Inhoud. Vak 578 Serie C Les 2 Leidinggeven Wat is leidinggeven? Het magazijn in de organisatie Wat is een organisatie? Het belang van kwaliteit

c

Inhoud Vak

578 Serie C Les 1

Het magazijn in de organisatie 1 Wat is een organisatie? .................................................................................. Plaats van een organisatie in een bedrijfskolom .......................................... 6 7 Organisatieschema .... .................... ............................. ................................... 8 Functie van de magazijnmeester ............. ............... ......................................

Verschillende soorten magazijnen

Vak 578 Serie

..........................

..................................

...

9

C Les 2

Leidinggeven 15 Wat is leidinggeven? ..................................................................................... 16 De rol van de magazijnmeester .................................................................... 17 Opdrachten geven .............. ........................................................................... 19 Delegeren .......................... ............................................................................

Motiveren.....................

............... ..................................................................

Controle op de werkzaamheden ................................ .................................. Samenwerken ................................. .................................. ............................. Werkoverleg ................. .................................................................................

20 21

23

24

Vak 578 Serie C Les 3 Voorraadbeheer 31 Wat is logistiek? ............................................................................................ 32 Goederenstroom en voorraadvorming ........................................................ 34 Soorten voorraden ........................................................................................ 37 Het doel van voorraadbeheer ....................................................................... 42 De automatisering van het logistieke proces ............................................... Prestatie-indicatoren

43

....................................................................................

Vak 578 Serie C Les 4

rl

Voorraadbeheersing Het belang van voorraadbeheersing

?

............................................................

49

Voorraadbeheersingssystemen .....................................................................50 53_ Voorraad- ofbestelsystemen ........................................................................ 57 De informatiestroom bij het verwerken van orders .................................... Informatie en fouten

Vak 578 Serie

C

................

.........................

..................................

..... .....

59

Les 5

Kwaliteit Het begrip kwaliteit .................................... .......... ........................................ Het belang van kwaliteit ............................................................................... Verantwoordelijkheden magazijnpersoneel op het gebied van kwaliteit ..................................... .................................. ................ Inzicht in normen

...............................................................

..........................

63 63 64 65

67 Normalisatie en kwaliteit ............................................................................. Consequenties hanteren kwaliteitsnormen in het magazijn ......................?9· Kwaliteitscontrolesystemen in het magazijn ............................................... 71

(

Vak 578 Serie C Les 6 Orderverzamelen Orderverzamelsystemen ........................................................... ............... ..... FIFO- en LIFO-systeem .............. .................................................................. Informatieverwerking bij het orderverzamelen .... .......................................

Orderverzamelmiddelen ...............................................................................

Vak 578 Serie Documenten

79

84 84 87

C Les 7

Vrachtdocumenten bij de diverse vervoersdisiplines .................................. 97 110 Documenten bij vervoer gevaarlijke stoffen ................................................ 112 het Overige documenten in magazijn ..........................................................

Het invullen van formulieren ....................................................................... Hoe te handelen bij schades en vermissing .................................................

Vak 578 Serie

117 118

C Les 8

Automatisering Waarom computers in het magazijn? .......................................................... 125 Informatie en gegevens ................................................................................. 126 129 Computerapparatuur (hardware) ................................................................

Soorten computers

........................................................................................

Computerprogrammatuur (software) ......................................................... Computers in het magazijn ..........................................................................

Vak 578 Serie C Les 9 Communicatiemiddelen Communicatie .............................................................................................. Signaalapparatuur ......................................................................................... Omroep- en interphone-installaties ............................................................ Buizenpost en documententransporteurs ................................................... Elektronische communicatiesystemen; telecommunicatie ......................... Openbare en bedrijfsgebonden telecommunicatie-netwerken...................

Vak 578 Serie

134

137 138

147 148

150

151., 154 156

C Les 10

Bedrijfsveiligheid Het naleven van bedrijfsvoorschriften en wettelijke voorschriften ............ 169 Verantwoordelijkheden met betrekking tot veiligheid ............................... 174 Wat is ergonomie? ........................................................................................ 175 Aspecten van bedrijfsveiligheid ... ...... .......... ................... ....... ....................... 177

Vak 578 Serie CLes Onderhoud Nut van onderhoud

n

......................................................................................

Soorten onderhoud ...................................................................................... Inspectiebeurten

..

..................................................

.......................................

Onderhoudsmiddelen .................................................................................. Onderhoudsschema ...................................................................................... Onderhoudsvoorschriften ............................................................................ Onderhoud uitvoeren in eigen beheer of uitbesteden ................................

185 187 188

189 189

194 194

/

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

Vak 578 serie

C Les 1

Het magazijn in de organisatie Inleiding CD Onze samenleving is opgebouwd uit organisaties. Zonder organisaties is ons bestaan bijna ondenkbaar. Organisaties bepalen in belangrijke mate ons doen en laten. Of we het nu willen of niet, overal komen we met organisaties in aanraking: fabrieken en kantoren, scholen en ziekenhuizen etc. Dagelijks maken we gebruik van allerlei produkten en diensten die door dergelijke organisaties worden geleverd. Bovendien brengen we een belangrijk deel van ons leven door in organisaties: als werknemer in een leidinggevende of uitvoerende functie, als cliënt, als leerling, patiënt etc. Ook als magazijnmeester maken we deel uit van een organisatie; een magazijn is meestal een onderdeel van een organisatie; In deze les bekijken we wat nu precies een organisatie is. We onderscheiden verschillende soorten organisaties en bestuderen de kenmerken daarvan. De soort organisatie is ook bepalend voor de arbeidsverdeling binnen die organisatie. We zullen zien wat een bedrijfskolom is en welke plaats een organisatie binnen die bedrijfskolom kan innemen. Aan een organisatieschema kunnen we zien welk plaats het magazijn in de organisatie inneemt. Verder zullen we globaal zien wat de functie is van de magazijnmeester en wat het onderscheid is tussen verschillende soorten magazijnen, afhankelijk van de aard van het bedrijf.

Wat is een organisatie? Organisatiedoel

(2)

een organisatie werken mensen met elkaar samen om met (technische) hulpmiddelen bepaalde doelen te bereiken, Deze doelen kunnen met een gezamenlijke inspanning worden bereikt; dat lukt niet of nauwelijks als we als individu alleen blijven werken. Er zijn zeer veel verschillende soorten organisaties: op winst gerichte ondernemingen, niet op winst gerichte bedrijven en instel-

In

lingen; particuliere bedrijven en overheidsbedrijven; grote, middelgrote en kleine bedrijven; nationale en multinationale ondernemingen; liefdadigheidsinstellingen, verenigingen, politieke organisaties etc.

Elementen van een organisatie

Welke soort organisatie we ook kiezen, steeds zien we dezelfde elementen die een organisatie kenmerken: e Mensen die @ samenwerken Et om een bepaald doel te bereiken.

-

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

Organiseren

8)

Een organisatie ontstaat niet zomaar vanzelf. Organisaties als samenwerkingsverbanden van mensen en middelen ontstaan altijd als gevolg van doelbewust menselijk handelen. Dit menselijk handelen noemen we organiseren. Organiseren als activiteit is dus het scheppen van doelmatige verhoudingen tussen beschikbare mensen, middelen en handelingen om bepaalde doeleinden te bereiken. Organiseren houdt eveneens in dat er mensen aangewezen moeten worden om leiding te geven. Die mensen moeten verantwoordelijk-

heid willen en kunnen dragen. I1oofdvoorwaarden

CD Wil een organisatie goed kunnen functioneren,

dan moet aan de

volgende hoofdvoorwaarden worden voldaan: Er moeten voldoende mensen beschikbaar zijn met de juiste k?TIIlis.?ri,.và.aïdigl1?defl'7 Deze moeten g?lIl()tiveer? hun taak willen en kunnen uitvoeren. Die motivatie ontstaat soms alleen door een financiële vergoeding. In de meeste gevallen ontstaat motivatie echter wanneer het te verrichten werk als zinvol en stimulerend wordt ervaren. Er moeten YQldoendeg?schiktem.iddelehaanwezig· Zijn. Dit kunnen zijn: gereedschappen, machines, gebouwen, materialen. Soorten organisaties;

kenmerken

Er zijn vele verschillende organisaties in

alle soorten en maten. Organisaties kunnen we op twee manieren indelen:

ip.;·k1eiIi?
cinm()fitf;}?J1iill.QllfP.r9fitcirgaJ1isaties.

-

Kleine en grote organisaties We maken hier onderscheid naar de omvang van een organisatie. In kleinere organisaties zijn de activiteiten gespreid over een beperkt aantal medewerkers. Het gevolg daarvan is dat er veel minder met strakke regels en procedures gewerkt wordt. De kleinste organisatievorm is de éénmanszaak, waarbij leiding en uitvoering in één hand liggen. Bij grote organisaties zijn de activiteiten over vele medewerkers verspreid. Het wordt daarbij noodzakelijk regels en procedures vast te stellen, vooral als er meerdere vestigingenzijn. Ook heeft dit conin kleinere organisaties sequenties voor de informatievoorziening: één verricht, hoeft er veel taken worden velerlei door persoon waar te worden. geïnformeerd en gecommuniceerd minder onderling Profit- en non-profitorganisaties

(j)

De meeste ondernemingen in onze samenleving behoren tot de Deze ondernemingen stÏ'?v?rliIl principe n?är het ????torR????ti.e.s. màkenNánwinst.

orl-?rofitorganisaties worden ook wel.j.n?t?lHp:ge.n.?()Pcler'\Yipst? ?t??.Y?l1.genoertid. Ze streven via een begroting naar een zo goed mogelijk evenwicht tussen inkomsten en uitgaven (op jaarbasis) en leveren in het algemeen goederen en diensten ten behoeve van de gemeenschap. Voorbeelden zijn: energiebedrijven, scholen en cul-

N

turele organisaties.

2

e

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

( ®

Kenmerken Al deze verschillende soorten "arbeids"organisaties hebben een aantal gezamenlijke kenmerken/met betrekking tot:

o;pêrs()tiêëI

!',îr';, -rtr?s;él:îê&n.trolê

Gespecificeerdedoelstellingen

(

Bedrijven en instellingen hebben allen specifieke doelstellingen, bijvoorbeeld winst maken, een bepaald marktaandeel bereiken, verbetering servicegraad. In kleine organisaties is die doelstelling vaak beperkt en duidelijk herkenbaar (meestal niet formeel vastgelegd). In grote organisaties is de doelstelling soms moeilijk herkenbaar. Om dit toch te verduidelijken (ook intern), worden doelstellingen dan formeel vastgelegd.

Benutting van geschoold personeel

Formele communicatie

Veel werk in organisaties wordt gedaan door speciaal daarvoor opgeleide mensen. Bij het aannemen van nieuwe medewerkers wordt in sterke mate gelet op bekwaamheden. Selectie, opleiding en training hebben in dit verband een toenemende betekenis. een bedrijf of instelling dienen mensen met elkaar in overleg te treden, informatie uit te wisselen ten behoeve van coördinatie en probleembehandeling. Bij grote bedrijven wordt de uitwisseling van

In

informatie georganiseerd via een overleg- en communicatiestructuur, bijvoorbeeld via geörganiseerd werkoverleg, chefsoverleg, vergadering van hoofden van dienst enz. Formele gedragsregels, procedures en controle

In organisaties dient een bepaald, gewenst arbeidsgedrag tot stand te komen. Daartoe worden procedures gehanteerd en vindt controle op de naleving ervan plaats. Eventuele afwijkingen dienen te worden bijgesteld. Naleving van deze procedures kan een positief resultaat opleveren voor het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen.

( Hiërarchie

In arbeidsorganisaties hebben bepaalde mensen de bevoegdheid om aan andere functionarissen opdracht te geven tot uitvoering van werkzaamheden (= uitoefening van gezag). Gezag betekent in dit verband het recht tot het geven van opdrachten. Dit recht kan aan iemand verleend worden door de directie, het bestuur of andere daartoe bevoegde personen.

Arbeidsverdeling

In arbeidsorganisaties dienen de te verrichten werkzaamheden zodanig te worden verdeeld, dat iedereen werk kan gaan uitvoeren zonder overbelast te worden. Er dient dus met andere woorden bewust een vorm van arbeidsverdeling tot stand te komen. Arbeidsverdeling: horizontale en verticale differentiatie Bij het verdelen van de arbeid binnen een bedrijf kan zowel een horizontale als een verticale verbijzondering plaatsvinden. Men spreekt ook wel van horizontale en verticale differentiatie. Aan de

3

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

( hand van enkele voorbeelden is getracht deze begrippen hierna te verduidelijken. Verticale differentiatie van arbeid

CV De eigenaar van een éénmanszaak merkt opeen

gegeven moment

dat hij zijn taak nauwelijks meer aan kan; de vraag naar zijn produkten is sterk gestegen. Hij besluit daarom twee personen van buiten aan te trekken. De eigenaar gaat .nu een aantal taken die

hij voorheen nog zelf verrichtte, afstoten naar deze nieuw aangetrokken personen. De eigenaar gaat zich in eerste instantie bezighouden met leidinggeven. In dit geval spreken we van een verticale differentiatie: een arbeidsverdeling In verticale richting. In het schema van afbeelding 1 is dit voorbeeld uitgewerkt.

1 ste differentiatie

nieuwe situatie

oude situatie

gradering

I

eigenaar

I I

I

eigenaar

+

1

I

2

I

medewerkers

=

...

I

verticale differentiatie

:

Afb.

1. Eerste verticale differentia-

tie.

Omdat het hier om een eerste fase in de uitbreiding van het eenmansbedrijf gaat, spreekt men over een eerste differentiatie (gradering). / Indien na het aantrekken van de twee personen blijkt dat de verkoop blijft stijgen.én dus verdere uitbreiding nodig is, zal een verdergaande differentiatie plaatsvinden. Men blijft echter spreken van een verticale differentiatie (zie afbeelding 2). .

Afb. 2. Verticale differentiatie meer differentiaties.

met

gradering/

nieuwe situatie

oude situatie

!

rneer

.

I

eigenaar

differentiaties

.1

I

2

medewerkers

II

eigenaar

I

t I I

chef

I

1 I

groepsleider

I

1

I

medewerker

De taakverdeling die ontstaat door deze verticale differentiatie, maakt het noodzakelijk leidinggevende bevoegdheden in de organisatie vast te stellen. Een werknemer op een hoger niveau heeft de bevoegdheid nodig om opdrachten te kunnen gev'en aan werknemers op lagere niveaus. Het lagere niveau krijgt richtlijnen en instructies waarbinnen de uitvoering moet plaatsvinden. Zo ontstaat /

4

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

de hiërarchie als gezagsverhouding en coördinatie.

®

ten behoeve van wilsoverdracht

Horizontale differentiatie van arbeid Indien het bedrijf van het hierboven genoemde voorbeeld blijft doorgroeien, zal een splitsing naar speciale kennisgebieden nodig zijn: een arbeidsverdeling in horizontale richting. Op deze manier kunnen de routine en gespecialiseerde kennis worden opgevoerd en de kosten worden verlaagd. De eerder aangetrokken chef zal zich gaan bezighouden met een bepaald taakgebied, terwijl nieuwe chefs (specialisten) worden aangetrokken om andere taakgebieden te leiden.

Zo ontstaan er disciplines als: produktie verkoop administratie.

Afb.

3.

Horizontale differentiatie.

gradering

nieuwe situatie

oude situatie

1 e differentiatie

Uiteraard is naarmate het bedrijf groeit een verdergaande differentiatie mogelijk. Waarschijnlijk heeft u wel geconstateerd dat in het laatste voorbeeld niet alleen sprake is van een horizontale, maar ook van een verticale differentiatie. '

Samenvoegen van taken

®

Integratie Integratie is in feite het tegenovergestelde van differentiatie. Het is het samenvoegen van verschillende taken tot één taak. Integratie kan net als differentiatie zowel in horizontale als in verticale richting plaatsvinden. Een bedrijfstak kan zowel taken uit de voorafgaande als uit de daaropvolgende bewerkingsfase aantrekken (verticale integratie). Bijvoorbeeld uit het voorbeeld van afb. 2 kan \ de groepsleider verdwijnen. Bij horizontale integratie worden bijvoorbeeld twee afdelingen uit het voorbeeld van afbeelding 3 samengevoegd onder leiding van êén chef een

ce.

Arbeidsverdeling bij produktspecialisatie

@

\

\\

Specialisatie\

\

Een onderneming kan zich bezighouden met het?ervaardigen van één produkt, maar kan ook verschillende produkten gaan produce\ ren en verkopen. In dit laatste geval kan de arbeid nog op een andere manier worden verdeeld. Het bedrijf kan verdeeld worden

5

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

( groepen die zich elk bezighouden met het vervaardigen van een ander produkt. Elke groep heeft dan zijn eigen specialisatie voor het maken van een bepaald produkt. Er heeft dan een arbeidsverdeling naar produktspecialisatie plaatsgevonden.

in enkele

Voorbeeld Een machinefabriek vervaardigt pompen, motoren, en liften. Deze produkten worden elk in een aparte afdeling en onder leiding van een eigen chef geproduceerd. Men spreekt in zo'n geval van produktspecialisatie. De organisatie zal er dan uitzien ais in afbeel-

ding 4.

L-_...:...".?_J"'''I----II?

..

I

chef motoren

t

I?ift?en?.-J 1....__ ---1?... L?c?h?e?f

t

medewerkers

medewerkers

medewerkers

c

Afb. 4. Specialisatie per produkt. Parallellisatie

@ Het tegenovergestelde

van specialisatie is parallellisatie. Er worden dan uit verschillende bedrijfskolommen (zie hierna) een aantal (produkt)processen van dezelfde fase samengetrokken. Zo kunnen bijvoorbeeld een aantal winkelbedrijven besluiten hun verkoop activiteiten te bundelen door oprichting van een warenhuis. In afbeelding 5 is een dergelijk voorbeeld uitgewerkt. oude situatie

winkel voor dames kleding

winkel voor

herenkleding

situatie na oarallellisatie

winkel voor darnesen herenkleding

( Afb.

? .

CJ

inkoopmarkt

verkoopmarkt

bedrijfstak

Afb. 6. Voorbeeld van een bedrijfskolom.

6

Voorbeeld van parallellisatie.

Plaats van een organisatie in een bedrijfskolem

consument

verkoopmarkt

5.

@

Een bedrijfskolom is een schema dat de weg aangeeft die een produkt aflegt van grondstof tot consument. Een onderdeel van een bedrijfskolom is een bedrijfstak. Een bedrijfstak wordt gevormd door een aantal bedrijven die in het produktieproces dezelfde of nagenoeg dezelfde functie vervullen, bijvoorbeeld fabrikanten van handelsbedrijven, transportbedrijven. De bedrijven in de bedrijfskolom staan met elkaar in verbinding via markten. De "ingang" is een inkoopmarkt en de "uitgang" een verkoopmarkt. Het gebied tussen in- en verkoopmarkt is, zoals reeds vermeld, een bedrijfstak. Zie afbeelding 6. De consument hoort uiteraard niet tot de bedrijfskolom.

halffabrikaten,

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

Een scherpe verticale afbakening in bedrijfskolommen is niet altijd mogelijk. Een bedrijfstak kan behoren tot meer dan één bedrijfskolom. Zo betrekt bijvoorbeeld de auto-industrie haar materialen uit verschillende soorten bedrijven: plaatwerk, banden, bekleding, motoren enz.

We hebben in de vorige paragraaf gezien dat we spreken van differentiatie indien een organisatie zich met maar één functie binnen een bedrijfstak bezighoudt, en dat we spreken van integratie indien een organisatie de voorafgaande of de volgende bewerkingsfase aantrekt.

