Einde jaar verwerking Profinad CS

Technology Europe

Einde jaar verwerking Profinad CS Part 1 ................................................................................................................................................... 2 0 INEIDING ................................................................................................................................................... 2 1 INVESTERINGEN ..................................................................................................................................... 3 2 BANK-‐ EN KASSALDI / BELEGGINGEN ............................................................................................. 4 3 KRUISPOSTEN .......................................................................................................................................... 5 4 VRAAGPOSTEN ........................................................................................................................................ 6 5 DEBITEUREN ............................................................................................................................................ 7 6 NOG TE ONTVANGEN KOSTEN EN VOORUITBETAALDE KOSTEN ........................................... 9 7 CREDITEUREN ...................................................................................................................................... 10 8 NOG TE BETALEN KOSTEN EN OVERIGE SCHULDEN ................................................................ 11 9 VOORRAAD/ONDERHANDEN WERK ............................................................................................. 12 10 OMZETBELASTING ........................................................................................................................... 13 11 INKOMSTENBELASTING ................................................................................................................. 18 12 VENNOOTSCHAPSBELASTING ...................................................................................................... 19 13 LOONADMINISTRATIE .................................................................................................................... 21 14 REKENING-‐COURANT DGA ............................................................................................................. 22 15 LANGLOPENDE SCHULDEN ............................................................................................................ 23 16 KOSTEN ................................................................................................................................................ 24 17 ADMINISTRATIE BEWAREN .......................................................................................................... 25 18 URENVERANTWOORDING ............................................................................................................. 26 19 DIGITALISERING ............................................................................................................................... 27 20 BESPAREN OP ADMINISTRATIEKOSTEN ................................................................................... 28 Part 2 ................................................................................................................................................. 29 Jaar of periode afsluitingsprogramma van Profinad CS. ........................................................... 29 Voorbereiding tot afsluiting van een periode: ............................................................................. 30 Balans afdrukken ................................................................................................................................... 31 Hetzelfde doe we voor Verlies & Winst ........................................................................................... 31 Hetzelfde doe we voor Proef en Saldi ............................................................................................. 32 Het programma Periode Afsluiten .................................................................................................... 33

Hulp bij eindejaar verwerking van de financiële administratie, aangeboden door Veemflex warehouse management systemen & Profinad CS administratie systemen.

Page 1

Technology Europe

Part 1 0 INEIDING Omdat uw verplicht bent uw boekhouding goed bij te houden geven wij u hier enige tips om al uw mutaties en uw boekhouding aan het einde van het jaar in orde te hebben. Als alle boekingen zijn verwerk is het verstandig om een goedkopie te maken van de administratie op een cd, dvd, of ander medium wat later opnieuw in leesbaar moet zijn. Onze technische mensen kunnen u wellicht assisteren om een dergelijke back-‐up te maken. Omdat er ook een bewaarplicht bestaat alle (papieren) documenten die betrekking hebben op uw bedrijfsadministratie 7 jaar te bewaren, is het verstandig deze in dossiers (eventueel elektronisch als ze gegarandeerd reproduceerbaar zijn) te bewaren. Tevens geven wij u hierbij enige richtlijnen voor het doen van afschrijvingen en het tellen van de voorraad (indien aanwezig). Daarbij geven we informatie omtrent de factuur eisen. Voor het administratie programma Profinad CS is er een “periode afsluit” programma verkrijgbaar wat zowel periodes als jaren af kan sluiten. Met dit programma worden balans grootboekrekeningen getotaliseerd en het resultaat van de verlies & winstrekeningen doorgeboekt naar de betreffende balans rekening. In het nieuwe boekjaar begint u dus een beginbalans op de balans rekeningen. Alvorens deze werkzaamheden te doen is het dus belangrijk dat alle mutaties correct zijn verwerk, want daarna kunt u in het dan afgesloten boekjaar niets meer wijzigen. De werkwijze en de gebruiksaanwijzing wordt bijgevoegd.


Page 2

Technology Europe

1 INVESTERINGEN

Investeringen zijn bedragen die betaald worden voor duurzame middelen zoals een computer, meubilair maar ook bijvoorbeeld de kosten van een website. Let erop dat investeringen altijd hoger moeten zijn dan € 450 exclusief BTW. Anders zijn het kosten (automatiseringskosten of kosten kleine aanschaffingen). Wel is het mogelijk om bijvoorbeeld een printer en een computer samen als één bedrag te nemen als dit bij elkaar wel meer dan € 450 exclusief BTW is. Let op: onderhoud, revisie of licentiekosten voor software vallen niet onder investeringen. Opmerking 1: De boekhouding heeft een kopie nodig van alle investeringen, maak daarom een lijst van deze investeringen zodat ook uw dossier compleet is. Nog beter: maak een scan hiervan zodat u een digitaal dossier op kunt bouwen. Opmerking 2: Wellicht heeft uw bedrijf dit jaar al geïnvesteerd of moet u dit jaar nog gaan investeren. Let erop dat om in aanmerking te komen voor de investeringsaftrek, het totaal bedrag van de investeringen minimaal € 2.300 moet zijn excl. BTW. Ook moeten de afzonderlijke investeringen altijd hoger zijn dan € 450 excl. BTW. Zo kan het voorkomen dat u dit jaar in totaal voor € 2.000 investeert en volgend jaar ook voor € 2.000. U mist hierdoor 2 jaar aan investeringsaftrek. De investeringsaftrek bedraagt op dit moment 28% voor de eerste schijf (tot € 55.248). De gemiste aftrek zou dan € 560 per jaar zijn. Bij een belastingpercentage van 42% zou dit € 235 aan belasting schelen per jaar (uitgaande van een eenmanszaak of VOF). Opmerking 3: Schoon uw activalijst op, neem met uw accountant of administratiekantoor door wat er nog daadwerkelijk aan activa aanwezig is, zodat de lijst juist en actueel blijft. LET OP! Bij desinvesteringen moet u mogelijk investeringsaftrek terugbetalen, de terugbetaling is altijd wel over de laagste waarde (aanschaf-‐ en desinvesteringsprijs).


