Incura opstarten. Extra gebruikers activeren

Naam handleiding: Incura Extra gebruikers activeren Product: Incura Datum publicatie: 2 maart 2014 Versie: 3.3

Incura opstarten Extra gebruikers activeren

2010 © Incura

Pagina 1 / 15


Inhoud 1 2 3 4 4.1 4.2 5 6 7 7.1 8

Inleiding......................................................................................................................... 3 Medewerkers koppelen.................................................................................................. 4 Rechten toekennen aan het gebruikersaccount ............................................................... 6 Wachtwoord wijzigen..................................................................................................... 9 Tijdens inloggen meteen ‘wachtwoord wijzigen’. ................................................................... 9 Verlopen van wachtwoorden................................................................................................. 10 Een gebruikerswachtwoord resetten ............................................................................ 11 Vragen over het account .............................................................................................. 13 Contact ........................................................................................................................ 14 Zelfhulp en handleidingen ..................................................................................................... 14 Versieinformatie .......................................................................................................... 15

2010 © Incura

Pagina 2 / 15


1 Inleiding Tezamen met deze handleiding heeft u van ons één of meer nieuwe gebruikersaccounts ontvangen waarmee uw deze collega‘s gebruik kunnen maken van Incura. Alvorens zij kunnen inloggen en van het account gebruik kunnen maken zijn er wel eerst een drietal handelingen die u moet uitvoeren willen zij daar bij kunnen. U weet immers als geen ander wie u welke rechten wilt geven. Deze handelingen bestaan uit:  Het koppelen van de medewerker aan het Incura-account.  Het toekennen van functieautorisaties (rechten).  Het uitdelen van inloggegevens. Deze handleiding voorziet u in de informatie die u hiervoor nodig heeft. Tevens wordt even kort aangehaald:  Het direct wijzigen van het wachtwoord.  Bij wie de gebruiker terecht kan met vragen over zijn of haar account. Let op: u als hoofdgebruiker (doorgaans door ons ‘admin-gebruiker’ genoemd) bent veelal de enige die deze handelingen kan uitvoeren. Voor deze handelingen heeft u namelijk beheerderrechten nodig welke doorgaans alleen aan de 4xxxxadmin zijn toegekend.

2010 © Incura

Pagina 3 / 15


2 Medewerkers koppelen Een gebruikersaccount in Incura is altijd opgebouwd uit: 1. Het account waarmee de medewerker inlogt op Incura. 2. ‘Medewerkerstamgegevens’ die in Incura zijn opgenomen en gedetailleerde informatie over de medewerker bevatten (zoals NAW-gegevens, AGB-code en dienstverband) Nu u voor een medewerker een nieuw account van ons heeft ontvangen, moeten deze twee gegevens aan elkaar gekoppeld worden. M.a.w. de medewerkerstamgegevens moeten worden vastgemaakt aan het gebruikersaccount. De medewerkerstamgegevens kunt op de volgende plek in Incura terugvinden: Dashboard  Stamgegevens  Organisatie  Medewerkers (zie ook figuur 1)

Figuur 1: medewerkerstamgegevens binnen Incura

Zijn de stamgegevens van de betreffende medewerker niet aanwezig?  Dan kunt u in dit scherm op de knop ‘Nieuw’ klikken en de stamgegevens alsnog aanmaken. Let op: Denkt u er daarbij vooral aan om naast de NAW-gegevens ook de AGB-code (te vinden onder Zorgverlenergegevens) en het dienstverband in te vullen. Wanneer de medewerkerstamgegevens eenmaal aanwezig zijn gaat u naar Beheer  Gebruikersbeheer. Hier treft u een overzicht aan van alle accounts waar u op dit moment voor betaalt en binnen uw Incura aanwezig zijn. Het account dat wij onlangs voor u beschikbaar hebben gemaakt zult u in deze lijst herkennen doordat er nog geen naam van een medewerker bij staat. In plaats daarvan ziet u de tekst ‘(niet gekoppeld)’. U koppelt de medewerkerstamgegevens met dit account door: 1. De regel waarin dit gebruiksaccount staat genoemd eenmaal aan te klikken (niet dubbelklikken). De regel wordt nu lila van kleur. 2. Klikt u vervolgens op de knop ‘Koppelen’ (zie ook figuur 2).

2010 © Incura

Pagina 4 / 15


Figuur 2: lijst van gebruikers onder gebruikersbeheer

3. Een popup verschijnt met de titel ‘Selecteer Medewerker’ met daarin een uitklaplijstje achter ‘Persoon’. Klikt u deze open, dan treft u daar de lijst aan van alle medewerkers die op dit moment nog niet gekoppeld zijn. Zie ook figuur 3.

Figuur 3: koppelen van medewerker

Let op: is deze lijst leeg, dan zijn er blijkbaar geen (actieve) medewerkerstamgegevens beschikbaar die u op dit moment kunt koppelen. U dient dan eerst een nieuwe medewerkerstamgegeven aan te maken of eentje die inactief is weer op actief zetten. 4. Klik vervolgens op de knop ‘OK’ en de medewerker is gekoppeld aan het gebruikersaccount (zie figuur 4).