Merk op dat bij differentiatie een bedrijfskolom langer kan worden en bij integratie de bedrijfskolom korter kan worden. Specialisatie en parallellisatie binnen een bedrijfskolom werken in horizontale richting en hebben dus geen invloed op de lengte van de bedrijfskolom. v...

Organisatieschema is een schematische opbouw (tekening) van van een bedrijf. We gebruiken een organisatieschema om de onderschikking en nevenschikking van afdelingen en personen in een organisatie weer te geven. Het schema is zo opgebouwd dat aan het begin de hoofdverantwoordelijke persoon of afdeling staat en aan het eind de afdelingen of personen met alleen een uitvoerende taak. Uit een organisatieschema blijkt echter niet altijd waaruit de taak van een afdeling bestaat of hoe de samenwerking tussen de afde-

Een organisatieschema

de organisatiestructuur

lingen is. Afb. 7. Voorbeeld van een organisatieschema.

subafdelingen

en uitvoerende medewerkers

? De plaats van het magazijn in de organisatie @ De plaats van het magazijn binnen het organisatieschema kan van bedrijf tot bedrijf verschillen. Het magazijn kan bijvoorbeeld worden "opgehangen" aan de produktieafdeling,

zoals in afbeelding '8.

Het magazijn kan echter ook opgehangen worden aan de afdeling "inkoop" of de afdeling "verkoop". Een andere mogelijkheid is dat het magazijn een geheel zelfstal1digeafdeling is, zoals in afbeelding 9.

7

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

(

r-------

Personeelsafdeling

{Verkoop Verkoop binnendienst

buitendienst

..-------

Verkoopafdeling

Reclame-afdeling Afdeling expeditie en vervoer

Directie

----+----f----

Inkoopafdeling

-E

Inkoop grondstoffen

Inkoop halffabrikaten

Keuringsdienst Gereedschappen

'------

Produktiedienst

-E

Produktie gereedprodukt Produktieplanning

Magazijn

'--------Afb.

8.

Administratie

-E

magazijn

-------+--

Loonadministratie

Grondstoffen halffabrikaten

Magazijn gereed produkt

Nacalculatie

Facturering

Organisatieschema van

bedrijf met het magazijn "opgehangen" aan de produk-

Functie van de magazjjnmeester

tieafdeling.

Binnen de goederenstroom door een magazijn kunnen we grofweg de volgende activiteiten onderscheiden:

een

Afdeling Inkoop

Directie

11

?

Afdeling Verkoop Afdeling Produktie Afdeling Magazijnen

Afdeling Administratie

Afb.

9.

(

magazijn

Organisatieschema

van

bedrijf met een zelfstandige@ afdeling magazijnen. een

Ontstaan van wantoestanden

goederenontvangst, met inbegrip van uitpakken en controle het in opslag brengen van de goederen, inclusief de lokatieregis-

tratie het orderverzamelen het (verzend)verpakken

en gereedmaken voor verzending.

Voor het uitvoeren van deze activiteiten zullen de diverse afdelingen een beroep doen op mankracht en materieel van het maga-

f>

c

zijn.

Het is de taak van de magazijnmeester om de beschikbare mankracht en produktiemiddelen dusdanig in te zetten, dat elke afdeling zijn taken naar behoren en binnen de afgesproken tijd kan realiseren. Niet effectief inzetten van mankracht en produktiemiddelen kan leiden tot een vertraging in de goederenstroom en daardoor een te late aflevering aan de klanten. Een goede coördinatie van deze produktiefactoren is dus van essentieel belang voor het leveren van een goede service aan de klant. Natuurlijk behoort het ook tot de taak van de magazijnmeester om tijdig de bedrijfsleider (directie) te wijzen op het ontstaan van wantoestanden. Om echter te kunnen constateren wat als van de normale toestand afwijkend kan worden beschouwd, moet hij van de achtergronden van de goederenstroom door het bedrijf op de hoogte zijn.

(

8

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

De magazijnmeester dient op de hoogte te zijn van nieuwe zaken op het gebied van o. a. transportmiddelen, opslagmiddelen, lokatiesystemen en lay-outs, zodat hij in overleg met de bedrijfsleiding het

Up to date houden

magazijn up to date kan houden, om zo de concurrentiepositie van het magazijn en daarmee het voortbestaan van het bedrijf mede te

waarborgen.

Verder dient hij toezicht te houden op veiligheidsaspecten magazijn en het welzijn van de medewerkers.

Veiligheid en welzijn

in het

Verschillende soorten magazijnen

@

Naar de aard van het bedrijf kunnen we verschillende soorten magazijnen onderscheiden: grondstoffenmagazijn halffabrikatenmagazijn gereed-produktmagazijn gereedschapsmagazijn

onderdelenmagazijn hulpmagazijn of tussenmagazijn handelsmagazijn.

Grondstoffenmagazijn

Functies en kenmerken In grondstoffenmagazijnen treft men ruwe en onbewerkte materialen aan, zoals delfstoffen (olie, ertsen, graan), landbouwprodukten (melk, eieren). (graan, suikerbieten) of veeteeltprodukten

Een grondstoffenmagazijn treffen we aan bij produktiebedrijven. Hier worden de grondstoffen verwerkt tot halffabrikaten of eindprodukten. De opslag van de grondstoffen in een grondstoffenmagazijn is meestal maar van korte duur, omdat ze veelal beperkt houdbaar Halffabrikatenmagazijn

Gereed-produktmagazijn

zijn. Een halffabrikatenmagazijn heeft veelal dezelfde functie als een Ook hier worden produkten meestal voor grondstoffenmagazijn. een korte termijn opgeslagen omdat de bewerkingsfase snel op de opslag volgt. Halffabrikaten zijn produkten die al een bewerking hebben ondergaan, maar die ook nog een bewerking moeten onder-

?

gaan. Een voorbeeld van een halffabrikaat is plaatstaal. De grondstof ervan is ijzererts en het eindprodukt kan bijvoorbeeld een autodeur zijn. Voor de staalfabrikant is het ijzererts de grondstof en het plaatstaal het eindprodukt. Voor de autofabrikant is het plaatstaal het halffabrikaat en de autodeur het eindprodukt. Wat voor de ene fabrikant een halffabrikaat is, kan dus voor de andere fabrikant een eindprodukt zijn. De eindprodukten worden opgeslagen in een gereed-produktmagazijn. Zo'n magazijn treft men aan aan het eind van het produktieproces.

Een gereed-produktmagazijn wordt gekenmerkt door de opslag van grote hoeveelheden per artikel en betrekkelijk weinig verschillende soorten artikelen. De eindprodukten slaat men er alleen op als de afvoer niet meteen op het produktieproces volgt. Ook hier blijven de produkten niet zo lang liggen. De produkten worden zo snel mogelijk vervoerd naar de volgende schakel in de bedrijfskolom,

9

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

( Industrieel magazijn

Een gereed-produktmagazijn

wordt ook wel een industrieel maga-

zijn genoemd. Een grondstoffen-, halffabrikaten- en gereed-produktmagazijn komen allen voor in produktiebedrijven.

Afb. 10. Voorbeeld van een halffabrikatenmagazijn.

(

treft men meestal aan bij het begin van bij het begin van het de goederenstroom, produktieproces. Hierdoor worden de transportkosten en de transporttijd van het grondstoffenmagazijn naar de eerste produktiefase minimaal gehouden. Om dezelfde reden bevindt het gereed-produktmagazijn zich meestal zo dicht mogelijk bij het eind van het produktieproces en de expeditie.

Het grondstoffenmagazijn

dus zo dicht mogelijk

Beide magazijnen moeten vaak gescheiden zijn, daar de opgeslagen

produkten vaak sterk verschillend van aard zijn en daardoor niet gezamenlijk opgeslagen mogen worden, bijvoorbeeld cacaobonen en hagelslag. Bovendien kan de wijze van opslag in beide magazij-

('

C

nen sterk verschillen. Gereedschapsmagazijn

Onderdelenmagazijn

Een gereedschapsmagazijn is een magazijn waar benodigde gereedschappen opgeslagen liggen. Medewerkers die een bepaald stuk gereedschap nodig hebben, kunnen het hier meestal zelf ophalen en na afloop van de werkzaamheden weer terugbrengen. Door dit systeem kan een bedrijf met een minimale hoeveelheid gereedschappen toe. Het is voordeliger om gereedschappen die een afdeling niet regelmatig nodig heeft, centraal te bewaren, dan elke afdeling een eigen voorraad te geven. Bovendien kan zo het onderhoud van de gereedschappen centraal beheerd worden. Bedrijven die een eigen onderhoudsdienst of technische dienst hebben om hun machines of installaties te repareren en onderhouden, hebben altijd een onderdelenmagazijn. Hier worden reserve-onderdelen opgeslagen, zodat een installatie direct gerepareerd kan worden als er een defect is. Het kan te veel tijd kosten eerst het

(

10

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

benodigde onderdeel te moeten bestellen. Dat kan bovendien een negatieve invloed hebben op het doorlopen van het produktieproces en daarmee op de klantenservice. Deze onderdelenmagazijnen lijken sterk op auto-onderdelenmagazijnen van garagebedrijven.

Afb.

11. Voorbeeld van een onder-

delenmagazijn.

(

Tussenoonagazijn of

@ In produktiebedrijven

treffen vaak ook nog tussenmagazijnen of hulpmagazijnen aan. Tussenmagazijnen worden gebruikt om de goederen tijdelijk op te slaan als er een stagnatie (vertraging of gedeeltelijke stop) in de goederenstroom optreedt. Deze stagnatie kan verschillende oorzaken hebben: het niet tijdig beschikbaar zijn van vervoersmiddelen problemen met het vervullen van douane-formaliteiten

hulpmagazijn

Plaat?ekin het

eigen magazijn etc.

Bij grote bedrijven worden de artikelen meestal op één plaats ontvangen, namelijk in de ontvangstafdeling van het centrale magazijn. Doordat het bedrijf zo groot is, zou er veel tijd verloren kunnen gaan als alle medewerkers uit het gehele bedrijf die artikelen nodig hebben, naar dit centrale magazijn toe zouden moeten voor die artikelen. Om dit tijdverlies te voorkomen, worden bij de afdelingen die het meeste gebruik maken van de geleverde produkten (zoals de produktieafdeling, technische dienst), kleinere tussenmagazijnen ingericht. De bevoorrading daarvan vindt plaats vanuit het

(

Handelsmagazijn

®

?

centrale magazijn.

Handelsbedrijven zijn bedrijven waar produkten aankomen en zonder wezenlijke vormveranderingen worden verhandeld en afgevoerd worden naar de klant. In het magazijn van dit bedrijf, het handelsmagazijn, komen produkten binnen in grote aantallen. Deze produkten verlaten het magazijn vaak in kleinere hoeveelheden en zonder wezenlijke vormveranderingen te hebben ondergaan. De enige wijzigingen zijn het etiketteren, prijzen of eventueel ompakken in grotere en kleinere verkoopverpakkingen. De klanten van een handelsmagazijn, bijvoorbeeld een detailhandel, kunnen de gewenste artikelen dus uit voorraad en in de gewenste

11

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

snel aangeleverd krijgen. Dit is vooral voor de kleinere klanten die niet veel ruimte of niet de financiële middelen hebben voor een grote eigen voorraad, zeer voordelig. Het aantal verschillende artikelen dat zich in een handelsmagazijn bevindt, is veel groter dan het aantal artikelen in een industrieel magazijn. In een handelsmagzijn bestaat de "produktie" uit het ontvangen en opslaan van de goederen en daarna het gereedmaken van de klantenorders en de uitlevering aan de klant. Meestal worden met de klanten afspraken gemaakt over de levertijd van een order. Het is voor het handelsmagazijn dan ook zeer belangrijk om uit oogpunt van de klantenservice altijd te kunnen leveren. Hiervoor is een zeer goed bevoorradingssysteem nodig, aantallen

Klantenservice

zodat vrijwel nooit tegen een klant hoeft te worden gezegd dat het gevraagde niet of niet voldoende in huis is. Te veel voorraad is echter ook niet goed, want dit vraagt te veel ruimte en kost dus geld. /

\

Samenvatting Deze les beschrijft wat nu precies een organisatie is. We hebben gezien dat zich overal om ons heen organisaties bevinden met eenzelfde kenmerk, namelijk: mensen die samenwerken om een bepaald doel te bereiken. In deze les bespraken we verschillende soorten organisaties met hun specifieke kenmerken. Bij de verdeling van de arbeid binnen een organisatie komen we begrippen tegen als differentiatie en integratie. Bij het samenstellen van het produktassortiment kan een bedrijf kiezen voor de produktie van één produkt (specialisatie) of voor een combinatie van verschillende gelijksoortige produkten (parallellisatie). Verder zagen we in deze les wat een bedrijfskolom is en welke plaats een organisatie hierin kan innemen. De opbouw van een bedrijf kunnen we schematisch weergeven in een organisatieschema. De plaats van het magazijn in dit organisa-

tieschema kan van bedrijf tot bedrijf verschillen. De magazijnmeester heeft binnen de organisatie o. a. de taak om de beschikbare mankracht en produktiemiddelen dusdanig in te zetten, dat elke afdeling zijn werkzaamheden naar behoren kan verrichten binnen de afgesproken tijd (dit uit oogpunt van klantenservice). Als laatste zijn in deze les een aantal verschillende soorten magazijnen beschreven met hun specifieke kenmerken.

12

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

Parate kennisvragen =

Parate-kennisvragen bestrijken de gehele leerstof van deze les. Indien u het antwoord op een vraag niet (meer) weet, raadpleeg dan de tekst van de les op de plaats waar in de marge het nummer van deze vraag staat. Parate-kennisvragen behoeft u dus niet schriftelijk uit te werken en ze kunnen niet ter correctie worden ingezonden.

CD Verklaar: "onze samenleving is opgebouwd uit organisaties". CD Op welke manier kan een organisatiedoel het beste bereikt worden? CD Uit welke elementen bestaat een organisatie?

(

o

Wat is "organiseren"?

CD Wat zijn de hoofdvoorwaarden voor een goed functionerende

orga-

nisatie?

@

Wat is het verschil tussen kleine en grote organisaties?

(j)

Wat is het verschil tussen profit- en non-profitorganisaties?

CD Noem de gezamenlijke kenmerken van "organisaties".

c

CV

Leg uit wat verticale differentiatie is.

@

Leg uit wat horizontale differentiatie

®

Leg uit wat integratie is.

@

Leg uit wat specialisatie

@)

Leg uit wat parallellisatie

@

Wat is een bedrijfskolom?

@

Waarvoor gebruiken we een organisatieschema?

@

is.

is. is.

Op welke plaatsen in de organisatie kan men een magazijn aantreffen?

@ Noem de

taken van een magazijnmeester.

@

Welke soorten magazijnen kent u?

@

Wat is de functie van een tussenmagazijn?

®

Wat is het belangrijkste kenmerk van een handelsmagazijn?

13

HET MAGAZIJN IN DE ORGANISATIE

Opgaven \i

(uitwerking

ter correctie inzenden)

Vermeld duidelijk leesbaar boven elk blad van uw schriftelijk werk: 1.

uw naam en volledig

2.

cursus naam, roostemummer

3.

vaknr.:

serie:

578

C

adres

lesnr.

en cursistennummer :

1

·

Nummer de bladen per

·

Laat bij het uitwerken van de opgaven de daartoe bestemde correctiestrook vrij voor de opmerkingen en verbeteringen van de docent. Stel eventuele vragen naar aanleiding van de les op het uitwerkpapier. Formuleer uw vragen kort en duidelijk en laat voldoende ruimte over

Ij

·

les.

voor het antwoord van de docent. Vouw ten slotte per les de bladen te zamen, met uw naam naar buiten.

Opgave 1

Verklaar het verschil tussen horizontale differentiatie en

specialisa-

tie.

Opgave 2

Teken een bedrijfskolom (van grondstof tot consument) voor de auto-industrie.

Opgave 3

Teken een organisatieschema van het bedrijf waarin bent of dat u kent.

u

werkzaam

Opgave 4 Verklaar dat de rol van de magazijnmeester van invloed kan a. zijn op de klantenservice. b. Kan de magazijnmedewerker ook invloed uitoefenen op de klantenservice? Zo ja, hoe dan?

14

(

LEIDINGGEVEN

r

Vak 578 serie

C Les 2

Leidinggeven Wat is leiding geven? organisaties wordt eerst en vooral met mensen gewerkt. Het is de taak van de leidinggevende functionaris het gedrag van zijn medewerkers zodanig te beïnvloeden dat de doelstellingen van de werkgever of afdeling zo goed mogelijk worden bereikt. CD De wijze van optreden van een leidinggevende of wel eijg$tij!Yl:\n lêid.iJig\tg?yyy,is daarbij als beïnvloedende factor van groot belang. CD Een leidInggevende functionaris brengt in een organisatie het handelen van de medewerkers op gang en stuurt dit bij indien nodig. Hij neemt beslissingen over wat gedaan moet worden, ,;ipt,?iets iets gedaan moet worden en moet daarbij steeds moet doen, bereid zijn uit te leggen waarom iets gedaan moet worden. Verder horen bij het proces van leiding geven ook taken als: het li!ql:i?€!L?9van de medewerkers; nagaan of de opg?d????? taken naar behoren worden uitgevoerd ( controleren); het 4e1
In

E

\ \,

Bereiken van doelstellingen Taak van leidinggever

Ontstaan van behoefte aan leiding geven

Niveauverschillen in hiërarchie

aan leiding geven ontstaat zodra in een bedrijf of de instelling hQ?v??lheid!werkzQ;()lJ1v::ll1grijlc/WQrclt dat dit niet door één persoon kan worden verricht. De hulp van meer personen zal moeten worden ingeschakeld. Het totaal van de te verrichten werkzaamheden zal moeten worden verdeeld. Hierbij zal er een beslissing genomen moeten worden over de wijze van arbeidsverdeling (M.?:!;?!?l?l'!:g;sY::ll1take,n).Daarnaast moet worden afgesproken wie welke beslissingsbevoegdheden heeft en uit dien hoofde over middelen kan beschikken en opdrachten en adviezen kan geven (= verde1ingvan,b?y()ygclÀe(i(:m). De onderlinge relaties dienen te worden bepaald. Via de communicatie- en overlegstructuur dienen voorzieningen te worden getroffen ten behoeve van de noodzakelijke wilsoverdracht en coördinatie.

De behoefte

CD Bij het tot stand brengen van een taakverdeling ontstaat eigenlijk altijd een scheiding tussen leiding en uitvoering. Bij dit "verticaal organiseren" ontstaan er dus niveauverschillen. In beginsel komt dit in de hiërarchie tot uitdrukking in de volgende lagen:

·,0?B.1?tging e

micidenkader

El

uitvQ?rendemedewerkers.

i5

LEIDINGGEVEN

@ In

Taak topleiding

een magazijn kunnen we daar de volgende invulling aan geven:

:::::ffia.g?i??????f>

.

topleiding

e

middenkader =mag:aziJnmeèster'

.

uitvoerende medewerker

=

IlÎagq.zijnmedew?rk,eL

De topleiding kan ook bestaan uit een groep van managers die te zamen de direktie vormen. ??,?opleidiIJ.?????\?.!staak'inb.öûdtegevell. aan de relaties tussen dat het voortbestaan van de otg;àriisatiésenoIl1geving, zodanig organisatie zo goed mogelijk wordt gewaarborgd. Dit houdt in: het nemen van de nodige strategische beslissingen en het treffen van de nodige organisatorische voorzieningen, zodanig dat de uit te voeren werkzaamheden voldoen aan de wensen van de markt.

(j)

beperken we ons voornamelijk tot de leidinggevende de magazijnmeester. taken van In. deze les

De rol van de magazijnmeester Bufferpositie

®98?? ????j?l1neest?r(mid??nkader)iS·bev6egd??????.IJ.??Yl1van

®

..