Page 3

Technology Europe

2 BANK-‐ EN KASSALDI / BELEGGINGEN Het saldo van het laatste bankafschrift / kas – overzicht aandelen etc. moet overeenkomen met het saldo van het grootboek. Controleer dit aan de hand van de kolommenbalans tot en met de laatste periode van het betreffende boekjaar. Opmerking 1: Maak ook een kopie of scan van dit laatste afschrift/kas-‐blad voor de accountant of het administratiekantoor. Let op tegenwoordig staan de jaaroverzichten vaak online bij uw bank. Maakt u gebruik van digitale afschriften? U moet deze afschriften ten allen tijde digitaal kunnen laten zien. Extra aandachtspunt is dat digitale bankafschriften in de meeste gevallen slechts beperkte tijd beschikbaar zijn. Sla ze daarom tijdig en goed op. In de meeste gevallen kun je ze nog wel achteraf opvragen, maar daaraan zijn extra kosten verbonden. Zo ook met het downloaden van de mutaties. Opmerking 2: Is er sprake van beleggingen? Aandelen etc. kunnen gewaardeerd worden tegen aankoopwaarde (kostprijs) of de lagere beurswaarde. Is de waarde dus flink gestegen dan hoeft nog maar de aankoopwaarde in de balans verwerkt te worden, is de waarde echter gedaald dan mag dit verlies in het boekjaar genomen worden. Let erop dat betaalde dividendbelasting verrekend kan worden. Bewaar daarom goed het jaaroverzicht van je beleggingen waarop dit vermeld staat en overhandig dit aan je administratie-‐ of accountantskantoor. Opmerking 3: Kasboek & Kassaldo. Boekingsvolgorde en nummering kasstukken. Het saldo van het kasboek moet altijd een positief bedrag zijn. Er kan immers nooit meer uit een kassa dan er in zit. Let er op met volgorde van de kasboekingen en de respectievelijke data dat de boekingen juist gebeuren zonder dat er ooit een negatief kassaldo ontstaat. De fiscus controleert op zulke zaken. Men zou kunnen denken dat u per ongeluk meer heeft uitgegeven dan er in de kassa aanwezig is, u gelden ontving, zonder deze te boeken. Dus ook als u geld uit uw eigen portemonnee bijlegt, maak hiervan een kasstuk en boek dit als zo danig. Hulp bij eindejaar verwerking van de financiële administratie, aangeboden door Veemflex warehouse management systemen & Profinad CS administratie systemen.

Page 4

Technology Europe

3 KRUISPOSTEN Het saldo van het grootboek kruis-‐posten moet verklaard worden. Staat er een saldo op dan kan het zijn dat er aan het eind van het jaar een bedrag van de spaarrekening is gegaan dat nog niet op de lopende rekening is gestort. Zit er een verschil in voorgaande periodes dan heeft dit mogelijk te maken met kasopnames of privé opnames die gedaan zijn. Opmerking 1: Maak en bewaar een specificatie van het saldo, dat wil zeggen: 1. Datum 2. Afschriftnummer 3. Bedrag


Page 5

Technology Europe

4 VRAAGPOSTEN Zorg dat de vraagposten zover mogelijk opgelost zijn, zodat er niet veel onnodige tijd hierin gaat zitten bij uw accountant of administratiekantoor. Vraagposten oplossen kost hen meestal veel tijd. Een goede gewoonte is hier regelmatig de juiste aandacht aan te geven en niet alles te laten wachten tot het einde van het jaar Opmerking 1: Heb je een vraagpost opgelost? Zet de debet-‐ en creditboeking dan op een aparte grootboekrekening ‘opgeloste vraagposten’ en controleer of deze rekening dan op 0 blijft lopen. Veel posten op de vraagposten is veel uitzoekwerk. Overzichtelijk is het bijvoorbeeld een dagboek vraagposten aan te leggen. Opmerking 2: Kom je er niet uit, draai dan het grootboekkaartje uit en zie er op toe of geef aan waar de waar de vraagposten betrekking op hebben en waarom de post op vraagposten geboekt is, zodat de administrateur er gericht naar kan kijken en er geen onnodige tijd in het uitzoekwerk gaat zitten.


Page 6

Technology Europe

5 DEBITEUREN Draai de openstaande postenlijst (in administratiesysteem Profinad CS wordt dit ook we de naam Debiteuren saldilijst gebruikt) uit per 31 december en controleer of de posten die daarop staan inderdaad openstaan. Verreken bedragen die tegen elkaar wegvallen, en boek kleine betalingsverschillen via het memoriaal af (opschonen), zodat de lijst er overzichtelijk uitziet. Kijk ook of alle posten nog wel ontvangen gaan worden. Opmerking 1: Print een openstaande postenlijst (debiteuren saldilijst) per jaareinde voor de te bewaren administratie en eventueel voor uw administratiekantoor. Opmerking 2: Controleer het saldo van de openstaande posten (sub-‐administratie) met het saldo van de grootboekrekening debiteuren. (In Profinad CS is het mogelijk dat u meerdere grootboekrekeningen gebruikt om bijvoorbeeld debiteuren binnenland, debiteuren EEG, en debiteuren niet EEG te onderscheiden. In dat geval moet het saldo van de debiteuren saldilijst overeenkomen met de totalen van die rekeningen.) Opmerking 3: Maak een overzicht van de facturen die waarschijnlijk niet meer inbaar zijn, zodat u daar een voorziening voor op kan nemen, hierdoor kunnen deze kosten ten laste van dit boekjaar gebracht worden. Controleer daarvoor ook de afloop van deze betreffende facturen in het nieuwe jaar. Opmerking 4: Zijn er debiteuren failliet, weet dat de BTW dan teruggevraagd kan worden. U kunt de btw terugvragen zodra het zeker is dat uw klant de factuur niet (geheel) zal betalen. U stuurt dan een brief naar uw belastingkantoor, binnen een maand na het tijdvak waarin duidelijk is dat uw factuur niet meer betaald zal worden. Stuur met het verzoek gegevens mee waaruit blijkt dat de afnemer niet heeft betaald en niet zal betalen. In uw verzoek noteert u in ieder geval de volgende gegevens: ■ naam en adres van uw afnemer; ■ datum en nummer van de betreffende factuur; ■ het niet-‐betaalde factuurbedrag; ■ het bedrag aan btw dat u terugvraagt. Als deze gegevens op de factuur staan kunt u ook een kopie van de factuur meesturen.


Page 7

Technology Europe

Opmerking 5: Per 1 januari 2013 zijn de factuureisen gewijzigd. In het kort de eisen: Basisgegevens facturen • uw naam, adres en btw-‐nummer • •

uw KvK-‐nummer (als u bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel) een uniek volgnummer

•

de datum waarop de factuur gemaakt is

• •

de naam en het adres van uw afnemer de datum waarop, of het tijdvak waarin de goederen of diensten zijn geleverd

• •

het aantal geleverde goederen of diensten een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd

• •

het btw-‐tarief dat u in rekening brengt het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw

• het btw-‐bedrag In sommige situaties gelden aangepaste regels voor uw facturen: • U levert margegoederen? Dan kunt u misschien gebruik maken van de margeregeling. •

U maakt gebruik van de verleggingsregeling? U vermeldt op de factuur ‘btw verlegd’ en het btw-‐nummer van die afnemer.

•

U levert vrijgestelde goederen of diensten? U vermeldt op de factuur dat een vrijstelling van toepassing is. U levert goederen aan ondernemers in andere EU-‐landen? U brengt 0% btw in rekening en vermeldt het btw-‐nummer van die afnemer. U levert diensten aan ondernemers in andere EU-‐landen? Gebruik het ‘hulpmiddel Diensten in en uit het buitenland‘ van de belastingdienst. U levert goederen of diensten aan ondernemers buiten de EU? U brengt 0% btw in rekening.

