Inleiding Inhoud Bijlagen

Het werkoverleg

Oktober 2010

Het werkoverleg

Inleiding Communicatie is hét sleutelbegrip als het gaat om goed werkgeverschap. Medewerkers hebben informatie nodig om hun werk goed uit te kunnen voeren. Ook hebben ze behoefte aan informatie over zaken die spelen binnen het bedrijf in het algemeen en over de behaalde bedrijfsresultaten. Zo moeten medewerkers op tijd op de hoogte gebracht worden van nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er een besluit wordt genomen om de werkzaamheden uit te breiden. Hierdoor wordt de betrokkenheid en de verantwoordelijkheid vergroot en daarmee de motivatie. Ook is het belangrijk dat de leidinggevende weet wat er leeft op de werkvloer en bij de individuele medewerker. Naast de informele communicatie – het praatje bij de koffieautomaat en in de wandelgangen – zijn er enkele formele communicatievormen. Een belangrijke en bekende vorm is het werkoverleg. Vrijwel iedereen weet wat het is, maar een werkoverleg invoeren en een werkoverleg houden is niet altijd even gemakkelijk. Daarom krijgt u tips waar u op moet letten bij de invoering van het werkoverleg en bij het daadwerkelijk houden van een werkoverleg. Naast de vele tips vindt u in de bijlage zowel uitgewerkte voorbeelden als sjablonen voor een agenda en verschillende vormen van verslaglegging. Ook treft u een quickscan (zie bijlage 1) aan. Dit is een instrument dat snel inzicht geeft in de manier waarop u het werkoverleg aanpakt: wat gaat goed en waar zitten de verbeterpunten? Wanneer u de test door alle medewerkers die bij het werkoverleg betrokken zijn laat invullen, dan heeft u een goede analyse van het werkoverleg binnen uw bedrijf. Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................................... 2 1.Werkoverleg ......................................................................................................................................................... 3 1.1 Wat is een werkbespreking?................................................................................................................. 3 1.2 Wat is werkoverleg ............................................................................................................................... 3 1.3 Waarom werkoverleg ............................................................................................................................ 4 1.4 Het invoeren van werkoverleg .............................................................................................................. 4 1.5 Wat is de inhoud van het werkoverleg? ................................................................................................ 4 1.6 Deelnemers aan het werkoverleg ......................................................................................................... 6 2. Werkoverleg in de praktijk ................................................................................................................................... 7 2.1 Voorbereidingen ................................................................................................................................... 7 2.2 Tijdens het overleg ............................................................................................................................... 7 2.3 Na het overleg ...................................................................................................................................... 7 2.4 Verslaglegging / notulen ....................................................................................................................... 7 3. Tips en trucs werkoverleg .................................................................................................................................... 8 Bijlagen Bijlage 1 - QuickScan werkoverleg ......................................................................................................................... 9 Bijlage 2 - Voorbeeld agenda werkoverleg ........................................................................................................... 12 Bijlage 3: Voorbeeld actiepuntenlijst werkoverleg ......................................................................................... 13 Bijlage 4: Voorbeeld besluitenlijst werkoverleg.............................................................................................. 14 Bijlage 5: Voorbeeld verslag werkoverleg...................................................................................................... 15

*) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.

2

Oktober 2010

Het werkoverleg

1. Werkoverleg De termen werkoverleg en werkbespreking worden nogal eens met elkaar vergeleken, maar er is wel degelijk verschil tussen beide. Wat dit verschil is wordt uitgelegd, evenals de vraag waarom het belangrijk is om werkoverleg te houden. Daarnaast worden nog aanwijzingen gegeven voor het invoeren van werkoverleg en komt de inhoud van het werkoverleg aan de orde. 1.1 Wat is een werkbespreking? Een werkbespreking is geen werkoverleg. Een werkbespreking is een overleg over het werk tussen leidinggevende en medewerkers, maar ook medewerkers onderling en gaat over het te verrichten werk op korte termijn. Een werkbespreking heeft een instructief karakter. Het doel van een werkbespreking is meer afstemming en planning van de dagelijkse of wekelijkse werkzaamheden en het oplossen van problemen. Denk bijvoorbeeld aan werkplanning, taakverdeling, afwijkende bestellingen van klanten, nieuwe producten, vakanties of het inwerken van nieuwe collega’s. De frequentie van de werkbespreking is meestal hoger dan die van een werkoverleg (dagelijks of wekelijks). 1.2

