In dit hoofdstuk staat het programma van eisen dat van toepassing is gedurende de uitvoering van de opdracht beschreven in hoofdstuk 3

Programma van eisen In dit hoofdstuk staat het programma van eisen dat van toepassing is gedurende de uitvoering van de opdracht beschreven in hoofdstuk 3. De ON dient onvoorwaardelijk te voldoen aan dit programma van eisen. ON gaat akkoord met het PVE door de akkoordverklaring programma van eisen ingevuld en ondertekend toe te voegen op de aanbestedingswebsite. Alle eisen in dit hoofdstuk zijn van toepassing op alle percelen tenzij anders benoemd in de eis. 1 Uitganspunten en omvang 1.1 Uitgangspunten De doelstellingen, visie, en het doorlopen van het fase model, omschreven in hoofdstuk 3 vormen zeer belangrijke uitganspunten binnen deze opdracht. Het volgende wordt van de ON verwacht: 1.1.1 De ON levert een actieve bijdrage aan het behalen van de beschreven doelstellingen. 1.1.2 De ON dient samen met de OG het fase model te doorlopen en zich te houden aan de beschreven planning. 1.2 Omvang De omvang van de opdracht is te vinden in bijlage installatiecartotheek. De omvang van de opdracht kan wijzigen door bijvoorbeeld renovatie, sloop, aankoop en verkoop van RUG gebouwen en eventuele nieuwbouwprojecten. 1.2.1 Installaties kunnen door de OG worden toegevoegd aan de opdracht. Indien de OG een installatie aan de opdracht wenst toe te voegen worden de volgende stappen doorlopen: - Overdracht van leverancier/afdeling projecten/afdeling Vastgoedinvesteringen aan OG; - Meten van conditie conform NEN 2767 door ON; - Accorderen conditiescore door OG; - Offerte op basis van methode paragraaf 8.4 door ON; - Opdracht tot onderhoud verstrekken aan ON; - Acceptatie tot onderhoud van installatie door ON; - Toevoegen aan installatiecartotheek door OG ; - Toevoegen aan jaarplanning door ON; - Start onderhoud door ON. De OG behoudt zich het recht voor het onderhoud van een installatie die op dit moment niet in de installatiecartotheek zit, op een andere wijze of bij een andere leverancier onder te brengen. 1.2.2 Installaties kunnen door de OG uit de opdracht worden gehaald. Indien de OG een installatie uit de opdracht haalt worden de volgende stappen doorlopen: - Verrekening kosten op basis van methode paragraaf 8.4 - Installatie wordt uit de jaarplanning van de ON gehaald - Installatie wordt uit de installatiecartotheek gehaald door OG

2 Algemene eisen Onderstaande eisen zijn van toepassing op alle werkzaamheden welke voortvloeien uit het contract. 2.1 Wettelijke eisen en voorwaarden 2.1.1 De ON dient zich aan alle van toepassing zijnde wet- en regelgeving, normen en richtlijnen te houden. Dit geldt onder andere voor de Arbowet- en regelgeving en de Wet milieubeheer en bijbehorende regelgeving. 2.1.2 De ON dient de OG digitaal te informeren indien hij constateert dat de ON bovengenoemde verplichting(en) niet kan nakomen door toedoen van OG. 2.1.3 Wijzigingen in wet- en regelgeving welke gevolgen hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden dienen te worden gemeld aan de OG. Tevens dient de ON de wijziging/aanvulling te verwerken op de installatiebladen (zie bijlage…). Bij het plannen en uitvoeren van de werkzaamheden dient OG rekening te houden met te voorziene wijzigingen in wet- en regelgeving. 2.1.4 Eventueel meer- of minderwerk welke voortvloeien uit, tijdens de aanbestedingsprocedure niet te voorziene wijzigingen in wet- en regelgeving, worden overeenkomstig de afgesproken tarieven in dit contract verrekend. Eventuele aanvullende afspraken hierover zullen bij voorval schriftelijk worden vastgelegd. Bij wijzigingen in wet- en regelgeving welke van grote invloed zijn op de opdracht kunnen er separate afspraken worden gemaakt. 2.2 Veiligheid, gezondheid en milieu 2.2.2 De ON zorgt voor orde en veiligheid rondom de plaats waar de werkzaamheden worden verricht. Daarbij is de ON verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van allen die zich rondom de plaats waar de werkzaamheden worden verricht bevindt. De ON organiseert derhalve de nodige toegangsmaatregelen en een relevante instructie ten behoeve van Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VG&M). 2.2.3 De OG kan periodiek en onaangekondigd controles uitvoeren bijvoorbeeld door middel van audits en/of een bezoek tijdens werkzaamheden. 2.3 Veiligheids- gezondheid- en milieucoördinatie 2.3.1 De ON stelt een VG&M-coördinator ter acceptatie aan de OG voor. De VG&M-coördinator moet minimaal uitvoering geven aan de coördinatietaken genoemd in het Arbobesluit en Milieuwetgeving. 2.4 VG&M-plan en -dossier 2.4.1 Aan het begin van het Werk dient door ON een risico-inventarisatie en -evaluatie te worden uitgevoerd en vastgelegd overeenkomstig de Arbowet; 2.4.2 De ON stelt een VG&M-plan op die ter acceptatie wordt aangeboden aan de OG, waarvan de bovengenoemde risico-inventarisatie en -evaluatie deel uit maakt. De VG&M-plannen dienen minimaal te voldoen aan het Arbobesluit en wet Milieubeheer. Indien een VG&M-plan verwijst naar onderdelen van het veiligheidsmanagementsysteem van de ON, dienen deze onderdelen in het VG&Mplan te worden opgenomen en tezamen aan de OG worden aangeboden. 2.5 Overig eisen VG&M 2.5.1 De ON dient de werkzaamheden uit te voeren in overeenstemming met het door ON ingediende VG&M-plan en met de huis- en veiligheidsregels van de OG (zie bijlage…) 2.5.2 De ON dient de OG digitaal te informeren indien hij constateert dat de veiligheidsvoorzieningen van de gebouwen en/of de installaties van de OG onvoldoende zijn om een veilige uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden mogelijk te maken.

