Informatiseringsplan gemeente Bergen Samen werken aan samenhangende informatievoorziening voor een beter presterende gemeente

Informatiseringsplan gemeente Bergen 2008 - 2012 Samen werken aan samenhangende informatievoorziening voor een beter presterende gemeente

| Informatiseringsplan 2008-2012

Informatiseringsplan gemeente Bergen 2008-2012

Plaats:

Bergen

Datum:

April 2008

Jeroen van der Hulst Eltjo Vermeulen Erik Versterre

© 2008.


Voorwoord In dit document is de visie van de gemeente Bergen beschreven ten aanzien van informatiebeleid voor de komende jaren. Dit informatiseringsplan is eind 2007 en voorjaar 2008 tot stand gekomen met inbreng en medewerking van de gehele gemeentelijke organisatie en geeft richting aan de ICT inspanningen van de gemeente Bergen voor de periode van 2008 tot en met 2012. Bij dit informatiseringsplan hoort het uitvoeringsprogramma waarin per jaarschijf alle concrete te realiseren ICT projecten zijn beschreven. April 2008

ii


Inhoud 1

Managementsamenvatting

1

2

Waarom dit informatiseringsplan?

2

2.1 ICT beleid vanaf de fusie in 2001 tot 2008

2

2.2 Eerst ‘richten’ dan ‘inrichten’

3

3

4

Huidige situatie

3.1 Inleiding

4

3.2 Specifieke bedrijfsfuncties en de ICT

4

3.3 Stand van zaken Bergen in relatie tot de landelijke ontwikkelingen

5

3.4 De I&A functie

5

4

7

Externe ontwikkelingen en trends

4.1 Landelijke initiatieven en kaders en de Verklaring

7

4.2 Technologische ontwikkelingen

8

5

9

Visie op Bergen 2008-2012

5.1 Visie en richten van ontwikkeling organisatie en ICT

9

5.2 Beleidsmatige ambities en organisatieontwikkeling

9

5.3 Speerpunten informatisering gemeente Bergen

10

5.4 Conclusies ten aanzien van prioriteiten voor de periode 2008-2012

14

6

16

Inrichting informatievoorziening 2008-2012

6.1 Informatievoorziening begin 2008

16

6.2 Van standalone pakketten naar een architectuur gebaseerd op informatievoorzieningsservices 17 6.3 De informatievoorziening medio 2009

19

6.4 De informatievoorziening in 2012

20

6.5 Tot besluit

21

7

Aanpak ontwikkeling

22

7.1 Ontwikkelen in samenhang

22

7.2 De aanpak

22

7.3 Het uitvoeringsprogramma

22

Bijlagen

24

Specifieke bedrijfsfuncties en de ICT NORA en EGEM referentiearchitectuur Geraadpleegde bronnen Betrokken medewerkers

Het uitvoeringsprogramma Informatisering 2008-2012 is een afzonderlijk document

iii


1 Managementsamenvatting Dit visiedocument ten aanzien van het informatiebeleid van de gemeente Bergen geeft richting aan de ICT inspanningen van de gemeente Bergen voor de periode van 2008 tot en met 2012. Het plan is opgesteld op basis van een drietal uitgangspunten. Het eerste uitgangspunt wordt gevormd door bestuurlijke doelen en uitgangspunten. De aandacht voor het verbeteren van de dienstverlening aan burgers en bedrijven, het wijkgericht werken en de WMO vormen voorbeelden van dit uitgangspunt. Het tweede uitgangspunt wordt gevormd door de behoefte van de organisatie om de kwaliteit van processen en producten te verhogen en om meer inzicht te verkrijgen in de bedrijfsvoering van de gemeentelijke organisatie. Om een goed beeld van dit uitgangspunt te verkrijgen is, voorafgaand aan het opstellen van dit visiedocument, een brede inventarisatie en analyse gemaakt die veel waardevolle informatie over deze kwaliteitsverbetering heeft opgeleverd. Het derde uitgangspunt wordt gevormd door de externe ontwikkelingen, waarbij met name voorschriften die door wet en regelgeving zijn voorgeschreven de komende jaren veel aandacht vragen. De implementatie van een nieuwe basisregistratie voor adressen en gebouwen (BAG) vormt hiervan een voorbeeld. Om daadwerkelijk raakvlakken met de organisatie te verkrijgen zijn vanuit deze uitgangspunten een zestal themagebieden gedefinieerd van waaruit de gemeente Bergen haar ICT inspanningen wil vormgegeven. Deze zes themagebieden geven de gemeente Bergen de mogelijkheid om de ICT inspanningen te spreiden, te faseren en te prioriteren ten aanzien van de komende jaren. Het gaat om de volgende themagebieden: 1. Basisregistraties, 2. Geo-informatievoorziening, Rampenbestrijding & Brandweerzorg, 3. Besturing en Planning & Control, 4. Dienstverlening, 5. Maatschappelijke zaken, 6. Ondersteunende functies. Om vanuit de visie op de informatievoorziening te komen tot een daadwerkelijke invulling van de ICT inspanningen zijn de themagebieden uitgewerkt in concrete te realiseren projecten. Het resultaat van de uitwerking van deze themagebieden is opgenomen het bijgevoegde uitvoeringsprogramma. In dit programma staan per jaarschijf de projecten benoemd die vanuit de drie uitgangspunten binnen de zes themagebieden zijn benoemd. Daaraan is nog een thema toegevoegd, namelijk de investeringen die nodig zijn in apparatuur en andere onderdelen van de algemene ICT infrastructuur. Als finale stap is aan het totale informatiseringsplan en het uitvoeringsprogramma nog één extra uitgangspunt toegevoegd en dat betreft de voorwaarde voor de organisatie om ook daadwerkelijk de voorgestelde ICT inspanningen waar te kunnen maken, wat betreft de effectieve en efficiënte inzet van mensen en middelen. In het laatste hoofdstuk van het informatiseringsplan is de aanpak beschreven om de, in de visie beschreven, doelstellingen te realiseren. Dit onderdeel handelt over de organisatie, de processen, de rollen en de cyclus die jaarlijks wordt doorlopen om het uitvoeringsplan, dat een dynamisch karakter heeft, actueel te houden. Met de aanbevelingen uit dit onderdeel is het voor de gemeente Bergen mogelijk een meerjarig perspectief te behouden op haar informatiseringinspanningen, maar daarnaast eveneens in te kunnen springen op actuele ontwikkelingen, zowel vanuit een maatschappelijke aanleiding als vanuit interne behoeften.

1


2 Waarom dit informatiseringsplan? De informatievoorziening en de daarbij toegepaste ICT (automatisering) zijn van cruciaal belang voor de prestaties van de gemeente Bergen. Zonder adequaat opgezette informatievoorziening en de juiste ICT kan Bergen zijn ambities niet waarmaken. Tevens wordt de gemeente geconfronteerd met ontwikkelingen die binnen de gehele overheid spelen en die zich richten op de realisatie van de elektronische overheid. Daarom is het van belang hiervoor een beleid te ontwikkelen dat aan de ontwikkeling van de informatievoorziening en ICT in onderlinge samenhang richting geeft. Direct daarop aansluitend wordt dit beleid uitgewerkt in een goed gestructureerde inrichting. De daartoe uit te voeren projecten worden vervolgens benoemd in een uitvoeringsprogramma inclusief raming van inzet, kosten en een planning. Deze werkwijze past bij de wens van de gemeente Bergen een planmatige werkwijze te hanteren bij beheer en uitvoering van de informatievoorziening.

2.1 ICT beleid vanaf de fusie in 2001 tot 2008 In het jaar 2000 is ter voorbereiding van de fusie het eerste informatiseringsplan opgesteld voor de nieuwe gemeente Bergen. Dit plan genaamd ‘I&A plan Gemeente Bergen i.o.’ heeft de eerste jaren richting gegeven aan het ICT beleid en de ICT activiteiten bij de nieuwe gemeente Bergen. De aandacht in dit plan was met name gericht op het tot stand brengen van een uniforme applicatiestructuur en technische infrastructuur en het toevoegen van basisfunctionaliteit die nodig was om de nieuwe organisatie te kunnen besturen. Met andere woorden de basisvoorzieningen realiseren voor de nieuwe organisatie. Vanaf het jaar 2004 is een bedrijfsmatiger aanpak met betrekking tot ICT geformuleerd, mede ingegeven door de gewijzigde financieel-economische situatie en de fase van ontwikkeling van de organisatie. Hierbij is ook meer het accent komen te liggen op de toerusting van de werkeenheid I&A zelf. Een goed toegeruste werkeenheid I&A die op een planmatige wijze uitvoer geeft aan de ICT activiteiten vormt een voorwaarde voor een efficiënte bedrijfsvoering. Alhoewel het eerste informatiseringsplan van de nieuwe gemeente Bergen (‘I&A plan Gemeente Bergen i.o.’) een duidelijke richting aangeeft, kwamen de ICT initiatieven binnen de gemeentelijke organisatie in veel gevallen nog los van elkaar tot stand. Daarnaast namen de budgetten van ICT gerelateerde projecten een steeds groter deel van de gemeentelijke begroting in. Voor het jaar 2005 heeft daarom een eerste bijstelling plaatsgevonden van ICT beleid. Met name de ruimte die in het eerste informatiseringsplan van de gemeente Bergen was ingeruimd voor de ontwikkeling van ICT voorzieningen strookte niet meer met de financieel-economische situatie van de gemeente Bergen. Daarnaast was er een sterke behoefte om structuur, transparantie en vooral samenhang aan te brengen tussen de vele ICT gerelateerde projecten.

Deze nieuwe uitgangspunten resulteerden in een ICT beleid dat erop gericht was om een pas op de plaats te maken wat betreft investeringen in ICT innovatie en vernieuwing en zich vanaf het jaar 2005 uitsluitend te richten op de strikt noodzakelijke ICT projecten. De doelstelling hiervan is tweeledig. Allereerst om gezien de financieel-economische situatie van de gemeente Bergen een pas op de plaats te maken, ook op het gebied van ICT investeringen. Daarnaast om een bewuste keus te maken uit de vele ICT projecten. Hierdoor kan het ambitieniveau worden afgestemd op de capaciteit van de organisatie en van de werkeenheid I&A en eveneens afgestemd op de fase van ontwikkeling van de organisatie, zodat de voorgedragen projecten ook daadwerkelijk zijn te realiseren in het betreffende jaar.

2


Om deze weging van ICT projecten op een goede manier te laten verlopen is een meetlat ontwikkeld waarop alle ICT projecten zijn ‘gewogen’. De meetlat bevatte slechts 2 waarden: ‘gewenst’ en ‘noodzakelijk’. Een ICT project krijgt uitsluitend de status ‘noodzakelijk’ indien: • • • •

Het uitvoeren van het ICT project wettelijk of volgens regelgeving verplicht is. Het niet uitvoeren van het ICT project een directe bedreiging voor de uitvoer van het primaire proces oplevert. De gemeenteraad van de gemeente Bergen expliciet opdracht heeft gegeven tot de aanschaf van een geautomatiseerd systeem. De ICT voorziening een vervanging betreft van een bestaande noodzakelijke ICT voorziening.

Deze werkwijze was toereikend voor de afgelopen periode. Voor de periode 2008 - 2012 is het noodzakelijk een helder ICT beleidskader te formuleren. Dit mede in het licht van de vele ontwikkelingen rondom informatisering waarmee de gemeente te maken krijgt.

