Inleiding Rollen, toegangsrechten en groepen Rollen en toegangsrechten Groepen... 6

Digitaal Sociaal Huis Gebruikershandleiding v1.4.1 Stijn Quaghebeur

30 november 2009

2

Inhoudstafel Inleiding ................................................................................................................................................... 4 Rollen, toegangsrechten en groepen ...................................................................................................... 4 Rollen en toegangsrechten.................................................................................................................. 4 Groepen............................................................................................................................................... 6 Het invoer gedeelte van het Digitaal Sociaal Huis – het DSH intranet .................................................... 8 Inloggen ............................................................................................................................................... 8 Het generieke deel ............................................................................................................................ 10 Home ............................................................................................................................................. 11 Producten ...................................................................................................................................... 11 Aanvraag nieuw product ............................................................................................................... 15 Mijn Sociaal Huis ........................................................................................................................... 20 Info Sociaal Huis ............................................................................................................................ 20 Het specifiek deel .............................................................................................................................. 21 Het specifiek deel : de LDSH .......................................................................................................... 21 Home ............................................................................................................................................. 22 Activeer product ............................................................................................................................ 22 Producten ...................................................................................................................................... 24 Algemeen Sociaal Huis .................................................................................................................. 27 Het specifiek deel : de PV .............................................................................................................. 28 Het specifiek deel : de DV.............................................................................................................. 40 Samenwerken : de forumfunctionaliteit ........................................................................................... 41 Handleiding Digitaal Sociaal Huis

3

Het publiek toegankelijke gedeelte : de publieke website ................................................................... 45 De website ......................................................................................................................................... 45 Opbouw ......................................................................................................................................... 45 Een huisstijl naar keuze ................................................................................................................. 46 Integratie in de gemeentelijke website ......................................................................................... 47 Hoe past u de website aan? .............................................................................................................. 49 Publiceren van producten ............................................................................................................. 49 Toevoegen van informatie op de website ..................................................................................... 49 De loketfunctie : een e-loket voor de burger .................................................................................... 54 Mogelijk stappenplan voor het van start gaan met uw digitaal sociaal huis ........................................ 57 Stap 1 : Lijst van de beschikbare generieke producten doornemen ................................................. 57 Stap 2 : Gebruikers en gebruikersgroepen vastleggen in het gebruikersbeheer .............................. 57 Stap 3 : Contactgegevens toevoegen aan organisaties, teams en eventueel groepen .................... 58 Stap 4 : Inloggen in het digitaal sociaal huis (intranet beheeromgeving) ......................................... 58 Stap 5 : Activeren van de productfiches (specifiek deel) ................................................................. 58 Stap 6 : Invullen van de specifieke informatie op de productfiches ................................................. 58 Stap 7 : Goedkeuring van de lokaal verrijkte productfiches ............................................................. 58 Stap 8 : Publicatie van de goedgekeurde productfiches op de website ........................................... 59 Stap 9 : Doorgeven van de huisstijl van de website vh lokaal bestuur ............................................. 59

Handleiding Digitaal Sociaal Huis

4

Gebruikershandleiding Digitaal Sociaal Huis Inleiding Het Digitaal Sociaal Huis is een toepassing beschikbaar via uw internet-browser (internet explorer, firefox), en toegankelijk via een gebruikersnaam en paswoord. Het is dus een intranetapplicatie die gebruikt wordt om gegevens en data in te voeren met als einddoel deze te publiceren op een publiek toegankelijke website. Deze handleiding zal zich in hoofdzaak richten op hoe bepaalde data moet ingevoerd worden enerzijds en hoe deze op de publiek toegankelijke website kan gepubliceerd worden anderzijds. Het gebruik van deze applicatie is vrij eenvoudig en intuïtief. Het is echter van belang te begrijpen hoe de workflow in elkaar zit. Met andere woorden, welke weg legt (de beschrijving van) een product af alvorens zij gepubliceerd kan worden. Om het proces hierachter te begrijpen, is het van fundamenteel belang te begrijpen welke gebruikersrollen er zijn en welke gebruikersrechten hieraan verbonden zijn. We overlopen ze kort.

Rollen, toegangsrechten en groepen Rollen en toegangsrechten We onderscheiden volgende rollen met bijhorende toegangsrechten : •

De inhoudscoördinator : is verantwoordelijk voor de coördinatie van de samenwerking tussen de verschillende besturen. Deze rol wordt dan ook ingevuld door iemand van een overkoepelend niveau (in dit geval provinciaal). De inhoudscoördinator : o

maakt in de generieke productcatalogus nieuwe producten aan en wijst de verantwoordelijkheid voor de redactie van de inhoud (van de Handleiding Digitaal Sociaal Huis

5

bestaande producten en van elk nieuw product) toe aan een lokale DSHverantwoordelijke (LDSH). In de praktijk wil dit zeggen dat deze toegewezen worden aan de lokale verantwoordelijken van een sociaal huis.

•

o

publiceert (keurt goed) deze productbeschrijvingen en de wijzigingen eraan.

o

voegt nieuwe thema’s en doelgroepen toe en onderhoudt deze lijsten.

o

verwijdert producten die niet meer van toepassing zijn (bvb door een nieuwe wet)

o

zorgt voor de inhoudelijke opvolging van de productbeschrijvingen via de daartoe beschikbare middelen (intranet, forum functionaliteit)

De lokale DSH-verantwoordelijke (LDSH). Dit is de belangrijkste rol voor een lokaal bestuur. De LDSH beheert namelijk de informatie in het Digitale Sociale Huis van een bepaalde gemeente én de algemene informatie van de aan die gemeente toegewezen producten. De LDSH is hiermee de spil tussen het ‘Algemene Sociale Huis’ en dat van zijn of haar gemeente. De taken van de LDSH zijn dus de volgende :

•

o

Doet de redactie van de generieke informatie van die producten die door de inhoudscoördinator aan zijn/haar gemeente werden toegewezen.

o

Staat in voor het beheer van het DSH van de gemeente (het lokale DSH) door :

Te bepalen welke producten uit de generieke productcatalogus opgenomen moeten worden in het lokale DSH

In een zelfde actie aan te duiden welke (groep van) productverantwoordelijke(n) zal instaan voor het invullen van de specifieke, aan die bepaalde gemeente gerelateerde, informatie.

De eindredactie te doen van deze - door de productverantwoordelijke aangeleverde - specifieke informatie, om deze vervolgens goed of af te keuren

De publicatie naar de publieke website te doen van bepaalde producten

De inhoud van de DSH website te verzorgen

De lokale productverantwoordelijke (PV): deze rol staat in voor het beheer van de specifieke productinformatie die aan die bepaalde productverantwoordelijke is toegewezen. De PV plaatst de informatie ter goedkeuring zodat de LDSH het toegevoegde kan beoordelen en publiceren. Handleiding Digitaal Sociaal Huis

6

•

De dossierverantwoordelijke staat in voor het afhandelen van (aan-)vragen die o.a. via de loketfunctie kunnen binnenkomen. De (groep) dossierverantwoordelijken worden aangeduid door de PV. Zowel de product- als de dossierverantwoordelijke zullen enkel de producten in de boomstructuur zien die geactiveerd zijn door de lokale DSHverantwoordelijke.

Er schuilt dus een zekere hiërarchie in deze rollenindeling: o

De inhoudscoördinator kan enkel de rol Lokale DSH verantwoordelijke toekennen

o

De lokale DSH-verantwoordelijke kan op zijn beurt de productverantwoordelijke aanduiden.

o

De productverantwoordelijke kan de dossierverantwoordelijke aanduiden.

Het spreekt voor zich dat meerdere rollen aan één persoon kunnen toegekend worden. De lokale DSH-verantwoordelijke zou ook productverantwoordelijke en of dossierverantwoordelijke kunnen zijn.

