INKOOPHANDBOEK GEMEENTE HOF VAN TWENTE
Inkoop- en aanbestedingsbeleid, Algemene Inkoopvoorwaarden en Leidraad Duurzaam Inkopen van de gemeente Hof van Twente inclusief vertaling naar de praktijk
1
Inhoud
Hoofdstuk 1 2 3
4
5
6
Onderwerp Inleiding Begripsbepalingen
Blz. 3 4
3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
Theoretisch kader Inkoop en aanbesteden Inkoopproces Uitwerking Fasen inkoopproces Percelenregeling Het inkoopdossier
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16
Juridische uitgangspunten 13 Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap (EG-verdrag) 13 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht 13 Europese Richtlijn Klassieke sectoren (2004/18/EG) 13 Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) 14 Nieuwe Aanbestedingswet 14 Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) 15 Wet Implementatie Rechtsbeschermingsrichtlijnen Aanbesteden (WIRA)15 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur 15 Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) 16 Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur 16 Werkgroep Inkoop en Aanbesteden (en Inkoopkalender) 17 Duurzaam inkopen 17 Sociaal-maatschappelijke doelstelling 18 Sociale werkvoorziening 18 Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Hof van Twente (AIV) 19 Integriteit medewerkers en bestuurders van de gemeente 19
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
Organisatie van Inkoop en aanbestedingsfunctie Inkoopcoördinator Inkoopsamenwerking Verantwoording inkoopbeleid en inkoopdoelstellingen Contractbeheer en contractmanagement Procesbeschrijving
21 21 21 21 22 22
Economische uitgangspunten Wat willen we bereiken? Aanbestedingsvormen Innovatief aanbesteden Raamovereenkomsten Verlaging administratieve lasten Subsidies Inschakeling lokaal bedrijfsleven
23 23 23 25 25 25 25 26
Aanbestedingsdossier Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Hof van Twente Meldingsformulier inkoop/aanbestedingstraject Checklist specificatie-, offerte- en opdracht-fase Leidraad Duurzaam Inkopen Modelbrief: Offerte-aanvraag Enkelvoudig Onderhands Modelbrief: Offerte-aanvraag Enkelvoudig Onderhands Werken Modelbrief: Offerte-aanvraag Meervoudig Onderhands Modelbrief: Offerte-aanvraag Meervoudig Onderhands Werken Modelbrief: Opdrachtbrief Contractenbeheer Procesbeschrijving: Inkoop en aanbesteding Rolverdeling Inkoopproces Schema Drempels Inkoop en Aanbestedingen Social Return: de 5%-Regeling bij Aanbestedingen
27 29 40 41 43 52 54 56 58 60 62 64 70 71 72
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 Bijlagen: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
7 7 8 9 11 11
2
Hoofdstuk 1 Inleiding
Sinds het vaststellen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2007 en de herziening in 2009 is er veel veranderd in de wereld van de inkoop in de publieke sector. Daarnaast zijn er een aantal belangrijke wijzigingen in voorbereiding. Genoemd kunnen worden: de vaststelling van de nieuwe Aanbestedingswet (waarschijnlijk eind 2011, begin 2012); de Aanbestedingsrichtlijn 2011 (ARW 2011; opvolger van de ARW 2005) en beleidsuitspraken op het gebied van duurzaam inkopen. Met name de invoering van de nieuwe Aanbestedingswet zal veel gevolgen hebben: • meer uniformiteit bij aanbestedingen onder de drempelbedragen voor Europese aanbestedingen; • betere rechtsbescherming voor de aanbieders; • een ander regime voor uitsluitingsgronden (bijv. landelijke database met Verklaringen omtrent goed gedrag); Gevolg zal zijn dat de lagere overheden minder beleidsvrijheid krijgen op het gebied van inkoop en aanbesteden. Door de structurele invulling van de vacature inkoopcoördinator eind 2009 zijn er vanaf die periode veel ervaringen opgedaan met het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de knelpunten die daaruit zijn onderkend. Begin 2011 is een enquête gehouden onder medewerkers die in de praktijk met inkoop en aanbestedingen te maken hebben. De uitkomsten/wensen en opmerkingen zijn, voor zover mogelijk en wenselijk, meegenomen in dit Inkoophandboek. Eveneens meegenomen zijn de wensen en opmerkingen die vanuit het college en vanuit het Ondernemersplatform naar voren zijn gebracht. Genoemd kan worden o.a. meer aandacht/kansen voor de plaatselijke leveranciers. Met de vaststelling van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid opgenomen in het Inkoophandboek geeft het college sturing aan de inkoopfunctie binnen de gemeente en voldoet tevens aan artikel 13 van de Financiële Verordening Hof van Twente 2007. Dit artikel luidt: “Het college draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie”. Maar meer nog geeft het college hiermee aan dat het de inkoopfunctie binnen de organisatie verder wil professionaliseren om daarmee kwalitatief en financieel voordeel te behalen. Door implementatie en uitvoering van het in dit Inkoophandboek geformuleerde beleid voldoet de gemeente aan de publiek- en privaatrechtelijke aspecten die bij inkoop en aanbesteden voor overheden aan de orde zijn. De ontwikkelingen staan uiteraard niet stil. Dit Inkoophandboek zal derhalve periodiek worden getoetst aan de wijzigingen in wetgeving, enz. Tevens zal in de maand juli 2012 de evaluatie van dit Inkoophandboek worden gestart. Deze evaluatie zal uiterlijk in maand september 2012 in het college worden besproken. De evaluatie zal in het afdelingsplan 2012 voor Facilitaire zaken worden opgenomen.
3
Hoofdstuk 2. Begripsbepalingen Definities en afkortingen: 2A-diensten: betreft diensten die onder de volledige werking van de Richtlijn “diensten” vallen. 2B-diensten: diensten waarbij slechts een zeer beperkt gedeelte (2B) van de Richtlijn “diensten” van toepassing is. Hiervoor dienen alleen de voorschriften m.b.t. de technische specificaties in de contractuele documenten op te worden genomen en de juiste technische voorschriften te worden toegepast, alsmede het publiceren van de aankondiging van de gegunde opdracht in het Publicatieblad van de EG plaats te vinden. Aanbestedende dienst: de aanbesteder kwalificeert als aanbestedende dienst in de zin van artikel 1, lid 9, van de Richtlijn Overheden (Richtlijn 2004/18). Aanbesteder: de opdrachtgever die een aanbesteding houdt. Aanbesteding: de uitnodiging aan ondernemers die algemeen bekend wordt gemaakt om, op basis van een programma van eisen of bestek, offerte uit te brengen, welke gevolgd wordt door het verstrekken van een opdracht voor het uitvoeren van een werk, dienst of levering. Aanbestedingsbeleid: het interne en externe beleid ten aanzien van aanbesteden van een aanbesteder. Alcateltermijn: wettelijke termijn van 15 (kalender-)dagen, waarin de afgewezen partijen de mogelijkheid krijgen in beroep te gaan tegen de voorlopige gunning na een aanbesteding. BAO: Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. Besluit van 16 juli 2005, Stb. 408. Bestek: het aanbestedingsdocument waarin de behoefte van de aanbesteder is omschreven. Het bestek bestaat meestal uit diverse onderdelen, zoals een programma van eisen, een conceptcontract, (nadere) procedureregels en regels voor gunning, selectie en contractering; Dienst: een dienst in de zin van de Richtlijn 2004/18 is een dienst niet zijnde de levering van een product of een opdracht voor de uitvoering van een werk (BAO, artikel 1). Diensten zijn niet tastbaar. Drempelbedrag: bedrag waarboven een bepaalde aanbestedingsprocedure is voorgeschreven. Gunningleidraad: het document dat de gunningcriteria en de gunningsprocedure bevat; Gunningcriterium: criterium op basis waarvan inschrijvingen worden beoordeeld om te bepalen welke inschrijving voor gunning in aanmerking komt. Inkoopproces: het proces dat doorlopen wordt vanaf het moment van constatering van een behoefte aan een bepaald product of dienst tot de beschikbaarstelling van het gevraagde aan de gebruiker binnen de organisatie. Inschrijver: een (geselecteerde) natuurlijke of rechtspersoon die door middel van een inschrijving aanbiedt een opdracht uit te voeren. Levering: een levering heeft betrekking op de aankoop van, leasing van, huur of huurkoop van producten. 4
Niet-openbaar aanbesteden: een wijze van marktbenadering waarbij bij deze aanbestedingsvorm vindt er een voorselectie plaatsvindt uit geïnteresseerde marktpartijen. In feite gaat het om een openbare procedure met voorselectie (2 fasen). Non-discriminatoir: geen afzonderlijke of aparte behandeling van partijen welke niet te rechtvaardigen is. Nota van Inlichtingen: document waarin de antwoorden op vragen van inschrijvers zijn opgenomen, alsmede wijzigingen van het bestek (beschrijvend document) en/of andere aanbestedingsdocumenten. Objectief: rationeel, transparant en controleerbaar, niet afhankelijk van de wil van de onderhandelende partij. Offerte-aanvraag: een schriftelijke uitnodiging aan een potentiële leverancier een aanbod te doen tot het leveren van goederen en/of diensten. Hiermee wordt beoogd vast te stellen welke leverancier de verlangde prestaties tegen de meest optimale condities kan leveren. Dit vindt plaats met behulp van het bestek (beschrijvend document). Onderhands aanbesteden: een wijze van marktbenadering waarbij één (= enkelvoudig) of tenminste drie of vijf (= meervoudig) leverancier(s) gevraagd word(t)(en) om een inschrijving (offerte) in te dienen. Openbaar aanbesteden: een wijze van marktbenadering waarbij de leveranciersmarkt via een openbare aankondiging opgeroepen wordt om een inschrijving (offerte) in te dienen, op basis van het bestek (beschrijvend document). Perceel: een afgebakend onderdeel van een opdracht waarop kan worden ingeschreven. Programma van Eisen (PvE): onderdeel van het bestek (beschrijvend document) waarin alle eisen t.a.v. de levering, de dienst of het werk zijn opgenomen. Proportionaliteit: in verhouding met datgene waarvoor het bedoeld is. Raamovereenkomst: een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te gunnen overheidsopdrachten vast te leggen. Selectiecriterium: een eis waaraan een gegadigde dient te voldoen om geselecteerd te kunnen worden voor het doen van een inschrijving. Selectieleidraad: het document dat de voorwaarden bevat voor aanmelding alsmede de eisen en selectiemethoden voor het beoordelen en selecteren van geschikte gegadigden voor de inschrijving. Startdocument: in dit document wordt kort vastgelegd hoe de aanbesteding ingericht zal worden. Het document heeft drie doelen: 1. vastleggen van de aanbestedingswijze; 2. vastleggen van de organisatie van de aanbesteding; 3. goedkeuring verkrijgen van het college/bevoegd ambtenaar om aanbesteding te starten. Transparant: openbaar en navolgbaar. De instrumenten om transparantie te bereiken zijn de publicatieverplichtingen, het verbod op discriminatie tussen aannemers, leveranciers of dienstverleners, en de plicht om de eisen aan de overheidsopdracht en de aannemer, leverancier of dienstverlener objectief te specificeren. 5
Werk: het product van het geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.
6
Hoofdstuk 3: Theoretisch kader De titel van het beleid voert de begrippen “inkoop” en “aanbesteden”. Deze twee begrippen staan niet los van elkaar, maar zijn aan elkaar gerelateerd. Zoals uit het onderstaande zal blijken is aanbesteden een vorm van inkopen. Verder komt in dit hoofdstuk het inkoopproces, de inkoopfunctie en de relatie tussen beide aan de orde. 3.1 Inkoop en Aanbesteden Inkoop kan worden omschreven als alles waar een externe factuur tegenover staat. Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin opdrachtgevers, na concurrentiestelling, een opdracht gunnen. De verschillende fasen van het tactische inkoopproces (specificeren van de opdracht, selecteren en contracteren van de leverancier) worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Wanneer de aanbesteding wordt ingetrokken of anderszins geen doorgang vindt en dus niet resulteert in een gegunde opdracht met factuur, wordt ook van aanbesteding gesproken. Er is geen sprake van een aanbesteding, wanneer het initiatief bij de ondernemer ligt of wanneer slechts één ondernemer wordt uitgenodigd offerte uit te brengen. In dit laatste geval spreken we van een enkelvoudig onderhandse procedure (gunning “uit de hand”). Aanbesteden is dus een inkoopmethode en vormt onderdeel van het inkoopproces. Omdat aanbesteden een vorm van inkopen is, wordt in dit handboek regelmatig alleen het woord “inkopen” gebruikt, maar wordt in dat geval ook “aanbesteden” bedoeld. Definitie “Werken”: De letterlijke weergave van het begrip “werk” in het Besluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten (BAO) is: “het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen”. In het algemeen kan gesteld worden dat een werk iets nieuws creëert van bouwkundige of civieltechnische aard. Voorbeelden zijn alle overeenkomsten op het gebied van de bouwnijverheid, zoals gebouwen, bruggen, baggerwerkzaamheden, wegen en tunnels. Definitie “Leveringen”: Onder een “levering” wordt in het BAO verstaan: “schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel tussen een aanbestedende dienst en een leverancier (natuurlijk persoon of rechtspersoon) voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten”. Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich meebrengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht van levering. Dit is vooral van belang om te bepalen of de opdracht een bepaalde drempelwaarde overschrijdt, waarboven het BAO moet worden toegepast. “Producten” ziet enkel op roerende zaken; de aankoop van onroerende zaken valt buiten de werkingssfeer van het BAO.
7
Definitie “Diensten”: Het BAO voor diensten bevat geen echte definitie en vormt een vangnet: overheidsopdrachten die niet onder de werking van het BAO en voor werken of leveringen (en voor de nutssector) vallen. Het BAO maakt onderscheid in twee soorten diensten, te weten 2A en 2B diensten, welke terug te vinden zijn in bijlage 2 van het BAO. 2B-diensten zijn diensten die niet geschikt zijn om in een Europese markt aan te besteden. Op de 2Adiensten is het volledige BAO van toepassing (art. 23 t/m 55), op de 2B-diensten is een beperkt regiem (alleen art. 23 en art. 35, lid 4) van het BAO van toepassing. Indien de raming van een dienst boven de Europese drempel komt, moet de afdeling/medewerker in het aanbestedingsdossier gemotiveerd aangeven of er sprake is van een 2A- of een 2Bdienst. Indien deze motivering ontbreekt, is er sprake van een 2A-dienst en is dus het volledige BAO van toepassing. Voor 2B-diensten kan veelal worden volstaan met een meervoudige onderhandse procedure (waarbij de uiteindelijke gunning wel gepubliceerd dient te worden). 3.2 Inkoopproces Inkoop is een procesmatige activiteit, die bestaat uit zeven fasen: Tactische inkoop
Inventariseren
Sp ecif
Sel ecter
Operationele inkoop
Co ntr ac-
Be stel
Be wa-
Na zor
Aanbesteden
Ieder van de 7 fasen is onlosmakelijk met de andere verbonden en een fase kan niet gestart worden voordat de voorgaande fase goed is afgesloten. Tactische inkoop De eerste vier fasen behoren tot de tactische inkoop. Deze omvat: 1) Inventariseren: bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en inventariseren van het aanbod in de markt; 2) Specificeren: opstellen van het programma van eisen, het conceptcontract en de offerte-aanvraag; 3) Selecteren: aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers; 4) Contracteren: eventueel onderhandelen met leveranciers en afsluiten contract(en). Operationele inkoop Zodra de leveranciers zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop. Deze omvat: 5) Bestellen: het plaatsen van orders; 6) Bewaken: bewaken van het uitleveren van orders, verifiëren en afhandelen van de facturering; 7) Nazorg: afhandelen van klachten en claims, afhandelen meer- en minderwerk, evalueren leveranciers en contractbeheer. De richtlijnen die verder in dit hoofdstuk zijn uitgewerkt zijn vooral van toepassing op de tactische inkoopactiviteiten. Juist in de fasen 1 t/m 4 is door professionalisering het meeste financiële en kwalitatieve voordeel te behalen. 8
3.3 Uitwerking Fasen inkoopproces Fase 1: Inventariseren De medewerkers van de verschillende (vak-)afdelingen bereiden een inkoop/aanbesteding voor waarbij de volgende onderwerpen aan de orde komen: • Het bepalen van de behoefte; • Het maken van een begroting; • Het aanvragen van budget; • Het maken van een planning; Mede afhankelijk van de in Hoofdstuk 4 (wanneer welke procedure) vermelde zaken, wordt bepaald welke procedure wordt gevolgd. Belangrijk hierbij is dat de vraag wordt gesteld: “Wat moet ik vragen en op welke wijze doe ik dit, zodat ik uiteindelijk met de gewenste leverancier in zee ga”. Dit ter voorbereiding op het invullen van het Meldingsformulier inkoop/aanbestedingstraject (Bijlage 3, Blz. 40) en het schrijven van de offerte-aanvraag. Fase 2: Specificeren Allereerst moet zorgvuldig worden vastgesteld wat de behoefte precies is en welke eisen aan het, daarvoor in te kopen, product moeten worden gesteld. De vakafdeling omschrijft aan welke product, dienst of levering behoefte is; dit omvat: • Functioneel specificeren: aan welke eisen moet het product voldoen (wat wil ik bereiken?). • Technisch specificeren: wat moet er allemaal in en op een product zitten (hoe wil ik dat bereiken?). Deze eisen moeten alleen dan worden vastgesteld als het écht nodig is. Daarmee wordt voorkomen dat onnodige kaders worden gezet en leveranciers hier zelf niet meer over na gaan denken. Naast de genoemde eisen kunnen nog andere eisen worden vastgesteld, zoals logistieke eisen (waar en wanneer leveren?), onderhoudseisen (welke service?) en verpakkingseisen (milieuvriendelijke verpakking?). Verder is het noodzakelijk om al in de specificatiefase vast te stellen wat de beoordelingscriteria zijn, waarop de keuze voor één of meer leveranciers en zijn product(en) of dienst(en) wordt gebaseerd. Dit zijn de zogenaamde selectie- en gunningcriteria. Van belang hierbij is te bepalen hoe die verschillende beoordelingscriteria tegen elkaar worden afgewogen. Dit om offertes zo objectief mogelijk te kunnen beoordelen en om aanbieders duidelijk te maken op welke punten de offertes door bijv. de gemeente worden beoordeeld. Selectiecriteria De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieeleconomische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van de inschrijving als op de dag van de opdrachtverlening moet voldoen. Deze zijn onder te verdelen in de minimale eisen waaraan men wel of niet voldoet (de zogenaamde “knock-out”-criteria) en criteria waaraan in verschillende mate kan worden voldaan Met behulp van deze laatste criteria kan een volgorde worden gemaakt in de mate van geschiktheid van de inschrijvers. De selectiecriteria moeten voor alle inschrijvers gelijk zijn en ook op gelijke wijze worden toegepast. In het BAO staan de criteria vermeld die de gemeente moet en mag toepassen bij Europese aanbestedingsprocedures (en ook bij nationale openbare). Veel gebruikte criteria zijn: deskundigheid, ervaring en omvang bedrijf, financiële soliditeit van de inschrijver, milieuen veiligheidsaspecten, kwaliteitsgarantie, service, garantie en nazorg. Gunningcriteria Bij elke aanbestedingswijze moet de basis gekozen worden waarop de opdracht wordt gegund. Dit kan zijn: • de laagste prijs of • Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) 9
Bij de eerste is er een uitgewerkt ontwerp en een bestek. De concurrentie vindt dan alleen plaats op basis van prijs. De inschrijver die de laagste prijs aanbiedt, mag het werk uitvoeren c.q. de dienst of het product leveren. Bij EMVI kunnen de inschrijvers zich naast prijs ook onderscheiden op andere aspecten, zoals: uitvoeringsduur, garanties, onderhoudskosten, energieverbruik, risico-verdeling, duurzaamheid, beschikbaarheid, communicatie, e.d. Door bijvoorbeeld bij een aanbesteding te vragen om een Plan van Aanpak, kunnen de inschrijvers de gevraagde aandachtspunten toelichten. Het aspect duurzaamheid en hoe daarmee om te gaan in aanbestedingen komt in Hoofdstuk 3 en in de Leidraad Duurzaam Inkopen (Bijlage 5, Blz. 43) aan de orde. Er wordt wel onderscheid gemaakt tussen eisen en wensen. Eisen zijn altijd uitsluitingscriteria, daar voldoet een inschrijver wel of niet aan. Aan een wens hoeft een inschrijver niet te voldoen, maar als hij daar wel aan voldoet heeft hij een betere aanbieding. Criteria die niet zijn bekendgemaakt, mogen bij het maken van de uiteindelijke keuze niet worden gebruikt. Het BAO heeft ook bepaald dat de relatieve belangrijkheid (wegingsfactoren) van de (objectieve!) criteria vermeld moeten worden. Als uitgangspunt kan genomen worden: “een inschrijver weet bij het lezen van het aanbestedingsdocument (bestek) hoe en waarop zijn offerte beoordeeld gaat worden”. Selectiecriteria definiëren de minimumeisen waaraan een leverancier moet voldoen. Pas wanneer deze hieraan voldoet, beoordelen we de aanbiedingen aan de hand van de vooraf bepaalde gunningcriteria. Volgens de richtlijnen zijn er 2 manieren om te gunnen: 1. de laagste prijs of 2. de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Bij de economisch meest voordelige inschrijving, moeten aan de verschillende criteria scores worden toegekend op basis van wegingsfactoren die bepalend zijn voor de gunning. De gunningcriteria bepalen uiteindelijk welke leverancier(s) gecontracteerd worden. -
Voorbeelden selectie-criteria: eigen verklaringen; uittreksel KvK; jaarrekeningen; organogrammen; klachtenafhandelingsprocedure; ISO en/of VCA; referenties;
- relatieve orderwaarde;
Voorbeelden gunning-criteria: - kosten (total cost of ownership); - kwaliteit/service; - gegarandeerde levertijden; - aftersales; - continuïteit onderneming; - ervaring en geschiktheid; - kwaliteit v. de offerte c.q. aangeleverde gegevens; - rapportagemogelijkheden;
Afhankelijk van de grootte van de offerte aanvraag en de manier van aanbesteden wordt bepaald welke selectie- en gunningcriteria vermeld worden. Alle eisen worden tot slot samengenomen in een Programma van Eisen of productspecificatie. Fase 3: Selecteren Vóórdat leveranciers worden uitgenodigd (uiteraard alleen bij Onderhandse aanbestedingen) om een offerte uit te brengen, moet worden vastgesteld bij welke leveranciers deze offertes worden aangevraagd. Moeten dat altijd bekende leveranciers zijn of moet het leveranciersbestand af en toe worden ververst met een nieuwe leverancier? En hoeveel leveranciers moeten met een offerteaanvraag worden benaderd? Ook moet tijdens deze fase een offerteaanvraag worden opgesteld met alle relevante informatie over de behoefte en de juiste vragen aan de leveranciers, gebaseerd op het Programma van Eisen. Tijdens de specificatiefase en de selectiefase kan de meeste invloed op de integrale kosten worden uitgeoefend, omdat men hier nog kiezen wat men vraagt aan de leverancier (bijv. aanschaf wegwerp-pennen of “dure” pennen). 10
Nadat alle beoordelingen (volledigheid, kwalificatiecriteria en gunningcriteria) van de alle ingediende offertes hebben plaatsgevonden en de score(s) bekend is (zijn), kan tot voorlopige gunning worden overgegaan. De gemeente mag geen overeenkomst aangaan op basis van een gunningsbeslissing voordat 15 (kalender)dagen zijn verstreken na de mededeling van de (voorlopige) gunningsbeslissing (de zogenaamde Alcatel-termijn). De mededeling van de gunningbeslissing moet tenminste de gronden van die gunningsbeslissing bevatten (of de afwijzingsgronden). Dit is noodzakelijk om te waarborgen dat ondernemers die een rechtsmiddel willen aanwenden tegen de beslissing daadwerkelijk 15 kalenderdagen de tijd hebben. De bezwaarperiode is een “stand-still” periode. Dit betekent dat er tijdens deze periode geen activiteiten mogen plaatsvinden. Fase 4: Contracteren Bij het contracteren van de uiteindelijke leverancier worden de laatste details geregeld en juridisch sluitend in een contract vastgelegd. Het resultaat is een contract waarin beide partijen hun wederzijdse verplichtingen hebben vastgelegd. Fase 5: Bestellen Op basis van het contract kunnen dan bestellingen plaatsvinden volgens de daarin opgenomen procedures en voorwaarden. Fase 6: Bewaken Bewaken vindt op twee niveaus plaats, zowel op contractniveau als op bestellingenniveau. Op contractniveau is een bewaking van de in het contract overeengekomen afspraken nodig. Deze afspraken kunnen op vele onderwerpen betrekking hebben, zoals de wijze van bestellen, de wijze van het bevestigen van bestellingen, de wijze van afleveren en factureren. In een contract worden ook afspraken gemaakt met betrekking tot de leverbetrouwbaarheid, die de leverancier moet waarmaken. Op bestellingenniveau dienen de individuele bestellingen bewaakt te worden, bijvoorbeeld met betrekking tot het nakomen van de overeengekomen leverdatum van een specifieke bestelling. Onderdeel van de fase 'bewaken' is ook het verwerken van de facturen en het verrichten van de bijbehorende betalingen. Fase 7: Nazorg In deze fase worden de inkooptrajecten en inkoopcontracten geëvalueerd. Goed lopende afspraken kunnen worden gecontinueerd. De evaluatie kan ook inhouden dat afspraken bijgesteld moeten worden, contracten herzien of zelfs beëindigd moeten worden. 3.4 Percelenregeling De gemeente is bevoegd een opdracht in percelen te verdelen. Wanneer een opdracht wordt verdeeld in percelen, wordt de waarde van elk perceel in aanmerking genomen om te beoordelen of het Europese drempelbedrag wordt bereikt. Wanneer de waarde van alle percelen opgeteld gelijk is aan of meer bedraagt dan dat drempelbedrag, dan zijn de bepalingen van de Europese aanbestedingsrichtlijn van toepassing op alle percelen. De percelen moeten dan met de toepassing van de Europese Richtlijn worden aanbesteed. Er geldt een uitzondering op voornoemde regel. De gemeente mag van het bovenstaande afwijken voor percelen waarvan de geraamde waarde, excl. BTW, minder dan € 80.000 bedraagt (levering of dienst) of minder dan € 1.000.000 (werk). Deze percelen mogen enkelvoudig onderhands (1 op 1) worden gegund. Voorwaarde hierbij is wel dat de som van de onderhands gegunde percelen niet meer dan 20% van de totale waarde van alle percelen tezamen omvat. De overige percelen, die dus niet onderhands gegund worden, moeten wel worden aanbesteed conform het BAO en ARW2005. 3.5 Het inkoopdossier Een aanbesteding is een proces dat begint met de inventarisatiefase en eindigt met de nazorg. Bij alle keuzes en beslissingen moeten belangen worden gewogen en risico’ s 11
worden geïnventariseerd. Daarom wordt van iedere aanbesteding een inkoopdossier bijgehouden. De inhoud van het dossier is afhankelijk van de aanbestedingsprocedure en heeft als doel om: • Te worden gebruikt voor het opstellen van rapportages t.b.v. bestuur en directie en externe partijen zoals de belastingdienst. • Als sturingsinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen. • Te worden gebruikt t.b.v. rechtmatigheidscontrole door de interne controleur en/of accountant en/of rekenkamer. • In geval van een rechtszaak het verloop van het aanbestedingsproces aan te tonen. Voor enkelvoudig onderhandse procedures tot € 20.000 (diensten/leveringen) en € 100.000 (werken) is er geen inkoopdossier voorgeschreven. Via de a-selecte steekproef die t.b.v. de interne controle wordt uitgevoerd wordt beoordeeld in hoeverre er bij deze aankopen rechtmatig en integer gehandeld is. Bij grote aanbestedingen kan het ook zijn dat niet de a-selecte steekproef de basis vormt voor de interne controle. De inhoud van het inkoopdossier is gestandaardiseerd en afhankelijk van de gevoerde aanbestedingsprocedure. Met gestandaardiseerd wordt hier de volgorde van het dossier bedoeld. In Bijlage 1 (Blz. 27) is een overzicht opgenomen van de voorgeschreven dossieropbouw per procedure.