2.2 Eerst ‘richten’ dan ‘inrichten’ In dit document wordt eerst de richting waarin de informatievoorziening zich verder moet ontwikkelen uitgewerkt, vervolgens wordt een daarbij passende inrichting beschreven. In beide uitwerkingen wordt stil gestaan bij de huidige situatie (het vertrekpunt) en bij externe ontwikkelingen en trends. Zie Figuur 1. Bij het richten zijn die van belang voor het bepalen van de strategische doelen en de ambitie. Bij het inrichten zijn die van belang bij het vormgeven van de configuratie van applicaties, het ontwikkelpad en voor de organisatie van activiteiten in verband met de informatisering en ICT. In hoofdstuk 3 wordt een overzicht gegeven van de huidige situatie: de context waarbinnen de informatievoorziening functioneert en de belangrijkste kenmerken vanuit gebruiksperspectief. In hoofdstuk 4 worden de belangrijkste externe ontwikkelingen en trends uitgewerkt. Hoofdstuk 5 geeft de visie op de gewenste ontwikkeling van de informatievoorziening en daarmee is het onderdeel ‘richten’ afgerond. In hoofdstuk 6 wordt in drie paragrafen een overzicht gegeven van de huidige situatie, de ontwikkelingen en trends en de opzet en het ontwikkelpad van de informatievoorziening in Bergen. In hoofdstuk 7 worden de aanpak en de organisatorische randvoorwaarden uitgewerkt. Hiermee is het onderdeel ‘inrichten’ afgerond. Het Uitvoeringsprogramma Informatisering 2008-2012 is in een afzonderlijk document opgenomen.

inrichten

richten

Externe ontwikkelingen

Huidige situatie

Visie gemeente Bergen Ambitie Doelen prioriteiten

Vertaling visie naar opzet inrichting

Uitvoeringsplan

Figuur 1 Van richten naar inrichten

3


3 Huidige situatie 3.1 Inleiding Om de huidige situatie in kaart te brengen zijn diverse gemeentelijke documenten geraadpleegd en een groot aantal interviews gehouden. Hierbij zijn de volgende aspecten geïnventariseerd: •

Kenmerken en ontwikkelingen gemeentelijk beleid;

•

Kenmerken en ontwikkelingen in de gemeentelijke organisatie en de bedrijfsvoering;

•

Specifieke aspecten in de huidige informatievoorziening ;

•

De wijze waarop invulling wordt gegeven aan landelijke ontwikkelingen met betrekking tot de elektronische overheid;

•

De wijze waarop de huidige ICT en de afdeling I&A functioneert.

De informatie in verband met de kenmerken en de ontwikkeling van het gemeentelijk beleid worden betrokken bij de ontwikkeling van de visie op informatisering. Dit geldt ook voor de visie op de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. In dit hoofdstuk worden van bovengenoemde punten de laatste drie punten besproken.

3.2 Specifieke bedrijfsfuncties en de ICT De gemeente Bergen voert verschillende typen processen uit. Voor elk type proces is aangegeven wat in de gemeente Bergen de stand van zaken is met name ten aanzien van de informatievoorziening. In de bijlage is een gedetailleerder inventarisatie opgenomen, in deze paragraaf 3.2 wordt volstaan met het vermelden van de conclusies. Het overall beeld van de -in verband met de informatievoorziening- belangrijke aspecten is: De ontwikkeling van de informatisering verkeert niet over de gehele gemeente in eenzelfde ontwikkelstadium; met name grondgebied, rampenbestrijding en brandweerzorg hebben een behoorlijke achterstand vergeleken met andere sectoren en gemeenten. Ook de informatievoorziening ten behoeve van het gemeentebestuur (bestuurlijke documenten) kent een relatieve achterstand. Er bestaan inmiddels de nodige koppelingen tussen verschillende systemen; maar de afstemming tussen de betreffende werkprocessen is niet geregeld. Afdelingen opereren nog sterk autonoom. Er is geen ontwikkelplan bedrijfsvoering waarin dit aandacht krijgt. Er is concreet invulling gegeven aan publieksdienstverlening en de benutting van digitale mogelijkheden hierbij; dit is een prima basis voor verdere ontwikkelingen op dit vlak. De beschikbare ICT middelen voor de uitvoering van het huidige takenpakket op het huidige dienstverlenings- en kwaliteitsniveau zijn, uitzonderingen daargelaten, toereikend. Deze zijn van redelijk tot goede kwaliteit en de ICT functioneert in het algemeen naar behoren. In een aantal situaties is er sprake van onderbenutting van de beschikbare middelen omdat men de benodigde aanpassing in de werkwijze niet heeft uitgewerkt en ingevoerd.

4


3.3 Stand van zaken Bergen in relatie tot de landelijke ontwikkelingen De situatie voor wat betreft de realisatie van vernieuwingen waarover landelijk afspraken zijn gemaakt tussen de VNG en het rijk 1 is als volgt: Elektronische dienstverlening (65% digitaal): van dit punt is al een aantal zaken gerealiseerd en momenteel is een project uitgevoerd waarbij ook een midoffice wordt ingericht. Het Bedrijvenloket (inmiddels ‘Antwoord voor bedrijven’ genaamd) heeft nog geen aandacht. Van de initiatieven van ‘Overheid heeft Antwoord’ zijn ‘Bekendmakingen op internet’ en ‘Officiële publicaties’ nog niet gestart. In het projectplan is voorzien dat wordt aangesloten bij de persoonlijke internet pagina (PIP). Eind 2007 is de gemeente aangesloten op de samenwerkende catalogi. WABO (omgevingsvergunning): er is een project gestart gericht op het werken vanaf 2009 conform deze nieuwe wetgeving. Basisregistraties: Er is nog geen start is gemaakt met een overall plan voor de basisregistraties waarmee Bergen te maken krijgt en de consequenties die dit heeft voor de eisen die gesteld worden aan het gegevensbeheer. GBA en de distributie van persoonsgegevens zijn up-to-date maar de omvorming van GBA tot een basisregistratie die voldoet aan de wettelijke eisen moet nog zijn beslag krijgen. Het project Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) is gestart met de uitwerking van een gedetailleerd plan van aanpak. Tevens is de projectgroep geformeerd. DURP: een herzieningsoperatie waarbij 13 bestemmingsplannen worden geüpdate en aan de DURP eisen zal worden voldaan moeten uiterlijk 2012 gereed zijn. BSN: het BSN wordt uitgegeven en alle administraties zijn klaar voor gebruik dat zich stap voor stap zal gaan uitbreiden. Er is nog geen visie ontwikkeld op hoe optimaal gebruik kan worden gemaakt van het BSN bij de dienstverlening en uitvoering van gemeentelijke processen. Het digitaal klantdossier (DKD) is een cruciale ontwikkeling voor de afdeling sociale zaken en de daarmee samenwerkende partners.

3.4 De I&A functie De geboden service en ondersteuning Over de service van de I&A afdeling is men uitgesproken tevreden. Managers melden ook een positieve inbreng van I&A bij meedenken over vernieuwing binnen hun werkveld, sommige afdelingen geven aan behoefte te hebben aan meer ondersteuning. Anderen melden geen bezwaar te hebben tegen een meer sturende rol. Rol afdelingen en management Vanuit I&A wordt naar voren gebracht dat bij afdelingen en het management een overallbeeld ontbreekt en afdelingen dus vooral zicht hebben op hun eigen stukje en zich daartoe beperken. Ook is het van belang dat het management zelf een visie op informatisering ontwikkeld en niet afhankelijk is van signalen van I&A die vervolgens pas als het echt heel urgent is, worden gehoord. Er is een architectuur op logisch niveau nodig.

1

In het volgende hoofdstuk wordt dit nader toegelicht

5


Besturing en budgettering De rolverdeling en de uitwerking naar b.v. budgetbeheer is niet altijd duidelijk en ook worden er t.a.v. organisatorische aspecten geen duidelijke besluiten genomen, hetgeen voortgang van projecten kan belemmeren. De besluitvorming aan de hand van de projectenlijsten ICT voldoet niet. De prioriteitsstelling (en de daarbij gehanteerde criteria) vindt niet iedereen een transparant en duidelijk proces. I&A is niet altijd voldoende betrokken bij de meningsvorming en besluitvorming op CMT/directie/bestuursniveau, daardoor krijgen strategische en integrale aspecten niet altijd voldoende aandacht (samenhang informatievoorziening en bedrijfsvoering en de onderlinge samenhang van de informatievoorziening). Applicatiebeheer en gegevensbeheer Applicatiebeheer is decentraal opgezet. Er is bilateraal contact met I&A, geen applicatiebeheeroverleg. Applicatiebeheer is een kritische functie, maar de continuïteit is niet goed geborgd. De functie die toeziet op de kwaliteit van het gegevensbeheer is onderkend en beschreven. Voor wat betreft GBA, waardedocumenten en DIV is deze ook ingevuld voor de gegevens binnen hun invloedssfeer. Zo is er een goede score bij de GBA audit behaald en is er een Handboek Beveiliging Informatie (HBI). Voor andere essentiële gegevens ontbreekt deze invulling nog.

6


4 Externe ontwikkelingen en trends De ontwikkeling van de informatievoorziening in de gemeente wordt sterk beïnvloed door de ontwikkelingen binnen de overheid en de publieke sector. Ook de ontwikkelingen op technologisch terrein zijn van grote betekenis omdat zich nieuwe mogelijkheden aandienen die de gemeente tal van kansen biedt haar doelstellingen te bereiken. In dit hoofdstuk geven we een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen op beide fronten

4.1 Landelijke initiatieven en kaders en de Verklaring In de afgelopen vijf jaar (2002-2007) heeft zich binnen de overheid een kleine revolutie voorgedaan voor wat betreft de informatievoorziening en ICT; dit betreft de volgende zaken: •

Er is op landelijk niveau concreet invulling gegeven aan beleid voor wat is gaan heten de elektronische overheid;

•

Op enkele terreinen is wetgeving ontwikkeld met betrekking tot onderdelen van de informatievoorziening die van fundamenteel belang zijn (denk aan basisregistraties, omgevingsvergunning);

•

Er zijn een groot aantal overheidsprogramma’s gestart gericht op de invoering van nieuwe toepassingen in dit verband.