Groepen Er zijn dus 3 rollen gedefinieerd in het DSH (LDSH, PV en DV). Deze rollen zijn gebonden aan bepaalde toegangsrechten. De rollen – en dit is van fundamenteel belang – stemmen overeen met een groep. Men zal dus in het DSH geen toegang kunnen geven aan individuen maar enkel aan groepen. Standaard zijn er voor elke organisatie (zoals een OCMW van een gemeente, het gemeentebestuur van een gemeente, een rusthuis, …) drie DSH groepen gecreëerd : o

LDSH_<domeinnaam gemeente of ocmw> (bvb. LDSH_ocmw.dilbeek.be, LDSH_holsbeek.be,…). Er kan slechts 1 LDSH groep zijn per organisatie. Zowel het gemeentebestuur als het OCMW hebben dus een afzonderlijke LDSH groep.

o

PV_<domeinnaam gemeente of ocmw> (bvb. PV_ocmw.lennik.be, PV_bertem.be,…). In het gebruikersbeheer kunnen er bijkomende groepen met de rol van PV aangemaakt worden. Dit kan op twee manieren: o

U creëert een team (groep van interne gebruikers) of een groep (groep van interne én externe gebruikers) en u maakt deze groep lid van de bestaande PV groep.

o

U creëert een team of een groep en gebruikt de prefix “PV_”. Door deze prefix te gebruiken herkent het systeem dat deze groep de PV rol moet Handleiding Digitaal Sociaal Huis

7

krijgen (deze nieuwe “PV groep” moet echter wel deel uitmaken van de groep “DSH” in het gebruikersbeheer). o

DV_<domeinnaam gemeente of ocmw> (bvb. DV_ocmw-ternat.be, PV_oudheverlee.be,…). Er kunnen bijkomende groepen met de rol van DV aangemaakt worden. Dit kan eveneens op twee manieren : o

U creëert een team (groep van interne gebruikers) of een groep (groep van interne én externe gebruikers) en u maakt deze groep lid van de bestaande DV groep.

o

U creëert een team of een groep en gebruikt de prefix “DV_”. Door deze prefix te gebruiken herkent het systeem dat deze groep de DV rol moet krijgen (deze nieuwe “DV groep” moet echter wel deel uitmaken van de groep “DSH” in het gebruikersbeheer).

Het beheer van de groepen (aanmaken, toevoegen van personen,…) gebeurt niet in de DSH applicatie maar in het gedelegeerde gebruikersbeheer (http://gebruikersbeheer.vera.be). Deze gebruikersbeheer module wordt gesynchroniseerd met het DSH. Wanneer dus een gebruiker uw organisatie zou verlaten, dan hoeft deze enkel verwijderd te worden in het gebruikersbeheer. Hierdoor zal ook de toepassing voor die persoon niet meer beschikbaar zijn. Het omgekeerde geldt eveneens voor het toevoegen van een nieuw personeelslid. Voor meer bijkomende informatie wat betreft het gedelegeerde gebruikersbeheer, verwijzen we naar de overeenkomstige handleiding.


8

Het invoer gedeelte van het Digitaal Sociaal Huis – het DSH intranet Het intranet gedeelte van het DSH bestaat uit twee lagen : •

•

Enerzijds is er het generieke invoergedeelte : hier hebben enkel personen in de groep LDSH_organisatie_gemeente toegang op. Zij hebben deze toegang om : o

de aan hun gemeente toegewezen generieke producten te kunnen beschrijven en aan te passen

o

een aanvraag te doen om een nieuw product toe te voegen aan de generieke productcatalogus

Anderzijds is er het lokale (gemeentelijke) invoergedeelte : hier hebben zowel personen in de groep LDSH, PV als DV toegangsrechten op. De personen in deze groepen kunnen acties uitvoeren gebonden aan deze toegangsrechten.

Het generieke gedeelte is duidelijk te onderscheiden van het specifieke/lokale gedeelte doordat het een specifieke look & feel kan hebben. De look & feel van het lokale gedeelte kan aangepast worden aan de kleuren, logo’s en banner van uw gemeentelijke website. Hierover verder meer (p. 46) Dit maakt het gemakkelijk voor de LDSH om beide niveaus te onderscheiden wat het gebruiksgemak bevordert.

Inloggen Gelijk welke rol u heeft, het inlogscherm is voor iedereen hetzelfde. U logt in door te klikken naar volgende weblink : http://intra.digitaalsociaalhuis.be U komt op onderstaand scherm terecht :


9

o

In het veld “Gebruikersnaam” geeft u uw professioneel e-mail adres in

o

In het veld “Wachtwoord” geeft u uw paswoord in

Afhankelijk van de rol die u hebt - en dus van welke groep u(w e-mail adres) deel uitmaakt, zal u mogelijks een verschillende interface krijgen na ingelogd te zijn. Indien u enkel PV of DV rechten hebt, dan wordt u direct doorgestuurd naar uw lokale sociale huis. Personen met LDSH rechten zullen eerst op het scherm van het ‘algemene sociale huis’ terecht komen. We bespreken in de handleiding eerst de beheerdersinterface vanuit het standpunt van de lokale DSH verantwoordelijke (LDSH) waarbij eerst het gebruik van het generieke deel en vervolgens dat van het specifieke deel aan bod komt.


10

Het generieke deel Eens ingelogd met de rol LDSH krijgt u het volgende scherm te zien :

Op deze welkompagina treft u verschillende tabs aan : •

Home : op deze pagina treft u algemene maar interne informatie aan betreffende het gebruik van het generieke intranet

•

Producten : via deze pagina kan u de generieke productbeschrijvingen toegewezen aan uw sociaal huis beheren. U heeft eveneens de mogelijkheid de gehele generieke productenlijst te overlopen alsook te zien welke producten “in aanvraag”, “in voorbereiding” en “ter goedkeuring” zijn.

•

Aanvraag nieuw product : via deze pagina kan u een aanvraag indienen (bij de inhoudscoördinator) om een nieuw product toe te voegen aan de generieke productenlijst

•

Mijn sociaal huis : linkt u door naar (de beheerdersinterface) van uw (gemeentelijk) Sociaal Huis

•

Info sociaal huis : via deze pagina hebt u toegang tot allerhande nuttige informatie betreffende het Digitaal Sociaal Huis Handleiding Digitaal Sociaal Huis

11

We bespreken nu elke pagina in detail, inbegrepen welke acties u hierin kan nemen.

Home De informatie op deze pagina kan enkel bewerkt worden door de inhoudscoördinator. Zij kan dus dienen om algemene informatie ter beschikking te stellen van de beheerders van de lokale sociale huizen (de LDSH groep van elke gemeente).

Producten Deze pagina vormt de kern van het beheer van de aan u toegekende beschrijvingen van generieke producten. Indien u op de tab “producten” klikt, krijgt u volgend scherm te zien :

Op deze pagina treft u een tabel aan die wederom is ingedeeld in verschillende subpagina’s. Deze subpagina’s hebben als doel een overzicht te geven van : •

welke producten “in aanvraag” zijn bij de inhoudscoördinator


12

•

welke producten “in voorbereiding” zijn. Enkel de producten die toegewezen zijn aan de LDSH van uw sociaal huis, zijn aanpasbaar. De anderen zijn enkel leesbaar

•

welke producten “ter goedkeuring” zijn bij de inhoudscoördinator. Deze zijn niet aanpasbaar maar enkel ter consultatie

•

alle producten die “gepubliceerd” zijn alsook welke gemeente of sociaal huis verantwoordelijk is voor de beschrijving van de generieke informatie ervan. “Gepubliceerd” wil zeggen dat de (generieke beschrijving) van een product is goedgekeurd door de inhoudscoördinator en bij gevolg dus ter beschikking staat voor publicatie/activatie in een lokaal/gemeentelijk Sociaal Huis. M.a.w. een LDSH kan in zijn/haar Sociaal Huis het product activeren en toewijzen aan een collega om een specifieke beschrijving toe te voegen. De producten die niet zijn toegewezen aan uw sociaal huis zijn enkel ter consultatie. Producten waar uw sociaal huis verantwoordelijk voor is, zijn bewerkbaar. Hiertoe is een knop voorzien in de productfiche zelf.

•

De producten die toegewezen zijn aan uw sociaal huis (“mijn producten”). Dit is enkel een overzicht. De producten zelf zijn niet aanklikbaar.

