INKOOPJAARVERSLAG. Evaluatie 2012 en visie 2013

INKOOPJAARVERSLAG

Evaluatie 2012 en visie 2013

versie: 0.8 | 31 mei 2013

Inhoudsopgave

1

Managementsamenvatting

3

2

Inleiding

7

3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7

Evaluatie inkoopfunctie gemeente Emmen 2012 Analyse van resultaten op tactisch niveau Begeleiding (onaangekondigde) aanbestedingen Advisering Projecten Centrumvernieuwing Begeleiding aanbestedingen door Inkoopbureau Analyse van resultaten op strategisch niveau Beleidsontwikkelingen Regionaal bedrijfsleven Toepassing SROI Project Contractbeheer Duurzaam inkopen Doelmatigheid Inkoopsamenwerking in BOCE-verband

8 8 8 9 10 12 15 15 16 17 19 20 21 22

4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4

Jaarplan 2013 Algemeen Actiepunten strategisch niveau Aanbestedingswet 2012 Contractbeheer CVE-projecten Kwantitatieve inkoopdiagnose BOCE-samenwerking Actiepunten Actiepunten tactisch niveau Begeleiden aanbestedingen Begeleiden onaangekondigde aanbestedingen Doorlopend adviseren over inkoop- en aanbestedingszaken Diversen Capaciteit Inkoopbureau

23 23 23 23 23 24 25 25 25 26 26 28 28 28 29

Inkoopjaarverslag - Evaluatie 2012 en visie 2013

2

1

Managementsamenvatting Dit verslag geeft de inkoopactiviteiten door het Inkoopbureau van de gemeente Emmen in het jaar 2012 weer. Daarnaast wordt de visie voor 2013 beschreven. Analyse van resultaten op tactisch niveau Aanbestedingsprocedures en adviezen In 2012 heeft het Inkoopbureau in totaal 50 aanbestedingen begeleid. Daarnaast is in 51 gevallen formeel (schriftelijke memo’s) advies uitgebracht. Uiteraard worden daarnaast ook doorlopend adviezen in de vorm van e-mails, collegevoorstellen en mondelinge adviezen gegeven, die het veelvoudige vormen van de formele adviezen. Deze vorm van advisering is in bovengenoemde aantallen niet meegerekend. De dienstverlening van het Inkoopbureau strekt zich ook in 2012 uit over (vrijwel) alle afdelingen van de gemeente. Projecten Centrumvernieuwing (CVE) Het programma CVE brengt veel aanbestedingsprocessen en adviestrajecten met zich mee: aan ieder deelproject zijn meerdere inkoopprocessen gekoppeld. Zo vloeien uit de nieuwbouw van het Theater alleen al 4 aanbestedingen voort. In totaal gaat het om zo’n 11 aanbestedingen die elkaar in rap tempo opvolgen en vaak gelijktijdig lopen. Deze aanbestedingen staan onder grote tijdsdruk in verband met subsidiedeadlines. Deze vergen een aanzienlijke capaciteit van het Inkoopbureau. Analyse van resultaten op strategisch niveau Beleidsontwikkelingen Het Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 is in januari 2010 door de gemeenteraad vastgesteld. Het beleid is in september 2012 op verzoek van raad, college en bedrijfsleven geactualiseerd. De actualisatie betrof een versoepeling van het aanbestedingsbeleid in de vorm van een aanpassing van de drempelbedragen. Dit met het oog op de economische crisis, die ook het regionale bedrijfsleven hard treft. Het aspect social return staat hoog op de agenda van college en gemeenteraad. In dat kader is een evaluatie van het gevoerde social return-beleid gemaakt en daarover aan de raad gerapporteerd. Tevens is in samenwerking met de afdelingen Werk en Beleid & Regie een onderzoeksrapport ter besluitvorming aan het college voorgelegd, waarin een nadere uitwerking is gemaakt van de social returndoelstelling in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. In het rapport worden ook voorstellen gedaan voor een doorontwikkeling van het social return-beleid. Dit beleid is inmiddels vastgesteld en aan de raad gezonden. In 2012 is een eerste evaluatie gemaakt van het bestaande aanbestedingsbeleid gericht op het regionale bedrijfsleven en op 6 maart 2012 aan de raad gerapporteerd. Uit deze evaluatie blijkt dat het gevoerde beleid succesvol is: in de eerste helft van 2011 is maar liefst 68% aan een regionale partij gegund. In het kader van de bovengenoemde ontwikkelingen heeft het Inkoopbureau in 2012 de volgende door raad en/of college vastgestelde beleidsdocumenten opgeleverd: - raadsbrief “Inkoop- en aanbestedingsbeleid en economische crisis” van 26 juni 2012; - geactualiseerd “Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012”, vastgesteld door de raad in september 2012; - raadsbrief “Stand van zaken en doorontwikkeling social return” van 25 april 2012;


3

-

-

onderzoeksrapport “Doorontwikkeling Social return in 2012”(in samenwerking met de afdelingen BNR en Werk), vastgesteld in april 2012 door het college en op 25 april 2012 voorgelegd aan de raad; raadsbrief “Regionaal bedrijfsleven en aanbesteden” van 6 maart 2012.

Regionaal bedrijfsleven De gemeente Emmen voert een regionaal voorkeursbeleid waar dat juridisch mogelijk is. Dit houdt in dat het regionale bedrijfsleven een goede kans krijgt om opdrachten in de wacht te slepen. Er moet natuurlijk wel sprake zijn van een regionale markt. Uit de analyse van 2012 blijkt dat het regionaal voorkeursbeleid consequent is toegepast: in 35 van de 36 aanbestedingen is voorkeursbeleid toegepast. Dat is 97% van het totaal. Hieruit blijkt dat het regionale bedrijfsleven een meer dan evenredige kans krijgt om aanbestedingen te winnen. Uiteindelijk is het natuurlijk aan de markt wie de aanbesteding wint. Een van de andere uitgangspunten van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is immers “Hoe meer concurrentie, hoe beter”. Dat is zeker gezien de bezuinigingen op de gemeentebegroting van belang. In maar liefst 75% gevallen (27 van 36) is daadwerkelijk gegund aan een regionaal bedrijf. Social return De eerste ervaringen in 2010 en 2011 hebben geleerd dat niet kan worden volstaan met een verplichting voor opdrachtnemers, maar dat in de uitvoering een flinke inspanning van de gemeente zelf nodig is om te komen tot een match tussen de doelgroepen en het uit te voeren project. In 2012 heeft het Inkoopbureau bij alle relevante aanbestedingen social return opgenomen als eis. In totaal is in 24 aanbestedingen social return als eis opgenomen, wat betekent dat de opdrachtnemer verplicht is om de doelgroepen in te zetten tijdens de uitvoering. Dit is 100% van de gevallen waarin dat op grond van het beleid verplicht is. Project Contractbeheer In 2012 is deze gemeentebrede contractinventarisatie van lopende contracten verder gecontinueerd en is gestart met het registreren van de resultaten daarvan. Bij het verschijnen van dit verslag zijn ruim 250 contracten geïnventariseerd en geregistreerd in het contractbeheersysteem. Het betreft hier zowel de reeds lopende contracten als de vanaf 2012 nieuw afgesloten contracten. Van ieder contract zijn onder andere leverancier, ingangs-, eind- en opzegdatum, verlengingsmogelijkheden, budgethouder en contractbeheerder geregistreerd. Duurzaam Inkopen De gemeente spant zich maximaal in om haar doelstellingen op het gebied van duurzaamheid te realiseren. Deze doelstellingen zijn bewust hoog gesteld. Dat de gemeente haar duurzaamheidambities serieus neemt, blijkt onder meer uit de volgende projecten in 2012: zonnepanelen op gymzalen/scholen; catering gemeentehuis, trouwpaviljoen; warme drankenautomaten, ondertunneling Hondsrugweg, sloop diverse gebouwen, theater, centrumplein. Het toepassen van duurzaamheidscriteria valt in de praktijk vaak niet mee. Ten eerste zijn niet alle duurzaamheidscriteria van AgentschapNL goed uitvoerbaar of bestaan ze eenvoudigweg niet. Ten tweede staan projecten vaak onder zo’n grote tijdsdruk – bijvoorbeeld door subsidiedeadlines – dat er onvoldoende tijd is om duurzaamheid zorgvuldig mee te nemen. Van 22 aanbestedingen is bekend dat daar rekening is gehouden met duurzaamheidsaspecten. Inkoopsamenwerking BOCE In 2012 is door Emmen in samenspraak met de gastgemeenten een aantal voorstellen gedaan om te komen tot een intensivering van de inkoopsamenwerking. Uit het overleg tussen de BOCEgemeenten bleek dat het ondoenlijk was alles voor aanvang van de samenwerking in regels en proce-