Een punt dat de situatie voor wat betreft de externe, landelijke ontwikkelingen markeert is de Verklaring 'Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid', die door het rijk, de gemeenten (VNG), de provincies en de waterschappen in 2006 is ondertekend. Daarin delen de overheden een aantal uitgangspunten en ambities ten aanzien van de elektronische overheid en maken ze afspraken over te bereiken doelen, de rolverdeling en de aanpak. Voor de gemeente Bergen is deze verklaring ook een belangrijk kader om bij het formuleren van het gemeentelijk informatiebeleid te betrekken. Deze verklaring leidt tot een overheid die de volgende kenmerken heeft: •

De overheid is transparant

•

Er is sprake van eenmalige gegevensverstrekking

•

Informatie wordt overheidsbreed gedeeld en gebruikt

•

Administratieve lasten worden verminderd

•

De overheid kan via meerdere kanalen benaderd worden

•

Gemeenten worden in staat gesteld de poort tot de gehele overheid te zijn

De eraan gekoppelde afspraken en actiepunten richten zich met name op betere dienstverlening met inzet van ICT (vooral internet) en het opbouwen van een stelsel van basisregistraties waarin overheidsbreed gestandaardiseerde basisgegevens over personen, panden etc. beschikbaar komen. Deze afspraak, op sommige punten ondersteund door wetgeving en enkele aanvullingen, bepaalt in belangrijke mate de agenda van de overheidsinformatievoorziening inclusief die van de gemeente. Direct gerelateerd hieraan, maar veelal sectoraal ingevuld (werk en inkomen, WMO, VROM) zijn er tal van andere initiatieven die digitale dienstverlening, betere gegevens en met name ketensamenwerking agenderen en initiëren en vaak verplicht opleggen. Al deze initiatieven, die direct of indirect ook consequenties hebben voor Bergen, moeten leiden tot een overheid ( en een gemeente) die:

7


Klantgericht is en inzichtelijk Niet naar de bekende weg vraagt Zich niet voor de gek laat houden Weet waar ze het over heeft Haar zaken op orde heeft en niet meer uitgeeft dan nodig

Het landelijk uitgezette beleid streeft doelen na die heel herkenbaar zijn vanuit gemeentelijk perspectief. Het eigen beleid van de gemeente Bergen dat in het volgende hoofdstuk wordt uitgewerkt, zal hierop dan ook herkenbaar moeten aansluiten.

4.2 Technologische ontwikkelingen Een andere belangrijke externe factor waarmee bij de ontwikkeling van een visie op informatievoorziening rekening moet worden gehouden is de technologische ontwikkeling. De innovaties op dit gebied gaan razendsnel en scheppen totaal nieuwe mogelijkheden. Kenmerkende ontwikkelingen zijn: Datacommunicatie (ook veilig) is technisch geen bottleneck meer en vormt ook financieel nauwelijks meer een drempel. Dit heeft tot gevolg dat ICT plaatsonafhankelijk kan worden ingezet: administratieve toepassingen kunnen via internet beschikbaar worden gesteld, thuiswerken, dienstverlening bij de cliënt, op afstand beheren van ICT is allemaal mogelijk. Het is nu ook mogelijk geautomatiseerde administraties binnen en tussen administraties naadloos te laten samenwerken en van elkaars gegevens gebruik te laten maken. Door toegenomen rekenkracht en schaalverkleining worden kaarten en beelden (ook video) steeds breder toegepast, ook bij zakelijke processen. Om te kunnen waarborgen dat ook in grotere werkverbanden zoals ketens gebruik kan worden gemaakt van betrouwbare informatiesystemen wordt steeds meer nadruk op de ontwikkeling van soepel en flexibel samenwerkende modulaire ICT toepassingen (‘services’) gelegd. Deze services moeten voldoen aan eisen van (open) standaarden, opdat de onderlinge uitwisseling is gewaarborgd. De ontwikkeling van open-source software is een zakelijke en geen technische innovatie. Deze software, waarbij de broncode vrij beschikbaar is, biedt in sommige situaties financiële voordelen ten opzichte van onder licentie geleverde software. Het inlossen van de beloften die uit deze ontwikkelingen spreken heeft nog heel wat voeten in aarde, alleen al door de enorme complexiteit die met het aanpassen van de bestaande ICT gepaard gaat. Een relevante trend die in dit verband ook genoemd moet worden is het denken en werken vanuit ‘architectuur’. Deze benadering, bekend vanuit de bouwkunde, heeft de belofte in zich de enorme complexiteit van de informatievoorziening meer doorzichtig en beheersbaar te maken. Door de overheid, maar ook door leveranciers wordt gestaag gewerkt aan referentiearchitecturen waarmee een basisontwerp voor de inrichting van de informatievoorziening wordt gegeven. Daarbij worden tevens afspraken gemaakt over de hiervoor genoemde standaarden die met name de onderlinge samenwerking van de talloze systemen moeten waarborgen.

8


5 Visie op Bergen 2008-2012 5.1 Visie en richten van ontwikkeling organisatie en ICT De gemeente Bergen is anno 2008 al in hoge mate afhankelijk van de informatievoorziening en ICT. Deze is voorwaardenscheppend en soms zelfs bepalend voor de prestaties, de klantgerichtheid en de effectiviteit van de gemeente. De informatievoorziening schept kansen, maar kan ook belemmerend zijn indien zij niet adequaat is opgezet. In dit plan worden de lijnen uitgezet waarlangs de informatievoorziening zich de komende jaren moet ontwikkelen. Die ontwikkeling moet gericht zijn op de zelfde strategische doelen die de gemeentelijke organisatie nastreeft. Alvorens de meer specifieke doelen voor de informatievoorziening en ICT te benoemen worden de organisatiedoelen benoemd.

organisatie

Informatie voorziening

Figuur 2 Organisatie en informatievoorziening: onlosmakelijk verbonden

5.2 Beleidsmatige ambities en organisatieontwikkeling De gemeente Bergen neemt, net als andere gemeenten een specifieke plaats in binnen de totale overheid. De gemeente vervult daarin niet volledig zelfstandig een aantal taken, maar maakt onderdeel uit van een netwerk van organisaties die in verschillende (keten)samenwerkingsverbanden een scala van overheidsdiensten leveren. Dit betekent dat er zeer veel externe afhankelijkheden zijn die zijn vastgelegd in regelgeving, afspraken of voorzieningen en waarvan men zich goed rekenschap moet geven bij het uitzetten van de koers voor de verdere ontwikkeling. Op landelijk niveau wordt als kenmerk voor de positie en rol van gemeenten vaak de nadruk gelegd op de gemeente als de toegangspoort tot de gehele overheid. Dit is door de VNG commissie Jorritsma in een advies uitgewerkt. Gemeenten staan het dichtst bij burgers, bedrijven en instellingen. Dit maakt het voor burgers logisch om gemeenten als eerste aanspreekpunt te gebruiken. De burger staat dus centraal in deze ambitie. Gemeenten moeten de komende 10 jaar zo goed worden in dienstverlening dat het vanzelfsprekend wordt om frontoffice taken van de overheid bij gemeenten te beleggen. Daarnaast blijft natuurlijk gelden dat de gemeente een groot aantal taken heeft en houdt met betrekking tot de ontwikkeling en beheer van de openbare ruimte, bouwen, wonen en milieu, werk en inkomen, welzijn en maatschappelijke zorg, onderwijs voor zover het het gemeentelijk grondgebied en de daar gevestigde bedrijven en personen betreft. Maar ook op deze terreinen zijn er vaak strakke wettelijke kaders en zijn er tal van complexe samenwerkingsarrangementen. Het gemeentebestuur van Bergen heeft in een hoofdlijnenakkoord 16 hoofdlijnen en daarbij behorende doelstellingen geformuleerd. Veel daarvan betreffen beleidsinhoudelijke thema’s die geen directe

9


relatie met het informatiebeleid hebben. Vijf hoofdlijnen weerspiegelen een ambitie ten aanzien van de positie en de werkwijze van de gemeente en zijn wel van direct belang voor dit beleid: ‘Het college zet in op het verdiepen van het wijkgericht werken. In de komende raadsperiode zal het wijkgericht werken in alle wijken van de gemeente Bergen worden ingevoerd. Het onderhoud van de openbare ruimte zal in samenspraak met de wijkverenigingen versterkt worden’. Bergen wil een volwaardige plaats innemen in de regio en een goede gesprekspartner zijn voor de regiogemeenten. Thema’s als regionale economie, sociaal beleid, milieu, volkshuisvesting en de grensoverschrijdende verkeersproblematiek, zullen daar aan de orde gesteld worden. De invoering van de WMO op lokaal niveau zal met voortvarendheid worden voortgezet. Daarbij zal uitgegaan worden van de vraag naar zorg. De toegang van de zorg zal zo dicht mogelijk bij de zorgvragers worden georganiseerd. De relatie van de gemeente met de burgers zal versterkt worden. Dit zal gebeuren door het gebruik maken van interactief bestuur en effectieve dienstverlening aan de burgers. De beoogde effecten zullen twee jaarlijks middels (extern) onderzoek worden gemeten. Naast de voortzetting van de door de gemeenteraad reeds vastgestelde formatiereductie, wordt gewerkt aan het efficiënter en effectiever maken van de organisatie met o.a. als doel kostenbesparing. Daarbij zal ook geanticipeerd worden op eventuele verdergaande decentralisatie van overheidstaken. Uit deze hoofdlijnen spreekt een duidelijke ambitie waarbij Bergen een gemeente wil zijn die: dicht bij de burgers staat en voor deze burgers zeer toegankelijk is, actief wil samenwerken binnen de regio geen onnodige kosten maakt. In de uitwerking van de hoofdlijnen worden concrete acties, maatregelen en te bereiken resultaten genoemd die dit beeld verder inkleuren. De juiste inrichting, werkwijze en houding van de gemeentelijke organisatie is van groot belang om de bestuurlijke doelen te kunnen realiseren. Aan de recent doorgevoerde reorganisatie ligt een visie op de organisatie ten grondslag met de volgende kernpunten: •

Integraal management, waarbij managers ook zeggenschap hebben over de productiemiddelen zoals personeel, financiën, automatisering etc. overigens wel binnen organisatiebreed geformuleerde kaders.

•

Decentraliseren van verantwoordelijkheden en bevoegdheden onder gelijktijdige centralisatie van (verantwoordings)informatie. Dit leidt tot een platte organisatie met korte lijnen.

•

Een heldere afbakening van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen gemeenteraad, college en management.

Het zijn de landelijke context, de bestuurlijke hoofdlijnen en de uitgangspunten die gelden voor de organisatieopzet die in belangrijke mate bepalend zijn voor de visie op de informatievoorziening en ICT.

5.3 Speerpunten informatisering gemeente Bergen Tegen de achtergrond van de ontwikkelingen geschetst in de vorige paragrafen dient de visie op informatievoorziening en ICT van de gemeente Bergen vorm te krijgen. Op grond van hetgeen hiervoor is besproken en tevens rekening houdend met de uitkomsten van de inventarisatie zijn er voor de informatievoorziening zes themagebieden te onderscheiden; deze zijn in een tweetal sessies met het management nader besproken en door het management onderschreven:

10


1.

de gemeentelijke dienstverlening en verdere uitbouw van het digitale loket,

2.

de ontwikkeling van de basisregistraties en het aanhaken van de gemeente bij de landelijke ontwikkelingen,

3.

de informatievoorziening op het terrein van grondgebied en rampenbestrijding & brandweerzorg,

4.

de informatievoorziening op het terrein van maatschappelijke zaken,

5.

de informatievoorziening op het terrein van planning en control en besturing,

6.

de informatievoorziening t.b.v. ondersteunende functies op het gebied van huisvesting en documentbeheer.

