Opstarten dorpsbelangenorganisatie Aandachtspunten en stappenplan De kern van de organisatie - Duidelijk doel: leefbaarheid verbeteren voor het algemeen belang van ons dorp en buitengebied - Duidelijke rol: inventariseren, adviseren, coördineren, stimuleren, aansturen - Netwerken en draagvlak creëren: onder inwoners, ondernemers, gemeente en maatschappelijke partijen - Goede bestuurders: representatief en bekwaam - Duidelijke status: met grote achterban serieuze gesprekspartner voor gemeente en maatschappelijke organisaties - Afspraken met de gemeente over samenwerking en ondersteuning vastgelegd in convenant en kernenbeleid Organisatievorm - Vereniging: meest geschikt voor het behartigen van belangen, met een stabiele achterban - Stichting: meest geschikt voor het beheren van accommodaties, met een dynamische achterban - Leefbaarheidsgroep / Dorpsplatform / Dorpstafel zonder rechtspersoonlijkheid VKK Gelderland geeft voorkeur aan een rechtspersoonlijkheid in de verenigingsvorm: Met rechtspersoonlijkheid: – Ben je aanspreekpunt voor dorp, gemeente en externen – Kun je een bankrekening openen op naam van de organisatie – Kun je subsidies en fondsen aanvragen – Staan afspraken en regels helder beschreven in statuten en HR – Ben je als bestuurslid niet hoofdelijk aansprakelijk (tenzij onbehoorlijk bestuur) De rechtspersoonlijkheid brengt ook met zich mee: – Energie stoppen in statuten, HR en KvK – Administratie bijhouden (leden, financiën) – Formele procedures, wachten op ledenvergadering – Extra overleglaag als je verschil maakt in DB/AB De verenigingsvorm biedt: Aantoonbaar draagvlak – Bewoners kunnen lid worden – Bestuur democratisch gekozen – Met veel leden sterke achterban en aantoonbaar draagvlak – Kwaliteiten, kennis en kunde van leden benutten en vasthouden • Openheid, iedereen krijgt kans om mee te praten – Bestuur wordt gecontroleerd door jaarlijkse ALV • Dankzij contributie eigen budget De VKK beschikt over voorbeeld statuten en HR voor zowel verenigingen als stichtingen.
Stappenplan voor het opzetten van een Dorpsbelangenorganisatie Stap 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
9.
Inhoud Initiatiefgroep vormen Gemeente informeren Ondersteuning vragen aan VKK Informatieavond voor het dorp organiseren Informatieavond houden voor het dorp Dorpsbelangenorganisatie i.o. maakt werkplan Werkgroepen dorpsontwikkeling maken werkplan, iedere werkgroep heeft contactpersoon uit dorpsbelangenorganisatie Dorpsbelangenorganisatie wordt officieel opgestart (statuten, KvK, rekeningnummer, lidmaatschap VKK enz.) en presenteert haar jaarprogramma aan het dorp Dorpsontwikkeling in uitvoering!
