Inhuur in de Kempen. Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden. Onderzoeksaanpak

Inhuur in de Kempen Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden Onderzoeksaanpak

Rekenkamercommissie Kempengemeenten 21 april 2014

1. Achtergrond en aanleiding In gemeentelijke organisaties met een omvang als Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden wordt om uiteenlopende redenen tijdelijk personeel ingehuurd. De afweging omtrent de inzet van ingehuurden wordt doorgaans op bestuurlijk of ambtelijk niveau gemaakt. De gemeenteraad is hier slechts zelden inhoudelijk bij betrokken. Terecht wellicht, geredeneerd tegen de achtergrond van het dualisme. Tegelijkertijd worden met de keuze voor tijdelijke inzet impliciet soms strategische keuzes gemaakt omtrent inrichting van de organisatie, die gevolgen kunnen hebben voor het functioneren daarvan, maar ook het functioneren en de positionering van de organisatie in politiek-bestuurlijk opzicht. Daarnaast gaan er met inhuur dikwijls aanzienlijke budgetten gepaard en berust het budgetrecht en de controlerende functie bij de gemeenteraad. Rol en belang lopen daarmee niet perse parallel, maar rolinvulling door bestuur en ambtelijk apparaat raakt wel aan het belang van de raad. De mate waarin gebruik wordt gemaakt van tijdelijk personeel fluctueert, evenals de kosten ervan. Maar ook de gemaakte afwegingen variëren, evenals het afwegingsproces, de besluitvorming, de werving, het inkoopproces en daarin genomen rollen en posities. Huidige en toekomstige ontwikkelingen in het gemeentelijke takenpakket (meer, andere en gespecialiseerdere taken) én in de gemeentelijke organisatie (regie, samenwerking, participatie, financiën) maken voorts dat gemeenten zich in de komende bestuursperiode nog nadrukkelijker zullen moeten buigen over omvang en kwaliteit van de vaste formatie. Met behulp van instrumenten als strategische personeelsplanning zullen de vereiste competenties ontwikkeld, behouden en in huis gehaald moeten worden. In datzelfde proces zal men zich een beeld moeten vormen over de wijze waarop wordt voorzien in de vereiste deskundigheid op de diverse beleidsterreinen: welke deskundigheid en competenties moeten structureel worden verankerd in de vaste formatie en in welke kan op andere wijzen worden voorzien. Hierbij passen ook afwegingen ten aanzien van het inhuren van personeel. Structureel, ad hoc, in samenwerking of anderszins. Op grond van deze en andere ontwikkelingen verwacht de rekenkamercommissie een toenemende aandacht voor de inrichting van een flexibele schil. De verhouding vast-flex zal wijzigen en budgetten voor inhuur zullen naar verwachting groeien. Het belang ervan neemt toe. Daarmee ook het belang van een adequate positionering van de gemeenteraad in zowel de kwalitatieve discussie hierover als de controlerende en budgetterende rol. Vanwege dit toenemende belang, dat zich dus nadrukkelijk niet beperkt tot een financieel belang, vindt de Rekenkamercommissie het wenselijk een onderzoek uit te voeren naar aard en omvang, afwegingen en verantwoordelijkheden en in het verlengde daarvan sturing en toezicht door de gemeenteraad op de inhuur van personeel in de gemeenten Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden.

2. Doelstelling en reikwijdte De Rekenkamercommissie beoogt met dit onderzoek de gemeenteraden inzicht te bieden in het huidige belang en de omvang van inhuur, alsmede de wijze waarop inhuur op dit moment in de gemeenten Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden is georganiseerd: hoe afwegingen en besluitvorming omtrent de inhuur van personeel plaatsvinden, de wijze waarop verantwoordelijkheden in dat opzicht op dit moment zijn belegd en de consequenties hiervan