Elk van deze zes themagebieden wordt uitgewerkt in de vorm van een beschrijving van lopende (externe) ontwikkelingen, doelen en de te bereiken resultaten. Tevens worden de vier uitgangspunten benoemd die de aanleiding vormen om specifieke acties op het betreffende aandachtsgebied te ondernemen. De uitgangspunten zijn: •

Het betreft een wettelijke verplichting waaraan de gemeente moet voldoen

•

Het betreft een bijdrage aan bestuurlijke doelen uit hoofdlijnenakkoord

•

Het betreft een kostenbesparing

•

Het betreft de optimalisatie van werkprocessen en daarmee een verhoging van de kwaliteit en de effectiviteit van de organisatie

Hieronder worden de zes genoemde thema’s evenals hun prioriteit in de periode 2008 - 2012 toegelicht: 1. De gemeentelijke dienstverlening De landelijke aandacht voor dit thema is bekend onder de naam Overheid heeft Antwoord. Dit programma richt zich op alle overheden, maar heeft als uitgangspunt dat de gemeenten dé toegangspoort zijn voor de gehele overheid. De nadruk ligt niet meer op ICT, maar op transparantie en dienstverlening via verschillende kanalen: web, telefoon, post/e-mail en persoonlijk. Verdere uitbouw van dienstverlening via het web maakt hier ook onderdeel van uit, maar eveneens goede telefonische bereikbaarheid. Streven is daarbij meer uniformiteit en minder loketten binnen de gehele overheid. Ook de introductie van de omgevingsvergunning (WABO) is een gericht initiatief tot betere dienstverlening en minder administratieve lasten. Voor de gemeente Bergen geldt dat de verdere ontwikkeling van de dienstverlening gelet op de bestuurlijke prioriteiten ten aanzien van dienstverlening hoog op de agenda staat. Tevens is van groot belang dat denken en werken met een focus op de klant de effectiviteit van werkprocessen sterk positief beïnvloedt. Digitalisering van formulieren (e-formulieren via de website) en het invoeren van de omgevingsvergunning dragen ook sterk bij een deze procesverbeteringen.

2. De ontwikkeling van de basisregistraties Dit is een landelijk speerpunt waarbij diverse wettelijke regelingen elke vrijblijvendheid wegnemen. De realisatie van basisregistraties moet ertoe leiden dat de gehele overheid direct de beschikking heeft over actuele en juiste basisgegevens over personen, gebouwen, bedrijven, kadastrale percelen etc. De eerste nu lopende fase omvat het opbouwen van deze registraties, daarna volgt het aansluiten van alle administraties, zodat ze alleen nog maar deze basisgegevens gebruiken. Voor de gemeente Bergen heeft deze ontwikkeling de hoogste prioriteit onder meer omdat het een wettelijke verplichting betreft. Tevens zal de invoering van basisregistraties bijdragen aan het

11


verbeteren van de interne werkprocessen. Belangrijke gegevens voor diverse processen worden nog maar één keer officieel geregistreerd, zodat dit soort werkzaamheden bij tal van processen niet meer behoeft te worden uitgevoerd. Nog niet bekend is of dit ook zal leiden tot kostenbesparing, zeker niet omdat er een forse investering in tijd en geld voor nodig is.

3. De informatievoorziening op het terrein van grondgebied en rampenbestrijding & brandweerzorg, Ook op dit aandachtsgebied spelen er landelijke ontwikkelingen die van belang zijn: wettelijke regelingen verplichten tot het digitaliseren van bestemmingsplannen (DURP) en tot het invoeren van de geïntegreerde omgevingsvergunning. De Basisregistraties adressen en gebouwen (BAG), hiervoor al genoemd, heeft een grote impact. Bovendien wordt in toenemende mate het gebruik van kaarten als middel om informatie te ontsluiten centraal gesteld. Dit geldt zowel bij ontwikkelings- als bij beheertaken. Voor de gemeente Bergen geldt dat de informatievoorziening in dit werkveld tot op heden te weinig aandacht heeft gekregen. Dit is ook de reden dat in april 2007 een startnotitie Geo-informatie gemeente Bergen is opgesteld. Daarin staat onder meer vermeld: De huidige “gefragmenteerde” wijze van organiseren levert steeds meer problemen op om aan de eisen van een moderne, professionele en klantgerichte gemeentelijke organisatie te kunnen voldoen.(…) Ook gezien de externe ontwikkelingen waar de gemeente mee te maken krijgt, moet worden geconcludeerd dat de druk op de gemeentelijke geo-informatievoorziening steeds groter wordt. De gemeente zal haar geo-informatievoorziening structureel moeten verbeteren 2 . In deze startnotitie wordt aanbevolen te werken vanuit een integrale, procesgerichte benadering van de geo-informatievoorziening en niet langer vanuit een activiteit gerichte oriëntatie. Bij de rampenbestrijding en brandweerzorg wordt met name bij de primaire taken op het gebied van preventie en repressie nog met analoge informatie (papieren kaarten en documenten) gewerkt, de vraag kan zeker gesteld worden of aan de eisen die heden ten dage aan de rampenbestrijding en brandweerzorg gesteld worden, dit een verantwoorde situatie is. Snel toegankelijke, correcte en actuele informatie, ook op locatie is voor deze taak van (levens) belang. Gelet op wettelijke eisen (BAG/DURP, Wabo), bestuurlijke prioriteiten én de noodzaak een inhaalslag te maken voor wat betreft optimaal ingerichte werkprocessen heeft dit thema een zeer hoge prioriteit.

4. De informatievoorziening op het terrein van maatschappelijke zaken, Op dit terrein hebben zich de afgelopen jaren tal van ontwikkelingen voorgedaan en verbetering van de informatievoorziening maakte daar een belangrijk onderdeel van uit. Kenmerkend is dat gemeenten op deze terreinen nauw samenwerken met ketenpartners. Dit geldt voor de WMO (Wet Maatschappelijke Ondersteuning)en voor de werkzaamheden in verband met werk en inkomen. De komende jaren worden gekenmerkt door verder ontwikkelen en implementeren van de opgestarte trajecten. De invoering van het DKD (digitaal klantdossier) en de (verdere) digitalisering van de WMO staan hierbij centraal. Daarnaast zijn de ontwikkelingen in verband met het jeugdbeleid en -zorg van belang. Een belangrijk aandachtspunt is dat bij deze trajecten een weloverwogen keuze wordt gemaakt over de aansluiting op en eventuele integratie in de overall gemeentelijke organisatieopzet en de

2

Startnotitie Geo-informatie gemeente Bergen, Geon bv, 25 april 2007

12


informatievoorziening. Denk daarbij aan het front office en de basisregistraties zowel in organisatorisch opzicht als qua ICT. Omdat het wettelijke ontwikkelingen betreft heeft ook deze ontwikkeling een hoge prioriteit.

5. De informatievoorziening op het terrein van planning en control en besturing, Gelet op de eisen die gesteld worden aan gemeenten en de beperkte financiële middelen is er behoefte aan een sturing waarbij men zich expliciet richt op de te bereiken doelen en de daartoe in te zetten middelen. Dit zal uiteindelijk leiden tot resultaatsturing. Ook de provincie en het rijk vragen hiervoor meer aandacht. De gemeente hanteert momenteel een driemaandelijkse cyclus voor wat betreft de managementrapportages. Deze zijn momenteel nog sterk financieel en op kosten gericht, maar in de toekomst zal dit verschuiven naar meer integrale rapportages, waarbij ook het verband tussen resultaat en ingezette middelen inzichtelijk zal moeten gaan worden. Tevens speelt de ontwikkeling van SISA (Single Information Single Audit), deze regeling leidt tot een vereenvoudigde verantwoording over doeluitkeringen. De gemeente beschikt al over verschillende tools om in de behoefte aan managementinformatie te voorzien. De nadruk zal dan ook primair moeten liggen op het uitwerken en implementeren van een goede, consistente en uitvoerbare systematiek waarin de vraag naar managementinformatie helder is gespecificeerd. Tevens is aandacht nodig voor een goed gebruik van het beschikbare instrumentarium. Dit thema heeft hoge prioriteit omdat het bijdraagt aan de optimalisering van werkprocessen en tegemoet komt aan bestuurlijke prioriteiten in verband met kostenbeheersing. Deels is er ook sprake van wettelijke verplichtingen. Het is tevens een belangrijk aandachtpunt bij de reorganisatie die in 2008 zijn beslag krijgt. De effectiviteit van de bestuurlijke processen wordt sterk beïnvloed door een goed opgezette documentaire informatievoorziening. Gelet op de nauwe relatie met de documentaire informatievoorziening, komt dit hieronder ook bij punt 6 aan de orde. In dit kader zal de aansluiting (procesmatig en documentair) gemaakt moeten worden met het Raadsinformatiesysteem dat in 2008 wordt geïmplementeerd bij bureau griffier. Door deze koppeling wordt een grote toename van de effectiviteit van de bestuurlijke en ambtelijke processen bereikt.

6. De informatievoorziening t.b.v. ondersteunende functies op het gebied van huisvesting en documentbeheer Ondersteunende processen van afdelingen zoals P&O, financiële administratie, facilitaire zaken en DIV kunnen vooral bijdragen aan optimalisering van de bedrijfsprocessen. Gelet op wettelijke eisen in verband met een transparante werkwijze bij de verwerking en het beheer van documenten en de eisen in verband met snelle en online toegankelijkheid neemt DIV hierin een bijzondere plaats in die specifiek aandacht behoeft. Voor de andere ondersteunende processen zijn wel beheersmatige aanpassingen noodzakelijk, maar zijn geen ingrijpende wijzigingen aan de orde. Bij DIV gaat het niet in de eerste plaats om een grote ICT investering, maar om het ondersteunen bij het tot stand brengen van de volgende ontwikkelingen: •

De inrichting van de werkprocessen, definiëren van procedures en regels met betrekking tot afhandeling en beheer van de door de organisatie opgestelde documenten voor intern gebruik en voor gebruik door het gemeentebestuur (bestuurlijke informatie en raadsinformatie) en voor de communicatie met de burgers en bedrijven (brieven, beschikkingen etc.).

•

De verbetering van de tijdige en volledige afhandeling van inkomende aanvragen, documenten etc. door de betrokken afdelingen. De betreffende processen zijn wel in kaart gebracht en worden ook gemonitored, maar nog niet in alle gevallen wordt aan de eisen voldaan.

13


•

Het opstellen van een Documentair Structuurplan of Structuurplan Informatiebeheer en het in dat kader voor de verschillende werkprocessen in kaart brengen en regelen van het gegevensen documentenbeheer en archivering.

Een bijzondere categorie binnen de ondersteunende functies is de kantoorautomatisering en de werkplek. Goede werkplekfaciliteiten helpen prestaties te verbeteren en mits goed opgezet, is het mogelijk zeer effectief te werken op verschillende plaatsen, ook buiten het gemeentehuis; bijvoorbeeld op locatie bij een cliënt of project of thuis. Het realiseren van volwaardige voorzieningen die thuiswerken of andere vormen van telewerken mogelijk maken heeft hoge prioriteit.

5.4 Conclusies ten aanzien van prioriteiten voor de periode 2008-2012 In dit hoofdstuk is in het licht van de algemene bestuurlijke en organisatiedoelstellingen een uitwerking gegeven van de zes centrale thema’s waarop de ontwikkeling van de informatievoorziening zich de komende vier jaar met name zal richten. Daarbij is aangegeven dat op elk thema zich ontwikkelingen aandienen waarbij sprake is van een verdere uitbouw of vernieuwing van de bestaande informatievoorziening. Het is daarom simpelweg niet mogelijk alle aandacht alleen op één of twee thema’s te richten en de andere geen aandacht te geven. Er kunnen echter wel keuzes gemaakt worden ten aanzien van de snelheid en intensiteit van de ontwikkeling. Een dergelijke afweging kan leiden tot een bepaalde fasering, waarbij in verschillende jaren verschillende ontwikkelingen de nadruk krijgen. In onderstaande tabel geven we een samenvatting van het relatieve urgentie van de thema’s. Thema

Basisregistraties

Urgentie

1

Motivering

Wettelijke verplichting Leidt tot betere werkprocessen

Geoinformatievoorziening, Rampenbestrijding & Brandweerzorg

1

Inhaalslag verbetering werkprocessen Bestuurlijke prioriteit Vergemakkelijkt het voldoen aan wettelijke eisen

Besturing/Planning & control

1

Bestuurlijke prioriteit Leidt tot betere werkprocessen Voldoen aan eisen provincie/Rijk

Dienstverlening

2

Bestuurlijk prioriteit Leidt tot betere werkprocessen

Maatschappelijke zaken

3

Wettelijke eisen Betere ketenprocessen

Ondersteunende functies

3

Leidt tot betere werkprocessen

14


In Figuur 3 wordt gevisualiseerd met welke intensiteit aan de onderscheiden aandachtsgebieden in de verschillende jaren wordt gewerkt.