12
Hoofdstuk 4: Juridische uitgangspunten Als overheidsdienst heeft de gemeente te maken met Europese en nationale wet- en regelgeving voor inkoop en aanbesteden van diensten, leveringen en werken. De voor de praktijk voornaamste juridische kaders zijn hieronder vermeld. Uiteraard betreft dit een momentopname, zodat een controle op wijzigingen en geldigheid van voorschriften, bedragen, enz. bij elke toepassing noodzakelijk is. Navraag hieromtrent kan via de Inkoopcoördinator. 4.1 Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap (EG-Verdrag). Dit Verdrag heeft als belangrijkste doelstelling de totstandkoming van een gemeenschappelijke markt tussen de lidstaten van de E.U. Een gemeenschappelijke markt waarin vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal kan plaatsvinden. Deze grondbeginselen zijn met name verankerd in de artikelen 28 (vrij verkeer van goederen), 39 (vrij verkeer van werknemers en verbod op discriminatie naar nationaliteit), 43 (vrijheid van vestiging) en 49 (vrij verlenen van diensten). 4.2 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht. Ingevolge het EG-Verdrag is de gemeente gehouden haar opdrachten op transparante, objectieve, non-discriminerende en proportionele wijze voor alle marktpartijen toegankelijk te maken. De algemene beginselen van het Europees recht gelden altijd en zijn hiërarchisch hoger gerangschikt als de verder in de opsomming genoemde wetgeving. Deze uitgangspunten zijn dus ook van toepassing in die gevallen dat het vermoedelijk opdrachtvolume lager is dan de Europese drempelbedragen. Het aanbestedingsrecht is op deze principes gebaseerd. 4.3 Europese Richtlijn Klassieke sectoren (2004/18/EG). De aanbestedingsrichtlijnen 2004/18/EG zijn onder andere opgesteld om binnen de Europese Unie, en ten behoeve van het tot stand komen van een interne markt, de vrije, eerlijke concurrentie te stimuleren. Verder dient toepassing van de richtlijnen opdrachtgevers te brengen tot een professioneler inkoopproces, waarbij integriteit van het bestuur, transparantie en het verkrijgen van het beste product tegen de voordeligste prijs (besparingen én efficiëntie derhalve) hoog in het vaandel staan. Aan de aanbestedingsrichtlijnen liggen de beginselen uit het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap ten grondslag, namelijk: gelijke behandeling, transparantie en niet-discriminerende mogelijkheden voor mededinging, wederzijdse erkenning en bestrijding van fraude en corruptie. Wanneer de Europese Richtlijn niet of niet voldoende wordt nageleefd, kan dit aanleiding zijn voor het opleggen van sancties. Een inschrijver/aanbieder die meent in zijn rechten te zijn geschaad, kan met een beroep op de Richtlijn bij de (nationale) civiele rechter vorderen dat de procedure wordt gestopt, wordt opgeschort of dat hij alsnog wordt toegelaten tot de procedure. In het geval de opdracht al is gegund, is het denkbaar dat de betreffende inschrijver/aanbieder een eis tot schadevergoeding indient vanwege onrechtmatig handelen van de aanbestedende dienst. Ook kan een klacht worden ingediend bij de Europese Commissie, die vervolgens de betreffende lidstaat kan aanspreken. De Europese Commissie kan ook uit eigen beweging een onderzoek instellen. Tevens kan het niet of niet voldoende naleven van de Europese Richtlijn aanleiding zijn voor het onthouden van een rechtmatigheidsoordeel van de accountant op de jaarrekening van de gemeente. Uiteraard vloeien uit het vorenstaande ook direct financiële risico’s voort. Indien bij het verstrekken van een opdracht ten onrechte de (Europese) aanbestedingsregels niet of niet correct worden gevolgd dan kan dat financiële gevolgen hebben voor de gemeente. Deze financiële consequenties kunnen zich in verschillende vormen voordoen. Zo kan de rechter 13
bepalen dat een opdracht opnieuw moet worden aanbesteed (met alle extra kosten van dien) en/of dat er een schadevergoeding moet worden betaald. 4.4 Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) (Staatsblad 2005, 408) Vanaf 1 december 2005 is het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) van kracht. Met dit besluit zijn de Europese richtlijnen 2004/17 en /18 voor het aanbesteden van overheidsopdrachten in Nederland geïmplementeerd. Dit houdt in dat de overheid gehouden is om boven de drempelbedragen conform dit besluit aan te besteden. De richtlijnen hebben als doel dat ze opdrachten openstellen voor alle bedrijven gevestigd in de Europese gemeenschap. We hebben als grondbeginselen: transparantie, objectiviteit en non-discriminatie, met als resultaat een vrije en eerlijke concurrentie binnen de Europese gemeenschap en besparingen voor de opdrachtgevers door een professioneel inkoopproces. Voor opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels gelden niet de formele regels, doch dienen wel de uitgangspunten van de Europese richtlijn (transparantie, objectiviteit en non-discriminatie) in acht te worden genomen. • Transparantiebeginsel: de gehele aanbestedingsprocedure moet doorzichtig en controleerbaar zijn; • Objectiviteitsbeginsel: het optreden van de aanbesteder (gemeente) dient gebaseerd te zijn op feiten en heldere criteria; • Gelijkheidsbeginsel: de aanbesteder (gemeente) is verplicht alle aanbieders gelijk te behandelen. In dit inkoophandboek zijn de protocollen zo opgesteld dat de gemeente aan deze uitgangspunten voldoet. De drempelbedragen, waarboven het BAO van toepassing is, worden tweejaarlijks aangepast en zijn voor de periode 2010 t/m 2011 vastgesteld op € 193.000,= (excl. BTW) voor leveringen en diensten, en € 4.845.000,= (excl. BTW) voor werken. Zie ook schema in Hoofdstuk 6 (blz. 23) en Schema drempels in Bijlage: 14 (Blz. 71). Binnen het BAO bestaan er meerdere procedures, waarvan er twee vrij te kiezen zijn, namelijk openbaar of niet-openbaar (is feitelijk openbaar met voorselectie). 4.5 Nieuwe Aanbestedingswet Vooralsnog ontbreekt in Nederland een nationaal wettelijk verankerd aanbestedingskader. Decentrale overheden zijn daarom bij nationale opdrachten (opdrachten die niet vallen onder het Europese richtlijnregime) vooral gebonden aan hun eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid, de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de interpretatie van de Europese richtlijnen door de Europese Commissie en het Europese Hof van Justitie. Mede naar aanleiding van de aanbevelingen van de Parlementaire Enquête Bouwnijverheid in december 2002, is aangegeven dat een nationaal, coherent en uniform juridisch aanbestedingskader in Nederland gewenst is. Het huidige wetsvoorstel vormt onder meer een uitwerking van deze aanbevelingen. Een eerder wetsvoorstel strandde in 2008 in de Eerste Kamer. Het huidige wetsvoorstel beoogt regelgeving op het gebied van aanbesteden - dat wil zeggen regelgeving op het gebied van het aanbesteden van zowel overheidsopdrachten die onder, als boven de Europese drempelwaarden uitkomen - verder te stroomlijnen. Het bevat onder meer voorstellen met betrekking tot proportionaliteit (bijvoorbeeld de eisen die aan opdrachten worden gesteld moeten in redelijke verhouding staan tot de opdracht), uniformiteit (het gebruik van dezelfde formulieren) en te maken afspraken tussen aanbestedende diensten en het bedrijfsleven over procedures onder de Europese aanbestedingsdrempels. Het huidige voorstel is een hernieuwde, toegankelijkere implementatie van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Op termijn zal de Aanbestedingswet het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (BASS) gaan vervangen. Het wetsvoorstel bevat een overgangsvoorziening voor aanbestedingen waarop de Europese
14
aanbestedingsrichtlijnen van toepassing zijn. Het wetsvoorstel is momenteel in behandeling bij de Tweede Kamer. Na aanvaarding van het wetvoorstel zendt de Tweede kamer het wetsvoorstel door ter behandeling aan de Eerste Kamer. De verwachting is dat de wet eind 2011/begin 2012 in werking zal treden. De wijzigingen die hieruit voortvloeien voor dit Inkoophandboek zullen z.s.m. worden verwerkt en ter vaststelling worden voorgelegd. 4.6 Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) Specifiek voor bouwopdrachten (werken), is op advies van de enquêtecommissie bouwnijverheid in opdracht van het ministerie van Volkshuisvesting een Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2005) opgesteld. De ARW 2005 is verplicht voor opdrachten van een aantal ministeries en facultatief voor andere overheidsinstanties, zoals de gemeenten. De gemeente Hof van Twente verklaart bij al haar aanbestedingen van werken de ARW 2005 van toepassing. De ARW 2005 kent, evenals het BAO, een aantal procedures. Op basis van de in Hoofdstuk 6 (Blz.23) en Bijlage 14 (Blz. 71) opgenomen tabellen en schema kan men nagaan, welke procedure in een specifieke situatie moet worden gevolgd. 4.7 Wet Implementatie Rechtsbeschermingrichtlijnen Aanbesteden (WIRA) De Wet Implementatie Rechtsbeschermingrichtlijnen Aanbesteden (WIRA) is op 19 februari 2010 in werking getreden. De WIRA geldt voor alle aanbestedende diensten, waaronder gemeenten. Met de WIRA zijn de Europese rechtsbeschermingrichtlijnen omgezet in nationale wetgeving. Met een beroep op de WIRA kan een benadeelde ondernemer de rechter verzoeken een overeenkomst te vernietigen, omdat deze ten onrechte onderhands is gegund en volgens het BAO of BASS Europees aanbesteed had moeten worden. De WIRA brengt de volgende wijzigingen met zich mee: • Motivering gunningbeslissing: Hoewel veel gemeenten vaak al alle betrokken partijen automatisch in de gunningbeslissing op de hoogte stellen van de redenen van de beslissing, was dit nog niet verplicht (tenzij een afgewezen partij hierom verzocht). Deze wet introduceerde deze verplichting. Een afgewezen partij kan dan beoordelen of hij tegen de gunningbeslissing wil opkomen bij de rechter. • Opschortende termijn: Tussen de gunningbeslissing en het sluiten van de overeenkomst moet een opschortende termijn van minimaal 15 dagen in acht worden genomen. Als de gunningbeslissing echter onvoldoende wordt gemotiveerd, dan begint de opschortende termijn niet te lopen. Een ondernemer kan de rechter dan ook nog na de termijn van 15 dagen verzoeken de overeenkomst te vernietigen, omdat deze is gesloten zonder een geldige opschortende termijn. • Vernietiging overeenkomst: In de huidige praktijk heeft een benadeelde ondernemer vaak alleen recht op schadevergoeding als een overheidsopdracht is gesloten in strijd met de aanbestedingsvoorschriften. Deze wet heeft de mogelijkheid geïntroduceerd voor de rechter om een overeenkomst te vernietigen in het geval de overheidsopdracht ten onrechte niet is aanbesteed. Slechts in uitzonderingsgevallen vanwege dwingende redenen van algemeen belang kan de rechter de overeenkomst (deels) in stand laten. 4.8 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De algemene beginselen van behoorlijk bestuur zijn opgesteld ter bescherming van burgers en ondernemers. Voor het inkoopbeleid zijn met name de volgende beginselen van belang: • Gelijkheidsbeginsel. De gemeente moet alle inschrijvers op gelijke wijze behandelen. • Vertrouwensbeginsel. Men mag op goede gronden (bijv. na een duidelijke toezegging) er op vertrouwen dat de gemeente deze toezegging nakomt. • Rechtszekerheidsbeginsel. De gemeente moet haar besluit zo formuleren dat de inschrijver precies weet waar hij aan toe is of wat de gemeente van hem verlangt. 15
•
•
Fair-play-beginsel. De gemeente moet zich onpartijdig opstellen bij het nemen van besluiten en moet de nodige openheid en eerlijkheid in acht nemen. Daarbij mogen politieke en/of ideologische aspecten geen invloed hebben op de keuzes en heeft de gemeente oog voor de belangen van de inschrijver. Motiveringsbeginsel. De gemeente moet haar besluiten onderbouwen, waarbij de motivering wordt gedragen door feiten.