• • •


Page 8

Technology Europe

6 NOG TE ONTVANGEN KOSTEN EN VOORUITBETAALDE KOSTEN Worden er kosten in het lopend boekjaar betaald voor een volgend boekjaar dan moeten deze niet ten laste komen van dit jaar worden gebracht in het resultaat, maar van volgend jaar. Een voorbeeld is de verzekeringspremie van een auto die in december wordt betaald maar betrekking heeft op het volgende jaar. Wat er dan geboekt kan worden is via het memoriaal (meestal wordt er ook een memoriaal dagboek gebruikt): Vooruitbetaalde verzekeringskosten op de debet zijde. Deze post moet op 1 januari in het volgend boekjaar dan wel tegen geboekt worden van de balans rekening memoriaal naar de kosten rekening in het nieuwe boekjaar. Andere nog te ontvangen kosten of vooruitbetaalde kosten kunnen zijn: contributies, rente spaarrekening etc. Opmerking 1: Maak voor het balanswerk en / of uw accountant een overzicht van wat er opgenomen is. Opmerking 2: Kijk wat er per 1 januari opgenomen is en boek dit terug via het memoriaal (boek). Opmerking 3: Boek in het volgend boekjaar alvast de boeking terug naar de juiste kosten rekening. (dan wordt dit niet vergeten) U moet dan wel de periode 1 en het volgende boekjaar activeren.


Page 9

Technology Europe

7 CREDITEUREN Druk de openstaande postenlijst (saldi lijst crediteuren) af per 31 december en kijk of de posten die daarop staan daadwerkelijk openstaan. Verreken bedragen die tegen elkaar wegvallen, en boek kleine betalingsverschillen via het memoriaal af (opschonen), zodat de lijst er overzichtelijk uitziet. Kijk ook of alle posten nog wel betaald moeten worden. Opmerking 1: Print een openstaande postenlijst crediteuren per jaareinde voor de te bewaren boekhouding, het administratiekantoor of accountant. Opmerking 2: Controleer het saldo van de openstaande postenlijst (sub-‐administratie) met het saldo van de grootboekrekening(en) crediteuren. Opmerking 3: Maak een overzicht van de facturen die betwist zijn voor uw administratie en een kopie voor het administratiekantoor. Opmerking 4: Wie zijn rekeningen te laat betaalt en een aanmaning heeft gekregen doet er verstandig aan deze nog eens heel goed voor het licht te houden. Op grote schaal worden kosten in rekening gebracht die wettelijk verboden zijn. Opmerking 5: Indien uw relatie zowel debiteur als crediteur is, en u de openstaande posten tegen mekaar weg wilt boeken, dient u uw relatie hiervan op de hoogte te stellen. Liefst met een wederzijds akkoord en bevestiging in bijvoorbeeld een email.


Page 10

Technology Europe

8 NOG TE BETALEN KOSTEN EN OVERIGE SCHULDEN Worden er kosten in een volgend boekjaar betaald die nog betrekking hebben op het afgelopen boekjaar en zijn deze zeker vast te stellen, dan moeten deze kosten nog geboekt worden ten laste van dit boekjaar. Een voorbeeld: Bankkosten en –renten die in januari betaald worden en die betrekking hebben op het 4e kwartaal van het afgelopen boekjaar. Wat er dan geboekt kan worden is via het memoriaal: Bankkosten en -‐rente debet als kosten en in dit geval nog te betalen kosten credit. Andere nog te betalen kosten zijn: Administratiekosten (meestal een stelpost) en telefoonkosten. Het kan ook zijn dat er bedragen vooruit-‐gefactureerd worden, dit zijn dan overige schulden. Opmerking 1: Maak voor het administratiekantoor een overzicht van wat er opgenomen is onder dit onderdeel. Opmerking 2: Kijk wat er per 1 januari opgenomen is en boek dit terug via het memoriaal. Opmerking 3: Boek in het volgend boekjaar alvast de boeking terug. Opmerking 4: Probeer alle kosten die nog betrekking hebben op het afgelopen jaar mee te nemen, dit scheelt in de belastingdruk.


Page 11

Technology Europe

9 VOORRAAD/ONDERHANDEN WERK Aan het eind van elk boekjaar bepaalt u de waarde van de voorraden die op dat moment in uw onderneming aanwezig zijn. In de regel moet u de voorraad waarderen tegen kostprijs. Omdat er zijn verschillende waardering systemen om de waarde van de voorraad te bepalen bestaan, is het belangrijk deze waardering ieder jaar op dezelfde manier te doen. Is er sprake van een voorraad? Maak dan een inventarisatielijst per 31 december. Zorg dat deze in overeenstemming komt met de balans. Controleer ook dat de marge klopt tussen inkoop en verkoop (vanuit de resultatenrekening). Opmerking 1: Maak een overzicht van de voorraad per 31 december voor de te bewaren administratie. Opmerking 2: Is er sprake van een incourante voorraad, maak daar dan een opstelling voor zodat er een voorziening voor getroffen kan worden. Alleen voor incourante (moeilijk verhandelbaar gebleken) goederen, zoals kleren en schoenen die uit de mode zijn, mag u een lagere waarde nemen dan de kostprijs. In dat geval behandelt u het verschil tussen de kostprijs en de lagere waarde als kosten, die u aftrekt van de opbrengsten. Wordt er met uren gewerkt? Mogelijk is er dan spraken van onderhanden werk. Dit is onder andere van toepassing bij langdurige projecten. Ook kunnen er al voorschotnota's zijn gefactureerd aan uw opdrachtgevers. Het onderhanden werk op de balans bestaat dan ook uit het loon, materiaal en overige kosten van de opdracht in uitvoering, waarop u de reeds gefactureerde voorschotten in mindering brengt.


Page 12

Technology Europe

10 OMZETBELASTING Maak een aansluiting met de omzet en de omzetbelasting. Vermenigvuldig de omzet exclusief btw met respectievelijk 21% of 6% en controleer of dit bedrag klopt met het bedrag van de grootboekrekeningen BTW af te dragen hoog en laag. Loop verder de boekingen na. Is er soms ten onrechte BTW gehaald uit boekingen. Welke btw is niet aftrekbaar? U kunt geen btw aftrekken over: -‐ privéaankopen; -‐ uitgaven die u maakt voor vrijgestelde omzet; -‐ eten en drinken in de horeca; -‐ personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken (van meer dan € 227 per persoon per jaar). Opmerking 1: Maak een kopie van (of scan) de gedane aangiftes omzetbelasting (voor zover deze zelf gedaan zijn) voor het te bewaren administratie dossier. Opmerking 2: Maak een aansluiting van de omzet met de BTW en kijk of het beginsaldo van de grootboekrekening BTW afdracht wegloopt. Voor een administratiekantoor is het meestal handig als geboekt wordt BTW afgelopen jaren en BTW lopend jaar. Opmerking 3: Maak eventueel gebruik van de kleine ondernemersregeling. De kleineondernemersregeling is een regeling waaruit een kleine ondernemer het nodige belastingvoordeel kan halen, maar jammer genoeg is de KOR niet op iedereen van toepassing. Om voor de KOR-‐regeling in aanmerking te komen, moet u aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen: U hoeft, na aftrek van de voorbelasting, in een jaar minder dan 1883 euro te betalen aan de Belastingdienst. • Uw bedrijf is een 'natuurlijk persoon'. Dat wil zeggen dat er sprake moet zijn van een eenmanszaak of officieel samenwerkingsverband van natuurlijke personen, zoals een maatschap of vennootschap onder firma. (Een rechtspersoon, zoals een besloten vennootschap, kan dus geen aanspraak maken op deze regeling.) • U bent met uw bedrijf gevestigd in Nederland. • U voldoet aan de administratieve verplichtingen voor de btw of heeft hiervoor tijdig een ontheffing aangevraagd. Hulp bij eindejaar verwerking van de financiële administratie, aangeboden door Veemflex warehouse management systemen & Profinad CS administratie systemen.

