VNG t.a.v. dhr. B. Drewes Postbus 30435 2500 GK Den Haag
Inleiding In een extra Landelijk ICT Beraad op 12 juni is een inventarisatie gemaakt van thema’s die het vakgebied van de ICT direct of indirect raken en waar gemeenten aan werken of waarmee gemeenten in de komende periode geconfronteerd zullen worden. Aanleiding van de oriëntatie was een signaal van diverse deelnemers dat er met de komst van de Digitale Agenda 2020 (verder DA 2020) een risico zou kunnen bestaan dat men “in Den Haag vergeet met welke werkdruk gemeenten nu al te maken hebben”. Bij de deelnemers is namelijk de verwachting dat er met de DA 2020 weer een grotere hoeveelheid activiteiten/projecten op gemeenten afkomt dan men realistisch gesproken aan kan. Het risico werd kortweg genoteerd als “De Nieuwe Ballenbak”. Deze notitie is opgesteld met als doel om de uitkomsten van deze inventarisatie: ter informatie te delen met de VNG, het Consulterend Overleg en met de Commissie D&I in te brengen in de voorbereidingen op het Gemeentelijk Portfolio Overleg (GPO) in te brengen in de opzet van de VIAG Leergang Informatieprofessionals Lokale Overheid alsmede de toekomstige VIAG Academie.
Inventarisatie Om in beeld te krijgen over welke werkzaamheden we het dan zoal hebben, is de uitkomst van de inventarisatie van 12 juni geclusterd in 4 hoofdgroepen: Menskant (onderwerpen die een duidelijke sociaal menselijk HRM karakter hebben en aandacht hebben/krijgen van elke organisatie) Governance (onderwerpen die vooral bestuurlijke aandacht vereisen, vaak op landelijk niveau) Beleid (onderwerpen die in beleid zouden moeten zijn opgenomen en regionaal/lokaal aandacht hebben/krijgen) Projecten/Uitvoering (onderwerpen die actueel spelen of op afzienbare termijn gaan spelen en vooral aandacht hebben van de interne organisatie) De volgorde van de hoofdonderwerpen is bewust gekozen. De mens kant (personele aandachtspunten) komen veelal niet op de agenda om reden dat men impliciet aanneemt dat dit wel geregeld is. In de uitwerking wordt helder dat dit zeker niet voor alle onderwerpen op gaat.
Beperking Het doel van de inventarisatie (zie bijlage 1 voor het totaaloverzicht) is NIET een beschrijving of opsomming over de technisch/functioneel inhoudelijke aspecten, de risico’s en/of mogelijke bedreigingen per onderdeel. Het is puur een opsomming van activiteiten zoals die door de deelnemers van het ICT Beraad (daarin gesteund door hun achterban) in de operationele werkzaamheden wordt ervaren. Zou je per onderdeel uit de oriëntatie meer op de inhoud en bijvoorbeeld de risico’s willen inzoomen, dan zou er per activiteit een analyse moeten worden gemaakt van Financiën, Samenhang, Planning, Techniek, Beschikbaarheid, Betrokkenheid, Kennis, enz. enz. Dat overstijgt het doel van deze inventarisatie en is derhalve hier dus niet aan de orde.
1
De notitie beoogt ook NIET een opvolging te zijn van landelijk vastgestelde visies. Uiteraard liggen er onder de onderwerpen in Bijlage 1 relaties met een aantal landelijk vastgestelde wettelijke afspraken, beleidsrichtingen en bestuurlijke afspraken. Denk daarbij onder andere aan: Diverse wetgevingstrajecten Digitale Agenda 2020 (kern: een collectieve strategische agenda digitale dienstverlening en informatiebeleid 2020, auteur VNG) Visiebrief Digitale Overheid 2017 (kern: hoe dienstverlening door de overheid beter moet vorm krijgen, auteur ministerie BZK) Publicatie Overheidsbrede Dienstverlening 2020! (kern: 6 samenwerkende organisaties in de publieke overheidsdienstverlening hebben zich verbonden aan een uitvoeringsagenda om gezamenlijke ambities in dienstverlening in 2020 waar te maken, auteur VDP en aangesloten partijen). Eigen individuele gemeentelijke programma's.
