Functions & Features, Tips & Tricks In dit document worden de Functions & Features, Tips & Tricks die u op de klantendag gezien heeft, weergegeven. Hierdoor kunt u alles wat verteld is nog even op uw gemak doorlezen en uitproberen.
Briefpapier gebruiken in PDF-afdruk Bij het genereren van PDF documenten is het nu mogelijk om een achtergrond (overlay/watermark) toe te voegen. Hierdoor kan er briefpapier worden gesimuleerd. Hiervoor dient u de volgende stappen uit te voeren: 1. Via uw drukker kunt u een digitale versie van het briefpapier ontvangen. Dit moet a4 formaat zijn. 2. In Orthomatic kunt u per filiaal of administratie het briefpapier/watermark koppelen. (Filiaal heeft voorrang op administratie)
3. Via Stamgegevens > afdrukbeheer > afdrukdefinities kunt u bij het gewenste document aangeven of het watermerk moet worden gebruikt.
Note: Let op dat de afbeelding die u gebruikt een maximale bitdiepte heeft van 24 bits. U
kunt dit controleren bij 'Eigenschappen > Details' van uw afbeelding. 4. Bij Kies bestandsnaam kunt u opgeven waar de PDF opgeslagen moet worden. In de bestandsnaam kunnen de volgende variabelen worden gebruikt:
Bijvoorbeeld: D:\Training\vlotsyst.dta\Facturen\Factuur .pdf
Order- en afspraakinfo op klantenkaart Bij Voorkeuren > Agenda > Volgende kan een vinkje worden gezet bij Toon informatie van de eerstvolgende afspraak op de klantenkaart.
Wanneer dat vinkje aanstaat, dan worden de gegevens van de eerstvolgende afspraak op
de klantenkaart getoond.
Staat het vinkje UIT, dan wordt, mits u de module Orderinfo heeft, gegevens van de laatste order van de klant getoond.
Indien u deze module niet heeft, kunt u deze kosteloos bij ons verkrijgen.
Herhalingstermijnen Let op! Hiervoor dienen wel de herhalingsschema’s per samengesteld artikel/per leverancier ingericht te zijn. U kunt bij een klant controleren of deze weer recht heeft op een volgende levering via Klantenkaart > Herhalingslevering (Ctrl+E)
Ook via de klantenlijst of via een mailing kunt u kijken welke klanten er in een bepaalde periode in aanmerking komen voor een nieuwe levering.
Er volgt dan een lijst met klanten die aan de voorwaarde hiervoor voldoen. Het is ook mogelijk om in te stellen dat bij het maken van een nieuwe order én/of bij het registreren van de afleverdatum op de order een melding te krijgen indien deze cliënt nog geen recht heeft op een nieuwe levering. Dit kunt u instellen bij Voorkeuren > Herhalingstermijnen.
Bij het maken van een order en/of bij het registreren van een afleverdatum op de order verschijnt, indien de cliënt nog geen recht op de levering heeft, hier een melding over.
Controle op postcode (COP2) Indien u hier interesse in heeft, dan kunt u het beste contact opnemen met onze salesafdeling, tel. 010-2643434
Creditfacturen declareren Het is mogelijk om credit-facturen middels een declaratie bij uw zorgverzekeraar in te dienen. Dit Vanaf de factuur die gecrediteerd moet worden gaat nu naar Factuur > creditnota. Klik vervolgens op OK. Er verschijnt nu een vraag om de status op ‘Afdrukken’ te zetten. Hier kiest u voor Ja.
Vervolgens verschijnt er een venster, waar het de bedoeling is dat alle vinkjes uitgezet worden
Na het klikken op OK wordt er een factuur gemaakt die de status ‘Factuur afdrukken’ heeft gekregen, en die u op de bekende manier kunt declareren. Let erop dat de afleverdatum van de order in de periode valt die u opgeeft bij het maken van de declaratie.
Sneltoetsen In de software zijn diverse sneltoetsen te gebruiken. Indien u een sneltoets voor een functie kunt gebruiken dan ziet u dit staan achter de menukeuze.
Datum snel invoeren Het is mogelijk om op een snelle manier een datum in te voeren in de datumvelden: Alleen de ingave van cijfer 8 geeft als datum 8-10-2015. (huidige maand/huidig jaar)
De ingave van 0811 geeft als datum 8-11-2015. (huidig jaar) De ingave 080116 geeft als datum 8-01-2016. Het is dus ook niet noodzakelijk om bij het invoeren van een datum streepjes te gebruiken.
