartaal waren alle gemeenten aangesloten op de Samenloopapplicatie. Sinds oktober 2003 is de Inkijk op GSD-gegevens operationeel (zie 6.2). CWI’s maken gebruik van deze informatie bij hun beoordelings- en reïntegratieprocessen.


8

Bronnen UWV

Belastingdienst

Informatiebeheer groep

GSD

Persoonsinformatie

Inlichtingenbureau Inkijk op GSD-gegevens

Samenloop applicatie

Samenloopsignalen

Inkijkbericht

GSD

BKWI SuwinetInkijk InkijkPagina’s

CWI

Bronnen Op basis van de gegevens van de GSD maakt het Inlichtingenbureau gebruik van informatie afkomstig van UWV, IB-Groep en Belastingdienst (pilot gestart eind 2003) om samenloopsignalen te genereren. Op basis van deze signalen kan de gemeente rechtmatigheidonderzoeken efficiënter en effectiever uitvoeren.

2.4 Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen CWI heeft op grond van artikel 67 Wet Suwi het beheer van de centrale voorzieningen binne n Suwinet ondergebracht in een aparte organisatorische eenheid binnen CWI, het Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen (BKWI). Het BKWI heeft tot taak om operationele taken rond ontwikkeling, beheer en onderhoud van gemeenschappelijke afspraken en voorzieningen uit te voeren.

2.5 Coördinatiepunt ICT gemeenten Per 1 juli is het Coördinatiepunt ICT gemeenten, een samenwerkingsverband tussen VNG en Divosa opgericht. In 2003 is een kwartiermaker bezig geweest dit in te richten. Deze coördinatie is voor het Inlichtingenbureau van groot belang. Doel van het Coördinatiepunt is het zorgen voor afstemming tussen gemeenten onderling en vervolgens met ketenpartners, op strategisch, operationeel en technisch niveau.


9

3 Veranderagenda 3.1 Inleiding Het Inlichtingenbureau verandert van een beheerorganisatie naar een beheer- en ontwikkelorganisatie. Voor dat proces is in 2003 een Meerjarenplan opgesteld. Het meerjarenplan vormt de blauwdruk waarmee het Inlichtingenbureau haar transformatieproces invult. Een extern onderzoek ligt hieraan ten grondslag. Gekozen is om de horizon in te vullen tot het jaar 2006, omdat dit een periode betreft die te overzien is. De periode valt binnen de regeringsperiode en is voldoende lang om een aantal structurele wijzigingen door te voeren. Het Meerjarenplan is opgesteld als een toevoeging op nu bekende taken en verantwoordelijkheden.

3.2 Meerjarenplan Het Meerjarenplan schetst via vijf plateaus een ontwikkeling naar een serviceorganisatie met een wettelijke taak (en financiering) met daarnaast de levering van een aantal specifieke diensten waarvoor gemeenten betalen. In de planperiode wordt een andere rol ingenomen richting de ICT-ontwikkelingen binnen het SUWI-domein. Met het nieuwe Coördinatiepunt ICT-regie gemeenten (VNG en Divosa) zal meer en meer samenwerking plaatsvinden (zie 2.4). Wat blijft is de rol als uitvoerend onafhankelijk orgaan met een sterke focus op de verbetering van de dienstverlening naar de klant, de gemeente. De eerste fase van het meerjarenplan is gestart in 2003 en wordt afgerond in het eerste kwartaal van 2004. Doel van deze fase is de wettelijke taken die we nu hebben goed uit te voeren. De naam van het traject is dan ook: Doe je dingen goed!

3.3 Activiteitenplan Nieuwe Diensten De invoering van de Wet Werk en Bijstand (WWB) per 1 januari 2004 biedt actuele en kansrijke mogelijkheden tot concretisering van nieuwe diensten voor gemeenten. Het gevolg van de WWB is dat gemeenten op korte termijn een aantal beleidsbeslissingen zullen formuleren. Vervolgens worden bij de Gemeentelijke Sociale Diensten fundamentele veranderingen in de uitvoering doorgevoerd. Het Inlichtingenbureau wil gemeenten hierbij actief ondersteunen door het leveren van verschillende nieuwe (maatwerk)diensten zoals op het terrein van hoogwaardige handhaving. Daarnaast zijn er door verschillende partijen een aantal concrete vragen gesteld gericht op het aansluiten van bronnen die kunnen leiden tot besparingen in de vorm van administratieve lastenverlichting. Als vervolg op het Meerjarenplan is in 2003 gestart me t het Activiteitenplan Nieuwe Diensten (AND). Dit moet zorgen voor de gedetailleerde uitwerking van de nieuwe dienstverlening en de daarbij behorende onderbouwing van de mogelijke omvang van een eventuele tweede geldstroom.


10

4 Sectorloket 4.1 Inleiding Uitbreid ing van de huidige Samenloopapplicatie tot Sectorloket bleek niet goed mogelijk. Daarom is besloten de functionaliteit Sectorloket voor Gemeenten nieuw te laten ontwikkelen. Samen met het redesign van de huidige Samenloopapplicatie zijn dat de twee projecten waar de afdeling Projecten de leiding over heeft. Beiden zijn van wezenlijke betekenis voor het Inlichtingenbureau. Voor het Sectorloket is in 2003 de volgende functionaliteit vastgesteld. 1. (vernieuwde) Samenloopapplicatie 2. Werkproceskoppelingen tussen GSD en CWI. Er zijn er in eerste instantie zes gedefinieerd: • De intake voor de WWB van CWI naar GSD. • Het einde van de WWB uitkering van GSD naar CWI. • De intake IOAW van CWI naar GSD. • Einde uitkering IOAW van GSD naar CWI. • Reïntegratieadvies van CWI naar GSD. • Kennisgeving verwijtbaar gedrag van CWI naar GSD.

4.2 De ontwikkeling van Sectorloket Voor het toekomstig functioneren van het Inlichtingenbureau is het essentieel dat het kan beschikken over een goede generieke infrastructuur waarmee de primaire dienstverlening kan worden uitgevoerd. Namelijk het bezorgen van berichten van en naar gemeenten en bronnen, het eventueel verbeteren van de gegevens en het combineren van gegevens zoals ter bepaling van samenloop. Op termijn zal ook de definitie van risicoprofielen mogelijk zijn. Het Sectorloket voor Gemeenten biedt hiertoe de gewenste generieke infrastructuur. Voorafgaand aan de keuze voor het sectorloketmodel ging de noodzaak om de verdere ontwikkeling van de bestaande Samenloopapplicatie te bevriezen. Uitbreiding qua functionaliteit is niet haalbaar zonder onacceptabele continuïteitsrisico’s. Er moest dus een redesign van de Samenloopapplicatie komen. Dit noodzakelijke redesign heeft geleid tot opsplitsing in twee delen met gescheiden functionaliteit. Enerzijds een nieuwe Samenloopapplicatie waarin de huidige functionaliteit wordt gehandhaafd, anderzijds een systeem dat geschikt is voor een breed scala aan nieuwe mogelijkheden. Het geheel (inclusief vernieuwde Samenloopapplicatie) wordt Sectorloket genoemd. Voor dit project zijn 5 fasen gedefinieerd. Fase 1: Voorbereiding en inventarisatie van de wensen (afgesloten op 30 juni 2003) Fase 2: Europese aanbesteding (afgesloten op 23 december) Fase 3: Bouw van het Sectorloket (start is gepland voor najaar 2004) Fase 4: Migratie, uitrol en ingebruikname bij gemeenten (start is gepland voor april en september 2004) Fase 5: Beheer en productie (vanaf najaar 2004)


11

De maanden mei en juni zijn gebruikt om de tot dan toe opgeleverde fase 1 te herschrijven zodat er een bruikbare vorm ontstond voor de aanbesteding. In fase 2, de Europese aanbesteding, zijn verschillende stappen doorlopen. Eindresultaat was de beoordeling door 12 interne en externe deskundigen van de 5 offertes op 25 aspecten (Overigens heeft niet iedere deskundige alle vijf de offertes beoordeeld). Daarnaast was van belang de kwaliteit van de aangeboden tools en het feit dat gebruik wordt gemaakt van ‘proven technology’. Er wordt geen nieuw programma geschreven, maar er worden bestaande modules toegepast. Dit voorkomt onbeheersbare risico’s, leidt tot een kortere ontwikkelingstijd en beperkt de kinderziektes. Deze oplossing leidt bovendien tot aanmerkelijke kosten besparingen. Fase 2 is op 23 december 2003 afgesloten met het ondertekenen van een overeenkomst met de gekozen leverancier, HP. Tijdens de aanbestedingswerkzaamheden werden diverse audits en controles gehouden. Het IWI heeft periodiek rapport uitgebracht, dat steeds positief was.


12

5 De Samenloopapplicatie 5.1 Inleiding De huidige Samenloopapplicatie vormt de kern van het werk van het Inlichtingenbureau. Meer dan de helft van de medewerkers is direct of indirect hierbij betrokken. Het systeem is gebouwd met het oog op de uitvoering van een aantal specifieke taken. In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de huidige Samenloopapplicatie, de wettelijke taken die daarmee worden uitgevoerd en de bronnen die op die applicatie zijn aangesloten.