Wat is werkoverleg

Werkoverleg is een regelmatig¹, gestructureerd² overleg tussen werkgever (of leidinggevende) en medewerkers. In het werkoverleg worden informatie en meningen uitgewisseld over alle aangelegenheden³ die het werk en de werksituatie betreffen. Het gaat bij werkoverleg om wederzijds informeren. Een werkoverleg is dus meer dan een werkinstructie of een werkbespreking.1 ¹ Werkoverleg dient geregeld plaats te vinden. Maak in het bedrijf afspraken over hoe vaak dit overleg plaatsvindt. Er dient een zekere regelmaat te zijn, bijvoorbeeld maandelijks, tweemaandelijks of eens per kwartaal. Veelal wordt dit vastgelegd op een bepaald tijdstip. Dit heeft als voordeel dat het niet ‘vergeten’ of ‘even uitgesteld wordt omdat het net niet uitkomt’. ² Werkoverleg moet gestructureerd zijn. Dat wil zeggen: - dat er vooraf is nagedacht over de onderwerpen die besproken worden - dat er een bepaalde vergaderorde is - dat bekend is wat er met de besluiten van het overleg gedaan wordt - dat de deelnemers aan het werkoverleg van tevoren een agenda hebben ontvangen, zodat ieder zich op het overleg kan voorbereiden - dat er een verslag wordt gemaakt, waarin op zijn minst de besluiten staan en ook aangegeven wordt wie daarop actie moet ondernemen. ³ Zie paragraaf 1.5 Werkoverleg moet een tweezijdig karakter hebben. Dit wil zeggen dat zowel de werkgever als de medewerkers actief deelnemen aan het overleg en dat de informatie en de opvattingen die de medewerkers inbrengen evenveel waardering krijgen als de informatie en de opvattingen van de werkgever. Werkoverleg met een éénzijdig karakter is niet meer dan een werkinstructie. Bij dit tweezijdige karakter ligt vaak de moeilijkheid bij het tot stand brengen van een werkoverleg, waarin dus ook de invloed van de medewerker op het werk tot zijn recht komt. Het vraagt een cultuurverandering in het bedrijf om niet alleen met ‘opdrachten naar beneden’ te werken, maar ook signalen ‘van onderaf’ op te pikken en er daadwerkelijk wat mee te doen.

Bron; www.encyclo.nl *) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien. 1

3

Oktober 2010

Het werkoverleg

1.3 Waarom werkoverleg Het doel van werkoverleg is het informeren van medewerkers, ze de mogelijkheid te geven invloed uit te oefenen op de werksituatie, ze te betrekken bij de bedrijfsvoering en daardoor te motiveren. Door het houden van werkoverleg krijgen alle medewerkers dezelfde informatie op dezelfde manier. Er is tijd om stil te staan bij bepaalde onderwerpen en rustig te overleggen, zonder gestoord te worden. Werkoverleg heeft enerzijds zakelijke redenen (bijvoorbeeld besluiten over verbeteringen binnen het bedrijf) en anderzijds sociale redenen (bijvoorbeeld tegemoet komen aan de informatiebehoefte en het kunnen uiten van een mening). 1.4 Het invoeren van werkoverleg Werkoverleg van de één op de andere dag invoeren is moeilijk. Medewerkers zijn er niet aan gewend en misschien is het ook wel onduidelijk wat nu precies de bedoeling is. Daarom is het goed om ‘rustig’ te beginnen, bijvoorbeeld met een ‘verlengde koffiepauze’. U zou een vel papier in de kantine op kunnen hangen, waarop de medewerkers mogelijke gespreksonderwerpen aan kunnen geven. Vervolgens kan het werkoverleg steeds meer gestructureerd worden. Er is een aantal zaken waarmee u rekening moet houden bij de invoering van een werkoverleg: •