Figuur 4: gekoppelde medewerker aan gebruikersaccount

2010 © Incura

Pagina 5 / 15


3 Rechten toekennen aan het gebruikersaccount Zodra een medewerker eenmaal aan het gebruikersaccount gekoppeld is, kan de medewerker gerust inloggen, maar mag hij of zij nog helemaal niets. Hiertoe moeten eerst rechten worden toegekend. In figuur 5 herkent u dit doordat bij de eerder gekoppelde medewerkers allemaal vinkjes zijn aangezet en bij de medewerker die we zojuist hebben gekoppeld niets.

Figuur 5: onderscheid toegekende rechten aan andere medewerkers

Vooraleer we deze rechten ook aan het nieuwe account kunnen toekennen dubbelklikt u op de regel van het gebruikersaccount waardoor u terecht komt in het detailscherm van het account (zie ook figuur 6).

Figuur 6: leeg detailscherm gebruikersaccount

2010 © Incura

Pagina 6 / 15


Let op: Dit scherm moet in z’n geheel worden ingevuld, m.u.v. de paar rechten die u deze medewerker eventueel niet wilt geven.

Figuur 7: e-mail, rechten en rollen toekennen

Geef onder het rechtenbeheer aan waartoe eenieder bevoegd is: 1. Klik op de knop ‘Wijzigen’. 2. Geef een uniek/persoonlijk e-mailadres op voor deze gebruiker. Let op: Persoonlijk wil hier niet per se zeggen een privé e-mailadres, maar wel een emailadres die niet ook al voor een andere Incura-gebruiker is ingesteld. 3. Vink aan onder het kopje ‘Functieautorisatie’ afhankelijk van de rechten die u wenst toe te kennen: a. Beheerder (Optioneel) b. Stamgegevens beheerder c. Dossier beheerder d. Aanmeldingen beheerder e. Agenda beheerder f. Zorginhoudelijke overzichten beheerder g. Zorgmail beheerder (Optioneel) h. Tarief beheerder (Optioneel) i. COV beheerder j. Financieel beheerder (Optioneel)

2010 © Incura

Pagina 7 / 15


k. l. m. n.

4. 5.

6. 7.

Indien beheerder (Optioneel) Boekhouding beheerder (Optioneel) Baliefactuur beheerder Overzichten beheerder (Optioneel) Let op: bij een aantal functieautorisaties staat dat deze optioneel zijn. De functieautorisaties waar dit niet bij staat zijn veelal de minimale rechten die een zorgverlener nodig heeft om de basale handelingen passende bij zijn of haar werk uit te kunnen voeren (zoals dossiertoegang en het gebruik van diens agenda). Klik ten slotte onder Rollen op de knop ‘Nieuw’. Selecteer bij: a. Praktijk: uw eigen praktijk. b. Rol: Therapeut Klik op de knop ‘Bewaren’. Kies ‘Lijst’ om terug te keren naar het overzicht.

Hierna kunt u de “Welkom bij Incura” mails die ingesloten zijn bij de introductie mail doorsturen aan de gekoppelde collega.

2010 © Incura

Pagina 8 / 15


4 Wachtwoord wijzigen Na het doorsturen van de “Welkom bij Incura” mails wordt de nieuwe medewerker meteen gevraagd om zijn of haar eigen wachtwoord te wijzigen. Zodra zij Incura opstarten met de link https://login.incuraepd.nl verschijnt direct na het inloggen met de gegevens uit de “Welkom bij Incura”-mail het scherm zoals getoond in figuur 8. De nieuwe gebruiker heeft hier geen andere keuze dan meteen een eigen wachtwoord te verzinnen. Hierna komt daarmee automatisch het wachtwoord uit de e-mail te vervallen.

4.1 Tijdens inloggen meteen ‘wachtwoord wijzigen’.

Figuur 8: direct wijzigen van het wachtwoord

1. Oud wachtwoord: vul hier het wachtwoord in vanuit de welkomstmail. 2. Nieuw wachtwoord: de medewerker bedenkt hier een nieuw eigen wachtwoord en vult deze in. 3. Nieuw wachtwoord (opnieuw): ter bevestiging moet het nieuw verzonnen wachtwoord nog eens worden ingevuld. 4. De medewerker klikt vervolgens op de knop ‘Wijzigen’ om het nieuwe wachtwoord te activeren.

2010 © Incura

Pagina 9 / 15


Let op! Aan het wijzigen van het wachtwoord zijn enkele ristricties verbonden. Voldoet het nieuwe wachtwoord hier niet aan dan kan de melding worden gegeven zoals getoond in figuur 9.

Figuur 9: het wachtwoord is niet veilig genoeg

Een veilig wachtwoord bestaat in ieder geval uit: 1. Nummerieke en alfanummerieke karakters. 2. Minimaal 7 karakters. Maar gebruik niet de volgende vreemde tekens: @ en # !!!