Documentaire informatievoorziening Maatschappelijke zaken P&C

Dienstverlening

Geo informatie Rampenbestrijding & brandweerzorg

Basisregistraties 2008

2009

2010

2011

2012

2013

Figuur 3 Intensiteit per thema verschilt per jaar

In de eerste twee jaar ligt de nadruk op de basisregistraties, de geo-informatievoorziening (inclusief de rampenbestrijding & brandweerzorg) en de planning en control. Aan de andere thema’s wordt aandacht besteed in de vorm van voorstudies, pilotprojecten etc. Vanaf 2010 ligt de nadruk minder op de basisregistraties en geo-informatie, maar wordt de dienstverlening verder uitgebouwd, denk aan een geïntegreerd werkend klantcontactcentrum 3 en intensief gebruik van internet. Tevens wordt de documentaire informatievoorziening in deze periode voor alle processen compleet ingericht. Voor maatschappelijke zaken geldt dat er gedurende de gehele periode substantieel aandacht voor is, maar dat er geen sprake is van een piek. Tegen de achtergrond van deze prioriteitstelling uitgezet in de tijd wordt in het volgende hoofdstuk uitgewerkt welke ontwikkeling de informatievoorziening voor wat betreft de inrichting zal moeten doormaken om dit scenario te kunnen realiseren.

3

Kenmerkend voor een dergelijk klantcontactcentrum is dat de dienstverlening via internet, balies of een callcentrum gelijkwaardig is en op elkaar afgestemd. Tevens worden door de gemeente ook diensten ontsloten van andere partijen in de publieke sector (provincie, rijk en instellingen) en worden ‘geïntegreerde’ diensten geleverd.

15


6 Inrichting informatievoorziening 20082012 6.1 Informatievoorziening begin 2008 In Figuur 4 Overzicht applicaties januari 2008 wordt een schets gegeven van de huidige informatievoorziening van de gemeente Bergen. Het is een overzicht van de belangrijkste applicaties en de gegevensuitwisseling tussen de applicaties. De huidige inrichting kenmerkt zich door een aantal deelconfiguraties met verschillend karakter: Applicaties die onderling direct gegevens over personen en adressen uitwisselen: dit betreft applicaties voor werkprocessen waarbij de persoon onderwerp van aandacht is: GBA, SOZA, WMO, Belastingen. Deze applicaties zijn van Centric (oranje) en van Gouw IT (rood; belastingen) Losstaande applicaties voor allerlei werkprocessen in verband met wonen, milieu, ruimtelijk ordening, beheer openbare ruimte. Deze zijn van verschillende leveranciers (rood)

Ketens PIV LLA

VOA

leerlingen

Website

CMS

LRD

Burgerzaken

Frontoffice

BPA

GWS

begraafplaats

soza

Midoffice

BSN

DDS DKD

Webintake formulieren/ voortgang

DigiD

FIS

Gouw

financiën

Belasting

Gebouwen beheer

Gouw

CAD

wkpb

PIMS

GIS

personeel

UWV

authenticatie

Ogone betalingen

WMO partners

Atimo

Registar

Corsa

Corsa

tijdregistratie

brandweer

post

vergunning

Weg beheer

Corsa

Groen beheer

workflow

GBKN

Riool beheer Kadaster

Figuur 4 Overzicht applicaties januari 2008

Gekoppelde ondersteunende systemen voor financiële administratie, financiële rapportage, tijdschrijven en salarisadministratie (donkerblauw). Zelfstandig systeem (Corsa) voor post en archief en voor afhandelen vergunningen (lichtblauw). Recent is een configuratie van onderling samenwerkende systemen t.b.v. het elektronische loket opgeleverd (frontoffice-groen). Deze configuratie kan ook gegevens uitwisselen met de hiervoor onder A genoemde systemen.

16


Diverse administraties en werkprocessen en de systemen zijn verbonden met externe administraties en systemen (roze). De gele elementen vervullen beiden de functie van verkeerregelaar: het midoffice regelt het gegevensverkeer tussen de frontoffice en de backoffice administraties, het DDS systeem regelt het verkeer van basisgegevens tussen de verschillende administraties. Deze schets laat zien dat de gemeente Bergen midden in een proces van steeds verdere integratie van systemen bevindt. De basisvoorzieningen voor verdergaande integratie zijn voor een deel aanwezig en de komende jaren zullen deze steeds beter benut gaan worden. In de volgende paragraaf geven wij eerst een overzicht van ontwikkelingen en trends in de inrichting van de informatievoorziening.

6.2

Van standalone pakketten naar een architectuur gebaseerd op informatievoorzieningsservices Architectuur Een goed opgezette informatievoorziening is opgebouwd uit diverse onderling samenhangende componenten die als het ware een ‘bouwwerk’ vormen. Daarom wordt ook wel de term ‘architectuur’ gebruikt voor het ontwerp van een samenhangende informatievoorziening. In dit hoofdstuk wordt stil gestaan bij de ontwikkeling van de gemeentelijke ‘informatiearchitectuur’.

Steeds meer koppelingen: het netwerk is de computer Tot in de jaren ’90 van de vorige eeuw bestond het overgrote deel van de ICT uit stand alone toepassingen: voor elke taak was er een afzonderlijk pakket met op die taak toegesneden functies en eigen databases met gegevens. In de loop van de tijd werden deze pakketten gekoppeld, dat wil zeggen de gegevens werden van de ene toepassing naar de andere overgeheveld. Deze koppelingen en gegevensuitwisselingen zijn steeds geavanceerder geworden waardoor directe updates van gegevens vanuit andere systemen mogelijk werd. Dit geldt ook voor de gemeente Bergen waar althans persoonen adresgegevens via een datadistributiesysteem direct tussen applicaties worden uitgewisseld. De applicaties zijn verder nog als vroeger en hebben ieder hun eigen functies. Dit heeft voordelen: de functies kunnen immers goed worden toegesneden op de specifieke behoefte. Maar het werkt niet goed als bijvoorbeeld burgers of medewerkers met meerdere applicaties te maken krijgen om hun werkzaamheden uit te voeren. Zij moeten zich dan telkens de eigenaardigheden van de verschillende toepassingen eigen maken. Tevens is het zo dat er taken zijn binnen de organisatie die voor de hele organisatie uniform moeten worden uitgevoerd. Denk daarbij aan managementrapporten, archivering, opleveren van documenten in een huisstijl. Een heel duidelijk voorbeeld is de dienstverlening via één (digitaal) loket: dat is niet realiseerbaar als dat voor elke dienst of product op een eigen manier zou worden ingevuld.

Services als bouwstenen Daarom worden er binnen de ICT steeds meer generieke toepassingen geïntroduceerd die veelal in combinatie met specifieke toepassingen zorgen voor de uitvoering van de betreffende taak. De generieke toepassing verzorgt een bepaalde functie die gebruikt kan worden bij diverse processen. Men spreekt in dit verband ook wel van ‘Services’ en een informatievoorziening die is opgebouwd met behulp van ‘services’ heet dan een ‘Service Oriented Architecture’ (SOA).

17


In Figuur 5 wordt schematisch weergegeven wat het verschil is tussen de oude/huidige situatie en de Business Business Process Process

Business Business Process Process



Service 1

Service 2

Service 1

Service 2

Service 1

Service 2

Service 1

Service 2

Service 4

Service 3

Service 5

Service 3

Service 6

Service 3

Service 7

Service 3

SOA Business Business Process Process




Orchestration

Service 1

Service 2

Service 3

Service 4

Service 5

Service 6

Service 7

Figuur 5 Traditionele opzet van informatiesystemen en een SOA architectuur rondom services opgebouwde situatie. In de huidige situatie komt bij elk bedrijfsproces eenzelfde type service in een andere vorm terug. (b.v. Service nr 2: een invoerscherm voor burgers wordt apart ontwikkeld voor de omgevingsvergunning, voor een aanvraag van een uittreksel GBA etc.). Bij SOA roept elk bedrijfsproces dat dat nodig heeft een (standaard) service (b.v. nr 2, een e-formulier service) aan. Omdat verschillende services verschillende processen moeten bedienen is er wel een functie nodig om alles in goede banen te leiden, dit is de zogenaamde ‘orchestration’of ‘broker’.

Ook binnen de wereld van de overheidsinformatievoorziening heeft men veel aandacht voor deze ontwikkeling. In de Nederlandse Overheids Referentie Architectuur (NORA) vormt deze invulling zelfs het uitgangspunt. Ook leveranciers voor de gemeentemarkt kondigen aan naar deze inrichtingsvorm te gaan migreren. Alle organisaties en ook gemeenten hebben te maken met het feit dat sommige bedrijfsprocessen nu werken met uitgebreide en complexe systemen (denk aan WOZ, SOZA). Deze dure systemen voldoen vaak nog prima, zodat met vervanging door op SOA gebaseerde oplossingen geen haast wordt gemaakt en dit nog wel 6-8 jaar op zich kan laten wachten. Gedurende een groot aantal jaren zullen organisaties daarom met gemengde ‘architecturen’ moeten werken, hetgeen overigens heel goed werkbaar kan zijn. In het vervolg van dit hoofdstuk zullen we een schets geven hoe de informatievoorziening van de gemeente Bergen zich mede in dit licht kan ontwikkelen. In het kader van dit beleidsplan wordt dit beperkt tot een schets op hoofdlijnen. Het is van belang dat de gemeente Bergen dit verder uitwerkt mede aan de hand van de referentiearchitecturen die momenteel worden ontwikkeld, zoals de NORA en de EGEM referentiearchitectuur. Zie hiervoor ook de in de bijlage van dit document opgenomen beschrijving. Een dergelijke uitwerking is na vaststelling dan ook het uitgangspunt en een toetsingskader voor nieuwe ontwikkelingen en investeringen.

18


6.3 De informatievoorziening medio 2009 In het vorige hoofdstuk zijn in hoofdlijnen de thema’s uitgewerkt waaraan de komende jaren de organisatie van de gemeente Bergen zal moeten werken om te voldoen aan de verschillende interne en externe doelstellingen. Deze thema’s geven al aan dat er sprake is van een groeiende samenhang tussen de verschillende onderdelen van de organisatie en de door deze onderdelen uitgevoerde werkprocessen.

Drie elementen spelen een rol als we spreken over de inrichting van de informatievoorziening: •

de functies die de informatievoorziening vervult (voorbeelden van functies: informatieontsluiting via kaarten, mogelijkheid bieden om elektronische formulieren in te vullen, tekstverwerken);

•

de gegevens en groepen van gegevens die van belang zijn voor de gemeentelijke processen (gegevens over personen, over gebouwen maar ook over documenten);

•

de applicaties, de software die bepaalde functies en de gegevensverwerking uitvoeren.