Page 13

Technology Europe

De kleine-‐ondernemersregeling in de btw leidt nogal eens tot vragen. We zetten 3 veel gestelde vragen met de bijbehorende antwoorden voor u op een rij. Vraag 1: twee bedrijven "Hoe moet de kleine-‐ondernemersregeling worden toegepast als een ondernemer twee bedrijven heeft?" De kleine-‐ondernemersregeling geldt per ondernemer. Wanneer een ondernemer twee bedrijven heeft, kan deze regeling één keer worden toegepast. Heeft een ondernemer samen met een partner een VOF? Dan kan de kleine-‐ ondernemersregeling slechts één keer worden toegepast. Als een ondernemer halverwege het jaar start of eindigt, dan worden de bedragen van de kleine-‐ondernemersregeling niet verminderd. Vraag 2: negatief jaarsaldo "Het jaarsaldo aan af te dragen btw is negatief. Kan dit negatieve jaarsaldo btw door middel van een herberekening van de kleine-‐ondernemersregeling leiden tot een extra teruggave of te betalen bedrag?" Ja, dat kan als er bijvoorbeeld sprake is van verlegde btw in de bouw bij onder aanneming van werk. Vraag 3: gevolgen voor andere belastingen "Heeft de vermindering volgens de kleine-‐ondernemersregeling gevolgen voor andere belastingen?" De vermindering moet meegenomen worden in de aangifte IB. Dit zijn extra inkomsten. Opmerking 4: Heeft uw onderneming een auto die tot het bedrijfsvermogen behoort of leaset uw onderneming een auto? Wordt deze auto ook privé gereden door u of uw medewerker? Dan geldt voor uw onderneming de btw-‐bijtelling voor privégebruik auto. Voor deze bijtelling is het van belang of er een kilometeradministratie is bijgehouden. Daarnaast zijn er nog enkele specifieke regels waar we hieronder op in zullen gaan. Kilometeradministratie bijgehouden Indien er een kilometeradministratie wordt bijgehouden, dan hoeft u alleen btw te betalen over het werkelijke privégebruik. Let er hierbij wel op dat het woon-‐werk verkeer voor de btw als privékilometers wordt gerekend. Op basis van de kilometeradministratie kunt u bepalen welk deel van de totale kilometers in het jaar er privé gereden is. Stel dat er 30.000 kilometer gereden is waarvan 10.000kilometer privé (en woon werkverkeer), dan is er 1/3 privé gereden. Hulp bij eindejaar verwerking van de financiële administratie, aangeboden door Veemflex warehouse management systemen & Profinad CS administratie systemen.

Page 14

Technology Europe

Vervolgens bepaalt u wat de kosten zijn waarover u btw heeft afgetrokken. Dit betreffen dus de kosten gedurende het jaar zoals benzine en onderhoud, maar ook het bedrag van de afschrijving indien u bij de aanschaf van de auto de btw heeft afgetrokken. Het btw privé gebruik auto rekent u uit over deze kosten (stel 3.000 Euro)het privé deel te berekenen. In dit voorbeeld is dat 1/3 X 3.000 euro= 1.000 euro waarover uw onderneming 21% BTW moet betalen. Het BTW gedeelte privé gebruik auto in dit voorbeeld bedraagt 210 euro.


Page 15

Technology Europe

Geen kilometeradministratie bijgehouden Indien er geen kilometeradministratie is bijgehouden, dan bedraagt het btw privégebruik auto 2,7% van de cataloguswaarde van de auto (inclusief btw en BPM). Stel dat de cataloguswaarde € 30.000 bedraagt, dan is de bijtelling 2,7% van € 30.000 en moet € 810 btw betaald worden. Indien de auto is gekocht zonder btw, bijvoorbeeld bij de aanschaf van een marge auto of een auto die privé is gekocht en daarna is overgenomen door het bedrijf, dan bedraagt het btw-‐privégebruik auto 1,5% van de cataloguswaarde in plaats van de 2,7%. De bijtelling bij een auto van € 30.000 bedraagt dan € 450. Indien een kilometeradministratie wordt bijgehouden, dan mag de 2,7 of 1,5% regeling niet worden toegepast. PRIVE AANGESCHAFTE AUTO BIJ MAATSCHAPPEN EN VOF’S Heeft u als vennoot of maat in privé een auto aangeschaft, maar wordt deze ook deels door de maatschap of V.O.F. gebruikt, dan kan deze onderneming de btw op de aanschaf en kosten aftrekken. Voorwaarde is wel dat de maatschap/V.O.F. handelt alsof zij zelf de auto heeft aangeschaft en dat er geen vergoeding voor het gebruik wordt betaald. De BTW die moet worden afgedragen wordt berekend zoals bij alle zakelijke auto’s. Hierbij heeft de maatschap /V.O.F. drie keuzes: 1. De BTW wordt niet afgetrokken 2. Er wordt geen BTW afgetrokken over het deel privé gebruikt wordt. 3. Alle BTW wordt afgetrokken maar er wordt BTW privé gebruik auto betaald. De BTW die moet worden afgedragen wordt berekend zoals bij alle zakelijke auto’s. Geen kilometeradministratie, maar privé uitsluitend woon-‐werkverkeer Indien er geen kilometeradministratie wordt bijgehouden, maar het privégebruik auto alleen uit woon-‐werk verkeer bestaat, dan kunt u kiezen voor de 2,7 of 1,5% regeling, maar u kunt er ook voor kiezen om zelf de btw te berekenen die uw onderneming moet afdragen. Hiervoor berekent u het woon-‐werkverkeer door de afstand per dag (retour) te vermenigvuldigen met 214 dagen op basis van 5 werkdagen per week. Deze privékilometers in verhouding tot de totaal gereden kilometers vermenigvuldigt u met de totaal afgetrokken btw in het jaar. Stel dat uw onderneming € 1.500 btw heeft afgetrokken en 1/3 van de kilometers betrekking heeft op woon-‐werkverkeer, dan bedraagt de af te dragen btw voor privégebruik € 500. Deze regeling kunt u ook toepassen bij wisselend gebruik door verschillende personeelsleden.


Page 16

Technology Europe

Opmerking 4: Geef vóór 1 april 2015 aan als u nog een bedrag te betalen of te ontvangen hebt (suppletie). Indien u tijdig melding maakt en het bedrag niet ineens kunt betalen kunt u ook eventueel gebruik maken van een kortlopend uitstel krijgen voor maximaal vier maanden na de laatste vervaldag van de (oudste) aanslag. De aanslag moet dan dus wel eerst opgelegd worden. De Belastingdienst verleent in bepaalde gevallen ook uitstel voor 12 maanden of zelfs langer. U kunt het verzoek om uitstel van betaling zowel schriftelijk als telefonisch doen. Let op! -‐-‐ U moet wel “bij” zijn met de lopende betalingsverplichtingen -‐-‐ U moet verder geen betalingsverzuim hebben -‐-‐ Dit geldt voor maximaal 20.000 EUR -‐-‐ Denk als BV aan de melding betalingsonmacht.


