v
Inhoud Inleiding 1
Waarom Exact? 1 Doelgroep 2 Methodiek 2 Indeling van het boek 2 Dankwoord 4 Disclaimer 4 2
Bedrijfsfilosofie
2.1 2.1 2.1.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7
Inleiding 5 Organisatie 5 Organisatieplan 5 Marktonderzoek 6 Marktpartijen 6 Marktvorm 7 Segmentatie van de markt en het product 7 De administratie 10 Prijscalculatie 10 Financiering 10 Specificatie Debiteurensaldo en Crediteurensaldo per 1 januari 2004 Beginbalans 11 Grootboekrekeningschema 12 Externe verslaggeving 15 Werkwijze administratie 15
5
3
De administratieve organisatie binnen een handelsbedrijf
3.1 3.2 3.3 3.4 3.4.1 3.4.2
Introductie 17 Typologie van bedrijven 17 Administratieve organisatie binnen een handelsbedrijf 18 Procesgang 21 Boekhouding en administratie 21 Financiële feiten 21
4
Terminologie boekhouden 23
5
Boekhouden in theorie 27
5.1 5.2 5.3 5.3.1
Algemeen 27 Achtergrond 27 Administreren 28 Verzamelen van de gegevens 28
17
10
Wat kan ik met Exact Globe 2003 Enterprise?
vi
5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6 5.3.7 5.3.8 5.3.9 5.3.10 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.5 5.5.1 5.6 5.7 5.7.1 5.7.2 5.7.3 5.7.4 5.7.5 5.8 5.8.1 5.8.2 5.8.3 5.8.4 5.9 5.9.1 5.9.2 5.9.3 5.9.4 5.9.5 5.9.6 5.10 5.11 5.11.1 5.11.2 5.11.3 5.12 5.12.1 5.13
Ordenen van de gegevens 28 Coderen 29 Registreren van de boekingsstukken 29 Archiveren 30 Bewaarplicht 30 Controle van de ingevoerde boekstukken 30 Definitief maken van de boeking 30 Opvragen van informatie 30 Analyse van de boekingsstukken 30 Boeken en journaalposten 34 Evenwicht 34 Grootboekrekeningen 35 Het grootboek 36 Grootboekkaart 37 Boekingsprincipes 37 Dubbel boekhouden 38 De relatie tussen de journaalpost en de grootboekkaart Dagboeken 39 Het kasboek 40 Het bankboek 40 Het inkoopboek 41 Het verkoopboek 42 Het memoriaal 42 Standaardjournaalposten 42 Verkoopboek 42 Het inkoopboek 44 Het kasboek 45 Het bank- en giroboek 46 Het memoriaal 50 Afschrijvingen 50 Voorraden 52 Loonboekingen 53 Transistorische rekeningen 55 Collectieve journaalposten 55 Subadministraties 57 Het boeken van de btw 57 De balans 58 De beginbalans 58 Eigenschappen van een balans 59 Indeling 59 De resultatenrekening 61 De relatie tussen balans en resultatenrekeningen 62 De functie van de kolommenbalans 63
39
Inhoud
vii
6
Administratieve vastlegging op de PC 65
6.1 6.2 6.3 6.3.1 6.4 6.5 6.5.1 6.5.2 6.5.3
Inleiding 65 Voordelen van de computer 65 De keuze voor Exact 66 Pakketten en modules 66 Uitvoer versus invoer 68 Benodigdheden 68 Hardware 68 Basisgegevens 68 Kennis voor invoer en controle van gegevens
7
Aan de slag met Exact Globe 2003 Enterprise 71
7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.1.6 7.1.7 7.1.8 7.2 7.2.1 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.3.6 7.3.7 7.3.8 7.3.9
Starten van Exact Globe 2003 Enterprise 71 Gebruikersnaam 72 Knoppenbalk 74 Rollenbalk 74 Licentie 75 Werkblad 75 Menubalk 76 Menustijl 76 Informatiebalk 78 De logica achter Exact Globe 2003 Enterprise (One-X-architectuur) 78 One-X 78 Exact Globe 2003 Enterprise in hoofdlijnen 79 Aanmaken grootboekrekening (inrichten) 79 Type grootboekrekening 79 Verplichte velden 80 Button Kolommen 81 Boeken 81 Referenties 81 Onze referentie / Uw referentie 82 Boekstuknummer 83 Boeking c.q. transactie 84
8
Boeken per dagboek
8.1 8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.2.5
Invoeren van boekingen 85 Het inkoopboek 85 Nieuwe boeking 87 Voorbeeld van een inkoopfactuur 87 Verplichte velden om in te voeren 88 Journaalpost 88 Invoeren van de boeking in Exact Globe 2003 Enterprise 88
69
85
Wat kan ik met Exact Globe 2003 Enterprise?