5.2 Bronnen De Samenloopapplicatie controleerde in 2003 lopende bijstandsuitkeringen op samenloop met bepaalde gegevens bij de bronnen: (alle andere) gemeenten, UWV en IB-Groep. De bron Belastingdienst is in 2003 toegevoegd aan de bestaande signalen in de vorm van een pilot. De eerste feitelijke signalen uit deze nieuwe bron worden begin 2004 verstuurd. In 2003 zijn verder voorbereidingen getroffen voor aansluiting van een aantal concrete nieuwe bronnen (Dienst Justitiële Inrichtingen en Zorgverzekeraars). Verder is er een algemeen onderzoek gestart naar aansluiting van nieuwe bronnen die een bijdrage kunnen leveren aan de verschillende vormen van rechtmatigheidcontrole die sociale diensten in het kader van de WWB moeten uitvoeren. Hieronder wordt per bron een toelichting op het gegevensverkeer gegeven. a. Gemeenten In het eerste kwartaal van 2003 zijn de laatste gemeenten aangesloten op de Samenloopapplicatie. Nadat de cliëntbestanden in de database zijn ingelezen, konden gemeenten ook controleren op samenloop met een uitkering in een andere gemeente. Hiermee zijn de gemeenten ook een bron. b. UWV Bij de UWV wordt gecontroleerd op samenloop van een uitkering op grond van de bijstandswet, de IOAW of de IOAZ met inkomsten uit arbeid of een uitkering op grond van verzekeringen en wetten die door het UWV worden uitgevoerd. Rondom de kwaliteit van de gegevens van UWV zijn nog vele verbeteringen mogelijk. In 2003 zijn in wederzijds overleg oplossingen in gang gezet. Voorts beschikt het Inlichtingenbureau over instrumenten (de conclusiecodes) om fouten in de signalen te inventariseren en te kwantificeren. Hiervan hebben gemeenten in 2003 maar beperkt gebruik gemaakt. c. IB-Groep De door gemeenten aangeleverde cliëntgegevens worden via de IB-Groep gecontroleerd op samenloop met studiefinanciering en tegemoetkoming in onderwijsbijdrage en schoolkosten of inschrijving bij een Universiteit of Hogeschool. In 2003 is met de IB-Groep overleg gevoerd over de mogelijkheden om ook andere gegevens beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld over inschrijvingen aan andere onderwijsinstellingen. Het lijkt voor de IB-Groep mogelijk om bepaalde aanvullende gegevens te leveren die voor gemeenten toegevoegde waarde hebben. Het Inlichtingenbureau zal in 2004 het ministerie van SZW verzoeken dit aanvullende berichtenverkeer wettelijk te regelen. Jaarverslag Inlichtingenbureau 2003, 12 maart 2004

13

d. Belastingdienst De Belastingdienst beschikt naast de loonbelastingsignalen onder andere ook over saldo- en rentegegevens en bankrekeningnummers van belastingplichtigen. Deze informatie kan nuttig zijn bij de controle op de aanwezigheid en hoogte van het eigen vermogen in het kader van de bijstand en de IOAZ. Om deze reden is in het BIG voorzien in informatieverstrekking van relevante gegevens van de Belastingdienst aan gemeentelijke sociale diensten via het Inlichtingenbureau. In het 4e kwartaal van 2003 is een pilot gestart voor gegevensuitwisseling met de Belastingdienst over vermoge n. In december is de technische koppeling gerealiseerd. e. Dienst Justitiële Inrichtingen Technisch is de Dienst Justitiële Inrichtingen aangesloten. Naar verwachting in april 2004 wordt de Tweede Kamer geïnformeerd over deze bron en kan de wenselijkheid va n aansluiting worden bepaald. Bij een positief besluit van de Tweede Kamer wordt het traject vervolgd door het maken van het wettelijke kader nodig voor aansluiting. f. Zorgverzekeraars Het Inlichtingenbureau heeft voorbereidingen getroffen om de zorgverzekeraars als bron voor gemeenten aan te sluiten, conform de meibrief van de minister. Het ministerie van SZW is bezig met een uitwerking van een voorstel voor het in gebruik nemen van de aansluiting van de zorgverzekeraars. g. Overige instanties Zowel artikel 64 WWB als het BIG biedt de mogelijkheid de gegevensuitwisseling via het Inlichtingenbureau uit te breiden met andere instanties. In de loop van 2003 is, in aanvulling op een in 2002 uitgevoerd onderzoek, opdracht verleend aan een extern bureau om een shortlist van nieuwe bronnen te maken. Dit gebeurt in nauwe samenspraak met gemeenten.

5.3 Acceptatie Samenloopapplicatie De eerste versie van de Samenloopapplicatie vertoonde een breed scala aan gebreken. Op 17 december 2002 is begonnen met de uitvoering van de zgn. herhaalde Acceptatieperiode. Het contract met de leverancier voorzag er in dat één jaar na in productiename opnieuw zou worden getest. Deze test gaf aan dat op een aantal punten de applicatie nog tekort schoot. In het eerste halfjaar van 2003 zijn deze problemen opgelost door de leverancier. Een aantal onderdelen in de Samenloopapplicatie, welke geen consequenties hadden en hebben voor het huidige dienstenpakket, maar die nog wel tekortkomingen kenden, zijn uiteindelijk toch geaccepteerd. De blik is meer gericht op de toekomst en de voortzetting van een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening naar de gemeenten. Halverwege het jaar is met de leverancier een zogenoemde vaststellingsovereenkomst gesloten, waarbij bepalingen zijn opgenomen die een soepele overgang naar de nieuwe Samenloopapplicatie waarborgen. De resultaten van de herhaalde Acceptatieperiode ondersteunde de keuze om de Samenloopapplicatie te vervangen door een redesign die wordt ondergebracht in het Sectorloket voor Gemeenten. Het beheer va n de infrastructuur is in 2003 overgedragen aan een andere leverancier.


14

5.4 Uitrolactiviteiten 5.4.1 Samenloopapplicatie Vanaf januari 2003 is gestart met het aansluiten van de 253 gemeenten die nog niet aangesloten waren op de Samenloopapplicatie. Volgens afspraak met het ministerie van SZW moest op 1 april 2003 de aansluiting met alle 489 gemeenten gerealiseerd zijn. Door grote inspanning van alle medewerkers en de goede medewerking van gemeenten is op 14 maart 2003 de laatste gemeente aangesloten. Op dat moment bevatte het systeem 427.030 Sofinummers van mensen die op dat moment een bijstandsuitkering genoten, of partner waren van iemand met een bijstandsuitkering. Gemeenten hadden door de aansluiting recht op een subsidie van het ministerie van SZW. Het Inlichtingenbureau heeft in het derde kwartaal van 2003 de subsidieaanvragen van de laatste gemeenten verwerkt.

5.4.2 Vermogenssignalen In 2003 wisselde de Samenloopapplicatie gegevens uit tussen de sociale diensten, de UWV en de IB-Groep. Wettelijk is vastgelegd dat ook uitwisseling met de Belastingdienst moet plaatsvinden. Bij samenloop tussen een uitkering Abw of IOAZ en vermogen en genoten rente, wordt gesproken over vermogenssignalen. De functionaliteit was in 2003 nog niet beschikbaar en zodoende konden gemeenten nog niet beschikken over deze gegevens. Na de oplevering van de Samenloopapplicatie in 2001 heeft de aansluiting van de Belastingdienst niet de prioriteit gehad daarvoor zijn verschillende redenen. • Problemen met de Samenloopapplicatie en de al wel aangesloten bronnen in de periode t/m 2002. De technische aansluiting was nog niet klaar en aansluiten zou een te grote belasting voor het toenmalige systeem betekenen. • In september 2002 is besloten het aansluiten van de Belastingdienst uit te stellen tot na de volledige uitrol/aansluiting van alle gemeenten op de samenloopapplicatie. Dit is gerapporteerd aan het Ministerie van SZW. • Het uitblijven van een standpunt van het Ministerie van SZW over de te hanteren drempelwaarden. Inmiddels zijn door het Inlichtingenbureau de drempelwaarden voor saldo en rente vastgesteld, namelijk het vrij te laten vermogen en respectievelijk 4% van het genoemde vrij te laten vermogen. Vanaf september 2003, na acceptatie van de Samenloopapplicatie, is de aansluiting van de bron Belastingdienst opgepakt door het starten van een pilot Vermogenssignalen. De technische realisatie van de uitwisseling stuitte in oktober 2003 op een aantal technische problemen in de communicatie tussen het Inlichtingenbureau en de Belastingdienst. Deze zijn in december 2003 opgelost. Aan de pilot Vermogenssignalen doen zeven gemeenten mee. Zij hebben in december vermogenssignalen ontvangen. Doel van dit deel van de pilot is het in de praktijk testen van de functionaliteit, het bepalen van de kwaliteit van de signalen en het bepalen van de gevolgen voor gemeenten. De resultaten van dit deel van de pilot vormen de basis voor het aansluittraject van gemeenten. De bedoeling is gemeenten in het voorjaar van 2004 vermogensignalen te leveren over belastingjaar 2002. Gemeenten worden daarvan tijdig op de hoogte gesteld. Jaarverslag Inlichtingenbureau 2003, 12 maart 2004

15

5.5 Veiligheidsbeleid Ten aanzien van zowel de Samenloopapplicatie als IB-Inkijk is met de volgende beveiligingsaspecten rekening gehouden. Beschikbaarheid Is de informatie beschikbaar, wanneer en bij wie? Deze vraag heeft ook in 2003 de hoogste prioriteit gekregen. Dit vindt zijn weerslag in het volledig uitrollen van de Samenloopapplicatie en het realiseren van de inkijk op GSD-gegevens. Zowel ten aanzien van de infrastructuur als ten aanzien van het applicatiemanagement zijn service level agreements (SLA) afgesloten, die voorzien in een maandelijkse rapportage van de leveranciers, voorafgaand aan een maandelijks overleg met deze leveranciers over het functioneren van de infrastructuur en de applicatie. Integriteit Is de informatie juist en actueel? De belangrijkste fouten in de Samenloopapplicatie waren in 2002 al hersteld. Door gebruik van de Samenloopapplicatie is gebleken dat de informatie in de samenloopsignalen niet altijd actueel of juist is. Dit heeft geleid tot structureel overleg met de bronnen over de kwaliteit van hun gegevens. Exclusiviteit Is de informatie alleen beschikbaar voor degenen die daartoe gerechtigd zijn? In de Samenloopapplicatie is een autorisatiemechanisme ingebouwd, waardoor een sociale dienst alleen kan werken met Sofi- nummers van de eigen gemeente. Verder zijn delen van de applicatie afgeschermd van een gebruiker, afhankelijk van de rollen die aan een gebruiker zijn toegekend. Dit geldt ook voor de autorisaties van Suwinet-Inkijk. Controleerbaarheid Het Inlichtingenbureau heeft invulling gegeven aan de verantwoordingsrichtlijn voor Suwinet. Conform artikelen 5.22 en 6.4 van de Regeling SUWI wordt jaarlijks aan de minister van SZW en de Inspectie Werk en Inkomen (IWI) gerapporteerd over de genomen maatregelen en procedures op het gebied van privacy en beveiliging met betrekking tot de gegevensverwerking en het transport via Suwinet.

