Incura. Tips & tricks

Naam handleiding: Praktisch Tips Product: Incura Fysio-EPD Discipline: Fysiotherapie Sleutelwoord(en): Datum publicatie: 9 september 2011 Versie: revisie 1H

Incura Tips & tricks

2011 © Incura Fysio-EPD

Pagina 1 / 24


Inhoud 1 2 3 4 4.1 4.2 4.3 5 5.1 5.2 6 7 7.1 7.2 8 8.1 9

Inleiding......................................................................................................................... 3 Andere agenda’s kiezen.................................................................................................. 4 Werking behandeljournaal ............................................................................................. 5 Standaardteksten........................................................................................................... 7 Een standaardtekst maken. ............................................................................................. 7 Standaardtekst in het behandeljournaal........................................................................... 9 Standaardteksten in het dossier......................................................................................10 Een dossier voorbereiden ..............................................................................................12 Stappen in het zorgpad middels macro’s. ........................................................................12 Een enkel formulier of meetinstrument koppelen via het zorgpad ....................................15 Datum aanpassen van een meting. ................................................................................18 Kwaliteitsondersteuning (KNGF richtlijnen/ Kwaliefy). ...................................................20 Richtlijn verslaglegging 2011 (kngf) .................................................................................20 Kwaliefy ........................................................................................................................21 Contact .........................................................................................................................23 Zelfhulp en handleidingen ..............................................................................................23 Versie-informatie ..........................................................................................................24


Pagina 2 / 24


1 Inleiding In deze instructie vindt u enkele tips en tricks voor zaken waar u in Incura tegen aan kunt lopen. Wij adviseren u om deze handigheden te doorlopen en toe te passen teneinde er uw Incura gebruik mee te veraangenamen.


Pagina 3 / 24


2 Andere agenda’s kiezen Wanneer u een afspraak maakt voor een patiënt in Incura, is het niet alleen mogelijk om uw eigen agenda te kiezen. U kunt, indien u daar de bevoegdheid toe heeft, ook meerdere agenda’s inzien. Ga daarvoor in Incura naar Dashboard > Acties > Agenda.

Figuur 1: Andere agenda’s kiezen.

1. Klik bovenin de agenda die verschijnt op ‘Kies agenda’s’. 2. Een nieuwe pop-up verschijnt waarin u uit de beschikbare agenda’s kunt kiezen.


Pagina 4 / 24


3 Werking behandeljournaal Het behandeljournaal dient een overzicht te geven van de handelingen die therapeuten als onderdeel van het therapeutisch proces binnen een behandelepisode hebben uitgevoerd. Het behandeljournaal kan vormgegeven worden als een chronologisch overzicht van notities die gedurende de behandelepisode door de betrokken therapeuten worden toegevoegd. In Incura wordt een onderscheid gemaakt worden tussen twee soorten regels i n het behandeljournaal, al dan niet in figuur 2 aangeduid in de kolom ‘Behandeling’ met een vinkje : 1. Regels die gekoppeld zijn aan een behandeling en ook zichtbaar zijn als afspraak in de agenda. Het aantal behandelingen stemt daarbij overeen met het aantal zittingen bij de patiënt in de bijbehorende serie. Per behandeling kan de specialist in de zogenaamde ‘regeltekst’ opmerkingen vastleggen m.b.t. het beloop. 2. Vrij toe te voegen regelteksten. In het geval dat er telefonisch overleg is geweest met een derde kan de behoefte ontstaan om hier toch verslag van te kunnen leggen zonder dat deze opmerkingen aan een behandeling gekoppeld hoeven te zijn. Hiervoor dient deze vrije tekstoptie die aangemaakt kan worden door in het behandeljournaal op ‘Nieuw’ te klikken (zie figuur 2, nummer 2).


Pagina 5 / 24


Figuur 2: Hoofdscherm behandeljournaal.