Onderzoeksaanpak: Inhuur in de Kempen, Rekenkamercommissie Kempengemeenten

1

voor met name de rechtmatigheid en de toezichthoudende en controlerende rol van de gemeenteraden. Vanuit de veronderstelde groei van een flexibele schil wordt daarnaast beoogd om handvatten aan te reiken voor een adequate positionering van de gemeenteraden in komende discussies over de inrichting van een flexibele schil, gewenste kwaliteit en omvang van vaste formatie in relatie tot de flexibele schil, het beleggen van verantwoordelijkheden en regie, sturing en toezicht op (inrichting en onderhoud van) de flexibele schil. Een en ander in relatie tot de ontwikkeling van het gemeentelijke takenpakket en de gemeentelijke organisatie. Centrale vraagstelling De centrale vraagstelling is tweeërlei: 1 Hoe groot is het financiële belang en de omvang van de inhuur van personeel momenteel in de gemeenten Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden, hoe zijn de diverse rollen en verantwoordelijkheden in dit verband belegd en in hoeverre zijn de gemeenteraden binnen de huidige afspraken in staat hun kaderstellende, toezichthoudende en controlerende taken uit te oefenen. 2 Uitgaande van een veronderstelde groei van het belang van een flexibele schil: welke rol zouden de gemeenteraden moeten nemen in huidige en toekomstige discussies omtrent de inrichting van een flexibele schil (in het licht van onder meer kwaliteit, omvang, relatie tot vaste formatie, verantwoordelijkheden, regie, sturing en toezicht) en hoe kunnen de gemeenteraden in deze rol worden gepositioneerd. Het onderzoek richt zich daarmee enerzijds op de huidige situatie, maar anticipeert tevens op een door de rekenkamercommissie veronderstelde ontwikkeling in aard, omvang en belang van de inhuur van personeel. Afgeleide onderzoeksvragen A. Beleid, kaderstelling 1. Hoe is het beleid vormgegeven met betrekking tot de kwalitatieve en kwantitatieve inrichting van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden? 2. Welke kaders gelden er cq welke richtinggevende uitspraken zijn er in de drie gemeenten gedaan op politiek e/o bestuurlijk niveau omtrent de te bereiken/handhaven/ontwikkelen kwaliteit en kwantiteit van de ambtelijke organisatie? 3. Welke kaders gelden er cq welke richtinggevende uitspraken zijn er in de gemeenten gedaan over het structureel borgen, op afstand zetten of flexibel maken van gemeentelijke taken? 4. Welke overige kaders zijn er gesteld cq richtinggevende uitspraken zijn gedaan over nut en noodzaak van een flexibele schil in relatie tot de vaste formatie? 5. Waaruit blijkt voorts dat deze onderwerpen onderdeel uitmaken van de agenda van de respectievelijke gemeenteraden (visies, beleidsnota’s, begrotingen)? B. Proces en uitvoering 6. Hoe zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden belegd op het gebied van kwalitatieve en kwantitatieve inrichting van de gemeentelijke organisaties?


2

7. Welke positie nemen de gemeenteraden hierin? 8. Hoe is inzicht en sturing door de gemeenteraden gewaarborgd? 9. Op welke schaal (fte’s, financieel, percentage van de loonsom) vindt inhuur plaats in de respectievelijke gemeenten? 10. Hoe verhoudt zich dit tot soortgelijke gemeenten (benchmark)? 11. Voor welke (soorten van) taken vindt inhuur plaats (ad hoc, structureel, kerntaken, incidentele taken, primair proces, specifieke deskundigheid, specialismen)? 12. Welke doorlooptijden worden gehanteerd voor inhuur? 13. Hoe wordt inhuur bugettair inzichtelijk gemaakt? 14. Op welke wijze vinden afwegingen ter zake plaats? 15. In hoeverre is er sprake van ‘vervangende inhuur’, waarbij structureel formatie onbezet blijft? 16. Hoe zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden ter zake belegd? 17. Hoe vindt informatievoorziening en verantwoording plaats? 18. Hoe wordt het inkoopproces rondom inhuur vormgegeven (aanbesteding, vaste leveranciers) 19. Hoe en waar is de inkoopfunctie rondom inhuur gepositioneerd? C. Bestuurlijk proces 20. In hoeverre zijn de respectievelijke raden betrokken bij afwegingen ter zake inhuur, ad hoc of structureel? 21. Welke rol (kaderstellend, toezichthoudend, controlerend) vervullen de gemeenteraden, welke zouden zij kunnen en moeten vervullen en welke wensen zij te vervullen in de standpuntbepaling ter zake de kwalitatieve en kwantitatieve inrichting van de organisatie, formatie versus de inrichting van een flexibele schil, borgen versus flexibiliseren van gemeentelijke taken? 22. Hoe kunnen de gemeenteraden desgewenst kaders stellen? 23. Welke consequenties heeft dit voor het inhuurproces? 24. Hoe kunnen de gemeenteraden adequaat worden gepositioneerd? Reikwijdte van het onderzoek De onderzoeksperiode is beperkt tot de zojuist afgesloten raadsperiode (2010 - 2014). 3. Aanpak en te verwachten resultaat De Rekenkamercommissie volgt een aanpak die bestaat uit acht stappen om de doelstelling van het onderzoek te kunnen realiseren. Deze stappen zijn: 1. Projectvoorbereiding 2. Opstellen normenkader 3. Dataverzameling 4. Technische reactie 5. Uitvoering analyse 6. Opstellen conclusies en aanbevelingen 7. Bestuurlijke reactie 8. Opleveren eindrapportage Deze stappen worden hierna kort toegelicht door per stap aan te geven wat het doel, de uit te voeren activiteiten en het te verwachten resultaat zijn.