5.6 Verbeteringen aan de Samenloopapplicatie In de loop van 2003 is het accent verschoven van stabiliseren naar functioneel verbeteren. Eind 2003 zijn verbeteringen aangebracht in de Samenloopapplicatie. Onder andere een verbetering die het aantal signalen van met name de WAO samenloop met een factor 12 beperken. Ook is functionaliteit buiten de Samenloopapplicatie ontwikkeld die het gebruikers mogelijk maakt om de signalen eenvoudiger en doelmatiger te ordenen. Deze functionaliteit zal begin 2004 in de Samenloopapplicatie geïntegreerd worden. Er zijn in 2003 een tiental verbeteringsoperaties geweest. Doorlooptijden van drie tot meer weken om een nieuwe release te testen voor in productiename, zijn meer regel dan uitzondering. Dit geeft aan dat de Samenloopapplicatie zich niet gemakkelijk laat beheren. Totaal zijn er over 2003 217 wijzigingen uitgevoerd op de Samenloopapplicatie en de gegevens. Het grootste deel daarvan, namelijk 205, is gebaseerd op verzoeken uit 2003 en de overige op verzoeken uit 2002 (zie ook het overzicht in paragraaf 6.1). Wijzigingen zijn: nieuwe releases, kleine aanpassingen, verwijdering gegevens van een gemeente, toevoegen gegevens van een gemeente. Gemiddeld waren dat 4 wijzigingen per werkweek. Jaarverslag Inlichtingenbureau 2003, 12 maart 2004

16

5.7 Geconstateerde problemen 5.7.1 Monitoring gebruik In 2003 is begonnen met het bewaken van het gebruik van de Samenloopapplicatie. Wettelijk zijn de gemeenten verplicht maandelijks de gegevens aan het Inlichtingenbureau te leveren. Niet alle gemeenten doen dat. Elke 3 maanden blijken gemiddeld 30 (min of meer verschillende) gemeenten niet actief aan te leveren. Het Inlichtingenbureau belt deze gemeenten na. Een gering aantal gemeenten geeft voorlopig geen prioriteit aan het verwerken van de signalen. Vaak omdat die gemeenten de controle op een andere wijze uitvoeren. Systematisch worden gemeenten gemaand om hun gegevens aan te leveren, mede omdat dit bijdraagt aan de kwaliteit. Het Inlichtingenbureau heeft geen sanctiemogelijkheden. Vier gemeenten blijken om verschillende redenen absoluut geen gebruik te maken van de Samenloopapplicatie. Toch wordt voor 90 % van alle bijstandscliënten het Sofi- nummer op samenloop gecontroleerd. Ter aanvulling: Uit het klanttevredenheidsonderzoek over 2003 blijkt dat 72,2 % van de gemeenten ook daadwerkelijk van de samenloopsignalen gebruik maakt.

5.7.2 Problemen door pakketmigraties bij GSD De leveranciers van GSD-software zijn in 2003 verder gegaan met migraties naar hun respectievelijke strategische pakketten. Vooral het afstemmen van de migratie en de aanlevering van gegevens vlak voor en vlak na de migratie heeft voor een aantal gemeenten problemen gegeven. Het Inlichtingenbureau heeft hiertoe een instructie met scenario’s ontwikkeld en resterende gemeenten intensief begeleid. Hierdoor is het aantal gemeenten met echte problemen beperkt gebleven tot 5. Per individuele gemeente is voor zover mogelijk een maatoplossing geïmplementeerd. Hiermee is nogmaals benadrukt dat wijzigingen in de keten van werk en inkomen vergaande consequenties kunnen hebben. De afdeling ICT-Beheer besteedt een groot deel van haar werkzaamheden aan het bewaken van de keten en anticipeert succesvol op wijzigingen. In de loop van 2003 is ook functionaliteit ontwikkeld om gemeentelijke herindelingen en samenwerkingsverbanden in de Samenloopapplicatie eenvoudiger te realiseren.

5.8 Beheer Gedurende 2003 is ICT Beheer versterkt op advies van externe partijen. Hiermee is in de loop van 2003 een goede professionele basis gecreëerd om de toekomstige uitbreidingen en verbeteringen van de huidige Samenloopapplicatie en het Sectorloket tijdig en conform de wensen van onze klanten te realiseren. Elf vaste medewerkers zijn inmiddels direct betrokken bij het primaire proces (het leveren van samenloopsignalen) van het Inlichtingenbureau. De afdeling ondersteunt tevens de kantoorautomatisering van het Inlichtingenbureau. De beschikbaarheid van de Samenloopapplicatie is in 2003 boven de gestelde norm met de subsidiegever (Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid) gerealiseerd. Dit ondanks de problemen die de Samenloopapplicatie kende sinds de in productie name op 17 december 2001. Verder voldoet het beheer aan de normen die zijn gepubliceerd in de “Dienstbeschrijving extern Beschikbaarstelling Samenloopapplicatie”.


17

6 Overige dienstverlening 6.1 Servicedesk In het begin van 2003 lag de nadruk van de vragen bij opstartproblemen van gemeenten. Er waren veel vragen over onder andere de werkwijze en de inhoud van de samenloopsignalen. Daarnaast zijn voor alle gemeenten de subsidieaanvragen verwerkt en doorgestuurd naar het ministerie. De Servicedesk was ook verantwoordelijk voor de monitoring van het gebruik van de Samenloopapplicatie (zie paragraaf 5.7.1). Naast de eerstelijns ondersteuning van Suwinet-Inkijk, is ook tijdelijk ondersteuning geboden aan GSD- help. GSD-help ondersteunt het gebruik van digi- forms door gemeenten. Ter ondersteuning van de Beheer verantwoordelijkheden wordt door de Servicedesk gebruik gemaakt van een Service Management toepassing. In deze toepassing worden alle incidenten en vragen vastgelegd. De workflow, waarvan de basis is gelegd in 2001, is aangepast aan de huidige, verbeterde werkwijze. Daarnaast is een nieuwe versie van de Service Management toepassing in gebruik genomen zonder de dienstverlening te verstoren. De servicedesk wordt in haar dienstverlening ondersteund door een zgn. Voice Response Unit. Deze unit is begin 2003 verder verbeterd. Door deze unit worden binnenkomende gesprekken opgevangen en gerouteerd. De Servicedesk fungeert ook als achtervang voor het secretariaat van het Inlichtingenbureau, De Servicedesk voldoet aan de normen die zijn vastgele gd in de Dienstbeschrijving. De enige afwijking dit jaar is dat niet 90% maar 80% van de incidenten/vragen binnen 16 kantooruren is opgelost. De laatste maanden van 2003 zijn er aanzienlijk minder prio 1 meldingen binnen gekomen, een indicatie dat de Samenloopapplicatie stabieler functioneert. De Servicedesk heeft 3863 gesprekken geregistreerd. Daarvan zijn 13 meldingen niet afgehandeld in 2003. Het volgende schema deelt de geregistreerde en afgehandelde meldingen in op soort en prioriteit. wijzigingen incidenten problemen Overig Totaal

Prio 1 3 56

Prio 2 12 84

59

4 100

Prio 3 93 1841 2 70 2006

Prio 4 97 1037 4 547 1685

Totaal

3850

6.2 Suwinet-Inkijk Een van de kerntaken van het Inlichtingenbureau is de coördinatie en dienstverlening ten behoeve van gemeenten bij de gegevensuitwisseling tussen Suwi-partijen via Suwinet. Het beheer van Suwinet is opgedragen aan het BKWI. Op verzoek van deze organisatie heeft het Inlichtingenbureau begin 2003 Suwinet-Inkijk uitgerold bij de gemeenten. De uitrol va n deze faciliteit kon goed worden gecombineerd met de uitrol van de Samenloopapplicatie. Via Suwinet-Inkijk kunnen nu ruim 8.300 gemeentelijke gebruikers on- line informatie raadplegen bij het UWV en CWI. Het Inlichtingenbureau verzorgt, eveneens op verzoek van BKWI, de eerstelijns-ondersteuning rond Suwinet-Inkijk aan gemeenten. Het hele Suwinet kent inmiddels ca. vijftienduizend gebruikers. Jaarverslag Inlichtingenbureau 2003, 12 maart 2004

18

Omdat gemeenten maandelijks de sofinummers aanleveren van personen aan wie een uitkering wordt verstrekt op grond van de ABW, IOAW of IOAZ beschikt het Inlichtingenbureau over een database waarin in principe alle bijstandsgerechtigden zijn opgenomen. Vanaf 29 oktober 2003 kunnen CWI-medewerkers via Suwinet een dagelijks vernieuwd extract uit de Inlichtingenbureaudatabase raadplegen. In december 2003 maakten 4309 gebruikers bij CWI hiervan gebruik. Zij benaderden de database die maand ruim 82.000 keer. In 2004 zullen nieuwe inkijkvarianten beschikbaar komen. Het betreft met name de mogelijkheid voor gemeenten om via het Inlichtingenbureau te kijken of een cliënt eerder bekend was bij een andere sociale dienst. Een gemeente kan hierdoor sneller inzicht krijgen in arbeidshistorie en inkomensposities van een cliënt. De vraag of ook UWV toegang kan krijgen tot de gemeentelijke gegevens via Inlichtingenbureau is afhankelijk van de noodzaak om deze gegevens te gebruiken in het kader van de wettelijke taak. Het onderstaande schema biedt een overzicht van de mogelijke toepassingen van SuwinetInkijk.

Inkijk door

CWI Gemeenten UWV

CWI X Ja Ja


Inkijk bij (bron) Inlichtingenbureau Ja Ja (gemeenten onderling, 2004) Noodzaak?