4

dures vast te leggen. Dit heeft te maken met de aard van het inkoopproces, de verschillende organisatieculturen en ontwikkelingen in andere BOCE-samenwerkingstrajecten. In overleg met de nieuwe gemeentesecretaris van Borger-Odoorn, die opdrachtgever is van het project, is daarom een andere koers gekozen: er zal op deelonderwerpen praktisch worden samengewerkt, die erop zijn gericht de inkoopwerkzaamheden steeds verder te uniformeren, zodat samenwerking steeds gemakkelijker wordt. Dit wordt in 2013 gecontinueerd. Jaarplan 2013 Strategisch niveau Aanbestedingswet De Aanbestedingswet is op 1 april 2013 in werking getreden. Hiervoor zijn in 2012 de nodige voorbereidingen getroffen. In 2013 worden de inkoopprocessen hier verder op aangepast en zullen deze continue worden bijgesteld op basis van nieuwe ontwikkelingen in regelgeving en jurisprudentie. Contractbeheer De contractinventarisatie en –registratie is een doorlopend proces. De contracteigenaren worden door het Inkoopbureau middels email-attenderingen tijdig geïnformeerd en geadviseerd over o.a. het expireren, verlengen van de looptijd, opzeggen van contracten. CVE-projecten Ook in 2013 moeten weer de nodige CVE-aanbestedingen voorbereid en uitgevoerd. Dit biedt de kans om vanuit Inkoop aandacht te blijven vragen voor doelstellingen als regionale werkgelegenheid, social return en duurzaamheid. Vanwege de grote tijdsdruk kan dit wel ten koste gaan van andere projecten. Kwantitatieve inkoopdiagnose Voor de analyse over het jaar 2012 worden vanuit de crediteurenadministratie de relevante gegevens verzameld. Deze gegevens worden op een dusdanige manier verwerkt dat onder andere inzichtelijk wordt hoeveel er bij een bepaalde leverancier wordt ingekocht en hoeveel facturen en van de leverancier zijn ontvangen. BOCE-samenwerking Vanuit het Inkoopbureau zal in 2013 de nadruk worden gelegd op de zaken waarover al overeenstemming bestaat en daarmee een start worden gemaakt. Op die manier kunnen de drie gemeenten aan elkaar wennen en zo geleidelijk naar elkaar toe groeien. Ook zal gestart worden met een structureel tweemaandelijks inkoopoverleg om zaken af te stemmen. Tactisch niveau Begeleiden aanbestedingen Er staan op het moment van schrijven van dit verslag 53 aanbestedingen gepland voor 2013. Dit aanbestedingsoverzicht zal de basis zijn voor de structurele overleggen met de gemeenten BorgerOdoorn en Coevorden. Een aantal projecten heeft vanuit bedrijfsvoering extra belangstelling: inhuur derden, ICT-hardware en e-HRM. De laatste is reeds gestart. Daarnaast zal het Inkoopbureau beschikbaar zijn voor het begeleiden van een aantal onaangekondigde aanbestedingen. Doorlopend adviseren over inkoop- en aanbestedingstrajecten Het Inkoopbureau heeft een adviserende, coördinerende en signalerende rol en is een kenniscentrum op inkoop- en aanbestedingsgebied voor de gehele organisatie. Vanuit deze rol zal zij doorlopend, gevraagd en ongevraagd, de organisatie voorzien van advies.


5

Capaciteit Inkoopbureau Geconstateerd moet worden dat alle genoemde activiteiten niet uitgevoerd kunnen worden binnen de huidige beschikbare capaciteit. Om verwachtingen waar te kunnen maken en de werkdruk bij het Inkoopbureau tot een aanvaardbaar niveau terug te brengen zullen hierover in 2013 keuzes worden gemaakt. De bovenstaande onderwerpen worden in dit jaarverslag vertaald naar concrete actiepunten.


6

2

Inleiding Voor u ligt het Inkoopjaarverslag Gemeente Emmen over het jaar 2012. In dit jaarverslag wordt teruggekeken naar de inkoopactiviteiten in dat jaar. In het Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 (en de wijziging daarvan in 2012) is een aantal doelstellingen en acties geformuleerd op strategisch en tactisch niveau. Het inkoopjaarverslag geeft inzicht in hoeverre deze doelstellingen gehaald zijn, benoemde acties zijn verricht en hoe de prioriteiten zijn gelegd. Sinds de inwerkingtreding van het Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid in 2010 is er een nieuwe fase ingetreden in de inkoopprofessionaliteit van de gemeente. Met dit beleid is de inkoopfunctie niet langer alleen procesgericht, maar heeft ook een eigen inhoudelijk programma. Belangrijke doelstellingen zijn naast rechtmatigheid en doelmatigheid ook duurzaamheid. Daarnaast wordt in dit rapport vooruitgekeken naar het jaar 2013 en worden voor dit jaar nieuwe activiteiten geformuleerd. Deze worden in hoofdstuk 3 vertaald naar een werkplan met concrete actiepunten op zowel strategisch als tactisch niveau.


7

3

Evaluatie inkoopfunctie gemeente Emmen 2012 Ook in 2012 zijn er verschillende activiteiten verricht door het Inkoopbureau1. De basisprioriteiten van het Inkoopbureau zijn vastgelegd in het Implementatieplan 2010. Deze zijn het begeleiden en uitvoeren van aanbestedingen en het geven van inkoop- en aanbestedingsadviezen aan de organisatie. Daarnaast zijn er randvoorwaardelijke prioriteiten, zoals contractmanagement, kwantitatieve inkoopdiagnose en de BOCE-samenwerking. Ook taken als bestuursondersteuning en –advisering en andere beleidstaken tot de werkzaamheden van het Inkoopbureau. In het implementatieplan inkoop van 2010 is al aangegeven dat de prioritering van de daarin vastgelegde acties wordt vastgesteld op basis van de beschikbare capaciteit. Op basis van de uiteindelijk beschikbaar gekomen capaciteit konden niet alle geformuleerde acties op de gewenste tijd worden uitgevoerd2. De in het implementatieplan benoemde basisprioriteiten hebben daarom voorrang gekregen. Er is enorm veel werk verzet: er zijn meer acties en activiteiten verricht dan op basis van de beschikbare capaciteit verwacht mag worden. In de laatste paragraaf van hoofdstuk 4 wordt hier nader op ingegaan. De uitvoering van deze acties worden in dit hoofdstuk geëvalueerd.

3.1

Analyse van resultaten op tactisch niveau

3.1.1

Begeleiding (onaangekondigde) aanbestedingen Het Inkoopbureau is, conform de uitgangspunten van het Implementatieplan, ook in 2012 betrokken geweest bij veel verschillende aanbestedingsprocedures. Dit gebeurde in de vorm van het volledig begeleiden van een aanbestedingsprocedure tot het geven van inkoop- en aanbestedingsadviezen. Adviezen hebben in de meeste gevallen niet alleen betrekking op de te bewandelen aanbestedingsroute, maar ook over het bereiken van de doelstellingen als regionale werkgelegenheid, social return en duurzaamheid. Adviezen worden gegeven in de vorm van memo’s, collegevoorstellen en mondelinge adviezen. In 2012 hebben we in totaal 50 aanbestedingen begeleid. Daarnaast is in 51 gevallen formeel (schriftelijke memo’s) advies uitgebracht. In het onderstaande overzicht staan de begeleide aanbestedingen en formele adviezen in 2012, uitgesplitst naar soort procedure. Uiteraard worden daarnaast ook doorlopend adviezen in de vorm van e-mails, collegevoorstellen en mondelinge adviezen gegeven, die het veelvoudige vormen van de formele adviezen. Deze vorm van advisering is in het overzicht niet meegerekend.

Per 1 januari 2012 is het voormalige team Inkoop & aanbestedingen ondergebracht bij het team Juridische zaken & Inkoop. Sindsdien wordt de inkoopfunctie (weer) aangeduid met Inkoopbureau, waarbij wordt aangesloten bij een bekend begrip in de Emmense organisatie. 2Uit het Implementatieplan: “Een voorwaarde voor het verder ontwikkelen van de inkoopprofessionaliteit bij de gemeente Emmen door middel van uitvoering van dit implementatieplan is allereerst voldoende capaciteit realiseren bij het team. Daarnaast wordt voorgesteld om de inkooporganisatie een meer robuuste positie toe te kennen in de organisatie, zodat het belang dat de raad, het college en het DT aan inkoop geven voldoende prioriteit krijgt.” (par. 1.3) 1


8

Totalen per procedure Aantal begeleid Geadviseerd 17 10 3 3 1 1

Europees openbaar Europees niet-openbaar Nationaal openbaar Nationaal niet-openbaar Meervoudig onderhands Enkelvoudig onderhands Onbekend TOTAAL

0 24 5 0 50

Niet bij betrokken geweest 0 0 4

0 12 21 4 51

Totaal 27 6 6

0 18 1 0 23

0 54 27 4 124

De dienstverlening van het Inkoopbureau strekt zich ook in 2012 uit over (vrijwel) alle afdelingen van de gemeente, zoals blijkt uit onderstaand overzicht:

Inzet Inkoopbureau per afdeling 25

22

20

16

10

11

Aa n ta l

15

10

6

7

8

5

5 4

5

3

3

SPC

VTH

WRK

WWV

Opvallend daarbij is de grote inzet voor de afdeling ROI, terwijl tegelijkertijd een groot aantal aanbestedingen door ROI zelf worden uitgevoerd en waarvoor desgewenst slechts advies wordt ingewonnen. Dit is echter conform de afspraken, neergelegd in het vastgestelde Implementatieplan, waarin de infrastructurele werken een uitzonderingspositie hebben. Desondanks weet de afdeling ROI het Inkoopbureau uitstekend te vinden, gezien het aantal voor die afdeling begeleide aanbestedingen en uitgebrachte adviezen. Daarbij zijn de informele adviezen nog buiten beschouwing gelaten. Het feit dat er niets vermeld staat in het overzicht bij een bepaalde afdeling, betekent geenszins dat er geen enkele verbinding is met het Inkoopbureau, omdat zoals gezegd alleen de begeleide aanbestedingsprocedures en de formele adviezen zijn meegerekend.

