Whitepaper Werkkostenregeling Versie: januari 2014. Tot 2011 kenden we in Nederland veel verschillende regels voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. De regels waren niet altijd even helder voor iedereen en dit leidde vaak tot discussie met de Belastingdienst en tot rechtspraak. Vervolgens kwam de overheid weer met nieuwe (reparatie)wetgeving. In deze White paper wordt de werking van de werkkostenregeling op een eenvoudige manier uitgelegd, zodat u er in de praktijk mee aan de slag kunt. De werkkostenregeling is per 1 januari 2015 verplicht. Hoe werkt de werkkostenregeling? De werkkostenregeling is een forfaitaire regeling en geldt alleen voor vergoedingen of verstrekkingen die deel uitmaken van het (belaste) loon. De werkgever mag een vrijstelling toepassen van 1,5% van zijn totale loonsom (exclusief eindheffingsbestanddelen). Uitgangspunt is dat de Belastingdienst voor het bepalen van de waarde van verstrekkingen uitgaat van de factuurwaarde (inclusief btw). Wie de vrije ruimte van 1,5% overschrijdt, betaalt een eindheffing van 80 procent over het bedrag dat de 1,5% van de totale loonsom te boven gaat. Hoe u als werkgever deze 1,5% invult, dat laat de wetgever helemaal aan u over. Maar komt u boven de grens van 1,5%, dan betaalt u 80% over het bedrag daarboven. Dat kan op verschillende manieren uitpakken, zie de voorbeelden. Onderstaand een schematische weergave van de werkkostenregeling:
Loon
Loon belasten bij werkgever
Loon belasten bij werknemer
AF: Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen
Loon werkkostenregeling
AF: 1,5% vrije ruimte
Belast tegen 80% eindheffing
De voordelen Vooral de duidelijkheid vinden wij een voordeel. U weet precies waar u aan toe bent. U bent niet meer verplicht vergoedingen per werknemer in de salarisadministratie op te nemen. U krijgt meer vrijheid om te bepalen hoeveel u in bepaalde gevallen wel/niet wilt vergoeden. De nadelen U moet natuurlijk achteraf kunnen aantonen hoeveel u uitgegeven heeft. Dus moet u (ook) in de boekhouding aan de slag. Verder dient u de btw te betrekken bij het optellen van de kosten en dat blijkt niet altijd direct uit de boekhouding, dus dat is lastig. En natuurlijk moet u de grens bewaken en zo nodig de eindheffing in de loonaangifte betrekken. Voorbeelden Vrije ruimte: 1,5% Bij een administratiekantoor werken 100 medewerkers. De loonsom bedraagt € 2.000.000,-. De werkgever heeft een vrije ruimte van 1,5 % x € 2.000.000, - = € 30.000, De werkgever mag dus voortaan € 30.000,- vrij besteden aan zijn werknemers, compleet naar eigen inzicht. Binnen de vrije ruimte - geen heffing In totaal vergoedt en verstrekt de werkgever voor € 80.000,- aan belast loon bij de werkgever. In het bedrag van € 80.000,- zit voor € 50.000,- aan gerichte vrijstellingen en/of nihilwaarderingen. Deze € 50.000,mag worden afgetrokken van het totaalbedrag van € 80.000,-. Per saldo zou de werkgever dus over € 30.000,eindheffing moeten betalen. Het bedrag van de vrije ruimte is 1,5% van € 2.000.000,- = € 30.000,-. De € 30.000,- valt binnen de vrije ruimte en is dus voor zowel werkgever als werknemers belastingvrij. Helemaal vrij om te bepalen hoe het geld uitgegeven wordt is de directie van het administratiekantoor echter niet. Werkgevers en werknemers hebben zich vaak te houden aan de bestaande CAO-afspraken. Buiten de vrije ruimte - 80% eindheffing De totale loonsom van een bedrijf bedraagt € 4.000.000,-. In totaal vergoedt en verstrekt het bedrijf voor € 110.000,aan belast loon bij de werkgever. In het bedrag van € 110.000,- zit voor € 30.000,- aan gerichte vrijstellingen en/of nihilwaarderingen. Deze € 30.000,- mag worden afgetrokken van het totaalbedrag van € 110.000,-. Deze werkgever zou dus over € 80.000,- eindheffing moeten betalen. Het bedrag van de vrije ruimte is 1,5% van € 4.000.000,- = € 60.000,Over het saldo van € 20.000 wordt 80% eindheffing toegepast. De werkgever moet dus een bedrag van € 16.000,- afdragen. Eindheffing in sommige gevallen voordelig U betaalt 80% belasting over de overschrijding van de vrije ruimte. Als u een werknemer tegen 42% moet bruteren dan kost € 100 u € 172. Exclusief sociale lasten en vakantiegeld en pensioen e.d. dus 72%. Tegen 50% belastingtarief is dat 100%. In dit geval is de WKR dus veel goedkoper.