viii
8.3 8.3.1 8.4 8.4.2 8.4.3 8.4.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.6 8.6.1 8.6.2 8.6.3 8.6.4 8.6.5 8.7 8.7.1 8.7.2 8.7.3 8.7.4
Aanmaken van stamgegevens tijdens de inkoopboeking 97 Grootboekrekeningen 97 Het verkoopboek 100 Verplichte velden om in te voeren 100 Journaalpost 100 Invoeren van de boeking in Exact 100 Aanmaken van stambestanden tijdens de verkoopboeking 108 Debiteuren 108 Crediteuren 110 Bank-, giro- en kasboekingen 111 Factuurstelsel 111 Kasstelsel 111 Afboeken openstaande posten 111 Uitleg van de velden in het bankboek/kasboek 112 Betalen en afboekcode 118 Memoriaalboekingen 119 Correctieboekingen 120 Salarisboekingen 121 Beginbalans 122 Afschrijvingen 126
9
Controleren van de boekingen 127
9.1 9.2 9.2.1 9.2.2 9.2.3 9.2.4
Voorloopscherm 127 Het overzicht Te verwerken 127 Standaard 128 Uitgebreid 129 Beknopt 129 Verwerkingsverslag 130
10
Het inrichten van een boekhouding 133
10.1 10.1.1 10.1.2 10.1.3 10.1.4 10.1.5 10.1.6 10.1.7 10.1.8 10.1.9 10.2 10.2.1
Menu Systeem 133 Categorieën 134 btw-codes 137 Dagboeken 140 Valutasoorten 141 Instellingen 141 Landen 142 Betalingscondities 143 Periode-datumtabel 145 Gebruikersinstellingen 146 Voorloopschermen 146 Filter 147
Inhoud
ix
11
Overzichten 149
11.1 11.2 11.3 11.3.1 11.3.2 11.3.3 11.4 11.4.1 11.5 11.5.1 11.5.2 11.5.3 11.6 11.7 11.8 11.8.1 11.8.2
Overzichten in Exact Globe 2003 Enterprise 149 Opbouw van overzichten 150 Grootboekkaart 151 De grootboekkaart in Exact Globe 2003 Enterprise Sorteringen en filters 152 Buttons 154 De debiteurenkaart/crediteurenkaart 156 Onze referentie en Uw referentie 157 De balans en de resultatenrekening 158 Interactieve balans 158 Categorieën en grootboekrekeningen 159 Balans 161 Saldilijst 162 Overzicht openstaande posten 163 Het btw-overzicht 165 Aangifte 165 Mutaties 166
12
Verwerken 167
12.1 Verwerken in Exact Globe 2003 Enterprise 12.1.1 Verwerkingsverslag 170 12.2 Wijzigen van een verwerkte boeking 171
168
13
Back-up 175
13.1 13.2 13.3 13.4
Tapestreamer 175 Enterprise Manager 175 Bestanden kopiëren met de Verkenner 176 Back-up in Exact Globe 2003 Enterprise 176
14
Werkzaamheden per functie
14.1 14.1.1 14.2 14.2.1 14.2.2 14.2.3 14.3 14.3.1
Functie: junior boekhouder 182 Afstemmen 183 Functie: senior boekhouder 185 De btw-aangifte 185 Kostenplaatsen en kostendragers 189 Eindejaarsverwerking 192 Functie: controller 194 Budgetten 194
181
151
Wat kan ik met Exact Globe 2003 Enterprise?
x
14.4 14.4.1 14.4.2 14.4.3 14.4.4 14.5 14.5.1 14.5.2 14.5.3 14.5.4 14.5.5 14.5.6
Functie: debiteurenbeheerder 195 Ouderdomsanalyse 197 Herinneringen 199 Posten blokkeren 202 Afdrukken (definitief) van betalingsherinneringen 202 Functie: systeembeheerder 203 sql 203 Users 203 Toewijzen van rechten 204 Gebruikersinstellingen 208 Licentie 211 Printen 212
Register 213