'

..

he???eIJ.?i?gerendetaak,·"naar d??g()????!tj??··.??§M?.?.???IJ.:Hij bovei:r1'>ell.\eenleidinggeVe);!s! ê' .j?:rla?ll.. 1?en?den;'.Dit betekent ? dat hij (of oversteekpunt van belangen dan tevens op een ..

staat en in zekere zin een bufferpositie tussen de verschillende lagen organisatie inneemt. De magazijnmeester geeft direkt leiding aan de uitvoerende werkzaamheden. Daarbij houdt hij toezicht op de uitvoering van de

in de

werkzaamheden, hij signaleert problemen die ter plekke moeten worden opgelost. Wanneer problemen ook te maken hebben met andere afdelingen, dan schakelt hij de magazijnmanager in.

De magazijnmeester moet als het ware de vertaalslag maken van de plannen van de magazijnmanager naar de dagelijkse uitvoering. Hij besteedt dan ook een deel van zijn tijd aan leiding geven (= motiveren en doen uitvoeren) en het organiseren van werkzaamheden van andere mensen. In deze zin is hij dus ook een soort manager.

Magazijnmeester moet geaccepteerd worden als chef

®

De magazijnmeester moet wat betreft persoon en kennis anders zijn dan zijn medewerkers. ?ijn medewerkers moeten hem aanvaarden als chef d. w. z. ze verwachten van hem dat hij méér weet, meer die ervaring heeft, geen vrien?J.?.?:BgH?i??"g?rt,?:rl.1:>r?l?i!?IJ./IJ.eemt het bedrijniHij·nioetnietiri····degroepsfuful maar gO??, ??IJ.y??r V'??li:l1.)erl)oven(dit houdt niet in datje laat merken datje meer bent). Er mag namelijk geen duidelijke drempel zijn tussen chef en ..

medewerkers, maar gaat de chef zich op gelijk niveau begeven als zijn medewerkers, dan zullen de medewerkers niet snel geneigd zijn opdrachten van hem te aanvaarden.

16

LEIDINGGEVEN

Afb. 1. Een goede leider neemt goede beslissingen, waarbij de belangen van de medewerkers zoveel mogelijk in het oog worden

gehouden: hij is de rots in de branding.

Taakverdeling

en wijze van

®

leiding geven

Andere taken van de magazijnmeester zijn het formuleren van het eigen afdelingsbeleid en het maken van afdelingsplanning, het onderhouden van contacten in de eigen bedrijfsomgeving zowel naar binnen als naar buiten gericht en het tijdig verkrijgen van informatie om resultaten van uitvoering te kunnen beoordelen en te kunnen bijsturen. En daarnaast nog het rapporteren over de uitvoering aan de hogere leiding. De rol van de uitvoerende medewerkers In de fase van uitvoering vinden de eigenlijke bedrijfsactiviteiten plaats. Het hiervoor behandelde leidinggevende niveau is belast met een regelende en ondersteunende taak t.o.v. de uitvoerende medewerkers. De uitvoerende medewerkers moeten zoveel zorg en aandacht geven aan de uit te voeren werkzaamheden dat van tevoren gestelde produktieniveaus worden gehaald. De te halen aantallen en de wijze waarop met niveaus gewerkt kan worden, kunnen mede in overleg met de uitvoerende medewerkers worden bepaald. De taakverdeling en de wijze van leiding geven zijn in hoge mate bepalend voor de inzet en motivatie van de uitvoerende medewerkers.

Opdrachten geven Een plan komt alleen maar tot uitvoering als een leidinggevende functionaris opdrachten geeft tot de uitvoering van dat plan. Deze

@ @

opdracht geeft dan aan wat er gedaan moet worden en welk resultaat bereikt moet worden. ...... ..... /;.<; ;./.;. We kunnen een onderscheid maken intti'Qittle.linge;emséhrlfielijk!e als voordeel dat zono()P4'X!r.t?b. Een mondelinge opdracht heeft .fl:tj1zLg dig kan worden gegeven en eventueel overleg kan plaatsvinden. Verder kunnen we tot de voordelen van mondelinge opdrachten rekenen deysl1elhèid'§"de;.eehvoucl;.ê!1/het,;Y:99rkQmen van een papierwinkel. Tot de voornaamste nadelen behoort echter het gevaar dat er een Merkeëfdê0finterpretatie kan ontstaaïî Die kan optreden doordat de opdracht niet voldoende duidelijk is omschreven of doordat de ontvanger de opdracht onjuist interpreteert. Bij een opdracht, waarvan de uitvoering lange tijd in beslag neemt, kan ..

.

.....

..

17

LEIDINGGEVEN

het voorkomen dat als het resultaat moet worden beoordeeld, niet meer kan worden achterhaald welke opdracht precies is gegeven. De schriftelijk opdracht heeft als voordeel de bewaarmogelijkheid YQorla.terêitöntroÎe. Ook kan deze opdracht worden vermenigvuldigd, waardoor deze aan meer medewerkers tegelijk kan worden verstrekt. Een schriftelijke opdracht heeft als nadelen het ontstaan van eenipapierwinkeli,en het niet direct kunnen geven van een 'toe'·'lichtingr·i;

Welke vorm wordt gekozen zal afhangen van de concrete situatie. Zo zal een opdracht die vaak wordt gegeven veelal mondeling worden gegeven terwijl een opdracht voor een moeilijke ingewikkelde taakeerderiini;§ç:l1Jjftelijlc?0vorm

Kritiek moment in leiding

@

geven

zal worden gegeven.

Het geven van een opdracht is één van de kritieke momenten in de omgang van de chef met zijn ondergeschikte. Op zo'n moment móet de chef optreden als chef, als hoger geplaatste, als meerdere. De andere móet tegelijkertijd erkennen dat hij ondergeschikte, mindere is, al gaat het niet om mindere als mens maar om mindere in organisatorische zin. In deze relatie ervaart de ondergeschikte heel duidelijk dat hij ondergeschikt is. Dit vindt niemand een onmiddellijk begrijpelijke en aanvaarbare zaak. Het kost gewoon moeite om te doen wat een ander zegt, ook al heeft die ander gelijk en het recht om het te zeggen.

(

dus dat iedere leider zorgvuldig moet overwegen wanhij welke opdracht gaat geven, in welke vorm en aan wie!

Wanneer, in welke vorm en

Dit betekent

aan wie

neer

c

Afb. 2. Hier ziet u enkele voor@ beelden van mensen die een uit niet willen voeren. opdracht Ze mokken, doen niets of saboteren.

18

Hoe een opdracht geven aantal regels die u kunt toepassen als u een opdracht moet gaan geven. Let er hierbij echter wel op dat deze regels geen "wetten" zijn. Elke mens is anders, daarom kan het noodzakelijk zijn om de regels aan te passen aan de persoon of aan de situatie.

Er zijn een

LEIDINGGEVEN

Overweeg van te voren welke opdracht u zult geven: ga na wat die opdracht feitelijk inhoudt (zet het desnoods op papier) en probeer te voorkomen dat u de opdracht moet herroepen (dat ondermijnt uw gezag).

Geef geen opdrachten die op zichzelf kritiek oproepen b. v. geef geen opdrachten waarvoor u niet bevoegd bent. Geef alleen opdrachten aan uw eigen ondergeschikten, geef opdrachten die met het werk samenhangen en geef ze binnen werktijd. Geef de opdracht in duidelijke, voor iedereen begrijpelijke zinFormuleer de opdracht duidelijk maar zakelijk.

nen.

Geef één opdracht (of in het uiterste geval twee) tegelijk.

Geef bij iedere opdracht aan uit welke onderdelen hij bestaat en wat de volgorde van de onderdelen is.

( (

Geef ingewikkelde opdrachten tweemaal en/of vraag of men het begrijpt (en dan niet met de inleidende zin "Je weet nu zeker wel wat je moet doen?". Daarop zegt iedereen ja).

'v,

Geef een opdracht

rechtstreeks aan degene die belast is met de (geef uitvoering geen opdrachten via derden).

Delegeren

@

Delegeren wat is dat nu? Welke factoren spelen bij delegatie een rol en wat zijn de effecten van goede of slechte delegatie? Hierop gaan we in deze paragraaf wat dieper in. Als we willen delegeren is het van groot belang dat we weten dat 'an.dereminstaat..en"bl;'lrejQ;;'{liijfi: (kunnen en willen) iets voor ons te

In de praktijk komen we maar weinig leidinggevenden tegen die er niet van doordrongen zijn, dat het delegeren van taken aan een lager niveau een enorme krachtbron is in het leiding geven. Vaak blijkt dan ook dat er in de praktijk maar weinig goeds van terecht komt. Hier zijn een aantal verklaringen voor: Verklaringen

®

We moeten die verklaringen zoeken: bij de persoon van de leider, of bij de medewerker, of bij de onjuiste toepassing van het delegatieproces. .

Persoonlijkheidsstructuur

®

1. De persoon van de leider

Veel leidinggevenden schijnen er gewoon behoefte aan te hebben om dingen zelf te blijven doen, die met evenveel recht en vaak beter door anderen en lager geplaatsten gedaan kunnen worden. De oorzaken hiervoor moet men dan ook vaak zoeken in de persoon-i; lijkheidsstructuur van de leider zelf. Veel chefs worden beheerst door een angst om te falen. Deze leidt ertoe dat ze maar weinig? vertrouweü'hebbenin·:hunondergeschikterflen aan hen derhalve

:,l 19

?

LEIDINGGEVEN

( weinig verantwoordelijkheid durven te geven. Ook een chef die onzeker is of een chef die vrij autoritair is zal zelden zaken delegeren en het liefst alles zelf blijven doen.

Tekorten van chef aanvullen

®

@

2.

De persoon van de medewerker

Bij de aanname van ondergeschikten is men

vaak geneigd de voorkeur te geven aan medewerkers die een zelfde geaardheid hebben als hun chef. Het zou echter beter zijn als we medewerkers nemen die de ,tek0rteI!i,Y:?:Q?.%?b.?,?'??AAllenlPen daardoor in staat zijn een aantal zaken beter'tè doen da.i:i 'de chef. Ook moet de chef de medewerkers,betrekken5?ijucl1.@t;tqt?@j??Fk en hen zoveel mogelijk bij laten zijn aanwezig belangrijke besprekingen. De mogelijkheid tot delegatie wordt hierdoor vergroot.

3. Onjuiste toepassing van het delegatieproces Van een werkelijke delegatie is pas sprake, wanneer degene aan wie de verantg@delegeerdwordt,de:QI>???J:"f?@'?it???22?>.?gp?R????'

C

?gg,?Q@lij;?@?Q;Y?1lJ,.Q.@;?llitY.Q?fuJ:g.8I>:;?Sgr?ç@tptendaarbij ook over devéreiste bevoegdheden kari'béséhikkén:" .

@ Nodig voor goede delegatie

Wanneer delegeren

Voor een goede delegatie is dan ook nodig: Een echte beschrijving van verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden, die gedelegeerd worden. De overtuiging dat degene aan wie de taak gedelegeerd wordt het opgedragen werk aan kan. Een gedegen instructie aan degene aan wie men delegeert en informatie aan allen, waarmee hij naar aanleiding van de delegatie in contact komt. Een voldoende ondersteuning aan de medewerker aan wie men delegeert, alsmede het blijven dragen van medeverantwoordelijkheid over de gedelegeerde taak.

@

Een leidinggever moet gaan denken aan delegeren als hij het gevoel heeft nie?i?:.:z;Ügieig?pJiJ1s@il@?9.i?j???y.@l1cie werk toe te komen. Hij gaan àan ondergeschikten kan bekijken welke'tAkenlllj moet dan overdragen totdat een optimale mate van delegatie wordt bereikt. Naast het op de juiste wijze hanteren van de bovengenoemde delegatieprincipes, komt het er uiteindelijk ook op aan dat men zich weet te bevrijden van de complexen die een natuurlijke barrière tot delegatie vormen. Het goed kunnen hanteren van de nu aangegeven organisatorische spelregels veronderstelt voorts dat een leidinggever de juiste medewerkers weet te kiezen.

Motiveren Een goede leidinggever weet om te gaan met mensen en weet zijn medewerkers te motiveren. Wat is nu dat motiveren?

@

20

Motiveren is het irîspélêIÎ.óPde?.eclen.en9fm9tieyen beweegt om dingen te doen of juist niet te doen.

die de mens

<'

(

LEIDINGGEVEN

c

In beginsel schuilt achter elk menselijk handelen een (bewust of onbewust) motief. Dat is een rationele of emotionele prikkel die op de wil van de mens werkt en hem aanzet tot activiteit. Motiveren is dus het inspelen op die beweegredenen teneinde zich te verzekeren van een bereidheid die nodig is om samen met de leiding de gestelde doelen te bereiken. Mensen willen meestal alleen meewerken aan die doelen als ze daarm?.??ulli?@???ï!1????????I?i0???????Th(lÖ.îiiliei1/§?YE?2 en huneigel1,;.l:>@I®gêl1,lrnPnë11;1:>;y»?igeI:l. Ook kan het zijn dat ze daarmee hun eigen gestelde doelen proberen naderbij te brengen. Mensen trachten dus via hun gedrag een zo gunstig mogelijke individuele uitkomst te verkrijgen. Hieruit kunnen we concluderen dat mensen.lli?t?l1 de eerste plaats door mensen ",,?.rden ge???fyeerd

Rationele of emotionele prikkel

....

...

maar dö()r::iie wel1,êAiQmrgQyQe}.?y§l.llta.te11;hte;{bëIialèn :!Tx.?NJ?t?g'"t?·;:y??jq?n. ....

ensfédîte

Essentie van gemotiveerd zijn

@

Wat is nu de essentie van gemotiveerd zijn? Dat is het volgende: mensen hebben graag het gevoel dat hun werk nuttig is mensen hebben erkenning in hun werk nodig (dit is bepalend voor hun blijvende waarde voor de onderneming) mensen hebben behoefte aan gemotiveerde en consequente leiding (van degene die op zo'n manier leiding geeft, zullen ze veel accepteren).

Ordenen voor motivatie

@

Een medewerker zal eerder gemotiveerd zijn om aan een bepaalde opdracht te. werken als: hij zich kan identificeren met de cultuur van het bedrijf hij resultaten kan behalen hij perspectief heeft in het bedrijf het bedrijf een werkklimaat heeft geschapen waarin de mens de kans krijgt om zijn marktwaarde te vergroten (b. v. een opleiding volgen; gevarieerde werkervaring opdoen) de medewerker aandacht krijgt. Motivatie kunnen we ook waarnemen. Let eens op zaken als: kwaliteit en werktempo houding, gedrag en sfeer verzuim- en verloopcijfers.

Motivatie waarnemen

®

Indien bovenstaande zaken slechter worden zijn dit signalen dat de medewerkers niet (meer) voldoende gemotiveerd zijn om hun taak te verrichten. D.w.z. ze niet (meer) voldoende geprikkeld worden door het bedrijf of de leiding. 9

Controle op de werkzaamheden

@

Controleren is ook een wezenlijk onderdeel van een leidinggeHjj moet weten of de opdrachten die hij gegeven heeft en de ?$????????11.2i?;BB??tHll"""g?2?l1i;??tR?ygYr
vende.

...

,

? ...

21

LEIDINGGEVEN

c doen. Het "controleren" is een belangrijke, maar ingewikkelde Controleren kan kwetsend zijn

@

zaak.

Het controleren van mensen kan voor die mensen (zeer) kwetsend zijn. Men kan daaruit afleiden: "De chef vertrouwt mij niet"; "De chef meent dat ik het niet goed doe" of "De chef laat mij niet zelfstandig mijn werk doen". Nog erger wordt het als ondergeschikten menen dat hun chef een "pottenkijker" is. Een en ander betekent dus, dat de chef niet te veel moet controleren, omdat controleren eigenlijk een nóg kritiekere handeling is in de omgang met ondergeschikten dan het geven van een opdracht. Nóg sterker ervaart hier de ondergeschikte dat hij niet de chef, maar de ondergeschikte is.

Over het algemeen zijn mensen nog wel "bereid goed te vinden" dat een chef hun werkprestaties controleert, maar ze vinden het niet zo aangenaam als er persoonlijke eigenschappen in het geding zijn. Mensen voelen zich vaak snel gekwetst als het gaat om een controle op persoonlijke eigenschappen (eerlijkheid, zelfstandigheid etc.). Ook hieruit volgt weer: niet te veel controleren.

Werkprestaties en persoonlijke eigenschappen

3. Controleren is een wezenIÜk onderdeel van de taak van de leidinggevende.

Afb.

.

Meer controle nodig

®

Er zijn echter ondergeschikten die meer controle behoeven dan andere medewerkers. Dit kunnen bv. ondergeschikten zijn die zich 'erg';!;R,i?:l??.??0!1,*?.*!?n en graag regelmatig de steun van hun chef hebben. Di?tchef "moet" dan zeggen: "Tot nu toe is het goed, ga in die richting verder" of "Hier ben je fout gegaan, begin maar weer vanaf dit punt". De chef moet zelf uitmaken welke medewerkers extra controle nodig hebben, omdat zij zich niet gerust zouden voelen als de controle uitbleef. d.W.Z. de hulp Er zijn ook mensen die meer controle nodig1hebben, omdat de aard van hun werk dat vraagt. Mensen die l?. .tligiiig(;)Y$?r'9}Yyr.? moeten verrichten, hebben het voor hllneigen gemoedsrust wel nodig dat de chef eens komt kijken hoe het ermee staat. Vaak worden deze mensen weinig gecontroleerd, juist omdat zij door hun vakkennis en toewijding langdurig en zelfstandig ingewikkelder -

-

..

22

(

LEIDINGGEVEN

c

Niet te

werk kunnen uitvoeren. Maak echter niet de fout te menen dat deze mensen zonder hulp of steun of klankbord van de baas alsmaar blijven doorgaan. Als het werk lang duurt enlof moeilijk is móeten er enkele controlemomenten zijn, zodat de medewerker zich niet ongerust gaat voelen en misschien gaat menen op de verkeerde weg te zijn. Er zijn ook mensen die meer controle behoeven omdat ze anders gewoon de "kantjes eraf lopen". Ondanks het voorgaande willen we de chef toch nog eens waarschuwen: controleer niet te veel en maak vooral geen hobby van controleren.

veel controleren

Samenwerken Werkgroep

®

Een organisatie of een bedrijf bestaat uit een samenwerkingsverband van individuen. Deze individuen werken vaak in afdelingsverband in werkgroepen aan een bepaalde eigen taak. De "werkgroep" is als verschijnsel door Mayo ontdekt en heeft enkele bijzondere

E?p??e?,inpsych?lo?sche betekenis,\V??dt door?(??nil???mSij§.?n..·di?????r?l!%?7!m:c.·.9()1"l.t?Ç?· gevormd §??.: kenmerken.

..

.

Ze zijn zich van elkaar beWUst en beschouwen zichzelf als éen· groep. Binnen de groep is er de mogelijkheid van wederzijds contact en wederzijdse bewustwording. Indien er geen sprake is van dit contact en deze bewustwording, spreken we ook niet van een groep. Een willekeurige groep mensen is dus niet zomaar een groep.

Psychologische voordelen

@

Een lid zijn van een groep heeft een

aantal

psychologische voorde-

len: ·

·

e

·

pect te ontwikkelen, te vergroten of te bevestigen de groep vormt een mogelijkheid om een bepaalde zekerheid te vergroten of een zekere mate van macht uit te oefenen t.o.v. een gemeenschappelijke "vijand" of een ander vorm van bedrei-

ging de groep biedt de organisatie de mogelijkheid om een specifieke werkzaamheid gedaan te krijgen die eigenlijk door bepaalde leden van de groep zou moeten worden verricht.

