Tips & Tricks
Inleiding Ricoh helpt u graag beter en makkelijker te werken en leven. Daarom vindt u in deze waaier praktische tips, die u inspireren om uw informatie effectiever te organiseren en te creëren. Ontdek hoe u veilig, kosten besparend, duurzaam, efficiënt en mobiel kunt werken, zodat u kunt focussen op wat ertoe doet en het verschil kunt maken.
Inhoud 1 Veilig werken
4 Efficiënt werken
2 Kostenbesparend werken
5 Mobiel werken
3 Duurzaam werken
Veilig werken Informatie is strikt persoonlijk en vraagt meer dan ooit om een adequate beveiliging. Uw klanten en medewerkers rekenen erop dat hun gegevens in vertrouwde handen zijn. En dat alleen bevoegden toegang hebben tot die informatie. Ook de omgeving waar de informatie wordt geborgd, moet beveiligd zijn. De juiste informatie bij de juiste persoon, zodat u zich met minder risico’s kunt focussen op wat ertoe doet en het verschil kunt maken.
1
Veilig werken Documenten beveiligen? • Geef te printen documenten pas vrij na gebruikersidentificatie via een pas of pincode, zodat documenten niet onbeheerd op de printer blijven liggen. • Voeg een digitale handtekening (PDFsignature) toe aan documenten, zodat deze niet meer gewijzigd kunnen worden.
• Zorg ervoor dat uitgeprinte documenten niet gekopieerd kunnen worden, zodat de inhoud veilig blijft. • Laat bij het scannen van documenten automatisch nummering of datum en/of tijdstempels toevoegen.
Veilig werken Printer beveiligen? • Zorg voor automatische gegevenscodering van alle printers, zodat wachtwoorden of adres boeken van de printer onbegrijpelijk worden. • Zorg voor gegevensversleuteling en veilige gegevensvernietiging, zodat de gegevens die achtergebleven zijn op de printer verwijderd worden.
• Schoon uw harde schijf regelmatig op. • Retourneer uw machines aan Ricoh, dan wissen wij alle gegevens.
Veilig werken Netwerk beveiligen? • Voorkom onbevoegde toegang tot de MFP’s. • Registreer uw IP-adressen en gebruik IP-filtering. • Beveilig toegang tot het netwerk met cliëntfilters.
• Voorzie iedere printer en MFP van een firewall. • Maak adequaat back-ups op een beveiligde server.
Veilig werken Manier van werken beveiligen? • Richt een consistent informatiebeveiligings beleid in. • Maak alle gebruikers bewust van uw beveiligingsbeleid.
• Monitor alle afdrukactiviteiten. • Automatiseer uw documentstromen. • Laat documenten automatisch een vastgestelde veilige route volgen.
Kostenbesparend werken Meer werk verzetten met minder mensen in minder tijd. Dat kan door het digitaliseren en centraliseren van informatie. Uw gegevens kunt u voortaan direct delen. En doordat uw informatie centraal beschikbaar is, kunt u sneller schakelen. Alle informatie is beschikbaar voor de juiste persoon, op de juiste plaats, op het juiste moment en in de juiste vorm, zodat u zich met minder kosten en meer tijd kunt focussen op wat ertoe doet en het verschil kunt maken.
2
Kostenbesparend werken Printkosten besparen? • Stel de printerdriver standaard in op zwart-wit. • Routeer grotere printopdrachten naar de meest geschikte printer. • Maak gebruikers bewust van hun gedrag.
Opslagruimte en daarmee kosten besparen? • Digitaliseer uw archief en laat toners automatisch leveren, zodat u geen voorraad hoeft bij te houden.
Kostenbesparend werken Papier besparen? • Print dubbelzijdig. • Print meerdere pagina’s op één vel. • Print beveiligd. • Maak eerst een afdrukvoorbeeld. • Maak gebruikers bewust van hun gedrag. • Print uw logo en adresgegevens digitaal mee en bespaar op briefpapier.
Tijd besparen? • Zet veel gebruikte instellingen vast onder 1 knop op uw printer! • Digitaliseer uw werkprocessen, zodat dubbel werk en handmatige handelingen worden vermeden.
Kostenbesparend werken Inzicht in kosten? • Laat de gebruiker inloggen met behulp van een pasje of pincode. • Monitor het afdrukgedrag.
Duurzaam werken De wereld verandert. Een flexibele, toekomstbestendige werkomgeving is daarin onmisbaar. Ricoh creëert deze omgeving waarin iedereen altijd en overal makkelijk mobiel en duurzaam (samen)werkt. Goed voor het milieu, uw reputatie en onontkoombaar voor de toekomst. De juiste informatie op de juiste manier, zodat u zich met minder zorgen en minder kosten kunt focussen op wat ertoe doet en het verschil kunt maken.
