Incura Handleiding. SMS- en -Service

Handleiding: SMS- en E-mail-Service Volgnummer: 16, versie 1.2

Incura Handleiding SMS- en E-mail-Service

© Incura

1 / 12


Inleiding De SMS- en E-mail-Service is een betaalde service die u als module kunt toevoegen aan Incura. Bij afname van deze module heeft u de mogelijkheid om automatisch een SMS en/of e-mail te versturen in het geval u een afspraak maakt. Op deze manier kunt u het verzuim van afspraken zoveel mogelijk beperken. Ook is het mogelijk om automatisch een bericht te sturen wanneer u wegens omstandigheden genoodzaakt bent om afspraken af te zeggen (bijvoorbeeld bij ziekte). De tarieven van de SMS- en E-mail-Service vindt u terug binnen Incura en op incura.nl. Let op: er worden nu geen berichten verstuurd over afspraken die u maakt, wijzigt of annuleert via de Incura Pro app. Op korte termijn zal de SMS- en E-mail-Service ook beschikbaar zijn voor afspraken via de app. Om sms’jes en e-mails naar patiënten te kunnen versturen dient u enkele instellingen te wijzigen binnen Incura. Hoofdstuk 1 beschrijft hoe u dit doet zijn en hoe deze aanpassingen in het patiëntdossier doorwerken. Dit hoofdstuk vertelt u ook wat de extra kosten per bericht zijn en hoe u dit optimaal kunt beheren. In hoofdstuk 2 wordt uitgelegd hoe nieuwe afspraken en wijzigingen in bestaande afspraken effect hebben op het verzenden van de berichten. In hoofdstuk 3 vindt u standaardsjablonen van de SMS- en e-mailberichten.

© Incura

2 / 12


Inhoud 1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.4 3 3.1 3.2

© Incura

SMS- en E-mail-Service ................................................................................................... 4 Globale instellingen.................................................................................................................. 4 Praktijk instellingen .................................................................................................................. 6 E-mail- en SMS-Service bij patiënten ‘Persoonsgegevens’ ...................................................... 7 Redenen voor verwijderen afspraak ........................................................................................ 7 SMS- en E-mailbericht bij muteren van afspraken ........................................................... 8 Agenda - Nieuwe afspraak ....................................................................................................... 8 Agenda - Wijzigen afspraak ...................................................................................................... 9 Agenda – Verwijderen afspraak ............................................................................................... 9 Verwijderen van 1 afspraak ..................................................................................................... 9 Verwijderen van een reeks afspraken ..................................................................................... 9 Versturen van SMS annuleren ............................................................................................... 10 SMS- en E-mailsjablonen .............................................................................................. 11 Opmaak standaardsjablonen e-mailberichten ...................................................................... 11 Opmaak standaardsjablonen SMS-berichten ........................................................................ 12

3 / 12


1 SMS- en E-mail-Service In Incura dient u verschillende instellingen aan te passen voordat u de SMS- en E-mail-Service kunt gebruiken. In de volgende paragrafen wordt dit stapsgewijs aan u uitgelegd.

1.1 Globale instellingen Ga vanuit het Dashboard naar Instellingen → Globale instellingen. 'Agenda' is het schermonderdeel waar u de SMS- en E-mail-Service activeert, u treft deze onderaan de pagina binnen Globale instellingen. Op het tabblad 'E-mail/SMS' wijzigt u de instellingen voor deze dienst (zie figuur 1).

Figuur 1 Globale instellingen

Op dit tabblad kunt u de volgende diensten activeren: 1. E-mail naar patiënten versturen. a. De patiënt ontvangt een e-mail zodra u een nieuwe afspraak maakt, of een bestaande afspraak wijzigt of verwijdert. 2. SMS naar patiënten versturen. a. De patiënt ontvangt [xx] uur voordat de afspraak plaatsvindt een herinnering per SMS. b. De patiënt ontvangt een SMS zodra u een afspraak verwijdert. Beide diensten staan standaard uit. E-mailberichten Wilt u e-mailberichten van de behandelingen versturen? Dan vinkt u aan:  'Stuur E-mail behandelingen';  én 'Akkoord E-mail tarief…'. Klik vervolgens op de knop 'Bewaren' om de instellingen op te slaan.