Pagina 6 / 24


4 Standaardteksten In voorkomende gevallen zal het wenselijk zijn om het klachtenbeeld van de patiënt eerder s pecifiek te kunnen verwoorden dan te resulteren in minder eenduidige omschrijvingen die van moment tot moment kunnen afwijken omdat de praktijk uitwijst dat iedere communicatie met de patiënt anders is. SOEP. Een bekend hulpmiddel hiertoe is SOEP en kan bijvoorbeeld worden toegepast op het behandeljournaal van de behandeling: S = Subjectieve waarneming. O = Objectieve waarneming. E = Evaluatie. P = Plan (behandelplan).

4.1 Een standaardtekst maken. In Incura kunt u deze SOEP-teksten als standaardteksten opnemen zodat u niet telkens deze tekst opnieuw hoeft in te typen wanneer u met een behandeling bezig bent. Hoe u dat doet, leest u hier:

Figuur 3: Standaardteksten onder Beheer.


Pagina 7 / 24


Ga in Incura naar Beheer > Stamgegevens > Coderingen > Standaard teksten. 1. Klik op ‘Nieuw’.

Figuur 4: Standaardtekst opmaken.

2. Selecteer bij… a. Formulier het formulier ‘Behandeling’. b. Veldnaam het veld ‘Behandeljournaal’ door op het vergrootglas te klikken. 3. Geef de tekst in zoals u deze straks wilt kunnen selecteren op het behandeljournaal. 4. Vink Actief aan of uit d.m.v. een √ in het hokje te plaatsen. 5. Kies ‘Bewaren’. 6. Kies ‘Terug’ of ‘Nieuwe tekst’ als u nog meer standaardteksten wilt aanmaken voor dit invulveld.


Pagina 8 / 24


4.2 Standaardtekst in het behandeljournaal

Figuur 5: Standaardtekst in behandeljournaal.

Ga in Incura naar > uw Patient > de serie > het Behandeljournaal en open een behandeling. 1. Klik op het vergrootglas. 2. Selecteer de toe te voegen standaardtekst. 3. ‘OK’. 4. Kies ‘Bewaren’.


Pagina 9 / 24


Het resultaat kan er als volgt uitzien:

Figuur 6: Resultaat van invoegen standaardtekst in behandeljournaal.

Is er dan nog behoefte om additionele tekst toevoegen? Dan kunt u uw eigen teksten uiteraard achter de standaardtekst toevoegen, verwijderen, knippen en/of plakken.

4.3 Standaardteksten in het dossier. Uiteraard kunt u ook voor de velden van het patiëntendossier eigen standaardteksten aanmaken om de processen efficiënter te krijgen. Deze zelfgemaakte teksten kunt u uiteraard toevoegen aan het dossier. Incura heeft reeds een groot aantal standaardteksten aangemaakt om u enig werk uit handen te nemen, maar het staat u natuurlijk vrij daar naar eigen inzicht teksten aan toe te voegen of te verwijderen.


Pagina 10 / 24


Figuur 7: Standaardteksten in Screening.

In plaats van het eerder genoemde formulier ‘Behandeling’ en het invoegveld ‘Behandeljournaal’ kunt u daar bijvoorbeeld ook het formulier ‘Anamnese’, ‘Behandelplan’ of ‘Screening’ (zie figuur 7) kiezen en dan kiezen voor de invoegvelden ‘Beperkingen’ of ‘Beloop’ et cetera.


Pagina 11 / 24


5 Een dossier voorbereiden Voor het opbouwen van een dossier is het raadzaam zo veel mogelijk gebruik te maken van de voorgeschreven macro’s. Een macro is een verzameling handelingen die samen het zorgpad bepalen. Zo’n verzameling stappen kan bijvoorbeeld bestaan uit een voor gedefinieerde Verwijzing, DTF of bijvoorbeeld KNGF richtlijnen maar dat kan ook een zelf gemaakte macro zijn waarbij afgeweken wordt van de standaard Richtlijn.

5.1 Macro’s in het Zorgpad toevoegen . Om een macro te koppelen en met de dossiervorming aan te vangen adviseren wij u de volgende stappen te doorlopen:

Figuur 8: Macro koppelen aan zorgpad.