Selecteren binnen subpagina’s Binnen elke subpagina is er een mogelijkheid om te sorteren op de verschillende gepresenteerde kolommen. U kan dit doen door een simpele klik op de hoofding van elke kolom.


13

Vervolgens kan u een productfiche raadplegen door op de titel van het product te klikken.

Aanpassen/bewerken van een gepubliceerd product Het is steeds mogelijk om als LDSH de (generieke) beschrijving van de producten waarvoor uw Sociaal Huis verantwoordelijk is, aan te passen. Dit kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van een wijziging in de regelgeving, of van een opmerking van een collega van een ander Sociaal Huis die een bepaalde aanpassing wenst indien de beschrijving niet voldoende generiek zou zijn. U kan het product aanpassen of bewerken door : •

De subpagina “Gepubliceerd” te selecteren

•

Het product te selecteren dat u wenst aan te passen

•

Te klikken op de knop “bewerk dit product” onderaan de productfiche


14

U krijgt volgend pop-up scherm :

Een kopie van dit product is nu verplaatst naar de subpagina “In voorbereiding”. Dit wil zeggen dat de oude versie van het product nog steeds beschikbaar is in de subpagina “gepubliceerd” maar dat een kopie ter beschikking is gesteld. Deze kopie in de subpagina “in voorbereiding” kan nu aangepast worden. U zal wel merken dat beide versies zich in de status “bewerking in voorbereiding” bevinden. Het aanpassen van het product doet u door het aan te klikken in de subpagina “in voorbereiding”

Na de nodige aanpassingen gedaan te hebben, kan u uw wijzigingen opslaan door te klikken op de knop “Opslaan en verzenden”.


15

Indien u wenst uw aanpassingen op te slaan maar nog niet te verzenden kan u klikken op “Opslaan als klad”. U kan eveneens de aanvraag annuleren door te klikken op “Annuleren”.

Het product wordt nu ter goedkeuring geplaatst bij de inhoudscoördinator. Eens het product is aangepast en vervolgens wordt goedgekeurd door de inhoudscoördinator, zal het oude gepubliceerde product overschreven worden door de nieuwe versie. De status van het product zal veranderen van “bewerking in voorbereiding” naar “gepubliceerd”. Telkens als een product wordt goedgekeurd en gepubliceerd, worden de LDSH verantwoordelijken van al de sociale huizen geattendeerd via een e-mailbericht teneinde iedereen op de hoogte te brengen van de wijziging.

Aanvraag nieuw product Indien u een product wenst toe te voegen aan uw Sociaal Huis dient er eerst een generiek product aangemaakt te worden. Er kunnen dus geen lokale producten zijn zonder dat er een generiek product is aan gemaakt. De aanvraag voor een nieuw product dient dus steeds te gebeuren door de LDSH in het generieke deel van het Digitaal Sociaal Huis. U kan een nieuwe aanvraag doen door de tab “Aanvraag nieuw product” aan te klikken. Volgend scherm wordt weergegeven :


16

De velden met een rood sterretje zijn verplichte velden. Er moet dus telkens een titel zijn, minstens één doelgroep en minstens één thema. Een omschrijving voor de aanvraag is niet verplicht maar kan wel verduidelijkend zijn voor de inhoudscoördinator die de ontvankelijkheid van de aanvraag zal beoordelen. Het is ook mogelijk om reeds andere velden in te vullen. Dit is echter nog niet noodzakelijk gezien de inhoudscoördinator het product zal toekennen aan de LDSH van een bepaalde gemeente om een verdere gedetailleerde beschrijving te geven. In de praktijk zal de inhoudscoördinator het product toekennen aan de aanvrager alhoewel dit niet hoeft. De IC kan dit ook aan een ander Sociaal Huis toekennen. Handleiding Digitaal Sociaal Huis

17

Eens de verplichte en eventueel andere velden zijn ingevuld, kan u de aanvraag indienen door te klikken op de knop “Dien aanvraag in”. U kan ten allen tijde uw aanvraag annuleren door op de knop “Aanvraag annuleren” te klikken.

We zullen nu verder in gaan op een aantal deelvelden in het aanvraagformulier van een product.

Koppeling met de rechtenverkenner (RV) Indien er nieuwe producten in de rechtenverkenner worden toegevoegd, dan zal de inhoudscoördinator hiervan op de hoogte gesteld worden. De inhoudscoördinator zal zelf de aanvraag indienen en de koppeling met de rechtenverkenner leggen. De inhoudscoördinator zal het product vervolgens toekennen aan de LDSH van een bepaald sociaal huis. Hoewel de LDSH hier dus in de praktijk niet mee zal geconfronteerd worden, is het in theorie wel mogelijk dat de LDSH een dergelijke aanvraag indient. Dit is mogelijk door de productcode van het product uit de rechtenverkenner in te geven in het veld “koppeling met RV” en vervolgens op de knop “Haal uit rechtenverkenner “ te drukken.


18

De productcode van een product uit de rechtenverkenner vindt u als volgt : •

U surft naar het product in de rechtenverkenner en opent de productfiche

•

In de URL bovenaan vindt u de productcode die 6 karakters bedraagt

De invulvelden In de invulvelden kan u vrij tekst in voeren, net als in een Word document. Indien u met uw cursor in het veld klikt, verschijnt een paneel waarin u, net zoals in Word, een aantal tekstuele stijlelementen kan veranderen.

De trefwoorden U kan meerdere trefwoorden invullen. Een trefwoord is een woord dat nog niet in de productfiche staat. Een trefwoord kan dus een synoniem zijn maar bijvoorbeeld ook een Handleiding Digitaal Sociaal Huis

19

woord dat vaak verkeerd gespeld wordt (bvb electriciteit ipv elektriciteit). In het tekstveld geeft u het trefwoord in. Vervolgens klikt u op de knop “Trefwoord toevoegen”. Een lijst met trefwoorden verschijnt. Andere trefwoorden kunnen toegevoegd worden door dezelfde actie te herhalen.

Terwijl u een term intypt, kijkt het systeem of het trefwoord al aanwezig is en zal een suggestie gedaan worden om een woord toe te voegen. Trefwoorden kunnen verwijdert worden door op het vuilbakje te klikken.

Tweetaligheid Het Digitaal Sociaal Huis is ontworpen om te werken in een tweetalige (Nederlands/Frans) omgeving. Indien er van elk product een Franstalige versie moet zijn, moet hier telkens een nieuw product voor aangemaakt worden. Een tweetalig Digitaal Sociaal Huis is zodanig opgevat dat de burger, bij het surfen naar de website van het DSH, een taalkeuze krijgt. Indien hij kiest voor Frans, dan zal de burger doorgestuurd worden naar de Franstalige website. Het systeem moet echter weten welk product als Nederlandstalig of als Franstalig kan beschouwd worden. Om die reden is het mogelijk een taaltag te geven aan een product.

Standaard staat deze tag op “Nederlands”. Indien u een Franstalig product wenst aan te vragen, dient u deze taaltag te wijzigen naar “Frans”. Opmerking : een ééntalig Nederlands DSH zal de Franstalige producten niet zien in het invoergedeelte. Dit is alleen actief voor gemeenten die een dienstverlening in zowel het Nederlands als het Frans moeten kunnen bieden.


20

Interne informatie Het veld “interne informatie” verschilt van de andere velden in die zin dat de inhoud ervan NIET op de publieke website zal vertoond worden. Dit veld kan dus gebruikt worden om informatie toe te voegen die enkel is geschikt voor interne medewerkers.

Aanvraag informatie De velden voor het aanvragen van informatie werden gegroepeerd. Om deze informatie te kunnen invullen dient u dus op het plus-teken voor “Aanvraag informatie” te klikken.

Contactgegevens Indien u reeds een contactadres kan invullen dat algemeen bruikbaar kan zijn (bvb het adres van een federale of regionale instelling) dan kan u dit hier invoeren. Meerdere adressen kunnen toegevoegd worden. Het laatste adres kan eventueel verwijderd worden. Indien de organisatie aangemaakt is in het gebruikersbeheer, dan kunnen de contactgegevens opgehaald worden vanuit het gebruikersbeheer (zie p. 33 van deze handleiding voor meer toelichting).