Planning
Toelichting per stap 1. Initiatiefgroep vormen Zoek naar draagvlak voor het idee om een dorpsbelangenorganisatie op te starten bij vrienden, familie, bekenden, actieve en minder actieve inwoners van het dorp. Organiseer verkennende bijeenkomsten waar de geïnteresseerden ook zorgen voor introducees. 2. Gemeente informeren Zoek uit wie de dorpscontactambtenaar is. Deze vind je bij de afdeling maatschappelijke ontwikkeling / samenlevingszaken / inwonerszaken / leefbaarheid. Zoek uit wie de wethouder kernenbeleid / leefbaarheid is Informeer hen beiden over het initiatief dat in het dorp is ontstaan Vraag naar het kernenbeleid / dorpenbeleid / dorpsradenbeleid / leefbaarheidsbeleid Vraag naar de ondersteuning die de gemeente biedt bij het opzetten van een dorpsbelangenorganisatie. Vraag naar de werkwijze waarop de gemeente actieve inwoners ondersteunt bij het uitvoeren van dorpsontwikkelingsprojecten (inhoudelijk, praktisch, procesmatig, financieel)
3. Ondersteuning vragen aan Vereniging Kleine Kernen Gelderland Benader de VKK Gelderland met het voornemen om een dorpsbelangenorganisatie op te richten:
[email protected] ; 0314-631168 Informeer de medewerker over de aanleiding voor het initiatief om een dorpsbelangenorganisatie op te starten. Een medewerker komt naar het dorp o Hij/zij informeert de initiatiefgroep over het fenomeen dorpsbelangenorganisatie en dorpsontwikkeling en het stappenplan om een dbo op te richten. o De initiatiefgroep denkt alvast na over leefbaarheidsthema’s die in het dorp aandacht verdienen (noodzaak voor het opstarten van een dbo) o Stel een team samen dat een informatieavond voor het dorp wil organiseren o De VKK-medewerker ondersteunt het organisatieteam, bvb met voorbeelden en tips om de informatieavond te organiseren.
4. Informatieavond voor het dorp organiseren Op de informatieavond horen de inwoners van het voornemen om een dorpsbelangenorganisatie op te richten. Hiervoor moeten diverse dingen georganiseerd worden. Van sommige zaken kan de VKK voorbeelden geven (onderstreept) Wat
Wanneer
Leefbaarheidsthema’s verder uitwerken - Welke thema’s zijn belangrijk voor het dorp - Wat zijn de knelpunten - Wat zijn de ideeën/uitdagingen/ambities Maak foto’s die het thema illustreren Informeer de gemeente over het voornemen om een bewonersavond te houden en welke thema’s daar op de agenda staan. Vraag of wethouder inleiding wil verzorgen! Inventariseer welke maatschappelijke organisaties er in het dorp actief zijn en informeer hen over het voornemen om een bewonersavond te houden en welke thema’s daar op de agenda staan. Je kunt deze organisaties namelijk op zo’n avond uitnodigen zodat ze zich als uitvoeringspartner / ondersteuner kunnen aanbieden bij de dorpsontwikkelingsprojecten. (woningcorporatie, zorginstelling, natuurorganisatie, welzijnsorganisatie, onderwijs, enz.) Hier heeft de VKK een lijst van die in Hurwenen is gebruikt. Prik de datum en regel de locatie. Houd rekening met vakanties, evenementen, voetbalwedstrijden, mooi weer (herfst/winter is beter dan mei/juni bijvoorbeeld) Je kunt uitgaan van een opkomst tussen 50-100 personen. Bespreek wat je er mogelijk is binnen het budget of wat je via sponsoring kunt krijgen. (koffie/thee/drankje) Maak Facebookgroep aan over je dorp (als die nog niet bestaat) of liever: sluit aan bij bestaande pagina’s of groepen waar al veel mensen uit het dorp lid van zijn. Aankondiging informatieavond in de pers en in nieuwsbrieven van verenigingen uit het dorp en via sociale media. Aankondiging sturen naar gemeente en maatschappelijke organisaties - Ontwerp een huis-aan-huis nieuwsbrief (flyer) ter aankondiging van de