2.5.3 Bij ongevallen dient er telefonisch en digitaal een melding te worden gedaan aan de OG. Tevens dient de BHV organisatie van de betrokken locatie direct te worden geïnformeerd. Zie ook bijlage 8050. 2.5.4 Het personeel van de ON dient zich alvorens de gebouwen van de OG te betreden/verlaten altijd te melden bij de portier of receptie, indien deze aanwezig is, van het desbetreffende gebouw. 2.5.5 De ON dient zijn werkplekken altijd schoon achter te laten. ON neemt al het afval dat hij heeft veroorzaakt tijdens de werkzaamheden mee en vervoert en verwerkt dit conform de wet- en regelgeving. 2.6 Risico’s per object 2.6.1 Een overzicht van de risico’s die van toepassing zijn per object, is te vinden in bijlage.. De ON dient zich uiterst bewust te zijn van deze risico’s en dient hiermee rekening te houden in zijn afstemming van zijn werkzaamheden voor de OG. 2.7 Werkzaamheden door derden Tijdens de selectiefase van deze aanbesteding heeft ON kenbaar gemaakt welke derden er worden ingezet gedurende het contract. 2.7.1 Indien er andere derden worden ingezet dan gecommuniceerd in de selectiefase, dient de OG hier voor aanvang van de inzet van deze derden goedkeuring aan te verlenen. 2.8 Vertraging door de OG Onder vertragingen door OG wordt verstaan: het niet door de ON tijdig kunnen uitvoeren van werkzaamheden door toedoen van de OG 2.8.1 Indien de OG verantwoordelijk is voor vertragingen aan werkzaamheden, dan dient dit direct te worden gemeld aan de OG zodat vertragingen kunnen worden voorkomen/beperkt. 2.8.2 De ON verstuurt bij structureel terugkerende vertragingen veroorzaakt door OG schriftelijk het volgende aan de OG: - Oorzaken van de vertraging; - Risico’s bij het niet (juist) uitvoeren van de werkzaamheden; - Gevolgen voor het primaire proces; - Gevolgen in tijd; - Financiële gevolgen; - Maatregelen die nodig zijn om negatieve gevolgen van de vertraging te verhelpen. Schriftelijk gemelde vertraging, zoals hierboven, welke niet binnen een redelijke termijn worden opgelost en nogmaals optreden, kunnen door de ON in rekening worden gebracht bij OG. 2.9 Werkverantwoordelijkheid NEN 3140 De installatieverantwoordelijkheid van de gebouw gebonden elektrotechnische installatie ligt bij de OG. De Installatieverantwoordelijke van de OG is bevoegd om personeelsleden van de ON schriftelijk aan te wijzen als werkverantwoordelijke, ploegleider en vakbekwaam persoon afhankelijk van de genoten opleidingen en ervaring. 2.9.1 Indien de ON technische mutaties dient uit te voeren aan de elektrotechnische installatie dient men te werken volgens de NEN 3140 en zich te conformeren aan het veiligheidshandboek van de OG (bijlage..). 2.9.2 Indien delen spanningsloos gemaakt moeten worden, dient de installatieverantwoordelijke van de OG altijd schriftelijk en in spoedgevallen tevens mondeling worden ingelicht. De eindverantwoordelijkheid ligt altijd bij de installatieverantwoordelijke van de OG.