•

•

•

•

1.5

Denk na over de aanpak van het werkoverleg, bijvoorbeeld: - hoe vaak vindt het overleg plaats (let op regelmaat)? - hoe gaat u een werkoverleg voorbereiden? - wat is de samenstelling van de groep? - welke (vaste) onderwerpen stelt u aan de orde? (zie ook paragraaf 1.5) - hoe ziet de verslaglegging eruit en wie verzorgt dit? - is er een geschikte ruimte binnen het bedrijf om een werkoverleg te houden? - etc. Zie ook hoofdstuk 2 voor meer informatie over werkoverleg in de praktijk Bij de invoering van werkoverleg is het belangrijk dat u de medewerkers invloed wilt geven. Daarbij gaat het zowel om het inbrengen van ideeën en voorstellen als om besluitvorming. Als dit niet mogelijk is bij een bepaald onderwerp, leg dan uit waarom dat zo is. Aan de andere kant mag u van de medewerkers verwachten dat zij bereid zijn actief deel te nemen aan het werkoverleg. Werkoverleg vindt plaats tussen leidinggevende en alle directe medewerkers. Binnen bedrijven met meer personeel en meerdere hiërarchische lagen heeft het de voorkeur om per afdeling een werkoverleg te organiseren. Iedere leidinggevende houdt op zijn beurt een werkoverleg met collega’s en chef. Op deze manier vindt er een verticale ‘doorsluizing’ van beneden naar boven plaats en omgekeerd. Het is belangrijk dat binnen het hele bedrijf voor iedereen duidelijk is wat een werkoverleg is en kan betekenen voor de onderneming. Werkoverleg als middel om met elkaar te communiceren moet onderdeel van de bedrijfscultuur worden. Zowel directie als leidinggevenden en uitvoerende medewerkers moeten achter het werkoverleg staan. Als de directie niet wil en de werkvloer wel, dan is er grote kans dat verbeteringsvoorstellen van de werkvloer niet worden uitgevoerd en verdwijnt de motivatie bij de medewerkers. Als de directie wel wil maar de werkvloer niet, dan zal een werkoverleg zonder resultaten blijven. Daarom is het van belang dat bij invoering van een werkoverleg direct resultaten zichtbaar zijn, zodat de motivatie om daaraan actief deel te blijven nemen toeneemt. De voorzitter van het werkoverleg speelt een cruciale rol om het werkoverleg tot een succes te maken. Voorzitterschap vereist dat u boven de groep kunt staan en veel hangt dan ook af van de leidinggevende capaciteiten. Het is verstandig dat, zeker in de opstartfase van het werkoverleg, begeleiding vanuit het eigen bedrijf (bijvoorbeeld P&O) of een extern bedrijf (bijvoorbeeld een extern bureau als LTO Noord Advies) wordt gegeven. Eventueel kan scholing gevolgd worden op dit onderdeel. Wat is de inhoud van het werkoverleg?

Werkoverleg gaat over alle aangelegenheden die het werk en de werksituatie betreffen. Dit betekent dat er in principe geen enkel onderwerp is dat niet besproken kan worden, tenzij het gaat om persoonlijke, individuele zaken of onenigheid tussen mensen onderling of tussen chef en medewerker. In het werkoverleg worden langere termijn zaken besproken. Onderwerpen die aan de orde kunnen komen in het werkoverleg zijn: *) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.

4

Oktober 2010

Het werkoverleg

Werkomstandigheden - Werksfeer en onderlinge verhoudingen (let op: onenigheid tussen mensen onderling of tussen chef en medewerker worden niet in een werkoverleg aan de orde gesteld) - Verbouwing en/of aanpassingen - Arbeidsomstandigheden (veiligheid, gezondheid, welzijn, d.w.z. dat het werk niet ongezond mag zijn, veilig moet zijn en dat de werknemers zich er zo prettig mogelijk bij voelen. Concreet valt bijvoorbeeld te denken aan fysieke belasting, werkplekinrichting, persoonlijke beschermingsmiddelen, werken rusttijden, ervaren werkdruk, temperatuur, etc) - Hygiëne - Rookbeleid - Ziekteverzuimbeleid De inhoud van het werk - Functie en taakverdeling - Verantwoordelijkheden - Hoeveelheid werk en de kwaliteit van het werk - Afwisseling in het werk De organisatie van het werk - Werkmethoden - Overwerk - Arbeidsproductiviteit (sluiten planning en uitvoering op elkaar aan?) - Logistieke processen - Personeelsplanning - Regelingen, procedures, afspraken, etc. Technische middelen - Apparatuur - Machineonderhoud, machineopstelling Belangrijke ontwikkelingen in het bedrijf - Informatie over bedrijfsresultaten en bedrijfsproblemen - Resultaten van de productie - Jaarplan - Doelstelling van het bedrijf c.q. de afdeling - Notulen van de OR vergaderingen (> 50 medewerkers) Personele aspecten - Opleiding en training (nu en toekomst) - Werktijden - Ziekte - Vakantie - Regeling voor overwerk - (Invoering) bedrijfsreglement - Personeelsfeest