De meeste groepen hebben op deze wijze zowel een formele als een informele functie. Ze voorzien zowel in de behoefte van de organisatie als in de behoefte van het individu. De groep kan zo een middel bij uitstek vormen om integratie tussen individuele, persoonlijke behoeften en organisatiedoelstellingen te bevorderen.

Formele en informele functie van een groep

Groepscontrole

de groep biedt de mogelijkheid tot de vervulling van de behoefte "ergens bij te horen", de behoefte aan kameraadschap, genegenheid of steun de groep is een middel om een eigen identiteit en om zelfres-

@

Groepen beïnvloeden vanzelfsprekend ook op een bepaalde wijze het gedrag van de individuen. De groep zet het individu onder druk om met de andere individuen samen te werken en zich aan te passen aan de groepsgewoonten en gebruiken. Het individu dat

23

?

LEIDINGGEVEN

(

Voordelen

werken in groep

@

zich niet wenst

aan te passen wordt onder verhoogde

groep geplaatst

of als

druk van de

een "outcast" behandeld.

Een leidinggever moet de functie van een groep onderkennen en deze waar mogelijk in positieve zin benutten. Zo kan hij b.v. een groep een bepaalde opdracht geven die ze dan gezamenlijk moeten uitvoeren. De individuen zullen hierdoor gedwongen worden om samen te werken. Door een aantal gelijksoortige taken samen te voegen en deze door de groep te laten vervullen, worden de medewerkers verplicht om onderling te bepalen wie welke taak gaat vervullen. Ook zal er onderling een soort controle op de juiste en tijdige afwerking van de taak plaatsvinden. Dit levert een aantal voordelen op: ., Het werk is minder eentonig. De medewerkers bepalen onderling wie welke taak gaat vervullen. De taken kunnen dus rouleren. Zo ontstaat er een grotere arbeidstevredenheid. De medewerkers leren meer functies en worden hierdoor waar., devoller voor het bedrijf (op meer plaatsen inzetbaar). . De medewerkers controleren elkaar onderling (groepscontrole). Het gevolg is dat het moeilijker wordt om "de kantjes er van af te lopen". De groep "straft" een medewerker indien hij de groepsregels overschrijdt. Hiermee neemt de groep een gedeelte van de controlerende taak van de leidinggever over.

(

Een medewerker die problemen heeft met samenwerken, dus met het functioneren als groepslid, zal zich moeilijk kunnen handhaven in een organisatie daar een organisatie nu eenmaal een samenwerkingsverband is van individuen.

Werkoverleg Een laatste onderdeel van het leidinggeven dat we in deze les zullen behandelen is het voeren van werkoverleg. Tweerichtingsverkeer

18 39

40

dat met Werkoverleg is een 'óvêÈl?gl???§ên';6I1êf,êfi.j;:D.iêd?;WYrlç?rs regelmatige tussenpozen (b. v;:;??nmaalper week of per maand) wordt gehouden. Tijdens zo'n werkoverleg kunnen pllgglymen die men ondervindt in de werksituatie besproken worden. Ook kan en omgekeerd worden overinformatie van '?g???Jt.\9-.g.EJ..J(r"RY.l::J.y.den" tevens"3fsprakei1 gebracht, terwijl voor de komende periode kunnen tussen medeworden gemaakt. Het is dus een ?Y.Yri?h:tÏl.1g$yyx'lçy?r Beiden op opmerkingen chef. problemen of kunnen werkers en tafel leggen en beide partijen kunnen ook mogelijke.oplossingen aandragen. Op deze wijze worden uitvoerende medewerkers betrokken bij beslissingen die hun werk raken. Door deze vorm van overleg en?n$p?'l,?? kan de acceptatie van beslissingenq9.8F,&?nmedebij het te werkerworderi vergroot en kan een,g;r9tyWPY1W,????!? ,...., stand verrichten werk tot komen. De chef fungeert als voorzitter tijdens een werkoverleg.

..... .;:.

Voorzitter Overleg op de werkplek

24

@

officiële, periodieke werkoverleg is Een v?r??l"teaf'??leide??Il.het het werkoverlegopclewerkplek.h. v. bij aanvang van de dienst. Dit is

(

LEIDll'lGGEVEN

( een korte bijeenkomst van chef en medewerkers om de werkzaamheden van die dag te regelen, dringende zaken door te spreken en afspraken op korte termijn te maken. Deze vorm van werkoverleg kan naast het officiële werkoverleg plaatsvinden, maar mag het

nooit vervangen.

Het periodieke werkoverleg vindt meestal in een rustige ruimte plaats en biedt de medewerkers meer gelegenheid om zelf met hun knelpunten naar voren te komen.

@ Direct elf indirect werkoverleg

Het werkoverleg kan op twee manieren plaatsvinden: ct

.

q1fJ'lllliêêi:

(

Verslag

Afb.

®

álle medewerkers van de afdeling nemen deel aan het overleg een gekozen groepje afgevaardigden van de afdeling neemt deel aan het overleg. Dit komt voor als de groep te groot is of als niet alle medewerkers gezamenlijk van de werkplek gemist kunnen worden,

daar de operatie door moet gaan. In dit geval kunnen de afgevaaardigden per overleg rouleren. De afgevaardigden koppelen de besproken onderwerpen terug naar de rest van de afdeling. Van een werkoverleg moet altijd een kort verslag gemaakt worden, waarin afspraken, beslissingen etc. vastgelegd worden. Ook biedt dit de mogelijkheid aan medewerkers die niet aanwezig hebben kunnen zijn, toch op de hoogte te blijven.

4. Medewerkers laten mee-

praten of meebeslissen is zeer democratisch, maar is zeker geen eenvoudige zaak.

Wanneer is werkoverleg vruchtbaar

@ ?erkoverleg zal

pas vruchten afwerpen als:

i;? de leiding er (echt) achter staat ;?[ in het bedrijf de juiste mentaliteit heerst (fi over de benodigde vaardigheden wordt beschikt: sociale vaardigheden -

besluitvorming e.d.

l 25

LEIDINGGEVEN

( €I

@

het een bedrijfsfilosofie is en niet een (mode )gril van een of andere afdelingschef het wordt gekoppeld aan bevoegdheden, verantwoordelijkheden en verplichtingen de directe leiding er zelf behoefte aan heeft en er klaar voor is de medewerkers het nut ervan inzien en er zich voor willen inzetten.

· "

Werkoverleg is iets dat door de chef en de medewerkers opgebouwd moet worden. Beide partijen moeten bereid zijn actief mee te doen en zich in te zetten voor het belang van de afdeling. Positieve gevolgen

®

Positieve gevolgen van een goed regelmatig gevoerd werkoverleg kunnen zijn: · bevorderen van de kwaliteit en de kwantiteit van de prestaties van de medewerkers · vergroten van de produktiviteit en de efficiency van de organisatie · doen dalen van verloop- en verzuimcijfers · verbeteren van houding en satisfactie van de medewerkers · verbeteren van de onderlinge communicatie · sneller accepteren en meewerken aan veranderingen · gebruiken van de kennis en ervaring van de medewerkers.

c

Samenvatting aspecten van het leiding geven behandeld. Allereerst gaan we bekijken wat "leiding geven" nu precies is. Een goede leidinggever brengt het handelen van zijn medewerkers op gang en stuurt dit bij zodanig dat de bedrijfsdoelstellin-

In

deze les worden de belangrijkste

gen worden bereikt. Vervolgens gaan we specifiek de leidinggevende rol van de magazijnmeester onderzoeken. De magazijnmeester vertaalt de plannen van de magazijnmanager naar de dagelijkse uitvoering en zorgt ervoor dat de medewerkers de door hem opgedragen taken correct uitvoeren. Het eerste aspect van leidinggeven dat aan de orde komt is het "opdrachten geven". Opdrachten kunnen zowel mondeling als schriftelijk worden gegeven. Ook geven we een aantal aanwijzingen hoe dit het beste gedaan kan worden. Het tweede aspect is "delegeren". We beschrijven o.a. een aantal delegatieprincipes en gaan in op de rol van de chef en de medewerker binnen het delegatie-

c

proces. Vervolgens komt "motiveren" aan de beurt. Motiveren is het inspelen op de redenen of motieven die de mens bewegen om dingen te doen of juist niet te doen. Een vierde aspect van leidinggeven is de "controle op de werkzaamheden". De leidinggever moet goed nagaan welke personen hij meer en welke hij wellicht minder moet controleren. Sommige medewerkers hebben namelijk meer behoefte aan controle dan andere medewerkers. Er moet echter nooit te veel gecontroleerd

worden.

(

26

LEIDINGGEVEN

"Samenwerken" is het vijfde aspect dat aan bod komt. In een organisatie moeten individuen in een groep samenwerken. Dit levert een aantal psychologische voordelen op voor het individu maar ook een aatal voordelen voor de organisatie. Medewerkers die niet willen samenwerken worden door de groep "gestraft". Het laatste aspect van leiding geven dat we in deze les behandelen is het voeren van "werkoverleg". Dit is een overleg tussen chef en medewerkers dat met regelmatiger tussenposen wordt gehouden. Tijdens dit overleg worden zaken besproken die door één van beide partijen wordt aangedragen, er wordt informatie uitgewisseld en er kunnen afspraken worden gemaakt.

Parate-kennisvragen

c bestrijken de gehele leerstof van deze les. Parate-kennisvragen Indien u het antwoord op een vraag niet (meer) weet, raadpleeg dan de tekst van de les op de plaats waar in de marge het nummer van deze vraag staat. Parate-kennisvragen behoeft u dus niet schriftelijk uit te werken en ze kunnen niet ter correctie worden ingezonden.

CD Welke factor is van groot belang bij het bereiken van de doelstellingen van de werkgever of de afdeling? CD Omschrijf de functie/taken van de leidinggever. CD Wanneer ontstaat

8)

de behoefte aan

Wat moet er allemaal geregeld worden als men

aan

leiding geven

toe is?

CD Hoe komen de niveauverschillen

((

"leiding geven"?

tot uitdrukking in de hiërarchie

door het "verticaal organiseren"?

®

Welke invulling kunnen we aan de onder schillen geven, in het magazijn?

(j)

Wat is de taak van de topleiding?

®

Omschrijf de taak van de magazijnmeester.

?

5.

genoemde niveauver-

CV Verklaar de bufferpositie die de magazijnmeester inneemt.

@

Waarom moet de magazijnmeester qua persoon en qua kennis anders zijn dan zijn medewerkers?

@

Omschrijf de rol van de uitvoerende medewerkers in het proces van leiding geven.

@

Welke 2 soorten opdrachten kunnen we onderscheiden.

{ lIJ

27

LEIDINGGEVEN

( @

Noem voor- en nadelen van

®

Noem voor-

@

Wanneer geeft men de voorkeur aan een mondelinge en wanneer

een mondelinge opdracht.

en nadelen van een schriftelijke opdracht.

aan -een schriftelijke

opdracht?

@

Verklaar waarom het geven van een opdracht één van de kritieke momenten is in de omgang van de chef met zijn medewerkers.

@

Noem de "regels" voor het geven van

@

Wat is van belang om te weten

@

Waar moeten we de verklaringen zoeken voor het feit dat taken die goed gedelegeerd zouden kunnen worden toch niet gedelegeerd

als

een opdracht.

we willen gaan delegeren?

(

worden?

@) Welke invloed kan de persoonlijkheidsstructuur ben bij het delegeren van werkzaamheden?

van de leider heb-

®

Waar moeten we eigelijk rekening mee houden bij de aanname van nieuwe medewerkers?

@

Wanneer is er sprake van een werkelijke delegatie?

@

Wat is nodig voor een goede delegatie?

@

Wanneer moet een leidinggever gaan denken

@ Wat is

@

aan delegeren?

"motiveren"?

Wanneer zijn mensen bereid om mee te werken aan gestelde doelen?

@

Waardoor worden mensen in de eerste plaats gemotiveerd?

@ Wat is

de essentie

?

(

van gemotiveerd zijn?

@

Wanneer zal een medewerker eerder gemotiveerd zijn?

@

Verklaar: "motivatie kunnen we ook waarnemen".

@

Welke zaken moet een leidinggever weten betreffende de door hem gegeven opdrachten?

@

Waarom kan "controleren" kwetsend zijn voor mensen?

®

Welke ondergeschikten hebben méér behoefte

aan controle dan

andere ondergeschikten?

@

Wat verstaan we onder een "groep"?

( 28

{f!1

LEIDINGGEVEN

( @

Welke psychologische voordelen heeft het lid zijn van een groep voor het individu?

@

Op welke wijze beïnvloedt de groep het gedrag van het individu?

®

Welke voordelen heeft het werken in een groep voor het individu als wel

voor de groep?

@

Wat verstaan we onder een werkoverleg?

®

Wat kan er allemaal behandeld worden in een werkoverleg?

@

Welke positieve gevolgen kan het voeren van werkoverleg hebben op de medewerkers?

@

,(

Omschrijf de verkorte, afgeleide vorm van het officiële

werkover-

leg?

i

\

@

Op welke 2 manieren kan werkoverleg plaatsvinden?

@

Waarvoor dient het verslag dat gemaakt wordt van een werkoverleg en wat staat er allemaal in?

@

Wanneer zal werkoverleg

@

Welke positieve gevolgen kunnen optreden door het regelmatig voeren van werkoverleg?

pas vruchten afwerpen?

29

LEIDINGGEVEN

(

Opgaven .

lil .

e

e

(uitwerking ter correctie inzenden)

Vermeld duidelijk leesbaar boven elk blad van uw schriftelijk werk: 1.

uw naam en volledig

2.

cursusnaarn, roostemummer en cursistennummer

3.

iva:.: i se?e:i les;,.: i

adres

Nummer de bladen per les. Laat bij het uitwerken van de opgaven de daartoe bestemde correctiestrook vrij voor de opmerkingen en verbeteringen van de docent. Stel eventuele vragen naar aanleiding van de les op het uitwerkpapier. Formuleer uw vragen kort en duidelijk en laat voldoende ruimte over voor het antwoord van de docent. Vouw ten slotte per les de bladen te zamen, met uw naam naar buiten.

Opgave 1

Welke eigenschappen zou een leidinggever moeten hebben? Welke van die eigenschappen vindt u de belangrijkste en b. a.

waarom?

Opgave 2

Aan wie en op welke manier zou

u

een vervelende opdracht geven?

Opgave 3 Door welke aspecten in uw werk/uw bezigheden wordt veerd en door welke aspecten wordt u gedemotiveerd?

u

gemoti-

Opgave 4

Waarom kan een werkoverleg er echt achter staat?

pas vruchten afwerpen als de

leiding

c

(

30

VOORRAADBEHEER

Vak 578 serie

C

Les 3

Voorraadbeheer Inleiding In elk bedrijf spelen voorraden een belangrijke rol, ongeacht of het nu gaat om grondstoffen, halffabrikaten of eindprodukten. Het aanwezig zijn van voorraden zorgt ervoor dat er zonder onderbreking kan worden geproduceerd of zonder tijdvertraging aan de, wens van de klant kan worden voldaan. Te weinig voorraden leidt tot vertragingen fin het voortstuwingsproces van goederen; er wordt te weinig of niets geproduceerd of geleverd. Teveel voorraden/is overbodig en leidt tot extra kosten? ofwel verspillingen in datzelfde voortstuwingsproces. Definitie

CD

Onder voorraadbeheer verstaan we het systeem dat in een bedrijf wordt toegepast om de voorraden binnen van tevoren vastgestelde

minimum- en maximumgrenzen

te houden.

Allereerst zullen wij ons gaan bezighouden met de plaats van de voorraden binnen het eerder genoemde voortstuwingsproces. Daarna zullen wij aandacht besteden aan de verschillende typen voorraden die er zijn om vervolgens het deel van voorraadvorming te bespreken. Tenslotte zullen wij aandacht besteden aan automatiseringsaspecten van goederenstroombesturing en aan de zogenaamde prestatie-indicatoren in het logistieke proces.

r(

Wat is logistiek? Bedrijfskolom

Goederen ondergaan veelal meerdere bewerkingen voordat ze voor consumptie geschikt zijn. Die bewerkingen vinden meestal plaats in verschillende bedrijven. De reeks van bedrijven die een goed doorloopt voor het bij de consument terecht komt, noemen we een bedrijfskolom. Elke schakel in een bedrijfskolom wordt gevormd door een bepaald soort bedrijven: grond- en hulpstoffenleveranciers, bedrijven die de grond- of hulpstoffen bewerken (fabrikanten) en bedrijven die in- en verkopen (handelsbedrijven).

Het beheersingsproces van de goederenstromen in een bedrijfskolom, het voortstuwingsproces, noemen we logistieke Logistiek management

Logistiek management is dus het besturen en beheersen van goederenstromen in een bedrijfskolom.

31

VOORRAADBEHEER

1 zijn twee elementen van logistiek material management en management weergegeven: management fysieke distributie. Material management omvat alle activiteiten die erop gericht zijn halffabrikatenstromen en informatiestromen grondstoffenstromen, zo efficiënt mogelijk naar en door het produktieproces te voeren, zodat het produktie-apparaat optimaal benut wordt. Magagement fysieke distributie houdt zich bezig met de efficiënte voortstuwing van het gereed produkt.

Bij het schema van afbeelding

Afb.

1.

Schema voor een bedrifs-

management fysieke distributie

materia! management

?????a;d ?grhan??ls- ? ????:t???n ? fabrikanten! ??·?···?·············?I bedrijven

kolom

,?.??.?..

leveranciers

<:

..... , ....,

...?.,

i produkt

consument

<,w.,·.·.·.·."

'-------'

Doel goederenstroombestnring

c

Logistiek of goederenstroombesturing tracht de volgende doelstellingen te bereiken: Kortere en meer betrouwbare levertijden. Hierbij gaat het om het verkorten van de totale doorlooptijd door de bedrijfskolom, door het verkorten van de doorlooptijd in de verschillende schakels en tussen de verschillende schakels, en om het realiseren van tevoren vastgestelde levertijdstippen.

Lagere prijzen van ingekochte goederen en diensten. Dit is bijvoorbeeld te realiseren door grotere hoeveelheden in één keer af te nemen. Minder onderbrekingen en omstelmomenten in het fabricageproces, waardoor er minder voorraden "goederen in bewerking" kunnen ontstaan. (Omstelmomenten zijn de momenten waarop een machine anders ingesteld moet worden omdat er een ander produkt mee moet worden gemaakt.) Betere afstemming tussen de verkoop, de produktie en de inkoop, waardoor minder voorraden grondstoffen en halffabrikaten ontstaan. Betere afstemming tussen verkoop en inkoop in met name handelsbedrijven, waardoor lagere voorraden eindprodukten ont-

t'

staan.

Betere benutting van transportmiddelen door verbetering van de routeplanning. Een grotere flexibiliteit in het produktie- en distributieproces, waardoor een hogere servicegraad kan worden geboden. (De servicegraad wordt hier voorlopig beschouwd als de mate waarin aan de vraag kan worden voldaan.)

Goederenstroom en voorraadvorming CD

De goederenstroom kan worden

onderverdeeld

in een stroom die

naar het bedrijf wordt gebracht (de input), een stroom die door het bedrijf loopt (de throughput) en een stroom die vanaf het bedrijf loopt (de output). (

(

32

VOORRAADBEHEER

( De aangevoerde goederen kunnen ruwweg behoren tot grondstoffen, halffabrikaten en eindprodukten. De hoogte van de voorraden wordt aan de inputkant bepaald door de volgende factoren: De minimaal af te nemen hoeveelheden. Deze leiden er soms toe dat men gedwongen is voor vele maanden voorraad in één keer aan te schaffen. Indien een bedrijf bijvoorbeeld van een bepaald produkt minimaal 1000 stuks moet afnemen, en de gemiddelde afuame per maand bedraagt 200 stuks, dan koopt dat bedrijf voor vijf maanden voorraad in één keer. Quantumkortingen, die soms zó aantrekkelijk lijken dat een afdeling inkoop voor vele maanden voorraad in één keer aan-

Input

schaft.