Koppel bijvoorbeeld eens een macro voor de ‘Verwijzing’ of ‘Lage -rug DTF o.b.v. KGNF richtlijn’. Ga in Incura naar de patiënt en… 1. Open de serie (episode). 2. Klik op ‘Zorgpad’. Dit is de plaats in het dossier waar alle stappen uit het zorgpad getoond zullen worden. 3. Klik op ‘Koppelen’.


Pagina 12 / 24


4.

Er verschijnt een overzicht met hierin alle richtlijnen. Richtlijnen verslaglegging en richtlijnen met meetinstrumenten die u beide kunt koppelen (zie figuur 9).

Figuur 9: Overzicht van te koppelen richtlijnen en meetinstrumenten.

5. Nadat u op ‘Koppelen’ heeft geklikt kunt u onder ‘Te Koppelen Macro’ kiezen uit bijvoorbeeld enerzijds de richtlijn ‘DTF’ of de richtlijn ‘Verwijzing’ dit is afhankelijk van de wijze van aanmelding van de patiënt. Anderzijds kunt u een richtlijn koppelen ( bijv. Lage rug”) met meetinstrumenten om uw onderzoek te objectiveren. 6. Geef een medewerker op bij ‘Signaleren aan’. 7. Laat de ‘Status’ vooralsnog op ‘Bezig’ staan. Deze status dient op dit moment binnen Incura nog geen concreet doel, volgt wellicht nog. 8. Geeft bij de ‘Begindatum’ de aanvangsdatum van de serie in. 9. Klik op ‘OK’. 10. Een pop-up zal verschijnen met de waarschuwing dat bestaande formulieren overschreven zullen worden (zie figuur 10).


Pagina 13 / 24


Figuur 10: Te koppelen macro overschrijft eventuele bestaande formulieren.

Kies ‘OK’.


Pagina 14 / 24


Figuur 11: Overzicht stappen in het zorgpad.

5.2 Een enkel formulier of meetinstrument koppelen via het Zorgpad Een meetinstrument of formulier koppelt u idealiter ook via het zorgpad. Het toevoegen van deze behandelrichtlijn met daarin de meetinstrumenten om uw onderzoek te objectiveren doet u zo:


Pagina 15 / 24


Figuur 12: Behandelrichtlijn voor het meetinstrument koppelen.

Ga in Incura naar de patiënt > serie (episode) > Zorgpad en kies “Nieuwe stap” 1. Vul de velden 2. Kies Ok Let op! Het resultaat van het koppelen van een meetinstrument of formulier vindt u terug in het betreffende mapje van de metingen/formulieren (zie figuur 12).


Pagina 16 / 24


Figuur 13: Overzicht van gekoppelde metingen.


Pagina 17 / 24


6 Datum aanpassen van een meting. U kunt er tegenaan lopen dat u de datum van een meting zult willen aanpassen. Hier leest u hoe u dit kunt doen:

Figuur 14: Meting selecteren om aan te passen.

3. Ga in Incura naar de patiënt > Episode (= serie) > map ‘Metingen’. 4. Selecteer de Meting waarvan u de datum wilt aanpassen.


Pagina 18 / 24


Figuur 15: Datum van meting aanpassen.

1. Klap de lijst ‘Algemeen’ uit. 2. Pas de volgende velden aan: a. Uitvoerend therapeut. b. Datum. c. Tijd. d. Toon in grafiek. 3. Kies ‘Bewaren’.


Pagina 19 / 24


7 Kwaliteitsondersteuning (KNGF richtlijnen/ Kwaliefy). In te stellen door de admin-gebruiker! Om houvast te kunnen bieden voor het bevorderen van de uniformiteit in de werkwijze van fysiotherapeuten, teneinde de kwaliteit te verbeteren van de fysiotherapeutische zorgverlening, kan er binnen Incura gekozen worden om te werken volgens de KNGF richtlijnen. Voor meer informatie m.b.t. de Richtlijnen voor Fysiotherapeutische Verslaglegging kunt u terecht op deze link.

7.1 Richtlijn verslaglegging 2011 (kngf) Het instellen van kwaliteitsoptie ‘Richtlijn verslaglegging 2011 (kngf)’ doet u als volgt:

Figuur 16: Kiezen voor de KNGF richtlijn verslaglegging.