Methodes voor bepalen en toetsen vrije ruimte Voor het bepalen van uw vrije ruimte en het toetsen van uw vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kunt u kiezen uit drie methoden. Uit uw administratie moet blijken voor welke methode u hebt gekozen. Het gaat om de volgende methoden: Methode 1 werkt als volgt: 1. Neem 1,5% van het totale fiscale loon van het voorafgaande kalenderjaar. 2. Toets gedurende het lopende jaar of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. In het aangiftetijdvak waarin u de vrije ruimte overschrijdt, verwerkt u het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing. In elk volgend aangiftetijdvak moet u de vergoedingen en verstrekkingen die u als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt, in de aangifte over dat tijdvak opnemen en daarover 80% eindheffing betalen. 3. Bereken na afloop van het kalenderjaar de werkelijke vrije ruimte op basis van het feitelijke totale fiscale loon. 4. Toets de vergoedingen en verstrekkingen aan deze vrije ruimte. 5. Verreken de eindheffing over het positieve of negatieve verschil uiterlijk in uw eerste aangifte van het volgende kalenderjaar: is de vrije ruimte groter dan de vergoedingen en verstrekkingen, dan krijgt u 80% eindheffing over het verschil terug; is de vrije ruimte kleiner, dan moet u alsnog 80% eindheffing over het verschil betalen. Methode 1 is aan te raden als u pieken verwacht in de vergoedingen en verstrekkingen die u in de vrije ruimte gaat onderbrengen. U voorkomt hiermee onnodige eindheffing. Ook spreidt u met deze methode pieken in de loonsom, bijvoorbeeld door veranderingen in uw personeelsbestand en uitbetaling van vakantiegeld of een 13e maand. Onder meer werkgevers met een sterk wisselend personeelsbestand, zoals uitzendbureaus of horecabedrijven, hebben baat bij deze methode. Voorbeeld methode 1 Het is 2013. In 2012 had u een totaal fiscaal loon van € 5,25 miljoen. De geschatte vrije ruimte in 2013 is: 1,5% van € 5,25 miljoen = € 78.750.
Methode 2 werkt als volgt: 1. Neem 1,5% van het totale fiscale loon van het voorafgaande kalenderjaar en deel dit door het aantal aangiftetijdvakken van het lopende kalenderjaar. Zo schat u de vrije ruimte per aangiftetijdvak. 2. Toets per aangiftetijdvak of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. Het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, verwerkt u per tijdvak in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing. 3. Bereken na afloop van het kalenderjaar de werkelijke vrije ruimte op basis van het feitelijke totale fiscale loon. 4. Toets de vergoedingen en verstrekkingen aan deze vrije ruimte. 5. Verreken de eindheffing over het positieve of negatieve verschil uiterlijk in uw eerste aangifte van het volgende kalenderjaar: is de vrije ruimte groter dan de vergoedingen en verstrekkingen, dan krijgt u 80% eindheffing over het verschil terug; is de vrije ruimte kleiner, dan moet u alsnog 80% eindheffing over het verschil betalen. Met methode 2 spreidt u eventuele pieken in de loonsom, bijvoorbeeld door veranderingen in uw personeelsbestand en uitbetaling van vakantiegeld of een 13e maand. Voorbeeld methode 2 Het is 2013. In 2012 had u een totaal fiscaal loon van € 4,9 miljoen. 1,5% van € 4,9 miljoen = € 73.500. U hebt een aangiftetijdvak van een maand. De geschatte vrije ruimte per maand voor 2013 is dan € 6.125 (€ 73.500: 12). Methode 3 werkt als volgt: 1. Neem 1,5% van het totale fiscale loon per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar. 2. Toets per aangiftetijdvak of de vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. Het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, verwerkt u per tijdvak in uw aangifte. U betaalt hierover 80% eindheffing. Methode 3 is de meest eenvoudig methode omdat u niet hoeft te herrekenen aan het einde van het jaar. Een nadeel van methode 3 is dat u grote kostenposten niet volledig belastingvrij kunt vergoeden. Ook moet u met deze methode per aangiftetijdvak rekening houden met wisselende loonsombedragen door bijvoorbeeld veranderingen in uw personeelsbestand en uitbetaling van vakantiegeld of een dertiende maand. Bovendien mag u het bedrag waarmee u uw vrije ruimte overschrijdt, niet doorschuiven naar volgende aangiftetijdvakken waarin u misschien vrije ruimte overhoudt. En u mag ook niet herrekenen. U kiest voor methode 3 als u verwacht dat u per tijdvak niet boven de vrije ruimte uitkomt. Voorbeeld methode 3 U hebt een aangiftetijdvak van een maand. U berekent elke maand de vrije ruimte.
