Inhoudsopgave. 1. Initiatieffase. 2. Definitiefase. 3. Ontwerpfase. 4. Voorbereidingsfase. 5. Realisatiefase. 6. Nazorgfase. 7. Evaluatie. 8

Einddocument project Raamovereenkomst Stichting Sportservicepunt Langedijk en projecten Cultureel Educatief Centrum de Binding.

Inhoudsopgave

1. Initiatieffase 2. Definitiefase 3. Ontwerpfase 4. Voorbereidingsfase 5. Realisatiefase 6. Nazorgfase 7. Evaluatie 8. Bijlagen


1.

Initiatieffase

Ter voorbereiding van een nieuwe af te sluiten meerjaren overeenkomst met de Stichting Sportservicepunt Langedijk (SSL) en de bestuurlijke wens van het college om de SSL een uitbreiding van taken te geven onder andere als beheerder van het Cultureel Educatief Centrum de Binding (CEC) is op 30 juni 2009 besloten de interne stuurgroep CEC de Binding en de projectgroepen vastgoed beheer en programmering in te stellen. Naast de noodzaak om tot een nieuwe meerjarenovereenkomst met SSL te komen was er ook de wens van het college om de exploitatie van CEC De binding inzichtelijker te maken en een aantal projecten rond beheer en exploitatie van het centrum af te ronden.

2.

Definitiefase

Door ondertekening van de intentieverklaring op 27 augustus 2009 tussen gemeente Langedijk en Stichting Sportservicepunt Langedijk werd politiek bevestigd dat de gemeente en SSL de huidige taken van SSL ook in de toekomst door SSL wilde laten uit voeren en dat gezocht zou worden naar uitbreiding van die taken. In eerste instantie gaat het daarbij om nieuwe taken binnen de verdere ontwikkeling van CEC De Binding. Deze intentieverklaring is voorbereid door de projectgroepen beheer en programmering, als onderdeel van de interne stuurgroep de Binding. De projectengroepen zijn ingesteld conform het besluit van b&w van 30 juni 2009. In stuurgroep de Binding van 28 augustus is besloten om verder te gaan met een gezamenlijke projectgroep raamovereenkomst SSL en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden in een projectopdracht te beschrijven. De projectgroepen beheer en programmering werden daarmee opgeheven. Doel Projectopdracht raamovereenkomst SSL De opdracht wordt uitgevoerd door onderstaand projectteam en heeft de opdracht om de afspraken, zoals verwoord in de intentieverklaring, met daaraan verbonden de opzet raamovereenkomst SSL en visie gemeente over de Binding, vóór 15 december 2009 tot het beoogde resultaat te brengen. Dit betreft een definitieve raamovereenkomst met Stichting Sportservicepunt Langedijk betreffende; − − −

Sportstimulering. Beheer en exploitatie binnensportaccommodaties. Beheer en exploitatie de Binding.

Het projectteam bestaat uit de volgende leden; − − − −

Jacob Jan Kalverboer (afd. manager Openbare Werken) Marina Poel (beleidsadviseur Sport) Jaap Vijn (beleidsadviseur Juridische Zaken) Eric van Tatenhove (projectleider, beleidsadviseur W elzijn)

Op uitnodiging worden de volgende drie leden toegevoegd; − − −

Teun van Etten (directeur SSL) of Jörn Job Klaver (beleidsadviseur Sport) Jan Pool (externe beleidsadviseur W elzijn) Frank Ooijevaar (beleidsadviseur Financiën)


3.

Ontwerpfase

Tijdens de stuur- en projectgroepbijeenkomsten bleek al gauw dat de projectopdracht in twee deelopdrachten moest worden opgesplitst, te weten: a) b)

Raamovereenkomst (ROVK) SSL Exploitatie en ontwikkeling CEC de Binding (waaronder het functioneel beheer)

De eerste reden: zoals gezegd de oude overeenkomst diende vervangen te worden (deze verliep eind 2008, is verlengd tot eind 2009), daarnaast werd tevens gewerkt aan een uitbreiding van taken. Dit betrof niet alleen het functioneel beheer maar ook de projecten inhoudelijk samenwerking en de exploitatie van de theaterzaal in het CEC. Voor SSL geeft een meerjaren overeenkomst zekerheid in de bedrijfsvoering over meerdere jaren. Voor de gemeente dient de meerjaren overeenkomst te passen in het nieuw ingezette subsidiebeleid. Er was in dit kader de behoefte om de oude ‘instandhouding bijdrage’ (zoals deze in de oude overeenkomst word genoemd) te ontvlechten. Het bedrag was voor zowel beheer als voor sportstimuleringsactiviteiten zonder dat duidelijk onderscheiden kon worden waar welke gelden aan besteed werden. Daarmee was onduidelijk waardoor de tekorten waarmee SSL een aantal jaren heeft gekampt werden veroorzaakt.