3.1.2

Advisering Zoals blijkt uit de voorgaande paragraaf, heeft het Inkoopbureau naast het begeleiden van aanbestedingen ook een groot aantal adviezen verstrekt in de vorm van memo’s, collegevoorstellen of mondelinge adviezen. Een aantal voorbeelden:


9

0

0

0

0

0

0

0

1 0

1

1

1 ROI

Niet bij betrokken geweest

0

RAAD

0

0

PJC

0

0

PAR

1 0

0

OBO

0

MZZ

0

0

KCC

Geadv iseerd

1

0

0

1 0

FNB

0

0

FAC

0

0

DST

Aantal begeleid

0

DNW

1 0

DNI

0

CVE

0

CDIR

2 1

0

BRW

0

0

BNR

0

B&W

0

0

0

2

1

1

0

2

2

2

0

3

XPC

-

3.1.3

inhuur van diverse externe adviseurs, waarbij gelet op de bezuinigingen bij voorkeur wordt gewerkt met een ‘fixed price’; adviezen over het betrekken van Emco bij diverse gemeenteopdrachten; advies over aanbestedingsplicht van Buurtsupport; advies voor het aanschaffen van meubilair voor de Brandweerkazerne, waardoor het onder het reeds bestaande contract met Drentea kon worden gebracht; advies over de nieuwe regeling voor de sollicitatieplicht en begeleiding van politieke ambtsdragers; adviezen ten aanzien van projecten als het Bruggebouw, het Trouwpaviljoen, de tourniquettes ingang gemeentehuis, het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen, het Project Tafelzilver, de meest efficiënte voortzetting van de overeenkomst voor multifunctionals, het archeologisch onderzoek op de Noordbargeres, de reconstructie van de Boermarkeweg, de Ahold-Parkeergarage, de inkoop van verkeersregelinstallaties, enzovoort.

Projecten Centrumvernieuwing De komende jaren gaat het gehele centrum van Emmen op de schop in het kader van het Programma Centrumvernieuwing Emmen (CVE): er komt een nieuw Theater/Wereld van de Ontmoeting, de Hondsrugweg wordt ondertunneld, er komt een nieuw Centrumplein, er worden twee parkeergarages gebouwd, de Boermarkeweg wordt aangepast, en daarmee is de opsomming nog niet compleet. Dit brengt veel aanbestedingsprocessen en adviestrajecten met zich mee: aan ieder deelproject zijn meerdere inkoopprocessen gekoppeld. Zo vloeien uit de nieuwbouw van het Theater alleen al 4 aanbestedingen voort. Deze aanbestedingen staan onder grote tijdsdruk in verband met subsidiedeadlines. Om een beeld te geven van de aanbestedingsprocessen die gepaard gaan met het CVEprogramma, zijn deze in onderstaande tabel opgenomen:


10

Aanbestedingen CVE

Nr.

Soort product/dienst

Geschatte opdrachtwaarde

Status

1

Ondertunneling Hondsrugweg

28 miljoen

Europese niet-openbare aanbesteding doorlopen in 2012. Overeenkomst getekend op 21 december 2012.

2

Parkeergarage Westerstraat

10,4 miljoen

Europese aanbesteding doorlopen in 2011.

1,2 miljoen

Europese niet-openbare aanbestedingsprocedure doorlopen in 2011 en 2012. Overeenkomst getekend in februari 2013.

3

4

5 6 7

Architectenselectie ontwerp Theater

Adviesdiensten Theater/ Wereld van de Ontmoeting: perceel 1: constructieve adviesdiensten perceel 2: E/W perceel 3: BBA Theater Technisch Advies perceel 4: Theatertechniek perceel 5: Zaalakoestiek Realisatie Theater / Wereld van de Ontmoeting Aanleg extra rijstroken Boermarkeweg

320.000 350.000 250.000 180.000 15.000 40 miljoen 650.000

Europese niet-openbare aanbesteding gestart in 2012, loopt door in 2013. Meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure gestart in 2012, loopt door in 2013 Europese aanbesteding moet nog starten Meervoudig onderhandse aanbesteding gestart in 2012 Meervoudig onderhandse aanbesteding is gestart in 2012, loopt door in 2013. Op basis van vaste vergoeding. Totale kosten gemaximeerd op 200.000. Voorbereiding gestart, meervoudig onderhandse aanbesteding wordt gestart in 2013

8

Landschapsarchitect Ontwerp Centrumplein

150.000

9

Ingenieursbureau Centrumplein

120.000

10

Realisatie Centrumplein

7 miljoen

Europese aanbesteding In voorbereiding

11

Meervoudig onderhandse aanbesteding film “The making of Centrumvernieuwing Emmen”

35.000

Aanbesteding is afgerond in 2012


11

3.1.4

Begeleiding aanbestedingen door Inkoopbureau Zoals aangegeven in § 2.1.1, is het Inkoopbureau ingeschakeld bij veel verschillende aanbestedingen. Naast advisering zijn er in 2012 in totaal 50 aanbestedingen begeleid door het Inkoopbureau. Naast vooraf aangekondigde aanbestedingen heeft het Inkoopbureau zich ook beschikbaar gesteld om nietaangekondigde aanbestedingen te begeleiden. Hieronder een overzicht van de aanbestedingen in 2012 en de status van deze projecten.

Aanbestedingen 2012

Naam aanbesteding

Status

Procedure

Afdeling

Aanleg rijstroken Boermarkeweg

Afgerond

MO

CVE

Aansprakelijkheidsverzekering

Afgerond

EU-O

PJC

JI

Advies

Amoveren van 7 locaties te Emmen (sloop)

Afgerond

MO

ROI

VG

Advies

Archeologische opgravingen Noordbargeres

Afgerond

EO

ROI

PM

Advies

Bedrijfshulpverlening OBO

Afgerond

EO

OBO

Catering

Afgerond

EU-O

FAC

SE

Ja

Cyclorama's

Afgerond

EU-O

FAC

IV

Ja

Daklozenmonitor 2006-2012

Afgerond

EU-O

BNR

VW

Advies

Evaluatie samenwerkingsverband BOCE

Afgerond

MO

DST

KA

Ja

Gemeentehuis Bruggebouw - Bouw

Afgerond

MO

ROI

VG

Ja

Gemeentehuis kozijnrenovatie

Afgerond

MO

ROI

VG

Ja

Gemeentehuis Trouwpaviljoen - Architectenselectie

Afgerond

MO

ROI

VG

Ja

Gemeentehuis Trouwpaviljoen - Renovatie

Afgerond

MO

ROI

VG

Ja

Groenbestek Columbusstraat, BAHCO 3

Afgerond

MO

ROI

RE

Advies

Herinrichting Wilhelminastraat, Emmen (Groen) Herinrichting Wilhelminastraat, Emmen (reconstructie & riolering)

Afgerond

MO

ROI

RE

Advies

Afgerond

MO

ROI

RE

Advies

Herstel opstelvakken & Winterschade 2012

Afgerond

MO

ROI

RE

Advies

Hulpmiddelen

Afgerond

EU-O

MZZ

ON

Ja

Implementatie A3 methodiek

Afgerond

EO

DST

KA

Advies

Ingenieursbureau ondertunneling Hondsrugweg

Afgerond

MO

CVE

Inhuur beleidsadviseur financiën

Afgerond

EO

FNB

Inhuur Emeritor aanbesteding ICT OBO

Afgerond

EO

OBO

Ja

Inhuur financieel adviseur CVE

Afgerond

EO

CVE

Advies

Inhuur Projectleider windenergie

Afgerond

EO

BNR

Inhuur projectmanager Theater

Afgerond

EO

CVE

Kantoormeubilair nieuwe brandweerkazerne

Afgerond

EO

BRW

RP

Advies

Kerstpakketten 2012

Afgerond

MO

PJC

PS

Ja

Kopieer- en printpapier

Afgerond

EU-O

FAC

SE

Ja

Kwartiermaker Innovatie- en kennisplatform

Afgerond

EO

CVE

Leergang adviseur bedrijfsvoering

Afgerond

MO

PJC


Team

Begeleid door Inkoopbureau Advies

Advies

Ja FA

RB

Advies

Ja Advies

Advies PS

Ja

12

Aanbestedingen 2012

Naam aanbesteding

Status

Procedure

Afdeling

Leermiddelen OBO

Afgerond

EU-O

OBO

Luchtfotografie 2012

Afgerond

MO

FAC

IV

Ja

Microsoft Enterprise

Afgerond

EU-O

FAC

IS

Ja

My-Lex Overheid

Afgerond

EO

FAC

DI

Ja

Netive

Afgerond

EO

PJC

PS

Advies


Afgerond

EU-NO CVE

Opleidingen Project 'Tafelzilver Emmen'