Ga in Incura naar Beheer > Instellingen > Globale Instellingen. 1. Kies ‘Wijzigen’ . 2. Kies onder het kopje ‘Kwaliteitsondersteuning’ achter ‘Velden markeren voor’ voor de optie ‘Richtlijn verslaglegging 2011 (kngf)’. 3. Kies ‘Bewaren’.


Pagina 20 / 24


Als resultaat van deze keuze, krijgen een aantal velden binnen het patiëntdossier de kleuren rood, geel en groen.

7.2 Kwaliefy Om eens per jaar de kwaliteitsindicatoren aan Kwaliefy aan te kunnen leveren kiest u binnen Incura voor ‘Kwaliefy’ . Voor meer informatie m.b.t. de Kwaliefyaanlevering kunt u terecht op deze link.

Figuur 17: Kwaliefy aanzetten en standaard Kwaliefy toestemming

Ga in Incura naar Beheer > Instellingen > Globale Instellingen.


Pagina 21 / 24


1. Kies ‘Wijzigen’ . 2. Kies onder het kopje ‘Kwaliteitsondersteuning’ achter ‘Velden markeren voor’ voor de optie ‘Kwaliefy’. 3. Vervolgens moet u nog enkele opties aanzetten onder het kopje ‘Kwaliefy’ (onderaan de pagina). 4. Vink het hokje aan achter ‘Kwaliefy gebruiken’. 5. Zet de ‘Standaard Kwaliefy toestemming’ op de waarde ‘Patiënt geeft toestemming’. Let op! U heeft hier de optie om in te stellen of de patiënt toestemming geeft voor de aanlevering van de ze gegevens. Ons advies is om hier de instelling ‘patiënt geeft geen toestemming’ te selecteren. U ziet deze instelling als voorstelwaarde terug op de episode (serie). Op de episode bent u vrij deze instelling per patiënt alsnog veranderen als u dat wilt ( zie figuur 18 ). 6. Geef hier de KNGF-gebruikersnaam op zoals u deze heeft ontvangen van Kwaliefy. 7. Vul tenslotte de inlogcode in. Als uw gegevens valide zijn dan zal Incura aangeven dat de invoer “Gevalideerd’ is. Om dit te controleren klikt u op de knop ‘Valideer’.

Figuur 18: Kwaliefy toestemming op patiëntniveau.


Pagina 22 / 24


8 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Incura helpdesk. Ook voor vragen over de meetinstrumenten kunt u met ons bellen.  Telefonisch: 088-946 2255 Maandag t/m donderdag 09:00 tot 20:00 Vrijdag 09:00 tot 18:00 Tijdens de zomermaanden juli en augustus hanteren wij de aangepaste tijden: Maandag t/m vrijdag 09:00 tot 17:00 Met vriendelijke groet, Incura Helpdesk

8.1 Zelfhulp en handleidingen Incura heeft ook een eigen supportsite. U kunt daar komen door de volgende link te volgen: http://support.incura.nl/ of door vanuit Incura bovenin op

te klikken.

U kunt daar terecht voor:  De meeste actuele handleidingen.  Veel gestelde vragen.  Overzicht van trainingen en de aanvraag ervan.  Het contactformulier voor vragen over Incura.


Pagina 23 / 24


9 Versie-informatie Datum versie 09.09.11 25.08.11

23.08.11 04.08.11

16.06.11 12.05.11 01.02.11


Gedane aanpassing(en) Toegevoegd: hoofdstuk met beschrijving kwaliteitsondersteuning. Beschrijving agenda’s kiezen toegevoegd. Datum metingen aanpassen naar hoofdstuk 6 verplaatst. Beschrijving behandeljournaal toegevoegd. Revisie 1H Toegevoegd: zelfhulp en handleidingen met verwijzing naar supportsite. Revisie 1G + Documentstructuur herzien. Revisie 1F Sjabloon Brief aan Huisarts DTF toegevoegd Initiële Handleiding

Pagina 24 / 24

Incura. Tips & tricks

Recommend Documents