Mijn Sociaal Huis Via deze tab schakelt u over van het generieke deel van het Digitaal Sociaal Huis naar het lokale/gemeentelijke deel. We gaan hier verder op in bij de bespreking in deze handleiding van het specifieke deel.

Info Sociaal Huis In deze tab worden links naar informatie gegeven die interessant kunnen zijn voor de LDSH van een sociaal huis. De informatie op deze pagina kan enkel bewerkt worden door de inhoudscoördinator.


21

Het specifiek deel Het specifiek deel van een Digitaal Sociaal Huis is toegankelijk voor verschillende rollen : •

De lokale DSH verantwoordelijke (LDSH)

•

De productverantwoordelijke (PV)

•

De dossierverantwoordelijke (DV)

Zoals reeds eerder vermeld, is het mogelijk dat één persoon de verschillende rollen vervult. We geven er evenwel de voorkeur aan elke rol te benaderen alsof dit niet het geval zou zijn.

Het specifiek deel : de LDSH Zodra u inlogt met de rol LDSH (in dit geval van Boutersem), krijgt u het volgende scherm te zien :

Zoals u kan vaststellen is het mogelijk (en aangeraden) de look & feel van dit specifiek (Boutersems) intranet gedeelte aan te passen aan de huisstijl van de gemeente (of OCMW). We komen hier verder in de handleiding op terug.


22

Op deze welkompagina treft u eveneens verschillende tabs aan : •

Home : op deze pagina treft u specifieke interne informatie aan betreffende het gebruik van het specifiek intranet deel. Via de link op deze pagina kan de LDSH informatie op de website van het lokaal Sociaal Huis aanpassen. We gaan hier verder in deze handleiding dieper op in.

•

Activeer product : via deze pagina kan u selecteren welke generieke producten u wenst op te nemen in uw Sociaal Huis. In dezelfde actie zal u een (groep van) productverantwoordelijken aanduiden die zullen instaan voor het beheer van de lokale/specifieke informatie. In deze pagina ziet u dus de producten uit de volledige productenlijst die nog niet geactiveerd zijn voor uw Sociaal Huis.

•

Producten : via deze pagina kan u de generieke productbeschrijvingen verrijken met lokale informatie specifiek aan de gemeentelijke situatie. Net zoals op het generieke niveau kan u zien welke lokale productbeschrijvingen “in voorbereiding”, “ter goedkeuring” en “gepubliceerd“ zijn.

•

Algemeen Sociaal Huis : linkt u door naar (de beheerdersinterface) van het Algemeen Sociaal Huis.

•

Sociale Kaart (optioneel) : deze knop zal u doorlinken naar de lokale Sociale Kaart van uw gemeente.

We bespreken nu elke pagina in detail, inbegrepen welke acties u hierin kan nemen.

Home Als LDSH kan u via deze pagina informatie op de publieke website van uw lokaal sociaal huis aanpassen. Verderop in deze handleiding gaan we hier dieper op in in het hoofdstukje over de publieke website van het lokaal sociaal huis. We beperken ons voorlopig tot de intranetfunctionaliteiten an sich.

Activeer product In deze pagina treft u een overzicht aan van de producten uit de generieke productenlijst die niet geactiveerd zijn voor uw gemeente. Als LDSH beslist u welke producten dienen weergegeven te worden in uw lokaal sociaal huis, dit zowel in het intranet als op de publieke website.


23

De tabel geeft niet enkel een overzicht van de nog niet geactiveerde producten maar laat per product zien welke gemeente verantwoordelijk is voor de generieke beschrijving. De status geeft weer of een product gepubliceerd of in bewerking is. Net als in het publieke gedeelte kan u sorteren door op de hoofding van een kolom te klikken. Door op de titel te klikken kan u de gedetailleerde beschrijving van het product zien. Indien u een product wil activeren voor het lokaal sociaal huis, onderneemt u volgende acties : • •

•

•

U selecteert het product of de producten die u wil activeren Bij productverantwoordelijk selecteert u de groep die verantwoordelijk zal zijn voor de redactie van de specifieke beschrijvingen van de geselecteerde producten. (Standaard is er één groep productverantwoordelijken aangemaakt. Indien u dit wenst op te splitsen in meerdere groepen dan kan dit. Deze actie dient wel ondernomen te worden in het gedelegeerde gebruikersbeheer). Klik op de knop ‘Activeer product(en)’

Tijdens de activering van de producten krijgt u in een overzichtsscherm de vooruitgang van de activering en een status per product (gepland, bezig,


24

voltooid). Hoe meer producten u in één keer activeert, hoe langer de actie zal duren. Het systeem geeft een schatting hoe lang de totale actie zal duren. Opgelet: gelieve tijdens de activering geen andere acties te ondernemen tot alle producten op status ‘voltooid’ staan.

Producten Deze pagina vormt de kern van het beheer van de voor uw sociaal huis geactiveerde producten en de specifieke beschrijvingen ervan. Indien u op de tab “producten” klikt krijgt u volgend scherm te zien :

Op deze pagina treft u een tabel aan die is ingedeeld in verschillende subpagina’s. Deze subpagina’s hebben als doel een overzicht te geven van : Handleiding Digitaal Sociaal Huis

25

•

welke producten “in voorbereiding” zijn. Het product is toegewezen aan een productverantwoordelijke (of aan een LDSH met PV rechten).

•

welke producten “ter goedkeuring” zijn bij de LDSH.

•

alle producten die “gepubliceerd” zijn in het sociaal huis van uw gemeente, dit wil zeggen producten die zowel een generieke als goedgekeurde specifieke informatie hebben en die klaar zijn voor publicatie op de website. De LDSH heeft dan ook de rechten om te publiceren op de website. Op deze subpagina ziet u eveneens per product welke groep van productverantwoordelijken verantwoordelijk zijn voor de specifieke beschrijving. Deze groepen kunnen aangemaakt en aangepast worden in het gedelegeerde gebruikersbeheer.

•

In de subpagina “alle producten” vindt u een overzicht van alle producten die geactiveerd zijn voor het lokale sociale huis met hun bijhorende status (in voorbereiding, in bewerking, gepubliceerd). Dit is een overzicht, de producten zijn niet aanklikbaar.

We zullen nu dieper ingaan op een aantal acties in de tab “producten” en specifiek op de rol van de LDSH.

Productbeschrijvingen goed of afkeuren Eens een PV de specifieke beschrijving heeft toegevoegd, zal hij het product opslaan en verzenden ter goedkeuring. De LDSH verzorgd de eindredactie van specifieke productbeschrijvingen en zal in die hoedanigheid goed- of afkeuren. •

De LDSH keurt een productbeschrijving goed. Hij/zij kan dit doen door : o

De tab “ter goedkeuring” te selecteren

o

Te klikken op de groene knop van het product dewelke hij/zij wil goedkeuren


26

Eens goedgekeurd zal het product verdwijnen uit de tab “ter goedkeuring”. Het zal nu zichtbaar zijn in de pagina “gepubliceerd”. De PV krijgt een mail met de mededeling dat het product is goedgekeurd. •

De LDSH wenst een aantal wijzigingen te zien aan het product. Hij/zij kan de beschrijving afkeuren. Dit kan door te klikken op de rode knop. De LDSH krijgt vervolgens een pop-up scherm waarin er ruimte voorzien is om de reden in te geven waarom de beschrijving werd afgekeurd. De PV zal een mededeling via mail krijgen van de afkeuring.

Producten publiceren op de publieke website van uw Sociaal Huis De LDSH doet dit door de checkbox aan te vinken naast het product dat zichtbaar moet worden op de publieke website van uw Sociaal Huis. Eens dit gebeurd is, zal het product verschijnen op de publieke website. U treft deze website aan door te klikken op www.digitaalsociaalhuis.be/ Handleiding Digitaal Sociaal Huis

27

Producten archiveren Het kan gebeuren dat u producten wil weghalen uit uw lokaal sociaal huis. Dit kan om verschillende redenen : een bepaald product wordt niet meer aangeboden, u hebt per ongeluk een bepaald product geactiveerd,… De LDSH kan producten dan ook archiveren. Dit kan voor geactiveerde producten die ofwel ‘in voorbereiding’ staan ofwel in ‘gepubliceerd’ staan. De LDSH archiveert een product door eenvoudigweg op het vuilbakje naast de producttitel te klikken :

Door deze actie te doen, gebeuren er twee zaken : •

Het product wordt gearchiveerd, niet gedelete (dwz dat dit nog steeds bijgehouden wordt maar niet meer zichtbaar zal zijn).