Door de beheerkosten en de subsidie voor sportstimuleringsactiviteiten strikt te scheiden wordt inzichtelijk wat de kosten zijn voor zowel het beheer en sport, bijkomend effect is financiële transparantie van de kostenplaatsen in de gemeentelijke begroting.

De tweede reden: de exploitatie van het CEC was bij oplevering van het gebouw op basis van kengetallen ingeschat en in de gemeentelijke begroting verwerkt. Anderhalf jaar na de ingebruikname gaf nader onderzoek aan dat deze opzet een incorrecte weergave van de werkelijke kosten was. Hierdoor kon er bijvoorbeeld geen juiste huurprijs berekend worden. Er waren daarom nog steeds geen huur of gebruiksovereenkomsten afgesloten. Ook de gemeentelijke begrotingposten waren niet correct begroot. Complicerende factor hierin was dat de Belastingdienst nog steeds geen besluit genomen had over een eventuele teruggaaf van een deel van de betaalde BTW over de stichtingskosten. Een derde aanleiding was dat tekorten in de exploitatie geboekt werden op begrotingsposten voor gebouwen beheer. Hiermee werd voor de raad niet of slechts ten dele zichtbaar wat overschrijdingen in de begroting veroorzaakt en hoe dit te voorkomen/veranderen is. CEC De Binding is een culturele en educatieve voorziening die gerealiseerd is vanuit de wens om een goede infrastructuur op dit gebied te bereiken in de gemeente. De kosten die dit veroorzaakt kwamen te liggen bij de afdeling Openbare Werken door tekorten in haar begrotingsposten in plaats van tekorten bij Welzijn en Cultuur a.g.v. van hoger huisvestingskosten en dito subsidieaanvragen van de bibliotheek, COOL, Atelier 6. en Hakkepuf. Hetzelfde geldt voor onderwijs, hogere huisvestingskosten van de CSG Jan Arentsz leidde niet tot hogere doorbelasting op de middelen uit de voorziening Onderwijshuisvesting.

De derde reden: kwam voort uit de wens van het college en de raad om het gebruik van CEC De Binding te stimuleren. In de eerste plaats door de onderlinge samenwerking te stimuleren. In de tweede plaats door intensivering van het gebruik van de theaterzaal. In de derde plaats het functionele beheer dat tijdelijk door het team gebouwenbeheer werd waargenomen, bij een externe partij te plaatsen. De Binding moest gaan swingen.


Dit alles maakte het noodzakelijk om deze twee opdrachten te onderscheiden: a. Vernieuwing van de raamovereenkomst en bijbehorende subsidieverlening aan SSL. b. Vernieuwing van de exploitatie en het gebruik van CEC De Binding op grond van cijfers en ervaringen uit de eerste anderhalf jaar (financieel en inhoudelijk)

4.

Voorbereidingsfase

a.

Voor de totstandkoming van de ROVK is veelvuldig interne afstemming geweest tussen de afdelingen; Beleid & Projecten (projectleiding & subsidie); Financiën (financieel advies); Bestuur- en Management Ondersteuning (juridisch advies); en Openbare Werken (beheer advies).

− − − − b.

−

Voor wat betreft de exploitatie CEC de Binding moest op basis van de juiste kengetallen een opzet gemaakt worden, daarbij zijn de volgende afdeling geconsulteerd: Beleid & Projecten (projectleider dhr. J. Weel); Financiën (financieel advies en team belastingen, crediteuren & debiteuren); Bestuur- en Management Ondersteuning (juridisch advies en team salarisadministratie); en Openbare Werken (beheer advies).

5.