Page 17

Technology Europe

11 INKOMSTENBELASTING Om uw aangifte inkomstenbelasting te kunnen doen heeft men een aantal stukken nodig. Het helpt als deze gegevens tijdig verzameld worden. Het gaat daarbij mede om: • Jaaropgave(s) werkgever • Overzicht ziektekosten • Overzicht van betaalde-‐ of ontvangen alimentatie • Overzicht ontvangen zorgtoeslag • Ontvangen voorlopige aanslag/voorlopige teruggaaf • Overzicht betaalde lijfrentepremies/Laatste pensioenoverzicht • Bank-‐ en beleggingsrekeningen saldi per 1 januari en 31 december van het belastingjaar Voor huiseigenaren: • Jaaropgave hypotheekverstrekker betaalde hypotheekrente • WOZ waarde woning • Notarisafrekening koop/verkoop eigen woning • Overige documenten Middeling Als ondernemer heeft u vaak te maken met wisselende inkomens. Wijs uw accountant of administratiekantoor daarom op de mogelijkheid om uw belasting te middelen. Met middelen deelt u drie belastingjaren door drie en wordt er over dit gemiddeld inkomen belasting berekend waardoor de belasting afgevlakt wordt en er mogelijk een teruggave ontstaat. Let op! • Middeling is alleen geldig voor het inkomen uit werk en woning (box 1) • Middeling kan alleen over een periode van drie aaneengesloten kalenderjaren • Voor middeling moeten de aanslagen van deze jaren definitief zijn • Voor middeling moet u over deze jaren belastingplichtig in Nederland zijn (hier voldoet u onder andere aan als u in Nederland woont) • Geen van deze jaren is reeds eerder gebruikt voor middeling • Het laatst gebruikte kalenderjaar voor middeling mag niet ouder zijn dan 36 maanden nadat de aanslag van dat jaar onherroepelijk vaststaat. Een aanslag is onherroepelijk als de termijn van zes weken voor bezwaar, beroep, hoger beroep of cassatie is verstreken Met betrekking tot de laatste voorwaarde bij middeling een voorbeeld: U wilt uw inkomen uit werk en woning van de jaren 2008, 2009 en 2010 gebruiken voor middeling. De definitieve aanslag van het jaar 2010 is gedateerd op 15 december 2011. Middeling over deze kalenderjaren kan in dit voorbeeld tot en met 14 december 2014. Hulp bij eindejaar verwerking van de financiële administratie, aangeboden door Veemflex warehouse management systemen & Profinad CS administratie systemen.

Page 18

Technology Europe

12 VENNOOTSCHAPSBELASTING Kijk welke aanslagen vennootschapsbelasting betaald zijn in dit boekjaar. Dus ook van oudere jaren. Opmerking 1: Maak een kopie van de in het boekjaar ontvangen aanslagen vennootschapsbelasting zodat je accountant of je administratiekantoor deze ook in het dossier heeft Opmerking 2: Kijk of het beginsaldo van de grootboekrekening VPB afdracht wegloopt. Voor een accountant of administratiekantoor is het meestal handig als geboekt wordt VPB afgelopen jaren en VPB lopend jaar. Opmerking 3: Als u in 2014 een verlies verwacht dan kunt u dit verlies wellicht verrekenen met winsten uit vorige jaren. Verzoek om de voorlopige aanslag 2014 tot nihil te verminderen en dien begin 2015 een verzoek ik voor een voorlopige verliesbeschikking. Via een dergelijke beschikking kan er mogelijk 80% van het verlies sneller verrekend worden. Opmerking 4: Voorkom verliesverdamping. Uw bedrijfsverliezen zijn niet onbeperkt verrekenbaar met uw bedrijfswinsten. In de vennootschapsbelasting kunt u een verlies verrekenen met de belastbare winst uit het voorgaande jaar (carry-‐back) of met de winsten uit de komende negen jaar (carry-‐forward). Bent u ondernemer in de inkomstenbelasting, dan kunt u een verlies verrekenen in box 1 met positieve inkomsten uit de drie voorafgaande jaren en de negen volgende jaren. Heeft u in 2005 een verlies geleden dat u nog niet heeft kunnen verrekenen, laat dit verlies dan niet ongemerkt verdampen. Misschien kunt u dit jaar nog winst naar voren halen. Er zijn allerlei mogelijkheden om verliesverdamping te voorkomen. Wilt u bijvoorbeeld een bedrijfsmiddel verkopen, stel dit dan niet uit. Behaalt u met de verkoop namelijk een belaste (boek)winst, dan kunt u hiermee nog openstaande verliezen verrekenen. Informeer bij uw adviseur welke mogelijkheden u wellicht heeft. Let op! Voor de aangiften 2009 tot en met 2011 gold in de vennootschapsbelasting een tijdelijke verruiming van de carry-‐backtermijn van één jaar naar drie jaar. Heeft u hier gebruik van gemaakt, dan is de voorwaartse verliesverrekening (carry-‐forward) beperkt van negen tot zes jaar. Opmerking 5: Per 1 januari 2014 is de hoogte van de belasting-‐ en invorderingsrente gewijzigd. De Belastingdienst sluit voor het bepalen van de hoogte van de belastingrente voor de VPB dan aan bij de wettelijke rente voor handelstransacties. Daarnaast geldt er nog een ondergrens van 8 procent. Zorg dat uw belastingschuld dus niet onnodig hoog oploopt omdat u anders veel rente verschuldigd wordt. Hulp bij eindejaar verwerking van de financiële administratie, aangeboden door Veemflex warehouse management systemen & Profinad CS administratie systemen.

Page 19

Technology Europe

Opmerking 6: In 2014 geldt een lager tarief als er dividend uitgekeerd wordt. Dit is 22% in plaats van 25%. Mogelijk kan er in 2014 dividend uitgekeerd worden als de middelen dit toelaten (let op er moet ook een dividendtoets gedaan worden om te bepalen of er dividend uitgekeerd mag worden, neem dus altijd contact op met de accountant of het administratiekantoor.