Toekomstige verkrijgbaarheid. Met name onzekerheid daarover kan de voorraadhoogte van die artikelen drastisch beïnvloeden omdat uit veiligheidsoverwegingen meer wordt ingekocht dan op korte termijn nodig is. Verwachte prijsstijgingen tenslotte kunnen voor hetzelfde effect zorgen als bij toekomstige verkrijgbaarheid is beschreven.

( l Throughput

@

Bij de throughput of goederendoorstroming kunnen makkelijk tussenvoorraden ontstaan die heel moeilijk beheersbaar zijn. Er zijn verschillende

oorzaken waardoor tussenvoorraden kunnen ontstaan: afstemmingsproblemen tussen de afdelingen ontvangst en Door het magazijn zelf blijven goederen soms vrij lang liggen alvorens ze als werkvoorraad worden geregistreerd. Het feit dat goederen vóór opslag moeten worden herverpakt in bijvoorbeeld kleinere eenheden. Doordat goederen een uitgebreide kwaliteitscontrole moeten ondergaan, kan het dagen duren alvorens registratie als werk-

voorraad kan plaatsvinden. Doordat goederen moeten worden bewerkt, zoals prijzen en vermaken, zijn de goederen een tijd lang niet voor verkoop beschikbaar. Doordat goederen moeten worden verwerkt in het fabricageproces, ontstaan er voorraden van goederen die op verwerking liggen te wachten en van goederen die reeds een produktieproces achter de rug heb ben. Goederen moeten worden verzameld om voor een klant een order samen te stellen. Een order bestaat veelal uit verschillende artikelen. Indien één artikel niet in voorraad is, bestaat het gevaar dat de overige goederen zolang blijven liggen tot het betreffende artikel binnenkomt.

Output

De goederenstroom vanaf het bedrijf, ofwel de output, brengt soms voorraadvorming bij de expeditie met zich mee doordat voor verschillende afnemers bestemde goederen worden opgespaard totdat er voldoende te verzenden goederen zijn om een vrachtwagen of ander transportmiddel mee te vullen. Het streven naar efficiency bij het externe transport gaat dan wel ten koste van de service aan de afnemer.

c 33

,;

VOORRAADBEHEER

Soorten voorraden

Technische voorraad

Voor een inzicht in de aantallen goederen waarover wij kunnen beschikken is het van belang onderscheid te maken tussen de technische voorraad en de economische voorraad. De technische voorraad is de totale hoeveelheid goederen die fysiek .

in het bedrijf aanwezig is. Deze voorraad kan op verschillende plaatsen in het bedrijf aanwezig zijn. In het algemeen maakt men daarbij een onderscheid tussen bulkvoorraad en werkvoorraad. De werkvoorraad is, zoals het woord reeds aangeeft, de voorraad waarmee wij werken. Uit die voorraad verzamelen wij klantenorders of halen wij grond- en hulpstoffen voor het produktieproces. Dreigt de werkvoorraad op te raken, dan vullen wij die aan uit de bulkvoorraad. Deze voorraad ligt vaak op een aparte plaats in het magazijn opgeslagen. Teneinde ruimte te besparen worden bulkvoorraden meestal opgeslagen in hoogbouwmagazijnen. De voorraden zijn in bulkmagazijn derhalve minder toegankelijk dan in het werkmagazijn, maar men hoeft er ook minder frequent gebruik van te maken. Economische voorraad

Naast de technische voorraad kennen wij de economische voorraad. De technische voorraad is meestal niet de voorraad waarover wij kunnen beschikken. Dit komt omdat er per dag vele handelingen in het bedrijf plaatsvinden die de voorraad op papier wel veranderen maar fysiek (nog) niet. Met enkele voorbeelden willen wij dit dui-

delijk maken. De voor produktie of verkoop beschikbare voorraad kan daarbij groter of kleiner zijn dan de fysieke voorraad. De voor produktie of verkoop beschikbare voorraad is dan de economische voorraad. De beschikbare voorraad kan in twee situaties groter zijn dan de fysieke voorraad: 1 Er zijn goederen besteld bij onze leverancier, maar deze zijn die aflevering elk moment kan plaatsIndien geleverd. nog niet is de korte termijn op voor produktie of verkoop vinden, beschikbare voorraad groter dan de aanwezige of technische voorraad. Er kan met andere woorden op korte termijn al meer worden verkocht of geproduceerd dan de fysieke voorraad doet vermoeden. 2 Er zijn verkochte goederen retour gezonden. Deze goederen moeten dan nog binnenkomen maar ze verhogen wel de voor verkoop beschikbare voorraad, mits de retourzending niet bestaat uit beschadigde goederen.

?

(

Er zijn ook twee situaties waarbij de beschikbare voorraad kleiner kan zijn dan de fysieke voorraad: 1

2

Er zijn goederen verkocht die nog niet zijn uitgeleverd. De goederen staan weliswaar nog in ons magazijn (ze zijn fysiek aanwezig), maar men kan ze niet nog eens verkopen. Er moeten gekochte goederen retour worden gezonden naar de Die goederen staan weliswaar nog in ons magazijn, maar ze zijn niet meer voor verkoop beschikbaar. leverancier.

(

34

VOORRAADBEHEER

In het kort kunnen we de relatie tussen de economische voorraad en de technische voorraad als volgt weergeven: Economische voorraad technische voorraad vermeerderd met de voorraad die reeds besteld maar nog niet afgeleverd zijn en de verkoopretouren, en verminderd met de reeds verkochte maar nog niet verzonden =

voorraden en de inkoopretouren.

Omzetsnelheid

®

Een andere manier van indelen van de voorraden is het onderscheiden van goederen naar omzetsnelheid. De omzetsnelheid geeft aan hoe vaak goederen op jaarbasis worden verkocht. De omzetsnelheid kan uitgerekend worden via de formule:

of omzetfrequentie

omzet van een goed tegen inkoopprijzen in een bepaalde periode de gemiddelde balanswaarde van de voorraad van dat goed in die periode

Wij kunnen naar omzetsnelheid drie soorten

goederen onderschei-

den: snellopers, met een frequentie van 5 of hoger middelfrequente goederen, met een frequentie tussen 1 en 5 langzaamlopers, met een frequentie lager dan 1.

Dit

laatste betekent dat van een goed dat

behoort tot de categorie langzaarnlopers, één eenheid voorraad minder dan één keer per jaar wordt verkocht. Functie- van de voorraad

-

Naar gelang de functie van de verschillende voorraden in het reeds eerder beschreven goederenvoortstuwingsproces kan nog een onderscheid worden gemaakt in: proces- en transportvoorraden en organisatievoorraden.

Procesvoorraden

Procesvoorraden, ofwel goederen in bewerking, zijn voorraden die logisch samenhangen met het produktieproces. Niet alleen het transformeren van goederen valt hierbij onder produktie, ook het proces van verzendgereed maken van goederen in een handelsbedrijf kan met de term produktie worden aangeduid.

Transportvoorraden

Transponvoorraden ontstaan als gevolg van de tijd die nodig is om de goederen van de ene naar de andere plaats te brengen. De gemiddelde omvang van de transportvoorraad is afhankelijk van de

tijd die het transport vergt en de gemiddelde voorraad per tijdseen-

heid.

De transportvoorraden kunnen het snelst worden gereduceerd door de transporttijden te verkorten. Hierbij komen efficiencyverbetering

bij laden en lossen en toepassing van snellere transportmiddelen om de hoek kijken.

Organisatievoorraden

Organisatievoorraden kunnen weer worden onderverdeeld in: produktie- of serievoorraden veiligheidsvoorraden seizoensvoorraden speculatieve voorraden.

35

VOORRAADBEHEER

c Bij produktievoorraden zijn voorraden die ontstaan doordat de produktieserie groter is dan de vraag naar dat goed op dat moment. Er blijven dan goederen over die op voorraad moeten worden gelegd. Serievoorraden ontstaan bijvoorbeeld doordat bepaalde goederen uitsluitend met een minimum hoeveelheid kunnen worden besteld, welke hoeveelheid weer groter is dan de vraag op dat moment.

cv

Veiligheidsvoorraden worden aangehouden om aan de vraag te kunnen blijven voldoen bij onvoorspelbare fluctuaties in de vraag. Met deze voorraden kunnen bijvoorbeeld ook stagnaties in de produktie worden opgevangen, die weer kunnen ontstaan door ingrijpende technische storingen aan het apparaat zelf of door storingen van buitenaf (stroomuitval) of door andere oorzaken, zoals stakingen.

@

Seizoensvoorraden worden aangehouden omdat de produktie en de vraag niet overeenkomen. Hierbij zijn twee situaties mogelijk: De verkoop is gelijk verdeeld over het jaar, maar de produktie vindt in één keer plaats. De voorraad wordt dan langzaam afgebouwd tot het moment waarop moet worden geproduceerd. In afbeelding 2 is grafisch het voorraadverloop weergegeven van een situaties waarbij de afname van een artikel 100 stuks per maand is en de produktie eenmaal 1200 stuks per jaar.

Afb. 2. Voorraadverloop in een één keer jaar bij een produktie in 1200 afname een en stuks van van 110 stuks per maand.

voorraadhoogte (aantal stuks) 1200

? ?

1000 800

600 400

200

tijd(maand) verkoop-

==l>

periode produktie-

moment

produktiemoment

De verkoop vindt plaats gedurende één seizoen en de produktie is gelijk verdeeld over het jaar. Indien wij 1200 stuks in een korte periode verkopen (bijvoorbeeld binnen één maand) en wij produceren 100 stuks per maand, dan geeft dat een voorraadverloop zoals grafisch in afbeelding 3 is weergegeven. Speculatieve voorraden tenslotte worden meestal gevormd op grond van prijsontwikkelingen die men verwacht. Niet alle goederen worden dan direct verkocht, maar een deel wordt bewust vastgehouden omdat men denkt er over een tijd een hogere prijs voor te krijgen.

36

(.

VOORRAADBEHEER

Afb. 3. Voorraadverloop in een jaar bij seizoensverkoop in één maand en een produktie over het

voorraadhoogte (aantal stuks)

hele jaar. 1200 1000

800

600·

400

200

?

prod:kt/ie--------13

periode

tijd(maand)

==::>

? seizoens-

verkoop

In de meeste ondernemingen komt het aanhouden van dit soort voorraden in het kader van de normale bedrijfsuitoefening nauwelijks voor vanwege het hoge risico.

Het doel van voorraadbeheer De afdeling voorraadbeheer richt zich op de beheersing

Waarom voorraden?

@

van de goede afdelingen inkoop, administraderenstroom in nauw overleg met tie en verkoop. Voorraadbeheer houdt zich, zoals het woord al zegt, bezig met voorraden. Alvorens wij ons bezig gaan houden met de eigenlijke doelstellingen van voorraadbeheer, staan wij eerst even stil bij het waarom van voorraden. De noodzaak van voorraadvorming komt voort uit de volgende situaties: Het opvangen van leveringstijdvariaties Er is een tijdsverschil tussen het moment waarop de vraag ontstaat en het moment waarop wij aan die vraag kunnen voldoen. Het opvangen van leveringshoeveelheidvariaties. Er is een verschil tussen de benodigde hoeveelheid, voortvloeiend uit de vraag, en de afgeleverde hoeveelheid, voortvloeiend uit de per zending minimaal te bestellen hoeveelheden goederen. Het opvangen van de doorlooptijd van de goederen in verband met handling in het magazijn. Door handling ontstaat oponthoud. Dit kan met extra voorraden worden opgevangen, zodat toch meteen aan de vraag kan worden voldaan. Het opvangen van de hoeveelheids- en tijdsvariatie bij de goederenafgifte. Ook bij het orderverzamelen en de expeditie .

37

VOORRAADBEHEER

treedt een tijdsvariatie gecompenseerd.

op, die via voorraadvorming kan worden

De hoogte van de voorraden wordt mede bepaald door een aantal binnen het bedrijf voorkomende taakgebieden, die ten aanzien van de voorraadvorming vaak tegengestelde belangen hebben. Zo zal de afdeling verkoop een zo breed mogelijk assortiment met per artikel zoveel mogelijk voorraad willen, teneinde onmiddellijk aan iedere vraag te kunnen voldoen. De afdeling inkoop zal, teneinde zo voordelig mogelijk te kunnen inkopen, grote partij en in één keer willen bestellen. De (eigen of externe) transporteur zal ernaar streven om zoveel mogelijk tegelijk te vervoeren, teneinde de vervoerskosten per eenheid zo laag mogelijk te krijgen. De magazijnchef tenslotte is gebaat bij de volgende zaken: gelijkmatige inkomende en uitgaande goederenstromen, in verband met gelijkmatige werkdruk per artikel minimale voorraden, teneinde de opslagkosten zo laag mogelijk te houden.

@

Randvoorwaarden optimaal voorraadbeheer

u ziet zijn er nogal wat belangentegenstellingen. Het streven minimale voorraden is niet in het belang van inkoop en vernaar koop; het streven naar gelijkmatige ingaande en uitgaande goederenstromen is niet in het belang van transportoptimalisatie. Het zoeken van evenwicht tussen die verschillende belangen komt in het onderdeel over servicegraad en voorraadkosten aan bod.

Zoals

Met

de bestaande belangentegenstellingen kunnen een aantal randvoorwaarden worden geformuleerd teneinde tot een optimaal beheer van de voorraden te komen. Ten aanzien van het inkoopproces zijn in ieder geval de volgende twee zaken van belang; De levertijden moeten bekend en betrouwbaar zijn. Alleen dan kan een optimale planning van mensen en middelen worden als uitgangspunt

gerealiseerd.

De kwaliteit van de ontvangen bestelling moet bekend en betrouwbaar zijn. Alleen dan kan een snelle doorstroming plaatsvinden en kan snel aan de wens van de afnemer worden voldaan. aanzien van het verkoopproces zijn minimaal drie zaken belangrijk, en wel: Een normaal verdeelde vraag en het bekend zijn met de afwij-

Ten

kingen daarvan. Een normaal verdeelde vraag heeft per periode weinig uitschieters of bekende uitschieters. Produktie- of distributieplanning is alleen goed mogelijk indien de vraag en de uitschieters daarin voorspelbaar zijn. Overzicht hebben van de introductie van nieuwe artikelen en van de voorgenomen verkoopacties. Ook dit is van belang voor de planning van de voorraadhoogte in het magazijn.

38

(

(

VOORRAADBEHEER

c Overzicht hebben van incourante voorraden.

Dit zijn voorraden die de laatste periode (minimaal één jaar) niet meer zijn verkocht of te weinig worden verkocht doordat de vraag ernaar is afgenomen of weggevallen.

Bij het voorraadbeheer zelf is het van belang dat aanzien van de voorraadrnutaties

de gegevens ten snel worden aangeleverd en dat ze

betrouwbaar zijn. Taakgebieden voorraadbeheer

Voorraadbeheer waarden, bestaan

zal, gegeven de reeds eerder beschreven randvooruit minimaal de volgende taakgebieden:

Het bewaken van bestellingen op levertijd en geleverde hoeveelheid; dat wil zeggen het signaleren van levertijdoverschrijding bij inkoop en het vragen om adequate maatregelen bij het leveren van verkeerde hoeveelheden en/ of artikelen. Het signaleren van incourante voorraden aan de hand van aantallen bestellingen en ligduur, en het daarbij opstellen van een plan om deze artikelen weg te werken in overleg met de afdeling verkoop. Het bewaken van het assortiment en het doen van voorstellen om artikelen te laten vervallen. Het vergelijken van de werkelijke afzet met de afzetprognose van de verschillende artikelen en het op basis daarvan nemen van maatregelen teneinde pieken in de fysieke voorraad te voorkomen. Het opnemen van nieuwe artikelen op basis van de daarbij behorende artikelinformatie. Het, indien noodzakelijk, bespoedigen van bestellingen Het aangeven wanneer grote orders kunnen worden uitgeleverd. Dit moet namelijk passen in de bezettingsplanning van personeel en middelen.

Zoals uit het voorgaande blijkt wordt er bij voorraadbeheer naar gestreefd de beschikbaarheid te optimaliseren. Dat betekent dat de juiste altikelen in de juiste hoeveelheden op de juiste tijdstippen op die plaatsen zijn waar de afnemer bereid is ze op te halen. In dat kader wordt vaak de term servicegraad gehanteerd; het gaat dan om de mate waarin aan de vraag van de afnemer tegemoet kan worden gekomen.

(

®

Servicegraad

De servicegraad kan op drie manieren worden gedefinieerd: 1 De servicegraad van de leverancier, ofwel de aankomstgraad. Dit is het aantal inkoopbestellingsregels dat binnenkomt

(ontvangen

goederen) gedeeld door het aantal regels op de bestelling. Als bijvoorbeeld regels op de bestelling 200 was, en er zijn daarvan 196 regels geleverd, dan is de servicegraad 1961200 X 100 % 98 %. In feite hebhen wij hier te maken met de leverbetrouwbaarheid van onze leverancier. De servicegraad voor de klant, ofwel de beschikbaarheidsgraad. Dit kan op een aantal manieren worden gedefinieerd: De servicegraad is dat gedeelte van de produkten dat uit voorraad geleverd kan worden. Het gaat hier meestal om =

2

39

c

VOORRAADBEHEER

2000 aantallen. Indien bijvoorbeeld van de totale orders van stuks van één artikel er 1940 stuks direct geleverd kunnen x 100 % 97 %. Het worden, is de servicegraad 194012000 3 is dan %. percentage neen-verkopen De servicegraad is het percentage van de regels op binnengekomen bestellingen dat meteen kan worden geleverd. De servicegraad is de waarde van de uitgevoerde orders als percentage van de waarde van de binnengekomen bestellingen. Het gaat hier om een vergelijking in geld: indien de binnengekomen bestellingen bijvoorbeeld een totale waarde hebben van € 2.500.000,- en de uitgevoerde orders hebben een waarde van € 2.400.000,-, is servicegraad volgens deze benadering 96 %. =

3

Zoals wij reeds zagen, is de servicegraad

of de

beschikbaarheid-

sgraad sterk afhankelijk van de hoeveelheid goederen die wij in voorraad hebben. Voor bijvoorbeeld een groothandel in huishoudelijke artikelen kan die relatie worden weergegeven als in afbeelding

( 4.

voorraden 1 mln gld)

Afb. 4. Relatie voorraadomvang

(x

en servicegraad.

8

o

75

85

95

==<>

(%) servicegraad

van een hoge servicegraad betekent het in staat zijn optimaal te concurreren. In sommige gevallen is de servicegraad nog belangrijker dan de prijs van het artikel, bijvoorbeeld in noodgevallen (bij autopech is een onderdeel op voorraad hebben belangrijker dan de prijs ervan op dat moment). Het handhaven van een concurrerende servicegraad brengt vanzelf-

Het

@

realiseren

sprekend kosten met zich mee. Deze kosten zijn te onderscheiden in: kosten van voorraad houden kosten van de negatieve voorraad, ofwel de kosten van het niet op voorraad hebben van de goederen.

Kosten voorraad houden

40

De kosten van het houden van voorraad zijn te onderscheiden in: Rentekosten van geld waarmee de goederen zijn aangeschaft. Ook indien hiervoor eigen geld is gebruikt, moeten deze rentekosten worden 'doorberekend, omdat het geld dat nu in voorraden zit, bijvoorbeeld op de bank had kunnen worden gezet.

(

VOORRAADBEHEER

c De kosten van het magazijn waarin

de goederen zijn opgesla-

gen.