2.10 Onderdelen 2.10.1 De ON garandeert dat vervangende onderdelen, inclusief benodigde software, tijdig beschikbaar zijn, conform de verplichtingen voortkomende uit dit programma van eisen en genoemde reactie- en hersteltijden. 2.10.2 Bij het verrichten van de werkzaamheden worden alle voorkomende onderdelen en software uitsluitend vervangen door hetzelfde fabricaat/type tenzij de OG voorafgaand toestemt in een ander fabricaat/type. 2.11 Hulpmiddelen en gereedschappen 2.11.1 De ON dient bij zijn werkzaamheden zelf te zorgen voor alle benodigde gereedschappen en losse hulpmiddelen zoals harnassen, ladders en lampen. De hulpmiddelen en gereedschappen dienen in goede staat, veilig en indien van toepassing gekeurd te zijn. 2.11.2 De door de OG ter beschikking gestelde vaste hulpmiddelen (zoals valbeveiliging, lijnen, ankers) mogen worden gebruikt door de ON na goedkeuring van de OG. 2.11.3 De vaste hulpmiddelen worden door de OG onderhouden. Voor het gebruik van de vaste hulpmiddelen dient de ON te controleren of de vereiste inspecties en goedkeuringen aanwezig zijn. De ON stelt zich voor gebruik op de hoogte van gebruiksinstructie, welke zijn te verkrijgen via de OG. 2.12 Duurzaamheid en TCO Samen met de ON wil OG gedurende de samenwerking kansen en mogelijkheden op het gebied van duurzaamheid en het verlagen van de TCO inzichtelijk maken en uitvoeren. Bijvoorbeeld door het terugdringen van energieverbruik, verminderen van de uitstoot van schadelijke stoffen, en het verlengen van de levensduur van een installatie. 2.12.1 De ON levert een proactieve bijdrage aan het behalen van verbeteringen op het gebied van duurzaamheid en TCO. ON dient in elke management rapportage minimaal 3 kansen op het gebied van duurzaamheid en TCO in. De OG bepaalt per kans of deze kan worden gerealiseerd door de ON. 3 Personeel 3.1 Medewerkers 3.1.1 Medewerkers van ON moeten zich bewust zijn van de consequenties van het werken in een onderwijs en onderzoek omgeving en voldoen aan de “ongeschreven” regels die er gelden zoals: - communicatief vaardig; - representatief; - inlevend vermogen; - ondernemend; - flexibel; - verantwoordelijkheidsbesef. 3.1.3 ON dient ervoor zorg te dragen dat medewerkers in herkenbare en representatieve bedrijfskleding van ON werkzaam zijn en, indien van toepassing, vereiste beschermingsmiddelen dragen. Bij het niet dragen van representatieve bedrijfskleding is de OG gerechtigd de betrokken persoon direct de toegang tot de locatie(s) te ontzeggen. 3.1.5 Technisch inhoudelijke zaken dienen door de medewerkers van de ON alleen te worden gecommuniceerd met de vastgestelde contactpersonen van de ON. Indien er door overige medewerkers wordt gevraagd naar technisch inhoudelijke zaken, dan dient de medewerker van de ON hem/haar door te verwijzen naar de desbetreffende contactpersoon.

3.1.6 De voertaal voor de duur van de raamovereenkomst is Nederlands. De medewerkers van ON beheersen de Nederlandse taal in woord en geschrift. Tevens dienen alle op te leveren documenten/rapportages/verklaringen/verslagen e.d. ook te zijn gesteld in de Nederlandse taal. 3.3 Vaste ploeg De OG vindt het belangrijk dat de ON zoveel mogelijk een vaste medewerker koppelt aan afgebakende onderhoudsactiviteiten. De OG raakt hierdoor vertrouwd met de medewerkers die zich in de panden bevinden en het onderhoud plegen. En de medewerkers van de ON raken vertrouwd met de RUG als werkplek en krijgen meer gevoel bij de installaties. 3.3.1 De ON dient een vast team medewerkers in te zetten voor het uitvoeren van de werkzaamheden. 3.3.2 De medewerkers van het vaste team worden tijdens de implementatieperiode ter acceptatie voorgesteld aan de ON. 3.3.2 Al het in te zetten personeel dient op de hoogte te zijn van de relevante afspraken gemaakt in het kader van de opdracht. 3.3.3 Vervanging van de medewerkers van de ON dient vooraf te worden besproken met de OG. 3.3.4 Alle door de ON in te zetten medewerkers dienen voor aanvang van de werkzaamheden eenmalig een instructie te ontvangen over o.a. werken bij de RUG, veiligheid en sleutelbeheer. Tijdens de implementatieperiode zal de OG deze instructie geven. De medewerkers van de ON dienen hierbij aanwezig te zijn. 3.3.5 De ON is bij vervanging van medewerkers verantwoordelijk voor de instructie en het wegwijs maken in de objecten. De OG zal aan de ON de hiervoor benodigde informatie verstrekken. 3.3.6 Indien er naar het oordeel van OG aanleiding voor is, kan de OG onder schriftelijke opgaaf van redenen verwijdering en vervanging van een tewerkgestelde medewerker eisen. De ON zorgt in dit geval voor geschikte vervanging. 3.2 Scholing 3.2.1 Van de ON wordt verwacht dat hij specialist is op zijn vakgebied, de in te zetten medewerkers dienen voldoende opgeleid, deskundig en ervaren te zijn en dienen te voldoen aan de wettelijk vereiste kwalificaties. 3.2.3 Opleiding en training van de medewerkers van ON is volledig de verantwoordelijkheid van ON, de kosten hiervan zijn voor rekening van de ON. 4 Implementatie Na de ingangsdatum van het contract start een implementatie periode van 1 maand voorafgaande aan de daadwerkelijke onderhoudswerkzaamheden. In deze maand worden er door de ON en OG een aantal stappen doorlopen. De OG zorgt tijdens deze periode voor het volgende: - Uitleg digitaal proces (orderverstrekking Planon e.d.); - Introductie voor operationele medewerkers; - Organiseren kennismakinggesprekken tactisch/strategisch; - Uitwerking communicatieplan (in samenwerking met ON); 4.1.1 Het implementatieplan is een leidraad voor het onderhoud tijdens het eerste contractjaar. De ON biedt tijdens de implementatieperiode het implementatieplan ter goedkeuring aan de OG. Het implementatieplan bestaat temminste uit de volgende onderdelen: - Planning vaststellen conditiescore 1e jaar (zoals beschreven in paragraaf 5.2); - Onderhoudsstappen per installatiegroep; - 1e Jaarplanning;