UWV Ja Ja X

19

7 Klantgerichte dienstverlening 7.1 De communicatie met de omgeving. Het Inlichtingenbureau verricht de communicatieactiviteiten volgens de lijnen van het communicatieplan 2002/2003. Uitgangspunt is constructieve en realistische berichtgeving vanuit een transparante en eerlijke organisatie. Gemeenten en andere betrokken partijen worden continue geïnformeerd over de Samenloopapplicatie en de verdere ontwikkelingen binnen het Inlichtingenbureau. Doel daarvan is betrokkenheid en realistische verwachtingen tot stand te brengen. Het eerste deel van 2003 stond de communicatie grotendeels in dienst van de uitrol. Het tweede deel was gericht op he t vormgeven van de communicatie vanuit de staande organisatie. Dat heeft geresulteerd in een strategisch communicatieplan 2004. De communicatie tussen Inlichtingenbureau en buitenwereld berustte in 2003 op de volgende drie pijlers. 1. IB signaal: is het afgelopen jaar vier keer verschenen. In december 2003 verscheen de laatste papieren editie. De voorbereidingen zijn gestart om vanaf 2004 een elektronische nieuwsbrief te verspreiden. 2. Website: is in januari in een nieuw jasje gestoken. Informatie wordt regelmatig aangepast en het bezoekersaantal is stabiel. 3. Overige publicaties: voor de doelgroepen van het Inlichtingenbureau zijn onder andere het jaarverslag 2002, het meerjarenplan en het (kerst)boekje 'Voort en verder' waarin het jaarplan 2004 en het Meerjarenplan in een populaire versie zijn opgenomen. Verder hebben medewerkers van het Inlichtingenbureau gesproken op congressen en seminars en worden bezoekersgroepen ontvangen van gemeenten.

7.2 Regiobijeenkomsten In november 2003 heeft het Inlichtingenbureau voor de eerste keer Regiobijeenkomsten georganiseerd. Voor deze bijeenkomsten zijn 449 Sociale Diensten uitgenodigd. De 40 grootste gemeenten zijn hiervoor niet uitgenodigd. Deze gemeenten worden tweemaal per jaar bezocht door de Accountmanager van het Inlichtingenbureau. Van de 449 uitgenodigde gemeenten is ruim 40% (179 gemeenten) ingegaan op de uitnodiging. Voor deze gemeenten was het de eerste keer sinds de aansluiting dat ze weer persoonlijk in contact kwamen met het Inlichtingenbureau. In totaal zijn in november 13 bijeenkomsten over vier locaties in het land georganiseerd. Het doel van deze bijeenkomsten was: • Een goed en helder beeld krijgen van de behoeften en wensen van Sociale Diensten zodat het Inlichtingenbureau haar dienstverlening hierop kan afs temmen. • Sociale diensten informeren over de mogelijkheden die het Inlichtingenbureau kan bieden bij rechtmatigheidcontrole binnen de gemeenten. Tijdens de bijeenkomsten hebben gemeenten aangegeven dat zij graag ieder jaar een Regiobijeenkomst willen bij wonen. De volgende Regiobijeenkomsten zijn gepland voor het najaar van 2004.


20

7.3 Gebruikerstrainingen Gedurende de uitrol van de Samenloopapplicatie hebben alle gemeenten de mogelijkheid gehad een Gebruikerstraining te volgen. Iedere gemeente mocht 3 personen laten deelnemen aan de training. In het eerste kwartaal van 2003 hebben 170 gemeenten van deze mogelijkheid gebruik gemaakt. Uiteindelijk hebben alle aangesloten gemeenten of de opleiding gevolgd (merendeel) of een opleidingspakket ontvangen. In het najaar is opnieuw gestart met het geven van trainingen aan gemeenten. Hier is behoefte aan. Eenmaal per kwartaal worden tegen kostenvergoeding trainingen georganiseerd op een centrale locatie in het land. Op verzoek van gemeenten worden ook trainingen ‘in company’ bij de gemeente op locatie gegeven. In het vierde kwartaal hebben 10 gemeenten een training gevolgd.

7.4 Overige dienstverlening Strategisch platform Een representatieve groep vertegenwoordigers van gemeenten en het SUWI veld neemt deel in het ‘strategisch platform’. Hierin wordt nagedacht over de wijze waarop de gegevenskoppelingen en uitwisselingen in de SUWI keten het beste kunnen worden ingericht. In 2003 is het strategisch platform 3 keer bij elkaar geweest. Gebruikersplatform Een representatieve groep vertegenwoordigers van gebruikers van de Samenloopapplicatie neemt deel in het `gebruikersplatform´. Hierin wordt nagedacht over de ontwikkelingen en gebruik van de Samenloopapplicatie. Er zijn 3 bijeenkomsten geweest in 2003. Ketenontwikkeling Het Inlichtingenbureau neemt deel aan overleggen binnen de SUWI-keten. Een overzicht is als Bijlage D Deelname extern overleg Inlichtingenbureau bijgevoegd bij dit jaarverslag. Producten- en dienstencatalogus In september is de Dienstbeschrijving Samenloopapplicatie gepubliceerd, waarin inzicht wordt gegeven in de functionaliteit, de beschikbaarheid en de mogelijkheden van de Samenloopapplicatie.


21

7.5 Klanttevredenheidonderzoek In november 2003 heeft het Inlichtingenbureau een klanttevredenheidonderzoek gehouden onder gemeenten. Voor de uitvoering van dit onderzoek is een onafhankelijk onderzoeksbureau ingeschakeld. De vragenlijsten voor het onderzoek zijn verspreid onder de contactpersonen van het Inlichtingenbureau bij alle sociale diensten. Van de verspreide vragenlijsten is 58,7% ingevuld ontvangen. Na verwerking en analyse van de vragenlijsten zijn begin 2004 de resultaten aan het Inlichtingenbureau gepresenteerd. Omdat het om een (nul)meting gaat, staat hier een samenvatting van de resultaten. Op een schaal van 1 tot 10 heeft het Inlichtingenbureau met betrekking tot de algemene tevredenheid het rapportcijfer 6,9 gekregen. Ter vergelijking; het onderzoeksbureau waardeert met betrekking tot de tevredenheid een score 5 als ‘neutraal’ en een score 7,5 als ‘tevreden’. In overleg met het onderzoeksbureau is de streefnorm voor het Inlichtingenbureau op een 7,5 gezet. Onze organisatie scoort in totaliteit voldoende maar zit nog niet aan de norm. Tegelijkertijd scoort de organisatie op alle geme ten onderdelen 6,6 of hoger. Algemene tevredenheid Samenloopapplicatie Servicedesk Relatiemanagement Informatievoorziening Website


6.9 6.6 7.7 6.6 6.9 6.6

22

8 Organisatie Inlichtingenbureau 8.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de organisatieontwikkelingen in 2003. De in 2002 ingeslagen weg van de overgang van een projectorganisatie naar een staande organisatie is in 2003 voltooid. Alle vacatures zijn ingevuld en er is een nieuwe organisatievorm vastgesteld. Op basis van het meerjarenplan is een begin gemaakt om de organisatie om te vormen van een beheers- naar een ontwikkelorganisatie. Deze ontwikkeling zal in 2004 zijn beslag krijgen.

8.2 Bestuur De relatie met het ministerie komt ook tot uitdrukking in het benoemen van de bestuursvoorzitter. Daarbij woont een waarnemer van het ministerie van SZW de vergaderingen bij. De waarnemer wordt geleverd door de directie Expertcentrum Gegevensverkeer en Informatiemanagement (EGI). Het belang van de relatie met de gemeenten komt tot uitdrukking in de samenstelling van het bestuur: drie van de vijf bestuursleden worden voorgedragen door VNG en Divosa. In 2003 zijn er 2 wijzigingen geweest in de samenstelling van het bestuur. In december is de onafhankelijk deskundige prof. Mr. Franken teruggetreden als bestuurslid. Het bestuur beslist later of gezocht wordt naar vervanging. Dhr. Trimp is als deskundige op het gebied van ondernemerschap in het gemeentelijk domein toegevoegd aan het bestuur. Onderling heeft het bestuur verantwoordelijkheidsgebieden verdeeld. Er zijn negen bestuursvergaderingen geweest. Naam Dhr. G.J. Schutte Mevr. drs. M.F.T. Schrijver

Functie Onafhankelijk voorzitter Lid op voordracht VNG

Dhr. H. Hoogma Dhr. O. Herder Prof. mr. H. Franken (tot eind 2003)

Lid op voordracht VNG Lid op voordracht Divosa Onafhankelijk deskundige privacy en informatievoorziening Onafhankelijk deskundige

Dhr. F. Trimp (vanaf december 2003)

Portefeuille Directie Relatiemanagement en Communicatie Bedrijfsbureau Projectuitvoering Stafafdeling

ICT Beheer

8.3 Planning en control cyclus Sturing en rapportage vinden plaats op basis van prestatie indicatoren. Deze zijn opgenomen in het Activiteitenplan 2003. Het jaarplan is vertaald in resultaatgebieden die vervolgens weer opgedeeld zijn in kwartalen met bijvoegde prestatie indicatoren. Vier keer per jaar wordt er gerapporteerd aan het bestuur en ministerie van SZW aan de hand van deze kwartaalverslagen. Vrijwel alle activiteiten zijn gerealiseerd, enkele anderen zijn over het jaar heen getild als onderdeel van het meerjarenplan (plateau 1).


23

8.4 Personeelsmanagement Het personeelsmanagement is in 2003 verder vormgegeven. Op verschillende terreinen is vooruitgang geboekt. Werving en selectie In 2003 zijn de laatste 2 vacatures voor het managementteam van het Inlichtingenbureau ingevuld. Er is een Hoofd Projecten en een Hoofd Relatiemanagement en Communicatie aangesteld. In totaal traden 10 medewerkers in dienst en zijn er 2 uit dienst getreden. Deze uitbreiding is het gevolg van het vervangen van externen door vast personeel. Er heeft een werving & selectietraject plaats gevonden voor een personeelsfunctionaris. Deze vacature is in 2003 niet vervuld. Er zijn contacten met het ministerie van SZW om verdere invulling te geven aan het uitwisselen van vacatures. De leeftijdsopbouw van het huidige medewerkersbestand is evenwichtig. Er zijn 18 mannen in dienst en 10 vrouwen. In 2003 heeft een stagiaire gewerkt op de afdeling Relatiemanagement en Communicatie. Leeftijdsopbouw < 30 jaar 30< 40 jaar 40< 50 jaar >50 jaar Totaal

2002 3 12 5 0 20 (19,4 fte)

2003 5 15 7 1 28 (26,9fte)

HRM-beleid In 2003 is voor het eerst met de medewerkers de volledige cyclus van voorjaarsgesprekken en beoordelingsgesprekken gevolgd. Voor de nieuwe medewerkers is een introductietraject gemaakt. Er is aandacht besteed aan teambuilding, zowel op afdelingsniveau als op management niveau. In het kader van het meerjarenplan lopen er op gebied van personeels management twee trajecten. Beide trajecten zijn in 2003 van start gegaan. Het gaat om een cultuurtraject en een traject voor het herzien van het functieclassificatiesysteem. Er is een start gemaakt met de inventarisatie van opleidingen. Dit is van belang voor zowel de ontwikkeling van de organisatie, als voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerk(st)ers. De uitvoering en bewaking hiervan keert op individueel niveau terug in het Persoonlijk OntwikkelingsPlan (POP). Arbo-beleid Er is een Arbo beleidsplan opgesteld met een bijbehorend Arbo actieplan. De Arbo-dienst heeft een Risico inventarisatie uitgevoerd en deze teruggekoppeld aan de organisatie. Verder is er invulling gegeven aan de Bedrijfshulpverlening (BHV) en volgen een aantal medewerkers een EHBO cursus. Arbeidsvoorwaarden Er zijn regelingen opgesteld voor verschillende onderdelen van het arbeidsvoorwaarden beleid. In 2003 waren dat: Studieovereenkomst en studieverlofregeling, PC-privé regeling, ouderschapsverlofregeling en de vergoedingsregeling woon- werkverkeer.


