INFORMATIEBROCHURE
Ambla Forma Slothoef 4 5291 NR Sint Michielsgestel (NL) Tel. 073-5530759 Mail:
[email protected] Website: www.amblaforma.eu
INHOUD Inleiding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Voordelen van het Ambla System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Aanmelden.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Eerste inlog. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Helpteksten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Dagboek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Systeeminstellingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bedrijfsgegevens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Account instellingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Optioneel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Medewerkers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mailalerts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voorwaarden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 5 5 5 6 6 6
Bedrijfsrisicometer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Controleprocedures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Agenda - Actueel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Agenda - Jaaroverzicht.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Procedure maken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Procedure invoegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Speciale projecten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Archief. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Nieuwbouw of renovatieprojecten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Analyses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Zwemwatergrafiek .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Zwemwatertabel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Legionella zwemwater.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Legionella leidingwater.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Vloerhygiëne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Eigen/bronwater.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Registraties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Documentatie algemeen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Technisch. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Personeel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Voorzieningen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1
Logboeken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Calamiteiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Ongevallen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Incidenten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Voorbeelden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Risicoanalyse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Accountopties. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Bijlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Overzicht beschikbare controlemodules.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Risicoanalyserapport. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Opleidingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Technisch medewerker (niveau 1).. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Assistent toezichthouder (niveau 1). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Handboek Zwemwater. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Publicatieversie 4 september 2015. Copyright © 2015 Ambla Forma. Niets van dit document mag worden verveelvoudigd of opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enig andere manier dan met toestemming van Ambla Forma.
2
Inleiding Het Ambla System is ontwikkeld door Ambla Forma en betreft een gebruiksvriendelijk en beproefd web-based softwarepakket waarmee bedrijven zelf hun veiligheidsrisico analyses kunnen uitvoeren. Een noodzakelijk hulpmiddel voor iedere ondernemer, aangezien door de overheid de verantwoordelijkheid om aan alle wettelijke eisen en normen te voldoen steeds nadrukkelijker bij de exploitant en eigenaar wordt gelegd. In deze brochure worden de verschillende functies van het Ambla System kort omschreven.
Voordelen van het Ambla System •
Wordt al sinds 2008 toegepast bij vele honderden accommodaties
•
Voldoet tevens aan geldende Europese regelgeving
•
Bijzonder open en transparant
•
Aangeprezen door directeur-generaal van ministerie van Infrastructuur en Milieu
•
Tevens aanbevolen door het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
•
Professioneel en compleet
•
Volledig onafhankelijk (geen onderdeel van een exploitatiemaatschappij o.i.d.)
•
Voorziet in zowel controles, registraties als meldingen
•
Ruim 200 kant en klare controleprocedures voor verschillende wet- en regelgevingen
•
Mailbericht bij belangrijke registraties en voorvallen
•
Flexibel en gebruiksvriendelijk
•
Up-to-date
•
Via internet altijd en overal bereikbaar
•
Moeiteloos genereren van eigen risicoanalyserapport en beheersmaatregelen
•
Bepaal zelf aan wie u toegang verleent (overheid, laboratoria, externe partijen etc.)
•
Kosteloos extra accounts voor eigen medewerkers
•
Geschikt voor zowel zelfstandig ondernemers, grote organisaties als gemeenten
•
Lage kosten per deelnemer
3
Aanmelden Aanmelden voor het Ambla System gaat via de website www.amblaforma.eu of via een mail naar Ambla Forma (
[email protected]). Naast de NAW gegevens moeten alleen de naam van de verantwoordelijk manager en diens mailadres worden opgegeven. Die daarna een mailbericht krijgt met een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee kan worden ingelogd.
Eerste inlog De verantwoordelijk manager krijgt daarnaast nog een apart mailbericht met een duidelijk stappenplan waarmee in 4 stappen het systeem wordt ingesteld. Dit vraagt slechts enkele minuten tijd, waarna het Ambla System direct functioneert.
Helpteksten Ieder pagina van het Ambla System heeft zijn eigen helptekst (in pdf), met voorbeeldafbeeldingen, die de gebruiker ondersteunt bij het werken met de verschillende opties van het systeem. En voorts is er nog een link naar de Helpdesk waaraan men vragen kan stellen.