4.9 Wet Openbaarheid van Bestuur De aanbestedingsrichtlijnen geven aan dat de gemeente richting inschrijvers transparant, objectief en non-discriminatoir moet handelen. De gemeente houdt zich aan die uitgangspunten, maar wil ter bescherming van de inschrijvers niet alle ontvangen informatie aan tegenstrevers/concurrenten vrijgeven. In beginsel zal de gemeente alle afgeschreven inschrijvers informeren over: • aan wie zij de opdracht voornemens is te gunnen of heeft opgedragen; • hoe de score op basis van de in de uitnodiging geformuleerde gunningscriteria van zijn inschrijving was ten opzichte van de inschrijver aan wie de gemeente voornemens is de opdracht te gunnen c.q. heeft verleend. In het geval een afgewezen inschrijver of een andere belanghebbende inzicht wenst in de inschrijvingen van een andere partij en daarvoor een beroep doet op de Wet openbaarheid van bestuur kan de gemeente zich beroepen op de in artikel 10 van deze wet genoemde uitzonderingsgronden en beperkingen. 4.10 Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB) Op 1 januari 2003 is de Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB) grotendeels in werking getreden. De Wet BIBOB biedt de mogelijkheid voor een aanbestedende dienst om het “Bureau BIBOB” om advies te vragen. Onder het bereik van de wet vallen: • Vergunningen: met name in het kader van milieuwetgeving; Drank & Horecawet; Wet op de Kansspelen en de Woningwet. • Subsidies: hiervoor is geen limitatieve opsomming opgenomen. Gemeenten kunnen de toets zelf opnemen in de subsidieregelingen. • Aan te besteden overheidsopdrachten: hieronder vallen, uiteraard, ook de gemeenten. De aangewezen sectoren betreffen: milieu, informatie-communicatie technologie (ICT) en bouw. Advies m.b.t. aanbestedingen kan worden gevraagd over: • Feiten en omstandigheden die grond kunnen opleveren voor de toepassing van de Wet BIBOB op de gegadigde van een van de uitsluitingscriteria. Deze uitsluitingsgronden zijn er onder meer op gericht om niet-solide en malafide gegadigden van deelneming uit te sluiten; • De mogelijkheid dat een gegadigde of onderaannemer wordt gefinancierd uit gepleegde strafbare feiten verkregen of te verkrijgen voordelen; dit dienen wel aan de eventuele opdracht gerelateerde strafbare feiten te zijn (bijv. frauderen met facturen); • De mate van gevaar dat een gegadigde ingeval van gunning aan hem, dan wel een onderaannemer, bij de uitvoering van de opdracht strafbare feiten zal plegen; Het advies kan worden gevraagd: • Voordat een beslissing wordt genomen omtrent de gunning; • T.a.v. de acceptatie van een onderaannemer (indien hierover is voorzien in het bestek); • Indien een aanbestedende dienst een lopende overeenkomst wil ontbinden ingeval een van hiervoor genoemde situaties (waarover advies kan worden gevraagd) zich voordoet en mits hierin in de overeenkomst is voorzien; Een advies kan worden ingewonnen indien na eigen onderzoek vragen blijven over: 16
• • •
de bedrijfsstructuur; de financiering; omstandigheden in de persoon van de gegadigde;
In de aanbestedingsdocumenten moet (uitsluitend voor de aangewezen sectoren!) standaard de volgende tekst worden opgenomen: “Gegadigden dienen er rekening mee te houden dat de gemeente Hof van Twente, alvorens tot gunning over te gaan, advies kan inwinnen als bedoeld in artikel 9, lid 2 van de Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur”. In de Wet BIBOB wordt aangegeven dat de aanbestedende diensten wordt geadviseerd om de gronden waarop gegadigden kunnen worden uitgesloten van deelneming aan een aanbesteding, in de te sluiten overeenkomsten op te nemen als ontbindende voorwaarde. Ontbinding van de overeenkomst is dan mogelijk indien gedurende de looptijd van de overeenkomst ondermeer blijkt dat het bedrijf (kort gezegd) malafide is. 4.11 Werkgroep Inkoop- en Aanbesteden (en Inkoopkalender) Jaarlijks (in het 4e kwartaal) zal de Inkoopcoördinator met medewerking van de afdelingen een inkoopkalender opstellen (met de belangrijkste inkopen en aanbestedingen). Uit de inkoopkalender zal door de werkgroep Inkoop- en Aanbesteden een selectie worden gemaakt van inkopen/aanbestedingen. Deze werkgroep zal bestaan uit de portefeuillehouder Inkoop, de betreffende portefeuillehouder (van het inhoudelijke vakgebied) en de inkoopcoördinator, aangevuld met één of meer medewerkers van de vakinhoudelijke/inkopende afdeling(en) (incl. verslaglegger). De werkgroep zal per aanbesteding vooraf bepalen welke speerpunten speciale aandacht zullen krijgen, bijv. duurzaamheid en/of de sociaal-maatschappelijke doelstellingen. Uiteraard zullen ook efficiency en prijs/kwaliteit-verhouding worden meegenomen bij de aanbestedingen die in de werkgroep aan de orde komen. Door deze manier van werken zal er meer betrokkenheid en affiniteit bij de bestuurders en ook de afdelingen worden gecreëerd m.b.t. aanbestedingen en inkoop. 4.12 Duurzaam inkopen De Nederlandse rijksoverheid heeft vanuit haar visie “duurzame bedrijfsvoering” de ambitie uitgesproken in 2010 100% duurzaam in te kopen. In november 2007 heeft de VNG een klimaatakkoord getekend, waarbij is overeengekomen dat haar leden (gemeenten) in 2010 75% en in 2015 100% duurzaam in zullen kopen. In september 2008 heeft de gemeente Hof van Twente de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen ondertekend. Een gemeente heeft de norm van 75% gehaald als 75% van de totale inkoopuitgaven waarvoor duurzaamheidscriteria beschikbaar zijn (AgentschapNL, voorheen SenterNovem), duurzaam is besteed. De gemeente Hof van Twente heeft deelgenomen aan de Monitor Duurzaam Inkopen 2010. Het onderzoek betrof de Europese aanbestedingen, nationaal openbare aanbestedingen en meervoudig onderhandse aanbestedingen (boven € 50.000). Het ging alleen om die productgroepen waarvoor de hierboven genoemde criteriadocumenten zijn vastgesteld. Voor onze gemeente betrof dat aanbestedingen binnen de productgroepen Wegen, Bouwrijpmaken, Riolering, Gladheidsbestrijding (aankoop zoutstrooiers), Mobiele werktuigen (inkoop) en Kunstwerken (bruggen, enz.). De gemeente Hof van Twente heeft voor de onderzochte productgroepen 100% duurzame inkoop gescoord. Dit is uiteraard een positieve uitkomst. Echter kunnen bij deze uitkomst nog wel enkele kanttekeningen worden geplaatst, waardoor dit positieve resultaat wordt teruggebracht naar de werkelijke proporties. Het onderzoek had slechts betrekking op die productgroepen waarvoor criteriadocumenten zijn vastgesteld. Dit betreft slechts een zeer klein deel van alle aanbestedingen! Daarnaast zijn in de criteriadocumenten slechts weinig eisen opgenomen waaraan een “duurzame” aanbesteding dient te voldoen. 17
Kortom, we zijn op de goede weg, maar er zijn nog vele verbeteringen op het gebied van duurzaam inkopen mogelijk. Het college heeft in 2009 de Leidraad bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid inzake het duurzaam inkopen vastgesteld. Deze Leidraad is als Bijlage 5 (Blz. 43) toegevoegd bij dit Inkoophandboek. De Leidraad zal eind 2011 worden geëvalueerd en bijgesteld. Na vaststelling zal de nieuwe Leidraad aan dit Inkoophandboek worden toegevoegd. Medewerkers die betrokken zijn bij aanbestedingen en inkoop, dienen op de hoogte te zijn van de mogelijkheden en verplichtingen om duurzaam in te kopen. Zij zijn verplicht deze mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen mens, milieu en munten als volgt af te wegen: • bij aanvang van elk inkooptraject moeten zij de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkennen en zo nodig achteraf verantwoorden; • in de programma’s van eisen de duurzaamheidaspecten (indien mogelijk) opnemen; • duurzaamheid expliciet meenemen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de selectie- en gunningcriteria; • duurzaamheidafspraken daar waar mogelijk expliciet opnemen in het contract; 4.13 Sociaal-maatschappelijke doelstelling De gemeente wil vanuit haar sociaal-maatschappelijke beleid zoveel mogelijk mensen in de regio aan het werk hebben en houden. Daarom heeft ze zich ten doel gesteld om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt te helpen om die afstand te verkleinen. Deze kan veroorzaakt zijn door lichamelijke of geestelijke beperkingen, maar ook door culturele of etnische achtergronden. De sociaal-maatschappelijke doelstelling is een vast onderwerp bij de specificaties en de selectie- en gunningcriteria. Een voorbeeld is de toepassing van de zogenaamde 5%-regeling, waarbij het de bedoeling is dat inschrijvers bij de uitvoering van de opdracht rekening houden met de inzet van werklozen, stagiaires, of mensen die vallen onder de WSW (tot 5% van de aanneemsom). Voorgesteld wordt om dit stringenter op te nemen bij aanbestedingen. In Bijlage 15 is dit nader uitgewerkt. Bij alle aanbestedingen van “Werken” (bijvoorbeeld Aanleg van wegen), “Diensten” (bijv. schoonmaak gemeentelijke gebouwen) en “Leveringen” (bijv. de levering van bureaus, enz.) wordt per keer bekeken of de 5%-regeling kan worden toegepast. Uitgangspunt is dat de 5%-regeling wordt toegepast, tenzij. De motivering waarom de regeling niet zou behoeven te worden toegepast, zal in eerste instantie door de Inkoopcoördinator worden getoetst. Deze zal eventueel opschalen naar de afdelingsmanager c.q. college. Bij de aanbesteding Energie (Elektra en Gas in 2011), waarbij is samengewerkt met alle veertien Twentse gemeenten is de 5%-regeling als voorwaarde opgenomen in het bestek. 4.14 Sociale werkvoorziening Binnen de gemeente Hof van Twente is de SWB als sociaal werkvoorzieningschap actief. De SWB verricht onder andere het groenonderhoud voor de gemeente. Het werkvoorzieningschap is een zelfstandige organisatie en maakt geen onderdeel uit van de gemeente (Gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert). De vraag rijst in hoeverre de gemeente opdrachten één-op-één mag gunnen aan de SWB. De eerste mogelijkheid is: op grond van artikel 19 van de Richtlijn 2004/18 kan de gemeente deelneming aan procedures voor de gunning van overheidsopdrachten voorbehouden aan sociale werkvoorzieningschappen mits: a. de meerderheid van de bij de uitvoering van de betreffende overheidsopdracht betrokken werknemers, personen met een handicap zijn die, wegens de aard of de ernst van hun handicaps, geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen; b. het voorbehouden aan de sociale werkvoorziening wordt vermeld in de aankondiging. 18
Indien de gemeente bij de gunning voldoet aan de voorwaarden genoemd onder a. en b. mag een opdracht derhalve worden voorbehouden aan de SWB. De tweede mogelijkheid om zonder een “reguliere” aanbesteding een opdracht te gunnen aan de SWB is door gebruik te maken van het zogenaamde "alleenrecht". De gemeente mag, op grond van artikel 18 van de Richtlijn 2004/18, aan een andere aanbestedende dienst of aan een samenwerkingsverband van aanbestedende diensten, op basis van een uitsluitend recht overheidsopdrachten gunnen. In 2010 heeft de gemeente besloten om het groenonderhoud d.m.v. een alleenrechtverordening te gunnen aan de SWB. Een derde mogelijkheid is gebruik te maken van het begrip inbesteden. Hieraan zijn naar aanleiding van jurisprudentie (onder andere Teckal-arrest) door de wetgever allerlei eisen gesteld. Het SW-bedrijf moet je in dit geval zien als een onderdeel van de gemeente. Het mag dan ook geen eigen rechtspersoonlijkheid hebben; dit gaat voor de SWB zoals gezegd niet op. 4.15 Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Hof van Twente (AIV) Bij het aangaan van overeenkomsten met een waarde van meer dan € 20.000 (diensten en leveringen) en € 100.000 (werken) worden in beginsel de inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente van toepassing verklaard. Het toepassen van de eigen inkoopvoorwaarden bij de inkoop van goederen en/of diensten kan de positie van de gemeente verbeteren c.q. versterken. Hierdoor wordt met de leveranciers de afspraak gemaakt dat zij leveren in overeenstemming met onze eigen interne administratieve en operationele procedures. Verder zijn in de inkoopvoorwaarden de verschillende door de gemeente standaard gewenste rechten vastgelegd. Om de inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente maximaal te benutten is de volgende werkwijze voorgeschreven: • het van toepassing verklaren van de eigen inkoopvoorwaarden. Dit gebeurt al in de offerte-aanvraag (zie model-brieven: bijlagen 6 t/m 9); • het uitdrukkelijk (!) van de hand wijzen van andere voorwaarden die de leverancier wil gebruiken (zie model-brieven: bijlagen 6 t/m 9); • het toezenden van de eigen inkoopvoorwaarden; In die gevallen waarvoor een specifieke overeenkomst of een contract wordt opgesteld worden de voorwaarden van de overeenkomst boven de AIV gesteld. Een specifieke overeenkomst dient altijd voor advies aan de juridisch consulent en aan de inkoopcoördinator te worden voorgelegd. Pas daarna mag de overeenkomst worden aangegaan.Bij opdrachten aan adviseurs, bouwkundige- en civieltechnische aannemers accepteert de gemeente de door branche-organisaties opgestelde standaardvoorwaarden zoals De Nieuwe Regeling 2005 (DNR 2005) en de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989 (UAV 1989). De ICT-Office (voorheen FENIT)voorwaarden kunnen, in overleg, (deels) van toepassing worden verklaard voor ICTgerelateerde opdrachten. Hierover dient altijd advies te worden gevraagd bij de Inkoopcoördinator en de Juridisch consulent (AZ). 4.16 Integriteit medewerkers en bestuurders van de gemeente Medewerkers en bestuurders gaan strikt vertrouwelijk om met alle, in het kader van een inkoop- en aanbestedingsproces, ontvangen informatie in welke vorm dan ook. Informatie zal volstrekt vertrouwelijk blijven en zal slechts aan medewerkers en personen worden getoond die in het kader van een inkoop- en aanbestedingsproces daarvan kennis moeten nemen. De vertrouwelijkheid zal ook worden bewaard wanneer een offerte niet tot een overeenkomst zal leiden. Bij de onderhandelingen tussen de gemeente en een (potentiële) leverancier wordt de gemeente in beginsel vertegenwoordigd door minimaal twee ambtenaren. Bij Europese aanbestedingen is één van de medewerkers in ieder geval de Inkoopcoördinator. Bestuurders zitten, normaal gesproken, niet “aan tafel” bij onderhandelingen, zodat zij achteraf een onafhankelijk oordeel kunnen geven over het onderhandelingsresultaat.
19
Uiteraard worden de verschillende portefeuillehouders over de voortgang van lopende aanbestedingen op de hoogte gehouden door de vakinhoudelijk betrokken medewerkers. In het geval een medewerker of bestuurder privé een binding heeft met een (potentiële) leverancier, wordt de zakelijke relatie overgedragen aan een collega; de (schijn van) vermenging van privé- en zakelijke belangen wordt te allen tijde vermeden. Leveranciers zien af van het geven van attenties, uitnodigingen, lunches, diners, kerstpakketten, enz. aan medewerkers en/of bestuurders van de gemeente. Medewerkers of bestuurders die onverhoopt toch een attentie of iets dergelijks ontvangen/wordt aangeboden, melden dit c.q. handelen volgens de richtlijnen en gedragscodes van het integriteitsbeleid van de gemeente.
20
Hoofdstuk 5: Organisatie van Inkoop en aanbestedingsfunctie De inkoopfunctie binnen de gemeente Hof van Twente is georganiseerd via het gecoördineerd decentraal inkoopmodel. Dat betekent dat iedere afdeling zelf integraal verantwoordelijk is voor het eigen inkoopproces en voor de uitvoering van het gemeentelijke inkoopbeleid. Wel worden alle inkopen centraal gedaan. De Inkoopcoördinator ondersteunt de afdelingen hierbij en zorgt voor actuele kaders waarbinnen het inkoop- en aanbestedingsproces moet worden uitgevoerd. 5.1 Inkoopcoördinator De rol van de Inkoopcoördinator is onder andere: • ondersteuning bieden en begeleiden van afdelingen/medewerkers bij Europese en Openbare aanbestedingsprocedures en, indien noodzakelijk of gewenst, tevens bij meervoudig onderhandse aanbestedingen/inkopen; • coördinerende en signalerende taak; • het uitdragen en bewaken van de doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, contractbeheer en samenwerking (intern en regionaal); • gevraagd en ongevraagd advies geven aan afdelingen/budgethouders over mogelijke verbeteringen en besparingen bij het inkoopproces; In Bijlage 13 (Blz. 70) is een overzicht met taken en verantwoordelijkheden opgenomen. Afhankelijk van het werkaanbod/werkdruk zal de inkoopcoördinator (1 fte) de verschillende werkzaamheden dienen te prioriteren en uit te voeren. 5.2 Inkoopsamenwerking Er bestaat een gestructureerde samenwerking op het gebied van inkoop (bestuurlijk convenant) tussen de gemeenten Hellendoorn, Rijssen-Holten, Wierden, Hof van Twente, Haaksbergen, Dinkelland, Tubbergen, Losser en Twenterand. De uitgangspunten hierbij zijn dat iedere gemeente: • minimaal een ½ fte inkoopcoördinatie aanstelt; • haar inkooptrajecten inbrengt in het overleg van de inkoopcoördinatoren (inkoopkalender); • per specifiek traject bepaalt of zij daaraan deelneemt; • per toerbeurt trekker is van een inkoop-/aanbestedingstraject. Naast deze, vanuit de inkoop, geïnitieerde samenwerking bestaan er diverse, vanuit de vakgebieden, geïnitieerde samenwerkingen waarbij op ad hoc-basis gezamenlijk een inkooptraject wordt uitgevoerd. Deze initiatieven zullen worden ondersteund en zo mogelijk in het bovenstaande collectief ingebracht. Daarnaast zullen in bepaalde gevallen gezamenlijk met andere gemeenten aanbestedingen worden opgestart (bijv. met alle Twentse gemeenten). Recente voorbeelden hiervan zijn: WMO-huishoudelijke hulp; Inkoop energie. 5.3 Verantwoording inkoopbeleid en inkoopdoelstellingen Het inkoopbeleid wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur. Met dit document wil het gemeentebestuur vastleggen hoe de gemeente invulling geeft aan de Europese en Nationale wet- en regelgeving. Ook legt zij op deze wijze vast welke regels zij zichzelf oplegt bij inkoop- en aanbestedingstrajecten voor bedragen die onder de drempel voor Europese aanbestedingen liggen. De verantwoordelijkheid voor het juist en tijdig uitvoeren van inkoop- en aanbestedingstrajecten is en blijft bij de afdelingsmanagers. Het inschakelen van de Inkoopcoördinator door een afdeling is niet vrijblijvend: bij elke aankoop/aanbesteding boven de € 20.000 (diensten en leveringen) en € 100.000 (werken) dient het Meldingsformulier inkoop-/aanbestedingstraject (Bijlage 3; Blz. 40) te worden ingevuld en door de Inkoopcoördinator te worden geaccordeerd. Tevens kan ook hier worden verwezen naar het schema in Bijlage 14 (Blz. 71).
21
Controle op het aspect doelmatigheid wordt uitgevoerd door, c.q. onder verantwoordelijkheid van, de concern-controller i.s.m. de inkoopcoördinator (door een audit, enz.). Het gaat daarbij om de zogeheten wettelijke doelmatigheids- en doeltreffendheids-onderzoeken ex. artikel 213a Gemeentewet. Controle op de rechtmatigheid zal op basis van de structuur van interne controle en verbijzonderde interne controle worden uitgevoerd. Dit ter toetsing door de accountant in de jaarlijkse interim-controle of rekening-controle. Het niet of niet voldoende naleven van de Europese Richtlijn of het eigen gemeentelijk beleid kan aanleiding zijn voor het onthouden van een rechtmatigheidsoordeel door de accountant op de jaarrekening van de gemeente. 5.4 Contractbeheer en contractmanagement Na een officiële gunning wordt de overeenkomst schriftelijk vastgelegd met behulp van een contract, waarin is geregeld wat de partijen zijn overeengekomen. In het beschrijvend document is meestal al een conceptovereenkomst opgenomen, zodat de inschrijvers weten welke eisen er worden gesteld ten aanzien van de eventuele toekomstige overeenkomst. Het is belangrijk om afspraken goed te borgen en de naleving te bewaken gedurende de looptijd van het contract. Een adequaat opgezet en ingericht contractbeheer en het borgen van contractmanagement is daarom onmisbaar. Onder contractbeheer wordt verstaan: het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces. Alle contracten en bijbehorende documenten met betrekking tot de aanbesteding/gunning worden gescand en zijn met behulp van Verseon toegankelijk. In het pakket Contractenbeheer (in eigen beheer gemaakt door I&A) worden de belangrijkste contractkenmerken door de verschillende contactpersonen van de afdelingen vastgelegd. Afhankelijk van de afloop, verlengingsmogelijkheid en het eventuele nieuw op te starten traject (onderhands, Europees) ontvangen de contactpersonen van de verschillende contracten/afdelingen en de inkoopcoördinator automatisch een email-herinnering en worden de verschillende herinneringsdata in de agenda opgenomen. Dit voorkomt dat contracten (ongewenst) stilzwijgend worden verlengd of zelfs vervallen. Tevens kan hiermee tijdig het nieuwe (aanbestedings-)traject in gang worden gezet. Met behulp van deze registratie is het tevens mogelijk om de jaarlijkse inkoopbehoefte vast te stellen. Voor contractmanagement kan de volgende definitie gehanteerd worden: Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt; teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren. Door het ontbreken van centraal inzicht in vigerende contracten, kan voor de organisatie een onbeheersbare situatie ontstaan. Contracten kunnen zoek raken, oude contracten zwerven in de organisatie en informatie uit vigerende contracten kan onbenut blijven. Contracten worden mogelijk niet op tijd verlengd of beëindigd met alle financiële consequenties ten gevolge. Het is derhalve van groot belang dat het Contractenbeheer wordt gevuld en daarna bijgehouden (door de verschillende contactpersonen/onder verantwoordelijkheid van de afdelingsmanagers). Hiertoe zal vanaf 1-10-2011 gestart worden met het vullen van het pakket Contractenbeheer door de diverse contactpersonen (elk voor hun eigen afdeling). 5.5 Procesbeschrijving De procesbeschrijving is op basis van dit Inkoophandboek herschreven met als doel voor medewerkers inzichtelijk te maken welke stappen genomen moeten worden bij de aankoop van goederen en diensten, wie welke verantwoordelijkheden heeft en welke controlemomenten er zijn. De procesbeschrijving is terug te vinden in Bijlage 12 (Blz. 64). 22
Hoofdstuk 6: Economische uitgangspunten 6.1 Wat willen we bereiken? De gemeente Hof van Twente besteedt publieke middelen voor haar uitgaven. Het is van groot belang dat daar op efficiënte en effectieve wijze mee wordt omgegaan. Dit betekent efficiënt inkopen zowel op het gebied van de verhouding tussen prijs en kwaliteit, maar ook dat de wijze waarop wordt ingekocht, efficiënt en effectief is. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Hof van Twente is gericht op het beheersen en verlagen van de totale kosten voor de gemeente. Daarnaast is het duurzaam inkopen (par. 4.11) en de sociaal-maatschappelijke doelstelling (par. 4.12) een belangrijk uitgangspunt. 6.2 Aanbestedingsvormen De gekozen inkoop- of aanbestedingswijze hangt mede af van de mate waarin concurrentie wordt gezocht. De volgende wijzen van aanbesteden kunnen al naar gelang de hoogte van het te besteden bedrag worden toegepast: • Nationaal: a. Enkelvoudig onderhands aanbesteden; b. Meervoudig onderhands aanbesteden; c. Openbaar aanbesteden zonder voorafgaande leveranciersselectie; d. Openbaar aanbesteden met voorafgaande leveranciersselectie (de “nietopenbare” procedure); • Europees: e. Europees openbaar aanbesteden zonder voorafgaande leveranciersselectie; f. Europees openbaar aanbesteden met voorafgaande leveranciersselectie (de “niet-openbare” Europese procedure); De aanbestedingsvormen genoemd onder c., d., e. en f. worden gepubliceerd op de Aanbestedingskalender (nationaal) en op TED (Tenders Electronic Daily). Deze laatste is de onlineversie van het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie, bestemd voor Europese openbare aanbestedingen. De gemeente Hof van Twente hanteert de volgende aanbestedingen en drempelbedragen: Diensten en Leveringen: Inkoopbehoefte Enkelvoudige Meervoudig betreffende Dienst of onderhands onderhands Levering (min. 1 offerte) (min. 3 offertes)
Meervoudig onderhands (min. 5 offertes)
Europese openbare procedure met/zonder voorselectie
Nationale openbare procedure met/zonder voorselectie
Europese openbare procedure met/zonder voorselectie
€ 0 - < € 20.000 € 20.000 - < € 50.000 € 50.000 - < € 193.000 *) € 193.000 *)
Werken: Inkoopbehoefte betreffende Dienst of Levering
Enkelvoudige Meervoudig onderhands onderhands (min. 1 offerte) (min. 5 offertes)
€ 0 - < € 100.000 € 100.000-< €1.500.000 € 1.500.000 – < € 4.845.000 *) € 4.845.000 *) 23
De groene cel geeft aan dat de daarboven vermelde procedure WEL mag worden toegepast. Er mag van een Europese procedure NOOIT worden afgeweken! De rode cel geeft aan dat de daarboven vermelde procedure NIET mag worden toegepast. Er mag van een Europese procedure NOOIT worden afgeweken! *) de Europese drempelbedragen gelden tot 1 januari 2012. De vigerende drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese commissie. Wijziging van deze drempelbedragen werkt automatisch door in het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Hof van Twente, zonder dat dit eerst hiertoe dient te worden gewijzigd. Let op: voor 2B-diensten (diensten met een sterk nationaal karakter/geen grensoverschrijdend belang) boven de € 193.000 kan volgens de Europese Aanbestedingsrichtlijn worden volstaan met een meervoudig onderhandse procedure en publicatie achteraf. Bij de toepassing van de hierboven opgenomen tabellen dienen de verschillende opdrachten aan één opdrachtnemer in een jaar en eventueel zelfs over meerdere jaren als één opdracht te worden gezien en ook op die manier in de markt te worden gezet, de bedragen dienen dus te worden opgeteld en dan te worden getoetst aan bovenstaande tabellen. Voorbeeld: de aanschaf van meerdere dienstauto’s in één jaar, of het asfalteren van meerdere wegen in een jaar. Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen voor Diensten en Leveringen van € 20.000 tot € 50.000 dienen minimaal 3 offertes te worden opgevraagd, waarvan bij minimaal 1 leverancier uit de gemeente Hof van Twente EN eveneens minimaal 1 leverancier buiten de gemeente Hof van Twente. Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen voor Diensten en Leveringen van € 50.000 tot de drempel voor Europese aanbestedingen (t/m 31-12-2011: € 193.000): minimaal 5 offertes waarvan bij minimaal 3 leveranciers uit de gemeente Hof van Twente EN minimaal 1 leverancier buiten de gemeente Hof van Twente. Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen voor Werken van € 100.000 tot € 1.500.000 dienen minimaal 3 offertes te worden opgevraagd, waarvan bij minimaal 1 leverancier uit de gemeente Hof van Twente EN eveneens minimaal 1 leverancier buiten de gemeente Hof van Twente. Uiteraard gelden de hiervoor genoemde aantallen slechts indien er voldoende (gekwalificeerde) leverancier IN en BUITEN de gemeente Hof van Twente beschikbaar zijn. Afwijking van de genoemde aantallen kan uitsluitend door een (gemotiveerd) voorstel tot afwijking van het beleid ter beslissing voor te leggen aan het college van B&W. Het toepassen van een minder uitgebreide procedure als de wet een Europese procedure voorschrijft, is NIET toegestaan. Voor de overige procedures is afwijking van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid in bepaalde gevallen WEL mogelijk. Hiertoe dient een (gemotiveerd) voorstel tot afwijking van het beleid ter beslissing te worden voorgelegd aan het college van B&W. Dit voorstel dient (verplicht) te worden voorgelegd aan de afdeling AZ (Juridisch Consulent) en aan de Inkoopcoördinator. Tijd- en/of budget-gebrek kan geen reden zijn om van een voorgeschreven procedure af te wijken. Enkele voorbeelden waarbij dit eventueel wel kan zijn: • specialistische producten en diensten; • complexe en kritische uitvoeringsprocessen; • opdrachten die om artistieke of technische redenen slechts aan één opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; • als door onvoorziene externe oorzaken sprake is van dwingende spoed; 24
•
als de marktomstandigheden het doorlopen van de voorgeschreven procedure niet toelaat (bijv. bij een monopolist); • bij vervolgopdrachten: indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbare gevolgen met zich zou kunnen meebrengen (zoals hoge kosten, technische moeilijkheden en/of kennisverlies); Uiteraard dient van deze mogelijkheid slechts in uitzonderlijke gevallen gebruik te worden gemaakt. 6.3 Innovatief aanbesteden De term innovatief aanbesteden wordt voor diverse zaken gebruikt, zowel voor innovatie ten aanzien van het gevraagde product binnen een concrete aanbestedingsprocedure, als op het gebruik van innovatieve contractsvormen door overheidsopdrachtgevers in het algemeen. Binnen het aanbestedingsproces kunnen decentrale overheden bijvoorbeeld innovatieve aanbiedingen genereren door o.a. toestemming te geven aan inschrijvers om varianten op het standaardbestek in te dienen. Ook kunnen bij de beoordeling van de gunningcriteria bijvoorbeeld de innovatieve elementen van bepaalde aanbiedingen gewogen worden. Aan informatie over innovatieve contractsvormen, zoals de zogenaamde “Design, Build, Finance & Maintain”-(DBFM-)contracten en “Publiek Private Samenwerking” (PPS) is veel behoefte bij decentrale overheden. Dit geldt ook voor de bijzondere aanbestedingsprocedure als de concurrentiegerichte dialoog en de daaruit voortvloeiende contractvorm. In de nieuwe Aanbestedingswet (welke begin juli 2011 naar de Tweede Kamer is gestuurd) is innovatie benoemd als een belangrijk nader uit te werken concept. 6.4 Raamovereenkomsten Voor routinematige en herhalingsaankopen is het streven om dit zoveel mogelijk onder te brengen in raamovereenkomsten. Raamovereenkomsten zorgen voor schaalvoordelen en verminderen de administratieve lasten. Volgens de Europese Richtlijn mag een raamovereenkomst maximaal voor 4 jaar worden afgesloten. Deze periode is inclusief eventuele optionele verlengingen. In uitzonderingsgevallen, die deugdelijk gemotiveerd dienen te zijn, is het toegestaan raamovereenkomsten af te sluiten voor een langere periode. Als er een raamovereenkomst wordt afgesloten met meerdere ondernemers geeft de Europese Richtlijn aan dat dit er minimaal drie moeten zijn. 6.5 Verlaging administratieve lasten Verhoging van de mededinging kan mede worden bereikt door geen onnodige drempels op te werpen voor het inschrijven op aanbestedingen. Dit kan in het algemeen door: • geen disproportionele eisen te stellen aan de ondernemers. De eisen moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht; • een zo eenvoudig mogelijk en voor marktpartijen zo goedkoop mogelijke aanbestedingsprocedure te realiseren; • af te zien van het vragen naar diverse bedrijfseconomische ratio’s en een bankgarantie en in plaats daarvan verzoeken om één Eigen Verklaring inzake financiële draagkracht. Bij voorlopige gunning van de opdracht kunnen deze gegevens alsnog gevraagd worden aan de gegunde partij. 6.6 Subsidies Wanneer de gemeente gelden of subsidies beschikbaar stelt aan een derde legt de gemeente de plicht op dat deze derde de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure toepast, wanneer de opdrachten die in het kader van de verkregen gelden of subsidies worden verstrekt voor meer dan 50% worden gefinancierd met deze gelden of subsidies. Deze regel is niet van toepassing indien afwijkende procedures worden voorgeschreven, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van een subsidie.