© Incura

4 / 12


SMS-berichten Wilt u SMS-berichten versturen? Dan vinkt u aan:  'Stuur SMS-berichten'  'Akkoord SMS Disclaimer'  én vink één of beide van de volgende opties aan: o 'Stuur SMS xx uur voor behandeling' (maak vervolgens de keuze voor 24, 48 of 72 uur) o 'Stuur SMS direct bij verwijderen behandeling'. Klik vervolgens op de knop 'Bewaren' om de instellingen op te slaan. Instellen van E-mail en 06-nummer bij de patiënt Na het bewaren van de hierboven beschreven instellingen op tabblad 'E-mail/SMS' krijgt u een popup te zien zoals getoond in Figuur 3.

Figuur 3 Instellen SMS en E-Mail

In deze pop-up kunt u een aantal standaardwaarden opgeven, zodat bij ieder nieuw patiëntdossier deze voorkeurswaarden direct worden overgenomen. De voorkeursinstellingen zijn:  Stel E-mailadressen bij patiënten automatisch in voor gebruik van E-mailberichten. Indien E-mail op 'Aanzetten' wordt gezet, dan wordt bij alle patiënten een vinkje geplaatst om het e-mailadres te gebruiken voor e-mailberichten. Kiest u 'Uitzetten', dan worden alle vinkjes bij e-mail verwijderd.  Stel 06-nummer bij patiënten automatisch in voor gebruik van SMS-berichten. Indien 06-nummer op 'Aanzetten' wordt gezet, dan wordt bij alle patiënten een vinkje geplaatst het 06-nummer zodat deze gebruikt voor SMS-berichten. Indien het op 'Uitzetten' wordt gezet dan worden alle vinkjes bij 06-nummers verwijderd. Standaard staan deze twee opties ingesteld op 'Negeren'. U kunt ook altijd per patiëntdossier apart van deze voorkeur afwijken en aangeven of u sms’jes wenst te versturen voor de aanvang van de behandelingen (standaard 48 uur) en voor het verwijderen van behandelingen. Klik op de knop 'Bewaren' om de instellingen op te slaan. Voortgang Onder het kopje ‘Voortgang’ ziet u het bericht uit Figuur 4 zodra alle instellingen verwerkt zijn.

© Incura

5 / 12


Figuur 4 Voortgang

1.2 Praktijk instellingen Het is mogelijk om per praktijk de Globale instellingen uit paragraaf 1.1 te overrulen. Zo kunt u, wanneer meerdere praktijken onder één Incura-klantnummer vallen, per praktijk besluiten of u de SMS- en E-mail-Service wil activeren. Om hiervoor te kiezen gaat u vanuit het Dashboard naar Instellingen → Praktijkinstellingen → dubbelklik op de betreffende praktijk →tabblad 'E-mail/SMS'. Een overzicht van mogelijkheden uit Figuur 5 verschijnt. Dit tabblad staat overigens alleen aan, indien bij de Globale instellingen ‘E-mail’ of ‘SMS-berichten’ aan staat. Indien hier geen wijzigingen worden aangebracht zullen de globale instellingen worden gevolgd. U kunt hier aangeven of u wilt afwijken van de globale instellingen voor de desbetreffende praktijk. De mogelijkheden die u onder dit tabblad kunt beïnvloeden zijn gelijk aan de opties in paragraaf 1.1.

Figuur 5 Praktijkinstellingen

© Incura

6 / 12


1.3 E-mail- en SMS-Service bij patiënten ‘Persoonsgegevens’ Bij de adresgegevens (woon, correspondentie en tijdelijk) zien de telefoonnummers er in Incura uit zoals getoond in figuur 6. Achter het telefoonnummer ziet u een tekstveld van maximaal 25 tekens waarin u het te gebruiken telefoonnummer kunt toelichten. U kunt hier bijvoorbeeld aangeven of het telefoonnummer van vader of van moeder is bij kinderen.