Dagboek In veel bedrijven kent men naast officiële, verplichte registraties nog een schrift of kladblok waarin snel wat kan worden genoteerd. Een soort dagboek om te voorkomen dat zaken vergeten worden. Zoals een korte mededeling aan een collega. Of een handeling waarvan onduidelijk is waar (en of) die geregistreerd moet worden maar die men zekerheidshalve toch wil vastleggen. Het Ambla System heeft ook zo’n gemeenschappelijk dagboek dat op elke pagina te vinden is. Daarbij zijn de naam van de persoon die is ingelogd, de datum en de tijd al automatisch geregistreerd en hoeft men dus alleen de gewenste tekst in te vullen. Op het scherm worden daarbij altijd de laatste 20 berichten getoond, maar via het invoeren van een datumperiode is desgewenst ook een aangepast overzicht te verkrijgen. 4
Systeeminstellingen Rechtsboven in ieder scherm is zichtbaar wie op dat moment heeft ingelogd alsmede de naam van de accommodatie en de deelnemer kan daar tevens de volgende opties van het systeem instellen of wijzigen.
Bedrijfsgegevens De NAW en contactgegevens van de accommodatie
Account instellingen Hier vindt men een overzicht van de (ruim 200) mogelijk toe te passen controleprocedures voor verschillende weten regelgevingen waaruit de deelnemer eenvoudig een keuze kan maken door deze aan te vinken. Ook deze instellingen zijn op ieder gewenst moment aan te passen. Na het opslaan verdeelt het systeem automatisch de gekozen procedures evenredig over het lopende kalenderjaar en plaatst ze in de agenda.
Optioneel Mogelijkheid om aan laboratoria, externe bedrijven of overheidsorganisaties toegang te verlenen tot de gegevens. Het systeem onderscheidt daarbij de volgende toegangsaccounts voor derden: •
Voor overheidsorganisaties: deze kunnen dan het archief met de door de deelnemer reeds afgehandelde Ambla Forma procedures inzien.
•
Voor laboratoria: speciaal afgeschermd account waarmee deze hun analysegegevens in het systeem van de deelnemer kunnen plaatsen.
•
Voor externe bedrijven: zelf registreren en inzien van gegevens m.u.v. gegevens die privacy gevoelig zijn of die als intern/vertrouwelijk zijn aangemerkt.
5
Medewerkers Mogelijkheid door de deelnemer om zelf (kosteloos!) extra toegangaccounts voor de accommodatie aan te maken. Voor bijvoorbeeld een vervangend manager, eigen medewerkers of een extern bedrijf.
Mailalerts Bij verschillende acties en registraties in het systeem wordt automatisch een mailbericht aan de manager verzonden (en eventueel een concern en/of externe derden) met daarin een samenvatting van de belangrijkste informatie. De manager kan zelf op ieder moment instellen betreffende welke zaken deze mailalerts wil ontvangen alsmede welke aan een medewerker of derden moeten worden toegezonden.
Voorwaarden De Algemene voorwaarden van Ambla Forma. Door deze bij de eerste inlog aan te vinken gaat men hiermee akkoord. Daarna verkrijgt de deelnemer volledige toegang tot het Ambla System.
6
Bedrijfsrisicometer Het opzetten en bijhouden van een eigen kwaliteitssysteem heeft uiteraard een doel. Met name het in kaart brengen en terugdringen van veiligheidsrisico's, in het belang van de gasten/bezoekers en de eigen medewerkers. Waardoor, mocht onverhoopt toch een ernstige calamiteit of ongeval plaatsvinden, ook de eigen aansprakelijkheidspositie optimaal is gewaarborgd. Zodat in vertrouwen verantwoording kan worden afgelegd aan toezichthoudende overheidsinstanties, een bestuur, de verzekeringsmaatschappij en eventueel zelfs (nabestaanden van) slachtoffers en justitie. Het Ambla System meet daarom via maar liefst 20 afzonderlijke criteria continue de bedrijfsrisico’s en toont het resultaat in een speciaal ontwikkelde “Bedrijfsrisicometer”. Een graadmeter die is gebaseerd op gedetailleerde en door de deelnemer zelf uitgevoerde controleresultaten en registraties. En daarmee, anders dan bijvoorbeeld een periodieke overheids- of keurmerkcontrole, ook altijd up-to-date en uiterst betrouwbaar is. Zodra een deelnemer inlogt bij het Ambla System krijgt deze gelijk de actuele score in beeld, inclusief de aandachtsgebieden waar nog verbetering kan worden verkregen.