Dat kunnen huurkosten of afschriivings- en rentekosten zijn. De kosten van schoonhouden van het magazijn. De kosten van voorraadregistratie. De kosten van het incourant worden van voorraden. De goederen moeten dan soms onder de kostprijs worden verkocht. De kosten van de negatieve voorraad bestaan uit de volgende elementen: De kosten van naleveren (onder andere via herhaalde orderbewerking en expeditiewerkzaamheden). De kosten van de tijd die nodig is om de afnemers over andere levertijden geïnformeerd te houden. De kosten van gemiste verkopen.

( (

Zoals nu duidelijk zal zijn, zullen zowel producerende als distribuerende bedrijven streven naar een optimale beschikbaarheid van goederen tegen zo laag mogelijke voorraadkosten, waarbij een snelle en efficiënte wijze van gegevensverstrekking en gegevensverkrijging

onontbeerlijk

is.

Een toename van de servicegraad heeft daarbij twee consequenties: 1 De distributiekosten (waarvan de voorraadkosten een belangrijk onderdeel zijn) nemen toe. Dit laat zich het beste in een grafiek duidelijk maken. Zie afbeelding 5. Afb. 5. Distributiekosten in relatie tot voorraadomvang en service-

woorden

(x 1 mln gld)

graad.

distributiekosten

( 8

o

75

2

85

95

===::> (%) servicegraad

De vraag zal toenemen naarmate de servicegraad toeneemt, totdat marktverzadiging

(iedereen heeft het produkt) is bereikt (vraag en omzet beïnvloeden elkaar evenredig). Zie hiervoor de grafiek van afbeelding 6.

Indien wij ervan uitgaan dat de vraagomvang, uitgedrukt in geld, gerelateerd moet worden aan de kosten waarmee dat vraagniveau

41

VOORRAADBEHEER

( omzet (x 1 mln gld)

Afb. 6. De ontwikkeling van de vraag bij het toenemen van de servicegraad.

8

o

75

85

95 (%) "serviceqraad

==C> ('

wordt bereikt, leidt dit tot de theoretisch maximale servicegraad op basis van kostenoptimalisatie. Dit is weergegeven in afbeelding 7. De theoretisch maximale servicegraad wordt bereikt op het moment dat verder stijgen maar de opbrengsten gelijk blijven.

Afb.

7.

opbrengst kosten (x 1 mln gulden)

------------------------?---

? theoretisch maximale servicegraad

( o

==C>

(%) servicegraad

De automatisering van het logistieke proces Doelstellingen automatiseren

@

Automatiseren van het logistieke proces streeft een aantal doelstellingen na, zoals: het vergroten van de verwerkingssnelheid van het goederenvoortstuwingsproces het verminderen van personele en materiële kosten het verminderen van het aantal fouten.

De hier genoemde doelstellingen vergroten met name de produktiviteit. Daarnaast kan men streven naar het verbeteren van de kwaliteit van de automatisering, zoals snellere, uitvoerigere en actuelere informa-

42

VOORRAADBEHEER

tievoorziening, en verbetering van de flexibiliteit van de automatisering.

In het logistieke proces onderscheidt men twee stromen: de goederenstromen en de informatiestromen. gaat het om de goederen die het fysieke proces van lossen, controleren, opslaan, verzamelen en verzenden doorlopen. De informatiestroom betreft het bijhouden en vastleggen van de voortgang van de goederenstroom. De informatiestroom stuurt en volgt de goederenstroom. Op basis van die informatiestroom worden beslissingen over de goederenstroom genomen. Het is van belang dat de informatiestroom exacte informatie geeft over de plaats en de omvang van de goederenstroom. anders kunnen op basis van foutieve informatie verkeerde beslissingen worden

Bij de goederenstroom

Goederenstromen

Informatiestromen

(

genomen.

Behalve de informatiestroom kan ook de goederenstroom worden geautomatiseerd.

Bij het automatiseren van de goederenstroom worden computers ingeschakeld voor het besturen van de hulpmiddelen in het magazijn. Deze computergestuurde hulpmiddelen worden in een andere

@

les behandeld.

Het automatiseren van de informatiestroom versnelt onder meer de volgende handelingen in het magazijn: De controle op binnenkomende goederen: de computer vergelijkt de ingebrachte gegevens van binnenkomende goederen met inkoopgegevens. Het toewijzen van een plaats in het magazijn: de computer kent de vrije palletplaatsen en wijst automatisch een vrije plaats toe. Het orderverzamelen: de computer produceert op basis van de klantenorder een orderverzamellijst in de volgorde waarin de goederen in het magazijn zijn opgeslagen. De expeditie: tegelijk met de orderverzamellijst kunnen facturen worden aangemaakt die de goederen naar de klant vergezellen.

Prestatie-indicatoren Norm voor

procesgegevens

Prestatie-indicatoren zijn genormeerde procesgegevens voor een bedrijf. Een prestatie-indicator geeft voor bepaalde elementen van het goederenvoortstuwingsproces, zoals effectiviteit, produktiviteit en bezettingsgraad, aan in hoeverre aan de daaraan gestelde norm wordt voldaan. Bij die toetsing wordt een gevonden waarde voor bepaalde gegevens vergeleken met een van te voren vast gestelde

normwaarde. Procesgegevens

Procesgegevens bestaan uit invoervariabelen, toestandsvariabelen en uitvoervariabelen. Elk van deze variabelen is opgebouwd uit een aantal gegevens:

43

VOORRAADBEHEER

c : materiaal, kosten, personeel, capaciteit Invoervariabelen Toestandsvariabelen: voorraadhoogte, doorlooptijd, omzetsnelheid,

uitval Uitvoervariabelen

:

produktie, verkoop, afkeuringen, omzet.

Bij de genoemde elementen van het goederenvoortstuwingsproces horen de volgende algemene prestatie-indicatoren: bezetti ezettmgsgraa d

e

...

ffiectiviteit .

werkelijke invoer

X

100

100

Ol.

=

i genormeer dee mvoer

werkelijke =

uitvoer

X

.

.

-

werkelijke uitvoer i IJ e mvoer werk e liike

x

100

,0

,0

genormeerde UItvoer

pro duktiIVIteIt

Ol.

Ol.

?o

Prestatie-indicatoren kunnen ook worden toegepast voor elementen van de servicegraad, zoals flexibiliteit, leverbetrouwbaarheid, levertijd en voorraadhoogte. De verschillende functies in het voortstuwingsproces dienen dan als uitgangspunt voor het beschrijven van de servicegraad-elementen, en wel volgens het schema van afbeelding 8.

Servicegraad

8. Relatie tussen de functies in het voortstuwingsproces en de servicegraad-elementen.

Afb.

-

Servicegraade/ement

Functie de juiste produkten in de juiste aantallen

Flexibiliteit

-

-

-

-

-

-

@

de juiste aantallen op het juiste moment

Leverbetrouwbaarheid

levering op het juiste moment tegen minimale kosten

} ..

levering tegen minimale kosten

}- ?

Levertijd

Voorraadhoogte

Praktisch gezien zullen wij in het magazijn de hierna beschreven prestatie-indicatoren kunnen toepassen, waarbij elke prestatie-indicator getalsmatig volgens verschillende normen kan zijn samengesteld:

De leverbetrouwbaarheid van een beste/opdracht. Het gaat hier om een vergelijking van de werkelijke leverdatum met de overeengekomen leverdatum. Deze prestatie-indicator wordt uitgedrukt in een percentage. Hoe hoger het percentage, hoe beter de leverbetrouwbaarheid. De leverbetrouwbaarheid van de inhoud van een beste/opdracht. Het gaat hier om een vergelijking van de werkelijk ontvangen hoeveelheid verkoopeenheden met het bestelde aantal verkoopeenheden. Deze indicator wordt eveneens uitgedrukt in een percentage.

44

(

(

VOORRAADBEHEER

De doorlooptijd bij de aankomst van een levering. Hier gaat het om de tijd die verstrijkt tussen het moment van binnenkomst tot het moment van opslag in de stellingen. Deze indicator wordt uitgedrukt in uren. De doorlooptijd van het orderverzamelen. Hierbij gaat het om de tijd die verstrijkt tussen het moment waarop de orders uit de printer komen en het moment waarop de volledige order is verzameld. Ook deze indicator wordt uitgedrukt in uren. De leverbetrouwbaarheid per zending. Het gaat hier om een vergelijking van de werkelijke leverdatum met de overeengekomen leverdatum. Deze prestatie-indicator

wordt uitgedrukt in een percentage. De voorraadhoogte van het magazijn.

Het gaat hier om een vergelijking van de voorraad aan het begin van een periode met de uitgifte in dezelfde periode. Deze indicator wordt uitgedrukt in dagen (het gemiddelde aantal dagen dat een goed in het magazijn ligt).

@

Natuurlijk zijn er nog meer prestatie-indicatoren in een magazijn in te voeren. De mate van gedetailleerdheid van deze indicatoren, ofwel de hoeveelheid indicatoren die men gebruikt, is afhankelijk van drie factoren: I De kosten van het verzamelen van de gegevens. Zijn de kosten hoger dan de verwachte opbrengsten van efficiency ofwel effectiviteitsverbetering, dan is de keuze voor een 2

3

beperkter aantal indicatoren meestal snel gemaakt. De betrouwbaarheid van de gegevens die men bij het berekenen van de indicator gebruikt. De verwachte verbeteringen bij gedetailleerde kennis van prestatie-indicatoren. Hoe slechter een proces verloopt, hoe meer er te verbeteren valt en hoe eerder men dus neigt tot het invoeren van meetinstrumenten, ofwel prestatie-indicatoren.

I(

Parate-ke?svragen Parate-kennisvragen bestrijken de gehele leerstof van deze les. Indien u het antwoord op een vraag niet (meer) weet, raadpleeg dan de tekst van de les op de plaats waar in de marge het nummer van deze vraag staat. Parate-kennisvragen behoeft u dus niet schriftelijk uit te werken en ze kunnen niet ter correctie worden ingezonden.

CD Geef een definitie van voorraadbeheer. (2)

Wat is de rol van logistiek management?

CD Met welk deel uit de bedrijfskolom houden zich respectievelijk material management en management fysieke distributie bezig?

45

VOORRAADBEHEER

CD In welke drie onderdelen kunnen we de goederenstroom bij een bedrijf onderverdelen?

CD Welke factoren bepalen aan de inputkant van het bedrijf de hoogte van de voorraden?

®

Waardoor ontstaan in het algemeen tussenvoorraden?

(j)

Wat zijn technische voorraden en wat is het verschil met economische voorraden?

®

Wat verstaat men onder de omzetsnelheid van een goed?

CV Wat verstaat men onder veiligheidsvoorraden worden zij aangehouden?

@

Welke twee

@

Waarom is voorraadvorming

en met welk doel

situaties van voorraadopbouw zijn mogelijk zoensvoorraden ?

(

bij sei-

noodzakelijk?

@ Noem enkele logistiek

bepaalde belangentegenstellingen binnen de onderneming met betrekking tot voorraadvorming.

®

Geef twee deflnities van servicegraad.

@

Welke kosten brengt het handhaven van een bepaalde servicegraad met zich mee?

@

Wat zijn de doelstellingen van automatisering van het logistieke proces?

@

Welke handelingen in het magazijn worden in het bijzonder door automatisering van de informatiestroom beïnvloed?

@ Noem een aantal

prestatie-indicatoren

die in het magazijn toegepast

?

(

kunnen worden.

@

Waarvan is het aantal prestatie-indicatoren en de mate van detaillering ervan afhankelijk?

(

46

VOORRAADBEHEER

Opgaven ·

·

(

·

(

·

ter correctie inzenden)

Vermeld duidelijk leesbaar boven elk blad van uw schriftelijk werk: 1.

uw naam en volledig adres

2.

cursusnaam,

3.1v?.: ·

(uitwerking

roosternummer en cursistennummer

I se?e:

-.

I

Nummer de bladen per les. Laat bij het uitwerken van de opgaven de daartoe bestemde correctiestrook vrij voor de opmerkingen en verbeteringen van de docent. Stel eventuele vragen naar aanleiding van de les op het uitwerkpapier. Formuleer uw vragen kort en duidelijk en laat voldoende ruimte over voor het antwoord van de docent. Vouw ten slotte per les de bladen te zamen, met uw naam naar buiten.

Opgave 1 In de tekst van deze les wordt onder andere gesproken over de tegengestelde belangen van de afdelingen inkoop, verkoop en magazijn, wanneer het gaat om voorraad-efficiency. Werk dit probleem uit aan de hand van de volgende gegevens: a. Van een artikel worden normaal per maand 100 pallets gekocht

b.

c.

d. e.

en 100 pallets verkocht. De ruimte in het magazijn is precies genoeg om deze maandafname in opslag te houden. De afdeling Verkoop verwacht dat in de toekomst permanent tweemaal zoveel artikelen kunnen worden verkocht dan nu het geval is. De nettowinst is 10 % van de inkoop. De afdeling Inkoop krijgt bij een grotere afname (in dit geval 2 x zoveel) 5 % extra korting op de inkoopprijs. De inkoopwaarde van één volle pallet van dit goed is € 200,-. Het inhuren van extra opslagruimte kost € 15,- per pallet per maand. De extra handling kost € 16,- per pallet bij externe opslag.

Geef gemotiveerd aan welke beslissing

als manager van deze onderneming zult nemen. Bedenkt hierbij welke argumenten de afdelingen Inkoop, Verkoop en Magazijn zullen gebruiken. u

47

'--,.. ./

,

00

"
(

'? \ ......

/

VOORRAADBEHEERSING

( Afb.

6.

Bestelpatroon bij de ver-

schillende bestelsystemen.

?serie bestellen

'?

doorlopend

onafhankelijk van voorraad

afhankelijk van voorraad

op

op

bestelniveau

bestelniveau

BQ-regel

BS-regel

(two-bin) periodiek

sQ-regel

sS-regel (periodiek aanvullen)

De informatiestroom bij het verwerken van orders Een voorraad verandert voortdurend van hoogte. De mutaties in de voorraad dienen ergens verantwoord te worden, zodat men altijd na kan trekken waarom de voorraad een bepaalde hoogte heeft. We bespreken in het kort de informatiestroom bij de gang van een order door een onderneming. Wanneer een klant een order plaatst, wordt, meestal door de verkoopafdeling, gekeken of de desbetreffende artikelen nog voorradig zijn. Dit gebeurt aan de hand van de voorraadlijsten. Vervolgens worden de bestelde artikelen gereserveerd, zodat men weet dat deze artikelen niet meer beschikbaar zijn voor andere orders. (Wanneer de minimum voorraad bereikt is, zal op het bestelmoment een nieuwe bestelling geplaatst moeten worden.) Vervolgens worden de orderverzamellijsten gemaakt. Hierop staat welke artikelen gepikt moeten worden, in welke aantallen, op welke locatie en voor welke klant. De magazijnmedewerker geeft op de orderverzamellijst aan dat hij een bepaald artikel gepikt heeft. Na het pikken wordt de voorraadverlaging verwerkt in de voorraadadministratie, aan de hand van de orderverzamellijsten. Vaak worden na het pikken de orders samengesteld en voor verzending klaargemaakt. Hiervoor maakt men bijvoorbeeld gebruik van verzamellijsten. De verzamelaars geven op de lijsten aan dat de artikelen verzameld zijn. Zodra de transportdocumenten klaar zijn, wordt een kopie daarvan naar de administratie gestuurd, als teken dat de artikelen nu geheel uit het magazijn zijn verdwenen. De informatiestroom zal per onderneming verschillen. De basis zoals boven besproken, komt echter bijna in elk magazijn voor. Automatisering


Afb.

5.

Bestelpatroon bij sS-

systeem: variabele bestelgrootte; vaste bestelperiode.

De informatiestroom wordt tegenwoordig hoe langer hoe meer geautomatiseerd. Met een computer kan men sneller werken dan met een kaartenbaksysteem (zeker in grote magazijnen) en de kans op fouten is kleiner. De computer kan zelf berekeningen maken. Bovendien kan men, wanneer men de locaties van de artikelen ook in de computer invoert, de orderverzamellijsten door het computersysteem laten maken.

57

?

VOORRAADBEHEERSING

( Een voorbeeld van een wat verder doorgevoerde vorm van automatiseren is het gebruik van leespennen. Door met de leespen over een streepjescode op de artikelen of voor het schap te strijken, geeft men de mutaties rechtstreeks door aan de computer. Een ander voorbeeld van het gebruik van de streepjescode is de kassa in de supermarkt. Ook hier kan de computer per artikel bijhouden wat er verkocht is en hoe hoog de voorraad is.

Voorraadadministratie

Inventarisatie Om te weten hoe hoog de voorraad is, wordt een voorraadadministratie bijgehouden. Zo kan men de voorraad bijhouden op een kaartsysteem maar ook in de computer. Op zo'n voorraadkaart staan bijvoorbeeld de volgende gegevens: artikelcode en/of artikelnaam de eenheid waarin het artikel de voorraad is opgenomen (pallet,

colli, stuks)

de minimum voorraad (ofwel het bestelmoment)

(

de bestelgrootte

de maximum voorraad het besteltijdstip. Afb.

7.

Een lade uit een kast van

(zichtbaar) kaartsysteem voor de voorraadadministratie. een

(

(

58

VOORRAADBEHEERSING

r Belang controle

@

Inventarisatiemethoden

®

Regelmatig dient gecontroleerd te worden of de werkelijke voorraad overeenkomt met de voorraad volgens de voorraadadministratie. Dit heeft niet alleen als doel eventuele verschillen te corrigeren in de voorraadadministratie en in de boekhouding, maar ook om te zien of er structurele fouten voorkomen met betrekking tot de voorraadhoogte en wat de oorzaak daarvan is. Hiermee kan men onder andere voorkomen dat er misgegrepen wordt bij het pikken, of dat er te hoge voorraden ontstaan. Bovendien is het financieel gezien belangrijk dat de voorraad klopt, daar er in voorraden veel geld geïnvesteerd wordt. Er bestaan verschillende manieren van inventariseren: 1 een integrale opname 2 een partieel roulerende opname 3 een simultane opname.

Bij een integrale opname worden alle in het magazijn aanwezige goederen geteld. Bij een partieel roulerende voorraadopname wordt regelmatig een aantal artikelen geteld. Het aantal inventarisaties is zodanig dat in de loop van een jaar alle artikelen minstens éénmaal zijn opgenomen.

Wanneer dezelfde artikelen in meerdere magazijnen liggen opgeslagen (bijvoorbeeld in geval van een afzonderlijke bulkopslag en detailopslag), is het nodig de voorraadopname in de magazijnen gelijktijdig (simultaan) te doen plaatsvinden. Het inventariseren gebeurt met behulp van inventarisatielijsten. Zo'n lijst kan er bijvoorbeeld uitzien als in afbeelding 8.

nummer:

Voorraadopnamelijst

datum: art. code art. bena-

art.

locatie

ming

getelde hoe!veelheid kingseenh. verpak-

voorr. volgens mag. verschil

waarde mag.

administ.

versch.

-

+

cC

Afb. lijst.

8. Voorbeeld inventarisatie-

Informatie en fouten Het belang van goede informatiestromenzal nu duidelijk zijn. Het kan echter ook belangrijk zijn de gegevens, nadat de gehele order is afgehandeld, te bewaren. In te veel ondernemingen wordt deze informatie gewoon weggegooid. Zo kan men achteraf, wanneer er iets fout blijkt te zijn gegaan met een order, niet meer natrekken waar de oorzaak ligt.

Dit hoeft bij een enkele fout niet

erg te zijn, maar wanneer blijkt dat er sprake is van een structureel probleem, is het belangrijk de

59

VOORRAADBEHEERSING

c echte oorzaak te kunnen vinden. Zo kunnen in de toekomst meer fouten voorkomen worden. Het zal duidelijk zijn dat het voor een onderneming verstandig is de gemaakte fouten en de oorzaak daarvan te noteren en te bewaren. Overigens kunnen dergelijke "historische gegevens" ook van belang zijn bij veranderingen of uitbreidingen van een magazijn.