25
6.7 Inschakeling lokaal bedrijfsleven Het gelijkwaardigheidsbeginsel is één van de belangrijkste pijlers van het Europees- en nationaal recht. Een eventuele voorkeursbehandeling voor plaatselijke ondernemers is in strijd met het beginsel van non-discriminatie, dat volgens wettelijke kaders door de aanbestedende diensten nageleefd moet worden. Door bij Europese/nationale openbare aanbestedingen objectieve en proportionele selectiecriteria te stellen, d.w.z. in redelijke relatie tot de aard en omvang van de opdracht, wordt voorkomen dat plaatselijke ondernemers bij voorbaat kansloos zijn. Bij een openbare aanbesteding kan voorgeschreven worden dat, ingeval van onderaanneming, lokale ondernemers worden uitgenodigd een offerte uit te brengen. De hoofdaannemer is echter niet verplicht en kan niet verplicht worden, aan de lokale onderaannemer te gunnen. Men kan de aanbesteding ook onderverdelen in percelen, waarbij de opdracht wel in zijn geheel wordt aanbesteed (het totaalbedrag van de opdracht geldt!), maar daarbinnen vallen verschillende (kleinere) opdrachten. Op die manier kunnen lokale ondernemers inschrijven op een dergelijke “deelopdracht”. Er zijn echter maar een bepaald soort opdrachten die zich voor een dergelijke constructie lenen. Door de deels hogere drempelwaarden (t.o.v. het beleid uit 2009) en het ontbreken van drempels voor Openbaar Nationaal aanbesteden bij diensten en leveringen, zijn de mogelijkheden om onderhands aan te besteden sterk uitgebreid. Dit biedt meer kansen om lokale bedrijven in te schakelen. Bij meervoudig onderhands aanbesteden dienen de volgende uitgangspunten te worden gehanteerd: a. indien de markt lokaal dusdanig is, dat zij in staat is de gevraagde producten/diensten te leveren, worden te allen tijde geschikte lokale marktpartijen uitgenodigd tot het uitbrengen van een offerte. De geschiktheid van lokale marktpartijen wordt getoetst aan de hand van de volgende aspecten: kennis, ervaring, omzet-eis, integriteit en inschrijvingsgedrag. b. Ten behoeve van het behouden van concurrentie, dient te allen tijde minimaal één offerte aangevraagd te worden bij een niet-lokale leverancier. Bij enkelvoudige aanbestedingen zal, voor zover mogelijk, de voorkeur worden gegeven aan lokale leveranciers. Onder “lokaal” wordt het gehele grondgebied van de gemeente Hof van Twente beschouwd. In overleg met het Platform Ondernemersverenigingen Hof van Twente is een conceptIntentieverklaring opgesteld. Deze Intentieverklaring is een uitwerking van hetgeen in dit Inkoophandboek is opgenomen en zal na de vaststelling hiervan aan het Platform worden voorgelegd. Vastgesteld bij B en W-besluit van 8 november 2011, nr ;
26
Bijlage 1: Aanbestedingsdossier Tijdens elke aanbesteding bouw je een dossier op, het zogenaamde aanbestedingsdossier. Een aanbestedingsdossier is bedoeld om: • in geval van een rechtszaak het proces van de aanbesteding aan te tonen; • te worden gebruikt ten behoeve van het opstellen van rapporten aan het bestuur; • als sturingselement te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen. Dit dossier dient de volgende gegevens te bevatten, afhankelijk van de gekozen aanbestedingswijze (procedure). Mappen met tab-stroken zijn te verkrijgen bij de bodes. Als de aanbesteding is afgerond en alle gegevens zijn verzameld in de aanbestedingsmap, neem dan contact op met het archief (DIV). Zij bewaren het originele aanbestedingsdossier gedurende de formele bewaartermijnen. Zie schema op volgende blad.
27
Enkelvou- Meervoudig dig Meldingsformulier inkoop-/aanbestedingstraject, incl: - aanleiding - behoeftestelling - raming - soort aanbestedingsprocedur e - gunningscriteria - beoogde opdrachtnemers - projectorganisatie - vervolgstappen - beslispunten en beslissers Indien van toepassing, goedkeuring afwijking conform inkoopbeleid Selectiedocument Ontvangen selectieaanvragen Offerte aanvraag Aankondiging van de opdracht
Nationaal openbaar met voorselectie
Nationaal openbaar
Europees openbaar met voorselectie
Europees openbaar
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X in nationale media of op www.aanbest edingskalender.nl X
X X X in nationale bij het Bureau bij het Bureau media of op Officiële Officiële www.aanbest Publicaties Publicaties edingsEU EU kalender.nl X X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
(Opdracht brief)
X
X
X
X
X
op www.Aanbestedingskalender.nl
op www.Aanbestedingskalender.nl
X
Beoordelingsleidraad Ontvangen vragen ter verduidelijking Nota van Inlichtingen Ontvangstbewijs Offertes
X
Evt.
Proces verbaal van Opening Offertes Schriftelijke offerte(s) Offertebeoordeling (incl. namen beoordelaars) Proces verbaal van gunning/ gunningsadvies Gemotiveerde schriftelijke afwijzingen + gunning onder voorbehoud Alle overige communicatie met inschrijver(s) Definitief contract Exemplaar van de aankondiging van de gunning
X
bij het Bureau bij het Bureau Officiële Officiële Publicaties Publicaties EU EU
28
Bijlage 2: Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Hof van Twente. Artikel 1 Definities In deze Inkoopvoorwaarden wordt verstaan onder: Diensten: De door de wederpartij op basis van de Overeenkomst ten behoeve van de Gemeente te verrichten werkzaamheden. Gemeente: De gemeente Hof van Twente. Indirecte schade: Gevolgschade, omzetverlies, productieverlies en schade door bedrijfsstagnatie. Onder indirecte schade wordt niet begrepen: winsten rente-derving, verminderde goodwill en imagoschade. Inkoopvoorwaarden: Onderhavige Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Hof van Twente Leveringen: De aankoop, lease, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, daaronder begrepen zowel zaken als vermogensrechten (goederen). Leveringen kunnen ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten. Offerte: Een door een wederpartij schriftelijk gedaan aanbod in de zin van artikel 6:217 Burgerlijk Wetboek (BW). Opdrachtnemer: De wederpartij van de Gemeente bij de Overeenkomst. Opdracht: Een door de Gemeente in de zin van artikel 6:217 BW schriftelijk gedane aanvaarding van de Offerte. Overeenkomst: De schriftelijk vastgelegde afspraken tussen de Gemeente en opdrachtnemer waar onderhavige Inkoopvoorwaarden als algemene voorwaarden in de zin van Afdeling 3 van Titel 5 van Boek 6 BW deel van uitmaken. Partijen: Partijen bij de Overeenkomst, Gemeente en Opdrachtnemer gezamenlijk. Producten: Alle door een Opdrachtnemer aan de Gemeente af te leveren producten, daaronder te verstaan zowel zaken als vermogensrechten (goederen). Uitnodiging: Een schriftelijk verzoek van de Gemeente aan een wederpartij om een offerte uit te brengen. Werken: Bouw- dan wel civiel- of cultuur-technische Werken die in hun geheel ertoe bestemd zijn als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Algemeen deel Artikel 2 Toepasselijkheid 1. Het algemeen deel is van toepassing op elke door de Gemeente aangegane Overeenkomst, alsmede van toepassing op elke (précontractuele) relatie tussen de Gemeente en de leverancier voorafgaande aan het tot stand komen van de Overeenkomst. De specifieke gedeelten zijn op gelijke wijze, van toepassing waar het Leveringen, respectievelijk Diensten, respectievelijk Werken betreft. 2. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden die Opdrachtnemer gebruikt, wordt uitdrukkelijk uitgesloten. 3. Markt- en branchespecifieke standaardvoorwaarden en -regelingen vinden slechts toepassing wanneer daarnaar verwezen wordt in de Overeenkomst. 4. Afwijking van deze Inkoopvoorwaarden is slechts geldig indien dit schriftelijk tussen Partijen is overeengekomen, of indien de Gemeente voorafgaande aan de Uitnodiging of in het kader van een aanbestedingsprocedure schriftelijk te kennen heeft gegeven tot (gedeeltelijke) afwijking van de Inkoopvoorwaarden over te gaan. 5. In geval van strijdigheid van de Overeenkomst met de Inkoopvoorwaarden, gaan de voorwaarden uit de Overeenkomst voor op de Inkoopvoorwaarden. Artikel 3 Uitnodiging en Offerte 1. Een Uitnodiging is slechts rechtsgeldig wanneer zij schriftelijk en door de bevoegde vertegenwoordiger(s) van de Gemeente is gedaan. 29
2. 3. 4. 5.
Een Offerte is geldig indien zij schriftelijk en zonder voorbehouden ten opzichte van de Uitnodiging is ontvangen. Een Offerte is onherroepelijk gedurende een periode van tenminste zestig (60) kalenderdagen nadat de Offerte de Gemeente heeft bereikt. Een Offerte is deugdelijk gespecificeerd en heeft expliciet betrekking op de Uitnodiging. Een bij de Uitnodiging betrokken leverancier die een geschil aanhangig wenst te maken, dient dit niet later dan 30 kalenderdagen na het ontstaan van dat geschil, doch in ieder geval niet later dan 30 kalenderdagen na de datum, waarop deze leverancier kennis is gaan dragen van het gunningsvoornemen, aanhangig te maken, op straffe van niet-ontvankelijkheid.
Artikel 4 Totstandkoming Overeenkomst 1. Een Overeenkomst komt tot stand, indien een schriftelijke onherroepelijke aanbieding van de wederpartij door de Gemeente schriftelijk is aanvaard. 2. Toepasselijkheid van het “Weens Koopverdrag” op de Overeenkomst is uitdrukkelijk uitgesloten. 3. Wijzigingen of aanvullingen op de Overeenkomst komen alleen na schriftelijke vastlegging tot stand. Artikel 5 Gebruik van zaken van de Gemeente en Diensten van derden 1. Bij het uitvoeren van de Overeenkomst kan Opdrachtnemer gebruik maken van zaken die eigendom zijn van de Gemeente, en die voor dat doel aan Opdrachtnemer in bruikleen worden gegeven. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden. 2. Bij het uitvoeren van de Overeenkomst maakt Opdrachtnemer slechts na schriftelijke toestemming van de Gemeente gebruik van de Diensten van derden. De Gemeente onthoudt deze toestemming niet op onredelijke gronden. Aan de toestemming kan de Gemeente voorwaarden verbinden. 3. De door de Gemeente verleende toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor de nakoming van de krachtens de Overeenkomst op hem rustende verplichtingen en de krachtens de belasting- en sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen. 4. De Opdrachtnemer dient van de personen, die in het kader van de Overeenkomst worden ingezet bij de Gemeente en die voldoen aan de gestelde criteria in de Wet Arbeid Vreemdelingen een verblijfsvergunning en tewerkstellingsvergunning te overleggen. Artikel 6 Relevante informatie 1. Opdrachtnemer geeft tijdig schriftelijk aan welke relevante (aanvullende) informatie en/ of gegevens hij van de Gemeente verlangt met betrekking tot het uitbrengen van een aanbieding en/ of de uitvoering van een Overeenkomst. 2. In geval Opdrachtnemer - om wat voor reden dan ook - het bepaalde in lid 1 van dit artikel niet naleeft, komt hem in geen enkel geval een beroep en/ of verweer gegrond op informatieplicht schending door de Gemeente toe. Artikel 7 Geheimhouding De Opdrachtnemer heeft kennisgenomen van het bepaalde in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. De Opdrachtnemer zal ervoor zorgdragen dat de personen die zijn belast met de uitvoering van de Overeenkomst, eveneens worden geïnformeerd over de hiervoor bedoelde geheimhoudingsplicht. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, zal ieder der partijen informatie, alsmede informatie- en gegevensdragers die haar ter beschikking staan niet aan derden kenbaar maken/verstrekken.
30
Artikel 8 Leiding en toezicht 1. De in het kader van de (uitvoering van de) Overeenkomst c.q. Leveringen in te schakelen (natuurlijke en rechts-) personen staan onder leiding en toezicht van Opdrachtnemer. De Gemeente draagt ter zake op geen enkele wijze verantwoordelijkheid noch aansprakelijkheid. 2. Opdrachtnemer vrijwaart de Gemeente voor eventuele jegens de Gemeente ingestelde ‘werknemersaanspraken’ in de meest ruime zin van - in het kader van de (uitvoering van de) Overeenkomst c.q. de Leveringen in te schakelen - natuurlijke personen. Artikel 9 Garanties 1. Opdrachtnemer garandeert dat het door hem geleverde geheel compleet en voor gebruik gereed is. Alle voor het gebruik benodigde onderdelen, hulpmaterialen, gereedschappen, reservedelen, gebruiksaanwijzingen en instructieboeken worden door Opdrachtnemer meegeleverd. 2. Opdrachtnemer garandeert dat het geleverde voldoet aan de wettelijke bepalingen c.q. vereisten betreffende onder andere kwaliteit, veiligheid, milieu en gezondheid. 3. Opdrachtnemer garandeert het vrije en ongestoorde genot en gebruik door de Gemeente van het geleverde. Opdrachtnemer vrijwaart de Gemeente tegen financiële gevolgen van aanspraken van derden op het geleverde, bijvoorbeeld wegens inbreuk op hun intellectuele en/ of industriële eigendomsrechten. 4. Opdrachtnemer garandeert dat hij en zijn personeelsleden te allen tijde alle door de centrale overheid en de Gemeente vastgestelde relevante wet- en regelgeving bijvoorbeeld betreffende kwaliteit, veiligheid, milieu en gezondheid - zullen naleven bij de uitvoering van de Overeenkomst. 5. Opdrachtnemer garandeert dat hij en zijn personeelsleden de door de Gemeente vastgestelde bedrijfs-voorschriften en -reglementen strikt zullen naleven. Artikel 10 Aansprakelijkheid 1. De in totaal in het kader van een opdracht door de Opdrachtnemer te vergoeden schade is beperkt: a. Voor opdrachten waarvan de opdrachtsom minder bedraagt dan € 1.000.000,: het bedrag van de schade, maar niet meer dan € 1.000.000,- , tenzij anders is overeengekomen; b. Voor opdrachten waarvan de opdrachtsom € 1.000.000,- of meer bedraagt: tot het bedrag van de schade, maar niet meer dan de opdrachtsom, tenzij anders is overeengekomen; 2. De Opdrachtnemer is aansprakelijk voor directe en indirecte schade. 3. Aansprakelijkheid van Opdrachtnemer vervalt 10 jaar na beëindiging van de met de opdracht gemoeide werkzaamheden. Artikel 11 Verzekering 1. Opdrachtnemer heeft en houdt zich adequaat verzekerd voor de navolgende risico's: a. Beroepsaansprakelijkheid (risico's die voortvloeien uit beroepsfouten); b. Bedrijfsaansprakelijkheid (waaronder aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen of zaken die eigendom zijn van de Gemeente); c. Verlies van en schade aan bedrijfsinventaris (waaronder door brand en diefstal), inclusief de zaken die eigendom zijn van de Gemeente. 2. Opdrachtnemer legt op verzoek van de Gemeente onverwijld (een gewaarmerkt afschrift van) de polissen en de bewijzen van premiebetaling ter zake van de in het eerste lid bedoelde verzekeringen dan wel een certificaat van verzekering dan wel een verklaring van de verzekeraar betreffende het bestaan van deze verzekeringen en het betaald zijn van de premie over. Opdrachtnemer beëindigt niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Gemeente de verzekeringsovereenkomsten dan wel de condities waaronder deze zijn aangegaan. Evenmin wijzigt Opdrachtnemer het verzekerde bedrag ten nadele van de Gemeente zonder bedoelde toestemming. De door Opdrachtnemer verschuldigde 31
3.
4.
verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn begrepen. Opdrachtnemer cedeert bij voorbaat aan de Gemeente alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen, als bedoeld in het eerste lid en voor zover betrekking hebbende op schade, waarvoor Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst jegens de Gemeente aansprakelijk is. Opdrachtnemer verplicht zich om deze cessie schriftelijk ter kennis van zijn verzekeraar te brengen en hiervan een afschrift aan de Gemeente te zenden, onverminderd de bevoegdheid van de Gemeente om hiervan aan deze verzekeraar melding te doen. Verzekeringspenningen die door verzekeringsmaatschappijen rechtstreeks aan de Gemeente worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door Opdrachtnemer voor het verzekerde voorval aan de Gemeente te betalen schadevergoeding.
Artikel 12 Keuring en controle Opdrachtnemer zal de Gemeente op haar verzoek te allen tijde tijdig en deugdelijk in de gelegenheid stellen om het geleverde te (doen laten) keuren en te (doen laten) controleren. Artikel 13 De prijs 1. De prijs voor het geleverde zoals vermeld in de Overeenkomst is in Euro’s, exclusief BTW en omvat alle directe en/ of indirecte kosten, zoals bijvoorbeeld reis- en verblijfkosten, die door Opdrachtnemer in verband met de uitvoering van de Overeenkomst zijn of worden gemaakt. 2. De prijs is vast, tenzij de Overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop de aanpassing plaatsvindt. 3. De wijziging bedoeld in het lid 2 zal geen doorgang kunnen vinden voordat de Gemeente hiervan op de hoogte is gesteld en hieraan haar schriftelijke goedkeuring heeft gegeven. Artikel 14 Meerwerk 1. Indien door aanvullende wensen of gewijzigde inzichten van Opdrachtgever of door wijziging van de voor de te verrichten prestaties van belang zijnde wettelijke voorschriften, de prestaties die Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst moet verrichten, aantoonbaar worden verzwaard dan wel uitgebreid, is sprake van meerwerk, dat voor vergoeding in aanmerking komt. Tot meerwerk worden niet gerekend aanvullende werkzaamheden of gewijzigde inzichten die Opdrachtnemer bij het sluiten van de Overeenkomst had behoren te voorzien. Indien een partij meent dat van meerwerk sprake is, zal zij daarvan zo spoedig mogelijk mededeling doen aan de andere partij. 2. Opdrachtnemer vangt niet aan met meerwerk alvorens hij daartoe schriftelijke opdracht van Opdrachtgever heeft gekregen. 3. Opdrachtnemer brengt ter verkrijging van een opdracht een schriftelijke offerte uit met betrekking tot de omvang van het verwachte meerwerk en de daaraan verbonden tijdsduur en kosten. Ter zake van het door Opdrachtnemer te verrichten meerwerk gelden de bepalingen van de Overeenkomst, waaronder de tarieven en eventuele kortingen, voor zover deze door de nadere schriftelijke opdracht niet worden gewijzigd. 4. Meerwerk wordt door Opdrachtnemer na voltooiing van de meerwerkzaamheden en acceptatie daarvan door Opdrachtgever apart gefactureerd. De aard en de omvang van de verrichte meerwerkzaamheden worden in de facturen uitdrukkelijk vermeld en aan de hand van authentieke documenten gespecificeerd.