Bij de opzet van de informatievoorziening moet helderheid zijn over de door de organisatie voor haar werkzaamheden benodigde functies en gegevens. Het geheel van applicaties en databases moet zodanig zijn opgezet dat wordt voldaan aan de in dat verband gestelde eisen. In dit hoofdstuk komt de technische infrastructuur (netwerken, servers en andere technische componenten) niet aan de orde; deze is natuurlijk wel van belang, maar is pas aan de orde als er over de hiervoor genoemde elementen voldoende duidelijkheid is. Bovendien moeten er dan ook eerst een aantal keuzes ten aanzien van de organisatie van de ICT functie gemaakt zijn. Rekening houdend met de situatie begin 2008 en de in de vorige hoofdstukken geformuleerde prioriteitstelling ligt de nadruk in de eerste jaren op de basisregistraties en de informatievoorziening binnen Grondgebied en Rampenbestrijding & Brandweerzorg. Op dat onderdeel zal de architectuur dan ook wijzigen: Toegevoegd wordt een systeem voor het beheren van basisgegevens adressen en gebouwen dat gegevens uitwisselt met onder andere GBA en andere adresgebruikende systemen. Dit BAG systeem zal ook gekoppeld zijn aan een systeem voor geografische informatie (kaarten) en systemen voor omgevingvergunningen (Wabo) en aan het documentair informatiesysteem. Het is een vereiste dat (in 2010) alle werkprocessen de basisgegevens uit de BAG, de GBA en uit andere basisregistraties in samenhang kunnen gebruiken. De architectuur zal dit mogelijk moeten maken en ook bij de invoering van nieuwe programma’s zal hiermee rekening moeten worden gehouden. De opzet van de andere configuraties van systemen zal op korte termijn niet veranderen, wel zal het gebruik van deze configuraties worden uitgebreid. Dit geldt zeker ook voor de front-office en de koppeling met de backoffice. In 2009 zal er een volwaardig aanbod van diensten op de website zijn inclusief de mogelijkheid om de afhandeling daarvan te volgen. Ook de aansluiting op de landelijke voorzieningen voor dienstverlening zal zijn gerealiseerd. Dat geldt ook voor de uitbreiding van ketensamenwerking en daarbij behorende uitwisseling. Basisregistraties wisselen uit met landelijke voorzieningen, die beschikbaar zijn voor alle geautoriseerde afnemers. Daarnaast zal er intensief verkeer blijven tussen ketenpartners voor specifieke gegevensuitwisseling. Het BSN zal een belangrijke rol hierbij spelen.

19


6.4 De informatievoorziening in 2012 In 2012 zal de service gebaseerde opzet verder zijn uitgewerkt en geïmplementeerd. Veel zal daarbij afhangen van de migratie van de grote systemen naar deze opzet en de snelheid waarmee dat gebeurd. Maar zeker zo belangrijk zijn de organisatorische keuzes die dan inmiddels gemaakt zijn ten aanzien van het in eigen beheer, in een samenwerkingsverband of door derden laten uitvoeren van de verschillende gemeentelijke taken. Immers juist backoffice taken, die in redelijk gelijksoortig zijn worden door veel gemeenten in een of andere vorm uitbesteed. Ook in dat geval gelden de architectuurprincipes die aan de service gerichtheid ten grondslag liggen. Daarom geven wij hiervanonafhankelijk van nog te maken organisatorische keuzes- een overzicht. Voor kleine en middelgrote gemeenten zoals Bergen geldt dat mogelijkheden om op deze ontwikkelingen in te spelen in belangrijke mate bepaald worden door het aanbod van de leveranciers van programmatuur. Zo geldt voor de gemeente Bergen dat op dit moment belangrijke applicaties inclusief de gegevensuitwisseling gebaseerd zijn op Centric producten (zie paragraaf 6.2). Er is geen reden aan te nemen dat dit sterk zal veranderen omdat er zich naar alle waarschijnlijkheid niet veel nieuwe spelers op deze specifieke markt zullen aandienen. Het is wel belangrijk kritisch te volgen of een dergelijke belangrijke leverancier goed en pro-actief op de ontwikkelingen inspeelt, zodat ook in de toekomst Bergen kan beschikken over betrouwbare en gebruiksvriendelijke toepassingen. Leveranciers geven overigens aan dat het overschakelen naar een servicegerichte architectuur geleidelijk zal plaatsvinden en naar verwachting pas in 2015 zal zijn afgerond. Een ingrijpende verandering die zich in deze fase aandient is die ten gevolge van de invoering van de modernisering van de GBA. Met name over de modernisering van de GBA wordt landelijk nog nagedacht over de opzet en het is op dit moment moeilijk om daar uitspraken over te doen. De invoering van de basisregistraties plus de inrichting van de geo-informatievoorziening zal in 2012 zijn beslag gekregen hebben. Hierbij is het vanzelfsprekend van belang dat een goede samenwerking (uitwisseling (basis)gegevens) met de Centric-omgeving en natuurlijk met de frontoffice-omgeving wordt gerealiseerd. In de bijlage staat een kort overzicht van architectuurmodellen zoals die door NORA en EGEM zijn ontwikkeld. Deze vormen ook voor de gemeente Bergen een prima kader. Omdat de betreffende schema’s niet zonder een uitgebreide toelichting begrepen kunnen worden zijn ze minder geschikt voor een beleidsplan en daarom in de bijlage opgenomen. Het is van belang te onderkennen dat ook voor de gemeente Bergen geldt dat de hoofdstructuur zich zal conformeren aan dit referentiemodel. De informatievoorziening zal in 2012 voor grote delen opgebouwd zijn uit een aantal groepen toepassingen die met elkaar de uitvoering van alle werkprocessen ondersteunen: Toepassingen in verband met interactie met klanten (via web, telefonie, balie, mobiele services etc.). Toepassingen benodigd bij de uitvoering van primaire taken zoals: beleidsontwikkeling en uitvoering, toetsen aanvragen, zorg, beheer, waardebepaling, heffing, inning en handhaving. Toepassingen voor ondersteunende taken: facilitair beheer, HRM, financieel administratief. Toepassingen voor besturing: selectie en bewerking data en presentatie. Toepassingen voor het verwerven, beheren en beschikbaar stellen van data en documenten: databases, GIS functies. Een functie die zorgt dat de samenwerking tussen alle services inclusief externe (landelijke) services goed verloopt: berichtenservices, services die voortgang bewaken en signaleren en autorisatieservices.

20


Sommige services zal de gemeente in eigen beheer hebben, in een aantal gevallen zal gebruik worden gemaakt van landelijke services (zoals nu al van DigiD) of services van derden. Van belang is dat er sprake is van een goed samenwerkend geheel.

6.5 Tot besluit In dit hoofdstuk hebben we een doorkijk gegeven naar 2012. Op dit moment is op hoofdlijnen wel duidelijk welke onderdelen verder moeten worden ontwikkeld en ingericht. In het vorige hoofdstuk is aangegeven welke fasering en prioriteitsstelling voor de verschillende jaren geldt. Ook is duidelijk dat een servicegerichte architectuur veel voordelen biedt. Nog niet duidelijk is met welke technologie en pakketten dit gaat worden gerealiseerd. Hiernaar zal bij de invulling van het betreffende onderdeel onderzoek gedaan moeten worden. Daarbij is het van veel belang dat op basis van een verder uit te werken architectuur gebaseerd op referentiearchitecturen helder is aan welke standaarden oplossingen moeten voldoen om in de uiteindelijk te realiseren opzet te passen. In de hoofdstukken 5 en 6 is het ontwikkelpad van de informatievoorziening in relatie tot de organisatieontwikkeling (hoofdstuk 5) en voor wat betreft de opzet van de inrichting uitgewerkt (hoofdstuk 6). In hoofdstuk 7 is geschetst welke aanpak nodig is, zowel organisatorisch als methodisch om dit succesvol in de praktijk uit te voeren. Het uitvoeringsprogramma is in een apart document bijgevoegd.

21


7 Aanpak ontwikkeling 7.1 Ontwikkelen in samenhang De ontwikkeling van de ICT binnen de gemeente Bergen is tot nog toe vooral gericht op het automatiseren ten behoeve van de uitvoering van specifieke gemeentelijke taken. Daarbij is er wel steeds meer sprake van koppelingen tussen systemen, zodat gegevens kunnen worden uitgewisseld. Maar zoals hiervoor aangegeven zijn er nog steeds veel losse systemen die niet of nauwelijks samenwerken met andere systemen. De hierbij gevolgde werkwijze was dan ook met name gericht op samen met afzonderlijke afdelingen realiseren van ICT implementaties en daarnaast het onderhouden van de infrastructuur van technische voorzieningen. De nieuwe aanpak richt zich niet meer primair op de afzonderlijke onderdelen en (automatiserings) wensen, maar vooral op het geheel. Een geheel dat bestaat uit bouwstenen die zo zijn gemaakt dat ze precies passen in het totale bouwwerk. Deze bouwstenen, hiervoor ‘services’ genoemd, kunnen organisatiebrede door iedereen te gebruiken services betreffen, maar kunnen ook specifiek zijn voor specialistische taken. De generieke bouwstenen zullen echter een steeds grotere rol gaan spelen. Dit betekent dat er een stevige regie nodig is en een integrale aanpak waarbij op basis van een duidelijke grondplaat wordt gewerkt.

7.2 De aanpak Om de hiervoor geschetste ontwikkeling in de praktijk te brengen is een wijziging in de aanpak nodig. Een aanpak die er tevens rekening mee houdt dat veranderingen vaak organisatiebrede aspecten betreffen. Ook gaat de ontwikkeling van de informatievoorziening steeds hand in hand met organisatieverandering. Er zijn in hoofdstuk 5 zes thema’s benoemd die centraal staan in de ontwikkeling van de informatievoorziening. Binnen de thema’s kunnen weer verschillende projecten worden onderscheiden. In principe geldt de volgende sturing: De directie is opdrachtgever voor alle thema’s en daarbij behorende projecten. Voor elk thema wordt een opdrachtnemer aangewezen die desgewenst één of meer projectleider(s) aanstelt. De informatiseringfunctie vervult in opdracht van de directie de rol van adviseur, ontwikkelaar en voert tevens de ‘control’ uit. De informatiseringfunctie zorgt ook voor de infrastructuur ten behoeve van de applicaties en services. De centrale positie van de informatiseringfunctie brengt met zich mee dat deze functie over specifieke competenties moet beschikken. De betrokkenen moeten in staat zijn het management te ondersteunen in de rol van opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarbij moet de informatiseringfunctie ook zorgen voor de introductie van instrumenten die ondersteunend zijn aan het realiseren van de doelstellingen, waaronder procesverbetering, gegevensbeheer, architectuur en projectmatig werken. Tevens moet zij ervoor zorgen dat de technische infrastructuur voldoende stabiel en up-to-date is, zodat aan de functionele eisen kan worden voldaan.

7.3 Het uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma, dat bij dit plan hoort, bevat alle ICT gerelateerde projecten die voortkomen uit de vastgestelde thema’s. Het programma bestrijkt een viertal jaarschijven met daarin alle benoemde projecten per jaarschijf. Iedere jaarschijf wordt in een drietal fasen doorlopen.