7
Controleprocedures Om een risicoanalyse uit te voeren moet men uiteraard de wet en regelgeving kennen. Het Ambla System bevat daartoe verschillende modules met controleprocedures voor wet- en regelgevingen (met bijbehorende toelichtingen). Naast algemene eisen die voor vrijwel elke accommodatie gelden zijn er specifieke modules voor onder andere milieubeheer, horeca, gevaarlijke stoffen, sportaccommodaties en buitensportterreinen, zorginstellingen, verblijfsaccommodaties, zwembaden, etc. Hiermee wordt het voor iedere manager of beheerder mogelijk om op eenvoudige wijze zelfstandig een risicoanalyse uit te voeren. En omdat deze de dagelijkse praktijk terdege kent, levert dat in de praktijk opmerkelijk betrouwbare en soms ook volstrekt onverwachte controleresultaten op.
Agenda - Actueel Overzicht van de actuele controleprocedures welke als volgt is onderverdeeld: 1.
Tabel met controleprocedures die in een eerder stadium zijn uitgevoerd en waarvan het resultaat als onvoldoende is aangemerkt en daarom herhaald dienen te worden.
2.
Overzicht van de uit te voeren Ambla controleprocedures voor de komende 8 weken.
3.
Overzicht van eigen gemaakte en/of (extra uit te voeren) Ambla controleprocedures die de deelnemer zelf in het systeem heeft ingepland.
Omdat alle geselecteerde controles evenredig over een kalenderjaar gespreid worden, belast het de dagelijkse bedrijfsvoering nauwelijks. Een controle bevat bovendien nooit meer dan 15 gesloten controlevragen en de locatie van maximaal 4 documenten. De uitvoering kost daardoor gewoonlijk slechts 5-10 minuten, waarna het Ambla System er voor zorg draagt dat alles op correcte wijze wordt geregistreerd.
8
Agenda - Jaaroverzicht Overzicht van alle geselecteerde controleprocedures dat men bijvoorbeeld kan gebruiken om procedures die nog niet in de agenda zichtbaar zijn toch al in een eerder stadium uit te voeren. Bovendien kan men hier voor elke procedures alvast de naam invoeren van de medewerker die deze dient uit te voeren. Diens naam wordt dan ook vermeld in de mailalert die wordt verzonden op het moment dat deze procedure in de agenda wordt geplaatst.
Procedure maken Een deelnemer kan ook geheel eigen controleprocedures en toelichtingen maken, die vervolgens in het agendasysteem zijn in te plannen. Deze controleformulieren krijgen een eigen herkenbaar volgnummer dat automatisch door het Ambla System wordt aangemaakt.
Procedure invoegen Een deelnemer kan op elk moment zelf (extra) Ambla System controleprocedures, speciale eenmalige/noodprocedures als ook de eigen gemaakte controleprocedures in de agenda opnemen. Voor elke procedure is daarbij de gewenste uitvoerings(plan)datum in te voeren, alsmede de frequentie waarmee deze controle dient te worden (her)uitgevoerd. Dit kan vanzelfsprekend eenmalig zijn, maar desgewenst ook “Wekelijks”, “Maandelijks”, “Per kwartaal” of “Jaarlijks”.
Speciale projecten Overzicht van speciale projecten met controleprocedures die veelal slechts incidenteel behoeven te worden uitgevoerd. Zoals: •
Aanvragen en meldingen
•
Leren werken met het Ambla System
•
Nieuwbouw en renovatie
9
Archief Overzicht van alle uitgevoerde en door de manager afgetekende Ambla System controleprocedures over het lopende kalenderjaar. Door met de muiscursor over de procedures te gaan, ziet men snel een samenvatting met de naam van de procedure, het uiteindelijk controleresultaat, de toelichting op het resultaat van de degene die de controle heeft uitgevoerd als ook de acties en beheersmaatregelen die door de manager zijn genomen. Door een controleprocedure aan te klikken opent deze zich en krijgt men het volledige controleformulier met alle vragen, antwoorden en geplaatste opmerkingen, acties en beheersmaatregelen te zien.