-

Gespecificeerde 1e kwartaalplanning per faculteit; VG&M-plan

4.1.2 De ON verstrekt tijdens de implementatieperiode een lijst met namen, rol, vakgebied en eventueel specialisme van de vaste ploeg medewerkers aan de OG. De medewerkers worden tijdens een introductie bijeenkomst voorgesteld aan de OG. 5 Preventief onderhoud 5.1 Onderhoud en inspectie 5.1.1 ON voert alle noodzakelijke inspecties en preventieve onderhoudshandelingen aan de betreffende installaties zodanig uit dat alle installaties voldoen aan alle geldende wet- en regelgeving en dat te allen tijde sprake is van een veilige en werkende installatie. 5.1.2 Het preventieve onderhoud moet minimaal voldoen aan de volgende eisen: - Geldende wet- en regelgeving; - Het voorgeschreven onderhoud door de betreffende fabrikant; - Alle normen en (NEN) richtlijnen; - De aanvullende eisen gesteld per installatiegroep (zoals beschreven in bijlage Installatiebladen). 5.2 Accordering huidige conditiescores 5.2.1 In de installatiecartotheek (bijlage..) zijn de huidige conditiescores per installatie aangegeven. Deze condities zijn bepaald conform NEN 2767 en op basis van handboeken van de RGD1. ON dient de condities van de installaties in het eerste contractjaar te accorderen. 5.2.2 Indien de ON niet akkoord is met de huidige conditiescore zal er overleg, en een eventuele inspectie, plaatsvinden tussen partijen om tot een overeenstemming betreffende de conditie te komen. Indien geen overeenstemming wordt bereikt zal er een onafhankelijke partij worden ingeschakeld om deze te bepalen. De kosten voor een inspectie door een derde zullen evenredig worden gedeeld door partijen. 5.2.3 Wanneer de conditie van een installatie door de partijen wordt vastgesteld op niveau vier t/m zes dan worden de volgende stappen gezet: - ON geeft advies over de te nemen stappen onderbouwd met behulp van de Planon tabel. (bijlage..) - ON en OG gaan in overleg over het mogelijk terugbrengen van de installatie naar de gewenste conditie. 5.3 Installaties in conditie houden 5.3.2 De vastgestelde condities van de installaties dienen in stand gehouden te worden. Degradatie van het conditieniveau van alle installaties mag niet optreden tenzij dit wordt veroorzaakt vanwege verval. 5.4 Conditiemeting 5.4.1 De conditiescore dient per installatie eens per drie jaar te worden gemeten conform NEN 2767 en op basis van de methode zoals omschreven in de handboeken van de RGD. Deze conditiemeting vindt evenredig verspreid over de jaren plaats (één derde per jaar). Deze conditiemeting dient in de jaarplanning te worden opgenomen, waarbij de installaties met de oudste keuringsdata als eerste moeten worden gekeurd. OG heeft een softwaretool in Planon ingericht die de ON dient toe te passen bij het uitvoeren van alle conditiemetingen. 5.4.2 De inspecteur dient gecertificeerd te zijn conform de NEN 2767. 1

http://www.rgd.nl/onderwerpen/diensten/rgdboei-inspecties/

5.4.3 De ON dient na de conditiemeting een inspectierapport in welke bestaat temminste uit de volgende onderdelen: - Conditierapportage (NEN 2767); - (Herziene) MJOP, waarbij wijzigingen op bestaande MJOP onderbouwd worden op basis van de conditiemeting en de Planon tabel (bijlage…); - Kansen op de aandachtspunten: Duurzaamheid en TCO. 5.5 Investeringen t.b.v. verbeteren conditieniveau 5.5.1 Bij aanvang van het contract verkeren de installaties in een bepaalde conditie. Wanneer deze condities vanwege ‘’verval’’ degraderen naar niveau 4, 5 of 6 (op basis van NEN 2767), volgen de volgende stappen: - Installaties in onderhoudsklasse basis gaan naar onderhoudsklasse noodzakelijk; - ON geeft advies over de te nemen stappen met behulp van de Planon tabel (bijlage..); - ON en OG gaan in overleg over het mogelijk terugbrengen van de installatie naar de gewenste conditie. 5.6 Conditiescore bij beëindiging/afloop contract 5.6.1 In het laatste kwartaal van de contractperiode worden de conditiescores van de installaties door OG geïnspecteerd. Indien de installatie niet in de conform contract vereiste conditie verkeerd, dan dient de ON alsnog de installatie(s) op het vereiste conditieniveau terug te brengen. Hiervoor geldt dezelfde methodiek als bij aanvang van de samenwerking. Paragraaf 5.2.2 is hier ook op van toepassing. 5.7 Werktijden 5.7.1 De preventieve onderhoudswerkzaamheden volgens deze overeenkomst zullen worden verricht binnen de geldende werktijden van maandag tot en met vrijdag tussen 08.00 uur en 17.00 uur. Het primaire proces (onderwijs en onderzoek) dient hierbij zo min mogelijk te worden verstoord. In overleg met de OG kan de ON werkzaamheden plannen buiten de geldende werktijden. In een aantal gevallen dient de ON werkzaamheden te verrichten voor of na de bovengenoemde werktijden, dit wordt aangegeven in de installatiebladen (bijlage…). 5.8 Correctief onderhoud tijdens preventieve werkzaamheden. 5.8.1 Correctief onderhoud (storingen) welke door de ON tijdens het preventief onderhoud worden geconstateerd dienen altijd gemeld te worden bij de OG. Deze storingen kunnen tijdens fase 1 worden opgelost volgens onderstaand schema: Kosten < 2000,> 2000,-