•

In de lijst “activeer product” wordt het product weer toegevoegd zodat u alsnog het product weer kan activeren en toekennen aan een PV.

Algemeen Sociaal Huis Via een klik op deze tab kan de LDSH terugkeren naar het generieke intranet van het Digitaal Sociaal Huis.


28

Het specifiek deel : de PV Eens ingelogd met de rol PV (in dit geval van Boutersem) krijgt u het volgende scherm te zien :

Op deze welkompagina treft u volgende tabs aan : •

Home : op deze pagina treft u specifieke interne informatie aan betreffende het gebruik van het specifiek intranet deel.

•

Producten : via deze pagina kan de productverantwoordelijke (PV) de generieke productbeschrijvingen verrijken met lokale informatie. Dit kan enkel voor de producten waarvoor hij/zij verantwoordelijk is. U kan zien welke lokale productbeschrijvingen “in voorbereiding”, “ter goedkeuring” en “gepubliceerd“ zijn.

De kerntaak van een productverantwoordelijke is het toevoegen van lokale, specifieke, gemeentelijke informatie aan een generieke productbeschrijving. De PV volgt hiervoor de volgende stappen : • Klikken op de tab “Producten” • Standaard komt u terecht op de subtab “In voorbereiding” • Hier klikt u op het product waaraan u specifieke informatie wil toevoegen : Handleiding Digitaal Sociaal Huis

29

Vervolgens krijgt u volgend invulscherm :


30

We bespreken kort een aantal kenmerken van dit invulscherm :

Specifieke onder generieke info De specifieke info wordt toegevoegd aan de generieke info. U ziet dus telkens de reeds ingevulde generieke informatie met een invulscherm per veld (titel, voorwaarden, omschrijving, enz…). Zoals aangegeven is de generieke informatie niet aanpasbaar. Indien u hier toch een opmerking zou over hebben, kan u gebruik maken van de forumfunctionaliteit om dit te melden. Hierover verder meer.

Algemene titel – lokale titel Sommige generieke producten zullen inhoudelijk overeenstemmen met wat u lokaal aanbiedt, maar kunnen in uw gemeente een andere naam dragen. Een voorbeeld : de generieke titel voor het product strijkhulp is “Strijkhulp”. In uw gemeente echter heet dit product “Strijkatelier ‘Het warme ijzer’”. Met het veld ‘lokale titel’ heeft u de mogelijkheid de generieke titel te overschrijven. Op de website van uw sociaal huis zal dan niet “Strijkhulp” maar “Strijkatelier ‘Het warme ijzer’” weergegeven worden.

De invulvelden In de invulvelden kan u vrij tekst invoeren net als in een Word document. Indien u met uw cursor in het veld klikt, verschijnt een paneel waarin u, net zoals in Word, een aantal tekstuele stijlelementen kan veranderen.


31

Doelgroepen en thema’s Doelgroepen en thema’s zijn op lokaal niveau niet aanpasbaar. Dit kan enkel op generiek niveau. Indien u een doelgroep of thema wenst toegevoegd te zien, kan u dit laten weten via de forumfunctionaliteit (zie verder).

Trefwoorden In tegenstelling tot de doelgroepen en thema’s, kunnen er wel trefwoorden toegevoegd worden die eventueel nog niet in generieke lijst staan. Deze treft u aan boven het invulveld voor de lokale trefwoorden.

Bijlagen Het is steeds mogelijk bijlagen toe te voegen. We maken het onderscheid tussen twee types bijlagen : •

Interne bijlagen : deze bijlagen zullen enkel ter beschikking staan van medewerkers die toegang hebben op het interne/intranet gedeelte van het Digitaal Sociaal Huis. Het kan hier gaan over bvb. procedures om een bepaalde dienst te kunnen leveren, een besluit van een gemeente of OCMW-raad, …

•

Externe bijlagen : deze bijlagen zijn te consulteren door zowel de interne medewerkers als de burgers en worden dus ook getoond op de publieke website. Dergelijke bijlagen kunnen bvb. invulformulieren zijn die een burger moet meebrengen indien hij/zij van een bepaalde dienstverlening wil genieten.

De procedure voor het toevoegen van bijlagen is gelijkaardig voor interne en externe bijlagen. U kan verschillende bijlagen toevoegen, maar steeds slechts één tegelijk. Hiervoor klikt u op de knop “bladeren”.


32

Een scherm verschijnt waarmee u het bewuste document kan toevoegen van uw harde schijf. Eens u op “OK” klikt, wordt het document opgeslagen.

Het opgeslagen bestand wordt nu weergegeven in een tabel. Indien de bijlage een intern document is dat niet op de website zichtbaar mag zijn, vinkt u het hokje in de kolom “Publiek?” NIET aan. Indien u dit aanvinkt, zal bij publicatie naar de publieke website, deze bijlage ook weergegeven worden op de website.

Interne informatie Het veld “interne informatie” verschilt van de andere velden in die zin dat de inhoud ervan NIET op de publieke website zal vertoond worden. Dit veld kan dus gebruikt worden om informatie toe te voegen die enkel geschikt is voor interne medewerkers.

De dossierverantwoordelijke aanduiden Dit is een belangrijk aspect voor het invullen van de specifieke informatie. Via dit veld kan u kiezen welke groep van dossierverantwoordelijken verantwoordelijk zullen zijn voor de afhandeling van een aanvraag van een burger. Verderop zullen we zien dat een burger de mogelijkheid heeft om via de website een formulier in te vullen om meer informatie te vragen over een product of om het product


33

aan te vragen. Dit formulier zal toekomen in de mailbox van de dossierverantwoordelijke die in de specifieke informatie is aangeduid.

Standaard zal er één groep dossierverantwoordelijken aangemaakt worden maar zoals reeds aangegeven kunnen er verschillende DV groepen aangemaakt worden. Dit dient te gebeuren in het gedelegeerde gebruikersbeheer. Uw bestuur kan er ook voor opteren om een volledige dienst van een OCMW of gemeente de attenderingen via mail te laten ontvangen. In dat geval selecteert u de dienst die voor de afhandeling van de aanvragen zal instaan. Diensten worden eveneens in het gedelegeerde gebruikersbeheer aangemaakt.

Contactformulier Elke productfiche zal op de publieke website een link bevatten naar een contactformulier. Als de burger hier op klikt zal hij/zij een contactformulier kunnen invullen die uiteindelijk bij de Dossierverantwoordelijk zal terecht komen (zie boven: ‘De Dossierverantwoordelijke aanduiden’). De link naar dit contactformulier kan echter afgezet worden door het vinkje uit te vinken:

Dit kan nuttig zijn voor bijvoorbeeld producten/diensten die niet door uw gemeente of OCMW verstrekt worden (Vlaamse, federale producten). Uw bestuur wenst misschien niet de vragen over deze producten te ontvangen.

Producten bestemd voor derden Het is mogelijk dat bepaalde vormen van dienstverlening de gemeentegrenzen overstijgen. Een rusthuis zou bijvoorbeeld ook kunnen open staan voor inwoners van buurgemeenten. Een product van uw bestuur of organisatie moet dus ook ter beschikking kunnen gesteld worden van andere Sociale Huizen. De optie ‘Product bestemd voor andere digitaal sociale huizen’ maakt dit mogelijk.