Tip: Als gestart wordt met werkoverleg, begin dan niet met de meest moeilijke onderwerpen. Gezien de herkenbaarheid lenen vooral arbeidsomstandigheden en de voortgang van het werk zich goed als agendapunt voor het werkoverleg. Inventariseer de tekortkomingen en ga daarmee aan de slag. Benoem echter ook de punten die goed geregeld zijn. *) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.

5

Oktober 2010

Het werkoverleg

1.6 Deelnemers aan het werkoverleg Het werkoverleg is in feite bedoeld voor alle medewerkers binnen het bedrijf. Het werkoverleg kan met alle medewerkers tegelijkertijd worden gehouden, maar vaak wordt ook de keuze gemaakt – zeker in de grotere bedrijven - om verschillende overleggen te organiseren. Er wordt dan bijvoorbeeld per afdeling een overleg gehouden en de leidinggevenden en directie vergaderen met elkaar. Belangrijk is dan dat leidinggevenden bepaalde punten uit het afdelingsoverleg meenemen naar het overleg tussen leidinggevenden en directie. Andersom geldt natuurlijk ook dat leidinggevenden relevante zaken uit hun overleg terug moeten koppelen naar het afdelingsoverleg. Het is de vraag of scholieren en uitzendkrachten ook bij het overleg betrokken moeten worden. Dit is een lastige vraag, aangezien voor zowel deelname als voor geen deelname wel iets te zeggen valt. Het belangrijkste is dat scholieren en uitzendkrachten goed geïnformeerd moeten worden over voor hen relevante zaken. Als het werkoverleg daaraan bijdraagt, dan moet deze groep daar ook bij betrokken worden. In de praktijk blijkt dat bedrijven er op verschillende manieren mee omgaan. Bedrijven die ervoor kiezen om alle medewerkers bij het werkoverleg te betrekken, dus ook scholieren en uitzendkrachten, vinden niet alleen de informatievoorziening belangrijk, maar geven ook aan dat scholieren en uitzendkrachten als ‘buitenstaander’ met een frisse blik naar het werk en het bedrijf kijken en daar iets van kunnen leren. Dan zijn er natuurlijk ook nog de buitenlandse uitzendkrachten, zoals Polen. Door de taalbarrière wordt deze groep vaak niet betrokken bij het werkoverleg. Individueel contact met deze mensen kan ertoe leiden dat ze punten naar voren brengen die meegenomen kunnen worden in het werkoverleg. Andersom is het ook verstandig om relevante punten uit het werkoverleg terug te koppelen.


6

Oktober 2010

Het werkoverleg

2 Werkoverleg in de praktijk In dit hoofdstuk wordt ingegaan op zaken waar u – als voorzitter – voorafgaand, tijdens en na het overleg rekening mee moet houden. 2.1

Voorbereidingen • • • • • • •

2.2

Tijdens het overleg • • • • • • • • • •

2.3

Leg het doel van het overleg uit (dit geldt natuurlijk met name bij de start van het werkoverleg). Spreek uit wat van de deelnemers wordt verwacht, zoals respect voor elkaars mening, een bijdrage van iedereen en dergelijke (dit geldt natuurlijk met name bij de start van het werkoverleg). Verstrek informatie, leid het gesprek / discussie, laat iedereen aan het woord komen en behoud de leiding. Bij elk overleg dient er door één persoon genotuleerd te worden. Dit is iemand anders dan de voorzitter. Vraag aan het begin of er nog nagekomen agendapunten zijn en zet deze op de agenda. Het is ook mogelijk dat er tijdens het overleg alsnog een onderwerp wordt ingebracht. Houdt u aan de agenda en beslis of het punt later in het overleg nog aan de orde kan komen en anders tijdens een volgend overleg. Bespreek de notulen van het vorige overleg (er wordt teruggekomen op vorige afspraken en ruimte gegeven voor opmerkingen). Sluit ieder agendapunt af door het kort samen te vatten en afspraken te herhalen. Wees concreet in afspraken: wie doet wat en wanneer? Iedereen moet ruimte krijgen om een bijdrage te leveren (een actieve houding moet door iedereen gestimuleerd worden, men moet naar elkaar luisteren en niet elkaar persoonlijk aanvallen). Houd een rondvraag. Stel de datum van het volgende overleg vast. Na het overleg