Page 20

Technology Europe

13 LOONADMINISTRATIE Controleer of de grootboekrekening nettolonen afloopt. Is er een verschil kijk dan na of dit klopt. Opmerking 1: Maak een kopie van de loonjournaalposten voor het administratiekantoor en vraag een totaal loonjournaalpost op bij het loonbureau. Opmerking 2: Controleer of grootboek 4000 (brutoloon) en verder kloppen met het totaaloverzicht. Opmerking 3: Verklaar het saldo voor de grootboekrekening loonheffing (dit zou de te betalen loonheffing van december moeten zijn). Maak tevens een kopie of scan van de aangifte van december voor de accountant of het administratiekantoor. Opmerking 4: Maak een verklaring van het saldo van de grootboekrekening nettolonen. Opmerking 5: Als u aan uw werknemer in 2014 een vaste onkostenvergoedingen verstrekt, zorgt u er dan voor dat hiervan een onderbouwing (specificatie) voorhanden is voor uw accountant of administratiekantoor. Tevens moet uw werknemer regelmatig (zeg 2 keer per jaar) controleren of de vergoeding nog juist is. Hij moet dit bewijzen met bonnen. Opmerking 6: Bespreek met uw accountant/administratiekantoor of loonbureau de gevolgen van de werkkostenregeling die per 1 januari 2015 verplicht is. Uw administratie dient hierop ingericht te zijn om de vrije ruimte te kunnen bepalen en om te voorkomen dat u onnodig veel belasting gaat betalen (valt het niet binnen de ruimte van de werkkostenregeling dan betaalt u 80% belasting. Het is dus zaak om dit goed tussentijds in de gaten te houden zodat u niet aan het eind van 2015 verrast wordt met hoge lasten. De stappen naar de werkkostenregeling: Stap 1: Kennis vergaren Stap 2: Huidige arbeidsvoorwaarden analyseren Stap 3: Arbeidsvoorwaarden aanpassen Stap 4: salaris-‐ en financiële administratie inrichten Stap 5: Vrije ruimte blijven monitoren


Page 21

Technology Europe

14 REKENING-‐COURANT DGA Worden er door een Directeur Groot Aandeelhouder opnamen gedaan buiten het loon dan worden deze opnamen geboekt op de zogenaamde rekening-‐courant DGA. Let op! Onder een bedrag van € 17.500 is er geen rente verschuldigd, daarboven wel. Deze rente is gelijk aan de markrente. Let op! Heeft u een vordering op uw eigen B.V. en ontvangt u rente over deze vergoeding? Deze rente is belast in box 1 als inkomsten uit het beschikbaar stellen van vermogen. U betaalt dan dus niet de 1,2% belasting uit box 3 maar het voor in box 1 geldend belastingtarief wat op kan lopen tot 52%. Zorg er ook voor dat er een rekening-‐courantovereenkomst is!


Page 22

Technology Europe

15 LANGLOPENDE SCHULDEN Is er spraken van langlopende schulden? Zorg dat u een jaaroverzicht eventueel voor uw accountant zodat zij het saldo en de in 2014 betaalde rente kunnen controleren. Is er in 2014 een lening afgesloten? Zorg dan dat U ook een kopie heeft van de leningsovereenkomst voor degene die uw jaarrekening opstelt.


Page 23

Technology Europe

16 KOSTEN Let op of alle kosten verwerkt zijn. Denk daarbij onder andere aan: -‐ Kosten van zakelijk gereden kilometers met de privé auto * 0,19 cent per kilometer -‐ Internet-‐ en telefoonkosten.


Page 24

Technology Europe

17 ADMINISTRATIE BEWAREN De wettelijke bewaartermijn voor de administratie is zeven jaar. De bewaartermijn gaat lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van 2 januari 2008 mag dus pas in 2016 vernietigd worden. Hetzelfde geldt voor de loonadministratie. Let op: bij een langlopend contract gaat de bewaartermijn pas in op het moment dat het contract niet langer van toepassing is. Heb je dus in 2009 een contract met een leverancier afgesloten dat in 2014 afloopt? Dan mag het contract pas in 2022 worden vernietigd. Voor het personeelsdossier gelden voor ieder onderdeel weer andere bewaartermijnen. Al die termijnen gaan pas in zodra de werknemer het bedrijf heeft verlaten. Vervelende bijkomstigheid is dat je sommige gegevens juist langer moet bewaren, terwijl je aan de andere kant verplicht bent om bepaalde gegevens juist eerder te vernietigen. Goed opletten dus. Andere uitzondering is informatie rondom onroerende zaken. Deze gegevens moet je op verzoek van de belastingdienst tot tien jaar terug kunnen laten zien. Hoe moet je de administratie bewaren? De belastingdienst hanteert de stelregel dat je alle gegevens bewaard in de vorm waarin je ze ontvangen hebt. Alles wat je digitaal hebt ontvangen, dien je daarom digitaal te bewaren. Krijg je bijvoorbeeld de bankafschriften niet meer per post opgestuurd? Dan mag je ze nog wel uitprinten, maar moet je ze ook te allen tijde digitaal kunnen laten zien. Extra aandachtspunt is dat digitale bankafschriften in de meeste gevallen slechts beperkte tijd beschikbaar zijn. Sla ze daarom tijdig en goed op. In de meeste gevallen kun je ze nog wel achteraf opvragen, maar daaraan zijn extra kosten verbonden. Andersom gaat deze stelregel ook op: ontvang je de facturen nog gewoon per post? Dan mag je ze wel inscannen voor je eigen administratie. Maar als de belastinginspecteur op bezoek komt, moet je de originele versies kunnen aantonen. Erg dubbel is het dat de belastingdienst het inscannen van bonnen wel aanraadt, omdat de inkt vaak al verdwenen is nog voor de bewaartermijn voorbij is. De verwachting is dat op niet al te lange termijn de belastingdienst ook gescande documenten accepteert – mits duidelijk is dat het integer en authentiek is. Maar tot nu toe houdt de belastingdienst nog vast aan haar eigen strenge regels. Let op: Voor de administratie over het gebruik van onroerende zaken geldt een bewaartermijn van negen jaar. Deze termijn begint te lopen in het boekjaar na het boekjaar waarin de onroerende zaak voor het eerst in gebruik is genomen. Dit is vooral van belang als is gekozen voor een btw-‐belaste levering.


Page 25

Technology Europe

18 URENVERANTWOORDING Voor de toepassing van diverse ondernemersfaciliteiten in de inkomstenbelasting geldt dat de ondernemer tenminste 1225 uren aan het drijven van zijn onderneming(en) moet hebben besteed. In moeilijkere tijden is het echter lastiger om meer opdrachten binnen te krijgen en dus ook moeilijker om de norm van 1225 uren te halen. Dus vergeet niet om ook de indirecte uren die zijn besteed aan de onderneming mee te tellen. Indirecte uren zijn bijvoorbeeld telefoongesprekken met (potentiële) klanten, het bijhouden van de administratie, onderhoudswerkzaamheden, scholing en reis-‐uren (waaronder óók het woon-‐werkverkeer). Let op: Indien je ook nog in loondienst bent dien je als ZZP’er nog iets meer bij te houden dan alleen de uren die je in je bedrijf stopt. In dat geval dien je namelijk niet alleen 1225 uur per jaar aan je bedrijf te werken, maar dien je er daarnaast voor te zorgen dat je meer dan 50% van de tijd ondernemer bent. Toon dus aan dat je niet teveel in loondienst hebt gewerkt, aangezien je dan niet zal voldoen aan de voorwaarden met betrekking tot het urencriterium. Bijzondere situaties: In de onderstaande gevallen wordt er soepeler omgegaan met het urencriterium. U bent een starter: u hoeft niet te voldoen aan de eis dat meer dan 50% van de totale gewerkte tijd aan uw onderneming(en) wordt besteed. Verder mag u de uren die u heeft besteed aan het voorbereiden op de start meerekenen. U start vanuit een arbeidsongeschiktheidsuitkering: per kalenderjaar moet u minimaal 800 uur aan uw onderneming besteden. Zwangerschap: als u het werk wegens zwangerschap onderbreekt, dan mag u voor een periode van zestien weken niet gewerkte uren meetellen alsof u deze wel had gewerkt.