32
Artikel 15 Betalingen 1. Betalingen door de Gemeente van (delen van) de prijs vinden slechts plaats op basis van een door Opdrachtnemer deugdelijk gespecificeerde - d.w.z. een naar aard en hoeveelheid van de afgeleverde Producten en/ of uitgevoerde Diensten gespecificeerde – (deel)factuur, voorzien van een bestelreferentie. Nietgespecificeerde facturen worden niet in behandeling genomen. 2. De Gemeente betaalt de in lid 1 genoemde factuur binnen dertig (30) kalenderdagen nadat zij voornoemde factuur heeft ontvangen, eventueel de Producten en / of Diensten heeft gekeurd en gecontroleerd én geconstateerd heeft dat deze naar haar genoegen zijn afgeleverd c.q. opgeleverd. Artikel 16 Overdracht rechten en verplichtingen Opdrachtnemer is niet bevoegd zijn rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst aan derden over te dragen of deze met beperkte rechten te bezwaren, dan na verkregen toestemming door de Gemeente. Aan voornoemde toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. Artikel 17 Rechthebbende op materiële en immateriële zaken. 1. Opdrachtnemer zal eventuele in het kader van de Overeenkomst vervaardigde en/ of ontwikkelde goederen (zaken en/ of vermogensrechten) geheimhouden en de resultaten van zijn werkzaamheden niet openbaar maken dan na verkregen schriftelijke toestemming van de Gemeente. 2. De Gemeente is de exclusieve rechthebbende op alle in het kader van de Overeenkomst vervaardigde en/ of ontwikkelde materiële en immateriële zaken. Artikel 18 ‘State of the art’ Opdrachtnemer garandeert dat hij en zijn personeel gediplomeerd en gecertificeerd zijn voor de duur van de Overeenkomst en beschikken over voldoende: a. Expertise en professionaliteit, nodig om op een hoogwaardige manier uitvoering te geven aan de Overeenkomst; b. Actuele kennis van vaktechniek(-en) teneinde op een hoogwaardige manier uitvoering te geven aan de Overeenkomst. Artikel 19 Niet-nakoming en de gevolgen daarvan 1. Ingeval het geleverde niet beantwoordt aan de Overeenkomst en/ of indien aflevering c.q. oplevering niet binnen de overeengekomen termijn en/ of niet op de overeengekomen plaats en wijze geschiedt en/ of in geval Opdrachtnemer anderszins zijn (garantie-) verplichtingen uit de Overeenkomst schendt, is sprake van niet-nakoming van de Overeenkomst door Opdrachtnemer. 2. In geval van niet-nakoming van de Overeenkomst door Opdrachtnemer, zal de Gemeente - behoudens het geval dat nakoming reeds blijvend onmogelijk is Opdrachtnemer door middel van een aanmaning schriftelijk in gebreke stellen en eisen dat Opdrachtnemer de niet-nakoming binnen een redelijke termijn herstelt. De daarmee gepaard gaande kosten komen voor rekening van Opdrachtnemer. Indien Opdrachtnemer niet binnen de in de ingebrekestelling vermelde redelijke termijn voldoet aan de door de Gemeente gestelde eisen, is hij in verzuim. 3. In geval Opdrachtnemer - al dan niet van rechtswege - in verzuim is, is de Gemeente onverminderd haar overige rechten die zij aan het verzuim van Opdrachtnemer kan ontlenen - waaronder haar recht op schadevergoeding - bevoegd: a. Zonder voorafgaande rechterlijke machtiging de levering van de Producten en/ of het herstel van de niet-nakoming door een derde te doen (laten) plaatsvinden en de kosten daarvan op Opdrachtnemer te verhalen; b. De Overeenkomst door een schriftelijke verklaring gericht aan Opdrachtnemer geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden. 4. Opdrachtnemer vrijwaart de Gemeente voor alle financiële gevolgen van aanspraken van derden verband houdend met niet-nakoming door Opdrachtnemer en/ of verband houdend met onrechtmatige handelingen c.q. fouten van Opdrachtnemer in het 33
kader van de uitvoering van de Overeenkomst. Artikel 20 Overmacht 1. In geval van tijdelijke overmacht stelt Opdrachtnemer de Gemeente daarvan onmiddellijk nadat de omstandigheid die overmacht oplevert zich heeft voorgedaan schriftelijk in kennis onder vermelding van de oorzaak van de overmacht. Alsdan is de Gemeente bevoegd te kiezen tussen: a. Het verlenen van uitstel aan Opdrachtnemer voor de nakoming van zijn verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst gedurende een redelijke termijn van maximaal 4 weken. Indien Opdrachtnemer na afloop van deze termijn niet in staat is om zijn verplichtingen onder de Overeenkomst alsnog na te komen, is de Gemeente bevoegd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder tot vergoeding van schade en enige kosten aan Opdrachtnemer gehouden te zijn; of b. Ontbinding buiten rechte van de Overeenkomst met onmiddellijke ingang, zonder tot vergoeding van schade en enige kosten aan Opdrachtnemer gehouden te zijn. 2. In geval van blijvende overmacht van Opdrachtnemer stelt deze de Gemeente daarvan onmiddellijk in kennis en is de Gemeente bevoegd om de Overeenkomst met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder tot vergoeding van schade en enige kosten aan Opdrachtnemer gehouden te zijn. 3. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, grondstoffentekort, transportproblemen, tekortkoming of nietnakoming van de verplichtingen door toeleveranciers, storingen in de productie van Opdrachtnemer en liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Opdrachtnemer. Artikel 21 Onmiddellijk einde en ontbinding van de Overeenkomst 1. De Overeenkomst eindigt zonder opzegging, ingebrekestelling, rechterlijke tussenkomst of welke (rechts-) handeling dan ook door de Gemeente: a. Bij faillissement van Opdrachtnemer; b. Bij verlies van rechtspersoonlijkheid, ontbinding of liquidatie van Opdrachtnemer; c. Wanneer Opdrachtnemer feitelijk zijn onderneming staakt c.q. feitelijk zijn ondernemersactiviteiten beëindigt of heeft beëindigd. 2. De Gemeente heeft het recht de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden: a. Wanneer Opdrachtnemer in de aanbestedingsprocedure prijsafspraken maakt met mede-inschrijvers; b. In geval van surséance van betaling van Opdrachtnemer; c. Indien door Opdrachtnemer of een van zijn personeelsleden c.q. ondergeschikten enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de Gemeente of enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een medewerker of een vertegenwoordiger van de Gemeente. Artikel 22 Boete 1. Indien niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn de volledige verrichting van de prestaties die aan de Overeenkomst beantwoorden is geaccepteerd, dan wel een andere prestatie ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, is de Opdrachtnemer aan de Gemeente, zonder rechterlijke tussenkomst, een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van 2,5% van de totale prijs dan wel maximale prijs (inclusief BTW) die met de overeenkomst is gemoeid voor iedere kalenderdag dat de overtreding voortduurt, tot een maximumboete van 10% van de totale prijs dan wel maximale prijs (inclusief BTW) die met de overeenkomst is gemoeid. Indien nakoming anders dan door overmacht 34
2. 3.
blijvend onmogelijk is geworden, is de maximumboete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd. De boete komt de Gemeente toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen. De boete wordt verrekend met de door de Gemeente verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.
Artikel 23 Publiekrechtelijke verplichtingen Het bepaalde in de Overeenkomst laat onverlet de uitvoering of uitoefening door de Gemeente van de krachtens publiekrechtelijke voorschriften of regelingen op de Gemeente rustende verplichtingen. Artikel 24 Toepasselijk recht en forumkeuze 1. Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 2. Geschillen omtrent de Overeenkomst worden - nadat Partijen in redelijkheid hebben getracht een minnelijke oplossing te bereiken - voorgelegd aan de rechtbank te Almelo. Artikel 25 Citeertitel Deze algemene Inkoopvoorwaarden kunnen worden aangehaald als: Algemene Inkoopvoorwaarden Hof van Twente Specifiek deel Leveringen Artikel 26 Hoedanigheid Producten 1. De afgeleverde c.q. af te leveren Producten (goederen) moeten aan de Overeenkomst beantwoorden. Zulks wordt gegarandeerd door Opdrachtnemer. 2. De Producten beantwoorden niet aan de Overeenkomst, indien zij niet de eigenschappen en kenmerken bezitten die de Gemeente op grond van de Overeenkomst mocht verwachten. 3. Voor zover geen nadere omschrijving van de aan de Producten te stellen eisen is gegeven, dienen zij in ieder geval steeds van goede kwaliteit te zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van kwaliteit, deugdelijkheid, doelmatigheid en afwerking te voldoen. Voorts dienen de Producten te allen tijde aan de wettelijke voorschriften ter zake te voldoen. Artikel 27 Verpakking en transport 1. De Opdrachtnemer draagt zorg voor een deugdelijke verpakking, alsmede voor een zodanige beveiliging en vervoer van de Producten, dat deze in goede staat de plaats van aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De Opdrachtnemer is ervoor verantwoordelijk dat de nationale, internationale en supranationale voorschriften inzake verpakking en vervoer door hem alsmede door de namens hem gecontracteerde vervoerders worden nageleefd. 2. Alle verpakkingen, met uitzondering van leenemballage wordt eigendom van de Gemeente. Als de Gemeente dit schriftelijk kenbaar maakt dient de Opdrachtnemer de emballage terug te nemen zonder daarvoor kosten in rekening te nemen. Retourzending geschiedt voor rekening en kosten van de Opdrachtnemer. 3. Leenemballage dient door de Opdrachtnemer duidelijk gekenmerkt te zijn. 4. De Opdrachtnemer draagt zorg voor een zo milieuvriendelijk mogelijke verpakking van de te leveren zaken. Artikel 28 Aflevering 1. Opdrachtnemer zal de Producten binnen de in de Overeenkomst vastgelegde termijn, op de overeengekomen plaats en wijze afleveren. 2. Het moment van feitelijke aflevering van de Producten door Opdrachtnemer dan wel daarmee gepaard gaande handelingen behoudt niet zondermeer acceptatie c.q. goedkeuring van de Producten door de Gemeente in. De Gemeente behoudt zich 35
3.
uitdrukkelijk het recht voor om tot vier weken na de feitelijke aflevering de Producten te keuren en te controleren, de Producten eventueel af te keuren, dan wel anderszins in het voorkomend geval een beroep te doen op haar rechten voortvloeiende uit de Overeenkomst. Indien de Gemeente de Producten na aflevering afkeurt of bij controle niet akkoord bevindt, zal Opdrachtnemer ze binnen twee weken nadat de Gemeente hem dit heeft meegedeeld op eigen kosten bij de Gemeente afhalen.
Artikel 29 Eigendom en risico 1. De eigendom van de Producten gaat over op de Gemeente nadat deze zijn afgeleverd aan de Gemeente en zo nodig gemonteerd en/ of geïnstalleerd. 2. Onverminderd het bepaalde in lid 3 van dit artikel, zijn de Producten voor risico van de Gemeente vanaf het tijdstip van aflevering. 3. Indien de Gemeente de Producten afkeurt, bij controle niet akkoord bevindt of op goede gronden het recht op ontbinding van de Overeenkomst of op vervanging van de Producten inroept, blijven zij voor risico van Opdrachtnemer. Specifiek deel Diensten Artikel 30 Kwaliteit van de Diensten en niet-nakoming 1. De door de dienstverlener te verrichten Diensten moeten aan de Overeenkomst beantwoorden. Te garanderen door de dienstverlener. 2. Voor zover geen nadere omschrijving van de aan de Diensten te stellen eisen is gegeven, dienen zij in ieder geval steeds van goede kwaliteit te zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van kwaliteit, deugdelijkheid, doelmatigheid en professionaliteit te voldoen. De Gemeente krijgt te allen tijde Diensten geleverd welke van een professionele dienstverlener verwacht mogen worden. Artikel 31 Aansprakelijkheid 1. In afwijking van artikel 10, lid 3 geldt voor adviesopdrachten dat de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer vervalt 5 jaar na beëindiging van de met de opdracht gemoeide werkzaamheden. 2. Onverminderd het in de vorige leden bepaalde is de Opdrachtnemer voor een adviesopdracht die betrekking heeft op de uitvoering van een object alleen aansprakelijk voor schaden die niet worden gedekt door een gebruikelijke CARverzekering of daarmee gelijk te stellen andere verzekering(en). Artikel 32 Uitvoering en oplevering 1. De dienstverlener zal de Diensten binnen de in de Overeenkomst vastgelegde termijn en op de overeengekomen plaats uitvoeren, alsmede op de overeengekomen plaats en wijze opleveren. 2. Feitelijke uitvoering van de Diensten door de dienstverlener dan wel daarmee gepaard gaande handelingen behoudt niet zondermeer goedkeuring van de Diensten door de Gemeente in. De Gemeente behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om tot vier weken na feitelijke uitvoering, de verrichte Diensten te keuren en te controleren, de Diensten eventueel af te keuren, dan wel anderszins in het voorkomend geval een beroep te doen op haar rechten voortvloeiende uit de Overeenkomst. 3. Onverminderd de rechten van de Gemeente verband houdend met onder meer onderhoudstermijnen en/ of garanties en/ of de bevoegdheid van de Gemeente anderszins een beroep te doen op haar rechten voortvloeiende uit de Overeenkomst, geschiedt oplevering van de Diensten in het voorkomend geval - wanneer de Diensten zich daarvoor lenen - door middel van acceptatie van de Diensten door de Gemeente na melding van de dienstverlener dat de Diensten voltooid en voor oplevering gereed zijn.
36
Artikel 33 Vervanging personen die belast zijn met de uitvoering van de Diensten 1. Vervanging van personen die zijn belast met de uitvoering van de Diensten, kan door Opdrachtnemer slechts bij uitzondering plaatsvinden. 2. Opdrachtnemer kan personen die zijn belast met de uitvoering van de Diensten niet zonder voorafgaande toestemming van de Gemeente tijdelijk of definitief vervangen. De Gemeente weigert zijn toestemming niet op onredelijke gronden en kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden. De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven kunnen bij vervanging niet worden verhoogd. 3. Indien de Gemeente vervanging verlangt van personen die zijn belast met de uitvoering van de Diensten, omdat hij meent dat dit in het belang van een goede uitvoering van de Overeenkomst nodig of wenselijk is, geeft Opdrachtnemer hieraan gevolg. Daarbij wordt een tarief in rekening gebracht dat niet hoger is dan het tarief dat voor de persoon die wordt vervangen in de Overeenkomst is vastgelegd. 4. Bij een vervanging van personen die belast zijn met de uitvoering van de Overeenkomst, stelt Opdrachtnemer personen beschikbaar die qua deskundigheid, opleiding en ervaring ten minste gelijkwaardig zijn aan de te vervangen personen. Specifiek deel Diensten en Werken Artikel 34 Ketenaansprakelijkheid 1. De dienstverlener/ aannemer vrijwaart de Gemeente in het voorkomende geval voor aanspraken van het UWV (Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen) of de Ontvanger der Rijksbelastingen in verband met de betaling door de dienstverlener of diens onderaannemers van loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies sociale verzekeringen die verschuldigd worden in verband met de Diensten. De Gemeente is te allen tijde bevoegd voornoemde loonbelasting en premies van de aanneemsom in te houden en rechtstreeks aan het UWV (Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen) en/ of de Ontvanger der Rijksbelastingen te voldoen. 2. De dienstverlener/ aannemer zal in het voorkomende geval het daarmee verband houdende gedeelte van facturen van zijn onderaannemers uitsluitend storten op geblokkeerde (G-) rekeningen van zijn onderaannemers, dan wel – indien zulks tussen hen is overeengekomen - direct aan de betreffende Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen dan wel de Ontvanger en de dienstverlener/ aannemer zal er op toezien dat de onderaannemers hun onderaannemers op een zelfde wijze zullen betalen. 3. De Gemeente heeft in het voorkomende geval te allen tijde het recht de door de dienstverlener/ aannemer ter zake van de met betrekking tot de Diensten verrichte werkzaamheden verschuldigde loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies sociale verzekeringen waarvoor de Gemeente als eigenbouwer ingevolge de Wet Ketenaansprakelijkheid hoofdelijk aansprakelijk is, aan de dienstverlener/ aannemer te betalen door storting op diens geblokkeerde (G-) rekening. Artikel 35 Vrijwaring bestuurlijke en strafrechtelijke sancties De dienstverlener/ aannemer vrijwaart de Gemeente voor alle bestuurlijke en strafrechtelijke sancties die aan de Gemeente worden opgelegd en die verband houden met de uitvoering van een werk dat door de dienstverlener/ aannemer in opdracht van de Gemeente wordt uitgevoerd of de verrichting van een dienst door de dienstverlener/ aannemer. De vrijwaring betreft niet alleen de werkzaamheden die door de dienstverlener/ aannemer zelf worden uitgevoerd, maar ook de werkzaamheden die door derden in onderaanneming voor de dienstverlener/ aannemer worden uitgevoerd. Indien de Gemeente een bestuurlijke of strafrechtelijke sanctie wordt opgelegd voldoet de dienstverlener/ aannemer binnen 4 weken na daartoe schriftelijk door de Gemeente te zijn aangesproken het bedrag dat verband houdt met deze sanctie aan de Gemeente. Specifiek deel Werken 37
Artikel 36 Directievoering door derde(n) De Gemeente is te allen tijde bevoegd een of meer door haar in te schakelen derde(n) te benoemen als degene(n) die belast is/zijn met de directievoering over het werk. Artikel 37 Waarschuwingsplicht aannemer 1. Het werk is nader omschreven in een door of in Opdracht van de Gemeente vervaardigd(e) bestek, programma van eisen, of opdrachtomschrijving. 2. Op de aannemer rust een waarschuwingsplicht voor alle hem - vanwege zijn deskundigheid - op te vallen tegenstrijdigheden, onjuistheden en fouten in het bestek/ programma van eisen/ opdrachtomschrijving als bedoeld in lid 1 van dit artikel. Voorts rust op de aannemer een waarschuwingsplicht voor alle tegenstrijdigheden, onjuistheden en fouten in door de Gemeente aan de aannemer verstrekte aanwijzingen en goedkeuringen die de aannemer mede gelet op de door de Gemeente van de aannemer en zijn (eventuele) onderaannemers verlangde deskundigheid hadden dienen op te vallen. 3. Bij het negeren van de in lid 2 van dit artikel bedoelde waarschuwingsplicht(-en) is de aannemer zelf aansprakelijk voor de betreffende tegenstrijdigheden, onjuistheden en fouten. Artikel 38 Kabels en leidingen 1. De aannemer dient zich voordat met de uitvoering van de Overeenkomst een aanvang wordt gemaakt op de hoogte te stellen van alle relevante feiten en omstandigheden - met name de ligging van kabels en leidingen - op het terrein en/ of in de gebouwen waar het werk zal worden uitgevoerd. 2. De aannemer zal voor zijn rekening en in overleg met zowel de bevoegde bestuursorganen als de beheerders en vergunninghouders van de kabels en leidingen, alle maatregelen treffen, inclusief het verleggen van kabels en leidingen en het verkrijgen van de vereiste publiekrechtelijke en privaatrechtelijke medewerking(en) en goedkeuring(en), die nodig zijn om het werk ongestoord te kunnen uitvoeren. De aannemer zal tijdig zorg dragen voor de noodzakelijke meldingen bij het Kabel- en Leidingen informatie Centrum (KLIC) in de regio waar het werk wordt uitgevoerd. Artikel 39 Kwaliteit van het werk en de materialen 1. Het door de aannemer op te leveren werk moet aan de Overeenkomst beantwoorden. Te garanderen door de aannemer. 2. Voor zover geen nadere omschrijving van de aan de materialen te stellen eisen is gegeven, dienen zij in ieder geval steeds van goede kwaliteit te zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van kwaliteit, veiligheid, deugdelijkheid, doelmatigheid en professionaliteit te voldoen. De Gemeente krijgt te allen tijde materialen en Werken geleverd welke van een professionele aannemer verwacht mogen worden. 3. De aannemer garandeert dat de materialen geheel compleet en voor gebruik gereed zijn. Eventuele door de Gemeente benodigde onderdelen, hulpmaterialen, gereedschappen, reservedelen, gebruiksaanwijzingen en instructieboeken worden door de aannemer mee- en afgeleverd. Artikel 40 Oplevering en acceptatie 1. De aannemer zal het werk binnen de in de Overeenkomst vastgelegde termijn en op de overeengekomen plaats uitvoeren, alsmede op de overeengekomen plaats en wijze opleveren. 2. Feitelijke uitvoering van het werk door de aannemer dan wel daarmee gepaard gaande handelingen behoudt nimmer acceptatie van het werk door de Gemeente in. 3. Onverminderd de rechten van de Gemeente verband houdend met onder meer onderhoudstermijnen en/ of garanties en/ of de bevoegdheid van de Gemeente anderszins een beroep te doen op haar rechten voortvloeiende uit de Overeenkomst, geschiedt oplevering van het werk door middel van acceptatie van het werk door de 38
Gemeente na melding van de aannemer dat het werk voltooid en voor oplevering gereed is.
39
Bijlage 3: Meldingsformulier Inkoop-/Aanbestedingstraject Meldingsformulier inkoop-/aanbestedingstraject boven € 20.000 (leveringen/diensten) of € 100.000 (werken) Datum: Afdeling: Budgethouder: Naam behandelend medewerker (c.q. budgetbeheerder): Omschrijving project: Budget/raming (excl. BTW) = totale contractwaarde: (bij meerjarige overeenkomsten: totaal bedrag looptijd) Zijn er duurzaamheidscriteria toegepast?
€ JA NEE
Zo ja, welke? Zo nee, redenen waarom niet: Is Social Return (SROI / 5%-Regeling) van toepassing?
JA
(zie par. 4.13 Inkoophandboek en (Bijlage 15) de 5%-Regeling)
NEE
Zo ja, welke? Zo nee, redenen waarom niet: Is de Aanbesteding conform het Beleid / Inkoophandboek uitgevoerd?
JA
(Bij Nee: dan is een BenW-besluit noodzakelijk)
NEE
Redenen eventuele afwijking: Gegadigden/Inschrijvers: 1. 2. 3. Hieronder in te vullen door inkoopadviseur Datum ontvangst meldingsformulier: Advies/opmerkingen Inkoopcoördinator Akkoord inkoopadviseur: Gunning aan: Bedrag gunning:
€
Datum gunning:
40
Bijlage 4: Checklist specificatie-, offerte- en opdracht-fase Te maken afwegingen en aandachtspunten: Resultaat of een inspanning • Bij een resultaatsvraag hoort een technische- of functionele beschrijving van hetgeen men wenst. • Bij een inspanningsverplichting wordt beschreven wat van de inschrijver wordt verwacht. Deze verwachting wordt uitgedrukt in de gewenste kwaliteit of kennisaspecten en de gewenste tijd of periode. Technisch- of functioneel specificeren • Technisch specificeren is het op gedetailleerde wijze beschrijven van hetgeen men wenst. Dit wordt veelal een bestek of specificatie genoemd. Voordeel van deze wijze van specificeren is dat men exact weet wat men mag verwachten. Nadeel is dat er geen mogelijkheid bestaat voor de marktpartijen hun laatste ontwikkelingen aan te bieden. Functioneel specificeren geeft alleen aan wat het resultaat na de levering moet zijn. Deze manier van specificeren geeft meer vrijheid aan de marktpartijen om hun laatste ontwikkelingen aan te bieden maar verplaatst ook de verantwoordelijkheid van het resultaat naar de marktpartijen. Normen. Aan welke normen dient de aanbieding minimaal te voldoen. Denk daarbij aan normen op het gebied van: • Kwaliteit • Veiligheid • Milieu (duurzaamheidscriteria) • Technische normen en • Wet- en regelgeving. Hoeveelheid. Beschrijf zo nauwkeurig waar, wanneer en hoeveel men geleverd moet hebben. Of wanneer (een deel) van een werk of project gereed moet zijn. Voorwaarden met betrekking tot: • garantie, service, onderhoud, levensduur • training en instructie • algemeen reglement en regime waaronder de aanvraag wordt gedaan • Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Hof van Twente •
Bao, ARW 2005, DNR 2005, UAV ’89;
Oplevering: • Acceptatie (test) • Documentatie (gebruikshandleiding) Checklist Offerte-aanvraag: • Zijn de juiste NAW-gegevens en eventuele contactpersonen van de kandidaataanbieders vermeld? • Zijn de Algemene Verkoopvoorwaarden voor de gemeente Hof van Twente van toepassing verklaard en toegevoegd? • Is er een duidelijk bestek, specificatie of programma van eisen van hetgeen men aanvraagt? • Is er informatie opgenomen over gewenste start- of (op-)lever-momenten, dan wel beschikbare doorlooptijden of contractduur? • Is duidelijk aangegeven welke informatie in de aanbieding wordt verwacht? • Is er duidelijk omschreven hoe, waar, wanneer en bij wie de aanbieding moet worden ingediend. 41
• • • • • •
Is aangegeven op welke wijze en bij wie eventueel aanvullende informatie kan worden opgevraagd? Is er duidelijk aangegeven waarvoor en hoe de prijs/prijzen of tarief/tarieven moet(en) worden opgegeven? (excl. BTW; incl. Transportkosten; index bij meerjarige overeenkomst). Is duidelijk aangegeven onder welk regime de aanvraag en een eventuele opdracht dient te worden ingediend/ uitgevoerd? Is er, indien van toepassing, aangegeven hoe een selectie- en/of gunnings-procedure verloopt en wat respectievelijke selectie- en/of gunnings-criteria en/of wegingsfactoren zijn? Is de offerte-aanvraag rechtsgeldig ondertekend (door budgethouder of inkoopcoördinator)? Is er, indien noodzakelijk, eerst een geheimhoudingsverklaring opgestuurd?