• • • • • • 2.4

Spreek datum en tijdstip af en zorg voor een geschikte ruimte. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte wordt gesteld van het a.s. werkoverleg en inventariseer onderwerpen bij de medewerkers. Maak een agenda. Plan niet teveel onderwerpen voor één overleg (voorbeeld zie bijlage 2). Verspreid de agenda vooraf. Deel indien nodig extra informatie uit bij de agenda. Zorg dat er tijdens het overleg niet onnodig gestoord wordt. Nodig eventueel een gastspreker uit. Zorg voor eventuele hulpmiddelen, zoals een beamer, overheadprojector of flip-over en test deze van tevoren.

Bespreek met de notulist wanneer de notulen klaar zijn. Controleer de inhoud van de notulen voor deze verspreid worden. Verspreid de notulen zo snel mogelijk onder de medewerkers, denk ook aan degenen die niet aanwezig waren. Kom zelf alle gemaakte afspraken na en spreek anderen aan op gemaakte afspraken. Check wat iedereen van het overleg vond. Bedenk welke onderwerpen de volgende keer terug moeten komen en bedenk nieuwe onderwerpen (bijv. door medewerkers aangeleverde onderwerpen). Verslaglegging / notulen

Voor het goed functioneren van het werkoverleg is goede verslaglegging belangrijk. De notulist maakt van het overleg een verslaglegging ofwel notulen. Er zijn drie mogelijkheden: 1. Een actiepuntenlijst In een actiepuntenlijst worden alleen de actiepunten opgenomen die tijdens het werkoverleg zijn genoemd. In de lijst staat wat de actie is, door wie de actie wordt uitgevoerd en voor welke datum (zie bijlage 3). *) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.

7

Oktober 2010

Het werkoverleg

2. Een besluitenlijst Alleen de besluiten die worden genomen worden genoemd. Omdat aan een besluit ook vaak een actie is gekoppeld, is de actielijst in de besluitenlijst verwerkt (zie bijlage 4). 3. Een verslag De opmaak van het verslag ziet er hetzelfde uit als de besluitenlijst, met dit verschil dat van de verschillende agendapunten verslag wordt gedaan en indien van toepassing de verschillende standpunten worden vermeld. De actiepunten kunnen worden samengevat door ze op een rijtje te zetten in een actiepuntenlijst. Deze lijst wordt dan als bijlage meegezonden met de rest van het verslag (zie bijlage 5). De notulen moeten zo snel mogelijk na het overleg worden verspreid omdat: - Het werkoverleg dan nog vers in het geheugen ligt; - Eventuele afwezigen snel op de hoogte moeten worden gebracht van het overleg; - Deelnemers die actie moeten ondernemen snel geïnformeerd moeten worden en tijdens het overleg niet/weinig hoeven te schrijven.