Figuur 6 Adresgegevens patiënt

Onder de tabbladen m.b.t. de adressen treft u het tabblad ‘Communicatie’ aan (zie figuur 7). Hierin worden alle nummers getoond die op tabbladen van de adresgegevens staan en eventueel het telefoonnummer van de contactpersoon. Alleen telefoonnummers die beginnen met de onderstaande nummers worden getoond: - 06 - +316 - 00316 Telefoonnummers met een andere opmaak (bijvoorbeeld omdat het geen mobiele telefoonnummer betreft) worden genegeerd. Ook komen hier de e-mailadressen te staan die zijn ingevuld bij de tabbladen van de adresgegevens.

Figuur 7 Communicatie

Het enige wat u verder in dit deel van het scherm kan doen is een 06-nummer of e-mailadres aan- of uitvinken voor gebruik van e-mail- of SMS-berichten.

1.4 Redenen voor verwijderen afspraak Voordat u een afspraak verwijdert in de agenda kunt u al standaard redenen klaarzetten om te selecteren. U komt hier door vanuit het Dashboard te gaan naar Stamgegevens → Correspondentie → Reden SMS/Email. Hier kunt u nieuwe redenen neerzetten.

© Incura

7 / 12


2 SMS- en E-mailbericht bij muteren van afspraken Het doel van de SMS- en E-mail-Service in Incura is het informeren van de patiënt zodra er een nieuwe afspraak wordt ingepland, een bestaande afspraak wijzigt of wanneer er een afspraak wordt verwijderd. In dit hoofdstuk wordt uitgelegd waar u binnen Incura deze SMS- en E-mail-Service kunt vinden en hoe u kunt bepalen hoe en wanneer de patiënt geïnformeerd wordt. Let op: er worden alleen SMS- en e-mailberichten verstuurd voor afspraken die in de toekomst plaatsvinden.

2.1 Agenda - Nieuwe afspraak Wanneer er een nieuwe afspraak wordt gemaakt, wordt er afhankelijk van de instellingen in het patiëntdossier automatisch een SMS of E-mail gestuurd naar de betreffende patiënt. In het scherm uit Figuur 7, waarin het detailscherm van een afspraak uit de Agenda wordt getoond, heeft u de mogelijkheid om het versturen van een SMS of e-mail eventueel weer uit te zetten. Indien er binnen de Globale instellingen (zie paragraaf 1.1) staat aangegeven dat u geen SMS of Email wenst te gebruiken, dan is dit veld in het geheel niet zichtbaar. Indien bij de Globale instellingen alleen SMS is ingesteld, dan staat hier 'Stuur SMS'. Indien bij de Globale instellingen alleen e-mail is ingesteld, dan staat hier 'Stuur e-mail'. Indien bij de geselecteerde patiënt geen SMS of e-mail is ingesteld, dan is dit veld in het geheel niet zichtbaar.

Figuur 8 Afspraak

NB: Middels een log wordt bijgehouden wat er aan mutaties in het systeem plaatsvindt aan de hand van het SMS- en e-mailverkeer. Dit is vergelijkbaar met de log die we bijhouden van andere handelingen in het systeem.

© Incura

8 / 12


2.2 Agenda - Wijzigen afspraak Zodra u van een afspraak de datum, de tijd of de therapeut wijzigt, wordt er een nieuwe SMS verstuurd. Bij het wijzigen van de andere velden wordt er dus geen SMS verstuurd. Van de reeds aangemaakte afspraken wordt ook gecontroleerd of deze al eerder per SMS verstuurd was.

2.3 Agenda – Verwijderen afspraak Er zijn binnen Incura twee manieren om een afspraak te verwijderen:  Per afspraak (1 afspraak)  Een reeks afspraken (meerdere afspraken op één dag)

2.3.1 Verwijderen van 1 afspraak Indien u een afspraak verwijdert, heeft u de mogelijkheid om de patiënt hierover direct een SMS te sturen. Wanneer er bij de instellingen is aangegeven dat u een SMS wilt sturen bij het verwijderen van een afspraak, dan krijgt u middels de opties uit Figuur 9 nog enkele mogelijkheden deze SMS te specificeren (zie ook paragraaf 1.4):  Reden voor SMS. Hierbij kunt in het lijstje achter dit label kiezen voor: o Ziekte. o Cursus. o …  Andere reden. Vinkt u deze optie aan dan kunt u met maximaal 20 tekens een andere reden opgeven.