3
Duurzaam werken Energie en CO2 uitstoot verminderen? • Stel uw printers energiezuinig in en laat ze automatisch in slaapstand gaan op het moment dat u dat wenst (bijvoorbeeld na werktijd). Compenseer de resterende CO2 uitstoot met Carbon credits.
• Vergader online met videovergadermiddelen, zodat u minder hoeft te reizen. • Laat uw toners automatisch leveren, waardoor ze in één keer vervoerd kunnen worden (minder transport).
Duurzaam werken Duurzaam werken? • Werk met duurzaam FSC papier en supplies, die minimaal voldoen aan de duurzame inkoopcriteria van Agentschap NL. • Laat gebruikers een groene gebruikerstraining volgen, zodat ze zich bewust zijn van hun (duurzame) gedrag.
• Lever uw lege cartridges gratis in met onze retourdoos, zodat grondstoffen hergebruikt kunnen worden. • Geef uw printers een tweede leven door ze te laten reviseren. • Krijg inzicht met behulp van groene rapportages.
Duurzaam werken Papierverbruik verminderen? • Print het document pas na het inloggen met behulp van een pincode of pasje uit, zodat er geen papieren op de printer blijven liggen. • Bekijk eerst het afdrukvoorbeeld, zodat u zeker weet dat u het document wilt printen. • Print standaard dubbelzijdig.
Efficiënt werken Met een efficiënte inrichting van uw printomgeving, slimme scanoplossingen en geavanceerde beheersoftware heeft u geen zorgen meer over het afdrukbeheer. U hoeft er niet meer naar om te kijken. Met de juiste printers op de juiste plaats, de juiste informatie automatisch in het gewenste/vereiste formaat en een beveiligde en automatische routering en opslag van documenten en data, hebben uw medewerkers meer tijd voor andere taken. U bespaart tot maar liefst 30% tijd en kosten.
4
Efficiënt werken Geen omkijken naar het beheer en onderhoud van uw printomgeving? • Beheer uw printomgeving eenvoudig met • Laat tellerstanden automatisch doorgeven. een centrale, online beheertool. • Meld uw servicevraag gemakkelijk online • Lever lege cartridges eenvoudig in met via eService. onze gratis retourdoos. • Voorkom papierstoringen door het papier • Laat toners automatisch leveren. in de verpakking te laten zitten en op een droge plaats te bewaren.
Efficiënt werken Geen omkijken naar het vinden, opslaan en bewerken van uw documenten? • Scan documenten direct naar de juiste locatie • Vind uw documenten meteen terug door de printer te koppelen aan interne door ze in een ‘tekst doorzoekbaar’ applicaties voor documentbeheer (bv factuur PDF formaat te scannen. rechtstreeks naar AFAS). • Digitaliseer uw werkprocessen om overbodige handmatige handelingen te voorkomen.
Efficiënt werken Geen omkijken naar het delen en printen van uw documenten? • Zet veel gebruikte instellingen vast onder 1 knop op uw printer! • Scan documenten in en verstuur ze vanaf de printer direct naar e-mail, map of archief. • Print documenten vanaf uw mobiel of tablet.
Documenten extra waarde geven? • Print een document in kleur om het meer attentiewaarde te geven. • Maak een boekje van een document met meer dan 5 pagina’s.
Mobiel werken Altijd en overal werken. Met uw laptop, smartphone of tablet. Thuis, op het werk of onderweg. Waar u ook bent, u wilt graag de juiste informatie bij de hand hebben. En deze informatie ook kunnen delen, printen of bewerken. Ook wilt u informatie uitwisselen en even overleggen met collega’s of klanten. Ook op afstand. De juiste informatie op het juiste moment, op de juiste plaats, zodat u zich door meer flexibiliteit kunt focussen op wat ertoe doet en het verschil kunt maken.
5
Mobiel werken Altijd en overal samenwerken? • Vergader online met videovergadermiddelen, alsof u bij de vergadering zit. • Deel documenten gemakkelijk en veilig.
Altijd en overal informatie bij de hand? • Digitaliseer uw documenten. • Gebruik clouddiensten voor het opslaan en bewerken van documenten. • Maak gebruik van print apps. • Print vanaf uw mobiel of tablet. • Haal uw printopdracht met follow-me printing vanaf elke locatie op.
Wilt u meer informatie over deze tips? Bel met 073 645 26 00