Parate-kennisvragen bestrijken de gehele leerstof van deze les. het antwoord op een vraag niet (meer) weet, raadpleeg dan de tekst van de les op de plaats waar in de marge het nummer

Parate-kennisvragen

Indien

u

van deze vraag staat. Parate-kennisvragen behoeft u dus niet schriftelijk uit te werken en ze kunnen niet ter correctie worden ingezonden.

( '?---

CD Welk verband bestaat er tussen voorraden en de servicegraad? CD Waarvoor kan men de ABC-analyse

als uitgangspunt

gebruiken?

CD Wat kan men berekenen met de formule van Camp?

G) Wat

zijn de beperkingen van de formule van Camp?

CD Hoe luidt de formule van Camp?

@

Wat zijn de beslissingsregels die door de voorraad- of bestelsystemen beantwoord worden?

(j)

Waarvoor dient een veiligheidsvoorraad?

®

Wat zijn de kenmerken van het BQ-systeem?

{.: <,

CV Wat zijn de kenmerken van het SQ-systeem? @) Wat zijn de kenmerken van het sS-systeem?

@ Wat zijn

de kenmerken van

het ST-systeem?

@

Wat is het doel van voorraadinventarisatie?

®

Welke inventarisatiemethodes zijn

@

Wat staat er op een inventarisatielijst?

er?

( 60

VOORRAADBEHEERSING

Opgave 4

Beschrijf hoe de inventarisatie in uw bedrijf in zijn werk gaat. Indien dit niet mogelijk is, beschrijf dan een willekeurige inventarisatie.

(

(

62

VOORRAADBEHEERSING

(

Opgaven e

. e

e

.

(uitwerking ter correctie inzenden)

Velmeld duidelijk leesbaar boven elk blad van uw schriftelijk werk: 1.

uw naam en volledig

2.

cursusnaam,

adres

roosternummer en cursistennummer

Nummer de bladen per les. Laat bij het uitwerken van de opgaven de daartoe bestemde correctiestrook vrij voor de opmerkingen en verbeteringen van de docent. Stel eventuele vragen naar aanleiding van de les op het uitwerkpapier. Formuleer uw vragen kort en duidelijk en laat voldoende ruimte over voor het antwoord van de docent. Vouw ten slotte per les de bladen te zamen, met uw naam naar buiten.

(

Opgave 1 Basisgegevens voor de formule van Camp: 50 aantal weken per jaar 60 weekafzet in eenheden =

=

bestelkosten (per bestelling) € 750,opslagkosten (per eenheid op jaarbasis) =

=

€ 30,-

Bereken de optimale bestelhoeveelheid (Qopt). Bereken het bestelinterval en de totale kosten bij het gebruik van de optimale bestelhoeveelheid. Opgave 2 Basisgegevens: 4000 jaarafzet (50 weken) € bestelkosten 100,€ 20,voorraadkosten 4 levertijd in weken

(

=

=

=

=

Bereken de economische bestelserie (Qopt), de weekafzet, het bestelniveau

en de gemiddelde voorraad, indien gebruik gemaakt

wordt van het BQ-systeem. Opgave 3 Basisgegevens: 100 weekvraag 400 Qopt levertijd in weken 1 jaar 52 weken =

=

=

2

=

Bereken het bestelniveau, SQ-systeem.

indien gebruik gemaakt wordt van het

( 61

KWALITEIT

Vak 578 serie

C

Les 5

Kwaliteit Inleiding Kwaliteit is een erg belangrijk begrip in het bedrijfsleven van tegenwoordig. De, ook internationaal, groter wordende concurrentie maakt de noodzaak te zorgen voor goede kwaliteit steeds groter. Het magazijn speelt hierbij een belangrijke rol. De zogenaamde "leverbetrouwbaarheid" is een belangrijk punt bij de beoordeling van de kwaliteit die door een bedrijf wordt geleverd. In deze les gaan we kijken op welke wijze het begrip kwaliteit een rol speelt bij het werk van een magazijnmeester.

Het begrip kwaliteit Het woord kwaliteit komt uit het Latijn en betekent hoedanigheid. verstaan onder het woord kwaliteit: CD de mate waarin een produkt of dienst kenmerken en eigenschappen bezit die van belang zijn voor het kunnen voorzien in een bepaalde

Wij

Definitie kwaliteit

behoefte.

In

deze

defi?itie kunnen

'., '.,"

merke

"i' Ke'

we twee

on?er?elen on??rsch?ideIl: '?"êt ·ääldebehoffte". orzletttn:····· :-""-'."'-"'> lli .

··

'

_

,

.'

'.'

,

,.-,?t?U?n,zeZijn

...

... ........ .... .. in eén behoefe" denken hl' gemeen "meetbaar".' Bij "voorzien we aan de behoeften van de klant. Dat brengt ons bij een andere defmitie van kwaliteit. Daar vrijwel alle bedrijven zich thans intensief met de kwaliteit van hun produkten bezighouden, zijn er ook steeds meer definities van het woord kwaliteit bedacht. Eén daarvan luidt: Voldoen aan de wensen van de CD Kwaliteit is het voldoen aan de wensen van de klant. De klant bepaalt dus wat kwaliteit is. klant ,.

....

".' ,....

..

Het belang van kwaliteit Er zijn nog steeds mensen die denken dat het promoten van het begrip kwaliteit een modegril is van een kleine groep zich experts wanende lieden. Het tegendeel is echter maar al te waar. De zorg voor een goede kwaliteit (kwaliteitszorg dus) neemt in organisaties een steeds centraler plaats in. Aanvankelijk dacht men dat het verbeteren en constant controleren van de kwaliteit enorm veel geld zou gaan kosten. Werken volgens vaste procedures met controlemeetpunten daarin verwerkt kost geld. Het in de handel brengen

63

KWALITEIT

( van een produkt dat de beloofde kwaliteit niet waarmaakt, kost vele

Concurrentie

malen meer. CD Het is pure noodzaak voor elk bedrijf aan kwaliteitszorg te doen. De concurrentie wordt steeds heviger, ook internationaal (Japan,

Klantenbinding

een Verenigd Europa). Veel afnemers keren zich af van bedrijven waar door de verkoopafdelingen en in kleurenfolders met gloedvolle woorden gesproken wordt over de hoogwaardige kwaliteit van de produkten, terwijl na aflevering blijkt dat deze kwaliteit niet wordt waargemaakt. Als de keus zo groot is, wordt kwaliteit erg belangrijk. De klant is in de loop der jaren steeds mondiger geworden. Hij (zij) stelt eisen ten aanzien van prijs, betrouwbaarheid, duurzaamheid, levensduur, service (nazorg). Met deze eisen zal men dus rekening moeten houden wil men de klanten behouden, of wel tot klantenbinding komen. Tekortschietende prestaties op het gebied van kwaliteit worden door de klant afgestraft door bij de betreffende leverancier minder of in het geheel niet meer te kopen. Uit de praktijk is bekend dat veel klanten niet eens klagen als niet aan kwaliteitseisen wordt voldaan, 90 % van hen zal nooit meer terugkomen. Het verlies van klanten zou wel eens veel meer geld kunnen kosten dan de inspanningen om een goede en constante kwaliteit te bereiken. Kwaliteit is een kwestie van overleven.

(

( Afb.

1.

De consument houdt zich met kwali-

steeds bewuster bezig teit.

Taken van het magazijn

Verantwoordelijkheden magazijnpersoneel gebied van kwaliteit

op het

De primaire functie van het magazijn is de tijdelijke opslag van goederen in afwachting van de volgende bestemming of verwerking. Het magazijn is een onmisbare schakel in de goederenstroom. Produktie en verbruik (gebruik) kunnen nooit naadloos op elkaar worden afgestemd. Dit ondanks het toepassen van moderne benaderingen, zoals Just In Time (JIT) en de varianten daarop, zoals Just In Line (JIL). In een magazijn worden natuurlijk nog veel andere werkzaamheden verricht. Het is vaak de plaats waar orders worden verzameld of worden samengesteld.

(

64

KWALITEIT

CD leder magazijn heeft een specifiek tak?mpakklt, afhankelijkvan het soort bedrijf. De volgende taken komen echter in vrijwel ieder magazijn voor: çOl'1trqleren,.opslag,bel1eer, bewaken, uitgeven, vei'zeIl9:yp:.?Jli;?.ya??r?:rr*,P<"sP;Oê'i.tOTI;1,?1§rC;.;$ Toegevoegde waarde

Kwaliteitsvoorwaarden magazijnbeheer

(

Bij alle hiervoor beschreven handelingen mag

de kwaliteit van de aan de zorgen van het magazijn toevertrouwde produkten niet achteruit gaan. In tegendeel zelfs, het magazijn met de daarin opererende organisatie zorgt er niet alleen voor dat de kwaliteit gehandhaafd blijft, er wordt ook waarde toegevoegd aan de aldaar opgeslagen produkten. Er moet dan wel aan de volgende voorwaar-

den worden voldaan: Alles ligt op de juiste plaats (lokatienummers). De goederen zijn gedocumenteerd (toepassingsgebied). Er wordt scherp gewaakt om Out-of-8tock-situaties (niet op voorraad) te voorkomen. De voorraad klopt en kan bovendien op ieder gewenst moment, vaak zelfs op afstand (via computer/modem-verbinding) geraadpleegd of gecontroleerd worden (of besteld: tele-orders), Tussentijdse of periodieke tellingen kunnen eenvoudig worden uitgevoerd.

Als aan de vorige voorwaarden is voldaan, worden jaarlijkse accountants controles plezierige routines. De produkten liggen doelmatig opgeslagen in een ruimte met goede klimatologische voorzieningen. Er wordt gezorgd voor goede werkmethodes, zodat snel gereageerd kan worden op orders met prioriteit 1 (dus snelle reactietijden). Er is een goede communicatie met de verkoopafdelingen maar ook met alle andere bedrijfsafdelingen. Er is een goed inzicht wat de consequenties zijn van vertragingen in de afleveringen, vooral bij speciale artikelen en contractuele leveranties. Er is daarbij inzicht in de betrouwbaarheid van de levering.

Betrouwbaarheid van de levering

Dienstverlening

.

CD Het magazijn staat centraal in het afleveringscircuit. Vaak kunnen problemen die elders hun oorzaak hebben, in het magazijn worden opgevangen. Magazijnpersoneel met de juiste dienstverlenende instelling is voor het bedrijf, maar vooral voor de klant, goud waard. Bij de beoordeling van een bedrijf is betrouwbaarheid van de levering een erg belangrijk punt. Eigenlijk gaat het hier om een facet van een veel groter geheel, namelijk betrouwbaarheid in algemene zin. Het magazijnpersoneel kan daaraan in hoge mate bij dragen.

Inzicht in normen Definitie

Een norm is een regel of richtsnoer, of de toestand die voor een categorie van personen of zaken de gewoonte is of waarnaar zij zich kunnen of moeten richten.

65

KWALITEIT

c Algemene

Het is niet de bedoeling van deze

les dat we het hebben over andere algemene normen die het persoonlijke levensnormen en en/ofinnerlijke gedrag van mensen in goede banen proberen te lei-

normen

den. Als we het

in het bedrijfsleven over normen hebben, bedoe-

len wij daarmee regels of richtlijnen die nauwkeurig aangeven hoe een produkt gemaakt moet worden of hoe bepaalde werkzaamheden verantwoord en volgens vaste patronen moeten worden uitgevoerd. Normen brengen eenheid en normen verhogen ook de doelmatigheid in het werken. Het vaststellen van normen noemen we normalisatie. Als we wat dieper in de deze materie duiken, stuiten we onmiddellijk op de naam van het Nederlands Normalisatie Instituut (NNI) in Delft. Dit instituut heeft zich ten doel gesteld de maatschappelijke functie van normalisatie uit te dragen. De belangrijkste activiteit (en bron van inkomsten) van het NNI is het uitgeven van Nederlandse normbladen (NEN Nederlandse Norm) en het vertalen en uitgeven van buitenlandse normbladen. Inmiddels zijn hier ook de Europese Normen (EN) bijgekomen.

NNI

=

Het waarom

We hebben al een paar redenen genoemd om normen te gaan gebruiken: normen brengen eenheid en verhogen de doelmatigheid. Er zijn nog wel meer redenen te noemen om normen te gaan gebruiken, of anders gezegd te gaan normaliseren. Dat zijn onder

van normen

andere: standaardisatie uitwisselbaarheid typebeperking ver doorgevoerde routines integratie efficiëncy snelheid van werken.

Afspraken

®

Een paar andere definities van normen maken ook enigszins duidelijk waarom normen worden gehanteerd. Het zijn vooral afspraken, waardoor men weet wat men kan verwachten: Normen zijn afspraken gemaakt door belanghebbenden. Normen zijn geautoriseerde afspraken binnen een bedrijf. Normen vormen een referentiekader voor een kwaliteitssysteem.

(

In vrijwel

ieder vakgebied bestaan normen of worden normen zoals: bouw, chemie, elektrotechniek*), metalen, milieu, transport en verpakking, werktuigbouw, telecommunicatie enzovoort. Ook in de gezondheidszorg, onderwijs en bijvoorbeeld de sport gelden normen. De gele en rode kaarten uit de voetbalsport zijn ook kleine normbladen. Al staat er niet veel op, de betekenis is volledig duidelijk. Evenals bij het voetbalspel is het invoeren van normen in de industrie geen eenvoudige zaak. Dit geldt vooral ook bij de invoering van kwaliteitsnormen. Iedereen weet dat het noodzakelijk is, maar dan wel als het slaat op het werk dat door anderen moet worden gehanteerd,

*) Het NNI houdt zich bezig met het opstellen, vertalen enlof uitgeven van algemene normen. Er is nog een soortgelijke organisatie. Dit is het Nederlands Electrotechnisch Comite (NEC), dat zich richt op de elektrotechnische normalisatie.

(

66

KWALITEIT

uitgevoerd. Het eigen werk is immers toch prima! Een goede kwaliteit kan echter pas bereikt worden als iedereen binnen een bedrijf zich houdt aan de vastgestelde normen. Het (voetbal)spel kan pas goed gespeeld worden als iedereen zich aan de afspraken houdt!

Normalisatie en kwaliteit Bedrijven worden steeds vaker geconfronteerd met afnemers die vragen welke maatregelen er in een bedrijf gelden om kwaliteit en de handhaving daarvan te waarborgen. Om te kunnen aantonen dat

Afb. 2. Voorblad van de norm NEN-ISO 9002.

UDC 65B.56

--- NORM---

Kwa I iteitssyste men

NEDERLANDSE

Model voor de kwaliteitsborging bij het vervaardigen en het installeren

c

NEN-ISO 9002 EN 29 002

Qualitv systems

-

Modef for

QlJëtlity

assurance in production and installation

te druk. september 1SaS Vervangt NEN 2647

Nationaal voorwoord Deze norm is een vertaling van de internationale norm ISO 9002: 1987 "Quality systems Model for quality assurance in productien and installation" van de International Organization for Standardization (ISO). -

De European Committee for Standardization (CEN) heeft op 1987·12-10 een Europese norm (EN 29002) aanvaard. waarbij de internationale norm ISO 9002, le druk, 1.987, ongewijzigd is aangenomen. Oe leden van de eEN zijn de nationale normalisatie·instituten

België

Frankrijk

Denemarken

Griekenland Ierland Italië

Duitsland ?nJand

Nederland Noorwegen Oostenrijk Portugal

van:

Spanje

Verenigd Koninkrijk Zweden Zwitserland

Deze normalisatie-instituten hebben zich verplicht de Europese normen de status van nationale norm te geven. Met de publikatie van deze norm is het Nederlands Normalisatie-instituut deze verplichting nagekomen. In deze norm is de term bedrijf als een vorm van organisatie gebruikt. Dit kan ten onrechte de indruk wekken dat de toepassing van deze norm beperkt is tot (industriële) bedrijven. Dit is geenszins het geval: de inhoud kan evenzeer dienen voor andere vormen van organisaties, instellingen of bureaus. De in deze norm gebruikte term "procedure" moet als een verzamelbegrip worden beschouwd voor regels, voorschriften en afspraken betreffende het onderwerp en doel van bepaalde werkzaamheden. TItels van de vermelde normen: NEN·ISO 9000 Kwaliteitszorg en normen voor kwaliteitsborging. Richtlijnen voor de keuze en de toepassing NEN·ISO 9001 Kwaliteitssystemen. Model voor de kwaliteitsborging bij het ontwerpen/ontwikkelen, het vervaardigen, het installeren en de nazorg NEN·ISO 9003 Kwaliteitssystemen. Model voor de kwaliteitsborging bij de eindkeuring en de beproeving.

NEN-!S·J ;CC2

67

KWALITEIT

NEN-ISO-normen

(' ®

het kwaliteitssysteem aan bepaalde voorwaarden voldoet, zijn er internationaal erkende normen. In Nederland bestaan hiervoor de normen NEN-ISO 9000, 9001, 9002, 9003 en 9004. Gebruikelijk is te spreken van de serie NENISO 9000. Wat NEN betekent is al bekend. ISO staat voor International Organization for Standardization. Waarom vijf normen over één onderwerp kwaliteit? Het begrip kwaliteit duikt in zo veel verschillende gedaantes op in bedrijven en organisaties met totaal verschillende achtergronden en werkterreinen, dat het gewoon niet anders kan. We geven hieronder in het kort de doelstelling en toepassing van de vijf NEN-ISO-normen: NEN-ISO 9000 verduidelijkthet onderscheid en de samenhang van de voornaamste uitgangspunten voor de keuze en toepassing van kwaliteitssystemen volgens andere de ISO-normen. Algemene richtlijnen dus. NEN-ISO 9001 beschrijft een model voor de kwaliteitsborging bij het ontwerpen, ontwikkelen, vervaardigen, installeren en de

nazorg van produkten. NEN-ISO 9002 beschrijft een model voor de kwaliteitsborging bij het vervaardigen en installeren. (Dit is dus minder uitgebreid dan 9001, want ontwerp en ontwikkeling zijn er niet bij betrokken. ) NEN-ISO 9003 beschrijft een model voor de kwaliteitsborging bij de eindkeuring en beproeving (bijvoorbeeld bij een handelsfirma).

NEN-ISO 9004 beschrijft een reeks basiselementen aan de hand waarvan en kwaliteitssysteem kan worden ontwikkeld en ingevoerd. Deze norm is van toepassing op zowel de dienstverlening als op de fabricage van produkten. Ook is het mogelijke na het bestuderen van deze norm nader vast te stellen welke norm voor een bepaald bedrijf het beste kan worden toegepast. bovenstaande komen we de termen "kwaliteitszorg" en "kwaliteitsborging" tegen, die we in het kort nader zullen verkla-

In het ren. Kwaliteitszorg

Kwaliteitsborging

Onder kwaliteitszorg verstaan we het totaal aan activiteiten die tot doel hebben factoren die van invloed zijn op de kwaliteit van een produkt, proces of dienst, zodanig te integreren en beheersen, dat een produkt wordt geleverd of een dienst wordt verricht met de beoogde kwaliteit. Onder kwaliteitsborging verstaan we de manier waarop geprobeerd wordt de kwaliteitszorg in de organisatie te verankeren, deze tot een wezenlijk deel van de organisatie te maken. Daarbij moeten we onder andere denken aan een kwaliteitshandboek, waarover straks meer.

Certificaat

Heeft men alle voorschriften en procedures vastgelegd en alle maatregelen ingevoerd, dan kan worden aangetoond dat men aan bepaalde voorwaarden voldoet. Het bedrijf kan dan een certificaat behalen dat afnemers de zekerheid geeft dat de kwaliteitszorg goed is geregeld.