Nieuwbouw of renovatieprojecten Het Ambla System kent voorts nog een afzonderlijke optie die speciaal ontwikkeld is voor nieuwbouw of renovatieprojecten. Deze wordt per project ingesteld en moet derhalve separaat via Ambla Forma moet worden aangevraagd. Het betreft een unieke controlemethode waarbij voor iedere betrokken leverancier of aannemer van een bouwproject een speciale type “integriteit”procedures ingepland worden. Daarmee dient deze vervolgens zelf, voor iedere te bouwen, leveren, installeren etc. voorziening, aan te geven dat volledig aan alle geldende eisen (zowel bestek als wettelijk/normen) is voldaan. Daarbij wordt tevens gevraagd om alle bij de voorziening behorende documenten in het systeem te uploaden. Deze methodiek biedt de opdrachtgever nog voor de feitelijke oplevering al een beduidend betere waarborg, terwijl daarnaast de locatiemanager nadien gelijk de beschikking heeft over alle van belang zijnde documentatie.
10
Analyses Analyses is een aanvullende optie waarbij de deelnemer aan laboratoria (met een eigen toegangsaccount) toestemming kan geven om analysegegevens direct in het system te plaatsen. Deze analysegegevens zijn dan overigens niet door de deelnemer te wijzigen en daarmee net zo betrouwbaar als een op papier toegezonden analyserapport. Zodra het laboratorium nieuwe analysegegevens upload wordt daarover een mailalert verzonden. In de tabeloverzichten worden alle overschrijdingen van normparameters automatisch gemarkeerd.
Zwemwatergrafiek Overzicht voor elk gewenst bassin, periode en parameter, of combinatie van paramaters, in een grafiek. Indien men de muiscursor boven de grafiek beweegt worden de waarden en analysedata van de betreffende parameers in een pop-up getoond.
Zwemwatertabel Overzichtstabel voor elk afzonderlijk bassin van de onderzoeksparameters van het zwemwater met daarin de analyseresultaten over de afgelopen twaalf monsterdata.
Legionella zwemwater Overzichtstabel voor alle monsternamepunten van de Legionella paramaters gemeten in het zwemwater over de afgelopen twaalf monsterdata.
Legionella leidingwater Overzichtstabel voor alle monsternamepunten van de Legionella paramaters gemeten in het leidingwater over de afgelopen twaalf monsterdata.
11
Vloerhygiëne Overzichtstabel voor alle monsternamepunten van vloerhygiëne onderzoeken (stempelmonsters) over de afgelopen twaalf monsterdata.
Eigen/bronwater Overzichtstabel voor alle monsternamen en analyseresultaten van een eigen watervoorziening - zoals een eigen bron of voor anderszins behandeld (leiding)water over de afgelopen twaalf monsterdata.
12
Registraties Registraties is een aanvullende systeemoptie waarbij door de deelnemer diverse aanvullende aspecten, die voor het veiligheidsbeheer van de accommodatie van belang kunnen zijn, zijn vast te leggen en te beheren.
Documentatie algemeen Overzicht van alle door de deelnemer geregistreerde algemene documenten. Dit zijn enerzijds eigen documenten die men zelf heeft geupload, waarbij is aan te geven of deze documenten ook door derden mogen worden ingezien (indien van toepassing) of dat deze alleen intern en eventueel voor een organisatie waarbij men is aangesloten zichtbaar zijn. Daarnaast is er nog een overzicht van alle procedure documenten die via een controleformulier zijn geupload. Omdat deze procedures in principe jaarlijks worden gecontroleerd, zal dit in de meeste gevallen het meest actuele overzicht van de voor de accommodatie van belang zijnde documenten zijn.
Technisch Overzicht van de door de deelnemer ingevoerde technische registraties van de in de accommodatie uitgevoerde keuringen (alsmede technische testen of ijkingen) en onderhoud. Men kan hier tevens oefeningen (zoals ontruimingen of vaardigheidstesten van het personeel) registreren. Deze gegevens kunnen door derden worden ingezien (indien van toepassing) en de deelnemer kan bovendien een extern bedrijf, mits deze een eigen gebruikersaccount bij het Ambla System heeft, toestemming geven om door hun uitgevoerde werkzaamheden rechtstreeks te registreren. In dat geval wordt de accountnaam van degene die deze registratie heeft ingevoerd vetgedrukt weergegeven en kan de deelnemer deze registratie níet bewerken, maar uiteraard wél verwijderen. De betrouwbaarheid van zo’n registratie komt daarmee overeen met het overleggen cq. toezenden van een papieren document. Zodra een nieuwe technische registratie wordt opgeslagen wordt een mailalert verzonden en de deelnemer wordt er bovendien per mailbericht op geattendeerd als de verval/herhalingsdatum van een registratie gaat verlopen.