3

Tips en trucs werkoverleg •

• • • • • • • • • • • • • • •

Breng regelmaat aan in de frequentie waarin het werkoverleg gehouden wordt. Neem een vast tijdstip, bijvoorbeeld iedere eerste maandag van het kwartaal. Vaak wordt de factor tijd als excuus aangedragen om geen werkoverleg te houden. Door regelmaat aan te brengen in de frequentie, kan dit excuus minder snel gebruikt worden. Nodig medewerkers uit om hun onderwerpen door te geven, bijvoorbeeld door een vel papier in de kantine op te hangen. Behandel niet teveel onderwerpen in één werkoverleg. Beter vaker een kort overleg dan één keer een erg lang overleg. Het streven moet zijn om het werkoverleg maximaal een uur te laten duren. Bespreek belangrijke onderwerpen eerst. Naarmate een overleg langer duurt, zijn mensen minder oplettend. Houdt u aan de agendapunten. Op het moment dat een ander onderwerp wordt ingebracht, bekijk dan of er nog ruimte is om dit later in het overleg te bespreken. Is deze ruimte er niet, neem het punt dan mee naar een volgend overleg. Vermijd moeilijke onderwerpen niet! Wanneer u werkoverleg invoert op uw bedrijf, begin dan de eerste keer echter met de iets lichtere en makkelijkere onderwerpen. Kom terug op afspraken die in het laatste werkoverleg zijn gemaakt en check of iedereen zich aan de afspraken heeft gehouden. Besteed naast aandacht voor zaken die niet goed lopen, ook tijd aan zaken die wel goed lopen! Houd aan het einde van het overleg een rondvraag. Bij deze ronde kan iedereen op- of aanmerkingen maken, (korte) vragen stellen of onderwerpen opgeven voor het volgende werkoverleg. Bij de rondvraag kan iedereen afzonderlijk aangeven of hij/zij nog punten heeft. Zet afspraken die tijdens het overleg zijn gemaakt op papier. Als het werkoverleg niet goed van de grond komt, is het mogelijk om het overleg tijdelijk door een adviseur (intern of extern) te laten begeleiden. Een deskundige of gastspreker kan worden uitgenodigd. De inbreng van een deskundige kan een nieuw en wellicht interessant inzicht leveren op een bepaald onderwerp. Het voorzitterschap kunt u laten rouleren. Vraag feedback van de deelnemers over het werkoverleg. Bedenk alvast vergaderpunten voor het volgende overleg, zodat u niet een week voor de volgende vergadering punten moet bedenken. Vlak na een overleg is het vaak nog helder waar de behoefte ligt bij de werknemers. Leg het verslag in de kantine en laat iedereen het verslag ondertekenen na het gelezen te hebben. Nadat iedereen het verslag gelezen en ondertekend heeft, kan het verslag in een map gestopt worden met alle verslagen van het werkoverleg. Uiteraard is deze map voor iedereen toegankelijk.


8

Oktober 2010

Het werkoverleg

Bijlage 1 - QuickScan werkoverleg Met deze quickscan kunt u snel achterhalen op welke punten uw werkoverleg verbetering behoeft. In de quickscan die u op de volgende pagina’s aantreft ziet u uitspraken over het werkoverleg. U kunt met een cijfer (1 – 10) aangeven in hoeverre het werkoverleg binnen uw bedrijf overeenstemt met deze uitspraken. De uitspraken zijn verdeeld in vier categorieën: per categorie telt u de cijfers bij elkaar op en deelt de uitkomst door het aantal uitspraken. Zo heeft u het gemiddelde van elke rubriek. Het kan zijn dat bepaalde uitspraken niet op uw bedrijf van toepassing zijn. U geeft dan geen cijfer op de bewuste uitspraak en deelt de uitkomst door minder uitspraken. Uw bedrijf haalt het meest uit deze quickscan als iedere medewerker het formulier eerst voor zichzelf invult. Vervolgens worden de gemiddelden van iedereen bij elkaar opgeteld en worden deze ook weer gemiddeld. U kunt met deze quickscan: -

zien hoe de afdeling in zijn totaliteit het werkoverleg ervaart en wat de verbeterpunten zijn. zien hoe de afzonderlijke deelnemers het werkoverleg waarderen

Vervolgens kan besloten worden op welke wijze het werkoverleg verbeterd kan worden. Wees bij het invullen van de quickscan eerlijk tegenover u zelf en tegenover het team.


