Van Aan Onderwerp Datum
: Sayed Nasibdar (KII) : KII Verkoop : Bewaartermijnen documenten personeelsdossiers : maandag 5 maart 2012
Sollicitatiegegevens Verplichte bewaartermijn 4 weken zonder toestemming, 1 jaar met toestemming van de sollicitant
Ingangsdatum bewaartermijn na beëindiging sollicitatieprocedure of einde dienstverband
Fiscus aspect Vastgelegd in Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Verplichte bewaartermijn tot 2 jaar
Ingangsdatum bewaartermijn einde dienstverband
tot 2 jaar
einde dienstverband
minimaal 7 jaar
einde dienstverband
Loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs
minimaal 5 jaar
einde dienstverband
Correspondentie inzake benoemingen, promotie, demotie Correspondentie inzake ontslag VUT-regeling
tot 2 jaar
einde dienstverband
Fiscus aspect Vastgelegd in Art. 52 Wet Rijksbelastingen Art. 52 Wet Rijksbelastingen Ja Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) Art.23a Uitvoeringsregeling loonbelasting Art. 52 Wet Rijksbelastingen
tot 2 jaar
einde dienstverband
Ja
tot 2 jaar
einde dienstverband
-
Afspraken inzake werk OR tot 2 jaar
einde lidmaatschap
-
Burgerlijke staat werknemer
minimaal 7 jaar
einde dienstverband
Ja
Kopie getuigschrift
tot 2 jaar
einde dienstverband
-
Document / gegevens Sollicitatiebrief, -formulier, correspondentie omtrent de sollicitatie, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag, psychologisch onderzoek
Arbeidsvoorwaarden Document / gegevens Akte van aanstelling / arbeidsovereenkomst Wijzigingen arbeidsovereenkomst Aanvullende arbeids- en salarisafspraken
Art. 52 Wet Rijksbelastingen Art. 52 Wet Rijksbelastingen Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) -
Loopbaan / personeelsontwikkeling Document / gegevens Afspraken inzake opleidingen
Aanvraag opleiding door werknemer Afspraken omtrent loopbaan Verslagen functioneringsen beoordelingsgesprekken
Verplichte bewaartermijn periode dat werknemer eventueel nog kosten moet vergoeden tot afronding / afbreking opleiding tot realisatie
Ingangsdatum bewaartermijn einde dienstverband
Fiscus aspect Vastgelegd in Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
-
-
-
-
-
-
tot 2 jaar
einde dienstverband
-
Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Verzuim Document / gegevens Ziektekosten
Correspondentie UWV en bedrijfsarts
Verplichte Ingangsdatum bewaartermijn bewaartermijn duur verzekering tot einde dienstverband tot 2 jaar
einde dienstverband
Verslaglegging inzake Wet tot 2 jaar Verbetering Poortwachter
einde dienstverband
Fiscus aspect Vastgelegd in Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Overige zaken Verplichte bewaartermijn duur afspraak + 7 jaar tot 2 jaar
Ingangsdatum bewaartermijn -
Verslaglegging van financiële problemen
2 jaar
-
Loonbeslagen
tot opheffing
-
Document / gegevens Afstandsverklaring woonwerkverkeer Verslaglegging van probleemsituaties
einde dienstverband
Brieven inzake jubilea
tot einde dienstverband Correspondentie directie / Afhankelijk van PZ / direct leidinggevende ontslagsituatie bij einde dienstverband of tot 2 jaar daarna Gegevens inzake etniciteit minimaal 5 jaar einde dienstverband en herkomst
Identiteitspapieren van van minimaal 5 jaar derden ingeleende vreemdelingen waarvoor een tewerkstellingsvergunning is verleend
einde dienstverband
Fiscus aspect Vastgelegd in Ja Art. 52 Wet Rijksbelastingen Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) -
-
-
Wet Stimulering Arbeidsdeelname Minderheden - Wet Samen Wet Arbeid Vreemdelingen
-
Archivering per document Ind.
= Individueel dossier
PIS
= Personeelsinformatiesysteem
Col
= Collectief dossier (ordners)
Onder couvert
= In gesloten envelop
Bijzonderheden archivering
Verplicht / Wordt altijd opgeborgen in aanwezig
Personalia Stamkaart
Ind.
Ja
Kopie identiteitskaart
Ind.
Ja
Melding bedrijfsvereniging
Ind.