Realisatiefase

− − −

a. De nieuwe raamovereenkomst werd gestoeld op de nieuwe subsidiesystematiek. Dit betekent dat er voor SSL een aantal kerntaken onderscheiden wordt, die apart worden gesubsidieerd. Deze kerntaken zijn: 1. Beheer van gemeentelijke binnensportaccommodaties en zwembad Duikerdel 2. Exploitatie van zwembad De Bever 3. Uitvoering van gemeentelijk beleid t.a.v. sportstimulering en combinatiefunctionarissen 4. Beheer van CEC De Binding 5. Exploitatie van de theaterzaal CEC De Binding 6. Stimulering van de samenwerking in CEC De Binding. Over deze kerntaken is overeengekomen dat SSL ze de komende jaren zal uitvoeren. Daarbij hebben de taken in CEC De Binding vooralsnog een projectmatig karakter omdat ze nieuw zijn. In het begin werd voor een opzet van de raamovereenkomst gekozen, conform de Algemene Subsidieverordening, dat er voor elke deeltaak een uitvoeringsovereenkomst opgesteld zou worden. Dit privaatrechtelijke rechtsdocument ter uitvoering van een publiekrechtelijk besluit, zou onderdeel gaan uitmaken van de meerjaren raamovereenkomst. Op verzoek van SSL is deze systematiek losgelaten. Er is nu een meerjaren raamovereenkomst en de daadwerkelijke financiering van de taken geschiedt door jaarlijkse subsidieaanvragen en subsidietoekenningen, waarbij als onderdeel van de subsidiebeschikking een prestatiebijlage, welke jaarlijks wordt verantwoord. Een uitvoeringsovereenkomst gekoppeld aan een besluit geeft echter wel meer rechtsbescherming, nu is dat alleen het bestuursrecht en geen privaatrecht.


Bij de uitvoering van de raamovereenkomst voor 2010, in de vorm van een zestal subsidiebeschikkingen, bleek dat de begrote middelen voor de kerntaken beheer (1) en sportstimulering (3) onjuist waren geraamd. Bij de kadernota is voorgesteld dit te corrigeren. Dit is inmiddels met de vaststelling van de Kadernota 2010-2014 geregeld. Voor zwembad De Bever bleek dat in de kostenraming van SSL onvoldoende is geraamd en gereserveerd voor groot en meerjarig onderhoud. Besluitvorming over eventuele financiële consequenties voor de gemeente indien dit wel gebeurd is ondergebracht bij het onderzoek naar zwemaccommodaties dat dit najaar in de gemeenteraad behandeld zal worden. b. Voor de exploitatie CEC De Binding is met gebouwenbeheer en financiën per kostenpost gekeken naar de werkelijk gemaakte kosten. Deze zijn beoordeeld op hun hoogte. Met name of de hoogte in de jaren 2008 en 2009 representatief is voor de exploitatie in de komende jaren. Op grond van dit onderzoek is een vereenvoudigd rekeningschema en exploitatieopzet opgesteld (afd. Financiën). Uit dit onderzoek is naar voren gekomen dat er voor een kostendekkende exploitatie extra middelen beschikbaar zouden moeten komen. Dit is aan de gemeenteraad voorgesteld (tabel onder besluitvorming).

Op grond van de nieuwe exploitatieopzet en na herberekening van de exploitatielasten op grond van de BTW-teruggaaf door de Belastingdienst zijn nieuwe huurcontracten opgesteld voor de gebruikers. Voor de CSG Jan Arentsz is een gebruiksovereenkomst gesteld. De onderhandelingen over deze nieuwe contracten zijn nu in een afrondende fase. Op grond van deze nieuwe huurcontracten zal ook een nacalculatie plaats vinden op het subsidiebedrag voor de gebruikers van CEC De Binding. Voor de inhoudelijke projecten is SSL gevraagd een subsidieaanvraag in te dienen op basis van een drietal projectopdrachten (kerntaken 4,5 en 6 van de raamovereenkomst). Na de eerste aanvraag en presentatie daarvan is door SSL een tweede aangepaste versie van de subsidieaanvragen ingediend. In het bijzonder heeft de opdracht voor de exploitatie van de theaterzaal een voorlopig karakter, omdat dit vooruitloopt op besluitvorming over gemeentelijke cultuurbeleid. Deze drie opdrachten brengen extra nog niet begrootte middelen met zich mee. Er is daarom een voorstel voor deze extra middelen ontwikkeld. De gemeenteraad heeft ingestemd met dit voorstel. besluitvorming De besluitvorming binnen de gemeente met betrekking tot de twee deelopdrachten; a) ROVK SSL en b) de exploitatie CEC de Binding, in chronologische volgorde. Datum 30 juni 2009