Goedkeuring* Operationeel niveau OG Tactisch niveau OG

Verrekening Kosten OG Kosten OG

*rollen worden gespecificeerd in paragraaf 7 communicatie Tabel 1. Drempelbedragen correctief onderhoud ten tijde van preventieve werkzaamheden

Na goedkeuring zal er door OG een digitale order worden verstrekt aan de ON. 5.9 Onderhoudsklassen Het onderhoud is geclassificeerd in drie strategieën: Onderhoudsklasse Basis : Dit betreft de dienstverlening van de ON overeenkomstig dit onderhoudscontract. Het uitgangspunt is dat de OG al zijn objecten en bijbehorende installaties conform deze klasse wil onderhouden. Deze onderhoudsklasse is van toepassing op de objecten/installaties, tenzij één van de onderstaande onderhoudsklassen staat vermeld in de installatiecartotheek.

Onderhoudsklasse Noodzakelijk: Indien een installatie, installatiegroep of een object zich in deze klasse bevindt, dan gelden de volgende afwijkingen ten opzichte van onderhoudsklasse Basis: - installatie wordt onderhouden op basis van inspanning; - het desbetreffende onderdeel van de scope mag conditieniveau vijf of lager hebben; - het betreffende onderdeel mag geen onredelijke invloed uitoefenen op geldende prestatieindicatoren; Onderhoudsklasse Gespecificeerd: Dit is een klasse die afwijkt van klasse Basis en Noodzakelijk en is niet nader gedefinieerd. Het kan voorkomen dat de OG deze onderhoudsklasse wil toepassen vanwege bijvoorbeeld een nieuwe interne beleidsmaatregel. In een dergelijk geval zullen specifieke afspraken gemaakt worden over hoe de partijen hiermee om moeten gaan. 5.10 Keuringscertificaten/stickers 5.10.1 Van de installatie waarvoor dit verplicht is dient na uitvoer van keuringen een keuringssticker met de datum van de volgende keuring te worden geplakt op de installatie als bewijs van keuring. 5.10.2 Keuringscertificaten dienen digitaal binnen 2 weken na uitvoering van de werkzaamheden te worden verstuurd naar OG en fysiek binnen 2 weken na uitvoering in het logboek van de betreffende installatie te zijn verwerkt. 6 Correctief onderhoud Correctief onderhoud houdt in; het uitvoeren van niet geplande werkzaamheden met als doel storingen op te heffen, de hinder die de gebruiker ondervindt te verhelpen, en verdere schade te voorkomen. 6.1 Storingsdienst 6.1.1 ON moet een eigen storingsdienst met eigen telefoonnummer en e-mailadres hebben, waar 24 uur per dag 7 dagen per week storingen door OG gemeld kunnen worden. 6.2 Opvolgtijden 6.2.1 De storingsafhandeling dient door de ON te worden uitgevoerd binnen de onderstaande reactietijden en volgens de beschreven werkwijze. Categorie

Reactietijd bevestiging

1 (spoed)

Telefonisch: 10 minuten Digitaal: per omgaand ** Telefonisch: 30 minuten Digitaal: per omgaand Telefonisch: 1 uur Digitaal: per omgaand Digitaal: per omgaand Digitaal: per omgaand

2 (spoed) 3

Reactietijd aanwezig 30 minuten

Totale hersteltijd*

2 uur

8 uur

8 werkuren

5 werkdagen

2 uur

4 5 werkdagen 10 werkdagen 5 op afspraak op afspraak * incl. reactietijden ** buiten kantoortijd dient de digitale bevestiging de eerstvolgend werkdag per direct te worden verstuurd. Tabel 2. Storingsopvolging

Categorie 1 (spoed) Betreft: urgente storingen die kritische processen verstoren in objecten met een risicoprofiel 1, zoals aangegeven in bijlage 3 Risico’s per object. Binnen 10 minuten na melding dient de verwachte aanvangstijd telefonisch te worden doorgegeven. Binnen 30 minuten na melding wordt door de juiste monteur aangevangen met het oplossen van de