Toelichting Hoofdgroepen Menskant Weinig kennis over de systemen. Een van de belangrijke succesfactoren voor de ICT is het gebruik van deze ICT in de gemeentelijke organisatie. Gemeenten investeren voor miljoenen aan hard- en software maar het gebruik is nog onvoldoende. Om hier iets aan te doen is het een idee om het Europees digitaal rijbewijs (ECDL) als kapstok te gaan gebruiken. Het stellen van een minimale eis aan de gebruikers (ambtenaren) lijkt legitiem. De eis is het slagen voor het ECDL. Wanneer de medewerker voor het eerst de test gaan doen komen er verbeterpunten uit waarmee in de vorm van opleidingen en e-learning scholing gegeven kan worden. Na bijscholing opnieuw op voor het rijbewijs en slagen. Daarnaast zijn er een aantal groepen waar meer van wordt vereist zoals bijvoorbeeld de groep secretariaten, die vragen om een specifieke benadering. Leeftijd van de ambtenaar De gemiddelde leeftijd van gemeentelijke medewerkers stijgt, dit is conform het regeringsbeleid, iedere Nederlander wordt geacht langer door te werken. Hier zijn echter consequenties aan verbonden. De werkdruk neemt niet af maar neemt eerder toe. Vernieuwing van het instrumentarium gaat steeds sneller. Dat betekent dat er hier aandacht voor nodig is in termen van opleiding als het gaat om het adapteren van de vernieuwingen. Tijdige instroming van personeel enerzijds om kennis overgedragen te krijgen en ingewerkt te worden is noodzakelijk. Anderzijds valt op dat de jongere generatie moeite heeft om in structuren te denken. Gemeentelijke processen zijn gestructureerd en dat is eveneens de werkwijze. Het invoeren van een model als Meester en Gezelle kan bij bovenstaande behulpzaam zijn. De rol van informatievoorziening Informatievoorziening gaat verder dan het bereik van de ICT afdeling. Feitelijk is informatievoorziening een aandachtsgebied dat alle gemeentelijke onderdelen raakt. De kwetsbaarheid van de organisatie en haar functioneren is naast financiën en menselijke kennis, steeds meer afhankelijk van de informatievoorziening met de daarin opgeslagen gegevens of informatie. Bekend zijn de voorbeelden van een systeemuitval waarbij na een uurtje alle medewerkers wel zo’ n beetje uitgepraat en “uit ge-opgeruimd” zijn. De ICT afdelingen binnen de gemeenten worden vaak verrast met opdrachten die al een veel langere bestuurlijke en/of beleidsmatige aanloopperiode kennen. Deze aanloopperiode voltrekt zich veelal buiten het zichtveld van deze gemeentelijke ICT-afdelingen om. Voorbereiding vind plaats bij een ministerie, de VNG/KING of in samenhang met andere “Landelijke gremia”. De rol van gemeenten. De huidige rolinvulling van gemeenten is nadrukkelijk onderhevig aan verandering. Een aantal gemeenten bereiden zich voor om te opereren als regiegemeente. Dat heeft consequenties op een groot aantal terreinen. Welke zijn dat precies, welke generieke aandachtspunten kunnen nu al worden uitgewerkt. Wat is de impact voor de professionals in de organisatie. Hoe wordt kennis geborgd.
2
Consumenten verwachtingspatroon. Steeds vaker zullen ingezetenen van gemeenten verwachten dat die gemeenten acteren als een BOL.com. Hoe reëel is dat en kunnen en willen gemeenten daaraan tegemoet komen? Veranderdruk Veranderdruk ontstaat niet alleen door het verwachtingspatroon van ingezetenen. Politieke druk speelt daarbij eveneens een rol. Dat leidt onder andere tot de wens naar technische ondersteuning. Hierbij is het van belang op te merken dat er aan de technische zijde ook beperkingen zijn. Al zou het maar zijn dat nog niet overal standaarden zijn in- en doorgevoerd.
Governance Dit is een hoofdonderwerp waar een groot aantal onderwerpen zijn ondergebracht. Ieder van deze onderwerpen is de moeite van het uitwerken waard. Waar het hier echter om gaat is de focus die nodig is om consistent management, samenhangend beleid te realiseren. De digitale agenda 2020 komt nadrukkelijk naar voren. Daarbij is het cruciaal om steeds weer de verbinding te hebben met voorgaande programma’s zoals het programma I-NUP. Hoewel dit programma is afgesloten is nog niet gerealiseerd wat nodig is.