Afgerond

EO

BNR

JC

Advies

Re-integratie politieke ambtsdragers

Afgerond

EO

PJC

PS

Advies

Renovatie MiniGemalen Buitengebied

Afgerond

MO

ROI

RE

Advies

Rioleringsbuizen + insp putten MFC Emmer-Compas

Afgerond

MO

ROI

RE

Advies

Rioolwerkzaamheden Onderhoud

Afgerond

MO

ROI

RE

Advies

Risicosignaleringsysteem Multisignaal

Afgerond

EO

BNR

JC

Advies

Salarisadministratie OBO

Afgerond

EO

OBO

Schoonmaakondersteuning WMO

Afgerond

EU-O

MZZ

ON

Ja

Schuimbluswagen voor brandweer Emmen

Afgerond

EU-O

BRW

RP

Ja

Slaapmeubilair nieuwe brandweerkazerne Sloop en verbouw steunpunt Sport EmmerCompascuum Sporthal de Eendracht

Afgerond

MO

BRW

RP

Advies

Afgerond

MO

ROI

VG

Ja

Afgerond

MO

ROI

VG

Ja

Tankwagens voor brandweer Zuidoost Drenthe

Afgerond

EU-O

BRW

RP

Ja

Tractor afdeling Sport

Afgerond

MO

SPC

BB

Ja

Uitbreiding OBS De Dordse Til

Afgerond

MO

ROI

VG

Ja

Verbeterde doorstroming Bahco

Afgerond

NAT-O

ROI

RE

Advies

Verbouw Brandweerkazerne Emmer-Compas

Afgerond

MO

ROI

VG

Ja

Sloop gebouw Kapelstraat te Emmen

Afgerond

MO

ROI

VG

Advies

Verbouw sanitaire ruimten kleedgebouw hockeyclub

Afgerond

MO

ROI

VG

Ja

Wagenparkbelettering

Afgerond

MO

PJC

CO

Ja

Zomerkermis 2012

Afgerond

NAT-O

BNR

EC

Ja

Film The making of Centrumvernieuwing Emmen

Gestart

MO

CVE

Ja

ICT OBO / digitale schoolborden

Gestart

EU-O

OBO

Ja

ICT OBO / Perceel 1: servers + werkplekken

Gestart

EU-O

OBO

Ja

Kleine sanitaire woningaanpassingen

Gestart

EO

MZZ

ON

Ja

Koude en warme drankenaut., ingr. en service

Gestart

EU-O

FAC

SE

Ja

Leergang managementassistent

Gestart

MO

PJC

PS

Ja

Ontwerp selectie Centrumplein Emmen Raamovereenkomst Reiniging en inspectie riolering Emmen

Gestart

MO

CVE

Gestart

EU-O

DNW

VC

Advies

Risicocommunicatie-applicatie

Gestart

EO

PJC

CO

Ja

Theater / WvdO - Architectenselectie

Gestart

EU-NO CVE


Team

Begeleid door Inkoopbureau Ja

Ja

Advies

Ja

Advies

13

Aanbestedingen 2012

Naam aanbesteding

Status

Procedure

Theater/Adviseurs

Gestart

EU-NO CVE

Web2Print

Gestart

EO


Afdeling

PJC

Team

Begeleid door Inkoopbureau Advies

CO

Advies

14

3.2

Analyse van resultaten op strategisch niveau

3.2.1

Beleidsontwikkelingen Vaststellen en actualisering van beleid Het Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 is in januari 2010 door de gemeenteraad vastgesteld. In juni 2012 is aan de raad bericht dat het voornemen bestond om het beleid te actualiseren. Het beleid is in september 2012 op verzoek van raad, college en bedrijfsleven geactualiseerd. De actualisatie betrof een versoepeling van het aanbestedingsbeleid in de vorm van een aanpassing van de drempelbedragen. Dit met het oog op de economische crisis, die ook het regionale bedrijfsleven hard treft. Beleid inzake Social return In 2012 is de in het Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid opgenomen doelstelling voor social return overgenomen in andere beleidsdocumenten van de gemeente, zodat er een verbinding is gemaakt met andere beleidsterreinen en het beleid eenduidig kan worden uitgevoerd. Het aspect social return staat hoog op de agenda van college en gemeenteraad. In dat kader is een evaluatie van het gevoerde social return-beleid gemaakt en daarover aan de raad gerapporteerd. Tevens is in samenwerking met de afdelingen Werk en Beleid & Regie een onderzoeksrapport ter besluitvorming aan het college voorgelegd, waarin een nadere uitwerking is gemaakt van de social returndoelstelling in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. In het rapport worden ook voorstellen gedaan voor een doorontwikkeling van het social return-beleid. Dit beleid is inmiddels vastgesteld door college en raad. Beleid inzake regionaal bedrijfsleven Naast de hierboven genoemde actualisatie van het regionale beleid is in 2012 een evaluatie gemaakt van het bestaande beleid en op 6 maart 2012 aan de raad gerapporteerd. Uit deze evaluatie blijkt dat het gevoerde beleid succesvol is: uit de evaluatie blijkt dat in maar liefst 68% aan een regionale partij wordt gegund. Opgeleverde documenten In het kader van de bovengenoemde ontwikkelingen heeft het Inkoopbureau in 2012 de volgende door raad en/of college vastgestelde beleidsdocumenten opgeleverd: - raadsbrief “Inkoop- en aanbestedingsbeleid en economische crisis” van 26 juni 2012; - geactualiseerd “Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012”, vastgesteld door de raad in september 2012; - raadsbrief “Stand van zaken en doorontwikkeling social return” van 25 april 2012; - onderzoeksrapport “Doorontwikkeling Social return in 2012”(in samenwerking met de afdelingen BNR en Werk), vastgesteld in april 2012 door het college en op 25 april 2012 voorgelegd aan de raad; - raadsbrief “Regionaal bedrijfsleven en aanbesteden” van 6 maart 2012.


15

Regionaal bedrijfsleven De gemeente Emmen voert een regionaal voorkeursbeleid waar dat juridisch mogelijk is. Dit houdt in dat het regionale bedrijfsleven een goede kans krijgt om opdrachten in de wacht te slepen. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt in de praktijk 2/3 van de bedrijven uit de regio uitgenodigd. In (Europese) openbare aanbestedingen worden redelijke eisen gesteld, die rekening houden met het MKB. Zo is de ervaringseis voor referenties in de regel niet meer dan 60% van de waarde van de opdracht. Het doel van dit beleid is het realiseren van regionale werkgelegenheid. Dit is echter maar beperkt meetbaar. Het uiteindelijke resultaat is mede afhankelijk van verschillende door de gemeente nietbeïnvloedbare factoren, zoals het al dan niet in onderaanneming geven als eenmaal aan een plaatselijk bedrijf is gegund. De marktwerking moet hier zijn werk (kunnen) doen. Het omgekeerde zien we ook: als een grote klus aan een grote aannemer van buiten de regio wordt gegund, dan zorgt marktwerking er voor dat in veel gevallen plaatselijke onderaannemers worden ingeschakeld. Een voorbeeld daarvan is de uitvoering van de Hondsrugwegtunnel. Ook is niet altijd een regionale markt beschikbaar. Voorbeelden daarvan zijn: - Cyclorama’s - Theatertechnisch advies nieuwe Theater - Diverse specialistische adviesdiensten - Renovatie mini gemalen Buitengebied Wat goed meetbaar is, is in hoeveel gevallen het regionaal voorkeursbeleid is toegepast in aanbestedingen. Uit de analyse blijkt dat het beleid consequent is toegepast: in 35 van de 36 aanbestedingen is voorkeursbeleid toegepast, zoals blijkt uit onderstaande grafiek. Dat is 97% van het totaal.

Conform lokaal/regionaal beleid aanbesteed (alle aanbestedingen) 40

35 35

30

20

18

25

Aantal

16

15

10

9

5

N.v .t. Openbare aanbestedingen

0

0 Nee

Ja Meerv oudig onderhands

0

0

0

1

1

1 0

3.2.2

Onbekend

Enkelv oudig onderhands

Hieruit blijkt dat het regionale bedrijfsleven een meer dan evenredige kans krijgt om aanbestedingen te winnen. Uiteindelijk is het natuurlijk aan de markt wie de aanbesteding wint. Een van de andere uitgangspunten van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is immers “Hoe meer concurrentie, hoe beter”. Dat is zeker gezien de bezuinigingen op de gemeentebegroting van belang. Interessant is in hoeveel gevallen ook daadwerkelijk gegund is aan een regionale onderneming. Dat wordt weergegeven in onderstaand diagram:


16

Lokale/regionale partij gegund

9; 25%

27 ; 7 5%

Ja

Nee

Hieruit blijkt dat in maar liefst 75% gevallen (27 van 36) gegund is aan een regionaal bedrijf.