9

Oktober 2010

De vergaderprocedure

Het werkoverleg

Geef een schoolcijfer van 1 – 10

1. De vergadering begint altijd op tijd

________

2. Er is een duidelijke agenda

________

3. Iedereen bereidt zich goed voor

________

4. Iedereen heeft de juiste stukken bij zich (notulen, beleidsstukken, etc.)

________

5. Visuele hulpmiddelen zijn aanwezig en worden gebruikt

________

6. De voorzitter zorgt ervoor dat de vergadering niet onderbroken wordt

________

7. Alle medewerkers zijn regelmatig aanwezig op het overleg

________

8. Het werkoverleg wordt regelmatig gehouden, minimaal ….. per ……. (aanpassen aan interne afspraken hierover)

________

9. Het werkoverleg wordt binnen de afgesproken tijd afgerond

________

10.Van ieder werkoverleg worden notulen gemaakt en deze worden tijdig verspreid

________

Het vergaderproces


1. Iedereen krijgt de gelegenheid om zijn zegje te doen

________

2. De onderwerpen gaan iedereen aan

________

3. De voorzitter vat regelmatig samen wat er gezegd is en zorgt ervoor dat de rode draad vastgehouden wordt.

________

4. Verschil van mening, visie en inzicht wordt gerespecteerd

________

5. Wij zien onderhandelen als strategie om er samen uit te komen

________

6. De sfeer is open en veilig; ik durf te zeggen wat ik vind

________

7. Er wordt in de vergadering ook gelachen, er is plaats voor humor

________

8. Iedereen wordt gestimuleerd om actief deel te nemen

________

9. Er wordt op constructieve wijze feedback gegeven aan elkaar

________

10.Wij kunnen goed met conflicten omgaan

________

De besluitvorming

Geef een


10

Oktober 2010

Het werkoverleg

schoolcijfer van 1 – 10 1. Er wordt niet teruggekomen op eenmaal genomen besluiten

________

2. Er worden concrete afspraken gemaakt: wie, wat, en wanneer

________

3. Afspraken worden nagekomen

________

4. De wijze van besluitvorming wordt per agendapunt toegelicht

________

5. Het is duidelijk en acceptabel waarover het team kan meebeslissen en waarover het team geïnformeerd wordt

________

6. Het is voor iedereen duidelijk wat het besluit inhoudt

________

7. Wij zijn daadkrachtig in onze besluitvorming

________

8. We hebben voldoende informatie om een besluit te kunnen nemen

________

9. Iedereen is bereid om actiepunten op zich te nemen

________

10. Er worden verschillende besluitvormingsmethoden gebruikt; stemmen, consensus, autoriteitsbeslissing

________

De inhoud


1. In de vergadering worden standpunten en visies uitgewisseld

________

2. Wij evalueren regelmatig onze wijze van vergaderen

________

3. De vergaderpunten zijn voor alle deelnemers zinvol, iedereen kan meepraten

________

4. De vergadering gaat over lopende zaken, voortgang van het werk

________

5. Er wordt gesproken over beleid, arbeidsomstandigheden, nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied, samenwerking en collegialiteit

________

6. Alle medewerkers brengen agendapunten in

________

7. Afwezigen stellen zich middels de notulen op de hoogte van de genomen besluiten

________

8. De leidinggevende brengt zaken uit het werkoverleg in op een hoger niveau

________

9. De leidinggevende geeft voldoende informatie door uit het naast hoger niveau

________

10. Ik ben tevreden over de wijze waarop ons werkoverleg gaat

________

Staat achter elke uitspraak een cijfer? Tel per groep alle cijfers bij elkaar op en deel dat getal door 10 of door het aantal maal dat u een cijfer gaf. U heeft dan het gemiddelde cijfer. *) Dit document is met grote zorg samengesteld. Desondanks aanvaarden wij geen enkele aansprakelijkheid die uit het gebruik van dit document zou kunnen voortvloeien.

11

Oktober 2010

Het werkoverleg

Bijlage 2 - Voorbeeld agenda werkoverleg

AGENDA Betreft: Datum: Tijd: Plaats: Voorzitter:

Werkoverleg kwekerij De Chrysant 31 mei 2010 10.00 uur Kantine kwekerij De Chrysant I, De Naaldweg 1 Leo

1.

Opening

2.

Besluitenlijst werkoverleg 28 februari 2010

3.

Rookbeleid

4.

Werkdruk

5.

Personeelsuitje

6.

Rondvraag

7.

Vaststellen volgend werkoverleg

8.

Sluiting


12

Oktober 2010

Bijlage 3:

Het werkoverleg

Voorbeeld actiepuntenlijst werkoverleg

ACTIEPUNTENLIJST WERKOVERLEG KWEKERIJ DE CHRYSANT I Datum Plaats Aanwezig Afwezig

31 mei 2010 Kwekerij De Chrysant I, Naaldweg 1 Leo, Wim, Klaas, Robert, Peter, Margreet, Monique, Eddy, Sylvia, Esther, Marieke, Bram Gerard

Onderwerp

Actie

Wie is Wanneer gereed verantwoordelijk

Rookbeleid

Opgave voor werkgroep rookbeleid.

Iedereen

16 juni 2010

Rookbeleid

De werkgroep maakt een concept rookbeleid.

Leo

30 augustus 2010

Werkdruk

Inhuren extra uitzendkrachten: drie voor Leo afdeling A en twee voor afdeling B.

9 juni 2010

Personeelsuitje

Organiseren personeelsuitje.