34

Door deze optie aan te vinken zal u, van zodra de productfiche ingevuld is, bij het klikken op de knop ‘Opslaan en verzenden’, de mogelijkheid krijgen om de productfiche ter goedkeuring te plaatsen bij andere sociale huizen. Volgend scherm toont het scherm waarin u de sociale huizen kan aanvinken waar u wenst een productfiche ter goedkeuring te plaatsen :

Van zodra u één of meerder gemeenten hebt aangeduid en op de knop ‘product toewijzen’ hebt geklikt, zullen de LDSH’s van de ‘ontvangende’ sociale huizen hier een melding van ontvangen. Zij kunnen op hun beurt nu dat product goed of afkeuren. Wanneer ze het goedkeuren zal het desbetreffend product toegevoegd worden aan de gepubliceerde productenlijst van die gemeente/sociaal huis. Belangrijk : enkel de ‘aanbieder’ kan de beschrijving van het product wijzigen. De ‘ontvanger’ heeft hier geen rechten toe.


35

Aanvraag informatie De velden voor het aanvragen van informatie werden gegroepeerd. Om deze informatie te kunnen invullen dient u dus op het plus-teken voor “Aanvraag informatie” te klikken.

Net zoals bij de andere velden kan er lokale aanvraag informatie toegevoegd worden aan de generieke aanvraaginformatie.

Contactgegevens Met deze opties kan u contactadressen invullen die al dan niet toegevoegd worden aan de reeds bestaande ‘algemene’ adressen. Meerdere adressen kunnen toegevoegd worden. Het laatste adres kan eventueel verwijderd worden. Een belangrijke functionaliteit werd ingebouwd om contactgegevens gemakkelijk te beheren in uw digitaal sociaal huis. Ook hier wordt een link gelegd met het gedelegeerde gebruikersbeheer. U kan namelijk in het gebruikersbeheer ook de contactgegevens van uw organisatie en van de verschillende diensten invullen, inclusief openingsuren indien u dat wenst. Dit heeft als groot voordeel dat u dit maar éénmaal hoeft te doen. Deze gegevens kan u dan ophalen vanuit het digitaal sociaal huis. Ook aanpassen van contactgegevens wordt zeer gemakkelijk : indien er een adreswijziging zou zijn, hoeft u de gegevens enkel aan te passen in het gebruikersbeheer. De productfiches in het digitaal sociaal huis die gelinkt zijn met de gegevens van een dienst of organisatie, zullen dan automatisch aangepast worden bij de volgende synchronisatie. Hoe voegt u een contactadres toe uit het gebruikersbeheer? Voorwaarden : 1. De adresgegevens van uw organisatie (gemeente, OCMW,…) zijn ingevuld en actueel. 2. Indien u ook de contactgegevens van diensten of groepen wil weergeven, moeten deze aangemaakt worden in het gebruikersbeheer. Diensten hebben standaard het adres van de organisatie. Indien dit adres zou afwijken, dan kan u eveneens het (afwijkend) adres van deze dienst meegeven in het gebruikersbeheer alsook de openingsuren. Indien voldaan aan bovenstaande voorwaarden, kan u bij Contactgegevens klikken op “Voeg de contactgegevens toe vanuit het gebruikersbeheer”.


36

U krijgt vervolgens onderstaand scherm. In dit scherm klikt u op het pijltje naast “Kies een organisatie”. Vermits u hier al de organisaties zal zien die werden aangemaakt in het gebruikersbeheer, kan u ook op de plaats waar “kies een organisatie” staat een zoekterm invullen.


37

Uit de lijst van organisaties kan u de organisatie kiezen waarvan u de adresgegevens wil weergeven. Indien er ook diensten en groepen deel uit maken van deze organisatie, worden deze in een boomstructuur gepresenteerd zoals in onderstaand voorbeeld :

Indien u nu op de knop “voeg toe” zou klikken, dan wordt het adres van de organisatie opgeladen. Indien u het adres van een dienst wenst, dan moet u eerst deze dienst selecteren. Het adres van de dienst wordt dan weergegeven. Om de actie te voltooien klikt u in beide gevallen op de knop “voeg toe”. Volgend scherm bevestigt de succesvolle uitvoering van de actie :

U kan nu bij “contactgegevens” nagaan of uw actie wel degelijk goed voltooid is.


38

Andere gerelateerde producten Veel producten kunnen tot een zelfde subcategorie behoren. We denken daarbij bvb aan het aanbod binnen de thuiszorg. Een op zoek zijnde burger kan dus extra geholpen worden door eveneens links te plaatsen naar gelijkaardige producten die ook door uw bestuur of andere overheden aangeboden worden. Om aan deze behoefte te beantwoorden hebben we het begrip ‘gerelateerde producten’ in het leven geroepen. Door deze functionaliteit te gebruiken kan u op een eenvoudige manier links leggen naar gerelateerde producten. Wanneer u op het ‘+’-teken naast gerelateerde producten klikt, krijgt u het volgende te zien :

De lijst die ter beschikking geeft al de producten weer die u hebt geactiveerd. U kan namelijk enkel linken naar producten die uiteindelijk ook op de website zullen staan. U kan zoveel producten toevoegen als u wil : selecteer een product en klik op de knop ‘Toevoegen’. Het eindresultaat, de gepubliceerde productfiche, zal onderaan de rechtstreekse link(s) naar de door u aangeduide fiches weergeven.

Opslaan Wanneer u de nodige informatie heeft ingevuld, kan u de aanpassingen opslaan en verzenden ter goedkeuring. U hebt steeds de mogelijkheid om, indien het ingeven van informatie nog niet volledig voltooid is, uw reeds geleverde werk op te slaan als klad. De actie “product aanpassen” kan natuurlijk ook geannuleerd worden. Volgende drie knoppen stellen u hiertoe in staat :

Eens u op de knop “opslaan en verzenden” hebt geklikt, verdwijnt het product uit de Handleiding Digitaal Sociaal Huis

39

subpagina “in voorbereiding” en wordt ze “ter goedkeuring” geplaatst bij de LDSH. Na goedkeuring door de LDSH zal het product intern “gepubliceerd” worden. De LDSH zal dan de mogelijkheid hebben het product eveneens op de publieke website zichtbaar te maken. In de subpagina “mijn producten” worden enkel die producten weergegeven waarvoor de PV de redactieverantwoordelijkheid heeft.


40

Het specifiek deel : de DV Eens ingelogd met de rol DV (in dit geval van Holsbeek) krijgt u het volgende scherm te zien :

De dossierverantwoordelijke heeft geen redactie rechten en kan enkel producten consulteren op het intranet.


41

Samenwerken : de forumfunctionaliteit Het Digitaal Sociaal Huis is niet enkel een applicatie voor het invoeren van informatie. De applicatie biedt de mogelijkheid om discussies rond een aantal topics op te zetten, in de eerste plaats over de inhoud van generieke beschrijvingen voor producten uit de algemene productcatalogus. De forumfunctionaliteit stelt de vele medewerkers in staat om echt samen te werken. Deze functionaliteit is beschikbaar voor elke medewerker die toegang heeft tot het interne gedeelte van het Digitaal Sociaal Huis ongeacht wat de rol van deze medewerker is (LDSH, PV of DV) en zowel op het generieke als op het lokale niveau. De forumfunctionaliteit werkt als volgt: •

Eens ingelogd surft u naar de tab “Producten/Gepubliceerd”

•

Klik op een product.

•

In de productfiche, klik op de link “Klik hier om naar het discussieforum over dit product te gaan”


42

•

Het forum bevindt zich in het basisplatform Alfresco – de software waarop het digitaal sociaal huis ontwikkeld is.

•

U kan het forum op twee manieren gebruiken :

1. een nieuwe reactie posten door op de knop “Nieuw / Nieuw onderwerp” te klikken.


43

In het volgende scherm kan u uw bericht posten. •

In het veld “Onderwerp” vult u het onderwerp van uw vraag, opmerking of mededeling in

•

In het veld “Bericht” kan u dan uw volledige opmerking, vraag of mededeling verder toelichten.

•

U beëindigd deze actie door op de knop “Nieuw onderwerp” te klikken

2. U kan ook reageren op een reeds bestaande geopende discussie. Dit doet u door op het groene pijltje te klikken.

Na uw reactie ingevoerd te hebben, beëindigt u de actie door op de knop “Beantwoorden” te klikken.