Inhoud besluit \ activiteit Instellen stuurgroep CEC de Binding en projectgroepen vastgoed beheer en programmering

Doel besluit \ activiteit Geldstroom in kaart brengen en nieuwe juridische structuur

Door wie? B&W

14 juli 2009

Vaststelling resultaatverplichting na overleg gemeente en CSG Jan Arentzs inzake verplaatsing aulafunctie van theaterzaal naar leescafé

Belemmering wegnemen voor exploitatie theaterzaal door aula functie te verplaatsen

B&W


Datum 21 augustus 2009

Inhoud besluit \ activiteit Afrekening bouw CEC de Binding en bestemming overschot

27 augustus 2009

Ondertekening Intentieverklaring SSL en gemeente Raadsinformatie bijeenkomst Project CEC de Binding

8 september 2009

15 september 2009

29 september 2009

24 november 2009 24 november 2009 15 december 2009

21 december 2009

29 december 2009 12 januari 2010

Projectroep ROVK SSL (incl. beheer en exploitatie de Binding) Formulering kaders gem. Langedijk betreffende de projecten in CEC de Binding Definitieve ROVK SSL Memo aan de raad ROVK SSL en exploitatie CEC Middelen t.b.v. activiteiten SSL in CEC de Binding.

Wijziging Raamovereenkomst SSL na spoedoverleg wethouder. Ondertekening raamovereenkomst SSL Middelen Functioneel beheer SSL in CEC de Binding en actualisatie exploitatie begroting CEC

12 januari 2010

Middelen t.b.v. activiteiten SSL in CEC de Binding.

21 januari 2010

Bijeenkomst huurders theaterzaal CEC de Binding

2 februari 2010

Middelen Functioneel beheer SSL in CEC de Binding en actualisatie exploitatie begroting CEC

23 februari 2010

Vaststelling nieuwe huurtarieven theaterzaal CEC de Binding Correctie begroting beheer binnensportaccommodaties en subsidie sportstimulering

20 april 2010

Doel besluit \ activiteit Bestemming overschot te besteden aan ARBO gerelateerde aanpassingen theater Intentie vastleggen voor samenwerking onder bepaalde randvoorwaarden Raad actief informeren over de visie van het college

Door wie? B&W

B&W SSL B&W – Raad

Projectmatig werken gezien complexiteit dossier

B&W

Duidelijke kaders waaraan subsidie aanvraag moet voldoen. Juridisch document vaststellen Raad actief informeren

B&W

Voorstel aan de raad om middelen beschikbaar te stellen voor de projecten inhoudelijke samenwerking en exploitatie theaterzaal Andere juridische opzet van de ROVK n.a.v. de wens van SSL

B&W

B&W B&W

wethouder

B&W Voorstel aan de raad om middelen beschikbaar te stellen voor het project functioneel beheer. Verder voorstel tot actualisatie begroting CEC Raad stelt financiële middelen beschikbaar voor tweetal activiteiten; inhoudelijke samenwerking en exploitatie theaterzaal Huurder actief informeren, gelegenheid op onopgeloste kwesties te inventariseren. = Afspraak met raad. Raad stelt middelen beschikbaar voor het project functioneel beheer. Verder voorstel tot actualisatie begroting CEC Duidelijke huurtarieven voor de periode van 1 jaar

B&W

- Middelen rijksbijdrage sportstimulering oormerken. - bedrag van SSL subsidie 2009 terugvorderen. - Begrotingsposten beheer en sportstimulering op orde

B&W

Raad

B&W

Raad

B&W

Einddocument project Raamovereenkomst Stichting Sportservicepunt Langedijk en projecten Cultureel Educatief Centrum de Binding. brengen.

6.