24

Inspraak In 2003 werden er in het eerste half jaar maandelijks personeelsvergaderingen gehouden. In de tweede helft van het jaar is gestart met de voorbereidingen voor de oprichting van een personeelsvertegenwoordiging per 01-01-2004. Dat werd gedaan door vier eigen medewerkers. Zij waren in de tweede helft van 2003 ook het aanspreekpunt voor het management. Ziekteverzuim Het Inlichtingenbureau blijft vooralsnog een vrij kleine organisatie. Uitval van medewerkers door ziekte heeft direct gevolgen voor het ziekteverzuim. In de tabel ziekteverzuim 2003 is dit duidelijk zichtbaar. Ziekteverzuim Beschikbare mandagen incl. Zw. Verlof Beschikbare mandagen excl. Zw. Verlof Ziekteverzuim in dagen incl. Zw. Verlof Ziekteverzuim in dagen excl. Zw. Verlof % ziekteverzuim incl. Zw. Verlof % ziekteverzuim excl. Zw. Verlof Meldingsfrequentie


2002 2657 2566 156 85 5,86% 3,31% 2

2003 6258 6106 437 314 6,90% 5,20% 2,6

25

9

Jaarrekening 2003

9.1 Balans per 31 december 2003 2003 € Vaste Activa Materiele vaste Activa

324.390

2002 € 464.517

324.390 Vlottende Activa Overlopende activa Debiteuren

216.898 30.282

464.517

190.834 39.894 247.180

Liquide Middelen Liquide middelen

3.303.423

3.318.653 3.303.423 3.874.993

Totaal Activa Eigen Vermogen Algemene Reserve Bestemmingsreserve Exploitatieresultaat 2003

230.728

776.594 2.343.351 -105,780

3.318.653 4.013.898

726.765

3.014.165 Egalisatierekening Egalisatierekening

324.390

726.765 464.517

324.390 Kortlopende schulden Crediteuren Overlopende Passiva Totaal Passiva

263.477 272.961

464.517

923.477 1.899.139 536.438

2.822.616

3.874.993

4.013.898


26

9.2 Rekening van baten en lasten 2003 Baten Rijksbijdrage Bijdrage projecten Vrijval egalisatierekening Overige baten Rentebaten Bijzondere baten Investeringen Totaal baten

4.538.000 2.723.307 200.543 93.975 25.632 24.197 -57.160

Lasten Loonkosten eigen personeel Inhuur derden Totaal personeelskosten

1.596.325 1.245.622

Afschrijvingen Huisvestingskosten Automatiseringskosten Overige beheerskosten Totaal overige kosten

Totaal 2003 €

2002

Totaal 2002 €

7.265.804 1.343.200 114.355 51.864 29.200 697.565 -306.445 7.548.494

9.195.543

701.645 5.814.379 2.841.947

200.543 269.789 1.340.680 608.135

6.516.024 114.355 223.767 1.051.985 562.647

2.419.147

1.952.754

Totale lasten

5.261.094

8.468.778

Saldo baten en lasten

2.287.400

726.765

9.3 Grondslagen voor de financiële verslaglegging Algemeen De in deze jaarrekening vermelde cijfers hebben betrekking op de periode van 1 januari 2003 tot en met 31 december 2003. Er is voor 2003 een verantwoordingprotocol IB vastgesteld. In deze jaarrekening is aangesloten bij de systematiek van dit verantwoordingsprotocol. Grondslag voor de waardering van de activa en passiva Algemeen: De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva is de verkrijgingprijs. Voor zover niet anders is vermeld zijn de activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Materiële vaste activa: De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgingprijs verminderd met daarover berekende lineaire afschrijvingen.


27

Vlottende activa De vlottende activa zijn opgenomen tegen nominale waarden, voorzover nodig onder aftrek van voorzieningen voor mogelijke oninbaarheid. Egalisatierekening De gedane investeringen zijn ten gunste van deze rekening verantwoord. De subsidie valt vrij ten gunste van de exploitatierekening in een periode die gelijk is aan de afschrijvingsperiode van de betreffende investering. Rijksbijdrage De rijksbijdrage wordt toegekend op basis van een jaarplan en een begroting. Grondslag voor de resultaatbepaling: Het saldo van baten en lasten wordt bepaald als het verschil tussen de, aan het boekjaar toe te rekenen, rijksbijdrage en overige baten en alle hiermede verbonden en aan het boekjaar toe te rekenen lasten. De lasten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen.

9.4 Toelichting op de balans per 31 december 2003 ACTIVA Materiële vaste activa De afschrijvingen zijn berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingprijs. De percentages zijn afhankelijk van de economische levensduur en bedragen: Meubilair Telefooncentrale Computer hard- en software Helpdesk tools

20% 33,33 % 33,33 % 33,33 %

per jaar per jaar per jaar per jaar

Meubilair Telefoon centrale Boekwaarde 1 januari 2003 Investeringen 2003 Desinvesteringen 2003 Afschrijvingen Boekwaarde 31 december 2003

39.191 2.816 9.553 32.454

Computer Service Totaal harddesk en software Tools 39.361 361.325 24.640 464.517 57.914 60.730 314 314 14.686 163.984 12.320 200.543 24.361 255.255 12.320 324.390

De van de Staat der Nederlanden om niet verkregen activa bij oprichting van de Stichting, zijn niet gewaardeerd. Het betrof hoofdzakelijk verouderde computer hard- en software die in 2001 en 2002 grotendeels buiten gebruik zijn gesteld. Ook de van de Staat der Nederlanden om niet verkregen Samenloopapplicatie is niet ge waardeerd. Tevens zijn de in 2003 gemaakte kosten ten behoeve van het sectorloket niet geactiveerd.


28

Overlopende activa Waarborgsom (huur/servicekosten) Vooruit betaalde kosten Overige vorderingen Totaal per 31 december 2003

2003 66.800 115.537 34.561 216.898

2002 66.800 91.016 33.018 190.834

Waarborgsom Bij het aangaan van het huurcontract is een waarborgsom gestort. Vooruitbetaalde kosten Deze post bestaat uit betalingen die betrekking hebben op prestaties die in 2004 geleverd gaan worden. Overige vorderingen Dit betreft een aantal kleine vorderingen. Liquide middelen Bank Nederlandse Gemeenten Kas Totaal per 31 december 2003

2003 3.303.216 207 3.303.423

2002 3.318.253 400 3.318.653

Het banksaldo staat voor € 803.215 vrij ter beschikking. Verder is er een Deposito o/g van € 2.500.000 ( 1 maand vast) PASSIVA Algemene Reserve Stand 1-1-2003 Bij: Saldo baten en lasten 2003 Af: Overboeking bestemmingsreserve sectorloket Bij: overboeking exploitatieresultaat Stand per 31-12-2003

726.765 2.287.400 2.343.351 105.780 776.594

De algemene reserve is gevormd door de rentebaten en bijzondere baten over 2002 en 2003. Bestemmingsreserve Stand 1-1-2003 Bij : Toevoeging 2003 Stand per 31-12-2003

2.343.351 2.343.351

De bestemmingsreserve is gevormd door de rijksbijdrage ten behoeve van de bouw van het sectorloket minus de in 2003 gedane uitgaven.


29

Exploitatieresultaat Stand 1-1-2003 Bij exploitatieresultaat 2003 Stand 31-12-2003

-105.780 -105.780

Het exploitatieresultaat 2003 is gevormd door de rijksbijdrage ten behoeve van de reguliere exploitatie van de samenloop alsmede de projecten naar aanleiding van de toezichtbevindingen minus de lasten in 2003. Egalisatierekening Stand 1-1-2003 Investeringen Desinvesteringen Afschrijving Correctie vorig boekjaar Totaal

464.517 57.160 -314 -200.543 3.570 324.390

Overlopende passiva Nog te ontvangen facturen (t/m 2003) Terug te betalen Subsidie 2002 Overige schulden Totaal

2003 170.274 0 102.687 272.961

2002 246.242 1.524.196 128.701 1.899.139

Nog te ontvangen facturen t/m 2003 Deze post is opgebouwd uit in 2004 ontvangen facturen die betrekking hebben op geleverde prestaties in 2003. Overige schulden De overige schulden bestaan uit een bedrag van € 50.000,= reservering vakantiegeld en nog te betalen schulden loonheffing en pensioenen. Niet uit de balans blijkende verplichtingen • Het Inlichtingenbureau heeft een huurcontract afgesloten voor de huur van de 1e etage en 10 parkeerplaatsen aan de Bordewijklaan 18. De huurprijs bedraagt € 273.112,40 per jaar (inclusief servicekosten). De huur wordt jaarlijks per 1 juni aangepast met de wijziging van het prijsindexcijfer volgens de consumentenprijsindex. Het huurcontract loopt af op 31 juli 2006. • Ten behoeve van de hosting en server management van de Samenloopapplicatie is een contract afgesloten met PinkRoccade vanaf 1-8-2002 voor de duur van 3 jaar , de kosten bedragen ongeveer € 325.000,= per jaar. • Ten behoeve van de Samenloopapplicatie, de Servicedesktool, de telefooncentrale en de kantoorautomatisering zijn diverse onderhoudscontracten afgesloten. Met Stichting Rinis en Gemnet zijn contracten gesloten ten behoeve van het berichtenverkeer. • Aan nog niet opgenomen verlofuren bestaat er een verplichting van € 33.850,= .