22


Fase 1 is de budgetfase. Dit is de fase voorafgaand aan de jaarschijf. In deze fase worden de budgetten voorgedragen voor de begroting van het komende uitvoeringjaar. In deze fase worden een tweetal zaken onderzocht. Allereerst wordt onderzocht of de projecten in de komende jaarschijf nog actueel zijn. Wijzigingen in wet en regelgeving maar ook technische of functionele ontwikkelingen kunnen ervoor zorgen dat een project moet worden aangepast, in tijd moet worden verplaatst of zelfs dient te vervallen. Ook kunnen dezelfde ontwikkelingen ervoor zorgen dat een nieuw project noodzakelijk is. Daarnaast moet worden nagegaan of de projectbegroting nog valide is. Ook hier kunnen ontwikkelingen er voor zorgen dat wijzigingen optreden in de inzet van middelen die nodig zijn om het project te kunnen realiseren. Fase 2 is de voorbereiding en initiatiefase. Dit is de fase waarin, voor de start van het project, een projectplan wordt opgesteld. Bij complexe projecten kan zelfs mogelijk hieraan vooraf een startnotitie worden opgesteld. Aan het eind van deze fase vindt vaststelling plaats van het projectplan door de opdrachtgever, zodat inzichtelijk is welke projectresultaten in welke periode en met welke middelen door de opdrachtnemer gaan worden gerealiseerd. Fase 3 is de uitvoeringsfase. In deze fase vindt de daadwerkelijke uitvoer van het project plaats. Opdrachtgever, opdrachtnemer en projectleider hebben allen hetzelfde beeld van de te realiseren projectresultaten, planning en middelen en door middel van voortgangsrapportages en afstemmingsmomenten wordt de beheersing van uitvoering en oplevering verkregen. De rol van de informatiseringfunctie in deze fasen is te relateren aan de 3 verantwoordelijkheden zoals in de vorige paragraaf zijn beschreven. Allereerst als informatieadviseur van de organisatie, in het bijzonder voor opdrachtnemer, opdrachtgever en projectleider. Als ontwikkelaar voor opstellen van nieuw informatiebeleid en nieuwe plannen, bij het evalueren en bijstellen van bestaand beleid en bestaande plannen. Als laatste het uitvoeren van de ‘control’ taak ten aanzien van de gemeentelijke informatievoorziening. In deze rol heeft de informatiefunctie een belangrijk taak in de beheersing van de informatieprocessen en het behalen van de doelstellingen op dit gebied. Het bewaken van de 3 processtappen (budgetfase, voorbereiding en initiatiefase, uitvoeringsfase), het afstemmen van de processen en projecten en een eenduidige rapportage vormen hierbij belangrijke onderdelen.

23


Bijlagen

24


Specifieke bedrijfsfuncties en de ICT Het in Figuur 6 Referentiemodel bedrijfsfuncties weergegeven model geeft een overzicht van de verschillende type processen die binnen de gemeente worden uitgevoerd. Elk type heeft zijn eigen karakteristieken ook in relatie tot de informatievoorziening en ICT. Voor elk type proces geven wordt kort aangegeven wat de situatie momenteel is, ook ten aanzien van de informatievoorziening. Besturende processen

Primaire processen Primaire processen Primaire processen Primaire processen

Keten processen

Dienstverlenende processen

Beleidsvormende processen

Ondersteunende processen

Figuur 6 Referentiemodel bedrijfsfuncties

Besturende processen Dit betreft zowel de planning & control als de processen in verband met het goed functioneren van gemeenteraad en college. Het is als het ware de ‘controlekamer’ van de gemeente. Uit de inventarisatie is naar voren gekomen dat er momenteel nog onvoldoende helderheid is over wat zinvolle managementinformatie is. De beschikbare automatiseringsmiddelen voor rapportages zijn adequaat maar worden niet optimaal ingezet; er wordt wel gewerkt aan verbetering onder andere door het uitfasering van de wildgroei aan Excel werkbladen. Voor tijdschrijven is geen geschikte ICT aanwezig; ook de systematiek is niet erg effectief. De ondersteuning van het bestuurlijk proces is nu nog geheel gebaseerd op papier en geprinte Word documenten. Er is een initiatief van de zijde van de griffier om meer gebruik te gaan maken van digitalisering. Het ontbreekt echter aan een visie en plan die de gehele keten betreft van ambtelijke organisatie, college en raad. Dit kan leiden tot gebrek aan overzicht en inzicht in bestuurlijke stukken in de pijplijn en tot dubbel werk.

Dienstverlenende processen Dit betreft alle werkprocessen waarbij de directe interactie met burgers en bedrijven centraal staat: bij deze processen wordt voorlichting gegeven, informatie verstrekt, worden formulieren ingevuld en ingenomen, documenten geverifieerd, documenten uitgereikt, uitkeringen betaald, meldingen en klachten ontvangen etc. etc. De meest gebruikte term hiervoor is het frontoffice, maar ook onderdelen van voorlichting behoren hiertoe. Uit de inventarisatie is naar voren gekomen dat I&A een aantal oneigenlijke, namelijk inhoudelijk redactionele taken moet vervullen. De gebruikte ICT voldoet. Voor wat betreft de dienstverlening heeft de gemeente al enige jaren ervaring met een frontoffice met een breed takenpakket en teven is een

25


dienstverleningsprofiel opgesteld met daarin een visie op de eisen die aan de dienstverlening worden gesteld; er is geen concrete informatie over de plannen om de organisatie ook op dit punt verder te verbeteren. Verder is er een project Digitale dienstverlening in uitvoering waarmee Bergen wil gaan voldoen aan de 65% norm voor digitale dienstverlening. Dit omvat het aanbieden van negen producten via de website en de realisatie van een voorziening om de producten geautomatiseerd te kunnen verwerken en over de afhandeling informatie te kunnen verstrekken (oplevering gepland voorjaar 2008). Met de voorbereiding op de invoering van de WABO (één geïntegreerde omgevingsvergunning met betrekking tot één initiatief i.p.v. verschillende losse vergunningen) is een start gemaakt De WMO en het daarvoor bestaande loket worden bij de ontwikkeling van de gemeentelijke website betrokken.

Primaire processen en Ketenprocessen Dit betreft een groot aantal processen. Deze worden niet allemaal afzonderlijk behandeld. De gemeentelijke primaire processen van de afdelingen: Burgerzaken Belastingen Sociale zaken WMO Welzijn Ruimtelijke ordening Vergunningen Handhaving en toezicht Cultuur en Civieltechniek Beheer en onderhoud Brandweer De belangrijkste bevindingen zijn: 1. De informatisering bij de brandweer gericht op rampenbestrijding en brandweerzorg staat op een laag niveau; vrijwel alle informatie moet via papier worden geraadpleegd. De toegankelijkheid en actualiteit van informatie is beperkt. Dit zou een bottleneck kunnen vormen bij het snel en adequaat uitvoeren van operationele taken. 2. Bij de uitvoering van de processen van de afdelingen Ruimtelijke Ordening, Vergunningen, Handhaving en Toezicht, Cultuur en Civieltechniek, Beheer en Onderhoud is er sprake van een zeer beperkte informatisering. Bij de afdelingen Cultuur en Civieltechniek en Beheer en Onderhoud wordt aan de opbouw van de geautomatiseerde systemen gewerkt. De op dit moment in gebruik zijnde toepassingen zijn ook onderling niet gekoppeld. De noodzaak om de ‘geoinformatievoorziening’ binnen de gemeente te ontwikkelen is -mede in verband met de landelijke eisen en ontwikkelingen- onderkend en hierover is door het adviesbureau GEON een adviesrapport opgesteld, dat een goed uitgangspunt voor de verdere aanpak kan vormen. 3. Belastingen; de mogelijkheden om deze taak eventueel uit te besteden worden onderzocht. Invordering is samengevoegd met heffing. Gebrekkig werkende (nieuwe) ICT heeft tot verstoring van de productie geleid en veel aandacht van het management gevraagd.

26


4.

5.

6.

Bij SOZA en WMO is veel aandacht nodig om de diverse koppelingen te implementeren die het wederzijds gebruik van elkaars gegevens mogelijk maken. Er is sprake van een sterke groei aan koppelingen, intern en extern, hetgeen tot twijfels leidt of alles nog wel goed blijft (samen)werken. Voor wat betreft de onderlinge gegevensuitwisseling tussen de primaire processen is dit met name geregeld voor persoonsgegevens en adressen. Deze worden in GBA beheerd en via het datadistributiesysteem DDS beschikbaar gesteld aan andere geautomatiseerde administraties. Er vindt inmiddels structurele en geautomatiseerde gegevensuitwisseling met een groot aantal derden plaats: GBA, SOZA, WMO, belastingen zijn allemaal processen die te maken hebben met ketenpartners. Er is echter geen goed inzicht in deze koppelingen zodat er onzekerheid ontstaat over de kwaliteit en de impact van nieuwe ontwikkelingen.

Ondersteunende processen Dit betreft de volgende processen: Financieel beheer Personeelsbeheer Documentaire informatievoorziening Facilitaire diensten De belangrijkste bevindingen zijn: 1. Direct gekoppeld aan financieel beheer is de informatievoorziening ten behoeve van operationele sturing, budgetbewaking etc. Zoals ook hiervoor bij besturende processen al is vermeld is de inrichting hiervan nog gebrekkig. De beschikbare software kan daartoe beter benut worden. Het financiële systeem is gekoppeld aan enkele andere applicaties. Volgens de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (23 februari 2002) dient de gemeente middels een documentair structuurplan of ook wel een structuurplan informatiebeheer de wijze waarop de toegankelijkheid van gemeentelijke informatie is georganiseerd. Hiernaar is een vooronderzoek gedaan, maar een dergelijk plan is nog niet opgesteld. Een dergelijk plan kan bijdragen aan het systematisch in kaart brengen van de processen binnen de gemeente en de wijze waarop in dat proces met documenten en bestanden wordt omgegaan. Op dit moment zijn alleen de procedures in verband met de verwerking van binnenkomende documenten beschreven en vindt bewaking van o.a. afhandelingtermijnen plaats.

27


NORA en EGEM referentiearchitectuur Een interessant architectuurmodel wordt aangereikt door de NORA en de daarvan afgeleide EGEM referentiemodellen. De wijze waarop de inrichting van de overheidsinformatievoorziening daarin wordt gerepresenteerd heeft inmiddels brede erkenning en navolging gekregen. Het is een referentiemodel en werkelijk te gebruiken softwaretoepassingen en databases moeten als bouwstenen concrete invulling geven aan deze opzet, zoals echte gebouwen dat doen in de gekleurde vlakken van een ruimtelijk inrichtingsplan.

