Informatie van nu, beschikbaar in de toekomst
Het Rotterdamse E-depot
01-10-2012
Stand van zaken Het Stadsarchief Rotterdam heeft twee opdrachten:
Als informatiebeheerder van Rotterdam, klaarstaan voor de digitale informatie (foto’s, websites, archief), maar ook zorgdragen voor de analoge informatie
Zorgen dat de overheid nog iets te bewaren heeft
2
01-10-2012
Start E-depot GAR (2004)
Opzetten van de functionaliteiten voor een digitaal depot, met instructies, procedures en opgeleide medewerkers, zodat digitale informatie in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en beschikbaar gesteld kan worden. Beheer van metadata voor digitale en analoge informatie in één beherend systeem Toegang tot de informatie via één digitale balie
3
01-10-2012
Ondertussen bij de overheid… Veranderingen in informatiebeheer:
“Post” gaat niet meer lineair de organisatie door positie DIV verandert
Processen worden anders ingericht organisaties veranderen
Ambities veranderen transparante overheid, e-loket etc.
4
01-10-2012
Ondertussen bij de overheid (2)…
Verschuiving van de klassieke focus op bedrijfsvoering en verantwoording Nieuwe focus is het perspectief van de rechtstaat en goed bestuur, transparantie van overheidshandelen
Informatie wordt steeds meer van vitaal belang voor al het overheidsoptreden
5
01-10-2012
Bevindingen Inspectie Management neemt onvoldoende verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer in primair proces. Verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer is laag in de organisatie belegd
De controle op digitaal werken is onvoldoende Het personeel met de taak Informatiebeheer is onvoldoende geschoold Duurzame toegankelijkheid is onvoldoende geborgd
6
01-10-2012
Gevolgen overheid verliest greep op informatie (sturen en beheersen) overheid verliest haar geheugen kosten van beheer exploderen Conclusie: roer moet snel om
7
01-10-2012
Oplossingen (her)waardeer het belang van informatievoorziening ontwikkel een brede visie Governance/ belegging verantwoordelijkheid Sterkere rol informatie- en archiefspecialisten koester bescheiden ambities Investeer in digitale duurzaamheid
8
01-10-2012
Twee sporen beleid Ontwikkeling E-depot Concern Inrichting van een Shared Service Centre Informatiebeheer
9
01-10-2012
E-Depot Concern
Bedrijfsspecifieke applicaties Websites GIS
DMS
RMA
E-DEPOT
Raadpleging
10
01-10-2012
E-depot Concern, service voor duurzame opslag E-depot verzekert de betrouwbaarheid, toegankelijkheid en bruikbaarheid van overheidsinformatie op lange termijn E-depot ondersteunt een grote variëteit aan digitale formaten uit zeer uiteenlopende bronnen E-depot biedt on-line toegang tot de informatie E-depot beheert een uitgebreide set aan metadata E-depot ondersteunt alle archiveringstaken (beheer, behoud en beschikbaarstelling)
11
01-10-2012
Pilot met de WABO
De oorspronkelijke situatie: •Geen ketenregie en ketengerichte processen binnen de verschillende kolommen; •Geen mogelijkheden voor informatiedeling buiten e-mail
Vrom
5 externe organisaties
4 diensten
(waterschappen, milieu, veiligheid)
12
01-10-2012
College B&W
2 deelraden
11 deelgemeenten
De gemeente Rotterdam
De gewenste situatie Keten- en zaakgericht werken, op elkaar afgestemde Wabo processen met ICT ondersteuning
13
01-10-2012
VROM OLO (Omgevingsloket Online)
Verschillende verantwoordelijkheden
Bijdrage vanuit ICT
Kennis van hard- & software
Bouw van adequate softwaresytemen
Bijdrage vanuit DIV/DIM
Bijdrage van de proceseigenaar
Kennis van ontsluiting van informatie en van classificatiesystemen
Kennis van wet- en regelgeving en uitvoer van processen
Kennis van waardering
Kennis van proces voorwaarden