Wat valt er onder de werkkostenregeling? Hier vindt u een lijst met posten waarvan op dit moment bekend is dat zij onder de Werkkostenregeling vallen. •Kerstpakketten en andere kleine geschenken. •Maaltijden in kantines (op basis van het forfaitaire bedrag per maaltijd). •Bedrijfsfitness (elders). •Werkruimte bij de werknemer thuis. •Huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders. •Internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen. •Contributie van personeelsverenigingen. •Contributie voor vakvereniging. •Kosten inschrijving wettelijk beroepsregister. •Fiets, elektrische fiets, scooter, enz. (de grens van € 749 vervalt) •Parkeer- veer- en tolgelden (met uitzondering van auto van de zaak). •Schade wegens diefstal tijdens de vervulling van de dienstbetrekking. •Apparatuur, gereedschappen en instrumenten mede voor gebruik thuis. •Personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera. Ook: Borrelen op vrijdagavond. •Producten van het eigen bedrijf. •Reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer voor het deel meer dan € 0,19 per km. •Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (behalve die voor fiets of scooter) •Representatiekosten en relatiegeschenken ten behoeve van interne relaties. •Vakliteratuur thuis. •Voeding, verlichting of verwarming in verband met onregelmatige diensten of continudiensten. •Werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen. •Schade door overstromingen, aardbevingen en dergelijke, die niet is verzekerd. •Aan- en verkoopkosten woningen bij verhuizingen (bij bedrijfsverplaatsingen). Onderstaand een overzicht van de gerichte vrijstellingen, dat zijn in grote lijnen de kosten die u voorheen ook al belastingvrij mocht vergoeden. De gerichte vrijstellingen • Vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer tot € 0,19 per zakelijke kilometer. • Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking. Het gaat hierbij om maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen. • Cursussen, congressen, seminars en dergelijke, voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer. • Studie- en opleidingskosten en outplacement. • Procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures). • Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen. • Verhuiskosten (alleen nog bij bedrijfsverplaatsingen) • Extraterritoriale kosten (30%-regeling). • Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon. • Arbo-voorzieningen. • Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd; geldt ook voor een borrel op kantoor. • Uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en Werkkleding die op het werk achterblijft. • Mobiele telefoon of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is en minstens gedeeltelijk op de werkplek wordt gebruikt. • Portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90% of meer is. • OV-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt. • Incidentele personeelsvoorzieningen met gezamenlijk karakter (feesten/reizen) tot het forfait per werknemer per jaar. • Vergoeding van 3 maandlonen bij overlijden werknemer. Nihilwaarderingen Er zijn ook nog nihilwaarderingen. Voor zover van belang zijn ze hierboven al bij de gerichte Vrijstellingen genoemd.