44

BELANGRIJKE OPMERKINGEN •

Elke reactie die wordt gepost op het forum initieert een mailattendering : zo ontvangt de inhoudscoördinator een mailbericht telkens een reactie geplaatst wordt, de LDSH ontvangt enkel een mailbericht wanneer een reactie wordt gepost aangaande een product waarvoor zijn of haar organisatie (gemeente, OCMW) verantwoordelijk is.

•

Er zijn evenveel fora als er generieke producten zijn. Een discussie spitst zich dus steeds toe op het product waaruit een onderwerp gelanceerd is.


45

Het publiek toegankelijke gedeelte : de publieke website

De website

Opbouw De website voor het sociaal huis is voor elke gemeente gelijkaardig opgebouwd. Kleuren, logo’s, banner, kortom de huisstijl, is wel aanpasbaar. We gaan hier verder op in het volgende hoofdstuk en bekijken nu kort de opbouw.

De publieke website wordt ingedeeld in een statisch en een dynamisch stuk. In het statische gedeelte treft u boven een logo en een banner aan inclusief de zoekfunctie en de keuzeopties om van lettertype te veranderen. In de linkerbalk vindt u de verschillende thema’s en doelgroepen aan waarop een burger kan selecteren. De thema’s zijn standaard uitgeklapt. Zij worden verborgen als op de doelgroepen wordt geklikt. Het dynamische gedeelte is opgebouwd uit verschillende pagina’s te bereiken via een klik op de titel. •

De tab “Algemene info” : bevat algemene informatie over het lokale sociale huis. Elk sociaal huis kan zelf kiezen hoe ze dit wenst in te vullen. Deze pagina bevat eveneens een nieuwsmodule. Met deze nieuwsmodule Handleiding Digitaal Sociaal Huis

46

kunnen verschillende aankondigingen geplaatst worden. Met een simpele klik op een link kan de burger dan meer informatie lezen over de aankondiging in kwestie. Hoe een sociaal huis deze informatie kan invoeren, leggen we verder in deze handleiding uit. •

De tab “Van A-Z” : burgers hebben naast de algemene zoekfunctie (links boven op de webpagina) en het zoeken via thema’s en doelgroepen een derde mogelijkheid om informatie terug te vinden. Op deze pagina staan alle producten alfabetisch opgelijst die gepubliceerd zijn op de publieke website. Bovenaan de pagina wordt u via een klik op een bepaalde letter geleid naar de plaats op de pagina waar de producten staan die met deze letter beginnen.

•

De tab “Contacteer ons” : op deze pagina kan een sociaal huis contactinformatie plaatsen over uw sociaal huis en/of andere organisaties uit de sector. Ook hier is een sociaal huis volledig vrij hoe het deze pagina invult.

•

De tab “Links” : op deze pagina kan u links naar andere websites van verwante of relevante organisaties aanbrengen.

Een huisstijl naar keuze Zoals reeds meermaals aangegeven is het mogelijk de huisstijl van de website aan te passen aan de huisstijl van uw gemeentelijke of OCMW website. Door de huisstijl van de website aan te passen wordt tevens het specifieke / lokale gedeelte van het intranet aangepast om het de LDSH gemakkelijker te maken een onderscheid te maken tussen het generieke en het specifieke deel van het intranet. Uw DSH leverancier engageert zich ertoe om de huisstijl voor elk sociaal huis aan te passen. We hebben hier wel wat informatie voor nodig. Volgende zaken zou u ons moeten aanleveren en/of verduidelijken : •

Op welke website zal de huisstijl van uw sociaal huis website worden gebaseerd? OCMW of gemeente? Beide is niet mogelijk.

•

Uw website leverancier dient ons volgende zaken te bezorgen : o

Een logo : maximale afmeting en van 261 x 130 px

o

Een banner : maximale afmetingen van 709 x 130 px

o

De kleurcodes van de aangepaste kleuren in .html formaat. De kleurwijzigingen hebben hoofdzakelijk invloed op de achtergrond en Handleiding Digitaal Sociaal Huis

47

andere images. Bij voorkeur worden deze ook al aangeleverd. Als we vertrekken van de standaard (blauw-gele) lay-out van DSH komt dit neer op:

De achtergrondafbeelding met de bovenste grijze balk, de buitenste gele balk en de donkerblauw naar lichtblauwe gradiënt

De gele achtergrond van de strook met de tabs

De afgeronde onderkant van het menublok

De afgeronde achtergrond van de zoekbox en fontsize knoppen

De afbeeldingen van de pijltjes in het menu

De zoekknop en de knoppen voor het switchen van de fontsize en het scheidingsstreepje hiertussen

Eens u deze informatie verzameld heeft – een website leverancier weet perfect waarover dit gaat – kan u ons deze informatie bezorgen. Wij doen de rest.

Integratie in de gemeentelijke website Uw bestuur kan eveneens opteren voor een integratie in de bestaande gemeentelijke websites. U kan een verwijzing naar het sociaal huis opnemen in de boomstructuur van bvb uw gemeentelijke website. Indien u dan het sociaal huis selecteert, wordt de inhoud van het sociaal huis opgehaald en weergegeven in de gemeentelijke website. De burger blijft binnen de gemeentelijke site (en merkt natuurlijk niet dat de informatie van elders komt). Een voorbeeld van hoe dit er kan uitzien treft u hieronder aan voor de website van de gemeente Boutersem (www.boutersem.be) :


48

Besturen dienen hiervoor hun websiteleverancier aan te spreken. Uw DSH leverancier zal dan de nodige technische informatie aanleveren. U dient wel rekening te houden met de mogelijkheid dat uw websiteleverancier hiervoor iets kan aanrekenen. De integratie op zich is echter een simpele aanpassing en een leverancier met kennis van zaken zou hier niet meer dan ongeveer één dag tijd mogen aan besteden. Voor meer informatie hierover kan u zich steeds wenden tot de helpdesk van uw DSH leverancier.


49

Hoe past u de website aan? Om de website van het sociaal huis aan te passen hebt u de rol van LDSH nodig. De volledige inhoud van de website is aan te passen. We onderscheiden echter het publiceren van producten enerzijds en het toevoegen van informatie in de tabs “Algemene info”, “Contacteer ons” en “Links” anderzijds. In beide gevallen dient u (met de rol LDSH) aan te loggen op het intranet gedeelte van uw lokaal sociaal huis.

Publiceren van producten Het publiceren van producten is reeds aan bod gekomen in deze handleiding. We herhalen kort welke acties ondernomen dienen te worden : •

U selecteert de tab “producten” en klikt door naar de subpagina “gepubliceerd”.

•

In deze subpagina treft u alle producten aan waar zowel generieke als specifieke informatie beschikbaar van is.

•

Ga na of het vinkje naast de naam van het product en in de kolom “Op website?” aangevinkt staat. Indien u dit aanvinkt wordt het product gepubliceerd op de website, indien u het afvinkt, verdwijnt het van de website.

Toevoegen van informatie op de website Het toevoegen van informatie op de website heeft betrekking op de tabs “Algemene info”, “Contacteer ons” en “Links”. De procedure is voor elk van deze tabs gelijkaardig. We behandelen dit dan ook te samen.


50

Wanneer u inlogt met de rol LDSH op uw sociaal huis treft u volgende link aan op de beginpagina :

U dient hier op te klikken om de informatie van uw sociaal huis aan te passen. Wanneer u hier op geklikt heeft, krijgt u volgend scherm te zien.


51

U bevindt zich nu op de pagina waar u de informatie kan aanpassen. Drie bestanden zijn hiervoor van belang. We hebben ze in bovenstaand voorbeeld omcirkelt. •

Contact.html : dit stemt overeen met de pagina “Contacteer ons”

•

Home.html : dit stemt overeen met de pagina “Algemene info”

•

Links.html : dit stemt overeen met de pagina “Links”

•

Home_intra.html : dit stemt overeen met de pagina “Home” op het afgeschermde deel (intranet) van uw Digitaal Sociaal Huis.