3.2.3

Toepassing SROI In het kader van duurzaamheid zijn naast milieucriteria ook de sociale criteria bij inkoopopdrachten niet meer weg te denken. In het Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid is daarom in de doelstelling opgenomen dat bij iedere gemeentelijke opdracht voor een werk boven € 250.000,= de opdrachtnemer wordt verplicht om in het kader van de uitvoering van die opdracht voor minimaal 5% werkzoekenden, leerlingen en/of stagiaires in te zetten. Inkoop heeft hiervoor, in samenwerking met de afdeling Werk en BNR, werkafspraken gemaakt over de wijze waarop dit moet worden uitgevoerd, en is een besteksbepaling opgesteld. De eerste ervaringen in 2010 en 2011 hebben geleerd dat niet kan worden volstaan met een verplichting voor opdrachtnemers, maar dat in de uitvoering een flinke inspanning van de gemeente zelf nodig is om te komen tot een match tussen de doelgroepen en het uit te voeren project. Om de uitvoering van sociale criteria te ondersteunen zijn vervolgens in samenwerking met de afdeling Werk aanvullende procesafspraken gemaakt en is hierover actief gecommuniceerd naar de projectleiders. De eerste resultaten zijn door het Inkoopbureau en de afdeling Werk aan de raad gerapporteerd in april 2012. In deze rapportage is geconstateerd dat er door de organisatie veel inspanningen zijn verricht op het gebeid van social return, maar dat met name de matching voor verbetering vatbaar is. Tegelijkertijd is daarom in samenwerking tussen Inkoop, Werk en BNR het rapport “Doorontwikkeling Social return 2012” opgesteld, waarin verbetermaatregelen worden voorgesteld. Dit rapport is door college en raad vastgesteld. In 2012 heeft het Inkoopbureau bij alle relevante aanbestedingen social return opgenomen als eis. Daarnaast heeft Inkoop in samenwerking met de budgethouder ook in een aantal projecten waarbij dat niet verplicht is social return opgenomen en uitgevoerd. Voorbeelden van de wijze waarop social return in projecten is toegepast:


17

Catering Contractueel overeengekomen: twee medewerkers die in dienst zijn van de gemeente en met behoud van uitkering, dienen werkervaring op te doen binnen het bedrijfsrestaurant. Dat gedurende is 5 dagen in de d week 7 uur per dag) totaal dus 35 uur. Hulpmiddelen Contractueel overeengekomen: - minimaal 3 formatieplaatsen bedoeld voor uitkeringsgerechtigden en WSW'ers - minimaal 2 leer/werkplekken - het uitbesteden van werk aan de Emco groep (herstelwerk, schoonmaakwerk, haal en brengservice) Kerstpakketten 2010 t/m 2012 Contractueel overeengekomen: het inpakken en logistieke gedeelte is grotendeels uitgevoerd door de EMCO-groep. Parkeergarage Mediamarkt Hier zijn 3 personen uit de doelgroepen werkzaam in het kader van social return. Ondertunneling Hondsrugweg 6 fte gedurende de doorlooptijd van het project (1,5 jaar).

Toepassing beleid In totaal is in 24 aanbestedingen social return als eis opgenomen, wat betekent dat de opdrachtnemer verplicht is om de doelgroepen in te zetten tijdens de uitvoering. Dit is 100% van de gevallen waarin dat op grond van het beleid verplicht is. In onderstaand overzicht staat de social return- norm uitgesplitst naar soort aanbesteding.

Social return conform I&A beleid per procedure (alle aanbestedingen) 16

14 14

12

Aantal

9

10

8

6

4

0

0

0

0

0

0

0

2

0 Nee

Ja

Openbare aanbestedingen

Meerv oudig onderhands

Onbekend


Bij de volgende in 2012 afgeronde aanbestedingen is social return als eis opgenomen in de aanbestedingsdocumenten:


18

3.2.4

Naam aanbesteding

Status

Procedure

Aanleg Fietspad Klazienaveen Noord

Afgerond

MO

Aanleg ongelijkvloerse kruising Rondweg

Afgerond

NAT-O

Aanleg regenwaterwaterafvoer, EmmerhoutEmmerschans Aanleg rijstroken Boermarkeweg

Afgerond

NAT-O

Afgerond

MO

Aanpassing kruisingen Nieuw-Amsterdam

Afgerond

MO

Catering

Afgerond

EU-O

Gemeentehuis Bruggebouw - Bouw

Afgerond

MO

Gemeentehuis kozijnrenovatie

Afgerond

MO

Gemeentehuis Trouwpaviljoen - Renovatie

Afgerond

MO

Herinrichting Wilhelminastraat, Emmen (reconstructie & riolering) Hulpmiddelen

Afgerond

MO

Afgerond

EU-O

Hulsackers, Angelslo (reconstructie)

Afgerond

MO

Kerstpakketten 2012

Afgerond

MO


Afgerond

EU-NO

Reconstructie Kanaal A, Emmer-Erf

Afgerond

MO

Riolering Noordeind, Emmen

Afgerond

MO

Rioolreconstructie Barger-Oosterveld Rioolreconstructie Prinsenlaan

Afgerond Afgerond

Schoonmaakondersteuning WMO

Afgerond

EU-O

Spanjaardspad, Schoonebeek

Afgerond

MO

Sporthal de Eendracht

Afgerond

MO

Uitbreiding OBS De Dordse Til

Afgerond

MO

Verbeterde doorstroming Bahco

Afgerond

NAT-O

Verbouw Brandweerkazerne Emmer-Compas

Afgerond

MO

NAT-O NAT-O

Project Contractbeheer Met als doel een digitale centrale contractendatabase op te zetten, is software aangeschaft en geïmplementeerd door het Inkoopbureau. Deze software is verder geoptimaliseerd middels het verwerken van specifieke inkoop- aan aanbestedingswensen in deze software. In de 2e helft van 2011 is een poging gedaan om een complete inventarisatie te krijgen van de gemeentelijke contracten. Om dit gedaan te krijgen, moet dit actief en gestructureerd opgepakt worden. Vanuit het Inkoopbureau is veel energie gestoken in het creëren van draagvlak voor het boven water krijgen van de contracten, onder meer via het bedrijfsvoeringsoverleg en agendering bij de MT’s. De inventarisatie bleek in de organisatie geen hoge prioriteit te hebben, waarschijnlijk mede door de reorganisatie. In 2012 is deze gemeentebrede contractinventarisatie van lopende contracten verder gecontinueerd en is gestart met het registreren van de resultaten daarvan. Bij het verschijnen van dit verslag zijn ruim 214 contracten geïnventariseerd en geregistreerd in het contractbeheersysteem. Het betreft hier zowel de reeds lopende contracten als de vanaf 2012 nieuw afgesloten contracten. Van ieder contract


19

zijn onder andere leverancier, ingangs-, eind- en opzegdatum, verlengingsmogelijkheden, budgethouder en contractbeheerder geregistreerd. De contractinventarisatie en –registratie is een doorlopend proces. De contracteigenaren worden door het Inkoopbureau middels email-attenderingen tijdig geïnformeerd en geadviseerd over o.a. het expireren, verlengen van de looptijd, opzeggen van contracten. De gegevens worden op verschillende manieren actueel gehouden. Allereerst worden alle door het Inkoopbureau begeleide aanbestedingen meteen na contractvorming ingevoerd in het systeem. Daarnaast is het aan de budgethouders zorg te dragen dat bij het afsluiten van nieuwe overeenkomsten deze aan te bieden aan het Inkoopbureau voor registratie in de contractendatabase. Via het Bedrijfsvoeringsoverleg worden de adviseurs bedrijfsvoering frequent geïnformeerd over de stand van zaken en wordt verder gewerkt aan de verfijning en doorontwikkeling van het beschikbaar stellen van managementinformatie.

3.2.5

Duurzaam inkopen Met duurzaam inkopen wordt bedoeld het toepassen van milieu- en sociale criteria bij het inkoopproces, met als doel de daadwerkelijke levering van producten, diensten of werken die aan deze milieu- en sociale criteria voldoen. In paragraaf 3.2.3. is het onderdeel social return al behandeld, dat in feite een onderdeel is van duurzaam inkopen. Daarnaast zijn in aanbestedingen de andere duurzaamheidscriteria toegepast. De gemeente spant zich maximaal in om haar doelstellingen op het gebied van duurzaamheid te realiseren. Deze doelstellingen zijn bewust hoog gesteld. Een van deze ambitieuze doelstellingen is het streven naar cradle-to-cradle projecten. Regelmatig wordt in projecten de mogelijkheid van cradleto-cradle projecten onderzocht. Een resultaat daarvan is het meubilair van de gemeente: het personeel van de gemeente maakt gebruik van C2C-bureaustoelen die voor een groot deel recyclebaar zijn en dus aan het eind van de levensduur weinig tot geen milieubelasting opleveren. In het streven naar C2C worden in projecten soms gedeeltelijk C2C-aspecten meegenomen, maar deze zijn om praktische of financiële redenen niet altijd goed uitvoerbaar. Dit geldt des te meer in deze tijd van bezuinigingen. Extra lastig daarbij is dat er vanuit het rijk nog geen duidelijke richtlijnen zijn vastgesteld. Gezien de aard van C2C is dat ook vrijwel onmogelijk. Het gaat altijd om maatwerk; van geval tot geval moet worden bekeken in hoeverre aan het principe van C2C tegemoet kan worden gekomen. Dat de gemeente haar duurzaamheidambities serieus neemt, blijkt onder meer uit de volgende projecten in 2012: 1. 2. 3. 4.