13
Personeel Overzicht van de door de deelnemer ingevoerde registraties van personeelsopleidingen en cursussen. Deze worden automatisch ingedeeld aan de hand van de opleiding/cursusnaam, waaronder dan alle personeelsleden worden genoemd die de betreffende cursus gevolgd hebben. Deze gegevens kunnen door derden worden ingezien (indien van toepassing) en de deelnemer kan tevens een opleidingsinstituut, mits deze een eigen gebruikersaccount bij het Ambla System heeft, toestemming geven om door hun gegeven opleidingen of cursussen rechtstreeks te registreren. In dat geval wordt de accountnaam van degene die deze registratie heeft ingevoerd vetgedrukt weergegeven en kan de deelnemer deze registratie níet bewerken, maar uiteraard wél verwijderen. De betrouwbaarheid van deze registratie komt daarmee overeen met het overleggen cq. toezenden van een papieren document. Zodra een nieuwe opleiding of cursus wordt opgeslagen wordt een mailalert verzonden en de deelnemer wordt er bovendien per mailbericht op geattendeerd als de verval/herhalingsdatum van opleiding of cursus gaat verlopen.
Voorzieningen Overzicht van de voorzieningen die in een accommodatie aanwezig zijn. Het Ambla System verstaat onder “voorziening” in principe elke denkbare constructie, materiaal, installatie, onderzoek etc. die bij een accommodatie behoort, inclusief de bijbehorende documentatie. Zoals stookinstallaties, attracties, werktuigen, maar ook bouwkundige voorzieningen. Deze voorzieningen en documenten kunnen zowel door derden, ondermeer via de speciale optie voor nieuwbouw of renovatieprojecten, in het systeem worden geplaatst maar vanzelfsprekend ook door de deelnemer zelf. 14
Logboeken Het Ambla System biedt iedere deelnemer de mogelijkheid om zelf onbeperkt digitale logboeken aan te maken voor alle gegevens die men periodiek moet of wil registreren. Hierbij kan men kiezen tussen twee opties, namelijk zelf een volledig nieuw logboek aanmaken en aan het systeem toevoegen, of gebruik maken van een van de beschikbare logboek templates en die vervolgens aan de eigen wensen aanpassen.
15
Calamiteiten Calamiteiten is een optie waarbij een deelnemer alle ongevallen en incidenten die zich in de accommodatie voordoen en voor het veiligheidsbeheer van de accommodatie van belang zijn, kan vastleggen en beheren. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen ongevallen en incidenten die nog in behandeling zijn en die al zijn afgehandeld. Zodra een ongeval of incident wordt opgeslagen wordt daarover een mailalert verzonden. Deze gegevens kunnen desgewenst ook door derden worden ingezien (indien van toepassing), maar in dat geval zijn privacy gevoelige persoonsgegevens niet zichtbaar en vervangen door het woord “Anoniem”.
Ongevallen Overzicht van alle letselongevallen die door de deelnemer in het Ambla System zijn geregistreerd. Op het ongevallenformulier zijn alle letselgegevens snel in te vullen en op de afbeeldingen zijn de letsellocaties aan te geven. Een formulier is naderhand altijd weer te openen en aan te passen (bijvoorbeeld met nadien bekend geworden gegevens) of om (vervolg)opmerkingen en acties toe te voegen. Van elke latere invoer wordt daarbij automatisch geregistreerd door wie en op welk tijdstip er aanpassingen zijn gemaakt, hetgeen vervolgens in een historisch overzicht wordt weergegeven.
Incidenten Overzicht van alle incidenten die door de deelnemer in het Ambla System zijn geregistreerd. Onder incidenten vallen zowel klachten, schades, storingen als vandalismegevallen (en combinaties daarvan). 16
Aan een incidentenformulier kunnen desgewenst ook persoonsgegevens van gedupeerden worden toegevoegd, waarbij de koppeling aan een ongevallenformulier tot de mogelijkheden behoort. Dit kan van toepassing zijn indien bijvoorbeeld een klacht wordt ingediend, waarbij dan de gegevens van deze gedupeerde (mits een mailadres is ingevuld) automatisch in kopie aan deze persoon worden toegezonden. Aan elk incident is bovendien een risicoclassificatie (%) toe te kennen, waardoor in het overzicht de grootste risico’s direct duidelijk te onderscheiden zijn.