68

KWALITEIT

niet al die zaken in de hand, maar hij staat wel midden in de praktijk. Een gezond verstand is nog steeds het sterkste gereedschap bij het praktische dagelijkse werk. Een inkoper kan wel scherp onderhandelen over prijzen, en een computer kan automatisch bestellingen genereren, maar regelmatig ontstaan er toch afwijkende situaties, die alleen door een praktijkman juist kunnen worden ingeschat en zonodig kunnen worden gecorrigeerd. Computersystemen, hoe goed ook opgezet, kunnen niet zonder de "brains" van hun schepper. Al is het systeem nog zo goed, er kunnen door de mens verkeerde gegevens zijn ingestopt. De problemen die daaruit voortkomen, manifesteren zich meestal veel later op een zeer ongewenst moment. Het is dan vaak de magazijnmeester die daarmee geconfronteerd wordt. Hij kan juist daar bijdragen aan een goede kwaliteitszorg door tijdig fouten en afwijkingen te signaleren en ze op te lossen. Zeker zo belangrijk is dat zo nodig actie wordt ondernomen om die fouten in de toekomst te voorkomen. Dat kan tot gevolg hebben dat procedures moeten worden bijgesteld.' Papierstroom

Magazijn werkt met geautoriseerde bescheiden

('

@ De eerder genoemde

papierstroom waarmee het werk in het magazijn wordt aangestuurd, is erg belangrijk. We denken hierbij aan: verzendadviezen (pakbonnen) werkorders monteurs (dus: materiaaluitgifte) project-stuklijsten andere geautoriseerde magazijn-uitgiftebescheiden.

Met "geautoriseerde bescheiden" wordt bedoeld dat de ontvanger ervan gemachtigd is de daaruit voortvloeiende handelingen te verrichten. Hierbij gaat het in het algemeen om door de computer geproduceerde officiële bescheiden. Op het moment dat genoemde bescheiden in de computer worden gecreëerd, worden de betref-

fende artikelen gereserveerd op het aangegeven ordernummer (zichtbaar in de computer). Het magazijn levert uit, waarna eventueel onverwijld de factureerslag kan worden uitgevoerd door de

computer. r:

Ordersoorten

Het hanteren van normen maakt dat van de medewerker in het magazijn nog meer aandacht wordt gevraagd. In de praktijk wordt dit meestal als volgt geregeld. Door de afdeling bedrijfsorganisatie is een systeem opgezet van ordersoorten. Dit is een systeem van code-afspraken, waarbij alle ordersoorten uit het bedrijf een codenummer krijgen. Dit codenummer wordt op de bescheiden afgedrukt en bepaalt welke controle-activiteiten op de bewuste order van toepassing zijn. En dan komen we meteen op het gebruik van normen. In veel

\

'

bedrijven werd al jaren gebruik gemaakt van een boek met procedures, werkinstructies, aanwijzingen enzovoort, kortom met kwaliteitsnormen en controlenormen. Het was dan allemaal misschien nog niet 100 % professioneel, maar er was goed mee te werken. Als er iets veranderde, werd er een nieuw blad in het boek gedaan of Handboek kwaliteitszorg

er werden aanvullingen geschreven op de bestaande instructies. Voor die bedrijven is de overstap naar het Handboek Kwaliteitszorg volgens de ISO-9000-serie niet zo erg groot. De diepgang van dat

handboek is wel veel groter en het naleven van de procedures en

70

(

..

c

KWALITEIT

@

werkinstructies daaruit, is van cruciaal belang. De directie is verantwoordelijk voor de opzet van dat handboek. Voor bedrijven die tot nu toe in het geheel niet gewend waren volgens kwaliteitsnormen of controlenorrnen te werken, is de verandering veel groter. De tijd is voorbij dat er gewerkt wordt op basis van gevoel én/of ervaring. De ervaring, kennis en controletechnieken zijn nu op schrift gezet (u had ook inspraak) en het werk is veranderd. De verantwoordelijkheid voor het hanteren van de vastgestelde procedures, die voorheen ogenschijnlijk door anderen gedragen werd, ligt nu bij u. Via het systeem van ordersoorten kan er een terugkoppeling plaatsvinden naar het Handboek Kwaliteitszorg. Daarin ligt precies vast welke bewerking, controles, behandeling een bepaalde ordersoort op de respectievelijke afdelingen dient te ondergaan.

(

Kwaliteitscontrolesystemen Wat betreft kwaliteitscontrolesystemen onderscheid in controlesystemen bij:

in het magazijn maken we

goederenontvangst orderverzamelen verzending.

Goederenontvangst Snelle controle noodzakelijk

Ontvangstprocedure

@

De afdeling goederenontvangst is een belangrijk centrum in een bedrijf. In de eerste plaats moet vastgesteld worden of hetgeen aangeleverd (ontvangen) wordt ook inderdaad besteld is. Over het algemeen moet dit heel snel geschieden omdat de vervoerders niet kunnen wachten totdat de zending helemaal gecontroleerd is. In de praktijk wordt meestal als volgt gewerkt: 1. De zending moet vergezeld gaan van een vrachtbrief + pakbon (paklijst), waarop het ordernummer (inkoopnummer) vermeld staat. Hoe gehandeld moet worden als dit niet het geval is, kan

/C· 2.

3.

4.

5.

6.

van bedrijf tot bedrijf verschillen. Vaak worden de goederen eenvoudig geweigerd. De zending wordt snel gecontroleerd op enkele criteria: aantal colli compleetheid uiterlijk waarneembare schade aanwezigheid begeleidende bescheiden. De vrachtbrief wordt afgetekend. Als de zending niet volledig gecontroleerd kan worden, wordt dit aangetekend op de vrachtbrief. De goederen worden doelmatig, netjes en overzichtelijk geparkeerd in de aankomsthal. De melding dat de goederen "in huis zijn" wordt onverwijld ingetoetst in het computersysteem of in een aankomstregister vastgelegd. Afhankelijk van het soort bedrijf en de daarin gebruikte werkmethodes zijn er hierna verschillende handelingen mogelijk. De zending kan compleet doorgestuurd worden naar het hoofdmagazijn of naar een hulpmagazijn (bijvoorbeeld kwaliteitscon-

71

KWALITEIT

7.

trole). In kleinere bedrijven ziet men vaak dat de goederen direct na binnenkomst naar hun eindbestemming geen. Aan de hand van het nummer van de inkooporder is meestal vast te stellen welke handelingen dienen te worden uitgevoerd. Uit dat ordernummer kan bijvoorbeeld het volgende te lezen zijn: a. bestemd voor voorraad (dus naar magazijn) X b. bestemd voor klant 00 · controle) (visuele ordersoort 09 · (eerst naar controle-afdeling) ordersoort bestemd voor project (projectnummer) c. 8 kan naar projectreserveringshal · projectleider inlichten. Hierna volgen handelingen ten behoeve van de administratieve en financiële afhandeling (0. a. feedback op inkoop en doorgeven naar inkoop-fakturenafstemregister).

De hiervoor beschreven globale procedure leent zich bij uitstek om Het voordeel daarvan is, vast te leggen in een kwaliteitshandboek. dat de procedures en werkinstructies allemaal op dezelfde wijze worden opgezet, waardoor ze eenduidig en ook "gebruikersvriendelijk" zijn. Het is niet mogelijk om een standaardprocedure te schrijven voor het ontvangen van goederen. Dit komt doordat het ene bedrijf veel verder is dan het andere met de automatisering van het logistieke traject, waar ontvangstafdeling en expeditie deel van uitmaken.

Professioneel vastleggen procedure

(

Bovendien is de procedure sterk afhankelijk van het soort bedrijf. Bij een bedrijf waar men nog niet zo ver is met dat deel van de automatisering, zal men met lange schriftelijke procedures en werkinstrukties moeten werken. Die procedures zijn ontstaan uit de check-lists

die men voorheen gebruikte.

Als degene die genoemde gegevens aan het centrale

computersys-

teem moet toevertrouwen elders, bijvoorbeeld op de fmanciële administratie, achter een computer zit, zal men de "in-huis-melding" en de bijzonderheden daar omheen schriftelijk moeten overdragen (bijvoorbeeld via een aankomstdossier). Gemakshalve gaan we in deze les voorbij aan die bedrijven waar de computer nog helemaal niet is "binnengetreden". Bij veel bedrijven staat in de ontvangst- of aankomsthal ook een computerterminal. Er is dan een menu goederenontvangst waar de

ontvangen goederen worden ingetoetst. Het systeem (dus het gehele bedrijf) weet dan dat de goederen beschikbaar zijn voor gebruik of kwaliteitscontrole.

@

TI

Tussenmagazijn

Over het algemeen zijn de werksituaties bij de afdeling aankomende (binnenkomende) goederen weinig rustgevend. Veel tijd wordt in beslag genomen door het lossen en primair inspecteren van de zendingen, het aftekenen van de vrachtbrieven en het begeleiden van de vervoerder. De cultuur aldaar leent zich over het algemeen niet voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles met technische achtergronden. De goederen worden meestal overgebracht naar een speciaal (tussen)magazijn voor de produkttechnische kwaliteitscontroles. Daar wordt gecontroleerd of de materialen of onder-

.

{ c

KWALITEIT

c delen voldoen aan de technische specificaties. Daarbij wordt uiteraard gebruik gemaakt van controle- en testmethodieken zoals deze in het kwaliteitshandboek omschreven staan. Controle bij vaste leveranciers

De afdeling inkomende goederen (ook wel genoemd ontvangst- of is in principe een verlengstuk van de afdeling aankomstafdeling) inkoop. Als de afdeling inkoop werkt met gecontroleerde en goedgekeurde leveranciers, die genoteerd staan op een lijst, kan aan-

komst- en kwaliteitscontrole bij die leveranciers een andere diepgang of een andere structuur hebben dan bij een onbekende leverancier. Bij het selecteren van vaste leveranciers worden er afspraken gemaakt waardoor de ontvangstafdeling precies weet wat gecontroleerd moet worden. Na de controle in de ontvangstafdeling worden stickers op de zending aangebracht waaruit blijkt dat verpakking, hoeveelheid, samenstelling en eventueel de kwaliteit zijn gecontroleerd.

c

In de norm NEN-ISO-9002 punt 4.9 "Keuring en beproeving" valt meer te lezen over de bier genoemde procedures. Zie afbeelding 3.

4.9

Keuring en beproeving

4.9.2

4.9.1

Ingangskeuring

De leverancier

en beproeving

4.9.1.1 De

leverancier moet bewerkstelligen dat ontvangen produkten niet worden gebruikt of verwerkt (tenzij onder omstandigheden zoals omschreven onder 4.9.1.2), voordat door keuring of op andere wijze is vastgesteld dat deze produkten voldoen aan de gestelde eisen. Deze verificatie moet overeenkomen met het kwaliteitsplan of geschieden volgens op schrift gestelde procedures.

te

4.9.1.2Indien om dwingende produktietechnische redenen ontvangen produkten zonder keuring worden vrijgegeven, moeten deze produkten goed onderscheiden en geregistreerd worden. Dit laatste is noodzakelijk ten einde deze produkten onmiddellijk te kunnen terugroepen en vervangen indien later blijkt dat deze niet voldoen aan de gestelde eisen.

Tussentijdse keuring en beproeving

moet:

a. het produkt keuren, beproeven en identificeren zoals is vereist volgens het kwaliteitsplan of schriftelijk vastgelegde procedures; b. door procesbewaking en methoden van beheersing vaststellen of het produkt voldoet aan de gestelde eisen; e, het produkt niet verder behandelen tot de vereiste keuring en beproeving is uitgevoerd of tot noodzakelijke rapportages zijn ontvangen en gecontroleerd. Uitgezonderd hierbij zijn diè produkten welke zijn vrijgegeven voor verdere behandeling en waarvoor duidelijke terugroepregels gelden (4.9.1 J. Deze procedures sluiten de werkzaamheden vermeld onder 4.9.2a niet uit; d. produkten die niet aan de gestelde eisen voldoen, identificeren.

Opmerking Bij de bepaling van de omvang en de aard van de ingangskeuring behoort rekening te worden gehouden met de mate van beheersing bij de toeleverancier en met het bewijsmateriaal waarmee wordt aangetoond dat de geëiste kwaliteit bereikt is.

Afb. 3. Punt 4.9 uit de norm

NEN-ISO 9002.

()rderverzaEnelen Vooral bij de paragraaf Consequenties hanteren kwaliteitsnormen in het magazijn hebben we al aandacht besteed aan het begrip ordersoorten Het gaat hier om een systeem waarbij alle orders in een bedrijf zijn ingedeeld in ordersoorten. Iedere ordersoort vereist een andere behandeling in het bedrijf. Hierop kan men natuurlijk prachtig het kwaliteitssysteem als bedoeld in de norm-serie NEN.

73

KWALITEIT

c ISO 9000 afstemmen. In het handboek kwaliteitszorg komen dan en specificaties van de diverse ordersoorten. gecompliceerd. Een groot voordeel is in elk geval dat heel duidelijk omschreven staat waarop gelet moet worden bij het verzamelen van orders (orderpicking). We willen niet te diep op deze zaak ingaan, omdat ieder de werkinstructies

Dit kan zeer eenvoudig zijn maar ook heel

bedrijf zijn eigen produkten en daarom ook zijn eigen procedures heeft. Wel geven wij een voorbeeld van een denkbeeldige order die door het magazijn verzorgd (verzameld) moet worden. Het leveren van 10 elektromotoren, artikelnummer 234589 (EX).

Voorbeeld

Ordersoort: 7.

We kijken in onze lijst met ordersoorten. Bij ordersoort 7 staat vermeld:

(

Elektromotor (EX) bewerkingen! controles: · · ·

· · · ·

4.14

Beha ndel in g. en

4.14.1

opslag,

Q-controllabel nr.: ....... EX-certificaat (bewijs van explosieveiligheid) keuringscertificaat: P.T.B.lCENELEC/KEMA/ ...... Documentatie set nr.: 18 Vastlegging serienummer .......... (naar DATA BASE) Verpakkingsinstructie categorie I Aanwezigheid van etiketten 8, 23, .....

ve rpakking

aflevering

Algemeen

De leverancier moet over op schrift gestelde procedures 'beschikken en deze op peil houden, voor de behandeling. de opslag, de verpakking en de aflevering van produkten. 4.14.2 Behandeling

De leverancier moet in zodanige methoden en middelen van behandeling voorzien, dat beschadiging

of achteruitgang van de kwaliteit van produkten wordt voorkomen. 4.14.3 Opslag

De leverancier moet in afwachting van het gebruik bij of de levering aan de afnemer voorzien in geschikte opslagplaatsen of magazijnruimten, ter voorkoming van beschadigingen of achteruitgang van de kwaliteit van produkten. De bevoeçdheden voor de ontvangst en de uitgifte van produkten in respectievelijk uit deze opslagplaatsen of magazijnruimten moeten afdoende zijn geregeld en vastge-

Afb. 4. NEN-ISO-9002 punt 4.14.

74

legd. De toestand van de opgeslagen produkten moet op gezette tijden worden gecontroleerd om na te gaan of er geen sprake is van achteruitgang van de kwaliteit. Verpakking De leverancier moet het verpakken, het beschermen en het merken van de verpakking (met inbegrip van de gebruikte materialen) zodanig beheersen dat de produkten aan de voorgeschreven eisen blijven voldoen. Bovendien moet de leverancier de produkten kenmerken, beschermen en apart houden, vanaf het tijdstip van ontvangst in het magazijn tot het moment waarop zijn verantwoordelijkheid hiervoor ophoudt. 4.14.4

4.14.5 Aflevering De leverancier moet na de keuring en de beproeving van het gerede produkt maatregelen treffen ter handhaving van de kwaliteit hiervan. Dit moet zich, indien dit contractueel tussen leverancier en afnemer is overeengekomen, uitstrekken tot de levering op de plaats van bestemming.

Dit is een willekeurig gekozen, fictief voorbeeld van het afleveren van een order die valt onder het kwaliteitssysteem. De betreffende werkinstructie is opgenomen in het kwaliteitshandboek en heeft een referentie, bijvoorbeeld ELMOTOREX. WI. De achtergrond is de

(

r

KWALITEIT

norm NEN-ISO-9002 hoofdstuk 4.14 Behandeling, opslag, verpakking en aflevering.

Zie afbeelding 4.

Verzending

Aan het verzenden van goederen wordt in bedrijven veel aandacht besteed. Het gaat om een belangrijke schakel uit de klantenservice (customer servie: CS). Vaak is men door schade en schande wijs geworden en is er ruimschoots lering getrokken uit de gemaakte fouten. Er zijn goede procedures, terwijl het vervoer over het algemeen ook geen problemen behoeft op te leveren. Door de enorme

Kwaliteitshandhaving

(

tijdens

transport

Kwaliteitscertificaat

@

concurrentie bestaat er een groot aanbod van goede vervoersfaciliteiten, vaak compleet met allerlei vormen van naspeurbaarheid (finding, tracking, tracing). Het opsporen van een zending is daarmee, mocht dit nodig blijken, betrekkelijk eenvoudig. Daar er meestal al een goede werkmethodiek bestaat, is het niet zo moeilijk bij het verzenden de bepalingen uit de ISO-9000-serie na te leven. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat het gerede produkt, na keuring en beproeving in het bedrijf, bij het verzend-gereedmaken of tijdens het verzenden (transport) in kwaliteit achteruit gaat. Het grote voordeel is, dat veel transportondernemingen zelf al een systeem van kwaliteitszorg hebben opgezet of zelfs al zijn gecertificeerd op basis van de bij herhaling genoemde ISO-normen. Het door de KNVTO (Koninklijke Vereniging Van Transport Ondernemingen) uitgegeven boek: Het kwaliteits-handboek voor de transportonderneming, een voorbeeld, heeft hieraan in hoge mate bijgedragen. Ook voor magazijndiensten is een kwaliteitscertificaat van bijzonder grote waarde. Het kan een belangrijk middel zijn ter onderscheiding van de concurrentie.

Tot slot geven we nog even aan waarom we als bedrijf al die moeite dienen te doen. Het gaat erom dat steeds goede kwaliteit en service voorop staan, zodat de klant krijgt wat hij verwacht: een eindprodukt met een kwaliteitsspecificatie waaraan alle aandacht besteed is.

r (,-

?

Parate-kennisvragen Parate-kennisvragen bestrijken de gehele leerstof van deze les. Indien u het antwoord op een vraag niet (meer) weet, raadpleeg dan de tekst van de les op de plaats waar in de marge het nummer van deze vraag staat.

Parate-kennisvragen behoeft u dus niet schriftelijk uit te werken en ze kunnen niet ter correctie worden ingezonden.

CD

Geef een definitie van kwaliteit.

(2)

Wie bepaalt uiteindelijk wat kwaliteit is?

CD

Waarom is het voor elk bedrijf noodzakelijk

aan kwaliteitszorg

te

doen?

C e

75

KWALITEIT

( CD Welke taken komen in vrijwel ieder magazijn voor?

CD Welk

aspect waarop een bedrijf wordt beoordeeld wat kwaliteit betreft houden direct verband met het werk van het magazijn?

@ Wat is

normalisatie?

(j)

Welk instituut geeft normbladen uit?

®

Geef enkele

CV

Welke normen hebben betrekking op kwaliteitssystemen?

@ In welke

definities

van normen.

norm is de grondgedachte voor kwaliteitsborging

vastge-

legd?

®

Uit welke onderdelen in

bestaat de "papierstroom" het magazijn wordt aangestuurd?

@ Wat is het

waarmee het werk

(

voordeel van het systeem van ordersoorten in verband

met de kwaliteitszorg?

@

Welke (7) handelingen zullen in het algemeen worden verricht bij de goederenontvangst?

@ Wat kan ®

de functie zijn van een tussenrnagazijn?

Bij welke bedrijfstak waar

u als magazijnmeester mee te maken al is sprake van een kwaliteitscertificaat? vaak hebt,

(

76