Uniforme structuur en uniform management
14
01-10-2012
Inbreng Stadsarchief Rotterdam Ontwikkeling van een E-depot Ontwikkeling van ondersteunende tools Ontwikkeling van perserverings beleid Ondersteuning en advisering dmv Concern Records Management programma
15
01-10-2012
Architectuur van het E-depot
16
01-10-2012
Nieuwe uitgangspunten
Uitvoering geven aan het record continuüm
Informatie koppelen aan stappen in het werkproces
Duurzaamheid en de factor tijd meenemen in de automatisering (Informatie blijft betrouwbaar, volledig, integer en toegankelijk)
17
01-10-2012
Van archiveren naar records management Vraag: het verschil tussen toen en nu? Ondersteuning door specialisten
15.000 archivarissen (informatie
in het domein van de ambtenaar) Regie vanuit 1 punt (div of paz)
meerdere regisseurs (Keten,
Proces, Afdeling) Tijd als bondgenoot
alles in 1 keer (vluchtigheid vraagt om pro-
actief handelen) Archief = oud papier
18
01-10-2012
archief = nieuwe media
Van archiveren naar records management
Op dit moment zijn records management, inrichting systemen en lange termijn, papieren, beheer decentraal belegd. Het E-depot Concern is centraal gepositioneerd.
19
01-10-2012
Op naar 2015…
De volgende stappen zijn of worden gezet: Programma concern records management is ingericht Het E-depot Concern is operationeel Kaders aansluiten op concern informatiebeleid Overzicht van processen per dienst/deelgemeente wordt in kaart gebracht Programma aansluiten op strategisch en tactisch niveau Projecten uitvoeren door processen records management proof (o.b.v. metadataprofiel) te maken en aan te sluiten op het E-depot Opleiden van medewerkers
20
01-10-2012
Inrichting van een informatie Beheer Centrum Het iBC sluit aan op: Collegewerkprogramma “Werken aan talent en ondernemen”: speerpunt “Gemeentelijke organisatie voor Rotterdammers”:
een verkleining van het ambtelijk apparaat; (keten)samenwerking; verbeteringen in het proces doorvoeren.
Het iBC draagt bij aan: Transparante overheid en goed bestuur (op basis van gemeentelijke taken en bijbehorende specifieke wet- en regelgeving/compliance) Eenmalige opslag en meervoudig (her)gebruik van informatie Standaardisering en uniformiteit Kostenbeheersing 21
01-10-2012
Businessmodel iBC
In 1x goed!
Waardeert •Ontwikkelt beleid •Adviseert •Bewaakt doelen en afspraken •Risicomanagement •Bepaling beheerregime
22
01-10-2012
Richt in •Continuïteit services •Rechtmatigheid •Kennis/expertise •Systeeminrichting •Draagt bij aan procesefficiency in de keten
Beheert •Ondersteunen, actueel houden •Servicedesk •Duurzame toegankelijkheid en beheer van informatie •Controle
Algemene uitgangspunten bij (her)ontwerp: (primair) Proceseigenaren zijn leading in de behoeftestelling iBC is leading in het ‘hoe’ Naast sturing op prijs/kwaliteitverhouding wordt ook gestuurd op interne procesefficiency. Bundeling van volumes, sturen op compliance vindt vanuit iBC plaats Werkprocessen met records management onderdelen worden uniform ingericht binnen het concern Operationele taken dicht bij de business ( = gedecentraliseerd) en onder hiërarchische en functionele aansturing Het iBC heeft de taak om de resources (mensen/middelen/processen) op concernniveau zo efficient en effectief mogelijk in te zetten
23
01-10-2012
Meerwaarde verdere bundeling
Professionalisering Upgraden en gelijktrekken kwaliteitsniveau
Kostenbesparing Na inrichting digitaal dossier, minder records managers nodig Door professionelere regie en beter toezien op compliance Verminderen van externe inhuur (ruimte en personeel)
Flexibele inzet Meer mogelijkheid tot vervanging Versterken van clusters met weinig Records Management
24
01-10-2012