30

9.5 Toelichting op de rekening van baten en lasten (uitgesplitst naar beschikking) Van het ministerie van SZW zijn voor het jaarplan 2003 twee brieven ontvangen met betrekking tot de toezegging van een rijksbijdrage te weten: 1. Beschikking d.d. 24-12-2002. Voor de uitvoering van het jaarplan 2003 is € 4.538.000,= toegezegd aan uitvoeringskosten voor het beheer van de Samenloopapplicatie.Verder is in de beschikking aangegeven dat: • voor het project ontwikkeling van het sectorloket en de uitbreiding van de huidige Samenloopapplicatie € 2.030.000,= is gereserveerd; • voor het project informatiebeveiliging Suwi is € 20.000,= gereserveerd; • voor de projecten toezichtbevindingen en ontwikkelingen organisatie een budget van € 150.000,= is vastgesteld. 2. Beschikking d.d. 2 december 2003. Voor de realisatie van het Sectorloketsysteem Gemeenten is een bijdrage van maximaal € 2.573.307,= toegezegd. In de beschikking is aangegeven dat een deel benut kan worden voor de financiering van in 2003 gemaakte kosten en het overige deel via een bestemmingsreserve naar 2004 mag worden overgeheveld. In de financiële administratie is op basis van grootboekrekeningen (aard van de kosten) en kostenplaatsen (plaats waaraan kosten toegerekend kunnen worden) een splitsing aangebracht tussen deze componenten.Voor een overzicht (afrekening) van de exploitatie naar alle kosten die direct samenhangen met de Samenloopapplicatie, het project Sectorloket Gemeenten en Toezichtbevindingen/Ontwikkelingskosten is navolgende opstelling gemaakt. Rekening van baten en lasten 2003 Ontvangen rijksbijdrage Exploitatie Samenloopapplicatie Project Sectorloket Gemeenten Project Toezicht/ontwikkelkosten Overige baten Vrijval afschrijvingen Investeringen Totaal baten Lasten Personeelskosten Inhuur derden Huisvesting Communicatie Automatiseringskosten Afschrijvingskosten Overige bedrijfskosten Totaal lasten Saldo van baten en lasten Bestemmingsreserve Algemene reserve

Samenloop €

Sectorloket Toezicht/ Ontwik.kst € €

Àlgemeen €

4.538.000

49.829

1.282 211.569 -61.569

49.829

1.596.325 1.245.622 269.789 242.678 1.340.680 200.543 365.457 5.261.094 2.287.400

-61.569

49.829 -

-105.780

150.000

1.596.325 912.479 269.789 242.678 1.305.731 200.543 292.024 4.819.569 -44.211

49.829

2.573.307

157.805

150.000

175.338

34.949 72.151 229.956 2.343.351 2.343.351

-44.211 Jaarverslag Inlichtingenbureau 2003, 12 maart 2004

-

€ 4.538.000 2.573.307 150.000 143.804 200.543 -57.160 7.548.494

2.573.307 93.975 200.543 -57.160 4.775.358

Totaal

31

Personeelskosten Lonen en salarissen

2003 1.387.784

2002 701.645

In 2003 heeft er een uitbreiding plaatsgevonden van 19 naar 28 vaste medewerkers. Inhuur derden Inhuur derden tbv reguliere activiteiten Inhuur derden tbv projecten

2003 874.236 371.386 1.245.622

2002 4.711.486 1.102.893 5.817.379

Het bedrag bij inhuur derden ten behoeve van reguliere activiteiten is beduidend lager doordat het aantal vaste medewerkers is toegenomen. Bij inhuur derden ten behoeve van projecten is het bedrag lager doordat er minder projecten zijn geweest.

Huur en servicekosten

2003 269.789

2002 223.767

Per 1 juni zijn de huren en de servicekosten verhoogd. Verder is de huur van de Bordewijklaan hoger dan deze was op Binkhorstlaan.(verhuizing 1-7-2002).

Communicatie

2003 242.678

2002 223.082

Tegenover uitgaven aan Communicatie staat een opbrengst van € 51.380 met betrekking tot de verkoop van cliëntfolders. Deze opbrengst is opgenomen onder de overige baten.

Automatiseringskosten

2003 1.340.680

2002 1.051.985

Deze kosten betreffen het applicatie- en functioneel beheer en de hostingkosten van voornamelijk de Samenloopapplicatie. De hogere kosten in 2003 zijn veroorzaakt door uitbreiding van de hosting door Suwinet-Inkijk en Inkijk op GSD gegevens.

Overige bedrijfskosten

2003

2002

365.457

339.565

Dit bedrag bestaat uit diverse kostenposten zoals extern advies, kantoorkosten en bestuurskosten.

Bijzondere baten

2003

2002

143.804

697.565

In de bijzondere baten zit in een bedrag van € 24.197 in verband met vrijval van oude verplichtingen uit 2001.Verder bestaan de baten uit de verkoopopbrengsten van folders € 51.380 ,ontvangen rente € 25.632 en doorberekende loonkosten inzet eigen personeel aan het BKWI van € 36.250.


32

Investeringen De investeringen hebben voor € 50.491,70 betrekking op de aanschaf van hardware noodzakelijk bij de overgang van de hosting van Cap.Gemini naar Pink Roccade. Saldo baten en lasten Samenloop (negatief saldo € 44.211) Er is een negatief resultaat geboekt op het beheer van de Samenloopapplicatie. Sectorloket In 2003 is € 229.956 uitgegeven voor fase 1 en 2 van het sectorloket. De kosten van fase 3 tot en met fase 5 zijn volledig doorgeschoven naar 2004, doordat (gunstigere) afspraken overeengekomen zijn dan oorspronkelijk gepland. Van de ontvangen toezegging is het overige als bestemmingsreserve gereserveerd voor fase 3 t/m 5 van het project. Toezicht/ontwikkelingskosten (nadelig resultaat € 61.569) In het rapport Berenschot en het controlplan 2002 zijn een groot aantal noodzakelijke beheersmaatregelen voorgesteld . Een deel hiervan is dit jaar uitgevoerd. De kosten waren hoger dan de toegezegde middelen.

Vergelijking werkelijke kosten en toezegging (budget) Samenlooop

Persone le kosten: - Vast personeel - Inhuur externen - Werving en selectie - Bestuurskosten Bureaukosten: - Huisvesting - Kantoorinrichting en – artikelen

Werkelijk

toezegging

1.596.325 912.479 17.014 13.100

1.693.000 842.000 40.000 16.000

269.789 261.910

275.000 269.000 3.070.617

Ondersteuning en communicatie: - Communicatie

242.678

3.135.000 283.000

242.678 Contractkosten externe leveranciers: - Onderhoud en licenties - Hosting Samenloopapplicatie

934.851 370.880

820.000 300.000 1.305.731

Overige baten Div.baten

283.000

1.120.000

-93.975 -93.975

Investeringen div.aankopen

57.160 57.160

Totale exploitatiekosten samenloop


4.582.211

4.538.000

33

Projecten In het jaarplan 2003 is er voor meerdere projecten geld aangevraagd, maar in de toezegging 2003 is slechts geld toegezegd voor het project “toezichtbevindingen/ontwikkelingen organisatie” € 150.000,= en voor het project “informatiebeveiliging SUWI “ € 20.000,=. Op de aanvraag voor het sectorloket is € 2.573.307,= toegezegd. Toezichtbevindingen / ontwikkelen organisatie Het project toezichtbevindingen/ontwikkelingen organisatie is ingevuld door programmaaanpassingen van de samenloop en de aanschaf van een monitoringtool. Verder is er een meerjarenplan opgezet, is de opzet van het secretariaat verbeterd en hebben wijzigingen in ITIL procedures plaatsgevonden. Hiervoor is in een aantal gevallen extern personeel ingehuurd. De uitgaven voor al deze noodzakelijke verbeteringen en aanpassingen hebben ervoor gezorgd dat de toegezegde € 150.000 te laag was om alle uitgaven te kunnen dekken. Informatiebeveiliging SUWI Het project informatiebeveiliging is niet gestart door onduidelijkheden over de aanpak en doelstellingen (binnen de keten) en het feit dat het toegezegde bedrag te laag was om dit project doelmatig te kunnen uitvoeren. Deze middelen zijn gereserveerd bij het ministerie ten behoeve van dit project. Project sectorloket Van de toegezegde middelen is in 2003 een bedrag van € 229.956,= uitgegeven voor fase 1 en 2. Dit was niet geheel conform de begroting daar in de onderhandelingen na de aanvraag in oktober andere betalingsafspraken gemaakt zijn.


34

9.6 Toelichting vergelijking werkelijke kosten en begroting In het jaarplan 2003 is meer aangevraagd dan toegezegd. Voor de vergelijking met de realisatie is uitgegaan van de opgezette interne begroting (die aansluit op de toezegging). Personele kosten Vast personeel: Door de tragere instroom van vast personeel zijn de kosten iets lager dan begroot. Inhuur derden: De hogere kosten van de inhuur derden zijn veroorzaakt door extra kosten die gemaakt zijn ten behoeve van inhuur op reguliere arbeidsplaatsen die moeilijk vervulbaar waren. Werving en selectie: De kosten zijn lager uitgevallen doordat minder advertenties zijn geplaatst dan verwacht. Bestuurskosten: Door lagere reiskosten en minder vacatiegelden zijn de bestuurskosten lager dan begroot. Bureaukosten Huisvesting: De huisvestingskosten zijn nagenoeg gelijk aan de begroting. Ondersteuning en communicatie Communicatie: Een aantal zaken waarvoor ten tijde van het opstellen van het jaarplan wel ideeën bestonden zijn in 2003 (nog) niet ten uitvoer gebracht. Contractkosten externe leveranciers Onderhoud en licenties: Door kostenstijgingen en uitbreidingen in verband met Suwinet- inkijk en inkijk op GSD zijn er meer kosten voor onderhoud en licenties gemaakt dan begroot. Hosting IB systeem: Door kostenstijgingen en uitbreidingen in verband met Suwinet-Inkijk en Inkijk op GSD zijn er extra kosten ontstaan.