Figuur 9 Verwijderen afspraak

2.3.2 Verwijderen van een reeks afspraken In Incura is ook de mogelijk om een reeks afspraken te verwijderen en daarmee de patiënt automatisch een SMS en/of E-mail hierover te sturen. Wanneer u op de vertrouwde manier meerdere afspraken selecteert via de ctrl knop, kunt U met de rechtermuisknop de optie verwijderen aanklikken. U krijgt dan hetzelfde scherm te zien als bij paragraaf 2.3.1. U kunt hier een reden aangeven. Kies vervolgens ‘Doorgaan’. Nu worden alle patiënten, waarbij is aangegeven dat ze een SMS en/of e-mail mogen ontvangen, via SMS en/of e-mail geïnformeerd.

© Incura

9 / 12


2.4 Versturen van SMS annuleren U heeft de mogelijkheid om een SMS nog te annuleren. Let op: dit kan alleen indien de SMS nog niet is verstuurd. Dit gebeurt middels het verwijderen van een afspraak of door bij de behandeling het vinkje ‘Stuur SMS / E-mail’ uit te zetten. Aan het annuleren zijn geen kosten verbonden.

© Incura

10 / 12


3 SMS- en E-mailsjablonen Er zijn standaard SMS- en E-mailsjablonen ontwikkeld. Hieronder ziet u hoe de sjablonen eruit zien. De volgende samenvoegvelden worden gebruikt:  <<Patiënt>> – Voorletters + [spatie] + Tussenvoegsel + [spatie] + Achternaam patiënt. Als er geen tussenvoegsel in de naam voor komt, wordt er slechts één spatie gebruikt.  <> – Dit is de praktijknaam zoals deze wordt overgenomen uit het veld ‘Naam’ bij Stamgegevens  Organisatie  Praktijk.  <> – Dit is het 1e telefoonnummer zoals deze wordt overgenomen uit het veld ‘Telefoon type’ bij Stamgegevens  Organisatie  Praktijk.  <> – Voorletters + [spatie] + Tussenvoegsel + [spatie] + Achternaam behandelend therapeut. Als er geen tussenvoegsel in de naam voor komt, wordt er slechts één spatie gebruikt.  <> – De datum van de behandeling met het formaat: dd-mm-jjjj. Hiervoor staat de dag genoteerd als ma/di/wo/do/vr/za/zo.  <> – Het begintijdstip van de behandeling met het formaat: hh:mm.  <> – Opgegeven reden bij afzeggen behandeling.

3.1 Opmaak standaardsjablonen e-mailberichten ‘afspraakbevestiging <>, <>’ Geachte heer/mevrouw <<patiënt>>, Hierbij bevestig ik uw afspraak op <> om <> uur bij <>. U heeft dan een afspraak met <>. Met vriendelijke groet, <> <> Tel: <>

‘gewijzigde afspraak <>, <>’ Geachte heer/mevrouw <<patiënt>>, Uw afspraak met <> bij <> is gewijzigd. Uw nieuwe afspraak is gepland op <> om <> uur.

Met vriendelijke groet, <> <> Tel: <>

© Incura

11 / 12


Sjabloon: ‘E-mail annuleer afspraak’ Geachte heer/mevrouw <<patiënt>>, Helaas heb ik uw afspraak op <> om <> uur bij <> moeten annuleren in verband met <>. We nemen binnenkort contact met u op om een nieuwe afspraak te maken. Met vriendelijke groet, <> <> Tel: <>

3.2 Opmaak standaardsjablonen SMS-berichten Sjabloon: ‘SMS nieuwe afspraak’ Op <> om <> uur heeft u een afspraak met <> bij << praktijk>>.

Sjabloon: ‘SMS gewijzigde afspraak’ Uw afspraak met <> bij << praktijk>> is gewijzigd. Uw afspraak staat nu gepland op <> om <> uur.

Sjabloon: ‘SMS annuleer afspraak’ Uw afspraak met <> bij << praktijk>> van <> om <> uur is geannuleerd wegens <>.

© Incura

12 / 12

Incura Handleiding. SMS- en -Service

Recommend Documents