17
Service Tot slot kent het Ambla System nog enkele handige service opties.
Voorbeelden Overzicht van een aantal voorbeelddocumenten, zoals procedures, protocollen, formulieren en pictogrammen, die door het Ambla System ter beschikking worden gesteld. Men kan deze documenten open en inzien of het bestand op de eigen PC of server, of een andere gegevensdrager opslaan.
Risicoanalyse Door elke deelnemer is zelf een uitvoerig en gedetailleerd eigen risicoanalyse rapport en beheersplan te genereren. Bijvoorbeeld voor intern gebruik of ten behoeve van een bestuur, overheidsinstantie of verzekeringsmaatschappij. Daartoe hoeft men alleen de tijdsperiode vast te stellen en een keuze te maken uit een of meerdere opties (zie bijlage) : 9
Procedure lijst
9
Openstaande beheersmaatregelen
9
Archief
9
Documenten
9
Technische registraties
9
Opleiding registraties
9
Voorzieningen
9
Analyse zwemwater
9
Analyse Legionella zwemwater
9
Analyse Legionella leidingwater
9
Analyse vloermonster
9
Analyse bronwater
9
Logboeken overzicht
9
Ongevallen
9
Incidenten
Vervolgens wordt binnen 1 minuut een risicoanalyserapport gegenereerd (pdf formaat), inclusief de bedrijfsnaam en een inhoudsopgave. De deelnemer kan dit rapport daarna uitprinten, opslaan op de eigen PC en/of digitaal verzenden.
18
Accountopties Het Ambla System kent de volgende accountopties voor deelnemers 1.
Individuele gebruiker. Deze krijgt de beschikking over alle mogelijkheden en opties die in deze informatiebrochure zijn vermeld. De jaarlijkse abonnementskosten bedragen € 299,- per accommodatie.
2.
Organisatie/concern. Het Ambla System kan bovendien worden toegepast door een concern, organisatie of gemeente als overkoepelend kwaliteitsmanagement systeem, waaraan meerdere deelnemers kunnen worden gekoppeld. Daarbij verkrijgt de verantwoordelijk (kwaliteits)manager rechtstreeks inzage tot de gegevens van elke vestiging en kan deze tevens instellen van welke mailalerts een kopie moet worden ontvangen. Een concern of organisatie kan eveneens eigen procedures in de agenda van de afzonderlijke deelnemer(s) plaatsen. De jaarlijkse abonnementskosten voor een eigen afgeschermd account voor de organisatie/concern zijn afhankelijk van de grootte (aantal deelnemers) en op aanvraag te verkrijgen. De abonnementskosten per deelnemer bedragen in dat geval € 250,- ofwel bij een beperkt account voor kleine vestigingen (veelal zonder personeel) € 85,-.
De vermelde prijzen zijn excl. BTW. Meer informatie kunt u verkrijgen bij: Ambla Forma Slothoef 4 5291 NR Sint Michielsgestel Telefoon: 073-5530759 Email:
[email protected].