4.2 Verlopen van wachtwoorden Wachtwoorden verlopen na een maand automatisch. Dit wil zeggen dat de Incura-gebruikers na één maand tijdens het inloggen het scherm uit figuur 8 weer krijgen te zien. En dus een nieuw wachtwoord moeten verzinnen. Dit systeem van het steeds opnieuw aanmaken van wachtwoorden is uit veiligheidsoverwegingen gedaan. Het vormt tevens één van de eisen waaraan Incura moet voldoen om u een omsloten softwareomgeving te kunnen garanderen.

2010 © Incura

Pagina 10 / 15


5 Een gebruikerswachtwoord resetten Incura geeft u ook de mogelijkheid wachtwoorden voor medewerkers tussentijds te vernieuwen. Dit zal vooral worden toegepast wanneer een gebruiker tussentijds het eigen wachtwoor is vergeten of wanneer het gebruikersaccount (bijvoorbeeld i.v.m. personele wisselingen) aan een andere medewerker moet worden gekoppeld. Let op: wachtwoorden resetten kunnen uw medewerkers niet zelf. Wij mogen dit strict genomen ook niet. U bent zelf als hoofdgebruiker verantwoordelijk voor het resetten van wachtwoorden. De enige uitzondering hierop is het wachtwoord voor uzelf. Hiervoor kunt u als 4xxxxadmin-gebruiker terecht bij onze helpdesk. Onze systeembeheerder kan uw wachtwoord dan op uw aanvraag resetten.

Figuur 10: Wachtwoord resetten.

Ga in Incura naar Beheer  Gebruikersbeheer selecteer de medewerker waarvan u het wachtwoord wilt vernieuwen en klik op ‘Details’. 1. Controleer het e-mailadres van de medewerker. Dit moet een bestaand e-mailadres zijn, anders gaat het te resetten wachtwoord nergens naar toe. 2. Kies ‘Resetten wachtwoord’. Als resultaat moet een pop-up verschijnen zoals getoond in figuur 11.

2010 © Incura

Pagina 11 / 15


Figuur 11: bevestigingsbericht dat nieuw wachtwoord is verstuurd

De e-mail die uw medewerker op diens eigen e-mailadres vervolgens ontvangt, is gelijkwaardig aan de e-mail(s) die u eerder heeft ontvangen bij het ontvangen van Incura-accounts (zie ook figuur 12). Deze e-mail wordt door ons systeem standaard gegenereerd en bevat als wachtwoord een willekeurige reeks van cijfers en getallen.

Figuur 12: voorbeeld van een wachtwoord e-mail

Tip: tijdens het overnemen van zo’n wachtwoord vanuit de e-mail wil het nog wel eens gebeuren dat er een spatie wordt meegekopieerd. Let u er daarom goed op dat alleen de cijfers en letters worden gekopieerd. Een andere optie is om het wachtwoord over te typen in het inlogscherm.

Figuur 13: selecteren van wachtwoord vanuit de e-mail

2010 © Incura

Pagina 12 / 15


6 Vragen over het account Zoals reeds is genoemd in hoofdstuk 5 ‘Een gebruikerswachtwoord resetten’ kunnen en mogen medewerkers hun wachtwoorden uit beveiligingsoverwegingen niet zelf resetten. Ditzelfde gaat op voor het toekennen van rechten, rollen en het wijzigen van hun e-mailadres. Deze gegevens kunnen alleen gewijzigd worden door iemand die de functieautorisatie ‘Stamgegevens beheerder’ heeft. Wanneer uw medewerkers daarom met vragen zitten over hun Incura-account mogen wij hen daar formeel niet bij helpen en moeten wij hen naar u verwijzen. Wij verwachten daarom van u dat u kennis heeft van deze materie en uw collega’s hierin kan bijstaan.

2010 © Incura

Pagina 13 / 15


7 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Incura helpdesk. Ook voor vragen over de meetinstrumenten kunt u met ons bellen.  Telefonisch: 088-946 2255 Maandag t/m donderdag 09:00 tot 20:00 Vrijdag 09:00 tot 18:00 Tijdens de zomermaanden juli en augustus hanteren wij de aangepaste tijden: Maandag t/m vrijdag 09:00 tot 17:00 Met vriendelijke groet, Incura Helpdesk

7.1 Zelfhulp en handleidingen Incura heeft ook een eigen supportsite. U kunt daar komen door op

te klikken.

U kunt daar terecht voor:  De meeste actuele handleidingen.  Veel gestelde vragen.  Overzicht van trainingen en de aanvraag ervan.  Het contactformulier voor vragen over Incura. Ook is er per discipline een LinkedIn groep waarin Incura en de kanten elkaar kunnen vinden. Hier worden zowel technische als inhoudelijke zaken over het programma met elkaar gedeeld. Het Incura Team kijkt zelf ook regelmatig naar de vragen en geeft antwoorden. LinkedIn staat in Incura bovenin op de zwarte balk

2010 © Incura

Pagina 14 / 15


8 Versieinformatie Datum versie 02.04.2014 22.09.2011

2010 © Incura

Gedane aanpassing(en) Initiële versie volledig herschreven en voorzien van actuele screenshots. Initiële versie 1H

Pagina 15 / 15

Incura opstarten. Extra gebruikers activeren

Recommend Documents