bewonersavond. - Maak in dezelfde stijl een poster (A4 en A3). - Regel druk en verspreiding. Tip: reproductie-afdeling van de gemeente, of vraag het aan de maatschappelijke organisaties. Voor verspreiding kun je lokale jongens/meisjes vragen die folders verspreiden. Of zelf het dorp opdelen in ‘wijken’ die je samen voorziet van folders. Vergeet de ontmoetingsplekken niet (dorpshuis, supermarkt, school, snackbar, voetbalkantine enz. enz.) Stuur de nieuwsbrief/flyer ook naar de gemeente en de maatschappelijke organisaties. Hiervan heeft de VKK diverse voorbeelden. Materiaal voor de informatieavond verzamelen en hulp regelen voor hand- en spandiensten. Wat dat is staat bij het volgende punt. Aankondiging informatieavond in de pers en via sociale media
> 2 maanden van tevoren
> 2 maanden van tevoren > 2 maanden van tevoren
> 2 maanden van tevoren
> 2 maanden van tevoren > 2 maanden van tevoren Ontwerp en druk > 2 maanden van tevoren mee beginnen Verspreiding: > 2 weken van tevoren
> 2 weken van tevoren 1 week van tevoren
Wie (zelf in te vullen)
5. Informatieavond houden voor het dorp - Doel 1: inwoners informeren over het initiatief om een dorpsbelangenorganisatie op te richten - Doel 2: inwoners vragen naar zaken die in het dorp verbeterd kunnen worden - Doel 3: inwoners zover krijgen dat ze zelf meedoen aan dorpsontwikkeling (lid van dorpsbelangenorganisatie of lid van een themagroep) - Draaiboek van vergelijkbare bijeenkomsten: Onderstreept is wat de VKK als voorbeeld kan toesturen! Tijd
Wat gebeurt er
18.30
Opbouwen: blanco themaposters ophangen, stoelen en tafels goed zetten, pennen en gele plakbriefjes op tafels leggen Koffie en thee staat klaar Bij de ingang worden mensen ontvangen met: Presentielijst (voor verslag en communicatie) A4 met uitleg over het project en het programma van de avond Inleidende presentaties Van gemeente o Over leefbaarheid en dorpsbelangenorganisaties Van initiatiefnemer o Over dorpsbelangenorganisatie o Over de thema’s Aanwezigen schrijven individueel hun ideeën op de gele plakbriefjes en plakken ze op de poster van het bijbehorende thema Assistent per poster: gelijke ideeën bij elkaar plakken Per ‘cluster’ van briefjes een term erbij schrijven die de lading dekt. Themagroepen vormen: de ideeën op de poster worden besproken en op een aparte poster geschreven als speerpuntenlijst. Voor de gespreksleiders heeft de VKK een ‘handleiding’. Per tafel drankjes opschrijven en bestellen Gespreksleiders koppelen terug wat er in de themagroep is gezegd. Per thematafel laat hij/zij de inschrijflijst zien Afsluiten en toelichten wat het vervolg is Herhalen van vraag om in te schrijven voor dorpsbelangenorganisatie / werkgroep Napraten en opruimen Alle ideeën en inschrijvingen per thema in verslag verwerken en alle deelnemers het verslag toesturen Vervolgbijeenkomsten met werkgroepen plannen en organiseren Optie 1: Datum staat van tevoren alvast en wordt die avond gecommuniceerd Optie 2: Datum via de mail afstemmen met de mensen die zich hebben aangemeld.
19.30
20.00
20.30
21.15
21.45 22.00
Wie helpt mee (zelf invullen)
Benodigdheden: -
Per thema 2 flap-over vellen (1 met themanaam erop en om gele briefjes op te plakken, 1 om speerpunten van de themagroep op te schrijven) Ong. 300 gele memo-briefjes (zelf plakkend) Ong. 100 pennen Presentielijsten A3 formaat bij ingang Intekenlijsten A4 formaat per thema Per thema 1 dikke stift (whiteboard marker is beter dan watervast… als het doordrukt kun je de muur makkelijk schoon maken!) Tape / plakband