Vergoedingen voor intermediaire kosten Vergoedingen voor intermediaire kosten zijn vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. Deze vergoedingen zijn geen loon voor uw werknemer en u kunt deze onbelast vergoeden. Uw werknemer kan bijvoorbeeld het volgende voorschieten: -
Kosten voor zaken die tot het vermogen van uw bedrijf gaan horen Kosten voor zaken die tot het vermogen van uw bedrijf horen en die u aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van uw werknemer Kosten die hij maakt voor externe representatie van uw bedrijf
Als u zaken die uw werknemer heeft voorgeschoten, daarna aan hem verstrekt of ter beschikking stelt, kan er wel weer sprake zijn van loon. Intermediaire kosten kunnen ook deel uitmaken van een vaste kostenvergoeding. Voorbeeld Uw werknemer geeft een presentatie bij een klant. Hij koopt hiervoor markeerstiften en hij koopt een fles wijn voor de klant. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een vergoeding voor intermediaire kosten. Dat geldt ook voor de vergoeding voor de fles wijn, want vergoedingen voor kosten die uw werknemers maken voor uw externe representatie of voor relatiegeschenken voor externe relaties en klanten van uw bedrijf, zijn vergoedingen voor intermediaire kosten en dus onbelast. Formele regels De werkkostenregeling geldt alleen voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Hierop zijn weer 2 uitzonderingen: producten uit eigen bedrijf en kerstpakketten die u verstrekt aan oud-werknemers vallen ook onder de vrije ruimte. De regeling geldt per bedrijf. Bedrijven binnen een concern kunnen niet samenvoegen. Formeel moet u de keuze vooraf maken, dus vooraf aan het maken van de kosten. De keuze is definitief. Deze keuze hoeft niet gemeld te worden. U mag steeds nog bepaalde kosten 'gewoon' bruteren. Zo mag u beslissen om een bovenmatige km-vergoeding gewoon te blijven belasten, waardoor de ruimte in de werkkostenregeling groter blijft. U hoeft geen bonnen of bewijzen te vragen van kosten die u vergoedt binnen de werkkostenregeling, maar de kosten worden wel beoordeeld. Dit heet de gebruikelijkheidstoets. Dit komt er op neer dat de hoogte van de kosten niet meer dan 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is. Loon in natura Wat duidelijk anders wordt is de waardering van loon in natura. U mag binnen de werkkostenregeling het loon in natura waarderen op inkoopwaarde plus b.t.w. Voor maaltijden in bedrijfskantines geldt ook dat u niet meer per persoon hoeft te administreren. Het totaal van alle werknemers is voldoende. Werkplek Kort maar krachtig: overal waar de werknemer werkt. Formeel: de plaats waarvoor u de arboverantwoordelijke bent. Dat kan zelfs de auto of vrachtwagen zijn. Maar niet thuis en niet in het openbaar vervoer. En dat heeft zo zijn consequenties. Alles wat u vergoedt of verstrekt of geeft (ter beschikking stelt) en die thuis worden gebruikt, zijn belast. Dus ook internet of telefoon thuis. En een computer. Alleen Arbo-zaken zijn niet belast, zoals bureau en stoel. Administreren c.q. tellen Over het administreren zal nagedacht moeten worden. De salarisadministratie zal op dit punt zelden compleet zijn, er vallen immers kosten onder de regeling die niet individueel vergoed worden. Ook de boekhouder heeft zo zijn problemen. De bedragen moeten voor de WKR inclusief de btw genomen worden. Duidelijk is wel dat het aangeven van de eindheffing bij de salarisadministrateur berust. Overleg en afstemming dus. Wat doet LogiSal voor u? Met LogiSal kunt u de hele administratie rond de WKR voeren: Om te beginnen zal LogiSal de (voorlopige) vrije ruimte bepalen aan de hand van de loonbedragen van vorig jaar. Dit gebeurt bij het importeren van de administratie naar het nieuwe jaar. U kunt aan loonkodes een kenmerk WKR toevoegen. Vervolgens kan LogiSal dan een lijst produceren met WKR betaalde vergoedingen. Daarnaast kunt u in LogiSal extra comptabel kosten boeken. Kosten dus die buiten de salarisspecificaties om vergoed zijn. Hier kunt u deze kosten ook inclusief de btw boeken. Samen met de WKR-loonkodes heeft u dan het plaatje compleet. LogiSal past methode 1 of 3 toe: Methode 1 is het meest gebruikelijk. Methode 3 is verplicht voor nieuw opgerichte bedrijven die geen verleden hebben. Als u in de loop van het jaar de voorlopige vrije ruimte overschrijdt dan wordt de eindheffing voor u geboekt. Zoals altijd al gebruikelijk kunt u ook via menu Jaarblok > Eindheffing de eindheffing per rubriek aangeven. Dat blijft. Als u zelf wilt rekenen dan kunt u hier ‘gewoon’ de bedragen ingeven. Snel en efficiënt.