19
Bijlagen Overzicht beschikbare controlemodules Standaardmodules Accommodaties algemeen
Algemene controleprocedures die veelal voor elke accommodatie van toepassing zijn en/of betrekking hebben op algemeen voorkomende technische voorzieningen zoals koel-, stook-, lift- en laagspanningsinstallaties;
Attractie- en speeltoestellen
Controleprocedures die gelden voor de naleving van specifieke eisen die betrekking hebben op attracties en speeltoestellen;
Buitensportterreinen
Controleprocedures die gelden voor de naleving van specifieke eisen die betrekking hebben op buitensportterreinen;
Gevaarlijke stoffen
Controleprocedures die gelden voor het in bezit hebben, opslaan en/of werken met gevaarlijke en/of milieugevaarlijke stoffen;
Horeca
Controleprocedures die gelden voor de naleving van specifieke eisen die betrekking hebben op horeca activiteiten;
Ijsbanen
Controleprocedures die gelden voor de naleving van specifieke eisen die betrekking hebben op de exploitatie van (kunst)ijsbanen;
Milieubeheer
Procedures die voortkomen uit het Activiteitenbesluit milieubeheer voor met name de Type A en B inrichtingen;
Medisch kinderdagverblijf
Controleprocedures die gelden voor het functioneren en hygiënisch werken in een medisch kinderdagverblijf en Boddaertcentrum;
Sauna, Beauty & Wellnes
Controleprocedures die gelden voor de naleving van specifieke eisen die betrekking hebben op sauna activiteiten, Beauty & Wellness, alsmede ten aanzien van medische schoonheids- en lichaamsbehandeling en verzorging;
Sporthal/gymzaal en fitness
Controleprocedures die gelden voor de naleving van specifieke eisen die betrekking hebben op de veiligheid van sport- en gymzalen en fitnessruimten;
Verblijfsaccommodaties
Controleprocedures die gelden voor accommodaties die verblijf en/of onderdak bieden aan gasten, zoals hotels,
20
groeps- en andere verblijfsaccommodaties, bungalowparken, campings, jachthavens, etc.; Zorginstellingen - algemeen
Controleprocedures die gelden voor de naleving van algemene hygiëne- en veiligheidseisen in een instelling in de gezondheidszorg;
Zwembaden
Controleprocedures die gelden voor alle openbare en semi-openbare zwembaden en betrekking hebben op de naleving van de wettelijk geldende zwembadeisen, normen en richtlijnen;
Zwembaden extra
Controleprocedures die gelden voor met name de grotere en/of openbare zwembaden en betrekking hebben op de uitvoering van toezicht alsmede de aanwezigheid van zwembadattracties en voorzieningen;
Zwemplaats oppervlaktewater
Controleprocedures die gelden voor de naleving van specifieke eisen die betrekking hebben op ingerichte zwemplaatsen of zwemzones in oppervlaktewater;
Speciale modules Zwembaden (nieuwe regelgeving)
Controleprocedures gebaseerd op het nieuwe ontwerp Besluit hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwemgelegenheden;
Humanitas
Controleprocedures ten behoeve van de Humanitas vakantieweken;
Nood- en eenmalige procedures
Diverse speciale procedures die bij een calamiteit of noodsituatie kunnen worden ingepland om te controleren of alle noodzakelijke handelingen en maatregelen genomen zijn, ofwel voor specifieke eisen die slechts eenmalig gecheckt hoeven te worden.
Dit aanbod wordt, veelal op verzoek van de deelnemers, regelmatig verder aangevuld met controleprocedures ten behoeve van andere wet- en regelgevingen.
21
Risicoanalyserapport Onderdelen die in een risicoanalyserapport kunnen worden opgenomen: Procedurelijst
Door de deelnemer ingeplande controleprocedures. Deze worden door het Ambla System evenredig over een kalenderjaar gespreid in de systeemagenda ingepland;
Archief
Door de manager afgetekende controleprocedures. Pas nadat een ingevulde controleprocedure door de manager voor gezien wordt afgetekend, wordt deze in dit archief geplaatst. Indien bij de uitvoering het controleresultaat door de manager als onvoldoende is aangemerkt, wordt deze automatisch voor hercontrole ingepland. In het archief opgeslagen gegevens zijn naderhand door de deelnemer niet meer te wijzigen;
Documenten
Door de deelnemer geregistreerde algemene documenten die niet met vaste regelmaat behoeven te worden herzien, maar voor de bedrijfsvoering wel belangrijk zijn. Zoals een nood- en ontruimingsplan, een ontheffing, bepaald formulier etc.