6. Formaliteiten regelen De mensen die zich voor het onderdeel ‘dorpsbelangenorganisatie’ hebben opgegeven komen bij elkaar VKK kan aanwezig zijn om nogmaals doel, werkwijze enz te bespreken. Keuze maken: stichting, vereniging, informele groep zonder rechtspersoonlijkheid Naam bedenken Logo ontwerpen Taken verdelen: voorzitter, penningmeester, secretaris, PR Verdelen wie voor welke themagroep de contactpersoon is Website aanmaken (laat je inspireren op www.dorpen.nl) Contactadres aanmaken; fysiek en digitaal (niet iemands persoonlijke e-mail!) Convenant met gemeente afsluiten voor samenwerking (VKK heeft tzt voorbeeld) Statuten bij notaris laten vaststellen (VKK heeft tzt voorbeelden) Inschrijven bij de KvK Bankrekening openen Persbericht schrijven dat breed verspreid wordt (ook via sociale media) 7. Werkgroepen opstarten De werkgroepen komen bij elkaar en maken een plan van aanpak voor hun thema. VKK heeft tzt leidraad voor ‘uitwerken idee tot project’ In iedere werkgroep zit iemand van de dorpsbelangenorganisatie die alleen de eerste keer initiatief neemt en voorzitter is. Taken verdelen Gemeente en maatschappelijke organisaties ook uitnodigen (voor een tweede of derde bijeenkomst bijvoorbeeld als de ideeën en vragen al wat concreter zijn) Door de afgevaardigde van de dorpsbelangenorganisatie wordt over de voortgang gecommuniceerd/teruggekoppeld met de dbo. 8. Dorpsbelangenorganisatie wordt officieel opgestart (statuten, KvK, rekeningnummer, lidmaatschap VKK enz.) en presenteert haar jaarprogramma aan het dorp Alle formele stappen zijn doorlopen. Dit kan enige tijd duren (daarom staat stap 7 eerder genoemd omdat je de enthousiaste mensen niet wilt laten wachten.) Vier het ontstaan van de club en maak het breed bekend! Presenteer je werkplan aan het dorp Maak kennis met collega dorpsbelangenorganisaties in de gemeente Word lid van VKK Gelderland
-
9. Dorpsontwikkeling in uitvoering! Jullie gaan aan de slag! Voor sommige projecten is hulp nodig van gemeente of maatschappelijke organisaties. Andere projecten moeten intern in het dorp worden opgelost. Zorg voor goede communicatie over de voortgang (met het dorp, de gemeente, maatschappelijke organisaties, VKK enz.) Vraag hulp en ondersteuning aan o.a. de VKK
VEEL SUCCES! VKK Gelderland 0314-631168,
[email protected], Raadhuisplein 1, 6901 GN ZEVENAAR, www.vkkgelderland.nl
Organisatie-onderdelen dorpsbelangenorganisatie
\
Bemensing
Activiteiten
Financiën
Bestuur: Voorzitter: Secretaris: Penningmeester: Lid: Lid: Lid: Lid:
Projecten:
Gemeente:
Bvb dorpsplan voor lange termijn en jaarprogramma voor korte termijn
Leden/donateurs:
Werkgroep PR: Voorzitter: Lid: Lid: Lid: Lid namens bestuur:
Waarover, met wie, met welk medium, hoe vaak? Contacten met de pers: wie is aanspreekpunt?
Werkgroep thema……: Voorzitter: Lid: Lid: Lid: Lid namens bestuur:
Algemene belangen van het dorp behartigen in adviescommissies/klankbordgroepen etc.
Werkgroep thema……: Voorzitter: Lid: Lid: Lid: Lid namens bestuur:
Jaarlijkse bijeenkomst dorp Themabijeenkomsten
Werkgroep thema…… enz.:
Externe fondsen/subsidies: Communicatie:
Belangenbehartiging:
Bijeenkomsten:
Vereniging Kleine Kernen Gelderland Raadhuisplein 1 6901 GN ZEVENAAR 0314-631168
[email protected] www.vkkgelderland.nl
Netwerk Inwoners dorp: Wie is betrokken? Welke kwaliteiten heeft men in huis? Gemeente: Wat zijn de afspraken? Wie is ambtelijk en bestuurlijk contactpersoon? Hoe te bereiken? Hoe vaak contact? Maatschappelijke organisaties: Met welke organisaties met maatschappelijke doelstelling heeft de dbo contact? DBO’s in de gemeente: Welke ‘collega’s’ heeft de dbo binnen de gemeente. Hoe worden zaken onderling besproken en afgestemd? VKK: Lidmaatschap, contact consulent / bestuurslid, informatiebijeenkomsten Pers: Wie is verslaggever in het dorp?