Order overnemen Bij het toevoegen van een nieuwe order kiest u voor Order > Overnemen order. Vervolgens kunt u nu een order selecteren waarvan u de calculatie wilt overnemen in de nieuwe order.
Prikbord templates Er bestaan diverse template-variabelen die u kunt gebruiken in documenten die u aan het prikbord kunt hangen. Deze documenten moeten worden opgeslagen in de Vlotsyst.dta\Template-map. Vervolgens kunt u in het prikbord met de rechtermuisknop klikken en kiezen voor Nieuw > Standaard brief. Vervolgens kunt u nu kiezen uit documenten die in de template-map opgeslagen zijn. Nadat u de keuze voor het juiste document gemaakt heeft, worden de template-variabelen in dat document automatisch gevuld met gegevens uit Orthomatic. Een overzicht van de mogelijke variabelen is te vinden in Orthomat.win\Template.tmp\Template-variabelen.doc
Afspraakbevestiging mailen Wanneer u een afspraak maakt in de Orthomatic-agenda, dan is het mogelijk om direct een bevestiging hiervan naar de klant te mailen. Hiervoor is een template-document nodig die opgeslagen staat in de template-map in de vlotsyst.dta. Dit document moet beginnen met Afs. Bij het maken van een afspraak kunt u het bewuste document dan aanvinken, en vervolgens kiezen voor mailen.
Er wordt nu een mail aangemaakt, waarbij het mailadres van de klantenkaart wordt overgenomen, en de inhoud van de mail wordt gevuld met de gegevens uit het gekozen document.
Onderhoud stamgegevens In het menu Stamgegevens > Onderhoud stamgegevens bevinden zich menu opties van bestanden die u kunt opschonen. In onderstaand voorbeeld leggen we uit hoe u een dubbele artsnaam uit uw bestand kunt halen: U heeft in Orthomatic twee dezelfde artsnamen staan: de Boer en de boer. U wilt de eerste naam behouden. De tweede naam wilt u verwijderen maar dit kan niet omdat deze in andere bestanden wordt gebruikt. U gaat als volgt aan de slag: Ga naar het menu Stamgegevens > Onderhoud stamgegevens > Artsen. Er wordt nu een nieuw venster geopend.
In dit venster kunt u de naam van de arts die u wilt verwijderen invullen in het eerste vakje bij 'Voeg arts'. De artsnaam die u wilt behouden kunt u invullen in het tweede vakje 'Samen met arts'. Na het klikken op OK wordt de oude artsnaam op alle klantenkaarten vervangen door de nieuwe artsnaam. Hierna kunt u het venster afsluiten, en via Stamgegevens > Artsen de oude artsnaam opzoeken en verwijderen. Dit kan nu wel, omdat deze arts niet meer in gebruik is. Het samenvoegen is klaar.
Retourformulieren TEK Het is mogelijk om voor Juzo en Varodem een retour-formulier af te drukken vanaf de maatkaart via Maatkaart > Retourformulier. Dit formulier kunt u dan bijvoegen bij de kousen die retour gestuurd worden naar Juzo of Varodem. De gegevens van de maatkaart worden dan voorgevuld in dit formulier.
Kopieer hiervoor de bestanden RMA_LEV11.doc, .docx, .odt en RMA_LEV12doc, .docx, .odt uit de Orthomat.win\templates.tmp naar de vlotsyst.dta\templates.
Ontvangst registratie TEK Via Klantenadministratie > Bestelling kousen kan het venster Ontvangst bestellingen geopend worden. In dit scherm kan de barcode die op de pakbon van de fabrikant staat gescand worden. Aan de hand van de barcode wordt dan de juiste kous getoond, en kan daarvan de ontvangst geregistreerd worden. Ook kan dan bijvoorbeeld direct een klantsticker, een pakbon en een Standaard document (zoals bijvoorbeeld een begeleidende brief) afgedrukt worden.
Prikbord bij instanties Het is mogelijk om ook bij de instanties (Stamgegevens > Instanties) prikborddocumenten toe te voegen. Het kan handig zijn om hier bijvoorbeeld de contracten toe te voegen, zodat u snel bij de contractinfo van de zorgverzekeraars kunt komen, en niet hoeft te zoeken.