Nazorgfase

Met het afronden van de twee deelopdrachten zijn de projectdoelstellingen grotendeels gehaald. De subsidieverlening is terug in de lijnverantwoordelijkheid. De financiële correcties zitten in de reguliere P&C cyclus. Van een aantal zaken was niet voorzien dat ze tot het project behoorde en die tot de nazorg gerekend kunnen worden: 1. Subsidieverlening 2. Correctie begrotingsposten beheer en sportstimulering 3. Opstellen huurcontracten Een aantal zaken, die (indirect) uit het project voortvloeien, worden de komende tijd in de lijn opgepakt: 1. Verdere uitwerking van prestatie-indicatoren en prestatieniveaus in de subsidiering aan SSL. Dit is onderdeel van de werkzaamheden van de ambtenaar verantwoordelijk voor sport bij de afdeling B&P team Welzijn in samenwerking met de areaalbeheerder Gebouwen van de afdeling OW . Op termijn zal de verantwoordelijkheid het beheer gedeelte in de subsidiering bij de areaalbeheerder komen te liggen. 2. Verdere ontvlechting beheertaken en sportstimuleringstaken van SSL in de zwembaden met name het zwemonderwijs. Tot nu toe zijn deze taken onderdeel van de gehele subsidie voor het zwembad. De beheertaken voor het zwembad zijn in principe een onderdeel van de exploitatiekosten van het gebouw. Zwemonderwijs is een activiteit die vanuit (sport-)beleid door de gemeente gesubsidieerd kan worden. Er gelden daarmee andere afwegingskaders voor beide activiteiten. Door de financiële stromen te scheiden worden de consequenties van beleidsmatige beslissingen transparant. 3. Nadere invulling van een aantal financiële zaken rond SSL, met name de hoogte van het Eigen Vermogen en de verantwoording van de hoogte van de Overhead van de organisatie. SSL heeft een subsidierelatie met de gemeente. Daardoor is de het geen automatisme dat er kosteneffectief gewerkt wordt. Immers marktwerking ontbreekt. Toetsing van een aantal financiële kenmerken van de organisatie aan landelijke kengetallen dan wel benchmarking van de (financiële) prestaties geven inzicht in de effectiviteit van de organisatie, met andere woorden krijgt de gemeente waar voor haar geld. 4. Verzorgen van middelen voor de kerntaken Theaterzaal en intensivering samenwerking voor 2011 e.v. Voor beide zaken is door de gemeenteraad besloten dat in 2010 en 2011 incidenteel middelen beschikbaar worden gesteld. Voor 2010 is dit gebeurd, voor 2011 zal dit moeten gebeuren na evaluatie van deze kerntaken. Bij een goed resultaat van de evaluatie kan er bij de Kadernota 2011 – 2015 een nader vast te stellen incidenteel bedrag worden opgenomen voor de periode van 15 maart 2011 tot 1 januari 2012. Voorstellen voor structurele middelen zullen meegenomen worden in de Cultuurnota. Structurele middelen worden bij de Cultuurnota voor 2012 e.v.. Voor de Theaterzaal geldt dat er een proefperiode is om ervaring op te doen met theaterprogrammering in de zaal en ervaring op te doen met SSL als programmeur/exploitant van de zaal. De afweging om structureel middelen beschikbaar te stellen moet onderdeel zijn van de totale visie op het culturele leven in Langedijk en de rol van de gemeente hierin. De afdeling B&P team Welzijn is hiermee belast.