Faciliteitengemeenten kunnen ook gebruik maken van de bestanden contact_fr.html, home_fr.html en links_fr.html om ook pagina’s in het Frans ter beschikking te kunnen stellen. We illustreren nu hoe u de informatie op de pagina “contacteer ons” kan aanpassen. Onder de bestandsnaam bevinden zich een aantal icoontjes. Klik op onderstaand icoon (een potloodje) om dit bestand te editeren :

Eens geklikt op dit potloodje, krijgt u volgend scherm :


52

U kan nu, net als in een Word document, informatie beginnen toevoegen. Voor stijlaanpassingen maakt u gebruik van het paneel boven het invulveld. Wanneer u klaar bent, bewaart u de informatie door op de knop “Opslaan” te klikken. Er zijn nu twee versies van het (in dit voorbeeld) documentje ‘contact.html’ : •

Een werkcopie (aangeduid als ‘working copy)

•

De vorige versie (aangeduid met een slotje)

De werkcopie zal pas de vorige versie overschrijven indien u op het potloodje met het groene vinkje klikt.


53

U kan nu op uw website nagaan hoe uw veranderingen eruit zien. Vergeet niet op de refresh knop te klikken van uw browser (internet explorer, mozilla firefox) zodat de webpagina de nieuwe informatie kan ophalen.


54

De loketfunctie : een e-loket voor de burger Tot slot gaan we even dieper in op de loketfunctie. Wanneer een burger wenst gebruik te maken van een bepaalde dienstverlening, of hij/zij heeft een vraag of een opmerking, kan deze afspraak, vraag of opmerking gesteld worden via de loketfunctie. Deze is toegankelijk in de productbeschrijving zelf. Onder de titel van het product in kwestie staat een link die de burger uitnodigt hierop te klikken indien hij/zij een afspraak wil maken of meer informatie wenst.


55

Als de burger hier op klikt, verschijnt het volgende scherm :


56

De burger kan hier •

zijn/haar contactgegevens invullen, (velden met een sterretje zijn verplichte velden)

•

selecteren of het gaat om een afspraak, vraag of opmerking

•

in het tekstveld invullen over welke vraag en/of opmerking het hier gaat.

Eens de burger op de knop “versturen” drukt, krijgt hij/zij een bevestiging dat de aanvraag doorgestuurd is. Met een klik op de aangegeven link, keert men terug naar het product.

De burger zal – indien hij/zij een e-mail adres heeft opgegeven – eveneens een bevestiging van deze aanvraag krijgen via e-mail met in deze mail een weergave van de korte inhoud van zijn/haar aanvraag. Niet enkel de burger krijgt een attendering via mail, maar ook de medewerker die deel uitmaakt van de groep dossierverantwoordelijken die is geselecteerd als ‘dossierverantwoordelijk’ voor dit product. Op deze manier zijn de personen of de dienst verantwoordelijk voor het verstrekken van de dienstverlening onmiddellijk op de hoogte gebracht van de aanvraag en kan de burger zo snel mogelijk geholpen worden.


57

Mogelijk stappenplan voor het van start gaan met uw digitaal sociaal huis

Hoe gaat uw bestuur nu het best van start om tot een volledig functioneel Digitaal Sociaal Huis te komen? We presenteren hier een mogelijk te volgen stappenplan dat als leidraad kan dienen voor de implementatie van uw Digitaal Sociaal Huis.

Stap 1 : Lijst van de beschikbare generieke producten doornemen Het lokaal bestuur (gemeente en ocmw) moeten beslissen : • welke productfiches uit (het menu van) de algemene productencatalogus zullen geactiveerd worden om een lokale beschrijving hieraan toe te voegen teneinde deze beschikbaar te stellen voor de inwoners van uw gemeente • uit deze lijst de organisatie, dienst (team), groep aanduiden die verantwoordelijk zal zijn voor de redactie van de lokale aanvullende beschrijvingen (toevoegen van specifieke informatie). Dit komt neer op het aanduiden van de rol van ‘productverantwoordelijke’ aan teams en groepen. • Per product bepalen wie verantwoordelijk zal zijn voor de afhandeling van een aanvraag die via de loketfunctie wordt geïnitieerd. Dit komt neer op het aanduiden van de rol van ‘dossierverantwoordelijke’ aan teams en groepen.

Stap 2 : Gebruikers en gebruikersgroepen vastleggen in het gebruikersbeheer Wanneer de vorige stap beëindigd is, weten we welke medewerkers welke rol zullen krijgen voor het gebruik van het DSH. Standaard zijn reeds drie basisgroepen (LDSH, PV en DV) per organisatie (OCMW, gemeente) aangemaakt. Medewerkers krijgen toegang tot het DSH door deze in het gebruikersbeheer aan te maken en toe te voegen aan één van de basisgroepen. Indien er bijkomende groepen aangemaakt moeten worden, kan dit eveneens in het gebruikersbeheer (http://gebruikersbeheer.vera.be). Het is de taak van de ICTverantwoordelijke (lokale beheerder) om deze acties te doen in het gebruikersbeheer. Vooreerst moeten echter alle gebruikers aangemaakt worden. Ook dit is een taak van de ICT-verantwoordelijke.


58

Stap 3 : Contactgegevens toevoegen aan organisaties, teams en eventueel groepen Deze actie moet eveneens via het gebruikersbeheer gedaan worden. Het is eveneens aangewezen dat dit door de ICT-verantwoordelijke gebeurd in overeenstemming met de betrokken diensten van gemeente en OCMW.

Stap 4 : Inloggen in het digitaal sociaal huis (intranet beheeromgeving) De aangewezen personen die de informatie in de productencatalogus van hun lokaal bestuur mogen beheren (redactie van de productfiches) , kunnen nu inloggen met hun e-mail adres en paswoord. Zij komen automatisch in de juiste rol op het DSH terecht met de juiste rechten voor het beheer ervan. http://intra.digitaalsociaalhuis.be

Stap 5 : Activeren van de productfiches (specifiek deel) De lokale DSH verantwoordelijke (LDSH) activeert de producten en wijst ze toe aan de juiste groep productverantwoordelijken die de generieke informatie verder zal verrijken met specifieke gegevens van de organisatie. Opgelet : de LDSH van de gemeente moet de producten van de gemeente activeren en toewijzen aan productverantwoordelijken van de gemeente, de LDSH van het OCMW doet hetzelfde voor de producten van het OCMW.

Stap 6 : Invullen van de specifieke informatie op de productfiches De productverantwoordelijken (PV) vullen de gegevens op hun toegewezen productfiches aan met : •

Specifieke informatie die toepasselijk is voor hun gemeente

•

Contactgegevens. Deze contactgegevens kunnen opgehaald worden uit het gebruikersbeheer waar ze slechts één maal dienen ingevoerd te worden (zie stap 3)

Stap 7 : Goedkeuring van de lokaal verrijkte productfiches Deze eindredactie gebeurd door de LDSH (lokale DSH verantwoordelijke van de organisatie).


59

Stap 8 : Publicatie van de goedgekeurde productfiches op de website Deze taak dient eveneens uitgevoerd te worden door de lokale DSH verantwoordelijke (LDSH).

Stap 9 : Doorgeven van de huisstijl van de website vh lokaal bestuur De basisvormgeving van de homepage van het DSH ligt vast. De specifieke grafische elementen (kleuren, illustraties) kunnen beperkt aangepast worden aan de bestaande huisstijl van de website vh lokaal bestuur. Deze aanpassingen gebeuren zowel op het invoergedeelte van het sociaal huis (specifiek deel) als op de publicatie kant (website). Volgende bestanden moeten aangeleverd worden: •

Een logo (afmetingen: 261 x 130 px)

•

Een banner (afm: 709 x 130 px)

•

Een css stylesheet met de gewenste kleuren (# ffffff formaat)

Deze stap kan ook al in de beginfase van het proces genomen worden. Voordeel van deze aanpassing is dat er een duidelijke huisstijl verschil zal zijn tussen enerzijds het generieke gedeelte (algemene stijl) en het specifieke, lokale gedeelte (met uw eigen lokale huisstijl). Zoals eerder vermeld in deze handleiding, kunnen besturen eveneens opteren voor een volledige integratie van de inhoud van het digitaal sociaal huis in de bestaande gemeentelijke en/of OCMW website (zie ook pp. 47-48).


Inleiding Rollen, toegangsrechten en groepen Rollen en toegangsrechten Groepen... 6

Recommend Documents