storing. Binnen 2 uur na de melding door de OG dient het bedrijfsproces hervat te zijn. De procedure nazorg en reparatie valt onder categorie 3 en dient binnen 5 werkdagen te zijn afgehandeld. Categorie 2 (spoed) Betreft: urgente storingen die kritische processen direct verstoren. Binnen 30 minuten na melding dient de verwachte aanvangstijd telefonisch te worden doorgegeven. Binnen 2 uur na melding wordt aangevangen met het oplossen van de storing door de juiste monteur. Binnen 8 uur na de melding dient het bedrijfsproces hervat te zijn. De procedure nazorg en reparatie valt onder categorie 3 en dient binnen 5 werkdagen te zijn afgehandeld. Categorie 3 Betreft: reguliere storingen met de kans op verstoring van het primaire proces of bij verstoring van secundaire/ondersteunende processen. Binnen 1 uur na melding dient de verwachte aanvangstijd telefonisch te worden doorgegeven. Binnen 8 werkuren na melding wordt aangevangen met het oplossen van de storing. Binnen 5 werkdagen dient de storing (inclusief nazorg en reparatie) te zijn opgelost en gereed gemeld. Categorie 4 Betreft: overige werkzaamheden waarbij er geen sprake is van gevolgschade of directe verstoring van kritische processen. Binnen 1 werkdag na melding dient de verwachte aanvangstijd digitaal te worden doorgegeven. Binnen 5 werkdagen na melding wordt aangevangen met het oplossen van de storing. Binnen 10 werkdagen dient de storing (inclusief nazorg en reparatie) te zijn opgelost en gereed gemeld. Categorie 5 Betreft: overige werkzaamheden waarbij er geen sprake is van gevolgschade of directe verstoring van kritische processen. De storing dient te worden afgehandeld en gereed gemeld op de overeengekomen datum/tijd tussen OG en ON. 6.2.2. Indien ON in geval van onvoorziene omstandigheden de reactietijden en/of hersteltijden niet kan nakomen dient ON de OG per direct mondeling en aansluitend schriftelijk op de hoogte te stellen. 6.4 Goedkeuring correctief onderhoud tijdens fase 1 6.4.1 Wanneer de totale reparatiekosten, minder bedragen dan € 500,00 exclusief BTW per installatie mag de reparatie zonder voorafgaand overleg met de OG worden uitgevoerd. Indien bij de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden blijkt dat reparaties nodig zijn die tot overschrijding van het bovengenoemde bedrag zullen leiden, is de ON verplicht goedkeuring te vragen aan de OG volgens de onderstaande drempelbedragen: Kosten < 500,500 t/m 2000,> 2000,-

Goedkeuring* Geen Operationeel niveau Tactisch niveau

Wijze N.v.t. Mondeling, daarna volgt digitale opdrachtverstrekking Mondeling, daarna volgt digitale opdrachtverstrekking *rollen worden gespecificeerd in paragraaf 7 communicatie

Tabel 2. Drempelbedragen goedkeuring correctief onderhoud 6.6 Urgentie 6.6.1 Wanneer onmiddellijk gevaar bestaat voor verstoring van kritische bedrijfsprocessen of er zich veiligheidsrisico’s voor (kunnen gaan) doen dient de ON de OG hiervan direct op de hoogte te stellen en in overleg met de OG maatregelen te treffen.

7 Communicatie 7.1 Communicatieproces Ten behoeve van samenwerking met de ON heeft de OG een communicatieproces beschreven. 7.1.1 De ON conformeert zicht aan het communicatie proces (bijlage communicatie) 7.2 E-communicatie 7.2.2 Opdrachtverstrekking storingen en klachten Tijdens kantoortijden worden opdrachten voor correctief onderhoud digitaal doorgegeven naar een door de ON aangegeven emailadres. Buiten kantoortijden worden storingen aan de ON telefonisch doorgegeven door de geconsigneerde medewerker van Technisch Beheer aan het door de OG aangegeven telefoonnummer. De eerstvolgende werkdag ontvangt de ON van de OG een digitale order. Bij de aanname van storingen moet worden gevraagd welke categorie storing het betreft. 7.2.3 Melden OG meldt storingen geautomatiseerd als xml-bestand of als pdf-formulier vanuit Planon aan ON. Voor deze communicatie is een standaard ontwikkeld. ON kan omgaan met het beschreven communicatie proces in de bijlage E-communicatie met de RUG (PDForms Technische Documentatie en Gebruikers Documentatie). OG zal vanaf de ingangsdatum van de raamovereenkomst geen vertraging ondervinden bij het afhandelen van storingen (en klachten), door het beschreven communicatieproces. ON gaat ermee akkoord dat eventueel te maken kosten aan de zijde van de ON om aan te sluiten op het communicatieproces van de OG voor rekening zijn van de ON. (voor de huidige wijze zijn er geen kosten. Er bestaat de mogelijkheid voor aanpassing of uitbreiding binnen eigen software, hiervan zijn de kosten voor ON.) 7.2.4 Geautoriseerde personen Uitsluitend storingen en klachten die via het beschreven communicatieproces zijn ingediend door de OG worden in behandeling genomen. Telefonische of op welke andere wijze dan ook gemelde bestellingen, storingen, klachten en mutaties worden niet in behandeling genomen door de ON, met uitzondering van de telefonisch door de geconsigneerde medewerker van Technisch Beheer gemelde storingen buiten kantoortijden. 7.2.5 Verstrekken gegevens De OG verstrekt bij storingen en klachten de volgende gegevens (indien van toepassing): - Naam en telefoonnummer interne melder; - Gebouwnummer(s); - Ruimtenummer(s); - Installatienummer; - Naam en telefoonnummer contactpersoon van de desbetreffende locatie; - Soort storing en categorie; - Omschrijving; en - Andere gegevens die tussen OG en ON nader zijn overeengekomen. 7.2.6 Acceptatie opdracht De ON accepteert de ontvangen opdracht binnen kantoortijd per omgaand en buiten kantoortijd de eerstvolgende werkdag per direct. Binnen de voor de melding beschreven reactietijd (zie paragraaf 6.2, opvolgtijden) volgt uitvoering. Acceptatie genereerd automatisch een gereedmeldingsformulier in pdf die kan worden ingevuld volgens de werkinstructie PDForms Gebruikers Documentatie. 7.2.7 Gereedmelding opdracht Na uitvoering van het werk wordt door de ON een op basis van het gereedmeldings-formulier een gereedmelding opgemaakt. De gereedmelding wordt voorzien van een beschrijving van de aard van de uitgevoerde werkzaamheden en een specificatie van de kosten waarna de gereedmelding digitaal retour wordt gezonden naar de OG.