Voor het project intensivering geldt dat het een tweejarig project is waarvoor het tweede jaar geld beschikbaar moet worden gesteld. 5. Besluitvorming over de subsidie t.b.v. zwembad De Bever. Zwembad de Bever is van de SSL. De gemeente subsidieert de exploitatie waardoor de toegangsprijs lager dan de kostprijs voor de eigenaar kan worden vastgesteld. Vorig jaar is gebleken dat in de kostprijs geen reservering is opgenomen ten behoeve van meerjarige vervangingsinvesteringen. SSL stelt nu een meerjaren onderhoudsplan op. Gevolg is dat de exploitatielasten van het zwembad omhoog zullen gaan. Dit kan opgevangen worden door de toegangsprijs te verhogen of de overige exploitatiekosten te verlagen of door de subsidie te verhogen. Los hiervan heeft SSL de intentie om een aantal extra investeringen in het zwembad te doen waardoor het aantrekkelijker wordt. De gemeente zal moeten afwegen of zij haar subsidie voor het zwembad voort gaat zetten en op welk niveau. Een besluit hierover wordt voorbereid door een onderzoek te doen naar de zwembaden in de gemeente. De afdeling B&P team W elzijn is hiermee belast. 6. Inhoudelijke beoordeling van de projecten/kerntaken 4,5, en 6. Het gaat hierbij om het beheer van De Binding, de exploitatie van de Theaterzaal in De Binding en het project Intensivering samenwerking in De Binding. De afdeling B&P team Welzijn en de afdeling OW team Gebouwenbeheer zijn hiermee belast. 7. Huurcontracten voor de binnensportaccommodaties die door SSL beheerd worden. Er zijn nog geen huurcontracten voor deze gebouwen wel wordt een vergoeding voor het gebruik van het gebouw jaarlijks in mindering gebracht op de subsidie aan SSL. Daarmee is er feitelijk sprake van een huurrelatie. Dit moet geformaliseerd worden in een huurcontract. De afdeling OW team Gebouwenbeheer is hiermee belast 8. Aanpassen van de subsidies aan gebruikers van CEC De Binding op grond van de nieuwe huurbedragen. De gebruikers ontvangen nu in hun subsidie een huisvestingscomponent die gebaseerd is op de oude aannames voor de huisvestingskosten. De gemeenteraad heeft inmiddels structureel middelen beschikbaar gesteld ter hoogte van de nu uitgerekende kostendekkende huur voor het gebouw. Voor 2010 zal de subsidietoekenning aan de gebruikers gecorrigeerd moeten worden. De afdeling B&P team Welzijn is hiermee belast. 9. Nadere invulling van de ruimte voor Jeugd & Jongerenwerk (huiskameropvang) in CEC De Binding. Deze ruimte is nog steeds niet in gebruik genomen voor het doel waarvoor ze is gebouwd (huiskameropvang voor jongeren). Inmiddels is er een bestuursopdracht vastgesteld en een projectleider benoemd om alsnog tot een inhoudelijk zinvolle en passende bestemming van deze ruimte te komen. De bestuuropdracht is uitgezet bij het team Welzijn van de afdeling B&P. 10. Aanpassen begrotingsposten voor SSL-taken op grond van de nieuwe subsidiesystematiek (één post per kerntaak). Omdat SSL diverse taken doet die allen een eigen beleidsmatig afwegingskader kennen is er voor gekozen de subsidie van SSL te ontvlechten (zie ook 2.). Onderdeel van deze ontvlechting is dat op de gemeentelijke begroting binnen het programma Maatschappelijke Ondersteuning de kostenplaatsen voor subsidies aan de SSL worden aanpast aan de kerntaken die ook de Raamovereenkomst met SSL worden onderscheiden: Beheer sportzalen en zwembad Duikerdel, exploitatiesubsidie De Bever, sportstimulering, beheer De Binding, exploitatie Theaterzaal en intensivering samenwerking in De Binding. De afdeling Financiën zal dit ter hand nemen. 11. Opvoeren vervangingsinvesteringen voor theatertechnische installaties in begroting. Bij de realisatie van de Theaterzaal in De Binding is geïnvesteerd in de theatertechnische uitrusting van de zaal. Er is voor deze inventaris nog geen afschrijvings- en vervangingsplan opgesteld. Een dergelijk plan brengt met zich mee dat de exploitatielasten van dit onderdeel van het gebouw verhoogd zullen gaan worden met de daarmee gemoeide kapitaalslasten. Dit zal onderdeel


moeten worden van besluitvorming bij de Kadernota 2011 - 2015. De afdeling OW team gebouwenbeheer is hiermee belast.