Technische registraties
In de accommodatie uitgevoerde keuringen (waaronder technische testen of ijkingen), onderhoud en oefeningen (zoals ontruimingen of vaardigheidstesten van het personeel);
Opleidingsregistraties
Personeelsopleidingen en cursussen, ingedeeld aan de hand van de opleiding/cursusnaam waaronder alle personeelsleden worden vermeld die de betreffende opleiding gevolgd hebben;
Voorzieningen
Overzicht van alle constructies, materialen, installaties, onderzoeken etc. die bij de accommodatie behoren, inclusief de bijbehorende documentatie. Zoals stookinstallaties, attracties, werktuigen, bouwkundige voorzieningen, etc.;
Analyse zwemwater
*)
Per monsternamepunt een tabel met de analysegegevens van zwemwater, alsmede nog een aanvullend grafisch overzicht van de parameters zuurgraad, vrij en beschikbaar chloor;
Analyse Legionella zwemwater*)
Per monsternamepunt een tabel met de analysegegevens van Legionella in het zwemwater;
Analyse Legionella leidingwater*) Per monsternamepunt een tabel met de analysegegevens van Legionella in het leidingwater; Analyse vloermonster
*)
Per monsternamepunt een tabel met de analysegegevens van vloerhygiëne;
22
Analyse bronwater*)
Bij een eigen watervoorziening, veelal een bron maar ook anderszins behandeld leidingwater, per monsternamepunt een tabel met de analysegegevens;
Logboeken overzicht
Overzicht van alle logboeken die door de deelnemer zelf in het Ambla System zijn aangemaakt. Deze worden elk in een tabeloverzicht gepresenteerd waarbij voor elk meetpunt per parameter de gemiddelde, minimale en maximale waarde over de gekozen periode wordt weergegeven;
Ongevallen
Overzicht van de geregistreerde letselongevallen, waarbij onder meer de ernst van het ongeval en de ongevalslocatie worden vermeld, inclusief aanvullende opmerkingen die naderhand zijn toegevoegd met zowel de datum als de naam van de persoon die de opmerking heeft geplaatst.
Incidenten
Overzicht van alle geregistreerde incidenten, waaronder klachten, schades, storingen of vandalismegevallen (en combinaties daarvan), waarbij zowel een risicoprioriteit als de locatie van het incident wordt vermeld. Hier worden eveneens aanvullende opmerkingen vermeld die naderhand zijn toegevoegd, met datum en naam van de persoon die de opmerking heeft geplaatst.
*)
Deze optie functioneert alleen indien de deelnemer een onderzoekslaboratorium toestemming heeft verleend om analysegegevens, via een eigen afgeschermd account, rechtstreeks in het Ambla System te uploaden. Normoverschrijdingen worden - voor zover bekend - automatisch gemarkeerd weergegeven.
23
Opleidingen Het Ambla System verzorgt zelf geen opleidingen, maar werkt ten behoeve van de scholing voor zwembaden wel samen met de Nederlandse Beroepsopleiding Zwemonderwijs (NBZ), waarbij het Ambla System als platform dient voor korte en voordelige basisopleidingen die geheel via het internet zijn te volgen.
Technisch medewerker (niveau 1) Een op de dagelijkse praktijk afgestemde opleiding die de kennis van zwembadtechniek en waterbehandeling behandeld die iedere technisch medewerker, toezichthouder (en manager) moet bezitten. De onderwerpen die aan bod komen zijn reeds afgestemd op het nieuwe zwemwaterbesluit en omvatten: Zwemwateronderzoek, Zwemwaterbehandeling, Laboratoriumonderzoek, (technische) Veiligheid, Gegevensregistratie en Werkprotocollen.
Assistent toezichthouder (niveau 1) Deze opleiding verzorgt de minimaal benodigde kennis voor een toezichthouder in een zwembad. De assistent toezichthouder wordt veelal ingezet als ondersteuning van volledig opgeleide en getrainde toezichthouders en lifeguards, of om toezicht te houden bij attracties. Maar deze opleiding is tevens zinvol voor ander zwembadpersoneel, zoals een receptioniste of technische medewerker die incidenteel bij het toezicht moet assisteren. De assistent toezichthouder kan ook zelfstandig functioneren bij zwembaden waar géén van de bassins dieper is dan 1,40 meter (en om die reden de vaardigheid van het reddend zwemmen niet strikt noodzakelijk is), zoals bijvoorbeeld een camping- of hotelzwembad. Meer informatie over deze opleidingen is te vinden op www.nbz.nl.
24
Handboek Zwemwater Het Ambla System biedt controleprocedures - met duidelijke toelichtingen - aan voor verschillende wet- en regelgevingen waaruit de gebruiker een keuze kan maken. Speciaal voor de zwembadbranche hebben wij daarnaast nog een compleet, losbladig naslagwerk in de vorm van het Handboek Zwemwaterwet (ca. 500 pagina's), met daarin de complete geldende zwembadwet- en regelgeving (inclusief de zwembadnormen) voor zowel Nederland als België (Vlaanderen). Een publicatie die goed van pas kan komen bij overleg met toezichthoudende instanties, bij renovatie of nieuwbouwprojecten of als een betrouwbare en veilige zwembadvoorziening moet worden aangeschaft. Dit handboek is te bestellen via www.amblaforma.eu.
25