Zonnepanelen op gymzalen/ schoolgebouwen, 3 locaties Nieuwbouw SBO Catamaran: gebouwd conform “Frisse scholen” van Agentschap NL Catering gemeentehuis: aangesloten bij rijkscriteria voor catering: min. 40% biologisch of anderszins duurzaam. Daarvoor was 10% van de producten duurzaam. Trouwpaviljoen: na verbouw duurzamer dan ervoor (o.a. Milieu 6.2 > 7,3 en Gezondheid 5,5 > 7,7)


20

5. 6. 7. 8. 9.

Warme drankenautomaten: volledig duurzaam: koffie wordt ingekocht bij kleine boerencorporaties, toeslag op wereldmarktprijs, energiebesparende automaten, etc. Ondertunneling Hondsrugweg: verlichting duurzaam = LED, en wordt automatisch aangepast aan daglichtsterkte; verwarming hellingbaan (gedeeltelijk) duurzaam. Sloop gebouwen: gebeurt 100% duurzaam (zie onder meer sloop gebouw Kapelstraat) Theater: de architect heeft duurzaamheid in zijn voorlopig ontwerp moeten meenemen en dat zal ook in het definitieve ontwerp moeten komen Centrumplein: energievoorziening moet zoveel mogelijk duurzaam

Het toepassen van duurzaamheidscriteria valt in de praktijk vaak niet mee. Ten eerste zijn niet alle duurzaamheidscriteria van AgentschapNL goed uitvoerbaar of bestaan ze eenvoudigweg niet. Ten tweede staan projecten vaak onder zo’n grote tijdsdruk – bijvoorbeeld door subsidiedeadlines – dat er onvoldoende tijd is om duurzaamheid zorgvuldig mee te nemen. Voor zover duurzaamheidelementen konden worden toegepast in aanbestedingen is het resultaat, uitgesplitst naar procedure:

Duurzaamheid per procedure (alle aanbestedingen) 100% 100% 90% 80% 75%

Percentage

70% 60% 47%

50% 40% 30% 20% 10% 0% Openbare aanbestedingen

Meerv oudig onderhands


Van 22 aanbestedingen is bekend dat daar op één of andere wijze rekening is gehouden met duurzaamheidsaspecten. Daarbij moet de kanttekening worden gemaakt dat de mate van duurzaamheid niet van alle projecten bekend is. Deze projecten zijn niet meegerekend. Dit is een verbeterpunt: het Inkoopbureau zet in 2013 concrete stappen om de meetbaarheid van duurzaamheid te verbeteren.

3.2.6

Doelmatigheid In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is opgenomen dat niet alleen op prijs, maar bij voorkeur op een goede prijs/kwaliteitverhouding wordt aanbesteed. De gemeente Emmen hanteert voor alle aanbestedingen het criterium ‘de laagste prijs’ of ‘de economisch meest voordelige inschrijving’. Per aanbesteding wordt bepaald welk criterium het best passend is, waarbij bij voorkeur wordt gekozen voor EMVI.


21

De door het Inkoopbureau begeleide aanbestedingen zijn in de meeste gevallen op basis van het gunningcriteria EMVI gegund, met uitzondering van de aanbestedingen voor werken, waar het aanbesteden op laagste prijs nog gebruikelijk is. Vanaf het tweede kwartaal in 2013 zal worden begonnen met aanbestedingen voor werken op basis van EMVI. Dit vergt een aanpassing van de werkwijze van de afdeling ROI. De voorbereidingen daarvoor zijn inmiddels gestart door de organisatie van in company-cursussen.

3.2.7

Inkoopsamenwerking in BOCE-verband De afgelopen jaren zijn hebben de BOCE-gemeenten meerdere aanbestedingen gezamenlijk uitgevoerd of in voorbereiding. Voorbeelden hiervan zijn: -

Wagenpark De aanschaf van nieuwe telefoniehardware E-Hrm software-infrastructuur Gemeentelijke website Intranet Verkeersborden en lokale bewegwijzering

Het is de bedoeling deze samenwerking verder te intensiveren. De gemeenten willen de volgende drie zaken bereiken met deze inkoopsamenwerking: • • •

Borgen van de continuïteit en kwaliteit van de inkoopfunctie door het delen van hulpmiddelen; Optimaal gebruik maken van volumebundeling; Delen van kennis en expertise met als doel; het verder professionaliseren van de inkoopfunctie van alle drie de gemeenten.

Er hebben verschillende bijeenkomsten plaatsgevonden waarbij de implementatie van een gezamenlijk inkoopbureau is besproken. Met name de financiering tussen de onderlinge gemeenten was een aspect dat meer onderzoek nodig had waardoor de doelstelling niet kon worden gehaald. Na nader onderzoek is overeengekomen dat er een BOCE-samenwerking in ‘twee snelheden’ zou worden ingericht. Hiertoe zijn vanuit het Inkoopbureau Emmen concrete voorstellen aan de stuurgroep gedaan: een concept-dienstverleningsovereenkomst en afspraken over de taakverdeling zijn voorgelegd. Deze hielden in dat het Inkoopbureau de inkoopfuncties van Emmen en Borger-Odoorn zou gaan uitvoeren op basis van het gastheermodel, en dat met Coevorden een intensieve samenwerking zou worden gestart op basis van gezamenlijke aanbestedingen, wat nu op ad hoc-basis gebeurt. Inmiddels heeft Coevorden begin 2013 aangegeven toch te willen aansluiten. In 2013 zullen daar nadere afspraken over worden gemaakt. Het gaat daarbij om de taakafbakening, de benodigde capaciteit en de financiering, waarbij dezelfde uitgangspunten gelden als voor Borger-Odoorn. Het opdrachtgever- en voorzitterschap van de werkgroep wordt vervuld door Borger-Odoorn. De vorige gemeentesecretaris heeft in verband met pensionering zijn rol als opdrachtgever neergelegd. Deze rol is overgenomen door de nieuwe gemeentesecretaris per 1 januari 2013. Tussen hem en de inkoopmanager heeft een eerste gesprek plaatsgevonden, waarin is afgesproken in 2013 praktische


22

stappen te zullen zetten. Daarbij is de huidige ondercapaciteit van het Inkoopbureau een knelpunt3, de dienstverlening aan de eigen organisatie mag hierdoor niet in gevaar komen.

4 4.1

Jaarplan 2013 Algemeen Zoals blijkt uit hoofdstuk 2, heeft het Inkoopbureau in 2012 aan diverse projecten gewerkt, zoals het ontwikkelen van centraal contractbeheer, de toepassing van sociale en duurzaamheidscriteria en de BOCE-inkoopsamenwerking. Naast deze projecten heeft het Inkoopbureau het inkoopbeleid geactualiseerd, een groot aantal aanbestedingen begeleid en projectgroepen geadviseerd. Er is echter nog steeds ruimte voor verbetering. Een aantal ontwikkelingen biedt mogelijkheden voor een verdere professionalisering van de inkoopfunctie: een aantal voor de gemeente belangrijke aanbestedingen staat op stapel, zowel in CVE-verband (Theater/WvdO, Centrumplein, Ahold-parkeergarage) als op het gebied van bedrijfsvoering (inhuur derden, raamovereenkomst ICT); de nieuwe Aanbestedingswet 2012, contractbeheer en BOCE-samenwerking. De hieruit voortvloeiende actiepunten voor 2013 worden in dit hoofdstuk uitgewerkt.

4.2

4.2.1

Actiepunten strategisch niveau

Aanbestedingswet 2012 Na een aantal keren te zijn uitgesteld, is de Aanbestedingswet 2012 op 1 april 2013 in werking getreden. In 2012 zijn voor zover mogelijk voorbereidingen getroffen voor een zorgvuldige invoering van de wet. Dat was gedeeltelijk mogelijk, omdat de definitieve tekst van de wet en bijbehorende regelgeving pas laat (in 2013) beschikbaar is gekomen. De wet brengt met zich mee dat alle standaard aanbestedingsdocumenten moeten worden aangepast. Dit biedt de kans om tegelijkertijd alle inkoopprocessen nog eens goed tegen het licht te houden en te verbeteren. Daarnaast biedt het de kans om Inkoop nog eens onder de aandacht te brengen bij de organisatie. Aan de andere kant zal dit in 2013 een groot beslag leggen op de capaciteit van het Inkoopbureau.