35

10 Accountantsverklaring Opdracht Wij hebben de in het jaarverslag 2003 op blz. 26 tot en met 35 opgenomen jaarrekening 2003 van Stichting Inlichtingenbureau te Den Haag gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding va n Stichting Inlichtingenbureau. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken. Werkzaamheden Bij onze controle zijn wij nagegaan of de jaarrekening voldoet aan de volgende eisen: •

dat de jaarrekening is opgesteld overeenkomstig de inrichtingsvoorschriften die in Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen, de daarbij behorende uitvoeringsregelingen en de model verantwoording Inlichtingenbureau zijn vastgesteld;

•

dat de jaarrekening getrouw weergeeft zowel de baten en lasten van het jaar 2003, als de activa en passiva aan het einde van het jaar;

•

dat de in de jaarrekening opgenomen baten en lasten tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen en andere van toepassing zijnde wettelijke regelingen.

Onze controle is verricht overeenkomstig de bepalingen in de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen, de Regeling structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen, het Besluit Inlichtingenb ureau gemeenten, het controleprotocol Suwi en algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.

Oordeel Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening voldoet aan de hierboven omschreven eisen. Den Haag, 8 maart 2004

KPMG Accountants N.V.’’


36

Bijlage A Mededeling omtrent de bedrijfsvoering Hier geeft het bestuur aan, dat het management control systeem binnen de bedrijfshuishouding heeft gewerkt, en dat er een redelijke mate van zekerheid is dat de bedrijfsdoelstellingen zijn behaald.

Management Control Systeem De belangrijke elementen van het management control systeem zijn besturing, beheersing, verantwoording en toezicht. Deze elementen worden hieronder nader toegelicht. Besturing De aansturing van het Inlichtingenbureau vindt plaats door het bestuur. Het bestuur komt op basis van een jaarplanning, aansluitend op de planning en controlecyclus, 5 à 6 maal per jaar bij elkaar. Onder meer door de ontwikkelingen van de aanbesteding en acceptatie van het sectorloket is in 2003 9 maal vergaderd. De directeur is de operationele verantwoordelijk via een mandaatregeling. Voorafgaand aan elke bestuursvergadering overleggen de voorzitter en de directeur van het Inlichtingenbureau. Verder wordt maandelijks per afdeling een rapportage opgesteld die in het managementteam wordt besproken. De wettelijk verplichte integrale kwartaalverslagen worden door het Bestuur vastgesteld. Beheersing (informatie en communicatie) Voor de besturing wordt gebruik gemaakt van een planning & controlcyclus, die aansluit op de cyclus van het ministerie van SZW. De organisatie op het gebied van P&C is in 2003 verbeterd, vooral door het gebruik van verder ontwikkelde prestatie- indicatoren in de maand en kwartaalrapportages. Het bedrijfsbureau is uitgebreid met 1 medewerker om de interne richtlijnen, werkinstructies en de administratieve organisatie te verbeteren. Verantwoording Sturing en rapportage (maanden kwartaalrapportages) vinden plaats op basis van (prestatie) indicatoren die met het ministerie van SZW zijn overeengekomen. De administratie is zodanig ingericht dat het jaarverslag reeds nu voldoet aan het verantwoordingsprotocol, zoals dat in 2005 verplicht wordt gesteld. Voor de jaar- en kwartaalactiviteiten is een INK-gerelateerd activiteitenplan dat wordt gebruikt voor de prioritering van de activiteiten. Het bestuur heeft een meerjarenplan vastgesteld voor de periode 2003-2006. Dit meerjarenplan dient eveneens als basis voor de streefbeelddiscussie met het ministerie van SZW die gepland staat voor 1 juli 2004. Komend jaar wordt gewerkt aan de verdere uitwerking van budgetverantwoordelijkheid en bewaking per afdeling en de aansturing van de planning van activiteiten. De in- en externe rapportagestructuur voorziet er in dat de prestaties organisatiebreed snel zijn te beoordelen en tekortkomingen in het beheerssysteem tijdig worden gesignaleerd. Aandacht is nog nodig voor kwaliteitsprocedures om mogelijke tekortkomingen in de administratieve organisatie te ondervangen. Toezicht In continu overleg met het ministerie van SZW wordt de kwartaalrapportage inclusief financiële rapportage afgestemd op de eisen die door VBTB gesteld worden. In 2003 is de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen hiermee verder ingevuld. Jaarverslag Inlichtingenbureau 2003, 12 maart 2004

37

Er is structureel geïnvesteerd in de benodigde kennisontwikkeling van de medewerkers die vereist is voor de verdere professionalisering van de bedrijfsvoering. Beoogde verbeteringen zijn dat naast de financiële audit en EDP-audit er meer kwaliteits- en interne audits uitgevoerd gaan worden . De resultaten van de audits zullen gebruikt worden om de kwaliteit en inrichting van werkprocessen verder te optimaliseren. De planning en controlecyclus geeft het managementteam inzicht in de bedrijfsprocessen.

Samenvatting Bedrijfsvoering In 2003 heeft het bestuur het proces van identificatie, beoordeling en beheersing van relevante risico’s nauwlettend gevolgd, evenals de effectiviteit van het management controle systeem. Daarbij is met name aandacht besteed aan de meest belangrijke processen en de aandachtsgebieden uit het jaarplan.

Conclusie Het Bestuur van het Inlichtingenbureau ervaart dat er een volwassen systeem van management controle functioneert binnen het Inlichtingenbureau. Het bestuur heeft een goed beeld van de sterktes en zwaktes van de organisatie en haar effectief en efficiënt functioneren.


38

Bijlage B Verantwoordings- en beleidsinformatie Verantwoordingsinformatie Tabel 1 Beheer samenloopapplicatie gemeenten/UWV/IB-Groep

Doelstelling: Een stabiele werking van de gegevensuitwisseling en de samenloopdetectie Verantwoordingsinformatie Hoofddoelstelling / werkproces Doeltreffendheid Uitvoering A Uitrol samenloopapplicatie

Freq.

Productieomvang

Kwaliteit

Financieel

K, J

489 aangesloten gemeenten Aantal gemeenten dat een bevraging heeft lopen (489-4) Aantal bevraagde GSD perioden in december 2003 was 846.478 en bestond uit 708.624 unieke sofinummers Tabel met aantallen in paragraaf 6.1

100% gemeenten gereed

Uit budget

B Werking applicatie

K, J

C Incident en Probleembeheer

K, J

D Beveiliging Klantgerichtheid E Tevredenheid

K, J

Logging gegevens

90%(=norm) van de sofinummers met een uitkering wordt bevraagd Beschikbaarheid vanuit applicatiemanagement staat stevig op 100% Beschikbaarheid vanuit technisch beheer 99,5%. De norm is >98%. Behaald Operationeel niveau Incidenten, Problems, Change en Configuration EDP audit 2003

J

Respons was 58,7 % van 433 gemeenten

Algemene klantwaardering door gemeenten = 6.5 (zie paragraaf 7.5)

€ 15.000

K, J

Bezetting afdeling Beheer

Voldoende aanwezig

Uit budget

Doelmatigheid F Uitvoering

Uit budget

Uit budget

Tabel 2 Afspraken tussen gemeenten en Suwi-ketenpartners

Doelstelling: Actueel beeld van de ontwikkeling en eisen van de gemeenten en Suwiketenpartners. Het Inlichtingenbureau neemt deel aan overleg binnen de keten(zie bijlage D). De ketenindicatoren zijn nog niet expliciet afgesproken in 2003.

Hoofddoelstelling / werkproces Prestaties ketenprogramma Tevredenheid

Uitvoering

Verantwoordingsinformatie Productieomvang Kwaliteit

Financieel

PM

PM

Nvt

- Klantwaardering gemeenten - Klantwaardering UWV - Klantwaardering IB-Groep - Klanttevredenheid cliënt- gebruikers Benutting jaarbudget

Nvt

Bestede uren (eigen/inleen)


Uitvoeringskosten

39

Tabel 3 Ontwikkeling sectorloket Suwinet

Doelstelling: Voortgang projectmatige activiteiten (doorontwikkeling sectorloket Suwinet en uitbreiding samenloopapplicatie) Hoofddoelstelling / werkproces Doeltreffendheid Uitvoering A Project Sectorloket en uitbreiding samenloopapplicatie

Freq.

B Project Toezichtsbevindingen

K

C Project Ontwikkeling organisatie

K

D Project Informatiebeveiliging gemeenten Klantgerichtheid E Tevredenheid F Outcome / Ketenindicatoren Doelmatigheid Uitvoering

K,

Verantwoordingsinformatie Productieomvang Kwaliteit

Financieel

Zie hoofdstuk 4

€ 229.956

100% gereed

€ 85.000

1 april 2004 moet Plateau 1 gereed zijn. Nvt

€ 125.000

K

Eerste 2 fasen van in totaal 5 fasen afgerond (zie hoofdstuk 4) monitoringtool ontwikkelen systeem servicedesk aanpassingen samenloop Meerjarenplan plateau 1 (zie paragraaf 3.2) Nvt

J K

Nvt Nvt

nvt nvt

nvt nvt

K, J

Bezetting Stafafdeling Benutting budget en afdeling Projecten En een ingeleende programmanager


Nvt

Uitvoeringskosten

40

Beleidsinformatie per activiteit Inleiding De hieronder aangegeven beleidsinformatie sluit aan bij de tabellen 1 t/m 3 verantwoordingsinformatie. Verantwoordingsinformatie per activiteit valt buiten de verantwoording en de controle daarop. De VBTB -gegevens zijn geleverd in de kwartaalrapportages, met name de vierde kwartaalrapportage.

Tabel 1 Werking samenloopapplicatie gemeenten/UWV/IB-Groep

Hoofddoelstelling/ werkproces Beveiliging Aanlevering gegevens door gemeenten

Gebruik gemeenten

Beleidsinformatie Productieomvang Kwaliteit PM Totaal aantal uploads voor 2003 is 4110. Gemiddeld aantal uploads per maand is 343 en per gemeente per jaar 9. Totaal aantal downloads voor 2003 is 3491. Gemiddeld aantal downloads per maand is 291 en per gemeente per jaar 8.