23 september 2010

Bram en Monique


13

Oktober 2010

Bijlage 4:

Het werkoverleg

Voorbeeld besluitenlijst werkoverleg

BESLUITENLIJST WERKOVERLEG KWEKERIJ DE CHRYSANT I Datum Plaats Aanwezig:


Afwezig:

actie door:

AGENDAPUNT

VERSLAG

3.

Rookbeleid Besloten is een werkgroep samen te stellen voor het maken van een concept rookbeleid. Leo Allen maakt in ieder geval onderdeel uit van de werkgroep. Daarnaast worden minimaal twee en maximaal vier medewerkers gezocht als deelnemers, bij voorkeur enkele rokers en enkele nietrokers. Opgeven kan tot en met 16 juni bij Leo. Het concept rookbeleid wordt tijdens het volgende werkoverleg besproken. Leo

4.

Werkdruk Er worden extra uitzendkrachten ingehuurd voor de zomerperiode: drie voor afdeling A en twee Leo voor afdeling B. Leo neemt contact op met AB-service

5.

Personeelsuitje Het jaarlijkse personeelsuitje wordt gehouden op 23 september 2010. Het uitje begint om 14.00 Bram uur en eindigt om circa 21.00 uur. Bram en Monique willen het personeelsuitje dit keer graag Monique organiseren. Het programma bevat een formele en informele activiteit.

7.

Vaststellen volgende vergadering Het volgend werkoverleg staat gepland op donderdag 31 augustus 2010 om 10.00 uur


14

Oktober 2010

Bijlage 5:

Het werkoverleg

Voorbeeld verslag werkoverleg

VERSLAG WERKOVERLEG KWEKERIJ DE CHRYSANT I Datum Plaats Aanwezig:


Afwezig: AGENDA PUNT 1. 2. 3.

4.

5.

6. 7. 8.

VERSLAG Opening Leo opent het werkoverleg. Verslag werkoverleg 28 februari 2010 Leo neemt het verslag door. Er wordt nog kort stilgestaan bij de actiepunten. Deze zijn door iedereen uitgevoerd. Rookbeleid Eén van de actiepunten uit de onlangs gehouden RI&E (risico-inventarisatie en evaluatie) is het opstellen van een rookbeleid. Er wordt al een voorstel gedaan: het kantoortje op de eerste verdieping wordt niet of nauwelijks gebruikt en zou veranderd kunnen worden in een rookruimte. Ook wordt aangedragen dat medewerkers bijvoorbeeld alleen het laatste kwartier van de pauze mogen roken, omdat anders de kans bestaat dat er twee groepen ontstaan: rokers en niet-rokers. Besloten wordt dat een werkgroepje samengesteld wordt dat een voorstel gaat schrijven. Het werkgroepje neemt de punten die in dit overleg zijn besproken mee. Leo gaat het groepje leiden en maakt dus in ieder geval onderdeel uit van de werkgroep. Daarnaast worden minimaal twee en maximaal vier medewerkers gezocht als deelnemers, bij voorkeur enkele rokers en enkele niet-rokers. Opgeven kan tot en met 16 juni bij Leo. Het concept rookbeleid wordt tijdens het volgende werkoverleg besproken. Werkdruk Geconstateerd wordt dat er al regelmatig overgewerkt wordt. Leo geeft iedereen een compliment dat iedereen dit zo positief oppakt. De verwachting is echter dat het de komende periode (juni t/m augustus) alleen nog maar drukker wordt. Daarom wordt besloten om extra uitzendkrachten in te huren voor de zomerperiode: drie voor afdeling A en twee voor afdeling B. Leo neemt contact op met AB-service. Personeelsuitje Het jaarlijkse personeelsuitje wordt gehouden op 23 september 2010. Het uitje begint om 14.00 uur en eindigt om circa 21.00 uur. Het programma moet een leerzame activiteit bevatten (bijvoorbeeld bij een innovatieve kwekerij) en een ontspannende activiteit inclusief warme maaltijd. Bram en Monique willen het personeelsuitje graag organiseren dit keer. Rondvraag Hier wordt geen gebruik van gemaakt. Vaststellen volgende vergadering Het volgend werkoverleg staat gepland op donderdag 31 augustus om 10.00 uur. Sluiting Leo bedankt iedereen voor zijn / haar inbreng en sluit het overleg.

actie door:

Allen Leo Leo

Bram en Monique

Allen


15

Inleiding Inhoud Bijlagen

Recommend Documents