3

Stap 1. Projectvoorbereiding Het doel van deze stap is om het onderzoek op een professionele wijze voor te bereiden. De activiteiten die in dit kader uitgevoerd worden zijn: – het opstellen van de onderzoeksaanpak; – het opstellen van de detailplanning; – het verzamelen van de benodigde informatie; – selectie van de externe onderzoekers; Het concrete resultaat is een professioneel voorbereid onderzoek, dat in de startblokken staat om uitgevoerd te gaan worden. Stap 1 wordt door de rekenkamercommissie Kempengemeenten zelf uitgevoerd. Stap 2. Opstellen normenkader Het doel van deze stap is om het zogenaamde normenkader te bepalen en te beschrijven. Dit normenkader dient voor de toetsing van de centrale vraagstelling en de daaraan gekoppelde deelvragen. De activiteit die in het kader van stap 2 moeten worden uitgevoerd is de beschrijving van dit normenkader op een zodanige wijze dat het normenkader bij de analyse als referentie kan worden gebruikt. Het resultaat is het normenkader voor de beantwoording van de onderzoeksvragen. Stap 3. Dataverzameling Het doel van deze stap is om -gegeven de reikwijdte van het onderzoek- de gegevens voor de onderzoeksvragen te inventariseren. De activiteiten zijn hier dan ook volledig op gericht en bestaan uit het boven tafel krijgen van de feiten van het beleid omtrent verbonden partijen en de uitvoering daarvan. Het resultaat zijn de geïnventariseerde feiten met betrekking tot het beleid omtrent verbonden partijen, de uitvoering en het proces. Stap 4. Technische reactie Aan de colleges van B&W en direct betrokkenen zal de dataverzameling bekend worden gemaakt in een korte rapportage. Aan de colleges (in samenspraak met de direct betrokkenen) wordt door de rekenkamercommissie gevraagd om binnen een periode van 3 weken te reageren ten aanzien van de juistheid en volledigheid van de dataverzameling en het normenkader. Het resultaat van deze technische reactie is een dataverzameling die juist en volledig is en een normenkader dat acceptabel is. Stap 5. Uitvoering analyse Het doel van de uitvoering van de analyse is gegevens inzake de uitvoering van het beleid over verbonden partijen in de praktijk te analyseren om daarmee conclusies en aanbevelingen te kunnen geven. De activiteiten betreffen het analyseren van de gegevens in relatie tot het normenkader. Het resultaat is een analyse van en inzicht in de doelen omtrent verbonden partijen, de uitvoering en het proces. Stap 6. Opstellen conclusies en aanbevelingen Het doel is het volledig beantwoorden van de onderzoeksvragen, het trekken van conclusies en het uitbrengen van aanbevelingen over de uitvoering van het beleid.


4

Nu de feiten naast de normen zijn gelegd, kan de Rekenkamercommissie zich hierover buigen en komen tot conclusies en aanbevelingen aan de gemeenteraden van Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden. Dit zijn dan ook de activiteiten van deze zesde stap. Het resultaat van deze stap zijn conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie aan de gemeenteraden in termen van doeltreffendheid, doelmatigheid en de informatievoorziening van de verbonden partijen. Stap 7. Bestuurlijke reactie De analyse en de conclusies en aanbevelingen worden voorgelegd aan de colleges van B&W van de gemeenten Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden. De rekenkamercommissie vraagt de colleges om hun reactie te geven binnen een periode van 4 weken. Het resultaat is de bestuurlijke reactie, die wordt toegevoegd aan het onderzoeksrapport in een bijlage. Stap 8. Opleveren eindrapportage Het doel van deze stap is om het onderzoeksresultaat op schrift te stellen in een rapportage en deze met inachtneming van het eigen reglement van orde in besluitvorming te brengen binnen de gemeenten Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden. De uit te voeren activiteiten zijn naast het schrijven van het rapport procesmatig van aard en gericht op politieke oordeelsvorming in de gemeenteraad. De bestuurlijke reactie wordt aan het rapport toegevoegd en de rekenkamercommissie kan haar reactie op de bestuurlijke reactie eveneens in een bijlage aan het rapport toevoegen. Het concrete resultaat is dan ook de oplevering van het eindrapport aan de raden van de gemeenten Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden en daarmee de afronding van het onderzoek. Met het doorlopen van deze acht stappen wordt de doelstelling van het onderzoek gerealiseerd. 4. Organisatie en planning Organisatie De rekenkamercommissie is voor inhoudelijke informatie afhankelijk van de organisatie van de gemeenten. De gemeentesecretarissen van de gemeenten worden officieel op de hoogte gesteld van dit onderzoeksplan. De direct betrokkenen bij het onderzoek zullen schriftelijk en mondeling geïnformeerd worden door de rekenkamercommissie zodat zij goed op de hoogte zijn van het doel en de werkwijze van de rekenkamercommissie en een maximale bereidheid tot samenwerking wordt verkregen. De intentie is om iets van dit onderzoek te leren. Zonder de medewerking van alle partijen kan de rekenkamercommissie haar doelstelling niet realiseren. Het onderzoek wordt uitgevoerd door een extern onderzoeksbureau (behoudens stap 1, voorbereiding). Planning Selectie van het onderzoeksbureau vindt plaats op 14 mei. Qua planning streven wij na de eindrapportage in december 2014 op te leveren. Offerte Gezien de financiën van de Rekenkamercommissie vragen wij de onderzoeksbureaus een offerte uit te brengen die past binnen het budget van € 20.000.


5


6

Inhuur in de Kempen. Eersel, Oirschot en Reusel-De Mierden. Onderzoeksaanpak

Recommend Documents