PM De gemeente is verantwoordelijk voor controle aanlevering dmv verwerkingsverslag, bij 3 maanden foute uploads neemt Servicedesk contact op Uit het klanttevredenheidonderzoek blijkt dat driekwart van de gemeenten dagelijks met de gegevens werkt.

Financieel

Volgens regulier budget

Tabel 2 Afspraken tussen gemeenten en Suwi-ketenpartners Hoofddoelstelling/ werkproces Uitrol aansluiting SuwinetInkijk (raadpleegfunctie door gemeenten)

Beleidsinformatie Productieomvang Kwaliteit 489 gemeenten aangesloten

Financieel

Verantwoordelijkheid BKWI

Tabel 3 Berichtenverkeer Samenloopapplicatie

Hoofddoelstelling/ Werkp roces Aantal StUF aanleveringen (uploads)

Beleidsinformatie Productieomvang Kwaliteit Zie tabel 1 beleidsinformatie

Zie tabel 1 beleidsinformatie

Aantal geleverde slse’s en slso's (downloads)



Sofinrs verzonden aan UWV Sofinrs ontvangen van UWV

13.919.767 sofinrs 13.932.434 sofinrs

Nvt

Sofinrs verzonden aan IBgroep Sofinrs ontvangen van IBGroep

18.100.568 sofinrs

Nvt

17.589.149 sofinrs


Financieel Volgens regulier budget Volgens regulier budget Volgens regulier budget Volgens regulier budget

41

Bijlage C Privacy jaarverslag Door de Functionaris voor de Gegevensbescherming bij het Inlichtingenbureau

Inleiding Het Inlichtingenbureau heeft de privacybescherming hoog in het vaandel staan. Daarom is begin 2003 de bedrijfsjurist van het Inlichtingenbureau, mr. J.P.R. Bergfeld, benoemd tot functionaris voor de gegevensbescherming (FG). Na aanmelding bij het College bescherming persoonsgegevens (Cbp) is hij als 100e FG opgenomen in het openbare register dat door het Cbp wordt bijgehouden. Dit jaarverslag behandelt de belangrijkste taken, werkzaamheden en bevindingen van de FG in 2003.

Juridisch kader De Stichting Inlichtingenbureau is een rechtspersoon met een wettelijke taak. Die taak is vastgelegd in het Besluit Inlichtingenbureau gemeenten en nader uitgewerkt in Bijlage XVI bij de Regeling SUWI (Ontwerp elektronische voorzieningen Inlichtingenbureau 1.0). Het Inlichtingenbureau moet zich bij de uitvoering van zijn wettelijke taken houden aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Het Inlichtingenbureau heeft in het kader van de uitvoering van de WWB vooral tot taak bepaalde rechtmatigheidcontroles van sociale diensten te ondersteunen. In 2003 waren twee van de drie wettelijk aangewezen bronnen (UWV en IB-Groep) aangesloten op het Samenloopapplicatie. De aansluiting van de Belastingdienst heeft vertraging opgelopen en is gepland voor begin 2004. Het Inlichtingenbureau was in 2003 in het kader van de Wet SUWI betrokken bij de verdere uitrol van Suwinet. Geautoriseerde CWI- medewerkers kunnen inkijken op de door sociale diensten aan het Inlichtingenbureau aangeleverde gegevens. Deze inkijkvariant is in oktober operationeel geworden. In 2003 is twee keer schriftelijk toestemming gevraagd voor dienstverlening buiten de scope van boven bedoelde wettelijk kader. Het betrof: • aanvullende dienstverlening aan de sociale dienst van de gemeente Amsterdam om de effectiviteit van het uitstroombeleid te kunnen beoordelen. Het ministerie gaf in dit kader toestemming om ook gegevens van ex-uitkeringsgerechtigden te verwerken. • facilitering van de raadpleging van de LRD (Landelijk Raadpleegbare Directory) door CWI via een onder beheer van Inlichtingenbureau staande router. Dit bleek de enige oplossing voor de realisering van deze gegevensstroom, ook al was het Inlichtingenbureau daarbij niet direct inhoudelijk betrokken. Op dit verzoek van 24 september is in 2003 geen formele reactie ontvangen. Wel werd informeel afgesproken dat met de pilot kon worden gestart.

Rechtmatigheid van de gegevensverwerking De gegevensverwerking door het Inlichtingenbureau zelf, zoals onder andere uitgewerkt in de kwartaalrapportages, voldoet naar het oordeel van de FG aan de eisen van het wettelijk kader. In hoeverre ook alle andere instanties aan wie het Inlichtingenbureau (veelal op basis van een wettelijke plicht) persoonsgegevens verstrekt, zich aan het toepasselijk wettelijk (privacy)kader houden, onttrekt zich aan de waarneming van het Inlichtingenbureau.


42

Volgens het ministerie van SZW valt de borging van het wettelijk toegestane gebruik door de ontvangende partij onder de reikwijdte van de jaarlijkse EDP-audit die voor alle SUWIpartijen (behalve gemeenten) op grond van artikel 5.22 van de Regeling SUWI is voorgeschreven.

Inzage en correctie In 2003 is slechts drie keer door cliënten gebruik gemaakt van het inzagerecht. Omdat het Inlichtingenbureau voornamelijk als intermediair fungeert voor gegevensverkeer tussen bronnen en sociale diensten heeft het niet veel zin om alleen de data in de Inlichtingenbureauregistratie desgevraagd te veranderen. Bij de volgende uitwisseling worden in beginsel immers weer de (onjuist geachte) brongegevens verstrekt. Dit probleem is onder de aandacht gebracht van het Cbp. Gelet op het zeer beperkte gebruik va n inzagerecht is dit vooral een academisch en geen praktisch probleem.

Adviesfunctie Een belangrijk onderdeel van de werkzaamheden van de FG vormt het gevraagd en ongevraagd adviseren over privacygerelateerde onderwerpen op een breed terrein. De FG adviseert gevraagd en ongevraagd aan het bestuur en managementteam van het Inlichtingenbureau met betrekking tot het wettelijk kader en de privacybescherming. Op veel punten kan het wettelijk kader worden aangepast zonder dat de privacybescherming in het gedrang komt. Bijvoorbeeld bij de aansluiting van nieuwe bronnen of de uitbreiding van de rechtmatigheidcontrole naar de aanvraagprocedure. Beide mogelijkheden worden ondersteund door het in 2004 op te leveren Sectorloket voor gemeenten. De FG bewaakt hierbij ook de randvoorwaarden. Via het secretariaat en de servicedesk ontvangt het Inlichtingenbureau jaarlijks vele tientallen vragen op het gebied van het wettelijk kader en de privacybescherming die niet in de eerste lijn kunnen worden afgehandeld. Deze vrage n worden door de FG beantwoord. Intern heeft de FG in 2003 een privacy- en geheimhoudingsverklaring opgesteld die door alle medewerkers is ondertekend. Tevens is de procedure met betrekking tot aanstelling van personeel aangescherpt en is overleg gevoerd met het ministerie van SZW over het aanmerken van bepaalde functies binnen het Inlichtingenbureau als vertrouwensfunctie. Uiteindelijk is geconcludeerd dat kan worden volstaan met het vragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan nieuwe medewerkers en het laten ondertekenen van de privacy- en geheimhoudingsverklaring. In bepaalde gevallen wordt ook bij een referent en/of (vorige) werkgever nadere informatie ingewonnen. Het in 2003 opgestelde Meerjarenplan geeft de koers aan die het Inlichtingenbureau de komende jaren wil varen. Medio 2004 moet de zogenoemde streefbeelddialoog zijn afgerond. Dan zal duidelijkheid ontstaan over de toekomstige rol, positie en taken van het Inlichtingenbureau. Eind 2003 is ook een dereguleringsoperatie met betrekking tot de SUWIwet gestart. De FG heeft namens het Inlichtingenbureau een aantal voorstellen gedaan om met behoud van adequate waarborgen een meer flexibel wettelijk kader te creëren. Nadere uitwerking zal in samenspraak met ministerie en Cbp plaatsvinden.


43

Conclusie In 2003 werden privacyregels en wetten bij het Inlichtingenbureau en binnen de werkzaamheden van het Inlichtingenbureau voldoende gewaarborgd. Het concept en daarmee de dienstverlening van het Inlichtingenbureau biedt echter veel meer mogelijkheden dan nu worden gerealiseerd. Als gevolg van de bouw van een nieuw Sectorloket en de gelijktijdige discussie over de toekomst van het Inlichtingenbureau zal het takenpakket hoogstwaarschijnlijk groeien. De FG ziet het als zijn belangrijkste uitdaging om er op toe te zien dat de rechtswaarborgen op grond van de privacyregelgeving daarbij niet in het gedrang komen. Een belangrijk hulpmiddel daarbij zal de EDP-audit zijn, als daarin ook inderdaad aandacht aan de privacynormen uit de Wbp wordt besteed. Mr J.P. Bergfeld Februari 2004


44

Bijlage D Deelname extern overleg Inlichtingenbureau Strategisch Algemeen Keten Overleg (AKO) Klankbordgroep Persoonsnummerbeleid

Tactisch Platform Processen ICT (PPI) Afstemmingsoverleg Projecten Gezamenlijk MT / BKWI / RINIS Domeingroep Architectuur Domeingroep Privacy en Beveiliging (DPB) Domeingroep Gegevens en Berichten (DGB) Domeingroep ICT Beheer (DIB) SUWI-juristen overleg Klankbordgroep (ex SSG)

Operationeel Regulier overleg IWI/BKWI/IB Werkgroep Techniek (WgT) Werkgroep XML (WGX) Werkgroep Gegevens Beheer (WGB) Incident Managers Overleg (IMO) Wijzigings Beheer Overleg ICT (WBO-ICT) Verantwoordingsrichtlijn (tijdelijk) Periodiek overleg SZW – IB CMK / BKWI

Informatieuitwisseling Automatiseringsoverleg


45

Inlichtingenbureau Jaarverslag Den Haag 12 maart 2004

Recommend Documents