4.2.2

Contractbeheer Het Inkoopbureau heeft dit in de nieuwe organisatie verder gecontinueerd (zie paragraaf 3.2.4). Het goed invoeren van gemeentebreed contractbeheer is een kans om inkoop in 2013 naar een hoger niveau te helpen. Waarom biedt centraal contractbeheer een kans? Centraal contractbeheer biedt de gehele organisatie inzicht in actuele overeenkomsten, waarbij niet alleen basisgegevens maar ook de overeenkomsten beschikbaar zijn. Centraal contractbeheer dient

3Zie

paragraaf 4.4


23

onder meer inzicht te geven in het aantal afgesloten contracten, de overeengekomen prijzen, de geldende contractvoorwaarden en einddata. Door middel van dit inzicht worden risico’s beter beheersbaar en kan efficiënter worden ingekocht omdat contractbeheerders dan kennis hebben van de overeenkomsten, die door de gehele organisatie afgesloten zijn. Daarbij is de kennis vanaf dat moment niet meer persoonsafhankelijk, wat een groot voordeel is in een continu veranderende organisatie. In het kader van de pdca-cyclus is centraal contactbeheer een belangrijke voorwaarde. De voordelen van een centraal contractbeheer op een rij: -

contractafspraken kunnen beter worden bewaakt en benut; contractafspraken blijven in beeld, ook in geval van personele wisselingen; contracten kunnen beter beheerd worden: op tijd verlengen of beëindigen etc.; duidelijkheid over hiaten of overlappingen tussen contracten; duidelijk is wie de contracteigenaren zijn; inzicht in de verplichtingen die zijn aangegaan; afname van de financiële en juridische risico’s; contracten zijn altijd beschikbaar en kunnen door de digitalisering letterlijk worden ingezien; Inzicht in contracten biedt de inkoopfunctie de mogelijkheid om proactief te handelen en wordt daarom minder afhankelijk van ad hoc- vragen van budgethouders. tijdig kunnen anticiperen op; o beëindigen van een overeenkomst o verlengen looptijd van een overeenkomst o voorkomen van (ongewenste) stilzwijgende verlenging van een overeenkomst o marktverkenning/marktveranderingen o voorbereiden eventuele aanbestedingsprocedure o het nakomen van gemaakte contractuele afspraken(o.a. evaluatie, kwaliteitsbeoordeling, rapportage, etc.).

De contractinventarisatie en –registratie is een doorlopend proces. De contracteigenaren worden door het Inkoopbureau middels email-attenderingen tijdig geïnformeerd en geadviseerd over o.a. het expireren, verlengen van de looptijd, opzeggen van contracten. De gegevens worden op verschillende manieren actueel gehouden. Allereerst worden alle door het Inkoopbureau begeleide aanbestedingen meteen na contractvorming ingevoerd in het systeem. Daarnaast is het aan de budgethouders zorg te dragen dat bij het afsluiten van nieuwe overeenkomsten deze aan te bieden aan het Inkoopbureau voor registratie in de contractendatabase. Via het Bedrijfsvoeringsoverleg zijn de adviseurs bedrijfsvoering frequent geïnformeerd over de stand van zaken. De oneigenlijke rol van inkoop voor wat betreft contractbeheer zal worden teruggedrongen en conform toebedeling van taken en verantwoordelijkheden bij de adviseurs bedrijfsvoering worden belegd.

4.2.3

CVE-projecten De CVE-aanbestedingen staan onder grote politieke en publieke belangstelling en hebben vanwege onder meer subsidiedeadlines een hoge tijdsdruk. Het Inkoopbureau is de afgelopen jaren een steeds grotere rol gaan spelen in de aanbesteding van de CVE-projecten, een rol die deels ‘bevochten’ moest worden. Ook in 2013 moeten weer de nodige aanbestedingen worden voorbereid en uitgevoerd. Dit biedt de kans om vanuit Inkoop aandacht te blijven vragen voor doelstellingen als regionale werkge-


24

legenheid, social return en duurzaamheid. Vanwege de grote tijdsdruk kan dit wel ten koste gaan van andere projecten. Eventuele knelpunten die hierdoor ontstaan zullen waar mogelijk met externe inhuur moeten worden opgevuld.

4.2.4

Kwantitatieve inkoopdiagnose In 2011 is voor het laatst een kwantitatieve inkoopdiagnose uitgevoerd op basis van het inkoopvolume van 2010. De analyse brengt op een efficiënte wijze inzicht in de bestaande inkoop. Er is voor gekozen om geen analyse voor 2011 te maken in verband met de reorganisatie per 1 januari 2012, waardoor kosten niet meer toe te rekenen zijn aan de nieuwe organisatiestructuur. Voor de analyse over het jaar 2012 worden vanuit de crediteurenadministratie de relevante gegevens verzameld. Deze gegevens worden op een dusdanige manier verwerkt dat onder andere inzichtelijk wordt hoeveel er bij een bepaalde leverancier wordt ingekocht en hoeveel facturen en van de leverancier zijn ontvangen.

4.2.5

BOCE-samenwerking Het afgelopen jaar bleek het maken van structurele afspraken over de inkoopsamenwerking moeizaam te gaan (zie § 2.2.7). Het is de uitdaging om in 2013 stappen in de juiste richting te zetten. Vanuit het Inkoopbureau zal in 2013 daarom de nadruk worden gelegd op de zaken waarover al overeenstemming bestaat en daarmee een start te maken, in plaats van alles in één keer willen regelen en uitvoeren. Op die manier kunnen de drie gemeenten aan elkaar wennen en zo geleidelijk naar elkaar toe groeien. Om te beginnen zal een structureel tweemaandelijks overleg worden afgesproken, waarin wordt onderzocht welke aanbestedingen in 2013 gezamenlijk kunnen worden gedaan.

4.2.6

Actiepunten Uit de voorgaande paragrafen vloeien de volgende actiepunten voort: • • • • • • • •

De nieuwe Aanbestedingswet implementeren in de inkoop- en aanbestedingsprocessen en communiceren met de organisatie. Alle inkoop- en aanbestedingsdocumenten actualiseren op basis van de Aanbestedingswet. In-company cursussen Aanbestedingswet organiseren voor bewustwording organisatie. Jaarverslag 2012 opstellen en bespreken in MT. Verbeteren van de bewustwording door de organisatie van contractbeheer. Verzamelen van de nog resterende contracten en invoeren in het centrale digitale register. Uitvoeren van een kwantitatieve inkoopdiagnose over 2012 met als doel het inzicht krijgen in het inkoopvolume van de gemeente. Het intensiveren van de inkoopsamenwerking in BOCE-verband: onderzoeken welke aanbestedingen in 2013 gezamenlijk kunnen worden gedaan.


25

•

•

Tweemaandelijks structureel inkoopoverleg invoeren voeren met vertegenwoordigers van de gemeenten Emmen en Coevorden, om zodoende mogelijke samenwerkingsvoordelen te signaleren en op te pakken. Voorbereidingen treffen voor gezamenlijk contractbeheerssysteem in BOCE-verband.

4.3

Actiepunten tactisch niveau

4.3.1

Begeleiden aanbestedingen De volgende aanbestedingen staan gepland voor 2013: Film The making of Centrumvernieuwing Emmen

Afgerond

Herstel sluizen Barger-Compascuum en Klazienaveen

Afgerond

ICT OBO / Perceel 1: servers + werkplekken ICT OBO / Perceel 2: digitale schoolborden Kleine sanitaire woningaanpassingen

Afgerond Afgerond Afgerond

Koude en warme drankenautomaten, ingr. en service

Afgerond

Kwartiermaker werkgeversdienstverlening

Afgerond

Leergang managementassistent

Afgerond

Raamovereenkomst Reiniging en inspectie riolering Emmen

Afgerond

Risicocommunicatie-applicatie

Afgerond

Schoolmeubilair De Catamaran OBO

Afgerond

Theater / WvdO - Architectenselectie

Afgerond

Adviseur wagenparkbeheer

Gestart

Arbodienstverlening gemeente Emmen en OBO

Gestart

Draadloos netwerk BOCE

Gestart

E-HRM (BOCE-verband)

Gestart

Luchtfoto's 2013

Gestart

Ontwerp selectie Centrumplein Emmen

Gestart

Renovatie atletiekbaan

Gestart

Theater/Theater technisch adviseur

Gestart

Theater / Adviseurs

Gestart

Verbouw sporthal de Kampen

Gestart

Websites Openbaar Onderwijs Emmen

Gestart

Zomerkermis 2013

Gestart

Zonnepanelen Gymzalen+school OBS Het Koppel

Gestart

Aanleg rijstroken Boermarkeweg

Voorbereiding

BI-tool (Cognos)

Voorbereiding

Aansprakelijkheidsverzekering

Voorbereiding

Applicatie NAR

Voorbereiding

Bedienen bruggen/sluizen vaarverbinding Erica-Ter Apel

Voorbereiding

Bedrijfskleding

Voorbereiding

CAR-verzekering

Voorbereiding

Entree Gemeentehuis

Voorbereiding

Fittest Conté

Voorbereiding


26

Gronduitgifte windenergie

Voorbereiding

Her- en bijscholingstraject BOA's

Voorbereiding

HVD aansluiten bij OT2010

Voorbereiding

ICT raamovereenkomst gemeente Emmen

Voorbereiding

Inhuur externen 2014 e.v.