Page 26

Technology Europe

19 DIGITALISERING Het is mogelijk om via een mappenstructuur op het netwerk per jaar de stukken voor de administratie of de accountant op te slaan. Zo kunnen gegevens snel per jaar teruggevonden worden. C: \administratie\2012\ Ook de vaste gegevens kunnen worden opgeslagen. Zo is er altijd een overzicht van de investeringen, contracten en bijvoorbeeld leningsovereenkomsten of statuten. Een dergelijke mappenstructuur kan er als volgt uitzien:


Page 27

Technology Europe


Page 28

Technology Europe

20 BESPAREN OP ADMINISTRATIEKOSTEN

Wist u dat u ook zelf kunt helpen om op uw kosten te besparen? Hieronder geven wij enkele mogelijkheden / tips om op uw kosten te besparen. 1. Het is vaak mogelijk om uw administratie gedeeltelijk of geheel zelf online via de server van Spike Technology te verwerken. Hierbij boekt u dus (een deel van) uw administratie zelf in. 2. Al vanaf een relatief kleine administratie heeft, kunt u bijvoorbeeld gaan werken met een oplossing als Profinad CS waarin u de administratie bij kunt houden en een administratiekantoor dit bestand kan raadplegen voor controle werkzaamheden. Profinad CS geeft een perfect inzicht in de cijfers en de BTW. 3. Vaak heeft de wijze van aanlevering van een administratie een grote invloed op de uiteindelijke kosten. Wordt een administratie niet volledig aangeleverd dan gaat er meer tijd en daarmee kosten zitten in het opvragen en controleren van de administratie. Het is dan ook beter on met “korte lijnen uw administratie tijdig te laten controleren en begeleiden door een van onze specialisten of door uw accountants kantoor. 4. Vaak kunnen Excel of andere bestanden aangeleverd worden via een FTP server of Drop-‐box zodat wij deze in het effectiever Profinad cs kunnen inlezen en U daarna sneller en eenvoudiger uw administratie kunt verwerken. 5. Vaak zijn er veel losse bonnen in de administratie of dat er een deel zakelijk en een deel privé betaald wordt. De controle hierop kost de administrator veel tijd om te verwerken. Probeert daarom uw zakelijke kosten zakelijk te betalen en uw privé kosten privé te betalen. Zet op een bonnetje “privé betaald” als dat zo is. Of denk bijvoorbeeld bij veel tankbonnen aan een Brandstofpas. U ontvangt dan een factuur per maand en geen losse bonnen meer en dus minder arbeidsintensief administratie. Als u zich verdiept in een aantal zaken of weet hoe en waarom dingen geboekt of verwerkt worden, is uw inzicht in uw bedrijf effectiever en bespaard u vaak kosten. Naast een correcte voorbereiding van de jaarrekening heeft u zoals u kunt lezen zelf vrij veel invloed op de hoogte van uw administratiekosten door het zelf te doen. Spike Technology kan u daarbij helpen en is een uitstekende partner voor bedrijfsadministratie software en begeleiding.


Page 29

Technology Europe

Part 2

Jaar of periode afsluitingsprogramma van Profinad CS. Inleiding. Het Jaar of periode afsluitingsprogramma van Profinad CS is om mutaties van een bepaalde periode te salderen. De gebruikers van Profinad Cs zijn immers vrij de te gebruiken periodes zelf te definiëren. Het is wel zo dat altijd vanaf de oudste openstaande periode afgesloten wordt. Dus een tussenliggende periodes kan men niet afsluiten zonder de daaraan voorgaande periode af te sluiten. De saldering tijdens het afsluiten van de gekozen periode, heeft als gevolg dat men bij een volgende periode of bij een volgend boekjaar begint met een z.g. nieuwe beginbalans en met verlies en winst rekeningen zonder mutaties. Men zelf kan kiezen hoe lang men de afgesloten periode wenst te hebben door middel van het ingeven van de juiste datum. Het is dus de verantwoordelijkheid van de gebruiker om de juiste einddatum voorde afsluiting in te geven. De begindatum is automatisch de oudste boekingsdatum. Het is niet mogelijk om tussenliggende periodes af te sluiten zonder dat men bij de begin datum van de oudste periode begint. Het is wel mogelijk om een periode van meerdere jaren in een keer af te sluiten. De boeking naar het resultaat, is dan gelijk aan het resultaat van die afgesloten periode. Alvorens men dit programma te gebruiken dient u eerst een back-‐-‐-‐up te maken. Indien u niet weet hoe dit moet, bel dan even naar onze technische service voor bijstand. "LET OP, deze actie is NIET OMKEERBAAR, dus maak altijd eerst een back-‐-‐-‐up!" Indien u geen correcte back up heeft gemaakt kunnen we daar niets meer aan veranderen! U bent dan alle informatie kwijt. Dit is uitdrukkelijk uw eigen verantwoordelijkheid. Wij wijzen dus bij gebruik van dit programma zonder back-‐-‐-‐up iedere verantwoording af. Als men er voor kiest om de boek mutaties van een boekjaar te salderen naar een nieuw boekjaar kan men het programma jaarafsluiting gebruiken. Alvorens dit te doen moet de boekhouding bij zijn en de in part 1 genoemde zaken zijn verwerkt, want achteraf kunnen er geen mutatie aan het afgesloten boekjaar worden toegevoegd. Het jaarafsluit programma is een losse aanvulling voor het Profinad CS administratie systeem en is standaard niet in het menu geïntegreerd. Het gebruik van dit programma saldeert de alle mutaties van de balans rekeningen naar een nieuw saldo zijnde het “saldo beginbalans” op de betreffende grootboek rekening. De “afgesloten mutaties” zijn dus niet meer zichtbaar. Als u deze wilt bewaren (zoals de Hulp bij eindejaar verwerking van de financiële administratie, aangeboden door Veemflex warehouse management systemen & Profinad CS administratie systemen.

Page 30

Technology Europe

bewaarplicht voorschrijft, dan dient u deze gegevens af te drukken. Dit kan op papier maar ook naar bijvoorbeeld reproduceerbare PDF files die op een cd of DVD kunt bewaren. Het programma ledigt de mutaties van de verlies en winst rekeningen en voegt het verschil (saldo V&W) bij op de balans rekening “ winst& verlies periode of resultaat boekjaar” Het afsluit programma boekt dus het resultaat (lees het verschil tussen de kosten en opbrengsten rekeningen) naar de balans rekening “winst& verlies winst boekjaar”. Deze grootboek rekening moet voorkomen als balans rekening in het grootboek op de passiva zijde, met preferentiële boekingen als credit. Dus het resultaat van het af te sluiten boekjaar of van de af te sluiten periode wordt automatisch door geboekt en is onderdeel van het saldo van de nieuwe beginbalans op de balansrekening “resultaat boekjaar”. Als het resultaat aan het eind van het boekjaar handmatig werd door geboekt naar een balans rekening zo als “resultaat boekjaar”, of toevoeging Eigen Vermogen” (er is dus in de V&W geen resultaat meer), zal deze automatische boeking resulteren in een boeking met een bedrag van 0 en zal derhalve niet zichtbaar zijn. Tijdens het handmatig (provisorisch) afsluiten heeft er een dus een boeking plaats gevonden tussen een “verlies en winst rekening” en een “balans rekening” aan het einde van het af te sluiten boekjaar of periode ten grootte van gerealiseerde resultaat. (Als het resultaat 0 was is deze boeking niet zichtbaar.) Na het afsluiten moet de nieuwe begin balans dan ook in evenwicht zijn en de nieuwe verlies en winstrekeningen moeten leeg zijn. Het verdient aanbeveling om dit altijd te controleren.