Op het moment dat ON de opdracht heeft ontvangen gaat de afhandelingstijd lopen. De afhandelingstijd stopt als de OG een digitale gereedmelding heeft ontvangen (zoals in het communicatieproces is omschreven, zie bijlage E-communicatie met de RUG). 7.2.8 Ontwikkeling E- proces De OG streeft continu naar optimalisatie en verdere digitalisering en ontwikkeling van dit proces waarbij opdrachten direct vanuit Planon worden gestuurd dan wel dat de ON toegang heeft tot een afgebakend deel van Planon dat beschikbaar wordt gesteld middels de zogenaamde Web2Client. De ON dient zich mee te ontwikkelen in de verbetering en toekomstige methodieken. 7.2.9 Aan- en afmelden bij installaties Tijdens fase 1 van het contract worden de vaste technische installaties voorzien van een qr-code. Deze codering heeft als doel het registreren van preventief en correctief onderhoud en het afhandelen van een storing aan de installatie. De ON zorgt dat deze methode van werken kan worden geïmplementeerd en de medewerkers adequaat met deze werkwijze kunnen omgaan middels het verstrekken van de benodigde middelen. 8 Prijs ON dient het prijsblad zoals opgenomen op de aanbestedingswebsite in te vullen. De ON kan uitsluitend de geel gekleurde velden invullen. 8.1 Vaste aanneemsom preventief onderhoud 8.1.1 De vaste aanneemsom voor het preventief onderhoud die door de ON wordt ingediend is all in, dit wil zeggen dat er geen extra kosten kunnen voortvloeien uit het plegen van preventief onderhoud. Onder andere de onderstaande kosten moeten daarom in deze inschrijfsom zijn opgenomen en kunnen niet worden doorberekend aan de OG: - kosten preventief onderhoud zoals beschreven in paragraaf 5; - kosten voor rapportage, coördinatie, registratie en facturatie; - kosten onderhoudsplannen, planningen en overleggen; - kosten NEN 2767 conditiemeting; - kosten voor alle hulpmiddelen voor de uitvoer van de werkzaamheden; - onderdelen; - fabrikant gebonden onderhoud; - persoonlijke beschermingsmiddelen; - voorrijkosten; - kortingen; - winst en risico 8.1.2 Een aantal onderdelen mogen door de ON worden doorbelast aan de OG, dit wordt aangegeven op de installatiebladen (zie bijlage...). 8.2 Prijs correctief onderhoud installaties tijdens fase 1 8.2.1 De ON belast het correctieve onderhoud door op basis van de ingediende tarieven op het prijzenblad. De opgegeven tarieven dienen alle kosten te bevatten, waaronder: - inventarisatie; - voorrijkosten; - persoonlijke beschermmiddelen; - kosten voor alle hulpmiddelen voor de uitvoer van de werkzaamheden (auto) inclusief brandstof; - kosten voor rapportage, coördinatie, registratie en facturatie; - kortingen. 8.2.2 Onderdelen mogen worden doorbelast aan de OG op basis van de netto inkooprijs + 10% fee. De netto inkoopprijs is de catalogusprijs van de desbetreffende groothandel of fabrikant minus de leverancierskorting. De netto inkoopprijs zal door de OG steekproefsgewijs worden gecontroleerd

door middel van een vergelijk met andere marktpartijen. Indien de inkoopprijs van de ON niet marktconform is zal dit in de vorm van een klacht worden geregistreerd en gecommuniceerd. 8.3 Afkoopsom correctief onderhoud 8.3.1 Tijdens fase één wordt door ON per installatiegroep een voorstel gemaakt voor de afkoop van het correctieve onderhoud. 8.3.2 De afkoopsom van zowel het preventieve als het correctieve gedeelte dient, gecorrigeerd met de jaarlijkse indexatie, in ieder geval gelijk of lager te zijn dan de totale kosten van dezelfde installaties ten tijde van het onderhoud op basis van inspanning. 8.4 Wijziging prijs bij aanpassing omvang opdracht 8.4.1 Bij verwijdering van installaties uit de opdracht zullen de geplande werkzaamheden voor het desbetreffende onderhoud wegvallen. Dit houdt in dat de kosten voor het onderhoud van deze installatie ook wegvallen en niet meer in rekening gebracht worden bij de OG. De omvang van deze kosten wordt berekend met de volgende formule: Kosten per meeteenheid * aantal meeteenheden installatie. Deze formule is van toepassing op het afgekochte onderhoud. Fictief voorbeeld: Jaarlijkse kosten preventief onderhoud installatiegroep Koeling: Meeteenheid: Totaal aantal KW installaties: Kosten per KW: Verwijderde installaties:

€ 10.000,KW 5000 KW € 2,250 KW

2 x 250 = 500,- per jaar 8.4.2 Indien er installaties aan de opdracht worden toegevoegd, dan dient de ON een kostenopgaaf te maken op basis van de bovenstaande formule. 8.5 Aanverwante dienstverlening 8.5.1 De opgegeven tarieven in het prijzenblad zijn ook van toepassing indien aanverwante dienstverlening wordt afgenomen van ON. 8.6 Facturatie 8.6.1 Het inschrijfbedrag per jaar voor preventief onderhoud wordt in 4 termijnen van 25% na afloop van het betreffende kwartaal door ON aan OG gefactureerd na goedkeur van de conceptfactuur door OG. De OG verplicht zich de verschuldigde bedragen binnen 30 dagen na de factuurdatum te voldoen aan de ON. 8.6.2 Bij onderhoud op basis van inspanning dient de ON het correctieve gedeelte per order te facturen. Het afgekochte correctieve onderhoud dient de ON gelijk aan het preventieve onderhoud te factureren. 8.6.3 Facturen dienen digitaal (opgemaakt als PDF) verzonden te worden naar: Rijksuniversiteit Groningen, Facilitair Bedrijf Crediteurenadministratie [email protected] 8.6.4 De factuur dient binnen drie (3) weken na digitale gereedmelding van de order ontvangen te zijn door de OG. De orders van het correctief onderhoud per maand op contactpersoon als verzamelfactuur factureren.

8.6.5 In de factuur dienen tenminste onderstaande gegevens te zijn opgenomen: a) het factuurnummer en -datum, b) het debiteurennummer, c) het opdrachtnummer van de RUG bestaande uit kostenplaats, kostencode en ordernummer (conform opgave in de order), d) omschrijving van de opdracht, e) de kostenplaats/kostensoort, f) het bankrekeningnummer, g) het BTW nummer, h) het KVK nummer, i) het totaalbedrag van de betreffende opdracht (exclusief en inclusief BTW). Facturen die afwijken van de opgedragen lay-out worden door de OG niet in behandeling genomen. 9 Prestatiemeting 9.1 Jaarlijkse evaluatie Jaarlijks vindt er een evaluatie plaats over de dienstverlening, de samenwerking, het behalen van de doestellingen en de vooruitgang in het fase model. 9.1.1 De OG beoordeeld de prestaties van de ON aan de hand van een jaarlijkse evaluatie. Deze evaluatiemethode is op de aanbestedingswebsite geplaatst in (bijlage …). De ON conformeert zich aan deze methodiek en de consequenties daarvan. 9.2 Prestatie indicatoren 9.2.1 De OG meet de contractprestaties van de ON aan de hand van kritische prestatie indicatoren (KPI’s). De prestatie indicatoren zijn op de aanbestedingswebsite geplaatst (bijlage..). De ON conformeert zich aan deze meetmethodiek en de consequenties daarvan. 9.2.2 Indien de contractprestaties niet het gewenste niveau bereiken of hebben kan een boete worden opgelegd volgens de malusregeling in (bijlage…). Inschrijver conformeert zich aan de gevolgen van het niet voldoen aan de prestatie-indicatoren, en stemt in met de beschreven boeteclausules. 9.2.3 Door de opzet van het contract, en daarmee de samenwerking, kunnen de geldende KPI’s door de OG worden gewijzigd. Wanneer de OG wenst de geldende KPI’s te wijzigen zal dit in goed overleg gebeuren met de ON. Zowel de jaarlijkse evaluatie als de wijzigingen in omvang en/of vorm van het prestatie-onderhoud kunnen aanleiding zijn om andere KPI’s op te stellen. 9.3 Kwaliteitscontrole OG heeft de mogelijkheid om onaangekondigd en op willekeurige momenten verrichte handelingen en/of geleverde prestaties van de ON, voortvloeiende uit dit contract, te controleren. 10 Overeenkomst Inschrijver gaat akkoord met de concept overeenkomst zoals opgenomen is in bijlage …. Mocht u van mening zijn dat (een) gesteld(e) artikel(en) disproportioneel is (zijn) dient u dit tijdens ‘Indienen vragen Nota van Inlichtingen’ (zie planning hoofdstuk 4.2) kenbaar te maken met vermelding van argumentatie en/of tekstvoorstellen met gebruikmaking van format (zie hoofdstuk 4.4) voor indienen vragen. De OG zal door middel van de (laatste) Nota van Inlichtingen aangeven of er sprake is van wijzigingen in de overeenkomst die daarna definitief is. 12 Inkoopvoorwaarden Voor al onze inkopen en aanbestedingen van werken, leveringen en diensten geldt dat koop- en leveringsvoorwaarden, betalings- en andere voorwaarden van uw onderneming nadrukkelijk van de hand worden gewezen. In plaats daarvan gelden de Algemene Voorwaarden RUG zoals is opgenomen in bijlage …. Afwijkingen op deze voorwaarden zijn opgenomen in de concept overeenkomst in bijlage….

Mocht u van mening zijn dat (een) gesteld(e) artikel(en) disproportioneel is (zijn) dient u dit tijdens het indienen van vragen middels de Nota van Inlichtingen’ (zie planning hoofdstuk 4.2) kenbaar te maken met vermelding van argumentatie en/of tekstvoorstellen met gebruikmaking van het format (zie hoofdstuk 4.4) voor indienen vragen. De OG zal door middel van de (laatste) Nota van Inlichtingen aangeven of er sprake is van wijzigingen in de Algemene Voorwaarden RUG die daarna definitief zijn.