In figuur A worden enkele belangrijke functies van de overheid weergegeven: lichtblauw staat voor de applicaties met hun functies en gegevens ten behoeve van processen die specifiek gericht zijn op de contacten met burgers en bedrijven. Oranje delen staan voor applicaties ten behoeve van processen waarbij de overheid beleid en regelgeving maakt, aanvragen beoordeeld, beschikt, heft en handhaaft. Het grijze gedeelte betreft het ‘geheugen’ van de overheid: de opslag, beheer en het toegankelijk houden van gegevens en documenten. De gele slurf staat voor allerlei communicatie en afstemming tussen de verschillende bouwstenen. Met deze ‘blokkendoos’ wordt een beeld geschetst van de overheid gezien als een geheel van samenwerkende organisaties met aan elkaar geschakelde processen en tal van informatiestromen. De gemeente is daarin een belangrijke partij waarvan de werkprocessen en de informatievoorziening naadloos moeten passen binnen het grotere geheel. De gemeente zelf is ook weer opgebouwd uit verschillende (organisatie) onderdelen die zowel extern als intern samenwerken om de overheidstaken goed uit te voeren: werkprocessen moeten daarom op

Figuur A Gemeente: een essentiële bouwsteen van het overheidsbouwwerk

elkaar worden afgestemd en de informatiestromen georganiseerd. Daarbij behoort natuurlijk ook een passende opzet van applicaties en databases. In figuur B is ingezoomd op de gemeente. Dezelfde elementen (kleuren) komen weer terug en het beeld houdt ons voor dat een gemeente anno 2012 een adequate inrichting moet hebben voor de genoemde onderdelen.

28


Applicaties voor een front office dat via meerdere kanalen de contacten met burgers en bedrijven onderhoudt en is ingepast in algemene overheidsbrede klantcontactcentrum- voorzieningen (persoonlijke internet pagina (PIP), eformulieren etc.)

Applicaties voor primaire en ondersteunende processen, die zowel intern uitgevoerd kunnen worden (binnen de stippellijn) als uitbesteed aan samenwerkingsverbanden of andere organisaties

Gegevens- en documentbeheer dat volledig geïntegreerd is in het landelijke stelsel van basisregistraties en voldoet aan regels en afspraken in verband met gegevensen documentbeheer

Een functie die het voor samenwerken essentiële gegevensverkeer verzorgt, inclusief de benodigde coördinatie en bewaking (service bus en midoffice)

Intern

Besturende processen www.overheid.nl Beleids processen www.bergen.nl

burger

Primaire Processen (intern)

014 … Algemeen loket

Ondersteunende processen (intern)

Keten partner Keten partner Primaire Processen (Extern) Ondersteunende Processen (Extern)

GBA bedrijf

beleidsveld loket

GBA Bergen BAG BAG Bergen Geo HR

Externe & Interne Servicebus

Figuur B

29


In figuur C en figuur D zien we een uitwerking van EGEM op basis van dit model. In essentie is de boodschap: zorg voor een goed ingerichte frontoffice omgeving en de daarbij behorende gegevensverzamelingen van zaakgegevens en klantrelatiegegevens (figuur C). Tevens is het noodzakelijk de totale gegevenshuishouding op een samenhangende manier ingericht te hebben, waarbij met name het beheer van de basisgegevens en de gegevens in verband met de dienstverlening goed geregeld moet zijn (figuur D).

Figuur C Deelarchitectuur front office en midoffice

Figuur D Deelarchitectuur gegevensbeheer

30


Zoals in paragraaf 6.1 is beschreven, heeft Bergen al op een paar punten invulling gegeven aan deze inrichting. Zoals uit Figuur 4 duidelijk wordt betreft dit met name het onderdeel frontoffice. Tevens is voor wat betreft persoonsgegevens en in het kader van SOZA al een beperkte invulling aan de architectuur gegeven. In 2009 zullen belangrijke onderdelen van de in Figuur B weergegeven situatie zijn ingevuld, maar de koppelingen zullen nog niet volledig functioneren. In 2012 is 80% van dit concept gereed maar mogelijk met nog enkele provisorische nog niet volledig servicegeoriënteerde oplossingen. In 2012 zal zoals gezegd ook volledig invulling gegeven zijn aan de voor dienstverlening essentiële gegevensverzamelingen n daarmee samenhangende functionaliteit. Het betreft de ‘zaakgegevens’ en de in verband met dienstverlening essentiële gegevens over personen, bedrijven en objecten. Het is noodzakelijk dit onderdeel afzonderlijk in te richten omdat de interactie met de klant specifieke eisen stelt die niet door de intern gebruikte systemen goed kunnen worden ondersteund. Bij zaakgegevens gaat het met name om metagegevens die een zaak (of dossier) identificeren en gegevens over de geplande en feitelijke voortgang (de processtappen en termijnen), ook wel de werkstroom genoemd. De inhoudelijke dossierinformatie komt wel uit de interne systemen die gebruikt worden voor de uitvoering van de werkprocessen (de toets, het opstellen van de beschikking, inspectie etc. etc.). Deze zaakgegevens zijn van groot belang om de cliënt te kunnen informeren over de status van de afhandeling en er zo nodig snel de inhoudelijke gegevens bij te kunnen zoeken. Duidelijk is dat tussen deze gegevensverzameling een directe uitwisseling plaatsvindt met interne systemen en een documentair informatiesysteem. Bij de gegevens i.r.t. de cliënt gaat het om identificerende gegevens (BSN, naam adres) en kenmerken die van belang zijn in beeld te hebben bij contacten tussen de gemeente en de cliënt. Dit zijn onder andere: contactgegevens, telefoon- en e-mailgegevens en eventueel gegevens die aangeven dat de betreffende persoon of bedrijf van specifiek belang is voor de gemeente. Dit gegevensbestand is van belang voor bijvoorbeeld telefonisch contact, maar kan ook gebruikt worden voor nieuwsbrieven gericht aan een bepaalde wijk of doelgroep. Ook dit systeem kent een directe gegevensuitwisseling met interne systemen als de basisregistraties. Voor wat betreft de invulling met concrete oplossingen in 2012 is nog niet veel te zeggen. Gelet op de recente investeringen in een frontoffice oplossing ligt het voor de hand dat hierop wordt doorgebouwd. Cruciaal is de keuze voor de toepassing die het gegevensverkeer intern en extern gaat afhandelen en coördineren.

31


Geraadpleegde bronnen www.egem.nl www.bag.vrom.nl www.centric.nl

Startnotitie Geo-informatie gemeente Bergen, Geon bv, 25 april 2007 I&A plan Gemeente Bergen i.o. versie 1.4 mei 2000 + projectenbundel ICT beleid gemeente Bergen; een evaluatie van 2005 en 2006 en een doorkijk naar 2007 en 2008, januari 2007 Beheerplan ICT (2007-2010) juli 2006 Digiloket, plan van aanpak; Beentjes organisatie- en ICT-advies, 30 maart 2007 Concept Definitiefase en Plan van aanpak Omgevingsvergunning; september 2007

32


Betrokken medewerkers Bestuur en directie Rolie Groninger Wim Bierman Henk van der Meulen Dienstverlening Ariën Zon Carla de Boer Erik Versterre Kees Diepeveen Ton Leeuwrik Grondgebied Chris van Halderen Hans Vlug Jan de Boer Nico Bets Paul Valkering Maatschappelijke zaken John de Boer Stafafdelingen Han Eshuijs Herman Kuijt Karin Greuter Paul Cohen

33

34

MEMO datum

:

19 november 2008

aan

:

Raad

van

:

College

onderwerp

:

- Beantwoording motie ICT (Raad van 4 november - nummer 08) - Beantwoording toezegging afschrijvingstermijn software (Raad van 25 november)

Overzicht software De afgelopen jaren heeft de gemeente Bergen het ICT beleid per jaar opgesteld en ingevuld. Een meerjarige ICT visie in directe relatie tot maatschappelijke onderwerpen zoals dienstverlening, sociale zaken, veiligheid en andere primaire gemeentelijke processen ontbrak. De financieel economische situatie van de gemeente Bergen is de afgelopen jaren leidend geweest voor het jaarlijks formuleren van de inzet van ICT. Begin 2008 is een uitgebreid visiedocument ICT opgesteld met daaraan gekoppeld een uitvoering- en beheerprogramma. In het visiedocument worden maatschappelijke ontwikkelingen, wet en regelgeving, technologische ontwikkelingen en gemeentelijke eisen en wensen geïnventariseerd en in een visie op gemeentelijke informatievoorziening beschreven. Het uitvoering- en beheerprogramma bevat - voor de periode 2008 tot 2012 - een overzicht van alle ICT projecten die voortkomen uit deze visie en daarnaast zorgdragen voor het in stand houden van de huidige infrastructuur (de beheeraspecten). Het accent ten aanzien van de ICT projecten in het programma is de komende jaren met name gericht op het opvolgen van landelijke wet en regelgeving ten aanzien van de inzet van ICT. De rijksoverheid legt de gemeentelijke overheid de komende jaren zware eisen op ten aanzien van het realiseren van nieuwe functionaliteit op gebied van basisregistraties, uitwisseling van gegevens en dienstverlening. Tot deze categorie wet en regelgeving behoren onder andere complexe ICT projecten als de realisatie van de Basisregistratie Adressen en gebouwen (BAG). Deze basisregistratie komt naast de reeds bestaande GBA (Gemeentelijke Basis Administratie). Eveneens moet de gemeente volgend jaar in staat zijn om haar nieuwe bestemmingsplannen digitaal beschikbaar te stellen en de opgelegde beperkingen op gemeentelijke objecten te registeren, inzichtelijk te maken en elektronisch uit te wisselen met het Kadaster. Daarnaast moet een digitaal omgevingsloket worden geopend. Bij dit loket moeten alle vergunningen voor bedrijven en burgers via één digitaal loket beschikbaar komen. Afschrijvingstermijn Daarnaast wordt in de najaarsrapportage voorgesteld om de afschrijvingstermijn van software te verlengen van 3 jaar naar 5 jaar. Hieraan liggen een aantal motieven ten grondslag. Ten eerste de ervaringscijfers met de huidige in gebruikzijnde softwarepakketten en informatiesystemen. Bij de huidige grote softwarepakketten ligt de levenscyclus (dit is tijd dat een leverancier het pakket ondersteunt en aanpast binnen de reguliere onderhoudskosten) tussen de 5 en de 8 jaar. Veel grote software pakketten en informatiesystemen zijn in het jaar

2001 aangeschaft en worden de komende tijd pas vervangen door volledig nieuwe versies en pakketten. Daarnaast blijkt dat gecompliceerde bedrijfsmatige software een lange implementatieperiode (tot soms wel 1 jaar) heeft en de "houdbaarheid" van deze pakketten, zoals reeds vermeld, langer is dan 5 jaar. Ook wordt bij complexe software gestreefd naar langdurige leveranciersrelaties c.q. partnership zodat de software niet alleen gekocht wordt, maar ook samen doorontwikkeld kan worden. De huidige afschrijvingstermijn van 3 jaar voor software is gebaseerd op oude regelgeving waarbij de restrictie van toepassing is dat de software verhandelbaar moet zijn. Deze regelgeving is vanaf 2008 niet meer van toepassing.

Bijlagen Als bijlage bij dit memo zijn een drietal pagina’s bijgevoegd uit het ICT uitvoeringsprogramma. Hierin is een meerjarenoverzicht is opgenomen van alle ICT projecten voor de periode 2008 2012. Voor een compleet en volledig overzicht ligt eveneens het ‘informatiseringsplan gemeente Bergen 2008 - 2012’, waarin de visie op informatisering is beschreven, ter informatie in de raadskamer en is in te zien op het RIS/BIS.

BIJLAGEN: 1. Een drietal pagina’s uit het ICT uitvoeringsprogramma waarin een meerjarenoverzicht is opgenomen van alle ICT projecten voor de periode 2008 - 2012. 2. Op het RIS/BIS en ter inzage in de raadskamer: de complete versie van het informatiseringsplan.

-2-

Informatiseringsplan gemeente Bergen Samen werken aan samenhangende informatievoorziening voor een beter presterende gemeente

Recommend Documents