Beleidsthema Waar Governance focust op samenhang en consistentie, gaan beleidsthema’s over het stellen van doelen, middelen en een tijdspad in onderlinge samenhang. Hieronder wordt verstaan het aangeven van de richting en de middelen om de gestelde doelen te realiseren. Nu zijn de onderwerpen die onder dit hoofdthema zijn samengebracht zeer divers maar daarmee niet minder relevant voor de uitvoeringspraktijk in de gemeenten. Aandacht voor deze onderwerpen vanuit de VNG en commissie Dienstverlening&Informatiebeleid is zeer gewenst. Ogenschijnlijk hebben de onderwerpen nauwelijks een onderling raakvlak. Samenwerking en werken in de keten hebben beide als randvoorwaarde dat uitwisseling mogelijk / noodzakelijk is. Dat wordt bereikt door de invoering van standaardisatie, zaakgericht werken is daar een voorbeeld van. Het uitbesteden van procesonderdelen vraagt om beleid op voorzieningen als cloud (data opslag elders soms ook processen) en saas (software as a service).
Voorzieningen en Projecten Deze titel is gekozen om aan te geven dat in de uitvoeringspraktijk een aantal voorzieningen noodzakelijk zijn om het werk uit te kunnen voeren. Soms zijn er nog projecten nodig om de voorzieningen te realiseren. Andere projecten zijn nodig om invulling te geven aan de beleidsthema’s. Een voorbeeld van een voorziening is de Digi-familie. Finaliseren van het programma BRP is cruciaal voor de moderne persoonsregistratie en de mogelijkheden die daaruit voorkomen voor ingezetenen en gemeenten. Governance en beleid zijn daarbij onontbeerlijk om de vermeende doelstellingen als minder kosten voor gemeenten en gedeelde processen te verwezenlijken. Voorzieningen en Projecten zijn een uitvloeisel van Governance en Beleidsthema’s. Juist in de uitvoeringspraktijk is een goed ingerichte Governance (op diverse niveaus) en Beleidsmatige aandacht zeer gewenst. Uiteraard leert dit overzicht dat er een enorme hoeveel projecten/thema’s speelt, dat de diversiteit enorm is, dat de verschillende punten ook in totaal verschillende stadia spelen, dat ze door hun diversiteit lastig te vergelijken zijn en tenslotte dat er een zeer gedifferentieerde aanpak en kennis nodig is om alles te aan te kunnen.
3
Overzicht Dit overzicht maakt duidelijk dat het voor de gemiddelde gemeente of I&A coördinator onmogelijk is om individueel alle ballen in de lucht te houden. Daar dringt de noodzaak tot slim samenwerken als gemeenten zich op, of tot externe inhuur (hetzij onderling en/of van commerciële partijen). Wat de inventarisatie ook zeker duidelijk maakt is dat er voortdurend een soort van actueel inzicht of overzicht nodig is. Als je namelijk een actueel overzicht hebt van wat er allemaal speelt, dan biedt het kansen tot het opstellen van prioriteiten cq. het goed bijhouden van prioriteiten. Prioriteiten die wettelijk, bestuurlijk, regionaal, individueel, financieel, beleidsmatig, beveiliging bewust, HRM of technologisch van aard zijn.
Wat leert het richting GPO Het (nog definitief te maken) GPO wordt dringend opgeroepen om: • in het mechanisme van inventarisatie en afweging, rekening te houden met datgene wat er aan projecten bij gemeenten loopt; • waar mogelijk en nodig aansluiting te zoeken bij één of meerdere activiteiten (de oplossingen die gemeenten aandragen zouden vooral moeten passen in het slim implementeren/uitvoeren van genoemde activiteiten); • de afwegingen of een project dwingend, dringend en adviserend aan gemeenten wordt voorgedragen, ook voortdurend te spiegelen aan de bovenstaande inventarisatie; • periodiek met de VIAG en GV’en in overleg te gaan over actualisatie van het overzicht.