Voorbereiding

Inhuur personeel Openbaar Onderwijs

Voorbereiding

Kantoorartikelen

Voorbereiding

Kindonderzoeken Openbaar Onderwijs

Voorbereiding

Kwartiermaker jeugdzorg

Voorbereiding

Onderhoud CV-ketels, WWB, GDA, LBK en WTW

Voorbereiding

Parkeermanagement Centrum

Voorbereiding

Rechtmatigheidstoetsing WWB

Voorbereiding

Sanering asbest direct risico schoolgebouwen Emmen

Voorbereiding

Theater / WvdO– Realisatie

Voorbereiding

Verkeersregelinstallaties Boermarkeweg

Voorbereiding

Verkeersregelinstallaties (VRI's) raamovereenkomst

Voorbereiding

Raamovereenkomst Wagenpark

Voorbereiding

WebtoPrint

Voorbereiding

Het betreft 53 aanbestedingen. Niet alle aanbestedingen die in 2012 zijn gestart zijn afgerond omdat het traject in die gevallen doorloopt in 2013. Deze projecten blijven dan ook op de lijst staan. Voor enkele aanbestedingen zal geen intensieve begeleiding door het Inkoopbureau worden verwacht, maar zal wel aanbestedingsadvies worden gegeven. Daarnaast is dit overzicht de basis voor de structurele overleggen met de gemeenten Borger-Odoorn en Coevorden. Een aantal zaken heeft vanuit bedrijfsvoering extra belangstelling: Inhuur derden In 2011 is een Europese aanbesteding gehouden voor de inhuur van externen. Op basis hiervan is met een aantal dienstverleners een raamovereenkomst gesloten tegen scherpe tarieven. Het is één van de redenen waardoor de kosten voor externen zijn teruggedrongen – naast het feit dat er minder externen worden ingehuurd. De ontwikkelingen op de arbeidsmarkt staan echter niet stil. De raamovereenkomsten expireren op 1 april 2014. De voorbereidingen voor een nieuwe aanbesteding zijn reeds begonnen. Eén van de uitdagingen zal zijn om de toenemende groep zzp-ers te benaderen voor opdrachten binnen de gemeente. ICT-hardware De inkoop en contractering van ICT-hardware behoeft verbetering. Het gaat hier om cruciale bedrijfsprocessen, waarvan de continuïteit gewaarborgd moet zijn. Inkoop gebeurt nu veelal op ad hocbasis. Dit brengt rechtmatigheids- en financiële risico’s met zich mee. Daarom zou het goed zijn een raamovereenkomst met duidelijke financiële en kwalitatieve voorwaarden te sluiten met een strategische partner. Hiervoor zal in 2013 een Europese aanbesteding worden opgestart. Dit is een complexe aanbesteding, aangezien de ICT-strategie van de gemeente daarin een grote rol speelt, en die nog onvoldoende concreet is om de markt hiervoor zinvol te kunnen benaderen. Open source De gemeente is voor haar bedrijfsvoering sterk afhankelijk van software leveranciers, waarvan een aantal een monopoliepositie heeft. Dit is vanuit inkoop- en bedrijfsvoeringsperspectief onwenselijk, zoals een aantal ervaringen in 2011 en 2012 hebben geleerd. Wij denken dat deze afhankelijkheidsre-


27

laties meer aandacht behoeven. Het Inkoopbureau is er daarom voorstander van om bij de aanschaf van software ook de mogelijkheid van open source serieus te overwegen en neemt dat ook mee in de advisering. Eventuele implementatie hiervan is gezien de bestaande infrastructuur kennelijk niet eenvoudig. Tot nu is het alleen gelukt bij de (door inkoop begeleide) aanbestedingen van de gemeentelijke website, INGE en de raadssite. Hier wordt met succes gebruik gemaakt van open source software.

4.3.2

Begeleiden onaangekondigde aanbestedingen Naast de reeds aangemelde aanbestedingen is het Inkoopbureau uiteraard beschikbaar om onaangekondigde aanbestedingen te begeleiden. Dit zover de capaciteit dat toelaat. Zie ook paragraaf 4.4.

4.3.3

Doorlopend adviseren over inkoop- en aanbestedingszaken Het Inkoopbureau heeft een adviserende, coördinerende en signalerende rol en is een kenniscentrum op inkoop- en aanbestedingsgebied voor de gehele organisatie. Vanuit deze rol zal zij doorlopend, gevraagd en ongevraagd, de organisatie voorzien van advies. Gedacht kan worden aan onderstaande adviezen: • •

• • • • •

•

4.3.4

Advisering over toepassing en naleving van het Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012. Dit is algemene advisering. Advisering over het uitvoeren van inkoop- en aanbestedingsprocessen in projecten met inachtneming van de doelstellingen van de gemeente. Bij opdrachten vanaf € 150K is het advies van Inkoop bindend. Begeleiden van (Europese) aanbestedingsprocedures. Bij deze advisering heeft de inkoopfunctie een coachende rol richting de budgethouders/projectleiders. Advisering over het vertalen van de wensen van de gemeente naar een goed programma van eisen, dat gebruikt kan worden bij een offerte traject. Het beoordelen van de juridische juistheid van de door de organisatie gemaakte bestekken en/of te volgen procedures. Adviseren over te hanteren standaarddocumenten, beoordelingssystematieken e.d. Advisering bij onderhandse aanbestedingen over bijvoorbeeld de te hanteren besteksvorm, fixed price, het al dan niet toepassen van de algemene inkoopvoorwaarden, de te hanteren beoordelingssystematiek e.d. Adviseren over de inschakeling van het SW-bedrijf Emco bij gemeentelijke opdrachten.

Diversen • • •

Agendering en uitvoeren van het maandelijks portefeuille-overleg met de wethouder Inkoop & aanbestedingen. Actualiseren van de intranetomgeving Inkoopbureau naar aanleiding van invoering Aanbestedingswet. Het mogelijk maken van de publicatie van aanbestedingen op TenderNed met ingang van 1 april 2013.


28

4.4

Capaciteit Inkoopbureau In de voorgaande paragrafen worden de actiepunten voor het Inkoopbureau in 2013 benoemd. Deze acties vloeien voort uit de taken en verantwoordelijkheden zoals opgenomen in het “Implementatieplan team Inkoop & aanbestedingen” en het “Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012” en de kansen tot verdere professionalisering, zoals opgenomen in hoofdstuk 3. In deze paragraaf wordt een inschatting gemaakt van de benodigde ureninzet en daarop volgend de benodigde invulling van de inkoopfunctie. Het Inkoopbureau bestaat momenteel uit 4,5 fte, waarvan 0,5 fte administratieve ondersteuning. Van de 4 fte die beschikbaar zijn voor inkoopactiviteiten is 1 fte in opleiding. Van de aangemelde aanbestedingen zullen naar verwachting 32 aanbestedingen door het Inkoopbureau worden begeleid. Onderstaand een overzicht van de ureninzet voor 2013. Capaciteitsberekening Activiteit

Aantal

4960

fte (1376 productief) 3,60

Advisering

1600

1,16

Contractmanagement

1000

0,73

Aanbestedingen

32

Totale ureninzet

Ontwikkeling en beheer inkoopinfrastructuur Kwantitatieve inkoopdiagnose

450

0,33

320

0,23

Implementatie Aanbestedingswet

500

0,36

BOCE-samenwerking

120

0,09

CvE

416

0,30

Social return

208

0,15

9574

6,58

Totaal

Tekort (fte)

2,58

Om alle geplande activiteiten te kunnen uitvoeren is een capaciteit nodig van 9.574 uur. Dat is 6,58 fte. Het Inkoopbureau heeft voor inkoopactiviteiten 4 fulltime fte beschikbaar. Er is dus een tekort van 2,58 fte. Geconstateerd moet worden dat alle genoemde activiteiten niet uitgevoerd kunnen worden binnen de huidige beschikbare uren. Vanwege de beperkte capaciteit is een onderverdeling gemaakt in ureninzet in ‘basis’ inkoopacties en ureninzet in ‘aanvullende' inkoopacties. Met basis inkoopacties worden acties bedoeld die rechtstreeks voortvloeien uit het Strategisch Inkoop- en aanbestedingsbeleid en (de basisprioriteiten uit) het Implementatieplan 2010. Aanvullende inkoopacties zijn acties die benodigd zijn om een verdere professionaliseringsslag te kunnen maken.


29

Inkoopacties Inzet in uren Basis (aanbestedingen, advisering en contractmanagement) 7.560 Aanvullend 2.014 Gelet op de beschikbare capaciteit kunnen zelfs de basisacties niet volledig worden uitgevoerd (7560 uur, zijnde 5,49 fte). Daarmee is nog geen rekening gehouden met onvoorziene aanbestedingen, die er ook in 2013 zullen zijn. Een deel van de werkdruk kan worden opgevangen door voor afgeronde aanbestedingstrajecten externe capaciteit in te huren. Daarnaast is het belangrijk - om de verwachtingen waar te kunnen maken - scherpe keuzes te maken over de prioritering van de activiteiten. Dit is ook noodzakelijk om de werkdruk bij het inkoopbureau tot een aanvaardbaar niveau terug te brengen. Deze capaciteitskwestie is toegelicht en besproken in het MT van de afdeling PJC. Hierover zal separaat een voorstel worden ingediend.


30

Colofon Gemeente Emmen Postbus 30.001 7800 RA www.emmen.nl auteur Frank J. Esendam e-mail [email protected] status V 0.8 datum 31 mei 2013


31

INKOOPJAARVERSLAG. Evaluatie 2012 en visie 2013

Recommend Documents