Wij adviseren soms om de verlies en winst boeking handmatig te doen als men er voor kiest om nog correcties te kunnen aanbrengen in het vorig boekjaar voor afsluiting. Als men het saldo van de V&W handmatig heeft door geboekt naar de betreffende balans rekening is het resultaat 0 wat wordt door geboekt tijden de afsluiting. Als het (vorige) boekjaar of periode nog niet werd afgesloten kan men toch een idee hebben over het resultaat van het nieuwe volgende boekjaar of periode. Met Profinad CS kunt u zo in meerdere boekjaren werken. Na het definitief afsluiten van het boekjaar of van een periode is het niet meer mogelijk correcties te boeken in het afgesloten boekjaar of de afgesloten periode.

Voorbereiding tot afsluiting van een periode:

Zorg ervoor dat alle boekingen bij zijn. Journaliseer alle posten (inkoop en verkoop facturen) die nog niet zijn gejournaliseerd. Controleer kas en bank saldi, controleer de saldi lijsten debiteuren en crediteuren met Hulp bij eindejaar verwerking van de financiële administratie, aangeboden door Veemflex warehouse management systemen & Profinad CS administratie systemen.

Page 31

Technology Europe

hun grootboekrekeningen. Kijk of u ook alle memoriaal boekingen hebt bijgewerkt. Controleer of uw geen boekingen zoals afschrijvingen, lonen e.d. hebt vergeten. Maak een back-‐-‐-‐up-‐-‐-‐ van de database van uw boekhouding. Nadat u een back-‐-‐-‐up heeft gemaakt, doe als volgt: 1. Start het programma Profinad CS en login in als “administrator”. 2. Kies voor het hoofd TAB blad “print”. o Kies voor het SUB TAB blad “boekhouding”. o Kies voor het SUB TAB blad “journaalposten” om de journaalposten om de af te sluiten periodes af te drukken. (U doet dit om de specificaties van uw boekhouding te bewaren op papier. U kunt er echter ook voor kiezen om een PDF file hiervan te bewaren zodat u dit later alsnog kunt afdrukken. )

Balans afdrukken

o Kies voor het SUB TAB “Balans” §§ Kies de knop Balans, vul de maand en het boekjaar in tot wanneer u een balans wilt afdrukken. Dit is dus tot en met de zelfde periode zoals u die gaan afsluiten. §§ Controleer of vinkje sommeer desgewenst kostenplaatsen aan staat. (staat normaal reeds aangevinkt) §§ Druk op de knop zoeken om de gewenst mutaties op uw scherm te krijgen. §§ Druk op de knop print om de gewenste printer te kiezen. (Eventueel een pdf printer) §§ Vink aan afdrukvoorbeeld en zet eventuele andere vinkjes uit. Druk op OK. (U ziet nu het gekozen overzicht op het scherm.) §§ Druk op het printer knopje links boven om het afdrukken te starten. §§ Nadat de afdruk is gelukt, druk op close

Hetzelfde doe we voor Verlies & Winst

o Kies voor het SUB TAB “Balans” §§ Kies de knop Verlies & Winst, vul de maand en het boekjaar in tot wanneer u een Verlies & Winst overzicht wilt afdrukken. Dit is dus tot en met de zelfde periode zoals u die wilt gaan afsluiten. §§ Controleer of vinkje sommeer desgewenst kostenplaatsen aan staat. (staat normaal reeds aangevinkt) §§ Druk op de knop zoeken om de gewenst mutaties op uw scherm te krijgen.


Page 32

Technology Europe

§§ Druk op de knop print om de gewenste printer te kiezen. (Eventueel een pdf printer) §§ Vink aan afdrukvoorbeeld en zet eventuele andere vinkjes uit. Druk op OK. (U ziet nu het gekozen overzicht op het scherm.) §§ Druk op het printer knopje links boven om het afdrukken te starten. §§ Nadat de afdruk is gelukt, druk op close.

Hetzelfde doe we voor Proef en Saldi

o Kies voor het SUB TAB “Balans” §§ Kies de knop Proef en Saldi, vul de maand en het boekjaar in tot wanneer u een Proef en Saldi overzicht wilt afdrukken. Dit is dus tot en met de zelfde periode zoals u die wilt gaan afsluiten. §§ Controleer of vinkje sommeer desgewenst kostenplaatsen aan staat. (staat normaal reeds aangevinkt) §§ Druk op de knop zoeken om de gewenst mutaties op uw scherm te krijgen. §§ Druk op de knop print om de gewenste printer te kiezen. (Eventueel een pdf printer) §§ Vink aan afdrukvoorbeeld en zet eventuele andere vinkjes uit. Druk op OK. (U ziet nu het gekozen overzicht op het scherm.) §§ Druk op het printer knopje links boven om het afdrukken te starten. §§ Nadat de afdruk is gelukt, druk op close

Voor controle is het wenselijk als u ook een saldi lijst en/of ouderdomsoverzicht debiteuren en crediteuren afdrukt gelijk aan de af te sluiten periode.

Nu u alle informatie op papier heeft kunt u Profinad CS afsluiten waarna we het periode afsluitprogramma kunnen starten. Alvorens het periode afsluitprogramma te starten dient u Profinad CS af te sluiten. Profinad CS mag absoluut niet meer actief zijn.


Page 33

Technology Europe

Het programma Periode Afsluiten

Kies in de directory Profinad het programma PeriodClosure.exe door hierop onder Windows, 2 maal op te klikken met de muis. Op uw scherm verschijn dan het invulvenster.

Vul het dagboek in met gebruik van het rechtse keuze pijltje bij Dagboek.

Vul de balans grootboekrekening waar u het resultaat naar toe wilt boeken in met gebruik van het rechtse keuze pijltje bij Balans Grootboek.

Vul datum in met gebruik van het rechtse keuze pijltje en de keuze kalender. Controleer of dit juist is om de voorleggende periode af te sluiten. Druk op de knop periode sluiten om het programma te starten.

Volg de meldingen op het scherm.

Als het programma aangeeft dat het gereed is, druk op de knop afsluiten. Thans is de voorliggende periode afgesloten. Controleer de boekhouding met de eerder gemaakte uitdraaien. Veel succes!


Page 34

Einde jaar verwerking Profinad CS

Recommend Documents