Wat leert het richting VIAG Academie De VIAG Academie kan de inventarisatie gebruiken om: • inzichtelijk te tonen wat er zoal speelt; • in de Academie te werken aan kennis op gebied van projectmatig werken, projectbeheersing, slim samenwerken, prioriteren van projecten en daarbij passende keuzes; • hoe slim kan worden geacteerd op projecten die niet doorgaan of getemporiseerd worden (dat vereist m.i. ook speciale vaardigheden); • Het inzichtelijk maken via risicoanalyses van projecten die hoog dan wel laag kunnen scoren; • Hoe bestuurders/beleidsmedewerkers te overtuigen van wat wel en wat niet opgepakt wordt; • Hoe doet je dat samen? Slim verdelen van werk.
Tenslotte De deelnemers aan het Landelijk ICT Beraad roepen de VNG dringend op om rekening te houden met de inhoud en oproep in deze notitie. Anderzijds bieden de deelnemers en hun organisaties aan de VNG aan, dat zij mee willen denken en hun expertise aanbieden in het verder uitwerken en implementeren van de Digitale Agenda 2020.
Utrecht, 17 september 2015, Namens het Landelijk ICT Beraad,
Arend van Beek, voorzitter
Wicher Venema, secretaris
4
Bijlage 1. Inventarisatie Menskant o Consumenten gedrag verwachtingspatroon gemeente als BOL.com o Governance in brede zin o Kennis / omgaan met/personeelsbeleid (voldoen aan Europees rijbewijs) o Leeftijd van de ambtenaar stijgt o Moderne werkplek/ Mobiel o Rol van gemeenten o Rol van Informatievoorziening / wethouder? o Te weinig kennis over de systemen o Verander druk (Technische beperking) o Vergrijzing verjonging o Volgende generatie kan moeilijk in structuren denken. Rol van gemeenten Governance o Aandacht Bestuur vasthouden op themagebied Informatiebeleid o Digitale agenda 2020 o Harmonisatie wetgeving (bijv. BRP/Archief RO) o Informatiebeveiliging o Ketensamenwerking (ketenprocessen als gevolg van samenwerkingsinitiatieven) o Leveranciersmanagement/Opdrachtgeverschap (Verlengd lokaal bestuur) o Lokale economie / ondernemersdienstverlening o Omgevingswet o Open Data o Procesonderdelen uitbesteden (Inrichting van de gemeente zoals bijv. Regiegemeente/Cloud/SAAS) o Project en programmamanagement voeren en prioriteren van projecten o Release management (m.b.t. leveranciers maar ook intern bij gemeenten) o Risico financierbaarheid o Rol van de gemeente in bestuurlijk proces Inf. o Samenwerking van organisaties/ herindeling (is immers breder dan ict) o Sociaal domein (ISD) o Veranderdruk door wetgeving, technologie, samenleving Beleidsthema o Big DATA o Cloudtechnologie o Ex ante en ex post beleidsevaluatie (meetbaar maken effecten van beleidsveranderingen op alle terreinen) o Gegevensknooppunten/Gegevensarchitectuur o Gegevensmanagement (Binnengemeentelijk) o Ketensamenwerking (ketenprocessen) o Opdrachtgeverschap o Privacy/Beveiliging o Procesonderdelen uitbesteden (Inrichting van de gemeente zoals Regiegemeenten/Cloud/SAAS) o Rol informatiebeleid o Samenwerking van organisaties/ herindeling (Is breder dan ict) o Toenemende complexiteit en beheer koppelvlakken en samenhang (gezamenlijk oplossing naar collectieve voorziening) o Verander druk (Technische beperking) o Werken onder architectuur o Zaakgericht werken (anders werken, effecten voor personeel)
5
Voorzieningen en projecten o Archivering / e-depots o Audits o Authenticatie o Basisregistraties (m.n. BRP, NHR, BRK, LV WOZ, BAG) o BRP (als registratie maar ook als centrale voorziening en decentrale modules) o Digifamilie (Digi-Poort, Digi-Koppeling, Digi-Melding) o Digitale agenda 2020 o Doorontwikkeling berichtenbox Mijn Overheid o eFacturatie o Gegevensknooppunten o Gegevensmanagement (Binnengemeentelijk) o Informatiebeveiliging o Licenties (Aflopende licenties) o Moderne werkplek/ Mobiel o Ondernemingsdossier o Privacy o Release management (Leveranciers, Gemeenten) o Samenwerking van organisaties/ herindeling (breder dan ict) o Sociaal domein (ISD en proces) o Zaakgericht werken (anders werken, effecten voor personeel)
6