Checklist opdracht-, offerte- en opdracht-fase: • Gebruik juridisch correcte tenaamstelling (zie aanbieding en/of KvK). • Is duidelijk en ondubbelzinnig omschreven waartoe opdracht wordt gegeven?
42
BIJLAGE 5: LEIDRAAD BIJ HET INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID INZAKE HET DUURZAAM INKOPEN. Inleiding In september 2008 heeft de gemeente Hof van Twente de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen ondertekent en daarmee verklaart duurzaam te willen inkopen en: 1. daarvoor de door het Programma Duurzaam Inkopen ontwikkelde criteria en instrumenten toe te passen bij haar aanbestedingen en inkopen, 2. “good practices” en ervaringen terug te koppelen aan het Programma Duurzaam Inkopen en mee te werken aan de landelijke monitoring Duurzame Bedrijfsvoering Overheden (1x per 2 jaar), 3. daarover transparant te zijn door de concrete resultaten op het gebied van duurzaam inkopen te rapporteren in het jaarverslag of het milieujaarverslag, 4. akkoord te gaan met vermelding op de website www.senternovem.nl/duurzaaminkopen. Leeswijzer Deze leidraad is geschreven voor medewerkers van de gemeente Hof van Twente die inkopen en aanbesteden. Het is een hulpmiddel om met duurzaam inkopen aan de slag te gaan. De Leidraad Duurzaam inkopen doorloopt de stappen van het inkooptraject en geeft aan hoe u duurzaamheid mee kunt nemen. Het geeft tips en aandachtspunten en waar mogelijk ook een meest duurzame variant. De leidraad sluit aan bij de Europese richtlijnen voor aanbesteden. De verschillende stappen uit het inkooptraject lopen vaak vloeiend in elkaar over, of overlappen elkaar. Dat is met name het geval bij het specificeren en het selecteren. Om het overzichtelijk te houden zijn ze hier uit elkaar gehaald. Alle stappen uit het inkooptraject duurzaam inkopen hebben dezelfde nummering als de stappen die in de procesbeschrijving Inkoop en aanbesteding worden gevolgd. Deze procesbeschrijving is leidend en de leidraad Duurzaam Inkopen is hieraan ondergeschikt. : Bij stap 5, Inventariseren, kunt u lezen over de inkoopvoorbereiding. Stap 6, specificeren, gaat over het bepalen welke duurzaamheidaspecten u mee wilt nemen en in stap 9, selecteren, wordt uitgelegd hoe u aan het voorgaande vorm kunt geven door de juiste selectie- en gunningscriteria te formuleren. Stap 10 laat enkele afwegingen zien bij contracteren en bestellen, en in stap 21 leest u over bewaken en gebruiken. De laatste stap is de nazorg. Achterin de leidraad vindt u tenslotte een overzicht van nuttige websites die u nog verder kunnen helpen. Deze leidraad is een groeidocument. Naarmate er meer ervaring komt met duurzaam inkopen zullen nieuwe ideeën, tips en voorbeelden leiden tot aanpassing, aanscherping en uitbreiding van dit boekje. Dus: hebt u commentaar,suggesties, voorbeelden of ervaringen op het gebied van duurzaam inkopen; stuur dan een e-mail naar
[email protected] of naar de afdeling facilitaire zaken neem dan contact op met de Inkoopcoördinator, André in Traa. 5.
Inventariseren en inkoopvoorbereiding.
Voordat een inkoop- en aanbestedingstraject echt begint, moet u bepalen wat er nodig is, wat er al voorhanden is en welke ontwikkelingen er zijn in de organisatie of bij leveranciers. Dit kan door binnen de eigen afdeling heel goed te kijken naar de daadwerkelijke inkoopbehoefte, vast te stellen welke beleidsvoornemens er zijn, bij de collega’s na te gaan hoe zij werken en op de markt vragen welke mogelijkheden er zijn. Voorbeeld : Een nieuwe auto of een fiets met regenpak. 43
Er is een samenwerkingsverband op inkoopgebied van een 9-tal Twentse plattelandsgemeenten. Dit samenwerkingsverband tracht een aantal inkoopprocessen gezamenlijk uit te voeren. Niet alleen volumevergroting kan voordelen opleveren maar met name verbreding van de specifieke kennis van aan te besteden en in te kopen projecten en diensten levert extra voordeel op. Vraag er naar bij de inkoopcoördinator van de gemeente Hof van Twente. Ook de beleidsmedewerker milieu van de gemeente Hof van Twente kan u bij het inbrengen van duurzaamheid helpen. Een marktverkenning is essentieel om te weten te komen welke ontwikkelingen er zijn bij de leveranciers. Als het bestaande eenvoudig wordt vervangen door eenzelfde duurzame variant is de aanschafprijs meestal hoger. In de marktverkenning zoekt u naar oplossingen die niet automatisch prijsverhogend hoeven te zijn, door te informeren naar innovatieve ontwikkelingen of naar apparaten die zeer zuinig zijn in het gebruik en zo zichzelf terugverdienen. Let op dat met meerdere leveranciers praat om een juist beeld te krijgen van de mogelijkheden. De inkoopcoördinator van de gemeente Hof van Twente kan u ondersteunen bij het opstellen van een vragenlijst over leveringen, werk, dienst, die u tijdens het gesprek met leveranciers kunt hanteren. Let op dat een aanbieding ver onder de marktprijs aan kwaliteit kan verliezen of niet sociaal verantwoord is. Bij het beoordelen van offertes kunt u een onmogelijke aanbieding “abnormaal laag” verklaren. 5. Specificeren. U definieert met behulp van de opgedane informatie wat u gaat inkopen, waar het aan moet voldoen en welke duurzaamheidsaspecten daarbij moeten worden meegenomen. Aan de hand van onder andere deze keuzes bepaalt u uiteindelijk de vorm van aanbesteden. Onderzoek altijd waar een product wordt geproduceerd; bijvoorbeeld: een appel uit Nieuw Zeeland of één uit de Betuwe. Met duurzaam inkopen wordt onder andere gezocht naar producten die zo min mogelijk milieubelasting veroorzaken. Dat is een breed begrip. Het gaat over materiaalgebruik, energieverbruik, vervuiling e.d. De wetenschap heeft hiervoor de LevensCyclus Analyses ontwikkeld; ook wel ketenanalyse of wieg-tot-graf-analyse genoemd. Dit zijn berekeningen naar de totale milieubelasting van een product, van het delven van grondstoffen tot en met de milieubelasting die vrij komt bij de afvalverwerking. Er zijn helaas nog weinig LCA’s beschikbaar maar hier wordt op verschillende niveaus hard aan gewerkt. LCA’s zijn niet altijd onomstreden, omdat de keuzes van de uitgangspunten van het onderzoek en de berekeningsmethodiek de resultaten in hoge mate bepalen. Met dit voorbehoud in het achterhoofd biedt een LCA toch een gedetailleerd instrument om de totale milieubelasting van verschillende opties te kunnen vergelijken. Bijvoorbeeld: • Ik wil een product waarin geen zware metalen verwerkt zijn; • Ik wil zeker weten dat de ontginning van de grondstof geen schade oplevert voor mens en omgeving; • Ik wil een retoursysteem waar ik met het afgedankte product terecht kan.
44
Tabel met aspecten die van toepassing kunnen zijn op de gewenste levering, dienst of werk: Levering en werk. Productiefase. Milieu • Er wordt gebruik gemaakt van hernieuwbare grondstoffen en hulpstoffen. • Ontginning van grondstoffen en hulpstoffen gebeurt op een milieuvriendelijke manier. • Het gebruik van water en energie in het productieproces/in het ontwerp wordt beperkt. • Het gebruik van schadelijke stoffen wordt vermeden (bestrijdingsmiddelen, zware metalen). • Het afval dat ontstaat bij de productie wordt zoveel mogelijk beperkt of anders hergebruikt of gerecycled. • Afval(water) wordt verantwoord verwerkt. • Het gebruik van duurzame energie wordt toegepast. • Er is sprake van milieuvriendelijk transport, slimme ( zuinige) logistiek. Sociaal • De arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie ( IAO ) worden toegepast, waaronder :tegengaan van kinderarbeid, dwangarbeid en discriminatie en het toestaan van collectieve onderhandelingen en vakbondsvrijheid. • Stageplekken, leer/werktrajecten zijn mogelijk. Levering en werk. Gebruiksfase Milieu • • • • •
Het product heeft een lange levensfase. Milieuvriendelijk onderhoud is mogelijk. Het product is energiezuinig. Het product bestaat buit vervangbare onderdelen. Het product is hervulbaar.
Dienst Gebruiksfase Milieu • Er wordt gebruik gemaakt van milieuvriendelijke hulpmiddelen/apparatuur. • Er is sprake van beperking van water, energie en/of afval tijdens de werkzaamheden. • Het transport is milieuvriendelijk. • De logistiek is slim en zuinig. • Er is voldoende en actuele milieukennis bij de medewerkers. Sociaal • Er zijn stageplekken en leer-/werktrajecten mogelijk. • De toegepaste werktijden/planning zijn geschikt voor participatie uit specifieke doelgroepen. • Er is voldoende ondersteuning voor het personeel. • Er zijn ontplooiingsmogelijkheden voor het personeel. Levering en werk Afvalfase Milieu • Er is sprake van milieuvriendelijke verwerking/hergebruik of recycling. 45
• •
Het product is demontabel. Afvalverwerking vindt plaats met inachtneming van de IAO-normen, waaronder tegengaan kinderarbeid, dwangarbeid en discriminatie en het toestaan van collectieve onderhandelingen en vakbondsvrijheid.
Functioneel specificeren in plaats van voorschrijven: bepaalde echte behoefte. Functioneel specificeren helpt om de echte inkoopbehoefte in kaart te brengen. Bij functioneel specificeren wordt niet gevraagd naar een product maar naar een oplossing. Bijvoorbeeld : wil je een kleine auto of milieuvriendelijk vervoer? Functioneel specificeren kan ook helpen wanneer er binnen de organisatie of tussen collega’s veel verschillende voorkeuren zijn. Door deze verschillende voorkeuren te beschrijven op een wat hoger abstractieniveau in het programma van eisen kan er mogelijk een aanbieding komen, die aan alle voorwaarden voldoet. Bijvoorbeeld: Wanneer de opdrachtgever vraagt naar een hybride auto vanwege milieuvriendelijke uitstraling en de directe collega het liefst een kleine auto wil die snel optrekt, kan door functioneel te specificeren mogelijk in beide wensen worden voorzien. Geef innovatie een kans. Soms lijkt iets wat voorgeschreven wordt al heel duurzaam, maar misschien is de markt al verder dan bij de eigen organisatie bekend is. Als je dan naar een specifiek product vraagt, kan een kans gemist worden. Bijvoorbeeld : Vragen naar micro-vezeldoekjes of naar een schoon bureau? Vraag dus niet naar micro-vezeldoekjes maar naar een methode om het bureau schoon te maken met zo min mogelijk water en schoonmaakmiddelen. Zo kunnen duurzame middelen en de aanbieders die een innovatieve methode hebben ontwikkeld een kans geboden worden. Zorg er wel voor om een referentie in het achterhoofd te houden om andere voorstellen aan af te meten. Micro-vezeldoekjes zijn in dit voorbeeld het minimum. Kies de vorm van de inkoop/aanbesteding. Openbare aanbesteding, niet openbare aanbesteding (pre-selectie) of onderhands? Natuurlijk zijn er wettelijke aanbestedingsdrempels waar aan gehouden moet worden bij de keuze voor de vorm van de aanbesteding. (zie inkoopbeleid ) Openbare aanbesteding. Bij een openbare aanbesteding wordt optimaal gebruik gemaakt van de marktwerking, omdat veel aanbieders kunnen inschrijven. Hierdoor is de kans groot dat er aanbieders reageren die meer duurzaamheid garanderen dan de organisatie gedacht heeft. Niet openbare aanbesteding. Een niet openbare aanbesteding geeft weer andere mogelijkheden. Hierbij wordt geselecteerd via een openbare inschrijving welke bedrijven later een aanbieding mogen gaan doen (pre-selectie). Op voorhand kunnen de duurzaamste en meest ambitieuze bedrijven worden geselecteerd. Alleen die mogen aanbieden in het vervolgtraject. Onderhandse aanbesteding. Een onderhandse aanbesteding gaat vaak over kleinere aanbestedingen met minder inschrijvers. Dit biedt als voordeel dat er meer wensen voor de gunning ingebracht kunnen worden, omdat het beoordelen van de inschrijvingen minder tijd kost. Het is wel heel belangrijk om van te voren goed te beschrijven wat je wilt, omdat er minder inschrijvingen terug komen en er dus minder te kiezen valt. 46
6.
SELECTEREN
Dit is de stap waarin beoordeeld wordt welke leverancier en/of aanbieding het beste is. Hiervoor moet een transparant, objectief en “non-discriminatoir” (termen uit de EU-richtlijn) afwegingskader gehanteerd worden. In de specificatiefase is bepaald welke duurzaamheidsaspecten door de organisatie meegenomen moeten worden. Deze moeten nu vertaald worden in selectiecriteria en gunningscriteria. Daarbij geldt: Selectiecriteria gaan alleen over de leverancier en de gunni8ngscriteria over de gewenste levering, werk of dienst. Ook wordt nu bepaald op welke wijze er beoordeeld gaat worden. Kortom: hier wordt haarfijn aangegeven aan waar de aanbiedingen aan moeten voldoen. Let op: voordat begonnen wordt met het ontwikkelen van de criteria, moet eerst de manier van gunnen worden bepaald. Bepaal de manier van gunnen : laagste prijs of de economisch voordelige inschrijving! Bij de economisch meest voordelige aanbieding zijn de meeste mogelijkheden aanwezig duurzame inkoop te realiseren. Bij de economisch meest voordelige aanbieding kunnen ook andere criteria naast prijs meegenomen worden en zo wordt de balans gezocht tussen prijs en duurzaamheid. Toch een laagste-prijs-aanbesteding? Specificeer dan de wens zorgvuldig. Duurzaamheid en een laagste-prijs-aanbesteding sluiten elkaar niet uit. Het vereist wel dat de organisatie heel goed moet weten wat men wil krijgen. Dit kan alleen als er een goede marktverkenning is gedaan, zodat de wens zorgvuldig gespecificeerd kan worden. Let op: Functioneel specificeren is risicovol bij een laagste-prijs-aanbesteding. Als bijvoorbeeld gevraagd wordt naar iets waarop gezeten kan worden, dan kunnen er verschillende aanbiedingen binnenkomen, variërend van een schommelstoel tot een driezitsbank. Deze verschillende aanbiedingen zijn lastig op prijs te vergelijken. Wat worden de selectiecriteria (eisen) voor de aanbieder? Vragen naar een milieuplan en/of milieuverslag; vragen naar een systeem ( bijvoorbeeld : milieuzorgsysteem ). Een milieuplan laat zien dat een bedrijf rekening houdt met het milieu, maar het kan nog vrij willekeurig ingevuld zijn. Een gecertificeerd systeem, zoals milieuzorgsysteem (ISO 14001), ARBO-zorgsysteem (OHSAS 18001) is een betere basis voor een duurzame aanbieding. Een bedrijf toont hiermee aan dat men op een systematische manier werkt ( en niet ad hoc) en dat het in ieder geval voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Bij een openbare aanbesteding zijn selectiecriteria knock-out criteria. Als een milieuzorgsysteem wordt geëist en de leverancier heeft er geen, dan valt de leverancier af. Er komt geen kwalitatieve beoordeling aan te pas. Dat is wel het geval bij een niet openbare aanbesteding, dan dan kan de organisatie selectiecriteria ook inhoudelijk beoordelen en vergelijken. Een milieuzorgsysteem kan niet altijd geëist worden. Alleen als gangbaar is om bijvoorbeeld een ISO 14001 te hebben in de branche die bevraagd wordt en als er een directe relatie te leggen valt met het gevraagde. Voor werken en diensten is deze relatie makkelijker te leggen dan voor leveringen. Het is juridisch nog onduidelijk of een milieuzorgsysteem bij leveringen geëist mag worden. Als uit de marktverkenning blijkt dat certificering niet of nauwelijks van toepassing is voor de bedrijven uit de branche waar ingekocht wordt door de organisatie, dan is men aangewezen op de gunningscriteria. Er kan dan beter gevraagd worden naar een visie over duurzaamheid in relatie tot de levering. Advies: Neem het volgende in de tekst op: 47
•
• • • • •
De leverancier dient aan te tonen dat zijn milieuzorgsysteem aan bepaalde minimumeisen moet voldoen. Dit kan door het indienen van een kopie vaneen ISO 14001-certificaat of een kopie van een EMAS-certificaat. Als een leverancier hierover niet beschikt, moet hij aantonen dat zijn milieuzorgsysteem gericht is op contineu verbetering en minimaal aan (een van) de volgende voorwaarden: Er is een actuele door de directie ondertekende milieubeleidsverklaring (eventueel als onderdeel van het kwaliteitszorgsysteem). Er is een milieuprogramma of actieplan waarin staat welke stappen de organisatie gaat nemen om de milieubelasting te verminderen, en men kan een referentielijst overleggen. Er is een formeel aangestelde milieucoördinator of functionaris die de milieumaatregelen van de organisatie coördineert. Er is een milieuverslag of andere (management-) rapportage waarin wordt gerapporteerd over de milieumaatregelen en de behaalde resultaten. Er is een milieuplan waaruit blijkt hoe het personeel wordt geschoold in milieuvriendelijk gedrag en hoe de controle hierop wordt uitgevoerd. Dit is vooral van belang voor personeel dat op locatie werkt.
Wat zijn de gunningscriteria (eisen en wensen) voor levering/dienst/werk? Bij het formuleren van de gunningscriteria kan de organisatie een aanbieder als het ware uitdagen om zijn “best practices” op het gebied van duurzaamheid aan te bieden. Bijvoorbeeld door te vragen naar voorstellen om een dienst uit te voeren met zo min mogelijk energiegebruik. Gebruik de tabel om de gunningscriteria te formuleren en formuleer zodanig dat de criteria relevant, uitvoerbaar, beoordeelbaar en controleerbaar zijn. Gebruik “Total Costs of Ownership”. In de inkoopwereld wordt gewerkt met het begrip : “Total Costs of Ownership”(TCO). Hiermee wordt bedoeld dat niet alleen de aanschafprijs van een product wordt vergeleken, maar dat ook de kosten van het gebruik en van de afvalverwerking wordt meegewogen. Hieruit kan blijken dat duurzaam inkopen niet altijd duurder is. Voor veel leveringen kan een lange levensduur, laag energiegebruik of weinig en goedkoop onderhoud er toe leiden dat de “Total Costs of Ownership” lager uitvallen, terwijl de aanschafprijs in de eerste instantie hoog was. Bijvoorbeeld : de aanschaf van een spaarlamp is hoger dan die van een gloeilamp, maar doordat de lamp tien keer langer mee gaat, is de aanschafprijs verspreid over de levensduur, goedkoper. Ok bij diensten kan een TCO-benadering gebruikt worden. Bijvoorbeeld: Een hoger uurtarief waarin extra advisering of ondersteuning is verwerkt, pakt toch gunstig uit. Maak gebruik van keurmerken en certificaten. Als er keurmerken of certificaten beschikbaar zijn voor de in te kopen productgroep, geef dan de voorkeur aan producten met een certificaat of keurmerk boven hetzelfde product zonder certificaat of keurmerk. Dit maakt de invulling van de duurzaamheidseisen specifieker en heeft als voordeel dat ze gecontroleerd worden door de certificerende instantie. De organisatie hoeft dus niet zelf te controleren. Hiermee worden algemeenheden voorkomen. Want wat is bijvoorbeeld “duurzaam hout” of “milieuvriendelijk papier”? Controleer wel of het certificaat voldoende is ingeburgerd in de markt. Ander loopt de organisatie het risico dat er onvoldoende aanbiedingen binnen komen. Let Op : Als de organisatie vraagt naar een certificaat of een keurmerk, zet er dan altijd bij “of gelijkwaardig”! Meten of iets gelijkwaardig is : 48
•
Vraag in de eerste plaats de leverancier om aan te tonen waarom het om een gelijkwaardig product gaat. • Daarnaast van te voren onderzoeken waar de bouwstenen van een keurmerk uit bestaan. Zo kan men gelijkwaardige producten naast de criteria voor het keurmerk leggen en deze met elkaar vergelijken. Er is een woud aan keurmerken en dat dat maakt het soms best lastig, want wat kan er nu het beste gevraagd worden? Afhankelijk van welk product men wil, zijn er drie algemeen aanvaarde keurmerken die met een gerust hart gevraagd kunnen worden : • • •
Nordic Swan; Europese Ecolabel; Nederlands Milieukeurmerk.
In al de drie keurmerken is de gehele levenscyclus van een product meegenomen. Voor sociale aspecten is een Far Trade keurmerk een goede optie. Echter oppassen met Max Havelaar; dit is een goede optie maar leveranciers met hun eigen duurzaamheidsprogramma beginnen nu te claimen dat Max Havelaar bijna als merk gebruikt wordt. Het als merk gebruiken mag niet. Dus goed oppassen en advies inwinnen. Bepaal het wegingspercentage voor de duurzaamheidscriteria. Geïntegreerd in de kwaliteitscriteria of een herkenbare rubriek met een eigen percentage. Er kan voor gekozen worden om duurzaamheidseisen en –wensen mee te nemen in de gunning als onderdeel van de kwaliteit of om ze juist expliciet te benoemen als milieu of sociale criteria, naast kwaliteit en prijs. Met dat laatste laat de organisatie duidelijk aan de aanbieder zien dat duurzaamheid door de organisatie belangrijk wordt gevonden. Bovendien is het later dan makkelijker om bestekken met elkaar te vergelijken bij het monitoren van duurzaam inkopen.
Voorbeeld: In het bestek voor de inhuur van schoonmaakdiensten wordt milieu voor 15 % meegewogen: • Prijs 35 %; • Kwaliteit 25 %; • Uitvoering 25 %; • Milieu 15 %. Als eisen geformuleerd worden ten aanzien van duurzaamheid, is duurzaamheid een knockout criterium. Bijvoorbeeld de eis om gevaarlijke stoffen uit te sluiten, of de verplichting tot het hebben van een retoursysteem. Als de aanbieding dan niet voldoet aan de eisen, valt deze af. Aanvullend op de eisen kunnen wensen geformuleerd worden waarop de ondernemer punten kan scoren. Hoe meer ze bieden, hoe meer punten ze verdienen in de beoordeling. In het bestek moet dan wel aangegeven worden hoe de organisatie deze beoordeling gaat doen. Om de punten binnen de weging goed te verdelen is het belangrijk dat de organisatie aangeeft hoe de beoordeling gaat.