7. Evaluatie Met het afronden van dit project zijn een aantal belangrijke zaken op orde gebracht binnen de gemeente: 1. De exploitatie van CEC De Binding is inzichtelijk en op orde. 2. Er zijn voldoende middelen beschikbaar op de gemeentebegroting om CEC De Binding te kunnen exploiteren. 3. Er zijn projecten opgestart waarmee het maatschappelijk rendement uit CEC De Binding sterk verbeterd zal worden. 4. De subsidierelatie met SSL is vernieuwd en veel inzichtelijker gemaakt. 5. De betreffende gemeentelijke begrotingsposten voor SSL zijn opgeschoond. 6. Er is forse vooruitgang geboekt in het scheiden van subsidieverlening voor activiteiten en exploitatie\gebouwenbeheer: kosten zijn nadrukkelijker bij de beleidsvelden die de kosten veroorzaken komen te liggen. Wat betreft het projectmatig werken kan gesteld worden dat de aanleiding en de oplossingsrichting nadrukkelijk om een projectmatige aanpak vroegen. In de uitvoering is gebleken dat vooral in de initiatieffase en de definitiefase te weinig aandacht is geweest voor de afbakening van het project en analyse en uitwerking van wat er moest gebeuren. Daarmee is de projectplanning aanzienlijk uitgelopen en zijn werkende weg een flink aantal taken binnen het project komen te liggen die niet voorzien waren. Er was natuurlijk de nodige politieke druk om “ er iets aan te doen” en snel handelend op te treden. Daarmee is een zorgvuldige opdrachtverlening achterwege gebleven. Omdat de organisatie klein is en de lijnen kort heeft dit de uitvoering niet in de weg gestaan. Daarbij komt dat organisatiebreed iedereen de noodzaak onderschreef de projectresultaten te halen. In termen van projectmatig werken is de factor tijd, zowel de doorloop tijd als de inzet van uren van de diverse medewerkers echter slecht te plannen geweest. Dit is deels opgevangen door inzet van externe inhuur. Deels ook zijn bij de diverse projectmedewerkers andere werkzaamheden blijven liggen. Daarmee wordt een van de grote voordelen van projectmatig werken (zorgvuldigere planning van de doorlooptijd en de inzet van menskracht en andere middelen) niet gehaald.


Bijlage Financiën Exploitatiekosten CEC de Binding De eerste inschattingen van de exploitatiekosten van CEC De Binding zijn gemaakt op basis van kengetallen die ontwikkeld zijn voor dit soort gebouwen. Bij de start in 2008 en het verloop van de werkelijke kosten bleek dat op onderdelen deze inschatting niet conform de werkelijkheid is geweest. Het jaar 2009 is gebruikt om daarop een nadere analyse te maken en de exploitatiebegroting op orde te krijgen. Ook de juiste doorbelasting aan de gebruikers heeft, door de combinatie onderwijs- en cultuurgebruik, enige tijd nodig gehad. In 2009, begin 2010, zijn ook de kredieten afgesloten en is duidelijkheid ontstaan over het ingediende verzoek tot BTW teruggaaf over de stichtingskosten. Eerst op dat moment is het mogelijk gebleken een nauwkeurige opzet van de exploitatiebegroting van het CEC op te stellen en daarop aansluitend het berekenen van de huursommen van de verschillende gebruikers. Daartoe zijn bij het besluit over de Kadernota 2010 – 2014 de baten en lasten die daarop betrekking hebben aangepast. Met betrekking tot het krediet kan worden gesteld dat het mogelijk is gebleken binnen het totaal door de gemeenteraad beschikbaar gestelde kredieten, in totaal € 17,9 miljoen te blijven. Wel is van de voorgestelde dekking van het krediet ad € 600.000 voor de inrichting van de theaterzaal (rb 7-11-2007) het niet mogelijk gebleken € 450.000 aan subsidies te realiseren. Daar staat tegenover de toegekende BTW teruggaaf over de stichtingskosten, waarmee ruim € 790.000 op het krediet in mindering kon worden gebracht. Per saldo zijn de kapitaallasten daardoor ook binnen het beschikbaar gestelde budget gebleven. De exploitatiebegroting is inmiddels opgeschaald van bijna € 1,2 miljoen bij de start, tot in totaal bijna € 1,3 miljoen aan kosten. De huurprijzen die de gebruikers moeten betalen, zijn hierop afgestemd. Ook de subsidies die aan de gebruikers worden verstrekt zijn op basis hiervan aangepast. Bij de Kadernota 2010 – 2014 zijn door de gemeenteraad de daartoe benodigde begrotingswijzigingen goedgekeurd. Uiteraard is er sprake van een dynamische begroting. De verschillende onderdelen kunnen op basis van hogere kosten wijzigen. In de huurcontracten zal hiermee rekening worden gehouden in de vorm van een per jaar vast te stellen percentage voor toekomstige huurverhogingen.

Inhoudsopgave. 1. Initiatieffase. 2. Definitiefase. 3. Ontwerpfase. 4. Voorbereidingsfase. 5. Realisatiefase. 6. Nazorgfase. 7. Evaluatie. 8

Recommend Documents