Veel gestelde vragen Het blijkt dat de werkkostenregeling heel ongunstig uitvalt. Kunnen wij nog wisselen? U kunt nog tot 2015 van de overgangsregeling gebruikmaken. U kunt per jaar kiezen of u al dan niet gebruikmaakt van de overgangsregeling. Mocht u dat willen, dan kunt u dus voor 2014 weer terug naar het oude regime. Maar in 2015 moet u toch wel ‘over’ zijn. Bent u al nagegaan wat de oorzaak is van de overschrijding? Soms is het mogelijk om met eenvoudige maatregelen de vrije ruimte beter te benutten. Onbelaste bonussen Als het gebruikelijk is de bonussen onder de eindheffing te laten vallen, kunt u het restant van de vrije ruimte gebruiken voor onbelaste bonussen. U moet de bonussen dan ook toetsen aan de gebruikelijkheidstoets. U kunt de bonussen niet met terugwerkende kracht (in vorige aangiftetijdvakken) onderbrengen. Wij organiseren een studiedag voor het personeel. Moet dit dan ook onder het forfait worden gebracht? Een studiedag kunt u normaal gesproken kunnen aanmerken als bijscholing, cursussen, congressen, training ed. Dit valt onder de gerichte vrijstelling. De studiedag moet dan uiteraard wel dit karakter hebben en niet het karakter van een personeelsfeestje hebben. Moet ik de kosten/verstrekkingen via de financiële administratie uitsplitsen naar algemeen forfait, gerichte vrijstelling, nihilwaardering en intermediaire kosten? Dit is niet verplicht. Wel is het van belang dat de zaken die onder het algemene forfait vallen apart zijn geregistreerd via een kostendrager zodat deze eenvoudig zijn te selecteren uit de administratie. Deze zaken moeten nl. toegevoegd worden aan de aangifte loonheffingen. Uiteraard kun je ook de zaken apart registreren die onder de gerichte vrijstellingen, de nihilwaarderingen en de intermediaire kosten vallen. Bij controle zal de Belastingdienst echter inzage willen hebben in de volledige administratie Wat doe ik met ons Fietsenplan onder de werkkostenregeling? De fiets van de baas valt niet onder een gerichte vrijstelling, intermediaire kosten of nihilwaardering. Wilt u nog steeds een fiets voor uw medewerkers vergoeden, dan neemt u de kosten daarvoor op in de vrije ruimte. Wel vervallen alle beperkende voorwaarden. De fiets mag duurder zijn dan het normbedrag van € 749,- en hoeft niet meer per se voor het woon-werkverkeer ingezet te worden. U mag nu ook een elektrische scooter verstrekken. De werkkostenregeling kost ons werk en geld. Dat kan toch niet de bedoeling zijn? De voorbereidingen voor de werkkostenregeling vallen soms wat tegen. Op termijn betekent de werkkostenregeling zeker een administratieve lastenverlichting. Veel tijdrovende registratie per medewerker vervalt. Bovendien hebt u meer vrijheid. Zorg in ieder geval voor een inzichtelijke administratie en besteedt zeker de nodige aandacht aan het benoemen van soorten werkkosten.
Deze whitepaper is samengesteld door Logihuis b.v. De lezer van dit document kan op geen enkele wijze vertrouwen ontlenen aan de inhoud, strekking of bedoeling van dit document. Hoewel dit document met de uiterste zorgvuldigheid, nauwkeurigheid en nauwgezetheid is samengesteld, kan en wil Logihuis b.v. op geen enkele wijze aansprakelijkheid aanvaarden voor de eventuele onjuistheid en volledigheid van de inhoud van dit document. Indien lezer desondanks op grond van de inhoud, strekking of bedoeling van dit document handelt, handelt de lezer voor eigen rekening en risico en kan Logihuis op geen enkele wijze aansprakelijkheid houden voor de fiscale en /of andere gevolgen van diens handelen.