49
Om de punten binnen de weging goed te verdelen is het belangrijk dat er gelet wordt op de ambitie die uit de offerte spreekt. Ook geldt : hoe concreter, hoe beter. Want dat is meetbaar en ook beter controleerbaar. Bepaal hoe de weging plaats vindt. Gebruik de afwegingskaders en geef de bronmaatregelen de hoogste score. Hoe beoordeelt de organisatie de ambities van de leverancier? Veel bedrijven richten zich bijvoorbeeld op een CO2-neutrale bedrijfsvoering door hun uitstoot elders te compenseren. Of men neemt producten terug om ze om te smelten en te recyclen. Het klinkt goed, maar wat levert dat op voor het milieu? Vuistregel: Bronmaatregelen, dus het voorkomen van energie- of watergebruik of het voorkomen van afval, hebben de voorkeur.
7
CONTRACTEREN EN BESTELLEN.
In deze stap worden de afspraken uit de gekozen aanbieding vastgelegd in een contract. Het is belangrijk om de beloofde prestaties te waarborgen en er de leverancier ook daadwerkelijk aan te kunnen houden. Hoe wordt een prestatie optimaal verkregen? Wordt er af en toe een keuring uitgevoerd of gaat de opdrachtgever samen met de leverancier op afgesproken tijden samen op zoek naar duurzaamheidswinst? Om er zeker van te zijn dat waar voor het geld verkregen wordt en dat de leverancier in de toekomst ook aan de wensen van de opdrachtgever kan voldoen, is het verstandig om regelmatig met elkaar om de tafel te zitten. Eigenlijk wordt op die manier doorgegaan met het verkennen van de mogelijkheden om de duurzaamheid na te streven. Leg de momenten vast in het contract en spreek af welke inbreng er van de leverancier wordt verwacht. Het is belangrijk om alle afspraken die met leveranciers worden gemaakt, ook ten aanzien van duurzaamheid, vast te leggen in het contract. Ook moet bij de aanbesteding worden aangegeven dat de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente van toepassing zijn. Denk ook aan een artikel over het gebruik van verpakkingen; geef bijvoorbeeld aan dat zaken niet mogen worden verpakt in verpakkingen die, beoordeeld naar de stand van de wetenschap ten tijde van de levering, milieubelastend zijn of worden vermoed dit te zijn of op andere wijze een bedreiging voor de veiligheid, welzijn of gezondheid kunnen vormen. Hoe kan het eigen inkoopproces verduurzaamd worden? Het inkoopproces veroorzaakt ook zelf ook milieubelasting. Denk bijvoorbeeld aan het maken van afspraken met leveranciers op plekken die makkelijk met het openbaar vervoer kunnen worden bereikt. Of probeer papier te sparen door het aantal facturen te reduceren en elektronische afhandeling te stimuleren; efficiënter en minder papier en mobiliteit. (dubbelzijdig printen of kopiëren.) Communicatie. Maak communicatie een gepland onderdeel van het gehele traject. Door daar tijdig over na te denken wordt voorkomen dat de communicatie er achteraf bij inschiet. Dit hoeft natuurlijk niet te wachten tot einde van een traject. Tussentijdse informatie naar collega’s kan op bepaalde momenten in het traject worden ingebouwd. 8.
BEWAKEN EN GEBRUIKEN. 50
In deze fase wil de organisatie zeker weten of er verkregen wordt wat is gevraagd en vastgelegd. Als dat het geval is, is er winst geboekt op het gebied van duurzaamheid. Het is nu zaak om die winst ook bij het daadwerkelijke gebruik te verzilveren. Neem de gemaakte afspraken serieus en controleer en waardeer het als het goed gaat. Nadat het inkoop of aanbestedingstraject is afgesloten wil de organisatie natuurlijk ook weten of er war voor het geld verkregen wordt. Houdt de leverancier zich aan de afspraken? Bewaken is meer dan alleen een kwestie van controle. De duurzaamheidaspecten lijken nu wellicht vanzelfsprekend. Maar was dat ook zo in het begin van het inkooptraject? Voor de organisatie , maar ook voor de leverancier kan het inbrengen van duurzaamheidsaspecten een uitdaging zijn geweest. Door hier de waardering voor te uiten en door interesse te tonen in het daadwerkelijk resultaat wordt de leverancier gestimuleerd om de volgende keer weer z’n uiterste best te doen voor een duurzame(re) aanbieding. Zorg dat de ingekochte levering ook duurzaam wordt gebruikt. Onwetendheid en/of gewoontes kunnen er voor zorgen dat een duurzaam product niet duurzaam wordt gebruikt. Zoals bijvoorbeeld het weggooien van herbruikbare producten, het onnodig laten branden van een spaarlamp enz. Met andere woorden: verspillen is nooit duurzaam. Soms vraagt een duurzaam product ander gedrag van de gebruikers. Besteed hierbij aandacht aan bij de introductie van de nieuwe artikelen of diensten en zorg er voor dat de aanbieder de gebruikersinstructies altijd duidelijk overdraagt aan de gebruikers. 9.
NAZORG
Het inkooptraject is nu zo goed als afgerond. De producten zijn in huis of het gevraagde werk is in uitvoering. Om het traject goed af te sluiten is het nu zaak om terug te kijken: wat zou de andere keer anders moeten worden uitgevoerd? Maar ook trots zijn op de prestatie en anderen mee te laten delen in de kennis en ervaring die is opgedaan. Beoordeel het gevolgde traject en gebruik nieuwe inzichten bij een volgend inkooptraject. Duurzaam inkopen is in opkomst. Er is nog weinig ervaring en de markt is volop in beweging. Omdat duurzaam inkopen zich nog volop ontwikkelt is het goed om te evalueren om na te gaan wat de volgende keer anders zou moeten. Zou een wens nog verder kunnen worden aangescherpt? Zou de volgende keer weer een milieuzorgsysteem worden geëist, als wordt vastgesteld dat het product gemaakt is zonder uitbuiting of moet de wens nog explicieter worden gemaakt? Leg de ervaringen vast in het aanbestedingsdossier. Deze leidraad bij het aankoop en aanbestedingsbeleid met betrekking tot duurzaam inkopen is een groeidocument. Vragen of opmerking graag doorgeven aan de gemeentelijke inkoopcoördinator. Inkopen is geen solistisch traject maar een traject van gezamenlijkheid.
51
Bijlage 6: Offerte-aanvraag Enkelvoudig Onderhands
Postbus 54 7470 AB Goor Telefoon: (0547) 858 585 Fax: (0547) 858 586 E-mail: [email protected] Internet: www.hofvantwente.nl
Uw brief van:
Uw kenmerk:
Behandeld door:
Ons kenmerk:
Datum: Verzonden:
<..> Bijlage(n): Offerteaanvraag ten behoeve van Onderwerp:
Geachte , Hierbij verzoeken wij u een offerte uit te brengen voor het project <projectnaam in vullen> . Naast de in de genoemde bijlagen beschreven werkzaamheden dient u bij het uitbrengen van uw offerte rekening te houden met: . De gemeente (opdrachtgever) zal zelf zorgdragen voor: . Uw offerte dient een gedetailleerd inzicht te geven van: 1. hetgeen u aanbiedt, dat kan in de vorm van een: . 2. de kosten voor in Euro’s exclusief B.T.W.. 3. . 52
Andere dan in de offerte opgenomen kosten kunt u niet bij ons in rekening brengen. Uw offerte dient een geldigheidstermijn te hebben van gerekend vanaf de uiterste inleverdatum. Tijdens deze periode heeft uw offerte het karakter van een onherroepelijk bod. De door u gemaakte kosten in verband met het uitbrengen van uw offerte zullen niet door ons worden vergoed, ongeacht of de offerte tot het sluiten van een overeenkomst zal leiden. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en ter zake geen schriftelijke overeenkomst is gesloten, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente. Ook bestaat er geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. Wij verzoeken u uw offerte in te dienen voor , of . Mocht u niet in de gelegenheid zijn een offerte uit te brengen of wenst u geen offerte uit te brengen, dan verzoeken wij u ons dat zo spoedig mogelijk te laten weten. De offerte dient u te zenden aan: . De gemeente behoudt zich het recht voor om een nadere toelichting te vragen op de uitgebrachte offerte en zal uw offerte strikt vertrouwelijk behandelen. Nadere informatie over deze aanvraag kunt u verkrijgen bij: <de heer / mevrouw …., afdeling …., te bereiken onder telefoonnummer 0547-858585. Tot slot wijzen wij u op het volgende. Op deze offerte-aanvraag en een eventueel daaruit voortvloeiende opdracht zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente van toepassing. Deze hebben wij volledigheidshalve bijgevoegd. Eventuele door u te hanteren algemene of bijzondere voorwaarden worden hierbij uitdrukkelijk uitgesloten. Graag zien wij uw offerte tegemoet en bedanken wij u bij voorbaat voor uw inspanningen.
53
Bijlage 7: Offerte-aanvraag Enkelvoudig Onderhands Werken
Postbus 54 7470 AB Goor Telefoon: (0547) 858 585 Fax: (0547) 858 586 E-mail: [email protected] Internet: www.hofvantwente.nl
Uw brief van:
Uw kenmerk:
Behandeld door:
Ons kenmerk:
Datum: Verzonden:
Bijlage(n): Onderwerp:
<..> offerte-aanvraag
Geachte , De gemeente is voornemens het werk onderhands aan te besteden. De werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd volgens de standaard RAW-bepalingen en bijgevoegd . Gelet hierop vragen wij u een onvoorwaardelijke prijsopgave te doen voor <de / het> betreffende <werkzaamheden / werk>. Indien deze opgave binnen de door de gemeente voor het werk gereserveerde middelen kan worden uitgevoerd, wordt het werk aan u opgedragen. Indien uw opgave de gemeentelijke begroting overschrijdt, dan zullen wij afzien van gunning en kunt u geen aanspraken maken op vergoeding van welke kosten dan ook, noch andere rechten ontlenen aan deze aanvraag. De gemeente is na afwijzing van uw aanbieding vrij om bij andere aanbieders een offerte voor het betreffende werk te vragen. Met het doen van een aanbieding gaat u akkoord met bovenstaande voorwaarden. Wij zien uw aanbieding, die u kunt richten aan ondergetekende, voor tegemoet. Deze aanvraag en een eventuele opdracht wordt uitgevoerd onder het regime van de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente of de UAV’89 met uitzondering van de hieronder vermelde aanpassing/wijzigingen op de respectievelijke artikelen 43a-lid 4 en 49 lid 1 en 2. : • 43-a lid 4: opdrachtgever kan na schriftelijke kennisgeving aan aannemer dat hij zulks zal uitvoeren de bankgarantie inroepen. Opdrachtgever is daarbij niet gehouden aan de uitspraak van de Raad van Arbitrage voor Bouwbedrijven in Nederland. 54
• 49.1 Opdrachtgever doet geen afstand tot het inroepen van de gewone rechter voor het beslechten van geschillen. • 49.2 Alleen na schriftelijk akkoord van de opdrachtgever kunnen geschillen worden voorgelegd aan de Raad van Arbitrage voor Bouwbedrijven in Nederland en zal opdrachtgever de uitspraak van deze arbitrage eerbiedigen. In alle overige gevallen zullen geschillen worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter. Volledigheidshalve hebben wij een afschrift van de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente bijgevoegd. Eventuele door u te hanteren algemene of bijzondere voorwaarden worden hierbij uitdrukkelijk uitgesloten In afwachting van uw aanbieding verblijven wij . Hoogachtend, namens burgemeester en wethouders van Hof van Twente
55
Bijlage 8: Offerte-aanvraag Meervoudig Onderhands
Postbus 54 7470 AB Goor Telefoon: (0547) 858 585 Fax: (0547) 858 586 E-mail: [email protected] Internet: www.hofvantwente.nl
Uw brief van:
Uw kenmerk:
Behandeld door:
Ons kenmerk:
Datum: Verzonden:
<..> Bijlage(n): Offerteaanvraag ten behoeve van Onderwerp:
Geachte , Hierbij verzoeken wij u een offerte uit te brengen voor het project <projectnaam in vullen> . Naast de in de genoemde bijlagen beschreven werkzaamheden dient u bij het uitbrengen van uw offerte rekening te houden met: . De gemeente (opdrachtgever) zal zelf zorgdragen voor: . Uw offerte dient een gedetailleerd inzicht te geven van: 4. hetgeen u aanbiedt, dat kan in de vorm van een: . 5. de kosten voor in Euro’s exclusief B.T.W.. 6. .
56
Andere dan in de offerte opgenomen kosten kunt u niet bij ons in rekening brengen. Uw offerte dient een geldigheidstermijn te hebben van gerekend vanaf de uiterste inleverdatum. Tijdens deze periode heeft uw offerte het karakter van een onherroepelijk bod. De door u gemaakte kosten in verband met het uitbrengen van uw offerte zullen niet door ons worden vergoed, ongeacht of de offerte tot het sluiten van een overeenkomst zal leiden. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en ter zake geen schriftelijke overeenkomst is gesloten, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente. Ook bestaat er geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. Wij verzoeken u uw offerte in te dienen voor , of . Mocht u niet in de gelegenheid zijn een offerte uit te brengen of wenst u geen offerte uit te brengen, dan verzoeken wij u ons dat zo spoedig mogelijk te laten weten. De offerte dient u te zenden aan: . De gemeente behoudt zich het recht voor om een nadere toelichting te vragen op de uitgebrachte offerte en zal uw offerte strikt vertrouwelijk behandelen. Nadere informatie over deze aanvraag kunt u verkrijgen bij: <de heer / mevrouw …., afdeling …., te bereiken onder telefoonnummer 0547-858585. Beoordeling van de ontvangen offertes geschiedt door medewerkers van de gemeente op basis van prijs- en kwaliteits-aspecten. Gunning is voorbehouden aan <de afdelingsmanager .. of het College van Burgemeester en wethouders>(hier expliciet aangeven wie bevoegd is!). Indien het offertebedrag van de meest gerede inschrijving boven het zorgvuldig door de gemeente geraamde budget ligt, staat het de gemeente vrij of te zien van gunning, dan wel over te gaan tot het voeren van overleg met de inschrijver van de meest gerede inschrijving over mogelijke besparingsmaatregelen. Tot slot wijzen wij u op het volgende. Op deze offerte-aanvraag en een eventueel daaruit voortvloeiende opdracht zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente van toepassing. Deze hebben wij volledigheidshalve bijgevoegd. Eventuele door u te hanteren andere of bijzondere voorwaarden worden hierbij uitdrukkelijk uitgesloten. Graag zien wij uw offerte tegemoet en bedanken wij u bij voorbaat voor uw inspanningen. Hoogachtend, namens burgemeester en wethouders van Hof van Twente,
57
Bijlage 9: Offerte-aanvraag Meervoudig Onderhands Werken
Postbus 54 7470 AB Goor Telefoon: (0547) 858 585 Fax: (0547) 858 586 E-mail: [email protected] Internet: www.hofvantwente.nl
Uw brief van:
Uw kenmerk:
Behandeld door:
Ons kenmerk:
Datum: Verzonden:
Bijlage(n): Onderwerp:
<..> offerte-aanvraag
Geachte ,
De gemeente is voornemens het werk “naam werk” aan te besteden op basis van de onderhandse procedure conform de ARW 2005. Voor deze procedure zijn <XXX minimaal 3 of 5 maximaal ??) > aannemers uitgenodigd een inschrijving te doen. Voor details met betrekking tot de werkzaamheden/ het werk, verwijzen wij naar bijgaand . Gunning zal geschieden op basis van <economisch meeste voordelige inschrijving>. Alleen inschrijvers die een eigen verklaring met betrekking tot: • uitsluitingsgronden zoals vermeld in artikel 7.3.1 van de ARW 2005 (bijlage 1) en • rechtmatige inschrijving (bijlage 2,model K) hebben ondertekend en bij hun offerte hebben gevoegd worden toegelaten tot deze procedure. Uw rechtsgeldig ondertekende aanbiedingsbrief, inclusief inschrijfbiljet (bijlage 3 model G), die u kunt richten aan ondergetekende, dient voor <XXX (minimaal 21 dagen na verzenddatum van deze uitnodiging)> in ons bezit te zijn en een geldigheidstermijn te kennen van 30 dagen. Vragen naar aanleiding van deze aanvraag kunt u richten aan de heer <XXX, tel, e.mail> Deze dienen uiterlijk 10 dagen voor de sluitingstermijn in ons bezit te zijn. . Tot deze inschrijving worden enkel en alleen de door de gemeente uitgenodigde aannemers toegelaten om een offerte uit te brengen. Combinaties van de aangeschreven aannemers 58
dan wel van de aangeschreven aannemers met andere aannemers worden uitgesloten van inschrijving. In het geval u voornemens bent een deel van de werkzaamheden uit te besteden dient u in uw aanbieding aan te geven welk deel aan welke onderaannemer wordt uitbesteed indien u de werkzaamheden / het werk gegund krijgt. Deze aanvraag en een eventuele opdracht wordt uitgevoerd onder het regime van de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente of de UAV’89 met uitzondering van de hieronder vermelde aanpassing/wijzigingen op de respectievelijke artikelen 43a-lid 4 en 49 lid 1 en 2. • 43-a lid 4: opdrachtgever kan na schriftelijke kennisgeving aan aannemer dat hij zulks zal uitvoeren de bankgarantie inroepen. Opdrachtgever is daarbij niet gehouden aan de uitspraak van de Raad van Arbitrage voor Bouwbedrijven in Nederland. • 49.1 Opdrachtgever doet geen afstand tot het inroepen van de gewone rechter voor het beslechten van geschillen. • 49.2 Alleen na schriftelijk akkoord van de opdrachtgever kunnen geschillen worden voorgelegd aan de Raad van Arbitrage voor Bouwbedrijven in Nederland en zal opdrachtgever de uitspraak van deze arbitrage eerbiedigen. In alle overige gevallen zullen geschillen worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter. Volledigheidshalve hebben wij een afschrift van de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente bijgevoegd. Eventuele door u te hanteren algemene of bijzondere voorwaarden worden hierbij uitdrukkelijk uitgesloten. In afwachting van uw aanbieding verblijven wij . Hoogachtend Burgemeester en Wethouders van Hof van Twente Namens deze
59
Bijlage 10: Opdrachtbrief
Postbus 54 7470 AB Goor Telefoon: (0547) 858 585 Fax: (0547) 858 586 E-mail: [email protected] Internet: www.hofvantwente.nl
Uw brief van:
Uw kenmerk:
Behandeld door:
Ons kenmerk:
Datum: Verzonden:
Bijlage(n): Onderwerp:
Opdracht tot ..
Geachte ,
Hierbij geven wij u opdracht voor conform uw aanbieding met < kenmerk > van < (eventueel toevoegen: met inachtneming van het gestelde in … / gemaakte afspraken op …>. De kosten voor < de levering / uitvoering van de werkzaamheden > bedragen € xxxx,xx incl./excl. BTW. Daarbij wordt aangemerkt, dat overschrijding van het genoemde bedrag, behoudens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van ondergetekende, niet kan worden gedeclareerd. <Enkele mogelijke items om in de opdrachtbrief op te nemen zijn: • afspraken m.b.t. kostenstijging; • contactpersoon voor de uitvoering van de opdracht; • boeteclausule voor bijvoorbeeld te late levering; • regelingen meer- en minderwerk; • overlegstructuren; • tijdsplanning/oplevertermijn;
60
Na kunt u uw factuur met vermelding van kostenplaats < FCL/ECL > en kenmerk van deze brief, richten aan ondergetekende. Uw factuur wordt, in de regel, binnen 30 dagen na ontvangst voldaan. Tot slot wijs ik u op het feit dat deze opdracht wordt uitgevoerd onder het regiem van de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente, die u bij de offerteaanvraag heeft ontvangen en eventuele door u te hanteren algemene of bijzondere voorwaarden worden hierbij uitdrukkelijk uitgesloten. Ik wens u veel succes bij het uitvoeren van deze opdracht. Hoogachtend, namens burgemeester en wethouders van Hof van Twente
61
Bijlage 11: Contractenbeheer
62
63
Bijlage 12: Procesbeschrijving: Inkoop en aanbesteding
Afdeling: Faza Procesbeschrijving: Inkoop en aanbesteding
Inleiding Deze procesbeschrijving is op basis van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2009 geschreven met als doel voor medewerkers inzichtelijk te maken welke stappen genomen moeten worden bij de aankoop van goederen en diensten, wie welke verantwoordelijkheden heeft en welke controlepunten er zijn. Daarbij is ook meegenomen het beschikbaar stellen van het krediet, wat in de meeste gevallen van inkopen al is gedaan. In speciale gevallen kan hiervan gemotiveerd worden afgeweken. De budgetregeling gemeente Hof van Twente dient hierbij gehanteerd te worden, evenals de Mandaatregeling?? De rol van de inkoopcoördinator is o.a.: ondersteuning bieden en begeleiden van afdelingen bij openbare en Europese aanbestedingsprocedures en op verzoek van afdelingen tevens bij meervoudig onderhandse inkoopopdrachten; het uitdragen en bewaken van de doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid; contractbeheer; samenwerking (intern en regionaal); Hieronder is per stap aangegeven welke activiteiten gedaan dienen te worden en steeds is tussen haakjes aangegeven wie verantwoordelijk is voor die activiteit. In Bijlage A is dit schematisch weergegeven. Identificeren. Stap 1: Inventariseren Op enig moment ontstaat de behoefte aan een werk, een levering of een dienst. Dat kan al of niet naar aanleiding van een concreet besluit zijn. De afdelingsmanager inventariseert (of mandateert dit) of men datgene waaraan behoefte is binnen de ambtelijke organisatie kan verzorgen of dat men het uitbesteedt. Daarbij wordt altijd bekeken of duurzaam ingekocht kan worden (zie Leidraad duurzaam inkopen, bijlage I van inkoop en aanbestedingsbeleid). Dit in overleg met de senior medewerker inkoop. Tevens wordt geïnventariseerd of hiervoor een financiële dekking is. Van dit uitgangspunt kan alleen in bepaalde gevallen worden afgeweken, maar dat moet wel goed worden gemotiveerd. Stap 2: Specificeren Is eenmaal een concrete behoefte aan een werk, een levering of een dienst geconstateerd, en is vastgesteld dat het uitbesteed dient te worden, dan wordt goed gespecificeerd waaraan precies behoefte bestaat. Dit betreft het opstellen van de eisen, wensen en het bestek. Voor het specificeren kan men kiezen tussen de functionele specificatie of de technische specificatie (zie inkoop- en aanbestedingsbeleid en leidraad duurzaam inkopen). De specificatie wordt in het dossier gearchiveerd. Stap 3: Kostenraming Na de specificatie wordt er een zo realistisch mogelijke kostenraming gemaakt. Dit is belangrijk voor de vervolgstappen, omdat aan de hand van de geraamde kosten een keuze gemaakt wordt uit de verschillende aanbestedingsprocedures. De kostenraming wordt in het dossier gearchiveerd. De aanvraag van een (investerings)krediet kan alleen plaatsvinden bij de Kadernota. Deze aanvraag dient van tevoren te worden kort gesloten met de betreffende portefeuillehouder en de betreffende afdelingsmanager. Indiening dient plaats te vinden bij de consulenten van de afdeling financiële zaken. Hierbij moeten de regels en planning ten aanzien van de budgetcyclus in acht worden genomen. Bij voorkeur moet in de aanvraag worden aangegeven welke doelstelling met de voorgenomen investeringen wordt beoogd. De kredietaanvraag wordt in eerste instantie beoordeeld door de financieel consulent. Daarbij vindt een toetsing plaats aan het afschrijvingsbeleid. Eveneens wordt beoordeeld of de financiële consequenties voor de gemeente op een volledige en juiste wijze zijn gepresenteerd. Tenslotte wordt beoordeeld of de juiste programma-aanduiding en budgethouder is vermeld. 64
Het krediet wordt binnen de regels van de budgetcyclus beschikbaar gesteld door de gemeenteraad, waarbij een onderscheid kan worden gemaakt tussen een specifiek krediet en een raamkrediet. Dit laatste is onder andere het geval bij de kredieten voor het GRP en het GVP. De definitieve beschikbaarstelling vindt plaats bij de vaststelling van de programmabegroting. Vanaf dat moment heeft de budgethouder de beschikking over het krediet. Over de wijze waarop met raamkredieten wordt omgegaan wordt in dit kader verwezen naar de notitie “Omgang met projecten uit het GRP en GVP”. Kredieten ten behoeve van investeringen worden door middel van begrotingswijzigingen in het financieel pakket ingevoerd en er wordt zo nodig een nieuw grootboekrekening geopend. Een wijziging wordt ingevoerd na beschikbaarstelling door de raad bij de Kadernota of programmabegroting Aan de grootboekrekening, waarop de uitgaven van de betreffende investering kunnen worden verantwoord, wordt een budgethouder gekoppeld. Bij het daadwerkelijk boeken van de facturen controleert de afdeling Financiële zaken of de factuur/nota wel door de juiste budgethouder akkoord verklaard c.q. gecodeerd is. Stap 4: Keuze inkoop-/aanbestedingsprocedure Er wordt op basis van de kostenraming bepaald, overeenkomstig het inkoop- en aanbestedingsbeleid, welke mogelijke aanbestedingsprocedure gevolgd wordt. De senior medewerker inkoop wordt hiervoor geraadpleegd. De Algemene Inkoopvoorwaarden worden bekendgemaakt, van toepassing verklaard en toegestuurd aan de potentiële leverancier(s). De bedragen zijn excl. BTW.