Ja
Sollicitatiegegevens
Ind.
-
Functiebeschrijving / competentieprofiel
Ind.
Ja
Bewijs van goed gedrag
Onder couvert
Ind.
-
Rapport psychologisch onderzoek
Onder couvert
Ind.
-
Akte van aanstelling / arbeidsovereenkomst
Ind.
Ja
Afspraken wijziging arbeidsovereenkomst
Ind.
Ja
Afspraken m.b.t. verlof
Ind. / PIS
-
PIS
Ja
Arbeidsvoorwaarden
Financiële gegevens Werknemersverklaring
loonbelasting Bijzondere individuele afspraken
Ind. / PIS
-
Toekenningen gratificaties
Ind. / PIS
-
Ind. / PIS
-
Deelname levensloopregeling
Ind. / PIS
-
Arbeidsvoorwaarden bv. leaseauto
Ind. / PIS
-
Col
-
Eventuele verzoeken loonbeslag
Onder couvert; direct na opheffing beslag verwijderen
Verzuim / pensioen Correspondentie Arbodienst SMT- (sociaal medisch team) verslagen per medewerker
Onder couvert; geen verwijderingdatum
Col
-
Ziektegegevens
Onder couvert; geen verwijderingdatum
Ind. / Col
-
Aanstellingskeuring
Alleen speciale Ind. / Col aanstellingskeuringen, bijzondere functies/taken
-
Pensioenfonds
PIS
-
Afspraken bijzondere uitkering
PIS
-
Opleidingsplan
Ind.
-
Kopieën van diploma’s en certificaten
Ind.
-
Studieafspraken
Ind.
-
Beoordeling einde proeftijd
Ind.
-
Beoordelingsformulier
Ind.
-
Studie
Beoordeling
Correspondentie werkgever - werknemer Concurrentiebeding
Ind.
-
Geheimhoudings verklaring
Ind.
Ja
Verklaring ontvangst huisreglement
Ind.
Ja
Disciplinaire waarschuwingsbrieven (indien van toepassing)
Ind.
Ja
Wat moet een personeelsdossier niet bevatten Documenten / gegevens
Waar ze wel thuishoren
Medische gegevens
Bedrijfsarts, medische dienst
Verslagen functioneringsgesprekken
Ordner bij direct leidinggevende
Cijfermatige gegevens over ziekteverzuim en zwangerschap.
Ziekteverzuimregistratiesysteem
Gevoelige gegevens omtrent sociale Deze gegevens horen niet thuis in een omstandigheden zoals contacten met justitie, personeelsdossier. voor zover deze niet van belang zijn voor het functioneren en de arbeidsrelatie. Godsdienst en levensovertuiging (tenzij de organisatie gebaseerd is op die godsdienst of levensovertuiging).
Deze gegevens horen niet thuis in een personeelsdossier.
Politieke gezindheid (tenzij de organisatie gebaseerd is op die politieke gezindheid)
Deze gegevens horen niet thuis in een personeelsdossier.
Ras en seksuele geaardheid
Deze gegevens horen niet thuis in een personeelsdossier.
Vakbondslidmaatschap Deze gegevens horen niet thuis in een (tenzij de werkgever betrokken is bij de relatie personeelsdossier. tussen de werknemer en de vakbond, bijvoorbeeld omdat de werkgever de vakbondscontributie betaalt);
Archivering per dossier
Individueel personeelsdossier
Stamkaart
Arbeidsovereenk omst, arbeidvoorwaarden
Beoordelingsgesprekken
Financiële gegevens
Privacygevoelige informatie
Salarisdossier
Gegevens m.b.t. salaris, toeslagen, subsidies, uitkeringen etc.
Werknemersverklaring, loonbelasting
Loonbeslagen
Autoregeling: inhoudingen en fiscale bijtelling
Bedrijfsleningen
Pensioengegevens
Verzekeringen
Kopieën salarisstroken, jaaropgaven
Collectief personeelsdossier
Ziek- en herstelmeldingen
Correspondentie omtrent de zieke, zowel met de GAK-instelling, als de Arbodienst als met de medewerker zelf. Behalve wanneer het privacygevoelige informatie ( hoort in ind. dossier) of medische gegevens (hoort bij bedrijfsarts, medische dienst) betreft.
Kopie stamkaarten
Vakantiekaarten per medewerker