Aanbestedingsvorm
Werken
Enkelvoudig onderhands Meervoudig onderhandse aanbesteding Meervoudig onderhandse aanbesteding
< € 100.000,€ 100.000,- < €1.500.000,n.v.t.
Openbare aanbesteding (aankondiging website en aanbestedingskalender) Europese aanbesteding
€ 1.500.000, drempelwaarde (< € 4.845.000,-) vanaf drempelwaarde ( € 4.845.000,-) *
Leveringen en diensten < € 20.000,€ 20.000,- < € 50.000,€ 50.000,- drempelwaarde (< € 193.000,-) n.v.t.
Handelwijze
vanaf drempelwaarde ( € 193.000,-) *
Naar stap 5d
Naar stap 5a Naar stap 5b Naar stap 5b Naar stap 5c
* geldend voor de jaren 2010 en 2011
Stap 5a: Enkelvoudig onderhands Minimaal 1 offerte opvragen. De offerte(s) en eventuele folders, brochures, e-mails, gespreksaantekeningen ed. worden in het dossier gearchiveerd. Stap 5b: Onderhandse aanbesteding Minimaal 3 (of minimaal 5) leveranciers uitnodigen, waarvan zo mogelijk maximaal twee leverancier die zijn hoofdvestiging fysiek in de gemeente Hof van Twente dient te hebben. Een kopie van de uitnodiging wordt in het dossier gearchiveerd. Vervolgens naar stap 7. Stap 5c: Openbare aanbesteding Aankondiging via gemeentelijke website en publicatie op www.aanbestedingskalender.nl, waarna gegadigden zich kunnen aanmelden. Na een selectie wordt een aantal van hen uitgenodigd een inschrijving te doen. Een kopie van de uitnodigingen en de inschrijvingen worden in het dossier gearchiveerd. Stap 5d: Europese aanbesteding a. De aanbesteding wordt bekend gemaakt in de hele Europese Unie, door publicatie op www.aanbestedingskalender.nl en op www.ted.europa.eu, b. Na de bekendmaking bedraagt de termijn waarin inschrijvingen kunnen worden ingediend minimaal tweeënvijftig dagen. 65
c. Vervolgens kan elke belangstellende ondernemer gedurende deze termijn hierop inschrijven. Een verantwoording voor de gevoerde aanbestedingsprocedure wordt in het dossier opgeslagen. Stap 6: Selecteren Bij een openbare aanbesteding mag iedereen inschrijven. Potentiële leveranciers, dienstverleners of aannemers leveren (gelijktijdig) hun selectiedocumenten en/of offertes in. Bij een “niet-“openbare procedure vindt er een voorselectie plaats en dienen gegadigden eerst uitsluitend bedrijfsgegevens in. De gemeente maakt een selectie (kwaliteit; minimumeisen; loten; enz.) en laat een vooraf vastgesteld aantal gegadigden een offerte uitbrengen. Stap 7: Contracteren (Gunning) (afdelingsmanager) (5b,c,d) Op basis van de inschrijving en de vastgestelde criteria vindt een beoordeling door de gemeente plaats. De senior medewerker inkoop wordt hierbij betrokken. Deze beoordeling leidt tot een gunning. Het gunnen van een werk, een levering of een dienst gebeurt op basis van de laagste inschrijfprijs, dan wel de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Met uitzondering van die gevallen waarin de enkelvoudig onderhandse procedure (ook wel gunning uit de hand) is gehanteerd, betekent een mededeling van de gunningsbeslissing aan de gegunde partij geen aanvaarding. Dit wordt aan de gegunde partij (= beoogde opdrachtnemer) meegedeeld. (5b,c,d naar stap 8. 5a naar stap 9) De gunningscriteria en een verslag van de selectie van de leveranciers wordt opgenomen in het dossier. Stap 8: Op de hoogte stellen van de niet-gegunde partijen (afdelingsmanager) (5b,c,d) Voordat de overeenkomst kan worden gesloten dient de gemeente de niet-gegunde partij gemotiveerd op de hoogte te stellen. De niet gegunde partij kan binnen 15 dagen een rechtsmiddel aanwenden. Een kopie van de brief wordt in het dossier opgenomen. Stap 9: Opstellen overeenkomst (afdelingsmanager) Voordat door de budgethouders overeenkomsten worden ondertekend, worden zij ter toetsing op hun juridisch gehalte en mogelijke consequenties voorgelegd aan senior medewerker inkoop en juridisch consulent van de afdeling AZ of eventueel aan een externe juridische deskundige. Stap 10: Sluiten overeenkomst (afdelingsmanager) Tenminste 15 dagen na het op de hoogte stellen van de niet-gegunde partijen (stap 8) kan de gemeente een overeenkomst sluiten. Indien er onderhandeld wordt, dienen minstens 2 ambtenaren (waaronder in ieder geval de Senior medewerker Inkoop) aanwezig te zijn. Alle (leverings-)afspraken en overeenkomsten met ondernemers worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst, ondertekend door de bevoegde partijen. Indien er sprake is van meer/ minder werk dient dit schriftelijk bevestigd te worden door de opdrachtgever. Alle afspraken en overeenkomsten worden opgenomen in het dossier en in het Contractenregister. Stap 11: Registratie overeenkomst (afdelingsmanager) Alle ondertekende overeenkomsten met bijbehorende bijlagen, worden opgenomen in het (digitale) Contractenregister. Het beheer hiervan ligt bij de verschillende contactpersonen per afdeling en het totaal-overzicht/bewaking ligt bij de afdeling Facilitaire zaken. Stap 12: Bestellen en leveren (afdelingsmanager) Het bestellen vindt plaats op basis van de gesloten overeenkomst. Na levering vindt bewaking van de gemaakte afspraken en controle plaats van de geleverde kwantiteit en kwaliteit door de afdelingsmanager die de overeenkomst heeft getekend. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de functionele afdeling, die zorgdraagt voor systematische verslaglegging van de controle. De verslaglegging wordt opgenomen in het dossier. Stap 13: Aanvang uitvoering (afdelingsmanager) De gemeente kan van een leverancier een zekerheidsstelling in de vorm van een bankgarantie of een waarborgsom verlangen, te verstrekken aan de gemeente bij de aanvang van de uitvoering van de opdracht. In het kader van de toetsing van de kwalitatieve geschiktheid van de inschrijvers op de aanbesteding kan de gemeente bewijsstukken verlangen betreffende de economische en financiële draagkracht en technische bekwaamheid, in overeenstemming met het BAO. Dit is een gevolg van het feit dat in de Europese wetgeving strikte voorwaarden, zoals genoemde eisen betreffende draagkracht en bekwaamheid, zijn opgenomen voor deelneming aan overheidsopdrachten. De verstrekte zekerheidsstelling en/ of bewijsstukken worden opgenomen in het dossier. 66
Stap 14: Bijdragen van derden/aanwending reserves (afdelingsmanager) De bijdragen van derden of aanwending van reserves worden bij de begrotingswijziging geraamd (zie stap 4). De budgethouder zorgt voor declaratie van bijdragen van derden en is eveneens verantwoordelijk voor de eventuele naleving van de voorwaarden waaronder de bijdrage wordt verkregen. De bewaking van de inkomsten geschiedt eveneens via de kredietverslagen genoemd onder stap 19. Stap 15: Rechtmatigheid van de uitgaven (medewerker Financiële zaken) Aan de grootboekrekening, waarop de uitgaven van de betreffende investering kunnen worden verantwoord, wordt een budgethouder gekoppeld. Bij het daadwerkelijk boeken van de facturen controleert de afdeling Financiële zaken of de factuur/nota wel door de juiste budgethouders akkoord verklaard c.q. gecodeerd is. De facturen worden digitaal afgehandeld. In elke route zit (naast de codeerders en accordeerder) een eindcontrole door Financiële zaken. Stap 16: Rapportage verloop van kredieten (medewerker Financiële zaken en afdelingsmanager) Bij de jaarrekening wordt jaarlijks een kredietenverslag opgesteld, waarbij per investering door de budgethouders een aantal gegevens worden verstrekt, nl. voortgang, verklaring financiële afwijking, relevantie ontwikkelingen, te verwachten financiële afwijking en afsluiten van het project. Cijfermatig worden de gegevens via Impromptu uit het financieel pakket geëxporteerd, zodat zekerheid bestaat over de volledigheid en juistheid van de gegevens. Dreigende overschrijdingen hoger dan € 25.000,- of meer dan 10% van het krediet dienen terstond te worden gemeld bij de directie en het college, zodat passende maatregelen ter voorkoming van onrechtmatigheid van uitgaven kunnen worden genomen. Eveneens wordt door de budgethouder bij de reguliere bestuursrapportages aangegeven op welk moment het actief in gebruik is genomen. In de beleidsregels met betrekking tot het afschrijvingsbeleid is namelijk bepaald dat de afschrijving wordt aangevangen op moment dat het actief gereed is of in e e gebruik is genomen. Ook in de 1 en 2 Berap vindt een rapportage plaats over de relevante ontwikkelingen. Daarbij wordt eveneens expliciet per krediet aangegeven indien er geen relatieve ontwikkelingen zijn te melden. Stap 17: Toetsing van prestaties De budgethouder of degene aan wie het krediet is gemandateerd dient een rapportage op te stellen en dit te rapporteren via de afdelingsmanager aan het college van burgemeester en wethouders, waarbij wordt aangegeven of en in hoeverre de uiteindelijke doelstelling die werd beoogd (zie stap 1) is gehaald. De rapportgage - door middel van de drie W-vragen - dient “SMART” te worden omschreven. Zie hiervoor ook de handreiking SMART-schrijven van 12 juli 2006. Stap 18: Eindrapportage van het krediet Zodra het project is afgerond dient er een eindrapportage door de budgethouder te worden opgesteld en ter vaststelling aan het college te worden aangeboden. In deze rapportage dient een analyse te worden gevoegd tussen de begrote en de werkelijke cijfers. Verder dient deze rapportage te worden vergezeld van de toetsing van de prestaties zoals onder stap 18 vermeld.
67
INTERNE CONTROLE.
Risico’s in dit proces
Procesverantwoordelijk
Dossiervorming
Bevoegdheid
Interne controle
1. Overschrijding van kredieten, die niet tijdig worden gemeld hebben gevolgen voor het budgettaire perspectief voor latere jaren. 2. Kredieten die te vroeg worden aangevraagd of die een lange doorlooptijd hebben verstoren het meerjarig perspectief en leggen onnodig beslag op de budgettaire ruimte. 3. Niet houden aan de interne regels van inkoop, aanbesteding en budgetbeheer kunnen leiden tot onrechtmatigheid van de uitgaven. 4. Niet volgen van een Europese aanbestedingsprocedure kan worden aangemerkt als een onrechtmatige daad en daarmee leiden tot o.a. een schadevergoeding. Tevens levert het niet volgen van een Europese aanbestedingsprocedure veel negatieve publiciteit op en kan het ook leiden tot het niet goedkeuren van de jaarrekening. 5. Er bestaat een kans dat de beoogde doelstelling en/of resultaat niet wordt gehaald. 6. Mondelinge (ook e-mail) afspraken. 7. Staatssteun. De budgethouder van het betreffende krediet is in eerste instantie verantwoordelijk voor het proces. Algemene verantwoordelijkheid ligt achtereenvolgens bij de afdelingsmanager en de directie. In de regeling budgetbeheer is dit verder uitgewerkt. De gemeente kiest voor een gecoördineerde inkoopfunctie. Deze wordt door de afdelingen en budgethouders voor hun inkoopprocessen ingeschakeld. Naast eerdergenoemde primaire verantwoordelijkheid van de functionele afdelingen, ligt de afdelingsoverstijgende verantwoordelijkheid bij deze senior medewerker inkoop. Deze afdelingsoverstijgende verantwoordelijkheid houdt met name in zorg voor vergroting binnen de gemeentelijke organisatie van de aanwezige deskundigheid op het inkoopgebied, waaronder voorlichting over inkooprelevante regelgeving. Ook behelst de afdelingsoverstijgende verantwoordelijkheid voor de inkoopfunctie een toezichthoudende taak op naleving van relevante wet- en regelgeving (waaronder het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid). A: In het dossier van het betreffende krediet dienen de volgende gegevens te worden verzameld; - De kredietaanvraag zoals vermeld onder stap 3; - Toetsing van de kredietaanvraag door de financieel consulent; - Kopie van de begrotingswijziging; - Eventuele beschikkingen t.a.v. subsidies van andere overheden; - Rapportage aan het college van B&W waarin is aangegeven of en in hoeverre de doelstelling is gehaald (Stap 18); - Eindrapportage van het krediet (stap 18). B: Zowel tijdens de uitvoering van een aanbestede opdracht als nadat de opdracht is uitgevoerd (bijv. bij accountantscontrole) bestaat de behoefte aan informatie, zoals; - gespecificeerde behoefte (specificatie) met daarbij de kostenraming; - de gunningscriteria; - een verantwoording aanbestedingsprocedure; - verslag van de selectie van de leveranciers; - overeenkomsten; - evaluatieformulieren; - aantekening/ verslag van contact tussen de gemeente en de leverancier; - Overige documenten zoals; gespreksaantekeningen, folders, brochures en afschriften van e-mails. Bepalend voor de bevoegdheid t.a.v. het krediet zijn de regels van het budgetbeheer. De afdelingsmanager mag volgens het mandaten- en volmachten-besluit goederen en diensten inkopen op het terrein van zijn/ haar afdeling binnen de vastgestelde begroting en passend binnen de regels van het budgethouderschap. Op risico 1: In stap 3 wordt de kredietaanvraag in eerste instantie beoordeeld door de financieel consulent en vervolgens vindt de definitieve beschikbaarstelling plaats bij de vaststelling van de programmabegroting. Op risico 2: In stap 3, bij het daadwerkelijk boeken van de facturen, controleert de afdeling Financiële zaken of de factuur/nota wel door de juiste budgethouders akkoord verklaard c.q. gecodeerd is. De afdeling Financiële zaken controleert de juistheid van de codering en of de juiste budgethouder 68
Verbijzonderde interne controle
geaccordeerd heeft. Bij onderhandelingen zijn er minstens twee ambtenaren, waaronder in ieder geval de Senior-medewerker Inkoop, aanwezig. Na levering vindt bewaking van de gemaakte afspraken en controle plaats van de geleverde kwantiteit en kwaliteit door de afdelingsmanager die de overeenkomst heeft getekend (stap 12). Daarnaast vindt de uitvoering van de interne controle onder andere plaats via het kredietenverslag bij de jaarrekening en de voortgangsrapportage bij de periodieke bestuursrapportages. Op risico 3: In de stappen 4, 5, 6, 7 en 9 worden o.a. de aanbestedingsregels door de senior medewerker inkoop gecontroleerd. Daarnaast wordt in stap 9 deze regels door een juridisch medewerker getoetst. Op risico 4: In stap 2 worden de eisen gespecificeerd. In stap 9 wordt dit vastgelegd. In stap 12 wordt de uiteindelijke levering gecontroleerd. Op risico 5: Mondelinge afspraken dienen altijd schriftelijk bevestigd te worden. E-mails dienen ook in de dossiers bewaard te worden. In het inkoopbeleid en in stap 5 en stap 10 is dit opgenomen. Op risico 6: In stap 9 en 10 wordt, voordat de budgethouder de overeenkomst ondertekent, de overeenkomst getoetst op het juridisch gehalte en worden mogelijke consequenties voorgelegd aan de senior medewerker inkoop en de juridisch consulent van de afdeling Algemene Zaken (of eventueel aan een externe juridische deskundige). Daar wordt tevens getoetst of bij opstellen van een overeenkomst er sprake is van staatssteun. Gedurende het jaar vindt er steekproefsgewijs een controle plaats van het proces en worden de conclusies en bevindingen vastgelegd in een map. Deze verbijzonderde interne controle wordt gecoördineerd door de medewerker bedrijfsvoering. Tijdens deze controle wordt de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid (op basis van de procesbeschrijving en werklijst) gecontroleerd. In het interne controle plan en de werklijst investeringen wordt de controle verder toegelicht.
Akkoord
•
Akkoord Concern controller
•
Datum vaststelling Procesbeschrijving
•
69
Bijlage 13: ROLVERDELING INKOOPPROCES. Bijlage bij Procesbeschrijving Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Hof van Twente, vastgesteld 7-7-2009. Het inkoopproces kan in 7 onderdelen worden verdeeld. Binnen deze onderdelen zijn subonderdelen te onderkennen. Per subonderdeel wordt hieronder kort aangegeven wat de rol en/of verantwoordelijkheid is voor de inkopende afdeling, de inkoopcoördinator, afdeling Financiële zaken en De juridisch consulent (AZ).
Fase Inkoopproces A. Identificeren: Behoeftebepaling B. Specificeren: Opstellen eisen, wensen, bestek Begroten Budgetaanvraag Keuze inkoopprocedure C. Selecteren: Voorselectie potentiële leverancier(s) Offertes vragen Evaluatie offertes Onderhandelen Selectie leverancier D. Contracteren: Gunning Niet-gegunde partijen berichten Opstellen overeenkomst Registratie overeenkomst E. Bestellen / Afroepen: Bestellen/afroepen binnen het contract F. Bewaken: Levertijd- en kwaliteitsbewaking G. Nazorg: Contractbeheer Evaluatie
Inkopende afdeling Inkoopcoördinator
Financiële zaken
Juridisch consulent (AZ)
Uitvoer / Besluit
Advies
Geen
Geen
Uitvoer / Besluit Uitvoer / Besluit Uitvoer / Besluit Uitvoer / Besluit
Advies / Ondersteunend Geen Geen Advies / Toetsend
Geen Advies / Toetsend Advies / Toetsend Geen
Geen Geen Geen Geen
Uitvoer / Besluit Uitvoer / Besluit Uitvoer / Besluit Uitvoer / Besluit Uitvoer / Besluit
Advies / Ondersteunend Advies / Ondersteunend Advies / Ondersteunend Advies / Ondersteunend Advies / Ondersteunend
Geen Geen Geen Geen Geen
Geen Geen Geen Geen Geen
Uitvoer / Besluit Uitvoer / Besluit Uitvoer / Besluit Uitvoer / Besluit
Advies / Ondersteunend Advies / Ondersteunend Advies / Ondersteunend Advies / Ondersteunend
Geen Geen Geen Geen
Advies / Ondersteunend Advies / Ondersteunend Advies / Ondersteunend Advies / Ondersteunend
Uitvoer / Besluit
Geen
Geen
Geen
Uitvoer / Besluit
Geen
Geen
Geen
Uitvoer / Besluit Uitvoer / Besluit
Uitvoer Geen Advies / Ondersteunend Geen
Advies / Ondersteunend Geen
70
Bijlage 14: Schema Drempels Inkoop en Aanbestedingen
71
Bijlage: 15 Social return: de 5%-regeling bij aanbestedingen Het is belangrijk dat iedereen mee kan doen in de samenleving. Dat kan het gemakkelijkst met een baan. Daarom helpt de gemeente Hof van Twente mensen om aan het werk te komen. Als werkgever en (grote) opdrachtnemer van de gemeente kunt u uw steentje bijdragen, via de 5%-regeling. Wat houdt de 5%-regeling in? Wilt u inschrijven op een aanbesteding van de gemeente Hof van Twente? Dan is het de bedoeling dat u bij de uitvoering van de opdracht rekening houdt met de inzet van werklozen, stagiaires of mensen die vallen onder de Wet Sociale Werkvoorziening. U gebruikt hiervoor ten minste 5% van de aanneemsom. Wanneer geldt de 5%-regeling? Bij alle aanbestedingen van “Werken” (bijvoorbeeld Aanleg van wegen), “Diensten” (bijvoorbeeld Schoonmaak gemeentelijke gebouwen) en ook “Leveringen” (bijvoorbeeld aanbesteding kantoorbenodigdheden) wordt per keer bekeken of de 5%-regeling kan worden toegepast. Hoe weet u of de 5%-regeling voor u geldt? Als de 5%-regeling van toepassing is, vermeldt de gemeente dat al in de aankondiging van een aanbesteding. De 5%-regeling staat bovendien als aanvullende bijzondere voorwaarde in het bestek, de offerte-aanvraag of het programma van eisen. Als u inschrijft voor zo’n opdracht, moet u op de hoogte zijn van de uitvoering van de 5%regeling en gaat u hiermee ook akkoord. Hoe gaat het in zijn werk? Over de invulling van de 5%-regeling maakt u afspraken met de projectcoördinatie 5%regeling van de gemeente. De gemeente legt de afspraken met u schriftelijk vast. Heeft u de definitieve gunning of de opdracht ontvangen, dan moet u binnen zeven werkdagen contact opnemen met de projectcoördinatie 5%-regeling. U bespreekt dan de aard van de werkzaamheden, hoeveel personeel u kunt inzetten en in welke periode. De projectcoördinatie helpt u bij het vinden van personeel. Maar u kunt ook andere bemiddelingsinstanties vragen personeel te leveren dat voldoet aan het profiel van de doelgroep. Waar moet u zich aan houden? U stuurt bij langdurige projecten de projectcoördinatie elke drie maanden een overzicht van de stand van zaken en het personeel dat u inzet. Als u met onderaannemers werkt blijft u verantwoordelijk voor de uitvoering van de 5%-regeling. Voldoet u niet aan de verplichtingen? Dan kan dat leiden tot een inhouding of terugvordering van het deel van de opdrachtwaarde waarvoor de 5%-regeling van toepassing is. Meer informatie? Gemeente Hof van Twente, …………in overleg met MO zal een projectcoördinator worden aangewezen.
72
